Дигитализацията на документи е преобразуване на документи в цифров вид. Можете да дигитализирате рисунки, текстове и книги. Дейността на всеки средностатистически офис или институция рано или късно води до формирането в неговите стени голямо количестводокументи. Документите се съхраняват на рафтове и в чекмеджета на бюрото. Те заемат огромно количество място в офис шкафовете и на бюрата на служителите в офиса. Планини от документация, която е много трудна за разбиране и е почти невъзможно бързо да се намери един или друг документ. Така че офисът да не се превърне в архивно хранилище на документи, а служителите му могат бързо да работят с всякакви необходима документация, трябва да дигитализирате всички налични във фирмата документи и да ги прехвърлите от хартия на електронна формаизползване на услугите за сканиране и разпознаване на документи. Електронните документи са много по-лесни за обработка и съхранение. Те не заемат много място в офиса. Те не могат да бъдат загубени или повредени, а намирането на документ в дигитализиран електронен архив, където всичко е систематизирано и сортирано в пакети, е много по-лесно, отколкото в огромна купчина документи, съхранявани в офис шкаф. Дигитализираните документи са удобни и за използване в случай, когато служител на компанията отива в командировка или за преговори. Малко флаш устройство в джоба ви е в състояние да побере целия архив от документи на компанията и ще му даде възможност, ако е необходимо, бързо да намери всеки необходим документ. Много удобно и практично е да се използват дигитализирани документи, докато услугите за цифровизация на документи не са достатъчно скъпи и са достъпни не само за големи корпорации, но и за малки фирми и бюджетни организации.
Дигитализация на чертежи
Дигитализацията на чертежи, или както още се нарича векторизация, ви позволява да прехвърляте технически и архитектурни чертежи от хартиен в електронен формат. Услугите за цифровизация на чертежи могат значително да опростят и систематизират системата за архивно съхранение на проектната документация и са много подходящи и за двете промишлени предприятияи научни институти, както и за архитектурни и проектантски бюра, частни архитекти, студенти и всички, които според спецификата на своята работа или обучение работят с чертежи. По правило основният проблем при архивирането на проектната документация е търсенето на желания чертеж, условията, при които трябва да се съхранява чертежът, отпечатан на хартия Whatman, и неговата обемност. Дигитализацията на чертежи може ефективно да реши тези проблеми. Когато чертеж, благодарение на дигитализацията, се прехвърля от хартия на електронен формат, за съхранението му не е необходимо да разполагате с големи архивни площи, а е достатъчно само малко свободно пространство на твърдия диск на компютър или друг електронен носител. В същото време е достатъчно да систематизирате съдържанието на архива веднъж, като разложите дигитализираните чертежи в тематични папки и впоследствие е лесно да намерите всеки необходим чертеж. Чертежите, съхранявани в електронния архив, не са подложени на механично натоварване, или на влиянието на други природни сили и елементи. Те не могат да бъдат намокрени, скъсани или загубени, а благодарение на системата за архивиране, можете да се предпазите сто процента от тяхната загуба или загуба. Работата с дигитализирани чертежи е много по-лесна, отколкото с хартиените им копия. Много по-удобно е да носите със себе си лазерен диск, на който винаги имате достъп до целия архив, отколкото обеми от големи документи и неудобни чертежи. Да, и покажете чертежа на клиента, където е по-удобно на монитора на компютър или лаптоп, но без да разгъвате многометрова хартия за рисуване на масата му. Да не говорим, че дигитализираният чертеж може просто да бъде изпратен чрез електронна поща, като същевременно спестявате както вашето време, така и времето на този, за когото е предназначена тази рисунка. Днес много компании предоставят услуги за дигитализиране на чертежи и с удоволствие констатираме факта, че нашата компания е един от лидерите в областта на цифровизирането на документи. Към днешна дата разполагаме с цялото необходимо оборудване и програми, за да осигурим дигитализация на всеки чертеж с пълно детайлно запазване на качеството му.
