GOST R 6.30-2003
Група T54
ДЪРЖАВЕН СТАНДАРТ НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ
Единни документационни системи
ЕДИННА СИСТЕМА ЗА ОРГАНИЗАЦИОННО-АДМИНИСТРАТИВНА ДОКУМЕНТАЦИЯ
Изисквания за документация
единни системи за документация. Единна система за управленска документация. Изисквания за представяне на документи
За текста на Сравнение на GOST R 6.30-2003 с GOST R 7.0.97-2016 вижте връзката.
- Бележка на производителя на базата данни.
____________________________________________________________________
OKS 01.140.30
OKSTU 0006
Дата на въвеждане 2003-07-01
Предговор
Предговор
1 РАЗРАБОТЕН от Всеруския изследователски институт по документация и архивиране (VNIIDAD) на Федералната архивна служба на Русия
ВЪВЕДЕНО от Научно-техническия отдел на Държавния стандарт на Русия
2 ПРИЕТА И ВЪВЕДЕНА В СИЛА с Указ на Държавния стандарт на Русия от 3 март 2003 г. N 65-st
3 ВЪВЕДЕНИ ЗА ПЪРВИ ПЪТ
4 РЕВИЗИЯ. март 2007 г
1 област на употреба
Този стандарт се прилага за организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) - решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др. (наричани по-долу документи), включени в ОК 011- 93 "Общоруски класификатор на управленска документация" (OKUD) (клас 0200000).
Този стандарт установява: състава на детайлите на документите; изисквания за регистрация на реквизити на документи; изисквания за формуляри на документи, включително формуляри на документи с възпроизвеждане на държавния герб Руска федерация.
Схемите за разположение на реквизитите на документите са дадени в Приложение А; образци на документи - в Приложение Б.
Изискванията на този стандарт са препоръки.
2 Съставът на детайлите на документите
При изготвяне и обработка на документи се използват следните детайли:
01 - Държавен герб на Руската федерация;
02 - емблема на субекта на Руската федерация;
03 - емблема на организацията или търговска марка(сервизна марка);
04 - организационен код;
05 - основно състояние регистрационен номер(OGRN) юридическо лице;
06 - идентификационен номер на данъкоплатеца/код на причината за регистрация (TIN/KPP);
07 - код на формуляр на документ;
08 - наименование на организацията;
09 - справочни данни за организацията;
10 - име на вида на документа;
11 - дата на документа;
12 - регистрационен номер на документа;
14 - място на съставяне или публикуване на документа;
15 - адресат;
16 - печат за одобрение на документ;
17 - резолюция;
18 - заглавие на текста;
19 - контролен знак;
20 - текст на документа;
21 - знак за наличието на заявлението;
22 - подпис;
23 - печат за одобрение на документ;
24 - визи за одобрение на документи;
25 - печатен отпечатък;
26 - знак върху заверката на копие;
27 - знак за изпълнителя;
28 - знак за изпълнение на документа и изпращането му по делото;
29 - знак за получаване на документа от организацията;
30 - идентификатор на електронното копие на документа.
3 Изисквания за регистрация на реквизити на документи
3.1 Държавният герб на Руската федерация се поставя на бланки в съответствие с Федералния конституционен закон "За държавния герб на Руската федерация" (Собрание Законодателства Российской Федерации, 2000 г., № 52, част I, чл. 5021).
3.2 Емблемата на субекта на Руската федерация се поставя върху формулярите на документи в съответствие с правни актовесубекти на Руската федерация.
3.3 Емблемата на организацията или търговската марка (марка за услуга) се поставя върху бланки на организациите в съответствие с устава (правилата на организацията).
3.4 Организационният код е посочен в съответствие с Общоруския класификатор на предприятия и организации (OKPO).
3.5 Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на юридическо лице се поставя в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.
3.6 Идентификационният номер на данъкоплатеца / кодът на причината за регистрация (TIN / KPP) се посочва в съответствие с документите, издадени от данъчните органи.
3.7 Кодът на формуляра на документа се поставя в съответствие с Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD).
3.8 Името на организацията, която е автор на документа, трябва да съответства на името, фиксирано в нейните учредителни документи.
Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса - пълното име на организацията-майка (ако има такава).
Имената на организации от субектите на Руската федерация, които, наред с държавния език на Руската федерация (руски), имат държавния език на субектите на Руската федерация, са отпечатани на два езика.
Името на организацията на държавния език на субекта на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на държавния език на Руската федерация.
Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е залегнало в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под или след пълното име.
Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е автор на документа, и се поставя под името на организацията.
3.9 Референтните данни за организацията включват: пощенски адрес; телефонен номер и друга информация по преценка на организацията (факс, телекс, номера на банкови сметки, адрес електронна пощаи т.н.).
3.10 Името на типа документ, изготвен или публикуван от организацията, трябва да се определя от устава (правилата на организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000).
3.11 Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземането на решение), за акта - датата на събитието. Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една (една) дата.
Датата на документа се изписва с арабски цифри в последователността: ден от месеца, месец, година. Денят на месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година - четири арабски цифри.
Например датата 5 юни 2003 г. трябва да бъде въведена като 06/05/2003.
Допуска се форматиране на датата по словесно-цифров начин, например 05 юни 2003 г., както и форматиране на датата в последователността: година, месец, ден от месеца, например: 2003.06.05.
3.12 Регистрационният номер на документа се състои от неговия сериен номер, който може да бъде допълнен по преценка на организацията с индекса на делата според номенклатурата на делата, информация за кореспондента, изпълнителите и др.
Регистрационният номер на документ, съставен съвместно от две или повече организации, се състои от регистрационните номера на документа на всяка от тези организации, разделени с наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа.
3.14 Мястото на съставяне или публикуване на документа се посочва, ако е трудно да се определи, с реквизитите „Име на организацията“ и „Референтни данни за организацията“. Мястото на съставяне или публикуване се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление, включва само общоприети съкращения.
3.15. Адресат може да бъде организации, техни структурни звена, длъжностни лица или лица. При адресиране на документ до длъжностно лице инициалите се посочват преди фамилното име. Името на организацията и нейното структурно звено се посочва в именителен падеж. Например (по-нататък примерите за имената на организациите, техните референтни данни и т.н. са условни):
Министерство на правосъдието на Русия |
Позицията на лицето, до което е адресиран документът, се посочва в дателен падеж, например:
до главен изпълнителен директор |
|
АД "Електроцентромонтаж" |
Ако документът е изпратен до няколко хомогенни организации или до няколко структурни подразделения на една организация, тогава те трябва да бъдат посочени по обобщен начин, например:
Разрешено е центриране на всеки ред от атрибута "Адрес" спрямо най-дългия ред. Например:
Документът не трябва да съдържа повече от четирима получатели. Думата "Копие" пред втория, третия, четвъртия адресат не се посочва. При по-голям брой получатели се съставя пощенски списък на документа.
Необходимият „Адрес“ може да включва пощенски адрес. Елементите на пощенския адрес са посочени в последователност, установени от правилатапредоставяне на пощенски услуги.
Когато адресирате писмо до организация, посочете нейното име, след това пощенския адрес, например:
При адресиране на документ на физическо лицепосочете фамилното име и инициалите на получателя, след това пощенския адрес, например:
3.16 Документът е одобрен от длъжностно лице (служебни лица) или специално издаден документ. При одобряване на документ от длъжностно лице, печатът за подпис на документа трябва да се състои от думата ОДОБРЯВАМ (без кавички), заглавието на лицето, одобряващо документа, неговия подпис, инициали, фамилия и дата на одобрение, например:
ОДОБРЯВАМ |
||
Личен подпис | V.A. Степанов |
|
Разрешено е в променливата „Печат за одобрение на документа“ да се центрират елементите спрямо най-дългия ред, например:
Когато един документ е одобрен от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят на едно и също ниво.
Когато документ е одобрен с решение, решение, заповед, протокол, печатът за одобрение се състои от думата ОДОБРЕН (ОДОБРЕН, ОДОБРЕН или ОДОБРЕН), името на одобряващия документ в актовото дело, неговата дата, номер. Например:
ОДОБРЕН |
|
ОДОБРЕН |
Печатът за одобрение на документа се намира в горния десен ъгъл на документа.
3.17 Резолюцията, написана върху документа от съответното длъжностно лице, включва имената, инициалите на изпълнителите, съдържанието на поръчката (ако е необходимо), датата на падежа, подписа и датата, например:
Допуска се издаване на резолюция на отделен лист.
3.18 Заглавието на текста включва обобщениедокумент. Заглавието трябва да съответства на името на типа документ.
Заглавието може да отговори на въпроси като:
за какво (за кого)?, например:
Заповед за създаване на атестационна комисия;
какво (кой)?, например:
Длъжностна характеристика на водещия експерт.
Разрешено е да не се посочва заглавието към текста на документите, съставени на бланки с формат А5.
3.19 Знакът върху контрола върху изпълнението на документа се обозначава с буквата "К", думата или печата "Контрол".
3.20 Текстът на документа е съставен на държавния език на Руската федерация или на държавните езици на съставните образувания на Руската федерация в съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация.
Текстовете на документите се съставят под формата на въпросник, таблица, съгласуван текст или под формата на комбинация от тези структури.
При съставянето на текст под формата на въпросник имената на характеристиките на характеризирания обект трябва да бъдат изразени със съществително в именителен падеж или фраза с глагол от второ лице, множествено число от сегашно или минало време („имам“, "собствен" или "бяха", "бяха" и т.н.). Характеристиките, изразени устно, трябва да съответстват на имената на знаците.
