Base legislativa de la Federación Rusa. Reglas del trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales Trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales del poder estatal

Para ninguno de mis compañeros es un secreto que el trabajo de oficina en nuestro país prácticamente no está regulado de ninguna manera. nivel federal. Estoy hablando de organizaciones comerciales: un numero enorme A las empresas no estatales solo se les puede recomendar que sigan uno u otro documento “normativo”. Hoy hablaremos de uno de ellos. Según él, todos los organismos estatales están obligados a realizar trabajos de oficina: estas son las Reglas de trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo. Puedes descargarlos aquí.

Estado de las Reglas

A pesar de que, por su nombre, las reglas se refieren solo a los órganos ejecutivos federales, la ley federal del 27 de julio de 2006 No. 149-FZ “Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información” dice que “las reglas para el trabajo de oficina y flujo de documentos establecido por otros organismos estatales, organismos Gobierno local dentro de su competencia, deberán cumplir con los requisitos, establecido por el Gobierno Federación Rusa en términos de trabajo de oficina y flujo de documentos para las autoridades ejecutivas federales” (Artículo 11). Por lo tanto, las reglas para las autoridades ejecutivas federales son obligatorias para todos los organismos estatales y gobiernos locales.

Obligar a seguirlos organizaciones comerciales no es posible, solo recomendable. Afortunadamente, la mayoría de las empresas todavía siguen estas recomendaciones.

Reglas de trámites en los órganos ejecutivos federales: cambios actuales

En mayo de 2016, se modificaron las Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales:

Se ha actualizado el apartado “Términos y definiciones”, en particular, se ha eliminado la extraña frase “imagen electrónica de un documento” y ha aparecido una “copia electrónica de un documento” totalmente comprensible e incuestionable;

Han aparecido dos accesorios nuevos (no están incluidos): firma electronica y Enlace al documento;

Al contabilizar los documentos, se hizo posible separar el día de recepción (firma, aprobación) del documento y el día de su registro para registrarlo oficialmente en sus instrucciones para el trabajo de oficina;

Se rediseñó por completo la sección “Peculiaridades del trabajo con documentos electrónicos en el órgano ejecutivo federal”;

Las Reglas tienen un apéndice: Una lista de información obligatoria sobre los documentos utilizados con el fin de contabilizar y buscar documentos en el EDMS de la autoridad ejecutiva federal.

Se han adoptado nuevas reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. Le pedimos a uno de los desarrolladores de las Reglas que nos cuente sobre este evento histórico: Director Adjunto del Instituto de Investigación de Documentación y Archivos de toda Rusia, Candidato a Ciencias Históricas, Profesor Asociado Valentina Fedorovna Yankova.

- ¿Cuándo se aprobaron las nuevas normas, cuándo entran en vigor? cual es el destino reglas del modelo, actuando antes por las autoridades federales?

Las Reglas para el Trámite en los Órganos Ejecutivos Federales (en adelante, las Reglas) fueron aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 15 de junio de 2009 No. 477. Las normas entraron en vigor a partir de la fecha de su aprobación.

De hecho, antes de la adopción de las Reglas, trabajamos en otro documento normativo: Instrucción del modelo sobre trámites en los órganos ejecutivos federales. Pero el estado de este documento era completamente diferente: la instrucción estándar fue aprobada por el Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas (actualmente el Ministerio de Cultura) de la Federación Rusa. nuevo documento- Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales - aprobado por el Gobierno Federación Rusa. Cabe señalar que este es el primer caso en la historia de nuestro país, incluyendo periodo soviético cuando el documento que regula el trabajo de oficina sea adoptado por el Gobierno. Esto indica, en primer lugar, que con la transición a la gestión de documentos electrónicos, en el contexto de la introducción de la interdepartamental gestión de documentos electrónicos Y e-gobierno, el papel y la importancia del trabajo de oficina no hacen más que aumentar.

Volviendo al Instructivo Estándar para Trámites en los Órganos Ejecutivos Federales, quiero decir que este documento ha perdido vigencia con la aprobación del Reglamento. Así consta en el texto de la propia resolución. Permítanme recordarles: la Instrucción estándar (modificada en 2005) se desarrolló en relación con la adopción reglamento modelo interacción entre los poderes ejecutivos federales, en cuyo numeral 11.1 se dijo:

“El trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales se organiza de acuerdo con las instrucciones estándar para el trabajo de oficina en el órgano ejecutivo federal... aprobado por el Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de la Federación Rusa. Las autoridades ejecutivas federales emiten sus propias instrucciones para el trabajo de oficina, acordadas con la Agencia Federal de Archivos.

El Decreto del Gobierno de la Federación Rusa, que aprobó las nuevas Reglas, también hizo cambios a este párrafo del reglamento modelo, ahora es válido en la siguiente edición:

“11.1. El trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales se lleva a cabo de acuerdo con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477. Sobre la base de estas Reglas, los órganos ejecutivos federales, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de los casos, dictan instrucciones para el mantenimiento de registros.

En consecuencia, el principal documento normativo sobre la base del cual las autoridades ejecutivas federales desarrollan instrucciones para el trabajo de oficina, ahora son las Normas, y no las Instrucciones Estándar para Trámites en el Poder Ejecutivo Federal.

- ¿Para quién son obligatorias las nuevas normas? ¿Cuáles son las consecuencias de su incumplimiento?

Del título de las Reglas se desprende que están dirigidas a las autoridades ejecutivas federales. De acuerdo con el Decreto del Presidente de la Federación Rusa No. 724 del 12 de mayo de 2008, nuestras autoridades ejecutivas federales incluyen:

ministerios federales, agencias federales y Agencias federales, cuyas actividades son administradas por el Presidente de la Federación Rusa, así como los servicios federales y las agencias federales subordinadas a estos ministerios federales;
Ministerios federales administrados por el Gobierno de la Federación Rusa, así como servicios federales y agencias federales subordinadas a estos ministerios federales;
servicios federales y agencias federales administradas por el Gobierno de la Federación Rusa.

Pero la gama de consumidores de estas Reglas no se limita a esto. El hecho es que el desarrollo mismo de las Reglas se llevó a cabo en relación con la aprobación de la Ley Federal "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información", en el art. 11 (p. 2) que decía lo siguiente.

