Набор от документи, свързани помежду си по признаци на преминаване, предназначение, вид, сфера на дейност, унифицирани изискваниякъм дизайна, се нарича система за документи.Единна документационна система(USD) - система за документация, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност. Целта на създаването на DDDе дефинирането и установяването на рационален състав на формулярите на документи, както и набор от взаимосвързани технически, икономически и социални показатели в тях.
Основните цели на създаването на DDD са: 1)установяване на единни изисквания за реда за разработване, одобряване и регистрация унифицирани формидокументи; 2) рационализиране на информационните потоци в националната икономика, осигуряване на взаимодействието на автоматизирани системи за обработка на данни, базирани на широко използване съвременни средствакомуникации, компютърни и организационни технологии; 3) изключване на форми на документи, които позволяват събирането, прехвърлянето и обработката на информация, която не е причинена от действителните нужди на управлението, намаляване на броя на документите.
Съгласно Общоруския класификатор на управленската документация ОК 011-93 (одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 299) В момента има девет унифицирани системи за документация:
1) единна система от организационна и административна документация;
2) единна система от първична счетоводна документация;
3) единна система за банкова документация;
4) единна система от финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация бюджетни институциии организации;
5) единна система за отчетност и статистическа документация;
6) единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;
7) единна система от трудова документация;
8) единна документационна система пенсионен фондРуска федерация;
9) единна система за външнотърговска документация.
24. Оценяването на качеството на продукта се състои в установяване на съответствието на продуктите с определени изисквания. Това съответствие се определя въз основа на сравнение по различни начини на показателите на оценяваните продукти с базовите, в резултат на което получават:
1. Възниква надвишава необходимото ниво;
2. Отговаря на необходимото ниво;
3. По-ниско от необходимото ниво.
Резултатите от оценката могат да се използват:
1. При разработване на нови продукти;
2. При обосноваване на изискванията, заложени в техническото задание за разработване на продукта.
3. При разработване на нормативни документи;
4. При подмяна на продукти;
5. При формиране на оферта за износ и внос.
Обща схема
Избор на основен модел
Класификация на промишлените продукти според признаците на тяхното използване и класификация на показателите за качество на продуктите според техните свойства
Консумираните продукти принадлежат към първата категория (това са продукти, използването на които, ако не успее или има ниска стойност на показателите за качество, може да доведе до катастрофални последици).
Материал- първоначалният предмет на труда, изразходван за производството на продукта.
Продукт- материалният резултат от труда, който не е продукт и е предназначен за използване и експлоатация на продукти.
Продукт- единица продукт, чието количество може да се начислява на парчета.
Консуматив- единица продукция, която се изчислява с помощта на непрекъснати стойности (килограм, метър и др.), но в същото време задължително се произвежда в промишлена опаковка.
Класификация на показателите за качество на продукта.
Индикаторите за качество на продукта са разделени на две групи:
1. единични показатели
2. комплексни показатели
В същото време и двете могат да бъдат отнесени към оценените показатели и към основните.
Всички показатели са относителни, тъй като оценката се извършва чрез сравняване на измерената стойност с някаква предварително установена базова линия.
Основни групи индикатори
1. Индикатори за предназначение: те включват индикатори, които характеризират функционалните свойства на обекта, т.е. показатели за състав, структура, производителност.
2. Икономически показатели: тази група показатели характеризират съответствието на продукта с икономическите изисквания, както и съответствието на продукта с възможностите за информационно взаимодействие с човек.
3. Естетически показатели: характеризират информационната изразителност, рационалността на формите и целостта на композицията (харесване или нехаресване).
4. Ергономични показатели: характеризират лекотата на изпълнение и комфорта при използване.
5. Икономически показатели: разделени на три групи
Физически (ниво на прах, електромагнитни вибрации)
Химически (токсични емисии)
Микробиологично (нивото на патогенност на микроорганизмите, освободени по време на различни синтези).
6. Безопасност: разделена на
Механично (ниво на вибрации)
Термичен
Електрически
Запалим и експлозивен
Биологичен
7. Патентно-правни показатели: тази група характеризира степента на патентна защита на даден обект.
8. Показатели за технологичност: тази група е разделена на основни показатели и допълнителни.
Основните включват интензивност на труда, цена, потребление на материали.
Допълнителни включват - коефициентът на използване на материала, ефективността на продукта.
9. Показатели за транспортируемост: габаритни размери, тегло, температурен диапазон, влажност, трудоемкост на работа при разтоварване и транспортиране.
10. Индикатори за обслужване: характеризират нивото и качеството следпродажбено обслужване, както и отдалечеността на сервизните центрове.
11. Показатели за надеждност: надеждността е едно от най-важните качества на продуктите, колкото по-отговорен е продуктът, толкова по-високи са изискванията за надеждност към него.
25. 4. Техническа основа на метрологичното осигуряване. Елементи техническа основаМО Тяхното съдържание, значение и роля във формирането на техническата основа на МО. Системи за държавни еталони на единици физически величини и предаване на размери на единици физически величини Изпитване и утвърждаване на вида на средствата за измерване, метрологично освидетелстване на нестандартизирани средства за измерване. Проверка и калибриране на средства за измерване като елементи от техническата база на МО. Система от стандартни проби за състав и свойства на вещества и материали. Система от стандартни референтни данни за физични константи и свойства на вещества и материали.
СТАНДАРТИЗАЦИЯ
1. Стандартизацията е едно от ефективните средства за организиране на обществени, индустриални и икономически отношенияв обществото. Определение, дадено от Международната организация по стандартизация (ISO) и Международната електротехническа комисия (IEC): Стандартизация- дейности, насочени към постигане на оптимална степен на рационализиране в определена област чрез създаване на разпоредби за обща и многократна употреба във връзка с действителни или потенциални задачи.Най-важните резултати от тези дейности са: повишаване степента на съответствие на продуктите, процесите и услугите на функционалното им предназначение; -премахване на бариерите пред търговията; -насърчаване на научно-техническия прогрес и сътрудничество. - През 2002 г. беше приет федерален закон "За техническото регулиране", който дава следната дефиниция на стандартизацията. Стандартизация- дейности по установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно повторно използване, насочени към постигане на подреденост в областите на производство и оборот на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите и услугите. Стандартизацията се извършва с цел: 1. Повишаване нивото на безопасност на живота или здравето на гражданите, имуществото на физически или юридически лица, екологична безопасност, безопасност на живота или здравето на животните и растенията, насърчаване на съответствието с изискванията на техническите регламенти.2. Повишаване нивото на сигурност на съоръженията, като се отчита рискът от спешни случаиестествен и технически характер.3. Осигуряване на научно-техническия прогрес.4. Повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите и услугите.5. Рационално използване на ресурсите.6. Техническа и информационна съвместимост.7. Съпоставимост на резултатите от изследвания и измервания, технически, икономически и статистически данни.8. взаимозаменяемост на продукта. Взаимозаменяемостта е пригодността на един продукт, процес или услуга за използване вместо друг продукт, процес или услуга с цел изпълнение на същите изисквания.За постигане целите на вътрешната стандартизация се формулират основните задачи на стандартизацията: 1. Осигуряване на взаимно разбирателство между разработчици, производители, продавачи и потребители.2. Установяване на изисквания за качество на продукта, като се отчита неговата безопасност.3. Установяване на метрологични норми и правила, изисквания за съвместимост, взаимозаменяемост, изисквания към технологичните процеси.4. Осигуряване на проблеми със стандартизацията на всички етапи жизнен цикълпродукти.5. Подобряване на системата информационна поддръжкав областта на стандартизацията. Стандартизацията като техническа наука се основава на първоначалните разпоредби и принципи, изложени във Федералния закон на Руската федерация от 27 декември 2002 г. № 184-FZ и GOST R 1.0–2004. Стандартизация в Руската федерация. Основни разпоредби .
Основни принципи на стандартизация:
1. Разработване на стандартизационни документи на база консенсус (съгласие) на всички заинтересовани страни; 2. Целесъобразността от разработване на стандарт от гледна точка на социална, техническа и икономическа необходимост; 3. Приоритет в развитието са стандартите, които допринасят за осигуряване на безопасност за живота, здравето на хората и имуществото, защита заобикаляща среда, осигуряващи съвместимост и взаимозаменяемост на продуктите.4. Сложност на стандартизацията на взаимосвързани обекти;5. Установяване на изисквания и тяхната недвусмисленост към основните свойства на обекта на стандартизация, които могат да бъдат обективно проверени; 6. Доброволно кандидатстванестандарти;7. Максимално отчитане при разработването на стандартите на интересите на заинтересованите страни;8. Използване на международни стандарти като основа за разработване на национални стандарти;9. Недопустимост за създаване на пречки пред производството и оборота на безопасни продукти, международната търговия; 10. Недопустимостта на установяване на стандарти, които противоречат на техническите разпоредби.
