Сергей Бушмелев, IT анализаторДИРЕКТНО
Системни изисквания електронно управление на документи федерални органиоргани (SED FOIV) са одобрени със Заповед на Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация № 221 от 09.02.2011 г. „Изисквания към информационните системи за електронно управление на документи на федералните органи на изпълнителната власт, като се вземат предвид между други неща, необходимостта от обработка чрез тези системи сервизна информацияограничено разпространение. Струва си да се отбележи, че общността на SED реагира много нееднозначно на тези изисквания. Имаше и недоразумение, но имаше и доста задълбочен и безпристрастен анализ на този документ. Сега, след като емоциите утихнаха, си струва да погледнем отново внимателно документа и да се опитаме да разберем какъв смисъл влагат авторите в сухите редове на официалния документ.
Преди да стигнем до самите изисквания, е много важно да разберем какъв е обектът на тези изисквания. Отговорът ще бъде ясен и прост – електронна система за управление на документи. Повечето от авторите, които се отказаха от тези изисквания, очевидно са имали предвид под EDMS FOIV продукт в кутия или решение за циркулация, предлагано от доставчик на EDMS, в бъдеще ще го наричаме продукт EDMS. Но това според мен беше основната им грешка, която им попречи да погледнат на изискванията от правилния ъгъл.
Отчасти вина за такова недостатъчно правилно възприемане на изискванията имат самите автори на документа, които пренебрегнаха установената практика да поставят в началото на документа или включват речник на термините, използвани като приложение към него. И по някаква причина те поставиха отговора на въпроса какво е EDMS в началото на втория раздел, в параграф 4: „EDMS на федералния изпълнителен орган е информационна система, предназначена да управлява всички документи на федералния изпълнителен орган , включително проекти на документи (с изключение на документи, съдържащи информация, която държавна тайна)". Определението за информационна система може да се намери в федерален закон N 149-FZ от 27 юли 2006 г. „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“, в параграф 3 на член 2: „информационната система е комбинация от информация, съдържаща се в бази данни и информационни технологии и технически средства, които осигуряват нейната обработка. ” Тоест, това просто не е комплект за разпространение на електронна система за управление на документи, а набор от хардуер (сървърна част, мрежова инфраструктура, персонални компютърни устройства) и софтуер (система, инфраструктура, приложение софтуер+ софтуерни настройки), както и информацията, съдържаща се в системата. Според мен, още по-пълно определение на информационна система може да се намери в документите с указания за сигурност. Например, RD "Сигурност на информационните технологии. Критерии за оценка на сигурността на информационните технологии", одобрен от Държавния технически комитет на Русия на 19 юни 2002 г., дава следното определение: "Системата е специфична реализация на ИТ със специфична цел и условия на работа." Това определение подчертава, че Информационни технологиивъплътени в тази система по специфичен, индивидуален начин, за постигане на конкретна цел. Условията на работа също са уникални: помещения, организация на достъп до територията на организацията, организация на работата на системата (стандарти, наредби). Условията на работа според мен могат да се дължат на персонала. Именно от неговата квалификация и старание ще зависи в крайна сметка работата на всяка информационна система.
Така че, когато го определихме информационна система = стая + целият хардуер + целият софтуер + всички софтуерни настройки + персонал + разпоредби, можете спокойно да преминете към изискванията. За всяка група от идентифицирани изисквания ще се опитаме да определим кои компоненти на информационната система могат да бъдат „отговорни“ за изпълнението на тези изисквания.
Отново бих искал да обвиня авторите на документа за липсата на подробна структура на изискванията. Въпреки факта, че според експерти някои идеи са почерпени от MoReq2, изискванията в документа всъщност са събрани заедно. Наличието на три големи секции не помага, тъй като например във втория раздел са събрани голямо разнообразие от изисквания, а изискванията за сигурност са разпръснати в трите раздела.
Както е посочено в параграф 2, изискванията, утвърдени със заповед на Министерството на далекосъобщенията и масовите съобщения, се прилагат към внедрените EDMS и към вече внедрените системи, когато се оценяват. Документът не съдържа информация за самата процедура по оценяване, което е съвсем логично. Очаквам съответният орган да издаде отделен документ, съдържащ реда за извършване на оценката, състава на отговорните инспектори на място, какво да прави в случай на несъответствие, реда и източниците на средства за привеждане на информационните системи в в съответствие с изискванията, както и времевата рамка, в която тази оценка трябва да бъде изготвена.
Няма да анализирам подробно всеки елемент от изискванията, но ще се опитам да ги групирам заедно, използвайки моя собствена логика. Какво излезе от това, преценете сами.
Нефункционални изисквания
Според мен за новост може да се приеме и фактът, че документът започва с нефункционални изисквания. В MoReq2 те са класифицирани като незадължителни, поставени са почти в края на документа, но местните законодатели следват друга логика.
Първите са изискванията за мащабируемост и производителност на EDMS. Така че достъпът до EDMS на федералния изпълнителен орган трябва да се извърши в рамките на 3 секунди, достъпът до картата с документи - в рамките на 5 секунди. След като прегледах наличните опции, стигнах до извода, че 3 секунди е времето за реакция на системата на действията на потребителя, а 5 секунди е времето, през което трябва да се отвори картата с документи. Вярвам, че в контекста на ограничения бюджет на държавните агенции и недостига на персонал, отговорните служители на органа, участващ в избора на EDMS, ще имат желание да хвърлят топката на страната на производителя на EDMS, докато това би било по-правилно според мен да се оценят възможностите на хардуера (както сървърна, така и клиентска част), архитектурата на EDMS, възможностите на приложния софтуер, квалификацията на внедрителите и системните администратори.
Половин час е отделен за премахване на престоя на системата. Отново изискване за инфраструктурата, регулациите и техническия персонал на органа. Ако вземем предвид обема документи, съхранявани в системата (това ще бъде обсъдено по-късно), тогава е трудно да се очаква, че архивирането на базата данни може да бъде издигнато в такова време. Остава само едно: организацията на устойчива на грешки система с горещо резервиране на оборудване, с дублиране на бази данни. Съмнявам се отделен държавен орган да има средства за това. Това, което остава, е използването на облачна система, хоствана, да речем, в център за данни на Rostelecom. Чудя се дали са проверени изискванията за антикорупционния компонент?
Същото количество, тоест тридесет минути, се отделя за възстановяване на документ от резервно копие. Може да има много причини за възстановяване на документ: от потребителска грешка до повреда на физическия носител, на който се намира базата данни. Всяка от заплахите ще има свое собствено решение, така че би било справедливо да се каже, че това е изискване както за архитектурата на EDMS, така и за организацията на системата в организацията, включително архивиране и възстановяване на информация в случай на повреди и други неприятности.
