Законодателна база на Руската федерация. Правила за деловодство във федералните изпълнителни органи Службата във федералните изпълнителни органи на държавната власт

За никой от моите колеги не е тайна, че деловодството у нас практически не е регламентирано по никакъв начин. федерално ниво. Говоря за търговски организации: огромен бройна недържавните компании може само да се препоръча да следват един или друг „нормативен” документ. За един от тях ще говорим днес. Според него всички държавни органи са длъжни да извършват деловодство: това са Правилника за деловодството в федерални органиИзпълнителна власт. Можете да ги изтеглите тук.

Състояние на правилата

Въпреки факта, че по името си правилата се отнасят само до федералните изпълнителни органи, федералният закон от 27 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ казва, че „правилата за офис работа и документооборот, установен от други държавни органи, органи местно управлениев рамките на своята компетентност, трябва да отговарят на изискванията, установено от правителствотоРуската федерация по отношение на деловодството и документооборота за федералните органи на изпълнителната власт” (член 11). По този начин правилата за федералните органи на изпълнителната власт са задължителни за всички държавни органи и местни власти.

Задължете се да ги следвате търговски организациине е възможно, само се препоръчва. За щастие повечето компании все още спазват тези препоръки.

Правила за документиране във федералните органи на изпълнителната власт: текущи промени

През май 2016 г. бяха променени Правилата за работа във федералните органи на изпълнителната власт:

Актуализиран е разделът „Термини и дефиниции“, по-специално странната фраза „електронно изображение на документ“ е изчезнала и се появи напълно разбираемо и безспорно „електронно копие на документ“;

Появиха се два нови реквизита (те не са включени): електронен подписи Връзка към документ;

При осчетоводяване на документи стана възможно да се разделят деня на получаване (подписване, одобрение) на документа и деня на неговата регистрация, за да се регистрира официално това във вашите инструкции за работа в офиса;

Разделът „Особености на работата с електронни документи във федералния изпълнителен орган“ е изцяло преработен;

Към Правилата има приложение: Списък на задължителната информация за документите, използвани за счетоводство и търсене на документи в EDMS на федералния изпълнителен орган.

Приети са нови Правила за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт. Помолихме един от разработчиците на Правилата да ни разкаже за това знаменателно събитие - заместник-директор на Всеруския изследователски институт по документация и архиви, кандидат на историческите науки, доцент Валентина Федоровна Янкова.

- Кога бяха одобрени новите правила, кога влизат в сила? Каква е съдбата моделни правила, действащ преди за федералните власти?

Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт (наричани по-долу Правилата) са одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Правилата влизат в сила от датата на тяхното утвърждаване.

Всъщност, преди приемането на Правилата, ние работихме по друг регулаторен документ - Инструкция за моделапо документи във федералните органи на изпълнителната власт. Но статутът на този документ беше съвсем различен: стандартната инструкция беше одобрена от Министерството на културата и масовите комуникации (понастоящем Министерството на културата) на Руската федерация. нов документ- Правила за работа във федералните изпълнителни органи - одобрени от правителствотоРуска федерация. Трябва да се отбележи, че това е първият случай в историята на страната ни, в т.ч съветски периодкогато документът, регламентиращ деловодството, бъде приет от правителството. Това показва преди всичко, че с преминаването към електронно управление на документи, в контекста на въвеждането на междуведомствените електронно управление на документиИ електронно правителство, ролята и значението на офис работата само нараства.

Връщайки се към Стандартните инструкции за документиране във федералните изпълнителни органи, искам да кажа, че този документ загуби своята сила с приемането на Правилата. Това се казва в текста на самата резолюция. Нека ви напомня: Стандартната инструкция (изменена през 2005 г.) е разработена във връзка с приемането регулиране на моделавзаимодействие между федералните органи на изпълнителната власт, в параграф 11.1 от което се казва:

„Служебната работа във федералните органи на изпълнителната власт е организирана в съответствие със стандартните инструкции за деловодство във федералния изпълнителен орган ... одобрени от Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация. Федералните органи на изпълнителната власт издават свои собствени инструкции за деловодство, съгласувани с Федералната архивна агенция.

Постановлението на правителството на Руската федерация, което одобри новите правила, също направи промени в този параграф от моделния регламент, сега той е валиден в следното издание:

„11.1. Служебната работа във федералните органи на изпълнителната власт се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Въз основа на тези правила, федералните органи на изпълнителната власт, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на делата, издават инструкции за водене на деловодство.

Следователно основният регулаторен документ, въз основа на който федералните органи на изпълнителната власт разработват инструкции за офис работа, сега са Правилата, а не Стандартните инструкции за работа с документи във федералните изпълнителни органи.

- За кого са задължителни новите правила? Какви са последствията от тяхното неспазване?

От заглавието на правилата следва, че те са адресирани до федералните органи на изпълнителната власт. В съответствие с Указ на президента на Руската федерация № 724 от 12 май 2008 г. нашите федерални органи на изпълнителната власт включват:

федерални министерства, федерални агенции и федерални агенции, чиято дейност се управлява от президента на Руската федерация, както и федерални служби и федерални агенции, подчинени на тези федерални министерства;
Федерални министерства, управлявани от правителството на Руската федерация, както и федерални служби и федерални агенции, подчинени на тези федерални министерства;
федерални службии федерални агенции, управлявани от правителството на Руската федерация.

Но кръгът от потребителите на тези Правила не се ограничава до това. Факт е, че самото разработване на Правилата е предприето във връзка с приемането на Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията", в чл. 11 (стр. 2), който казва следното.

