Діловодство, облік та звітність в органах прокуратури. Організація діловодства в органах прокуратури Інструкція з діловодства прокуратури Російської Федерації

Проходження практики почалося в канцелярії прокуратури, де я сортував архів, оформляв справи, вивчав різні форми документів, і допомагав здійснювати інші функції, притаманні канцелярії.

Діловодство в прокуратурі ведеться згідно з «Інструкцією з діловодства в органах прокуратури Російської Федерації та їх установах» (утв. наказом Генеральної прокуратури РФ від 29 грудня 2011 р. № 450).

Діловодство в органах та установах прокуратури Російської Федерації ведеться російською мовою, що є державною мовою Російської Федерації, а також державною мовою республіки, на території якої знаходиться прокуратура або її установа. Порядок використання мов у офіційному діловодстві визначається законодавством Російської Федерації та республік.

Реквізити бланків документів, печаток, штампів та вивісок прокуратур та установ оформляються російською та державною мовою республіки у складі Російської Федерації.

Загальне керівництво діловодством здійснює один із керівників прокуратури.

Документи та відомості, що містяться в них, не підлягають розголошенню. З цими документами можуть ознайомлюватися лише працівники, які мають до них безпосереднє відношення. Передача іншому виконавцю справ, незакінчених наглядових та наглядових проваджень, ознайомлення з ними інших посадових осіб, видача їм довідок або відомостей службового характеру, копій документів допускається лише за вказівкою керівника, який вживає заходів щодо охорони конфіденційності відомостей та несе персональну відповідальністьїх захист.

Порядок оприлюднення матеріалів прокурорської діяльностівстановлюється спеціальними наказами та вказівками Генерального прокурораРосійської Федерації, прокурорів суб'єктів Російської Федерації та прирівняних до них прокурорів спеціалізованих прокуратур (далі - прокурори суб'єктів Російської Федерації).

Кожному громадянину або його представнику за письмовою заявою має бути надана можливість ознайомлюватися з документами та матеріалами.

Рішення (письмове) про надання громадянинові для ознайомлення документів приймає керівник органу прокуратури, структурного підрозділу. Прокурорський працівник, який ознайомив громадянина із документами, складає відповідну довідку.

У разі відмови у задоволенні прохання громадянину керівником органу прокуратури, структурного підрозділу надається мотивоване (письмове) роз'яснення з посиланням на статті чинного законодавства, що обмежує його право на ознайомлення із зазначеними документами, матеріалами, наглядовими та спостережними виробництвами.

Облік документів відбувається у вигляді їх записи у книжки, картки, наглядові виробництва, описи. Ведуться, наприклад, облік наглядових проваджень у скаргах, кримінальних, цивільних та господарських справах; реєстрація наказів та розпоряджень; облік листів, бандеролей, посилок; облік справ, що перевіряються у порядку нагляду; облік слідчих справ; облік речових доказів, цінностей, іншого майна, що вилучаються органами попереднього слідствата дізнання (Додаток).

На всіх зазначених у документах осіб (заявників, обвинувачених, засуджених, виправданих, позивачів, відповідачів та ін.) заводяться картки.

Вказана картка заповнюється негайно після порушення кримінальної справи, направлення до суду матеріалів із протоколом.

Заповнена та підписана слідчим картка надсилається до обліково-реєстраційних підрозділів органів внутрішніх справ.

Щодо обліку осіб, які вчинили злочини, то йому підлягають усі особи, стосовно яких у кримінальній справі прокурором затверджено обвинувальний висновок.

Обліку підлягають також особи, кримінальні справи, за обвинуваченням яких припинено або у порушенні кримінальної справи відмовлено: у зв'язку із закінченням строків давності; внаслідок акта амністії чи помилування; щодо померлого обвинуваченого; у зв'язку із зміною обстановки.

Облік кримінальних справ, необхідний для відстеження їх руху у процесі розслідування, здійснюється на підставі карток на виявлений злочин та картки про рух кримінальної справи, що заповнюються прокурором, слідчим або органом дізнання негайно після ухвалення у справі одного з наступних процесуальних рішень: порушення кримінальної справи; поєднання кримінальної справи; затвердження прокурором обвинувального висновку; передачі по підслідності; припинення справи; зупинення справи; вилучення прокурором справи та передачі її для розслідування іншому органу; повернення справи на додаткове розслідування прокурором чи судом; продовження терміну розслідування; пред'явлення для ознайомлення матеріалів справи обвинуваченому та його захиснику.

