Попълнен лист е свидетел на случая в организацията. Буквени номера

ПОСТОЯННО - КОЛКО?

НИЕ ФОРМИРАМЕ И ОРГАНИЗИРАМЕ ДЕЛА И ДОКУМЕНТИ

ПОДГОТОВКА НА ДОКУМЕНТИ ЗА РЕГИСТРАЦИЯ

РЕГИСТРАЦИЯ НА КАСАИ ЗА СЪХРАНЕНИЕ

КАКВО ДА КУПЕТЕ В АРХИВА

Как да използваме буквените номера в описа на делата?

Възможно ли е да се използват буквени номера в поръчките?

Уместността на номерирането на буквите

Лист-сертификатор на делото: анализиране на формуляра

Къде и как се поставя сертификационният лист

Възможно ли е да се направят промени в сертификационния лист?

Сертификационен лист в системата на счетоводните документи

Шаблон на лист за проверка

Сертификационен лист на лично досие: примерен дизайн

Попълване на листа за проверка

Правила за попълване на удостоверителния лист на делото

Особености на образуването на дела

Начини за организиране на документи

Етап първи: номериране на листовете на тома

Втори етап: съставяне на вътрешен опис на тома

Трети етап: съставяме лист с доказателства по делото

Стъпка четвърта: Зашиване на силата на звука

Пети етап: оформяме заглавната страница (корицата) на тома

От статията ще научите:

Как се номерират листовете при съставяне на вътрешен опис?

В процеса на номериране има редица тънкости, за които всеки служител трябва да знае:

Могат ли номерата на буквите да са полезни при съставянето на лист за сертифициране на дело?

Номериране на поръчките според GOST

От статията ще научите:

Стандартните детайли на формуляра включват:

Записът в този случай ще изглежда така:

В дейността на всяка организация се формира специална категория дела - дела за постоянно съхранение. В статията ще ви кажем как да подредите такива случаи за прехвърляне в архива.

Условията за съхранение на документите се определят от стандартни списъци:

Списък с типични мениджъри архивни документигенерирани в хода на дейността правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, посочващи сроковете на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25.08.2010 г. № 558, с изменения от 16.02.2016 г.; по-долу - Списък 2010 г.);
Списък на типичните архивни документи, генерирани в научни, технически и производствени дейностиорганизации, посочващи сроковете на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 юли 2007 г. № 1182, с изменения на 28 април 2011 г.; по-долу - Списък 2007 г.).

Периодът на съхранение на документите може да бъде зададен и в индустриалните разпоредби. В този случай думата "постоянно" може да бъде заменена със синоним, например "за неопределено време".

Ако организацията не е източник на придобиване на държавния архив.

Колона 3 „Срок на съхранение на документи“ от Списъка за 2010 г. съдържа бележка под линия<*>, който гласи, че срокът на съхранение на „постоянни” (Постоянни) документи в организации, които не са източници на придобиване на държавни, общински архиви, не може да бъде по-малък от десет години. Говорим само за онези документи, чиито срокове на съхранение са посочени в Списъка за 2010 г.

По този начин, ако организацията не е източник на придобиване на държавния (общински) архив, тя трябва да съхранява документи с „постоянен“ период от най-малко 10 години и след това да може свободно да ги унищожава в нормален режим, заедно с делата. които са изтекли до този момент. В същото време в инструкциите за работа в офиса или в друг местен регулаторен акт за съхранение на документи е препоръчително да се установи минимален сроксъхранение на тези документи. Например:

Тъй като Дружеството не е организация - източник на придобиване на държавни (общински) архиви, срокът на съхранение е "постоянно" за документи за управлениесе равнява на 10 години.

Забележка

Списъкът от 2007 г. не съдържа такива бележки под линия или инструкции по друг начин. Следователно, ако документ от Списъка от 2007 г. има „постоянен“ период на съхранение, това означава запазване за цялото съществуване на организацията.

Ако организацията е източник на придобиване на държавния архив,тогава периодът на задържане "постоянно" означава "докато организацията съществува". Ако ликвидираната организация има правоприемник, тогава „постоянно“ ще продължи през цялото време на съществуване на организацията-правоприемник. В случай, че организация е ликвидирана без правоприемници, държавният архив, към който принадлежи, извършва проверка на стойността на документи с постоянен срок на съхранение и приема тези, които счита за полезни, в своите хранилища. Документи, които не представляват интерес за архива, могат да бъдат унищожени.

Подготовката на делото за съхранение започва много преди документът да бъде завършен в деловодството. Всички процеси на DOW се извършват последователно и са взаимосвързани.

Забележка

Вече е в процес на получаване входящ документили създаване на изходящ такъв, трябва да разберете в кой случай ще бъде поставен документът и какви са характеристиките на формирането на този случай.