Колоните и редовете на таблицата трябва да имат заглавия, изразени със съществително в именителен падеж. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват на заглавията. Ако таблицата е отпечатана на повече от една страница, колоните на таблицата трябва да бъдат номерирани и само номерата на тези колони трябва да бъдат отпечатани на следващите страници.
Свързаният текст обикновено се състои от две части. В първата част са посочени причините, основанията, целите за съставяне на документа, във втората (окончателна) - решения, заключения, искания, предложения, препоръки. Текстът може да съдържа една заключителна част (например заповеди - административна част без изявление; писма, изявления - молба без обяснение).
В текста на документ, изготвен въз основа на документи на други организации или публикувани по-рано документи, се посочват техните данни: името на документа, името на организацията - автор на документа, датата на документа, регистрационен номер на документа, заглавието към текста.
Ако текстът съдържа няколко решения, заключения и т.н., тогава той може да бъде разделен на раздели, подраздели, параграфи, които са номерирани с арабски цифри.
В документи (заповед, инструкция и др.) на организации, работещи на принципите на единството на командването, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът е посочен от първо лице единствено число („Заповядвам“, „Аз предлагам", "питам").
В документите на колегиалните органи текстът е посочен в трето лице единствено число („решава“, „реши“).
В съвместните документи текстът е посочен в първо лице, множествено число („поръчваме“, „решено“).
Текстът на протокола е посочен в трето лице множествено число („изслушал“, „говорил“, „решил“, „решил“).
В документи, установяващи правата и задълженията на организациите, техните структурни подразделения (правила, инструкции), както и съдържащи описание, оценка на факти или заключения (акт, удостоверение), използвайте формата на представяне на текста от трето лице, единствено или множествено число ("отделът изпълнява функции" , "сдружението включва", "комисията е учредена").
В писмата се използват следните форми на представяне:
- от първо лице множествено число ("моля, изпратете", "изпратете за разглеждане");
- от първо лице единствено число („Считам за необходимо“, „Моля ви да подчертаете“);
- от трето лице единствено число („министерството не възразява“, „ВНИИДАД счита за възможно“).
3.21 Бележка за наличието на приложението, посочено в текста на писмото, се прави, както следва:
Приложение: за 5 литра. в 2 екземпляра.
Ако писмото има прикачен файл, който не е посочен в текста, посочете неговото име, брой листове и брой копия; ако има няколко приложения, те са номерирани, например:
Приложение: | 1. Правилник за Регионалния отдел за кредитиране за 5 години. в 1 екземпляр. | |||
2. Правилник за изготвяне и изпълнение на документи на Регионален кредитен отдел за 7 л. в 2 екземпляра. | ||||
Ако заявленията са подвързани, тогава броят на листовете не се посочва.
Ако към документа е приложен друг документ, който също има приложение, маркировката за наличието на заявлението се поставя, както следва:
Допълнение: писмо на Федералния архив от 05.06.2003 г. 02-6/172 и приложение към него, само 3 листа.
Ако заявлението не е изпратено до всички адреси, посочени в документа, тогава се прави маркировка за неговото присъствие, както следва:
Приложение: за 3 литра. в 5 екземпляра. само до първия адрес.
В приложението към административния документ (укази, заповеди, заповеди, правила, инструкции, наредби, решения), на първия му лист в горния десен ъгъл се изписва „Приложение“ с посочване на името на административния документ, неговата дата и регистрационен номер. , например:
Приложение 2 |
Изразът „ДОЛОЖЕНИЕ“ е разрешен да се отпечатва с главни букви, както и да се центрира този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 |
3.22 Реквизитът "Подпис" включва: заглавието на длъжността на лицето, подписало документа (пълно, ако документът не е издаден на бланка на документа, и съкратено - на документа, издаден върху формуляра); личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия), например:
Вицепрезидент на Асоциацията на регионалните предприятия | Личен подпис | А.А. Борисов |
или на формуляра: | ||
Вицепрезидент | Личен подпис | А.А. Борисов |
Разрешено е в атрибута "Подпис" да се центрира заглавието на длъжността на лицето, подписало документа, спрямо най-дългия ред. Например:
При издаване на документ по бланка официалендлъжността на това лице не е посочена в подписа.
Когато един документ е подписан от няколко длъжностни лица, техните подписи се поставят един под друг в последователността, съответстваща на заеманата длъжност, например:
директор на института | Личен подпис | М.В. Ларин |
Главен счетоводител | Личен подпис | З.В. Мариаш |
Когато един документ е подписан от няколко лица с еднакви позиции, техните подписи се поставят на едно и също ниво, например:
Заместник директор | Заместник директор | ||
Личен подпис | ЮГ. Демидов | Личен подпис | К.И. Игнатиев |
При подписване на съвместен документ първият лист се изготвя не на бланка.
Изготвените от комисията документи посочват не длъжностите на лицата, подписващи документа, а техните задължения като членове на комисията в съответствие с разпределението, например:
председател на комисията | Личен подпис | В.Д. Банасюкевич |
членове на комисията | Личен подпис | A.N. Сокова |
Личен подпис | КАТО. Красавин |
|
Личен подпис | O.I. Рисков |
3.23 Печатът за одобрение на документа се състои от думата AGREED, длъжността на лицето, с което е одобрен документът (включително името на организацията), личен подпис, декодиране на подписа (инициали, фамилия) и датата на одобрение, например:
СЪГЛАСНО
ректор на Финансовата академия
под правителството на Руската федерация
Личен подпис | A.G. Грязнова |
Ако одобрението се извършва с писмо, протокол и др., печатът за одобрение се съставя, както следва:
СЪГЛАСНО Писмо от руската академия |
СЪГЛАСНО Протокол от заседанието на УС |
3.24 Одобрението на документа се издава с виза за одобрение на документ (наричана по-долу виза), която включва подписа и позицията на одобряващия документа, декодирането на подписа (инициали, фамилия) и датата на подписване. Например:
Личен подпис | КАТО. Орлов |
Ако има коментари към документа, визата се издава, както следва:
Прикачени коментари
Началник правен отдел |
|
Личен подпис | КАТО. Орлов |
Коментарите са посочени на отделен лист, подписани и приложени към документа.
За документ, чийто оригинал остава в организацията, визите се поставят в долната част на обратната страна на последната страница на оригиналния документ.
За документ, чийто оригинал е изпратен от организация, визите се поставят в долната част предната странакопия от изпратения документ.
Възможно е издаване на документ за виза на отделен лист за одобрение.
Допуска се, по преценка на организацията, лист по лист одобрение на документа и неговото прилагане.
3.25 Отпечатъкът на печата удостоверява автентичността на подписа на длъжностно лице върху документи, удостоверяващи правата на лицата, фиксиращи факти, свързани с финансови средства, както и върху други документи, осигуряващи проверка на автентичен подпис.
Документите са заверени с печата на организацията.
3.26 При удостоверяване на съответствието на копие на документ с оригинала, под реквизита "Подпис" се поставя удостоверителен надпис: "Верно"; длъжността на лицето, заверило копието; личен подпис; декодиране на подпис (инициали, фамилия); дата на сертифициране, например:
Инспектор по човешки ресурси | Личен подпис | T.S. Левченко |
Допуска се заверка на копие от документа с печат, определен по преценка на организацията.
3.27 Бележката за изпълнителя включва инициалите и фамилията на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер. Бележка за изпълнителя се поставя на предната или задната страна на последния лист на документа в долния ляв ъгъл, например:
V.A. Жуков
3.28 Бележка за изпълнението на документа и представянето му по делото включва следните данни: препратка към датата и номера на документа, удостоверяващ неговото изпълнение, или при липса на такъв документ кратка информацияотносно производителността; думите "В бизнеса"; номер на делото, в което ще се съхранява документът.
Бележка за изпълнението на документа и неговото насочване по делото се подписва и датира от изпълнителя на документа или ръководителя на структурното звено, в което е изпълнен документът.
3.29 Знакът за получаване на документа от организацията съдържа следното сериен номери дата на получаване на документа (при необходимост - часове и минути).
Разрешено е да се отбележи получаването на документа в организацията под формата на печат.
3.30 Идентификаторът на електронното копие на документа е знак (долен колонтитул), поставен в долния ляв ъгъл на всяка страница на документа и съдържащ името на файла на машинния носител, датата и други данни за търсене, установени в организацията .
4 Изисквания към формулярите на документи
4.1 Документите се правят във формуляри.
Инсталирани са два стандартни формата на формуляри на документи - A4 (210297 mm) и A5 (148210 mm).
Всеки лист от документа, изготвен както върху формуляра, така и без него, трябва да има полета най-малко:
20 мм - ляв;
10 мм - дясно;
20 мм - отгоре;
20 мм - по-ниска.
4.2 Формулярите на документи трябва да бъдат направени на бяла хартия или светла хартия.
4.3 Формулярите на документи се изготвят в съответствие с Приложение А. Приблизителните граници на зоните за местоположение на детайлите са обозначени с пунктирана линия. Всяка зона се определя от набора от детайли, включени в нея.
4.4 В зависимост от местоположението на детайлите се монтират две версии на формулярите - ъглова (Фигура A.1) и надлъжна (Фигура A.2).