2. Нека изброим основните принципи на стандартизацията.1. Принципът на доброволността на стандартите се прилага в процеса на вземане на решение за прилагане на стандарта. Ако е решено да се приложи някакъв стандарт, тогава икономическият субект е длъжен да извършва дейността си по начин, който да отговаря напълно на приетия стандарт.2. При разработването и одобряването на стандартите трябва да се обърне внимание на законни интересизаинтересовани лица.3. Националните стандарти трябва да се основават на международни стандарти. Този принцип може да не бъде изпълнен, ако прилагането на международните стандарти като основа на националните стандарти е признато за невъзможно.4. Стандартизацията не трябва да пречи на нормалното движение на стоките повече, отколкото е необходимо за нейното прилагане.5. Всички елементи на една стандартизирана система трябва да са съвместими.6. Всички приети стандарти трябва да бъдат максимално динамични, тоест да се адаптират своевременно към постиженията на научно-техническия прогрес.7. Стандартизацията трябва да бъде ефективна, т.е. стандартизацията трябва да има икономически или социален ефект.8. Стандартите не трябва да противоречат един на друг или на технически регламенти, не трябва да създават бариери в международната търговия.9. Всички стандарти трябва да бъдат ясно формулирани и не трябва да са открити за двусмислие.10. Стандартите за готови продукти трябва да са пряко свързани със стандартите съставни частиили суровини, от които този продукте направено.11. Стандартизацията трябва да се извършва по такъв начин, че прилагането на установените стандарти да бъде обективно проверено в бъдеще.Основните методи за стандартизация са: 1) подреждане на обекти на стандартизация; 2) параметрична стандартизация; 3) усъвършенствана стандартизация; 4) продуктова стандартизация 5) комплексна стандартизация 6) агрегиране
3. В системата за стандартизация от съществено значение са стандартите, регулиращи числената стойност на параметрите на продукта, т. нар. параметрични редове. Такива стандарти определят гамата от продукти със същата цел: определен брой номинални мощности на даден тип двигател, редица размери на обувките от определен стил и т.н. Параметричните стандарти се изграждат на базата на серия от предпочитани числа. Тези серии трябва да отговарят на следните изисквания: да са безкрайни както в посока на малки, така и на големи числа; включват една и всички стойности, които са кратни на десет. да бъде достатъчно лесен за запомняне. Предпочитаната числова серия обикновено се представя с термини от аритметична или геометрична прогресия. Пример за параметрична серия, изградена на принципа на аритметичната прогресия, е серия от метрични нишки. Положително свойство на такава серия е постоянството на разликата между съседните членове, а недостатъкът е неравномерността, тъй като съотношението на съседните членове намалява с увеличаване на стойността на член от такъв ред. Следователно, в областта на големи стойности на параметъра, броят на деноминациите на серията е необосновано надценен. Това принуждава човек да прибягва до извлечени серии, например, използвайки прекъсвания на сериите. Това е поредица от метрични нишки: M1, M2, M3, M4, M5, M6, но M8, M10, M12 ... Геометричната прогресия няма този недостатък; съотношението на съседните членове винаги е постоянно и е равно на знаменателя на прогресията. Недостатъкът на геометричната прогресия е това общ случайчленовете му не са кратни на десет и изискват закръгляване. Недостатъците на сериите, базирани на геометрична прогресия, са по-малко значителни от тези на аритметичната, следователно, според препоръките на Международната организация по стандартизация (ISO), сегашният GOST- 8032-56 включва изграждането на параметрични серии, базирани на геометрични прогресии. Тези линии са разработени в края на XIXвекове от френския офицер К. Ренар и получава името на поредицата на Ренар.Серията на Ренар се изгражда със знаменатели на геометрична прогресия 
; 
;
; 
Първите четири реда са основните, редът R80 е допълнителен. Оценките на редовете са както следва: R5 - 1.0; 1.6; 2,5; 4,0; 6.3;R10 - 1.0; 1,25; 1.6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6.3; 8.0;R20 - 1.0; 1,12; 1,25; 1.4; 1.6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2.8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5,0; 5.6; 6.3; 7.1; 8,0; 9.0.
По подобен начин се конструират сериите R40 и R80. Серията Renard има следните характеристики: - относителната разлика между членовете на серията остава постоянна и е равна на знаменателя на прогресията; броят на членовете на серията е равен на коренен индекс; всеки следващ ред включва всички числа от предишния; безкрайността се постига чрез умножение по 10, 100, 1000 или по 0,1, 0,01, 0,001 и т.н.; произведението или частното от две числа в серия дава числото, включено в тази серия.Трябва да се отбележи, че като се започне от серия R10, в поредицата от предпочитани числа има число 3.15, близко до p. Следователно обиколките и площите на окръжностите също могат да бъдат изразени с достатъчна точност с предпочитани числа.На практика могат да се използват производни редове, които се получават чрез избиране на n членове на редицата, ограничаващи горната и долната граница. Използването на производни серии от предпочитани числа дава възможност да се постигне ограничаване на стандартните размери на продуктите и оптимално намаляване на техния асортимент. Последното прави възможно опростяването на производството на продукти, опростява унификацията, намалява асортимента от резервни части, т.е. повишава икономическата ефективност на производството.Построяването на редица параметри за продуктите изисква проучване на следните въпроси: Избор на основните параметри, които да отразяват основните технически, експлоатационни и технологични свойства на продукта. Основните параметри не трябва да ограничават възможността за подобряване и унифициране на продукта. Избира се гама от серия, която покрива общия обем на търсене на продукти от този тип. Това отчита съществуващия опит, както вътрешен, така и международен, възможността за агрегиране, перспективите за развитие на производството. Определят се интервалите между членовете на поредицата (градацията на поредицата). V отделни случаиинтервалите могат да бъдат различни, т.е. формира се ред с променлива плътност.Прави се икономическа обосновка за избора на ред, за да се определи изборът на ред, за да се определи оптималният брой типоразмери, при които разходите за производство и експлоатация ще бъдат минимални.
Използват се и параметрични редове, изградени не на базата на аритметични или геометрични прогресии, а на различна основа. Типичен пример е параметричната серия от честоти на въртене на синхронни електрически машини и синхронни скорости на асинхронни двигатели. Тези стойности зависят от честотата на захранващата мрежа и броя на двойките полюси.
В някои случаи могат да се използват серии от предпочитани числа, изградени на базата на геометрични прогресии, но различни от редовете на Ренар. Това са сериите от номинални съпротивления на резисторите. Тези серии са обозначени EN, където N е броят на номиналните стойности във всеки десетичен интервал и представляват геометрични прогресиисъс знаменател
Съгласно препоръките на Международната електротехническа комисия (IEC) и настоящите вътрешни стандарти, стойностите на съпротивлението на резисторите с толеранс от ± 5% или повече съответстват на сериите E3, E6, E12 и E24 и с толеранс по-малък от ± 5% - към сериите E48, E96 и E192. Номиналните напрежения на трифазен променлив ток в областта на ниско напрежение представляват серия със знаменател Ö3, като се вземе предвид съотношението на линейния и фазовия напрежения при включване според веригата ²звезда² или ²триъгълник².
15. Основната роля в развитието на информационното общество принадлежи на международните стандарти, създадени въз основа на шест принципа, определени от Световната търговска организация (СТО): откритост, прозрачност, безпристрастност и консенсус, ефективност и експедитивност, съгласуваност и ориентация за развитие. . В тази връзка в Русия се работи по развитието и подобряването на вътрешния регулаторна рамкав областта на информационните технологии и информационните и телекомуникационни системи.
Създаването и внедряването на информационни и телекомуникационни системи (ИС) от различни нива и цели, базирани на използването на съвременни информационни технологии (ИТ), интегрирането на информационни, изчислителни, телекомуникационни ресурси и използването на технологии за отворени системи е сложна, сложна , междусекторен, многостранен и многоизмерен проблем. В неговото решение едно от ключовите места заема стандартизацията в областта на ИТ и преди всичко въвеждането на методи за функционална стандартизация. Тези методи позволяват използването на функционални стандарти и профили (включително профили за конкретни проекти за ИС) за идентифициране на групи от основни стандарти заедно с незадължителни характеристики, изисквания и параметри, необходими за изпълнение на функциите, изпълнявани от конкретни ИС в различни предметни области на дейност.
Понастоящем по-голямата част от ИС от всички класове и цели са изградени на базата на технологията за отворени системи. Същността му се крие в използването на стандартни интерфейси между хетерогенни хардуерни и софтуерни компоненти на системите. Технологията на отворените системи е в основата на създаването на инфраструктура на всички нива – от предприятието и индустрията до националната информационна инфраструктура. Освен това осигурява интеграция с глобалното информационно пространство и по този начин с глобалната икономика. Въвеждането на принципите на отворените системи на всички етапи от жизнения цикъл на проектирането на ИС се основава на стандартизацията на информационните технологии, която е интеграционен механизъм и мощен инструмент за управление на процесите на развитие на информатизацията.
