Controlul asupra executării comenzilor. Organizarea controlului asupra executării documentelor (comenzilor)

„Managementul personalului”, 2008, N 22

Eficacitatea personală a managerului, utilizarea eficientă a timpului său este în proporție de 30% o chestiune de organizare personală și 70% este o chestiune de delegare eficientă a sarcinilor. În management, problemele de delegare au fost dezvoltate destul de serios - cum să-i motivezi pe subordonați să îndeplinească sarcini, cum să le acordăm autoritatea necesară, cum să stabilești termene realiste etc.

Managementul timpului corporativ analizează problema delegării din propriul unghi. Cum face un lider în munca sa personală să facă față unei cantități uriașe de sarcini și sarcini eterogene distribuite între subordonați? Ce îi permite să nu se „piardă” în acest haos, să controleze ordinele necesare la momentul potrivit?

Dacă acesta este un manager de top al unei corporații mari, de regulă, un sistem corporativ formal pentru urmărirea sarcinilor, misiunilor, memorii, procesele verbale ale ședințelor etc. Problema este că acest tip de sistem birocratic este destul de greu, stângaci. În același timp, este departe de toate sarcinile puse de lider că este, în general, oportun să „conducem” prin aceste mecanisme birocratice, să împuște vrăbii dintr-un tun.

Managerul are nevoie de un sistem mai simplu care să acopere toate aspectele muncii sale, inclusiv interacțiunile informale cu colegii care nu trec prin mecanisme birocratice. În același timp, sistemul ar trebui să fie cât mai automatizat posibil, oferind răspunsuri la întrebările „Ce sarcini sunt asociate cu această persoană?”, „Cu acest proiect?”, „Cu această perioadă de timp?” Cu un singur clic al butonului. mouse? etc.

Un sistem de control al comenzilor bine organizat vă permite să descărcați capul managerului, să scăpați de numeroasele memento-uri împrăștiate pe diverse suporturi electronice și de hârtie, având în același timp încredere deplină că fiecare comandă va fi finalizată la timp.

Sistemul de monitorizare a instrucțiunilor este deosebit de eficient în combinație cu un secretariat bine organizat (rețineți că un secretar, dar dotat cu regulamentele și sistemul de lucru corect, este, de asemenea, un secretariat). Într-o astfel de situație, sarcina principală a „rutinei de control” a instrucțiunilor este transferată către secretare, fără a pierde calitatea controlului.

Principii de control al instrucțiunilor

Sistemul de control al comenzilor se bazează pe trei principii simple și anume:

1. Toate comenzile capului trebuie să fie materializate, introduse într-un singur depozit.

2. Trebuie configurate vizualizări ale sistemului care să fie adecvate solicitărilor manageriale tipice ale managerului („După oameni”, „După proiecte”, „După termeni”, etc.).

3. Monitorizarea regulată a executării instrucțiunilor trebuie efectuată în conformitate cu prioritatea acestora; managerul ar trebui să primească rapoarte privind starea misiunilor.

Realizarea tehnică ideală pentru un astfel de sistem este Microsoft Outlook, deoarece conține mecanisme extrem de flexibile pentru personalizarea așa-numitelor vizualizări personalizate. Pe lângă vizualizările standard „După interpreți”, „După categorii”, „După scadențele”, puteți configura orice alte vizualizări ale sarcinilor - „După fabrici”, „După comitete”, „Numai sarcinile restante, data scadentă a care a expirat de la 5 la 20 de zile în urmă „ etc. Odată configurată, vizualizarea devine apoi disponibilă „cu un singur clic de mouse”.

Uneori, un astfel de sistem este configurat pe baza Lotus Notes sau Excel, dar acesta funcţionalitateși, de regulă, mai sărace.

Este important ca, în prezența unui volum mare de sarcini și sarcini, managerul trebuie adesea să-și imagineze un model al anumitor situații, să aibă o idee despre toate informațiile legate de un anumit aspect al sarcinii. Și cu cât sistemul controlat este mai complex, cu atât sistemul de control ar trebui să fie mai complex, cu atât modelul situației ar trebui să fie mai complex. Și gândirea noastră este mai puțin adaptată pentru a crea un astfel de model, deoarece capacitățile RAM sunt destul de limitate. Outlook, prin urmare, permite managerului să acopere un număr mult mai mare de sarcini și sarcini, cheltuind mult mai puțină energie intelectuală pentru aceasta.

Cum intră comenzile în sistemul de control

Există mai multe modalități care permit managerului să rezolve misiunea confortabil.

1. Dictafon. Plusuri - ușurință în utilizare, capacitatea de a înregistra o comandă în orice mediu (întâlnire, mașină, sală de sport...). Desigur, ar trebui să fiți atenți la partea etică a utilizării unui reportofon, astfel încât să nu existe situații ambigue și periculoase.

La fixarea instrucțiunilor pe dictafon, înregistrarea dictafonului poate fi trimisă direct interpretului. Dar, mai des, ordinul în sine este dat de către șef oral (prin telefon, în persoană) și doar informații scurte sunt înregistrate pe înregistrator, pe care secretarul trebuie să le introducă în Outlook: cui a fost dat ordinul, data scadentă, rezumat comenzile, prioritatea lor.

2. Comanda este anunțată verbal secretarei - acest lucru este convenabil atunci când vă aflați în birou cu contact direct.

3. Marcarea în marjele documentelor de lucru în timpul negocierilor. Această metodă este foarte convenabilă și concisă, pentru care este necesar să se prevadă elaborarea unei liste adecvate de note în proiectul de personalizare a secretariatului.

4. Redirecționarea e-mailului cu un anumit marcaj „pentru control”.

5. Înregistrarea capului în „formularul de control al comenzii”.

Astfel de formulare sunt dezvoltate în cadrul proiectului de personalizare a secretariatului.

De regulă, mai multe metode sunt aplicate simultan. Principalul lucru este că acestea sunt reflectate în mod adecvat în reglementările de control al comenzilor și există o înțelegere fără ambiguitate a procesului de către șef și secretar.

Notă. Valery Ermakov, director general, Megafon-Povolzhye

Este foarte important pentru mine să îmi controlez timpul și în același timp să gestionez sistemul de timp al colegilor cu care interacționez constant (cercul interior al managementului). Atunci când organizez un fel de întâlniri, întâlniri sau conferințe, trebuie să știu dinainte ce planuri au subordonații mei, astfel încât să ne coordonăm afacerile comune astfel încât procesele să nu se suprapună. În schimb, atunci când angajații mei își planifică ziua, ar trebui să-mi vadă calendarul și să se coreleze cu momentul în care sunt liber sau ocupat. Este o axiomă: dacă vrei să-ți gestionezi timpul eficient, o poți face doar dacă colegii tăi interacționează cu tine la fel de eficient. Acum că compania folosește Microsoft Exchange Server și calendarizează în Outlook, pot vedea unde este și va fi colegul meu în următoarele trei luni și pot programa o întâlnire cu el. În consecință, îi arăt calendarul meu pentru următoarele trei luni și poate programa întâlniri cu mine. Timpul este o categorie în care nu se poate gestiona singur, toți trebuie să acționeze împreună.

Pentru ca sistemul TM să funcționeze în întreaga companie, mai întâi trebuia să setăm sistemul de management al sarcinilor pe Outlook în gestionarea cazurilor mele. Ceea ce am făcut. Astăzi am un sistem clar de instrucțiuni și control. Instrucțiunile sunt date de mine oral, prin e-mail sau pe hârtie și toate se încadrează într-o singură listă, în funcție de care se urmăresc termenele de execuție. Dacă ceva nu se face la timp, primesc notificări și pe baza asta, secretariatul cere mai multe informații despre motivul pentru care s-a produs eșecul. În continuare, interpretul îmi raportează și luăm o decizie: fie amânăm termenul, fie facem altceva. Principalul lucru este că astăzi nici o comandă nu este pierdută sau uitată - pentru că este sub control, iar acest lucru, cred, este foarte important.

Următorul pas după stabilirea unui sistem de monitorizare a comenzilor mele este introducerea unor standarde uniforme de management al timpului în companie. Calendarele și sarcinile stocate pe serverul Exchange sunt sincronizate cu terminalele mobile. De exemplu, trebuie să fac o programare. Îmi iau comunicatorul, mă uit la numere, găsesc „fereastra” și sun ora. Aceste informații sunt trimise imediat către serverul Exchange, iar secretara mea știe acum că voi fi ocupat de la 11 la 12. Dacă o întâlnire nu este desemnată de mine, atunci secretarul o plănuiește, alegându-mi timpul liber și văd această actualizare în calendar și știu deja când și cu cine trebuie să mă întâlnesc. În consecință, pot da instrucțiuni subordonaților mei - să pregătească materiale pentru această întâlnire, astfel încât să pot comunica fructuos cu interlocutorul. Astfel, nu se pierde timpul. Totul este clar, totul este programat, timpul fiecărei persoane este folosit cât mai eficient. Văd calendarele tuturor subordonaților mei cu trei luni în avans și există o opțiune separată care arată cine și când se află în călătorii de afaceri. De exemplu, poimâine voi ajunge la biroul din Samara – dar astăzi văd care dintre subalternii mei vor fi acolo și știu ce întâlniri pot programa pentru această perioadă. Nu se poate întâmpla să programez o întâlnire și dintr-o dată se dovedește că două sau trei persoane sunt într-o călătorie de afaceri. În consecință, calendarul meu este vizibil și subordonaților, ei știu când plec, când voi fi la birou, la ce intervale de timp se pot întâlni sau mă pot contacta. Și cel mai important - toate informațiile sunt stocate pe server. Dacă e-mailurile anterioare se acumulau în laptopurile personale și puteau fi șterse accidental, acum totul este într-un singur loc, pe serverul Exchange. Aceasta înseamnă că e-mailul nu se va pierde - a devenit un document cu drepturi depline. Astăzi, toți managerii de top au trecut la acest nou model de planificare și management al timpului.

Urmărirea secretarului

Managerul poate folosi sistemul de control al sarcinilor configurat pe Outlook personal sau, dacă are secretară, cu ajutorul unei secretare.

