Діловодство у прокуратурі Російської Федерації. Особливості діловодства у канцелярії районної прокуратури

Будь-яка управлінська діяльність неспроможна обходитися без організації руху документів, без виконання роботи зі створення та оформлення відповідних паперів. Для ведення комплексу робіт із документами органів прокуратури здійснюється діловодство, порядок ведення якого регулюється переважно відомчими правовими органами.

Наказом Генерального прокурора РФ від 28 грудня 1998 р № 93 з 1 січня 1999 введена в дію Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури.

Інструкцією встановлена ​​на єдиній основісистема діловодства у Генеральній прокуратурі РФ, прокуратурах суб'єктів Федерації, прирівняних до них прокуратури, прокуратури міст і районів, інших територіальних та спеціалізованих прокуратур. Вона визначає порядок прийому, обліку, реєстрації, перекладу, підготовки, оформлення, розмноження, контролю над виконанням документів, формування в справи та наглядові провадження, зберігання та використання.

Положення Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі та інформаційно-довідкові документи, на інші (процесуальні, фінансові та інші) – лише у частині, що стосується загальних принципівроботи та підготовки до здачі в архів.

Відповідальність за організацію та загальне керівництво діловодством покладається на керівників органів прокуратури та окремих структурних підрозділів. Вони забезпечують вивчення працівниками вимог Інструкції з діловодства та здійснюють контроль за її виконанням.

Відповідно до правил діловодства документи та відомості, що становлять службову таємницю, не підлягають розголошенню. З ними можуть ознайомлюватися лише працівники, які мають до них безпосереднє відношення. Передача іншому прокурорському працівнику документів, ознайомлення інших осіб, видача ним довідок чи відомостей службового характеру, копій документів допускається лише за вказівкою керівника підрозділу (органу), який вживає заходів до охорони конфіденційності відомостей та відповідає за їх захист.

Водночас слід мати на увазі, за письмовим дозволом керівника прокуратури, структурного підрозділукожному громадянину на його прохання має бути надана можливість ознайомлюватися з документами та матеріалами, що є в органах прокуратури та зачіпають його права та свободи, у тому числі з припиненими кримінальними справами, матеріалами про відмову у порушенні кримінальної справи та наглядовими провадженнями за скаргами, якщо інше не передбачено законом.

Ведення обліку документів проводиться шляхом запису в спеціальні книги, картки, наглядові виробництва, складання опису. Для цього ведуться книги обліку: слідчих справ; кримінальних, цивільних та арбітражних справ, що перевіряються у порядку.нагляду; речових доказів, цінностей та іншого майна, що вилучаються органами попереднього слідствата дізнання; документів, що надсилаються з нарочним; цінних листів, бандеролей, посилок; наглядових проваджень за скаргами, кримінальними, цивільними та арбітражними справами, спецдонесеннями; реєстрації наказів, вказівок та розпоряджень.


На кореспонденцію, що надходить до органів прокуратури, залежно від виду та змісту, заводяться алфавітні, посилальні, кореспондентські картки, а також картки обліку руху наглядових виробництв.

Крім перерахованих робіт з документами, до змісту роботи з діловодства згідно з Інструкцією входить організація документообігу та облік його обсягу, контроль за виконанням документів, правила оформлення документів та їх копії, виконання перекладів, складання номенклатури справ, формування справ та наглядових проваджень, експертиза цінності документів, забезпечення збереження документів, справ та наглядових проваджень, облік, зберігання та використання печаток та штампів.

До невід'ємних і значущих видів діяльності з допоміжного забезпечення роботи прокуратури належить облік та звітність.В органах прокуратури встановлено єдину систему обліку роботи прокурорів та слідчої роботи. Крім того, на прокуратуру у повному обсязі поширюються правила обліку злочинів.

Для ведення обліку та статистичної звітності в прокуратурах суб'єктів РФ та в Генеральній прокуратурі РФ утворені та діють спеціальні підрозділи. У прокуратурах міст та районів, прирівняних до них прокуратурах ведення обліку та підготовка звітності покладено на прокурорів.

До прийняття закону «Про єдину державну систему реєстрації та обліку злочинів» в органах прокуратури також, як в органах внутрішніх справ, Федеральній службі безпеки, митних органах, органах податкової поліції діють правила єдиного обліку злочинів (зареєстрованих у встановленому порядку). Відповідно до цих правил складаються документи первинного облікуу вигляді статистичних карток на виявлений злочин, результати розслідування злочину, на особу, яка вчинила злочин, про рух кримінальної справи, про результати відшкодування матеріальних збитківта вилучення предметів злочинної діяльності та інших даних про злочини.

Ведення реєстраційних документів на злочини, осіб, які їх вчинили, кримінальні справи, а також статистичної звітності щодо злочинів покладено на органи внутрішніх справ. Тому вся інформація про злочини, особи, які їх вчинили, та кримінальні справи зосереджується в інформаційних центрах МВС, ГУВС, УВС республік, країв, областей, округів, міст та УВС на транспорті.

Генеральною прокуратурою РФ спільно з МВС та ФСНП РФ розроблена відомча статистична звітність «Про розгляд заяв та повідомлень про злочин» за формою 2- Е,затверджена постановою Держкомстату Росії від 11 червня 1997 р. № 39. Відповідно до неї міські, районні та прирівняні до них прокурори кожне півріччя разом із відділами внутрішніх справ та органами податкової поліції подають вищим за підпорядкованістю органам єдиний звіт про результати розгляду заяв та повідомлень про злочини.

Генеральною прокуратурою РФ спільно з МВС та ФСНП РФ також розроблено та прийнято Інструкцію зі статистичної звітності про слідчу роботу за формою 1-Е, затверджену постановою Держкомстату РФ від 26 березня 1997 р. № 20. Ця звітність передбачає відображення даних про результати розслідування кримінальних справ слідчими прокуратури, органів внутрішніх справ, податкової поліції, а також органами дізнання, у тому числі про протокольні форми досудової підготовки матеріалів.