Відомості для заповнення документів первинного облікуберуться в основному з матеріалів кримінальних та цивільних справ, судових вироківта рішень. Відомчими нормативними актами(інструкціями) встановлено суворі правила та порядок їх заповнення, обов'язкові для виконання відповідними посадовими особами (слідчим, районним суддею, судовим виконавцемі т.д.). Їх дотримання дуже важливо, оскільки документи первинного обліку є вихідним матеріалом для складання високоякісної офіційної статистичної звітності як першої та основної форми статистичного спостереження, що широко використовується в науці та практиці боротьби зі злочинністю.

До змісту роботи з діловодства в органах прокуратури входить організація документообігу, облік обсягу документообігу, контроль за виконанням документів, правила оформлення документів, правила машинописного оформлення документів, порядок розмноження та зняття копій з документів, виконання перекладів, складання номенклатури справ, формування справ та наглядових проваджень , забезпечення збереження документів, облік, зберігання та використання печаток та штампів.

У ході проходження практики в прокуратурі м. Михайлівська я ознайомився зі справами, за якими велося наглядове провадження, та поряд відмовних матеріалів. Ознайомився з порядком оформлення всіх актів прокурорського реагування: протести, подання, постанови, застереження та ін. (Додаток)

З метою подальшого вдосконалення діловодства органів прокуратури Російської Федерації та його установах, керуючись п. 1 ст. 17 Федерального закону "Про прокуратуру Російської Федерації", наказую:

2. Першим заступникам Генерального прокурора Російської Федерації, заступникам Генерального прокурора Російської Федерації, начальникам головних управлінь, управлінь та відділів Генеральної прокуратури Російської Федерації, керівникам головних слідчих управліньта управлінь Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації, прокурорам суб'єктів Російської Федерації та прирівняним до них прокурорам спеціалізованих прокуратур, керівникам слідчих управлінь Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації за суб'єктами Російської Федерації та інших прирівняних до них спеціалізованих слідчих управлінь, прокурорам міст та районів, іншим прирівненим до них прокурорам територіальних та інших спеціалізованих прокуратур, керівникам слідчих відділів Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації у районах, містах та прирівняних до них спеціалізованих слідчих відділів, керівникам наукових та освітніх установ організувати вивчення Інструкції всіма працівниками органів прокуратури та їх установ та суворій відповідності до її вимог.

3. Вважати таким, що втратив чинність, Наказ Генерального прокурора Російської Федерації від 28.12.1998 N 93 "Про введення в дію Інструкції з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації".

Наказ направити першим заступникам Генерального прокурора Російської Федерації, заступникам Генерального прокурора Російської Федерації, начальникам головних управлінь, управлінь та відділів Генеральної прокуратури Російської Федерації, ректору Академії Генеральної прокуратури Російської Федерації, керівникам головних слідчих управлінь та управлінь Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації, прокурорам суб'єктів Російської Федерації Федерації та прирівняних до них прокурорів спеціалізованих прокуратур, керівників слідчих управлінь Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації за суб'єктами Російської Федерації та інших прирівняних до них спеціалізованих слідчих управлінь, прокурорів міст та районів, іншим прирівняним до них прокурорам територіальних та інших спеціалізованих прокуратур, Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації по районах, містах та прирівняних до них спеціаліз нних слідчих відділів, яким довести його утримання до відома підлеглих працівників.

1.1. Інструкція з діловодства органів прокуратури Російської Федерації та його установах (далі - Інструкція) встановлює єдиній основісистему діловодства у Генеральній прокуратурі Російської Федерації (далі - Генеральна прокуратура), прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, прирівняних до них прокуратурах, прокуратурах міст та районів, інших територіальних та спеціалізованих прокуратурах, у наукових та освітніх установах Генеральної прокуратури, а також у Слідчому комітеті при прокуратурі Російської Федерації (далі - Слідчий комітет) та входять до його системи органах та установах.

Надалі Генеральна прокуратура Російської Федерації, прокуратури суб'єктів Російської Федерації та прирівняні до них прокуратури іменуються "вищі прокуратури", прокуратури міст і районів, інші прирівняні до них територіальні та інші спеціалізовані прокуратури - "районні прокуратури", наукові та освітній заклад- "установи".