Дигитализация на текстове
Дигитализацията на текстове е метод за преобразуване на печатен текст от хартиен в електронен формат. Дигитализацията на текстове е незаменима като удобен инструмент за създаване на електронни архиви и като инструмент за преобразуване на книги и учебници в електронен формат. Сега любителите на литературното слово не трябва да седят с часове в библиотеките или да носят тежка и неудобна книга. Достатъчно е да имате електронен таблет, който лесно да се побере в джоба или чантата ви, и да четете всякаква художествена или справочна литература.
Дигитализация на книги
Дигитализирането на текст ви позволява да прехвърляте към цифров форматкнига от всякакъв размер. Много е удобно и практично. В допълнение към лекотата на използване, заслужава да се спомене и очевидните икономически ползи. Далеч не винаги можете да закупите този или онзи учебник или книга за себе си и в същото време можете да го заемете от библиотеката или от приятел и благодарение на услугата за дигитализация да станете собственик на електронната версия, като харчите много по-малко пари за това, отколкото за закупуване на книга. Дигитализацията на книгите също така значително опрости процеса на съхраняване на редки ръкописи и книги с историческа стойност. В крайна сметка хартията не е вечна, но електронна версияПечатното слово наистина може да се съхранява в продължение на хиляди години и никога няма да загуби оригиналното си съдържание, запазвайки не само текста, но и илюстрациите за потомството.
Уебсайт, електронна читалня:
CJSC "Alt-soft" - внедряване и техническа поддръжка на софтуерно-информационния комплекс (PIC) за организиране на електронни читални в държавните архиви на Псковска област.
През 2012 г. работата по финализиране на ПИК не беше извършена поради липса на финансиране.
През 2013 г. работата беше продължена, което доведе, наред с други неща, в Интернет портала на архивите на Псковска област.
Финансирането е включено в държавна програмаПсковска област „Развитие информационно общество"(до 2020 г.), раздел -" Изпълнение на мерки в подкрепа на ПИК "Електронна читалня на регионалните архиви", годишно се отпускат 1,5 милиона рубли.
От кореспонденция с директора на GAPO: Тази програма наистина трябва ежегодно да попълва границите на архива с 1 500 000 рубли. Всъщност имаме 500 000.
Архивът (по-точно регионът) плаща 250 000 за годишната поддръжка и ревизия на сайта "Информационни ресурси".
Засега (август 2018 г.) няма как да публикувате нещо в сайта (до какъвто и да е достъп).
Грешките в описанията също не се коригират.
Успоредно с това те решават как технически да осигурят отдалечен достъп.
Но все още е неясно. Няма пари за нищо.
Обсъждане на работата на уебсайта на RGIA, който също е направен от Alt-Soft.
Дигитализация на архивни файлове:
Отдел на осигурителния фонд и аудиовизуални документи на държавната съкровищна институция на Псковска област "Държавен архив на Псковска област".
Държавният архив на осигурителния фонд и аудиовизуалните документи на Псковска област е създаден на 1 февруари 2003 г. със заповед на администрацията на Псковска област. За новосъздадения архив бяха определени основните задачи: създаване и съхраняване на единен осигурителен фонд от документация за уникални и особено ценни документи, които са национално, отбранително, научно, културно-историческо наследство, както и пълното придобиване на Архивен фонд Руска федерацияаудиовизуални и електронни документи, които значително допълват документалните източници на хартиени носителиценна информация, осигуряваща визуално и слухово възпроизвеждане на минали събития и техните участници, което е изключително важно за отразяването на историята.
Структурата на архива е представена от два отдела: отдел по микрофилмиране и дигитализация на документи и отдел за осигуряване на безопасност, счетоводство, придобиване и използване на документи. Връзка.
Отделът за микрофилмиране и дигитализация на документи, който включва трима служители, се занимава с прехвърляне на описи и досиета на държавните архиви на Псковска област в електронен вид. Дигитализацията ще помогне да се осигури бърз и удобен достъп на потребителите до документи, които отговарят на съвременните стандарти на информационното общество, и ще се подготви за създаването на застрахователен фонд, предназначен да гарантира запазването на най-богатото наследство на Архивния фонд на Русия.