Именно в него се появи разпоредбата за първи път, че правителството на Руската федерация определя процедурата за документиране на дейността на федералните органи на изпълнителната власт и допълнително споменава „Правилата за деловодство и документооборота“, които в други държавни органи и местните власти трябва да спазват правилата, които са установени за федералните органи на изпълнителната власт (вж. член 11, параграф 2).

Ето защо, отговаряйки директно на вашия въпрос, подчертавам, че в съответствие с федерален закон„За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ потребителите на Правилата са органите държавна власт(не само федерални, но и органи на съставните образувания на Руската федерация) и местните власти.

Ако говорим за това какви могат да бъдат последствията в случай на неспазване на правилата, тогава трябва да обърнете внимание на параграф 3 от този регулаторен документ: „федералният изпълнителен орган въз основа на тези правила, като се вземат предвид условията и спецификата на своята дейност, разработва инструкция за деловодството, одобрена от ръководителя на изпълнителната власт на федералния орган съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивното дело”, тоест с Федералната архивна агенция (Росархив). следователно, ако инструкцията за деловодство на федералния изпълнителен орган не е в съответствие с правилата, Федералният архив няма да се съгласи с това.

- Как други организации могат да използват Правилата в своята работа? Например, когато взаимодействате с федералните власти, и не само.

Едно време Стандартната инструкция за деловодството във федералните изпълнителни органи, въпреки че е предназначена само за федерални органи, се използва много широко и не само от държавни органи, но и от държавни и недържавни организации, поне в това част, която не носи в присъщите си специфики правителствени агенции. Мисля, че Правилата също ще бъдат широко използвани, макар че, разбира се, не по същия начин като Стандартните инструкции за работа с документи.

Трябва да разберете, че статусът на Правилата е доста висок, документът е одобрен от правителството на Руската федерация. Такива документи обикновено съдържат основни принципи, правила, норми. Подробности и подробности не са предписани в такива документи. На някои може да изглежда, че много от разпоредбите на Правилата са сходни с твърдението „Волга се влива в Каспийско море“, но факт е, че тези „прости истини“ никога, в нито един регулаторен документ, особено на това ниво, не са били закрепени. Често те представляват така наречените "бизнес практики". Често ни питат за това или онова канцеларско правило: „Къде е написано?“, И доста често се случва, че всъщност няма какво да се позоваваме. Мисля, че сега поне част от тези разпоредби получиха нормативно консолидиране. Освен това трябва да се обърнете Специално вниманиекъм 6-ти раздел от Правилата „Особености на работата с електронни документи във федералния изпълнителен орган“ и приложение към документа, което определя списъка с задължителна информация за документа, необходима за включване на документа в системата за електронно управление на документи, счетоводство и търсене на документи. Определянето на състава на тази задължителна информация за документи е важно за внедряването на междуведомствения електронен документооборот.

- Какво ново има в този документ?

Според мен най-важен и ценен е разделът, който установява някои основни принципи на работа с електронни документи. Неговата нужда е просрочена - в момента, както на федерално ниво, така и на ниво субекти на Руската федерация и общиниработи се много по създаване на електронно управление и внедряване на междуведомствен електронен документооборот.

Нека ви напомня, че в тази област на дейност на федерално ниво има само Федерален закон „За електронния цифров подпис“, приет през 2002 г., на практика няма законодателство в областта на електронното управление на документи, особено по отношение на организацията на работата с електронни документи. В тази връзка федералните органи на изпълнителната власт са принудени да се развиват собствени правиларабота с електронни документи, но те се реализират само в рамките на ведомствения електронен документооборот. За осъществяване на междуведомствен работен процес са необходими общи, унифицирани правила. В тази връзка Правилникът формулира единни изискванияза работа с електронни документи, необходими по отношение на деловодството. Най-важните разпоредби включват следното:

електронните документи се създават, обработват и съхраняват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган (клауза 37 от Правилата);
електронните цифрови подписи се използват за подписване на електронни документи на федералния изпълнителен орган. Използваните средства за електронен цифров подпис трябва да бъдат сертифицирани в своевременно. При разглеждане и одобряване на електронни документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган могат да се използват методи за потвърждаване на действия с електронни документи, в които електронни цифров подписне се използва (стр. 38, 39);
за записване и търсене на документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган се използва задължителната информация за документи, дадена в приложението към Правилата. В допълнение към задължителната информация, посочена в правилата, допълнителна информация за документи може да се използва в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган (клауза 25);
при прехвърляне на получени електронни документи за разглеждане от ръководителя на федералния изпълнителен орган, изпращане на електронни документи до структурни подразделения и отговорни изпълнители на федералния изпълнителен орган, изпращане на електронни документи и съхранение на електронни документи, техните регистрационни данни се предават (съхраняват) заедно с електронните документи (клауза 42);
приемането и изпращането на електронни документи се извършват от деловодството на федералния изпълнителен орган (клауза 40);
Изпълнените електронни документи се систематизират по дела в съответствие с номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган. При съставяне на номенклатурата на делата се посочва, че делото се води в в електронен формат. Електронни документислед тяхното изпълнение те подлежат на съхранение по установения ред във федералния изпълнителен орган за периодите, предвидени за подобни документи за хартиено копие(стр. 44-46).

Не по-малко важно раздел V "Документален фонд на федералния изпълнителен орган". Той съдържа разпоредба, че федералният изпълнителен орган разработва и одобрява, съгласувано с Федералния архив, списък на документите, генерирани в хода на неговата дейност, както и в хода на дейността на подчинените му организации, като се посочва съхраняването периоди. Понастоящем само няколко федерални органи на изпълнителната власт са разработили ведомствени (отраслови) списъци с документи с периоди на съхранение. Отсъствие ведомствен списъксъздава големи затруднения при съставянето на номенклатурата на делата и определянето на сроковете за съхранение на документите, тъй като наличните списъци с моделидокументите със срокове на съхранение не съдържат документация, отразяваща спецификата на дейността на федералния изпълнителен орган и подчинените му органи и организации.

