Gestión de archivos Región de Sverdlovsk
Institución Estatal "Centro de Documentación
organizaciones públicas de la región de Sverdlovsk"
EJEMPLOS DE INSTRUCCIONES PARA EL TRABAJO COMERCIAL
EN ASOCIACIONES PÚBLICAS
REGIÓN DE SVERDLOVSK
Ekaterimburgo
2008
5. Control de ejecución de documentos……………………………………………….. 6. Organización del trabajo con documentos en el trabajo de oficina…………………… 6.1. Elaboración de una nomenclatura de casos……………………………………………….. 6.2. Formación y ejecución de casos…………………………………………………… 6.3. Organización del almacenamiento operativo de documentos………………………… 7. El procedimiento de transferencia de documentos para su almacenamiento en el archivo………………………… 7.1. Examen del valor de los documentos……………………………………………….. 7.2. Elaboración y presentación de documentos ante el CDOOS……………………………….. 8. Contabilidad y almacenamiento de formularios, sellos, estampillas y sellos……………………. Aplicaciones:
| 4 32
52
54
63
65
74
80
86
|
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Se ha desarrollado una instrucción ejemplar sobre el trabajo de oficina en las asociaciones públicas de la región de Sverdlovsk (en lo sucesivo, la Instrucción Ejemplar) con el objetivo de crear base metodológica para la organización racional del soporte de documentación para la gestión en asociaciones públicas: fuentes de dotación de personal de la Institución Estatal Centro de Documentación de Organizaciones Públicas de la Región de Sverdlovsk (en adelante, TsDOOSO). Una asociación pública se entiende como una formación voluntaria, autónoma, no comercial, creada por iniciativa de ciudadanos unidos sobre la base de un interés común para lograr objetivos comunes especificados en los estatutos de una asociación pública.
Se ha desarrollado una instrucción ejemplar de acuerdo con la ley. Federación Rusa y región de Sverdlovsk, GOST R 6.30-2003 " Sistemas Unificados documentación. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo" (en adelante, GOST R 6.30-2003), instrucción estándar trabajo de oficina en órganos ejecutivos el poder del Estado de la Región de Sverdlovsk, aprobado por Decreto del Gobierno de la Región de Sverdlovsk del 29 de junio de 2006 No. 561-PP.
1.2. Un conjunto de instrucciones ejemplar Requerimientos generales al funcionamiento de los servicios de soporte de documentación de gestión, documentación de actividades de gestión y organización del trabajo con documentos en asociaciones públicas de la región de Sverdlovsk. Se recomiendan los requisitos de este manual.
1.3. Las asociaciones públicas organizan y realizan el trabajo de oficina de acuerdo con las instrucciones individuales desarrolladas sobre la base de esta Instrucción modelo, así como sobre la base de otros documentos normativos y metodológicos de la Federación Rusa y la Región de Sverdlovsk en el campo de la gestión y el archivo documental.
Las instrucciones individuales para el trabajo de oficina son aprobadas por los jefes de las asociaciones públicas después de un acuerdo con la comisión de expertos y verificación de la Administración de Archivos de la Región de Sverdlovsk (en adelante, el EIC).
1.4. Las disposiciones de las Instrucciones Modelo se aplican a la organización del trabajo con documentos, independientemente del tipo de medio, incluida su preparación, registro, contabilidad y control de ejecución, realizados utilizando tecnologías automatizadas (informáticas).
Las tecnologías automatizadas para el procesamiento de información documental utilizadas en una asociación pública deben cumplir con los requisitos de las instrucciones para el mantenimiento de registros de esta asociación.
1.5. Las reglas para trabajar con documentos secretos, documentos marcados como "Para uso oficial" se establecen mediante instrucciones especiales.
1.6. controles generales para el cumplimiento reglas establecidas, el procedimiento para trabajar con documentos y garantizar su seguridad lo lleva a cabo el jefe de la asociación pública.
1.7. El registro directo se asigna al empleado responsable del registro, designado por decisión del órgano colegiado, por orden del titular de la asociación pública. Las tareas del empleado responsable del trabajo de oficina están determinadas descripción del trabajo(Anexo No. 26), esta Instrucción Modelo.
1.8. En caso de ausencia temporal (vacaciones, viaje de negocios), despido o reubicación de los empleados, todos los documentos que tengan, por indicación del jefe, se transfieren a otro empleado. En caso de despido de la persona responsable del trabajo de oficina, los documentos se transfieren en virtud del acto a otro empleado que desempeñe sus funciones o sea aceptado para este puesto.