Основният вид работа, извършвана от специалистите на отдела, е сканирането на документи. Връзка.
Архивът търси пари за сървър за дигитализирани документи (цената на емисията е 600 хиляди рубли), тъй като използваното свободно пространство изтича.
Резюме на ресурсите за дигитализация на документи:
хора:трима служители.
Финансиране:
Росархив не отпуска пари от FTP „Култура на Русия“ през 2017 г.
През 2012 г. те отпуснаха 1 500 000 рубли, повече няма да дадат.
в регионалната програма големи парине, цифровизацията на закупеното оборудване протича по план.
Техника:
скенер за книги,
друг скенер за книги, който ви позволява да сканирате документи с дебелина до 35 см,
две работни станции.
Обхват на извършената работа:
За две години (2010-2011) направихме дигитални изображения на инвентарите в пълен обем - 12734 инвентара, 180904 листа.
От 2012 г. Държавният архив на застрахователната каса и аудиовизуалните документи започна планираната дигитализация архивни документипериод до октомври 1917 г., съхранява се в Държавния архив на Псковска област. GAPO приготвен перспективен плансъздаване на цифрови копия на документи, прегледани и одобрени от Експертно-проверка и методическа комисия на Държавна архивна администрация на региона. За включване в Плана са използвани три основни характеристики: най-използваните файлове, категорията на особено ценните файлове, като се вземе предвид последващото създаване на застрахователни копия, документи за историята на град Велики Луки и област Велики Луки в с цел задоволяване на интересите на потребителите на град Велики Луки, където местната история е много силно развита.
През 2012-2013 г. са дигитализирани 1595 дела с обем 157 459 листа.
Оказва се, че на ден са сканирани средно 216 страници.
Ако правите корекция за празници и почивни дни, закръглете нагоре - нека е 300 страници.
От коментара на линка по-долу:
За един работен ден на един планетарен скенер (а в по-голямата част от архивите има само един) можете да направите максимум 280-300 листа (това е, ако малките неща, които са удобно разположени на скенера, не са метрики / ревизии / признания, а не рисунки). Това е само сканиране, без обработка на получените кадри.
От кореспонденция с директора на архива във форума:
Сега (август 2018 г.) се сканира фондът, преведен от службата по вписванията.
В бъдеще, по отношение на дигитализирането на генеалогичен материал.
В базата данни от сканирани файлове има 1680 единици.
По-сканирани, те се обработват и добавят към базата данни, когато са готови.
Има метрики (не съм сигурен точно) и има изповедни (сигурен съм) - това са тези, които са сканирани веднага след реставрацията. Има няколко ревизии за район Себеж.
По отношение на перспективите за дигитализация, споразумение с образователни институции, което ще определи реда на дигитализация на онези случаи, които са най-търсени от гледна точка на научната работа.
Не се очаква мащабно дигитализация на показателите (поне засега).
Дългосрочен план за създаване на цифрови копия на документи:
ГАПО е изготвила дългосрочен план за създаване на цифрови копия на документи, прегледан и съгласуван от Експертно-проверителна и методическа комисия към Държавно архивно управление на региона.
Научете за този план.
Примерен формуляр за план.
Организация на работата по дигитализация на архивни документи, насоки.
За организиране и контрол на работата по дигитализирането на фондовете във всеки архив следва да се създаде Перспективен план за дигитализация, който включва наименованията на фондовете, предназначени за създаване на електронни копия в рамките на цялата колекция на архива (Приложение № . 2).
Ежегодно следва да се извършва годишен мониторинг и ревизия на Перспективния план, извършен въз основа на резултатите от изпълнението на годишния план за цифровизация, залегнал в Списъка на средствата, подлежащи на цифровизация.
Към 2016 г. планът за дигитализация на колекцията е наличен в 36 архива. Данни
Дигитализацията на документи е преобразуване на документи в цифров вид с последващо разпознаване на определени полета на документа. Ако се интересувате от тази услуга, моля свържете се с нашия център за копиране. Ще Ви направим изгодна оферта, най-добрата цена и качество.