4.5 Атрибут 01 (02 или 03) се поставя над средата на атрибут 08. Атрибут 03 може да бъде поставен на нивото на атрибут 08.
Детайли 08, 09, 10, 14, ограничителни знаци за детайли 11, 12, 13 в границите на зоните за разположение на детайлите се поставят по един от следните начини:
- центрирано (началото и краят на всеки ред детайли са еднакво отстранени от границите на областта, където се намират детайлите);
- флаг (всеки ред с детайли започва от лявата граница на областта, където се намират детайлите).
4.6 За организация, нейно структурно подразделение, длъжностно лице се установяват следните видове документи:
- обща форма;
- бланка;
- формата на определен вид документ.
4.7 Общата форма се използва за изготвяне на всякакви видове документи, с изключение на писмо.
Общата форма, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва данни 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Формата на писмото, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва данни 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, ако е необходимо, ограничителни знаци за горните граници на зоните за местоположение на детайли 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.
Формата на конкретен вид документ, с изключение на писмо, в зависимост от учредителните документи на организацията, включва детайли 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, ако е необходимо, ограничителни маркировки за границите на зоните където се намират подробности 11, 12, 13, 18, деветнадесет.
4.8 За организации от съставни образувания на Руската федерация, които наред с държавния език на Руската федерация имат държавния език на съставно образувание на Руската федерация, е препоръчително да се използва надлъжна форма; в същото време детайли 08, 09, 14 са отпечатани на два езика: руски (вляво) и национален (вдясно) на същото ниво.
4.9 При изготвяне на документи на две или повече страници, втората и следващите страници се номерират.
Номерата на страниците се поставят в средата на горното поле на листа.
ПРИЛОЖЕНИЕ А (информативно). ДИАГРАМА НА МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ НА ПОДРОБНОСТИ ЗА ДОКУМЕНТИ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справка)
Фигура A.1 - Местоположение на детайлите и границите на зоната във формат А4 на ъгловата форма
Фигура A.2 - Местоположение на детайлите и границите на зоната във формат А4 на надлъжната форма
ПРИЛОЖЕНИЕ Б (информативно). ПРИМЕРНИ ФОРМИ НА ДОКУМЕНТИ
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справка)
Фигура Б.1 - Образец на общата форма на организацията
Фигура B.2 - Примерна бланка на организацията
Фигура B.3 - Пример за надлъжна бланка на организация
Фигура Б.4 - Образец на надлъжен формуляр на писмо от длъжностно лице
УДК 658.516:002:006.354 | OKS 01.140.30 | ||
Ключови думи: организационни и административни документи, състав на реквизитите на документи, документ, формуляр, служебна бланка, счетоводство, регистрация, контрол, реквизит |
|||
Електронен текст на документа
изготвен от Кодекс АД и проверен спрямо:
официална публикация
М.: Стандартинформ, 2007
Концепцията за „единна документационна система“. Развитието на единни документационни системи е нов етап в унификацията и стандартизацията на документите. Характеристики на унифицираните системи за документация. Държавни стандарти за унифицирани системи. Опит в стандартизацията на международни документи.
Основното направление за подобряване на работата с документи е унификация и стандартизация.
Резултатът от работата по унификация и стандартизация на документи може да бъде като стандартиза отделни документи(например доклад за изследване) или на определени видовепродукти (например капак на кутии за дълги периоди на съхранение), и единни документационни системи.
Единна документационна система(USD) е документационна система, създадена съгласно единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност (GOST R 51141-98).
Обединяването на документите се извършва с целнамаляване на броя на документите, използвани в управленските дейности, типизиране на техните форми, установяване на единни изисквания за изпълнение на документи, създадени при решаване на еднотипни управленски задачи, намаляване на разходите за труд, време и материали за подготовка и обработка на документи, постигане на информационна съвместимост на базите данни създаден в различни индустриидейности.
Единните документационни системи се разделят на 3 категории:
1) общоруски - OKUD;
2) отраслова (ведомствена) - данъчна документация на IFTS;
3) организации и предприятия - справка и албум с унифицирани форми на документи.
Таблица с унифицирани форми на документи- това е списък с унифицирани форми на документи, разрешени за използване. Той се разработва, за да се намали броят на използваните в организацията форми на документи и да се рационализира технологията за тяхното изготвяне и прилагане, а също така дава възможност за бързо търсене необходими формидокументи.
Основният документ на общоруската единна документационна система е OKUD от 30 декември 1993 г. № 299 - класификаторът обхваща единни документационни системи и форми на документи, разрешени за използване в националната икономика. OKUD включва името на цифрите на формулярите на документа и кода на документа от 8 цифри (клас формуляри, например ORD; подклас формуляри - документи за работа; регистрационен номер на унифицираната форма на документа в рамките на подклас + контролен номер ).
В момента са разработени и работят следните 9 DDD:
единна система от организационна и административна документация; 02
единна система от първична счетоводна документация; 03
единна система за банкова документация; 04
единна система за финансово-счетоводна и отчетна счетоводна документация бюджетни институциии организации; 05
единна система за отчетност и статистическа документация; 06
единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията; 07
единна система за трудова документация; 08
единна документационна система пенсионен фондРуска федерация; 09
единна система за външнотърговска документация. 10
За всяка единна документационна система, a държавен стандарт. Разработчиците на USDD са съответните министерства (ведомства),осъществяване на координация в определен отрасъл на дейност. По този начин Министерството на финансите на Руската федерация отговаря за счетоводната документация, Федералният архив на Руската федерация - за организационни и административни документи.
Същите министерства и ведомства одобряват единните форми на документи, включени в USD.
Единната форма на документ (UFD) е набор от детайли, установени в съответствие с решаваните задачи в тази област на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация.
Реквизитът за документ е задължителен елемент в дизайна на официален документ, като подпис, печат, текст и др.
Съвкупност от детайли на официален писмен документ, подредени в определена последователност, се нарича документен формуляр.
Всеки вид документ (заповед, акт, писмо и т.н.) има свой набор от детайли. но унифициране на документивъв всяка системаосъществено чрез изграждане на ключ за оформлениедокументи за конкретна документационна система и установяване на базата й на оптимален състав на детайли за дадена документационна система, определени видове документи, конкретен документ и др. Ключ за оформлениедокументът е "модел за конструиране на документ, който установява обхвата, форматите, размерите на полетата, изискванията за изграждане на структурна решетка и основните детайли."
По този начин, в всяка единна система има ключ за оформление, въз основа на които се разработват единни форми на документи, единни изисквания за проектиране на детайли на документи. DDD трябва също така да разработи унифицирани форми на документи, използвани в тази система.
Единната система за организационна и административна документация (USORD) е документационна система, използвана във всяка организация, институция, предприятие.
Използването на USORD се регулира от GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация.
GOST се прилага за организационни и административни документи, предвидени от USORD (наричани по-долу документи), - решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма, които записват решения по административни и организационни въпроси, както и въпроси на управление, взаимодействие , осигуряване и регулиране на дейностите :
федерални държавни органи на съставните образувания на Руската федерация, включително съставните образувания на Руската федерация, които наред с руския език като държавен национален език, органи местно управление;
предприятия, организации и техните обединения, независимо от организационно-правната форма на вида на дейност.
Този стандарт определя:
композиция от детайли;
изисквания за регистрация на детайли;
изисквания за формуляри и документи;
изисквания за производство, отчитане, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, емблеми на съставните образувания на Руската федерация.
Международна стандартизация- това е съвкупност от международни организации за стандартизация и продукти от тяхната дейност - стандарти, препоръки, технически доклади и други научно-технически продукти. Има три такива организации: Международната организация по стандартизация - ISO (ISO), Международната електротехническа комисия - IEC (IEC), Международният съюз по далекосъобщения - ITU (ITU).
Международната организация по стандартизация е най-голямата и най-авторитетната от горните. Създадена е Международна организация по стандартизация през 1946гг. 25 национални организации по стандартизация. Всъщност нейната работа започва през 1947 г.. Два пъти представител на Госстандарт беше избран за председател на организацията ISO (ISO) - Международна организация по стандартизация.
ISO определя своите цели, както следва: да насърчава развитието на стандартизацията и свързаните с нея дейности в света, за да осигури международния обмен на стоки и услуги. Както и развитието на сътрудничеството в интелектуалната, научната, техническата и икономическата област. През последните години ISO обърна много внимание на стандартизацията на системите за качество. Практическият резултат от усилията на тази организация е разработването и публикуването на международни стандарти. При разработването им ISO взема предвид очакванията на всички заинтересовани страни – производител на продукти (услуги), потребители, държавни кръгове, научно-технически и обществени организации.
V руска системаоколо половината от международните стандарти на ISO са приложени за стандартизация.
Международните стандарти на ISO нямат статут на задължителни за всички участващи страни. Всяка държава по света има право да ги прилага или да не ги прилага. В Русия е приета следната процедура за прилагане на международни стандарти:
директно прилагане на международния стандарт без включване на допълнителни изисквания;
използване на автентичния текст на международния стандарт с допълнителни изисквания, отразяващи нуждите на националната икономика.
Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу
Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.
публикувано на http://www.allbest.ru/
Въведение
През последната трета на 20 век, с началото на широкомащабното използване на новите информационни технологии, възниква въпросът за необходимостта от унифициране на документираната информация, преди всичко в областта на управлението. През 1971 г. е прието специално постановление на правителството на СССР за ускоряване на работата по създаването на единни документационни системи и класификатори на техническа и икономическа информация. Разработването им е извършено на базата на функционални документационни системи.