Например поръчките за основни дейности трябва да се вземат предвид и да се формират строго отделно от поръчките за персонал. Малките организации често грешат обратното, където секретарят съчетава функциите на чиновник и служител по персонала. Преди да изпратите такъв композитен файл за съхранение, той ще трябва да бъде разпуснат, а това е допълнителна работа.

Що се отнася до кореспонденцията, тя трябва да се формира по принципа „заявка-отговор“, когато всяко входящо или изходящо писмо се вписва във файла според въпроса му, а не по вид (входящ или изходящ). Това трябва да се направи незабавно, в противен случай, когато дойде време за изпращане на случаи за съхранение, секретарят ще прекара страхотно количествовреме за формиране на историята на кореспонденцията.

Документите по делото могат да бъдат систематизирани:

хронологично,тоест в момента на сътворението. По правило в такива случаи документите се подреждат стриктно по регистрационни номера, например:

	Номер на лист на делото (том)
Заповед от 12.01.2015 г. No1
Заповед от 13.01.2015 г. No2
Заповед от 13.01.2015 г. No3
Заповед от 16.01.2015 г. No4
Заповед от 19.01.2015 г. No5

по азбучен ред- например фамилни имена или имена на проекти:

Комбиниран начин- първо, документите са подредени по азбучен ред, а след това и хронологично, например:

Документ и неговите регистрационни данни	Номер на лист на делото (том)
Кореспонденция с Astra LLC
Разделителен лист
Реф. бр.53 от 14.01.2015г
В бр.243 от 16.01.2015г
Реф. бр.105 от 23.01.2015г
В бр.341 от 28.01.2015г
Кореспонденция с Vasilek LLC
Разделителен лист
В бр.14 от 12.01.2015г
Реф. бр.18 от 13.01.2015г
В бр.201 от 15.01.2015г

Документите, разделени на блокове по азбучен ред, са разделени един от друг, например с цветни разделители. Това е по избор, но прави работата с обема много по-лесна. При номериране на листове разделителите получават номера общ ред.

Така до момента, в който файловете бъдат подадени за съхранение, документите вече ще бъдат правилно оформени във файлове, а вътре във файловете те ще бъдат систематизирани.

Отстраняваме излишното.Най-вероятно досега документите се съхраняваха в папки - регистратори. Все още е рано да се вади документи от тях. Като начало, нека да превъртим всяка папка и да премахнем чернови, дублетни (повтарящи се) копия на документи, листове с бележки от нея и кламери и телбод от самите документи.
Разделяме делата на томове.На този етап определяме колко тома от делото ще се получат в крайна сметка и как е по-добре да разделим документите на томове: по месеци, по брой листове, по изпълнители, по фамилни имена и т.н. В съответствие с клауза 4.20 от Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи Архивен фонд Руска федерацияи други документи в органите държавна власт, местни власти и организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526; по-долу - Правила 2015) във всеки случай трябва да има не повече от 250 листа.

Изобщо не е необходимо да се измисля някаква система за разделяне на документи на томове, достатъчно е да следвате това правило. Равномерното разпределение на листовете, първо, позволява да се формират обеми с приблизително еднаква дебелина, и второ, улеснява търсенето на документи във файла. По този начин, ако във файла има около 300 листа, тогава е по-добре да направите два тома от по 150 листа всеки, а не 250 и 50.

След това внимателно извличаме документите от папките, разпределяме ги по обеми и пристъпваме към регистрацията за съхранение.

В зависимост от срока на съхранение, случаите могат да се обработват частично или изцяло. Всички дела, заведени в организацията и със срок на годност над 5 години, се обработват частично, с изключение на делата за персонал. Пълен дизайнСледните случаи подлежат на съхранение в съответствие с Правилата за 2015 г.:

постоянен срок на съхранение;
временен (над 10 години) срок на съхранение;
кадрови документи всичко, включително тези, които имат петгодишен срок на годност).

Етапи на регистрация на всеки том.Пълната регистрация за съхранение на всеки том на файла става в следния ред:

1) номериране на листовете на делото;

2) съставяне на вътрешен опис на делото;

3) регистрация на листа - свидетелят по делото;

4) завеждане или подвързване на документи по делото;

5) дизайн на корицата (заглавна страница).

Ако документите са били предварително номерирани от някой в същия горен десен ъгъл и новата номерация не съвпада със старата, тогава зачеркнете стария номер и напишете новия до него. Не е необходимо да се коригират номерата, поставени в други части на листа. Ако в този том е включена брошура със собствена номерация на страници, тогава всеки от нейните листове, включително корицата, получава своя номер по общия ред.

Всеки номериран том може да бъде етикетиран със стикер със следната информация:

общ брой листове;
пропуснати числа;
буквени номера.

Тази информация ще ни бъде полезна малко по-късно при съставянето на свидетелския лист по делото.

