Există documente obligatorii (furnizate) și recomandate. Dacă KDP-ul dvs. este un zero complet, ar trebui să vă ocupați cu putere de crearea documentației obligatorii. În chiar vedere generala se încadrează în două categorii:
- Reglementări locale.
- Documente create în timpul înregistrării raporturilor de muncă.
- prevedere de protecție.
Aici, dar ținând cont de specificul, putem include:
- reglementări cu privire la etc. (dacă astfel de caracteristici există la întreprinderea dumneavoastră).
- evidența personalului (angajare, contracte de drept civil; ordine de personal; cardurile personale ale angajatului);
- documente privind contabilitatea timpului de lucru și calcule (fișe de pontaj, state de plată);
- documentele personale ale angajatilor cărți de muncă, acte personale).
Numerotarea comenzilor în managementul evidenței personalului
De obicei, începătorii au o întrebare: cum să numeroteze comenzile? Vești bune: cerinte legale nu este instalat, folosiți bunul simț.
Există mai multe întrebări indicii, răspunzând la care vă puteți crea propria logică de numerotare a comenzii.
- Câți angajați cu normă întreagă în organizație: 10, 50, mai mult de cincizeci?
- Care este fluctuația personalului?
- Cât de des trebuie să schimbați condițiile de muncă (transferați angajații dintr-un post în post, să îi implicați în muncă în weekend etc.)?
Dacă vedeți că volumul comenzilor va fi mic, puteți face numerotare continuă cu adăugarea literei „K” (începând anual de la Nr. 01-K) pentru a le separa de comenzile pentru activitatea principală. Dacă există o mulțime de comenzi, ofițerii de personal cu experiență recomandă împărțirea și marcarea diferitelor tipuri de comenzi cu litere, în funcție de subiectul lor.
Pentru a nu vă încurca și a păstra în ordine documentația, se recomandă și să țineți un registru al comenzilor.
Gestionarea evidențelor personalului
Această muncă dificilă este efectuată pe bază, care conține o bibliotecă de mostre ale tuturor documentelor - pe care le puteți lua și utiliza. Apropo, din 2013, nimeni nu are dreptul să ceară documente doar în forma în care sunt prezentate în rezoluție: dar de ce să pierzi timpul inventând o bicicletă?
Pentru început, se recomandă emiterea unei instrucțiuni sau regulament privind KDP, în care este scris cum sunt documentate toate procedurile de personal, cum au loc în cadrul organizației etc. O astfel de instrucțiune va deveni o bază de încredere pentru întregul KDP. la întreprindere şi vă va permite să o puneţi în perfectă ordine.
Ce este munca de birou și fluxul de documente (2019)? Tutorial, precum și un dicționar economic modern, definește fluxul de lucru ca mișcarea documentelor între compilatori și executanți de-a lungul lanțurilor tehnologice informaționale, făcând posibilă informarea tuturor părțile interesate, aduceți la ei deciziile luate, contabilitate si control. La rândul său, munca de birou reprezintă activitățile de menținere, actualizare și control a documentației.
Deoarece valoarea informaţiei în lumea modernăși de afaceri este dificil de supraestimat, munca de birou și fluxul de documente al organizației este dat rol important. Adesea, corectitudinea luării deciziilor și rezultatul final depind de claritatea și claritatea formulării, de viteza de lucru.
Există trei tipuri de flux de documente:
- incoming (intrare in organizatie);
- ieșire (trimise de la organizație);
- intern (documentație creată și utilizată de angajați în procesul de management).
Etapele muncii
Lucrul cu documentele în organizație este împărțit în etape.
Pentru intrare:
- primirea și prelucrarea;
- examinarea prealabilă de către grefier;
- înregistrare;
- luarea în considerare de către conducerea organizației și direcția de execuție;
- controlul executiei.
Pentru ieșiri:
- dezvoltare, proiectare;
- înregistrare;
- trimitere.
Pentru intern:
- dezvoltare, proiectare;
- înregistrare;
- prelucrarea, executarea, pregătirea răspunsurilor;
- controlul executiei.
Pentru toți:
- contabilizarea si analiza volumelor fluxului de documente;
- depozitare.
Viteza de trecere a etapelor depinde direct de corectitudinea documentelor, precum și de normele de flux de documente aprobate de organizație. Un exemplu de regulament privind fluxul de documente într-o organizație (2019) poate fi descărcat mai jos.
GOST pentru munca de birou 2019
Cerințele pentru executarea actelor oficiale sunt formulate în prezent în standardul național Federația Rusă. El s-a schimbat standard de stat Federația Rusă GOST R 6.30-2003.