În lucrul cu orice sarcină, se pot distinge două componente: managementul propriu-zis (de a motiva, împuternici etc.) și „rutina de control”. Rutina de control este toate acțiunile din serie „treceți la antreprenor, aflați starea procesului, dacă există abateri - stabiliți cauza acestora, amintiți-vă despre termenele planificate”, etc. Mai simplu spus, în Rusia nu este suficient să stabilești o sarcină și să te aștepți ca aceasta să fie îndeplinită într-un anumit interval de timp. Trebuie să fac destule un numar mare de mișcările corpului pentru a duce treaba la bun sfârșit.

Aceste mișcări ale corpului, această rutină de control, sunt delegate în mod ideal secretarei datorită sistemului de control al comenzii configurat. O dată pe zi și o dată pe săptămână, secretarul deschide vizualizările corespunzătoare Verificare zilnică și Verificare săptămânală în Outlook, care sunt actualizate automat când sunt disponibile noi sarcini. În conformitate cu reglementările de control al comenzilor, secretarul ia legătura cu executanții, clarifică starea actuală a lucrurilor și introduce în sistem notele corespunzătoare. Managerului i se prezintă un raport oral sau scris (generat automat din Outlook). Dacă este necesar, șeful notează acele sarcini pentru care este necesar contactul său cu interpretul, iar secretarul le conectează la un moment convenabil șefului.

Este important de menționat că în sistemul de control al comenzilor, secretarul nu este o legătură de transmisie, un filtru între manager și executor (aceasta este o greșeală comună). Secretarul este, ca să spunem așa, „lângă” și nu „între” și îi permite liderului să nu irosească energie în rutina controlului, concentrându-se exclusiv pe latura de conținut a problemei.

În același timp, comoditatea sistemului constă și în faptul că, datorită setărilor Outlook bine făcute și reglementărilor clar definite, cel mai obișnuit secretar al nivelului de recepționer poate lucra cu el. Controlul comenzii nu necesită un referent scump și greu de găsit. Deși dacă managerul are exact un referent (asistent personal), și nu doar o secretară, atunci eficiența utilizării sistemului va fi și mai mare.

Notă. Experiență corporativă

La RUSAL (cunoscut în prezent ca Russian Aluminium), o serie de birouri ale directorilor seniori au fost înființate cu sisteme de control al comenzilor bazate pe Outlook. Anterior, când managerii aveau întrebări de genul: „Ce avem pentru uzina din Sayanogorsk?”, „Ce avem pentru august?”, „Ce avem pentru comitetul de personal?”, secretarii și referenții au trebuit să efectueze un amplu studiu. căutare de informații despre mesaje electronice, procese verbale de întâlnire, note în Outlook etc. După configurarea sistemului, toate instrucțiunile au început să cadă în același format în baze comune perspectiva. Datorită faptului că denumirile sarcinilor și categoriile atribuite acestora au fost standardizate, a devenit posibilă alegerea după subiect. Răspunsurile la întrebările managerilor sunt acum generate automat. În același timp, unele lucruri nici măcar nu necesită o solicitare din partea managerilor: asistenții știu că, invitând un manager în comitetul de personal, în conformitate cu instrucțiunile de monitorizare a sarcinilor, trebuie să imprime vizualizarea corespunzătoare din Outlook. În timpul comitetului, liderul deține controlul total asupra situației, face notițe pe tipărit și apoi le dă secretarilor pentru a face modificări în sistem. În același timp, evitați complet suport de hârtie imposibil, așa că sistemul se integrează cu ele.

Dacă, după negocieri, liderul cere să salveze orice document cu notele sale (care poartă o mulțime de informații semnificative emoțional), acesta este plasat în depozit. Acest lucru este notat în sarcina Outlook corespunzătoare. Pentru următoarele negocieri cu aceeași persoană (sau pe același proiect), managerul va avea nu doar un tipărit a sarcinilor pentru acest proiect din Outlook, ci și o foaie de hârtie cu notele sale din negocierile trecute.

Secretariatul Executiv

Pe lângă faptul că ajută la controlul sarcinilor, secretarul (sau secretariatul) șefului poate oferi foarte mult pentru a crește confortul, comoditatea și eficiența managerului de top. În versiunea standard a proiectului „Înființarea secretariatului”, realizat de compania „Organizarea timpului”, se desfășoară următoarele blocuri de lucru: „Instituirea bugetului și planificarea timpului managerului”, „Inființarea întreruperii”. mod și semnale de informare”, „Configurarea lucrului cu funcții „de zi cu zi””.

Pe baza Outlook, sunt dezvoltate vizualizări eficiente pentru planificarea și bugetarea timpului managerului, permițând analiza cantitativă. Un senior manager, de regulă, „nu-i aparține”, un număr mare de oameni solicită timpul său. Un astfel de sistem vă permite să returnați gestionarea bugetului de timp în mâinile managerului, pentru a distribui acest timp mai eficient. Inclusiv găsirea de timp pentru muncă de natură „importantă, dar nu urgentă” - citirea diverselor documente analitice, dezvoltarea unor probleme pe termen lung importante din punct de vedere strategic etc.

Modul de întreruperi și semnale de informare este studiul întregii game de întrebări: „Cu cine, cum și când să te conectezi sau nu cu un apel telefonic primit?”, „Ce documente să semnezi imediat, care – la un anumit moment timp?", "Care Cuvinte cheie poate liderul să le spună secretarilor să fie izolate de întreaga lume exterioară sau de o parte a ei?” etc.

În fine, funcțiile „casnice” sunt tot ce ține de mâncare, șoferi, rezervarea biletelor de avion etc. De obicei, ideile despre obiceiurile și preferințele liderului există în mintea secretarelor, iar fericirea, dacă secretara este sensibilă, este sănătoasă și nu intră în concediu de maternitate. La înființarea secretariatului, aceste cunoștințe sunt mutate în reglementările relevante, precum și în sarcinile obișnuite ale Outlook. Dacă vineri dimineața ziarul „Vedomosti - Pyatnitsa” ar trebui să stea pe biroul capului separat de ziarul „Vedomosti” în sine, atunci această cunoaștere nu ar trebui să fie în mintea secretarilor. Este plasat în sarcina săptămânală corespunzătoare Outlook. Astfel, comoditatea muncii liderului nu devine o chestiune de conștiință sau inteligență a oamenilor, devine o chestiune de funcționare a unui sistem configurat corespunzător.

Ritm viața modernă dictează nevoia de a căuta constant noi modalități de a rezolva problemele, ne obligă să fim flexibili, adaptându-ne la un ritm frenetic. De aceea o nouă ideologie a organizării muncii bazată pe utilizare eficientă instrumente online moderne. Atunci când angajații sunt mai puțin probabil să se afle la locul de muncă, sunt în călătorii de afaceri, la întâlniri cu clienții și pot folosi oportunitatea de a lucra de acasă din când în când, devine necesară stăpânirea unor astfel de instrumente. Tranziția totală sau parțială la metodele de lucru online impune cerințe mari asupra infrastructurii de management și informații a companiei. Este nevoie de transparență în ceea ce privește timpul și sarcinile angajaților care își petrec o parte semnificativă a timpului departe de birou.

Primul pas în stabilirea unei structuri de management „la distanță” eficientă este introducerea controlului asupra instrucțiunilor șefului. Dacă nu putem controla eficiența unui angajat prin prezența sa fizică în birou, trebuie să învățăm să facem acest lucru prin rezultatele îndeplinirii sarcinilor atribuite.

Să vorbim imediat. În corporațiile mari și mijlocii, „controlul comenzilor” înseamnă de obicei un sistem de flux de lucru destul de greu care funcționează cu comenzi, decizii de consiliu etc. De regulă, acest sistem vă permite să controlați numai cele mai mari comenzi la scară largă ale primelor persoane ale organizației, lăsând complet în culise munca curentă, care constă din multe sarcini mici, dar importante.

În continuare, vorbim despre controlul sarcinilor și sarcinilor operaționale, de zi cu zi, pe care orice manager de top le are de la câteva zeci până la câteva sute, iar multe dintre ele sunt departe de a fi atât de mari încât să supraîncărce cu ele sistemul birocratic de gestionare a documentelor. , iar unele dintre ele, în principiu, nu sunt acolo. obține - de exemplu, controlul activităților zilnice necesare ale furnizorilor, jurnaliștilor, clienților și altor contrapărți externe ale companiei.

Un caz din viața cuiva. Autorul la o întâlnire de diagnosticare cu un membru al consiliului de administrație al uneia dintre cele mai mari corporații energetice rusești pune întrebarea: „Cum vă controlați comenzile”? (un sistem puternic de gestionare a documentelor în companie, desigur, este disponibil). „Vedeți pliante pe perete - tipărite din Word? Acestea sunt procesele verbale ale ședințelor consiliului de administrație. Marcatorul galben evidențiază ceea ce privește departamentele mele, adică. de fapt, instrucțiunile consiliului pentru mine. „Bine, cum îți controlezi sarcinile pe care le faci pe baza liniilor evidențiate cu un marcator?” „Aici am un pachet de autocolante pe masă. Adevărat, crește mai repede decât îl controlez, așa că partea inferioară a pachetului trebuie trimisă în mod regulat la tocător ... "

Trei săptămâni mai târziu, top managerul a fost pus la punct cu un sistem de monitorizare a misiunilor operaționale pe Outlook (Fig. 1), oferindu-i în orice moment informații despre aspectul selectat: proiecte, întâlniri, subordonați etc. Mai mult decât atât, principala activitate de rutină privind introducerea și actualizarea instrucțiunilor a fost efectuată de secretar, iar șeful a folosit rezultatul.

Poza 1

Ordinele CEO-ului, selecția pe departament

Evaluați eficacitatea. Te-ai trezit vreodată duminică în țară cu gândul „Petrov a uitat să trimită... de acord... semn”? Sau, văzându-l pe Petrov pe coridor, îți amintești că a trebuit să facă ceva ieri? Una dintre cele mai grave cauze ale stresului, epuizării la locul de muncă, sindromului de oboseală cronică este volumul excesiv de muncă al managerului cu multe probleme, un sentiment de anxietate constantă că o parte din muncă poate să nu fie făcută la timp sau să nu fie făcută deloc. Eliminarea acestui stres constant, care se realizează prin controlul comenzilor, este foarte greu de măsurat din punct de vedere monetar. Sănătatea și plăcerea din fiecare moment al vieții sunt neprețuite.

