Kasama sa pag-digitize ng mga archive ng papel ang pag-scan at pag-catalog ng mga dokumento. Kung mas malaki ang organisasyon, ang kumpanya, mas kumplikado ang daloy ng dokumento nito, mas maraming mga dokumento ang nakaimbak sa mga archive nito at, nang naaayon, ang mga serbisyo para sa pag-digitize ng mga archive ay mukhang mas kaakit-akit.
Pagtitipid sa paghahanap
- Kadalasan para sa pag-archive kinakailangang dokumento nangangailangan ito ng maraming oras at pagsisikap. O maaaring lumitaw ang isang sitwasyon kapag ang parehong dokumento ay kinakailangan ng ilang empleyado nang sabay-sabay - sa kasong ito, kailangan mong gumawa ng kopya nito.
- Bilang karagdagan, ito ay nagkakahalaga ng noting na ang madalas na pag-access sa mga dokumento ng papel maaga o huli ay humahantong sa kanilang pinsala, at kung minsan ay "pagkawala", kung ang mga file ay maling inilagay sa archive.
- Ngunit upang malutas ang lahat ng mga problemang ito ay medyo simple - kailangan mo lamang tiyakin ang pag-digitize ng mga archive ng papel, gumamit ng mga awtomatikong sistema ng impormasyon sa iyong trabaho na magbibigay ng agarang paghahanap, pati na rin ang pag-access sa mga elektronikong kopya ng mga dokumento.
- Ang pag-digitize ng mga archive ng papel ay may maraming mga pakinabang. At pinag-uusapan natin hindi lamang ang tungkol sa qualitatively na mga bagong pagkakataon para sa probisyon at paggamit ng dokumentasyon ng kumpanya, kundi pati na rin ang tungkol sa pagtiyak sa kaligtasan ng impormasyong ito.
Mga benepisyo ng mga na-digitize na dokumento:
- pagbabawas ng load sa papel archive at photocopying area;
- ang posibilidad ng pagpapalabas ng espasyo ng archival;
- pagbabawas ng gastos sa pagpapanatili ng mga archive ng papel.
Pag-digitize ng mga archive ng papel: mga yugto
Unang yugto. Ang lahat ng gawain sa pag-digitize ng mga archive ay nagsisimula sa pagsusuri ng mga dokumento. Bilang resulta ng pagsusuri ng mga dokumento, ang istraktura ng hanay ng papel ay tinutukoy, pati na rin ang dami at mga katangian ng kalidad mga dokumento. Batay sa mga resulta ng pagsusuri, ang pagpili ng teknolohiya at pag-digitize ng mga dokumento, pamantayan sa pagtatasa ng kalidad, ang pagpili ng komposisyon ng kagamitan ay isinasagawa, ang mga deadline para sa pagpapatupad at ang badyet ay napagkasunduan.
Pangalawang yugto ay isang direktang pag-scan. Ang digitization ng mga archive ay ang proseso ng paglikha ng mga graphic na larawan ng isang dokumento gamit ang mga scanner. Bago isalin ang isang dokumento sa elektronikong anyo, pipiliin ng operator ang pinakamainam na mode ng pag-scan, isakatuparan, sa katunayan, ang pag-scan, habang kinokontrol ang kalidad ng mga resultang imahe sa monitor.
Ang epekto ng pagpapakilala ng electronic archive
Ang resulta ng pag-digitize ng mga archive ng papel ay mga elektronikong kopya ng mga dokumento. Ang propesyonal na kagamitan na ginagamit ng aming kumpanya ay nagpapahintulot sa iyo na mag-scan iba't ibang mga dokumento sa bilis na hanggang ilang libong pahina bawat araw - sa batch mode. Ang mga resultang file ay isinulat sa mga flash drive, CD, DVD at iba pang media.
I-archive ang mga resulta ng digitization
Kaagad pagkatapos makumpleto ang pag-digitize ng mga archive, ang mga graphic na imahe ay sumasailalim sa awtomatikong pagpoproseso - paghahati sa mga pahina ng mga spread, pag-crop sa mga gilid, pagkakahanay ayon sa mga linya, pag-aalis ng ingay, pagpapabuti ng kalidad ng imahe, at iba pa. Maaari mong itakda ang mga parameter para sa pag-catalog ng mga na-scan na dokumento sa iyong paghuhusga, sa gayon ay matiyak ang pag-optimize ng mga proseso ng negosyo mula sa panig ng pamamahala ng dokumento.
Sa opisina, madalas mangyari na kailangan mong magpadala email mga kopya - mga elektronikong bersyon ng mga naka-print na dokumento. Ang mga ito ay maaaring iba't ibang gawain, invoice, sulat, kontrata, charter, tala sa opisina at anumang iba pang posibleng dokumento.
Sa bahay, mayroon kaming mga lumang litrato na naging hurado sa paglipas ng mga taon, at nais naming panatilihin ang mga ito.
Binigyan kami ng isang kawili-wiling libro para sa isang sandali, ngunit nais naming magkaroon nito sa amin. Paano gawin ang lahat? Ang aming panandaliang papel na mga dokumento ay dapat i-convert sa electronic form, iyon ay, digitized at naka-imbak.
Ang digitization ay ang conversion ng isang imahe o analog signal ng audio/video sa isang digital na format na angkop para sa pag-record sa electronic media.
Upang i-digitize ang mga larawan ng isang bagay, mayroong mga espesyal na device - mga scanner. May mga barcode scanner, film scanner. Binabasa ng mga biometric scanner ang pattern ng retina ng mata o ang papillary pattern ng balat ng mga daliri. Ang hugis ng isang three-dimensional na bagay ay binabasa ng isang three-dimensional na 3D scanner.
Sa mga scanner para sa pagproseso papel na media- mga guhit, mga litrato, mga dokumento ng teksto, ang imahe ay iluminado linya sa pamamagitan ng linya na may isang espesyal na lampara, at ang reflected light flux ay nakatutok sa isang photosensitive matrix. Kino-convert ng analog-to-digital converter ang mga natanggap na electrical signal sa isang binary data system, na bumubuo ng digital copy ng imahe.
Ang pagpili ng isang scanner ay depende sa mga gawain at mga detalye ng aplikasyon nito. Ang isang scanner sa isang opisina ay halos palaging ginagamit upang i-digitize ang mga dokumento. Kahit na ang mga litrato ay na-scan, hindi sila napapailalim sa mataas na kalidad na mga kinakailangan sa opisina. Ang isang resolusyon ng 300 dpi ay sapat na upang matiyak ang tumpak na operasyon ng mga programa sa pagkilala at makakuha ng mahusay nababasang teksto. Anumang scanner na ginawa ngayon ay nagbibigay ng isang katanggap-tanggap na resolusyon para sa trabaho sa opisina.