Cunoașterea GOST cu privire la munca de birou, în opinia noastră, este utilă pentru a începe cu studiul terminologiei, care este descrisă în detaliu de către altcineva. standard national- (munca de birou și arhivare GOST), deoarece aceste cunoștințe vor ajuta la înțelegerea și utilizarea corectă a vocabularului profesional.
Acesta definește conceptele folosite în articol:
- Un document este o informație înregistrată pe un transportator cu detalii care permit identificarea acestuia.
- Executarea documentului - aplicarea detaliilor necesare pe document.
- Un atribut de document este un element al designului documentului.
GOST R 7.0.8-2013
Lucrări de birou-2019: noi cerințe pentru documente
Luând în considerare definițiile descrise, luați în considerare regulile de oficializare a documentelor oficiale.
Pentru cei care au aflat despre existența unui standard în domeniul muncii de birou din acest articol, o analiză detaliată a secțiunilor GOST va fi utilă. Pentru funcționarii cu experiență, vă sugerăm să vă familiarizați cu modificările care au intrat în vigoare la 01.07.2018 împreună cu.
O nouă secțiune importantă atrage imediat atenția asupra ei. Cerințe generale la crearea documentelor”, care sistematizează și descrie regulile referitoare la toate tipurile de detalii, inclusiv text:
- numerele paginilor;
- fonturi și dimensiuni de font preferate;
- liniuța paragrafului;
- valoarea spațierii între linii, spațierea dintre litere și cuvinte;
- alinierea textului;
- lungimea maximă a liniei pentru dispunerea unghiulară și longitudinală;
- reguli de selectare a textului îngroșat;
- aspectul paginii de titlu.
Toate modificările au ca scop îmbunătățirea cerințelor. Lista de cerințe a fost extinsă, a fost adăugată:
- ștampila de restricție de acces;
- marca de semnatura electronica;
- Nume unitate structurală— autorul documentului;
- denumirea funcției persoanei - autorul documentului.
Unele detalii sunt combinate într-una singură, de exemplu, variabila „date de referință despre organizație” poate include nu numai adresa poștală și numărul de telefon, ci și OKPO, PSRN, TIN / KPP.
Secțiunea „Detalii de prelucrare” este completată cu regulile de utilizare a adreselor introductive și fraza finală de etichetă, semnătura electronică, precum și semnătura persoanei care acționează ca șef.
Munca de birou într-o organizație implică crearea de documente oficiale și organizarea muncii cu acestea. Pentru a unifica procesele de lucru cu documente, a crește eficiența și eficacitatea acestora în organizație, poate fi dezvoltată o instrucțiune privind munca de birou. În plus, organizația poate introduce și postul de funcționar, al cărui cerc atributii oficiale am considerat în mod separat. În această consultare, vom face instrucție standard la munca de birou 2017 și 2018.
Munca de birou ca proces
Instrucțiunile privind munca de birou într-o organizație pot acoperi toate etapele deplasării documentelor într-o organizație și pot prevedea, în special, procedura:
- primirea, înregistrarea, înregistrarea, transmiterea și trimiterea corespondenței;
- redactare și proiectare documente oficiale;
- intocmirea si executarea documentelor organizatorice si administrative (comenzi, procese-verbale ale sedintelor oficiale);
- întocmirea nomenclatoarelor de cazuri și formarea cazurilor în munca de birou;
- pregătirea documentelor pentru depozitarea și utilizarea ulterioară;
- contabilitate, stocare și utilizare a formularelor.
De exemplu, procesul de pregătire a documentelor pentru stocarea și utilizarea ulterioară poate implica:
- examinarea valorii documentelor, adică determinarea valorii documentelor în vederea selectării acestora pentru păstrare și stabilirii perioadelor de păstrare;
- înregistrarea cazurilor, adică un set de lucrări privind descrierea cazului pe copertă, broșură, numerotarea foilor și întocmirea unei inscripții de certificare;
- transferul dosarelor la arhiva si asigurarea securitatii documentelor.
În plus, instrucțiunile privind munca de birou pot prevedea procedura de aplicare a sigiliului, utilizare obligatorie ceea ce nu este necesar în prezent în companiile de afaceri.
Orice activitate entitate legală(mai ales cu personalul) presupune crearea de diverse tipuri de documente. Și la o anumită etapă se pune problema organizării muncii cu ei, precum și a contabilității și depozitării acestora. Este dificil să organizezi afaceri? Instrucțiunile pas cu pas 2017 vă vor ajuta în acest sens.