Безпосередньо у прокуратурі діє відомча державна статистична звітність. Основним видом такої звітності є Звіт про роботу прокурора за формою П, затверджена постановою Держкомстату Росії від 16 лютого 1993 № 20 (зі змінами та доповненнями від 16 серпня 1997 № 49).

Цей звіт складається з восьми розділів та містить показники про нагляд за виконанням законів, дотриманням прав і свобод людини та громадянина, за виконанням законів органами, які здійснюють дізнання та попереднє слідство, дані про участь прокурора в арбітражному, цивільному та кримінальному судочинстві, про роботу з розгляду та вирішення скарг, за виконанням кримінального покарання та гласності у діяльності прокуратури (виступах у засобах масової інформації).

В органах прокуратури застосовуються інші форми звітності. Одні з них призначаються для спеціалізованих прокуратур, інші носять тимчасовий характер.

Транскрипт

1 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСЬКИЙ ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ (ФІЛІЯ) АКАДЕМІЇ ГЕНЕРАЛЬНОЇ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ І. І. ГОЛОВКО, Е. Р. ІСЛАМОВА, Д. М. ПЛУГАР ВОПРОС ПРОГРАМНИЧИЙ ПРОДУКТ

2 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСЬКИЙ ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ (ФІЛІЯ) АКАДЕМІЇ ГЕНЕРАЛЬНОЇ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ І. І. ГОЛОВКО, Е. Р. ІСЛАМОВА, Д. М. ПЛУГАР ВО ПРОЦЕНИЙ ПРОГРАМНИЧИЙ ІНСТИТУТ

3 УДК 34::651(075) ББК 67.72я73 Г61 Рецензенти М. Н. СМИРНОВА, начальник відділу загального та особливого діловодства прокуратури Санкт-Петербурга. Є. А. БІЛОУСОВА, професор в.о. завідувача кафедри кримінально-правових дисциплін Санкт-Петербурзького імені В. Б. Бобкова філії Російської митної академії, кандидат юридичних наук, Доцент. Г61 Головко, І. І. Основи діловодства в органах прокуратури: навчальний посібник / І. І. Головко, Е. Р. Ісламова, Д. М. Плугар. Санкт-Петербург: Санкт-Петербурзький юридичний інститут (філія) Академії Генеральної прокуратури Російської Федерації, с. У навчальному посібнику розглядаються питання, що становлять основу діловодства органів прокуратури Російської Федерації: правова основа діловодства органів прокуратури; організація роботи прокуратури; правові основироботи із зверненнями громадян; організація документообігу органів прокуратури; організація роботи архіву; класифікація архівних документів; мова та стиль службового документа; використання сучасних комп'ютерних технологій у документообігу органів прокуратури. Посібник призначений для використання у навчальному процесі підготовки, професійної перепідготовкита підвищення кваліфікації прокурорських кадрів, а також для прокурорських працівників, до посадових обов'язків яких входить здійснення діловодства в органах прокуратури, інших прокурорських працівників. УДК 34::651(075) ББК 67.72я73 Санкт-Петербурзький юридичний інститут (філія) Академії Генеральної прокуратури Російської Федерації,

4 ЗМІСТ 1. Правові основи діловодства в органах прокуратури Організація діловодства в органах прокуратури Контроль за виконанням документів Правила оформлення документів Упорядкування номенклатури справ. Формування справ, наглядових та спостережних проваджень Правила зберігання документів Порядок роботи з секретними документами та документами, що містять службову інформацію обмеженого доступу 106 ЛІТЕРАТУРА. 124 Додаток Додаток

5 Питання документаційного забезпечення діяльності прокуратури завжди належали до ключових. У зв'язку з цим виданий Наказ Генерального прокурора Російської Федерації, яким затверджено Інструкцію з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації. Федеральні державні цивільні службовці це категорія посадових осіб, служба яких у органах та організаціях прокуратури регламентується нормами Федерального закону від ФЗ «Про державну цивільну службу Російської Федерації». Перелік посад федеральної державної цивільної службив органах прокуратури Російської Федерації визначено Указом Президента Російської Федерації від "Про Реєстр посад федеральної державної цивільної служби" (розділ 17 Реєстру). Повне найменування та чисельність посад федеральної державної цивільної служби вказуються в конкретних організаційно-розпорядчих документах органів та організацій прокуратури, що визначають їх структуру та штатну чисельність 1. Дані посади включені до штатів Генеральної прокуратури Російської Федерації, прокуратур суб'єктів Російської Федерації у вигляді посад спеціальних підрозділів, 1 Наприклад, накази Генерального прокурора Російської Федерації від «Про утворення Уральської транспортної прокуратури» та від ш «Про утворення прокуратури Республіки Крим та прокуратури міста Севастополя у системі прокуратури Російської Федерації». 4

6 здійснюють документаційне забезпечення, діяльність у сфері планування, праці, фінансового, бухгалтерського облікута звітності, а також матеріально-технічного забезпечення, експлуатації будівель та транспорту. Чисельність федеральних державних цивільних службовців у прокуратурах суб'єктів Російської Федерації може досягати 20% від усієї штатної чисельностіпрокуратури. У районних (міських) прокуратурах зазначена категорія службовців представлена ​​спеціалістами, які безпосередньо здійснюють діловодство. Необхідно також зазначити, що діловодство в органах прокуратури нарівні із фахівцями здійснюють інспектори (секретарі). Належне виконання вимог нормативних актів та посадових обов'язківділоводами є одним з необхідних умовсвоєчасного надходження (відправлення) документів, забезпечує безпеку та облік документів в органах прокуратури, обмін інформацією, передачу відомостей про результати діяльності прокуратури до вищих прокуратур та інших осіб. У свою чергу, належний рівень даної діяльності забезпечує повноту та своєчасність вирішення поставлених перед органами прокуратури завдань. Своєчасне та якісне вирішення завдань діловодом базується на його професійних знаннях та навичках. 5