Principiile sistemului de control

Principiile sistemului de control al comenzilor sunt foarte simple.

• Materializarea tuturor comenzilor capului într-un singur depozit.În cele mai multe cazuri, Outlook este cel mai ușor și mai convenabil spațiu de stocare de utilizat. Avantajele sale sunt standardul mondial „de facto”; familiarizarea cu acesta (cel puțin ca program de e-mail) a marii majorități a angajaților actuali și viitori ai organizației; control unificat al instrucțiunilor cu e-mail, calendare și contacte; interconexiune absolută cu lumea exterioară (din ce în ce mai mult, văd cum „merg” întâlnirile și sarcinile prin Outlook între companii, și nu doar în cadrul companiei). Uneori, un depozit la îndemână pentru comisioane este SharePoint, care va fi discutat mai jos.
• „Selectii tematice” in diverse situatii de management. Comunicând cu un subordonat, managerul poate obține o selecție de sarcini pentru subordonat cu un clic de mouse; desfășurarea unei întâlniri de planificare pentru proiect - o selecție de sarcini pentru proiect; în timpul unei convorbiri telefonice (sau sesiuni Skype) cu o filială - cu filială etc. În Outlook, această posibilitate este oferită prin setarea așa-numitelor „vizualizări personalizate”.
• Control preventiv regulat. Sarcina trebuie reamintită subordonaților în prealabil și în mod repetat, pentru a se asigura că este finalizată la timp. Treptat, sistemul de control va crește disciplina de performanță și va reduce necesitatea unor astfel de memento-uri. De asemenea, este util pentru manager să înțeleagă în prealabil, în cursul sarcinii, starea sa actuală, posibile probleme etc.

Dacă managerul are o secretară, o sumă importantă munca tehnica i se poate delega. Cum ajung exact comenzile de la manager la secretară (prin Outlook, folosind un înregistrator de voce, formular de control al comenzilor etc.) este o problemă separată care trebuie clarificată la configurarea controlului comenzilor.

Există o prezentare pentru un client - o companie de construcții care operează într-unul dintre orașele siberiene ale Rusiei. Consultantul nostru întreabă: „Vă rugăm să rețineți cazul în care lipsa unui sistem de control al comenzilor a dus la pierderi pentru companie”. CEO: Ușor! În urmă cu o lună, din cauza faptului că mai multe sarcini din cadrul companiei nu au fost finalizate la timp, am închiriat parcarea cu întârziere și am fost nevoiți să acordăm clienților reduceri la costul locurilor de parcare. Pierderile totale sunt de aproximativ 600 de mii de ruble, pentru compania noastră mică, aceasta este o sumă foarte serioasă.”

Încă un exemplu. La o companie de telecomunicații, sistemul de răcire a centrului de date a uitat să comande kituri de aer condiționat de schimb, care din punct de vedere tehnic trebuie să fie înlocuite la fiecare trei luni. Un angajat a uitat să o facă, altul a uitat să o verifice. Drept urmare, din cauza lipsei unui kit de câteva sute de dolari, un aparat de aer condiționat care costa zeci de mii de dolari a eșuat. Este bine că centrul de date a fost proiectat inițial cu o rezervă și defecțiunea unui aparat de aer condiționat nu a afectat performanța întregului sistem. În caz contrar, pierderile ar fi escaladat: din cauza aparatului de aer condiționat, serverele ar fi eșuat, s-ar fi oprit munca programelor care rulează pe ele etc. În general, calul a șchiopătat, comandantul a fost ucis, bătălia a fost pierdută „pentru că nu era niciun cui în forjă”.

Simplificați raportarea și creșteți motivația

O caracteristică foarte utilă este generarea automată a rapoartelor corporative formale din Outlook - planuri, rapoarte privind sarcinile finalizate, minute ale întâlnirilor etc. Din păcate, aceasta nu este o caracteristică nativă Outlook, ci un supliment macro dezvoltat de compania noastră. Setarea acestuia este inclusă în lista generală de joburi la configurarea controlului comenzilor.

Un exemplu din practica clienților. Una dintre rezervele de eficiență, denumită în timpul diagnosticului de către membrii consiliului de administrație al Băncii Baikal din Sberbank a Rusiei, a fost formarea îndelungată a proceselor-verbale după întâlniri, care putea dura câteva zile (clarificarea redactării, termenelor etc.), care a încetinit implementarea sarcinilor.

În cadrul stabilirii controlului instrucțiunilor, a fost adoptat și inclus în regulament următorul model de acțiuni: instrucțiunile sunt create în timpul ședinței imediat în Outlook de către secretarul consiliului, iar fereastra Outlook este afișată pe ecranul mare. , fiecare poate vedea formularea, termenele, cei responsabili, și poate face propriile precizări. La finalul întâlnirii, protocolul formatului oficial adoptat de bancă (Fig. 2) pe cu antet Cuvânt este creat automat din Outlook, semnat și are „forță de lege”.

Figura 2

Un exemplu de export de instrucțiuni din Outlook într-un document în format oficial

Abilitatea de a crea documente formale din sarcinile Outlook economisește zeci și sute de ore-om de timp, făcând raportarea mai relevantă și mai adecvată. De asemenea, vă permite să conectați sistemul de control al comenzilor cu KPI (indicatorii cheie de performanță) ai angajaților și departamentelor, un sistem de motivare și un sistem de planificare.

Pentru Președintele Consiliului de Administrație al uneia dintre băncile rusești, a fost dezvoltat un sistem de control al comenzilor, care a făcut posibilă construirea lunară a unui rating de performanță a angajaților folosind exportul comenzilor în Excel și analiza automată a managementului (ținând cont „greutatea” comenzii, întârzierea executării etc.). Sistemul s-a dovedit a fi atât de simplu și transparent încât, după un timp, elemente de motivație monetară au fost legate de acest rating - o parte din bonusul trimestrial al angajatului a început să depindă de coeficientul de executare a instrucțiunilor.

Calendarele angajaților și urmărirea timpului

Orice „online” și „depărtare” în activitatea companiei necesită o atitudine foarte respectuoasă față de contabilizarea timpului și a rezultatelor. Dacă nu ne putem vedea fizic în timpul zilei de lucru, trebuie să învățăm să stabilim sarcinile cu precizie și să estimăm corect costurile cu forța de muncă.

Acest control este foarte important și deloc pentru că oamenii sunt ticăloși și caută modalități de a evita munca. Cu toții suntem imperfecți, avem nevoie de „recuzită” care să ne ajute să lucrăm eficient, să ne depășim propria lene.

Problema stabilirii transparente și gestionabile a sarcinilor este rezolvată cu ajutorul controlului comenzii, despre care am vorbit deja. Problema transparenței și gestionabilității timpului este rezolvată cu ajutorul unui standard corporativ de programare în calendare.

Principiile acestui standard sunt destul de simple:

• Toți managerii și angajații își planifică timpul (întâlniri și sarcini mari „bugetate”) exclusiv în calendare Outlook, fără „hârtii”, autocolante etc. nepermis; invitația la întâlnire se realizează doar prin Outlook, fără apeluri telefonice și e-mailuri.
• Calendarele, cu excepția programărilor marcate cu o casetă de selectare „privată”, sunt disponibile colegilor în conformitate cu politica corporativă care guvernează cine și ale căror calendare pot vedea, edita, programa întâlniri în ele direct etc.
• La menținerea calendarelor, se folosește un singur standard pentru introducerea informațiilor: codificarea culorilor întâlnirilor, cuvintele cheie în titluri, utilizarea atașamentelor (agenda întâlnirii, indicații către o întâlnire externă etc.).

Un astfel de sistem oferă o creștere semnificativă a gestionabilității pentru manageri și ușurință în lucru - pentru toată lumea. Puteți vedea oricând cine plănuiește să facă ce și unde sunt. Când convocați o întâlnire, puteți activa cu ușurință calendarele persoanelor de care aveți nevoie și puteți selecta cel mai mult oră convenabilă(Outlook are chiar și o funcție care face mai ușor să găsiți momentul potrivit; Figura 3).

Figura 3

Lucru colectiv cu calendare

În același timp, nu este vorba control total: în conformitate cu principiile managementului timpului, până la 30-40% din ziua de lucru (această cifră poate varia pentru diferite posturi) este lăsată să lucreze cu sarcini neașteptate.

Dacă este necesar, standardul corporativ de planificare a timpului poate include astfel de opțiuni utile:

• Conectarea programării în calendare cu dispozitivele mobile– smartphone-uri, comunicatoare etc. Fiind la o întâlnire în afara sediului, introduceți această întâlnire pe smartphone - și în câteva minute este deja în calendarul dvs. de server, toți angajații văd cea mai recentă și actualizată versiune a programului dvs. În schimb, dacă cineva de la birou ți-a trimis o invitație la o întâlnire, într-un minut o vei vedea deja pe smartphone.
• Legătura dintre planificare și raportare. Datorită exportului programărilor din calendar în Word sau Excel, puteți genera rapoarte săptămânale sau lunare, rapoarte de proiect, literalmente cu un clic pe un buton (Fig. 4). Frumusețea este că realizarea de rapoarte nu necesită „mâzgălire”, cheltuirea timpului și a efortului angajaților. Într-o serie de companii, de exemplu, rapoartele lunare ale consultanților de proiect sunt create în unul sau două minute, ceea ce este complet. documente oficiale de care depind salariile.

Figura 4

Raport de comandă

La un an de la finalizarea proiectului, l-am întrebat pe șeful, directorul de dezvoltare al companiei de producție și comercializare din Siberia: „Acum, un an mai târziu, când certificatele de acceptare și scrisorile de mulțumire au fost semnate de mult, care este adevăratul „uscat”. reziduu"?"

În această companie, la introducerea managementului timpului, s-a pus accent pe calendare. Răspunsul managerului a fost: „Știți, îmi amintesc de vremurile când trăiam fără telefoane mobile. A fost necesar să ne dăm seama că Kolya o vizitează acum pe Fedya și, deoarece Fedya nu are un telefon fix, trebuie să-l suni pe vecinul său și să-l rogi să-l sune pe Kolya la telefon... Îmi amintesc viața noastră fără calendare comune, transparente și de înțeles, ca viața fără telefon mobil. Toate acele agende, hârtii, apeluri nesfârșite pentru a stabili o întâlnire, chiar mai multe apeluri pentru a reprograma o întâlnire, suprapuneri și inconsecvențe în întâlniri... În general, viața fără un standard corporativ de planificare este ca viața fără telefon mobil. Teoretic posibil, practic – extrem de incomod și ineficient.”

