Как да попълните данните в договора. Какво представляват данните за картата

1.1. Регистрация на детайли

Стандартно- документ, който установява характеристиките на продуктите, правилата за изпълнение и характеристиките на процесите на производство, експлоатация, съхранение, транспортиране, продажба и обезвреждане, извършване на работа или предоставяне на услуги с цел многократна употреба.

Подробности за документа- надписи, които са задължителни елементи от дизайна на официални документи.

Всеки документ има индивидуален набор от детайли, които отразяват неговите характеристики и предназначение.

Формуляр за документ- набор от реквизити на официален писмен документ, подредени в определена последователност.

Празен документ– набор от данни, идентифициращи автора на официален писмен документ.

заглавка(подробности: от 01 до 17 и 19) съдържа информация за организацията и първични данни за самия документ.

Правене на част(подробности от 22 до 30) съдържа данни, потвърждаващи автентичността на документа и точността на информацията, съдържаща се в него.

Помня!

Подробностите влияят на правната сила на документа, така че е важно той да бъде съставен правилно в съответствие с действащите разпоредби.

Сред задължителните детайли има постоянни и детайли, които се променят или променят напълно.

Подробности за документа се намират на предната страналист хартия.

Допуска се двустранно изпълнение на документи при съставяне на документи с кратки срокове на съхранение.

Документите, подлежащи на дългосрочно, дългосрочно съхранение, е по-целесъобразно да се очертават от едната страна на листа, за да се гарантира по-голяма степен на безопасност на хартията.

В съответствие с раздел 2 от GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за изпълнение на документи ”съставът на детайлите на документа включва 30 елемента.

01 - Държавен герб Руска федерация;

02 - емблема на субекта на Руската федерация;

03 - емблема на организацията или търговска марка (марка за обслужване);

04 - организационен код;

05 - основното състояние регистрационен номерпредприятия;

06 - номер на индивидуален данъкоплатец / код на причината за регистрация (ТИН/КПП);

07 - код на формуляр на документ;

08 - наименование на организацията;

09 - справочни данни за организацията;

10 - име на вида на документа;

11 – дата на документа;

12 - регистрационен номер на документа;

14 - място на съставяне или публикуване на документа;

15 - информация за адресата;

16 - печат за одобрение на документ;

17 - резолюция;

18 - заглавие на текста;

19 - знак върху изявлението на документа за контрол;

20 – текст на документа;

21 - знак за наличието на приложения;

22 - подпис;

23 - печат за одобрение на документа;

24 – визи за одобрение на документи;

25 - отпечатък на печата на организацията;

26 - знак върху заверката на копие от документа;

27 - бележка за изпълнителя на документа;

28 - знак за изпълнение на документа и изпращането му по делото;

29 - знак за получаване на документа в организацията;

30 – идентификатор на електронното копие на документа.

Схема 1. Разположението на детайлите и границите на зоните на формат А4 на ъгловата форма (размерите са посочени в mm).

Схема 2. Разположението на детайлите и границите на зоните на формат А4 на надлъжната форма.

Схема 3. Примерна бланка с ъглова подредба на детайлите.

Схема 4. Примерна бланка с надлъжно разположение на детайлите.

Реквизит 01. Държавен герб на Руската федерация

В съответствие с Правилника за държавния герб, одобрен с Указ на президента на Руската федерация от 30 ноември 1993 г. № 2050, държавният герб е изобразен на формулярите:

президент на Руската федерация;

камари на Федералното събрание;

Правителството на Руската федерация;

Конституционния съд на Руската федерация;

Върховния съд на Руската федерация;

Върховен Арбитражен съдРуска федерация;

централните органи на федералната Изпълнителна власт(министерства, ведомства);

федерални съдилища;

Прокуратура на Руската федерация;

Централната банка на Руската федерация;

комисар по правата на човека;

Сметна палата;

Дипломатически мисии, консулски служби и други официални представителства на Руската федерация в чужбина.

Изображението на герба е разположено в горното поле на документа, центрирано спрямо името на организацията.

Помня!

В документи, създадени от неправителствени организации, гербът не е изобразен.

Реквизит 02. Герб на субекта на Руската федерация

Емблемата на субекта на Руската федерация се поставя върху формулярите на документи в съответствие с правни актовеорганите на съставните образувания на Руската федерация. По правило емблемата на субекта на Руската федерация е изобразена на бланки на представител и изпълнителни органиоргани и администрации на републиките, териториите, областите, автономните формирования и градовете на федерално подчинение - Москва и Санкт Петербург, както и на бланки на организации на тяхното подчинение. Същото се отнася и за изображенията върху формите на гербовете. общини(градове, селски селища).