Документът в дигитализиран вид е удобен и практичен. Тази услуга набира популярност поради прехода на компаниите към електронно управление на документи. Често клиентите се обръщат към нашия копирен център и питат какво е дигитализация на архивите. Разказваме им подробно как става. тази процедураи какви предимства има. Сред последните може да се отбележи, че дигитализираните документи:
- не заемат допълнително място;
- лесен за редактиране;
- са в подредено състояние - което ви позволява бързо да търсите конкретна информация
Ако е необходимо, можете да копирате и отпечатате всеки файл. Всичко това ще отнеме само няколко минути.
Процесът на цифровизиране на документи е доста сложен, изискващ внимание и отговорност. Като начало нашите специалисти извършват подготвителна работа, извършват фугиране и след това (в някои случаи шевове). След това се елиминират механичните повреди - гънки по документа, след което се извършва директно сканиране, а след това - проверка на резултата от цифровизацията с оригиналната проба. Така дигитализацията на архивни документи може да се извършва само от професионалист, който познава всички тънкости на тази работа и има съответния опит.
Документи за дигитализиране
В нашия копирен център можете да дигитализирате почти всички документи. Елате при нас с хартиен образец, слайд, книга, рисунки, списание. Възползвам се съвременно оборудване, ние ще преведем всичко това в електронен вид в най-кратки срокове.
При дигитализирането на документи цената на услугата се формира въз основа на количеството материали, тяхното качество и времето, с което разполагате. Всички тези данни ще бъдат изяснени от нашия мениджър. На консултацията той ще попита колко спешно имате нужда от дигитализация на документи в Москва и на какъв бюджет разчитате. Във всеки случай бъдете сигурни, че ние ще намерим най-добрия вариант за вас. Каталози и електронни архиви, създадени с наша помощ, винаги ще са под ръка и няма да се налага да губите време в търсене изискуем документ. Много бързо ще разберете колко е удобно.
Повечето архивни фирми днес предлагат услугата по дигитализация на документи. Търсенето му се дължи на факта, че е трудно да си представим дейността на почти всички организации без електронен архив, който е удобен и практичен, позволяващ бърз и лесен достъп до документи. Преходът към този тип архиви ще бъде оправдан в случай, когато има проблеми със съхранението на работни документи: липса на свободно пространство, необходимост от спазване на правилата и качеството на съхранение и др.
Етапи на създаване на база данни и електронни архиви
Такава процедура като цифровизиране на документи се извършва на няколко етапа.
1. Подготовка на работни документи за сканиране:
- техническа (физическа) подготовка. Състои се в развързване, премахване на скоби, кламери и др.;
- систематизиране на материалите. Тя включва работа със съдържание: избор на хронология, структура, вид на документите.
2. Дигитализация на документи. На този етап се извършва следният набор от дейности:
- избор на технически параметри за сканиране (резолюция);
- избор на формат за запазване на резултатите (под формата на снимки, файлове с възможност за редактиране на документа);
- тип сканиране (поточно или плоско).
3. Обработка на получената информация. Понякога дигитализираните хартии с незадоволително качество на "източника" се нуждаят от допълнителна обработка (корекция на избледняване, цвят и т.н.).
Минималният обем на документи за дигитализация е 5000 страници
Дигитализация на документи: тънкости и нюанси
За преобразуване на хартиени архивни документи в електронни се използва специално оборудване: най-често се използват различни видове скенери (индустриални, широкоформатни, планетарни, книжни).
След дигитализацията е необходимо да се проверят получените документи за съответствие с оригиналите. Това е важна и отнемаща време стъпка в процедурата, тъй като някои документи могат да имат различни гънки, повреди или ожулвания, които не могат да бъдат разпознати от компютърните програми. Проектната документация, която съдържа много специални символи и знаци, заслужава специално внимание.