Надалі Слідчий комітет при прокуратурі Російської Федерації, його управління суб'єктами Російської Федерації та прирівняні до них територіальні та інші спеціалізовані управління іменуються "вищі слідчі органи"; його відділи по районах, містах та прирівняні до них спеціалізовані слідчі відділи називаються "районні слідчі органи".

Перший заступник Генерального прокурора Російської Федерації – Голова Слідчого комітету при прокуратурі Російської Федерації (далі – Голова Слідчого комітету), виходячи з особливостей діяльності слідчих органів Слідчого комітету, може самостійно встановлювати порядок роботи з документами шляхом видання відповідних організаційно- розпорядчих документів, обов'язкових для виконання всіма працівниками Слідчого комітету

Головна військова прокуратура та інші військові прокуратури, військові слідчі органи Слідчого комітету дотримуються вимог цієї Інструкції щодо виконання доручень Генеральної прокуратури, Слідчого комітету, підготовки та оформлення документів, що подаються на підпис керівництву Генеральної прокуратури, Слідчого комітету, а також у частині організації документообігу, що входить до компетенції органів військової прокуратури та військових слідчих органів. В іншому при веденні службового листування та діловодства вони керуються відповідними наказами Міністра оборони Російської Федерації.

1.2. Інструкція визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, розмноження, контролю за виконанням документів, відправлення, формування їх у справи, наглядові (спостережні, контрольні) провадження, зберігання та використання на паперових та електронних носіях.

1.3. Положення Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі, інформаційно-довідкові документи (додаток N 1), на процесуальні, фінансові та інші документи лише у частині, що стосується загальних принципівїх підготовки та виконання, формування та оформлення для здачі в архів.

Порядок роботи з секретними документами регламентується Інструкцією із забезпечення режиму секретності у Російській Федерації, затвердженої Постановою Уряду Російської Федерації від 05.01.2004 N 3-1, організаційно-розпорядчими документами Генерального прокурора Російської Федерації та Голови Слідчого комітету.

1.4. Діловодство в органах прокуратури Російської Федерації та їх установах ведеться російською мовою, що є державною мовою Російської Федерації, а також державною мовою республіки, на території якої знаходиться прокуратура, слідчий орган або їх установа. Порядок використання мов у офіційному діловодстві визначається законодавством Російської Федерації та республік.

Реквізити бланків документів, печаток, штампів та вивісок прокуратур, слідчих органів, установ оформляються російською та державною мовою республіки у складі Російської Федерації.

Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, органах районної ланки доручається їх керівників. Вони забезпечують вивчення працівниками вимог цієї Інструкції та здійснюють контроль за її виконанням.

1.6. Начальник управління документаційного та методичного забезпечення, начальник відділу загального та особливого діловодства, спеціаліст районній прокуратурі, районному слідчому органі) забезпечує діловодне обслуговування працівників, вживає заходів до вдосконалення діловодства та підвищення кваліфікації прокурорських та інших працівників у цій галузі.

Для ведення комплексу робіт із документами органів прокуратури здійснюється діловодство, порядок ведення якого регулюється переважно відомчими правовими актами.

Наказом Генерального прокурора введена в дію Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації (утв. наказом Генеральної прокуратури РФ від 29 грудня 2011 № 450).

Інструкцією на єдиній основі встановлено систему діловодства в Генеральній прокуратурі РФ, прокуратурах суб'єктів РФ, прирівняних до них прокуратурах, прокуратурах міст та районів, інших територіальних та спеціалізованих прокуратур. Вона визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, розмноження, контролю над виконанням документів, відправлення, формування в справи, наглядові (наглядові) провадження, зберігання та використання на паперових і електронних носіях.

Положення Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі, інформаційно-довідкові документи; на процесуальні, фінансові та інші документи - лише у частині, що стосується загальних принципів їх підготовки та виконання, формування та оформлення для здавання до архіву.

Порядок роботи з секретними документами регламентується Інструкцією із забезпечення режиму секретності у Російській Федерації, затвердженої постановою Уряду Російської Федерації від 05.01.2004 № 3-1, організаційно-розпорядчими документами Генерального прокурора Російської Федерації.

Порядок поводження з документами, що містять службову інформаціюобмеженого доступу, встановлюється окремим становищем, Затвердженим відповідним організаційно-розпорядчим документом Генерального прокурора Російської Федерації.