- Кога започнахте да работите по новите правила?

Разработването на правилата беше предвидено от Плана за подготовка на проекти на актове, необходими за прилагането на Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ от 27 юли 2007 г. № 149-FZ, одобрен със заповед на Правителството на Руската федерация от 27 юли 2007 г. № 1002-R. Отговорният изпълнител е определен от Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация (сега - Министерство на културата), съизпълнители - Министерството на икономическото развитие на Русия, Федералната служба за сигурност на Русия и други ведомства. Министерството на културата на Русия възложи разработването на проекта на документа на Федералната архивна агенция (Росархив), която включи в тази работа Всеруския изследователски институт по документация и архивиране.

Работата по правилата всъщност започна през 2008 г. През първата половина на годината беше изготвен проект на Правилника, след което започна обсъждането на документа със съизпълнители и неговото утвърждаване. Процесът беше дълъг, тъй като трябваше да се вземат предвид мненията на различни отдели. Документът е преработен три пъти по време на процеса на одобрение. Трябва да се каже, че на практика не бяха повдигнати принципни възражения по време на координационния процес. Одобреният проект на Правилник беше представен на правителството на Руската федерация от Министерството на културата още през 2009 г. Въпреки че в текста бяха направени много сериозни промени по време на обсъждането на проекта на Правилника в правителството на Руската федерация, самият процес на обсъждане протече в много конструктивен дух и не отне много време.

- Защо толкова дълго? Какви предизвикателства трябваше да преодолеете по време на процеса на разработка?

На първо място, беше необходимо да се разбере целта на този документ. В текста на Правилника се казва, че те установяват „единна процедура за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт“. Като се има предвид факта, че всеки регулаторен документ установява дългосрочни норми, предназначени за широк кръг от организации или лица, беше необходимо да се изолира какво би могло да представлява тази „единна процедура за работа в офис“, какво би могло да действа дълго време, и нещо, което може да се прилага от всички федерални органи на изпълнителната власт.

Разбира се, трябва да се отбележи специалният стил на представяне на нормативния документ. Въпреки че институтът имаше опит в изготвянето на законопроект за документално обезпечаване на управлението и др нормативни документи, на същата Стандартна инструкция за деловодство във федералните изпълнителни органи, обаче не беше лесно да се опише процедурата за деловодство, без да се навлиза в технологията на работа с документи, която е предмет на инструкцията.

- Какви бяха проблемите с утвърждаването на Правилника и как бяха решени? Какви парчета трябваше да бъдат премахнати? Ще бъдат ли преместени в насокиотносно прилагането на новите правила?

Както вече казах, в процеса на финализиране на проектодокумента в правителството на Руската федерация той претърпя някои промени и преди всичко беше значително намален.

В "нашата" версия на този документ имаше по-пълен раздел "Документация за дейността на федералния изпълнителен орган", по-специално, към този раздел имаше две приложения: образци на формуляри на федералния изпълнителен орган и правилата за обработка на детайлите на документи, които бяха премахнати на последния етап от обсъждането. Освен това имената на някои реквизити бяха променени, според мен, необосновано, например реквизитът „Заглавие към текста“ в Правилата се нарича „Име на документа“. Има и други разпоредби, с които не съм съгласен.

Най-много съжалявам, че ние не успя да защити раздела „Служба за управление на офиса на федералния изпълнителен орган“. От наша гледна точка това беше много важно за повишаване статута на тези поделения във федералните изпълнителни органи. Според данните, с които разполагаме, службите за офис работа в повечето федерални изпълнителни органи не са самостоятелни звена. Но това не е толкова лошо, основното е, че те са част от различни отдели (офиси) - от контролни и аналитични или отдели обществена услугаи персонал към правни и административно-икономически. Опитахме се да внесем поне някакъв ред в това отношение, поне бяхме формулирали разпоредба, че деловодството на федералния изпълнителен орган е самостоятелно структурно звено, подчинено директно на ръководителяфедерален изпълнителен орган или заместник-ръководител, отговарящ за информацията и документацията. Имаше и друга, според нас, важна разпоредба, че структура и брой служителиуслугите за управление на записи се одобряват от ръководителя на федералния изпълнителен орган въз основа на трудовите разпоредби. Този раздел за съжаление е премахнат. Но загубата ни беше компенсирана от факта, че клауза 3 беше включена в текста на самата резолюция, която измени клаузи 2.38 и 2.39 от Примерния правилник вътрешна организацияфедерални изпълнителни органи, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 28 юли 2005 г. № 452. В старата версия на този документ клауза 2.29 беше формулирана, както следва:

„2.39. Отговорността за организацията и провеждането на деловодството в структурните подразделения на федералните органи на изпълнителната власт е на ръководителите на тези подразделения.

Директната работа по документационна поддръжка в структурните подразделения се извършва от лица, отговорни за деловодството.

IN ново изданиеизглежда така:

„2.39. Организацията и воденето на документация във федералния изпълнителен орган се извършва от структурното подразделение на федералния изпълнителен орган, на което са възложени функциите по водене на записи, както и от лица, отговорни за воденето на документация в други структурни подразделения на федералния изпълнителен орган. .

със сигурност, част от материала, който не е включен в одобрените Правила, може и трябва да бъде включен в Насоките за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органипредвидено с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477, но много от разпоредбите в насокиняма да бъдат включени само поради причината, поради която се носят нормативен характери може да бъде само в нормативната правен акт, а препоръките, както разбирате, са документ с различен статус - препоръка.

- Кога можем да очакваме тези насоки?