Реквизит 03. Емблема на организацията или търговска марка (марка за услуга)

Емблемата на организацията или търговската марка (други марки за услуги) се използват в съответствие със Закона на Руската федерация от 23 септември 1992 г. N 3520-I „За търговски марки, сервизни марки и наименования за произход на стоките” (изменени и допълнени на 27 декември 2000 г., 30 декември 2001 г., 11, 24 декември 2002 г.).

Емблема на предприятието- то графично обозначение, което ви позволява да разграничите стоките и услугите на едни юридически или физически лица от еднородните стоки на други.

Помня!

Не можете да замените името на предприятие или институция с емблема.

Емблемата трябва да бъде официално регистрирана.

Търговската марка не може да се използва от други.

Ако на формуляра е посочен гербът, тогава емблемата не се възпроизвежда.

Търговската марка (емблема) се поставя в горното поле на документа центрирано спрямо името на организацията.

Разрешено е поставянето на емблеми на частта от площта, заета от реквизита "Име на организацията".

Реквизит 04. Организационен код

Всички регистрирани институции имат организационен код. Кодът на организацията се поставя според Общоруски класификаторпредприятия и институции (ОКПО).

Код на организацията - автор на документаслужи за ускоряване на трансфера на документирана информация по електронни комуникационни канали и намаляване на броя на грешките, които възникват при прехвърляне на дълги и трудни за възприемане имена на организации.

Реквизит 05. Основният държавен регистрационен номер (OGRN) на предприятието ( юридическо лице)

Реквизит 06. Индивидуален номер на данъкоплатеца / код на причината за регистрация (TIN/KPP)

Поставя се в съответствие с документите, издадени от данъчните органи. Реквизитът се намира на формуляра вдясно или под реквизита 04 съгласно ОКПО.

Пример за прилагане на детайли: 04, 05 и 06 са показани на диаграми 3 и 4.

Реквизит 07. Код на формуляр за документ

Кодът на формуляра се поставя, ако съответният тип документ е включен в класификатора според общоруския класификатор управленска документация(ОКУД), клас 0200000. Този реквизит се отпечатва при съставяне на конкретен вид документ и се включва в справочната информация за организацията в буквени формуляри, в други случаи се поставя до името на вида на документа.

Пример за дизайна и местоположението на кода на формуляра на документа

Реквизит 08. Име на организацията

Помня!

Над името на организацията посочете съкратеното, а при липса - пълното наименование на организацията майка.

Имената на организации на съставните образувания на Руската федерация, които имат, наред с държавния език на Руската федерация (руски), държавният език на съставните образувания на Руската федерация, се отпечатват на два езика.

Името на организацията на държавния език на съставното образувание на Руската федерация или на друг език се поставя под или вдясно от името на държавния език на Руската федерация.

Съкратеното наименование на организацията се дава в случаите, когато е залегнало в учредителните документи на организацията. Съкратеното име (в скоби) се поставя под пълното име.

Името на клона, териториалния офис, представителството се посочва, ако е автор на документа, и се поставя под името на организацията.

Реквизит 09. Справочни данни за организацията

Този реквизит се използва само за кореспонденция и не се прикрепя към вътрешни документи.

Референтните данни за организацията включват: пощенски адрес; телефонни номера и друга информация по преценка на организацията (факс номера, номера на телекс, банкови сметки, e-mail адрес и др.).

Пощенският адрес се съставя в съответствие с изискванията на Правилата за предоставяне на пощенски услуги.

Помня!

Пощенският адрес не трябва да съдържа съкращения или символи.

Редът за изписване на адреса на адресата:

1) име на адресата (за физически лица - фамилия, собствено име, отчество);

2) име на улица, номер на къща, номер на апартамент;

3) името на населеното място (град, населено място);

4) името на региона, региона, автономна област, републики;

5) държава (за международни пощенски пратки);

6) пощенски код;

7) телефон, факс, електронна поща и уебсайт;

8) банкови данни (писма за сетълмент и парични транзакции).

Реквизит 10. Име на вида на документа

Вид писмен документ- това е неговата принадлежност въз основа на съдържанието и определена целкъм документационната система.