Nalalapat din ito sa lalim ng kulay. Halos bawat modernong scanner ay nagpaparami ng antas ng kulay abong kinakailangan para sa mga naka-print na dokumento.
Ito ay mahalaga sa opisina, kung saan ang pangunahing gawain ay ang mabilis na pag-digitize ng bawat pahina ng mga dokumento ng teksto, ito ang automation ng proseso ng pag-scan. Maaaring gamitin ang mga sheet-fed scanner. Dito, ang isang sheet ng dokumento ay ipinasok sa puwang ng makina at hinila, tulad ng sa isang fax machine, kasama ang mga roller ng gabay. Ang ganitong scanner ay maginhawa sa isang built-in na awtomatikong sheet feeder. Nag-load kami ng ilang sheet ng isang multi-page na dokumento sa tray, at habang nagdi-digitize ang scanner, sabay-sabay kaming gumagawa ng iba. Simple lang ang lahat dito. Kung ang naaangkop na OCR software ay naka-install, ang isang solong pagpindot sa pindutan ay sapat upang i-digitize at i-save ang isang dokumento sa nais na format sa naturang scanner.
Ang isang modernong solusyon sa opisina para sa isang departamento ng isang kumpanya ng engineering, halimbawa, ay maaaring isang A3 scanner na kasama sa isang multifunctional na device kasama ng isang A3/A4 printer. Sa tulad ng isang MFP ito ay maginhawa upang i-digitize at gumawa ng mga kopya ng mga guhit.
Malinaw na hindi gagana ang pag-scan ng nakatali na magazine o ng isang spread ng libro sa isang sheet-feed scanner.
Upang mag-scan ng dalawang panig na mga dokumento, mayroong mga duplex scanner, kung saan ang dalawang elemento ng pag-scan ay nagpoproseso sa magkabilang panig ng sheet sa isang pass.
Ang isang magandang solusyon para sa bahay ay isang color inkjet MFP. Ang MFP ay isang multifunctional na device na may kasamang scanner at printer. Ang ganitong aparato ay isang copier din. Iyon ay, ang MFP ay maaaring awtomatikong mag-scan ng isang dokumento at mag-print ng isang kopya nito - lumikha ng isang photocopy ng dokumento.
Ang compact na device na may pinagsamang mga function ay tumatagal ng mas kaunting espasyo sa mesa. Ang halaga nito ay magiging makabuluhang mas mababa kaysa sa kabuuang halaga ng mga device na kasama dito, kung bibilhin mo ang mga ito nang hiwalay. Sa isang color inkjet printer, gumagawa kami ng mga de-kalidad na larawang may kulay at business card, at gamit ang isang flatbed scanner, nagdi-digitize kami ng mga dokumento, photo album o mga kinakailangang aklat.
Sa mga sumusunod na aralin, matututunan natin kung paano manu-manong mag-digitize, mag-convert at mag-save sa isang flatbed scanner. mga tekstong dokumento.
Sa mga halimbawang ito, gumamit ako ng sikat na A4 desktop MFP para sa pag-scan. Ang gayong murang aparato ay ang pinakamahusay na solusyon para sa tahanan at maaaring maging pangalawang, karagdagang MFP sa opisina.
Ipagpalagay na mayroon kaming isang multipage na lohikal kaugnay na dokumento, na kailangang i-digitize at ipadala sa pamamagitan ng email sa aming katapat. Tawagin natin itong "Kontrata".
Sa aming minamahal na Windows XP, mayroong isang karaniwang "Scanner o Digital Camera Wizard". Para gumana ang wizard, dapat na naka-install ang scanner sa computer at dapat paganahin. Ang pagtatrabaho sa wizard ay napaka-simple at mayroong isang maliit na gabay sa aralin sa Pag-digitize ng Mga Dokumento sa Windows XP.
Sa Windows 7, ang tool para sa paglikha ng mga elektronikong kopya ng mga naka-print na dokumento at larawan ay ang karaniwang bahagi ng Windows Fax at Scan.
Kaya, binabasa namin ang mga aralin at sa tulong ng isa sa mga programang ito ay nakatanggap ng mga scan file ng mga pahina ng aming kontrata sa isa sa mga graphic na format, na-save, at mangyaring ilakip ang mga ito sa isang email, ipadala sa address.
Ang masamang bagay dito ay kapag nag-scan ng isang multi-page na dokumento gamit ang mga program na ito, hindi namin magagawang pagsamahin ang mga page scan sa isang file. Siyempre, maaari mong bilangin ang mga file ng pahina sa pagkakasunud-sunod at i-zip ang mga ito upang maipadala mo ang mga ito nang maayos. Ngunit ang aming addressee ay makakakita lamang ng mga pahina sa isang graphical na editor, nang hindi nakakapag-navigate sa dokumento. Ito ay hindi komportable at nag-aaksaya ng oras. At sa pangkalahatan ay hindi katanggap-tanggap.
Sa katunayan, gamit ang mga tool na ito, nakakakuha kami ng mga indibidwal na digital na litrato ng mga pahina ng isang dokumento.
Upang i-convert ang aming mga nakakalat na pag-scan sa nag-iisang dokumento na may posibilidad ng full-text na paghahanap, kailangan mo ng programa sa pagkilala sa teksto. Ang pinakamahusay para sa ngayon ay ang FineReader.
Ang FineReader ay isang programa kumpanyang Ruso ABBYY. Ang pinakabagong ABBYY FineReader na bersyon 12 ay inilabas noong Pebrero 2014. Kinukuha ng program na ito ang data ng teksto mula sa mga digital na imahe - kinikilala ang mga character ng teksto. Maaaring ma-download ang bersyon ng pagsusuri ng ABBYY FineReader 12 Professional mula sa opisyal na mapagkukunan: http://www.abbyy.ru/finereader at magsanay sa loob ng 30 araw.
Ito ay mas mahusay kapag ang isa sa mga pinakabagong pro bersyon ay naka-install sa computer. Dito at sa ibaba, ang trabaho sa ABBYY FineReader 10 Professional Edition ay inilarawan.
Kaya, sa mga nakaraang aralin, na-scan namin ang mga pahina na may karaniwang mga tool sa Windows, binilang ang mga ito, nai-save ang mga ito gamit ang extension na "jpg" at inilagay ang mga ito sa isang hiwalay na folder, na tinawag naming "Kasunduan".
