Курсова работа
О осигуряване на безопасността на архивните документи
Белгород 2008г
архивно съхранение на документи
Въведение
3.Режими за съхранение на документи
Заключение
Забележка
Библиографски списък
Въведение
Актуалност на темата. Документите са информационната основа на дейността на организацията, тъй като именно в тях са концентрирани повече от 80% от нейните информационни ресурси. По време на архивното съхранение на документите те до известна степен са изложени на различни фактори, които предизвикват необратимо изменение на свойствата на материалите – стареене. Масовото унищожаване на документи при дългосрочно съхранение се дължи на неотложността на проблема за осигуряване на безопасността и запазването на средствата. Около 25% от книгите в Националната библиотека на Русия изискват консервация. Подобна ситуация се наблюдава и в други библиотеки в Русия.
Библиотечните, музейните и архивните фондове съдържат издания и ръкописи, направени предимно на хартиен носител, който постоянно се влошава в процеса на съхранение и използване. Целта на съхранението е да се намали въздействието на неблагоприятните фактори и да се увеличи трайността на документите. V различни страниСветът активно търси съвременни технологии, които гарантират безопасността на паметниците на културата на хартия.
В момента в архивите на страната ни се съхраняват огромен брой документи, свидетелстващи за многостранната дейност на хората. Осигуряването на тяхното дългосрочно съхранение е основен приоритет за архивните работници. За важността на този проблем говорят и съответните решения на нашето правителство.
Целта на работатае да се намерят оптималните условия за съхранение архивни документи.
Целта на работата определя следните задачи :
1. Научете историята на законодателството и основите на опазването
архивни документи
2. Помислете за устройството, оборудването и функционирането на помещението на архива
3. Показване на различни режими за съхранение на документи
4. Анализирайте топографията и отчитане на движението на документи
5. Обърнете внимание на съхранението на документи в електронна форма
Обект на изследванеса архивните документи, тяхното място и значението на тяхното съхраняване в историята на държавата.
Предмет на обучение -система за сигурност
архивни документи
Степента на познаване на темата
Има много изследвания, които разкриват различни аспекти на тази тема. Всеки автор показва ситуацията от своя гледна точка. Това ни позволява да разгледаме получената информация от различни партии, което допринася за получаване на по-обективни знания по този въпрос.
Горфейн Г.М. 1 в неговото изследване „Архивистика“ показва не само условията за съхраняване на архивните документи, но и историята на архивирането в Русия, както и организацията на документите и делата на Архивния фонд на Руската федерация.
Трудове на Охотников A.V. 2 „Документознание и управление на записите“ обръща внимание на класификацията на документи, документационни системи, документна комуникация и документни дейности, където се разглежда съхранението на документи. Статии на Алексеева Е.В. 3 „Архивистични аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение” послужи като информационна база за разкриване на посочената тема. В тези статии темата за осигуряване на безопасността на документите е застъпена много широко.
1.История на законодателството и основите на осигуряване безопасността на архивните документи
Не е достатъчно да се събират архиви - също толкова важно е да се гарантира безопасността на документите. За съжаление цялата история на развитието на архивната сфера у нас е наситена с безвъзвратното унищожаване на документи. Причината за това бяха не само природни бедствия, но и много често безотговорно, необмислено отношение към документите, включително и от страна на държавата, която действаше като организатор на „кампании за отпадъци“. Сред гражданите също има мнение за „безполезността на книжата“, за „прашен архив“ - (а архивът в идеалния случай трябва да е без прах) като нещо ненужно. И едва когато човек лично се сблъска с необходимостта да получи някакъв вид удостоверение от архива, от което зависи неговото социално, материално и друго благополучие, той започва да разбира важността на архивите. За съжаление през 90-те години на 20-ти век бяха загубени много ценни документи на ликвидирани фирми и банки, включително документи за персонал, необходим за защита на правата и интересите на техните служители 4 .
Но архивите са и уникални хранилища на информация за миналото на страната ни и нашите предци. Колко често само един оцелял документ може да промени нашето разбиране и знания за нещо или някого. Само в романите „ръкописите не горят“, в живота всичко е по-прозаично и трагично - те горят, загиват и днес. Няма нищо по-лошо от това да загубиш паметта си, да забравиш корените си – това е еднакво страшно както за отделен човек, така и за цели народи. Ето защо призивът, който прозвуча в началото на 20-те години на ХХ век - "Пазете архивите!" - е също толкова актуална и днес.
Необходимостта от запазване на архивните документи и отговорността за тяхното унищожаване е залегнала в закон. А зад това стои стар правна традиция. Судебник от 1550 г. предвиждаше толкова тежко наказание като побой с камшик за увреждане на „държавни дела“. Но по времето на Петър Велики телесното наказание е заменено с наказание с рубла - наказание: „И в бъдеще какви белязани извлечения и постановления ще се пазят в каква небрежност, или какво ще бъде загубено, или на молителите и на кого каква работа трябва да се покаже (те ще) или да отпишат и за това, по указ на Великия суверен, ще бъде извършено претърсване с цялата жестокост, а при издирването на виновните наказанието ще бъде безмилостно , в зависимост от грешката и от случая, или ще бъдат добавени големи глоби.
По съветско време законът беше строг и към архивистите. Наредбата за GAF на СССР от 29 март 1941 г. също заплашва наказателна отговорност за унищожаване и кражба на документи, както и за разкриване на секретна информация от документи.
Един от първите специални законодателни актове по проблемите на защитата на архивните документи е Законът на СССР „За опазването и използването на паметниците на историята и културата“ от 29 октомври 1976 г. Законът подчертава, че историческите и културните паметници са собственост на народа и представляват неразделна част от света културно наследство 5 . Сред тези паметници законът включва и документалните паметници.
В Основите на законодателството на Руската федерация „За Архивния фонд на Руската федерация и архивите“ се казва: „Собствениците на документи, класифицирани като част от Архивния фонд на Руската федерация, са длъжни да осигурят тяхната безопасност. За особено ценни и уникални документи се създават застрахователни копия. По този начин институцията е длъжна да съхранява документите, независимо от формата на собственост върху тях.
В допълнение към административната отговорност за нарушаване на правилата за съхранение на архивни документи, тяхното унищожаване, кражба и смърт се предвижда наказателна отговорност. В Наказателния кодекс на Руската федерация (1996 г.) има няколко члена, установяващи отговорност за тези престъпления: чл. 164 – „Кражба на вещи с особена стойност”; Изкуство. 284 – „Загуба на документи, съдържащи държавна тайна»; Изкуство. 324 – „Придобиване или продажба на официални документи и държавни награди» и други статии.
В съответствие с Правилника за Федералната архивна служба на Русия (1998 г.), осигуряването на безопасността на документите е една от най-важните функции на архивните институции 6 .
Специалистите, които решат да свържат професионалната си дейност с архивознанието, трябва да познават основите на осигуряването на безопасността на документите. Системата от мерки за организиране на съхранение включва следните области:
1. осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите;
2. създаване на материално-техническа база за съхранение на документи, включително сгради и помещения на складови съоръжения, средства за охрана и охрана на съхранението;
3. отчитане на движението и контрол върху физическото състояние на документите, което включва отразяване на всички промени в счетоводните форми на архива;
4. копиране на документи с цел създаване на осигурителен фонд и фонд за ползване;
5. съхраняване на документи.
2. Подреждане, оборудване и експлоатация на помещенията на архива
Трябва да се помни, че документите се съхраняват в архива, за да бъдат използвани за периодите, в които са на стойност: 3, 5, 10, 25, 40, 75 години, векове. Целият период на съхранение на документите трябва да бъде защитен от неблагоприятни условия, увреждане на физическата им основа и приложения към тях текст, както и от кражба и загуба поради небрежност.
Първото изискване за създаване на оптимални условия за съхранение на документи е наличието на сграда, която отговаря на всички параметри за осигуряване на тяхната безопасност. Строят се специални сгради за държавния архив. Най-често се използват типични проекти, разработени за архиви с различни обеми документи 7 .
В случай, че сградата на архива е изградена по предназначение, нейното изграждане и експлоатация трябва да се извършват при спазване на изискванията Пожарна безопасност, предвидени от GOST 12.1.004-76 "Инструкции за проектиране на архиви", "Стандарти за пожарна безопасност за проектиране на сгради и конструкции", правила и инструкции за пожарна безопасност в институции на Федералната архивна служба. Ако сграда (помещения) е разпределена за преобразуване в архив, тя може да бъде призната за годна само след преглед. Експертна комисия, състояща се от всички специализирани служби (архивни, пожарни, санитарни, охранителни), внимателно проучва площта на разпределените помещения; местоположение тази стаяв сградата (етаж); местоположението на сградата; състоянието на физичната и химическата среда на помещението. Според тези критерии трябва да се получат конкретни данни. Ако се установи, че помещението отговаря на горните критерии, се съставя акт, който се подписва от всички членове на експертната комисия 8 .
Изискванията за помещенията на архива са фиксирани в съвременните нормативни и методически документи, предимно в Основните правила за функциониране на архивите на организацията, както и в редица GOST и методически разработки. Условията за съхранение на документи се диференцират в зависимост от състава на документите (кино, снимка, видео, фоно) на архива и носителите на информация (хартия, филм и др.). Има общи изисквания към мястото за съхранение. На първо място, трябва да знаете какво е неприемливо за архивни помещения:
1. помещението да не е порутено, дървено, мазе, таванско помещение, неотопляемо, лишено от естествена вентилация;
2. в близост до помещението на архива да няма пожароопасни обекти и организации, използващи пожароопасна технология;
3. не трябва да има промишлени съоръжениязамърсяване на въздуха с корозивни газове и прах
4. архивът не може да се поставя в близост до помещенията, заети от кетъринг, хранителни складове. Техните обитатели, както микроорганизми, така и гризачи, могат да ядат архивни документи.
Основните части на сградата са запазени за съхранение; изолирани са от читалнята и административните помещения. Освен тях са необходими: помещение за приемане и анализиране на постъпили дела; помещение за документи, засегнати от вредители (изолатор); работни помещения за служители; читалня с обособено помещение за временно съхранение на документи; стая за неутрализиране на документи с автономна изпускателна вентилациякъдето при необходимост може да се монтира дезинфекционна камера; помещения за реставрация и подвързване на документи и други 9 .
Съхранението е организирано в изолирано помещение. Най-строгите изисквания за съхранение са:
1. Не се допуска комбиниране на складови и работни помещения с каквато и да е цел;
2. Не се допуска поставяне на складови помещения в неотопляеми, влажни, неподходящи помещения, както и в помещения с печно отопление;
3. складовото помещение да има изходи към асансьори и стълбищни клетки, удобни за евакуация, авариен изход;
4. Вътрешната обработка на складовите помещения трябва да се извършва с материали, които не събират прах и не са източник на прах или агресивни химикали. Подобни изисквания следва да се прилагат за всички материали, използвани при производството на оборудване за съхранение и средства за съхранение на документи;
5. в складовите съоръжения не се допуска полагане на водопроводни и канализационни тръби, както и технологични или битови водоприемници;
6. помещенията трябва да бъдат както пожароустойчиви, така и наводнени;
7. Електрическото окабеляване в складовите помещения трябва да е скрито, контактите да са херметични или полухерметични. Складовите помещения са оборудвани с общи или етаж по етаж електрически ключове;
8. складовите помещения са отделени от съседните помещения на архива с огнеупорни стени и тавани с граница на огнеустойчивост най-малко 2 часа;
9. изводите за противопожарна вода трябва да бъдат разположени в стълбищните клетки;
10. поставянето на складови помещения в помещение без прозорци се допуска само при наличие на вентилация, осигуряваща 2-3-кратен въздухообмен на час;
11. лаборатория и промишлени помещениятрябва да е възможно най-далече от складовите помещения и да няма общи с него вентилационни канали 10 .
Поставянето на документи в хранилището е свързано не само с осигуряването на тяхната безопасност, но и с възможно бързо търсене за използване. Не е разрешено съхраняването на документи на пода, перваза на прозореца и в несортирани купчини. В трезорите са монтирани стационарни метални стелажи (възможно е дървено, обработено с огнеупорен състав), за съхранение на особено ценни каси и счетоводни документи - сейфове и метални шкафове. Редът за монтаж на стелажи е както следва: ширината на основните пътеки (между редовете на стелажите) - 120 см; пътеки между стелажи - 75-80; разстоянието между стената и стелажа, успоредно на нея - 75; разстоянието между стената и края на стелажите - 45; разстояние от пода до долния рафт - 20; а в сутеренните етажи - 30 см. Стелажите са монтирани перпендикулярно на стените с отвори за прозорци и отоплителната система. Този ред на монтаж на стелажи осигурява щадящи температурни и светлинни условия за съхранение на кутии.
Размери на стелажа: височина - 220-240 см, ширина на едностранно стелаж за хоризонтално съхранение на кутии и пачки - 35-40, разстояние между рафтовете във височина - 40 см; за вертикално съхранение широчината на едностранния стелаж е 25-30 см; разстоянието между рафтовете е 35 см.
Ако помещението за архив е с височина повече от 4 м, тогава за рационалното използване на площта е препоръчително да се монтират двустепенни стелажи с междуетажни тавани и удобни стълби с парапети, които гарантират безопасността на работа. За съхранение на документи с голям формат (сакат, карти, планове) се правят специални стелажи.
Ефективното използване на помещенията зависи от правилното определяне на предназначението на офис помещенията, което помага при работата с документи, и от рационалното поставяне на документите в склад. За удобство и бързина на работа в складовете се използват сгъваеми и леки подвижни маси, стабилни и леки стълби.
Електрическото окабеляване в складовите помещения се допуска само скрито или в газови тръби, осветителни тела - полухерметични; разпределителни табла и разединителни прекъсвачи се монтират извън склада 11 .
Ефективното използване на помещенията зависи от правилното определяне на предназначението на офис помещенията, което помага при работата с документи, и от рационалното поставяне на документите в склад.
Ако хранилището е предназначено директно за съхранение на документи, тогава е желателно да се разпределят помещения в архива за тяхното използване. Те трябва да осигуряват нормалната работа на читателите и изследователите. В помещенията трябва да има читалня за работа с документи. различни размерии видове, както и следните основни направления: издаване на документи на изследователи; Системи за търсене на информация; временно съхранение на документи по време на тяхното използване 12 .
Всеки архив разработва план за евакуация на документи в случай на извънредна ситуация (пожар, наводнение и др.). Планът трябва да предвижда приоритетна евакуация на особено ценни документи и файлове на постоянно съхранение.
Не само самата сграда (помещения), но и средствата вътре в нея е важно да се гарантира безопасността на документите. Параметрите на тази среда се определят от спазването на режимите на съхранение.
3.Режими за съхранение на документи
Технологията за съхранение на документи се разбира като набор от мерки, насочени към осигуряване на безопасността на документите по време на съхранение. Тези мерки включват физическа и химическа обработка на документи, създаване на оптимален режим за тяхното съхранение, възстановяване на документи и изготвяне на гаранционни копия.
Има следните режими на съхранение:
1. светлина;
2. температура и влажност;
3. противопожарни;
4. сигурност.
Светлинен режим
Светлината носи със себе си енергия, под въздействието на която протичат фотохимични реакции в осветените материали, предизвикващи промяна в първоначалните им свойства. Хартията под действието на светлина става кафява и губи механична якост, тъй като в нея настъпват значителни промени. Много текстове също избледняват от светлината. Както естествената, така и изкуствената светлина са опасни за материалите 13 . Постоянното съхранение трябва да се извършва на тъмно. Не се допуска осветяване на хранилища и документи от слънчева светлина.
Естественото осветление в склада е разрешено само при наличие на светлинни дифузори, автоматични регулатори на светлинния поток, защитни филтри и щори. За защита на документи от светлина се използва съхранение в папки, папки, кутии, шкафове. За изкуствено осветление в складови помещения се използват лампи с нажежаема жичка в затворени сенници с гладка външна повърхност.
Нивото на осветеност във видимия диапазон на спектъра не трябва да надвишава: на вертикалната повърхност на стелажа на височина 1 m от пода - 20-50 lux (lx), на настолни компютри - 100 lux. Осветеността се измерва със специален уред - луксметър тип Ю-16.
Най-светлото място в архива трябва да бъде читалнята. Най-ниската осветеност на помещенията от общо осветление трябва да бъде 300 лукса на разстояние 0,8 m от пода в хоризонтална равнина. Освен това на масите на читателите трябва да се монтират настолни лампи. Но в помещенията за временно съхранение по възможност трябва да се спазва светлинен режим, както в складовите помещения 14 .
Условия на температура и влажност
Температурата и влажността са основните фактори, които осигуряват безопасността на архивните фондове. В складовите помещения трябва да се поддържат оптимални условия на температура и влажност за документите, като се вземат предвид техните специфики. Температурният и влажностен режим определя микроклимата на дадено помещение.
Микроклиматът зависи от климатичните особености на района, където се намира сградата, и характеристиките на сградата. За микроклимата на помещенията са характерни метеорологичните и климатичните промени и инертността на тяхното проявление. Микроклиматът на документите е условен термин, който характеризира температурата и влажността на документите в условията на тяхното съхранение, използване и транспортиране 15 .
Благоприятен микроклимат за документи се създава при положителна температура и относителна влажност 30-60%. При тези условия:
1. Оптималните физико-механични свойства на хартията се явяват като информационен носител (максимална здравина, добра гъвкавост, стабилност на размерите, най-малка деформация);
2. има стабилност на хартията като хигроскопичен материал (слаба реакция на резки промени в климата в помещението);
3. изключва се възможността за увреждане на хартията от плесенни гъби;
4. осигурява се оптимална скорост на химическо стареене на хартия и текст;
5. Скоростта на механично разрушаване на хартията намалява рязко при внезапни промени в стайните условия. Областта на промени в относителната влажност на въздуха от 30-60-30% се нарича нормална стабилна климатична зона и се счита за най-безопасната за дългосрочно съхранение на хартиени документи 16 .
Оптималните условия на температура и влажност зависят преди всичко от типа носител за съхранение, преобладаващ в архива. Например:
1. хартиени документи: температура - 17-19С, относителна влажност - 50-55%;
2. документи на филмови носители (фото, филмови, аудио, видео документи): температура - 15С, относителна влажност - 40-55%;
3. документи на магнитни носители (филми, дискове): температура - 15-20С, относителна влажност - 50-65%.
Зоната на промяна на относителната влажност на въздуха 0-30-0% съответства на условията на така наречената суха нестабилна климатична зона. При ниска влажност хартията става прекалено твърда, реагира силно на изменението на климата, разрушаването от физическо и механично стареене и износването се увеличава. Възможна е необратима частична загуба при продължително изсъхване на хартията.