Загальне керівництво діловодством здійснює один із керівників прокуратури.

Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, районних прокуратурах доручається їх керівників. Вони забезпечують вивчення працівниками вимог цієї Інструкції та здійснюють контроль за її виконанням.

Начальник управління документаційного та методичного забезпечення, начальник відділу загального та особливого діловодства, спеціаліст (у районній прокуратурі) забезпечує діловодне обслуговування працівників, вживає заходів до вдосконалення діловодства та підвищення кваліфікації прокурорських та інших працівників у цій галузі.

Керівник служби діловодства вищої прокуратури здійснює методичне керівництво та контроль за станом діловодства у структурних підрозділах та підпорядкованих прокуратурах.

Безпосереднє ведення діловодства здійснюють спеціалісти та інші працівники служб діловодства.

Прокурори, наукові та педагогічні працівники, діловоди органів та установ прокуратури несуть відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції у частині, що відноситься до кола їх службових обов'язків.

Документи та відомості, що містяться в них, не підлягають розголошенню. З цими документами можуть ознайомлюватися лише працівники, які мають до них безпосереднє відношення. Передача іншому виконавцю справ, незакінчених наглядових та наглядових проваджень, ознайомлення з ними інших посадових осіб, видача ним довідок або відомостей службового характеру, копій документів допускається лише за вказівкою керівника, який вживає заходів щодо охорони конфіденційності відомостей та несе персональну відповідальність за їх захист.

Порядок оприлюднення матеріалів прокурорської діяльності встановлюється спеціальними наказами та вказівками Генерального прокурора Російської Федерації, прокурорів суб'єктів Російської Федерації та прирівняних до них прокурорів спеціалізованих прокуратур (далі - прокурори суб'єктів Російської Федерації).

Кожному громадянину або його представнику за письмовою заявою має бути надана можливість знайомитися з документами та матеріалами, наглядовими та спостережними провадженнями, що є в органах прокуратури та зачіпають його права та свободи,

1. якщо це зачіпає права, свободи та законні інтересиінших осіб;

2. якщо у зазначених документах та матеріалах не містяться відомості, що становлять державну або іншу охоронювану федеральним закономтаємницю (з урахуванням постанови Конституційного СудуРосійської Федерації від 18.02.2000 № 3-П).

Районна прокуратура Неверкинського району входить у систему Прокуратури Російської Федерації і підпорядковується безпосередньо Прокуратурі Пензенської області.

Завдання прокуратури району полягає у встановленні, підтримці та зміцненні режиму законності, а також створенні правового механізму забезпечення та дотримання прав, свобод та інтересів особи, суспільства та держави.

Діловодством у районній прокуратурі займається канцелярія, яка є самостійним структурним підрозділом та підпорядковується безпосередньо прокурору району.
Основними завданнями канцелярії прокуратури, зафіксованими у положенні, є:

вдосконалення системи діловодства у прокуратурі;
підготовка та оформлення документів відповідно до чинних стандартів та правил;
оптимізація системи документообігу у прокуратурі;
контроль за проходженням та виконанням документів у прокуратурі;
участь у межах своєї компетенції у підготовці та виконанні управлінських рішень;
підвищення рівня підготовки працівників прокуратури у галузі діловодства.

Основні функції канцелярії прокуратури:

документаційне забезпечення діяльності прокуратури;
своєчасна обробка кореспонденції, що надходить і відправляється, доставка її за призначенням; контроль за термінами виконання документів та їх правильним оформленням;
реєстрація, облік, зберігання та передача відповідним посадовим особам документів поточного діловодства, у тому числі наказів та розпоряджень керівництва, формування справ та здавання їх на зберігання;
виконання інструкцій та інших нормативно-правових документівщодо ведення діловодства у прокуратурі;
методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасним здаванням справ до архіву, підготовка довідок про дотримання термінів виконання документів; друк та розмноження службових документів.