Услуги за цифровизация на документи
Поради факта, че тази процедура изисква повишено внимание и Високо качествоизпълнение, то трябва да се извършва от висококвалифицирани специалисти, които имат съответен трудов опит и вече са реализирали повече от един проект.
За нашата компания цифровизацията на документи е специализирана услуга: работим с документи от всякакъв обем, предоставяме услуги големи компаниии малки организации при запазване на пълна конфиденциалност.
I.E. Хворова
Процесът на цифровизиране на документи за създаване на електронен архив
Статията е посветена на процеса на дигитализация - най-удобният механизъм за запазване и използване на информация в съвременни условия. Авторът разглежда основните моменти от процеса на дигитализация на архивните материали, включително анализа възможни начиниконвертиране на документи в електронен вид, категории документи за дигитализация, формати за съхранение електронни документии изследване на съвременните стандарти за цифровизация. Статията също анализира необходимите условияза създаване на виртуален архив на историческа личност или събитие в съвременен контекст. Специално вниманиеавторът обръща внимание на особеностите на организацията на електронен ресурс, изследва съществуващите съвременни проекти по тази тема и анализира възможните трудности, които изследователят може да срещне при създаването на електронен архив.
Ключови думи: цифровизация, архивен документ, електронен фонд за ползване, виртуален архив.
реалностите модерен животвсе повече изискват от нас активно използване на новите информационни технологии. Информационната ера внася и свои корекции в света на диалога между архивните източници и изследователя. Съвременните цифрови технологии дават възможност за реализиране на най-глобалните идеи за създаване на алтернативно поле за съхранение - съхраняване на документи във виртуална равнина.
Дигитализацията на архивни документи е най-удобният инструмент за съхранение и използване на информация. Той позволява по-безопасно и по-икономично съхранение, лесно извличане и използване.
© Khvorova I.E., 2017
информация, както и за бърз достъп до архивни материали. Процесът на цифровизиране на документи се основава на идеята за формиране на единен електронен фонд за ползване (наричан по-долу EFP). EFP е колекция от електронни копия на архивни документи, които са записани на цифров носител и са предназначени да се използват вместо оригинални документи1. Важен момент при създаването на EFP е необходимостта от регулиране на процеса на неговото създаване.
Според заместник-ръководителя на Федералната архивна агенция O.V. Наумов, основните цели на цифровизирането на документи са разширяване и опростяване на достъпа до документи от архивния фонд, осигуряване на безопасността на оригиналите чрез постепенното им изтегляне от обращение, осигуряване на достъп до електронния фонд, както и ускоряване на процеса на предоставяне услуги2.
Помислете за основните моменти на процеса на цифровизация. На първо място, трябва да се има предвид, че архивният фонд на Руската федерация съхранява обширен документален масив. По този начин, преди да започнете да сканирате самите документи, е препоръчително да ги дигитализирате научна справочна апаратураархивиране, създаване на електронни описи за извличане на данни. Първоначалното цифровизиране на архивните описи позволява на потребителя да се запознае със списъка на съхраняваните документи и да поръча документи, които представляват интерес чрез интернет, без да напуска дома. В същото време е необходимо да се вземе предвид и фактът на научно-техническото издание на заглавията на делата - само ако инвентарът се подобри, можете да започнете да дигитализирате фонда.
Категориите документи за дигитализация включват не само документи, за които съществува заплаха от загуба на информация, но и най-ценните, уникални материали и търсени документи. Критериите за документите за уникалността и стойността на документите са донякъде размити, а търсенето не е постоянна стойност, така че при избора на материали за дигитализация често възниква въпросът: кои документи трябва да бъдат дигитализирани на първо място? Може да е по-лесно да се постигне по-ефективна извадка, ако процесът на подбор включва повече от членове експертна комисияархив, но и ангажирани професионалисти – историци, политолози, социолози, общественици и пр. Процесът на създаване на такава работна група изисква ясна регламентация. Трябва да се отбележи, че въпреки формулираните критерии за подбор3, те не са задължителни и регионални архиви
правото на избор на онези документи, които трябва да бъдат дигитализирани на първо място.