Виждам изискването за обема на системната база данни като забележително – тя трябва да „осигурява съхранението на всички електронни документи, обработвани във федералния изпълнителен орган за период от най-малко 5 години“. С леко сърце ние приписваме това изискване на „специфична реализация на информационната технология, тоест архитектурата на EDMS, способността му да обработва такъв брой документи и такъв обем данни, както и зависимостта на EDMS от трябва да се вземе предвид инфраструктурният софтуер. Например, ако конкретна СУБД се използва за изграждане на EDMS, струва си да се оцени дали СУБД е в състояние да се мащабира до такъв обем. И накрая, самият орган или упълномощеният от него оператор трябва да осигури необходимото количество дисково пространство.
Функционални изисквания
Почти целият втори раздел на документа е посветен на функционалните изисквания. След определяне на EDMS на федералния изпълнителен орган се изисква интегриране на EDMS със системата за междуведомствено електронно управление на документи. Това е изискване за конкретна инстанция на СУД, тъй като от гледна точка на интеграцията е без значение дали СУД има необходимата функционалност или се използва специализирано интеграционно решение. Разбира се, колкото по-лесно е да интегрирате продукта EDMS в MEDO, толкова повече точки може да спечели този доставчик в конкурса за избор на EDMS, провеждан от държавната агенция.
Електронна система за управление на документи на федералния орган държавна власттрябва да поддържа управлението на документите през целия им жизнен цикъл. Самият документ не съдържа такова понятие, освен това самите изисквания не са локализирани по етапи на жизнения цикъл, което донякъде усложнява анализа им. Нека обаче се опитаме да ги групираме по този начин.
Заснемане (създаване) на документи
EDMS FOIV трябва да поддържа следните методи за получаване на документ:
● импорт на електронен документ, получен по канала MEDO;
● импорт на електронен документ, получен по канала SMEV;
● импорт на електронен документ, получен по електронна поща;
● сканиране на хартиен документ и запазване на изображението му в системата;
● запазване на информация за хартиен документ в системата без запазване на изображението му в системата (според изискванията за сигурност);
● създаване на документ директно във федералния изпълнителен орган на EDMS.
Отделно авторите на документа се спряха на въвеждането на многокомпонентни документи. Така че „EDMS FOIV трябва да осигури възможност за управление на този електронен документ като цяло, като се поддържа връзката между компонентите и се поддържа структурната цялост на електронния документ“. EDMS трябва също да поддържа възможността за въвеждане на документ в системата дори при липса на приложението, в което е създаден този документ.
Определят се и основните изисквания за събиране и обработка на метаданни на документи, съхранявани в EDMS на федералните органи на изпълнителната власт. Така че EDMS трябва да поддържа:
● Автоматично извличане на метаданни за документи, получени от MEDO, SMEV и други информационни системи. Съставът на внесените полета и видовете документи се определят от администратора на EDMS на федералния изпълнителен орган.
● Запазване на асоциацията на метаданни с документа за целия жизнен цикъл.
● Показване на метаданни на екрана.
● Подканете потребителя да въведе стойности на метаданни, които не са били автоматично попълнени.
● Информиране на потребителя за празни метаданни.
За изпълнението на тези изисквания са отговорни както самият продукт на EDMS, особено по отношение на обработката на метаданни, така и средствата, процедурите и персонала, които осигуряват интегрирането на EDMS с електронна поща, MEDO, SMEV и други информационни системи.
Съгласуване на документи
Етапът на одобрение на документа в изискванията изрично регламентира само един параграф. Компонентът на работния процес на EDMS трябва да отговаря на следните изисквания:
● Предоставяне на документи на участниците в процеса на одобрение
● Контрол върху изпълнението на инструкциите.
Ако документът е координиран в границите на един екземпляр на системата, тези изисквания могат да бъдат приписани само на продукта EDMS. В случай на координация от край до край, когато в процеса участват потребители на различни инстанции на системата или дори няколко хетерогенни системи, ще е необходима услуга за организиране на междусистемно взаимодействие.
Друго изискване, което не може да се припише само на етапа на одобрение, е необходимостта от показване на файлове от определени формати. Задължителните формати са pdf, rtf, doc, tiff, но авторите на изискванията нямат нищо против, ако системата може да показва други формати. Съдейки по избраните формати, изискванията очевидно не са подготвени от твърди привърженици на свободния софтуер. Наистина не знам как може да се обясни включването на макар и популярни, но собствени формати в списъка - приемане на реалността или все пак корумпиран интерес. Тези изисквания се изпълняват от редактори на приложения, които са част от информационната система EDMS FOIV.
Отделно си струва да се спрем на изискванията за поддръжка на електронни подписи. Инфраструктурата за електронен подпис се състои от много компоненти. Дори и да вземем предвид само техническата страна, това са инструменти за криптографска защита на информацията (CIPF), включително хардуер, криптографски доставчици, протоколи. И накрая, самият продукт на EDMS на ниво приложение и система трябва да поддържа криптографска защита на информацията, включително тези, сертифицирани от регулатора. Сигурно вече се досещате, че отново ви навеждам на същата идея – това са изискванията за конкретна информационна система, която включва всички необходими документи.
Съхранение на документи
Изискванията предполагат, че държавният орган ще разработи класификационна схема, състояща се от раздели и подраздели, съответстващи на разделите и подразделите от номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган. За всеки раздел и подраздел от схемата за класификация трябва да се установи поне един период на съхранение. Трябва да има възможност за премахване/задаване на забрана за унищожаване на раздел от класификационната схема.
По принцип сроковете за съхранение на документи в изискванията са отделни обекти. Те могат да бъдат създадени, причислени към определен раздел от класификационната схема, променени, унищожени. Трябва да се предвидят периоди на съхранение от най-малко сто години. Цялата история на манипулациите с периоди на задържане трябва да се записва автоматично. Има ясни паралели с MoReq2.
В края на периода за съхранение на документа трябва да бъде изпратено уведомление до системния администратор. СУД трябва да осигури следния минимален набор от действия:
● съхранявайте документа постоянно;
● извършва проверка на стойността на документа;
● унищожи документа;
● изпращане на документа в друго хранилище;
● изберете документ за унищожаване.
Тази група изисквания също не трябва да се приписва само на продукта EDMS. Спазването е още по-зависимо от наличието на регулации и нормативни документи, регламентиращ периодите на задържане, наличието на стратегия за задържане - за документи с дълги периоди на задържане може да се наложи конвертиране от остарели формати в съвременни и мигриране към нови носители. И накрая, всички усилия ще бъдат напразни, ако персоналът не се държи в съответствие с установените разпоредби.
Изисквания за безопасност
Въпреки факта, че тези изисквания могат да бъдат класифицирани като функционални, аз съм ги подчертал в специален раздел. Както споменах, тези изисквания са разпръснати из секциите. Изискванията включват:
● защита от неоторизиран достъп в случаите, когато EDMS на федералния изпълнителен орган предвижда обработка на служебна информация с ограничено разпространение - не по-нисък от клас 1G;
● възможността за фиксиране на документ чрез забрана за извършване на промени в него;
● гарантиране на автентичността на документа;
● осигуряване на целостта на документа;
● фиксиране на всички операции с документа, невъзможност за промяна или изтриване на тази информация;
● организиране на контрол на достъпа до документи;
● централизиран контрол на правата за достъп и управление на потребителите;
Също така изискванията за сигурност включват изискванията за наличност на автоматизирани процедури за архивиране и възстановяване на информация.