Kaya, gamit ang mga kahanga-hangang tampok ng programa sa pagkilala, madali naming mai-convert ang iba't ibang mga imahe sa mga nae-edit na format.
Higit pa tungkol dito, mangyaring, sa susunod na aralin: Pag-scan sa ABBYY FineReader.
Kaya, binabasa namin ang mga araling ito at tingnan kung anong mga pakinabang ang ibinibigay sa amin ng programa sa pagkilala. Sa halip na nakakapagod at nakakaubos ng oras na pag-type mula sa isang libro o brochure, ini-scan lang namin ang mga kinakailangang page gamit ang FineReader, i-edit ang mga ito kung kinakailangan, at i-save ang mga ito sa napiling format. Kaya, maaari kang mabilis na makabuo, halimbawa, ng isang artikulo o abstract .
At kung paano i-scan ang mga pahina ng mga libro at i-digitize ang mga librong nabasa natin sa paksa: Pag-digitize ng libro.
Sa konklusyon, ibubuod natin ang paksa: ang isang scanner na pinagsama sa isang programa ng pagkilala ay isang makatwirang kapalit para sa pag-type mula sa keyboard. Ang pagkakaroon ng isang bersyon ng papel - isang teksto na naka-print sa isang printer o sa isang printing house, sa halip na pumasok mula sa keyboard, ini-scan lang namin ito. Ang isa pang tanyag na lugar ng aplikasyon ng scanner ay ang pag-digitize ng iba't ibang mga naka-print na produkto - mga label, postkard, litrato, magasin, libro.
Mayroon ka bang malubhang problema sa pag-iimbak ng mga dokumentong papel? Ang mga istante ay puno ng katawa-tawa na namamaga na mga folder, at naghahanap ka ng tamang piraso ng papel sa loob ng tatlong oras? Pagkatapos ay oras na upang simulan ang pag-digitize ng mga dokumento, na gagawing mas malinis ang iyong opisina o apartment, at ang paraan ng paghahanap ay mas madali at mas maginhawa. Lumikha ng iyong sariling digital library, i-edit, kopyahin at ilipat ang mga digital na file ayon sa gusto mo. Ang kakayahang lumikha ng mga digital na dokumento ay isa sa mga pagpapala ng sibilisasyon. Kaya samantalahin ito!
Bago ka maglakas-loob na i-digitize ang iyong mga dokumento, dapat mong malaman na mayroong dalawang paraan upang maiimbak ang mga ito - bilang mga imahe at bilang mga text file. Ang pag-iimbak ng mga larawan ay mangangailangan ng mas maraming espasyo sa hard drive, ngunit maaari mo pa ring panatilihin ang istilo ng orihinal na dokumento. Ang pag-convert ng mga na-scan na imahe sa isang text file ay mangangailangan ng karagdagang oras, dahil kinakailangan upang isagawa ang proseso ng optical character recognition OCR (bagaman, upang maging tumpak, ang pangalang ito ay hindi ganap na tama, dahil pinag-uusapan natin ang tungkol sa pagtatrabaho sa digital na impormasyon, gayunpaman, gaya ng kadalasang nangyayari, ang termino ay nag-ugat).
Paano pumili ng isang format para sa pag-iimbak ng mga dokumento? Napakasimple: kung ang orihinal na dokumento ay sulat-kamay at mahalaga para sa iyo na panatilihin ang "katangian" nito (isang liham mula sa isang mahal sa buhay) o kung ang dokumento ay, halimbawa, isang gawa ng sining, pagkatapos ay i-save ito bilang isang imahe ( kung minsan ang makikilalang sulat-kamay ay kasinghalaga ng at nakasulat na mga salita). Ang isa pang mas simpleng dahilan para sa pag-save ng mga sulat-kamay na mga dokumento bilang mga imahe ay ang kakulangan ng isang komersyal na magagamit na solusyon sa software na angkop para sa pagbibigay-kahulugan sa mga sulat-kamay na mga character. Sa ngayon, ang teknolohiyang ito ay natigil sa mga PDA at tablet, kung saan ito ay ipinatupad sa isang bahagyang naiibang anyo kaysa sa kailangan natin. Gamit ang isang tablet, sumusulat ka ng mga character sa pamamagitan ng kamay, tina-type ang mga ito sa pagkakasunud-sunod, at kino-convert ng software ang mga ito sa nai-type na teksto sa real time. Ang pagkilala sa sulat-kamay ng isang tao mula sa isang na-scan na dokumento ay isang bagay sa hinaharap.
Mga scanner
Iniimbak mo man ang iyong mga dokumento bilang mga imahe o bilang mga text file, kakailanganin mo ng scanner upang i-digitize ang mga ito. Kung gusto mong i-digitize ang medyo malaking bilang ng mga dokumento, kung gayon ang isang multifunction printer o flatbed scanner ay magiging sapat para sa iyo. Ang kanilang tanging disbentaha ay ang kanilang medyo mabagal na bilis. Tandaan na ang mga mas mahal na modelo lamang ang may awtomatikong sheet feeder para sa paghawak ng mga dokumentong may maraming pahina.
Kabilang sa mga pinakamahusay na modelo ay papangalanan namin ang ScanSnap S1500 mula sa Fujitsu at ScanJet Professional 3000 mula sa HP. Ang bilis ng pag-scan ng dokumento ng mga device na ito ay may average na 20 pahina bawat minuto o higit pa. Ang ScanJet Professional 3000 ay may mas maaasahang mekanismo ng pagpapakain ng papel, habang ang ScanSnap S1500 ay may mas advanced na software. Ang parehong mga scanner ay nasa halos parehong hanay ng presyo, kaya ang pagpipilian ay sa iyo.
OCR - software
Karamihan sa mga scanner ay kasama software upang ipatupad ang OCR, na naka-install sa iyong computer. Kung hindi ka nasisiyahan sa kasamang software o wala, kung gayon ang mga naturang programa ay karaniwan at maaaring bilhin nang hiwalay. Mayroong mga sumusunod na alok sa merkado:
FineReader 9 Express mula sa ABBYY, $100 para sa regular at $400 para sa Pro 10;
. OmniPage 17 Standard by Nuance, $150 para sa regular na bersyon at $500 para sa propesyonal na bersyon;
. Acrobat X Standard ng Adobe, $299 para sa regular na bersyon at $449 para sa propesyonal na bersyon;
. Ang PaperPort 12 Standard ng Nuance ay nagkakahalaga ng $100 para sa regular na bersyon at $200 para sa propesyonal na bersyon ng software, kahit na walang tampok na OCR, isang na-scan na opsyon sa pamamahala ng dokumento.