Изборът на метода на дигитализация е важен, тъй като носителят и форматът на представяне на материала също носят полезна за работата на изследователя информация, така че е много важно тя да бъде предадена в най-точната форма, съпоставима с оригинала.
При директното цифровизиране на документи е важно да се спазват всички мерки за сигурност при работа с оригинала, трябва да се обърне специално внимание при сканиране на книги и древни актове (светлина, принтер, поведението на специалист по време на дигитализация трябва да отговаря на приетите стандарти). На този етап финансовите възможности на проекта за дигитализация играят ключова роля - изборът на оборудване за сканиране определя степента на безопасност на този процес за оригинала. Изборът на по-икономично хардуерно устройство неизбежно води до риск от непоправими щети на документите и също така намалява шансовете за създаване на сравнимо пълноцветно заместващо копие4.
При дигитализирането на документ се изработват най-малко две копия от оригинала - работно копие и основно копие. И двата материала трябва да бъдат етикетирани и регистрирани в специален регистър. Благодарение на тази система за регистрация търсенето на сканиран документ ще бъде по-бързо и по-удобно за потребителя, а идентификационните данни ще улеснят проследяването на документа като цяло. информационна системаархив.
Сред форматите за съхранение на изображения, TIFF и JPEG форматите са най-широко използвани от архивистите. TIFF форматът дължи своята популярност на способността си да запазва качеството на изображението чрез алгоритми за компресиране на данни без загуби. Форматът JPEG има висока способност за компресия, но има загуба в качеството на изображението. Промените може да не се виждат с просто око, но компресираното изображение ще има остри контрасти или пиксели. Следователно JPEG не може да се използва като междинен формат при обработката на изображения. В JPEG е позволено да се записва само окончателната версия. Що се отнася до другите видове електронни документи и най-предпочитаните формати за тяхното съхранение, има текстови документи(ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), видео (mov, avi, mpeg, mp4) и аудио (wav, aiff, mp3), чертежи (autocad), графики и диаграми (tiff, pcx), DB под формата на електронни таблици и релационни бази данни (xls, xml, html, mdb). За фотографски документи форматът pdf също е приемлив. Полученият масив от данни може да се използва за предаване по цифрови канали,
съхранявани на цифрови оптични носители (CD-R, DVD-R, CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW дискове с еднократна запис), магнитни (твърди дискове, флопи дискове, магнитни ленти), флаш памети и др. г.
Изискванията за качеството на получените цифрови копия не са ясно формулирани. Няма критерии за оценка на качеството на електронните копия на хартиените документи: параметри на изображението, възпроизвеждане на тона (контраст), яркост, шум, точност на цветовете, острота, разделителна способност, геометрични изкривявания и др. В чужбина вече се използват редица документи, чиито опитът в оценката на качеството на дигитализираните документи би бил полезен за Русия. Национален стандарт на САЩ ANSI/AIIM MS44 „Указания за контрол на качеството на скенерите за изображения“ установява и разкрива основната терминология, основни параметри и критерии за оценка на качеството на сканирането, както и подходи за тяхното практическо измерване. На негова основа, като се вземат предвид съвременните изисквания, през 2000 г. бяха разработени международни стандарти ISO за оценка на качеството на сканиране на черно-бели документи.
След цифровизацията оригиналът се връща обратно в архива за съхранение, а направените копия попълват електронния фонд на потребителя и стават достъпни за изследователите.
Търсенето на решение на проблема със съхранението и оперативното използване на архивни документи започва в средата на 90-те години, когато Конгресната библиотека на САЩ започва тоталната дигитализация на съществуващата колекция от микрофилми (като самостоятелна колекция и като основен носител на застраховки и средства на потребителите). В процеса на дигитализация американските специалисти бяха изправени пред необходимостта от разработване на унифицирани подходи за осъществяване на процесите на прехвърляне на информация от материални носители в електронна форма, т.е. имаше нужда от регулиране на процесите на цифровизация.