Научната и техническата политика в областта на стандартизацията на информационните технологии и проектиране на системи в Русия е както следва (виж диаграмата):
I. създаване на необходимите актуализирани основни национални стандарти и други регулаторни документи (чрез директното прилагане на международни, регионални и чуждестранни стандартизационни документи), които определят основните общи процедури, разпоредби и изисквания, които могат да се използват в различни предметни области на дейност, като във всяка от тях могат да бъдат избрани собствени незадължителни параметри и изисквания от основните национални стандарти;
II. разработване на функционални стандарти (профили), които определят подходящите подгрупи или набори от основни национални стандарти, използвани за осигуряване на изпълнението на специфични процеси, функции и задачи на ИС, приложимостта на специфични незадължителни параметри от основните национални стандарти, а също така са в основата за разработване на сертификационни тестове за тестване и потвърждаване на съответствието на компоненти и средства на информационните системи.
Със стандартизация в света
На международно ниво се формира силно сътрудничество между организации, разработващи стандарти в областта на ИТ, сред които на първо място ISO (Международна организация за стандартизация), IEC (Международна електротехническа комисия) и ITU (Международен телекомуникационен съюз) трябва да се спомене. Секторът за телекомуникации на ITU (ITU T) е наследник на CCITT (Международен консултативен комитет по телеграфия и телефония) от 1993 г. През 1987 г. ISO и IEC обединяват дейностите си по стандартизация на ИТ, създавайки ISO/IEC/JTC 1 технологии“, чиито основни задачата е да разработят основни ИТ стандарти, независимо от техните специфични приложения. През последните години ISO/IEC/JTC 1 активно взаимодейства с редица технически комитети на ISO, включително:
ТК 46 "Информация и документация";
ТК 68 „Банкови, защитни и други финансови услуги”;
ТК 130 „Графична технология”;
ТК 154 „Процеси, елементи от данни и документи в търговията”;
ТК 171 „Приложно представяне на документи”;
ТК 176 "Управление на качеството и осигуряване на качеството";
ТК 184 „Системи за промишлена автоматизация и тяхната интеграция”;
ТК 204 „Транспортна информация и системи за управление“;
ТК 215 „Информатика в здравеопазването”.
Днес повечето от икономическите субекти на развитите страни насочват дейността си към развитие на процесно ориентирано управление на целия цикъл на създаване и експлоатация на техните продукти. Електронната поддръжка на процесите на разработване на продукти, производство, маркетинг, експлоатация, обслужване, модернизация и в крайна сметка изхвърляне трябва да се извършва на базата на системен подход. Този подход се осигурява от активно развиващата се концепция за използване на GALS технологии (фиг. 2).
Обхватът на работата по внедряването на GALS-технологиите включва:
– Разработване и внедряване на технологии за технически превод оперативна документация v електронна форма, което отговаря на изискванията на GALS-стандартите, във водещи предприятия износители.
– Разработване и апробация в предприятията на електронна система за управление на данни за готовия продукт в процеса на проектиране, разработване на технологии и технологична подготовка на производството (PDM-системи).
– Разработване и внедряване в предприятията на стандартни компютърни системи за управление на качеството на продуктите; интегрирани информационни системи за електронно проектиране, технологичен и производствен работен процес; интегрирани системи за поддръжка на произведени продукти на всички етапи от техния жизнен цикъл.
 |
Фигура 2 - Основни идеи на GALS-технологиите
16. За изпълнение публична политикапри разработването на единна система за класификация и кодиране правителството на Руската федерация одобри редица резолюции, които описват отговорността на федералните органи Изпълнителна властза въвеждането на общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация.
Постановление на правителството на Руската федерация от 1 ноември 1999 г. № 1212 одобри Наредбата „За разработването на единна система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация“, която определя общоруските класификатори на технически , икономическа и социална информация. Този регламент стана невалиден във връзка с публикуването на Постановление на правителството на Руската федерация от 10 ноември 2003 г. № 677 „За общоруските класификатори на техническата, икономическа и социална информация в социално-икономическата област“.
По-долу е актуален списъкобщоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация и федерални органи, отговорни за тяхното въвеждане.
| Име на общоруския класификатор | федерален организпълнителна власт, осигуряваща разработването, въвеждането и прилагането |
| Общоруски класификатор на стандарти (OKS) | Ростехрегулиране |
| Общоруски класификатор на услуги за населението (OKUN) | |
| Общоруски класификатор на информация за социална защита на населението (OKISZN) | |
| Общоруски класификатор на продукти (OKP) | |
| Общоруски класификатор на управленска документация (OKUD) | |
| Общоруски класификатор на продукти и проектни документи (ESKD) | |
| Общоруски класификатор на дълготрайни активи (OKOF) | |
| Общоруски класификатор на валути (OKV) | |
| Общоруски класификатор на мерни единици (OKEI) | |
| Общоруски класификатор на информация за населението (OKIN) | |
| Общоруски класификатор на части, произведени чрез заваряване, запояване, лепене и термично рязане (OKD) | |
| Общоруски технологичен класификатор на частите за машиностроене и приборостроене (OTKD) | |
| Общоруски технологичен класификатор на монтажни единици на машиностроенето и приборостроенето (OTKSE) | |
| Общоруски класификатор на страните по света (OKSM) | |
| Общоруски класификатор на информация за общоруски класификатори (ОКОК) | |
| Общоруски класификатор на органи държавна власти управление (OKOGU) | |
| Общоруски класификатор на обекти от административно-териториално деление (OKATO) | Росстат |
| Общоруски класификатор на предприятия и организации (ОКПО) | |
| Общоруски класификатор на формите на собственост (OKFS) | |
| Общоруски класификатор на организационни и правни форми (OKOPF) | |
| Общоруски класификатор на територии общини(ОКТМО) | |
| Общоруски класификатор на видове икономическа дейност, продукти и услуги (OKDP) | Министерство на икономическото развитие на Русия |
| Общоруски класификатор на икономически региони (OKER) | |
| Общоруски класификатор на видове икономическа дейност (OKVED) | |
| Общоруски класификатор на специалности в образованието (OKSO) | Министерство на образованието и науката на Русия |
| Общоруски класификатор на специалности с най-висока научна квалификация (OKSVNK) | |
| Общоруски класификатор на елементарни професионално образование(OKNPO) | |
| Общоруски класификатор на професиите (OKZ) | Министерство на здравеопазването и социалното развитие на Русия |
| Общоруски класификатор на професии на работници, длъжности на служители и категории заплати (OKPDTR) | |
| Общоруски класификатор на минерали и подземни води (OKPIiPV) | Росжелдор |
| Общоруски класификатор на видове товари, опаковки и опаковъчни материали (OKVGUM) | |
| Общоруски класификатор на водноенергийни ресурси (OKGR) | Министерство на енергетиката |
17. Най-важните приоритетни области на стандартизация в машиностроенето са:
Сложността на регулаторната и техническата поддръжка при създаването, разработването и експлоатацията на ново оборудване;
Подобряване на общите технически изисквания на основата на минимизиране на техния брой;
Оптимизиране и системно интегрирано формиране на фонд от документация по стандартизация в индустрията;
Автоматизиране на информационната поддръжка за работа по стандартизация;
Усъвършенстване на системата за изпитване и сертифициране на инженерни продукти на базата на развитието на нейното метрологично осигуряване.
фонд държавни стандартив машиностроенето съдържа всички видове стандарти: от стандарти до параметри, размери, Технически изискванияза конкретни видове продукти към терминологични. Изискванията към инженерните продукти съдържат стандартите на редица общи технически системи, като например Системата за стандарти за безопасност на труда (SSBT), Основните стандарти за взаимозаменяемост (ONVZ), надеждност в инженерството и др. Например стандартите ONVZ, хармонизирани с международните, установяват толеранси, напасване, отклонения на формата и подреждане на повърхността, параметри на резбата, точност на зъбните колела и други показатели, които осигуряват взаимозаменяемост, без регулирането на които функционирането на машиностроенето и други индустрии би било практически невъзможно.
Понастоящем руски фонднационалните стандарти са повече от 5 хиляди документа и по същество отговарят на изискванията на потребителите и производителите на инженерни продукти. По редица критерии той дори превъзхожда фондовете за национални стандарти на индустриализираните страни, например Франция, Великобритания, САЩ.