График на разработката този документса определени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477, където параграф 4 казва следното: „Преди 1 януари 2010 г. Федералната архивна агенция одобрява насоки за разработване на инструкции за работа в офиса във федералните органи на изпълнителната власт“. Подготовката на препоръките беше поверена и на нашия институт - Всеруския изследователски институт по управление и архивиране на записи, който също беше разработчик на Примерни инструкции за документооборот във федералните органи на изпълнителната власт. Тази работа вече е в ход.

- Благодаря ви, че отворихте воала на вътрешната работа на развитие и одобрение регулаторна рамкапо работа. Надяваме се, че разговорът за новите Правила за работа във федералните органи на изпълнителната власт ще бъде първият знак и в бъдеще, когато приключи работата по Насоките за прилагане на Правилата, ще можете да дадете нови насоки за нашите читатели.

Бележки под линия

Свиване на шоуто

В съответствие с член 11 от Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията", правителството на Руската федерация решава:

1. Одобрява приложените Правила за работа във федералните изпълнителни органи.

2. Основна клауза 11.1 от Примерните правила за взаимодействие на федералните изпълнителни органи, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 19 януари 2005 г. N 30, в следващото издание:

„11.1. Офисната работа във федералните органи на изпълнителната власт се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. N 477. Въз основа на тези правила федералните изпълнителните органи, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането, издават инструкции за деловодството.

3. Държавни клаузи 2.38 и 2.39 от Примерния правилник за вътрешната организация на федералните органи на изпълнителната власт, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 28 юли 2005 г. N 452 (Собрание Законодателства Российской Федерации, 2005 г., № 3 1, чл. 3233), както следва:

„2.38. Служебната работа във федералния изпълнителен орган се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. N 477. Въз основа на тези правила , федералният изпълнителен орган съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането издава инструкции за деловодство.

Работата със секретни документи, шифровани телеграми, други документи с ограничен достъп, както и обработката на секретна и друга информация с ограничен достъп се извършва в съответствие със специални инструкции.

2.39. Организацията и воденето на документация във федералния изпълнителен орган се извършва от структурното подразделение на федералния изпълнителен орган, на което са възложени функциите по водене на записи, както и от лица, отговорни за воденето на документация в други структурни подразделения на федералния изпълнителен орган. .

4. До 1 януари 2010 г. Федералната архивна агенция одобрява методически препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт.

председател на правителството на Руската федерация

В. Путин

Правила за работа във федералните изпълнителни органи

I. Общи положения

1. Настоящите правила установяват единна процедура за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт.

2. Настоящите Правила не се прилагат при организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

3. Федералният изпълнителен орган въз основа на тези правила, като взема предвид условията и спецификата на своята дейност, разработва инструкция за деловодството, одобрена от ръководителя на федералния изпълнителен орган в съгласие с федералния изпълнителен орган в областта. на архивиране.

II. Основни понятия

4. В тези Правила се използват следните основни понятия:

"документация" - фиксиране на информация върху материални носители по предписания начин;

„офис работа” – дейност, която осигурява създаването официални документии организация на работата с тях във федералните органи на изпълнителната власт;

"документ" - официален документ, създаден от държавен орган, орган на местното самоуправление, правен или индивидуалениздадени по установения ред и включени в документооборота на федералния изпълнителен орган;

"документооборот" - движението на документи от момента на тяхното създаване или получаване до приключване на изпълнението, поставянето в делото и (или) изпращането;

„данни за документа“ – задължителен елемент от документа;

"оригинален документ" - първото или единственото копие на документа;

"копие на документ" - документ, който възпроизвежда изцяло информацията на оригиналния документ и неговите външни белези, който няма юридическа сила;

"регистрация на документ" - присвояване на регистрационен номер на документ и записване на информация за документа по предписания начин;

"номенклатура на делата" - систематизиран списък с имената на делата, формирани във федералния изпълнителен орган, посочващ сроковете за тяхното съхранение;

„кейс” – комплект документи или отделен документотнасящи се до един въпрос или област на дейност на федералния изпълнителен орган;

"Служба за управление на офиса" - структурно подразделение на федералния изпълнителен орган, на което са възложени функциите по водене на деловодство, както и лица, отговорни за поддържането на деловодството в други структурни подразделения на федералния изпълнителен орган.

III. Създаване на документи във федералния изпълнителен орган

5. Документите, създадени във федералния изпълнителен орган, се съставят на бланки, на стандартни листове хартия с формат A4 (210x297 mm) или A5 (148x210 mm) или под формата на електронни документи и трябва да имат установен състав на детайлите, техните местоположение и изпълнение.

6. Формулярите на федералния изпълнителен орган се разработват на базата на ъглова или надлъжна опция за местоположение на детайлите. При ъгловата версия детайлите на формуляра се намират в горния ляв ъгъл на листа. В надлъжната версия детайлите на формуляра са разположени в средата на листа по горното поле.

7. Всеки лист от документ, съставен както на бланка, така и на стандартен лист хартия, трябва да има полета най-малко 20 мм - ляво, 10 мм - дясно, 20 мм - отгоре и 20 мм - отдолу.

8. Образците на формуляри се одобряват със заповед на ръководителя на федералния изпълнителен орган.

9. Подробностите за документи, създадени в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, са:

а) държавният герб на Руската федерация;

б) името на федералния изпълнителен орган;

в) длъжността на лицето, подписало документа;

г) подпис официален;

д) вид на документа;

е) място на съставяне (публикуване) на документа;

ж) справочни данни за федералния изпълнителен орган;

з) адресат;

и) датата на документа;

Да се) регистрационен номердокумент;

к) наименование на документа;

о) бележка за наличието на приложения;

о) печат за одобрение;

п) печат за одобрение;

r) отпечатък от печат;

т) знак върху заверката на копието;

т) бележка за изпълнителя;

х) указания за изпълнение на документа;

v) знак за контрол на документа;

з) бележка за изпълнението на документа;

w) бележка за поверителност.