Предишен опит ми подсказва, че може да възникне ситуация, какъвто е случаят с личните данни. За правилно прилагане на изискванията за сигурност е необходимо:
● наличие на политика за сигурност, разбиране на заплахите за сигурността и разработена стратегия за минимизирането им;
● избор на средства за защита на сигурността, адекватни на заплахите;
● организиране на защитни мерки и ежедневни дейности за поддържане на необходимото ниво на безопасност.
Операторите на лични данни, които нямат компетентността, средствата или желанието да изпълнят горните изисквания, имаха напълно разбираемо желание да прехвърлят всичко върху плещите на доставчика на EDMS. Мистичният сертификат трябваше да замени цялата система от събития.
Разбира се, някои от тези изисквания трябва да бъдат приложени в EDMS, но редица изисквания не винаги са възможни и ефективни за изпълнение само на ниво приложение.
Вместо автобиография
Разбирането какво е обектът на изискванията, включването на всички компоненти на информационната система, от които зависи изпълнението на изискванията, ще позволи да се организира тяхното компетентно изпълнение. И когато е ясно какво да правите, вече можете да избирате опции, като оптимизирате положените усилия и изразходваните ресурси.
(4,58 - оценено от 3 души)
Алексей Микрюков, анализатор в DIRECTUM. На 14 юни 2018 г. на официалния уебсайт на Федералната архивна агенция (Росархив) в раздела „Проекти за документи“ беше публикувано „Проект на стандартни функционални изисквания за електронни системи за управление на документи и системи за съхранение електронни документив архивите правителствени агенции» с обем 37 стр.
Индустрията чака този документ от доста време. И както е посочено в проекта, изискванията са разработени, за да се образува единно регулаторна рамказа електронни системи за управление на документи (ЕСУД) и електронни системи за съхранение на документи (ЕДУД), както и за оценка на вече използвани EDMS и EDMS. Документът прави ясно разграничение между СУД и СУД и това е важен момент.
Разпределението на термина SHED е една от фундаменталните разлики между новите изисквания. Има ясен акцент върху етапа на архивното съхранение в жизнения цикъл на документа. Преди това ставаше дума основно за EDMS, а въпросите за съхранение на електронни документи (ED) останаха зад кулисите. Съответно документите за дългосрочно съхранение са били създадени преди или първоначално в хартиена форма, или разпечатани, преди да бъдат съхранени.
Документът разглежда само функционалните изисквания, за разлика от предишни регулаторни документи ( Изисквания към системите за електронно управление на документи на федералните власти (EDMS FOIV), одобрениЗаповед на Министерството на телекомуникациите и масовите комуникации на Руската федерация № 221 от 02.09.2011 г. ; Вижте същоанализ на изискванията ) . Системни и технически изисквания, изисквания за информационна сигурност, надеждност, както и изисквания към интерфейса на автоматизираните работни станции за потребители на СУД и СУД. Изискванията не се отнасят за работа с документи, съдържащи информация, представляваща държавна тайна.
Когато анализирате документ, най-интересно е да се вземат предвид изискванията, свързани с организация за съхранение на документи. Изискванията за създаване или въвеждане, регистриране, изпълнение и контрол при работа с документи не са толкова интересни, тъй като това са основните задачи на СУД. На практика не са останали големи организации, които да не автоматизират тези задачи с помощта на EDMS. Следователно изискванията за EDMS са интересни само за оценка на съществуващи и използвани системи в момента на актуализация или промяна и това е тема за отделен материал.
Общи функционални изисквания
Да започнем с "Общи функционални изисквания за управление на документи в СУД и СУД".
Според мен този раздел отразява две важни точки:
Първо« 2.3. EDMS и EDMS трябва да отговарят на изискванията за автентичност, валидност, цялост и годност за употребаелектронни документи, включени в тези системи».
За да се гарантира спазването на тези изисквания по време на съхранението на документи, е необходимо, когато документите се прехвърлят за съхранение в SSEC, те трябва да бъдат автентичен, надежден, пълен и използваем. Съответно, преди прехвърлянето на документа в EDMS, „отговорността“ за изпълнението на тези изисквания се носи от оперативната система (EDMS или друга информационна система).
Второ„2.4. Метаданните на документите трябва да се формират и съхраняват в EDMS и EDMS:
- създава се при включване на документ в системата (ЕУД или ЕЕД);
- формира се след включването на документа в СУД или СУД като част от жизнения му цикъл в системата;
- използва се при взаимодействието на EDMS и EDMS с други информационни системи (включително MEDO, SMEV и др.)
- свързани с прехвърлянето за последващо съхранение (от EDMS- да SHED, от SHED- в държавния архив).
Метаданните за документи, включени в СУД или СУД, трябва да бъдат свързани с документа, за който се отнасят.
Тоест метаданните, свързани с документа, се формират през целия жизнен цикъл на документа, включително през целия период на неговото съхранение. В същото време няма изрични изисквания за формата или метода за съхранение на метаданни.
Работа с архивни документи
Подготовка за предаване на документи за съхранение в SHED (клаузи 3.8 и 3.9).
„Функциите на SED включват:
- Формиране и поддържане на номенклатурата на делата
- Разпределяне на документи по дела
- Оформяне на описи на дела, документи структурни подразделения
- Проверка на стойността на документите, включително избор на електронни файлове, документи за прехвърляне в SHED и разпределение за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение.
С документите, съхранявани в СЕД, всичко е ясно. Но организациите имат други Информационни системи, който може да съхранява документи, като ERP. Тези системи може да не „знаят“ изобщо нищо за номенклатурата на делата и нормите на деловодството. Съответно те трябва да се развиват допълнителни правила, по което документите ще бъдат предадени за съхранение в НАВ.
В документа не се казва нищо за това как се качват документи от други системи, същата ERP. Следователно, ако една организация иска да съхранява документи от ERP, тогава ще е необходимо да се измислят някои правила, според които:
1) тези документи ще бъдат изтеглени от ERP - това е действителната задача на ERP;
2) тези документи ще бъдат поставени в SHED - това е задачата на SHED и ние имаме инструменти за това.
Приемане на документи в SHED (клауза 4.3)
„SHED трябва да осигури:
- Приемане на електронни файлове, документи и описи на структурни звена с проверка на пълнотата
- Проверете електронни подписидокументи
- Проверка на възпроизводимостта на електронните документи
- Формиране на отговорни съобщения за потвърждение или отказ за приемане на документи.
Посочени са изисквания за възпроизводимост, но не е ясно как да се приложи това.