Fue en él que apareció por primera vez la disposición de que el Gobierno de la Federación de Rusia determina el procedimiento para documentar las actividades de los órganos ejecutivos federales y mencionó además las "Reglas de trabajo de oficina y flujo de documentos", que en otros órganos estatales y Los gobiernos locales deben cumplir con las reglas que se establecen para los órganos federales del poder ejecutivo (ver artículo 11, inciso 2).

Por lo tanto, respondiendo directamente a su pregunta, recalco que, de acuerdo con ley Federal"Sobre la información, las tecnologías de la información y la protección de la información" los usuarios de las Reglas son las autoridades el poder del Estado(no solo federal, sino también autoridades de las entidades constitutivas de la Federación Rusa) y gobiernos locales.

Si hablamos de cuáles pueden ser las consecuencias en caso de incumplimiento de las Reglas, entonces debe prestar atención al párrafo 3 de este documento reglamentario: “el órgano ejecutivo federal sobre la base de estas Reglas, teniendo en cuenta las condiciones y detalles de sus actividades, desarrolla una instrucción sobre el trabajo de oficina aprobada por el titular del poder ejecutivo del organismo federal de acuerdo con el organismo ejecutivo federal en el campo de los archivos”, es decir, con la Agencia Federal de Archivos (Rosarchiv). Como consecuencia, si la instrucción sobre el trabajo de oficina del órgano ejecutivo federal no cumple con las Reglas, el Archivo Federal no lo aprobará.

- ¿Cómo pueden otras organizaciones utilizar las Reglas en su trabajo? Por ejemplo, al interactuar con las autoridades federales, y no solo.

En un momento dado, la Instrucción estándar sobre el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aunque estaba destinada únicamente a los órganos federales, fue muy utilizada, y no sólo por los órganos gubernamentales, sino también por organizaciones estatales y no estatales, al menos en ese sentido. parte que no llevó a sus propios detalles inherentes agencias gubernamentales. Creo que las Reglas también serán ampliamente utilizadas, aunque, por supuesto, no de la misma manera que las Instrucciones Estándar para Trámites.

Debe comprender que el estado de las Reglas es bastante alto, el documento está aprobado por el Gobierno de la Federación Rusa. Dichos documentos suelen contener principios generales, reglas, normas. Los detalles y detalles no están prescritos en tales documentos. A algunos les puede parecer que muchas disposiciones de las Reglas son similares a la declaración "El Volga desemboca en el Mar Caspio", pero el hecho es que estas "simples verdades" nunca han sido, en ningún documento normativo, especialmente de este nivel. consagrado A menudo constituyen las llamadas "prácticas comerciales". A menudo nos preguntan sobre esta o aquella regla clerical: "¿Dónde está escrito?", Y con bastante frecuencia sucede que en realidad no hay nada a lo que referirse. Creo que ahora, al menos una parte de tales disposiciones, ha recibido consolidación normativa. Además, debe girar Atención especial a la sección 6 de las Reglas "Peculiaridades del trabajo con documentos electrónicos en el órgano ejecutivo federal" y un apéndice del documento, que define la lista de información obligatoria sobre el documento necesaria para incluir el documento en el sistema de gestión de documentos electrónicos, contabilidad y búsqueda de documentos. Determinar la composición de esta información obligatoria sobre los documentos es importante para la implementación de la gestión de documentos electrónicos interdepartamentales.

- ¿Qué hay de nuevo en este documento?

En mi opinión, lo más importante y valioso es el apartado que establece algunos principios básicos de trabajo con documentos electrónicos. Su necesidad está vencida, en la actualidad, tanto a nivel federal como a nivel de los sujetos de la Federación Rusa y municipios se está trabajando mucho para crear el gobierno electrónico e implementar la gestión de documentos electrónicos interdepartamentales.

Permítanme recordarles que en este campo de actividad a nivel federal solo existe la Ley Federal "Sobre Firma Digital Electrónica", aprobada en 2002, prácticamente no existe legislación en el campo de la gestión de documentos electrónicos, especialmente en términos de organización del trabajo. con documentos electrónicos. En este sentido, los poderes ejecutivos federales se ven obligados a desarrollar reglas propias trabajan con documentos electrónicos, pero se implementan solo en el marco de la gestión departamental de documentos electrónicos. Para implementar el flujo de trabajo interdepartamental, se necesitan reglas comunes y unificadas. En este sentido, el Reglamento formula requisitos uniformes para trabajar con documentos electrónicos, necesarios en términos de trabajo de oficina. Las disposiciones más importantes incluyen las siguientes:

los documentos electrónicos se crean, procesan y almacenan en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal (cláusula 37 de las Reglas);
Las firmas digitales electrónicas se utilizan para firmar documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal. El medio de firma digital electrónica utilizado debe estar certificado en a su debido tiempo. Al considerar y aprobar documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se pueden utilizar métodos para confirmar acciones con documentos electrónicos, en los que los firma digital no usado (p. 38, 39);
para registrar y buscar documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se utiliza la información obligatoria sobre los documentos que figura en el apéndice de las Reglas. Además de la información obligatoria especificada por las Reglas, se puede utilizar información adicional sobre documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal (cláusula 25);
al transferir los documentos electrónicos recibidos para que los considere el jefe del órgano ejecutivo federal, enviar documentos electrónicos a las divisiones estructurales y ejecutores responsables del órgano ejecutivo federal, enviar documentos electrónicos y almacenar documentos electrónicos, sus datos de registro se transmiten (almacenan) junto con documentos (cláusula 42);
la aceptación y el envío de documentos electrónicos son realizados por el servicio administrativo del órgano ejecutivo federal (cláusula 40);
los documentos electrónicos ejecutados se sistematizan en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal. Al compilar la nomenclatura de casos, se indica que el caso se está tramitando en en formato electrónico. Documentos Electrónicos después de su ejecución, están sujetos a almacenamiento de acuerdo con el procedimiento establecido en el órgano ejecutivo federal por los períodos previstos para documentos similares para copia impresa(págs. 44-46).

no menos importante sección V "Fondo documental del órgano ejecutivo federal". Contiene una disposición que el órgano ejecutivo federal elabora y aprueba, de acuerdo con los Archivos Federales, una lista de documentos generados en el curso de sus actividades, así como en el curso de las actividades de las organizaciones subordinadas a él, indicando la retención períodos. Actualmente, solo unas pocas autoridades ejecutivas federales han desarrollado listas departamentales (industrias) de documentos con períodos de retención. Ausencia lista departamental crea grandes dificultades para compilar la nomenclatura de casos y determinar los plazos de almacenamiento de los documentos, ya que la disponibilidad listas de modelos los documentos con períodos de retención no contienen documentación que refleje los detalles de las actividades del órgano ejecutivo federal y sus órganos y organizaciones subordinados.