10. Съставът на реквизитите на документа се определя от неговия вид и предназначение.

11. Одобрението на документа във федералния изпълнителен орган се издава с виза на упълномощено длъжностно лице от федералния изпълнителен орган. Одобряването на документ, създаден във федерален изпълнителен орган с други държавни органи и организации, се формализира с печат (лист) за одобрение, протокол или писмо за одобрение.

IV. Изисквания за организацията на документооборота във федералния изпълнителен орган

12. В документопотока на федералния изпълнителен орган се разграничават следните документи:

а) входяща документация (входяща);

б) изпратена документация (изходяща);

в) вътрешна документация.

13. Във федералния изпълнителен орган доставката и изпращането на документи се извършва чрез пощенска комуникация, куриерска комуникация и телекомуникации.

14. Документите, получени от федералния изпълнителен орган, се подлагат на първична обработка, регистрация, предварително разглеждане, прехвърлят се на управление за разглеждане, прехвърлят се на изпълнители и след изпълнение се поставят във файлове.

15. Първичната обработка на получените документи включва проверка на коректността на доставката на документи и наличността на документи и приложения към тях, както и разпределянето на документите в регистрирани и неподлежащи на регистрация.

16. Регистрацията на получените документи се извършва по правило в деня на получаване, създаден - в деня на подписване или одобрение или на следващия работен ден.

17. Жалбите на гражданите се регистрират и оформят в дела отделно от други документи на федералния изпълнителен орган.

18. Регистрираните документи се прехвърлят от службата по деловодство за разглеждане на ръководителя на федералния изпълнителен орган или по решение на ръководителя на федералния изпълнителен орган на други длъжностни лица на федералния изпълнителен орган. Документите с инструкции за изпълнение се предават от службата по деловодство на изпълнителите.

19. Оригиналът на документа се изпраща в структурното подразделение на федералния изпълнителен орган, отговорен за изпълнението на документа. Ако има няколко изпълнители, оригиналният документ се прехвърля на структурното звено, което е отговорен изпълнител, останалите звена получават копие от документа.

20. Документите, след като бъдат подписани от ръководителя (заместник-ръководителя) на федералния изпълнителен орган, се предават на производствената служба за регистрация и изпращане.

21. Службата за управление на документацията проверява коректността на документа, пълнотата на документа и съответствието на броя на копията на документа с пощенския списък. Неправилно оформените документи се връщат на изпълнителя.

22. Документите се изпращат в деня на регистрацията им или на следващия работен ден.

23. Прехвърлянето на документи между структурните подразделения на федералния изпълнителен орган се извършва чрез деловодната служба.

24. Във федералния изпълнителен орган службата за управление на документацията води записи на входящи, създадени и изпратени документи. Данните за броя на документите се обобщават, анализират от службата за съхранение и се предоставят на ръководителя на федералния изпълнителен орган по предписания от него начин.

25. За записване и търсене на документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган се използва задължителна информация за документи в съответствие с приложението. Допълнителна информация за документи може да се използва в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

V. Документален фонд на федералния изпълнителен орган

26. Федералният изпълнителен орган:

а) формира документалния си фонд от документите, образувани в хода на дейността му;

б) разработва и одобрява, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането, списък на документите, генерирани в хода на неговата дейност, както и в хода на дейността на подчинените му организации, като се посочват периодите на съхранение .

27. Формирането на документалния фонд на федералния изпълнителен орган се извършва от службата за управление на архивите чрез съставяне на номенклатура на делата, формиране и обработване на дела, осигуряване на тяхната безопасност, записване и прехвърляне на дела в архива на федералния изпълнителен орган.

28. Номенклатура на делата на федералния изпълнителен орган:

а) съставя се от службата по деловодство въз основа на номенклатурите на делата на структурните поделения;

б) се одобрява след съгласуването му с централната експертна комисияна федералния изпълнителен орган от ръководителя на федералния изпълнителен орган не по-късно от края на текущата година и влиза в сила от 1 януари на следващата година;

в) веднъж на всеки 5 години се съгласува с експертната и проверяваща комисия на федералния държавен архив, на която документите, формирани в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, се прехвърлят за постоянно съхранение Архивен фондРуска федерация;

г) в случай на промяна в функциите и структурата на федералния изпълнителен орган той подлежи на съгласуване с експертната и проверяваща комисия на федералния държавен архив.

29. Имената на разделите от номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган са имената на структурните подразделения на федералния изпълнителен орган.

30. Делата се образуват в съответствие с номенклатурата на делата, както и при спазване на принципите на систематизиране на документите и тяхното разпределение (групиране) за дела на постоянно, временно (над 10 години) съхранение, включително дела за персонал, и за случаи на временно (до 10 години включително) съхранение.

31. Делата от датата на образуването им до предаването им в архива на федералния изпълнителен орган или за унищожаване се съхраняват в структурни звена по мястото на образуването им.

32. Калъфите се издават за временно ползване на служители на структурни звена за срок, определен от ръководителя на федералния изпълнителен орган, и след изтичането му подлежат на връщане.

Друго държавни органидела и организации се издават въз основа на техните писмени искания с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган или негов заместник, отговарящ за деловодството.

33. Изтеглянето на документи от досиета за постоянно съхранение се допуска в изключителни случаи и се извършва с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган, като в случая се оставя копие от документа, заверено по предписания начин, и акт за причините за издаване на оригинала.