Pahintulot
Para sa mga dokumentong nakaimbak bilang mga imahe, karaniwang sapat ang isang resolution na 150 hanggang 200 dpi, ngunit mas mahusay na gumagana ang OCR software kung ang mga imahe ay naka-store sa mas mataas na resolution na 300 dpi. Ang lahat ay nakasalalay sa kung ano ang kailangan mo. Kung gusto mo lang panatilihin ang hindi bababa sa minimum na pagiging madaling mabasa ng iyong na-scan na dokumento, maaari mong babaan ang mga kinakailangan sa paglutas. Kung ito ay mahalaga sa iyo mataas na kalidad, pagkatapos ay dagdagan ito nang naaayon.
OCR sa web
Mayroong ilang mga online na serbisyo na nagbibigay ng na-scan na serbisyo sa pagkilala ng dokumento. Kabilang sa mga pinakatanyag ay ang mga libreng mapagkukunan Libreng OCR , BagongOCR at OCR Online. Ang mga ito ay mahusay para sa maliliit na proyekto, iyon ay, gumagana lamang sila sa maliliit na dokumento. Dapat mo munang i-scan ang orihinal sa memorya ng iyong computer at pagkatapos ay mag-upload ng larawan ng dokumento sa isang website. Naturally, ang bawat isa sa mga mapagkukunan ay may sariling mga limitasyon kapwa sa mga tuntunin ng dami at nilalaman ng dokumento. Kaya, nakikilala lamang ng mga web application ang teksto, nang walang mga linya o karagdagang mga character na naroroon sa pahina.
Serbisyo Libreng OCR ay libre, gayunpaman, ang laki ng na-upload na file ay hindi maaaring lumampas sa 2 MB at naglalaman ng hindi hihigit sa 5000 pixels, na humigit-kumulang 50 dpi para sa isang regular na karaniwang dokumento. Bukod dito, maaari kang magproseso ng hindi hihigit sa 10 naturang mga dokumento kada oras. Mga serbisyo sa site BagongOCR maaari mo ring gamitin ito nang libre, ngunit ang interface nito ay napaka-primitive, ngunit ang dami ng mga naprosesong dokumento ay 2.5 beses na mas malaki - hanggang sa 5 MB. At sa wakas ang mapagkukunan OCR Online nangangailangan ng isang libreng account, ngunit nagbibigay-daan sa iyong mag-upload ng hanggang 15 mga file bawat oras hanggang sa 4 MB sa isang resolusyon na humigit-kumulang 200 dpi bawat pahina. Kung hindi ka nasisiyahan sa mga naturang volume, maaari kang bumili ng isang bayad na pag-access para sa $ 3.95 (8 cents bawat pahina) at makakuha ng pagkakataon na magproseso ng hanggang 50 na dokumento sa isang pagkakataon o magbayad ng $ 49.95 para sa pagproseso ng hanggang 5000 (1 cent). bawat pahina). Gumagana ang web application na ito sa parehong mga elemento ng teksto at graphic, ngunit, siyempre, malayo ito sa mga pamantayan ng Acrobat X o FineReader 10.
Mga e-libro
Marahil ikaw, tulad ko, ay gustong-gusto ang amoy ng isang tunay na libro, gusto ang pakiramdam ng makapal na papel at ang hitsura ng magagandang graphics. Gayunpaman, ngayon parami nang parami ang mga tao na mas gusto na makitungo sa mga e-libro, na binabasa gamit ang tinatawag na mga espesyal na mambabasa, tablet, smartphone, manlalaro at iba pang mga portable na aparato. Malaking halaga ang mga online na tindahan ay nag-aalok lamang ng napakalaking dami ng nilalaman. Ngunit paano kung gusto mong magkaroon ng sarili mong koleksyon ng mga e-book na hindi available sa digital format?
Upang i-convert ang iyong mga paboritong "pisikal" na libro sa mga e-libro, kailangan mo munang i-scan ang mga ito at pagkatapos ay i-convert ang mga ito sa format ng teksto gamit ang isang OCR program. Ito ay nakakapagod kahit na gumamit ka ng napakabilis na FLATBED scanner. Ang ganitong mga scanner ay kahawig ng mga "copier", na may isang takip ng presyon, upang mai-scan nila hindi lamang ang mga indibidwal na sheet, ngunit ang buong mga libro. Kung handa ka nang "gutan" ang iyong paboritong libro, maaari mong gamitin ang SHEETFED scanner, na gumagana tulad ng isang fax, iyon ay, na may magkahiwalay na mga pahina (tulad ng ScanSnap S1500 ng Fujitsu at ScanJet Professional 3000 ng HP).
Pagkatapos mong i-convert ang iyong mga dokumento, aklat-aralin o aklat sa PDF, Word o fb2 na mga format, maaari mong gamitin mga espesyal na programa upang ayusin, i-edit o basahin mga elektronikong dokumento. Halimbawa, Caliber o Stanza. - libreng organizer at editor para sa iyong koleksyon ng e-book. Tumutulong ang program na magtrabaho kasama ang catalog - ayusin, pag-uri-uriin, komento, paghahanap, pag-save ng bago at lumang mga libro sa hard drive ng iyong computer o sa memorya ng e-reader.
Kung mas malaki ang organisasyon, ang kumpanyang pinag-uusapan, mas maraming mga dokumento ang nakaimbak sa archive nito, mas kumplikado ang daloy ng trabaho nito, mas kaakit-akit na mga serbisyo para sa pag-digitize ng mga archive. Kaya, ano ang digitization ng mga archive - ito ang proseso ng pag-scan at pag-catalog ng mga dokumento.
Mga disadvantages kapag nagtatrabaho sa mga archive ng papel
Kaya, sa malalaking archive upang maghanap kinakailangang dokumento kadalasan kailangan mong gumugol ng maraming oras at pagsisikap. Bilang karagdagan, ang pinakamadalas na ginagamit na mga dokumento ay maaaring masira o "mawala" sa paglipas ng panahon kung sila ay mali na inilagay sa archive. Kadalasan, sa anumang uri ng negosyo, may mga sitwasyon kung kailan kinakailangan ang mataas na kahusayan sa pagbibigay ng impormasyon: kung minsan kailangan mong mabilis na maghanda ng mga dokumento para sa pagpirma, gumawa ng papel o mga digital na kopya, maayos na tahiin - kapag nagtatrabaho sa mga archive ng papel, nawawala ang kahusayan. Hindi ito kumpletong listahan ng mga abala na kailangang harapin ng isang tao kapag nagtatrabaho sa mga archive ng papel. Ngunit sa parehong oras, mayroong isang medyo simple at eleganteng paraan upang malutas ang problema - pag-digitize ng mga dokumento.