Пример за почти пълно покритие на продуктите от изчерпателните изисквания на стандартите могат да бъдат такива видове продукти като метало- и дървообработващо оборудване, острие, металообработка и монтаж, абразивни и диамантени инструменти, технологично оборудване и др.
Рационалното проектиране, производство и взаимозаменяемост на инженерните продукти се осигуряват от голяма група стандарти за продукти от общо инженерство: крепежни елементи, лагери, хидравлични и пневматични устройства, тръбопроводни връзки, както и набор от стандарти за основни стандарти за взаимозаменяемост.
Русия е активен член на почти всички технически комитети на ISO по инженерни продукти. Хармонизирането на вътрешните и международните стандарти е сред приоритетни областипроизведения на Ростехрегулиране. Нивото на хармонизиране на руските стандарти с международните стандарти за инженерни продукти е средно 60%, а за някои видове оборудване - до 75%. Нивото на хармонизиране на стандартите в определени области на машиностроенето е, както следва: машиностроенето - 74%, селскостопанското машиностроене - 61%, автомобилната индустрия - 100%, електротехниката - 35%, уредостроенето - 67%. Хармонизирането се извършва, като се вземат предвид изискванията на местната индустрия и руските условия на работа на машини и механизми. Много се работи за хармонизирането на руските стандарти с европейските.
Документационна система - съвкупност от документи, свързани помежду си според признаците на произход, предназначение, вид, сфера на дейност, единни изисквания за тяхното изпълнение.
Основната посока на усъвършенстване на документите е тяхната унификация и стандартизация.
За да се намали броят на документите, използвани в управленските дейности, за да се стандартизират техните форми, да се намалят разходите за труд и материал за тяхното изготвяне и изпълнение, за да се постигне еднаквост на информационните бази, се работи по унифициране на документи, създаване на унифицирани системи за документация (UDS).
Създаването на единни документационни системи се основава на еднаквостта на състава и формата на управленските документи:
Единна система от организационна и административна документация;
Единна система за банкова документация;
Единна система за финансово-счетоводна и отчетно-счетоводна документация на бюджетните институции и организации;
Единна система за отчетност и статистическа документация;
Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;
Единна система за трудова документация;
Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;
Единна система за външнотърговска документация.
Формата на правна консолидация на унификацията на документите е стандартизацията официални документи.
Стандартизацията в областта на управлението на документи означава установяване на общодържавни формуляри и изисквания за документи, които са задължителни за използване от всички организации. Прилагането на стандартите повишава културата на съвременните управленски дейности.
Унифицирането и стандартизирането на служебните документи създава възможност за съставяне на стандартни (шаблонни) текстове за документи, съдържащи идентична и повтаряща се информация.
12. Етапи и методи на унификация на управленските документи. Основните форми на представяне на унифицирани текстове: текст, шаблон, таблица, въпросник
текст официален документ наречена информация, записана от всякакъв вид писане или всяка система за звукозапис, съдържаща цялата или основната информация за речта.
Основната цел на уеднаквяването на текстове е да се подобри управленската документация, да се ускори приемането на оптимални управленски решения и следователно да се повиши цялостната ефективност на целия процес на управление.
Обединяването на текстовете позволява:
1. Решаване на проблемите за рационализиране на състава на документите на организацията, фиксиране на изпълнението на същия тип функции.
2. Намалете разходите за създаване на документи. По-специално, беше установено, че времето за съставяне и редактиране на единен текст се намалява с 3-5 пъти. По този начин се увеличава производителността на труда, ефективността на работата в областта на управлението, предотвратява се възможността за пропускане на необходимите части от информацията.
3. Спестете време и усилия, необходими за четене, запознаване с документа, тъй като в единен текст създателят на документа може веднага да подчертае ключова информация. Според някои данни единният текст се възприема почти с порядък по-интензивно от неунифицирания.
4. Единните текстови шаблони на документи са лесни за използване в компютъра автоматизирани системиофис работа.
Необходими са редица предпоставки за уеднаквяване на текстовете на документите:
o На първо място, така е голям бройподобно производство
и управленски операции. Въпросът е, че процесът на управление е
Ø от функции от един и същи вид, документирането на които е придружено от появата на множество документи от един и същи вид. От своя страна такива документи генерират стабилни, повтарящи се езикови конструкции. В резултат на това броят на езиковите средства на документите за управление е ограничен (в тях се повтарят две трети от думите и изразите);
Ø Речникът на управленските документи зависи от законодателните и
нормативни актове на властите и администрацията и е свързано с необходимостта от пренасяне на точни правни формулировки в документи;
Ø официалните, официалните документи са наситени със специална терминология;
Ø характеризират се с неутрална лексика;
Ø И накрая, текстовете на отделните групи документи имат еднаква структура.
Обединяването на текстовете се състои в установяване на единна форма на езиково изразяване, която най-точно предава съдържанието на редовно повтарящи се управленски ситуации или действия.
основен методуеднаквяването на текстовете на официалните документи е разпределението на постоянна и променлива информация. Постоянната информация е информация, която се повтаря във всички документи, създадени в подобни ситуации на управление, променлива информация е информация, която ви позволява да различавате повтарящите се ситуации на управление една от друга.
Постоянната информация се записва в унифицирана форма на документ, съставляваща неизменна, повтаряща се част от текста. В унифицираната форма на документа трябва да се осигури свободно място за записване на промяна, нова информация.
За да може да се отдели постоянната информация от променливата, е необходимо да има поне няколко документа от един и същи вид и една и съща цел, създадени в подобни ситуации на управление.
Само анализ конкретни документиосигурява основа за разделяне на информацията на константа и променлива.
Методът за унификация на теста има две разновидности – унификация на съдържанието и формална унификация.
Разграничават се следните видове унификация и стандартизация на текста на официални документи:
1. стандартизация езикови единици, законодателното им закрепване в
GOST (бизнес термини, отраслови термини, имена на обекти, продукти, лексикални и графични съкращения);
2. разработване на единни форми за представяне на текстове на документи (например унифицирани текстове с постоянна информация на бланка на документ);
3. формализиране на езиковите средства (т.е. ограничаване на използването на елементи от естествен език чрез използването на изкуствен език
означава: кодове, символи, графични елементи и др.). Това се дължи преди всичко на използването на компютърни технологии;
4. рубрикация, т.е. разделяне на текста на отделни компоненти и графично разделяне един от друг. Най-простото заглавие е абзац. В зависимост от обема, темата, целта на текста, рубрикацията може да стане по-сложна. По-специално, текстовете на сложни документи са разделени на раздели, параграфи, параграфи, подпараграфи, които са номерирани с арабски цифри. Номерата на най-големите части на текста се състоят от една цифра. Две цифри се използват във втория етап на деление, три в третия и т.н.
Например:
2.2.2. и т.н.
Единният текст на документа може да бъде представен в унифицираната форма на документа, под формата на шаблон, въпросник или таблица. Определящият фактор при избора на формата за представяне на текста е естеството на информацията, съдържаща се в текста на документа.
типични текстове.
Управленските дейности включват много типични, често повтарящи се ситуации, когато се документират кои документи с едно и също съдържание се създават в различни организации. Поради това унифицираните текстове на документи – стандартните – са получили широко разпространение в практиката.
Моделните текстове обикновено се разработват за многостранични документи, които включват обичайни форми на езиково изразяване, които са тествани дълго време на практика и следователно най-точно предават съдържанието. определени действияили ситуации, например за наредби, инструкции, правила, наредби и т.н.
По-голямата част от текста е типичен в такива документи като длъжностна характеристика, правилник за структурното звено на организацията, вътрешни трудови разпоредби.
Типични части от текста могат дори да бъдат включени в документи, които по същество са индивидуални. Например в трудов договор, сключен със служител, когато той постъпва на работа, освен индивидуална информация и условия, има много типична информация, която се въвежда в други трудови договори, което дава възможност за развитие стандартни формуляритези документи.
Шаблонни текстове
Шаблонните текстове се създават за малки документи, които се съставят многократно в рамките на една календарна година или периодично от година на година. За групи документи с идентични действия се препоръчва да се създават шаблонни текстове. В институциите шаблонните текстове на документи се изготвят под формата на колекция.
Шаблон- Това е стандартен лист хартия, върху който е отпечатана постоянна информация и е оставено място за променлива информация.
Текстов шаблон- форма на текстово представяне, съдържаща постоянна информация и пропуски, предназначена да въведе променлива информация, която характеризира конкретна управленска ситуация.
Шаблоните определят състава на информацията в документите, нейната последователност и фиксират стабилни словесни формулировки.
Шаблонният текст запазва граматическата структура на текста, той е граматически съгласуван текст, изграден според нормите на деловото писане.