- ¿Cuándo empezaste a trabajar en las nuevas reglas?

El desarrollo de las Reglas fue previsto por el Plan para la preparación de los proyectos de ley necesarios para la implementación de la Ley Federal "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información" del 27 de julio de 2007 No. 149-FZ, aprobado por orden de el Gobierno de la Federación Rusa de fecha 27 de julio de 2007 No. 1002-R. El ejecutor responsable fue determinado por el Ministerio de Cultura y Comunicaciones de Masas de la Federación Rusa (ahora, el Ministerio de Cultura), co-ejecutores: el Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia, el Servicio Federal de Seguridad de Rusia y otros departamentos. El Ministerio de Cultura de Rusia encomendó el desarrollo del borrador del documento a la Agencia Federal de Archivos (Rosarchiv), que involucró al Instituto de Investigación de Documentación y Archivos de toda Rusia en este trabajo.

El trabajo sobre las Reglas en realidad comenzó en 2008. En el primer semestre del año se elaboró un borrador de Reglamento, luego de lo cual se inició la discusión del documento con los coejecutores y su aprobación. El proceso fue largo ya que hubo que tener en cuenta las opiniones de varios departamentos. El documento fue revisado tres veces durante el proceso de aprobación. Hay que decir que prácticamente no se plantearon objeciones de fondo durante el proceso de coordinación. El proyecto de Reglas aprobado fue presentado al Gobierno de la Federación Rusa por el Ministerio de Cultura ya en 2009. Aunque se hicieron cambios muy serios al texto durante la discusión del borrador de Reglas en el Gobierno de la Federación Rusa, el proceso de discusión en sí procedió con un espíritu muy constructivo y no tomó mucho tiempo.

- ¿Porque tan largo? ¿Qué desafíos tuviste que superar durante el proceso de desarrollo?

En primer lugar, era necesario entender el propósito de este documento. El texto de las Reglas dice que establecen "un procedimiento unificado para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales". Teniendo en cuenta que cualquier documento normativo establece normas de largo plazo diseñadas para una amplia gama de organizaciones o personas, fue necesario aislar lo que podría constituir este “procedimiento único para el trabajo de oficina”, lo que podría actuar largo tiempo, y algo que puede ser aplicado por todas las autoridades del ejecutivo federal.

Por supuesto, es necesario señalar el estilo especial de presentación del documento normativo. Si bien el instituto tenía experiencia en la elaboración de un proyecto de ley sobre soporte documental de la gestión y otros documentos normativos, de las mismas Instrucciones Estándar para el Trabajo de Oficina en los Órganos Ejecutivos Federales, sin embargo, no era fácil describir el procedimiento para el trabajo de oficina sin entrar en la tecnología del trabajo con documentos, que es el tema de la instrucción.

- ¿Cuáles fueron los problemas con la aprobación del Reglamento y cómo se resolvieron? ¿Qué piezas hubo que quitar? ¿Serán trasladados a pautas sobre la aplicación de las nuevas normas?

Como ya he dicho, en el proceso de finalización del borrador del documento en el Gobierno de la Federación Rusa, ha sufrido algunos cambios y, sobre todo, se ha reducido significativamente.

En "nuestra" versión de este documento había una sección más completa "Documentación de las actividades del órgano ejecutivo federal", en particular, había dos apéndices a esta sección: muestras de formularios del órgano ejecutivo federal y las reglas para procesar los detalles de los documentos, que se eliminaron en la última etapa de la discusión. Además, se cambiaron los nombres de algunos requisitos, en mi opinión, sin razón, por ejemplo, el requisito "Encabezado del texto" en las Reglas se llama "Nombre del documento". Hay otras disposiciones con las que no estoy de acuerdo.

Sobre todo, lamento que nosotros no defendió la sección "Servicio de gestión de oficinas del órgano ejecutivo federal". Desde nuestro punto de vista, fue muy importante para elevar el estatus de estas divisiones en los órganos ejecutivos federales. Según los datos que tenemos, los servicios de mantenimiento de registros en la mayoría de los órganos ejecutivos federales no son unidades independientes. Pero esto no es tan malo, lo principal es que forman parte de una variedad de departamentos (oficinas), desde el departamento de control y análisis o servicio público y personal a nivel jurídico y administrativo-económico. Tratamos de establecer al menos algún orden al respecto, al menos habíamos formulado una disposición de que el servicio administrativo del órgano ejecutivo federal es una unidad estructural independiente que reporta directamente al jefeórgano ejecutivo federal o subjefe encargado de la información y documentación. En nuestra opinión, había otra disposición importante que estructura y recuento los servicios de gestión de registros son aprobados por el jefe del órgano ejecutivo federal sobre la base de las normas laborales. Lamentablemente, esta sección ha sido eliminada. Pero nuestra pérdida fue compensada por el hecho de que la cláusula 3 se incluyó en el texto de la propia resolución, que modificó las cláusulas 2.38 y 2.39 de la Reglamentación Modelo. organización internaórganos ejecutivos federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 28 de julio de 2005 No. 452. En la versión anterior de este documento, la cláusula 2.29 se formuló de la siguiente manera:

“2.39. La responsabilidad de la organización y realización del trabajo de oficina en las subdivisiones estructurales de los órganos ejecutivos federales recae en los jefes de estas subdivisiones.

El trabajo directo en el soporte de documentación en divisiones estructurales lo llevan a cabo personas responsables del trabajo de oficina.

EN nueva edición se parece a esto:

“2.39. La organización y el mantenimiento de registros en el órgano ejecutivo federal está a cargo de la subdivisión estructural del órgano ejecutivo federal, a la que se le confían las funciones de mantenimiento de registros, así como de las personas responsables del mantenimiento de registros en otras divisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. .