Според нивото на тяхното регулиране съвременните стандарти за цифровизация могат да бъдат разделени на 3 категории стандарти: международен, национален и организационен стандарт. Международният стандарт ISO5 се разработва от група учени, използването му осигурява технологични, икономически и социални ползи, но не е задължително за никоя страна, участваща в организацията ISO. Националният стандарт е задължителен за използване от властите държавна властразлични нива, той се разработва за подобряване на процедурата по дигитализация, като се вземат предвид спецификите на законодателството, стандартите за документи
отношения в определена държава. Стандартът на организацията подчертава спецификата на конкретна компания в процеса на преобразуване на документ в електронна форма и последващото му съхранение и използване. Най-известният национален стандарт, който регулира процесите на цифровизация, е „Стандарт за цифровизация S6“ (S6: Digitization Standard)6, въведен от Националния комитет по стандартизация на Австралия и Нова Зеландия през 2006 г. 7 За съжаление, в Русия няма подобен документ, регулиращ процесите на дигитализация и създаване на EFP.
През 2012 г. служители на Всеруския изследователски институт по документация и архивиране (VNIIDAD) и Федералната архивна агенция (Росархив) разработиха „ Насокипо електронно копиране на архивни документи и управление на получения информационен масив. Моделът за тези препоръки е стандартът за цифровизация S6 и техническите насоки на FADGI. За продължаване на работата в тази насока изглежда целесъобразно да се разработи Стратегия за разработване и актуализиране на отраслови нормативни и методически актове, регламентиращи различни области на дейност в областта на информатизацията на архивите, както и създаване на правилник и дългосрочен срочен план за неговото изпълнение. Разработчиците са предоставили ключови точкикоето трябва да се има предвид при изготвянето на регулаторен документ.
1. Структурата и съдържанието на разработените и въведени в действие документи на международни и национални системи за стандартизация се определят от спецификата. правна рамкастраната, откъдето произхождат. Следователно техният директен превод и използване в Руската федерация изискват балансиран подход.
2. Необходимо е да се създадат повече от един нормативен документ, уреждащ въпросите на цифровизацията, но съвкупност от нормативни актове, описващи изискванията за всички етапи и аспекти на този процес.
3. Структурата и общото съдържание на тази нормативна и методическа документация могат да бъдат изградени върху чуждестранни аналози, избрани от експерти в индустрията като примери, които са най-близки и адекватни на руските условия. В същото време вътрешните разработки трябва напълно да отразяват спецификата на всички процеси и аспекти на цифровизацията (включително изискванията за оборудване, персонал, процедури и управление на качеството), присъщи на Русия8.
Дигитализацията на документите е необходима мярка за организиране на бърз достъп до архивни документи. Присъствието определено е
Този масив от документи ви позволява да създадете нов, лесен за използване, научно полезен информационен ресурс - виртуален архив. Примери за такива виртуални хранилища могат да се видят на уебсайта на Руския държавен архив на литературата и изкуството.
Виртуален архив на I.A. Бунин е ресурс с удобна класификация на подадените документи и удобен за потребителя интерфейс. Документите са разделени в три групи: „Ръкописи“, „Изрезки от вестници и списания“, „Визуални материали“ и представляват сканирани копия на оригиналите от фондовете на Руския държавен архив за литература и изкуство и Архива на руската диаспора. в Лийдс9. Разработчиците на проекта очертават ключовите моменти за реализирането на такива проекти: финансови въпроси, проблемът с фрагментирането на архивните документи и необходимостта от преговори с хранилищата на различни институции и дори държави за събиране на необходимия материал и накрая решаването на правни въпроси - тъй като важи и електронното публикуване на материали Авторско право. Ресурсът е положителен пример за реализация на проект за създаване на виртуален архив. Уебсайтът на Руския държавен архив за литература и изкуство също предлага такива отлични примери за електронни хранилища като ресурс, посветен на документи Отечествена война 1812 г. и Първата световна война.