7 1. ПРАВОВІ ОСНОВИ ДІЛОВИРОБНИЦТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРИ Сучасні правові основи діловодства органів прокуратури є сукупність нормативних правових актів. У Російській Федерації відсутня єдиний нормативний правовий акт, який би правила діловодства. Нормативні правові акти у сфері діловодства можна розділити на дві групи: першу складають акти, що містять окремі вимоги до організації діловодства та оформлення документів, другу утворюють акти, повністю присвячені даним питанням. Основні для діловодства норми містяться у ч. 1 ст. 68 Конституції Російської Федерації, згідно з якою державною мовою Російської Федерації по всій її території є російська мова. З метою реалізації цього положенняОсновний закон країни було прийнято Федеральний закон від ФЗ «Про державну мову Російської Федерації», відповідно до ст. 3 якого державна мова Російської Федерації підлягає обов'язковому використаннюу діяльності федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, інших державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій всіх форм власності, зокрема у діяльності з ведення діловодства Крім того, діє Закон Російської Федерації від "Про мови народів Російської Федерації", яким регламентуються питання використання мов в офіційному діловодстві. Так, згідно зі ст. 16 названого Закону біля Російської Федерації офіційне діловодство у державних органах, організаціях, на підприємствах й у установах ведеться російською як державною мовою Російської Федерації. Офіційне діловодство республіках ведеться також державними мовами даних республік. Тексти документів (бланків, печаток, штампів, штемпелів) з найменуваннями державних органів, організацій, підприємств та установ оформляються державною мовою Російської Федерації, державними мовами республік та іншими мовами народів Російської Федерації, що визначаються законодавством республік. 6

8 Відповідно до ст. 17 цього ж Закону офіційна листування та інші форми офіційних взаємин між державними органами, організаціями, підприємствами, установами суб'єктів Російської Федерації з адресатами в Російській Федерації ведуться державною мовою Російської Федерації. З урахуванням цих положень закону п. 1.4 Інструкції з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації встановлено, що діловодство в органах та організаціях прокуратури Російської Федерації ведеться російською мовою, що є державною мовою Російської Федерації, а також Державною мовою республіки, на території якої перебуває прокуратура чи її установа. Реквізити бланків документів, печаток, штампів та вивісок прокуратур та установ оформляються російською та державною мовою республіки у складі Російської Федерації. На виконання ч. 1 ст. 70 Конституції Російської Федерації було прийнято Федеральний конституційний закон від ФКЗ «Про Державному гербі Російської Федерації», яким встановлено Державний герб Російської Федерації, його опис та порядок офіційного використання. Вимоги цього Закону та прийнятої відповідно до нього постанови Уряду Російської Федерації від «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток та бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації» повинні враховуватися при виготовленні бланків документів та печаток органів прокуратури. Окремі норми Федерального закону від "Про прокуратуру Російської Федерації" також регулюють сферу діловодства. Наприклад, п. 4 ст. 5 цього Закону передбачено, що ознайомлення громадянина з матеріалами перевірки здійснюється за рішенням прокурора, у провадженні якого перебувають відповідні матеріали, або вищого прокурора, прийнятому за результатами розгляду звернення громадянина, якщо матеріали безпосередньо зачіпають його права та свободи. Не можуть бути надані громадянину для ознайомлення документи, що є в матеріалах перевірки та містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, що охороняється законом. Рішення про ознайомлення громадянина з матеріалами перевірки або мотивоване рішення про відмову в ознайомленні з матеріалами перевірки приймається у 10-денний строк від дня подання звернення громадянина. У разі прийняття рішення про відмову у ознайомленні з матеріалами перевірки громадянинові роз'яснюється право оскаржити прийняте рішеннявище-7

9 прокурору та (або) до суду. Відповідно до п. 1 ст. 17 Федерального закону «Про прокуратуру Російської Федерації» Генеральний прокурор Російської Федерації наділений повноваженнями з видання обов'язкових для виконання всіма працівниками органів та організацій прокуратури наказів, вказівок, розпоряджень, положень та інструкцій, що регулюють питання організації діяльності системи прокуратури Російської Федерації та порядок реалізації заходів матеріального та соціального забезпеченнявказаних працівників. При веденні кадрового діловодства та роботі з персональними даними слід дотримуватися вимог ст Федерального закону «Про прокуратуру Російської Федерації», якою передбачено порядок ведення особових справ прокурорських працівників, а також обробки їх персональних даних. У сфері діловодства органів прокуратури не можуть не враховуватися і норми Федерального закону від ФЗ «Про персональні дані», що регулюють відносини, пов'язані з обробкою персональних даних, а також Положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та ведення його особистої справи, затверджене Указом Президента Російської Федерації від До нормативних правових актів, що містять окремі положення про діловодство, відноситься і Федеральний закон від ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації», яким регламентуються відносини, що виникають при здійсненні права на пошук, отримання, передачу, виробництво і поширення інформації; застосуванні інформаційні технології; забезпечення захисту інформації. Цим Законом регулюються питання документування інформації та закріплюються ключові поняття «конфіденційність інформації», «надання інформації», «поширення інформації», «документована інформація», «електронний документ» та ін. Федеральний закон від ФЗ «Про обов'язковий примірник документів» містить легальне визначення поняття «документ». Іншим важливим нормативним актомє Федеральний закон від ФЗ «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації», яким встановлюються порядок та терміни розгляду звернень громадян державними органами та їх посадовими особами, у тому числі органами прокуратури. Окремі питання сфери діловодства регламентуються Федеральним законом від ФЗ «Про забезпечення 8