Ако в тома има няколко липсващи и буквени числа, тогава те трябва да се вземат предвид при броене на броя на листовете. Например, ако в том има 100 листа по номера, но има три липсващи числа и две буквени, тогава общият брой листа в тома ще бъде 99 (100 - 3 +2).

Правилата от 2015 г. не казват нищо за броя на ревизиите в номерацията на томовете. Очевидно, ако има твърде много грешки, тогава е по-добре да преномерирате листовете. С какво обаче започва това „прекалено много“ не е известно. В този случай препоръчваме да се запознаете с клауза 75 от Правилата за нотариална канцеларска работа (одобрени с решение на Съвета на FNP от 17 декември 2012 г. със заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април, 2014 № 78):

извличане

от Правилника за нотариалната деловодство

75. […] Ако са допуснати повече от 5 грешки при номерирането на листовете в делото (том), листовете от делото (том) се номерират отново.

Това правило не е необходимо за обща работа в офиса, но поне дава представа колко грешки е по-добре да преномерирате том.

Съставянето на вътрешен опис на документите на тома не винаги е необходимо. За да цитирам Правилата за 2015 г.:

извличане

от Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация

и други документи в държавни органи, местни власти и организации

4.30. За записване на документи по определени категории дела на хартиено копие(лични, съдебни дела, материали по наказателни дела, дела за присъждане на научни степени и присъждане на научни звания, дела, свързани с издаване на авторски свидетелства и патентни изобретения) съставя се вътрешен опис на документите по делото.

Вътрешният опис е своеобразно съдържание на тома.

Секретарят, ако е необходимо, може да създаде вътрешен опис за други категории дела. Ето какво казват за тези Основни правила за работа на архивите на организации (одобрени с решение на Колегиума на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.):

извличане

от Основните правила за дейността на архивите на организациите

3.6.17. Съставя се вътрешен опис на документите по делото за регистриране на документи за постоянно и временно (над 10 години) съхранение, чието счетоводство е обусловено от спецификата на тази документация (особено ценни, лични, съдебни, следствени преписки и др.), т.к. както и да записва постоянно и временно (над 10 години) съхранение, формирано според видовете документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документа.

По този начин е възможно да се състави вътрешен опис както за обема с поръчки за основна дейност (особено ако поради неправилна систематизация номерацията е нарушена в него), така и за тома с кореспонденция, ако това улеснява използването на томове.

Формата на вътрешния опис е дадена в Правилник 2015 г. (Приложение № 27). Описът има собствена номерация на листове, които могат да бъдат записани автоматично на етапа на създаване на документ в MS Word (Пример 1).

За всеки том от делото се съставя удостоверителен лист. Формулярът за лист се съдържа и в Правилник 2015 (Приложение № 8). Лесно е да го попълните: вече знаем колко листа има във всеки том, както и колко от тях липсват и цифри с букви. Що се отнася до "характеристиките на физическото състояние", тогава говорим за:

за скъсани чаршафи;
залепени листове;
брошури, зашити и запечатани документи като част от тома;
листове с по-голям формат от повечето в тома и други нестандартни документи за този том (Пример 2).

Избираме покритие.Документите с постоянен срок на годност се издават в картонени корици, специално предназначени за случаи с постоянен срок на годност (фиг. 1). По-лесно е да ги намерите на уебсайтовете на онлайн магазините, а не в търговските зали - този продукт не е най-популярният, така че често забравят да го сложат на тезгяха.

Картонената подвързваща папка е допълнена с гъвкава широка гръбнака със залепващ слой. Горният и долният капак са сгънати с вдлъбнатина от левия ръб от 25 мм, което ви позволява да прелиствате кутията като книга и да копирате листове без затруднение.

Том, проектиран в такава корица, изглежда като обикновена книга, само че в голям формат. Така проектирани обеми могат да се поставят вертикално на рафта, без да се страхуват, че ще се огънат, смачквайки съдържанието.

Правим капак.Ако ръководството смята, че е твърде скъпо, секретарят ще трябва да вземе ножици, картон и сам да създаде кориците. Въпреки това, правенето на прилични корици ще работи само ако можете да намерите висококачествен картон, нарязан на листове, равни или малко по-големи от A4. От обичайното "За детско творчество" нищо добро няма да излезе.

За да направите сами корицата, ще ви трябва картон, лист бумвинил (издръжлив, водоустойчив подвързващ материал на хартиена основа) и двустранно тиксо.

Принципът на зашиване на закупени и домашни корици е един и същ:

1. Поставете долния капак, документите и горния капак заедно, пробийте и закрепете подвързията.

2. Увийте мекия материал (в случай на самостоятелно изработка - лента от бумвинил) надолу зад долния капак и залепете лентата плътно отдолу (фиг. 2).

В резултат на това домашното покритие ще изглежда почти същото като на фиг. 3.

Използваме перфоратор.Тъй като документите се телбодят в 4 отвора, е по-добре да използвате специални перфоратори с 4 отвора за това, които пробиват през купчина документи от 150 до 300 листа наведнъж (фиг. 4, 5).