Робота з документами у Прокуратурі ведеться відповідно до « Інструкції з діловодства в органах прокуратури України та їх установи» (затверджено наказом Генерального прокурора РФ
від 05 червня 2008 р. № 107). Положення інструкції щодо правил оформлення документів відповідають ГОСТ Р 6.30-2003. Серед організаційно-розпорядчих документів, на оформлення яких поширюється інструкція, на відміну від традиційних видів, зазначено доповідь, висновок, пам'ятку, подання, протест, зведення та спеціальне повідомлення. Вони в інструкції визначені таким чином:

доповідь – документ, що містить виклад певних питань, висновків, пропозицій та призначений для усного прочитання;
висновок – документ, що містить думку установи, комісії, спеціаліста з конкретному документуабо питання;
пам'ятка – коротка інструкціяз будь-якого питання;
подання – акт прокурорського реагування, що вноситься до державних органів, громадські організаціїта посадовим особам, що містить виклад та аналіз фактів, що послужили підставою для внесення подань, а також пропозиції щодо усунення порушень закону, що сприяють їм умов та підлягає розгляду у встановлений закономтермін;
протест – акт прокурорського реагування на суперечливий закону правовий акт державного органу або посадової особи, що містить мотивовану вимогу про скасування незаконного правового актаабо приведенні його у відповідність із законом;
зведення - документ, що містить узагальнені відомості з одного питання (зведення пропозицій, зауважень, розбіжностей, документообігу тощо);
спеціальне повідомлення – документ, що містить інформацію про окремі події, результати розслідування певних категорій справ, виявлення суттєвих порушеньзаконів, що спрямовується до вищих органів.

Доповідь, укладання, пам'ятка та зведення оформлюються за правилами оформлення доповідної записки. Подання, протест та спеціальне повідомлення оформляються за правилами оформлення листа. Співробітники канцелярії районної прокуратури приймають усі судові справи та кореспонденцію, що надходять як поштою, так і подані (доставлені) безпосередньо до прокуратури.

Отримані документи потім розподіляються на реєстровані та нереєстровані. На реєстрованих проставляється відмітка про надходження – як штамп. Зразок штампу представлено на рис. 1.

Цінні листи, бандеролі та посилки, що надходять до прокуратури, враховуються у Книзі обліку цінних листів, бандеролей, посилок та передаються за призначенням під розписку.

Потім встановлюється посадова особа, якій слід передати на розгляд або виконання документ (їх складають у спеціальні папки). Працівник канцелярії у разі потреби долучає до документа, що надійшов, наряд з попереднім листуванням з цього питання.

Обробка, розгляд та передача документів виконавцям проводиться у день їх надходження, а термінових документів- Негайно.
Особа, що попередньо розглядає документи, в силу виконуваних ним обов'язків, отримує доступ до всієї документації, що надходить до прокуратури. Цей співробітник повинен користуватися довірою, суворо дотримуватися службової етики та зберігати службову таємницю. Витік інформації щодо конкретного перевірочного матеріалу, кримінальної справи може значно ускладнити перебіг перевірки, розслідування.

Передача документа відповідальному виконавцю здійснюється під розписку у картці. Переміщення документів між виконавцями також здійснюватиметься під розпис. Виконавець отримує документи в день їх реєстрації або наступного дня відповідно до вказівки прокурора. Якщо документ призначений для виконання кількома особами, з нього знімається копія і встановлюється черговість виконання.

Контроль за виконанням доручень, зафіксованих у документах, здійснюють завідувач канцелярії або особи, призначені прокурором. У прокуратурі району застосовується ручна термінова картотека, за якою легко можна дізнатися, що і на який день має бути виконано.

Працівник канцелярії на початку робочого дня перевіряє строкову картотеку, картки за невиконаними завданнями поточного дня виймаються, та уточнюється, чи будуть вони виконані вчасно. Якщо виконання завдання зривається і необхідне перенесення терміну виконання, про це повідомляє прокурор. Термін виконання може бути змінено лише прокурором, який його встановив.

Поруч із поточним контролем ведеться попереджувальний контроль. Для цього за картками виявляються документи, термін виконання яких спливає за три дні, про що попереджаються конкретні виконавці. Щоденний контроль привчає всіх працівників до того, що виконання кожного завдання необхідно забезпечити у визначений термін. Після зняття документа з контролю картки переставляються до алфавітної картотеки.

Терміни виконання документів обчислюються в календарних дняхз дати їх надходження до прокуратури. Терміни виконання документів визначаються прокурором району, виходячи із строку, встановленого організацією, яка направила документ, або строків, встановлених законодавством. Кінцева дата виконання вказується у тексті документа чи резолюції прокурора.