Evaluați eficacitatea. Introducerea unui standard corporativ de planificare și bugetare a timpului ajută la eliberarea în programul fiecărui manager, în funcție de post, a aproximativ trei până la șase ore pe săptămână, care sunt cheltuite cu cheltuieli neproductive la planificarea și organizarea întâlnirilor, ceea ce este echivalent cu aproximativ 10% din salariu. În același timp, creșterea eficienței managementului datorită transparenței timpului și costurilor cu forța de muncă variază de la 10 la 25%.

„Tocmai în acel moment al zilei, când te apleci pe spate în scaun și te relaxezi, șeful va merge prin birou.”
Teoria eșantionării

Sistem de control al execuției ESCOM.BPM

Scopul sistemului automat de control al execuției

Una dintre cele mai importante sarcini cu care se confruntă sistemele managementul documentelor electronice Aceasta este automatizarea controlului asupra executării documentelor. Trecerea la o soluție automatizată asigură o creștere a disciplinei de performanță și o reducere a termenelor limită datorită introducerii unor metode eficiente de management al controlului. Sistemul de monitorizare a executării documentelor și instrucțiunilor (sarcinilor) de la bază asigură o creștere calitativă a disciplinei executive prin utilizarea unui set de proceduri automatizate de monitorizare și control al execuției documentelor și instrucțiunilor.

Soluția noastră nu este doar una dintre cele mai puternice, cuprinzătoare și complete dintre programele similare de monitorizare a executării comenzilor, ci și una dintre cele mai accesibile din punct de vedere al costurilor financiare: sistemul de monitorizare a executării comenzilor poate fi achiziționat. in editia "" pentru 21 de conexiuni pentru doar 33.600 de ruble. În același timp, licențele nu au o dată de expirare și achiziționează una suplimentară software nu este necesar.

Sistemul de monitorizare a executării documentelor și comenzilor (sarcini) este o soluție adaptabilă integrată gata făcută pentru automatizarea proceselor de lucru cu comenzi, execuție automată, notificare promptă a participanților la proces despre evenimente și termene limită, trimitere de mementouri, monitorizare și control automatizat de executare.

Programul conține rapoarte privind disciplina performanței și care vă permit să prezentați rapid situația actuală în executarea instrucțiunilor în organizație, atât în ​​contextul departamentelor, cât și pentru fiecare executant.

O caracteristică a sistemului de control al executării comenzilor este că lucrul cu comenzile în sistemul automatizat este reglementat în mod clar. De exemplu, nu puteți șterge o sarcină care este în desfășurare, nu puteți corecta o sarcină fără a anunța executantul despre aceasta, o sarcină poate fi trimisă doar unui angajat din subordine și nu oricui etc.

important avantajul sistemului de control al executiei este posibilitatea calculării coeficientului de disciplină de performanță pentru fiecare executant, care poate fi utilizat în calculul componentei motivaționale a unui angajat (bonus).

Sistemul de control al execuției poate fi furnizat ca soluție independentă (), sau ca parte a (edițiile „-DELO, Standard-CONTRACTS, Standard-PROF, Big Business și Corporate”).

Funcțiile sistemului de control al execuției

Sistemul de control al executării comenzilor conține următoarele funcții automate:

Sistemul de control al execuției conține un director al structurii organizatorice a organizației. Înainte de a începe lucrul cu sistemul de control al execuției, acesta trebuie finalizat. Directorul include organizația și sucursalele, diviziile, angajații și unitățile de personal ale acesteia. Datele din acest director sunt folosite la actualizarea rolurilor - la completarea câmpurilor din cardurile de sarcini, precum și la generarea de rapoarte privind executarea instrucțiunilor, de exemplu, în contextul departamentelor.

Directorul structurii organizatorice vă permite, de asemenea, să setați relația Șef - Subordonați.

Sistemul de control al execuției folosește această relație la completarea cardului de comandă - lista executanților va fi limitată pentru fiecare manager.

Pentru fiecare unitate de personal este posibil să se configureze unul sau mai mulți adjuncți.

Adjuncții în sistemul de control al execuției

Sistemul de control al execuției sprijină înlocuirea angajaților. Acest lucru permite deputaților să efectueze acțiuni pentru alți angajați din sistemul de control al execuției - coordonarea sarcinilor, marcarea execuției, efectuarea verificărilor etc. Cu toate acestea, atunci când se efectuează acțiuni, cardul de comandă înregistrează automat cine exact și când a efectuat această acțiune.

Pentru orice angajat din sistemul de control al execuției documentelor, puteți crea unul sau mai mulți adjuncți. Înlocuirea poate fi permanentă sau pentru o anumită perioadă de timp.

Adjunctului i se poate acorda dreptul de a coordona misiuni pentru șef și de a le trimite executorilor, pentru a verifica, respinge și confirma executarea misiunii.

Contractorului adjunct i se poate acorda dreptul de a genera rapoarte privind executarea sarcinii. Pentru deputat, puteți configura duplicarea notificărilor primite de angajatul pe care îl înlocuiește.

Sarcina personală

O sarcină personală este principalul mijloc de formalizare și control al sarcinii în sistemul de monitorizare a execuției documentelor. Totul despre
rapoartele de execuție se bazează pe informații din cardurile personale de comandă. Cardul de activitate menține automat un jurnal de evenimente, care înregistrează tot ce s-a întâmplat din momentul creării și până la finalizare.

Sistemul de control al execuției ESCOM.BPM vă permite să creați sarcini personale în mod „manual” sau automat în contextul execuției documentelor (publicarea și executarea rezoluțiilor). La crearea unei comenzi dintr-un card de document (de exemplu, o Comandă), un card de comandă este creat automat și câmpurile sale sunt completate. Cardurile de sarcini create sunt conectate automat de sistemul de control al execuției cu cardul de documente.

Fișa documentului de pe pagina „Progres” afișează sarcinile subordonate create și stările acestora, precum și informații despre timpul rămas până la data scadenței. Dacă sarcina este întârziată, se afișează timpul până la care sarcina este întârziată. O astfel de sarcină este afișată cu o pictogramă specială.

Dacă sarcina are subsarcini, atunci acestea sunt afișate și în cardul de document, creând o listă ierarhică de sarcini împreună cu sarcina principală. O astfel de structură cu afișare dinamică a stărilor și a timpului vă permite să afișați vizual progresul documentului.

O sarcină personală în sistemul de control al execuției poate fi atribuită unui singur Antreprenor. Fiecare executor este responsabil pentru îndeplinirea sarcinilor personale care i-au fost atribuite.

Pentru a oferi posibilitatea de a atribui o comandă mai multor angajați simultan, sistemul de control al execuției conține o sarcină de grup.

Pentru a afișa sarcinile personale în sistemul de control al execuției, este furnizat un set personalizabil de jurnale „Sarcini personale”. Jurnalele conțin filtre personalizabile care selectează carduri de sarcini din baza de date în funcție de criterii specificate și le afișează sub forma unei liste - un jurnal. Sistemul de control al execuției vă permite, de asemenea, să creați jurnale de comenzi noi și să personalizați jurnalele existente.

Sarcini de grup

Una dintre aplicațiile unei sarcini de grup este reducerea timpului pentru crearea aceluiași tip de carduri personale de comandă cu un text comun al comenzii și un termen limită. Sarcina de grup poate fi folosită și ca sarcină de nivel superior, a cărei execuție este împărțită în mai multe subsarcini, fiecare dintre acestea, la rândul său, putând fi împărțită în subsarcini.

Spre deosebire de o misiune personală, o misiune de grup conține o listă de interpreți care pot fi completate rapid folosind șabloane. Când o sarcină de grup este trimisă la serviciu, aceasta este împărțită automat în sarcini personale în funcție de numărul de executanți. Valorile din câmpurile corespunzătoare ale cardului de sarcini de grup vor fi introduse în câmpurile cardurilor de atribuire personale. Cardul de sarcini de grup afișează sarcinile personale create și stările acestora, ceea ce vă permite să urmăriți progresul sarcinii generale. Sarcina de grup va fi finalizată după ce toate sarcinile personale create au fost finalizate.

Pentru a afișa sarcini de grup, Sistemul de control al execuției documentelor conține un jurnal personalizabil „Activități de grup”.

Sarcina cu program

Sistemul de control al execuției ESCOM.BPM vă permite să creați automat comenzi personale conform unui program - un program. Pentru a face acest lucru, sistemul oferă un proces special „Sarcina cu un program”. De exemplu, aveți nevoie de angajați subordonați în data de 25 a fiecărei luni pentru a vă furniza un raport lunar privind implementarea planului de lucru. O sarcină cu un program vă permite să implementați această sarcină. Conform programului configurat, sistemul de control al execuției va crea și va livra automat sarcini personale executanților. În esență, un job programat este un job de grup căruia îi este adăugat un program de rulare.

La sosirea termenului stabilit în program, sistemul de control al execuției documentelor va crea automat carduri de sarcini personale pentru fiecare executant. Fișa de sarcini cu programul afișează sarcinile personale create și stările acestora, ceea ce vă permite să urmăriți progresul executării acestora. Sarcina programată nu se încheie după executarea sarcinilor personale, ci va fi lansată automat din nou la următoarea dată de începere. Dacă este necesar, sarcina programată poate fi oprită și apoi repornită.

Pentru a afișa sarcinile cu program în sistemul de control al execuției documentelor, este furnizat jurnalul „Sarcini cu program”.

Pregătirea unei sarcini personale

Cardul de activitate conține un titlu al sarcinii care descrie pe scurt esența sarcinii și este afișat în jurnalele sarcinilor. În sistemul de control al execuției documentelor, este posibil să se selecteze tipul de sarcină din clasificatorul sarcinilor tipice. În acest caz, câmpul titlu va fi completat automat, precum și un termen limită tipic pentru finalizarea sarcinii. De asemenea, puteți specifica descriere detaliata sarcină, indicați importanța acesteia, indicați co-executori, atașați fișiere atașate cardului.