Документът има изрично указание за формата на ED контейнерите, което е " zip архив, съдържащ съдържанието и метаданните на електронен документ, файлове с електронни подписи и изобразено копие на текстов електронен документ във формат PDF/A».
Счетоводство и класификация на документи в ASHED (клауза 4.4)
Изискванията за отчитане на електронни документи в ЕСС практически не се различават от изискванията за отчитане на документи на хартиен носител. В същото време изискванията за състава на метаданните на ЕД отчитат само спецификата на документите, характерни за държавните органи (писма, заповеди и др.). В търговски организацииразнообразието от документи е много по-голямо: търговско предложение, харта на проекта, техническа задача, протокол на възложителната комисия и др. В този смисъл изискванията едва ли са приложими за други видове документи.
Съхранение на електронни файлове, документи в SHED (клауза 4.5)
Този блок изглежда като едно от най-неразработените изисквания в проекта. Той фиксира изискванията за предоставяне на EDMS възможности:
● архивиране на електронни документи;
● проверка на наличието и състоянието на използване на ЕД специални програмипроверка на техническото състояние на електронните документи и фиксиране на резултатите от проверките в съответните актове;
● конвертиране и/или мигриране на електронни документи към нови формати;
Но в същото време нищо не се казва за гарантиране на правното значение на ED по време на дългосрочно съхранение. Тези изисквания са обсъдено по-рано в статия в ECM-Journal.
Използването на електронни файлове, включени в ACS (клаузи 4.2 и 4.6).
Използването на ED включва:
- Предоставяне на постоянен и временен достъп до документи
- Формиране на фонд за използване на електронни файлове и организиране на електронна читалня на негова база
- Многокритериално търсене
- Оформяне на архивни копия, удостоверения от извлечения
- Отчитане на използването на електронни файлове.
Тук остават въпроси, предимно относно предоставянето на електронни документи по искане на различни организации, т.к унифицирани изискванияняма разпоредба за ЕД извън сега, а практиката не е формирана.
Проверка на стойността и разпределението за унищожаване на електронни файлове, документи с изтекъл срок на съхранение (клаузи 4.7 и 4.8).
Изискванията, дадени в проекта, също практически не се различават от изискванията при работа с хартиени документи. Разликата е само в характеристиките на унищожаването на електронни документи (например изтриване на резервни копия и гарантирано унищожаване).
Изисквания за прехвърляне на електронни документи за съхранение в държавата. архив са описани официално. Причината най-вероятно е свързана с липсата на установени практики.
Общи заключения
След анализа на проектоизискванията, има усещането, че това, което е посочено в него, „догонва“ текущото състояние на нещата, засилва съществуващите разработки, но не отговаря напълно на съществуващите въпроси и още повече не се опитва да предскаже и дават отговори на въпроси от близкото бъдеще.
Документът показва, че има много специфични изисквания към системата за дългосрочно съхранение на електронни документи. Някои от тях са доста трудни и специфични. Предприятията имат много системи, които генерират документи, които подлежат на дългосрочно съхранение или предполагат дългосрочно съхранение: ERP, HR, ECM. CRM и други. По този начин може да се заключи, че е най-подходящото разпределете отделна система за дългосрочно съхранениеинтегрирани с изходни системи. Изпълнението на изискванията във всички горепосочени системи е дълго и скъпо.
От друга страна, изискванията вече имат технологична основа, която позволява внедряването на подобни системи. Системите за управление на документи, налични на пазара, могат и трябва да бъдат проверени за съответствие с изискванията, формулирани в регулаторната рамка.
Изпълнение на изискванията
Един пример за система, която показва готовност и напълно удовлетворява тези изисквания, е решението за дългосрочен архив от DIRECTUM.
„Дългосрочен архив” е сложна система за управление на хартиени и електронни архиви на организация. Решението е разработено в съответствие с правилата на руското архивно деловодство. Позволява ви централно да съхранявате документи от всякакъв вид за периода, установен от законодателството на Руската федерация, като гарантира правна силадокументи през целия период на съхранение.
Решението може да работи с всякакви ECM системи, не само с решения DIRECTUM, то се интегрира с ERP и други системи, използвайки готови механизми.
Освен това решението не само сега затваря задачите за създаване на електронен архив, но и работи за бъдещето. Решението включва възможност за работа с инструменти за автоматична обработка на документи, базирани на изкуствен интелект за класифициране и проверка на стойността на документите. В допълнение, той използва собствена уникална технология, за да гарантира правно значение, което в бъдеще може да бъде прехвърлено към блокчейн технологиите.
Мащабируемост. Системата за управление на документи трябва да поддържа значително променящ се брой потребители, нейната способност да увеличава капацитета си трябва да се определя само от капацитета на съответния хардуер.
разпределение. Основните проблеми при работа с документи възникват в географски разпределени организации, така че архитектурата на системите за управление на документи трябва да поддържа взаимодействието на разпределените сайтове. Освен това разпределените сайтове могат да се комбинират с най-разнообразни комуникационни канали по отношение на скорост и качество, например офис работи на наета линия, крайградски склад - на селска телефонна линия.
Модулност. Възможно е клиентът да не трябва незабавно да внедри всички компоненти на системата на работния процес и понякога обхватът от задачи, решавани от клиента, е по-малък от целия набор от задачи на работния процес. Тогава е очевидно, че системата на работния процес трябва да се състои от отделни модули, интегрирани един с друг.
откритост. Всички EDMS са изградени на модулна основа и техните API са отворени. Това ви позволява да добавяте нови функции към EDMS или да подобрявате съществуващите. В момента разработването на приложения, интегрирани с EDMS, е станало отделен изгледбизнес.
Висока степен интеграция с приложния софтуер: ключова характеристика на EDMS е висока степен на интеграция с различни софтуерни приложения чрез използване на технологии OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Потребителите работят само с обикновени приложни програми: в момента на инсталиране на клиентската част на EDMS, приложните програми са допълнени с нови функции и елементи от менюто.
Особености организация на съхранениедокументи. Повечето EDMS прилагат йерархична система за съхранение на документи (според принципа „шкаф/рафт/папка“). Броят на нивата на влагане при съхранение на документи не трябва да се ограничава. Един и същ документ трябва да може да бъде включен в няколко папки и рафтове. Редица EDMS са внедрили още по-мощни възможности за съхранение чрез организиране на връзки между документи.
Особености маршрутизиранедокументи. Модулите EDMS, отговорни за действителния документооборот, обикновено се наричат модули за маршрутизиране на документи. С „безплатно“ маршрутизиране всеки потребител, участващ в работния процес, може по свое усмотрение да промени съществуващия маршрут за преминаване на документи. При "твърдо" маршрутизиране маршрутите за преминаване на документи са строго регламентирани и потребителите нямат право да ги променят. В повечето EDMS модулът за маршрутизиране е включен в пакета, в някои EDMS трябва да се закупи отделно.