Можете също да използвате обикновен перфоратор за 10 листа с две дупки, но ще трябва да пробиете тези десет листа два пъти. Разстоянието между четирите отвора трябва да бъде 8 см (съгл
с препоръките на GOST 17914-72 „Капаци за калъфи за дългосрочно съхранение. Спецификации”), така че глюкомерът трябва да бъде настроен на “888”.

Преди да пробиете дупки в обема, трябва да подредите документите по делото в следния ред:

1) вътрешен инвентар (ако е създаден);

2) документи по делото;

3) сертификационен лист.

Избираме игла и конец.Иглата за шиене е твърде малка, по-добре е да използвате чанта (т.нар. "циганка") - дълга (около 12 см) и с широко око. Конецът ще се нуждае от здрав, но можете да го сгънете няколко пъти и обичайния. Можете да шиете и с банков канап, но не е лесно да го вденете дори в „циганска“ игла.

Дължината на нишката при стандартен обем е приблизително 1 метър. Най-добре е да определите оптималната дължина за себе си емпирично - вече на третия зашит обем ще стане ясно колко ще е необходимо. Не е необходимо да завързвате възел в края на конеца, както при обикновеното шиене - така или иначе краищата ще бъдат отрязани до оптималната дължина. Ако обемът е бил пробит (пробиден, пробит) внимателно, няма да има проблеми с нанизването на конеца, тъй като диаметърът на иглата е много по-малък от диаметъра на отвора от свредлото или перфоратора.

Посоката на иглата с конеца при зашиване на обема е показана на фигура 6.

След като двата края на конеца се извадят от задната част на тома, те се завързват (не стегнато, така че томът да може не само да се отвори, но и, ако е необходимо, да се направи копие на всеки документ, но не слабо, така че листовете на кутията да не „ходят“) и да се отрязват.

Забележка:като цяло и работа в офиса на персоналаНе е необходимо да извеждате краищата на конците от вътрешната страна на капака и да ги закрепвате с стикер за удостоверяване. Краищата се отрязват и, ако е възможно, се скриват под капака. Ако няма капак, те просто се извеждат отвътре без допълнителни манипулации.

Формата на заглавната страница на делото е дадена в Правилник 2015 г. (Приложение No 28). Пълненето му обикновено не създава затруднения. Не забравяйте само, че горният ред на корицата "Име на държавния (общински) архив" остава празен. Ако случаят някога попадне в държавния архив, служителите му сами ще попълнят този ред.

В долния ляв ъгъл на заглавната страница е поставен архивният код на делото: номер на фонда, инвентарен номер и номер на тази складова единица по описа (пример 3).

Залепете заглавната страница към корицата на тома. Най-добре е да използвате PVA лепило, но след това кутията трябва незабавно да бъде поставена под налягане за няколко часа, в противен случай заглавната страница ще залепне неравномерно и ще се набръчка на места. Най-малко подходящи за това е лепило (корицата ще се отлепи за няколко часа) и лепило за канцеларски материали (твърде течно и ще развали заглавната страница, така че никаква преса няма да я спаси). Печатането на корици върху листове с лепилен слой е скъпо и неефективно: „залепващият слой“ върху тях е условен и корицата може да се отстрани с едно движение на ръката.

И така, алгоритъмът за регистриране на документи за постоянно съхранение е следният:

Асортиментът от специални канцеларски материали за архива, представени в магазините, е малък, но можете да изберете нещо.

Машини за архивно подвързване.Обемът на корпуса е фиксиран в тях и пробит. Машината може да бъде ръчна (за пробиване трябва да завъртите специална дръжка, фиг. 7) и електрическа (свредлото се стартира с натискане на бутон, фиг. 8). Мненията на експертите за тези машини се различават: някой ги смята за удобни, някой - точно обратното. Но дупка, пробита с перфоратор, определено изглежда по-гладка и спретната от дупка, пробита от машина.

Кутия за съхранение.Готовите томове могат просто да се поставят на рафт или да се опаковат допълнително в кутии. Има много видове кутии. Да отбележим например кутия с низове, в която са поставени няколко подвързани тома от дела (фиг. 9).

В продажба можете да намерите и големи кутии с шарнирен капак (фиг. 10). Тази кутия може да съдържа 10 или повече тома.

Удобно е да получите желания обем или пакет от кутии с шарнирен капак, без да изваждате кутията от рафта. Някои кутии дори имат специални закрепващи скоби, което ви позволява да оформите стелаж чрез свързване на кутиите (фиг. 11).

Възможно ли е да се използват буквени номера на листове при завеждане на дела? Използва ли се номерирането на буквите в съвременната офис работа или този метод вече не е актуален?