У нас всъщност за първи път в родните и чужда практикабеше създадена система за документационно подпомагане на управлението с цел установяване на унифицирана процедура за документиране на управленските дейности в цялата страна. Тя получи името EGSD-1973 (Единна държавна система за водене на записи).Общо в Съветския съюз са разработени 16 унифицирани системи за документация.
Подобряването на системата за управление на общественото производство винаги е в центъра на вниманието на нашата държава. Достатъчно е да припомним, че съвременното производство се характеризира с високи темпове на научно-технически прогрес. Мащабът му се увеличава, икономическите връзки се усложняват. Всичко това изисква постоянно усъвършенстване на дейността на административния апарат, подобряване на неговата структура, повишаване на техническото оборудване на управленската работа.
Ефективната дейност на административния апарат е неразривно свързана с правилната организация на работата с документи. Почти никоя от функциите на технологично управление, свързани с източниците на информация, подготовката и вземането на решения, не може да мине без документация - процесът на създаване, изпълнение и обработка на документи.
С документацията е свързана дейността на всички служители на управленския апарат: от технически изпълнители до ръководители на всички нива. Някои създават документи, други осигуряват тяхното изпълнение и прехвърляне, а трети се ръководят от тези документи и вземат решения въз основа на тях.
Понятието "документ" е определено от Държавния стандарт на Руската федерация за терминологията на деловодството и архивирането. Задължително е за използване във всякакъв вид документация: в учебници, ръководства, техническа и справочна литература.
Документът е средство за фиксиране на информация за факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност по различни начини върху специален материал. По този начин понятието "документ" се извлича от разбирането на информацията като информация. Информацията съдържа информация за някои събития, които отразяват.
В ежедневната работа на предприятията се създават документи по различни въпроси на производствената, икономическата, финансовата и социалната дейност. Това са заповеди, решения, писма, актове, договори, протоколи, изявления, телеграми, удостоверения и др. Документите, които се съставят в предприятията, обикновено се наричат кореспонденция.
Съвкупността от работа, свързана със създаването на документи, тяхното регистриране, класификация, движение, отчитане и съхранение се нарича деловодство.
Успехът на предприятието до голяма степен зависи от правилната организация на работата в офиса. Деловодството в предприятията и институциите се извършва на базата на Единния държавна системауправление на документацията (EGSD), чиито основни разпоредби са утвърдени с указа Държавен комитетСъвет на министрите на Руската федерация.
Единната система за държавно деловодство помага да се избегнат съкращения и дублиране на работа, тъй като формулира единни изисквания и препоръки за подготовка на документи, организация на работния процес, счетоводство и извличане на информация, наблюдение на използването на документи и групирането им в случаи.
Научната организация на деловодството и културата на неговото провеждане влияят положително на цялото икономическа дейностпредприятия. Работата в офиса трябва да бъде проста и ефективна. В него не може да има място за бюрокрация и бюрокрация.
В съвременните условия основната задача е да се осигури по-нататъшното развитие и повишаване на ефективността на автоматизираните системи за управление и компютърните центрове, като последователно ги обединява в национална система за събиране и обработка на информация; разширяване на производството и използването на офис оборудване за рационализиране на работата в офиса и подобряване на организацията на управленската работа.
Решаването на този проблем задължително трябва да бъде съчетано с рационализиране на информационната база, подобряване на процесите на документиране. Най-голяма ефективност от използването на електронно-изчислителна технология може да се постигне чрез рационализиране на цялата първоначална информация, чийто масов носител е документацията.
Повишаването на ефективността на управлението на производството е неделимо от подобряването на документационните процеси на всички нива на управление, рационализиране на работния процес и научната организация на деловодството.
1. Унификация на управленските документи
Обединение- това е привеждане на всякакви обекти (включително документи) към единна система, форма, еднородност и намаляване на първоначалния набор от тези обекти (например формуляри или видове документи, техните индикатори и детайли). Обединяването непременно води до установяване на рационално (за известно време) еднообразие във всяка област на дейност, включително документация.
Обединяване на документи- това е привеждане на документите в единна система, форма, еднообразие и намаляване на оригиналния набор от форми или видове документи, техните показатели и детайли. Обединяването непременно води до установяване на рационално за известно доста дълго време еднообразие в документацията. С други думи, същността на уеднаквяването на документите се свежда до намаляване на тяхното неоправдано разнообразие чрез установяване на рационален състав на документните форми, привеждането им до еднородност чрез единство на структурата, детайлите, езиковите структури и операциите за обработка, отчитане и съхранение. документи. С уеднаквяването се постига намаляване на броя на видовете и формите на документи чрез премахване на излишните и дублиращи се документи от документните вериги, които са се развили в документационната система.
Управленските документи, използвани в различни области и органи на управление, трябва да бъдат изготвени по единен начин. Това ви позволява да включите документи в единна система за офис работа за страната, допринася за тяхната бърза обработка и изпълнение, намалява времето, изразходвано за работа с документи не само за офис персонала, но и за всички служители на административния апарат - от мениджъри към обикновени служители.
Унифицирането на документите е установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, създадени в процеса на изпълнение на еднотипни управленски функции и задачи, операции по тяхната обработка, отчитане и съхранение. Обединяването позволява рационализиране на работата с множество документи, опростява и ускорява обмена на бизнес информация.
Унифицирането на управленските документи включва унификация на композицията документи, създадени при решаване на управленски проблеми, и обединение форми документи.
Унифициране на състава на документитеорганизация е подборът и консолидирането на набор от документи, необходими и достатъчни за решаване на управленски задачи (в резултат на това съставът на документите на организацията може да бъде значително намален).
Унифициране на формуляри на документи- това е подборът и консолидирането в унифицирани форми на документи на информационни показатели и детайли, съответстващи на предназначението на документите, и установяването унифицирани изискваниякъм тяхното проектиране и развитие.
Обединяването в офис работата може да бъде едно от двете самостоятелна работа, и етап в работата по стандартизация.
В съответствие с член 2 от Федералния закон „За технически регламент» от 27 декември 2002 г. № 184-FZ, стандартизация - е „дейност по установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно повторно използване , насочени към постигане на подреденост в сферите на производството и оборота на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите.
Според същите статии " стандартен ... е документ, в който с цел доброволна повторна употреба се установяват характеристиките на продукта, правилата за изпълнение и характеристиките на процесите на производство, експлоатация, съхранение, транспортиране, продажба и обезвреждане, извършване на работа или предоставяне на услуги. Стандартът може също да съдържа изисквания за терминология, символи, опаковки, маркировка или етикети и правилата за тяхното прилагане.
Същността на стандартизацията е разработването на оптимални правила и изисквания за подготовка, изпълнение, отчитане и съхранение на бизнес документация, приети в своевременнои се препоръчва за тяхната обща и многократна употреба в офисната работа. С други думи, стандартизация документи - това е установяването на единни норми и правила за документите с цел рационализиране на управлението. Стандартизацията е резултат от унификацията, нейната най-висша форма.
Стандартизацияозначава ерекция в правна нормаосновни правила и изискваниякъм разработване и изпълнение на управленски документи. Благодарение на стандартизацията се създава огромна маса документи по едни и същи правила, по-бързи и по-лесни за възприемане от получателите.
Резултатът от работата по унификация и стандартизация може да бъде или стандарти за определени видове документи (например GOST 7.32-91. Доклад за изследователска работа. Структура и правила за проектиране) или техните елементи (например GOST 9327. Потребителска хартия. Формати ), както и на единни документационни системи (например GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация). Единните документационни системи се състоят от набор от взаимосвързани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове управленски и бизнес дейности.
2. Единна документационна система
Единна система за документация (UDS), според стандартизираната дефиниция, е „система за документация, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност“. както виждаме, това определениеотразява същността на две понятия: "документационни системи" и "обединяване на документи".
Ако документационната система се формира въз основа на нуждите от документиране на определена дейност, тогава единната документационна система е резултат от унифициране на документите на тази система: привеждане на документите в единна система, форма, еднообразие и намаляване на първоначалния набор от формуляри или видове документи, техните показатели и детайли. Обединяването непременно води до установяване на рационално за известно доста дълго време еднообразие в документацията.
Единната документационна система допринася за:
1) намаляване на разходите за ръчен труд в информационните процеси (в резултат на това се изискват минимални усилия от човек за попълване или четене на документи);
2) широкото използване на електронни компютри, тъй като унифицираните форми на документи са удобни за електронна обработка (това се постига чрез осигуряване на софтуерна, техническа и информационна съвместимост на документите, разработване на подходящи форми на документи, класификатори, речници и др.);
3) рационализиране на информационните потоци;
4) намаляване на броя на документите;
5) по-нататъшно усъвършенстване на документната култура и информационната култура като цяло.
Всичко това заедно дава възможност да се повиши ефективността на управлението, тъй като се постига по-голяма ефективност при получаване на висококачествена информация, намалява се броят на грешките в документите, намаляват се ръчните операции, увеличава се творческият характер на управленската работа и финансовите разходи за работа с документи са намалени.
Това се отнася не само за руска сфераработа с документи. Така, според проучвания, проведени в Съединените щати, цената на индивидуално съставено и отпечатано официално писмо достигна сумата от 3,75 долара, докато цената за съставяне на писмо-формуляр, тоест унифициран документ, беше само 25 цента.