Контрол на достъпа(наборът от зададени разрешения зависи от конкретната СУД): пълен контрол върху документа, право на редактиране, но не унищожаване на документа, право за създаване на нови версии на документа, но без да го редактирате, право за анотиране на документа , но да не го редактирате и да не създавате нови версии, право да четете документ, но не и да го редактирате, право на достъп до картата, но не и до съдържанието на документа, пълната липса на права за достъп до документа, пълно сеч.
Наличност помощни програми за гледанеДокументи в различни формати: повечето EDMS включват помощни програми за преглед на документи (т.нар. зрители), които разбират десетки файлови формати.
Анотация на документа. Тъй като в някои случаи потребителите са лишени от правото да правят промени в документа в процеса на неговото одобрение, те трябва да могат да го анотират, да добавят коментари, изменения и бележки.
поддържа различни клиентски програми. Клиенти на повечето EDMS могат да бъдат компютри с MS Windows от различни поколения и платформи, понякога UNIX/Linux и Macintosh платформи. В допълнение, почти всички съвременни EDMS ви позволяват да работите с документи чрез стандартни уеб-навигатори (браузъри).
Съставът на EDMS
Когато автоматизирате работния процес, първо трябва да правите разлика между:
а) въведение приложениякоито автоматизират специфични процеси за обработка на документи и (б) прилагат платформиза такава автоматизация.
Една от основните причини за провала на внедряването на системите за автоматизация на работния процес е смесването на тези две задачи. Помислете за някои идеаленсистема за автоматизация на работния процес, която включва максимален брой функции. Естествено, всяка реална система ще включва само подмножество от функциите, изисквани от конкретна организация.
5.6.1 
Приложения за автоматизация на работния процес
Ето примери за конкретни процеси, задачи, решавани от тези приложения:
регистрация на кореспонденция;
· координация и одобрение;
контрол върху изпълнението на документи и нареждания;
автоматизация на договорния процес;
· организиране на командировки;
вътрешен информационен портал;
контрол на знанията на служителите; и т.н.
Много често функциите за обработка на документи са част от бизнес процеси, които вече са автоматизирани в дадено предприятие с помощта на различни софтуерни технологии. Следователно е необходимо да се гарантира липсата на дублиране и съвместимост. Примери за такива задачи:
Оформяне на документи в бюджетния процес;
процеса на публикуване и попълване на сайта;
проследяване на обработката на фактурата извън границите на складовата отчетност;
контрол и уведомяване в приложението за управление на контакти;
документооборот в управлението на проекти;
одобряване на платежни документи; и т.н.
Изисквания към системата за електронен документооборот на предприятието
Изисквания към система за електронно управление на документи
Изборът на система за изпълнение и определянето на състава на модулите, от които се състои, се дължи на способността на системата за електронно управление на документи да постига поставените от организацията цели за изпълнение. При избора на система за електронно управление на документи се взема предвид степента на автоматизация на бизнес процесите.
Постигането на целите на изпълнението се осъществява чрез решаването на следните бизнес задачи:
По отношение на бизнеса. Поддържане на номенклатурата на делата, работа с вътрешна документация, следене на изпълнението на предписания/решения, следене на връщането на документи, отчитане;
Част от управлението на взаимоотношенията с клиенти. Формиране на бизнес стратегия в сферата на работа с клиенти, създаване и поддръжка единична основаорганизации и лица за контакт, управление на маркетингови дейности, натрупване и анализ на данни за контакти и маркетингови дейности за изграждане на различни отчети;
По отношение на проектната документация. Спазване и контрол на процедурите по управление на проекта, работа с плана на проекта, управление на риска по проекта, контрол на качеството и ефективност на управлението на проекти, създаване на архив от проектни документи, осигуряване на взаимодействие и комуникация на участниците в проекта;
По отношение на управлението на качеството. Управление на вътрешни одити, управление на несъответствия, управление на коригиращи и превантивни действия, управление на коментари и жалби, преглед от ръководството.
Изисквания към инфраструктурата на организацията при внедряване на система за електронно управление на документи
Информационната инфраструктура на организацията при внедряване на Системата за електронно управление на документи трябва да отговаря на изискванията за информационно пространство, клиентска работна станция и сървър.
Работните места на EDMS са разположени в единно информационно пространство на организацията и отговарят на минималните изисквания за локални работни места при инсталиране на EDMS софтуер;
Процесор: 1,6 -2,4 GHz;
RAM: 1 GB или повече;
Мастиленоструен или лазерен принтер (евентуално мрежов);
системен софтуер:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-битова или 64-битова;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-битова или 64-битова;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-битова или 64-битова;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-битова или 64-битова;
· Office: Microsoft Office 2007/2010 (с изключение на Starter Edition) 32-битова или 64-битова;
Друго:
Приложения за работа с документи, съхранявани в СУД;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-битова или 64-битова (за интегриране на задачи с календари на Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 и по-нова версия;
Microsoft .NET Framework 2.0.
Освен това е необходимо да се вземат предвид ресурсите, изисквани от ОС.
Минималната поддържана разделителна способност на екрана е 800x600, препоръчителната резолюция е 1024x768 или по-висока.
Изискванията към сървъра зависят от броя на едновременните потребители и количеството данни, които се обработват. Изискванията към хардуера и софтуера на сървъра се разработват на база средни работни условия и се определят при проектирането на системата.
Днешният бизнес изисква наистина разпределена архитектура за управление на документи, т.е. такъв, който отговаря на следните изисквания:
Функционалност и гъвкавост на системата.
Възможност за по-нататъшна модернизация и изграждане на капацитет на системата (включително независима).
Интеграция с други корпоративни системи - системата за управление на документи не може и не трябва да съществува изолирано от други системи, например понякога е необходимо да се интегрира системата със счетоводно приложение. Тогава системата за управление на документи трябва да има отворени интерфейси за възможно усъвършенстване и интеграция с други системи.
Възможността за разпределена отдалечена работа и взаимодействие с други клонове - основните проблеми при работа с документи възникват в географски разпределени организации, така че архитектурата на системите за управление на документи трябва да поддържа взаимодействието на разпределени места. Освен това разпределените места могат да се комбинират с най-разнообразни комуникационни канали по отношение на скорост и качество. Също така, архитектурата на системата трябва да поддържа взаимодействие с отдалечени потребители. Разпределеното, мащабируемо управление на документи води до драматично повишаване на производителността на служителите, укрепвайки цялостната конкурентоспособност на организацията.
Мащабируемост - желателно е системата на работния процес да може да поддържа както пет, така и пет хиляди потребители, а способността на системата да увеличава капацитета си се определя само от капацитета на съответния хардуер. Това изискване може да бъде изпълнено чрез поддържане на сървъри за бази данни, произведени от компании като Sybase, Oracle, Informix и др., които съществуват на почти всички възможни хардуерни и софтуерни платформи, като по този начин осигуряват най-широк спектър от производителност.