Областта на промени в относителната влажност от 60-100-60% се нарича влажна нестабилна климатична зона. С увеличаване на влажността гъвкавостта се увеличава, но в същото време якостта на опън на хартията намалява. Активният отговор на вестника на всякакви климатични промени се увеличава. Скоростта на химическо стареене на хартия и текст се увеличава значително, наблюдава се разпространението на водоразтворими текстове и отслабването на техния контраст. Когато влажността е повече от 65%, се създават благоприятни условия за формоване на документи: вероятността от формоване нараства бързо с повишаване на влажността от 65 до 100%. Изключително важно е по време на постоянно съхранение документите да останат в нормална климатична зона за максимум време и за минимум в суха или влажна зона.
В помещенията не трябва да има резки колебания в температурата и влажността, тъй като това разрушава средата за съхранение. Ето защо получените след продължително транспортиране архивни документи не се поставят веднага на съхранение, а се оставят за известно време в специално помещение за аклиматизация 17 .
За да се определи дали температурата и влажността на въздуха в избраното помещение отговарят на изискванията за оптимални температурно-влажни условия, в архива се извършва климатичен контрол. Основната му цел е да получава постоянна информация за климатичните условия на съхранение.
Климатичният контрол се осъществява според три климатични параметъра: температура, относителна влажност и абсолютна влажност на въздуха. За измерване се използват специални инструменти.
В климатизирани помещения измерванията се извършват и записват в специален журнал веднъж седмично, в помещения с нерегулиран климат - два пъти седмично, при нарушения на режима на съхранение - евакуация, наводняване и др. - ежедневно.
Най-сигурният начин за установяване на фиксиран оптимален температурен и влажен режим в хранилището е оборудването на склада с климатични системи, тоест използването на климатици. В помещения с нерегулиран климат трябва да се вземат мерки за оптимизиране на температурно-влажните условия за съхранение на документи, като се използват технически средства за овлажняване или изсушаване на въздуха, рационална вентилация и отопление на складовите помещения.
Санитарно-хигиенен режим .
Санитарно-хигиенният режим предполага набор от изисквания, насочени към поддържане на чистотата, изключвайки появата на мухъл, гъбички, прах и особено насекоми и гризачи. За да направите това, съхранението трябва стриктно да отговаря на следните изисквания:
1. Постоянна циркулация на въздуха, изключване на непроветриви зони.
2. Защита на прозорци и вентилационни отвори с мрежи с диаметър на окото не повече от 0,5 мм.
3. Забранено е да се намирате в склада с връхни дрехи, мокри и мръсни обувки.
4. Съхранението и използването на храни е неприемливо.
5. Провеждайте систематично мокро почистване - в този случай водата не трябва да попада върху документите. Мокрото почистване в складове с малък кубичен капацитет обаче може значително да повлияе на влажността на въздуха. Затова при започване на такова почистване е необходимо да се знае влажността в склада. Ако влажността е под нормалната, мокро почистване може да се извършва ежедневно. При висока влажност се допуска почистване на пода със суха изцедена кърпа не повече от веднъж седмично 18 . Поне веднъж годишно обезпрашавайте стелажи, шкафове и складови помещения.
6. Поне веднъж годишно третирайте подове, первази, первази, сутеренни части на стелажи с антисептични разтвори - докато разтворите не трябва да попадат върху документите.
7. Два пъти годишно селективна проверка на документи за откриване на насекоми и плесени 19 .
Прахът може да причини физическо и химическо влошаване на документите, както и да съдържа гъбични спори и яйца от насекоми. Има две основни причини за образуването на прах в склада: вътрешна (естествена ерозия на стени, подове, бетонни подове, опаковъчни материали) и външна (проникване на прах отвън). Съответно трябва да се използват различни средства за защита, за да се предотврати появата му.
За да се елиминира вътрешната причина за образуване на прах, стените, таваните, преградите и рафтовете трябва да бъдат покрити с особено издръжлив, огнеустойчив материал, който не се пръска с течение на времето. В складови помещения не трябва да се допускат греди, тръби или други издатини, върху които ще се отлага прах.
Специално вниманиетрябва да се даде на подови настилки в складовите помещения. Той е основният източник на прах, който възниква, когато различни средства за транспортиране на документи и други предмети се трият в повърхността му. Препоръчително е да се полагат равномерни, гладки подове в склад, тъй като гранулираните (натрошени, гранулирани) покрития допринасят за висока абразия, когато различни предмети се трият в тях и бързо се покриват с прах.
За общо почистване на складови помещения и редовно отстраняване на праха от документи по рафтовете в повечето архиви най-често се използват конвенционални стандартни електрически прахосмукачки. Понякога за удобство се разработват специални устройства за конвенционални прахосмукачки. Например в Държавната библиотека. Ленин инсталира дизайна на прахова камера, използвана за обезпрашаване на книги.
Не е лошо защита на документи от папки за прах, картонени кутии, кутии.
В допълнение към използването на средства за отстраняване на прах е необходимо редовно да се следи съдържанието на прах във въздуха и самите документи. Съдържанието на прах във въздуха в архивите на документите на хартиен носител трябва да бъде не повече от 4-6 mg/m 3 , докато прахът не трябва да съдържа повече от 10% SiO 2 20 .
Режим на сигурност .
Режимът за сигурност включва:
1. Организиране на СОТ, контрол на достъпа, СОТ за всички помещения на архива.
2. Затваряне на склада в работно време с ключ, а в неработно време - запечатване и запечатване.
3. Разрешаване на достъп до хранилището само на служители на архива или в спешни случаи на други служители на организацията, придружени от тях.
4. Наличие на метална обшивка по външните врати на архива, а по прозорците на заключващи се метални решетки, облицовани отвън.
5. Изваждане на документи от архива само със специални пропуски.
Техническите мерки за защита на документи от кражба са логично свързани с архитектурни, планови и административни решения в единна система за сигурност. Техническите мерки включват:
1. Оборудване за наблюдение: електронни детектори за повреда на стъклени повърхности (счупване на прозорци), фиксиране на сеизмичната вълна на разрушаване и включващо алармен сигнал; вибрационни детектори, сигнализиращи опити за разрушаване (пробиване) на тавани (подове, тавани); магнитни детектори, които реагират на увеличаване на пролуката между вратата и рамката на вратата, когато тя се отвори; проследяваща инфрачервена лъчева система, която реагира на пресичането на лъча от всякакви обекти и следи периметъра на сградата, в коридори, зали и др.
2. Средства за вътрешно наблюдение, използвани след работно време за откриване на лица, които се намират незаконно в сградата (ултразвуков предавател, който генерира звукови вълни с променена честота, когато има външен човек в района) микровълнови ултразвукови устройства за определяне на посоката, комбинирани с микровълнови детектори за намаляване на вероятността на фалшиви аларми поради турбуленция на въздуха; пасивни сензори-контролери на инфрачервеното лъчение, които реагират на повишени температури на мястото на нарушителя (включително тези, които са се скрили преди затварянето на сградата).
3. Средства за вътрешно наблюдение през работно време, които включват системи за управление на телевизия и автоматични системи за видеозапис в читални, както и системи за диференциран достъп до помещения за различни цели с помощта на лични магнитни карти; средства за защита на документи в изложбени зали, ориентиране към защита на витрините и сигнализиране на опити за отварянето им.
Напоследък се появиха системи за сигурност, базирани на микропроцесори 21 .
Режимът Guard се прилага не само за хранилището, но и за цялото архивно помещение. Също така архивът трябва стриктно да спазва мерките Пожарна безопасност. Всички стаи са строго за непушачи. Пожарната безопасност в сградите трябва да се осигурява от противопожарна система и система противопожарна защитасъгласно GOST 12.1.004-76. Помещенията трябва да бъдат оборудвани с автоматика пожароизвестяванеи автоматични пожарогасители. При съхранението на хартиени и филмови документи се препоръчва да се монтират газови и димни сензори, особено от йонизационен тип; в читални, реставрационни лаборатории, помещения на електронно-изчислителна техника - дим; в помещенията за обезпрашаване на документи - термо.
Използването на огън, електрически нагреватели е забранено; в пожарогасителни системи се използват вещества, които са относително безопасни за документи (фреон, въглероден диоксид и др.)
4. Топография и отчитане на движението на документи
Важна роля в организацията на съхранението играе топографията, тоест обозначаването на места за съхранение на конкретни инвентари и файлове. Без топография търсенето на документи в най-добрия случай е твърде дълго, а в най-лошия може да се изгубите в хранилището. Всички помещения на архива, както и стелажи, рафтове са номерирани отгоре надолу, отляво надясно. За да се фиксира мястото на съхранение на документи в хранилищата се създават специални указатели - топографски указатели. По правило индексът се съставя под формата на карта. Най-често срещаният тип указател е багажник, тоест за всеки багажник се изготвя карта. Картите са систематизирани по номера на стелажите в едно помещение за съхранение. Картата показва името на организацията, номера на стелажа и хранилището, номера на шкафа (секция на стелажа), номера на рафта, номера на фонда, инвентара и номерата на касите, съхранявани на този рафт. При голямо количество средства се съставят топографски указатели по фонд, където картите са систематизирани по номера на фонда.
Счетоводството е от голямо значение за осигуряване безопасността на архивните материали. Отчитането на архивните материали включва установяването и вписването в специални документи за тяхното количество и състав.
Основните обекти на счетоводството са средствата и единиците за съхранение. Всички промени в състава на документалните материали незабавно се записват в счетоводната документация. Счетоводната работа се извършва в стриктно съответствие с правилата и инструкциите 22 .
Отчитането на движението на документи включва защитата им от кражба. Сред причините за кражбата на документи са наличието на архиви като информационни центрове за всяко лице, работещо под наем или като изследовател; възможността за кражба, както от неупълномощени лица, така и от служители на архива; огромни масиви от съхранявани средства, периодично и според непълен списък с проверки за наличност; отслабен контрол, нарушения на процедурите за сигурност; липса на надеждни средства за сигурност на документи, по-специално средства за контрол, които записват движението на конкретен документ в сградата;
За предотвратяване на кражби е разработена подробна система за наблюдение на движението на документи. Освобождаването на документи от хранилището може да се извършва само за ограничени цели и за строго определен период. В същото време издаването на документи от хранилището задължително се записва в специални счетоводни документи.
При издаване на дела от хранилището на мястото на издаденото дело се поставя заместваща карта. Посочва архивния шифър на делото (номер на фонда, опис, дело), на кого е издаден, датата на връщане и подписа на служителя, издал делото. Върнатите калъфи се проверяват в присъствието на потребителя. За всички вреди се съставят актове, които могат да послужат като основание за привличане на дисциплинарна, административна и наказателна отговорност.
Задължителен вид работа за гарантиране на безопасността на документите е проверката на тяхната наличност и състояние. Това е за установяване съответствието на действителния брой единици за съхранение на записите в архива, както и за идентифициране на дела и документи, които изискват подобряване на физическото състояние на делата, се постигат две цели:
1. отчитане на броя на документите, установяване и отстраняване на недостатъци в осчетоводяването на документите;
2. Идентификация на документи с избледняващ текст, механични и биологични повреди, изискващи реставрация, консервация, превантивна и техническа обработка.
Проверката на наличността и състоянието на документите трябва да се извършва най-малко веднъж на всеки 5 години. Освен това се извършват еднократни проверки в архивите, ако делата са били преместени в друга стая; след спешни случаи; при смяна на ръководителя на архива или на лицето, отговорно за архива; при ликвидация или реорганизация на архива. За случаите, чиито пътища за търсене са изчерпани, както и за неизправни се съставят съответни актове, към които се прилагат удостоверения за търсене.
Проверката на наличността и състоянието на документите се счита за завършена след извършване на промени в счетоводните документи на проверявания фонд. Освен това се извършва преглед на политиката на всеки случай, по време на който се открива повреда на документите.
Използването на компютърни технологии и различни модификации на принтери също създава големи проблеми със запазването на текста на документите за постоянно и дългосрочно съхранение. Проучване на текстовете на принтера за водоустойчивост и устойчивост на светлина, проведено от V.F. Привалов и О.И. Любомирова показа, че много от тях нямат достатъчно качество за дългосрочно съхранение. Текстовете, произведени с помощта на цветни и монохромни мастиленоструйни принтери, често страдат от недостатъчна устойчивост на светлина и могат частично или напълно да избледнеят на светлината. Избледнелите мастиленоструйни черни текстове обикновено също са водоразтворими. Матричните черни текстове са всички водоустойчиви без изключение, но с различна светоустойчивост. Текстовете на лазерния черен принтер са водоустойчиви и светлоустойчиви. Изследователите стигнаха до заключението, че разпространението на мастилено-струйните принтери ще накара архивите да получават отпечатани цветни и черни копия на принтер с водоразтворим и избелял текст 23 .
5.Съхранение на документи в електронен вид
Особеността на електронното съхранение е изпращането на документи в електронния архив веднага след приключване на работата с тях в деловодството. Това ви позволява да гарантирате безопасността на документите, тяхното централизирано съхранение, бързо търсене и разпределен достъп до документи, както с помощта на локална мрежа, така и чрез отдалечен достъп 24 .
Процедурите за гарантиране на безопасността на електронните документи могат условно да бъдат разделени на три вида:
Осигуряване на физическата безопасност на файловете с електронни документи;
Осигуряване на условия за четене на информация в дългосрочен план;
Осигуряване на условия за възпроизвеждане на електронни документи в т. нар. четлива от човека форма.
Осигуряването на физическата безопасност на файловете е практически решен проблем и то за всички видове съхранение. Това решение е свързано не толкова със създаването на оптимални условия за съхранение на носители с електронна информация, колкото с физическото поставяне на електронни документи. За да не се загубят компютърните файлове, е необходимо да се съхраняват в два или повече екземпляра, поставени на отделен електронен носител (работен и резервен носител). След това, ако един от носителите е загубен, можете бързо да направите дубликат на файловете от останалите.
Широко разпространената практика за съхранение на електронни документи показва, че работните им копия по правило се намират на твърд диск или сървър на организация, а резервни копия (копия) могат да бъдат създадени на резервен сървър или RAID масив, стримерни (магнитни) ленти , магнитооптични и оптични дискове (CD).-RW, DVD-RW). Много малко собственици на електронни информационни ресурси отделят архивната част от тях и я съхраняват изключително на външни носители. Съвсем естествено е, че ръстът на съхранението изостава от спада на цените на твърдия диск, което позволява на организациите да увеличат капацитета на сървъра си с голяма разлика.
Също така е важно да изберете вида на носителя, неговата издръжливост. Този избор зависи от:
Вид на съхраняваните електронни документи и общият им обем,
Приблизителен период на съхранение на документи и осигуряване на достъп до тях,
естеството на производството на самите медии и предвидените начини на тяхното съхранение,
Изисквания за гарантиране на автентичността на документите.
Особено внимание на избора на тип носител трябва да се обърне в случай на възможна употребаелектронни документи като писмено доказателство или съдебни доказателства. Ако е нереалистично да се даде юридическа сила на документите с помощта на електронен цифров подпис (ЕЦП), тогава те трябва да бъдат своевременно копирани на CD-R - оптични дискове с един запис на информация.
Създаването на множество копия на файлове не изчерпва обхвата на работа, за да се гарантира тяхната безопасност. За да се сведат до минимум разходите за поддръжка на тези екземпляри, е необходимо да се създадат оптимални условия за съхранение на носители за съхранение.
Спецификата на условията и режима на съхранение до голяма степен се определя от вида на електронния носител. Например, за дългосрочно съхранение на магнитни носители е необходимо специално оборудване, което да ги предпазва от магнитни и електромагнитни влияния. заобикаляща среда, или ги поставяйте далеч от мощни източници на електромагнитни полета - електродвигатели, нагреватели, асансьорно оборудване и др. Касетите (ролките) с магнитни ленти трябва да се въртят на всеки 1,5 години, за да се премахне статичното напрежение и да се предотврати т. нар. ефект на копиране. Основните точки при съхранението на всякакви електронни носители са поставянето им във вертикално положение, защита от механични повреди и деформации, замърсяване и прах, излагане на екстремни температури и пряка слънчева светлина.
Спазването на температурните и влажностни условия за съхранение на електронни носители е много важно. Общите препоръки са както следва: периодът на запазване на качествата на носителя е толкова по-дълъг, колкото по-ниски са температурата и относителната влажност, при които се съхранява постоянно. Например съхранението на полиестерни магнитни ленти при относителна влажност 50% и температура от +11C гарантира запазване на свойствата им за 50 години. По груби изчисления същият период за CD-R оптичните дискове се осигурява от съхранение при относителна влажност 50% и температура от +10C; за WORM дискове - при относителна влажност 50% и температура +3C.
Ниските температури допринасят за запазването на електронната информация, но са напълно неудобни за продължителна човешка работа. Трябва също да се отбележи, че ако носителите трябва да бъдат извадени от хранилището за използване в нормална офис среда, те ще трябва да бъдат аклиматизирани. В противен случай са много вероятни грешки при четене на информация и нарушаване на структурата (повреда) на самите медии. Но за да се аклиматизира оптичният диск от горепосочената температура до +23 - 25C, ще са необходими поне 3 часа (за предпочитане на ден). Дължината на аклиматизация на магнитната лента зависи от нейната ширина: колкото по-широка е лентата, толкова по-дълго трябва да се аклиматизира. Трябва също да се има предвид, че лентите достигат температурно равновесие по-бързо от баланса на влагата. Например, за ленти с размер половин инч, промяната на температурата с 5°C трябва да се извърши за най-малко 0,5 часа, а промяната на относителната влажност с 10% - най-малко 4 дни 25 .
Ето защо, когато избирате режими за съхранение на електронни носители, трябва да вземете предвид много фактори и да съпоставите интензивността на използване на медиите, разходите за поддържане на режими за съхранение (които могат да бъдат доста значителни) с разходите за редовно копиране на документи на "пресни" носители . Както бе отбелязано по-горе, при организиране на дългосрочно съхранение на електронни документи, период от 10 години е напълно приемлив за съхранение на носителя, на който са записани. В същото време са разрешени "офис" режими на съхранение: за магнитни ленти - +23C, за оптични дискове +25C, при относителна влажност 50%. В “Основните правила за работа на държавните архиви” се установяват следните температурно-влажностни условия в архивите: температура + 17-19С, относителна влажност 50-55%. При тези условия можете да разчитате на срока на годност на CD-R дисковете до 20 години.
Заключение
Историята на развитието на архивното дело у нас е пълна с чести случаи на унищожаване на документи. Причините за това бяха както климатичните условия на страната ни, така и безотговорното отношение към документите. За да се коригира ситуацията, от 1550 г. в страната започват да се издават закони, които предвиждат различна отговорност за повреда и загуба на документи. Закони със същото значение се издават и до днес, например Правилникът за Федералната архивна агенция от 17 юни 2004 г. и др. регламенти.