Atribuirea ROLURILOR interpretului și liderului

După crearea unui card de sarcini personal, rolul de Autor și Supervizor este introdus automat de către angajatul care a creat cardul. Rolul de autor nu poate fi schimbat. Sistemul de control al execuției ESCOM.BPM înregistrează automat informații despre cine și când a creat cardul de sarcini personal, precum și informații despre alte evenimente, în istoricul sarcinilor.

Task Executor este selectat dintr-o casetă de dialog care conține o listă de angajați care raportează managerului specificat. Dacă doriți să atribuiți o sarcină unui angajat care nu se află în lista interpreților, atunci mai întâi trebuie să ștergeți câmpul „Manager”, apoi selectați executantul dorit (sistemul va afișa o listă cu toți angajații). Odată ce executantul este specificat, managerul de sarcini trebuie specificat din caseta de dialog de selecție a angajaților, care va conține o listă de manageri pentru acest executor.

Termen limită și execuție și control

O sarcină personală trebuie să aibă o dată limită. În sistemul de control al executării comenzilor, câmpul „Data scadentă” poate fi setat fie ca valoare absolută a datei, fie ca valoare relativă, specificată în zile lucrătoare sau ore de la data de începere a sarcinii specificată în câmpul „Data de începere”.

Câmpul „Data controlului” poate fi setat ca valoare absolută a datei, sau relativă, specificată în zile sau ore lucrătoare de la data scadenței. Dacă termenul limită și termenul limită sunt setate în unități relative (zile și ore lucrătoare), atunci anumite date vor fi calculate automat atunci când sarcina este trimisă la muncă. Subsistemul „ ” este utilizat pentru calcularea corectă a termenelor limită.

Cardul de sarcini afișează, de asemenea, informații calculate despre durata planificată a sarcinii, cantitatea de muncă planificată și cantitatea de timp restante (pentru sarcinile restante). Valoarea costurilor cu forța de muncă este introdusă de către Manager sau calculată automat de sistemul de control al executării comenzilor.

• Activarea indicatorului „Livrare sarcina imediat” va avea ca rezultat livrarea imediată a sarcinii către Executor după ce sarcina este publicată. Dacă indicatorul este dezactivat, sarcina va fi livrată de sistemul de control al execuției comenzilor după termenul limită specificat în câmpul „Data de începere”.
• Activarea steagului „Sarcina nu este relevantă după termenul limită” duce la faptul că sistemul de control al execuției atribuie automat statutul „Anulat” unei astfel de sarcini, dacă sarcina nu este marcată ca finalizată înainte de data scadentă specificată în card.

DOSARE ANEXĂ LA POST

Sistemul de control al execuției documentelor vă permite să atașați mai multe fișiere atașate de tipuri arbitrare la un card de activități. Numai proprietarul atașamentului poate edita fișierul atașat. Alți angajați pot crea.

Importanța sarcinii

În cardul de sarcini, puteți indica gradul de importanță al sarcinii. În sistemul de control al execuției comenzilor ESCOM.BPM, sarcinilor cu importanță ridicată li se atribuie factorul de importanță maximă. Dacă sarcina este întârziată sau nu este finalizată, atunci i se atribuie factorul de importanță maximă.

În funcție de stadiul sarcinii (terminat la timp; neterminat la timp - întârziat; neterminat) și de coeficientul de importanță specificat, la generarea unui raport asupra disciplinei executante, coeficientul de executare a disciplinei se va calcula de la 0 la 1 pentru fiecare interpret. Cu cât coeficientul este mai mare, cu atât indicatorul disciplinei de performanță a angajatului este mai bun. Datele privind disciplina de performanță pot fi folosite la calcularea bonusurilor.

Trimiterea unei sarcini la lucru ÎN SISTEMUL DE CONTROL

La trimiterea unei sarcini la lucru, sistemul de control al execuției documentelor verifică completarea câmpurilor cardului. Dacă este detectată o eroare, sistemul de control al execuției va emite un mesaj. Sistemul de control al execuției sarcinii verifică, de asemenea, dacă angajatul care trimite sarcina poate atribui sarcina Executorului. În caz contrar, sarcina va fi trimisă spre aprobare angajatului specificat în câmpul „Manager”. Înainte de a trimite sarcina direct Antreprenorului, sistemul de control al execuției comenzii verifică indicatorul „Livrare sarcina imediat”, iar dacă este activat, sarcina este livrată imediat. În caz contrar, sarcinii i se atribuie statutul „Livrare întârziată” și sarcina va fi livrată executantului la sosirea termenului limită specificat în câmpul „Data de începere”.

Ștergerea unei COMANDĂ ÎN SISTEMUL DE CONTROL

În sistemul de control al execuției comenzilor, un card de sarcini personal poate fi șters numai dacă nu a fost trimis la muncă. Administratorul poate șterge lucrările finalizate și anulate. Dacă ordinul este în curs de executare, atunci acesta trebuie retras și numai după aceea poate fi șters.

Coordonarea sarcinilor ÎN SISTEMUL DE CONTROL

Sistemul de control al execuției documentelor ESCOM.BPM informează Managerul despre sarcina primită spre aprobare prin intermediul unei notificări. Livrarea notificărilor în ESCOM.BPM este asigurată de „ ”. În cursul coordonării, șeful poate:

• Aprobați sarcina și trimiteți-o executantului. În acest caz, executantul va primi o notificare despre atribuirea sarcinii.
• Respingeți lucrarea și returnați-o inițiatorului. În acest caz, inițiatorul va primi o notificare că postul a fost respins.

Managerul mai poate:

• Ajustați câmpurile cardului de activitate (durată, importanță etc.)
• Schimbați artistul

Pentru a afișa carduri de sarcini care sunt în curs de aprobare în sistemul de control al execuției, există un jurnal „Sarcini –> Aprobare”.

Livrare întârziată

Dacă indicatorul „Livrare sarcina imediat” este dezactivat în cardul de sarcini, atunci, după publicare, sarcina va fi în starea „Livrare întârziată”. La sosirea termenului specificat în câmpul „Data de începere”, sarcina va fi livrată automat Antreprenorului. Pentru a afișa carduri de sarcini în starea „Livrare întârziată” în sistemul de control al execuției comenzilor, este destinat jurnalul „Sarcini –> În așteptare livrare”.

Executarea sarcinii

Predarea sarcinilor către executanți

În sistemul de monitorizare a executării ordinelor, pentru a aduce în timp util sarcinile atribuite executorilor, livrarea sarcinii este însoțită de livrarea automată a unei notificări către Executant. Notificarea este, de asemenea, duplicată pe e-mail interpret.
Cardul de notificare „apare” peste ferestrele deschise de pe monitorul interpretului.

Notificarea conține textul, data expedierii, data livrării, un hyperlink către sarcină și un buton de confirmare a citirii. Când faceți clic pe butonul de confirmare pentru citire sau când deschideți un card de activitate printr-un hyperlink, data citirii notificării este fixată automat. Notificarea nu poate fi ștearsă.

Notificările de citire în sistemul de control al comenzilor sunt plasate într-un jurnal special. Când un angajat face clic pe butonul „Confirmați citirea” de pe cardul de notificare sau face clic pe un hyperlink, data la care a fost citită notificarea este înregistrată automat. În cardul de activitate, puteți apela un formular care conține o listă a tuturor notificărilor trimise în contextul sarcinii. Lista conține titluri de notificări, informații despre starea notificărilor, datele de trimitere și datele de citire.

Împreună, toate aceste instrumente oferă o notificare garantată a angajatului cu privire la sarcina care i-a fost atribuită și asigură controlul asupra predării sarcinii către executant. Sarcinile predate executorului au statutul „În curs”.

Pentru a afișa sarcinile care sunt în desfășurare în sistemul de control al execuției documentelor ESCOM.BPM, este furnizat jurnalul „Sarcini -> Execuție”.

Pentru comoditatea executanților, sistemul de control al execuției comenzilor ESCOM.BPM oferă un grup de jurnale „Sarcini atribuite”, care include jurnale care selectează sarcinile atribuite unui executor cu un anumit termen limită:

• Misiuni de mare importanță
• Termen limită astăzi
• Termen limită săptămâna curentă
• Data scadenței luna curentă
• Termen limită săptămâna viitoare
• alte.

Înregistrarea locurilor de muncă

Sarcinile livrate în sistemul de control al execuției comenzilor li se atribuie automat o unică număr de serie. Numărul este afișat pe fișa de muncă și în jurnale. Numărul postului vă permite să faceți referire la post și să îl distingeți de alte locuri de muncă cu același titlu. Pentru joburile conectate, un număr individual este adăugat automat la numărul jobului principal printr-o perioadă, de exemplu 012.1 sau 012.1.2

Repartizarea muncii pe o sarcină

Executantul poate crea direct sarcini personale pentru subordonații săi direct din cardul de sarcini care i-a fost atribuit, care, la rândul său, poate crea și sarcini pentru subordonații acestora. Se creează automat o conexiune între astfel de sarcini în sistemul de control al execuției documentelor ESCOM.BPM, care vă permite să urmăriți vizual progresul întregului lanț de sarcini sub forma unei structuri ierarhice (de tip arbore).

Progresul executării sarcinilor este afișat în cardul sarcinii sau documentului principal. Performanții sarcinilor subordonate introduc informații despre costurile reale ale forței de muncă în cardurile lor de sarcini și generează rapoarte de performanță. După ce Supraveghetorul confirmă executarea sarcinii subordonate, informațiile finale privind costurile efective cu forța de muncă și raportul executantului sunt transferate de la sarcina subordonată pe cardul sarcinii principale.

Dacă un indicator special este activat în cardul de sarcini, sarcina poate fi finalizată automat după finalizarea executării sarcinilor subordonate. Astfel, este suficient ca Task Executor să verifice și să confirme executarea sarcinilor subordonate. Imediat ce face acest lucru, sarcina lui va fi marcată automat ca finalizată de sistemul de control al execuției comenzilor.

Delegarea locurilor de muncă

Pentru activarea rezervelor organizației datorită utilizării optime a competenței angajaților și eliberării de timp pentru manageri în sistemul de control al execuției documentelor ESCOM.BPM, este prevăzută posibilitatea delegării sarcinilor.