Ciertamente, parte del material que no está incluido en las Reglas aprobadas puede y debe incluirse en las Directrices para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales previsto por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477, pero muchas de las disposiciones en pautas no se incluirán simplemente por el hecho de que están usando caracter normativo y solo puede estar en la normativa acto legal, y las recomendaciones, como comprenderá, son un documento de un estado diferente: una recomendación.

- ¿Cuándo podemos esperar estas pautas?

Cronología de desarrollo este documento están determinados por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477, donde el párrafo 4 dice lo siguiente: “Antes del 1 de enero de 2010, la Agencia Federal de Archivos aprobará las pautas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales”. La preparación de recomendaciones también se confió a nuestro instituto, el Instituto de Investigación de Gestión y Archivo de Registros de toda Rusia, que también fue el desarrollador de las Instrucciones Modelo para el Trámite en las autoridades ejecutivas federales. Este trabajo ya está en marcha.

- Gracias por abrir el velo del funcionamiento interno del desarrollo y la aprobación. marco normativo en negocios. Esperamos que la conversación sobre las nuevas Reglas de trabajo de oficina en los poderes ejecutivos federales sea la primera señal, y en el futuro, cuando se complete el trabajo sobre las Directrices para la aplicación de las Reglas, podrá dar nuevas orientaciones para nuestros lectores.

notas al pie

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De conformidad con el Artículo 11 de la Ley Federal "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información", el Gobierno de la Federación Rusa decide:

1. Aprobar el Reglamento adjunto de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.

2. Esquema de la cláusula 11.1 del Reglamento Modelo para la Interacción de los Órganos Ejecutivos Federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 19 de enero de 2005 N 30 , en la próxima edición:

"11.1. El trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales se lleva a cabo de conformidad con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 N 477. Sobre la base de estas Reglas, federal órganos ejecutivos de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en materia de archivo, imparten instrucciones sobre el trabajo de oficina.

3. Indique las cláusulas 2.38 y 2.39 del Reglamento Modelo para la organización interna de los órganos ejecutivos federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 28 de julio de 2005 N 452 (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N3 1, art. 3233), de la siguiente manera:

"2.38. El trabajo de oficina en el órgano ejecutivo federal se lleva a cabo de conformidad con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 N 477. Sobre la base de estas Reglas , el órgano ejecutivo federal, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de archivo, emite instrucciones para el trabajo de oficina.

El trabajo con documentos secretos, telegramas cifrados, otros documentos de acceso limitado, así como el procesamiento de información secreta y de otro tipo de acceso limitado se lleva a cabo de acuerdo con instrucciones especiales.

2.39. La organización y el mantenimiento de registros en el órgano ejecutivo federal está a cargo de la subdivisión estructural del órgano ejecutivo federal, a la que se le confían las funciones de mantenimiento de registros, así como de las personas responsables del mantenimiento de registros en otras divisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. .

4. A partir del 1 de enero de 2010, la Agencia Federal de Archivos deberá aprobar las recomendaciones metodológicas para la elaboración de instructivos de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.

Presidente del Gobierno de la Federación Rusa

Putin

Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales

I. Disposiciones generales

1. Este Reglamento establece un procedimiento unificado para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.

2. Este Reglamento no se aplica a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de Estado.

3. El órgano ejecutivo federal sobre la base de estas Reglas, teniendo en cuenta las condiciones y los detalles de sus actividades, desarrolla una instrucción sobre el trabajo de oficina, aprobada por el jefe del órgano ejecutivo federal de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo. de archivo.

II. Conceptos básicos

4. En estas Reglas se utilizan los siguientes conceptos básicos:

"documentación" - fijación de información en medios materiales de la manera prescrita;

"trabajo de oficina" - una actividad que asegura la creación documentos oficiales y organización del trabajo con ellos en los órganos ejecutivos federales;

"documento" - un documento oficial creado por un organismo estatal, organismo de gobierno local, legal o individual emitido de acuerdo con el procedimiento establecido e incluido en el flujo de documentos del órgano ejecutivo federal;

"flujo de documentos": el movimiento de documentos desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución, la colocación en el archivo y (o) el envío;

"detalles del documento" - un elemento obligatorio del documento;

"documento original" - la primera o única copia del documento;

"copia de un documento" - un documento que reproduce completamente la información del documento original y sus características externas, que no tiene fuerza legal;

"registro de documentos" - asignar un número de registro a un documento y registrar información sobre el documento de la manera prescrita;

"nomenclatura de casos": una lista sistematizada de los nombres de los casos formados en el órgano ejecutivo federal, indicando los términos de su almacenamiento;

"caso" - un conjunto de documentos o documento separado relativo a un tema o área de actividad del órgano ejecutivo federal;

"Servicio de administración de oficinas": una subdivisión estructural del órgano ejecutivo federal, a la que se le confían las funciones de realizar el trabajo de oficina, así como las personas responsables de mantener el trabajo de oficina en otras subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal.

tercero Creación de documentos en el órgano ejecutivo federal

5. Los documentos creados en el órgano ejecutivo federal se redactan en papel membretado, en hojas de papel estándar de formato A4 (210x297 mm) o A5 (148x210 mm) o en forma de documentos electrónicos y deben tener una composición de detalles establecida, su ubicación y ejecución.

6. Las formas del cuerpo ejecutivo federal se desarrollan sobre la base de la opción angular o longitudinal para la ubicación de los detalles. Con la versión de esquina, los detalles del formulario se encuentran en la esquina superior izquierda de la hoja. En la versión longitudinal, los detalles del formulario se ubican en el medio de la hoja a lo largo del margen superior.

7. Cada hoja de un documento, redactado tanto en membrete como en una hoja de papel estándar, debe tener márgenes de al menos 20 mm - izquierda, 10 mm - derecha, 20 mm - superior y 20 mm - inferior.

8. Los formularios de muestra son aprobados por orden del jefe del órgano ejecutivo federal.

9. Los detalles de los documentos creados en el curso de las actividades del órgano ejecutivo federal son:

a) el Emblema del Estado de la Federación Rusa;

b) el nombre del órgano ejecutivo federal;

c) el cargo de la persona que firmó el documento;

d) firma oficial;

e) tipo de documento;

f) lugar de compilación (publicación) del documento;

g) datos de referencia sobre el órgano ejecutivo federal;

h) destinatario;

i) la fecha del documento;

para) número de registro documento;

k) nombre del documento;

o) una nota sobre la presencia de aplicaciones;

o) sello de aprobación;

p) sello de aprobación;

r) impresión del sello;

s) una marca en la certificación de la copia;

t) nota sobre el ejecutante;

x) instrucciones para la ejecución del documento;

v) marca de control del documento;

h) una nota sobre la ejecución del documento;

w) nota de confidencialidad.