Думата "литера" дойде в нашия език от латински и буквално означава "буква". Мнозина са го срещали като част от пощенския адрес, където служи за изясняване на сградата, например: къща номер 81, буква А. Някой ще го запомни от историите за Шерлок Холмс, който съхранява „достойна колекция от злодеи“ под буква "М". В съвременната офис работа този метод на номериране също намери широко приложение. Удобно е за точна идентификация на документи, подреждането им в архиви и каталози.

По-голямата част от официалната документация на компанията се съхранява в нейния архив за периодите, определени на законодателно ниво. Подготовката му за предаване в архива е важен деловоден процес. Всички документи трябва да бъдат правилно подготвени и подвързани. Що се отнася до номерирането на листовете в подготвените за архивно съхранение калъфи, то може да се обособи като отделен етап от този процес.

При подготовката на дело е необходимо да се уверите, че документите, включени в него, отговарят на заглавието според номенклатурата и са подредени според определени принципи: по разглежданите въпроси, географски характеристики, хронология или по азбучен ред.

Номерът на буквата в архива обикновено е част от индекса на документа. По време на процеса на индексиране на цялата документация се присвояват буквено-цифрови обозначения. С тяхна помощ всеки официален документ може да бъде точно идентифициран и намерен в архива, ако е необходимо. Съставът на индекса се определя от задачите за търсене.

За систематизиране на архивните единици се съставя опис на делата или архивен опис. Помага за водене на точни записи на случаите и разкрива тяхното съдържание. Всъщност такъв опис изпълнява функциите на архивен справочник, систематизиран списък на прехвърлените в архива дела.

За случаи на постоянно и временно съхранение, както и за случаи на персонал и специфични случаи на тази организация, се съставят отделни списъци.

Описанията на случаите включват следните елементи:

Сериен номер на кутията (обем или част);
Индекс;
Заглавие според корицата;
дати на делото;
Брой листове;
Бележки.

Обемовете и частите на касата имат самостоятелна номерация. Ако е необходимо да се въведат официални документи със същите заглавия в описа, тогава за първия случай тази колона се попълва изцяло, а следващите хомогенни случаи се обозначават с думите "Същото". Като пример за използването на буквени номера в описа може да се цитира фрагмент от списъка на делата по персонал.

В този фрагмент случаят, съдържащ трудови договорис уволнени работници, разделени на 2 тома, във всеки от които документите са подредени по азбучен ред. Първите букви от имената на членовете на персонала служат като номера на буквите на раздели за всеки том.

Вътрешен всъщност това е неговото заглавие. Този документ е съставен за случаи от следните категории:

със срок на годност над 10 години;
постоянно съхранение;
дела за персонал, независимо от сроковете на съхранение;

Единната форма на описа е дадена в Приложение № 27 към Заповед на Министерството на културата на Руската федерация № 526 от 31 март 2015 г. „За утвърждаване на правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация ...". Съгласно тези правила, при завеждане на делото е необходимо да се флашират или подвързват всички включени в него книжа, да се номерират, да се състави заверка и вътрешен опис на документацията и да се изготви корицата на делото.

Номерът се поставя в горния десен ъгъл;
За неговото закрепване се използва числител или графитен молив;
Чаршафи вътрешен инвентарномерирани отделно;
Всеки том или част от кутията има своя собствена номерация;
На чертежите, снимките и илюстрациите номерацията е поставена на обратната страна в горния ляв ъгъл;
Лист с плътно залепени документи се номерира като един, ако са залепени с един ръб, тогава всеки от тях трябва да бъде номериран;
Документите със собствена номерация се номерират по общия ред;

Що се отнася до номерата на буквите, използвани в архива, те се записват в случай, че са допуснати грешки в номерацията. Ако броят им е незначителен, например липсват само няколко листа, можете да поставите липсващите страници в кутията. За тяхното номериране те вземат предишния номер, поставят го на неномериран лист с добавяне на буквен индекс във възходящ ред. Редът за номериране ще изглежда така: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Тези буквени номера трябва да бъдат посочени в описа на документите по делото в съответната колона.

Лист за проверка- това отделен документ, който се съставя, за да се вземе предвид броят на листовете по делото. Законът го одобри унифицирана форма(Приложение № 8 към Правилника за архивиране). То показва:

броят на номерираните листове (с цифри и с думи);
броят на листовете на вътрешния инвентар;
функции за номериране;
информация за физическото състояние на документацията;

Данните за наличието на буквени номера на листове в папката са информация, която трябва да бъде посочена в сертификационния лист. Ако при са допуснати грешки и съставът му е променен или допълнен, а приложените листове са номерирани с букви, е необходимо да ги изброим. Например: „В досието са подадени и номерирани 213 (двеста и тринадесет) листа, включително: буквени номера на листове: 45а, 45б, 45в + листове от вътрешния опис - 4”.

Ако след издаването на удостоверителния лист съставът и състоянието на делото претърпят промени (подмяна на оригинали с копия, повреда или загуба на документация), е необходимо да се направи надлежна бележка за това с дата и препратка към съответния акт.