Формата на представяне на единен текст под формата на шаблон се избира, когато основното съдържание на документа е информация за действията на управление. Под формата на шаблон, унифицирани текстове на заповеди, инструкции, инструкции, протоколи, актове, споразумения, договори, споразумения, доклади и бележки, писма, удостоверения и др. Текстът на шаблона може да съдържа „подсказки“ под формата на обяснения на подред за естеството на информацията, която трябва да се въведе в пропуските.
Съдържанието на документите се определя от състава и стойността на показателите и реквизитите, които са включени в него. От една страна индикаторите и детайлите могат да бъдат различни, което не изключва възможността за представяне на общи изисквания към тях. От друга страна, голям брой показатели и детайли, дори за различни документисе случва да е същото. Шаблонните документи значително намаляват времето за съставяне на документи, тъй като вниманието на изпълнителя е ограничено само от въвеждането на променлива специфична информация, чието място е предварително определено. Всъщност той попълва вече изготвен документ, който елиминира етапа на черновата.
Схематично методологията за разработване на шаблонни текстове е както следва:
Ø идентифициране на типични управленски задачи;
Ø събиране на необходимата и формирана информация в процеса на решаване на управленски проблеми;
Ø изготвяне на единен текст на документа, отразяващ установената типична ситуация;
Ø съгласуване на проекта със специалисти, които съставят документи или работят с тях (в същото време Специално вниманиетрябва да се обърне внимание на използването на професионални термини);
Ø окончателно редактиране на проекта и изпълнение в съответствие с изискванията на GOST.
В компютърните програми, предназначени за въвеждане и форматиране на текстове (текстови редактори), типичните (екранни) форми на документи се наричат „шаблон“ и се превеждат с думата „шаблон“, пример за екранен документ е всяка организационна форма.
маса
Най-кратката и илюстративна форма за представяне на информация в документ е маса.
Таблицата, като правило, включва информация за няколко обекта, характеризиращи се с различни характеристики.
маса- списък с информация, числови данни, дадени в определена система и разделени с колони.
В таблицата постоянната информация е представена от името на характеристиките, които описват определен набор от обекти, записани в най-лявата колона на таблицата - страничната стена. Променливата информация в таблицата се записва в клетките, образувани чрез изброяване на хоризонтални и вертикални редове и колони.
Формата на таблицата, като правило, се използва при представяне на цифрова информация в отчетни и статистически, счетоводни, банкови, организационни и административни и други документи.
Таблиците са номерирани. Таблиците са номерирани, както следва: ако в текста има повече от една таблица, тогава тя трябва да бъде отбелязана с „Таблица 1“.
Таблиците могат да бъдат с различна степен на сложност, заглавията на колоните на таблицата могат да съдържат няколко нива на номерация, тоест да включват подзаглавия.
Заглавията на таблицата трябва да са кратки и ясни. Препоръчително е главите на масата да се отделят от останалата част от масата с удебелена линия. Заглавията на колони и редове се пишат с главна буква, подзаглавията, ако нямат самостоятелно значение, с малка буква. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват граматически със заглавията. Точка като препинателен знак не се поставя в дизайна на таблиците. Изключение прави случаят с писане на съкратени думи.
Разрешено е прехвърлянето на таблица с голям брой редове на друга страница. За да не се прехвърля заглавната част, която заема много място, на нова страница, колоните на таблицата се номерират и на всяка следваща страница се прехвърля само реда с номерата на колоните. В този случай над следващата част са написани думите "Продължение на таблицата ...", "Край на таблицата ...". Не е позволено да се въвежда колона "номер по ред" в таблицата. Ако е необходимо, номерирайте редовете им поредни номерапоставя се преди заглавките на редовете, в страничната стена и след числото, указващо номера на реда, се поставя точка.
Числовите стойности на индикаторите, дадени в колоните, се изписват на нивото на последния ред на името на индикаторите. Словесното описание на индикаторите, за разлика от цифровото, трябва да започва от нивото на първия ред на името на индикатора. При липса на данни в съответните колони се изисква тире.
Повтарящите се думи в заглавките на редовете, ако таблицата не е разделена с хоризонтални линии, могат да бъдат заменени с кавички. Повтарящите се цифри и обозначения в колоните на таблицата не се заменят с кавички.
Ако има малко количество дигитален материал, който е неподходящ за подреждане в таблица, той се дава под формата на заключение. В изхода, за разлика от таблицата, колоните трябва да бъдат разделени не с редове, а с точки. Например:
„Когато окачвате проводници с ниско напрежение на кръстовища и по равна писта без преходи, приложете коефициентите към стандартите:
разходи за труд и заплати ......................................................................... 1.8
машини и материали .................................................................................. . 2.0".
4. Въпросник
Въпросник- форма на текстово представяне, при която характеристиките на един обект се дават според определени характеристики. Съдържанието на документа под формата на въпросник има постоянна и променлива информация. Постоянна информация - името на характеристиките, променлива - техните характеристики. Въпросникът обикновено съдържа следните опции за представяне на информация:
Ø въпроси и места за отговори за отговори;
Ø въпроси и отговори, от които да избирате;
Ø реципрочни места за информация, въведена от анкетирания допълнително по негова преценка.
В текста на въпросника постоянната информация се изразява със съществително в именителен падеж или чрез фраза, ключова дума, която е съществително в именителен падеж. Променливата информация може да бъде написана и като фраза със съществително в именителен падеж, глагол (има, няма и т.н.), число (често в цифров вид) или думите "да", "не".
Формата на въпросника на съдържанието на документа е особено типична за документацията на персонала и за документацията на маркетингови услуги, които изучават, например, потребителското търсене на продукти, произведени от това предприятие.
Таблиците с текстова информация се съставят директно в текстов редактор MS word. Ако таблиците съдържат променливи цифрови стойности и е необходимо преизчисляване на цифрови данни, тогава се използва програма - електронни таблици MS Excel или база данни на MS Access. Данните от тези приложения се импортират в MS Word, като се запазват връзките към съответната изходна програма, което дава възможност за актуализиране и редактиране на данните, вмъкнати в документа. Дизайнът на масата се регулира от GOST R-1.5-92.
13. Правила за оформяне на машинописен текст. Характеристики на обединяването на текстове на документи, като се вземе предвид използването на автоматизирани системи
За икономично поставяне на детайлите един спрямо друг и техните компоненти (редове), се препоръчват следните комбинации от междуредово разстояние в зависимост от формата на документа:
* Текстовете на документите, подготвени за публикуване по типографски начин, се отпечатват на два интервала.
** В скоби са разрешените стойности на интервала заедно с основните. Предпочитани са интервалите, изброени първи.
GOST R 6.30-2003 се основава на подготовката на документи с помощта на печатащи устройства и компютърно оборудване.
Наклонът на буквата (размерът на отпечатания символ) и разстоянието между редовете се задават от GOST 6.10.5-87, в милиметри: 2,6 - стъпка на буквата; 4,25 - междуредово разстояние.
За ясно определяне на началото на отпечатването на даден атрибут се препоръчват 8 позиции на печатащото устройство, изчислени по броя на отпечатаните знаци (натискания на клавиши), започвайки от лявото поле на формуляра.
От 0-та позиция (границата на лявото поле) се отпечатват значителен брой букви: датата изходящ документ; препратка към индекса на входящия документ; заглавие на текста; текст (ако се състои от един параграф); наименованието на длъжността в реквизита "подпис"; прицелна лента; името на изпълнителя и неговия телефонен номер; бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото.
От 1-ва позиция (5 знака от границата на лявото поле) отпечатайте началото на абзаци в текста; знакът за наличието на приложението.
От 2-ра позиция (16 знака от границата на лявото поле) отпечатайте индекса на изходящия документ; дата в променливата "препратка към индекса и датата на входящия документ".
От 3-та позиция на табулатора (24 знака от границата на лявото поле) се отпечатва препис от подписа на изпълнителя за реквизит „Бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото”.
От 4-та позиция (32 знака от границата на лявото поле) се отпечатва номерът на страницата в многостранични документи, атрибутът „Адрес“ и идентификаторът на електронното копие на документа.
От 5-та позиция (48 знака от границата на лявото поле) отпечатайте преписа на подписа в нужния "подпис".
От 6-та позиция (56 знака от границата на лявото поле) се отпечатва думата "копие".
Когато съставяте писмо с помощта на персонален компютър, те може да не съответстват на размерите на отпечатаните знаци, използвани в пишещите машини. В тази връзка пет от седемте стандартни разпоредби следва да се разглеждат като насоки за изготвянето на документ. Нулевата и първа позиция остават задължителни.
Когато поставяте многоредови детайли в областта, разпределена от формуляра, трябва да се използват редове с пълна дължина. Началото на всеки нов ред трябва да бъде подравнено вертикално.
Препоръчителната дължина на реда за многоредови подробности (с изключение на текст) е 28 знака. По изключение, ако по-специално заглавието на текста (реквизит 18, стр. 32) на надлъжната форма надвишава 150 знака, неговият ред може да бъде удължен до границата на дясното поле или преместен на следващия ред.