Името на вида на документа, изготвен или публикуван от организацията, се регулира от устава (правилата на организацията) и трябва да съответства на видовете документи, предвидени от OKUD (клас 0200000).

Помня!

В писмото не се посочва вида на документа.

Реквизит 11. Дата на документа

Датата е един от основните детайли, които гарантират правната сила на документа.

Датата на документа се изписва с арабски цифри в последователността: ден от месеца, месец, година. Денят на месеца и месецът се изписват с две двойки арабски цифри, разделени с точка; година с четири арабски цифри.

Датите може да имат различна последователност според международни стандарти: година, месец, ден:

2005.29.12

Разрешено е да се проектира дума-цифрова дата:

Помня!

Датата на документа е датата на неговото подписване или одобрение, за протокола - датата на срещата (вземането на решение), за акта - датата на събитието.

Документите, издадени от две или повече организации, трябва да имат една (една) дата.

След изписване на датата думата "година" не се поставя.

Не се допускат римски цифри.

Датата върху документа се поставя от длъжностното лице, директно при подписване или одобрение.

Датата може да бъде написана на ръка.

Реквизит 12. Регистрационен номер на документа

Регистрационният номер (индекс) на документ е цифрово или буквено-цифрово обозначение, присвоено на всеки изходящ (изпратен), вътрешен и входящ (входящ) документ по време на неговата регистрация. Регистрацията на документи се извършва в съответствие с приетата от организацията система за индексиране, на която се основава сериен номердокумент.

В зависимост от видовете документи, вида на системата за офис работа в организацията, наличието на класификатори и др., към серийния номер могат да се добавят други компоненти, например при регистриране на официални писма, индексът на делата според към поредния номер се добавя номенклатурата на делата, а при необходимост и кодът на документа по тематичен класификатор, кореспондентски код и др.

На документи, съставени съвместно от няколко организации, регистрационните номера на авторите се изписват чрез наклонена черта в реда, в който авторите са посочени в документа. Наличието на регистрационен номер в документа показва, че той е включен в информационния масив на организацията и е под неин контрол и отговорност.

Реквизитът се състои от шаблонна част "_________№_______", която се попълва на ръка с дата и регистрационен номер.

Реквизитът се поставя само върху изходящите писма за отговор и включва регистрационния номер и датата на документа, на който се дава отговорът:

На бр.03–15/45 от 29.12.2005г

Реквизит 14. Място на съставяне или публикуване на документа

Реквизитът се използва само в общи формуляри и формуляри на конкретни видове документи (с изключение на писма). При регистриране на този реквизит адм териториално делениестрани, използващи общи съкращения. Например:

Москваг. Балаково, Саратовска област

Георгиевск, Ставрополска територия. Ивановка, район Митищи, Московска област.

Мястото на съставяне или публикуване на документа може да не се посочва, ако името на територията е включено в името на организацията:

Самарска академия за култура и изкуства

Помня!

Необходимо е да се вземе предвид административно-териториалното деление, тъй като може да има повторения на имената на някои селищав различни региони.

Съкращението "g." не се слага в името "Москва" и в имената на градове, завършващи на "град" и "бург".

Реквизит 15. Информация за адресата

Дестинация- това е организация, структурно звено, длъжностно лице или физическо лице, до което е адресиран документът.

Реквизитът се използва в писма и вътрешни документи, предназначени за разглеждане от ръководството (декларации, отчети, обяснителни бележкии т.н.). Необходимият „Адрес“ може да включва пощенски адрес.

Името на организацията и нейното структурна единицапосочени в именителен падеж.

CJSC BUSINESSCONSULT, но не

„В акционерно дружество"Бизнес консултация"

Документът може да бъде адресиран до ръководителя на организацията, в този случай посочете в дателен падеж заглавието на длъжността, включително името на организацията и инициалите и фамилията на ръководителя. Инициалите се поставят преди фамилното име:

до главен изпълнителен директор

ЗАО "Бизнес консулт"

А. П. Игнатиев

При адресиране на документ до ръководителите на структурно звено или специалисти, адресирането започва с името на организацията в именителен падеж:

ЗАО "Бизнес консулт"

Главен счетоводител

I.P. Карпова

ЗАО "Бизнес консулт"

Началник отдел "Връзки с обществеността".

С.Б. Маркин

При обръщение към длъжностно лице се използва думата-апел (академик, господин, професор):

До председателя на JSCB

"Росинвест"

Г-н Панюкин А.К.