Стандартизацията е форма на правно консолидиране на резултатите от унификацията. Следователно USD е набор от държавни стандарти, които определят, първо, основните разпоредби на единната система и, второ, единична формавсички документи, включени в него. С други думи, единната документационна система (UDS) включва: 1) държавни стандарти; 2) унифицирани форми на документи, 3) насокипо тяхното приложение. Ядрото на целия USDD се състои от унифицирани форми на документи.
Единен формуляр за документ- това е "набор от детайли, установени в съответствие със задачите, които трябва да бъдат решени в тази област на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация" .
В зависимост от нивото на одобрение те са разделени на следните категории:
общоруски;
Промишленост (ведомствена);
Формуляри на документи на субектите на федерацията;
Формуляри на документи на сдружения, предприятия, организации.
Общоруските унифицирани форми са междусекторни. Тези формуляри се използват за документиране на типични управленски процеси, присъщи на всички организации, независимо от видовете дейности и организационни и правни форми. Тези формуляри са одобрени на федерално ниво. Разработчиците на унифицирани формуляри на общоруско ниво са Федералната архивна агенция, федерална службадържавна статистика, Министерството на финансите на Русия, Централната банка на Руската федерация. Националните унифицирани форми на документи са задължителни за използване във всички институции, организации, предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост. Пример за унифицирани форми на документи за национално нивомогат да служат като унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрена с Резолюция на Държавния комитет на Руската федерация по статистика от 5 януари 2004 г. № 1.
Наред със системите за междусекторна документация съществуват форми на документи, които отразяват спецификата на информационната поддръжка за конкретни отрасли или отделни организации. Тази специфика може да бъде два вида: 1) специална Допълнителни изискваниядо информация за решаване на типични управленски функции, например регистрация на приемане, движение и освобождаване на персонал в образованието, здравеопазването и др.; 2) специфична дейност, за осъществяването на която всъщност са формирани този или онзи отрасъл на дейност и неговото управление. Този видспецифична документация със сигурност съществува, тъй като тези документи записват основните дейности на индустрията, например здравна документация (рецепти, отпуск по болест, медицинска история и др.); архивна документация (описания на дела, удостоверителни листове, ръководства и др.); геолого-проучвателна документация (карти, профили, кладенци и др.); учебна документация (графици, листове за напредък, програми на курса и др.). Въпросите за определяне на състава на тази документация, нейното информационно съдържание, вътрешна организация и дизайн се решават от отдели и (или) други организации, официално определени като главни в определена област на дейност, например Руската държавна библиотека - за останалите библиотеки на страната. Индустриалните форми на документи имат нормативен характерв рамките на административната (ведомствена) система, например съдебна, нотариална и др. документация, или за всички организации, занимаващи се със специфични дейности, например застрахователна, медицинска и др. документация.
Формулярите на документи на субектите на федерацията се одобряват на ниво региони, региони, територии, републики, местни власти и отразяват спецификата на документиране на дейността на тези образувания. Използването на такива формуляри се простира до организации и институции под юрисдикцията на съответните субекти на Руската федерация.
Формуляри на документи на сдружения, предприятия, организации се разработват, утвърждават и прилагат на местно ниво.
Унифицирането на формата на документите подобрява тяхното качество, тъй като съдържанието на единната форма включва оптималния брой съпоставими показатели, необходимите детайли. Тази форма е рационална по отношение на местоположението на детайлите, осигурява удобни начини за попълване и компилиране. Използването на унифицирани формуляри на практика дава значителен ефект в резултат на намаляване на разходите за съставяне, производство, обработка на документи, тяхното предаване и обработка. Всичко това ви позволява да ускорите преминаването на документи в организацията, да оптимизирате работния процес. Подобряването на съдържанието на документите ви позволява да подобрите качеството му, да оптимизирате задачите за управление чрез получаване на необходимата и достатъчна информация.
Резултатите от уеднаквяването на състава на документите са фиксирани в Таблицата на формулярите на документите, а резултатите от уеднаквяването на формулярите на документи - в Албума на формулярите на документи.
За да се намали броят на формите на документи, използвани на строго правна и функционална основа в министерства, ведомства, специфични организации, след резултатите от обединението се разработват таблици на унифицирани форми на документи.
Таблица с унифицирани форми на документи- това е "списък с унифицирани форми на документи, разрешени за използване" .
Примерен график е единен регулаторен документ, който представлява списък от унифицирани форми на документи, необходими и достатъчни за изпълнението на функциите и задачите на управленската дейност на предприятието, с описание на техния правен статут, основните етапи на подготовка и преминаване, подаване и установено задължителна форма. На практика отчетната карта е реален начин за рационализиране на процеса на документиране или съставяне на документи, за създаване на визуална схема за фиксиране на всички видове дейности в документи. Табелката установява строги правила за това фиксиране по отношение на мястото, времето, лицата, вземащи решения, и документалната форма. Графикът трябва да включва всички документи, независимо кой и на какъв носител са направени.
В текущата дейност Таблицата с формуляри на документи изпълнява функцията на справочник, съдържащ в подредена форма формулярите на документи, използвани от организацията за документиране на собствените си управленски дейности, и ви позволява бързо да търсите необходимите форми на документи посочване на всички или основните етапи на подготовка и изпълнение на документа.
Листът с формуляри на документи е предназначен за:
Оптимизиране на състава на използваните в организацията форми на документи и тяхното обединяване в единен регулаторен документ;
Класификация на формите на документи, използвани в дейността на организацията, по функции и области на дейност;
Унифициране и регулаторно консолидиране на процедурата за изготвяне на документи в организацията;
Унифициране на формуляри на документи;
Оптимизиране на документалната база на организацията с цел повишаване на ефективността на използването на компютърни информационни технологии в управленските дейности.
Правната основа за разработването на Таблицата на унифицираните форми на документи е съответното вписване в Държавната система за управление на документацията (GSDM): „съставът на управленските документи, създадени в организациите, се определя от тяхната компетентност и функции, процедурата за решаване на въпроси , обемът и характерът на взаимоотношенията между организациите и е фиксиран в таблицата с документи“. В съответствие с GSDOU във всяка организация трябва да се състави Таблицата с формулярите на документи. Използването на документи, които не са посочени в таблицата, е забранено. GSDOU предоставя приблизителна формаТаблица с унифицирани форми на документи на организацията. Тя е под формата на таблица. Схемата на отчетната карта се основава на класификацията на функциите, изпълнявани от всички отдели на организацията.
Успоредно с разработването на графика на формулярите на документи, препоръчително е да се разработи Албум на формуляри на документи, съдържащ формулярите на документи, включени в графика и фиксиращи резултатите от обединяването на състава и формите на документи на организацията. Албумът и Листът с формуляри на документи се одобряват от ръководителя на организацията. Формулярите на документи са проектирани на базата на Албума на формулярите на документи.
Албумът с формуляри на документи съдържа унифицирани форми на документи, включени в графика, и консолидира резултатите от обединяването на състава и формите на документи на организацията по функции на управление.
Национални унифицирани форми на документи се разработват, като се отчита възможността за тяхната компютърна обработка. Те са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.
Албум за формуляри на документи- колекция от референтни унифицирани форми на документи, необходими за документална подкрепа на управлението на тази конкретна организация, институция, предприятие
Албумът с формуляри на документи в организацията трябва да бъде представен в две версии:
Хартия (референтен образец), която се съхранява в службата за управление на офиса на Организацията (в офиса);
Електронно копие, което трябва да има на всяка работна станция.
Характерни чертиалбуми с унифицирани форми на документи, включени в единните системи за управленска документация са:
Еднаквост в изграждането на формуляри и регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система; изключване от документи на дублирани данни, както и данни, традиционно включени в тях, но неизползвани при решаване на конкретни проблеми, което позволява да се постигне еднократно въвеждане на информация в процеса на решаване на управленски проблем;
Единството на използваната терминология и символи, което дава възможност да се постигне съпоставимост на показателите при прехода от едно ниво на управление към друго и от една система към друга въз основа на унифициране на алгоритми за формиране на индикатори и документи;
Определен краен набор от детайли и индикатори за всеки вид документ и създаване на единни модели за конструиране на видове документи и специфични формуляри;
Създаване на единни правила за изготвяне и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи и уточнени в случаите на специфични характеристики.
Използването на Табела за време и Албума с формуляри за документи осигурява:
Съответствие на използваните форми на документи с решаваните задачи;
Ефективност при изпълнение на управленските функции;
Намаляване на разходите за работно време за подготовка, изпълнение и обработка на документи.
DDD са позиционирани от органите по стандартизация и разработчиците като задължителни за всички управленски структури и организации, които използват различни технологии за поддръжка на управленска документация (DOW).
Най-обширният по отношение на състава на задачите и документите е набор от регулаторни документи (стандарти) и унифицирани системи за управленска документация, разработени на тяхна основа, включително няколкостотин форми на документи.
Най-пълният набор от унифицирани системи за управленска документация и съответните форми на документи е представен в Общоруския класификатор на управленска документация OK 011-931 (OKUD), където всеки тип документ получава своето кодово обозначение, определено от принадлежност към един от DDD и място в тази система. Това кодово обозначение потвърждава съответствието със стандартния образец, одобрен за задължителна употреба.
В момента в Руската федерация съществуват следните унифицирани системи за управленска документация.