Mga pakinabang ng pag-digitize ng mga archive?
- Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna sa pagbawas sa pag-load sa mga archive ng papel, pati na rin sa lugar ng photocopying. Kaya, ngayon kung sa parehong oras ang ilang mga empleyado ng organisasyon ay nangangailangan ng isang dokumento, ito ay ganap na hindi kinakailangan upang kopyahin ito.
- Ang pag-digitize ng mga dokumento ay maaaring makabuluhang bawasan ang mga gastos sa pagpapanatili archive ng papel, pati na rin magbakante ng ilang puwang na dating ginamit para sa pag-iimbak ng mga archive ng papel.
Ano ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento?
- Ang mga espesyal na sinanay na espesyalista ay nakikibahagi sa pag-uuri ng mga dokumento (sa teritoryo ng iyong kumpanya o paghahatid ng mga ito sa teritoryo ng isang organisasyon na nakikibahagi sa pag-digitize ng mga archive), pagkatapos ay gumagamit ng mga modernong scanner na i-digitize nila ang pondo ng archive nang buo o indibidwal na mga dokumento.
- Ang mga barcode at naka-print na dokumento ay awtomatikong na-convert sa electronic form ng optical character recognition system. Kasabay nito, ang mga pangunahing detalye ng mga dokumento ay nai-save: pangalan, petsa, uri, katapat, at iba pa.
- Upang maiwasan ang posibleng pagbaluktot kapag muling nagta-type ng data ng contact, mga telepono para sa pag-digitize ng sulat-kamay na impormasyon kapag nagdi-digitize ng mga archive, isang double entry system ang ginagamit. Iyon ay, ang pag-digitize ng mga dokumento sa hinaharap ay magbibigay sa iyo ng pagkakataon na magsagawa ng isang ganap na paghahanap sa pagpapatakbo sa pamamagitan ng mga keyword o paghahanap para sa ilang mga uri ng mga dokumento / kontratista.
Pamamahala ng file
Nagbibigay-daan sa iyo ang mga electronic archive na pamahalaan ang mga file na nakuha bilang resulta ng pag-scan. Pagkatapos ng pag-digitize ng mga archive, ang mga papel na dokumento ay napapailalim sa systematization at paglalarawan. Ang mga ito ay naka-brochure, isang sistematikong kumpletong katalogo ng mga dokumento ay pinagsama-sama, na isinasaalang-alang ang mga pangangailangan at mga detalye ng kumpanya ng customer. Ito ay nagpapahintulot sa iyo na makabuluhang makatipid ng oras at pagsisikap kapag nagtatrabaho sa mga archive.
Gumagana sa pag-digitize ng mga archive
I.E. Khvorova
Ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento upang lumikha ng isang electronic archive
Ang artikulo ay nakatuon sa proseso ng digitization - ang pinaka-maginhawang mekanismo para sa pag-save at paggamit ng impormasyon sa mga modernong kondisyon. Isinasaalang-alang ng may-akda ang mga pangunahing punto ng proseso ng pag-digitize ng mga materyales sa archival, kabilang ang pagsusuri mga posibleng paraan conversion ng mga dokumento sa electronic form, mga kategorya ng mga dokumento para sa digitization, mga format para sa pag-iimbak ng mga electronic na dokumento at ang pag-aaral ng modernong mga pamantayan ng digitization. Sinusuri din ng artikulo mga kinakailangang kondisyon upang lumikha ng isang virtual na archive ng isang makasaysayang tao o kaganapan sa isang kontemporaryong konteksto. Espesyal na atensyon binibigyang-pansin ng may-akda ang mga kakaiba ng organisasyon ng isang elektronikong mapagkukunan, ginalugad ang umiiral na mga modernong proyekto sa paksang ito at sinusuri ang mga posibleng paghihirap na maaaring makaharap ng isang mananaliksik kapag lumilikha ng isang elektronikong archive.
Mga keyword: digitalization, archival na dokumento, elektronikong pondo gamitin, virtual archive.
katotohanan modernong buhay lalong nangangailangan sa amin na aktibong gumamit ng mga bagong teknolohiya ng impormasyon. Ang edad ng impormasyon ay nagpapakilala rin ng sarili nitong mga pagsasaayos sa mundo ng diyalogo sa pagitan ng mga mapagkukunan ng archival at ng mananaliksik. Ginagawang posible ng mga modernong digital na teknolohiya na ipatupad ang mga pinaka-pandaigdigang ideya para sa paglikha ng alternatibong larangan ng imbakan - pag-iimbak ng mga dokumento sa isang virtual na eroplano.
Ang pag-digitize ng mga dokumento sa archival ay ang pinaka-maginhawang tool para sa pag-iimbak at paggamit ng impormasyon. Nagbibigay-daan ito sa mas ligtas at mas matipid na imbakan, madaling pagkuha at paggamit.
© Khvorova I.E., 2017
impormasyon, gayundin para sa mabilis na pag-access sa mga materyales sa archive. Ang proseso ng pag-digitize ng mga dokumento ay batay sa ideya ng pagbuo ng isang solong elektronikong pondo ng paggamit (mula dito ay tinutukoy bilang EFP). Ang EFP ay isang koleksyon ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng archival na naitala sa digital media at nilalayon na gamitin sa halip na mga orihinal na dokumento1. Ang isang mahalagang punto sa paglikha ng EFP ay ang pangangailangang ayusin ang proseso ng paglikha nito.
Ayon sa Deputy Head ng Federal Archival Agency O.V. Naumov, ang pangunahing layunin ng pag-digitize ng mga dokumento ay upang palawakin at gawing simple ang pag-access sa mga dokumento ng pondo ng archival, tiyakin ang kaligtasan ng mga orihinal sa pamamagitan ng unti-unting pag-withdraw ng mga ito mula sa sirkulasyon, pagbibigay ng access sa elektronikong pondo, pati na rin ang pagpapabilis sa proseso ng pagbibigay ng publiko. serbisyo2.