Разрешено е центриране на всеки ред от атрибута "Адрес" спрямо най-дългия ред:

Председател на градинарската асоциация

"Заволжски даде"

Крюкин О.П.

Ако писмото е адресирано до организация, а не до конкретно лице, се посочват името и пощенският адрес:

Всеруски изследователски институт по документация и архивиране

ул. Профсоюзная, 82,

Москва, 117393

Понякога един документ трябва да бъде изпратен на няколко хомогенни организации наведнъж. Такива документи обикновено са адресирани до:

Генерални директори на предприятия от газовия комплекс

Когато адресирате документ до физическо лице, първо посочете пощенския адрес, след това инициалите и фамилията на получателя:

ул. Тулупная, 10, ап. 32

селище Алексеевка,

Самарска област, 419108

I.S. Шепчущият

Когато се обръщате към вътрешни документи, можете да посочите само името на звеното или длъжността, инициалите и фамилията на неговия ръководител.

Помня!

Пощенският адрес не се посочва, ако документът е изпратен до висши органи държавна власти ръководство, организация-майка, подчинени организации или постоянни кореспонденти.

Реквизитът се поставя върху бланката на документа вдясно.

Опитайте се да изпратите документа на конкретно лице.

В документа могат да бъдат посочени не повече от четири адреса.

Реквизит 16. Печат за одобрение на документ

Печат за одобрение - реквизит официален документ, давайки нормативен или правна природанеговото съдържание.

Документи за управление, изискващи одобрение с печат.

Актове, задачи, инструкции, стандарти, списъци, отчети, планове, програми, наредби, разчети, тарифни ставки, формуляри на единни документи, щатни маси, длъжностни характеристики, цени за производство на работи или услуги.

Документът е одобрен:

Длъжностно лице (управител);

Публикуването на съответната административен документ;

колегиален орган.

При одобряване на документ печатът съдържа думата ОДОБРЯВАМ, заглавието на длъжността на лицето, одобряващо документа, личен подпис, неговия препис и датата на одобрение:

ОДОБРЯВАМ

изпълнителен директор

ЗАО "Бизнес консулт"

Подпис А. П. Игнатиев

29.12.2005

Ако документът е одобрен от административен документ или колегиален орган, тогава печатът за одобрение трябва да съдържа името, номера и датата на документа, в който е записано решението за одобрение.

ОДОБРЕН

по поръчка

генерален директор

ЗАО "Бизнес консулт"

от 29 декември 2005 г. бр.178

Ако в документа има няколко печата за одобрение, те са разположени успоредно (отляво и отдясно) на едно и също ниво.

Помня!

Печатът за одобрение трябва да се състои от думата АЗ ОДОБРЯВАМ без кавички.

При одобряване на документ наименованието на одобряващия документ се посочва в инструменталния падеж.

Когато един документ е одобрен от няколко лица, подписите им се поставят на едно ниво.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция- това е надписът върху документа, който се поставя от длъжностното лице и съдържа взетото от него решение.

Указанията за изпълнение на документа трябва да съдържат: фамилията и инициалите на изпълнителя, съдържанието на поръчката и срока за изпълнение.

Резолюцията е написана на ръка в заглавието на документа на всяко място, свободно от текст. Разрешено е съставянето на резолюция на отделни листове хартия с посочване на регистрационния номер и датата на документа, за който се отнася резолюцията.

I.S. Боткин

Изготвяне на проект на договор на 26.12.2005г

Подпис 12.12.2005г

Ако в документа са посочени няколко изпълнители, тогава на първия се възлага отговорният, но не се правят допълнителни бележки.

Реквизит 18. Заглавие на текста

Заглавие на текста- то обобщениедокумент.

Граматично заглавието е в съответствие с името на типа документ:

трудова заповед, протокол от събранието на акционерите, описание на работатаинженер - технолог, правилник за отдела за външни контакти, вътрешния трудов правилник, заповед за предоставяне на отпуск на служител.

Помня!

Заглавието се намира вляво над текста на документа.

Заглавието към текста на документи от формат А5 не е посочено.

Заглавието се отпечатва под данните на формуляра без кавички и не е подчертано.

В края на заглавието няма точка.

Обемът не трябва да надвишава 5 реда, всеки с не повече от 28–30 знака.

Реквизит 19. Маркирайте върху контрола на документа

Знакът за контрол означава, че документът се поставя под контрол в процеса на неговото изпълнение с цел осигуряване сроковепосочени в резолюцията, или стандартни срокове.