1.9. Cómo utilizar servicio de información contenido en documentos, la transferencia de documentos (copias de documentos) a otras organizaciones, medios de comunicación, miembros de una asociación pública y ciudadanos está determinada por el jefe de la asociación pública.
1.10. Los empleados recién contratados de una asociación pública, así como los miembros de órganos electos, deben estar familiarizados con las instrucciones para el mantenimiento de registros de una asociación pública.
1.11. Empleados de asociaciones publicas responsabilidad personal para el cumplimiento de los requisitos de las instrucciones, la consideración y ejecución oportuna de los documentos, su correcta ejecución y seguridad.
2. NORMAS DE PREPARACIÓN Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
2.1. FORMAS DE DOCUMENTOS
2.1.1. Los documentos organizativos y administrativos de una asociación pública deben redactarse en formularios y tener un conjunto establecido detalles requeridos de acuerdo con GOST R 6.30-2003.
Los formularios de documentos se realizan en hojas de papel estándar de formatos A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm).
Cada hoja del documento, elaborado tanto en el formulario como sin él, debe tener los siguientes campos:
izquierda - no menos de 20 mm;
derecho - no menos de 10 mm;
superior - no menos de 20 mm;
inferior - no menos de 20 mm.
2.1.2. Las asociaciones públicas utilizan los siguientes formularios:
membrete;
forma de un tipo específico de documento (orden, decisión, protocolo, etc.).
El formulario general (Apéndice No. 1) se utiliza para la producción de cualquier tipo de documentos, excepto una carta, y, según los documentos constitutivos de una asociación pública, incluye los siguientes detalles:
emblema de la asociación pública (si la hay),
fecha del documento,
lugar del documento.
La forma de la carta (Anexo No. 2), dependiendo de los documentos constitutivos de la asociación pública, incluye los siguientes detalles:
logotipo de la asociación,
nombre de la asociación pública,
número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad legal,
número de identificación del contribuyente/código de razón de registro (TIN/KPP),
datos de referencia sobre la asociación pública,
y, en su caso, marcas de límite para los límites superiores de las zonas para la ubicación de los detalles:
fecha del documento,
resolución,
título del texto
marca de control,
texto del documento.
La forma de un tipo específico de documento (excepto una carta) (Apéndice No. 3), según los documentos constitutivos de una asociación pública, incluye los siguientes detalles:
emblema de la asociación pública (si la hay),
nombre de la asociación pública,
nombre del tipo de documento,
lugar de compilación o publicación del documento,
y, en su caso, marcas de límite para los límites de las zonas para la ubicación de los detalles:
fecha del documento,
título del texto
marca de mando
Dependiendo de la ubicación de los detalles, se instalan dos versiones de las formas: angular y longitudinal.
Los detalles de formulario y las marcas de límite para los detalles dentro de los límites de las zonas de ubicación de detalles se colocan de manera centrada (el comienzo y el final de cada línea de detalles se eliminan por igual de los límites del área de ubicación de detalles) o en forma de bandera (cada línea de detalles comienza desde el borde izquierdo del área de ubicación de detalles).
La composición específica de los tipos y formas de formularios utilizados en una asociación pública son aprobadas por su titular.
2.1.3. Los formularios de documentos se producen en papel blanco o papel de colores claros, principalmente por método de impresión, por empresas de impresión que tienen licencias para el tipo de actividad correspondiente, por orden de una asociación pública. Está permitido utilizar formularios obtenidos con la ayuda de impresión operativa (fotocopias), así como reproducir todos los detalles necesarios del formulario directamente al crear documento especifico en una computadora personal.
2.1.4. La introducción de nuevas formas de documentos en circulación se lleva a cabo con el permiso del presidente de la asociación pública.
2.1.5. El control sobre la producción, el uso de formularios en una asociación pública se asigna a la persona responsable del trabajo de oficina.
2.2. REGISTRO DE DATOS DE DOCUMENTOS
Al preparar documentos organizativos y administrativos, los empleados de asociaciones públicas redactan los detalles de los documentos, teniendo en cuenta los requisitos de GOST R 6.30-2003.
2.2.1. El emblema de la asociación pública.
El emblema de la asociación pública (si existe) se coloca en los membretes de acuerdo con los estatutos (reglamentos) de la asociación pública.
2.2.2. Nombre de la asociación pública.
El nombre de la asociación pública autora del documento debe corresponder al nombre fijado en los documentos constitutivos.
Si hay un nombre abreviado de la asociación pública establecida por los documentos constitutivos, se coloca (entre paréntesis) debajo del nombre completo o detrás de este.
Encima del nombre de la asociación pública, indique la abreviatura y, en su defecto, el nombre completo de la organización matriz (si corresponde).