3. Unifiцитираните документационни системи
1. Единна система от организационна и административна документация:
Документация за създаване на организация, предприятие;
Документация за реорганизация на организация, предприятие;
Документация за ликвидация на организация, предприятие;
Документация за приватизация на държавни и общински организации, предприятия;
Документация управленска дейносторганизация на предприятието
Документация за организационно и нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие;
Документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на организация, предприятие;
Документи за работа;
Документи за уволнение от работа;
Оставете документация;
Документация за регистрация на стимули;
Документация за регистрация на дисциплинарни наказания.
Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) е от особено значение за деловодството . С повечето документи на тази система работят почти всички канцеларски служби, независимо от посоката на организацията и нейната организационна и правна форма.
USORD включва държавен стандарт, албум с унифицирани форми на документи и инструкции за тяхното попълване и прилагане
Държавният стандарт за организационна и административна документация имаше няколко издания, първото от които беше въведено в сила през 1972 г. с Указ на Държавния стандарт на Русия от 03.03.2003 г. № 65 GOST одобренР 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документооборот”, който влезе в сила от 1 юли 2003 г. Този стандарт установява основните правила за документооборота, изискванията за съдържанието на информацията във формуляра, процедурата за адресиране, съгласуване, подписване, одобряване на ОРД.
2. Uniецитираната система от първична счетоводна документация:
Документация по отчитане на труда и неговото заплащане;
Документация по счетоводство на дълготрайни активи и нематериални активи;
Документация по отчитане на касови операции;
Документация за отчитане на материалите, указване на отчитане на резултатите от инвентаризацията;
Документация по отчитане на малоценни и износващи се вещи;
Документация по отчитане на работи в капитално строителство и ремонтно-строителни работи;
Документация по счетоводство на земеделска продукция и суровини;
Документация по отчитане на движението на зърно;
Документация за отчитане на движението на други растителни продукти;
Документация за регистриране на движението на животни;
Документация по отчитане на движението на животински продукти;
Документация за отчитане на продажбата на продукти;
Документация за отчитане на продукти, инвентарни позиции в складови площи;
Документация по отчитане на експлоатацията на строителни машини и механизми;
Документация по отчитане на работите в автотранспорта.
3. Единна система за банкова документация:
Платежна документация за безналични плащания;
Документация по емисионно-касови и бюджетни операции;
Документация за съвпадение на съвети;
Документация по организацията на валутното регулиране и валутния контрол;
Документация за контрол на сетълменти с използване на съвети между институциите на Банката на Русия;
Документация по кредитни операции на банки;
Документация за парично обращение;
Банкова отчетна документация;
Документация на депозитарното счетоводство.
4. Единна система за бюджетна финансова, счетоводна и отчетна документация:
Финансова документация;
Документация по бюджетна отчетност;
Документация по бюджетно счетоводство;
Документация за отчитане на изпълнението федерален бюджетвнесени в правителството на Руската федерация;
Документация за финансови отчети за изпълнението на федералния бюджет за представяне Сметна палатаРуска федерация.
5. Единна система за отчетност и статистическа документация:
Документация за институционални трансформации в икономиката, развитие на недържавния сектор;
Документация по макроикономически показатели и икономически баланси;
Документация за доходите и стандарта на живот на населението;
Научна и иновационна документация;
Документация за демографски данни и престъпления;
Документация за стопанската дейност на населението, заплатите и условията на труд на служителите;
Документация за търговия на едро;
Финансова документация (Публични финанси и паричен оборот, организационни финанси);
Документация природни ресурсии защита заобикаляща среда, жилищно- комунални услуги, здравеопазване, туризъм и отдих, образование и култура, платени услуги;
Документация по промишлена статистика;
Селскостопанска документация;
Строителна документация;
Документация за външноикономическа дейност;
Документация на дребнои кетъринг;
Документация по транспорт и съобщения;
Документация за цени и тарифи;
Инвестиционна документация.
6. Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията:
Отчетна счетоводна документация;
Счетоводни регистри;
Първична счетоводна документация;
Форми на стриктно отчитане.
7. Единна система за трудова документация:
Документация за състоянието на пазара на труда;
Документация по трудови правоотношения;
Документация за повишаване на квалификацията на служителите на органите по труда;
Документация за охрана на труда;
Документация за минимални потребителски бюджети;
Документация по жалби до органите по труда.
8. Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация:
Документация по отчитане и разпределение на средствата;
Документация за планово-стопанска дейност;
Документация за дейностите по контрол и проверка.
9. Единна система за външнотърговска документация:
Оперативна и търговска документация;
Транспортна документация;
Разчетна външнотърговска документация;
Застрахователна външнотърговска документация;
Документация, издадена при внос (износ);
Транспортна външнотърговска документация;
Изпращане на външнотърговска документация.
Всички унифицирани системи включват стандарти, комплекти от специфични документи, актуализирани при необходимост, както и нормативни и методически материали за попълване и прилагане на тези документи.
Еднаквостта на значителен брой задачи, които трябва да бъдат решени, единните технологии за тяхното документиране, повторяемостта на значително количество задължителна информация позволиха за практически цели да се идентифицират редица други унифицирани системи за документация и основни изисквания за тяхното приложение.
Първата от тези системи трябва да бъде Държавна система от стандарти и спецификации(GSS). Системата, разработена за първи път през 1965 г., включва държавни стандарти, които определят основните цели и задачи на стандартизацията, организацията и методологията за извършване на работата по стандартизация в страната; реда за разработване, прилагане, разпространение на стандарти и друга нормативна и техническа документация, внасяне на промени в тях; организация на държавен надзор и ведомствен контролза тяхното прилагане и изпълнение.
В рамките на тази система се дефинират обекти на стандартизация, категории и видове стандарти, които се създават: държавни, отраслови стандарти и спецификации, стандарти на конкретни предприятия, както и единни правила за изграждане, съдържание и представяне на стандартите, независимо от техния вид и категория, до метрологичното осигуряване и изискванията за безопасност, съдържащи се в стандартите и технологичните условия.
През 1971 г. е разработен основният набор от повече от 20 стандарта и ръководни документи - една система технологична документация (ESTD). Наречен е основен, тъй като в състава си може да решава различни задачи в областта на регистрацията и разпространението на технологична документация като с общо предназначение, и специализирани в видовете работа в предприятия и организации, независимо от техния вид и характер на производство. Инсталиран комплекс общи разпоредбии предназначение на единна система, общи изисквания, свързани с разработването на форми технологични документи, изпълнението на формуляри на документи и изпълнението на технологични документи, правилата за извършване на основни надписи, правилата за подготовка на документите, като се вземе предвид тяхната автоматизирана обработка, пълнотата на документите, терминологията, изискванията за състава на класификатори на техническа и икономическа информация, използвани в документите.
Сходни по структура и съдържание Единна система за проектна документация(ESKD), създаден паралелно. Стандартизирането на проектната документация се извършва в рамките на международните изисквания ISO / TKU "Технически чертежи" и IEC / TKZ "Графични символи".
Всяка от горните системи включва регламенти, които определят реда за изготвяне и изпълнение на съответните документи, организацията на тяхното счетоводство, характеристиките на съхранение.
Съществува две системи за документация за производствени цели: Единна система проектна документацияна капитално строителствои Единната система за технологична подготовка на производството (инженерни продукти, КИП и средства за автоматизация).близо до тях и Единна система от стандарти за автоматизирани системи за управление, Единна система за програмна документация, Единна система за външнотърговска документация.
През последните години активно се попълва с нови регулаторни документи Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност(SIVID), по-специално стандартите за управление на документи в контекста на използването на компютърни технологии.
Работата по унифициране и стандартизиране на документите се извършва и в чужбина (в Белгия, Великобритания, Норвегия, Швеция, ФРГ, Китайската народна република и други страни). В тази работа участват международни организации, включително ISO, EEC и др.
Единните документационни системи са пряко свързани с класификаторите на техническата, икономическата и социалната информация.
Заключение
По този начин унификацията на документите се състои в установяване на еднаквост на състава и формите на управленските документи, които фиксират изпълнението на един и същи вид управленски функции. Стандартизацията на документите е форма на правно консолидиране на извършеното обединение и степента на неговата принуда. Създадени са следните категории стандарти: държавни стандарти (GOST), индустриални стандарти (OST), републикански стандарти (RST). Обединяването на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, стандартизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка и постигане на съвместимост на информацията. различни системидокументация за подобни и свързани функции за управление и др ефективно използванекомпютърна технология.
Работата по обединението включва:
Разработване на единна система за управление на документи (ЕДС), която се осъществява от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;
Изпълнение на междуотраслови (междуведомствени) ДДД в рамките на републикански и браншови ДДД;
Поддържане на USDD и Отраслевия класификатор на технико-икономическата документация (ОКТЕИ) с цел поддържане на надеждността на информацията и нейното по-нататъшно развитие;
Разработване на комплекси от специфични за индустрията унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в DUR, както и тяхната държавна регистрация;
Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла.
обединителна управленска правна документация
Библиография
1. Березина Н. М., Лисенко Л. М., Воронцова Е. П. Модерна офис работа. 3-то изд. – СПб.: Питър, 2007. – 224 с.
2. Голям енциклопедичен речник. - М., 1991. - С. 526.
3. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество на продукта: Урок/ Под общо изданиеДоктор на техническите науки, професор Г.П. Шликов. - Пенза: ЦНТИ, 2004. - 107 с.