GOST R 6.30-2003 не определя видовете шрифтове, които трябва да се използват при подготовката на текста на документи с помощта на персонален компютър. Основното изискване към шрифтовете е да се гарантира, че са добре четими.
Правила за писане на текстов материал
Текстовете на документите, подготвени за публикуване по типографски методи, се отпечатват с два редови интервали. Машинописна страница се състои от 28-30 реда.
Разрешени са букви с единичен интервал. В този случай има две интервали между абзаците. Когато се отпечатва с един интервал, машинописната страница се състои от 53 - 58 реда.
Когато се отпечатва на интервали от един и половина, машинописната страница се състои от
38 реда.
Работната линия на стандартна машинописна страница се състои от 64 щриха.
Първият ред на всеки абзац се въвежда на пет щрихи от лявото поле.
Номерирането на страниците започва от втората. Номерът на страницата се поставя в средата на горното поле на листа. Има два интервала от горния край на хартията до номера на страницата и два интервала от номера на страницата до текста.
Номерът на страницата се въвежда само с една цифра без никакви допълнителни знаци.
Ø откъснете един ред текст или дума от предишния параграф;
Ø започнете един ред от нов абзац на крайната страница, по-добре е да започнете нов абзац на друга страница;
Ø започнете дума с тире в края на реда, по-добре е да прехвърлите тази дума на нова страница.
Текстът може да бъде разделен на съставни части: глави, параграфи, подпараграфи. Всеки компонент трябва да има номер. Номерацията е с арабски цифри. Номерът на всеки компонент трябва да включва всички номера на съответните компоненти от по-високите етапи на разделяне.
Предпоставка за организационна и управленска дейност в предприятията и институциите е документацията. Организацията и управлението се характеризират с разнообразие и повтаряне на работни ситуации и действия, предприети за тяхното разрешаване. Оттук и голямото разнообразие от документи и необходимостта от тяхното унифициране и стандартизиране.
Обединяване на документисе състои в установяване на еднаквост на състава и формите на управленските документи, които фиксират изпълнението на един и същи вид управленски функции.
Стандартизация на документите- това е форма на правно укрепване на извършеното обединение и степента на неговата принуда.
Същността на обединениетосе свежда до намаляване на неоправданото разнообразие от документи, довеждане до еднородност на техните форми, структура, езикови структури и операции по обработка, отчитане и съхранение.
Същността на стандартизациятасе състои в издигане до нормата, задължителна за прилагане, оптималните правила и изисквания за разработване и изпълнение на документи, приети в своевременноза тяхната обща и многократна употреба в офисната работа. Резултатите от развитието са формализирани под формата на междудържавни (GOST), държавни (GOST R), отраслови (OST) стандарти и стандарти на предприятия, институции и организации (STP).
Натрупан е голям опит в разработването на унифицирани системи за документация. Дълго време GOST 6.38-72 действаше в страната относно изискванията за изпълнение на организационна и административна документация. През 1990 г. стандартът претърпя известна ревизия, като се вземе предвид двадесетгодишната практика на неговото използване (GOST 6.38-90).
На 1 юли 1998 г. в Руската федерация влезе в сила GOST R 6.30-97, който въведе значителни промени в дизайна на управленската документация във връзка с компютъризацията на офисната работа.
В момента е в сила GOST R 6.30-2003. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация;
Има известен опит в създаването на други системи унифицирана документация(финансови, търговски, доставки и маркетинг и др.).
Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка, постигане на информационна съвместимост на различни системи за документация за подобни и свързани функции на управление и др. ефективно използванекомпютърна технология.
Работата по обединението включва:
· разработване на DDD, което се извършва от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;
· въвеждане на междуотраслови (междуведомствени) ДДД в републикански и браншови ДДД;
· внедряване на разработени ОКТЕИ;
· поддържане на DDD и OKTEI с цел поддържане на достоверността на информацията и тяхното по-нататъшно развитие;
разработване на комплекси от специфични за индустрията унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в DRA, както и техните държавна регистрация;
· разработване на специфични за отрасъла класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла.
Организационно-методическото управление на уеднаквяването и стандартизирането на документи, координацията на работата и контрола се осъществява от главната организация за координиране на изпълнението и поддържането на ДДД и ОКТЕИ в републиката. На индустриално нивотази работа се извършва от организацията-майка за въвеждане и поддръжка на DDD и OKTEI в индустрията.
Унифицирането и стандартизирането на управленските документи трябва да се разглежда като един от факторите за повишаване на производителността на управленския труд. Обединяването на документите е избор на рационални структури за тяхното изграждане, привеждане на документите до еднородност на основата на установяване на рационален брой на техните форми и типизиране на тяхната конструкция.
То се отнася не само за документи за управление, но и за нови системи. Например пътуващите, самолетните и железопътните билети са унифицирани.
Основните принципи на унифициране на документите са:
Обединение от общото към частното. Състои се в изграждане на примерен формуляр на документи за конкретна документационна система и установяване на базата му на състава на детайлите за тази документационна система, определени видове документи, конкретен документ и др.;
Еднаквост на формите на документите и правилата за тяхното изграждане, съставяне, изпълнение. Осигурява се чрез максимално набиране и шаблониране на документи, унифициране на местоположението на данните в полето на документа, разработване на технологии и условни съкращения;
Сложност на обединението. Когато се извършва, трябва да бъдат осигурени всички изисквания към документа на всички етапи от неговото създаване, попълване, обработка и съхранение. Освен това трябва да се вземат предвид психофизиологичните възможности на човек и параметрите на техническите средства;
Информативност. Означава включване в документите само на онези детайли, които са необходими за решението конкретни задачи, за търсене и потвърждение правна силадокумент;
Намаляване на броя на видовете документи. Постига се чрез подобряване на методите на управление, например в посока на широкото използване на офис оборудване;
Стабилност на изискванията за документи (установени от държавни и индустриални стандарти);
Взаимодействие със съществуващи системи за класификация и кодиране на техническа и икономическа информация;
рентабилност. Постигнато чрез оправдано включванедокументи в документационната система, широкото използване на формуляри, рационалното оформление на формулярите на документи, установяването на оптимално количество детайли и др.
Има 3 начина за обединяване на текста: шаблон, въпросник и таблица.
Шаблоне начин за улавяне на постоянна информация като свързан текст с интервали за променлива информация. Под формата на шаблон се създават редица заповеди, изявления.
Въпросник- метод за представяне на единен текст, при който постоянна информация се намира от лявата страна на листа, а променливата се въвежда в документа в процеса на съставянето му от дясната страна на листа. В единната система на документация за организационни и административни документиметодът на въпросника симулира заповеди за прием, преместване, уволнение; доклади на персонала и обяснителни бележки. Предимства на въпросниците: подготовката на документите е опростена, улеснява се машинописната работа; създават се предпоставки за копиране на информация.
маса- прекъснат текст, разположен според определен принцип: постоянната информация се намира в заглавията на колоната и страничната лента, а променливата се намира в пресечната точка на съответните колони и редове. Той има голям информационен капацитет, позволява ви стриктно да класифицирате, кодирате информация и лесно да обобщавате данните. Той обаче е по-сложен в машинопис.
В табличен вид DDD за OSA представя: персонал, график на отпуските, заповеди за персонал.
Ефектът от уеднаквяването и стандартизирането на управленските документи може да бъде косвен (подобряване на качеството на управление, ефективността на използване на офис оборудване, ускоряване на оборота на финансови ресурси) и пряк (намаляване на разходите за труд (и следователно цената на заплати) при работа с документи, потреблението на материали за тяхното производство, специфични капиталови инвестиции за офис оборудване, разходите за амортизация и ремонт на офис оборудване).
Стандартизацията е дейността по установяване на норми, правила и характеристики, за да се гарантира:
Безопасност на продукти, работи и услуги;
Живот и здраве;
Техническа и информационна съвместимост, както и взаимозаменяеми продукти;
Спестяване на всички видове ресурси.
Всички GOST, работещи на територията на нашата страна, са обединени в единна държавна система за стандартизация - йерархично организирана система за класификация и самите GOST.
За да се намали броят на документите, използвани в дейността на институцията, да се стандартизира тяхната форма, да се намалят разходите за труд, време и материали за тяхното изготвяне и обработка, да се постигне информация, съвместимост на автоматизирани бази данни, се извършва работа в националната икономика за унифициране на документи и създаване на единни документационни системи (UDD).
DDD е набор от взаимосвързани унифицирани форми на документ, които осигуряват документирано представяне на данни в определени форми икономическа дейност.