34. Дела за постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива на федералния изпълнителен орган не по-рано от 1 година и не по-късно от 3 години от датата на тяхното използване или съхранение в структурни звена. Прехвърлянето на дела в архива на федералния изпълнителен орган се извършва въз основа на описи на дела за постоянно съхранение, временно (над 10 години) съхранение и персонал, съставени в структурните подразделения на федералния изпълнителен орган. Случаите на временно (до 10 години включително) съхранение в архива на федералния изпълнителен орган не се прехвърлят и подлежат на унищожаване по предписания начин.

35. Основата за съставяне на описи на делата на постоянно и временно (над 10 години) съхранение е номенклатурата на делата.

36. Редът за съставяне на номенклатурата на делата и описите на делата, образуването и изпълнението на делата, както и унищожаването на делата за временно съхранение във федералния изпълнителен орган се определя от федералния изпълнителен орган в областта на архивирането.

VI. Характеристики на работата с електронни документи във федералния изпълнителен орган

37. Електронните документи се създават, обработват и съхраняват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

38. За подписване на електронни документи на федералния изпълнителен орган се използват електронни цифрови подписи. Използваните средства за електронен цифров подпис трябва да бъдат заверени по установения ред.

39. При разглеждане и одобряване на електронни документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган могат да се използват методи за потвърждаване на действия с електронни документи, в които не се използва електронен цифров подпис.

40. Приемането и изпращането на електронни документи се извършват от деловодната служба.

41. При получаване на електронни документи службата за деловодство проверява автентичността на електронния цифров подпис.

42. При прехвърляне на получени електронни документи за разглеждане от ръководителя на федералния изпълнителен орган, изпращане на електронни документи до структурни подразделения и отговорни изпълнители на федералния изпълнителен орган, изпращане на електронни документи и съхранение на електронни документи, техните регистрационни данни се прехвърлят (съхраняват) по с електронни документи.

43. Единицата за отчитане на електронен документ е електронен документ, регистриран в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

44. Изпълнените електронни документи се систематизират по дела в съответствие с номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган.

45. При съставяне на номенклатурата на делата се посочва, че делото се води в електронен вид.

46. След тяхното изпълнение електронните документи подлежат на съхранение по установения ред във федералния изпълнителен орган за сроковете, предвидени за подобни документи на хартиен носител.

47. След изтичане на срока, установен за съхранение на електронни файлове (електронни документи), въз основа на акт за разпределянето им за унищожаване, одобрен от ръководителя на федералния изпълнителен орган, тези електронни файлове (електронни документи) се подлежи на унищожаване.

Приложение

Списък на задължителната информация за документи, използвани за счетоводство и търсене на документи в системите за електронно управление на документи на федералните органи на изпълнителната власт

1. Адресат

2. Адресат

3. Длъжност, фамилия и инициали на лицето, подписало документа

4. Вид на документа

5. Дата на документа

6. Номер на документа

7. Дата на получаване на документа

10. Име на текста

12. Информация за препращане на документи

13. Брой листове на основния документ

14. Брой заявления

15. Общ брой листове за кандидатстване

16. Инструкция за изпълнение на документа

17. Длъжност, фамилия и инициали на изпълнителя

18. Съобщение за поверителност

„За одобрение на правилата за документооборот във федералните изпълнителни органи“

Издание от 26.04.2016 г. - Валидно от 06.05.2016 г.

 Показване на промените

ПРАВИТЕЛСТВОТО НА РУСКАТА ФЕДЕРАЦИЯ

РЕЗОЛЮЦИЯ
от 15 юни 2009 г. N 477

ОТНОСНО ОДОБРЯВАНЕТО НА ПРАВИЛАТА ЗА ДОКУМЕНТАЦИЯ ВЪВ ФЕДЕРАЛНИТЕ ОРГАНИ НА ИЗПЪЛНИТЕЛНИТЕ ОРГАНИ

от 07.09.2011 г. N 751, от 26.04.2016 г. N 356)

1. Одобрява приложените Правила за работа във федералните изпълнителни органи.

министър председател
Руска федерация
В. ПУТИН

ОДОБРЕН
Постановление на правителството
Руска федерация
от 15 юни 2009 г. N 477

РЕГЛАМЕНТИ
СЛУЖБА ВЪВ ФЕДЕРАЛНИТЕ ОРГАНИ ИЗПЪЛНИТЕЛНИ ОРГАНИ

(Изменен с постановления на правителството на Руската федерация от 07.09.2011 N 751, от 26.04.2016 N 356)

I. Общи положения

2. Настоящите Правила не се прилагат при организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

II. Термини и определения от 26 април 2016 г. N 356)

4. За целите на настоящите Правила се използват следните термини и дефиниции: (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"документация" - фиксиране на информация върху материални носители по предписания начин;

"бумащина" - дейност, която осигурява създаването на официални документи и организацията на работа с тях във федералните органи на изпълнителната власт;

"документ" - официален документ, създаден от държавен орган, орган на местно самоуправление, юридическо или физическо лице, съставен по установения ред и включен в документооборота на федералния изпълнителен орган;

"реквизит на документа" - елемент от документа, необходим за неговото оформяне и организация на работата с него; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"оригинален документ" - първото или единственото копие на документа;

"регистрация на документ" - присвояване на регистрационен номер на документ, въвеждане на информация за документа в регистрационно-счетоводната форма; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"номенклатура на делата" - систематизиран списък на заглавията на делата с посочване на сроковете на тяхното съхранение; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"дело" - набор от документи или отделен документ, отнасящ се до един въпрос или област на дейност на федералния изпълнителен орган;

"Служба за управление на офиса" - структурно звено, на което са възложени функциите по водене на деловодство, както и лица, отговорни за поддържането на деловодството в други структурни звена; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"електронно копие на документ" - копие на документ, създаден в електронна форма; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

Параграф 14 - Отменен. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"система за електронно управление на документи" - автоматизирана информационна система, която осигурява създаването на електронни документи и електронни копия на документи, управлението им, тяхното съхранение и достъп до тях, както и регистрирането на документи; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

"електронно управление на документи" - управление на документи чрез информационна система. (изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 07.09.2011 N 751)

Други понятия, използвани в тези правила, съответстват на понятията, определени в законодателството на Руската федерация. (изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 07.09.2011 N 751)

III. Създаване на документи във федералния изпълнителен орган

5. Документите, създадени във федералния изпълнителен орган, се съставят на бланки, на стандартни листове хартия с формат A4 (210 x 297 mm) или A5 (148 x 210 mm) или под формата на електронни документи и трябва да имат установения състав. на детайлите, тяхното местоположение и регистрация.