4. ГОСТ 17914-72. Капак на кутии за дългосрочно съхранение. Видове, размери, Технически изисквания. - М., 1972 г.
5. GOST R 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения. -М., 1998.-С. 2, т.34.
6. GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи Единна система от организационна и административна документация . -М., 2003.-19 с.
7. Кирсанова М.В. Съвременна деловодство: Учебник. - 2-ро изд., поправено. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирско споразумение, 2001. - 288с.
8. Крилова Г. Д. “Основи на стандартизацията, сертифицирането, метрологията”. Учебник за гимназиите. Москва: Единство-Дана. 1999 г
9. Организация на работата с документи: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.
10. Румънски Л. А. Деловодство: Учебник за студенти. средни институции. проф. образование, студенти от юридически специалности. -М.: Майсторство, 2002. - 208 с.
11. Шишкин И. Ф. "Метрология, стандартизация и управление на качеството". Учебник. М.: Издателство на стандартите. 1990 г
Хоствано на Allbest.ru
...Подобни документи
Изучаване на общите изисквания към организационно-административната документация. Принципи на унификация и стандартизация на управленските документи. Правила за регистриране на реквизити на организационно-правната, административната и информационно-справочната документация.
резюме, добавен на 17.05.2011
Общи изискваниякъм организационна и административна документация. Унифициране и стандартизиране на управленската документация. Единна система от организационна и административна документация. Подробности за организационни и административни документи.
дисертация, добавена на 10.02.2009г
Системата на административната документация на организацията и нейното изготвяне. Документооборот, неговите основни етапи, форми на документи. Подобряване на системата за унифициране на организационна и административна документация в организацията по примера на LLC "Universal-Service".
курсова работа, добавена на 16.11.2014
Обосноваване на проблема за унификация и стандартизация на управленските документи като фактор за повишаване на производителността на управленския труд. Изучаване на единни документационни системи. Проучване на състава и местоположението на основните детайли на документа.
резюме, добавено на 07.04.2014
Информационна поддръжкауправление. Единни форми на документи в резултат на унификация и последваща нормативна консолидация. Класификация, кодиране, рационализиране на работния процес. Технология за извършване на промени в унифицирани формуляри.
резюме, добавен на 24.10.2013
Характеристика на унификацията и стандартизацията на управленските документи. Понятие за стандартизация, характеристики на обекти на стандартизация. Международен и вътрешен опит в областта на изследването. Обединяване на документите - привеждането им в единна система, формуляр.
курсова работа, добавена на 13.01.2011
Концепцията и функционалните особености, изследване на практическата организация на дадена система от административна документация. Идентифициране на съществуващи недостатъци и разработване на предложения за подобряване на този процес, неговите информационни източници.
презентация, добавена на 23.02.2015
Унификация и стандартизация на документи. GOST R6.30-2003: обхват на стандарта, видове формуляри. Регистрация на реквизити на организационни и административни документи. Нормативно-методическа основа на деловодството. Договорна и правна документация.
урок, добавен на 04/07/2011
Свойства, общи и специални функции на документите. Анализ на организационна и административна документация на LLC "Atek". Целта и значението на класификацията на корпоративните документи, тяхното разпределение в групи въз основа на съдържание, форма на съставяне и други характеристики.
курсова работа, добавена на 24.01.2012 г
Характеристики на системата за деловодство и унификация на документи. Системата на канцеларско, колегиално и министерско писане в разн исторически периоди. Руски книжовници от 18-20 век. Концепцията за примерни текстове. Ерата на съветския офис.
В резултат на дългогодишни усилия за подобряване на документацията, повече от 35 000 форми на планови, счетоводни, финансови и други документи, консолидирани в Общоруски класификатор на управленска документация(OKUD).
Всеки от документите получи кодово обозначение, определено от принадлежността към една от единните документационни системи и мястото на документа в тази система. Това кодово обозначение потвърждава самото му право на съществуване и съответствие със стандартния образец, одобрен за задължителна употреба.
Кодовете на формуляра съгласно OKUD се поставят в горната част на документа, но няма точно едно място за всички формуляри: тъй като кодът на формуляра традиционно се посочва в писмото след адресните данни над индекса.
Единните системи за управленска документация се разработват на базата на:
Ø еднаквост на изграждане на документните форми; регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система; изключване от документи на дублирани данни, както и данни, традиционно включени в тях, но неизползвани при решаване на конкретни проблеми, с цел въвеждане на информация еднократно в процеса на решаване на управленски проблем;
Ø единството на терминологията и символите, използвани за съпоставимост на показателите при прехода от едно ниво на управление към друго и от една система към друга въз основа на унифициране на алгоритми за формиране на индикатори и документи;
Ø определяне набора от детайли и индикатори за всеки вид документи и създаване на унифицирани модели за конструиране на набор от видовете им, подходящи както за машинна обработка, така и за човешкото възприятие;
Ø Създаване на единни правила за изготвяне и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи и посочени в случаите, когато има специфични характеристики.
Единни документационни системи(ЩАТСКИ ДОЛАР) - набор от форми на документи, създадени по единни правила и изисквания, функциониращи в определена сфера на дейност(мениджмънт, финанси и др.). Необходимо е DDDза намаляване на обема на документите и намаляване на разходите за съставяне и обработка на документи
ü единна система за организационна и административна документация (УСОРД);
ü единна система за първична счетоводна документация (УСПУД);
ü единна банкова документационна система (USBD);
ü единна система за финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация за бюджетни институции и организации (УСФУОБД);
ü единна система за отчетна и статистическа документация (USOSD);
ü единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията (УСУОБД);
ü единна система за трудова документация (USDT);
ü единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация (USDPF RF)
ü Единна система за външнотърговска документация (USVD)
Единна документационна система(ЩАТСКИ ДОЛАР) - това е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност. Развитието на единни документационни системи е свързано с автоматизирането на процесите на управление, процедурите за създаване, обработка и прехвърляне на документи. Единната документационна система включва един или два държавни стандарта, въз основа на които се разработват единни форми на документи, както и инструктивно-методически материали за тяхното прилагане и прилагане.
Резултатът от работата по обединяването на документите може да бъде:
Ø общоруски унифицирани форми;
Ø браншови унифицирани форми;
Ø унифицирани форми на фирмени документи.
Понастоящем в Русия, в съответствие с Постановление на Държавния стандарт № 299 от 30 декември 1993 г., са разработени следните единни системи за управленска документация, включително набори от документи:
За всяка единна документационна система е разработен държавен стандарт. Разработчиците на USDD са съответните министерства (отдели), осъществяващи координация в определена сфера на дейност. По този начин Министерството на финансите на Руската федерация отговаря за счетоводната документация, Федералният архив на Руската федерация - за организационни и административни документи. Същите министерства и ведомства утвърждават единни форми на документи, включени в единната документационна система (ЕДС).
Единен формуляр за документ(UFD) е набор от детайли, установени в съответствие със задачите, които трябва да се решават в тази сфера на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация.
Реквизит за документи - той е задължителен елемент от дизайна на официален документ, като подпис, печат, текст и др.
Нарича се набор от детайли на официален писмен документ, подредени в определена последователност документ формуляр .
Всички унифицирани системи включват набори от образци на формуляри за конкретни документи, актуализирани при необходимост, както и нормативни и методически материали за попълване и прилагане на тези документи. . Почти всички унифицирани форми на документи са адаптирани до два случая на употреба като примери:
За създаване на компютърни шаблони;
Създаване на формуляри на хартия за бързото им ръчно попълване.
Прилагане на документи, включени в USD, основно, задължително отговорност за това трябва да се понесе като ръководители на министерства и ведомства , и ръководители на сдружения, организации и предприятия . Държавен надзорза съответствие с изискванията на ДДД в публичния сектор се възлага на органите по стандартизация и метрология, а в недържавния сектор - на местни властиИзпълнителна власт.
За всяка единна система е разработен държавен стандарт. Разработчиците на DDD са съответните министерства (ведомства), които координират в определена област на дейност: Министерството на финансите на Руската федерация - за счетоводна документация, Федералният архив на Руската федерация - за организационна и административна документация.
Същите министерства и ведомства одобряват единните форми на документи, включени в USD. Те разработват и одобряват унифицирани форми на документи, като винаги отчитат възможността за тяхната компютърна обработка.
Националните унифицирани форми на документи са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.
Контролни въпроси
1. Какви са основните цели на унификацията на документите?
2. Какво се взема предвид при унифицирането на документи?
3. Какво се разбира под документационна система?
4. Какви са системите за документиране?
5. Каква е особеността на USORD?
6. Какво е стандарт и какви видове стандарти се използват у нас?
7. Какво е включено в комплекта от нормативни документи по стандартизация?
8. Кой разработва и одобрява нормативни документи по стандартизация и кой контролира и контролира спазването на техните изисквания?
9. Какво е DDD и какви DDD познавате у нас?
10. Какво се разбира под реквизит на документ?
12. Какъв нормативен документ урежда използването на USORD?
Терминът "обединяване на документи" означава учредяването еднородност на състава и формите документи за управление, фиксиращи еднотипни управленски функции.
Единна система за документация (UDS) -това е документационна система, създадена съгласно единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност (GOST-98).
Обединението се извършва с цел:
Намаляване на неоправдания брой документи, използвани в дейността на организацията;
· типизиране на техните форми (структура, езикови конструкции);
Намаляване на разходите (труд, материал, време) за подготовка и обработка на документи, тяхното отчитане и съхранение;
· постигане на информационна съвместимост на различни системи на документация.