В основата на създаването на ДДД е методът на унификация – установяване на еднородност в състава и формите на управленските документи, създадени при решаване на еднотипни управленски задачи. В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, които осигуряват интегративна автоматизирана обработка на данни.
Държавна система за документирана управленска поддръжка
(GSDOU) е набор от принципи и правила, които установяват единни изисквания в документацията на управленските дейности и организацията на работата с документи в органите контролирани от правителствотов предприятията.
Основната цел на GSDOU е да рационализира работния процес на организацията, да намали броя и да подобри качеството на документите, да създаде най-благоприятни условия за използване на технически средства и съвременни технологии за събиране, обработка и анализ на информация.
Основните разпоредби на GSDOU обхващат въпросите за документиране на управленските дейности, организиране на работа с документи, механизация и автоматизация на работата с документи.
Има следните видове документи:
По предназначение (средства за фиксиране на факти (автопротоколи, отчети) и средства за предаване на документи (писмо, телеграма)).
По произход (служебни и лични документи).
По форма (индивидуална, стандартна, екранна).
По срокове на изпълнение и съхранение (постоянни, дългосрочни, временни).
По място на съставяне (вътрешно и външно).
По име (заповеди, укази, доклади).
По етапи на създаване (извлечения, дубликати, оригинали).
За да се намали броят на документите, използвани в дейността на институции, организации и предприятия, да се стандартизира тяхната форма, да се намалят разходите за труд, време и материали за тяхното изготвяне и обработка, да се постигне информационна съвместимост на автоматизираните бази данни в националната икономика, работи се за унифициране на документи и създаване на единни документационни системи.(USD) - набор от взаимосвързани унифицирани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове икономическа дейност, средства за тяхното провеждане, регулаторни и методически материали за тяхното разработване и приложение. Методът на унификация е в основата на създаването на ДДД - установяване на еднородност на състава и формите на управленските документи, създадени при решаване на еднотипни ОА_шоу (12); управленски функции и задачи.
В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, които осигуряват интегрирана автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в DDD.
В момента има осем DRD:
единна система от организационна и административна документация;
· единна система за банкова документация;
· единна система от финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация на бюджетните институции и организации;
· единна система за отчетност и статистическа документация;
· единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;
единна система от трудова документация;
· единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;
· единна система за външнотърговска документация.
DDD се разработва от съответните министерства и ведомства, на които е възложена тази работа. За поддържане на актуалност на ДДД се предприемат мерки, които предвиждат въвеждане на промени и допълнения в контролния масив от унифицирани форми на документи при необходимост.
В предприятия, институции, организации след резултатите от обединението се съставя Таблица с формуляри на документи - единен регулаторен документ, който представлява списък от унифицирани форми на документи, които са необходими и достатъчни за дадена организация за ефективно решаване проблеми и изпълнява управленски функции. Всъщност листът с формуляри на документи е справочник, който съдържа в подредена форма формите на документи, които се използват в организацията, както и етапите на подготовка и изпълнение на документа. Той е под формата на таблица. Схемата за разписание се основава на класификацията на функциите, изпълнявани от всички отдели на организацията.
Въз основа на графика се създава Албум от формуляри на документи - колекция от стандартни унифицирани форми на документи, необходими за предучилищното образователно заведение на тази конкретна организация, институция, предприятие.
Албумът с формуляри на документи в организацията трябва да бъде представен в две версии:
Хартия (референтен образец), която се съхранява в службата за управление на офиса на Организацията (в офиса);
Електронно копие, което трябва да има на всяка работна станция.
Албумът и Листът с формуляри на документи се одобряват от ръководителя на организацията.
Терминът "обединяване на документи" означава учредяването еднородност на състава и формите документи за управление, фиксиращи еднотипни управленски функции.
Единна система за документация (UDS) -това е документационна система, създадена съгласно единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност (GOST-98).
Обединението се извършва с цел:
Намаляване на неоправдания брой документи, използвани в дейността на организацията;
· типизиране на техните форми (структура, езикови конструкции);
Намаляване на разходите (труд, материал, време) за подготовка и обработка на документи, тяхното отчитане и съхранение;
· постигане на информационна съвместимост на различни системи на документация.
Стандартизацияе процесът на установяване и прилагане на правила с цел рационализиране на дейностите в определена област с участието на всички заинтересовани страни. Стандартизирането на документацията е форма на правно консолидиране на резултатите от унификацията.
Основната цел на унификацията и стандартизацията е създаването на такива документационни системи, чието използване е рентабилно, ще повиши цялостната култура на управление и ще доведе до увеличаване на времето за творчески елементи на управленската работа.
Унификацията и стандартизацията са основните насоки за подобряване на документацията, водещи до намаляване на разходите за създаване на документи за управление.
Обектиунификация и стандартизация в управленските дейности са:
а) термини и дефиниции, използвани при работа с управленска информация (например GOST "Офис работа и архивиране. Термини и определения");
б) организационни структури на институции, организации, предприятия (например общоруския класификатор на публични органи и администрация - OKOGU);
в) класификатори на управленски функции;
г) управленска документация (ОКУД).
Единни системи за документация (UDS)
включват:
Ú държавни стандарти за документация, които установяват състава и съдържанието на работата по унифициране на форми на документи за различни функционални цели;
Ú общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация (ОК TESI), осигуряващи интегрирана автоматизирана обработка на данни, съдържащи се в единни системи за документация;
Ú унифицирани формуляри на документи (график и албум с формуляри на документи).
Много от процедурите, прилагани в рамките на управлението на записи, трябва да се извършват в съответствие с единни изисквания, установени от държавата и международни стандарти. Стандартизацията в областта на документацията решава проблемите на техническата и информационната съвместимост на информационните носители и технологиите за нейната обработка.
Основи в момента държавна системаКомплект за RF стандартизация федерален законот 27 декември 2002 г. "За техническото регулиране" и групата от стандарти на системата "Стандартизация в Руската федерация" (GOST 2004-2005). Стандартите са разделени на международни - ISO, междудържавни, национални - GOST R, промишлени - OST, стандарти на организации - CO. От 2005 г. е създадена нова система от стандарти в съответствие с федералния закон "За техническото регулиране".
Има много стандарти, свързани с управлението на документи. Между тях:
© GOST 6.10.5-87 „Единни системи за документация. Изисквания за изграждане на формата за оформление”;
© GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения“;
© GOST R 6.30-2003 „Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“;
© ГОСТ R ISO 15489.1-2007 SIBID. Управление на документи. Общи изисквания" и т.н.
Класификацията и кодирането са обект на социално-икономически обекти и техните свойства, информация за които се използва в дейността на правителството и администрацията и се съдържа в единни документационни системи.
TESI класификатори- това са регулаторни документи, съдържащи систематичен набор от имена на обекти, представени като класификационни групи и приписани им кодове. Те са създадени с цел автоматизирана обработка на информация информационни системи. В момента са разработени и работят 37 общоруски и продължаващи междудържавни класификатори. Всички съставляват единна система за класификация и кодиране TESI (ESKK TESI).
Зависи от Области на използване класификаторите се подразделят на общоруски, браншови и класификатори на предприятия (организации). От гледна точка съдържание класификаторите подразделят:
· на класификатори на информация за документи за управление, задачи, решавани в автоматизирани системи за управление, видове дейности, икономически и социални показатели:
- Общоруски класификатор на стандарти - OKS,
- Общоруски класификатор на управленска документация - OKUD,
- общоруски продуктов класификатор - OKP,
- Общоруски класификатор на валути - OKV,
- Общоруски класификатор на мерни единици - OKEI и др.;
· класификатори на информация за организационни структури:
- Общоруски класификатор на публични органи и администрация - OKOGU,
- Общоруски класификатор на предприятия и организации - OKPO,
- Общоруски класификатор на икономически региони - OKER;
· Класификатори на информация за населението и персонала:
- Общоруски класификатор на информация за населението - OKIN,
- Общоруски класификатор на специалности в образованието - OKSO,
- Общоруски класификатор на професии на работници, длъжности на служители и категории заплати - OKPDRTR и др.
Едновременно с дейността по създаване на класификатори (от 1971 г.) се извършва разработването на унифицирани системи, предназначени за използване в автоматизирани системи за управление на различни нива. В резултат на многогодишна работа за подобряване на документацията бяха унифицирани повече от 3,5 хиляди форми на планови, счетоводни, финансови, организационни, административни и други документи, консолидирани в Общоруския класификатор на управленските документи (OKUD). Всеки от документите получи кодово обозначение, определено от принадлежността към една от ДРК и мястото на документа в тази система. Ядрото на всеки DDD са формулярите на документи - тоест фиксирани върху определени местапостоянни подробности, съдържащи постоянна информация.