Има два вида срокове за документ:

1) стандартен срок за изпълнение на документа- срокът за изпълнение на документа, за група стандартни документи (например за жалби на граждани) срокът за изпълнение на стандартни искания и др.;

2) индивидуален срокизпълнение на документ- срокът за изпълнение на документа, установен с получения документ, инструкция или посочен в решението. На контрол подлежат всички документи, изискващи изпълнение.

В съответствие с GOST най-много се поставя знак за контрол върху изпълнението важни документии се обозначава с буквата "К", думата или печата "Контрол". За по-голяма яснота този атрибут може да бъде подчертан в цвят.

Реквизит 20. Текст на документа

Текст на документа- това е основният атрибут на документа, който съдържа обективна и достоверна информация, изложена кратко, точно, ясно и безупречно в правни термини.

В съответствие със законодателството на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация относно държавните езици, текстът на документа се съставя на руски или на националния език.

Документът може да бъде представен под формата на въпросник, таблица, текст.

Големите текстове са разделени на параграфи, параграфи, алинеи, раздели, които са номерирани с арабски цифри:

1.1.Подраздел

1.1.1.Точ

1.1.1.1 Подточка

Свързан текст голям размеробикновено се състои от две части. В първата част се посочва причината, основанието и целта за съставяне на документа.

Втората част съдържа решения, заключения, искания, предложения и препоръки.

В документи (заповед, заповед и др.) на организации, работещи на принципите на единството на командването, както и документи, адресирани до ръководството на организацията, текстът е посочен от първо лице единствено число („Заповядвам“, „предлагам ", "Моля те").

В документите на колегиалните органи текстът е посочен в трето лице единствено число („решава“, „реши“).

В съвместните документи текстът е посочен в първо лице множествено число („поръчваме“, „решено“).

Текстът на протокола е посочен в трето лице, множествено число („изслушал“, „говорил“, „решил“, „решил“).

В документи, установяващи правата и задълженията на организациите, техните структурни подразделения (правила, инструкции), както и съдържащи описание, оценка на факти или заключения (акт, удостоверение), използвайте формата на представяне на текста от трето лице единствено число или множествено число („отделът изпълнява функции“ , „са част от сдружението“).

Текстът под формата на въпросник съдържа постоянна информация за един обект по редица показатели. Текстовете на въпросника се използват най-често в HR и маркетинговите документи.

Текстът под формата на таблица съдържа информация за няколко обекта по редица признаци. Таблиците се използват широко в отчетни, планови, финансови и други документи.

Ако таблицата е поставена на няколко страници, колоните се номерират, а на следващите страници се отпечатват само номерата на колоните. Ако документът съдържа няколко таблици, тогава над таблицата вдясно се изписва думата „Таблица“ и се посочва нейният пореден номер без знак

Свързаният текст може да бъде съставен произволно или въз основа на шаблони, съдържащи постоянна информация и интервали за въвеждане на променлива информация:

Използването на шаблонни текстове може значително да увеличи скоростта на съставяне на документи, като същевременно елиминира етапите на редактиране и повторно отпечатване на текст. Използването на шаблони е особено ефективно при компилиране на документи на компютър.

Помня!

Текстовете на документа са написани на руски език, когато се изпращат на:

1) федералните властидържавна власт;

2) на държавните органи на съставните образувания на Руската федерация;

3) в организации и предприятия, които не са под юрисдикцията на това лице;

4) в организации и предприятия, разположени на територията на други субекти на Руската федерация.

Реквизит 21. Маркирайте наличието на приложения

В административните документи информацията за наличието на заявления е посочена в текста.

Информацията за наличието на приложения към писма, удостоверения, планове, отчети и др. се оформя в следния ред.

Ако текстът съдържа пълното име на приложението, тогава маркировката за наличието на приложения е съкратена.

Приложение: за 3 литра. в 3 екземпляра.

Ако документът има приложение, което не е посочено в текста, тогава пълното наименование на включените в него документи трябва да бъде посочено в бележката за неговото присъствие.

Приложение 1. Типична инструкцияофис работа - 2 литра. в 2 екземпляра.

2. Списък с документи, посочващи сроковете на съхранение - за 4 л. в 2 екземпляра.

Ако към писмото е приложен документ, който вече има прикачен файл, тогава маркировката за наличието на прикачени файлове се прави, както следва.

Приложение: Договор за наем от 03.04.2003 г. № 07/23 и приложения към него, общо 12 л.