10 доступу до інформації про діяльність державних органів та органів місцевого самоврядування», зокрема питання щодо розміщення інформації про діяльність органів прокуратури у приміщеннях, які вони займають, та інших відведених для цих цілей місцях, порядку та строків розгляду запитів інформації про діяльність органів прокуратури. Щодня діловоди органів прокуратури поштовим зв'язком отримують і надсилають численні документи, у зв'язку з чим необхідно знати положення Федерального закону від ФЗ «Про поштовий зв'язок», що регламентують правовідносини, що виникають між операторами поштового зв'язку та користувачами послуг поштового зв'язку. У розвиток норм названого Федерального закону «Про поштовий зв'язок» Наказом Мінкомзв'язку Росії затверджено Правила надання послуг поштового зв'язку, що регулюють взаємовідносини користувачів послуг поштового зв'язку та операторів поштового зв'язку загального користування при укладенні та виконанні договору про надання послуг поштового зв'язку, а також встановлюють права та обов'язки зазначених операторів та користувачів. Нерідко в органах прокуратури виникає необхідність направлення телеграм, при оформленні яких слід керуватися Правилами надання послуг телеграфного зв'язку, затвердженими Постановою Уряду Російської Федерації з метою належної організації зберігання документів в органах прокуратури повинні дотримуватися вимог Федерального закону від ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації» , з преамбули якого випливає, що він регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів незалежно від їх форми власності, а також відносини у сфері управління архівною справою в Російській Федерації на користь громадян, суспільства та держави. Відповідно до цього Закону прийнято наказ Мінкультури Росії від «Про затвердження Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання». Серед підзаконних нормативних правових актів, повністю присвячених питанням діловодства, центральне місце посідають Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади, Затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від, що закріплюють ос- 9

11 нові поняття у сфері діловодства («документ», «документообіг», «документування», «діловодство» та ін), що встановлюють вимоги до створення документів, організації документообігу, формування документального фонду, що передбачають особливості роботи з електронними документами у федеральному органі виконавчої влади. У системі відомчих правових актів органів прокуратури основним документом у сфері є Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації. Цей документна єдиній основі встановлює систему діловодства в Генеральній прокуратурі Російської Федерації, прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, прирівняних до них спеціалізованих прокуратурах, прокуратурах міст і районів, інших прирівняних до них територіальних та інших спеціалізованих прокуратурах, наукових та освітніх організаціяхГенеральної прокуратури Російської Федерації, визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, розмноження, контролю над виконанням документів, відправлення, формування в справи, наглядові (наглядові) провадження, зберігання та використання на паперових і електронних носіях. На організаційно-розпорядчі, інформаційно-довідкові документи, на процесуальні, фінансові та інші документи положення Інструкції поширюються лише у частині, що стосується загальних принципів їх підготовки та виконання, формування та оформлення для здавання до архіву. Серед організаційно-розпорядчих документів Генеральної прокуратури Російської Федерації також слід виділити наказ Генерального прокурора Російської Федерації від «Про затвердження та введення в дію Інструкції про порядок розгляду звернень та прийому громадян в органах прокуратури Російської Федерації» (Інструкція про порядок розгляду звернень та прийому громадян), встановлює єдиний порядок розгляду звернень та організації прийому громадян, та наказ від «Про затвердження Регламенту Генеральної прокуратури Російської Федерації». Організація оперативного зберігання документів у органах прокуратури неможлива без урахування вимог наказу Генерального прокурора Російської Федерації від «Про набуття чинності Переліку документів органів прокуратури Російської Федерації та їх установ із зазначенням термінів зберігання». 10

12 Важливі положення містяться у державних стандартах (далі – ГОСТи). У сфері діловодства застосовуються такі ГОСТи: ГОСТ Р Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. Затверджено Наказом Росстандарту від ст. У цьому стандарті реалізовані норми Федеральних законів «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» та «Про архівну справу в Російській Федерації». Стандартом встановлені терміни та надано визначення основних понять, що використовуються в галузі діловодства та архівної справи («діловодство», «документаційне забезпечення», «архівна справа»). Терміни, встановлені стандартом, рекомендовані для застосування у всіх видах документації та літератури з діловодства та архівної справи, що входять у сферу дії робіт зі стандартизації та (або) використовують результати цих робіт; ГОСТ Р ІСО Національний стандарт Російської Федерації. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги. Затверджено Наказом Ростехрегулювання від ст; ГОСТ Р Державний стандартРосійської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Затверджено Постановою Держстандарту Росії від ст. Встановлює склад реквізитів документів; вимоги щодо оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів із відтворенням Державного герба Російської Федерації; ГОСТ Р Державний стандарт Російської Федерації. Печатки із відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги. Затверджено Постановою Держстандарту України від ст; Державна системадокументаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення. Затверджено Наказом Главархіву СРСР; ГОСТ Державний стандарт Союзу РСР. Папір та вироби з паперу. Споживчі формати. Затверджено Держстандартом СРСР

13 Єдина норма, яка встановлює відповідальність за недотримання правил діловодства, міститься у ст Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення(КоАП РФ) та передбачає адміністративну відповідальністьза порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів (як покарання встановлено попередження або накладення) адміністративного штрафуна громадян у розмірі від 100 до 300 р.; на посадових осіб (від 300 до 500 р.). 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВИРОБНИЦТВА В ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРИ У навчальній та науковій літературі різних галузей знань термін «організація» розуміється неоднаково. У філософії одним з визначень даного поняття є наступне: організація сукупність процесів або дій, що ведуть до утворення та вдосконалення взаємозв'язків між частинами цілого 2. Організація роботи прокуратури розуміється також як процес, система повторюваних дій: виявлення потреби у виконанні певного виду та обсягу роботи, формуванні конкретного напряму діяльності; створіння організованої системи, яка здійснюватиме діяльність, її структурування, визначення взаємозв'язків між елементами системи, принципів діяльності (зонального, предметного, змішаного); підбір та розстановка кадрів, визначення їх повноважень; встановлення, підтримання та розвиток необхідних організаційно-правових та матеріально-технічних умов функціонування організаційної структури 3. У числі умов ефективного функціонування організаційної структури прокуратури необхідно назвати інформаційно-аналітичну роботу, планування діяльності, матеріало- 2 Філософський енциклопедичний словник / гол. ред. Л. Ф. Іллічов, П. Н. Федосєєв, С. М. Ковальов, В. Г. Панов. М., Основи організації та управління органів прокуратури Російської Федерації: підручник / Інститут підвищення кваліфікації керівних кадрів Генеральної прокуратури Російської Федерації. М., З