La efectuarea delegării se indică un salariat dintre subordonații executorului, căruia îi vor fi delegate drepturile de executare a sarcinii. Sistemul de control al execuției sarcinii informează automat noul executant despre sarcina atribuită. Angajatul căruia îi este delegată sarcina lucrează cu el ca și cum ar fi fost numit în calitate de Task Executor.

Controlul execuției sarcinilor

Atunci când o sarcină este trimisă Antreprenorului în sistemul de control al execuției documentelor ESCOM.BPM, cronometrul de control este inițializat automat, care va urmări termenul limită pentru executarea sarcinii. La sosirea termenului limită, sistemul de control al execuției va afișa o fereastră pe ecranul monitorului Antreprenorului cu un memento al timpului rămas.

Dacă sarcina rămâne în starea „În desfășurare” atunci când sosește data de execuție programată, sistemul de control al execuției va adăuga marcajul „În curs” pe cardul de sarcini. Totodată, sistemul de control al execuției comenzilor ESCOM.BPM va trimite automat notificări Antreprenorului și Controlorului, iar din acel moment le va reaminti zilnic sarcina restante.

Cardul de sarcini, precum și jurnalele de sarcini, afișează timpul rămas până la data scadenței și, dacă sarcina este întârziată, atunci timpul până la care aceasta este întârziată. Dacă indicatorul „Considerați sarcina ca nefinalizată dacă este întârziată cu numărul specificat de zile” este activat în formularul de instrucțiuni, atunci instrucțiunea întârziată va fi marcată automat de sistemul de control al execuției instrucțiunilor ca neterminată după numărul de zile. specificat în card.

Comenzile cu starea „În întârziere” sunt afișate în jurnalul „Teme -> Întârziat”. Comenzile aflate sub control sunt afișate în sistemul de control al execuției ESCOM.BPM în jurnalul „Sarcini -> Sub control”.

Amânarea termenului

Dacă este necesar, Antreprenorul poate trimite o solicitare șefului cu o solicitare de modificare a termenului limită sau de ajustare a sarcinii. Managerul însuși poate iniția procesul de ajustare a sarcinii. În acest caz, instrucțiunea va fi retrasă din etapa „Execuție” și va fi trecută în etapa „Verificare de către manager”. O modificare a termenului de scadență este înregistrată de sistemul de control al execuției în secțiunea „Reprogramare” a cardului de comandă și este luată în considerare la generarea rapoartelor privind executarea sarcinilor.

Managerul poate respinge cererea Antreprenorului. În acest caz, termenul de executare a comenzii nu se va modifica.

Instrucțiunile care sunt verificate (corectate) sunt afișate în jurnalul „Teme -> Sub verificare”. Sarcinile reprogramate sunt afișate în jurnalul „Teme -> Reprogramate”.

Contabilizarea costurilor reale cu forța de muncă

În timpul lucrărilor la sarcină, Antreprenorul poate introduce în secțiunea „Costuri efective cu forța de muncă” informații despre timpul efectiv alocat executării sarcinii. Informațiile introduse despre timpul petrecut sunt însumate automat de sistemul de control al execuției documentelor ESCOM.BPM, iar suma calculată se înregistrează în câmpul „Costuri efective de muncă” din fișa de instrucțiuni.

Dacă sarcina principală are subsarcini, atunci când acestea sunt finalizate, informațiile rezumative despre forța de muncă reală din cardurile de subsarcini sunt introduse automat în secțiunea „Costuri efective cu forța de muncă” a sarcinii principale. Astfel, în cardul comenzii principale se încasează toate costurile cu forța de muncă pentru execuție.

Raportul executorului

În sistemul de control al execuției documentelor, Task Executor are capacitatea de a introduce rapoarte intermediare de progres în cardul de sarcini, în care puteți indica procentul curent de finalizare a sarcinii. La crearea unui raport, volumul actual al costurilor reale cu forța de muncă este înlocuit automat în acesta.
Rapoartele de execuție sunt afișate în fișa de comandă, în secțiunea corespunzătoare. Antreprenorul trebuie să indice procentul de executare a comenzii, să completeze conținutul raportului și să salveze raportul privind sarcina făcând clic pe butonul „OK”.

Sistemul de control al executării comenzilor informează automat Managerul despre raport.

Cardul de sarcini afișează procentul actual de finalizare a sarcinii, valoarea costurilor reale cu forța de muncă și timpul rămas până la termenul limită.

Raportul final este generat în același mod ca și cel intermediar. În raportul final, trebuie să indicați procentul de finalizare 100% și să setați steag-ul „Marcați sarcina ca finalizată”.

Pentru a afișa sarcinile personale executate, dar neverificate în sistemul de control al execuției comenzilor ESCOM.BPM, este furnizat un jurnal special „On Review”.

Verificarea executiei

Dacă Controlorul și Managerul sunt angajați diferiți, atunci în sistemul de control al execuției documentelor, sarcina finalizată este mai întâi transmisă Controlorului pentru verificare. În acest caz, instrucțiunea trece la etapa „Verificare de către controlor”.
La verificarea sarcinii finalizate, Controlorul revizuiește cardul de comandă pentru corectitudinea completării raportului executorului și, dacă este necesar, returnează sarcina Executorului pentru revizuire. Dacă Controlorul nu are comentarii, atunci el trimite comanda șefului pentru examinare și decizie. Sarcinii trimise spre revizuire de către manager i se atribuie statutul „Verificare de către manager”.

Dacă, în urma verificării de către Șeful comenzii, acesta a decis să returneze sarcina Antreprenorului pentru revizuire, înainte de a face acest lucru, acesta este obligat să indice un nou termen limită.

Sistemul de control al execuției documentelor informează automat Antreprenorul despre necesitatea finalizării sarcinii prin intermediul unei notificări. Supraveghetorul și supervizorul își pot face comentariile în secțiunea „Comentarii” a cardului de activitate. La finalizarea sarcinii, Antreprenorul va trebui să facă note cu privire la eliminarea comentariilor.

Managerul poate confirma finalizarea sarcinii, iar data finalizării efective a lucrării este înregistrată automat. În cazurile în care misiunea nu poate fi finalizată din orice motiv, sau la verificarea executării misiunii, calitatea misiunii a fost dezvăluită, Managerul poate marca misiunea ca nefinalizată.

Pentru a afișa sarcinile nefinalizate, sistemul de control al execuției documentelor conține jurnalul „Nefinalizat”.

Prezența unor astfel de instrucțiuni are un impact negativ asupra coeficientului de disciplină de performanță al executantului.

Ordinele care necesită revizuire sunt afișate în sistemul de control al execuției ESCOM.BPM în jurnalul „Sarcini –> În curs de revizuire”.

Dacă nu este necesară continuarea lucrărilor la misiunea, atunci Managerul poate marca misiunea ca „Anulată”. Astfel de instrucțiuni nu afectează coeficientul de disciplină de performanță. În sistemul de control al execuției comenzilor ESCOM.BPM, sarcinile finalizate sunt afișate în jurnalul „Sarcini –> Finalizate”.

RAPOARTE PRIVIND EXECUREA INSTRUCȚIUNILOR

Datele privind progresul și rezultatele monitorizării performanței ar trebui luate în considerare și analizate. Rezultatele acestei lucrări sunt rapoarte de performanță
documentele și sarcinile care sunt furnizate managerilor.

Sistemul de monitorizare a executării documentelor prevede posibilitatea generării diverselor rapoarte privind executarea instrucţiunilor şi asupra disciplinei de performanţă. Rapoartele vă permit să evaluați nivelul disciplinei de performanță pentru o anumită perioadă de timp, oferind informații despre sarcinile finalizate, restante și restante atât pentru organizație în ansamblu, cât și pentru amploarea activităților unei singure unități sau angajat.

În scopuri de monitorizare, sistemul de control al execuției conține jurnalele de sarcini personalizabile care afișează carduri de documente și comenzi pentru o anumită perioadă de timp, cu o anumită stare (în lucru, verificare, revizuire etc.).

Jurnalele sistemului de control al execuției documentelor au capacitatea de a prezenta informații în diferite secțiuni de informații, de exemplu:

Conform stadiului actual al comenzii; - De către interpreți; - De către lideri; - Prin diviziune; - la termen limită; - Prin restante și alte atribute ale sarcinilor; - Prin grupări compuse, de exemplu, după interpreți și statut, după lideri și interpreți etc.

În jurnalul sistemului de control al execuției se calculează automat numărul total de instrucțiuni, precum și numărul de sarcini din fiecare grup. În plus, jurnalele au capacitatea de a sorta după mai multe coloane, de a filtra datele în coloane, de a evidenția înregistrările cu valorile dorite, de a căuta date, de a stabili ordinea și compoziția coloanelor.

• Raportul generat în acest mod poate fi tipărit sau exportat într-un fișier.
• Sistemul de control al execuției vă permite să generați grafice și diagrame pe baza datelor din jurnalele de sarcini, ceea ce asigură eficiența și vizibilitatea informațiilor analizate.
• Pentru manageri, există rapoarte speciale care vă permit să evaluați rapid starea de fapt în executarea instrucțiunilor.

CĂUTAREA ATRIBUTĂ ȘI TEXT COMPLET A SARCINII

Pe lângă jurnalele de joburi, sistemul de control al execuției conține forme deosebite pentru căutarea de atribute și text integral a cardurilor de sarcini. Formularele de căutare vă permit să selectați rapid carduri necesare conform unor criterii de selecție arbitrare. La efectuarea unei căutări

sunt luate în considerare drepturile de acces ale utilizatorului care efectuează căutarea. Utilizatorul poate vedea doar acele sarcini în cardurile pentru care este indicat - adică este un rol. Cărțile de misiuni selectate sunt afișate ca un jurnal de misiuni.

Cum să cumpărați soluția „Sistem de control al executării comenzilor”

Soluția „Sistem de control automat al execuției” este disponibilă în toate edițiile ESCOM.BPM.

Cumpără această decizie Puteți face acest lucru singur în magazinul nostru online. Pentru a face acest lucru, trebuie să plasați o licență de server a ediției selectate în coș, de exemplu, și numărul necesar de licențe de client, de exemplu . Apoi plasați o comandă.