При подвързаните заявления броят на листовете не се посочва.

Ако документът е изпратен на няколко адреса и приложението към него не се изпраща на всички адреси, това се отразява в бележката за наличието на заявлението.

Приложение: за 3 литра. в 2 екземпляра. само на първия адрес

Върху самите заявления в горния десен ъгъл се прави отметка, където е изписана думата „Заявление“, с арабски цифри номера на заявлението (ако има няколко), името, датата и номера на основния документ.

Приложение 1

от 26 декември 2005 г. бр.76

Разрешено е да отпечатате израза „ПРИЛОЖЕНИЕ No.“ с главни букви, също центрирайте този израз, името на документа, неговата дата и регистрационен номер спрямо най-дългия ред, например:

Приложение 1

по заповед на директора на ЗАО "Атлант"

от 26 декември 2005 г. бр.76

Реквизит 22. Подпис

Подпис- това е задължителен реквизит на всеки документ, както официален, така и личен. Съставът на реквизита "Подпис" включва:

1) името на длъжността на лицето, подписало документа (с името на организацията, ако документът не е съставен на бланка и без името на организацията, ако документът е съставен на бланка );

2) личен подпис;

3) декодиране на подписа (инициали и фамилия).

Генерален директор на ZAO Businessconsult Signature A.P. Игнатиев

Когато един документ е подписан от няколко длъжностни лицаподписите им се поставят един под друг, в съответствие със заеманата длъжност:

Генерален директор на ZAO Businessconsult Signature A.P. Игнатиев

Главен счетоводителЗАО "Бизнесконсулт" Подпис I.P. Карпов

Ако един документ е подписан от няколко равни лица, подписите им са разположени на едно и също ниво, например.

Всички копия от документи, останали в делата на предприятието, трябва да съдържат автентиченподписи на длъжностни лица и одобрение на виза. Изключение правят само копия от изходящи писма, в които вместо подпис се поставя отметка върху заверката на копието.

Ако няма длъжностно лице, чийто подпис е предвиден върху проектодокумента, документът може да бъде подписан от негов заместник или от лицето, което действа в негово качество. В този случай е задължително да се посочи действителната длъжност и фамилия на лицето, подписало документа. Коригира "Zam." или "I.O." се въвеждат на ръка или машинописно, не се допуска поставяне на наклонена черта или предлог "за" пред заглавието на длъжността.

Документи на колегиалния орган ( Общо събраниеучастници на АД, СД и др.) се подписват от председателя на този орган и секретаря.

В изготвените от комисията документи се посочват не действителните длъжности на лицата, съставили документа, а разпределението на отговорностите в състава на комисията (председател, членове на комисията).

Атрибутът "Подпис" се поставя под атрибута "Текст" и се отпечатва, както следва: позиция - от границата на лявото поле; дешифриране на подписа - след 48 отпечатани знака от границата на лявото поле

Реквизит 23. Печат за одобрение

Координация- това е предварително разглеждане на въпросите, съдържащи се в текста на документа, което е необходимо за вземане на правилни управленски решения. Координацията може да се извършва както със служители в организацията (вътрешна координация), така и със служители на други организации (външна координация). Външното одобрение включва и одобрение на документа с обществени сдружения (съвети на трудовите колективи, синдикални органии др.).

За вътрешно одобрение се използва одобрение на документ, за външно одобрение се използва печатът за одобрение.

Печатът за одобрение съдържа думата „СЪГЛАСЕН“ без кавички, заглавието на длъжността на лицето, с което е договорен документът (включително името на организацията), личен подпис, неговия препис и дата.

СЪГЛАСНО

Началник отдел "Връзки с обществеността".

ЗАО "Бизнес консулт"

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При съгласуване на документ с колегиален орган, печатът за одобрение посочва името на документа (в именителен случай), неговата дата и номер

СЪГЛАСНО

Протокол от събранието на акционерите

26.12.2005 № 6

Ако одобрението на документ се извършва чрез издаване на друг документ, тогава в печата за одобрение се посочват видът на документа, неговият автор (име на организацията), датата и индексът на документа:

СЪГЛАСНО

Писмо от Президиума на Руската академия на науките

от 26.12.05 г. No 08-124

Помня!

Атрибутът "Печат за споразумение" се намира под атрибута "Подпис" и ако има няколко печата за одобрение, те обикновено се поставят на отделен лист за одобрение.