За да осигурите безопасността на документите, трябва да знаете следните основи: осигуряване на физическа и химическа безопасност на документите; създаване на материално-техническа база за съхранение на документи; отчитане на движението на документи; копиране на документи с цел създаване на осигурителен фонд и фонд за ползване; запазване на документи.
Първото изискване за създаване на оптимални условия за съхранение на документи е наличието на сграда, която отговаря на всички параметри за осигуряване на тяхната безопасност. Изискванията за помещенията на архива са фиксирани в съвременните нормативни и методически документи, предимно в Основните правила за функциониране на архивите на организацията, както и в редица GOST и методически разработки. Основните части на сградата са запазени за съхранение; изолирани са от читалнята и административните помещения. В складовите помещения се монтират стационарни метални стелажи. Не само самата сграда, но и съоръженията в нея са важни, за да се гарантира безопасността на документите. Параметрите на тази среда се определят от спазването на режимите на съхранение.
Има следните режими на съхранение: светлина; температура и влажност; пожарогасене; сигурност. Постоянното съхранение трябва да се извършва на тъмно. За защита на документи от светлина се използва съхранение в папки, папки, кутии, шкафове. Температурата и влажността са основните фактори, които осигуряват безопасността на архивните фондове. В складовите помещения трябва да се поддържат оптимални условия на температура и влажност. Благоприятен микроклимат за документи се създава при положителна температура и относителна влажност 30-60%. В помещенията не трябва да има резки колебания в температурата и влажността, тъй като това разрушава средата за съхранение. Климатичният контрол се осъществява според три климатични параметъра: температура, относителна влажност и абсолютна влажност на въздуха. За измерване се използват специални инструменти.
Санитарно-хигиенният режим предполага набор от изисквания, насочени към поддържане на чистотата. Прахът може да причини физическо и химическо влошаване на документите, както и да съдържа гъбични спори и яйца от насекоми. Особено внимание трябва да се обърне на подовото покритие в складовите помещения, което е основен източник на прах.
Режимът на сигурност важи за цялото архивно помещение. В архива трябва стриктно да се спазват мерките за пожарна безопасност. Техническите мерки за сигурност включват: оборудване за външно наблюдение, оборудване за вътрешно наблюдение, използвано в извънработно време, оборудване за вътрешно наблюдение през работно време.
Важна роля в организацията на съхранението играе топографията, тоест обозначаването на места за съхранение на конкретни инвентари и файлове. За да се фиксира мястото на съхранение на документи в хранилищата се създават специални указатели - топографски указатели. По правило индексът се съставя под формата на карта. Счетоводството е от голямо значение за осигуряване безопасността на архивните материали. Отчитането на архивните материали включва установяването и вписването в специални документи за тяхното количество и състав. За предотвратяване на кражби е разработена подробна система за наблюдение на движението на документи. Освобождаването на документи от хранилището може да се извършва само за ограничени цели и за строго определен период. В същото време издаването на документи от хранилището задължително се записва в специални счетоводни документи.
Задължителен вид работа за гарантиране на безопасността на документите е проверката на тяхната наличност и състояние. Това е установяване на съответствие между действителния брой на складовите единици и записите в счетоводните документи на архива. Проверката на наличността и състоянието на документите трябва да се извършва най-малко веднъж на всеки 5 години.
По време на архивното съхранение на документите те до известна степен са изложени на различни фактори, които предизвикват необратимо изменение на свойствата на материалите – стареене. Целта на съхранението е да се намали въздействието на неблагоприятните фактори и да се увеличи трайността на документите. За да направите това, е необходимо да изпълните всички необходими изисквания за помещенията, условията за съхранение, движението на документите.
Бележки
1. Горфейн, Г.М. Архивиране. - Ленинград: Издание на Ленинградския университет, 1971.
2. Охотников A.V. Управление на документи и офис работа. - М.: ICC "Mart", 2003.
3. Алексеева Е.В. Архивни аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение. Секретарска работа. – 2003 г.
4. Алексеева Е.В. Архивни аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение / Е.В. Алексеева // Секретарски бизнес. - 2003 - бр.4. – стр. 58
5. Охотников, A.V. Указ. оп. - М.: ICC "Mart", 2003. - С. 205
6. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.4. – стр. 59
7. Крайская, З.В. Архивиране. - М.: НОРМА, 1996. - С. 202
8. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.4. – стр. 61
9. Крайская, З.В. Указ. оп. С. 203
10. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.4. – стр. 59
11. Крайская, З.В. Указ. оп. С. 205
12. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.4. – стр. 60
13. Академия на науките на СССР. Лаборатория по консервация и реставрация на документи. Ръководство за съхранение на документи. - Ленинград: Наука, 1978. - С. 25
14. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.4. – стр. 61
15. Проблемът за опазването на документалните материали. - Ленинград: Наука, 1977. - С. 54
16. Алексеева Е.В. Архивни аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение. Секретарска работа. - 2003 - бр.5. – стр. 57
17. Пак там. стр.58
18. Указания за съхранение на документи. - Ленинград: Наука, 1978. - С. 37
19. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.5. – стр. 59
20. Сергазин Ж.Ф. Основи за осигуряване на безопасността на документите. - М .: Висше училище, 1986. - С. 51
21. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.5. – стр. 60
22. Горфейн, Г.М. Указ. оп. - Ленинград: Издателство на Ленинградския университет, 1971. - С. 24
23. Алексеева Е.В. Указ. оп. // Секретарска работа. - 2003 - бр.6. – стр. 55
24. Кузнецова, Т.В. Офис работа. - М.: УНИТИ-ДАНА, 2003. - С. 325
25. Архивно съхранение на електронни документи: проблеми и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Библиографски списък
1. Алексеева Е.В. Архивни аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение / Е.В. Алексеева // Секретарски бизнес. - 2003 - бр.4. - С. 58-61.
2. Алексеева Е.В. Архивни аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение / Е.В. Алексеева // Секретарски бизнес. - 2003 - бр.5. - С. 57-61.
3. Алексеева Е.В. Архивни аспекти в деловодството: осигуряване на безопасността на архивните документи и организиране на тяхното съхранение / Е.В. Алексеева // Секретарски бизнес. - 2003 - бр.6. - С. 55-60.
4. Горфейн, Г.М. Архивиране / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. - Ленинград: Издание на Ленинградския университет, 1971. - 86 с.
5. Кузнецова, Т.В. Документи / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Биков. - М.: УНИТИ-ДАНА, 2003. - 359 с.
6. Крайская, З.В. Архивиране / З.В. Крайская, Е.В. Челини. - М.: НОРМА, 1996. - 224 с.
7. Охотников, A.V. Управление на документи и деловодство / A.V. Охотников, Е.А. Булавин. - М.: ICC "Mart", 2003. - 304 с.
8. Проблемът за опазването на документалните материали / Академия на науките на СССР. Лаборатория по консервация и реставрация на документи. - Ленинград: Наука, 1977. - 112 с.
9. Насоки за осигуряване на безопасността на документите / Академия на науките на СССР. Лаборатория за консервация и реставрация на документи - Ленинград: Наука, 1978. - 119 с.
10. Сергазин Ж.Ф. Основи за осигуряване на безопасността на документите / Ж.Ф. Сергазин. - М.: Висше училище, 1986. - 239 с.
11. Архивно съхранение на електронни документи: проблеми и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
В резултат на усвояването на материалите от тази глава ученикът трябва: зная
- основните форми и дейности на архивите за осигуряване безопасността на документите;
- основните фактори, водещи до повреда на документи;
- основни параметри за съхранение на документи на различни носители;
- основни методи за реставрация и консервация на документи; да може
- спазват правилата и разпоредбите за осигуряване безопасността на документите, когато се използват;
собствен
Основни методи за осигуряване безопасността на архивните документи.
Една от основните задачи на архивите по целия свят винаги се е смятала, смята и ще се счита за съхранението на документи, намиращи се в тях. Ето защо принципите и методите на съхраняване на документите заемат едно от водещите места в архивознанието (архивознанието), и в нормативно-методическите документи, от които архивите трябва да се ръководят в ежедневната си дейност, и в законодателството за архивите и архивите. .
Но, противно на представите за архивите, които съществуват на ниво домакинство, съхранението в архивите не е просто пасивно наблюдение на документите в тях, а много активна дейност, насочена към гарантиране на безопасността на документите.
Обезпечаване на документи- създаване и поддържане на оптимални условия за съхраняване на архивните документи, премахване на факторите, допринасящи за загубата им, както и създаване на копия на най-ценните документи при загуба на оригиналите.
За държавни архиви, които съхраняват документи на Архивния АФ на Руската федерация, т.е. документи, които по силата на своята стойност заслужават постоянно (вечно) съхранение, съхраняване по дефиниция означава създаване на условия тези документи да се съхраняват завинаги.
Но както за ведомствените архиви, така и за текущата офис работа изискването за осигуряване на условия, които изключват загубата на документи в процеса на тяхното временно съхранение, е не по-малко уместно.
Основен фактори, което води до загуба и повреда на документи, са:
- - кражба и умишлено унищожаване на документи ("човешки фактор");
- - пожари, наводнения и други природни бедствия, както и войни;
- - неблагоприятно въздействие на физични и химични фактори;
- - неблагоприятно въздействие на биологични фактори, биоповреди;
- - естествено стареене на документоносителите;
- - амортизация на документи в процеса на тяхното използване.
Кражба на документи(както и книги и музейни експонати) съпътстваха архиви, библиотеки, музеи през целия период на тяхното съществуване. Подобни кражби са били и се извършват както с цел печалба, така и с цел монополно притежание на ценни исторически документи, тяхното събиране. В някои случаи причината за кражбата може да са опити за скриване на нежелана (например компрометиране на конкретно лице или организация) информация. Умишленото унищожаване на документи може да се осъществи както като акт на вандализъм, така и като опит за укриване на доказателства. Но много повече документи бяха унищожени в резултат на неквалифицирана проверка, например „кампании за отпадъци“. За да се избегне подобно унищожаване на документи, съществува система за придобиване и проверка, включваща нормативни и методически изисквания за подбор на документи за постоянно съхранение и за разпределяне на документи без стойност за унищожаване. Тази система ви позволява да съхранявате най-ценните документи на физически лица и неправителствени институции и организации.
Природни бедствиясъщо придружават архивите през цялото съществуване на човешката цивилизация. Срещу пожари има система за осигуряване на пожарна безопасност, гасене на пожари и евакуация на застрашени (поне най-ценните) материали. Срещу наводнения, земетресения и други подобни природни бедствияизисквания бяха насочени към разполагане на архивите извън явно застрашените зони, към сеизмологичната устойчивост на архивните сгради и др. Катастрофичните последици от войните, които навремето доведоха до смъртта на много архиви, могат да бъдат смекчени (или до голяма степен елиминирани) чрез евакуиране на най-ценните документи на безопасни места, засилване на мерките за пожарна безопасност, както и чрез правене на копия на най-ценните документи .
Неблагоприятно въздействие на физични и химични факторисе елиминира (или до голяма степен се ограничава) чрез създаване на оптимални условия за съхранение, включително изграждане на специални сгради за архиви, които осигуряват такива условия, специално оборудване за архивите и, разбира се, постоянно наблюдение на условията на съхранение.
Неблагоприятно въздействие на биологичните фактори (биоувреждане- ния)се елиминират чрез унищожаване на вредни за документите организми и непрекъснат биомониторинг на хранилища и документи.
Естествено стареене на носителите за документиза съжаление неизбежно. Но това стареене може да се забави чрез създаване на оптимални условия за съхранение, специална обработка на документи с цел стабилизиране, а за най-ценните документи можете (и трябва) да създадете техните застрахователни копия, което ви позволява да запазите основната информация от тях документи.
В процеса на използване на документи, независимо дали става въпрос за прелистване на хартиен калъф, гледане на филм или слушане на звукозапис, това е неизбежно амортизация на документи.Основното и неотстранимо противоречие, присъщо на всички дейности на архивите, е противоречието между необходимостта от използване на документи (без което тяхното съхранение губи смисъл) и неизбежността на негативните ефекти от това използване върху безопасността на документите (без което в крайна сметка , самото използване става невъзможно). Последствията от това противоречие се смекчават, първо, чрез спазване от потребителите (както служители на архива, така и изследователи) на правилата за осигуряване на безопасността на документите в процеса на тяхното използване, и второ, чрез замяна на оригиналите с копия при използването им. . Например, забранено е поставянето на архиви на места, предразположени към редовни наводнения, съхраняването на архивни документи в мазета, застрашени от наводнения. В Санкт Петербург, преди построяването на язовира, тази забрана беше особено актуална.
Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу
Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.
публикувано на http://www.allbest.ru/
архив съхранение документ климатик
Въведение
1.2 Носители за съхранение
2.1 Включен режим
2.2 Светлинен режим
3.1 Климатичното състояние на въздуха се характеризира със следните основни параметри
Въведение
Осигуряването на безопасността на архивните документи е набор от мерки за създаване регулаторни условия, спазването на нормативните режими и правилната организация на съхранението на архивните документи, изключваща кражбата и загубата им и осигуряването на поддържането им в нормално физическо състояние, осигурява безопасността на архивните документи в архива.
Предвидени са нормативни условия за съхранение на архивни документи:
Строителство, реконструкция и ремонт на архивни сгради;
Създаване на оптимални (нормативни) противопожарни, - охранителни, температурно-влажни, светлинни и санитарно-хигиенни режими в сградата и помещенията на архива;
Използването на специални средства за съхранение и движение на архивни документи (стелажи, шкафове, сейфове, кутии, папки и др.).
В тази статия се предлага да се разгледат стойностите на оптималното архивно устройство, за да се гарантира безопасността на документите.
1. Подреждане и оборудване на държавните архиви
1.1 Сгради и помещения на архивите
Архивните документи да се поставят в специално изградена сграда, в отделни частисгради, както и в пригодени за архива помещения.
Сградите трябва да се срещат Технически изискванияиздръжливост и здравина на конструкциите, огнеустойчивост, защитна надеждност. Те трябва да разполагат с противопожарно оборудване, предупредителни устройства и съхранение, в допълнение, преносимо пожарогасително оборудване, което е безопасно за документи. Сградата на архива е оборудвана с аларма срещу взлом и защитни решетки на прозорците, които се отварят навън.
Местоположението на сградата на архива е избрано далече от пожароопасни обекти и обекти с опасни емисии на прах и газ.
Пригодените за архива сгради и помещения се приемат за експлоатация след целенасочена проверка с участието на архивни, пожарни, санитарни, строителни служби съгласно акта. Оценката трябва да установи състоянието на сградата и нейната годност, като се вземат предвид потенциалните натоварвания на пода.
Не се приемат за експлоатация следните обекти: дървени и порутени; мазе и таванско помещение; без отопление и вентилация; с печка за отопление; с главни комуникации топлина-вода-газ-електричество; в сгради със запалими, химически, хранителни технологии. Необходимо е помещението, пригодено за архива, да се изолира от останалата част от сградата.
Комплексът от помещения на архива, техният състав, местоположение, оборудване трябва да осигуряват изпълнението на функционалните задачи за приемане за съхранение, съхранение, използване на документи и тяхната специална обработка.
Основната област на архива е запазена за съхранение на документи. Хранилищата трябва да са възможно най-далече от лабораторните, производствените, битовите помещения на архива и да нямат общи с тях вентилационни канали. Складовите помещения са изолирани от съседни помещения с огнеупорни тавани и стени с огнеустойчивост най-малко 2 часа. Не се допуска комбиниране на складови и работни помещения с каквото и да е предназначение.
Забранява се полагането на водопроводни и канализационни тръби, технологични или битови водопроводи в складовите помещения.
Материалите за складово оборудване, както и материалите за вътрешна декорация на складови помещения, не трябва да събират или отделят прах, да бъдат източници на агресивни химикали.
Складовите помещения трябва да имат естествена или изкуствена вентилация. Височината на складовите помещения трябва да бъде най-малко 2,25 м. При използване на високи помещения е разрешено използването на етажни тавани и етажни складови помещения, при спазване на условията за удобен достъп до документи и сигурност архивни работи.
Складовите помещения трябва да имат изходи към асансьори и стълбищни клетки, удобни за евакуация.
В складовите помещения трябва да се монтират скрити електрически кабели и запечатани контакти. Извън складовите помещения се поставят разпределителни табла, предпазители, общи и етажни ключове. Преносимото оборудване, използвано в складови помещения, трябва да има кабели с гумена изолация.
Организационните въпроси за поставяне и отчитане на документи в хранилища, достъп до тях, движение на документи, защита и експлоатация на хранилищата се определят от Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи, библиотеки, организации на Руската академия на науките” (одобрено със заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация (М. 2007).
1.2 Носители за съхранение
Металните стелажи са основното оборудване за съхранение. Разрешено е използването на стационарни дървени стелажи в помещение с нормално санитарно и биологично състояние, обработено със забавители на горенето. Също така е разрешено използването на мобилни метални стелажи от отворен тип.
В помещения с добра вентилация и стабилни топлинни условия като специално основно или спомагателно оборудване могат да се използват метални шкафове, сейфове, стелажни шкафове от затворен тип, както и стационарни отделения с метални рафтове.
Оборудването от затворен тип не се препоръчва за използване в помещения с лоша вентилация и температурни колебания, за да се избегне образуването на затворени застояли зони на инерционния микроклимат с повишен риск от биологично увреждане на документа. Шкафовете са неудобни и с това, че затрудняват почистването, задържат влагата под тях за дълго време и могат да служат като убежище за насекоми.
В складови помещения с естествена светлина, стелажи и отворени шкафове се монтират перпендикулярно на стените с отвори за прозорци.
Стелажи, шкафове, друго оборудване за съхранение на документи не трябва да се поставят близо до външните стени на сградата, до източници на топлина и ниско разположени въздуховоди.
Стелажи, шкафове се монтират в складови помещения при спазване на следните стандарти: разстояние между редовете (основен проход) - 120 см; пътеки между стелажи - 75 см; разстоянието между външната стена на сградата и стелажите, успоредни на стената - 75 см; разстоянието между стената и края на стелажа (шкафа) - 45 см; разстоянието между пода и долния рафт на стелажа е най-малко 15 см, а в сутеренните етажи най-малко 30 см.
Стандартните размери на основното и спомагателното оборудване, нормите за поставянето му в складови помещения се определят от разпоредбите на методическите препоръки.
Хартиените документи се поставят на стелажи или в шкафове хоризонтално или вертикално в кутии, папки, калъфи, като се вземат предвид формите на твърди или меки корици. Между тавана или рафта на стелажа и горния разрез на кутията оставете празнина за циркулация на въздуха от най-малко 5 см.
2. Осигуряване на безопасността на документите по време на тяхното съхранение
Съхранението на документи трябва да се извършва в складови помещения, които отговарят на установените изисквания.