Създатели на електронното хранилище, наречено „Обединеният виртуален архив на Осип Манделщам“ са Оксфордския университет и Манделщамското общество. Разработчиците на проекта имаха за цел да идентифицират, опишат и пуснат в Интернет всичко или колкото е възможно повече голям бройоцелелите творчески и биографични материали на Осип Манделщам, независимо от физическото им местоположение10. В същото време проектът съчетава ръкописи, преписи на текстове, както и коментари към тях.
Търсенето на документи е най-важният етап при създаването на подобни проекти. Този процес се усложнява от факта, че някои от по-рано познатите и въведени колекции може вече да не съществуват. Веднъж пуснати в продажба през 90-те години на миналия век, те сменят собствениците, дори чиито имена не винаги е възможно да се установят. В други случаи собствениците не могат да намерят определени автографи или документи. Това се обяснява напълно с факта, че придобиването на архивно-ръкописни фондове с документи
фигури на руската диаспора се извършва основно чрез дарение и не е систематично11. Разработчиците отбелязват, че същото се случва и с държавните архиви. Така в Националния архив на Франция в продължение на няколко години не можеха да намерят документите за зрелост на О.Е. Манделщам (те бяха преоткрити през април 2008 г.)12.
Важно е да се отбележи, че виртуалният архив на O.E. Mandelstam е не само добър пример за реализацията на подобен проект, но също така, благодарение на подробно описание на процеса на създаване на такъв архив на сайта, той е един вид урокза последователи и изследователи на процеса на дигитализация.
Анализът на реализираните руски проекти за създаване на виртуални хранилища на исторически материали подчертава проблема с разединението на документите и трудността при намирането им. Затова при изготвянето на проект е важно да се съсредоточи върху евентуално сътрудничество с чуждестранни архиви.
По този начин нараства ролята на съвместната работа, съвместните проекти за създаване на единно виртуално поле за съхранение на материали по една и съща тема.
При дигитализирането е необходимо да се обърне внимание на процеса на подбор на документи за тяхното дигитализиране, както и на избора на висококачествено оборудване за сканиране, за да се гарантира, че процесът на дигитализация е безопасен за оригиналите. В момента обаче един от най-сериозните въпроси в тази тема остава необходимостта от регулиране на процеса на цифровизация (в т.ч. Подробно описаниепроцесът на подбор на материали и фиксиране на терминологията). Без подходящ, законово утвърден стандарт, процесът на създаване на виртуален архив остава трудоемък и недостижим за повечето изследователи.
Бележки
Насоки за електронно копиране на архивни документи и управление на получения информационен масив. [Електронен ресурс] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (дата на достъп: 13.05.2016 г.). Характеристики на дигитализирането на документи в съвременни архиви. [Електронен ресурс] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (посетен на 13.05.2016 г.).
Юмашева Ю.Ю. Архивите и „надпреварата в цифровото въоръжаване” // Историческа информатика. 2013. No 3. С. 93.
ISO – Международна организация за стандартизация. Разработчик и издател международни стандарти. [Електронен ресурс] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (дата на достъп: 13.05.2016 г.).
Доклад за изследователска работа по тема 2.2.4 "Разработване на проект на индустриален стандарт за създаване на електронни копия на архивни документи", План за научноизследователска и развойна работа, извършена въз основа на държавната задача на Федералната архивна агенция за 2014 г. № 89 от 26.12.2013 г. (първи етап) „Проучване и анализ на чуждестранна нормативна и методическа документация, уреждаща въпросите на цифровизацията на архивни документи“ / Ю.Ю. Юмашев. М.: ВНИИДАД, 2012. С. 84-163. Там. С. 20.
Обединен електронен архив на Иван Бунин. [Електронен ресурс] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (дата на достъп: 13.05.2016 г.). Обединен виртуален архив на Осип Манделщам. [Електронен ресурс] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (дата на достъп: 13.05.2016 г.).
Попов А.В. Руската диаспора и архиви: Документи на руската емиграция в архивите на Москва: проблеми на идентификацията, придобиването, описанието и използването (Материали по история на руската политическа емиграция. Брой 4). М.: РГГУ, 1998. С. 150-151.
Обединен виртуален архив на Осип Манделщам.