Присвояването на уникални индекси на всички поръчки, издадени в организацията, е необходимо за следните цели:

да рационализира процесите на регистрация на официална документация;

ускоряване на процедурата по търсене и разпознаване на поръчка в общия документален масив;

улеснява класифицирането при подготовката на документацията за архивно съхранение;

Според " . национален стандартРуска федерация. Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Организационна и административна документация...“, която влиза в сила от 01.07.2018г. задължителен реквизитвсеки документ е негов регистрационен номер. Това е цифров или буквено-цифров идентификатор, който включва сериен номер и допълнителен буквен номер в съответствие с номенклатурата на случаите на организацията.

цифров код - индекс в съответствие с датата на издаване на поръчката от нач Календарна година;

буквен номер е азбучен шифър, който ви позволява да определите дали дадена поръчка принадлежи към един или друг тип;

Буквени номера in поръчки се използват за подобряване на ефективността на индексирането на документи. Този процес ви позволява да присвоите всеки официален документ, включително поръчката, уникален буквено-цифров индекс, указващ часа на нейната регистрация, място на съставяне, време на изпълнение и срок на съхранение.

Тази процедура е доста индивидуална. То е определено одобрени от местните разпоредби на компанията. Наличието на номера на буквите зависи преди всичко от общия брой издадени заповеди и необходимостта да се разграничат ясно по вид.

В малките компании поръчките по сортове като правило не се разделят. При подготовката им за архивно съхранение обаче е необходимо служителят да ги раздели според срока на съхранение. За това да чрез наклонена черта или тире се добавя буквен номер или буквен индекс: “k” (персонал), “l” (персонал). Първото може да означава, че поръчката принадлежи към категорията документи с краткосрочни срокове на съхранение, втората - към групата на документи със срок на съхранение от 75 години.

IN големи компаниииндексната система може да бъде разширена до 10 или повече буквени кода. Например, често се срещат следните букви:

П - заповеди за наемане на работа;
К - командировки;
МК - местни командировки;
OTD - отпуск без заплащане;
ОТК - обучение и редовни отпуски;

По този начин буквен номер е начин да се идентифицира поръчка, да се подчертае в общия поток от документи и да се определи недвусмислено нейната собственост.

На дизайна на сертификационния лист обемът на кутията свършва. Къде да получите неговия формуляр и как да попълните лист за удостоверяване на дело, какви са номерата на буквите и какви характеристики на състоянието на делото трябва да бъдат отразени в него, както и извадка от лист за удостоверяване на случая в статията. Можете също да изтеглите формуляра тук.

Образецът на свидетелския лист по делото е Приложение No 8 към. Напомням, че са задължителни за всички.

Самата форма е проста. Първо, с цифри и с думи пишем колко листа от делото са заведени в този том. Листове от вътрешния опис не се разглеждат. След това посочете номерата на последните листове на кутията, например:

от #1 до #204.

След това идват буквените цифри и пропуснатите. Буквените числа са числа с букви: 10а, 55а и т.н. Те се образуват, ако при номериране на листове случайно е пропуснат един (всички хора, всички грешат). В този случай не е необходимо да правите нищо, а просто да вземете предишния номер и да го поставите на неномериран лист, но с буква. Оказва се, например, 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..

Същото е и с липсващите: случайно сте пропуснали лист за номерацията - всичко е наред, просто не забравяйте да отразите това в сертифициращия лист.

Ако няма букви или липсващи листове, поставете тирета в тези полета.

След това отделно посочваме броя на листовете от вътрешния инвентар.

Следва таблица за характеристиките на физическото състояние на корпуса. В лявата колона пишем каква характеристика, в дясната - на кои листове. Характеристиките са различни: листът може да бъде разкъсан, напълнен с вода или нещо друго, копието може да бъде много бледо или, обратно, тъмно на ръба на четливост. Нека поправим това.

Тук се препоръчва да се посочат основните правила за работата на архивите на организации:

номера на листове с залепени снимки;
брой широкоформатни листове;
пликове с приложения и броя на вложените в тях листове;
наличието в случай на печатни копия на брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани при общото номериране на листовете на делото.

Ако за щастие корпусът няма никакви характеристики, зачеркваме тази таблица с буквата Z.

Удостоверителният лист се подписва от лицето, което го е съставило.

Свидетелският лист по делото се завежда последен. По този начин обемът на напълно завършения случай изглежда така: корица с заглавна страница, след това -, след това документите по делото, сертификационен лист, корица.

Ако преди вас случаите са били съставени без сертификационни листове, тогава не е необходимо да бродирате томове за тях. След това свидетелският лист се залепва зад горната част на листа от вътрешната страна на капака на делото.