Din articol vei afla:
- dacă este necesar să se acorde atenție muncii de birou;
- cum să organizezi munca de birou de la zero: instrucțiuni pas cu pas 2017;
- cum să faci ordine în înregistrările de resurse umane: instrucțiuni pas cu pas 2017.
Cadrul de reglementare
Munca de birou este recunoscută ca atare activitate care furnizează documentație (crearea documentelor oficiale) și determină procedura de organizare a muncii cu documente oficiale. Desigur, întrebarea dacă este necesar să se gândească la procedura de lucru cu documente apare atunci când este dificil să găsești un anumit document. Pe de o parte, ar trebui să ne bucurăm că compania se dezvoltă și crește, dar, pe de altă parte, o nouă sarcină este pe ordinea de zi - cum să organizăm corect și convenabil fluxul de documente.
Este mai ușor cu munca de birou în instituțiile oficiale - acolo acest proces este reglementat de reglementări speciale. De exemplu:
- Ordinul Ministerului Justiției al Rusiei din 16 aprilie 2014 nr. 78 „Cu privire la aprobarea regulilor pentru munca biroului notarial” (împreună cu Regulile pentru munca în biroul notarial aprobat prin decizia Consiliului FNP din 17 decembrie, 2012, Ordinul Ministerului Justiției din Rusia din 16 aprilie 2014 nr. 78) a aprobat regulile de circulație a documentelor la notari;
- Hotărârea Consiliului de Administrație al Comisiei Economice Eurasiatice din 05.05.2015 Nr. 46 „Cu privire la regulile de gestionare a documentelor interne în Comisia Economică Eurasiatică” definește regulile de lucru cu documentele în CEE;
- in ordine Departamentul Judiciar la Curtea Suprema RF din 29 aprilie 2003 Nr. 36 aprobat Instrucţiuni pentru munca de birou judiciarîn judecătoria;
- Decretul CEC al Rusiei din 20 ianuarie 2016 nr. 321 / 1831-6 a adoptat Instrucțiuni pentru munca de birou în Centrala comisia electorala Federația Rusă;
- Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477 a aprobat Regulile pentru munca de birou în organisme federale putere executiva.
Există, de asemenea, reglementări specifice care menționează cum merită organizarea muncii de birou în anumite organizații, de exemplu, Legea federală din 15 aprilie 1998 nr. 66-ФЗ „Cu privire la asociațiile necomerciale ale cetățenilor horticole, grădinărit și dacha” prescrie procedura de desfășurare a muncii de birou în astfel de entități.
Citiți despre acest subiect în e-zine
- Cât de important este să ții o evidență cantitativă a foilor de documente primite?
- Auditul muncii de birou: când este profitabil să implici o firmă de audit
- Controlul execuției documentelor
În companiile private, toate problemele de organizare a muncii de birou sunt decise de proprietari. Sau, mai degrabă, pentru a dezvolta munca de birou de la zero: instrucțiunile pas cu pas pentru 2017 sunt atribuite anumitor interpreți - uneori ofițeri de personal, alteori secretare. Deoarece o astfel de instrucțiune a ajuns la maturitate, înseamnă că este într-adevăr nevoie de o astfel de reglementare.
- Tipuri de documente în munca de birou
- Obiective de birou
- Lucrări de birou și flux de documente 2017
Cum să organizezi afaceri
anul vă va ajuta să decideți de unde să începeți și la ce rezultat ar trebui să încercați. În mod ideal, o organizație ar trebui să adopte document intern- instrucțiuni de afaceri. Dacă firma este mare, cu subdiviziuni, sucursale, atunci se justifică adoptarea mai multor acte locale care reglementează aceste aspecte.
Pasul 1.
În primul rând, este necesar să se decidă ce documente vor fi acoperite de instrucțiunile menite să reglementeze fluxul de lucru. Amintiți-vă că întreaga masă de lucrări din organizație este împărțită în interne (locale), de ieșire și de intrare. Ordinea de lucru cu ei va fi diferită, așa că merită descris-o în diferite secțiuni.
Pasul 2
Instrucțiuni de scriere (secțiunile sale). Separat asigurați acte locale: cum sunt acceptate, cum sunt familiarizați angajații cu ele, unde și cu cine sunt stocate actele locale. Conform documentației primite, este necesar să se descrie cine și unde înregistrează documentația de intrare, în ce interval de timp, cum este înregistrat transferul documentului pentru executare, unde este stocat. document de intrare după ce i-a răspuns și la alte puncte procedurale. Pentru ieșire - rezolvați în mod similar problema procedurii de înregistrare, regulile de trimitere, semnare.