14 но-технічне забезпечення, діловодство, облік результатів діяльності та їх оцінку 4. Організація роботи будь-якої організації або органу як системне явище включає взаємодію елементів по вертикалі (субординаційні та реординаційні відносини) по горизонталі (координація діяльності) 5. Взаємодія тісно пов'язана з аспектом як управління, яке розуміють як вплив суб'єктів управління на об'єкти з метою досягнення узгоджених результатів. Етапи управлінського процесу взаємопов'язані, їх послідовність становить єдиний управлінський цикл, його основні та необхідні етапи: збирання та аналіз інформації, прийняття на цій основі управлінських рішень, організацію виконання рішень, контроль 6. Здійснення всіх етапів управління органом прокуратури передбачає створення (надходження) відповідних документів , їх направлення до інших органів та осіб, облік та зберігання. Як чітко відзначають вчені, якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація пронизує і призводить до цілеспрямованого руху всіх органів управління. Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму та переміщують її у часі та просторі. Документи та документна інформація лежать в основі управлінських рішень і є їхнім матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силоюі цим сприяють їх виконання 7. Правовий основою управління системою органів прокуратури виступають Конституція Російської Федерації, Федеральний закон «Про прокуратуру Російської Федерації», укази Президента Російської Федерації, підзаконні нормативні правові акти, організаційно-розпорядчі акти Генерального прокурора Російської Федерації. Діяльність прокуратури міста, району у конкретних напрямах регулюється галузевими наказами Генерального прокурора Російської Федерації. Основні поняття Вчені у галузі документознавства виділяють три основні складові змісту терміна «документ»: 4 Там же. 5 Там же. З Там же. З Ларін М. В. Управління документацією в організаціях: проблеми історії та методології: автореф. дис. д-ра іст. наук. М., З

15 документ матеріальний об'єкт; документ - носій інформації; документ, документована інформація. Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі у часі та просторі з метою зберігання та громадського використання 8. Визначення основних понять сформульовані у деяких законодавчих та підзаконних актах (табл. 1 ). Т а б л і ц а 1 Архів Термін Визначення Джерело АІК «Нагляд» Архівна справа в Російській Федерації Установа або структурний підрозділ організації, що здійснюють зберігання, комплектування, облік та використання архівних документів Автоматизований інформаційний комплекс єдиної системиінформаційно-документаційного забезпечення наглядового виробництваорганів прокуратури, створений для автоматизації діловодної та наглядової діяльності. У Генеральній прокуратурі, прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, інших органах та установах прокуратури впроваджено апаратно-програмну інфраструктуру «Інформаційна система забезпечення нагляду за виконанням законів в органах прокуратури Російської Федерації» (ІСОП), на базі якої функціонує прикладна система АІК «Нагляд» Діяльність державних органів , органів місцевого самоврядування, організацій та громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації Федеральний закон « Про архівну справу в Російській Федерації » Термін Визначення Джерело Архівний Матеріальний носій з зафікс- Федеральний закон 8 Там же. З

16 документ Архівний фонд Аудіовізуальний документ Відеодокумент Тимчасове зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» Державний архів Графічний документ Дело рованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та підлягає зберіганню в силу та інформації для громадян, суспільства та держави Сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою Документ, що містить образотворчу та (або) звукову інформацію Аудіовізуальний документ, створений способом відеозапису, що фіксує інформацію у вигляді послідовно розташованих зображень динамічних образів Зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації до передачі на постійне зберігання гаразд, встановленому ст. 21 Федерального закону «Про архівну справу в Російській Федерації» Федеральна державна установа, створювана Російською Федерацією (федеральний державний архів), або державна установа суб'єкта Російської Федерації, створювана суб'єктом Російської Федерації (державний архів суб'єкта Російської Федерації), що здійснюють комплектування, облік, зберігання та використання документів Архівного фонду Російської Федерації, а також інших архівних документів Образотворчий документ, в якому зображення об'єкта отримано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні, крапок, кольору Сукупність документів або окремий документ, що відносяться до одного питання або ділянки діяльності федерального органу виконавчої влади забезпечує створення офіційних документів і 15 «Про архівну справу в Російській Федерації» Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» ГОСТ Р ГОСТ Р Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» ГОСТ Р Пр авіла діловодства у федеральних органах виконавчої влади Термін Визначення Джерело Діловодство Правила діловодства у федераль-

17 Документ Документаційне забезпечення (управління),доу Документування Документообіг Дублікат документа Одиниця зберігання документів на паперовій основі (справа) Образотворчий документ організацію роботи з ними у федеральних органах виконавчої влади Матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення та (або) їх поєднання, що має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, та призначений для передачі у часі та у просторі з метою громадського використання та зберігання Офіційний документ, створений державним органом, органом місцевого самоврядування, юридичним або фізичною особою, оформлений в установленому порядку та включений до документообігу федерального органу виконавчої влади Діяльність, що цілеспрямовано забезпечує функції управління документами Фіксація інформації на матеріальних носіях в установленому порядку Рух документів з моменту їх створення або отримання до завершення виконання, приміщення у справу та (або) відправки оригіналу документа Сукупність документів, окремий документ, укладені в відокремлену обкладинку, папку Документ, що відтворює зовнішній виглядта (або) внутрішню структуру будь-якого об'єкта Відомості (повідомлення, дані) незалежно від форми їх подання 16 них органах виконавчої влади Федеральний закон «Про обов'язковий примірник документів» Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади ГОСТ Р Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади ГОСТ Р Основні правила роботи архівів організацій. Схвалені рішенням Колегії Росархіву від ДЕРЖСТАНДАРТ Інформація Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації» Термін Визначення Джерело Інформація про Інформація (у тому числі документи- Федеральний закон