Перелік строків виконання деяких документів, прийнятий у районній прокуратурі:

пропозиції, заяви та скарги громадян, які не потребують додаткового вивчення та перевірки, серед них ті, за якими потрібно дати роз'яснення, – до п'ятнадцяти днів;
що вимагають додаткового вивчення та перевірки – до одного місяця;
скарги військовослужбовців та членів їхніх сімей – до семи днів; які вимагають перевірки – до п'ятнадцяти днів;
скарги на дії органу дізнання або слідчого у зв'язку з провадженням попереднього розслідування- До трьох днів;
окремі вимоги про провадження слідчих або розшукових дій – до десяти днів;
листи-запити вищих прокуратур – до трьох днів;
за зверненнями депутатів, у разі необхідності перевірки або додаткового вивчення питань, інформація надається у триденний термін з моменту надходження звернення, а потім остаточна відповідь надається депутатам Державної Думиі членам Ради Федерації – пізніше двадцяти днів;
рішення колегій, постанови оперативних нарад за керівника прокуратури, структурного підрозділу – виконуються згідно з зазначеним у них терміном, а також у випадках надходження звернень, взятих на контроль посадовими особами державних органіввлади та управління, – невідкладно чи пізніше встановленого конкретного терміну.

Якщо в силу об'єктивних причин виконавець не укладається у відведений термін дозволу будь-якого звернення, то термін продовжується прокурором району з обов'язковим повідомленням заявників, а також органу або особи, яка направила звернення, про причини затримки та характер вжитих заходів. Виконавець повинен звернутися з рапортом до прокурора про продовження строку, вказавши причини неможливості дозволу на звернення в строк.

Документ вважається виконаним та знімається з контролю після виконання завдань. Виконані документи підшиваються у справу.
Відмітки прокурорів про виконання обов'язковому порядкупідписуються та датуються. Підшивати документи без відповідних позначок прокурорів не дозволяється.

Співробітник канцелярії, який прийняв документ для відправки, робить відмітку про це на другому примірнику. Зазвичай це розпис співробітника канцелярії та дата. Лише за наявності такої позначки цей документ може бути поміщений у наглядове провадження, кримінальну справу. Якщо ж подібної позначки немає, то під час розслідування, а потім і судового розглядуможе заперечуватися сам факт надсилання документа.

Документи, адресовані організаціям, що розташовані в межах даного населеного пункту, передаються з нарочним під розписку у Книзі обліку документів, надісланих із нарочним. Форму книги представлено на рис. 2. Замовні листи, бандеролі та посилки здаються на пошту за описом, у якому вказують номери документів, дату відправлення, адреси та вид відправлення.

Прокуратура у процесі своєї діяльності створює багато різних документіввирішення своїх внутрішніх проблем.
Зазвичай внутрішні документи на етапі їхньої підготовки й оформлення мають порядок проходження вихідних документів, але в етапі виконання (використання) – вхідних документів.

Проекти розпорядчих документів після підготовки надходять до канцелярії, яка здійснює контроль за правильністю їх оформлення. Підготовлений для друкування документ має бути написаний виконавцем розбірливо на стандартних аркушах паперу.
Передані для друкування рукописи, так само як і вставки, виноски, поправки, повинні бути написані на одній стороні аркуша з дотриманням правил орфографії, пунктуації, використанням чорнила синього, фіолетового або чорного кольору. Особливу увагузвертається на правильне та чітке написання прізвищ, спеціальних термінів, найменувань відомств та організацій, географічних назв.

Не приймаються для друкування недбало і нерозбірливо написані чернетки. У верхньому лівому кутку рукопису вказуються кількість екземплярів, прізвище та номер телефону виконавця, дата направлення до відділу підготовки документів, номер листування.

Документи оформляються у порядку їх надходження. Насамперед друкуються документи особливого контролю, адресовані керівникам органів державної владита управління, накази, вказівки, розпорядження, матеріали координаційних нарад, засідань колегій та окремі документиза дорученням керівництва прокуратури чи слідчого органу.

Усі документи повинні друкуватися чітко, без помилок, з розташуванням та оформленням тексту відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003, дотриманням правил написання окремих найменувань, слів та словосполучень, дати, чисел, одиниць виміру тощо.
Оформлені документи передаються на підпис прокурору району, а потім реєструються.

Реєстрація має на меті обліку документів, контролю за їх виконанням та довідкової роботипо документах. Насамперед реєструються документи особливого контролю, доручення керівництва прокуратури та звернення з особистого прийому.