При създаване на електронни документи в системата за електронно управление на документи се използват шаблони за електронни документи. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

8. Образци на формуляри и електронни образци на документи се одобряват от ръководителя на федералния изпълнителен орган. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

9. Подробностите за документи, създадени в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, са: (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

а) държавният герб на Руската федерация; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

б) името на федералния изпълнителен орган; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

в) име структурна единицафедерален изпълнителен орган; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

г) наименование на длъжността; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

д) справочни данни за федералния изпълнителен орган; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

е) наименование на вида на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

ж) дата на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

з) регистрационен номер на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

и) препратка към регистрационния номер и датата на входящия документ; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

к) място на съставяне (публикуване) на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

к) печат за ограничение на достъпа до документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

л) адресат; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

м) печат за одобрение на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

н) указания за изпълнение на документа (резолюция); (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

н) заглавие на текста; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

п) текста на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

в) знак за контрол; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

r) бележка за заявлението; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

т) подпис; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

т) знак за електронен подпис; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

x) печат за одобрение на документ; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

v) виза; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

з) печат; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

w) знак върху заверката на копието; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

w) бележка за изпълнителя; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

д) бележка за изпълнението на документа и изпращането му по делото; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

й) бележка за получаване на документа; (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

10. Съставът на реквизитите на документа се определя от неговия вид и предназначение.

IV. Изисквания за организацията на документооборота във федералния изпълнителен орган

12. В документопотока на федералния изпълнителен орган се разграничават следните документи:

а) входяща документация (входяща);

б) изпратена документация (изходяща);

в) вътрешна документация.

16. Регистрацията на получените и създадени документи се извършва в деня на получаване, създаване (подписване или одобрение) или на следващия работен ден, освен ако законодателството на Руската федерация не предвижда друго. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

17. Клаузата вече не е валидна. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

18. Регистрираните документи се прехвърлят от службата по деловодство за разглеждане на ръководителя на федералния изпълнителен орган или по решение на ръководителя на федералния изпълнителен орган на други длъжностни лица на федералния изпълнителен орган. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

Документите или техните копия с указания за изпълнение (решения) се предават от службата по деловодство на изпълнителите. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

При предоставяне на изпълнителя на възможност за достъп до електронно копие на документа в системата за електронно управление на документи, оригиналният документ може да остане в службата за архивиране, ако това е установено от инструкциите за водене на документация във федералния изпълнителен орган. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

20. Документи след подписването им от ръководителя на федералния изпълнителен орган или др упълномощено лицесе прехвърлят в деловодството за регистрация и изпращане. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

22. Документите се изпращат в деня на регистрацията им или на следващия работен ден.

V. Документален фонд на федералния изпълнителен орган

26. Федералният изпълнителен орган:

а) формира документалния си фонд от документите, образувани в хода на дейността му;

в) разработва и одобрява албум с шаблони унифицирани формидокументи, създадени от федералния изпълнителен орган. (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

28. Номенклатура на делата на федералния изпълнителен орган:

а) съставя се от службата по деловодство въз основа на номенклатурите на делата на структурните поделения;

б) е одобрен след съгласуването му с централната експертна комисия на федералния изпълнителен орган от ръководителя на федералния изпълнителен орган не по-късно от края на текущата година и влиза в сила на 1 януари на следващата година;

в) веднъж на всеки 5 години се съгласува с експертната и проверяваща комисия на Федералния държавен архив, на която се прехвърлят за постоянно документите на Архивния фонд на Руската федерация, образувани в хода на дейността на федералния изпълнителен орган. съхранение;

32. Калъфите се издават за временно ползване на служители на структурни подразделения за срок, определен от ръководителя на федералния изпълнителен орган, и след изтичането му подлежат на връщане.

Делата се издават на други държавни органи и организации въз основа на техни писмени искания с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган или негов заместник, отговарящ за деловодството.

33. Изтеглянето на документи от досиета за постоянно съхранение се допуска в изключителни случаи и се извършва с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган, като се оставя надлежно заверено копие от документа и акт за мотивите за издаване на оригинала. )

VI. Характеристики на работата с електронни документи във федералния изпълнителен орган (Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

38. Електронен документ трябва да бъде издаден съгл Общи правилаофис работа и да разполагат с данни за подобен документ на хартиен носител, с изключение на данните "Държавен герб на Руската федерация".

Федералният изпълнителен орган използва електронни документи (без предварителна документация на хартиен носител) и електронни копия на документи.

39. Съставът на електронните документи, създадени във федералния изпълнителен орган, се определя от списъка с документи, чието създаване, съхранение и използване се извършват изключително под формата на електронни документи при организиране на вътрешната дейност на федералния изпълнителен орган, разработен въз основа на препоръките на Федералната архивна агенция.

Списъкът с документи, чието създаване, съхранение и използване се извършва изключително под формата на електронни документи при организиране на вътрешните дейности на федералния изпълнителен орган, се одобрява от ръководителя на този федерален изпълнителен орган в съгласие с Федералния архив. агенция.