10. La composición de los detalles del documento está determinada por su tipo y propósito.

11. La aprobación del documento en el órgano ejecutivo federal se emite mediante la visa de un funcionario autorizado del órgano ejecutivo federal. La aprobación de un documento creado en un órgano ejecutivo federal con otras autoridades y organismos estatales se formaliza mediante un sello (hoja) de aprobación, un protocolo o una carta de aprobación.

IV. Requisitos para la organización de la circulación de documentos en el órgano ejecutivo federal

12. En el flujo de documentos del órgano ejecutivo federal se distinguen los siguientes flujos de documentos:

a) documentación entrante (entrante);

b) documentación enviada (saliente);

c) documentación interna.

13. En el órgano ejecutivo federal, la entrega y despacho de documentos se realiza por medio de comunicación postal, mensajería y telecomunicaciones.

14. Los documentos recibidos por el órgano ejecutivo federal se someten a trámite primario, registro, consideración preliminar, transferencia a la administración para su consideración, se transfieren a los albaceas y, después de la ejecución, se colocan en archivos.

15. El procesamiento primario de los documentos recibidos incluye verificar la entrega correcta de los documentos y la disponibilidad de los documentos y anexos a los mismos, así como la distribución de los documentos en registrados y no sujetos a registro.

16. El registro de los documentos recibidos se lleva a cabo, por regla general, el día de la recepción, creado, el día de la firma o aprobación o el siguiente día hábil.

17. Las apelaciones de los ciudadanos se registran y forman casos por separado de otros documentos del órgano ejecutivo federal.

18. Los documentos registrados son transferidos por el servicio de mantenimiento de registros para su consideración al titular del órgano ejecutivo federal o, por decisión del titular del órgano ejecutivo federal, a otros funcionarios del órgano ejecutivo federal. Los documentos con instrucciones de ejecución son transferidos por el servicio de gestión de registros a los artistas intérpretes o ejecutantes.

19. El original del documento se envía a la subdivisión estructural del órgano ejecutivo federal responsable de la ejecución del documento. Si hay varios ejecutores, el documento original se transfiere a la unidad estructural que es el ejecutor responsable, las unidades restantes reciben una copia del documento.

20. Los documentos, una vez firmados por el jefe (jefe adjunto) del órgano ejecutivo federal, se transfieren al servicio de producción para su registro y envío.

21. El servicio de gestión de registros verifica la exactitud del documento, la integridad del documento y el cumplimiento del número de copias del documento con la lista de correo. Los documentos ejecutados incorrectamente se devuelven al contratista.

22. Los documentos deben enviarse el día de su registro o el siguiente día hábil.

23. La transferencia de documentos entre subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal se realiza a través del servicio de mantenimiento de registros.

24. En el órgano ejecutivo federal, el servicio de gestión de registros lleva registros de los documentos entrantes, creados y enviados. Los datos sobre el número de documentos son resumidos, analizados por el servicio de mantenimiento de registros y presentados al jefe del órgano ejecutivo federal en la forma prescrita por él.

25. Para registrar y buscar documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se utiliza información obligatoria sobre documentos de conformidad con el apéndice. Se puede utilizar información adicional sobre los documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.

V. Fondo documental del órgano ejecutivo federal

26. El órgano ejecutivo federal:

a) forma su fondo documental a partir de los documentos formados en el curso de sus actividades;

b) elabora y aprueba, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de los archivos, una lista de documentos generados en el curso de sus actividades, así como en el curso de las actividades de las organizaciones subordinadas a él, indicando los períodos de almacenamiento .

27. La formación del fondo documental del órgano ejecutivo federal está a cargo del servicio de gestión de registros compilando una nomenclatura de casos, formando y procesando casos, garantizando su seguridad, registrando y transfiriendo casos al archivo del órgano ejecutivo federal.

28. Nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal:

a) es compilado por el servicio de gestión de registros sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales;

b) se aprueba previa coordinación con la central comisión de expertos del órgano ejecutivo federal por el jefe del órgano ejecutivo federal a más tardar al final del año en curso y entrará en vigor el 1 de enero del año siguiente;

c) una vez cada 5 años, se coordina con la comisión de expertos y verificación del archivo del estado federal, a la que se transfieren los documentos formados en el curso de las actividades del órgano ejecutivo federal para su almacenamiento permanente fondo de archivo Federación Rusa;

d) en caso de cambio en las funciones y estructura del órgano ejecutivo federal, está sujeto a acuerdo con la comisión de peritaje y verificación del archivo del estado federal.

29. Los nombres de las secciones de la nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal son los nombres de las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal.

30. Los casos se forman de acuerdo con la nomenclatura de casos, así como en cumplimiento de los principios de sistematización de documentos y su distribución (agrupación) para casos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años), incluidos casos para personal, y para los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive).

31. Los casos desde la fecha de su formación hasta la transferencia al archivo del órgano ejecutivo federal o para su destrucción se almacenan en unidades estructurales en el lugar de su formación.

32. Los casos se emiten para uso temporal a los empleados de las divisiones estructurales por un período determinado por el jefe del órgano ejecutivo federal, y después de su vencimiento están sujetos a devolución.

Otro cuerpos gubernamentales los casos y las organizaciones se emiten sobre la base de sus solicitudes por escrito con el permiso del jefe del órgano ejecutivo federal o su adjunto a cargo del trabajo de oficina.

33. La retirada de documentos de los archivos de depósito permanente está permitida en casos excepcionales y se lleva a cabo con la autorización del titular del órgano ejecutivo federal, dejando en el caso una copia del documento certificada en la forma prescrita, y un acto de las razones para emitir el original.