Pasul 3
Instrucțiunile trebuie să indice ce documente au o aprobare forma standard, și în pregătirea cărora ar trebui să fie ghidat de GOST aprobat.
Pasul 4
Determinăm persoanele responsabile pentru implementarea fiecărei secțiuni a instrucțiunii.
Noi decidem în ce ordine, unde, sub responsabilitatea cui vor fi stocate documentele.
Pasul 5
Determinăm necesitatea unor secțiuni suplimentare ale instrucțiunilor. În funcție de specificul activităților organizației, poate fi necesar să se indice procedura de realizare a copiilor, procedura de lucru cu sigilii și ștampile, procedura de schimb de documente între departamente.
O serie de documente pot face obiectul altor acte locale, de exemplu, în conformitate cu procedura aprobată pentru lucrul cu date personale sau ordinea de siguranță secret comercial organizatii. Este de dorit să se facă referiri la aceste acte locale. În plus, lucrul cu documente într-un număr de organizații poate fi, de asemenea, reglementat de legislație specială - de exemplu, gestionarea documentelor în institutie de credit este subiect pentru lege federala„Cu privire la bănci și activități bancare”, care reglementează procedura de gestionare a secretului bancar. Aceste puncte ar trebui luate în considerare și la elaborarea instrucțiunilor.
Pasul 6
Aprobarea instructiunilor si aducerea lor la cunostinta angajatilor. După această etapă act local intră în vigoare, iar executarea sa devine obligatorie pentru toți angajații companiei.
Cum să organizezi HR
Este la fel de important pentru companie să se gândească la gestionarea înregistrărilor de personal, instrucțiunile pas cu pas 2017 vă vor ajuta în acest sens.
Etapele organizării fluxului de lucru al personalului, în principiu, nu diferă de etapele formării muncii de birou în ansamblu. De asemenea, definește o listă de documente care vor fi compilate, modificate, copiate și distribuite în conformitate cu instrucțiunile pentru munca de birou de personal. Aici este necesar să se țină cont de faptul că organizația are loc pentru „fantezie” în raport cu documentele de personal mult mai puțin decât atât în fara esec trebuie sa fie prezent in firma pentru evidenta personalului, este indicat in Codul Muncii RF și altele reguli. Iar pentru lipsa sau executarea incorecta a actelor de personal se prevad amenzi considerabile. Prin urmare, pregătirea acestei instrucțiuni trebuie abordată cu toată seriozitatea.
Secțiunile instrucțiunilor privind gestionarea înregistrărilor de personal ar trebui să conțină informații despre documentele standard dezvoltate în companie (de exemplu, formularul aprobat contract de muncă, comenzi), precum și procedura de familiarizare a angajaților cu documentele. De asemenea, este necesar să se reflecte aspectele specifice ale activităților unei anumite organizații: dacă se întocmesc programe, atunci când și în ce ordine sunt prezentate spre aprobare, dacă se eliberează echipament de protecție, atunci în ce ordine vor fi păstrate înregistrările, etc.
De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că pentru organizarea muncii de birou, inclusiv a personalului, au fost dezvoltate instrumente software speciale pentru automatizarea acestor procese. Companii mari sunt utilizate în prezent, dar acest fapt nu anulează necesitatea de a dezvolta și urma instrucțiunile.
- Primele etape ale muncii de birou în organizație
- Tehnologia documentelor. Fluxul documentelor
- Instrucțiuni de afaceri. Nuanțe de design
munca de birou
Documente care reglementează crearea și activitățile Bibliotecii Științifice Universale Regionale Tula
A.I. Izgarshev
munca de birou
Aspecte motivaționale ale creației și utilizării documentele de management. Motivația pentru crearea documentelor de management
IN SPATE. Safiullina
munca de birou
GOST nou pentru acte
S.L. Kuznețov
munca de birou
Conferințe internaționale moderne pe probleme de management al documentelor
L.N. Varlamov
munca de birou
III Conferință Internațională Științifică și Practică „Managementul documentelor: Trecut, prezent, viitor”, dedicată memoriei profesorului T.V. Kuznetsova
Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konkova
munca de birou
20 de ani de la revista „Deloproizvodstvo”
Serghei Kuznețov
Tehnologia de informație
Standardizarea managementului documentelor în Rusia: starea actuală și abordări ale studiului
E.V. Osennikova
Tehnologia de informație
De la documente la documentate interacțiune electronică
V.A. Ipatov
Documentație
Caracteristicile aplicarii pentru un loc de munca cetateni straini
L.R. Fionova, V.A., Efimova