Модулност - напълно възможно е клиентът да не трябва незабавно да внедри всички компоненти на системата на работния процес и понякога обхватът от задачи, решавани от клиента, е по-малък от целия набор от задачи на работния процес. Тогава е очевидно, че системата на работния процес трябва да се състои от отделни модули, интегрирани един с друг.
Ефективност на откритостта – осигуряване на рационален баланс между разходите за създаване на система и целевите ефекти, включително крайните резултати от автоматизацията на управлението на документи; възможността за внедряване на широка гама от допълнителни технологии за повишаване на нивото на възвръщаемост на средствата, изразходвани в системата.
Вие също трябва да обърнете внимание на основни характеристикисистемен разработчик (доставчик) (опит в комплексно решаване на подобни или по-сложни задачи, осигуряване на всички етапи на проверка на предприятието, внедряване на системата, обучение на потребители, поддръжка и развитие на системата, дали компанията е директен системен разработчик, дали има сервиз център, квалификации специалисти, географско местоположение и др.).
SUD класификация
На пазара на инструменти за електронно управление на документи можем условно да разграничим пет категории технологии. Трябва да се отбележи, че нито една класификация не изглежда идеална. В резултат на това някои продукти попадат в повече от една категория едновременно и имат характеристики, които са специфични за продукти от различни категории.
· CMS системи, фокусирани върху бизнес процеси: Documentum, FileNet (Panagon and Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Обикновено проектирани за специфични вертикални и хоризонтални приложения, понякога насочени към определена индустрия. Тези решения обикновено осигуряват пълния жизнен цикъл на документа, включително технологии за изображения, записи и управление на работния поток, управление на съдържанието (вижте по-долу) и др.
· Корпоративен DMS: Lotus (Domino.Doc), добавки Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (контекст).
Осигурете корпоративна инфраструктура за създаване, съвместна работа и публикуване на документи, общодостъпна за всички потребители в една организация. Основните характеристики на тези системи са подобни на системите, фокусирани върху бизнес процеси. Те обаче отличителна чертае начинът за използване и разпространение. Подобно на инструменти като текстови редактории електронни таблици, корпоративният DMS е стандартното приложение по подразбиране за създаване и публикуване на документи в организация. По правило тези инструменти не са насочени към употреба само в определена индустрия или за тясно дефинирана задача. Те се предлагат и прилагат като корпоративни технологии, достъпни за почти всяка категория потребители.
· Системи за управление на съдържанието (от англ. content – съдържание, същност): Adobe, Excalibur.
Осигурете процес за проследяване на създаването, достъпа, контрола и доставката на информация до ниво раздел на документи и обекти за тяхното последващо повторно използване и компилиране. Потенциално наличието на информация не под формата на документи, а в по-малки обекти улеснява процеса на обмен на информация между приложенията.
Системи за управление на изображения
Преобразуване на информация от хартия в цифров формат, като правило, това е TIFF (Tagged Image File Format), след което документът може да се използва в работа вече в електронен вид.
· Системи за управление на работния поток: Lotus (Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Тези системи са предназначени основно за осигуряване на движение на определени обекти по предварително определени маршрути (т.нар. „твърдо маршрутизиране“). На всеки етап обектът може да се промени, така че се нарича общата дума "работа" (работа). Системите от този тип се наричат системи за работни потоци - "workflow" (за съжаление няма точен еквивалент на този термин на руски език). Документите могат да бъдат прикачени към работни места, но документите не са основният обект на тези системи. С помощта на такива системи е възможно да се организират определени работи, за които всички етапи са известни предварително и могат да бъдат предписани.
Руски системи за поддръжка на документация
|
Производител |
Кратко описание |
|
|
Системата за управление на документи е предназначена да автоматизира офис работата в корпорация, която има доста сложна разклонена структура, която включва няколко предприятия, има повече от сто служители и има интензивен работен поток както на входящи, така и на изходящи документи, както и обмен на документи между неговите отдели. Система КОРОНАпредоставя следния набор от функционални услуги:
|
||
|
Код: Работен процес |
ДП "Център за компютърно развитие" |
Комплекс от взаимосвързани системи за офис работа, банки за документи и корпоративни услуги. Корпоративна система "Код: работен поток"е комплекс от взаимосвързани системи за офис работа, банки за документи и корпоративни услуги, които осигуряват автоматизирано решение на задачите на деловодството и документооборота в държавните органи и други организации. Основните характеристики на системата: Готови решения за типични офис задачи (функции). Всяка от системите, съставляващи корпоративната система, е специализирана за изпълнение на типични задачи за обработка на документи: регистрация и контрол на движението на официална кореспонденция, регистрация и контрол на разглеждането на жалби на граждани, централизиран контрол административни документии инструкции и др.
Обмен на документи между подсистеми, централизирано поддържане на глобални директории, реализиране на повсеместен достъп до бази данни чрез интернет/интранет технология, разпространение на съобщения, резюмета, предупреждения по e-mail. Ефективността на разходите на системата се определя от използването на собствени продукти и технологии, фокус върху най-популярните софтуерни и хардуерни платформи, преди всичко на Microsoft, и ниските разходи за внедряване. Функционални подсистеми, които са част от "Код: работен поток": - "Код: официална кореспонденция" регистрация на входящи и изходящи документи на организацията (подразделение); формиране на съответното дело въз основа на номенклатурата на делата на това звено, организация на движението на документи от изпълнителите и контрол на тяхното изпълнение; задаване на документи за централизиран контрол с предаване на данни към подсистема "Код: Контрол на изпълнението на документи". - "Код: Контрол на изпълнението на документа" Регистрация контролни документи, задачи, изпълнители, раздаване на контролни карти за изпълнители; регистриране на отлагане на задачи; автоматично и ръчно отстраняване от контрол на напълно разработени контролни документи; формиране на съответното дело въз основа на номенклатурата на делата на това звено; автоматично пререгистриране на документи при прехвърляне на контролни документи към подчинени звена, работещи с подобна подсистема. - "Кодекс: писма и жалби на граждани" въвеждане на данни за кандидатите; регистриране на жалби и повдигнати в тях въпроси; контрол върху разглеждането на жалби и указания на ръководителя, дадени във връзка с тяхното разглеждане. - "Код: система за подготовка на документи" създаване на електронен пълнотекстов архив от документи - "Код: Система за регистрация на нормативни и административни документи" - "Код: референтна системаработния процес" осигуряване на достъп до бази данни с документи с помощта на интранет/интернет технология и бързо получаване на информация за документооборота от всеки отдалечен компютър. - "Код: обмен на документи" обмен на документи между подсистеми, както в рамките на локалната компютърна мрежа, така и между географски отдалечени подсистеми. Системите са реализирани в две версии - файл-сървър и клиент-сървър. |
|
DocsVision 2.0 "Управление на архив-офис" |
Приложение за създаване на архиви на документи, автоматизиране на основни офис процедури и процеси на обработка на бизнес документи в организация. Системата DocsVision 2.0 "Архив - Документи" е пълно приложение, предназначено за създаване на архиви на документи, автоматизиране на основните офис процедури и бизнес процеси за обработка на документи в организация, включително:
Тази система може да се използва като цялостно решение за внедряване в компании или като прототип при разработване на персонализирано приложение. Структурата на системата може да се персонализира според нуждите на конкретна организация. |
|
|
СcompanyMedia-Управление на електронни документи |
Уеб базирана система за електронно управление на документи. Уеб базирана система за електронно управление на документи. Сравнително евтина, но доста функционална система е предназначена за:
|
|
|
ФирмаМедия-Офис работа |
Системата е предназначена да автоматизира работния процес с проследяване на движението на документи в реално време. Системата е предназначена да автоматизира работния процес с проследяване на движението на документи в реално време. Системата осигурява автоматизация на следните видове поддръжка на управленска документация:
Характеристиките на конструкцията на системата "SM-Office work" включват:
|
|
|
OfficeMedia-Офис работа |
Комплектът е предназначен за автоматизиране на работата на секретари или офис работа. Комплектът е предназначен да автоматизира работата на секретарите или отдела за управление на офиса и предоставя на ръководителите от всички нива възможност да дават инструкции по получените документи и да контролират тяхното изпълнение. Комплектът "OfficeMedia - Документи" се състои от следните бази данни:
"Организационни и разпоредителни документи" - за оформяне на проекти на заповеди, предписания, бележки, тяхното одобряване, подписване и контрол на изпълнението. |
|
|
Locia Soft |
Комплекс за управление техническа документация. Комплексът за управление на техническа документация на базата на DOCS Open е интеграционно решение, базирано на най-модерните разработки на чуждестранни и местни компании, които са лидери в областта на създаването електронни архиви, управление на технически документи, продуктова композиция и управление на проектните данни, както и въвеждане на информация от хартиени носители, изградени в архитектурата клиент-сървър. Комплексът позволява
За установяване и визуализиране на логически връзки между документите може да се използва допълнителният модул „Наблюдател“, който включва и възможността за показване на логическата структура на архива с помощта на механизма за представяне. Сървърната част на комплекса може да работи както на PC платформата, така и на работни станции, работещи с различни версии на UNIX OS (HP, Sun, Digital и др.). Като клиент, различни Версии на Windows. Поддържа се работа през интернет. Един от най-популярните индустриални сървъри за бази данни (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) може да се използва като СУБД на почти всяка софтуерна и хардуерна платформа. |
|
|
"GRAND DOC" за Windows |
Гранит център |
Автоматизирана система за управление на документи и офис работа за държавни и общински структуриуправление. „Гранд Док” е специализирана система за автоматизиране на деловодството и документооборота в държавни и общински структури на управление. Системата е предназначена да автоматизира процесите на работа с документи:
"Grand Doc - Lite" - еднопотребителска версия за общински правителствени структури с малък работен поток. Предназначен за счетоводство и работа с документи на едно работно място. Microsoft SQL платформа. "Grand Doc" - мрежова версия за държавни и общински управленски структури с обем на работния поток от 5000 до 30 000 документа годишно и брой потребители от 20 до 150. "Grand Doc" - корпоративна версия ("Единна система за електронно управление на документи и деловодство на общинските управленски структури административен район») - една системаелектронен документооборот и деловодство на административния район. Може да се припише на специализирани системиавтоматизация на офиса и работния процес. |
|
Effect-Office |
ICC "Garant International" |
Серия от софтуерни продукти за систематизиране, безопасно съхранениеи ефективно извличане на документи. "Effect Office" е серия от софтуерни продукти за систематизиране, безопасно съхранение и ефективно търсене на документи. Система за управление на документи "Effect Office". Предназначен за създаване на електронен архив с документация и организация на компютърния работен процес на предприятието. Реализирани локални и клиент-сървър опции. Личен архив на "Effect Office". Специална версия на системата за един потребител. "Графичен ефект", "Графичен ефект плюс". Система за работа с графични изображения. "секретар на ефекта", работно мястосекретар. „Ефект на пощата“. Централизирана система за получаване, изпращане и регистрация електронна поща. |
|
Цялостна автоматизация на деловодните процеси и архивиране на електронни документи. Системата LanDocs е предназначена за комплексна автоматизация на работните процеси в офиса и архивиране на електронни документи. Системата включва: LanDocs: деловодство. Основната система за автоматизиране на офис работни процеси и поддържане на архив от електронни документи. LanDocs: ДОКУМЕНТЕН СЪРВЪР. Сървърен софтуер за централизирано управление на съхранението на документи (документни файлове) в електронен архив. Взаимодейства със системата LanDocs: OFFICE PRODUCTION. LanImage: СКАНИРАНЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ НА ИЗОБРАЖЕНИЯ. Система за сканиране на хартиени документи и визуализиране на техните електронни изображения. LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТЪП. Специализиран WEB-сървър. LanDocs: MAIL SERVER и LanDocs: MAIL CLIENT. LanDocs: ПОДСИСТЕМА ЗА СИГУРНОСТ. Защита на информацията чрез електронен цифров подпис и криптиране. LanDocs: МАРШРУТИРАНЕ. Моделиране на процесите на движение на документи чрез изграждане на графични карти. Допълва LanDocs: OFFICE PRODUCTION. |
||
|
Автоматизация на основните процедури на съвременната офис работа и организация на работния процес. Системата OPTiMA-WorkFlow е предназначена за управление на процесите по създаване, обработка, репликация и съхранение на документи, както и за автоматизиране на основните процедури на съвременната офис работа и управление на документи. Системата включва
|
||
|
DIS: системи |
Документно-ориентирани корпоративни информационни системи (DIS: системи). Автоматизация на документационна поддръжка за управление (DOE). Документно-ориентираните корпоративни информационни системи (DIS: системи) осигуряват повишаване на ефективността на управленските дейности чрез автоматизиране на поддръжката на управленската документация (DOE). DIS:системите са гъвкаво адаптивни, внедрени на различни платформи и имат удобна модулна структура. Към днешна дата са разработени следните модули: DIS:class - електронен офис "Пепеляшка" - е класическа офис технология с контрол от край до край върху изпълнението на документи и ви позволява да автоматизирате основните функции на офиса, общия или организационния отдел - регистрация, обработка и контрол на изпълнението на документи. DIS:библиотека - Библиотека - автоматизирана системаподдържане на библиотеки и архиви на електронни документи. Позволява ви да организирате библиотеки с документи по функционална област на дейност, библиотеки с информационни материали, формуляри и стандартни формуляри. Работи с текстови, графични, аудио и видео материали. DIS:reception - Бизнес поща - автоматизирана система за обработка на електронната кореспонденция на организацията. DIS:manager - Поръчки - автоматизирана система за документиране и наблюдение на изпълнението на поръчките. DIS:contact - Dossier - автоматизирана система за събиране на информация за контакти и събития, организации, проекти и хода на тяхното изпълнение. DIS:writer - Подготовка на документи - автоматизирана система за подготовка и одобрение на документи. Модулите DIS:потребители - Потребители, DIS:структура - Структура и DIS:асистент - Работна станция са предназначени за справяне с административни проблеми. |
|
|
BOSS-Референт |
Електронна система за управление на документи (базирана на платформата Lotus Notes/Domino). „BOSS-Referent“ е система за електронно управление на документи, софтуерен пакет, разработен на платформата Lotus Notes/Domino. „BOSS-Referent“ ви позволява да изградите пълноценна система за управление на бизнес процеси за обработка на документи и наблюдение на тяхното изпълнение и е стъпка към изграждането на Система за управление на знанията на организацията. Компонентите на системата са:
Системата използва различни базиданни за документи, събития, отчети и др.