Поставянето на документи в папки, кутии и последните в шкафове и на стелажи трябва да осигури свободно, безпроблемно движение на складовите помещения, изнасяне и поставяне в подвързани кутии и липса на значителни натоварвания върху документите.
В складовите помещения трябва да се спазват установените светлинни, температурно-влажни, санитарни и хигиенни условия за осигуряване на дълготрайно съхранение на документите (режими на съхранение).
2.1 Включен режим
Охранителният режим на архива се осигурява от комплекс от мерки за осигуряване на инженерно-техническо укрепване, оборудване на сградата (помещенията) на архива с охранителна сигнализация, организиране на пост(и), запечатване на помещенията, наблюдение на вътрешнообекта. и контрол на достъпа, съхраняване на ключове от офис помещения.
Изискванията към архивите и другите помещения на архива, в които се съхраняват секретни архивни документи и се работи с тях, се установяват с нормативен акт. правни инструментиза осигуряване на режима на секретност в Руската федерация.
Организацията на защитата на архива се извършва в съответствие с изискванията на законодателните и други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и Инструкциите за реда за изпълнение на защитата на архива, договорени в своевременнос звеното за защита на архива и съответния орган на вътрешните работи на Руската федерация.
Архиви и помещения, в които постоянно или временно се съхраняват архивни документи, както и материални активи, аварийни и аварийни изходи от сградата на архива, главния вход при липса на денонощна охрана подлежат на задължително оборудване с охрана аларми и запечатване.
Редът за съхраняване на ключове в работно и извънработно време, получаване на ключове в службата за охрана, предаване на ключове и охраняеми помещения се определя от инструкцията за режим на охрана на архива, утвърдена по предписания начин.
Арховището през работно време, ако в него не работят служители, трябва да се затваря с ключ. В работно време ключовете от архивохранилището се съхраняват от ръководителя на архива или лицето, което го замества.
Изваждането от архива на архивни документи, материални ценности и книги на научната справочна библиотека, както и на научно-справочния апарат се допуска само със специални пропуски, издадени по установения начин.
2.2 Светлинен режим
Светлинният режим се задава, като се вземат предвид особеностите на действието на светлината. Постоянното съхранение трябва да се извършва на тъмно, което се осигурява от съхранението на документи в папки, папки, кутии, както и светлинния режим в помещенията.
Осветлението в трезорите може да бъде изкуствено или естествено. Ориентацията на прозорците за предпочитане е север.
Не излагайте документи на пряка слънчева светлина или светлина, отразена от бели повърхности. При естествена светлина за отслабване на светлинните потоци се използват разсейващо светлина стъкло, защитни завеси, филтри, щори и частично боядисване на стъкло с бяла боя.
За изкуствено осветление се използват по-безопасни лампи с нажежаема жичка в затворени сенници с гладка външна повърхност. Допускат се флуоресцентни лампи с намалена ултравиолетова област на спектъра.
Тези мерки трябва да създават осветеност от 20-50 lux в складовете (на вертикалната повърхност на стелажа в главния коридор на височина 1 m от пода). Осветеност на настолни компютри 100 lux.
Защитата на документите от действието на светлината трябва да се осигури не само в складовете, но и във всички помещения за всякакъв вид работа с документи.
2.3 Условия на температура и влажност
Температурният и влажностен режим се нормализира, като се вземе предвид поведението на документите при различни климатични условия. В складови помещения, оборудвани с климатични системи, трябва да се поддържа оптимален режим на температура и влажност: температура 17-19 ºС, относителна влажност 50-55%. В помещения с нерегулиран климат, т.е. в отопляеми помещения с естествен или принудителен обмен на въздух е разрешено да се променят параметрите на въздуха в следните граници: температура 10-30 ºС, относителна влажност 30-60%.
Не се допускат резки колебания на температурата и влажността на въздуха в складовите помещения. При продължително стабилно нарушение на режима на съхранение (5-7 дни), придружено от опасно повишаване на относителната влажност до 80-90%, е необходимо да се вземат мерки за нормализиране климатични условия(интензивна вентилация, като се вземат предвид метеорологичните условия, принудително изсушаване на складовите помещения).
При спешни нарушения на режима на съхранение, причинени от навлизане на вода в помещенията, е необходимо да се предприемат незабавни действия за отстраняване на причините и последиците от аварията, източване на хранилището и при необходимост изсушаване на документите.
Климатичните параметри на въздуха в складовите помещения трябва да се следят със специални устройства. Контролните измервания се извършват: в климатизирани помещения най-малко веднъж седмично; в складове с нерегулиран климат поне 2-3 пъти седмично; при нарушение на режима на съхранение 1-2 пъти на ден.
Различните видове документи трябва да се съхраняват в отделни помещения, като се групират, като се вземе предвид естеството на носителя и сходството на условията за съхранение. В климатизираните помещения за тези групи се нормализира следният оптимален климатичен режим: за филмови материали черно-бяло (15°C и 40-55%) и цветно (2-5°C и 40-55%); за документи на магнитни ленти и дискове (15-20 C 50~65%).
Когато са принудени да поставят документи от различни видове в една и съща стая, те се ръководят от климатичните стандарти, приети за хартиена документация. В същото време, в съответствие с основните правила за функциониране на архивите, поставянето, съхранението и транспортирането на различни видове документи се извършват с помощта на типични първични складови съоръжения (кутии, папки, специални калъфи, пакети, пакети и др. .) приети за специфични типове. Документи с магнитен слой също изискват специални меркитяхната защита срещу размагнитване.
2.4 Санитарно-хигиенен режим
Санитарно-хигиенният режим е съвкупност от мерки за защита на документите от биологични вредители, открити в архивите. Складовите помещения трябва да се поддържат чисти, при условия, които изключват възможността от мухъл, насекоми, гризачи, прах. В складовите помещения трябва да се осигури свободна циркулация на въздуха, без да се образуват невентилирани зони, които са опасни в санитарно-биологично отношение. Всички складови помещения от затворен тип трябва периодично да се отварят, инспектират, проветряват. Поставянето на документи на пода, подпрозоречни первази, складиране в несортирани купчини не е разрешено. Прозорците, които се отварят през топлия сезон, както и вентилационните отвори в подовете, таваните, стените на складовите помещения и външните отвори на вентилационните системи на сградата трябва да бъдат защитени с мрежи с диаметър на окото не повече от 0,5 mm.
Забранява се престоя с връхни дрехи, мокри и мръсни обувки, намиране на чужди предмети или оборудване в складовите помещения, както и съхраняване и използване на хранителни продукти и пушене.
В помещенията на складовите помещения е необходимо да се извършва системно мокро почистване. Най-малко веднъж годишно стелажите, шкафовете, складовите помещения се обезпрашават, а подовете, первазите, первазите на прозорците, сутеренните части на стелажите се избърсват с антисептични водни разтвори (2% формалин; 5% катамин АВ и др.). При обработката решенията не трябва да попадат върху кутии, калъфи, документи.
Два пъти годишно (в началото и в края на отоплителния сезон) се проверяват складови помещения и документи (селективно) с цел навременно откриване на насекоми, гъбички, гризачи.
При откриване на биологични вредители се предприемат спешни мерки за дезинфекция и дезинсекция на документи, складови помещения, помещения от архивите или Роспотребнадзор, карантинни служби.
Основната превантивна задача на архива е да предотврати прерастването на единични първични прояви на активността на биологични вредители в многобройни, а след това и масивни огнища на биоинфекция на документи.
3. Основни климатични параметри на въздуха
3.1 Климатично състояние на въздуха
Топлинният режим се характеризира с температура на въздуха. Измерва се в абсолютни единици и се изразява в градуси по Целзий (1, C).
Режимът на влажност се оценява от следните единици за влажност:
Абсолютната влажност (A, g/m) е броят на грамовете водна пара, съдържаща се в кубичен метър (хиляда литра) въздух. В реални условия абсолютната влажност може да варира от нула (абсолютно сух въздух) до физическата граница на насищане на въздуха с влага при дадена температура. Тази граница се нарича съдържание на влага във въздуха.
Съдържанието на влага във въздуха (V, g / m ") е максималното възможно количество водна пара, което може да се съдържа в кубичен метър въздух при дадена температура (т.е. максималната абсолютна влажност).
С повишаване на температурата съдържанието на влага във въздуха се увеличава. Например, при нулева температура въздухът може да съдържа водна пара не повече от 4,84 g / m 3 (капацитет на влага при нула), при 20 - не повече от 17,1 g / m 3, а при 40 - не повече от 50,2 g / m 3 .
На практика те обикновено използват не абсолютни, а относителни изразни единици за влажност, т.е. относителна влажност.
Относителната влажност (H, %) е съотношението на абсолютната влажност на въздуха към неговия влагоемкост при дадена температура, изразено в проценти:
Относителната влажност се изразява в числа от 0 до 100%. Процентното изразяване е удобно, защото показва веднага степента на насищане на въздуха с влага. При относителна влажност 0-30% въздухът се счита за сух, при 30-60% е умерено влажен, при 60-100% е влажен (много влажен). В единици за относителна влажност повечето климатични устройства са калибрирани. Същите единици характеризират влажността на въздуха в ежедневните отчети на хидрометеорологичната служба.
3.2 Контрол на климата
В момента се произвеждат много устройства, които ви позволяват да измервате температура и влажност или и двата параметъра едновременно. Моделите на устройствата са разнообразни и постоянно се актуализират.
Устройствата за климатичен контрол, използвани в архивите, трябва да бъдат надеждни и издръжливи, лесни за използване, тествани по стандарта. Конструкцията на устройствата трябва да осигурява възможността за техните периодични проверки и настройки.
Термометри - устройства за измерване на температурата на околната среда (живачни, алкохолни, електронни и др.). В архивите е по-добре да използвате течни термометри (живак, алкохол). Термометърът трябва да има удобна за наблюдение и отчитане скала със стойност на деление 0,2-0,5 C, както и подходящ температурен диапазон (от нула до 40-50 C) и устройство, което ви позволява да го окачите на стената ( багажник).
Психометрите са уреди за измерване на температурата и влажността на въздуха. Те използват физическия принцип на психрометрията, свойството на телата, намокрени с вода, да се охлаждат, когато влагата се изпари. Има два основни типа психрометри: с естествен и принудителен режим на изпаряване на влагата.
Обичайният психрометър (домашен или Augusta) е най-старият, добре познат модел, който се използва повече от сто години, включително в архиви, музеи, библиотеки.
Уредът има два термометъра, фиксирани на панела. Един от термометрите, така нареченият "мокър", е увит в един слой камбрик, краят на камбрика е свободен и се спуска в резервоар с вода. Когато водата се изпари от мокрия камбрик, термометърът се охлажда и показва по-ниска температура. Вторият, така нареченият сух термометър, показва температурата на въздуха. Според разликата между показанията на сухи и мокри термометри, като използвате приложените към уреда таблици, определете стойността на относителната влажност на въздуха.
Аспирационен психрометър - устройство, предназначено за измерване на температурата и относителната влажност на вътрешния и външния въздух. Обхват на измерване: температури от ~5°C до 50°C с точност 0,2; относителна влажност от 10 до 100%.
Аспирационният модел е по-точно устройство от домакинското. За разлика от аспирацията, домашният психрометър няма принудителен въздушен поток и работи в режими на естествено изпаряване на влагата от батиста, които са различни в различните точки на хранилището. Битовият психрометър, като правило, показва по-висока относителна влажност, отколкото е в действителност. Когато използвате битови психрометри, е препоръчително да сравнявате техните показания с точно устройство (аспирационно, електронно), като оцените реалната разлика в техните показания. По-добре е да направите такова сравнение два пъти през зимата и лятото, т.е. при ниска (20-30%) и по-висока (40-70%) относителна влажност в помещенията.
Аспирационният психрометър обикновено се използва за тестване на други инструменти (битови психрометри, хигрометри и др.), както и за обслужване на няколко стаи в сграда, особено ако контролът на климата е централизиран.
Дълго време в архивите се използва аспирационен психрометър MV-4M, в момента се произвежда същият тип устройство M-34. Ако има различни модели, препоръчително е да изберете устройства с механичен, а не с електрически двигател на вентилатора.
Хигрометри - устройства за измерване на относителната влажност на въздуха. Те използват физическия принцип на хигрометрията: свойството на хигроскопичните материали, като коса или специални нишки, да променят дължината си в зависимост от влажността на въздуха. Влагомери, работещи на такова механично задвижване, най-често са показалец.
Цифровите електронни устройства за климатичен контрол постепенно заменят старите механични модели. Има много разновидности на електронните устройства: някои измерват само температура (цифрови електронни термометри), други измерват температура и относителна влажност едновременно (термогигрометри), трети работят в режим на малки метеорологични станции, измервайки температура и влажност в няколко точки (например, в правилните помещенияи на улицата).
Най-рационално е да се използва такова устройство като многофункционално устройство за централизирана поддръжка на всички хранилища на голям архив; за управление, настройка, проверка на други устройства на архива (стационарни); за оперативен контролс чести множество измерванияв екстремни ситуации.
4. Климатичен контрол в съхранението на документи
Контролът на климата в помещенията за съхранение на документи е задължителен. Извършва се с помощта на три основни параметъра: температура (I, C), относителна влажност на въздуха (H,%) и абсолютна влажност на въздуха (A, g / m 3). Температурата и относителната влажност се измерват с климатични инструменти, абсолютната влажност се определя чрез изчисление.
Основните параметри I, H, A са получени за вътрешен и външен въздух.
Стационарни климатични устройства - термометър, хигрометър (или стационарен психрометър от типа VIT-1) се монтират на щит и се поставят на определено място в склада (контролна точка). Всяка контролна точка е назначена сериен номер. Същото число се прилага и за устройствата, което е важно за отчитане, проверка и настройка на устройства. Контролната точка се избира далеч от отоплителните и вентилационни системи, за предпочитане в главния коридор. Арматурното табло е монтирано на опорна колона или багажник, под него е работен плот. Контролните точки се задават на базата на: при едноетажна стайна система, по една на помещение (склад), при многостепенна система, по една на ниво.
През периода на работа на стационарните устройства, най-малко веднъж на всеки три месеца, тяхната текуща проверка се извършва според показанията на еталонно преносимо устройство (аспирационен психрометър, електронен термохигрометър).
Използваните стационарни хигрометри трябва да се проверяват и регулират централно веднъж годишно. Работата обикновено се извършва през лятото при H, равна на 40-60%, във всяка изолирана или малко посещавана стая. По време на инспекционния период помещението не се проветрява. Влагомерите се окачват на едно място и ежедневно, в продължение на 3-4 дни, те се проверяват според референтния уред, регулират се, неподходящите се отхвърлят, останалите се връщат в работните точки в съответствие с номерата.
Стационарните психрометри не се подлагат на централизирана проверка, а са ограничени до текущата си проверка. Стационарните устройства на архива се проверяват със стандартното им преносимо устройство или по договор.
Появата на преносими, бързодействащи и лесни за използване термохигрометри отваря възможността за централизирана поддръжка на всички архивни хранилища или с едно преносимо устройство, или на базата на централизирано автоматично компютърно наблюдение на условията на околната среда в архивните хранилища.
Оценка на контролните данни
Климатичният контрол предоставя постоянна информация за променящата се климатична ситуация. Тази информация трябва да бъде правилно оценена и използвана. Оценката може да бъде оперативна (текуща) и окончателна.
Непосредствено след получаване и регистриране на контролно-климатични данни се извършва оперативна оценка. Тези данни отразяват бързо променящите се метеорологични условия. Те характеризират състоянието на микроклимата на съхранение в деня на измерванията и дават възможност да се вземе решение за целесъобразността на вентилация (вентилация) на помещенията.
Окончателната оценка обикновено се извършва в края на годината въз основа на съвкупността от всички климатични данни, получени за конкретно хранилище за годината и за архива като цяло. За окончателните оценки се използват климатичните данни, представени в графична форма.
Списък на използваните източници и литература
1. Федерален закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивното дело в Руската федерация“.
2. Постановление на правителството на Руската федерация от 17 юни 2004 г. № 290 „За Федералната архивна агенция“.
3. Правилник за държавна регистрация на документи на Архивния фонд на Руската федерация (одобрен със заповед на Федералния архив от 17 ноември 1997 г. № 61, регистриран в Министерството на правосъдието на Русия на 8 юли 1997 г., регистрационен № 1344).
4. Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи, библиотеки, организации на Руската академия на науките "(одобрени със заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация от 18 януари 2007 г. № 19, регистрирано от Министерството на правосъдието на Русия, рег. № 9059 от 6 март 2007 г.)
5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Архивиране. Учебник. М.: Издателски център "Академия", 2005.
Хоствано на Allbest.ru
Подобни документи
Историята на законодателството и основата за опазване на архивните документи. Подреждане, оборудване и експлоатация на помещенията. Процедурата за проверка на наличността и състоянието на особено ценни и уникални документи. Топография и отчитане на движението на материали в електронен вид.
курсова работа, добавена на 17.03.2019
Осигуряване на нормативни условия за съхранение на архивни документи. Топография. Използването на специални средства за съхранение и преместване на документи. Процедурата за издаване на дела от склад. Проверка на наличност, състояние. Осигуряване на физическа и химическа безопасност.
курсова работа, добавена на 01.09.2008 г
Теоретични принципи на счетоводството на документи. Единицата за отчитане на архивни документи. Регистрация на документи в държавния архив. Редът за издаване на дела от архива. Осигуряване на физическа и химическа безопасност на документите. Книга за получаване на документи.
курсова работа, добавена на 22.04.2016
Документите като информационна основа на дейността на организацията. Съхранение на архивния документ: история на законодателството и основите на сигурността. Отчитане на движението на документи. Режими на съхранение на документи: светлина, сигурност, температура и влажност, предотвратяване на пожар.
курсова работа, добавена на 06/10/2011
Задачи, функции, права, отговорност на архивите. Организиране на документи, осчетоводяване на документи, използване на документи в архива. Изисквания за съставяне на номенклатури на делата и образуване на дела. Проверка на стойността на документите. Осигуряване на безопасността на документите.
курсова работа, добавена на 19.07.2008
История на Оренбург и Оренбургска провинция. Съвременната система на организация на архива, неговите правни актове. Основните задачи, функции, правомощия на Комитета по архиви. Осигуряване на безопасността на комплектите, счетоводството и използването на архивни документи.
курсова работа, добавена на 20.03.2014
Характеристики и правила за съхранение на документи в съответствие с действащото законодателствоРуска федерация. Съвременни подходи за гарантиране безопасността на документите. Основни правила за съхранение и унищожаване на документи в търговски организации.
резюме, добавен на 23.09.2010
Основни дейности на електронните архиви. Характеристика на основните характеристики на изследването на стойността на електронните документи. Нормативно-методическо осигуряване на архивното съхранение на документи, проблеми на безопасността и автентичността.