Isaalang-alang ang mga pangunahing punto ng proseso ng digitization. Una sa lahat, dapat itong isaalang-alang na ang pondo ng archival Pederasyon ng Russia nag-iimbak ng malawak na hanay ng dokumentaryo. Kaya, bago mo simulan ang pag-scan sa mga dokumento mismo, ipinapayong mag-digitize kagamitang pang-agham na sanggunian archive, lumikha ng mga elektronikong imbentaryo para sa pagkuha ng data. Ang paunang pag-digitize ng mga imbentaryo ng archive ay nagpapahintulot sa gumagamit na maging pamilyar sa listahan ng mga nakaimbak na dokumento at mag-order ng mga dokumento ng interes sa pamamagitan ng Internet nang hindi umaalis sa bahay. Kasabay nito, kinakailangan ding isaalang-alang ang katotohanan ng siyentipiko at teknikal na edisyon ng mga heading ng mga kaso - kung ang imbentaryo ay napabuti, maaari mong simulan ang pag-digitize ng pondo.
Kasama sa mga kategorya ng mga dokumento para sa digitization hindi lamang ang mga dokumento kung saan may banta ng pagkawala ng impormasyon, kundi pati na rin ang pinakamahalaga, natatanging materyales at dokumentong hinihiling. Ang pamantayan para sa mga dokumento tungkol sa pagiging natatangi at halaga ng mga dokumento ay medyo malabo, at ang demand ay hindi isang pare-parehong halaga, kaya kapag pumipili ng mga materyales sa pag-digitize, madalas na lumitaw ang tanong: aling mga dokumento ang kailangang i-digitize sa unang lugar? Maaaring mas madaling makamit ang isang mas mahusay na sample kung ang proseso ng pagpili ay nagsasangkot ng higit pa sa mga miyembro komisyon ng dalubhasa archive, ngunit kasangkot din ang mga propesyonal - historian, political scientist, sociologist, public figure, atbp. Ang proseso ng paglikha ng naturang working group ay nangangailangan ng malinaw na regulasyon. Dapat tandaan na, sa kabila ng nabalangkas na pamantayan sa pagpili3, ang mga ito ay hindi sapilitan at rehiyonal na mga archive
ang karapatang piliin ang mga dokumentong iyon na kailangang i-digitize sa unang lugar.
Ang pagpili ng paraan ng digitization ay mahalaga, dahil ang medium at ang format ng materyal na presentasyon ay nagdadala din ng impormasyon na kapaki-pakinabang para sa gawain ng mananaliksik, kaya napakahalaga na maihatid ito sa pinakatumpak na anyo na maihahambing sa orihinal.
Sa direktang pag-digitize ng mga dokumento, mahalagang obserbahan ang lahat ng mga hakbang sa seguridad kapag nagtatrabaho sa orihinal, ang espesyal na atensyon ay dapat bayaran kapag nag-scan ng mga libro at mga sinaunang gawa (light, printer, pag-uugali ng espesyalista sa panahon ng digitization ay dapat sumunod sa mga tinatanggap na pamantayan). Sa yugtong ito, ang mga kakayahan sa pananalapi ng proyekto ng digitization ay gumaganap ng isang mahalagang papel - ang pagpili ng kagamitan para sa pag-scan ay tumutukoy sa antas ng kaligtasan ng prosesong ito para sa orihinal. Ang pagpili ng isang mas matipid na hardware device ay hindi maiiwasang magsasangkot ng panganib ng hindi na mababawi na pinsala sa mga dokumento, at binabawasan din ang mga pagkakataong lumikha ng isang maihahambing, buong kulay na kapalit na kopya4.
Kapag nagdi-digitize ng isang dokumento, hindi bababa sa dalawang kopya ng orihinal ang ginawa - isang gumaganang kopya at isang master copy. Ang parehong mga materyales ay dapat na may label at nakarehistro sa isang espesyal na rehistro. Salamat sa sistema ng pagpaparehistro na ito, ang paghahanap para sa isang na-scan na dokumento ay magiging mas mabilis at mas komportable para sa gumagamit, at ang mga kredensyal ay magpapadali sa pagsubaybay sa dokumento sa pangkalahatan. sistema ng impormasyon archive.
Kabilang sa mga format ng pag-iimbak ng imahe, ang mga format ng TIFF at JPEG ay pinaka-malawak na ginagamit ng mga archivist. Ang format na TIFF ay may utang sa katanyagan nito sa kakayahang mapanatili ang kalidad ng imahe sa pamamagitan ng mga lossless data compression algorithm. Ang format na JPEG ay may mataas na kakayahan sa compression, ngunit may pagkawala sa kalidad ng imahe. Maaaring hindi nakikita ng mata ang mga pagbabago, ngunit ang naka-compress na larawan ay magkakaroon ng matalim na contrast o pixel. Samakatuwid, hindi maaaring gamitin ang JPEG bilang isang intermediate na format sa pagproseso ng imahe. Sa JPEG, pinahihintulutang i-save lamang ang huling bersyon. Tulad ng para sa iba pang mga uri ng mga elektronikong dokumento at ang pinakagustong mga format para sa kanilang imbakan, mayroong mga tekstong dokumento (ms-word, txt, pdf, html, xml, rtf), video (mov, avi, mpeg, mp4) at audio (wav , aiff, mp3), mga drawing (autocad), mga graph at diagram (tiff, pcx), mga database sa anyo ng mga spreadsheet at relational database (xls, xml, html, mdb). Para sa mga photographic na dokumento, ang pdf na format ay tinatanggap din. Ang resultang array ng data ay maaaring gamitin para sa paghahatid sa mga digital na channel,
naka-imbak sa digital optical media (write-once CD-R, DVD-R, write-once CD-RW, DVD-RW, DVD-RAW discs), magnetic (hard drives, floppy disks, magnetic tapes), flash drives, atbp d.
Ang mga kinakailangan para sa kalidad ng mga resultang digital na kopya ay hindi malinaw na nabuo. Walang pamantayan para sa pagtatasa ng kalidad ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng papel: mga parameter ng imahe, pagpaparami ng tono (contrast), liwanag, ingay, katumpakan ng kulay, sharpness, resolution, geometric distortion, atbp. Ang isang bilang ng mga dokumento ay ginagamit na sa ibang bansa, na kung saan Ang karanasan sa pagtatasa ng kalidad ng mga na-digitize na dokumento ay magiging kapaki-pakinabang para sa Russia. Ang US National Standard ANSI/AIIM MS44 "Mga Alituntunin para sa kontrol ng kalidad ng mga scanner ng imahe" ay nagtatatag at nagbubunyag ng mga pangunahing terminolohiya, mga pangunahing parameter at pamantayan para sa pagtatasa ng kalidad ng pag-scan, pati na rin ang mga diskarte sa kanilang praktikal na pagsukat. Sa batayan nito, isinasaalang-alang ang mga modernong kinakailangan, noong 2000, ang mga internasyonal na pamantayan ng ISO ay binuo upang masuri ang kalidad ng pag-scan ng mga itim at puting dokumento.