34. Los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo del órgano ejecutivo federal no antes de 1 año y no más de 3 años a partir de la fecha de su uso o almacenamiento en unidades estructurales. La transferencia de casos al archivo del órgano ejecutivo federal se realiza sobre la base de inventarios de casos de almacenamiento permanente, almacenamiento temporal (más de 10 años) y personal, compilados en las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) en el archivo del órgano ejecutivo federal no se transfieren y están sujetos a destrucción en la forma prescrita.

35. La base para compilar inventarios de cajas de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) es la nomenclatura de cajas.

36. El órgano ejecutivo federal en materia de archivo determina el procedimiento para compilar la nomenclatura de casos e inventarios de casos, la formación y ejecución de casos, así como la destrucción de casos de almacenamiento temporal en el órgano ejecutivo federal.

VI. Características del trabajo con documentos electrónicos en el órgano ejecutivo federal.

37. Los documentos electrónicos se crean, procesan y almacenan en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.

38. Para la firma de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal se utilizan firmas digitales electrónicas. El medio de firma digital electrónica utilizado deberá estar certificado de acuerdo con el procedimiento establecido.

39. Al considerar y aprobar documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se podrán utilizar métodos para confirmar acciones con documentos electrónicos en los que no se utilice firma digital electrónica.

40. La recepción y el envío de documentos electrónicos están a cargo del servicio administrativo.

41. Al recibir los documentos electrónicos, el servicio administrativo verificará la autenticidad de la firma digital electrónica.

42. Al transferir documentos electrónicos recibidos para su consideración por el jefe del órgano ejecutivo federal, enviar documentos electrónicos a divisiones estructurales y ejecutores responsables del órgano ejecutivo federal, enviar documentos electrónicos y almacenar documentos electrónicos, sus datos de registro se transfieren (almacenan) junto con con documentos electrónicos.

43. La unidad de contabilidad de un documento electrónico es un documento electrónico registrado en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.

44. Los documentos electrónicos ejecutados se sistematizan en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal.

45. Al compilar la nomenclatura de casos, se indica que el caso se está tramitando en forma electrónica.

46. Después de su ejecución, los documentos electrónicos están sujetos a almacenamiento de acuerdo con el procedimiento establecido en el órgano ejecutivo federal por los períodos previstos para documentos similares en papel.

47. Después de la expiración del período establecido para el almacenamiento de archivos electrónicos (documentos electrónicos), sobre la base de un acto sobre su asignación para destrucción, aprobado por el titular del órgano ejecutivo federal, estos archivos electrónicos (documentos electrónicos) son sujeto a destrucción.

Apéndice

Lista de información obligatoria sobre los documentos utilizados con fines contables y de búsqueda de documentos en los sistemas de gestión de documentos electrónicos de los órganos ejecutivos federales

1. Receptor

2. Destinatario

3. Cargo, apellido e iniciales de la persona que firma el documento

4. Tipo de documento

5. Fecha del documento

6. Número de documento

7. Fecha de recepción del documento

10. Nombre del texto

12. Información sobre el envío de documentos

13. Número de hojas del documento principal

14. Número de solicitudes

15. Número total de hojas de solicitud

16. Instrucciones para la ejecución del documento

17. Cargo, apellido e iniciales del ejecutante

18. Aviso de Privacidad

"Sobre la Aprobación de las Reglas de Trámites en los Órganos Ejecutivos Federales"

Edición del 26/04/2016 - Válido desde el 06/05/2016

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GOBIERNO DE LA FEDERACIÓN DE RUSIA

RESOLUCIÓN
de fecha 15 de junio de 2009 N 477

DE LA APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE TRABAJO DOCUMENTAL EN LOS AUTORIDADES EJECUTIVAS FEDERALES

de fecha 07/09/2011 N 751, de fecha 26/04/2016 N 356)

1. Aprobar el Reglamento adjunto de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.

primer ministro
Federación Rusa
PUTIN

APROBADO
Decreto del Gobierno
Federación Rusa
de fecha 15 de junio de 2009 N 477

REGLAMENTOS
TRABAJO DE OFICINA EN AUTORIDADES EJECUTIVAS FEDERALES

(Modificado por Decretos del Gobierno de la Federación Rusa del 07.09.2011 N 751, del 04.26.2016 N 356)

I. Disposiciones generales

1. Este Reglamento establece un procedimiento unificado para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.

2. Este Reglamento no se aplica a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de Estado.

II. Términos y definiciones de fecha 26 de abril de 2016 N 356)

4. A los efectos de estas Reglas, se utilizan los siguientes términos y definiciones: (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"documentación" - fijación de información en medios materiales de la manera prescrita;

"papeleo": una actividad que garantiza la creación de documentos oficiales y la organización del trabajo con ellos en los órganos ejecutivos federales;

"documento" - un documento oficial creado por un organismo estatal, organismo de autogobierno local, entidad legal o individuo, redactado de acuerdo con el procedimiento establecido e incluido en el flujo de documentos del organismo ejecutivo federal;

"flujo de documentos": el movimiento de documentos desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución, la colocación en el archivo y (o) el envío;

"requisito de documento" - un elemento del documento necesario para su diseño y organización del trabajo con él; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"documento original" - la primera o única copia del documento;

"copia de un documento" - un documento que reproduce completamente la información del documento original y sus características externas, que no tiene fuerza legal;

"registro de documentos": asignar un número de registro a un documento, ingresar información sobre el documento en el formulario de registro y contabilidad; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"nomenclatura de casos": una lista sistematizada de títulos de casos con una indicación de sus períodos de almacenamiento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"caso": un conjunto de documentos o un documento separado relacionado con un tema o área de actividad del órgano ejecutivo federal;

"Servicio de gestión de oficinas": una unidad estructural a la que se le confían las funciones de realizar el trabajo de oficina, así como las personas responsables de mantener el trabajo de oficina en otras unidades estructurales; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"copia electrónica de un documento" - una copia de un documento creado en formulario electronico; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

Párrafo 14 - Derogado. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"sistema de gestión de documentos electrónicos": un sistema de información automatizado que proporciona la creación de documentos electrónicos y copias electrónicas de documentos, su gestión, su almacenamiento y acceso a ellos, así como el registro de documentos; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

"gestión de documentos electrónicos" - gestión de documentos utilizando sistema de informacion. (modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 07.09.2011 N 751)

Otros conceptos utilizados en estas Reglas corresponden a los conceptos definidos en la legislación de la Federación Rusa. (modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 07.09.2011 N 751)

tercero Creación de documentos en el órgano ejecutivo federal

5. Los documentos creados en el órgano ejecutivo federal se redactan en papel membretado, en hojas de papel estándar de formato A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm) o en forma de documentos electrónicos y deben tener la composición establecida de datos, su ubicación y registro.