De asemenea, ne puteți scrie o scrisoare cu principalii parametri ai sarcinii dumneavoastră de automatizare și vă vom pregăti o ofertă comercială optimă.

26 februarie 2010 15:19

Alexey Afanasiev, director de calitate al InterTrust

La multe întreprinderi din Rusia, în special cele care au experimentat în ultimii ani crestere rapida, se observă aceeași problemă: incapacitatea oficialilor organizației de a oferi un control de înaltă calitate și adecvat asupra executării instrucțiunilor lor. De obicei, noile companii suferă de această problemă, în timp ce acele organizații care au încă un trecut sovietic, precum și administrațiile autorităților municipale, regionale și federale folosesc destul de eficient experiența managementului directiv, care era deosebit de populară în țara noastră înainte de perestroika. Acest articol își stabilește ca obiectiv principal tocmai transferul de experiență în domeniul monitorizării executării comenzilor directorilor către companiile moderne.

Aproape orice tip de activitate de management a unei organizații este asociat cu executarea instrucțiunilor din conducerea acesteia, de aceea este important să se stabilească controlul asupra executării instrucțiunilor. Comenzile pot:

● aplicate sub formă de rezoluții asupra documentelor interne și primite (de exemplu, memorii și scrisori);

● să fie formulat în acte administrative organe colegiale (în protocoale) și organe individuale de conducere (în ordine și instrucțiuni).

În ceea ce privește contestațiile cetățenilor, reținem următoarele. Formal, procedura de lucru cu ei este identică cu procesarea corespondenței primite, dar termenele sunt reglementate legislatia actuala pe nivel federal, care ar trebui să fie luate în considerare atât de managerul care stabilește termenele de execuție, cât și de executantul care este chemat să respecte aceste termene.

Multe documente în cursul lor ciclu de viață poate fi pus sub control. Putem vedea atât ștampila cu litera „K”, cât și cuvântul „Control” inscripționate cu un pix roșu sau realizate sub formă de amprentă (vezi Exemplul 1). Sarcina unor astfel de note este una - de a atrage atenția asupra necesității de a pune sub control instrucțiunile date în textul documentului sau în rezoluția asupra acestuia (în exemplul nostru, scrisoarea primită conține o rezoluție cu instrucțiunile lui Ignatova Yu .S., ce și când să faceți). Până la finalizarea execuției, astfel de documente sunt stocate într-un folder separat. La finalizarea execuției, pe document se notează despre aceasta (în Exemplul 1, în colțul din dreapta jos la data de 07.10.2009, s-a făcut o înscriere despre încheierea contractului și plasarea documentului în cazul Nr. 08-24).

Stabilirea unei sarcini pentru executanți

Cine formulează ordinul? Acest lucru este făcut de lideri de la toate nivelurile. Doar că de obicei este pusă sub control executarea instrucțiunilor primei persoane sau a întregului management de top al organizației, iar serviciul DOW este angajat în asta. Și instrucțiunile managerilor de rang inferior - șefii de departamente, de regulă, sunt gestionate de angajați ai acelorași departamente responsabile cu munca de birou în ele.

S-ar părea că în textul unei rezoluții sau al unui document administrativ ar trebui să fie deja formulat clar și fără ambiguitate:

● comanda în sine,

● data scadenței,

● executant specific.

În cazul în care cel puțin una dintre aceste condiții nu este îndeplinită (ceea ce se întâmplă), este necesar lucrător individual, care poate reformula clar cerințele managerilor și, dacă este necesar, le poate descompune în altele mai mici, dar cu performanți clar definiți.

La formularea instrucțiunilor, este recomandabil să respectați următoarele reguli simple: formularea trebuie să fie concisă, concisă, excluzând pe cât posibil ambiguitatea de interpretare și să aibă un rezultat clar definit și măsurabil. Toate acestea vă vor permite să nu pierdeți timpul cu clarificări suplimentare ale comenzii. Pe de altă parte, acest lucru îi oferă executantului un scop, iar autorului misiunii - încrederea că rezultatul acțiunilor executantului va fi așteptat.

Iată exemple de formulări vagi și structurile de text corecte corespunzătoare:

La stabilirea controlului asupra executării instrucțiunilor în organizație, documentele încep să se schimbe destul de curând: în loc de cerințe generale, apar instrucțiuni scurte și complete cu un anumit executor, termen limită și rezultat așteptat. Acest lucru crește semnificativ eficiența managementului companiei, care este observată aproape imediat atât de conducerea acesteia, cât și de proprietari.

Termenul limită de executare a comenzii

Termenele limită pentru executarea comenzilor în organizație sunt de obicei stabilite de autorul-șef care a creat comanda. În unele cazuri, termenul limită pentru executarea instrucțiunilor poate fi stabilit printr-un act local al organizației sau un document de reglementare extern.

Citat aici model de reglementare interacțiunea dintre autoritățile federale putere executiva:

Fragment de document

Model de regulament de interacțiune între autoritățile executive federale, aprobat. Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 30 din 19 ianuarie 2005, modificat la 21 februarie 2008 Ordinul este supus executării în termenul specificat în acesta. Dacă este stabilită o perioadă de timp ca termen limită, data semnării instrucțiunii este considerată a fi începutul acesteia. O comandă care conține mențiunea „urgent” este supusă executării în termen de 3 zile. Indicația „prompt” prevede un termen de 10 zile pentru executarea comenzii. În cazul în care termenul de executare nu este specificat în ordin, acesta este supus executării într-un termen de până la 1 lună de la data semnării acestuia (până la data corespunzătoare a lunii următoare, iar dacă nu există o astfel de dată în luna viitoare, apoi înainte ultima zi luni). Dacă ultima zi a termenului de executare a unei instrucțiuni coincide într-o zi nelucrătoare, aceasta va fi supusă executării în ziua lucrătoare anterioară.

Pentru a îmbunătăți sistemul de management al organizației, are sens ca comenzile care sunt puse sub control să unifice termenele de execuție – să le aducă la o bază unică stabilită în organizație. Inițial, o astfel de decizie trebuie să fie documentată în act local, de exemplu, în Instrucțiunile pentru munca de birou. Modificarea termenului ar trebui, de asemenea, să fie posibilă numai în cazurile documentate în actele locale ale organizației. Și, desigur, sistemul introdus de calcul al termenilor ar trebui să corespundă bunului simț. La urma urmei, este dificil să găsești un factor mai demotivant pentru executant decât o sarcină imposibilă.

Să dăm exemple de mai multe formulări ale ordinelor și să explicăm ce dată pentru fiecare dintre ele va fi considerată ultima dată pentru executarea la timp a ordinului. Acest lucru este foarte important, pentru că Există adesea confuzie în această problemă.

O situație destul de comună este atunci când un manager încredințează executarea unei sarcini unui alt manager de un nivel inferior, iar acesta, la propria discreție, mai coboară comanda cu un „etaj mai jos”. Astfel, ordinul trece prin mâinile mai multor lideri înainte de a ajunge la executorul final. Adevărat, coborând această scară, sarcina se poate „ramifica” în mai multe „subsarcini” efectuate de diferiți oameni în date diferite. Acest sistem se numește crearea „ordine imbricată”.

La formularea comenzi „cuibrate”, este important să se stabilească o rezervă temporară. În legătură cu comanda „părinte”, aceasta ar trebui să fie de cel puțin 1 până la 3 zile lucrătoare. Este indicat să se evite prea mult „cuibări” de instrucțiuni, excluzând din lanț acei lideri care doar „dau ștafeta mai departe”. Dacă există un executor care este responsabil pentru executarea întregului ordin în ansamblu, el este numit „executor responsabil”.

De exemplu, atunci când termenul de executare a unui ordin este reglementat de un extern document normativ, cităm Legea federală nr. 59-FZ „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor cetățenilor în Federația Rusă”. Conform acestui document termen maxim luarea în considerare a unei cereri scrise a unui cetățean al Federației Ruse este de 30 de zile și începe să fie luată în considerare din momentul înregistrării unui astfel de document (Legea alocă 3 zile pentru această procedură din momentul primirii cererii).

Dacă un cetățean, de exemplu, are nevoie de asistența unui organism local de autoguvernare în exercitarea drepturilor sale, atunci perioada de timp necesară pentru aceasta depășește adesea cu mult 1 lună. Într-o astfel de situație, solicitantului i se trimite în termen de o lună un răspuns scris, care nu rezolvă problema sa pe fond, dar descrie în mod clar procedura de asistență ulterioară a autorității. În aceeași autoritate, instrucțiunea formată pe baza luării în considerare a unei astfel de plângeri ar trebui pusă sub control de lucru cu un raport regulat privind evoluția situației către șeful - autorul instrucțiunii.

Se întâmplă adesea ca cetățenii să își adreseze incorect contestațiile. Și atunci destinatarul nu le ia în considerare, ci le transmite acelui organism sau oficial care are jurisdicție asupra materiei. Legea prevede acest lucru în termen de 7 zile de la data înregistrării contestației. În acest caz, cetățeanul este informat despre o astfel de redirecționare. Și, apropo, Legea interzice în mod expres transmiterea plângerilor spre examinare acelui organism sau acelui funcționar a cărui decizie sau acțiune (inacțiune) este atacată cu recurs.

Procedura de control al executiei comenzii

Acum, având informațiile de bază despre pregătirea instrucțiunilor, este necesar să se ia în considerare în detaliu însăși procedura de monitorizare a executării instrucțiunilor.

Rețineți că într-o anumită companie pot fi efectuate lucrări de control al executării comenzilor:

● utilizarea manuală a unui fișier de carduri de înregistrare și control (RCC);

● în sistemul electronic de gestionare a documentelor, unde componența informațiilor înregistrate în „cardurile electronice” rămâne aceeași, dar multe operațiuni de sesizare a executanților și generare de raportare pe disciplina de performanță sunt efectuate automat;

● există încă o opțiune intermediară, atunci când capacitățile MS Excel sunt folosite pentru a facilita munca - instrucțiunile puse sub control sunt descrise într-o formă tabelară, în care apoi puteți filtra informațiile după executanți, termene, etc. Vezi .