40. Електронните документи, изпратени до държавните органи и местните власти, се подписват с усъвършенстван квалифициран електронен подпис на длъжностно лице на федералния изпълнителен орган в съответствие с Федералния закон "За електронния подпис".

41. В системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган могат да се използват методи за потвърждаване на действия с електронни документи, при които се използват други видове електронни подписи в съответствие с Федералния закон "За електронния подпис".

42. Получаването и изпращането на електронни документи се извършват от деловодната служба.

43. След получаване на електронни документи, подписани с електронен подпис, деловодната служба проверява валидността на електронния подпис.

44. След включването на електронните документи в системата за електронно управление на документи се генерират регистрационни и счетоводни данни за документа, за да се осигури управлението на документа, включително неговото търсене, достъп до документа, контрол, съхранение, използване и други данни.

45. Документите, създадени във федералния изпълнителен орган и (или) получени от федералния изпълнителен орган на хартиен носител, се регистрират в системата за електронно управление на документи със създаването на електронно копие на такъв документ в нея.

46. Регистрирането и отчитането на електронни документи се извършват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

47. Електронните документи се оформят в електронни файлове в съответствие с номенклатурата на делата.

В номенклатурата на делата е посочено, че делото се води в електронен вид, което се отбелязва в заглавието на делото или в графа "Забележка".

(Изменен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356)

2. Адресат

3. Длъжност, фамилия и инициали на лицето, подписало документа

4. Име на вида на документа

5. Дата на документа

6. Регистрационен номер на документа

7. Дата на получаване на документа

8. Регистрационен номер на входящия документ

9. Информация за свързани документи(име на вида на документа, дата, регистрационен номер, вид комуникация)

10. Заглавие на текста ( обобщениедокумент)

12. Информация за препращане на документи

13. Брой листове на основния документ

Какво представлява работата в офиса и документооборота (2019)? Урок, както и модерен икономически речник, дефинира работния процес като движението на документи между техните съставители и изпълнители по информационни технологични вериги, което прави възможно информирането на всеки заинтересовани страни, донесете им взети решения, счетоводство и контрол. От своя страна офис работата е дейностите по поддържане, актуализиране и контрол на документация.

Тъй като стойността на информацията в съвременен святи бизнесът е трудно да се надценява, дава се офис работата и документооборота на организацията важна роля. Често правилността на вземането на решения и крайният резултат зависят от яснотата и яснотата на формулировката, скоростта на документооборота.

Има три вида документооборот:

входящи (влизащи в организацията);
изходящи (изпратени от организацията);
вътрешни (документация, създадена и използвана от служителите в процеса на управление).

Етапи на работа

Работата с документи в организацията е разделена на етапи.

За входящи:

получаване и обработка;
предварително разглеждане от деловодителя;
Регистрация;
разглеждане от ръководството на организацията и насочване за изпълнение;
контрол на изпълнението.

За изходящи:

разработка, проектиране;
Регистрация;
изпращане.

За вътрешни:

разработка, проектиране;
Регистрация;
обработка, изпълнение, подготовка на отговори;
контрол на изпълнението.

За всички:

отчитане и анализ на обемите на документопотока;
съхранение.

Скоростта на преминаване през етапите директно зависи от правилността на документацията, както и от одобрените от организацията норми на документооборота. Примерна наредба за документооборота в една организация (2019 г.) можете да изтеглите по-долу.

GOST за офис работа 2019

Изискванията за изпълнение на официални документи в момента са формулирани в националния стандарт на Руската федерация. Той се промени държавен стандартРуската федерация GOST R 6.30-2003.

Запознаването с GOST за офис работата, според нас, е полезно да започнем с изучаването на терминологията, която е описана подробно от друг национален стандарт- (ГОСТ офис работа и архивиране), тъй като тези знания ще помогнат за правилното разбиране и използване на професионалния речник.

Той дефинира понятията, използвани в статията:

Документът е информация, записана на носител с подробности, които позволяват да бъде идентифициран.
Изпълнение на документа - полагане на необходимите реквизити върху документа.
Атрибутът на документа е елемент от дизайна на документа.

GOST R 7.0.8-2013

Офис работа-2019: нови изисквания към документацията

Като се вземат предвид описаните дефиниции, помислете за правилата за формализиране на официални документи.

За тези, които са научили за съществуването на стандарт в областта на офис работата от тази статия, ще бъде полезен подробен анализ на разделите на GOST. За опитни служители предлагаме да се запознаете с промените, които влязоха в сила на 01.07.2018 г. заедно с.

Нов важен раздел веднага привлича вниманието към себе си. Общи изискванияза създаване на документи”, която систематизира и описва правилата, отнасящи се до всички видове детайли, включително текст:

номера на страници;
предпочитани шрифтове и размери на шрифта;
абзац тире;
стойността на междуредовото разстояние, разстоянието между буквите и думите;
подравняване на текста;
максимална дължина на линията за ъглово и надлъжно разположение;
правила за избор на удебелен текст;
оформление на заглавната страница.

Всички промени са насочени към подобряване на изискванията. Списъкът с реквизити е разширен, добавено е:

печат за ограничаване на достъпа;
знак за електронен подпис;
името на структурното звено - автор на документа;
името на длъжността на лицето - автор на документа.

Някои подробности се комбинират в едно, например променливата "референтни данни за организацията" може да включва не само пощенския адрес и телефонния номер, но и OKPO, PSRN, TIN / KPP.

Разделът „Данни за обработка“ се допълва с правилата за използване на встъпителни обръщения и крайната етикетна фраза, електронен подпис, както и подпис на лицето, изпълняващо длъжността ръководител.