18 діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування Інформація про діяльність органів прокуратури Російської Федерації, створена в межах своїх повноважень державними органами, їх територіальними органами, органами місцевого самоврядування або організаціями, підвідомчими державним органам, органам місцевого самоврядування, або яка надійшла до зазначених органів та організацій. До інформації про діяльність державних органів та органів місцевого самоврядування відносяться також закони та інші нормативні правові акти, а до інформації про діяльність органів місцевого самоврядування муніципальні правові акти, що встановлюють структуру, повноваження, порядок формування та діяльності зазначених органів та організацій, інша інформація, що стосується їх діяльності Інформація (у тому числі документована), створена в межах своїх повноважень головними управліннями, управліннями та відділами Генеральної прокуратури Російської Федерації, прокуратурами суб'єктів Російської Федерації, прирівняними до них військовими прокуратурами та іншими спеціалізованими прокуратурами, прокуратурами міст, районів, прирівняними до них іншими територіальними прокуратурами, військовими та іншими спеціалізованими прокуратурами, Академією Генеральної прокуратури Російської Федерації чи що надійшла зазначені органи прокуратури. До інформації про діяльність органів прокуратури належать також закони та інші нормативні правові акти, що встановлюють структуру, повноваження, порядок формування та діяльності зазначених органів, інша інформація щодо їх діяльності 17 «Про забезпечення доступу до інформації про діяльність державних органів та органів місцевого самоврядування» Наказ Генерального прокурора Російської Федерації від «Про організацію роботи з забезпечення доступу до інформації про діяльність органів та установ прокуратури Російської Федерації» Термін Визначення Джерело Кінодокумент Образотворчий або аудіовізуальний документ, створений фото- ГОСТ Р

19 Контроль виконання документів Копія документа Муніципальний архів Номенклатура справ Звернення громадянина Письмовий документ Оригінал документа графічним або електронним (цифровим) способом, що фіксує інформацію у вигляді послідовно розташованих зображень динамічних образів Сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів Документ, повністю ознаки, що не має юридичної силиСтруктурний підрозділ органу місцевого самоврядування муніципального району, міського округу або муніципальна установа, створюване муніципальним районом, міським округом, які здійснюють зберігання, комплектування, облік та використання документів Архівного фонду Російської Федерації, а також інших архівних документів. орган місцевого самоврядування або посадовій особі письмовій форміабо у формі електронного документа пропозиція, заява чи скарга, а також усне зверненнягромадянина до державного органу, орган місцевого самоврядування Документ, інформація якого зафіксована знаками писемності Перший або єдиний екземпляр документа 18 ГОСТ Р Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади Федеральний закон « Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації » ГОСТ Р Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади Положення про термін Постійне зберігання документів- Зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації без Федеральний закон «Про архівну справу

20 тов Архівного фонду Російської Федерації Реєстрація документа Реквізит документа Система електронного документообігу Служба діловодства Засоби захисту інформації Текстовий документФонодокумент Фотодокумент визначення терміну (безстрокове) Російської Федерації» Інформаційна система, що забезпечує збирання документів (включення документів до системи), їх обробку, управління документами та доступ до них Структурний підрозділ федерального органу виконавчої влади, на який покладено функції з ведення діловодства, а також особи , відповідальні за ведення діловодства в інших структурних підрозділах федерального органу виконавчої влади. будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису Аудіовізуальний документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису Зображувальний документ, створений фотографічним або електронним (цифровим) способом, ф іксирующий інформацію як окремих зображень статичних образов Вивчення документів виходячи з критеріїв їх цінності з метою 19 Присвоєння документу реєстраційного номери та запис у встановленому порядку відомостей про документ Обов'язковий елемент оформлення документа Правила діловодства у федеральних органах виконавчої Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади у федеральних органах виконавчої влади Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади Закон Російської Федерації «Про державну таємницю» ДЕРЖСТАНДАРТ ДЕРЖСТАНДАРТ ДОСТАННЯ Термін Визначення Джерело Експертиза цінності документів- Федеральний закон «Про архівну справу в

21 тов Електронний документЕлектронний образ документа Юридична сила документа визначення термінів зберігання документів та відбору їх для включення до складу Архівного фонду Російської Федерації Документована інформація, представлена ​​в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також передачі за інформаційно -телекомунікаційним мережам або обробки в інформаційних системах Документообіг із застосуванням інформаційної системиЕлектронна копія документа, виготовленого на паперовому носіїВластивість офіційного документавикликати правові наслідки. Юридична сила документа заснована на відповідності документа вимогам, що пред'являються до такого виду документам, на наявності в документі сукупності обов'язкових реквізитів. Відсутність юридичної сили документа не тягне за собою правових наслідківРосійської Федерації Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації» Електронний документообертПравила діловодства у федеральних органах виконавчої Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади ГОСТ Р Нещодавно введений у науковий та діловий обороттермін "управління документацією". Він позначає управління створенням, використанням та зберіганням документів організації протягом їхнього життєвого циклу на принципах економічності та ефективності, з використанням нових інформаційних технологій, що забезпечують якісний менеджмент по відношенню до документації як повноцінного ресурсу управління. Якщо діловодству відводилася роль технічної функціїуправління, а документаційному забезпеченню управління допоміжною, то управлінню документацією в організації відводиться роль основної функції менеджменту стосовно будь-якої організації структури, що відповідає правовому поняттюоргани-20