El nombre de una asociación pública debe prever su organización - forma jurídica y ámbito territorial. Por ejemplo: organización pública regional de Sverdlovsk "Protección", fondo público regional de Sverdlovsk "Protección", etc.
2.2.3. El número de registro estatal principal de la persona jurídica.
El número de registro estatal principal (OGRN) de una asociación pública se fija de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
2.2.4. Número de identificación de impuestos.
El número de identificación del contribuyente / código de razón de registro (TIN / KPP) se establece de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
Los detalles especificados en las cláusulas 2.2.3, 2.2.4 se indican a discreción de la asociación pública.
2.2.5. Datos de referencia sobre la asociación pública.
Los datos de referencia sobre la asociación pública incluyen: dirección postal, número de teléfono, fax, télex, números de cuenta bancaria, dirección Correo electrónico y otra información a discreción de la asociación pública.
2.2.6. El nombre del tipo de documento.
El nombre del tipo de documento organizativo y administrativo creado por una asociación pública debe corresponder a los tipos de documentos previstos por el Clasificador de documentos de gestión de toda Rusia.
Enviar su buen trabajo en la base de conocimiento es simple. Utilice el siguiente formulario
Los estudiantes, estudiantes de posgrado, jóvenes científicos que utilizan la base de conocimientos en sus estudios y trabajos le estarán muy agradecidos.
Documentos similares
Aspectos teóricos organización de soporte documental para la gestión en un centro sanitario. Diferencias entre el trabajo de oficina y la gestión documental. Sistemas de automatización de oficinas occidentales en Rusia. Análisis de la facturación documental del hospital.
tesis, agregada el 06/01/2013
Sistema moderno de organización del trabajo de oficina. Actividad administración territorial Agencia Federal de Gestión de la Propiedad en San Petersburgo, problemas y formas de mejorar la organización de la gestión de documentos. Desarrollo sistemas automatizados negocio electronico
tesis, agregada el 29/11/2012
Automatización del trabajo de oficina y flujo de documentos en la empresa. Beneficios del sistema gestión de documentos electrónicos. Finalidad, tipos y funciones principales del software de gestión de documentos electrónicos. Especificidad y filosofía de los estándares ITIL y COBIT.
documento de término, agregado el 05/02/2016
El concepto y significado del trabajo de oficina. La aparición del trabajo de oficina en Rusia. Trabajo de oficina de pedidos, sistema de trabajo de oficina colegiada. El sistema de trabajo de oficina ministerial del siglo XIX-principios del siglo XX, racionalización de la gestión y trabajo de oficina.
documento final, agregado el 29/04/2014
La composición documental que regula las actividades de la Administración Veterinaria de la Región de Tyumen. Sistema de negocios moderno. Metas y objetivos de la automatización de los procesos de trabajo de oficina y circulación de documentos. Selección de sistemas de gestión de documentos electrónicos.
tesis, agregada el 27/11/2013
Sistemas de software de ofimática. Evaluación de la eficacia de la implantación de sistemas de gestión documental electrónica. Análisis del servicio de trabajo de oficina en ZAO Tekhnoliga. Creación de un sistema de gestión de documentos electrónicos basado en el EDMS "BOSS-Referent".
documento final, agregado el 04/03/2015
Análisis sistemas modernos ofimática en la organización y gestión de documentos electrónicos, características de su clasificación. Problemas de automatización de la gestión de documentos electrónicos. Beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos.
documento final, agregado el 15/01/2013
El trabajo de oficina de las organizaciones públicas se formó bajo la influencia de las normas y reglas para documentar actividades. Instituciones públicas y grandes empresas privadas. Al mismo tiempo, las organizaciones públicas como asociaciones voluntarias de ciudadanos para resolver determinados problemas (políticos, profesionales, económicos, científicos, etc.) se guiaron en su trabajo por sus propios estatutos e instrucciones creadas de acuerdo con ellos.
La mayor atención de los historiadores es tradicionalmente atraída por los complejos de materiales de organizaciones y partidos políticos. Como sistema de documentación y trabajo de oficina, aparecen en Rusia a partir de la segunda mitad del siglo 19. Se acostumbra distinguir tres etapas en su desarrollo: 1) 19 - principios del siglo XX. - documentos de organizaciones populistas, el POSDR, partidos políticos burgueses, pequeñoburgueses, socialdemócratas, monárquicos: 2) octubre de 1917 - agosto de 1991 - documentos del POSDR (b) - VKPB (b) - PCUS; 3) Década de 1990: documentos de partidos políticos y movimientos de la Federación Rusa.