Реквизит 24. Визи за одобрение на документи

Визи за одобрение на документи- подробности за документа, посочващи съгласието или несъгласието на длъжностното лице на организацията - автора на документа с неговото съдържание.

документ -се заверява в зависимост от естеството и съдържанието на документа от изпълнителя, заинтересованите длъжностни лица, отговорните лица на правните, финансовите и икономическите служби, заместник-ръководителя на организацията, отговаряща за този въпрос, ръководителя на службата по деловодство.

Визата включва подпис на одобряващия, препис от подписа (инициали, фамилия) и дата; ако е необходимо, позицията на одобрителя:

Подпис A.S. Антоненко

29.12.2005

Ако има коментари към документа, тогава се прави бележка за тяхното присъствие:

Прикачени коментари

Директор на завод "Красная заря"

Подпис A.S. Антоненко

29.12.2005

Визите се поставят на обратната страна на последната страница на оригинала на административния документ, върху копие на документа (писма), който се изпраща.

Ако по време на процеса на одобрение в проектодокумента бъдат направени значителни промени, той подлежи на повторно одобрение. Повторно одобрение не се изисква, ако при финализиране на проектодокумента се направят разяснения, които не променят неговата същност.

Реквизит 25. Печат на организацията

Отпечатъци на печат, изобразяващи държавния герб на Руската федерация, герба на съставно образувание на Руската федерация, герба на град, регион на Руската федерация, както и печат на организации (с името на организации), които нямат право да изобразяват държавни символи (наричани по-долу печат), се поставят върху документи, изискващи удостоверяване на подписа в Съгласно действащото законодателствоили нормативен акторганизации. Ориентировъчен списъкдокументи, които са подпечатани: актове, договори, пълномощни, гаранционни писма, инструкции, разчети, удостоверения, устав и правилник на организациите, щатни разписания, норми и др.).

Печатите са официални и прости.

Официален печаткръгла, в центъра има изображение на герба, а по обиколката е посочено пълното име на институцията.

Прости уплътненияформата може да бъде: кръгла, квадратна, триъгълна и правоъгълна. На такива печати няма герб, а само името на институцията или нейното структурно звено.

Помня!

Отпечатъкът на печата трябва да бъде поставен по такъв начин, че отпечатъкът на поставения печат и личният подпис да се четат добре.

Писмата върху бланка не изискват печат.

Списъкът на документите, върху които е поставен печат:

1) гражданскоправни договориили договори (за доставки, договори, съвместни дейности, отдаване под наем на помещения, за извършване на работа и др.);

2) трудови договори, договори за отговорност;

3) пълномощни (за получаване на инвентарни артикули, извършване на бизнес в арбитраж и др.);

4) актове за приемане на съоръжения, оборудване, извършена работа, отписвания, прегледи и др.;

5) гаранционни и търговски писма (за извършване на работи, услуги и др.);

6) удостоверения, потвърждаващи юридическия факт;

7) официални лични документи (диплома за образование, трудови книжки, свидетелство за брак и др.);

8) счетоводни документи(рокли и др.);

9) заявление за акредитив, отказ за приемане и др.;

10) бюджетни, банкови, пенсионни, платежни нареждания (консолидирани в бай за получаване и прехвърляне на валута, за внос и др.);

11) регистри на чекове, бюджетни нареждания, подадени до банки

12) удостоверения за изплащане на осигурителни суми, удържани и дължими заплати и др.;

13) разходна оценка (за производство на нови продукти за капитално строителство, осчетоводяване на разходите по договора и др.);

14) заявки за оборудване и др.;

15) удостоверения за пътуване;

16) образци на печати и подписи на служители, които имат право да извършват финансови и стопански операции;

17) спецификации (на продукти, продукти и др.);

18) щатни разписания и промени в тях.

Реквизит 26. Маркирайте върху заверката на копие от документа

Този реквизит е прикрепен, за да даде копие правно действие. Отметката за заверка на копие на документ се състои от думата „правилно“, името на длъжността на служителя, заверил копието, личен подпис, неговия препис и датата на заверка.

правилно

Началник отдел "Връзки с обществеността".

ZAO Businessconsult Signature S.B. Маркин

29.12.2005

Помня!

Ако копие от документа бъде изпратено до друга институция или раздадено, тогава сертификационният знак се удостоверява с печат.

Документ, изпратен по факс, няма юридическа сила, така че заверените копия се изпращат по пощата.

Реквизит 27. Забележка за изпълнителя на документа

Реквизитът осигурява оперативна комуникация с лицето, съставило документа, за изясняване и изясняване на възникнали въпроси.