курсова работа, добавена на 12/08/2011
Специални средства за съхранение и движение на документи и тяхната безопасност. Процедурата за издаване на дела от хранилището и проверка на тяхното наличие. Осигуряване на безопасността на архивните документи. Контрол върху спазването на законодателството за архивиране в Руската федерация.
курсова работа, добавена на 19.04.2016
Понятието за архивни фондове и архивни документи. Тяхното значение в организацията. Нива на организация на архивните фондове и архивните документи. Научни принципи за организиране на документите на ниво архивен фонд на страната. Съставяне на архивни документи.
Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу
Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.
публикувано на http://www.allbest.ru/
публикувано на http://www.allbest.ru/
Държавен комитет на Република Марий Ел за професионално образование
състояние образователна институция
Средно професионално образование
Република Марий Ел
"Търговско-технологичен колеж"
Курсова работа
Според дисциплината „Аархивиране"
тема:Осъхраняване на архивни документивченгета
Завършен - Васенева Полина Николаевна
Специалност - 032002
Управленска документация
Група - Д-31
Проверено - учител Суслова O.I.
Йошкар-Ола
Въведение
1. Осигуряване на нормативни условия за съхранение на архивни документи
1.1 Създаване на оптимални условия за съхранение на документи
1.2 Поставяне на документи в хранилището. топография
2. Използването на специални средства за съхранение и преместване на документи
2.1 Процедурата за издаване на дела от склад
2.2 Проверка на наличността и състоянието на случаите
2.3 Създаване на застрахователен фонд за особено ценни документи и фонд за ползване
3. Осигуряване на физическата и химическата безопасност на архивните документи
3.1 Проверка на физическото състояние на документите
3.2 Физическа, химична и техническа обработка на архивни документи
Заключение
Списък на използваната литература
Приложение
V провеждане
Актуалността на темата на курсовата работа. Архивистът в момента е първият, който се занимава с информация, създадена в миналото. Той трябва да го вземе и да го запази. Но архивът не е склад, а научна институция, която изпълнява задачата да формира дългосрочна социална памет на обществото. фонд за съхранение на документи топография
Държавни органи, органи местно управление, организации и граждани, участващи в предприемаческа дейностбез образование юридическо лице, са длъжни да осигурят безопасността на архивните документи, включително документи за персонала, през периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и списъци на документи, предвидени от Федералния закон „За Архивиране в Руската федерация" от 22 октомври 2004 г. № 125 FZ.
Осигуряването на безопасността на документите е основната задача на държавните архиви. Сложността на решаването на проблема се определя от факта, че никой никога не е създавал документи за "вечно" съхранение. В същото време архивите ежегодно се попълват с нови фондове, а възможностите за реставрация остават скромни. Съвременният подход за решаване на този проблем се основава на принципа на постепенния преход към диференциран, избирателен принципосигуряване на безопасността на архивните документи, като се отчита тяхната стойност, физическо състояние.
Диференцираният подход включва разпределяне на общия обем документи, съхранявани в архива, така наречените приоритетни обекти на ниво фондове, части от фондове, отделни документи. Основата за приоритетно разпределение са два критерия: стойността на документите и признаци на физическо състояние, което застрашава тяхната безопасност. Набор от мерки за създаване на регулаторни условия, спазване на регулаторните режими гарантира безопасността на архивните документи в архива.
Предвидени са нормативни условия за съхранение на архивни документи:
Строителство, реконструкция и ремонт на архивни сгради;
Създаване на оптимален (нормативни) противопожарен, охранителен, температурно-влажен, светлинен и санитарно-хигиенен режими в сградата и помещенията на архива;
Използването на специални средства за съхранение и движение на архивни документи.
Основната цел на курсовата работа е да проучи проблема за осигуряване безопасността на архивните документи като една от основните области на работа на архивите. От това колко правилно е избрана стратегията за съхранение на документи, зависи тяхното физическо състояние и възможността за използването им за голямо разнообразие от цели.
За постигане на тази цел е необходимо да се решат следните задачи:
1. Обмислете мерки за осигуряване на нормативните условия за съхранение на документи.
2. Да се разкрие реда за използване на специални средства за съхранение и движение на архивни документи.
3. Проучване на методологията за осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите.
1 . Сигурност нормативен условия за съхранение архивни документи
1. 1 Създаване на оптимални условия за съхранение на документи
Оптимални условия за съхранение на документи осигуряват: изграждане, реконструкция и ремонт на архивни сгради; оборудване на складови помещения с пожарогасителни средства, охранителна и пожарна аларми; използване на технически средства за създаване на оптимален температурно-влажен режим за съхранение, за провеждане на санитарно-хигиенни мерки в складовите помещения; използването на специални средства за съхранение на документи (стелажи, шкафове, сейфове, кутии, папки и др.).
Сградите за държавните архиви могат да бъдат изградени специално или преустроени от други помещения. Те трябва да бъдат премахнати от промишлени предприятиязамърсяване на въздуха (агресивни газове, циментов прах и др.), от предмети и конструкции, които са пожароопасни (хранилища за нефт, бензиностанции, паркинги, гаражи и др.), както и в съответствие с изискванията строителни нормии правила.
Подходящостта на местоположението на архива се определя, като се вземат предвид заключенията на пожарната и санитарно-епидемиологичната станция за степента на замърсяване на въздуха Banasyukevich V.D. Актуални научни проблеми на осигуряване безопасността на архивните документи // Домашни архиви. -2001г. - № 2.
Сградата на архива е комплекс от основни и спомагателни помещения, предназначени да изпълняват задачите на архива за съхранение, обработка, използване на архивни документи и задачи от административен, технически, битово естество, за да отговарят на изискванията за рационално разположение на архива. помещения.
Архивът е снабден с архиви, читалня, работни стаи, помещения за автоматизирана библиотека от сменяеми електронни носители, сървърно и комуникационно оборудване.
Архивите са номерирани с арабски цифри в брутен ред и са разположени изолирано на разстояние от лаборатория, производство, складови съоръжения, свързани с използването (съхранението) на химикали, храни и електронен архив- от източници на електромагнитно излъчване и силови полета.
Препоръчително е складовете да бъдат разположени в сгради с прозорци от северната страна. Естественото осветление се допуска само при задължителна защита на документите от пряка слънчева светлина. Допуска се разсеяно осветление с използване на щори, защитни филтри, завеси или боядисани стъкла на прозорците. За изкуствено осветление се използват лампи с нажежаема жичка в затворени абажури или флуоресцентни лампи с пресечена ултравиолетова част от радиационния спектър.
Архивните документи се съхраняват на тъмно. Защитата на документите от светлина се осигурява чрез съхраняване на документи в кутии, папки и подвързия, използване на непрозрачни и светлоразсейващи завеси на прозорци и др. Документите на електронни носители се съхраняват при условия, изключващи пряка светлина и подлежат на допълнителна защита от агресивни примеси във въздуха (серен диоксид, сероводород, живачни пари, азотни оксиди, амоняк), излагане на електромагнитна йонизация (радиация).
Предоставени са архиви съвременни средствапожарогасителни, охранителни и пожароизвестителни системи. Общите и етажните превключватели се намират извън архива. Сградите на архива са оборудвани с противопожарно водоснабдяване, пожарогасители с въглероден диоксид, системи за сигурност и пожароизвестяване Банасюкевич В.Д. Актуални научни проблеми на осигуряване безопасността на архивните документи // Домашни архиви. -2001г. - № 2.
Охранителният режим на архива се осигурява от комплекс от мерки за осигуряване на инженерно-техническо укрепване, оборудване на сградата (помещенията) на архива с охранителна сигнализация, организиране на пост(и), запечатване на помещенията, наблюдение вътре в обекта и режими на достъп, съхраняване на ключове за офис помещения.
Архивите и другите помещения, в които се съхраняват постоянно или временно архивни документи, са оборудвани с врати с увеличени техническа здравинасрещу евентуална кражба с взлом, оборудвани с брави с висока сигурност.
Изваждането от архива на архивни документи, материални ценности и книги на научната справочна библиотека, както и на научно-справочния апарат се допуска само със специални пропуски, издадени по установения начин.
Документите се съхраняват при условия, които гарантират нормативни параметрисветлинен, температурно-влажен и санитарно-хигиенен режими.
В архивите, оборудвани с климатични системи, се поддържат следните оптимални условия на температура и влажност за съхранение на документи на:
1) хартиени носители - температура +17 - +19 С, относителна влажност 50-55 процента;
2) черно-бяла филмова среда - температура +15 С, относителна влажност 40-55 процента;
3) цветна филмова среда - температура +2 - +5 С, относителна влажност 40-55 процента;
4) електронни носители - температура +15 - +25оС, относителна влажност на въздуха 40-60 процента.
В архиви с нерегулиран климат се извършва рационално отопление, вентилация на сградата и овлажняване (изсушаване) на въздуха. Не се допускат резки колебания (сезонни и в рамките на един ден) на температурата (+-5.С) и относителната влажност на въздуха (+-10%).
Температурно-влажностният режим се контролира чрез редовно измерване на температурата и относителната влажност на вътрешния и външния въздух едновременно: в климатизирани помещения - най-малко веднъж седмично; в архиви с нерегламентиран климат - 2 пъти седмично; при нарушение на режима - 1 път на ден.
Показанията на контролно-измервателните устройства се записват в специални дневници, които също отразяват проверката на правилността на показанията на устройствата и предприетите мерки за нормализиране на температурния и влажностен режим в случаите на неговото нарушаване.
Основните средства за съхранение на документи са стационарни или мобилни метални стелажи, дървени стелажи, обработени със забавители на горенето. Метални шкафове, сейфове, стелажни шкафове, както и стационарни отделения с метални прегради и рафтове могат да се използват като спомагателно или специално оборудване.
Филмовите документи, ролковите микрофилми се съхраняват в хоризонтално положение в метални или пластмасови кутии на стелажи тип рибена кост или на стационарни стелажи. Филмовите документи върху незапалима триацетатна основа се съхраняват в свободно прилепнали метални или пластмасови кутии с отвори за предотвратяване натрупването на пари на оцетна киселина, отделяни от основата на филма вътре в кутията. Видео документите се съхраняват във вертикално положение в оригиналната им опаковка.
Не се допуска съхраняване на архивни документи на носители с магнитен работен слой върху феромагнитни метални стелажи; стоманените стелажи могат да се използват в изключителни случаи, само ако веригите на стелажите са демагнетизирани и затворени.
Всяка единица за съхранение на аудиовизуален или електронен документ е поставена в нехерметична индивидуална опаковка. В същото време трябва да се изключи свободното движение на архивния документ вътре в пакета.
Архивните документи на хартиен носител се поставят на стелажи, в метални шкафове хоризонтално или вертикално в кутии или други основни носители за съхранение (папки, калъфи и др.).
Складовите помещения са монтирани перпендикулярно на стените с отвори за прозорци. Не се допуска поставянето им в близост до външните стени на сградата и източниците на топлина.
Подреждането на складовите помещения се извършва в съответствие със следните стандарти: разстоянието между редовете им е 120 см; средства за съхранение - 75 см; външната стена на сградата и успоредните на нея складови помещения - 75 см; стена и чел на складовото помещение - 45 см; под и долен рафт на складовото помещение - 15см.
1.2 Поставяне на документи в хранилището. топография
Поставянето на документи в хранилища трябва да бъде рационално. Документите трябва да се поставят в съответствие със счетоводните документи по начин, който осигурява тяхното бързо търсене.
За бързо търсене на документи в архива е създаден научен справочник за документите на архива:
- описи на делата и номенклатура на делата, които ги заместват;
- предметни, предметно-тематични картотеки;
- кадрови досиета;
- указатели;
- историческа информация;
- прегледи на документи.
Документите за постоянно съхранение се поставят отделно от документите за дългосрочно (над 10 години) съхранение и документите за персонала.
Редът на разполагане на фондовете в архива се определя от плана (схемата) на тяхното поставяне. Схемата предвижда разпределение на фондовите комплекси между складовете, като се посочват (ако е необходимо) броят на средствата за всеки стелаж за съхранение.
Едно архивно хранилище може да съдържа различни видове архивни документи, но изискващи едни и същи режими на съхранение (например архивни документи на магнитни ленти и дискови носители с магнитен слой; архивни документи на филм и микроформи и др.).
Всички помещения на архива (сгради, сгради, етажи, нива, стаи), както и стелажи, шкафове и рафтове са номерирани. Складовите помещения са номерирани независимо от ляво на дясно от входа на архива, рафтовете им - отгоре надолу, отляво надясно.
За да се фиксира мястото на съхранение и търсене на документи в хранилището, се съставят складови и рафтови топографски указатели. Те са на карти. За всеки фонд поотделно се съставя фондов топографски указател, като тези карти са подредени по реда на номерата на архивните фондове №, № на шкаф, № на рафта, бележки (виж Приложение 1).
Картите с топографски индекс на рафтовете се поставят на всеки стелаж и се подреждат по реда на номерата на стелажите в отделна стая. Единият екземпляр от топографските указатели се съхранява от служителя(ите), отговарящ за осчетоводяването на документите на архива, а вторият - в архива.
Поддържането на топографски индекси може да се извършва на хартия или в автоматизиран режим в съответствие с установените детайли. Промените в разположението на документите се отразяват своевременно във всички копия, както и в схемата за разпределение на средствата.
2 . Използването на специални средства за съхранение и преместване на документи
2.1 Процедурата за издаване на дела от склад
Калъфите се издават от складове:
- за ползване (за ползватели в читалнята, за архивни служители в работни помещения, за институции и организации за временно съхранение);
- за архивна работа с документи.
Дела, съдържащи овехтели документи, особено ценни документи, не се издават за ползване от депозитарите, вместо тях се издават копия. Издаването на дела от трезорите и получаването им обратно се извършват от пазителя на средствата.
Архивните документи се издават от архива за срок: до един месец - на ползватели в читалнята и архивни работници (с изключение на особено ценни документи, издадени за срок не повече от две седмици); до три месеца - създатели на фондове; до шест месеца - на съдебни, правоприлагащи и други упълномощени органи.
Издаването на архивни документи от архива за експониране се извършва за срок, определен с договора за провеждане на изложбата.
Издаването на дела от складовете се оформя със съответните документи и се регистрира в специални книги. Издаването на архивни документи от архива и приемането им обратно, включително проверка по лист за наличността и състоянието на архивните документи преди издаването им от архива и при връщането им, се извършва от служител на архива. Един по един проверка на наличността и състоянието на архивните документи, върнати от ползвателите в читалнята, се извършва от служител на читалнята.
Задължителна полистова проверка на наличността и състоянието преди издаване на архивни документи от архива и при връщането им подлежат: уникални документи и особено ценни документи; архивни документи, които имат в дизайна или приложенията си скъпоценни камъни и метали; неподвързани архивни документи; дела, които не са издадени преди това от архива и нямат удостоверителни листове; файлове, съдържащи автографи, графични документи, пощенски и официални знаци, печати, пощенски картички, пликове с адреси, печати и други архивни документи от потенциален интерес за колекционерите.
Съставът на останалите случаи, подлежащи на полистова проверка, се определя от ръководството на архива въз основа на решение на експертно-методическата комисия.
На мястото на единиците за съхранение и описи на делата, документи, издадени от архива, се поставя заместваща карта.
Архивните документи, издадени от архива, трябва да имат архивен код, номерирани листове, удостоверителен лист и лист за използване на документа.
Подготовката на архивни документи за издаване от архива включва: изземване на архивни документи; съгласуване на архивния шифър и рубрики (анотации) с описа (книга за счетоводство и описание) на дела, документи; листова проверка на архивни дела - при установени случаи.
Съгласуването на архивния шифър на архивните документи с описа (книга за счетоводство и описание) на делата и документите включва проверка на правилността на корицата и заглавната страница на делото, основното средство за съхранение на аудиовизуален, електронен документ, правилността на заглавието и шифъра на единицата за съхранение. Ако има големи корекции, корицата и заглавната страница се заменят, като се запазва старата корица, ако е необходимо.
При подготовка за издаване от архива на отделни архивни документи, изтеглени от картотеки, на обратната страна на всеки лист, извън текста на архивния документ, се поставя печат с архивен код.
С цел контрол на безопасността на архивните документи звеното, отговарящо за съхранението на архивните документи, проверява безопасността на архивните документи, издадени от архива. Проверките се извършват планово или при необходимост съгласувано с ръководството на архива.
При връщане на архивни документи в архива се извършва полистова проверка на физическото им състояние по предписания начин. В книгата за издаване на архивни документи се прави бележка за връщането на архивни документи в присъствието на архивните служители или фондосъздателя, който ги е върнал. При констатиране на повреда на върнатите архивни документи се съставя акт във всякаква форма, който се подписва от служителя на архива и лицето, което връща архивните документи, и се предоставя за разглеждане на ръководството на архива.
При транспортиране на архивни документи на всяко разстояние се вземат мерки за опазването и защитата им от въздействието на вредните фактори.
За придвижване на архивни документи в рамките на архива се използват мобилни колички и други транспортни средства.
Вътрешноградският транспорт на архивни документи се извършва в закрити превозни средства със задължителното придружаване на архивен служител. Транспортирането на архивни документи на дълги разстояния се извършва в пакетиран вид в покрит автомобил.
2.2 Проверка на наличността и състоянието на случаите
Целта на проверката на наличността и състоянието на делата в архива е да се установи съответствието на действителната наличност на делата с описателни статии и окончателни вписвания в описи; идентифицира повредени файлове, съдържащи документи с избледняващи текстове, които изискват възстановяване, подвързване, дезинфекция, обръщане на другата страна и други подобни.
Проверките на наличността и състоянието на архивните документи се извършват планово, както и на време (извънредно).
В държавния архив, музея, библиотеката, архива на Руската академия на науките се извършва планова циклична проверка на наличието и състоянието:
- уникални документи - ежегодно;
- особено ценни документи на хартиен носител - веднъж на 10 години (в държавната библиотека - веднъж на 5 години);
- аудиовизуални и електронни документи - веднъж на 5 години;
- филмови документи на нитробазирана основа - веднъж на 2 години.
Цикличността на проверка на наличността на други архивни документи се определя въз основа на решението на експертно-методическата комисия (или друг консултативен орган) на архива в зависимост от интензивността на използване и състоянието на отчетност на архивните документи, но най-малко веднъж на 25 години (в държавната библиотека - веднъж на 15 години).
В общинския архив, музей, библиотека се извършва планова циклична проверка на наличността на архивни документи веднъж на всеки 10 години.
При природни бедствия, масови придвижвания и други обстоятелства, при които документите могат да бъдат загубени, се извършват извънредни еднократни проверки на наличността и състоянието на всички архивни фондове или отделни комплекти материали.
Проверката на наличността и състоянието на делата се извършва от група служители в размер на най-малко 2 души.