Bajo las condiciones del secreto clandestino y estricto, no se pudieron formar conjuntos significativos de documentación de organizaciones populistas: muchas órdenes se transmitieron oralmente, las cartas se cifraron y, en caso de peligro de arresto o registro, a menudo se destruyeron. La carta de la organización “Tierra y Libertad” decía: “Las reuniones y mensajes personales son reconocidos como la mejor forma de comunicación entre círculos; pero desde este tipo la comunicación no siempre es posible, entonces en tales casos se permite la correspondencia encriptada a través de las direcciones correctas. En casos de particular importancia, no debe permitirse correspondencia alguna: todo el negocio debe realizarse a través de la mediación directa de su gente. El trabajo de oficina de otras organizaciones populistas se organizó de la misma manera. Los documentos sobrevivientes de los populistas se presentan de la manera más sistematizada en dos publicaciones: "Archivo de Tierra y Libertad" y "Narodnaya Volya" (M., 1932) y "Populismo revolucionario de los años 70 del siglo XIX". (M., 1964 - 1965).
Durante los años de la revolución de 1905-1907. Los partidos políticos tomaron forma en Rusia. Sus programas han sido publicados. Se publicaron actas de congresos y conferencias. La información sobre estas publicaciones se encuentra en el libro “Partidos políticos de Rusia. finales del XIX el primer tercio del siglo XX. Enciclopedia” (M., 1996). En los trabajos de los historiadores soviéticos en las décadas de 1960 y 1990, se introdujeron en la circulación científica muchos documentos de los archivos de estos partidos y sus líderes almacenados en la URSS. En la década de 1990, la editorial ROSSPEN publicó documentos de partidos: Unión del 17 de Octubre, demócratas constitucionales, socialrevolucionarios, mencheviques, etc.
Desde principios del siglo XX, en el curso de las actividades del RSDLP, se formó un conjunto de documentos del Partido Bolchevique. Varias disposiciones de la carta aprobada en 1903 en el II Congreso - sobre el papel de los congresos del partido, sobre las decisiones del Comité Central, sobre la presentación de informes de las organizaciones del partido - tuvieron un impacto significativo en su trabajo de oficina.
uno de los mas grandes grupos documentos de la fiesta era documentación protocolar. Está representado por las actas de congresos, conferencias, reuniones del Comité Central, reuniones, reuniones de organizaciones del partido. A partir del II Congreso, las reuniones de este cuerpo supremo Se grabaron fiestas. Se aprobaron grabaciones de discursos en reuniones regulares. Una comisión especial elegida por los delegados preparó para su publicación las actas del congreso, que se publicaron en 1904 en Ginebra. Debe tenerse en cuenta que, por razones de secreto, algunas resoluciones no se incluyeron en las publicaciones prerrevolucionarias, no se indicaron los nombres reales de los delegados en las publicaciones, sino solo los seudónimos de sus partidos. En 1927 - 1937. las actas de estos congresos fueron republicadas.
Las actividades de un partido político estrictamente centralizado requerían informes constantes de las organizaciones y organismos inferiores a los superiores: las organizaciones locales enviaban informes al Comité Central o al congreso, mientras que los organismos centrales informaban al congreso. Ya en el II Congreso del POSDR se presentaron informes del Comité Organizador para la preparación del Congreso, la organización del periódico Iskra, organizaciones locales en Rusia (en particular, los comités de Tver, Tula, Bakú).
La función de comunicación empresarial constante se realizaba por correspondencia. Así, en el informe de la organización de Iskra al II Congreso del Partido, se informó que la redacción había establecido correspondencia directa con la mayoría de los comités locales. Estos materiales se presentan en la publicación “Correspondencia de V.I. Lenin y el periódico Iskra con organizaciones socialdemócratas locales en Rusia 1900-1903. (T. 1-3. M., 1969-1970). En el contexto de las actividades ilegales del partido, los mensajes a menudo se encriptaban. Para almacenar los documentos del partido del RSDLP en el período prerrevolucionario, se crearon archivos en Ginebra y París.
En el período comprendido entre octubre de 1917 y agosto de 1991, el POSDR(b)-RKP(b) - VKP(b) - el PCUS era el partido gobernante. Por lo tanto, en su trabajo de oficina para periodo soviético la historia nacional reflejó, junto con las cuestiones internas del partido, todos los problemas significativos en la vida del estado.