Правилата от 2015 г. изискват всички промени във физическото състояние или състава на случая да бъдат записани в сертификационния лист. Физическото състояние не предизвиква въпроси, но може ли наистина да се промени съставът на зашития калъф? Да може би. Ярък пример е, за който говорихме преди седмица. Тъй като те могат да дойдат за тях по всяко време, книгите за фърмуера на тома не се пробиват. Пликовете, в които са затворени, са пробити, като 1 плик отговаря на един лист от кутията. Ако след няколко години човек или негови близки са поискали тази книга, тогава я издаваме по общия начин. След това не забравяйте да направите подходящ запис в сертификационния лист на делото, в противен случай ще се окаже, че сме загубили книгата точно от случая.

Подготвяте ли документи за архивиране? Не забравяйте да направите декларация по делото. Въведете в съответния формуляр информация за броя на листовете и тяхното физическо състояние. Обяснете особеностите на номерирането.

Съвременната офис работа е отделна област на дейност, посветена на въпросите на документацията, както и на организацията на работа с документация. Една от най-важните области офис работасе счита за образуване на дела. Терминът „случай“ се отнася до документи, които са групирани заедно според принципа на принадлежност към една област на работа. Случаят комбинира документация, свързана със същия въпрос. Така, например, това може да бъде персонал, отчетни или финансови документи.

От правилното разпределение на документацията по делата зависи безопасността на най-важните офис документи, както и бързината на тяхното търсене при последваща работа. От голямо значение при образуването на делата е систематизирането и подреждането на документите в рамките на делото, т.е. принципа на неговото формиране.

Описът принадлежи към категорията на счетоводните документи и всъщност представлява един вид съдържание, списък. Описанието ги изброява поредни номера, идентификационни индекси, заглавия, дати на издаване, номера на страници. Необходимостта и правилата за съставяне на инвентаризации се определят от вътрешните нормативен акт: бизнес инструкциикакто и специални разпоредби и инструкции.

Отчетът по делото може да се счита и за счетоводен документ. Съдържа информация за особеностите на съдържанието на делото в архива на институцията и спецификата на неговото формиране. Използва се за проследяване на общия брой листове в кутията. В допълнение, той фиксира характеристиките на тяхното номериране.

За да се ускори процесът на формиране на дела и да се унифицира съществуващата счетоводна документация, за такива документи като описа и удостоверителния лист на делото, те разработват и одобряват свои специални формуляри на законодателно ниво.

Съгласно Правилника за архивиране, утвърден от Министерството на културата (Заповед № 526 от 31.01.2015 г.), попълването на удостоверителния лист е включено в процедурата за завеждане на файлове на хартиен носител, заедно със завеждането на документи, номерирането им, съставяне на вътрешен опис и проектиране на корицата. Формата му е дефинирана регулаторни изискваниякъм организацията на съхранението на архивни документи. Образец на образец на удостоверителния лист по делото се съдържа в Приложение № 8 към Правилника за архивното дело.

Името на типа документ;
Име на длъжността на съставителя;
Подпис;
декриптиране;
Дата на приготвяне;

Във формуляра се въвежда следната информация:

Общият брой листове на делото (посочете с думи и цифри);

Буквени номера;

Пропуснати числа;

Особености на физическото състояние и формирането на делото;

Препоръчителният размер на хартията за регистрация на формуляра е А4. Това трябва да е отделна страница, която се записва последна във файла. В ситуация, когато калъфът първоначално е бил съставен и зашит без сертификационен лист, няма нужда да бродирате обема, за да подгъвате формата в него. Достатъчно е да го напълните и да го залепите отгоре към вътрешната страна на корицата. Полученият случай ще изглежда така:

Действащите Правила за организация на съхранение на архивни документи (Приложение № 8) предлагат следния образец за дизайн на заверка:

Тази проба е валидна за всички случаи на постоянно и временно (повече от 10 години) срок на съхранение. Кадровите дела не са изключение от това правило. Всички дела, които се подготвят за предаване в архива на институцията след края на календарната година, трябва да бъдат описани и изпълнени в установени от Правилникадобре. Според това нормативен документ, в края на всеки случай на хартиен носител трябва да се подаде сертификационен лист. Вътре е общ случайима формат А4, в картотеките отговаря на формата на картата. Листът не може да бъде поставен върху корицата на калъфа или на гърба на последната страница.

Поддокументи:

При попълване на сертификационния лист на делото трябва да се следва следният алгоритъм:

Посочете номера на делото, присвоен в съответствие с номенклатурата на делата;

Посочете с цифри и думи общия брой номерирани страници, подадени в тома (обърнете внимание, че вътрешният опис не се взема предвид в този случай);

Посочете номерата на крайните листове, например: „От № 1 до № 308“;

Избройте номерата на буквите.

Буквено число означава число с буква, например: 11a, 24b. Такива числа се появяват в ситуация, при която една или повече страници са случайно пропуснати по време на номерирането. За да не се повтаря номерацията, на липсващите листове се присвоява предишният номер с буква, например: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Избройте липсващите числа;

Ако във файла няма липсващи и буквени листове, е необходимо да поставите тирета в съответните редове на формуляра на сертификационния лист.