22 , незалежно від її ієрархічного рівня, функціональної спрямованості та форми власності 9. Автори навчальних посібників у сфері діловодства виділяють такі види документів за ознакою найменування: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори тощо. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але вони можуть відрізнятися: за місцем складання: внутрішні (документи, складені працівниками даного підприємства) та зовнішні (документи, що надходять з інших підприємств, організацій та приватних осіб); за змістом: прості (присвячені одному питанню) та складні (що охоплюють кілька питань); формою: індивідуальні, коли зміст кожного документа має свої особливості (наприклад, доповідні записки), трафаретні, коли частина документа надрукована, а частина заповнюється при складанні, та типові, створені для групи однорідних організацій; за строками виконання: строкові, що вимагають виконання у визначений термін, та нестрокові, для яких строк виконання не встановлений; за походженням: службові, що зачіпають інтереси підприємства, організації та особисті, що стосуються конкретної особи і є іменними; на вигляд оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати; Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації виділяє такі види документів: організаційно-розпорядчі, інформаційно-довідкові, процесуальні, фінансові, секретні, що містять службову інформацію обмеженого доступу та ін. (П. 1.3 Інструкції). Об'єкт діловодства В органах прокуратури Російської Федерації, в наукових та освітніх організаціях Генеральної прокуратури Російської Федерації об'єктом діловодства визнається документована інформація, з якою здійснюється регламентиро- 9 Ларін М. В. Указ. тв. З Кірсанова М. В. Сучасне діловодство: навчальний посібник. 3-тє вид. М.; Новосибірськ, (Серія «Вища освіта»). З

23 ванна правовими актами діяльність уповноважених структурних підрозділів та осіб. Цілі, завдання діловодства спільної метислужб документаційного забезпечення управління у різних організаціях вказуються організація, керівництво, координація, контроль та реалізація робіт з документаційного забезпечення управління 11; управління інформаційними ресурсами організацій 12, забезпечення безпеки документів 13. У діяльності органів прокуратури мети відділу загального та особливого діловодства визначають, наприклад, таким чином: забезпечення діловодного обслуговування працівників прокуратури області та режиму секретності, вдосконалення діловодства та підвищення кваліфікації прокурорських та інших працівників у цій галузі 14. Застосовуючи наукові положення та апробовану практикою систему цілей, визначимо мету служб діловодства (у прокуратурі міста, району фахівців) органів прокуратури в такий спосіб організація та вдосконалення діловодного забезпечення управління. Досягнення поставленої мети забезпечує успішне вирішення завдань діловодства в органах прокуратури, для визначення яких слід звернутись до навчальним виданняму галузі діловодства. Певною мірою зазначені у них завдання служб діловодного забезпечення управління можна зарахувати до загальним: удосконалення форм та методів роботи з документами; забезпечення єдиного порядку документування, організація роботи з документами, побудова пошукових систем; контроль виконання та підготовки документів до передачі до державного архіву відповідно до чинних нормативів; скорочення документообігу, кількості форм документів; розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення організації; 11 Там же. З Ларін М. В. Указ. тв. З Там же. З Прокуратура Вологодської області: сайт. URL: struct/1108/(дата звернення). 22

24 Участь у розробці та впровадженні прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки, персональних комп'ютерів 15. В органах прокуратури завдання служб діловодства (у прокуратурі міста, району фахівців) визначаються на основі цілей та з урахуванням специфіки діяльності органів прокуратури (табл. 2). Підрозділ, що здійснює діловодство Завдання Таблиця 2 Управління документаційними методами Генеральної прокуратури Російської Федерації Технічне виконання підготовлюваних підрозділу забезпечення документів; Генеральної прокуратури Російської Федерації Фе- прокуратуриРосійської Федерації; ведення діловодства та архівної справи в органах дерації прийом, обробка, реєстрація та розмітка кореспонденції; відправка документів Генеральної прокуратури Російської Федерації 16 Відділ загального та особливого діловодства ботників прокуратури області; Забезпечення діловодного обслуговування ра- прокуратури Тюменської області ловодства у структурних підрозділах апарату методичне керівництво та контроль за станом де- прокуратури області та окргоррайпрокуратури; забезпечення режиму секретності під час виконання всіх видів секретних робіт, поводження з секретними документами; організація секретного діловодства; запобігання необґрунтованому допуску та доступу осіб до секретних відомостей, що містяться в документах; забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем, контролю за виконанням та підготовкою документів у структурних підрозділах прокуратури області до передачі до архіву; вдосконалення форм та методів роботи з документами Кірсанова М. В. Указ. тв. Положення про управління документаційного та методичного забезпечення Генеральної прокуратури Російської Федерації, затверджене Генеральним прокурором Російської Федерації Прокуратура Тюменської області: сайт. URL: ru/activities/ documenti/ (дата звернення:). 23

25 Закінчення Підрозділ, що здійснює Завдання діловодство Відділ загального та особливого діловодства, підготовки, оформлення, розмноження, контролю за Забезпечення єдиного порядку прийому, обліку, реєстра- прокуратури Іванівської області формування їх у справи та наглядові провадження; виконанням документів; зберігання та використання відповідно до Інструкції з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації; розробка пропозицій щодо вдосконалення діловодства, організація їх впровадження 18 Відділ загального та особливого діловодства секретного; Організація та ведення діловодства, у тому числі прокуратури Вологодської області з діловодства в органах та установах проведення перевірок виконання вимог Інструккуратури Російської Федерації, у тому числі режиму секретності в структурних підрозділах прокуратури області та підлеглих прокуратурах, надання практичної допомоги; вивчення та узагальнення стану діловодства в органах прокуратури, у тому числі таємного; здійснення заходів щодо вивчення вимог Інструкції з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації в прокуратурі області, а також щодо підвищення професійної майстерності фахівців міськрайспецпрокуратур, організація їх стажування; здійснення методичного керівництва та контролю за станом діловодства у структурних підрозділах прокуратури області та підпорядкованих прокуратурах 19 Функції служби діловодства Основою визначення функцій служб діловодства органів прокуратури виступають покладені на них завдання. У науці висловлено думку про те, що управління документами виконує функцію забезпечення цілеспрямованої діяльності організацій 20. У публікаціях, присвячених питанням 18 Прокуратура Іванівської області: сайт. URL: delopr/ (дата звернення:). 19 Прокуратура Вологодської області: сайт. URL: struct/ 1108/ (дата звернення:). 20 Ларін М. В. Указ. тв. З