Означението за изпълнителя включва фамилното име (или фамилия, име, отчество) на изпълнителя на документа и неговия телефонен номер.

Реквизитът се намира на предната или задната страна на последния лист от документа в долния ляв ъгъл.

Мда. Кондратиев

248 75 39

Юлия Павловна Кондратиева 248 75 39

Ако документът трябва да бъде възпроизвеждан, тогава бележката за изпълнителя се поставя от лицевата страна.

Реквизит 28. Бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото

Реквизита се поставя само върху изпълнените документи, които се преписват по делото за последващо съхранение и използване за справка.

Разгледайте подробностите на първата страница на документа в долното поле.

Помня!

Подпорите включват:

Думата "В бизнеса";

Номер на делото, в което ще се съхранява документът (евентуално с посочване на годината);

Подпис на изпълнителя на документа;

Датата на марката.

Знакът за изпълнение се поставя и датира от самия изпълнител или от ръководителя на структурното звено.

В случай 13–45 за 2005г

Подпис 24.01.2005г

Изпратено писмо

23.12.2005 № 01–11/201

В случай 7–1 Подпис 24.12.2005г

Съобщено по телефона на О.А.Антонова на 23.12.2005г

В случай 02-7

Подпис 24.12.2005г

Реквизит 29. Маркирайте при получаването на документа от организацията

Отметката за получаване на документа от организацията се поставя върху входящите документи на ръка или с помощта на специален регистрационен печат.

Реквизитът включва пореден номер, дата на получаване на документа, часове и минути, ако е необходимо.

Знакът се намира в долния десен ъгъл на лицевата страна на първия лист на документа.

Реквизит 30. Идентификатор на електронното копие на документа

Идентификатор на електронното копие на документа- това е знак, който се поставя в долния ляв ъгъл на всяка страница от документа и съдържа името на файла носител на машината, код на оператора, дата, място на производство и други данни за търсене, приети от организацията.

Препоръчително е да посочите пълния път до файла:

В: Заповеди за личния състав на Измайлов

GOST R6.30-2003 съдържа изисквания за формулярите, върху които се съставят документите на предприятието. В съответствие с изискванията на GOST се използват формуляри формат A4 (210x297 mm) или A5 (148x210).

Таблица 1. Характеристики на размерите на форматите на потребителска хартия (mm)

Хартията, използвана за направата на бланки, трябва да бъде бял цвятили, в изключителни случаи, слабо оцветен кремав или жълт. Формулярите за документи за постоянно съхранение да се изработват на хартия от най-висок клас.

На формуляри на документи лявото поле трябва да бъде най-малко 20 мм, дясното - най-малко 10 мм, горното (включително полето за подробности 01,02,03,16,19) - най-малко 20 мм, долното - най-малко 20 мм.

Формулярите на документи трябва да се изработват предимно по типографски начин. За документи с временен период на съхранение е разрешено да се използват формуляри, получени с помощта на оперативен печат (фотокопия), както и да се възпроизвеждат всички необходими детайли на формуляра директно при създаване конкретен документна персонален компютър.

Формулярите с държавния герб на Руската федерация или герба на съставно образувание на федерацията като реквизит и които са обект на строга отчетност се изработват изключително по типографски метод. Същото правило трябва да се спазва при изработката на формите на организациите и изображението на регистрираното лого на организацията.

GOST установява следните видове форми на организационни и административни документи за организация, нейно структурно звено и длъжностно лице:

1) обща формаза изготвяне на всякакъв вид документ (с изключение на писмо);

2) бланка;

3) формуляр за определен вид документ (с изключение на писмо).

Формулярите от всякакъв вид могат да се произвеждат въз основа както на ъглова, така и на надлъжна подредба на документите. При надлъжно подреждане на детайлите техните граници се разширяват до границата на дясното поле на формуляра.

В случаите, когато детайлите, отпечатани на националния и руския език, са поставени в зоната, отредена за ъгловата версия, е препоръчително да се изработят формуляри с ъгловото местоположение на детайлите. Освен това всеки атрибут е посочен отгоре на националния език, а отдолу - на руски.

8.2. ДОКУМЕНТАЦИЯ Албум унифицирани формипървичната счетоводна документация, одобрена с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 30 октомври 1997 г. № 71а, съдържа само формата на счетоводна карта нематериални активи(Формуляр No НМА-1). Използва се за отчитане на всички видове