În etapa de „Putere la control”, angajatul de birou înregistrează comanda. Dacă este conținut pe document, atunci este pusă pe el o amprentă a ștampilei „K” sau „Control” sau același lucru este scris cu un stilou luminos, este, de asemenea, posibil să mutați pur și simplu documentul în folderul controlat. instrucțiuni.

Executorul, primind un ordin, trebuie să se familiarizeze cu acesta și, înainte de expirarea termenului indicat pe comandă, să îndeplinească sarcinile stabilite în acesta. Dacă executantul trebuie să transfere munca pentru a fi efectuată de alți angajați subordonați lui, atunci el creează comenzi de un nivel inferior, așa cum am discutat mai devreme.

În cazul în care executantul își dă seama că termenul limită nu corespunde capacității de a îndeplini sarcinile specificate la timp, solicită șefului care a emis ordinul să amâne data executării. În alt caz, în cazul în care contractantul este conștient de faptul că executarea comenzii depășește competența și aria sa de responsabilitate, acesta poate solicita anularea totală sau parțială a comenzii.

În cazul în care managerul decide să amâne sau să anuleze misiunea, el informează persoana responsabilă cu controlul timpului despre aceasta. În orice caz, cererile contractantului de amânare sau anulare a sarcinii trebuie să fie transmise managerului înainte de data expirării termenului limită pentru atribuire.

« Controlul asupra executării instrucțiunilor pe fond» este de obicei realizat de un angajat care este suficient de competent pentru a evalua relevanța rezultatului obținut al executării sarcinii stabilite în sarcină. Un astfel de control poate fi inițiat de o persoană competentă la primirea raportului de performanță și poate fi finalizat fie prin retragere de la control, fie prin returnare pentru revizuire.

Procedura de „Ridicare de sub control” a comenzii se realizează de către salariatul care a supravegheat executarea comenzii pe fond, precum și în cazul în care managerul satisface cererea de înlăturare integrală a comenzii.

Ca parte a scenei Controlul execuției termenului limită» Un angajat dedicat controlează timpul de execuție a tuturor comenzilor active, adică în derulare în același timp (dacă o astfel de muncă în organizație este efectuată manual sau folosind MS Excel, atunci aceasta este de obicei făcută de secretarul autorului al ordinului sau angajaților serviciului DOW). În prezent, cea mai mare parte a acestei lucrări poate fi efectuată prin sisteme electronice de gestionare a documentelor, informând executanții cu privire la termenele de finalizare a executării instrucțiunilor. Informarea este un avertisment de întrerupere pentru toate instrucțiunile care nu au fost eliminate de sub control (vezi Exemplul 4).

Încărcarea asupra unui interpret individual este în continuă creștere și, ca urmare, disciplina de performanță a angajaților începe să scadă din cauza uitării elementare. Informarea periodică a angajaților, de exemplu, săptămânal, vă permite să înțelegeți în mod clar domeniul de aplicare a sarcinilor care trebuie îndeplinite și să vă orientați în momentul raportării.

Pagina de informatii poate fi fie succint (vezi), fie mai complet, cu compoziția informațiilor care sunt prezentate în tabelul din. Apropo, dacă într-un astfel de tabel MS Excel filtrăm comenzi pentru un anumit antreprenor cu un semn de execuție gol, atunci prin imprimarea rezultatului, vom obține doar o altă versiune a fișei de informații pentru antreprenor.

Dacă astfel de foi sunt generate de EDMS, atunci este convenabil să includeți o coloană în formularul tabelar cu numărul de zile rămase până la sfârșitul scadenței. Clasificarea comenzilor după data de expirare este, de asemenea, foarte convenabilă - acest lucru permite executantului să navigheze mai rapid și să își gestioneze propriul timp de lucru mai eficient.

Raportarea disciplinei de performanță

Unele organizații practică raportarea intermediară a artiștilor executanți. Dacă este necesar să se monitorizeze în mod regulat progresul executării instrucțiunilor deosebit de importante, autorii acestora adaugă la textul instrucțiunii informații despre necesitatea raportării periodice, de exemplu, săptămânale, care trebuie furnizate pe toată perioada de execuție. Un raport intermediar de performanță este de obicei pregătit în formă scrisă gratuită sau sub forma unui memorandum. Aceste rapoarte pot fi întocmite de către:

● interpretul însuși

● secretar subordonat,

● un angajat responsabil de disciplina de performanta in companie.

Pentru monitorizarea nivelului de disciplină a performanței în organizație, periodic sau la cererea conducerii, se întocmesc mai multe tipuri de rapoarte care pot avea legătură cu disciplina performanței:

● director executiv individual;

● unitate specifică

● organizația în ansamblu;

● instructiuni emise de un anumit lider etc.

Pentru management sub forma unui rezumat statistic, informațiile sunt rezumate despre instrucțiunile livrate, executate, precum și transferul în altă perioadă de raportare. Pentru a permite un management mai eficient al disciplinei performanței, sunt utilizate diferite modele de raportare. Variante de formulare de raportare sunt prezentate în și în opinia lui E. Kameneva.

Întrucât astfel de rapoarte sunt întocmite atât pentru organizație în ansamblu, cât și pentru diviziile acesteia în special, doar acei funcționari cărora șeful le dă direct instrucțiuni sunt incluși în secțiunea interpreți. De exemplu, pentru CEO aceștia vor fi adjuncții și șefii de activități ai săi, în timp ce pentru șeful de departament aceștia vor fi șefii de departamente și, eventual, de sectoare.

Chiar dacă organizația nu are o automatizare completă a fluxului de lucru prin EDMS, un astfel de document este destul de convenabil de compilat și menținut în sistemul de foi de calcul Microsoft Excel sau OpenOffice.org Calc. Aceste sisteme au o interfață și o funcționalitate în mare măsură similare, ele pot ajuta la automatizarea contabilității și la construirea de rapoarte într-o companie mică și mijlocie. Principalul lucru este să știți clar ce aveți nevoie exact pentru a obține la ieșire.

Opinie

Am avut în vedere aspectele plasării și scoaterii comenzilor de sub control, precum și metodologia de executare a instrucțiunilor și raportare privind monitorizarea executării acestora. Modelele de management directiv propuse în articol vor contribui la ca managementul organizației să fie mai clar și mai transparent.

Fluxul documentelor și instrucțiunile - acestea sunt cele două prize principale în activitatea oricărei companii. Asigurarea unui control decent asupra executării instrucțiunilor este dificilă, dar posibilă. Același lucru este valabil și pentru depozitarea documentelor - fiecare la locul său. Crezi că este un basm? Deloc, iar numele acestei povești adevărate este LeaderTask.

Cum se organizează controlul comenzii

Mai întâi, să definim principalele probleme ale organizării controlului comenzii:

1. Cum afli în ce etapă a executării comenzii tale?
2. Cum să preveniți ignorarea comenzilor?
3. Cum se verifică rezultatul sarcinii atribuite?

Toate răspunsurile pot fi găsite în programul LeaderTask. Datorită sistemului dezvoltat de comenzi, niciuna dintre sarcinile tale nu va dispărea din vedere. Înscrie toți angajații în program și emite instrucțiuni scrise de orice scară - până la proiect global.

Când trimiteți comanda unuia dintre subordonați, avatarul său vizavi de numele sarcinii va deveni translucid - aceasta înseamnă că comanda a fost deja livrată, dar nu a fost încă citită. De îndată ce un angajat deschide o sarcină de la dvs., avatarul său din program va căpăta o culoare standard. Astfel, afirmații precum „ N-am văzut ” va fi pur și simplu nepotrivit.

De asemenea, un angajat nu va putea sări peste sarcina dvs. - cu excepția cazului în care, desigur, stabiliți un termen limită pentru rezolvarea sarcinii. Acesta va apărea în lista de activități a subordonatului tău, iar navigatorul programului va afișa numele tău cu numărul de sarcini atribuite.

Dacă sarcina nu este finalizată până la termenul limită, a doua zi va apărea pe lista de sarcini și îl puteți întreba pe interpret care este motivul întârzierii. De asemenea, puteți să întrebați în chatul încorporat care apare pentru fiecare sarcină după ce este creată.

Astfel, toate comenzile tale vor fi îndeplinite fără greșeală și niciuna dintre ele nu va fi pierdută. LeaderTask vă va ajuta cu organizarea controlului asupra executării instrucțiunilor la 100%. Pentru mai multe informații despre cum să aflați dacă o comandă a fost citită, puteți urmări în videoclipul de mai jos:

Și ce zici de documente în numele? Cum se asigură controlul deplin asupra executării documentelor și instrucțiunilor?

Lucrul cu documente în LeaderTask

Toate fișierele și documentele pentru o anumită sarcină sunt stocate chiar în cadrul acestei sarcini. Acestea pot fi fișiere Microsoft Office, fotografii, videoclipuri etc.

De exemplu, sarcina este de a crea grafice pentru un site nou - atașați toate fișierele necesare la sarcină sau proiect. Doar acei angajați cărora le permiteți vor avea acces la ei. Deci informațiile confidențiale nu vor cădea niciodată în mâinile unor persoane neautorizate - acest lucru este exclus!

Puțini oameni știu, dar în LeaderTask vă puteți crea și propriile documente - note cu formatare chiar în cadrul sarcinii dorite. Pentru aceasta in sarcina necesara găsiți butonul corespunzător și creați documente cu orice conținut în fereastra care se deschide.

Cum să evidențiezi vizual sarcinile și documentele importante și urgente?

Dezvoltatori de software a furnizat tot ce aveți nevoie pentru lucrul vizual cu sarcini - culori, etichete, subsarcini și multe altele. De exemplu, dacă una dintre comenzile dvs. este urgentă, atunci creați o etichetă cu același nume și atașați-o sarcina corectă. Angajatul o va vedea în notificare și în lista de sarcini și va începe imediat executarea acesteia.

Hack de viață ușor de la noi înșine- adăugați o clauză la Regulile companiei prin care comenzile cu etichetele corespunzătoare trebuie finalizate mai întâi, amânând toate celelalte sarcini pentru mai târziu. Și în acest fel, vei putea construi un întreg sistem de lucru cu sarcini în cadrul organizației tale.

Vizualizează informațiile, evidențiază toate cele mai importante lucruri și începe prin a descărca LeaderTask, un program de gestionare a comenzilor.