Pagkatapos ng pag-digitize, ibabalik ang orihinal sa archive para sa imbakan, at ang mga kopyang ginawa ay muling maglalagay ng electronic fund ng user at magiging available sa mga mananaliksik.
Ang paghahanap ng solusyon sa problema sa pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento sa archival ay nagsimula noong kalagitnaan ng 1990s, nang simulan ng US Library of Congress ang kabuuang digitization ng umiiral na koleksyon ng mga microfilm (bilang isang independiyenteng koleksyon at bilang pangunahing carrier ng insurance at mga pondo ng gumagamit). Sa proseso ng pag-digitize, ang mga espesyalista sa Amerika ay nahaharap sa pangangailangan na bumuo ng mga pinag-isang diskarte sa pagpapatupad ng mga proseso ng paglilipat ng impormasyon mula sa materyal na media patungo sa elektronikong anyo, ibig sabihin, mayroong pangangailangan na ayusin ang mga proseso ng digitization.
Ayon sa antas ng kanilang regulasyon, ang mga modernong pamantayan sa digitalization ay maaaring nahahati sa 3 kategorya ng mga pamantayan: internasyonal, pambansa at pamantayan ng organisasyon. Ang internasyonal na pamantayang ISO5 ay binuo ng isang pangkat ng mga siyentipiko, ang paggamit nito ay nagbibigay ng mga benepisyong teknolohikal, pang-ekonomiya at panlipunan, ngunit hindi sapilitan para sa anumang bansang kalahok sa organisasyong ISO. Ang pambansang pamantayan ay ipinag-uutos para magamit ng mga awtoridad kapangyarihan ng estado iba't ibang antas, ito ay binuo upang mapabuti ang pamamaraan ng digitization, isinasaalang-alang ang mga detalye ng batas, mga pamantayan ng dokumento
mga bansa sa isang partikular na bansa. Ang pamantayan ng organisasyon ay nagbibigay-diin sa mga detalye ng isang partikular na kumpanya sa proseso ng pag-convert ng isang dokumento sa electronic form at ang kasunod na imbakan at paggamit nito. pinakasikat pambansang pamantayan, na kumokontrol sa mga proseso ng digitization, ay ang "Digitization Standard S6" (S6: Digitization Standard)6, na ipinatupad ng National Standards Committee ng Australia at New Zealand noong 2006. 7 Sa kasamaang palad, sa Russia ay walang katulad na dokumentong kumokontrol ang mga proseso ng digitization at paglikha ng EFP.
Noong 2012, binuo ng mga empleyado ng All-Russian Research Institute of Documentation and Archiving (VNIIDAD) at Federal Archival Agency (Rosarchiv) " Mga Alituntunin sa elektronikong pagkopya ng mga dokumento ng archival at pamamahala ng natanggap na hanay ng impormasyon. Ang modelo para sa mga rekomendasyong ito ay ang S6 Digitization Standard at ang FADGI Technical Guidelines. Upang ipagpatuloy ang gawain sa direksyong ito, tila angkop na bumuo ng isang Diskarte para sa pagbuo at pag-update ng mga sektoral na regulasyon at metodolohikal na mga aksyon na kumokontrol sa iba't ibang mga lugar ng aktibidad sa larangan ng impormasyon ng mga archive, gayundin upang lumikha ng isang regulasyon at plano ng pananaw para sa pagpapatupad nito. Nagbigay ang mga developer pangunahing puntos na dapat isaalang-alang kapag naghahanda ng isang dokumento ng regulasyon.
1. Ang istraktura at nilalaman ng binuo at ipinatupad na mga dokumento ng mga internasyonal at pambansang sistema ng standardisasyon ay tinutukoy ng mga detalye legal na balangkas ang bansa kung saan sila nagmula. Samakatuwid, ang kanilang direktang pagsasalin at paggamit sa Russian Federation ay nangangailangan ng isang balanseng diskarte.
2. Kinakailangang lumikha ng higit sa isa normatibong dokumento, kinokontrol ang mga isyu ng digitization, ngunit isang hanay ng mga legal na aksyon na naglalarawan sa mga kinakailangan para sa lahat ng mga yugto at aspeto ng prosesong ito.
3. Ang istraktura at pangkalahatang nilalaman ng dokumentasyong ito ng regulasyon at pamamaraan ay maaaring itayo sa mga dayuhang analogue na pinili ng mga eksperto sa industriya bilang mga halimbawa na pinakamalapit at sapat sa mga kondisyon ng Russia. Kasabay nito, ang mga domestic development ay dapat na ganap na sumasalamin sa mga detalye ng lahat ng mga proseso at aspeto ng digitization (kabilang ang mga kinakailangan para sa kagamitan, tauhan, pamamaraan, at pamamahala ng kalidad) na likas sa Russia8.
Ang pag-digitize ng mga dokumento ay isang kinakailangang panukala para sa pag-aayos ng mabilis na pag-access sa mga dokumento ng archive. Ang presensya ay tiyak
th array ng mga dokumento ay nagbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng isang bago, user-friendly, scientifically kapaki-pakinabang na mapagkukunan ng impormasyon - isang virtual archive. Ang mga halimbawa ng naturang mga virtual na repository ay makikita sa website ng Russian State Archive of Literature and Art.
Virtual archive ng I.A. Ang Bunin ay isang mapagkukunan na may maginhawang pag-uuri ng mga isinumiteng dokumento at isang user-friendly na interface. Ang mga dokumento ay nahahati sa tatlong grupo: "Mga Manuskrito", "Mga paggupit mula sa mga pahayagan at magasin", "Mga materyal na visual" at mga na-scan na kopya ng mga orihinal ng mga pondo ng Russian State Archive of Literature and Art at ang Archive ng Russian Diaspora sa Leeds9. Binabalangkas ng mga developer ng proyekto ang mga pangunahing punto para sa pagpapatupad ng mga naturang proyekto: mga isyu sa pananalapi, ang problema ng pagkapira-piraso ng mga dokumento ng archival at ang pangangailangan na makipag-ayos sa mga repositoryo ng iba't ibang institusyon at kahit na mga bansa upang mangolekta ng kinakailangang materyal at, sa wakas, ang solusyon ng mga legal na isyu - dahil nalalapat din ang elektronikong publikasyon ng mga materyales Copyright. Ang mapagkukunan ay isang positibong halimbawa ng pagpapatupad ng isang proyekto upang lumikha ng isang virtual na archive. Ang website ng Russian State Archive of Literature and Art ay nag-aalok din ng napakahusay na mga halimbawa ng mga electronic repository bilang isang mapagkukunan na nakatuon sa mga dokumento. Digmaang Makabayan 1812 at ang Unang Digmaang Pandaigdig.