За съвместно обсъждане на различни въпроси в работната група се използва режимът на конференция. |
|
|
Ефрат-Управление на документи |
Когнитивни технологии |
Система за управление на информационните потоци и документи на организацията. Системата "EUFRATS-Document Management" ви позволява да изградите цялостна система за управление на информационните потоци и документи на организация, а също така съдържа всички необходими инструменти за успешното автоматизиране на управлението на документи за всяка компания, независимо от броя и формата на собственост. Системата е проектирана да работи както в рамките на малък отдел, така и в рамките на цялата организация със сложна схема от информационни потоци. Euphrates-Document Management е гъвкав и лесен за настройка. Наред с готови решения се предлага пълен набор от инструменти за успешно адаптиране към характеристиките на всяка компания. Програма
|
|
Когнитивни технологии |
Предназначена е за организация на документационна поддръжка на управлението. Версията "Ефрат @Soho" реализира електронен архив. Той осигурява въвеждане и търсене необходими документи; ви позволява да създавате и поддържате електронни архиви на документи от различни видове, дори аудио и видео; магазинни страници, изтеглени от интернет. Версията Euphrates Office е универсална система за управление на документи, която ви позволява да работите както с хартиени документи, така и с електронни документи и формуляри. Системата поддържа функциите за въвеждане, регистриране, преглед, търсене, експортиране, отпечатване на документи, както и създаване на електронни архиви, отчети и осигуряване на контрол и изпълнителска дисциплина. За да се осигури работа в екип, е внедрена архитектурата на Euphrates Client Server. |
|
|
Система за управление на документи за цялото предприятие. Предназначен за подобряване на ефективността на екипната работа на служителите с архиви на електронни документи и контрол на дисциплината на изпълнение. „1C:Архив“ е система за управление на документи за цялото предприятие и е предназначена да повиши ефективността на колективната работа на служителите с архиви на електронни документи и да контролира дисциплината на изпълнение.
|
някои чужди системиподдръжка на документи
|
Производител |
Кратко описание |
|
|
Клиент-сървър приложение за работа с документи. Hummingbird DOCS Open е клиент-сървър приложение на платформата Windows, което ви позволява да организирате централизирано съхранение на данни. Съдържа разширени инструменти за търсене, организиране на сътрудничество, контрол на версиите и сигурност.
|
||
|
Услуги за съдържание на Panagon |
Семейство програми за осигуряване на работа с документи в големи предприятия. Семейни програми Услуги за съдържание на Panagonпредназначени за създаване, управление, осигуряване на достъпност и сигурност, както и за динамична работа с електронни документи. Основни внедрени функции:
|
|
|
Група приложения за подпомагане на сътрудничеството и управлението на знания. Бизнес приложения: управление на съдържанието Livelink ви позволява да създавате обекти с данни за съхранение и използване на съдържание, да улавяте промени и да управлявате всеки компонент от структурата на документа до параграфи и раздели, да управлявате взаимоотношенията на документите, да определяте наличността на обекти с данни и да автоматизирате процеса на създаване на персонализирани документи. Управление на записи iRIMS от Open Text осигурява управление на жизнения цикъл на всички корпоративни документи и друга информация на хартиен и електронен носител. Осигурява оперативна съвместимост с други приложения за обработка на информация, интегрира се с имейл и електронни системиуправление на документи. Заедно с Livelink осигурява търсене, сътрудничество, управление на документи и работен поток.
|
||
|
Система за управление на съдържанието (за корпоративна информационна система за управление). Hummingbird DM превръща информацията, съхранявана в документи, в база от знания на фирмата. Системата ви позволява да организирате и управлявате корпоративни документи, осигурява съвместна работа с тях, обработва заявки от потребители на системата и също така гарантира безопасността на информацията. Администраторите на Hummingbird DM могат да конфигурират структурата на съдържанието, както и да настроят системата, структурата за съхранение на документи, формуляри на документи, импортиране на метаданни, интегриране на системата с други приложения, дистанционно и централно конфигуриране на потребителски интерфейси и управление на състоянието на документа. Може да работи и във връзка с
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
Платформа за съобщения и сътрудничество. Microsoft Exchange Serverслужи като платформа за имейл, планиране на екипи, сътрудничество и управление на документи и приложения за маршрутизиране на документи. Microsoft Exchange 2000 сървързаедно с клиента Microsoft Outlook 2000, осигурява надеждна, мащабируема и лесна за управление инфраструктура за съобщения и сътрудничество, която дава на потребителите достъп до база от знания. Microsoft Exchange 2000напълно интегриран с операционна система Microsoft Windows 2000и е предназначен за организации от всякакъв размер: от малки организации до най-големите географски разпределени предприятия. Модерна система за съхранение на уеб ресурси Система за уеб съхранение на Microsoftсъчетава надеждност и мащабируемост Microsoft Exchange 2000с наличността и отвореността на Интернет, като по този начин предоставя както хранилище на знания с разширени възможности, така и платформа за бизнес приложения. Конферентен сървър Exchange 2000 конферентен сървъре платформа за пълнофункционални информационни, аудио и видеоконферентни услуги, която отваря нови възможности за сътрудничество. |
|
|
Novell Group Wise 6 |
Инструмент за съобщения и съвместна работа в средата на една мрежа, както и за съвместна работа. GroupWise 6е инструмент за съобщения и сътрудничество в One Net и решение за сътрудничество. GroupWise 6Подобрява производителността в рамките на една организация чрез ускоряване на времето за реакция, разширяване на сътрудничеството, сигурни взаимодействия с доставчици и клиенти и предоставяне на възможност на администраторите да персонализират технологията, за да отговарят на нуждите и целите на бизнеса. Основни предимства:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
Модерно решение за управление на документи в разпределена среда. Модерно решение за управление на документи в разпределена среда. Домино.Докбазиран на разпределена уеб архитектура. Домино.Докса интегрална частсофтуерния пакет IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite) за управление на документи в цялото предприятие. Основни свойства и предимства:
|