Преди започване на работа се установява пълнотата на счетоводните документи за проверявания фонд, счетоводните документи се проверяват внимателно, тоест се установява дали действителният брой на случаите, изброени в описа, е правилно отразен в окончателните вписвания. Проверката се извършва чрез съгласуване на действителната наличност на случаите с описа. Същевременно се сверяват номерът на делото, индексът на делото, заглавието, сроковете на документите по делото, броят на листовете, посочени в описа, спрямо описанието на делото на корицата му. Физическото състояние се определя чрез визуален оглед на корпуса.
Всички констатирани при проверката недостатъци (липса на случаи, технически грешки в изчислението, грешки в описанието, физически повреди) се вписват в контролния лист за наличие и състояние на случаите. Контролният лист се попълва непосредствено при проверката за всяка инвентаризация поотделно, като контролните листове се номерират в цифров ред и се подписват от изпълнителя.
При проверка на наличността и състоянието на калъфите е необходимо: да се поддържа реда на подреждане на касите върху стелажи, в кутии, папки; поставят на местата им, открити при ревизията, неправилно поставени досиета на други фондове; изземват случаи, които не са включени в описа; информира ръководителя на архива за случаи на заразени с биологични вредители за незабавното им изолиране. Невключените в описа дела се поставят в края на фонда. Включването в описа на невписани дела по време на ревизията е забранено.
В края на проверката на наличността и състоянието на делата, в края на описа се поставят печат „проверено”, дата, позиция и подпис.
Въз основа на окончателните вписвания в листовете (листовете) на чека се съставя акт за проверка на наличността и състоянието на делата, в който се посочва броя, името и категорията на фонда, датата на проверката, както и обобщените данни за резултатите от проверката: броят на случаите, изброени според описите, броя на случаите, които не са открити на склад, броя на немаркираните номера на буквите в описа, липсващите номера, както и броя на случаите които бяха налични. В акта се посочва и броят на делата, изискващи завеждане, дезинфекция и дезинфекция, възстановяване, възстановяване на занемарени текстове (виж Приложението).
Възможно е да има случаи, при които проверката за присъствие не разкрива случаи. Това показва нарушения на безопасността на документите и изисква спешни действия. В този случай архивът трябва да започне търсене на файлове в рамките на една година от датата на приключване на проверката.
По време на търсенето трябва:
Разглеждат счетоводните документи за издаване на дела от хранилището;
Проверете правилността на окончателното вписване в описа, според което са изброени неоткрити случаи, тъй като е възможно да са допуснати технически грешки в поредното номериране на делата, а при съставяне на окончателните вписвания липсват и буквени цифрине бяха взети предвид;
Анализирайте заглавията на неоткрити случаи в описите на делата, което ще позволи да се идентифицират случаите, включени в описа два пъти или включени в друг опис на тази организация, но под различен номер;
Разгледайте стари описи на дела, които преди това са били подложени на научна и техническа обработка, сравнете ги с описа, по който е извършена проверката;
Организира издирване на случаи, неоткрити по време на проверката в съответните организации, в чиято дейност са образувани неоткрити случаи, след като предварително са проучили инвентарните им инвентаризации;
Проверете актовете за приемане и предаване на дела в архива от организации;
Да се проучат актовете за разпределяне на дела и документи за унищожаване, актовете за издаване на дела за временно ползване.
За случаи, открити при претърсването, се съставя удостоверение, което се подписва от ръководителя на архива. Намерените случаи се поставят на място. В регистрационната карта на неоткрити случаи се прави запис "намерено" с посочване на датата и номера на удостоверението. За липсващи документи, за които са изчерпани издирвателните пътища, се съставя акт за неоткриване на случаи и подробен акт за издирвателната дейност. Проверката на наличността и състоянието на делата се счита за завършена след извършване на промени в счетоводните документи на одитирания фонд.
2.3 Създаване на застрахователен фонд за особено ценни документи и фонд за ползване
Осигурителният фонд е съвкупност от застрахователни копия на особено ценни архивни документи. Застрахователно копие на документ на хартиен носител е негативен микрофилм от първо поколение, направен от съответния вид фотографски филм чрез директно заснемане на документа и впоследствие наречен „микрофилм на осигурителния фонд“ Привалов В.Ф. Осигуряване опазването на документалното наследство в съвременни условия // Домашни архиви. - 1999. - No 2. .
Застрахователният фонд е създаден с цел запазване на ценна документална информация в случай на загуба или повреда на оригинални документи. Приоритетът на застрахователното копиране се определя, като се вземе предвид физическото състояние на уникалните документи и особено ценните документи и интензивността на тяхното използване.
Застрахователното копиране се извършва при спазване на систематизацията на складовите единици в описа на делата, документите, които се копират пред складовите единици. Всички архивни документи, включени в складовата единица, подлежат на застрахователно копиране.
При застрахователно копиране случаите, като правило, не подлежат на зашиване. Разобвързването на файловете се извършва в изключителни случаи по споразумение с ръководството на архива при пълна невъзможност за копиране на подвързания случай. В края на работата случаят се връща от лабораторията или организацията - производителят на застрахователните копия отново.
По правило едновременно със създаването на застраховката се създава набор от копия на архивни документи, направени на различни материални носители и предназначени за използване, за да се гарантира безопасността на оригиналните архивни документи (наричани по-долу фонд за използване). фонд, както и целевата процедура за най-използваните архивни документи, в процеса други работи (разсекретяване на архивни документи, организация на тяхното използване).
Включването във фонда за използване на копия от архивни документи, включително на електронни носители, създадени в хода на други работи, се извършва от архива самостоятелно.
3 . Осигуряване на физическа и химическа безопасност на архивните документи
3.1 Проверка на физическото състояние на документите
Проверката на физическото състояние на документите се извършва за изясняване на общата картина на състоянието на архивните фондове и идентифициране на документи със специфични повреди, които се нуждаят от спешна или планирана специална обработка.
Изследването на физическото състояние също се основава на диференциран подход.
Проверката на физическото състояние на документите винаги се извършва чрез разглеждане на файловете един по един.
Има три начина за оценка на физическото състояние на големи масиви от документи:
1) непрекъсната проверка на всички обекти от изследвания масив (например всички документи на фонда). Предимството на метода е, че дава пълна информация за състоянието на всички документи на фонда. Недостатък - големи времеви разходи;
2) селективен метод, когато от целия обем на масива се избира само малка част (случайна малка извадка) и по нея се оценява състоянието на целия масив (фонд). 2% от извадката от целия масив са достатъчни, за да се покаже състоянието на масива като цяло. Предимство - разходите за време са много по-малко. Недостатък – дава осреднена информация за състоянието на целия масив без конкретна оценка на състоянието на документи, невключени в извадката;
3) случайно идентифициране на документи с дефекти на хартия и текст от всички служители на архива при изпълнение на служебните им задължения (ако задълженията им са свързани с преглед по лист на делата). В този случай е за предпочитане да се кодира физическото състояние на документите от служители на един отдел - отдела за осигуряване на запазването на документите. Достойнство - най-малките времеви разходи. Недостатъкът е, че резултатите от случайното идентифициране на документи с дефекти в множество фондове не позволяват да се направят изводи за физическото състояние на всеки отделен архивен фонд, да се обобщят резултатите в статистически таблици.
Физическото състояние на документите се оценява по отсъствието или наличието на типични дефекти на хартия или текстове. Наличието и видът на дефект в хартията и текста се определя визуално при преглед лист по лист на всеки отделен документ. В този случай е необходимо да се обърне внимание на „възрастта“ на документа (годината на неговото създаване).
Проверката и оценката на физическото състояние на документите е свързана с идентифициране на качествени характеристики (степен на избледняване, цвят, начин на писане, здравина на хартията и т.н.), а не на количествени показатели (тегло, дължина, брой и т.н.) Това определя някои експерт по субективност рейтинги. Поради това подготвеността на експерта е от особено значение. Той трябва да изработи техниката на изследване на модели. Изпитващият не трябва да пропуска дефекти, дори и да са от един и същи вид.
Отчитането на физическото и техническото състояние на архивните документи на хартиен носител се извършва в: заверителен лист; лист и акт за проверка на наличността и състоянието на архивните документи; регистрационен картон за архивни документи с увреждане на носителя; регистрационна карта на архивни документи с повреден текст; картотека (книга) за отчитане на физическото състояние на архивните документи.
Отчитането на физическото и техническото състояние на аудиовизуалните документи се извършва в: карта за запис на техническото състояние на филмов документ; карта за отчитане на техническото състояние на фотодокумент; карта за запис на техническото състояние на звукозаписния документ; карта за запис на техническото състояние на видео документа.
Отчитането на физическото и техническото състояние на архивните документи може да се извършва на хартиен носител или в автоматизиран режим в съответствие с установените данни за контролни и счетоводни документи.
3.2 Физическа, химична и техническа обработка на архивни документи
Физико-химичната и техническа обработка на архивните документи се извършва с цел: отстраняване на причините за ускорено стареене и унищожаване на архивни документи; възстановяване на техните свойства, технически характеристики, дълготрайност; възпроизвеждане на документална информация на по-стабилни носители.
Основните видове обработка на архивни документи на хартиен носител са:
- дезинфекция, дезинфекция, дератизация на архивите като комплекс от мерки за биопрофилактика, биозащита и унищожаване на биологични вредители в архивите и по архивните документи;
- реставрация (реставрация и консервационна обработка), като съвкупност от работи и технологични операции за възстановяване на свойствата и трайността на оригиналите на архивни документи;
- възпроизвеждане на архивни документи с цел създаване на осигурителен фонд от копия на уникални документи и особено ценни документи и фонд за ползване; фотореставрация на архивни документи с избелял и нискоконтрастен текст и др.;
- подвързване на архивни документи;
- обезпрашаване на архивни документи;
- обработка на архивни документи в режим на спасителни операции, включително използване на средства и методи за сушене, дезинфекция, замразяване, възстановяване.
Аудиовизуалните и електронните документи, в зависимост от физическото естество на носителя, подлежат на следните реставрационно-консервационни и превантивни работи:
а) архивни документи на магнитна лента:
- почистване на повърхността от прах и мръсотия със специална почистваща техника;
- смяна на сухи и изкривени лепила;
- регистриране на ролки магнитна лента със защитна магнитна лента от двете страни на 2-2,5 m;
- пренавиване с цел облекчаване на вътрешните напрежения в ролки магнитни ленти, възникнали поради температурни и влажностни колебания при съхранение и транспортиране на архивни документи;
б) архивни документи на дискови носители: обезпрашаване; избърсване с антистатично средство;
в) филмови и фотодокументи, микроформи и фонограми за филми:
- обезпрашаване;
- отстраняване на восък, мазнини и други замърсявания;
- укрепване на залепвания и нарези;
- ремонт на перфорация;
- промяна на груби, изкривени кръпки и лепила;
- ремонт на повредени рамкови полета.
Работите по физико-химична и техническа обработка на архивни документи се разделят на планови и извънпланови.
Плановата обработка на архивни документи се извършва въз основа на резултатите от проверката на тяхното състояние по реда на приоритета, установен в архива, като се отчита принадлежността им към различни ценностни групи, характеристиките на физическото състояние на архивните документи от различни видове и възможностите на архива.
Неплановата работа включва работа, извършена при извънредни ситуации, свързани с локално или масово унищожаване на архивни документи чрез огън, вода, химикали.
Номенклатурата, процедурата за извършване и технологията на работа по физико-химичната и техническата обработка на архивни документи се определят от отрасловите нормативни и методически документи.
Заключение
Целта на курсовото изследване се постига чрез изпълнение на задачите.
В резултат на изследването по темата "Организация на архивния фонд на Руската федерация" могат да се направят редица изводи:
За да се гарантира безопасността на документите в архива, трябва да се извърши следното:
- набор от мерки за организация на съхранение, предвиждащи създаването на материално-техническа база за съхранение на документи (сграда и помещения на складови помещения, складови помещения за документи, съоръжения за съхранение и безопасност, съоръжения за контрол на климата, средства за копиране и възстановяване на повредени документи и др.);
- набор от мерки за създаване и спазване на нормативните условия за съхранение на документи (температура и влажност, светлина, санитарно-хигиенни, режими на съхранение).
Системата от мерки за организиране на съхранението трябва да гарантира безопасността на документите и контрола на тяхното физическо състояние при постъпване на документите в архива преди предаването им на постоянно съхранение.
За да се гарантира безопасността на архивните документи в архивите, трябва да се извърши следният набор от взаимосвързани работи:
- създаване на оптимални условия за съхранение на документи;
- поставяне на документи в хранилища, топография;
- спазване на реда за издаване на дела от хранилището;
- проверка на наличността и състоянието на делата;
- създаване на осигурителен фонд за особено ценни документи и фонд за ползване;
- осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите.
Списък на използваната литературавry
1. Федерален закон „За архивното дело в Руската федерация“ от 22 октомври 2004 г. № 125 FZ (изменен с Федералния закон от 4 декември 2006 г. № 202-FZ).
2. Банасюкевич В.Д. Актуални научни проблеми на осигуряване безопасността на архивните документи // Домашни архиви. - 2001. - бр.2
3. Правителството обсъжда въпросите за опазване и използване на архивите // Домашни архиви. - 2001. - бр.1.
4. Попова Е.Н. Осигуряване на безопасността на документите на Архивния фонд на Руската федерация в съвременното законодателство на Руската федерация и нейните субекти // Бюлетин на архивиста. - 2000. - No1.
5. Привалов В.Ф. Осигуряване опазването на документалното наследство в съвременни условия // Домашни архиви. - 1999. - No2.
Приложение А
Формуляр на акта за проверка на наличността и състоянието на делата
ОДОБРЯВАМ
Официално име Длъжност
висш орган на ръководителя на организацията
___________ Обяснение
Официално име (личен подпис) на подписа
Дата на организация
ДЕЙСТВИЕ N___
Място на компилация
Проверка наличността и състоянието на архивния фонд N____
Този акт е съставен от комисия в състав _____________________
(пълно име на председателя и членовете на комисията) във връзка с _________________
__________________________________________________________
(база)
Проверката установи, че:
1. Общо, той е изброен според описите на делата на _______________ дела, включително раздели от консолидираните описи на делата, одобрени от __________________________
_____________________________________________________________
(Официално наименование на упълномощения орган) (с цифри и думи)
2. Общо __________________ дела не бяха налични, включително раздели от консолидираните описи на случаите, одобрени от ____________________________
___________________________________________________ дела
(Официално наименование на упълномощения орган) (в цифри и реквизит)
3. Неправилно поставени дела, свързани с други архивни фондове, _________________ дела.
4. Оказа се, че за този архивен фонд има ____________ дела.
5. Има неописани ________________ случаи.
6. Общо в архивния фонд има _______________ дела, от които:
1) __________________ случаи, изискващи дезинфекция;
2) __________________ случаи, изискващи дезинфекция;
3) __________________ дела, изискващи възстановяване;
4) изискващи обвързване и завеждане на __________________ дела;
5) изискващи възстановяване на избледняващи текстове на ____________ случаи;
6) непоправимо увредени ___________________ дела;
7) __________________ дела, издадени за временно ползване.
7. __________________________________________________________
(Обща характеристика на състоянието и условията за съхранение на документи.)
_____________________________________________________________.
(Основните негативни явления в състоянието и условията на съхранение на документи в ченгетата)
Проверката е извършена:
Председател на комисията _________________ Препис
(личен подпис) знак и си
Членове на комисията _______________________ Преписи
(лични подписи) според подписите
Хоствано на Allbest.ru
...Подобни документи
Концепцията за осигуряване на безопасността на архивните документи. Дати за проверка на наличността и състоянието на документите. Необходимостта от проверка на физическото и техническо състояние. Регистрация на резултатите: отстраняване на констатираните недостатъци, съставяне на актове.
тест, добавен на 29.03.2012
Архивният фонд на Руската федерация като част от историческото и културното наследство, информационния потенциал на държавата и обществото. Проблемът със сигурността и безопасността на документите. Система за защита на архивни документи, технически средства и оборудване за съхранение.
презентация, добавена на 01/12/2015
Форми за регистрация на документи и контрол върху тяхното изпълнение. Систематизиране на документи и формиране на сборници от документи. Редът за съхранение в архивните учреждения и издаването им за временно ползване. Прехвърляне на документи на GKN в архива на организацията.
презентация, добавена на 16.04.2012
Архивни файлове: концепция, същност, функции. Основни правила за работата на архивите на организациите. Анализ на процеса на проверка на наличността и състоянието на архивните файлове. Условия за съхранение на електронен цифров подпис, характеристики на използването му. Срокове за съхранение на документи.
тест, добавен на 19.01.2016
Концепцията за отчитане на документи в държавния (общински) архив. Счетоводство и осигуряване на безопасността на документите от архивния фонд на Руската федерация. Системата от счетоводни документи на архива, тяхното предназначение. Общи изисквания към счетоводните документи на архива.
тест, добавен на 29.03.2012
Насоки и цели на използване на архивни документи. Информиране на ръководството и структурните подразделения на организацията за наличието на документи в архивите и тяхното съдържание. Организиране на публични срещи. Издаване на оригинални калъфи за временно ползване.
курсова работа, добавена на 11/09/2012
Етапи на подготовка на документи за предаване в архива. Редът за издаване от хранилището на сертификати. Съставяне на опис на документи за постоянно, дългосрочно съхранение. Пример за лична автобиография. Заявление за работа. Правене на запис в трудовата книжка.
тест, добавен на 19.09.2014
Пълен цикъл на обработка и движение на документи от момента на тяхното създаване до завършване на изпълнение и изпращане. Проучване (оценка) на научната и практическата стойност на документите. Описания и изпълнение на делата. Описание на документи за постоянно и дългосрочно съхранение.
тест, добавен на 14.03.2009
Правна рамкаизползване на архивни документи; организация на документи и дела във фонда. Проблеми с архивирането сегашен етап, федерално законодателство на Руската федерация. Основните ситуации на сложен и ограничен достъп до архиви.
курсова работа, добавена на 22.05.2014
Структура и предназначение на номенклатурните дела. Изисквания за тяхното формиране и правила за съхранение. Проверка на стойността на документите. Съставяне на описи на делата и реда за предаването им в архива. Същността на архивното съхранение на документи в електронен вид. Експертни комисии.