Al crear documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos, se utilizan plantillas de documentos electrónicos. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

8. Los formularios de muestra y las plantillas electrónicas de documentos son aprobados por el jefe del órgano ejecutivo federal. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

9. Los detalles de los documentos creados en el curso de las actividades del órgano ejecutivo federal son: (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

a) el Emblema del Estado de la Federación Rusa; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

b) el nombre del órgano ejecutivo federal; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

c) nombre unidad estructuralórgano ejecutivo federal; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

d) título del trabajo; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

e) datos de referencia sobre el órgano ejecutivo federal; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

f) nombre del tipo de documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

g) fecha del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

h) número de registro del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

i) referencia al número de registro y fecha del documento entrante; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

j) lugar de compilación (publicación) del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

k) sello de restricción de acceso al documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

l) destinatario; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

m) sello de aprobación del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

n) instrucciones para la ejecución del documento (resolución); (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

n) título del texto; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

p) el texto del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

c) marca de control; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

r) una nota sobre la solicitud; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

s) firma; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

t) marca de firma electrónica; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

x) sello de aprobación del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

v) visado; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

h) impresión; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

w) una marca en la certificación de la copia; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

w) una nota sobre el ejecutante; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

e) una nota sobre la ejecución del documento y su envío al caso; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

j) una nota sobre la recepción del documento; (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

10. La composición de los detalles del documento está determinada por su tipo y propósito.

IV. Requisitos para la organización de la circulación de documentos en el órgano ejecutivo federal

12. En el flujo de documentos del órgano ejecutivo federal se distinguen los siguientes flujos de documentos:

a) documentación entrante (entrante);

b) documentación enviada (saliente);

c) documentación interna.

13. En el órgano ejecutivo federal, la entrega y despacho de documentos se realiza por medio de comunicaciones postales, mensajerías y telecomunicaciones.

16. El registro de los documentos recibidos y creados se lleva a cabo el día de la recepción, creación (firma o aprobación) o el siguiente día hábil, a menos que la legislación de la Federación de Rusia disponga lo contrario. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

17. La cláusula ya no es válida. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

18. Los documentos registrados son transferidos por el servicio de mantenimiento de registros para su consideración al titular del órgano ejecutivo federal o, por decisión del titular del órgano ejecutivo federal, a otros funcionarios del órgano ejecutivo federal. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

Los documentos o sus copias con instrucciones de ejecución (resoluciones) son transferidos por el servicio de gestión de registros a los albaceas. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

Al brindar al albacea la posibilidad de acceder a una copia electrónica del documento en el sistema de gestión de documentos electrónicos, el documento original podrá permanecer en el servicio de registro, si así lo establece el instructivo para el registro en el órgano ejecutivo federal. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

20. Documentos después de su firma por el titular del órgano ejecutivo federal u otro Persona autorizada se transfieren al servicio administrativo para su registro y envío. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

22. Los documentos deben enviarse el día de su registro o el siguiente día hábil.

23. La transferencia de documentos entre subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal se realiza a través del servicio de mantenimiento de registros.

V. Fondo documental del órgano ejecutivo federal

26. El órgano ejecutivo federal:

a) forma su fondo documental a partir de los documentos formados en el curso de sus actividades;

c) desarrolla y aprueba un álbum de plantillas formas unificadas documentos creados por el órgano ejecutivo federal. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

27. El servicio de gestión de registros lleva a cabo la formación del fondo documental del órgano ejecutivo federal mediante la elaboración de una nomenclatura de casos, la formación y el procesamiento de casos, la garantía de su seguridad, el registro y la transferencia de casos al archivo del órgano ejecutivo federal. .

28. Nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal:

a) es compilado por el servicio de gestión de registros sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales;

b) es aprobado después de su acuerdo con la comisión central de expertos del órgano ejecutivo federal por el titular del órgano ejecutivo federal a más tardar a finales del año en curso y entra en vigor el 1 de enero del año siguiente;

c) una vez cada 5 años, se coordina con la comisión de expertos y verificación del archivo del estado federal, a la que se transfieren los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa formados en el curso de las actividades del órgano ejecutivo federal para permanente almacenamiento;

d) en caso de cambio en las funciones y estructura del órgano ejecutivo federal, está sujeto a acuerdo con la comisión de peritaje y verificación del archivo del estado federal.

29. Los nombres de las secciones de la nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal son los nombres de las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal.

32. Los casos se emiten para uso temporal a los empleados de unidades estructurales por un período determinado por el jefe del órgano ejecutivo federal, y después de su vencimiento están sujetos a devolución.

Los casos se envían a otros órganos y organizaciones estatales sobre la base de sus solicitudes por escrito con el permiso del jefe del órgano ejecutivo federal o su adjunto a cargo del trabajo de oficina.

33. La retirada de documentos de los archivos de depósito permanente se permite en casos excepcionales y se realiza con la autorización del titular del órgano ejecutivo federal, dejando copia debidamente certificada del documento y acta de las razones por las que se emitió el original. )

35. La base para compilar inventarios de cajas de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) es la nomenclatura de cajas.

VI. Características del trabajo con documentos electrónicos en el órgano ejecutivo federal. (Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

37. Los documentos electrónicos se crean, procesan y almacenan en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.

38. Un documento electrónico debe ser emitido de acuerdo con reglas generales trabajo de oficina y tener los detalles establecidos para un documento similar en papel, con la excepción de los detalles "Emblema del Estado de la Federación Rusa".

El órgano ejecutivo federal utiliza documentos electrónicos (sin documentación previa en papel) y copias electrónicas de documentos.

39. La composición de los documentos electrónicos creados en el órgano ejecutivo federal se establece mediante la lista de documentos, cuya creación, almacenamiento y uso se realizan exclusivamente en forma de documentos electrónicos al organizar las actividades internas del órgano ejecutivo federal, desarrollado sobre la base de las recomendaciones de la Agencia Federal de Archivos.