Los comités del partido en todos los niveles (desde el Comité Central hasta los comités de distrito y los comités de la ciudad, inclusive) se encargaron del mantenimiento de documentos relacionados con la ocupación de puestos de trabajadores de alto nivel en los órganos soviéticos, económicos, sindicales y del Komsomol. Estas posiciones se indicaron en listas especiales - nomenclatura y, por lo tanto, se llamaron nomenclatura. Durante tres años, sus archivos personales se mantuvieron en la gestión de registros del partido, y durante un período anterior, los certificados e informes estadísticos sobre la composición y rotación de empleados de instituciones, organizaciones y empresas incluidas en la nomenclatura de los comités correspondientes se almacenaron en el archivos del partido. Por lo tanto, la documentación del partido gobernante contiene información sobre los cuadros dirigentes de la URSS que es única en su integridad y sistematicidad.
En la década de 1920, se creó un departamento de información en el aparato del Comité Central del partido. Los comités republicanos y regionales enviaron aquí las actas de sus conferencias y plenos, así como informes informativos que caracterizaron a la región en términos políticos y económicos. Una práctica similar existía en la vertical informativa del comité distrital - comité regional. Los informes generales se complementaban con informes especiales, que eran solicitados desde abajo por los departamentos sectoriales (industria, agricultura, construcción, transporte, etc.) de los comités superiores del partido. Así, se formó un conjunto representativo de información que cubría todos los aspectos de la vida del estado soviético.
Al igual que en la gestión de registros de las instituciones estatales, la documentación de los órganos del partido presenta ampliamente materiales sobre la consideración de las cartas y quejas de los trabajadores recibidas por ellos. Un análisis de los temas a los que están dedicados permite reconstruir el complejo de problemas cotidianos que provocaron una reacción negativa del pueblo soviético. La otra cara del panorama -positiva- se reflejó en la documentación sobre los temas de premios y otorgamiento de títulos honoríficos, que se coordinó en las instancias partidistas de acuerdo con el procedimiento vigente.
La atención de los investigadores en los últimos años ha sido atraída por las llamadas "carpetas especiales" formadas en el trabajo administrativo del PCUS (b) - el PCUS, que fueron guardados personalmente por los jefes de los departamentos generales de los comités de distrito, regionales comités y el Comité Central con documentos marcados como "Alto secreto, de particular importancia". Fueron registrados en diarios de registro especiales y estaban en sobres cerrados, que solo dos personas en el comité del partido tenían derecho a abrir: el primer secretario y el jefe del departamento general. La composición de los documentos de las "carpetas especiales" y la admisión para trabajar con ellos no se determinaron por instrucciones, sino por decisión personal del jefe del comité del partido.
No todos los documentos que cayeron en las "carpetas especiales" pueden parecer al historiador merecedores del sello de "Importancia especial". Por ejemplo, en la revista Boletín del Archivo del Presidente de la Federación Rusa (No. 1, 1995), publicado como parte de la revista Istochnik, se publicó un pequeño documento: “Alto secreto. Carpeta especial. Personalmente. Nº P 187/154. Tt. Gorbachov, Boldin. Extracto del acta de la reunión del Politburó del Comité Central del PCUS No. 187 del 23 de junio de 1990. Traducir público-público documentos de archivo almacenado en el sector VI del Departamento General del Comité Central del PCUS, en el archivo del Presidente de la URSS. Secretario del Comité Central. Por orden del presidente de la URSS del 10 de septiembre de 1991, se transfirieron a este archivo documentos del archivo del Politburó del Comité Central del PCUS para 1919-1991. “como teniendo valor de información y referencia” Así, se creó otro tipo de “carpeta especial”. Actualmente, se almacena en el Archivo del Presidente de la Federación Rusa (AP RF).
La posición del partido gobernante permitió al PCUS crear sus propios archivos -centrales y locales- en los que se depositaban para su almacenamiento permanente los documentos que habían perdido su valor de referencia operativo e informativo. Tras el cese de las actividades del PCUS y la liquidación del sistema de archivos del partido, los documentos de los órganos centrales y más altos del partido se dispersaron en tres archivos de Moscú: la Academia de Ciencias de la Federación Rusa, la RGA de Historia Contemporánea (RGANI) y la RGA de Historia Sociopolítica (RGASPI). Los documentos de las organizaciones locales del partido se encuentran en los antiguos archivos del partido de las entidades constitutivas de la Federación Rusa.
La documentación de otros organismos públicos también ha sido depositada en varios archivos. Daremos información sobre el paradero de los documentos de los órganos superiores y centrales de los organismos públicos.
Tabla 4
Archivos que almacenan documentos de organismos públicos en Imperio ruso,
RSFSR, URSS, RF
El trabajo de oficina de las organizaciones públicas de la Federación Rusa se desarrolla de acuerdo con las tradiciones que se formaron durante el período soviético. Como fuentes históricas, estos documentos prácticamente no se utilizan todavía.