Ang mga lumikha ng electronic repository na tinatawag na "The Reunited Virtual Archive of Osip Mandelstam" ay ang Oxford University at ang Mandelstam Society. Ang mga nag-develop ng proyekto ay naglalayong tukuyin, ilarawan at ilagay sa Internet ang lahat o ang pinakamalaking posibleng bilang ng mga nakaligtas na malikhain at talambuhay na materyales ng Osip Mandelstam, anuman ang kanilang pisikal na lokasyon10. Kasabay nito, pinagsasama ng proyekto ang mga manuskrito, transcript ng mga teksto, pati na rin ang mga komento sa kanila.
Ang paghahanap ng mga dokumento ay ang pinakamahalagang yugto sa paglikha ng naturang mga proyekto. Ang prosesong ito ay kumplikado sa pamamagitan ng katotohanan na ang ilan sa mga dating kilala at ipinakilala na mga koleksyon ay maaaring wala na. Sa sandaling ibinebenta noong 1990s, nagpalit sila ng mga may-ari, kahit na ang mga pangalan ay hindi laging posibleng itatag. Sa ibang mga kaso, hindi mahanap ng mga may-ari ang ilang partikular na autograph o dokumento. Ito ay ganap na ipinaliwanag sa pamamagitan ng ang katunayan na ang pagkuha ng archival-manuscript pondo na may mga dokumento
Ang mga numero ng diaspora ng Russia ay pangunahing isinagawa sa pamamagitan ng donasyon at hindi sistematiko11. Napansin ng mga developer na ang parehong bagay ay nangyayari sa mga archive ng estado. Kaya, sa National Archives ng France, sa loob ng ilang taon, hindi nila mahanap ang mga dokumento ng matrikula ng O.E. Mandelstam (muling natuklasan noong Abril 2008)12.
Mahalagang tandaan na ang virtual archive ng O.E. Ang Mandelstam ay hindi lamang isang magandang halimbawa ng pagpapatupad ng naturang proyekto, ngunit din, salamat sa isang detalyadong paglalarawan ng proseso ng paglikha ng naturang archive sa site, ito ay isang uri ng pagtuturo para sa mga tagasunod at mananaliksik ng proseso ng digitization.
Ang isang pagsusuri sa mga ipinatupad na proyekto ng Russia upang lumikha ng mga virtual na imbakan ng mga makasaysayang materyales ay nagpapakita ng problema ng hindi pagkakaisa ng mga dokumento at ang kahirapan sa paghahanap ng mga ito. Kaya, kapag naghahanda ng isang proyekto, mahalagang tumuon sa posibleng pakikipagtulungan sa mga dayuhang archive.
Kaya, ang papel na ginagampanan ng magkasanib na trabaho, magkasanib na mga proyekto upang lumikha ng isang solong virtual field para sa pag-iimbak ng mga materyales sa parehong paksa ay tumataas.
Kapag nagdi-digitize, kinakailangang bigyang-pansin ang proseso ng pagpili ng mga dokumento para sa kanilang pag-digitize, gayundin ang pagpili ng de-kalidad na kagamitan sa pag-scan upang matiyak na ang proseso ng digitization ay ligtas para sa mga orihinal. Gayunpaman, sa ngayon, ang isa sa mga pinakaseryosong isyu sa paksang ito ay nananatiling pangangailangang i-regulate ang proseso ng digitization (kabilang ang Detalyadong Paglalarawan ang proseso ng pagpili ng mga materyales at pag-aayos ng terminolohiya). Kung walang naaangkop, legal na naaprubahang pamantayan, ang proseso ng paglikha ng virtual archive ay nananatiling matrabaho at hindi makakamit para sa karamihan ng mga mananaliksik.
Mga Tala
Mga alituntunin para sa elektronikong pagkopya ng mga dokumento ng archival at pamamahala ng natanggap na hanay ng impormasyon. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://archives.ru/documents/rekomend_el-copy-archival-documents/section-2.shtml (petsa ng access: 05/13/2016). Mga tampok ng pag-digitize ng mga dokumento sa mga kontemporaryong archive. [Electronic na mapagkukunan] URL: https://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php7ID-154329 (na-access noong 05/13/2016).
Yumasheva Yu.Yu. Mga archive at ang "digital arms race" // Historical informatics. 2013. Blg. 3. P. 93.
ISO - International Organization for Standardization. Developer at publisher internasyonal na pamantayan. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://www.iso. org/iso/ru/ (petsa ng pag-access: 05/13/2016).
Ulat sa gawaing pananaliksik sa paksa 2.2.4 "Pagbuo ng isang draft na pamantayan ng industriya para sa paglikha ng mga elektronikong kopya ng mga dokumento ng archival", Plano ng gawaing pananaliksik at pagpapaunlad na isinasagawa batay sa gawain ng estado ng Federal Archival Agency para sa 2014 No. 89 napetsahan 26.12. 2013 (unang yugto) "Pananaliksik at pagsusuri ng mga dayuhang regulasyon at metodolohikal na dokumentasyon na namamahala sa mga isyu ng digitization ng mga dokumento ng archival" / Yu.Yu. Yumashev. M.: VNIIDAD, 2012. S. 84-163. doon. S. 20.
United electronic archive ng Ivan Bunin. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://www.bunin-rgali.ru/ (petsa ng access: 05/13/2016). Muling pinagsama ang virtual archive ng Osip Mandelstam. [Electronic na mapagkukunan] URL: http://mandelstam-world.info/intro.php (petsa ng access: 05/13/2016).
Popov A.V. Russian Abroad at Archives: Mga Dokumento ng Russian Emigration sa Archives ng Moscow: Mga Problema sa Pagkakakilanlan, Pagkuha, Paglalarawan at Paggamit (Mga Materyales sa Kasaysayan ng Russian Political Emigration. Isyu 4). M.: RGGU, 1998. S. 150-151.
Muling pinagsama ang virtual archive ng Osip Mandelstam.