До 1993 г. имахме повече от 20 унифицирани системи за документация, а от 1993 г. с Указ на Държавния стандарт от 30 декември 1993 г. бяха одобрени осем DDD:
1. Единна система за организационна и административна документация - 8 групи документи (УСОРД).
2. Единна система за банкова документация - 14 групи документи.
3. Единна система за финансово-счетоводна и отчетна документация на бюджетни институции и организации - 3 групи.
4. Единна система за отчетна и статистическа документация - 13 групи документи.
5. Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията - 3 групи документи.
6. Единна система за трудова документация - 6 групи документи.
7. Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация - 3 групи документи.
8. Единна система за външнотърговска документация - 6 групи документи.
Всички унифицирани системи включват референтни образци на формуляри на конкретни документи, чийто състав и съдържание се актуализират при необходимост, както и нормативни и методически материали за попълване и прилагане на тези документи. Ръководителят на организацията отговаря за прилагането на формите на документи, включени в единните документационни системи. Държавен надзорза съответствие с изискванията на ДДД в публичния сектор се възлага на органите по стандартизация и метрология, а в неправителствения сектор - на местни властиИзпълнителна власт.
По този начин DDD са формите на документи, доведени до възможно най-голяма еднородност, комбинирани в основните функционални системи за общо управление и предназначени за използване от всички организации, независимо от нивото на управление и формата на собственост, използващи както традиционни, така и смесени, използващи компютър технология, методи за обработка на документи.информация.
Единните документационни системи се разработват на базата на:
Еднаквост на формите на документите;
регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система;
изключване на дублиращи се данни от документи;
единство на използваната терминология и символи;
Създаване на единни правила за подготовка и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи.
Наред с националните документационни системи съществуват единни документационни системи, които отразяват спецификата на отрасъла (здравеопазване, образование, наука и др.) или дейността на предприятието. Въпросите за определяне на състава на тази документация, нейното съдържание, вътрешна организация и дизайн се решават от отдели или други организации, които са официално определени като ръководители в конкретни области на дейност. Индустриалните форми на документи имат нормативен характерв рамките на определена индустрия или отдел.
През последните години широко разпространени са корпоративните стандарти, които се основават на международните изисквания, изложени в стандартите на ISO.
Унифицирането на управленската документация включва унифициране на композицията и формите документи, използвани за документи за управление на документи.
Обединение композиция документи е да изберете и коригирайте набор от документи , необходими и достатъчни за решаване на управленски проблеми. В резултат на уеднаквяването на състава на документите се изключват формуляри, които не са причинени от необходимостта от управление. Резултатите от уеднаквяването на състава на документите се консолидират в лист формуляр за документ.
Лист с формуляри на документи- това е списък на унифицирани форми на документи, разрешени за използване, необходими за изпълнение на функциите и задачите на управленските дейности, с описание на техните легален статут, етапи на подготовка и преминаване (Приложение 67) .
Листът с формуляри на документи е предназначен за:
оптимизиране на състава на документите и тяхната класификация;
нормативно консолидиране на процедурата за изготвяне на управленски документи в организацията;
унифициране на документните форми;
· рационализиране на документалната база на организацията за ефективно използване на компютърните технологии.
В текущата дейност листът с формуляри на документи изпълнява функцията на справочник, съдържащ по подреден начин всички форми на документи, използвани от организацията, и ви позволява бързо да търсите необходими формидокументи.
Листът с формуляри на документи включва:
а) форми на документи, одобрени с регулаторни правни актове върховни органиоргани и администрация, органи за браншово управление и междусекторна координация;
б) формулярите, използвани в организацията, включена в OKUD;
v) вътрешни формидокументи, одобрени от правилника на тази организация.
Всички избрани форми на документи се класифицират в съответствие със списъка (класификатор) на функциите на организацията, след което се вписват в съответните колони на графика. Разделите на разписанието могат да бъдат имената на структурните подразделения на организацията или имената на управленските функции (функционален атрибут).
Обединение форми
документи се състои в подбора и консолидирането в унифицирани форми на документи информационни индикатори и детайли
, съответстващ на предназначението
niyu документи, както и установяването на единни изисквания за тяхното изготвяне.
Резултатите от уеднаквяването на формулярите на документи са фиксирани в албума с формуляри на документи, който се използва в дейността на министерства, ведомства и организации. Албум за формуляри на документи - това е колекция от референтни унифицирани форми на документи, използвани за документиране на дейността на организацията. Единен формуляр за документ – това е формуляр с подробности, които са задължителни за определен вид документ с унифициран тест. Целта на разработването на албум с формуляри на документи е да регулира формата и съдържанието на документите, използвани в една организация. Всеки структурно подразделениетрябва да разполагат с Таблица за работа и Албум на формуляри на документи, а поддръжката и контролът по прилагането им се осъществява от службата за управление на документи.
За да се намали броят на документите, използвани в дейността на институции, организации и предприятия, да се стандартизира тяхната форма, да се намалят разходите за труд, време и материали за тяхното изготвяне и обработка, да се постигне информационна съвместимост на автоматизираните бази данни в националната икономика, работи се за унифициране на документи и създаване на единни документационни системи.(USD) - набор от взаимосвързани унифицирани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове икономическа дейност, средства за тяхното провеждане, регулаторни и методически материали за тяхното разработване и приложение.
Обединяване на документи -установяване на единен набор от техните видове и разновидности за подобни ситуации на управление, разработване на единни форми на документи и единни правила за тяхното изготвяне, проектиране и създаване на шаблонни текстове.
Унификацията е установяване на еднаквост при формирането на документи. Можете да обедините не само формата, детайлите и местоположението, но и съдържанието. По-специално, форматът на хартията, размерът на полетата, шрифтовете, имената на видовете документи са унифицирани. Намаляват се сроковете за изготвяне на документи, намалява се броят на техните видове, спестява се времето на служителите, възможността за адаптиране на документи за обработка чрез оборудване и др.
Необходимостта от унифициране на управленската документация се дължи на факта, че тя позволява:
¨ организира централизирано производство на форми на управленски документи;
¨ за намаляване на разходите за работа по изготвянето на управленски документи;
¨ да извършва механизирано търсене на информация, записана в различни видове управленски документи;
¨ разширяване на възможностите за използване на компютърна и офис техника при обработката на документи;
¨ улесняване на визуалното търсене на необходимата информация в документи от всякакъв вид.
Предприятията непрекъснато работят върху унифициране на документи, което се състои в установяване на единни форми на документи и единни правила за тяхното изготвяне, проектиране и създаване на шаблонни текстове, което включва не само рационализиране на изпълнението на документи, съдържание на шаблони, но и тяхното стандартизиране.
Така се постига ефективност, подобрява се работната култура на самия административен апарат и се намалява времето за работа с документи.
В момента има осем унифицирани системи за документация:
Единна система от организационна и административна документация;
Единна система за банкова документация;
Единна система за финансово-счетоводна и отчетно-счетоводна документация на бюджетните институции и организации;
Единна система за отчетност и статистическа документация;
Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;
Единна система за трудова документация;
Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;
Единна система за външнотърговска документация.
7. Общоруски класификаторитехническа, икономическа и социална информация.
Класификатори на техническа, икономическа и социална информация - регулаторни документи, съдържащи систематизиран набор от имена на обекти, представени като класификационни групи и кодове, приписани към тях.
Класификацията и кодирането са обект на социално-икономически обекти и техните свойства, информация за които се използва в дейността на правителството и администрацията и се съдържа в унифицирани форми на документи.
Съвкупността от класификатори на техническа, икономическа и социална информация, както и научни, методически и регулаторни документи за тяхното разработване, поддържане и прилагане, както и услуги, които извършват работа по класификация и кодиране, съставляват единна системакласификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация (ESKK TESI).
В зависимост от областта на приложение, класификаторите са разделени на общоруски, отраслови и корпоративни класификатори.
Всички класификатори, в зависимост от съдържанието, са разделени на три групи:
Класификатори на информация за документи за управление, задачи, решавани в автоматизирани системи за управление, видове дейности, икономически и социални показатели
Класификатори на информация за организационни структури
Класификатори на информация за населението и работната сила
Обектите на класификация в OKUD са общоруски (междуотраслови, междуведомствени) унифицирани форми на документи, одобрени от министерствата (ведомствата) на Руската федерация - разработчици на единни документационни системи (UDS).
OKUD съдържа наименованията и кодовите обозначения на унифицираните форми на документи, включени в одобрените единни документационни системи.
Въпроси за самоконтрол:
1. Кои отдели са участвали в създаването на нормативната и методическата база на съвременното деловодство?
2. Какви нормативни и методически документи уреждат дейността на предучилищното образователно заведение?
3. Какъв вид нормативни документи установяват сроковете на съхранение?
4. В какво нормативни документиФиксирани ли са съставът, последователността и методологията за извършване на задължителни стопански операции?