Стандартизацияе процесът на установяване и прилагане на правила с цел рационализиране на дейностите в определена област с участието на всички заинтересовани страни. Стандартизирането на документацията е форма на правно консолидиране на резултатите от унификацията.
Основната цел на унификацията и стандартизацията е създаването на такива документационни системи, чието използване е рентабилно, ще повиши цялостната култура на управление и ще доведе до увеличаване на времето за творчески елементи на управленската работа.
Унификацията и стандартизацията са основните насоки за подобряване на документацията, водещи до намаляване на разходите за създаване на документи за управление.
Обектиунификация и стандартизация в управленските дейности са:
а) термини и дефиниции, използвани при работа с управленска информация (например GOST "Офис работа и архивиране. Термини и определения");
б) организационни структури на институции, организации, предприятия (например общоруският класификатор на органи държавна власти управление - ОКОГУ);
в) класификатори на управленски функции;
г) управленска документация (ОКУД).
Единни системи за документация (UDS)
включват:
Ú държавни стандарти за документация, които установяват състава и съдържанието на работата по унифициране на форми на документи за различни функционални цели;
Ú общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация (ОК TESI), осигуряващи интегрирана автоматизирана обработка на данни, съдържащи се в единни системи за документация;
Ú унифицирани формуляри на документи (график и албум с формуляри на документи).
Много от процедурите, прилагани в рамките на управлението на записи, трябва да се извършват в съответствие с единни изисквания, установени от държавата и международни стандарти. Стандартизацията в областта на документацията решава проблемите на техническата и информационната съвместимост на информационните носители и технологиите за нейната обработка.
В момента са създадени основите на държавната система за стандартизация на Руската федерация федерален законот 27 декември 2002 г. "За техническото регулиране" и групата от стандарти на системата "Стандартизация в Руската федерация" (GOST 2004-2005). Стандартите са разделени на международни - ISO, междудържавни, национални - GOST R, промишлени - OST, стандарти на организации - CO. От 2005 г. е създадена нова система от стандарти в съответствие с федералния закон "За техническото регулиране".
Има много стандарти, свързани с управлението на документи. Между тях:
© GOST 6.10.5-87 „Единни системи за документация. Изисквания за изграждане на формата за оформление”;
© GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения“;
© GOST R 6.30-2003 „Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“;
© ГОСТ R ISO 15489.1-2007 SIBID. Управление на документи. Общи изисквания” и др.
Класификацията и кодирането са обект на социално-икономически обекти и техните свойства, информация за които се използва в дейността на правителството и администрацията и се съдържа в единни документационни системи.
TESI класификатори- това са регулаторни документи, съдържащи систематичен набор от имена на обекти, представени като класификационни групи и приписани им кодове. Те са създадени с цел обработка на информация в автоматизирани информационни системи. В момента са разработени и работят 37 общоруски и продължаващи междудържавни класификатори. Всички съставляват единна система за класификация и кодиране TESI (ESKK TESI).
Зависи от Области на използване класификаторите се подразделят на общоруски, браншови и класификатори на предприятия (организации). От гледна точка съдържание класификаторите подразделят:
· на класификатори на информация за управленски документи, решавани задачи в автоматизирани системиуправление, дейности, икономически и социални показатели:
- Общоруски класификатор на стандарти - OKS,
- Общоруски класификатор на управленска документация - OKUD,
- общоруски продуктов класификатор - OKP,
- Общоруски класификатор на валути - OKV,
- Общоруски класификатор на мерни единици - OKEI и др.;
· класификатори на информация организационни структури:
- Общоруски класификатор на публични органи и администрация - OKOGU,
- Общоруски класификатор на предприятия и организации - OKPO,
- Общоруски класификатор на икономически региони - OKER;
· Класификатори на информация за населението и персонала:
- Общоруски класификатор на информация за населението - OKIN,
- Общоруски класификатор на специалности в образованието - OKSO,
- Общоруски класификатор на професии на работници, длъжности на служители и категории заплати - OKPDRTR и др.
Едновременно с дейността по създаване на класификатори (от 1971 г.) се извършва разработването на унифицирани системи, предназначени за използване в автоматизирани системи за управление на различни нива. В резултат на многогодишна работа за подобряване на документацията бяха унифицирани повече от 3,5 хиляди форми на планови, счетоводни, финансови, организационни, административни и други документи, консолидирани в Общоруския класификатор на управленските документи (OKUD). Всеки от документите получи кодово обозначение, определено от принадлежността към една от ДРК и мястото на документа в тази система. Ядрото на всеки DDD са формулярите на документи - тоест фиксирани върху определени местапостоянни подробности, съдържащи постоянна информация.
До 1993 г. имахме повече от 20 унифицирани системи за документация, а от 1993 г. с Указ на Държавния стандарт от 30 декември 1993 г. бяха одобрени осем DDD:
1. Единна система за организационна и административна документация - 8 групи документи (УСОРД).
2. Единна система за банкова документация - 14 групи документи.
3. Единна система за финансово-счетоводна и отчетна документация на бюджетни институции и организации - 3 групи.
4. Единна система за отчетна и статистическа документация - 13 групи документи.
5. Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията - 3 групи документи.
6. Единна система за трудова документация - 6 групи документи.
7. Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация - 3 групи документи.
8. Единна система за външнотърговска документация - 6 групи документи.
Всички унифицирани системи включват референтни образци на формуляри на конкретни документи, чийто състав и съдържание се актуализират при необходимост, както и нормативни и методически материали за попълване и прилагане на тези документи. Ръководителят на организацията отговаря за прилагането на формите на документи, включени в единните документационни системи. Държавният надзор за спазване на изискванията на DDD в публичния сектор е поверен на органите по стандартизация и метрология, а в недържавния сектор - на местните изпълнителни органи.
По този начин DDD са формите на документи, доведени до възможно най-голяма еднородност, комбинирани в основните функционални системи за общо управление и предназначени за използване от всички организации, независимо от нивото на управление и формата на собственост, използващи както традиционни, така и смесени, използващи компютър технология, методи за обработка на документи информация.
Единните системи за документация се разработват на базата на:
Еднообразие на формите на документите;
регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система;
изключване на дублиращи се данни от документи;
единство на използваната терминология и символи;
Създаване на единни правила за подготовка и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи.
Наред с националните документационни системи съществуват единни документационни системи, които отразяват спецификата на отрасъла (здравеопазване, образование, наука и др.) или дейността на предприятието. Въпросите за определяне на състава на тази документация, нейното съдържание, вътрешна организация и дизайн се решават от отдели или други организации, които са официално определени за ръководител в конкретни области на дейност. Отраслевите форми на документи са от нормативен характер в рамките на определен отрасъл или отдел.
През последните години широко се разпространиха корпоративните стандарти, които се основават на международни изисквания, записани в стандартите на ISO.
Унифицирането на управленската документация включва унифициране на композицията и формите документи, използвани за документи за управление на документи.
Обединение композиция документи е да изберете и коригирайте набор от документи , необходими и достатъчни за решаване на управленски проблеми. В резултат на уеднаквяването на състава на документите се изключват формуляри, които не са причинени от необходимостта от управление. Резултатите от уеднаквяването на състава на документите се консолидират в лист формуляр за документ.
Лист с формуляри на документи- това е списък на унифицирани форми на документи, разрешени за използване, необходими за изпълнението на функциите и задачите на управленските дейности, с описание на техния правен статут, етапи на подготовка и преминаване (Приложение 67) .
Листът с формуляри на документи е предназначен за:
оптимизиране на състава на документите и тяхната класификация;
нормативно консолидиране на процедурата за изготвяне на управленски документи в организацията;
унифициране на документните форми;
· рационализиране на документалната база на организацията за ефективно използване на компютърните технологии.
В текущата дейност листът с формуляри на документи изпълнява функцията на справочник, съдържащ по подреден начин всички форми на документи, използвани от организацията, и ви позволява бързо да търсите необходимите форми на документи.
Листът с формуляри на документи включва:
а) форми на документи, одобрени с регулаторни правни актове върховни органиоргани и администрация, органи за браншово управление и междусекторна координация;
б) формулярите, използвани в организацията, включена в OKUD;
v) вътрешни формиодобрени документи регламентитази организация.
Всички избрани форми на документи се класифицират в съответствие със списъка (класификатор) на функциите на организацията, след което се вписват в съответните колони на графика. Разделите на разписанието могат да бъдат имената на структурните подразделения на организацията или имената на управленските функции (функционален атрибут).
Обединение форми
документи се състои в подбора и консолидирането в унифицирани форми на документи информационни индикатори и детайли
, съответстващ на предназначението
niyu документи, както и установяването на единни изисквания за тяхното изготвяне.
Резултатите от уеднаквяването на формулярите на документи са фиксирани в албума с формуляри на документи, който се използва в дейността на министерства, ведомства и организации. Албум за формуляри на документи - това е колекция от референтни унифицирани форми на документи, използвани за документиране на дейността на организацията. Единен формуляр за документ – това е формуляр с подробности, които са задължителни за определен вид документ с унифициран тест. Целта на разработването на албум с формуляри на документи е да регулира формата и съдържанието на документите, използвани в една организация. Всяко структурно звено трябва да разполага с отчетна карта и Албум с формуляри на документи, като поддръжката и контролът върху приложението се осъществяват от службата за поддръжка на управленска документация.