Документи реєструються один раз: вхідні – у день надходження, внутрішні та вихідні – у день підписання.
Надходження до прокуратури району звернення, скарги та документи, що належать до них, реєструються в алфавітній картотеці. Приклад алфавітної картки представлений малюнку 3.

Алфавітні картки заводяться усім зазначених у документах осіб (обвинувачених, засуджених, виправданих, позивачів, відповідачів та інших.) під час реєстрації первинних звернень, і навіть звернень, яких додані копії вироку, рішення, ухвали, постанови суду, висновків (довідок, постанов ) про перевірку справ, постанов про порушення справ або прийняття до провадження, про продовження строку слідства, наглядових (спостережних, контрольних) проваджень та інших документів у справах.

Рис. 3 Лицьова та оборотна сторона Алфавітної картки

При реєстрації справ, документів (спецдонесень та ін.) або скарг, до яких додано вироки, ухвали тощо, допускається заводити алфавітну картку тільки на основну особу (від якої надійшла або щодо якої подано скаргу), а на всіх інших (обвинувачених) – посилальні картки. Приклад посилання картки представлений на рис. 4.

Рис. 4 Посилальна картка

Наступні скарги та документи щодо однієї й тієї ж особи або питання реєструються на зворотній стороні наявної алфавітної картки із зазначенням, коли і від кого надійшов документ, куди та за яким номером направлений, переданий. На скарзі проставляється номер наглядового (наглядового, контрольного) провадження, а також одиниця адміністративно-територіального поділу (республіка, край, область тощо).

На наглядові провадження (н/п), що заводяться за зверненнями, прийнятими до вирішення даною прокуратурою, заводяться Картки обліку руху н/п. У картці записуються у порядку надходження первинні звернення із зазначенням прізвища заявника та дати передачі. Після ухвалення рішення робиться відмітка про номер наглядового (наглядового) виробництва. Приклад картки обліку руху н/п представлено на рис. 5.

Кримінальні та інші справи, матеріали перевірок та службових розслідувань, витребовані у зв'язку з дозволом звернень, вирішенням питання про оскарження рішень суду, враховуються у Книгах обліку надходження та проходження кримінальних та інших справ, матеріалів перевірок, витребуваних у зв'язку з дозволом звернень (обліку кримінальних справ) , що вивчаються в порядку процесуального контролю) та реєструються на алфавітній картотеці. Форму книги представлено на рис. 6.

Копії постанов про порушення кримінальних справ та матеріалів

до них, що надійшли від слідчих органів або органів дізнання, враховуються в книгах, одна з яких показана на рис. 7.

№ п/п	Дата надходження	Номер наглядово- го (наблю- дально- го, кон- трольного) вироб- ства	П.І.Б. осуж- денного (по- терпілого, підозрюваного, обвинувачуваного)	Звідки отримано справу, номер, кількість томів, для якої мети	Дата та роз- писка діловоди теля в отриманні	Дата та розписка опер. працівника в отриманні	Дата та розписка справа-виробника, який дістав від опер. працівника	Куди, коли, за яким номером направлено	Дата та Розписка в отриманні справи для відправки

						Дата та час надходження до прокуратури	Дата та час передачі прокурору (заступнику прокурора)	Відмітка про отримання	Час, дата та рішення, прийняте прокурором (його заступником)	Подальший рух за матеріалом

Рис. 7 Форма Книги обліку копій постанов про порушення кримінальних справ та матеріалів до них, що надійшли від слідчих органів

В окремих книгах враховуються копії постанов та матеріалів про відмову у порушенні кримінальних справ.

Повідомлення про злочини, що надходять до органів прокуратури поштою чи іншими засобами зв'язку, враховуються у своїй книзі. Далі вони невідкладно передаються до органу, уповноваженого розглядати їх відповідно до Кримінально-процесуального кодексу Російської Федерації. Порушені та прийняті до провадження кримінальні справи, у тому числі надійшли з інших органів та прийняті слідчими органамиСлідчого комітету до свого провадження, реєструються в алфавітній картотеці та враховуються у книгах обліку кримінальних справ.

Реєстрація відомчої кореспонденції, тобто документів, що надходять з прокуратур, установ, підприємств, організацій з питань, що не належать до кримінальних та цивільним справам, здійснюється на кореспондентських картках Кореспондентська картка заповнюється в одному примірнику. Календарна шкала кореспондентської картки використовується контролю за виконанням документів. На малюнку 8 представлена лицьова сторонакореспондентської картки, але в малюнку 9 – зворотний бік.