За достатъчно голям исторически период необходимостта от запазване на архивните документи и отговорността за тяхното унищожаване бяха залегнали в закон. И така, Судебник от 1550 г. предвиждаше такова тежко наказание като побой с камшик за повреждане на документи. По времето на Петър Велики телесното наказание е заменено с парично наказание. В съветско време наредбата за GAF на СССР (1941 г.) заплашваше наказателна отговорност за унищожаване и кражба на документи, както и за разкриване на секретна информация от документи. Един от първите специални законодателни актове по проблемите на защитата на архивните документи е Законът на СССР „За опазването и използването на паметниците на историята и културата“ от 1976 г. Законът подчертава, че историческите и културните паметници са собственост на народа и представляват неразделна част от световното културно наследство. Сред тези паметници законът включваше и документалните паметници. Действащият Закон за архивното дело също гласи, че собствениците на документи, класифицирани като част от Архивния фонд на Руската федерация, са длъжни да осигурят тяхната безопасност. Системата от мерки за организиране на съхранение включва следните области:
1) осигуряване на физическата и химическата безопасност на документите(организация на съхранение на документи в съответствие с изискванията за температура и влажност, светлина, санитарно-хигиенен, охранителен режим, както и изискванията за пожарна безопасност);
2) създаване на материално-техническа база за съхранение на документи,включително сгради и помещения на складове, средства за защита и безопасност на съхранение, съхранение на документи;
3) отчитане на движението и контрол върху физическото състояние на документите,включващо отразяване на всички промени в счетоводните форми на архива;
4) копиране на документи с цел създаване на осигурителен фонд и фонд за ползване.Тази област на дейност налага на архивиста допълнителни задачи по счетоводство и организиране на съхранението на застрахователни копия в допълнение към основните фондове на архива.
Изисквания за подреждане на архивите. На първо място, осигуряването на безопасността на документалните материали се извършва чрез изграждане на складови съоръжения със затворен достъп. Разработени са стандартни проекти за архиви с различен капацитет за съхранение. Предоставят специални помещения за обезпрашаване и възстановяване на документи. Изискванията към сградите и помещенията на архива са фиксирани в съвременните нормативни и методически документи - "Основни правила за работа на държавните архиви на Руската федерация", в редица ГОСТ и методически разработки. Условията за съхранение на документите се диференцират в зависимост от състава им и материала, върху който са изработени (печатни документи, кино и фотодокументи на хартия или филм). Ако например организацията не осигури специално помещение за архива, тогава част от административната сграда трябва да бъде преустроена за съхранение на документи в съответствие с регулаторни изисквания. Помещението не трябва да е порутено, дървено, мазе, таванско помещение, неотопляемо, лишено от естествена вентилация. В близост до архивното помещение не трябва да има пожароопасни предмети, промишлени сградизамърсяване на въздуха с корозивни газове и прах. Не можете да поставите архива в близост до помещенията, заети от кетъринг услуги, хранителни складове. При директното съхранение на архивни материали е забранено комбинирането на складове и работни помещения за каквито и да било цели. Помещенията трябва да имат изходи към асансьори и стълбищни клетки, удобни за евакуация. Вътрешната декорация на помещенията трябва да се извършва с материали, които не събират прах. Водоснабдителни и канализационни тръби не трябва да се полагат в складови помещения; ако тръбите са положени, тогава те са затворени в изолационни кутии и подлежат на постоянно наблюдение, за да се изключи възможността от авария. Окабеляването трябва да бъде скрито. Желателно е складовете да се отделят от съседните помещения на архива с огнеупорни стени. Ако архивът се намира на приземния етаж, прозорците са покрити с метални решетки. Помещенията за архива трябва да отговарят на изискванията за пожарна безопасност и да са оборудвани с пожароизвестителна сигнализация. Забранено е използването на електрически уреди в такива помещения, палене на свещи, дим.
Помещенията за архива трябва да бъдат оборудвани с климатици и друго оборудване, осигуряващо оптимални температурно-влажни условия за съхранение на документи. Препоръчително е да се поддържа постоянна температура в диапазона от 14 до 20 градуса по Целзий.
В помещенията на читалнята трябва да се осигури отопление на водата. Въздухообменът в читалнята се осигурява от обща системазахранваща вентилация с въздушен обмен: захранваща - 3, изпускателна - 2; декорацията на стени и тавани трябва да бъде направена от негорими материали. Читалнята трябва да бъде оборудвана с преносими пожарогасители с въглероден диоксид.
В случай, че сградата на архива е изградена по предназначение, нейното изграждане и експлоатация трябва да се извършват в съответствие с изискванията за пожарна безопасност, правилата за пожарна безопасност и инструкциите в институциите на Руския архив. Ако сграда (помещения) е разпределена за преобразуване в архив, тя може да бъде призната за годна само след преглед. експертна комисия, състояща се от всички специализирани
услуги (архивни, пожарни, санитарни, охранителни)
внимателно проучва площта на разпределените помещения; местоположението на тази стая в сградата (етаж); местоположението на сградата; състоянието на физичната и химическата среда на помещението. Според тези критерии трябва да се получат конкретни данни. За удобство се изготвя чертеж на разпределените помещения. Ако се установи съответствието на помещението с горните критерии, се съставя акт, който се подписва от всички членове на експертната комисия.
За да се вземе предвид мястото за съхранение на всяка група материали в архива, всички помещения на архива, стелажите и рафтовете са номерирани.Ако архивът има помещения в различни сгради (сгради), на всяка от тях се присвоява номер. Номерирането на стаите е независимо за всяка сграда и етаж, като стаите са номерирани от входа отляво надясно. Ако стаите преминават една в друга, номерирането се извършва последователно от първата стая. Рафтовете са номерирани по правило в помещенията от ляво на дясно от входа. Стелажите са двустранни (стоящи с краищата към стената) и едностранни (разположени по протежение на стената). Те са номерирани в един ред, независимо от дължината, височината, едностранчивостта или двустранността и други характеристики. Стелажите се състоят от секции - в архивите обикновено се наричат шкафове. Стелажните шкафове също са номерирани във всеки стелаж от ляво на дясно от входа. При двустранните стелажи номерирането на шкафовете започва от стената, довежда се до външния ръб на стелажа и продължава от другата страна. Рафтовете са номерирани отгоре надолу, тъй като монтажът или подреждането на кутии върху стелажите започва от горните рафтове.
Има няколко начини за подреждане на документи върху стелажите:вертикално и хоризонтално, в пакети и в кутии. В момента всички случаи на постоянно съхранение са преплетени, следователно, в състояние и ведомствени архивиобикновено се съхраняват в вертикално положение.Калъфите са доста плътно притиснати един към друг, но основният натиск е насочен към гръбначния стълб, така че чаршафите вътре в кутията не изпитват натиск и това има положителен ефект върху безопасността на документите. Изваждането на вертикално стоящи калъфи е лесно (ако не са вързани с канап). При транспортиране, за удобство и безопасност, трябва да се направят снопове от калъфи и да се прикрепят етикети към тях. В края на годината в офиса и структурни подразделенияизготвят корици в съответствие с номенклатурата на делата. За тази цел по правило се използват твърди папки-папки. Калъфите в меки корици не могат да се съхраняват вертикално, тъй като това води до влошаване и разкъсване на долните ръбове на документите. Освен това канапът, с който се връзват калъфите, често разкъсва кориците. Ето защо е препоръчително да съхранявате калъфи с меки корици хоризонтално положение.
Ако материалите често се използват за справка, тогава техните по-удобно за поставяне в кутии,защото при постоянното развързване и връзване на пачки се износват не само кориците, но страдат и документите, а от кашоните се изваждат и слагат лесно. Те са вързани за снопчетата и залепени за кутиите етикетикато се посочват наименованието на фонда и структурната единица, номер на фонда (когато има няколко), инвентарен номер, година, първи и последен номер на делата, включени в пакета (кутия) и номер на пакета или кутията. Връзките са номерирани в рамките на фонда или част от фонда (в зависимост от реда, в който са поставени материалите). В някои държавни и ведомствени архиви за подвързани дела използват трансферни етикетиот мек картон като папка без клапи, но с връзки.
топографски маркери.За ориентиране в постоянно променящите се материали, съхранявани в архива, топографски маркери- указатели, отразяващи поставянето на документи в архива. Има два вида топографски указатели: стелажни и борсови индекси. индексът на рафтовете се основава на мястосъхранение. Целта на индекса на фонда е да предостави информация къде се съхраняват документите на даден фонд, т.е. индексът на фонда се основава на предметсъхранение По този начин всеки тип топографски указател има свое предназначение. Те не се заместват и дори не се допълват, защото се използват за различни цели. Те обаче са взаимосвързани, тъй като информацията за местоположението на конкретно дело (група дела) трябва да съвпада и в двата индекса. Движението на всеки пакет от дела трябва да бъде отбелязано и в двата индекса, в противен случай те няма да отразяват правилно местоположението на документите и следователно няма да изпълни дестинацията си. Индексите се съставят на големи форматни карти или листове. Ако цялата информация за конкретен фонд (или конкретен багажник) не се побира на един лист, се попълва следващият лист. Всички листове или карти, принадлежащи към един и същи фонд (или стелаж), са закрепени заедно, но по такъв начин, че да могат да се правят промени в тях. Ако се съхранява голям фонд, е разрешено да се съставят отделни карти на борсов индекс за структурни подразделения.
Постоянното движение на комплекси от случаи не винаги дава възможност за компактно поставяне на материали, следователно всъщност са необходими топографски индикатори. За държавните архиви са разработени форми на топографски указатели, но особеностите на съхраняване на материали във ведомствените архиви налагат предоставянето на допълнителни колонии в двата типа указатели. По този начин поставянето на документите по срок на съхранение изисква въвеждането на колоната „срок на съхранение“, като отчитането на документите за временно съхранение съгласно номенклатурата изисква посочване на годината, към която принадлежат материалите.
В някои малки архиви на институции не се съставят топографски указатели, като се има предвид, че ръководителят на архива (или архивистът или отговорното лице за архива) познава достатъчно добре състава и разположението на материалите. Но такава мотивация е неоснователна. Документалният фонд в архива на институцията е разпръснат на части и колкото по-малко дела се създават годишно в институцията, толкова по-малък е наборът от документи за всеки период на съхранение за определена година и толкова по-трудно е да се види този комплекс на рафта. Опитен архивен работник може наистина да знае къде се намира всеки файл, но при промяна или временна подмяна новият работник ще се окаже в трудна позиция. Можете да минете без рафтов топографски указател в едностайни или двустайни архиви, но във всеки архив е необходим складов топографски указател.
Режими за съхранение на документи. Начинът да се гарантира безопасността на документите е да се поддържа специален режим на съхранение,което се разбира като съвкупност от температурно-влажностни и санитарно-хигиенни условия, създадени в архивите. Има такива режими на съхранение като температура-влажност, санитарно-хигиенен, противопожарен, охранителен, светлинен - ще се спрем на това по-подробно.
Светещо остро архивно хранилищетрябва да отговарят на следните условия: колкото по-малко светлина, толкова по-добре - постоянното съхранение трябва да се извършва на тъмно. Не се допуска осветяване на хранилището за документи със слънчева светлина: компонентите на слънчевия спектър, особено ултравиолетовите, имат разрушителен ефект върху документите. Ако се вгледате по-отблизо в специализираните архивни сгради, тогава несъмнено можете да обърнете внимание на тесните процепи на прозорците в складовите помещения, донякъде напомнящи амбразури на бункери или средновековни бойници. навън крепости. Архивът трябва да бъде един вид крепост, която защитава документите от разрушителни фактори. Очилата на архивите също са със специфичен тъмен горнище.
дневна светлинана съхранение е разрешено само при наличие на светлинни дифузори, автоматични регулатори на светлинния поток, защитни филтри, щори. За защита на документите от отражение се използва съхранение в папки, папки, кутии, шкафове, на затворени стелажи. Освен това, в складови помещения с естествена светлина, рафтове и шкафове (дори с кутии и други тела, затворени от светлината) се монтират перпендикулярно на стените с отвори за прозорци.
За изкуствено осветлениепри съхранение лампите с нажежаема жичка се използват в затворени абажури с гладка външна повърхност. Допуска се използването на флуоресцентни лампи с пресечена ултравиолетова част от спектъра.
Най-светлото място в архива трябва да бъде читалнята. На масите на читателите трябва да се монтират настолни лампи. В помещенията за временно съхранение на документи обаче по възможност трябва да се спазва същият светлинен режим, както при съхранението.
Голямо значениеима добра циркулация на въздуха в помещението. Това се постига чрез вентилация и правилна инсталация на стелажи. Ако документите са подредени близо до стената, те стават влажни и се появява мухъл. За да се премахне това, се извършва дезинфекция на помещенията, която предпазва архивите от появата на мухъл. За да се предпазят документите от прах, се препоръчва да се осигури максимална херметичност на архивното съхранение и да се оборудва вентилационната система с филтри. Работата по възстановяване на документи задължително се извършва в архива. Тази необходимост възниква не само в резултат на неспазване на режима на тяхното съхранение, но и поради естествения процес на стареене, на който документите подлежат по същия начин като хората. Под стареене на документите се разбира промяната в първоначалните физични и химични свойства на документа под въздействието на външни и вътрешни фактори. В случай на пожар, наводняване на помещението или друго бедствие, ако се установи нарушение на целостта на уплътнението на вратата, повреда на ключалките на вратите и прозорците или явни следи от неупълномощени лица, влизащи в помещението, съставя се акт с участието на представители на съответните органи. Предприемат се мерки за опазване на материалите, проверява се наличността и състоянието на документите. 4. Принципи на разглеждане и критерии за стойността на документите
В процеса на документиране на дейността на организациите се създават милиони документи. Тяхната практическа и научна стойност е различна. Въпросът за стойността на документите е свързан с въпроса за тяхното съхранение и по-нататъшно използване: част от документите се оставят за съхранение поради необходимостта да се използват за целите на управление, а други като източник - vнаучни и исторически цели. Подборът на документи се извършва в процеса на определяне на тяхната научна и практическа стойност - проверка на стойността на архивните материали,което се отнася до определяне на степента на политическа, научна, историческа и културна значимост на документите. Целта на проверката е да се установи кои документи най-пълно отговарят на целите за предоставяне на държавата и обществото с необходимата информация.
Историята на развитието на изследването на стойността на архивните материали в Русия. Проблемът с подбора за съхранение и специална обработка само на тази документална информация, която може да бъде използвана в бъдеще, е актуален повече от сто години. Възникна във връзка с практическите нужди от съхраняване на документи в архивите на институциите. Докато институциите съхраняваха относително малък брой документи, този проблем не съществуваше. В резултат на реформата на публичната администрация в началото на XIX век. разви се тромав бюрократичен апарат с голям брой структурни звена, регламентация на тяхната работа и организация на деловодството в тях. Усложняването на държавния апарат, нарастването на производството, вътрешните и външните отношения предизвикаха необходимостта от значително увеличаване на обема на документалната информация. При тези условия натрупването на голям масив от документи в институциите с последващото им предаване в архивите постави въпроса за възможния и целесъобразен брой съхранявани документи.
Проучването на стойността на документите в архивите на руските институции започва през 1930-те и 1940-те години. XIX век, когато нямаше единни критерии за подбор и унищожаване на делата. Архивът на всеки отдел решава тези въпроси в съответствие със собствените си правила и инструкции. Проверката на стойността на документите започна в деловодството. Ръководителите на министерства и ведомства отговаряха за изпитите в централните институции. Тъй като нямаше единни правила за извършване на проверка на стойността на документите за всички институции, лицата, участващи в анализа на делата, подхождаха към оценката на тяхната значимост от гледна точка на тесните отдели и това често води до унищожаване на ценни документи. .
След Октомврийската революция от 1917 г. изследването на стойността на документите придобива национално значение. Във връзка с необходимостта от спасяване от унищожаване на ценни документални материали, архивните учреждения поеха функцията на експертиза. През януари 1919 г. е издадена специална инструкция по изпитните въпроси. Той установи единна процедура за провеждане на изпит за всички институции, даде осн насокиза определяне на стойността на документите. През следващите години въпросите за проверка на стойността на документите бяха доразвити, като в регламенти, както и в методически помагала и литература. Правото да решават окончателно въпросите за стойността на документалните материали е предоставено на експертно-проверъчните комисии на архивните органи.
Критерии за избор на документи за съхранение. Има няколко критерия за избор на документални материали за съхранение в архивите. Те тръгват от основни принципи за оценяване на материали, като напр важността на набирането на средства(институции, лица, в чиято дейност са формирани документите); значението на съдържанието на документите,повторяемост на информацията; час и място на възникване на документите;техен правна сила,както и външни характеристики(например материалът, върху който са написани). И така, първият критерий за избор е значението на институциите, в резултат на които са създадени документите.В процеса на развитие на държавата и обществото се създават огромен брой институции, организации, предприятия с голямо разнообразие от функции, които натрупват документални материали. Стойността на набора от документи, създадени във всеки един от тях, се определя преди всичко от значението на институцията в системата на публичната администрация, в развитието на науката, националното стопанство, културата и т.н. Следователно подборът на документи за държавно съхранение се прави от институции, които играят най-много важна роляв живота на обществото.
За материали от личен произход, издателства, театри, музеи и др. прилагаме такъв критерий като Авторско право,значението на индивидите в научния политически, обществен, културен живот значително влияе върху стойността на документацията, която създават. Особено внимание се обръща на ръкописите, документите, подписани от техните автори. Документите могат да отразяват производствената, социалната, творческата дейност на лицето, от което са депозирани. Научен интерес представляват документите на общественици и държавници, учени, военачалници, писатели, художници и др.
Критерият за избор също е значението на тяхното съдържание,в крайна сметка, дори и в най-важната институция, не всички документи имат стойност. Материали се считат за материали, които отразяват основните дейности на институцията, и документи, които играят поддържаща роля, които са необходими за текущата работа на институцията. Първата група документи, които най-пълно отразяват основните дейности на институциите, включват харти, правилници, щатни маси, поръчки, обещаващи и годишни планове, годишни и обобщени отчети по отрасли, отчети, прегледи, протоколи от заседания, заседания, заседания, някои от директивите на висшестоящия орган и кореспонденция с него за изпълнение на задачите, стоящи пред институцията, директиви, изпратени до подчинени организации, материали по проверка на изпълнението на правителствени решения, заповеди на министъра и други материали по контрола, част от материалите по изобретение и рационализация, някои материали по безопасност. По правило документите от втората група са неизмеримо повече. Някои от тях имат дългосрочна референтна стойност (например значителна част от документи за персонала), но повечето от документите губят своята оперативна и референтна стойност след една година, след три, пет години. Те включват документи за оперативно и счетоводно отчитане и счетоводство, табулаграми, кореспонденция за доставки, текущи ремонти и много други въпроси, които не отразяват основните дейности на институцията.