La lista de documentos, cuya creación, almacenamiento y uso se lleva a cabo exclusivamente en forma de documentos electrónicos al organizar las actividades internas del órgano ejecutivo federal, es aprobada por el jefe de este órgano ejecutivo federal de acuerdo con el Archivo Federal Agencia.

40. Los documentos electrónicos enviados a las autoridades estatales y los gobiernos locales se firman con una firma electrónica calificada mejorada de un funcionario del órgano ejecutivo federal de conformidad con la Ley Federal "Sobre la firma electrónica".

41. En el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se pueden utilizar métodos de confirmación de acciones con documentos electrónicos, en los que se utilizan otros tipos de firmas electrónicas de conformidad con la Ley Federal "Sobre Firma Electrónica".

42. La recepción y el envío de documentos electrónicos están a cargo del servicio administrativo.

43. Después de recibir documentos electrónicos firmados con firma electrónica, el servicio de gestión de la oficina verifica la validez de la firma electrónica.

44. Luego de la inclusión de los documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos, se generan datos registrales y contables sobre el documento que aseguran la gestión del documento, incluyendo su búsqueda, acceso al documento, control, almacenamiento, uso y otros datos.

45. Los documentos creados en el órgano ejecutivo federal y (o) recibidos por el órgano ejecutivo federal en papel se registran en el sistema de gestión de documentos electrónicos con la creación de una copia electrónica de dicho documento en él.

46. El registro y la contabilidad de los documentos electrónicos se realizan en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.

47. Los documentos electrónicos se transforman en archivos electrónicos de acuerdo con la nomenclatura de casos.

La nomenclatura de casos indica que el caso se está tramitando en formato electrónico, lo cual se anota en el encabezamiento del caso o en la columna "Nota".

(Modificado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356)

2. Destinatario

3. Cargo, apellido e iniciales de la persona que firma el documento

4. Nombre del tipo de documento

5. Fecha del documento

6. Número de registro del documento

7. Fecha de recepción del documento

8. Número de registro del documento entrante

9. Información sobre documentos relacionados(nombre del tipo de documento, fecha, número de registro, tipo de comunicación)

10. Título del texto ( resumen documento)

12. Información sobre el envío de documentos

13. Número de hojas del documento principal

¿Qué es el trabajo de oficina y el flujo de documentos (2019)? Tutorial, así como un diccionario económico moderno, define el flujo de trabajo como el movimiento de documentos entre sus compiladores y ejecutores a lo largo de las cadenas tecnológicas de la información, lo que hace posible informar a todos. partes interesadas, traerles decisiones tomadas, contabilidad y control. A su vez, el trabajo de oficina son las actividades de mantenimiento, actualización y control de la documentación.

Porque el valor de la información en mundo moderno y el negocio es difícil de sobrestimar, el trabajo de oficina y el flujo de documentos de la organización se dan papel importante. A menudo, la corrección de la toma de decisiones y el resultado final dependen de la claridad y la claridad de la redacción, la velocidad del papeleo.

Hay tres tipos de flujo de documentos:

entrante (ingresando a la organización);
saliente (enviado desde la organización);
interna (documentación creada y utilizada por los empleados en el proceso de gestión).

etapas de trabajo

El trabajo con documentos en la organización se divide en etapas.

Para entrantes:

recepción y procesamiento;
consideración preliminar por el secretario;
registro;
consideración por la dirección de la organización y dirección para la ejecución;
mando de ejecución.

Para saliente:

desarrollo, diseño;
registro;
enviando.

Para interno:

desarrollo, diseño;
registro;
procesamiento, ejecución, preparación de respuestas;
mando de ejecución.

Para todos:

contabilidad y análisis de volúmenes de flujo de documentos;
almacenamiento.

La velocidad de paso por las etapas depende directamente de la corrección del papeleo, así como de las normas de flujo de documentos aprobadas por la organización. A continuación se puede descargar un reglamento de muestra sobre el flujo de documentos en una organización (2019).

GOST para el trabajo de oficina 2019

Los requisitos para la ejecución de documentos oficiales en la actualidad están formulados en la norma nacional de la Federación Rusa. El cambio estándar estatal Federación Rusa GOST R 6.30-2003.

El conocimiento de GOST en el trabajo de oficina, en nuestra opinión, es útil para comenzar con el estudio de la terminología, que se describe en detalle en otro norma nacional- (trabajo de oficina y archivo GOST), ya que este conocimiento ayudará a comprender y utilizar correctamente el vocabulario profesional.

Define los conceptos utilizados en el artículo:

Un documento es información registrada en un soporte con detalles que permiten su identificación.
Ejecución del documento: fijación de los detalles necesarios en el documento.
Un atributo de documento es un elemento del diseño del documento.

GOST R 7.0.8-2013

Trabajo de oficina-2019: nuevos requisitos para el papeleo

Teniendo en cuenta las definiciones descritas, considere las reglas para formalizar documentos oficiales.

Para aquellos que se han enterado de la existencia de un estándar en el campo del trabajo de oficina a partir de este artículo, será útil un análisis detallado de las secciones de GOST. Para los empleados experimentados, le sugerimos que se familiarice con los cambios que entraron en vigor el 01/07/2018 junto con.

Una nueva sección importante inmediatamente llama la atención sobre sí misma. Requerimientos generales a la creación de documentos”, que sistematiza y describe las reglas relativas a todo tipo de detalles, incluido el texto:

número de páginas;
tipos de letra y tamaños de fuente preferidos;
sangría de párrafo;
el valor del interlineado, espaciado entre letras y palabras;
alineación del texto;
longitud máxima de línea para disposición angular y longitudinal;
reglas de selección de texto en negrita;
diseño de la página de título.

Todos los cambios están destinados a mejorar los requisitos. Se ha ampliado la lista de requisitos, se ha añadido:

sello de restricción de acceso;
marca de firma electrónica;
el nombre de la unidad estructural - el autor del documento;
el nombre de la posición de la persona - el autor del documento.

Algunos detalles se combinan en uno, por ejemplo, la variable "datos de referencia sobre la organización" puede incluir no solo la dirección postal y el número de teléfono, sino también OKPO, PSRN, TIN / KPP.

La sección "Detalles del procesamiento" se complementa con las reglas para el uso de direcciones introductorias y la frase de etiqueta final, firma electrónica, así como la firma de la persona que actúa como responsable.