Имайте предвид, че при изчисляване на общия брой номерирани листове трябва да се вземе предвид броят на липсващите и буквени листове. Така например, ако последният лист от тома има номер 264, но файлът съдържа листове 34a и 34b с букви и лист номер 647 също е пропуснат, общ бройлистовете ще се изчисляват, както следва: 264+2-1=265.

Посочете броя на листовете от вътрешния инвентар;

Попълнете колоните на таблицата за особеностите на физическото състояние и формирането на случая. В лявата колона е необходимо да се класифицира характеристиката, в дясната колона посочете броя на листовете, на които се среща.

Такива характеристики включват:

залепени снимки;
Нестандартен (голям) формат;
Наличието на пликове с прикачени файлове (таблицата показва не само факта на наличието на плик, но и броя на листовете, поставени в него);
Физически повреди (например скъсани или напоени с вода страници, трудни за четене фотокопия);
Наличие на печатни копия на брошури (ако броят на страниците не е посочен в общата номерация, той трябва да бъде посочен в таблицата);

Ако документите по делото нямат такива характеристики, таблицата трябва да бъде зачертана с буквата Z.

Посочете името на длъжността на лицето, съставило свидетелския лист, поставете подпис и го дешифрирайте.

Запишете датата на издаване;

В някои случаи след регистрацията на делото може да се промени неговият състав и статут. Например някои документи могат да бъдат повредени по време на съхранение. Или ще има нужда от замяна на оригинала с копие на едно или друго офис хартия. Като допълнителен пример могат да се посочат трудови книжки, които не се завеждат по делото, а се поставят в плик. След известно време е минало бивш служителили негови близки могат да поискат трудова книжка от архива, което ще доведе до промяна в състава на делото. В този случай всички направени промени трябва да бъдат записани в съответния акт и да се направи бележка в удостоверителния лист на случая с препратка към този акт.

Издадена е трудова книжка (лист 58), в Книгата на рекордите за движение трудови книжкие извършено съответното вписване No118.

Началник на архивния отдел Василиева П.К.НАСТОЛЕН КОМПЮТЪР. Василиев

25.04.2017

Трябва да се отбележи, че правилното изпълнение на делата (включително попълването на сертификационния лист) допринася за безопасността на документите и значително ускорява тяхното търсене за по-нататъшна употреба. В допълнение, правилното групиране на документацията и нейната систематизация позволява да се улеснят такива процеси като извършване на проверка на стойността и подготовка на документи за предаване в архивно съхранение.

Поддокументи:

Лист за сертифициране на делосъставен, за да се вземе предвид броят на листовете по делото в предписаната форма, която е дадена в Приложение 9

Индекс на дела

Заглавие на делото

Брой листове

Срок на годност

Трудови договори с уволнени служители. B - K.T.1

Един и същ. Букви L - Z. T.2

А по отношение на кадрите, след края на календарната година, в която са създадени, те трябва да бъдат подготвени за предаване в архива. Предархивната подготовка на файловете включва две процедури: регистрация и описание.

Регистрацията се извършва от лицето, отговорно за работата с документи. Проектирането включва изготвяне на сертификационен лист.

Свидетелският лист се съставя по делото на отделен лист (формат А4, А5) на гърба на последния празен лист.

Забранено е изваждането на сертификационния лист на корицата на кутията или на празния гръб на листа последен документ. Ако калъфът е с телбод или подвързан без формата на сертификационния лист, той се залепва в горната част на листа от вътрешната страна на капака на кутията.

В удостоверителния лист броят на номерираните листове се посочва с цифри и с думи, а отделно, чрез знака „+“, броят на листовете от вътрешния опис (ако има такъв).

В свидетелския лист се отбелязват особеностите на номерирането на листовете, физическото състояние на документите и изпълнението на делото:

наличието на буквени номера на листове;
наличието на липсващи листове;
номера на листове с залепени снимки;
брой широкоформатни листове;
номера на пликовете с приложения и броя на вложените в тях листове;
брой повредени листове:
наличието в случая на печатни екземпляри от брошури с броя на листовете в тях, ако не са отбелязани в общата брутна номерация по делото.

Броят на буквените, липсващи листове трябва да се вземе предвид в крайните данни за броя на номерираните листове. Например последният лист от делото е с номер 252, но във файла има листове с номера 5а и 30а и липсващия номер 17. В този случай общият брой на листовете ще бъде 252+2-1=253.

Свидетелският лист се подписва от неговия съставител, посочва се неговата длъжност, декодиране на подписа, дата на съставяне.

Всички последващи промени в състава на делото (повреда, подмяна на оригинални документи) се отбелязват в удостоверителния лист с препратка към съответния акт.