Рис. 9 Зворотний бік Кореспондентської картки

До виконання документа картка зберігається у працівника канцелярії у контрольній картотеці. Після виконання документа працівником канцелярії заповнюються відповідні графи картки, і вона переставляється у картотеку виконаних документів. Картки у картотеках розставляються по кореспондентам. У роботі знаходяться картотеки за поточний та минулий роки. Загальний термінзберігання карток – три роки.

Однією з головних цілей реєстрації є створення банку даних про документи. Працівники канцелярії прокуратури на основі цього банку даних зобов'язані за кілька хвилин відповісти на питання двох типів:

у кого, де, на якій стадії роботи перебуває будь-який документ;
у яких документах можна знайти інформацію щодо конкретного питання.

Володіння всією сукупністю інформаційно-документаційних ресурсів – найголовніше завдання канцелярії. Для виконання саме цього завдання записуються у реєстраційні форми всі дані про документи.

Порядок поводження з документами, що містять службову інформацію обмеженого доступу, встановлюється окремим становищем, затвердженим відповідним організаційно-розпорядчим документом Генерального прокурора Російської Федерації.

Загальне керівництво діловодством здійснює один із керівників прокуратури.

Безпосереднє ведення діловодства здійснюють спеціалісти та інші працівники служб діловодства.

Прокурори, науковці та педагогічні працівники, діловоди органів та установ прокуратури несуть відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції у частині, що належить до кола їхніх службових обов'язків.

Документи та відомості, що містяться в них, не підлягають розголошенню. З цими документами можуть ознайомлюватися лише працівники, які мають до них безпосереднє відношення. Передача іншому виконавцю справ, незакінчених наглядових та наглядових проваджень, ознайомлення з ними інших посадових осіб, видача ним довідок або відомостей службового характеру, копій документів допускається лише за вказівкою керівника, який вживає заходів щодо охорони конфіденційності відомостей та несе персональну відповідальність за їх захист.

Порядок оприлюднення матеріалів прокурорської діяльності встановлюється спеціальними наказами та вказівками Генерального прокурора Російської Федерації, прокурорів суб'єктів Російської Федерації та прирівняних до них прокурорів спеціалізованих прокуратур (далі - прокурори суб'єктів Російської Федерації).

Кожному або його представнику за письмовою заявою має бути надана можливість ознайомлюватися з документами та матеріалами, наглядовими та спостережними провадженнями, що є в органах прокуратури та зачіпають його і свободи,

1. якщо це стосується прав, свобод і законних інтересів інших осіб;
2. якщо в зазначених документах і матеріалах не містяться відомості, що становлять державну або іншу таємницю, що охороняється федеральним законом (з урахуванням постанови Конституційного Суду Російської Федерації від 18.02.2000 № 3-П).

У Генеральній прокуратурі, прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, інших органах та установах прокуратури впроваджено та функціонує прикладна система - АІК «Нагляд».

АІК «Нагляд»- автоматизований інформаційний комплекс єдиної системиінформаційно-документаційного забезпечення наглядового виробництваорганів прокуратури, створений для автоматизації діловодної та наглядової діяльності.

База даних містить інформацію:

- про всі вхідні, вихідні та внутрішніх документах,
- про всіх кореспондентів (громадян, організацій),
- про рух оригіналів та копій документів,
- про виконання документів та доручень,
- про направлення документів у справи, наглядові та наглядові провадження.

Система АІК «Нагляд» надає можливість працювати з електронними образами документів, здійснювати у базі даних автоматизований пошук документів за різними критеріями, організовувати контроль за виконанням документів та доручень, отримувати звіти щодо контрольним документам, оперативно отримувати довідку про обсяг документообігу за звітний період

В органах прокуратури застосовуються інші форми документообігу. Одні з них призначаються для спеціалізованих прокуратур, інші мають тимчасовий характер.

Заяви, скарги та інші звернення, що надходять від громадян, організацій, підприємств та установ, справи, наглядові та наглядові провадження, інші документи передаються на розгляд та виконання лише через службу діловодства з обов'язковою відміткою у реєстраційних формах паперових або електронних носіїв. При традиційної (паперової) реєстрації працівниками служби діловодства передача документів з одного підрозділу до іншого здійснюється обов'язково через цю службу.