Съдържанието на документите е съвкупност от записана в тях информация за конкретни събития, явления, предмети, лица и др. Стойността на съдържанието зависи от значимостта на събитието, пълнотата на неговото отразяване, уникалността на информацията за известни факти и явления. Фактор като значението на събитията, времето и мястото на образуване на документите,взети предвид при изследването на материалите исторически периоди(революции, войни и др.). В същото време материали, съдържащи незначителна информация, също могат да бъдат оставени за постоянно съхранение. Както можете да видите, тези критерии са взаимосвързани: критерият за местоположение обикновено се прилага в случаите, когато се случват значими събития на територията на определен регион, регион и др. Автентичност и копия на документи.При избора за съхранение винаги се дава предпочитание на оригинали (заповеди, протоколи, планове и др.) - Въпреки това, редица категории документи се предлагат в институциите само в копия, включително такива важни материали като доклади, меморандуми, различни удостоверения за дейността на институцията, оригиналите на която се изпращат на по-горен орган и на други инстанции. Копия от писма, изпратени от институцията (ваканция), трябва да бъдат заверени, да имат номер и дата. Това правило съществува отдавна и се спазва в повечето институции. Но останалите копия на докладите не винаги се издават. В много случаи това е третото копие, понякога с некоригирани грешки и печатни грешки, с непълен набор от приложения. Често има неподписани и недатирани доклади и ако има две издания на неформиран доклад, тогава може да е трудно да се реши кое от тях е окончателно.
Следващият критерий за избор е правната сила на документа,тези. свойства на документа, докладвани му правни разпоредби. По правило това официални документи: резолюции, заповеди, протоколи, заповеди и др. Този критерий е свързан с предишния, т.к правно действиеимат предимно добре оформени оригинали.
Удвояване на документи -този критерий играе важна роля при избора на материали за държавно съхранение поради широкото разпространение на дублиращи се документи. Оригиналните документи се съхраняват постоянно. Ако документът е от голямо научно значение, тогава едно или две копия също се оставят за постоянно съхранение. Реплицираните документи се наричат дублети, значителна част от тях са протоколи, планове, отчети и др. При избора на дублирани документи за държавно съхранение се взема предвид тяхното значение за дейността на институцията, в чийто фонд са депозирани. Често документите се възпроизвеждат специално за разпространение до институции или структурни подразделения за извършване на някаква работа, а понякога и за информация. Дублетите помагат да се поддържат в добро състояние оригиналните документи, често използвани за ежедневна работа в офиса, в архива на институцията: планове, отчети, заповеди, особено за персонала. По този начин, понятието повторяемост на информацията.
Физическото състояние на документа- този критерий се прилага в случаите, когато документалните материали са сериозно повредени, например изгорени при пожар, наводнени с вода, покрити с мухъл и др. В същото време се установява към какъв тип документи принадлежи повреденият материал, а именно: дали съдържа основна или допълнителна информация. Тези документи, които въпреки че съдържат полезна информация, но не са съществени, могат да бъдат разпределени за унищожаване по критерий за физическо състояние. Все пак трябва да се има предвид, че документите с особена стойност трябва да се съхраняват, колкото и сериозно да са повредени, особено след като техниката за възстановяване на повредени материали се подобрява с годините. Има нови начини за възстановяване на документи, които са били подложени на външни неблагоприятни ефекти. Ако важен документ е силно повреден, но в допълнение към него има второ и трето копие, тогава в този случай официално издаденият оригинал не се унищожава, а към него се прилага копие, което се използва при необходимост.
Съществуват и редица други критерии за избор на материали за съхранение, като напр език или художествени характеристики на документа(документът се избира за съхранение, независимо от неговото съдържание, произход и собственост). За трайно нараняване се оставят документи с определени външни белези: с художествена живопис, орнаментиката, миниатюри; документи, написани на специален материал (брезова кора, пергамент). Палеографските, езиковите, художествените и други характеристики на архивните материали са важни за изучаването на документи на институции от предреволюционна Русия, фондове от личен произход и колекции.
Критерии за оценка на филмови и фотодокументи.Критерии за оценяване съдържание на филмови и фотодокументиса значението на събитието, лице, предмет, запис; дата и място на събитието; пълнота на осветеността; новост на информацията; уникалност и недостъпност на снимащите обекти; художествени заслуги; отражение в архивните фондове; повторяемост на събитията; наличие на съпътстваща документация. Критерии за оценяване формуляри за филмови документиобслужват техните квалификационни сортове; външни характеристики, качество на предаване на изображението; новост на техниката на стрелба; техническо състояние. Критерии произход филм фотофонодокумент tса историческата обстановка, времето и мястото на тяхното създаване; значението на авторите, организациите и лицата, създаващи филм-фото-фоно документи; надеждност на събитията, отразени в документи; предназначението на кино-фото-фоно-документа гов. От фотографски документиподборът за държавно съхранение в архивите се подчинява на тези, в които се записват събития от обществено значение, отразяващи характерните, а не случайни аспекти на действителността. Критерии за стойност фонодокумен-Стоките са значението на събитието, публикацията, авторството, времето на записа, пълнотата на записа, усвояването, двойността.
Критерии за оценка на типични категории документални материали.Под типични категории документални материали се разбират такива документи, които се формират в управленската дейност на повечето институции. Те включват документи, отразяващи функциите на управление, планиране, финансиране, счетоводство и отчетност и др. В случай на оценка на стойността на документалния материал на организациите, списъци.Има два вида списъци: списъци с документи, посочващи сроковете на тяхното съхранениеи списъци с документи, които трябва да бъдат прехвърлени в държавното съхранение.Списъците с документи със срокове на съхранение са разделени на две групи: списъци със стандартни документи(обикновено наричани „списъци с модели“) и ведомствени списъци.Типични са и списъците с документи, които се прехвърлят в държавно съхранение, но обхващат само документи за постоянно съхранение.
Прилагането на списъка включва задължително спазванекритерии за проверка на стойността чрез преглед на всички документи, съдържащи се в досиетата. Едва след оценка на документите те използват списъка като референтен инструмент за установяване на конкретни периоди за съхранение на документи. В същото време трябва да се има предвид, че списъците на стандартните документални материали не могат да включват абсолютно всички документи, които трябва да бъдат приети в държавния архив. Ето защо е важна пряката оценка на документите по отношение на тяхното съдържание. Това е от особено значение при проверката на кореспонденцията. Освен това критериите за стойността на документите не могат да бъдат фиксирани. Важна задача в работата по определяне на изследването на стойността е подборът на материали, които не подлежат на съхранение.
Проучване на стойността на архивните материали.Проверката на стойността на документите се извършва от упълномощения изпълнителен орган на субекта на Руската федерация в областта на архивното дело, държавния, общинския архив заедно със собственика или собственика на архивни документи. Проверката на стойността на документите се извършва на няколко етапа: първо, материалът се оценява в процеса на неговото формиране; установяват се възможните срокове за съхранение на делата; тогава всички случаи на временно съхранение се разпределят за унищожаване след изтичане на срока на тяхното използване. Последният етап е окончателният избор на документи за постоянно съхранение.
Непосредствената работа по проверката на стойността на документите се възлага на експертната и експертната ревизионна комисия. Експертни комисии(ЕК) се създават във всички институции, организации и предприятия на страната. Централни експертни комисии (ЦЕК) се организират в министерства и централни институции на ведомствата, а експертни комисии на ведомствата се организират в структурни подразделения на ведомствата. ЕК. са налични и в регионалните архиви и техните клонове. Комисии за експертен преглед(ЕПК) действат към архивните управления на съставните образувания на федерацията, както и в централните държавни архиви. Под създадения Росархив централни експертни и проверяващи комисии(CEPC).
Функции на експертни и централни експертни комисии.Повечето от функциите на ЦИК и ЕК, свързани с практическата работа, съвпадат. Така експертни и експертни ревизионни комисии разглеждат и одобряват проекти на номенклатури за структурни звена и консолидирана номенклатура за институцията; графикът за предаване на материали от структурни подразделения в архива на институцията и графикът за предаване на документи в държавния архив (съставен от архива на учреждението и съгласуван с държавния архив). Ежегодно се провежда експертна комисия, съвместно със служители на структурните подразделения и архива подбор на документи за постоянно и дългосрочно съхранениеда предаде архива на институцията. Това е най-важният етап в работата по проверката на стойността, тъй като в този случай случаите всъщност се избират за прехвърляне в по-нататъшно държавно съхранение. Членовете на ЕК проверяват в структурните поделения правилността на работата по експертизата на стойността, разглеждайки описите на делата за постоянно и временно съхранение, актове за разпределяне на делата за унищожаване, самите дела, избрани по категории. При преглед на делата се оказва колко правилно са оформени (така че да няма ненужни книжа в делата, които трябва да бъдат прехвърлени на държавно съхранение, и ценни документи в случаите, разпределени за унищожаване). Особено внимание се отделя на разпределението с марката "EPK", тъй като за всеки такъв случай е необходимо да се установи дали то представлява политическа, научна, икономическа или културна стойност, дали трябва да бъде избрано за постоянно съхранение или има само референтна стойност и този период е достатъчен за нея.съхранение, което е пред маркировката "EPK". Централната експертна комисия осъществява контрол по подбора на дела в структурни поделения и подчинени организации. Експертната комисия разглежда съставените в институциите описи, след което внася делата за одобрение в ЕР К. ЕК и ЦИК одобряват описите на делата за дългосрочно съхранение за институцията и за подчинените организации; разглежда и приема актове за разпределяне за унищожаване на документални материали с изтекъл срок на съхранение; оказва методическа помощ на подчинени структури, които не са регистрирани в архивни институции; провеждат проучване на стойността на различни групи документи. Те обмислят предложения за промяна на сроковете за съхранение определени категориидокументи и установяване на срокове за съхранение на документи, които не са предвидени в действащите списъци, стандартни и примерни номенклатури. След това се взема решение за внасяне на предложения за одобрение от ЕПК.
ЕК и ЦИК са консултативни органи. Протоколите на комисиите (решенията) се утвърждават от ръководството на институцията. Решенията по редица въпроси от компетентността на ЕК и ЦИК трябва да бъдат одобрени от архивните институции (или съгласувани с тях). Това са решения за утвърждаване на описи за случаи на постоянно съхранение и за персонал; актове за разпределение за унищожаване на дела със знак "EPK"; методически помагала за проверка на стойността и обработка на делата; обобщена номенклатура на институцията; проекти на типови и примерни номенклатури за структурни поделения и подчинени институции; предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени видове документи, установени със стандартни и ведомствени списъци или предварително одобрени стандартни и примерни номенклатури на файлове; Копие от текста на взетото решение по всеки един от тези въпроси се заверява от ръководителя на институцията и се изпраща до ЕИК на архивното учреждение.
Функции на централната експертна комисия.ЦИК, като орган на централната институция на ведомството, има функции, които са уникални за него. Една от най-важните функции на ЦИК е методическа работав областта на експертизата.ЦИК разглежда и „внася за одобрение в архивното учреждение проекти на ведомствени списъци със срокове на съхранение и списъци с документи, които се предават в държавните архиви, класификатори, примерни и типови номенклатури, инструкции за деловодство и други нормативни и методически ръководства (ЕК участва в подготовката и разглеждането на тези ръководства).
документи като препоръки по организационни и методически въпроси на изследването на стойността на документите; списъци на институции, организации и предприятия от индустрията, чиито документи подлежат и не подлежат на прехвърляне на държавно съхранение; стандартни разпоредби за експертни комисии на структурни подразделения и подчинени организации, други нормативни и методически ръководства. Всички тези проекти, след одобрение от ЦИК и одобрение от ръководителя на институцията, се внасят за разглеждане от ЕПК на архивното учреждение. Със съгласието на архивната институция ЦИК може да реши да предостави на експертните комисии на структурните подразделения на министерството (ведомството) и подчинените организации правото самостоятелно да унищожават документи с изтекъл срок на съхранение след одобряване на описите на случаи на постоянни и продължителни -срокове на съхранение и персонал за съответните години. Такова решение може да се вземе при условие, че има одобрен ведомствен списък с документи със срокове на съхранение. Така ЦИК на отдела изпълнява както функциите, присъщи на експертната комисия на институцията, така и функциите, присъщи само на централния експертен орган на ведомството.
Функции на експертни комисии на държавни архиви с постоянен документооборот.Тези комисии работят в няколко направления. По-специално, те извършват;
1) проверка на стойността на документите в архива (разглеждане на инвентаризации след подобряване на обработката и актове за разпределяне и унищожаване на документи, определяне на процедурата за изследване на сложни фондове и комплекси от фондове, за да се осигури цялостна оценка на документите и др.);
2) разглеждане на разработените в архива методически пособия за проверка на стойността на документите (списъци с категории файлове за постоянно съхранение, инструкции за работа и др.);
3) работа по попълване на държавния архив (изучаване на състава на документите в институции, които подават дела в държавния архив, участие в разработването на списъци на институции, които даряват и не предават материали за държавно съхранение на съответната територия, списъци на документи, подлежащи на постоянно съхранение и др.). Функции на експертни ревизионни комисии.ЕПК на органите за управление на архивите и централните държавни архиви се занимават с широки въпроси за изследване на стойността на документите и придобиването на държавни архиви от тях (в рамките на тяхната компетентност). За изчерпателно и квалифицирано обсъждане на често много сложни въпроси за оценка и придобиване, комисията включва специалисти от различни области: юристи, икономисти, представители на научни, културни институции и др. Функциите на ЕПК включват разглеждане на списъци на институции , организации и предприятия, чиито документи подлежат и не подлежат на приемане за публично съхранение; списъци с документи за приемане в държавните архиви; проекти на типови и примерни номенклатури на дела за институции, съгласуване на специфични номенклатури на дела, предложения за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, установени със стандартни и ведомствени списъци, и установяване на срокове за съхранение на документи, които не са предвидени в настоящия списъци, типови и примерни номенклатури (с последващо подаване на предложения в CEPK); инвентаризации на разпределението на постоянно съхранение и персонал, представени от институциите; въпросът за комплектуване на държавния архив с документи от личен произход; учебни помагалапо въпроси на проверка на стойността и обработка на документи; както и съгласуването на актове за разпределяне за унищожаване на дела със знак "EPK"; изслушване на институциите на ЕК и оказване на помощ. Освен това функциите на ЕПК на архивните органи включват отправяне на препоръки по методически въпроси за изследване на стойността на документите и комплектуване на държавните архиви.
Функции на централната експертно-инспекционна комисия. CEPK е най-висшият орган за проверка на стойността на документите. Той извършва следната работа: разработва принципите на комплектуване на Архивния фонд на Руската федерация и взема решения за причисляване на фондове или документи към комплекса от фондове с общоруско значение; разработва принципи за изследване на научната и практическата стойност на документите на Държавния архив на Руската федерация и определя категориите институции, организации и предприятия, от които се приемат документи в държавните архиви; разработва типови списъци с документи и разглежда ведомствени списъци на документи със срокове на съхранение; определя състава на документите, които да се съхраняват в държавните архиви и архивите на министерства и ведомства; разглежда предложения за промени в отделни случаиусловия за ведомствено съхранение на документи в архивите на министерства и ведомства и за промяна на сроковете за съхранение на определени категории документи, предвидени ведомствен списък, а
също така за установяване на периоди за съхранение на документи, непредвидени от ведомствени и стандартни списъци; взема решения за разрешаване на отделни министерства и ведомства, които имат утвърден списък с документи със срокове на съхранение, да решават самостоятелно въпроса за унищожаване на документи.
Директна проверка на стойността на документите. Предаването на делата в архива на институцията се извършва една година след приключване на деловодната им работа. През годината в структурното звено е комплексът от дела от изминалата година, тези документи могат да бъдат достъпни в хода на оперативната дейност на институцията. В същото време се работи много по избора на файлове за постоянно съхранение, което трябва да приключи веднага след края на служебната година. Препоръчително е да започнете тази работа от разделянето на годишния комплекс на групи според сроковете на съхранение:постоянни, дългосрочни (над 10 години) и временни (до 10 години включително). Ако в тази институцияфайловете с десет- и петгодишни периоди на съхранение се прехвърлят в архива, съответно броят на групите се увеличава. Хотелската група е съставена от корпуси с надпис “EPK”, тъй като въпросът за времето им за съхранение ще бъде решен по време на прегледа.
Като разделите случаите на групи, можете да продължите към избор на каси за постоянно съхранение,тези. прегледайте всички случаи с „постоянен“ период на съхранение, за да определите дали в тях има погрешно включени документи. Прегледът на делата трябва да започне с първото по номенклатура, тъй като само при последователен преглед може да се добие правилна представа за набора от документи, избрани за постоянно съхранение (оценката на документите трябва да се извършва в съвкупност). Специалисти от съответния профил участват в определянето на стойността на документите. В същото време трябва да се помни, че случаят трябва да бъде внимателно проучен, нито един документ не може да бъде пропуснат. Вашите предложения за всеки случай със знак "EPK" трябва да бъдат записани в специална тетрадка.
Резултатът от проверката на стойността на определен набор от документи на този етап са описи на преписки за постоянно съхранение и дългосрочно съхранение и актове за разпределяне на преписки и документи за унищожаване. Но само тези случаи могат да бъдат включени в сертификатите за унищожаване, чийто срок на съхранение вече е изтекъл (шест месеца или една година след края на годината на водене на отчет). Те ще бъдат одобрени от ръководителя на институцията (или организационно-обособената структурна единица) след одобрение от ЕИК на архивното учреждение за описа на постоянните складови дела за тази година. Следователно разпределението за j унищожаване на файлове с по-дълги периоди на съхранение ще се извършва още на следващия етап от проверката, т.е. разглеждане на каси с изтекли срокове на съхранение.Всяка година изтичат сроковете за съхранение на различни групи файлове, намиращи се в структурни поделения и в архивите на институциите. Сроковете на съхранение се изчисляват от първия ден на годината, следваща воденето на отчета. Възможно е да се разпределят калъфи за унищожаване от първия ден на годината след изтичане на предвидения срок за съхранение. Например, случаите, завършени през 2000 г., могат да бъдат разпределени за унищожаване: през 2004 г. - тригодишен срок на съхранение, през 2006 г. - петгодишен период на съхранение, а през 2011 г. - десетгодишен срок на съхранение. На свой ред през 2000 г. за унищожаване се разпределят случаи на тригодишен срок на съхранение, завършен през 1996 г., петгодишен период - през 1994 г., десетгодишен период - през 1989 г. и др.
Случаи с изтекли срокове на съхранение отново се проверяват от служители на офис или архиви и член на ЕК, след което се включват в акт за разпределяне на делата за унищожаване,ако инвентаризацията за тази година вече е одобрена. Актът се разглежда на заседание на експертната комисия, подписва се от всички нейни членове и се утвърждава от ръководителя на институцията. Особено внимание се отделя на делата със знак "ЕПК", които при подготовката на делата за предаване в архива са оставени за временно съхранение. Те отново се проучват внимателно и ако няма съмнение, че нямат стойност, се включват в акта за отделяне на делата за унищожаване. За тази категория случаи, отделен акт, който след разглеждане на заседанието на ЕК се съгласува с ЕПК на архивното учреждение.