26 виробництва, зазначаються такі типові функції служб документаційного забезпечення управління: розробка, впровадження та ведення табеля та альбому уніфікованих форм документів організації, внесення до них змін; здійснення обробки, реєстрації документів та навчально-довідкової роботи за документами; організація своєчасного розгляду та підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву; контроль за проходженням, виконанням та оформленням документів у встановлені терміни, узагальнення відомостей про хід та результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань; організація машинописного виготовлення, копіювання та оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів; розробка номенклатури справ організації, забезпечення зберігання справ та оперативного використання документів, інформації; організація роботи за пропозиціями, заявами та скаргами громадян; організація контролю над роботою з документами у структурних підрозділах; розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм та методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавчої дисципліни; здійснення контролю за правильністю оформлення та формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі до архіву; організація роботи архіву відповідно до законодавства Російської Федерації з архівної справи; підвищення кваліфікації працівників служби діловодства; організація робочих місць, у тому числі їх автоматизація 21. Ці загальні положення певною мірою подібні до функцій структурних підрозділів, які здійснюють діловодство (у прокуратурі міста, району фахівців та інспекторів) органів прокуратури, які також визначаються як завдання цих служб та співробітників (табл. 3). 21 Кірсанова М. В. Указ. тв. З

27 Підрозділ, що здійснює діловодство Функції Таблиця 3 Управління документаційного та методичного виконання відповідно до вимог Інструкції з Виконання друкованих та копіювально-розмножувального забезпечення Генеральної прокуратури Російської Федерації; діловодству в органах та установах прокуратури Російської Федерації здійснення методичного керівництва та контролю за станом діловодства та архівної справи в органах прокуратури; здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації начальників відділів загального та особливого діловодства підлеглих прокуратур, організація та проведення їх стажування; організація прийому документів на архівне зберігання, забезпечення їх обліку та безпеки, проведення експертизи цінності документів, відбору їх на знищення, а також підготовки та передачі документів до Державного архіву Російської Федерації на постійне зберігання; здійснення контролю за відповідністю вимогам Інструкції з діловодства та іншим нормативним актамгербових бланків Генеральної прокуратури Російської Федерації, а також за дотриманням порядку їх використання; реєстрація документів, що входять до Генеральної прокуратури Російської Федерації; обробка вихідної кореспонденції Генеральної прокуратури Російської Федерації; прийом, реєстрація та відправлення телеграм, телетайпограм та факсимільних повідомлень; прийом, обробка та реєстрація звернень, що надходять до Інтернет-приймальної Генеральної прокуратури Російської Федерації 22 Відділ загального та особливого Проведення перевірки організації діловодства у діловодстві прокуратури Тюменської сті та окрміжрайпрокуратурах; структурних підрозділи апарату прокуратури області вивчення та узагальнення стану діловодства в прокуратурі області, у тому числі секретного діловодства, розробка пропозицій щодо його вдосконалення, поширення позитивного досвіду; 22 Положення про управління документаційного та методичного забезпечення Генеральної прокуратури Російської Федерації, затверджене Генеральним прокурором Російської Федерації

28 Закінчення Підрозділ, що здійснює Функції діловодство здійснення заходів з вивчення Інструкції з діловодства в прокуратурі області, а також підвищення професійної майстерності фахівців, відповідальних за діловодство, у підлеглих прокуратурах, організація їх стажування, заслуховування їх звітів; здійснення організаторської роботи та контролю за виконанням регламенту прокуратури області у частині діловодства, документообігу; сприяння зміцненню виконавчої дисципліни, підвищенню відповідальності посадових осіб за виконанням розпоряджень та доручень 23 Відділ загального та особливого діловодства вступної, внутрішньої та відправленої кореспон- Здійснення своєчасної та правильної обробки прокуратури Іванівської області роботи з них; денції, реєстрації документів та обліково-довідкового здійснення контролю за правильністю оформлення документів, строками їх виконання; забезпечення машинописного та комп'ютерного виготовлення документів, їх копіювання та оперативного розмноження; участь у складанні номенклатури справ структурних підрозділів та складання зведеної номенклатури справ; забезпечення зберігання документів та їх оперативного використання; ведення секретного діловодства прокуратури області, контроль за дотриманням працівниками правил роботи із секретними документами; здійснення контролю за правильністю оформлення та формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі до архіву; організація роботи архіву відповідно до Інструкції з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації; надання методичної допомоги в організації та контроль за станом діловодства у нижчестоящих прокуратурах; взаємодія зі старшим помічником прокурора області з кадрів з питань підбору та розміщення кадрів у відділі та підвищення їх кваліфікації (стажувань, навчання). Функції режимно-секретного підрозділупокладаються на начальника відділу Прокуратура Тюменської області: сайт. URL: activities/documenti/ (дата звернення:). 27


1. загальні положення 1.1. Управління справами (далі Управління) структурний підрозділ федерального державного автономного навчального закладу вищої освіти«Санкт-Петербурзький політехнічний

ПСП 1010-14 Випуск 1 Зміна Примірник Лист 1/12 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ Дане положення про Управління справами є внутрішнім документом Федеральної державної бюджетної освітньої установи

ДСДОУ Додаток 12 Зразкове положення про службу документаційного забезпечення управління 1. Загальні положення 1.1. Документаційне забезпечення управління – діяльність, що охоплює організацію документування

ФЕДЕРАЛЬНЕ АГЕНТСТВО ЗАЛІЗНИЧНОГО ТРАНСПОРТУ Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої освіти «Петербурзький державний університет шляхів сполучення Імператора

Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої професійної освіти «Башкирський державний педагогічний університет ім. М. Акмулли» (ФДБОУ ВПО «БДПУ ім. М. Акмулли»)

4 1. Загальні засади 1.1. Канцелярія структурний підрозділ федеральної державної автономної освітньої установи вищої освіти «Санкт-Петербурзький політехнічний університет

МІНІСТЕРСТВО СІЛЬСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА РФ Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої професійної освіти «КУБАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ» УГОДОВАНО ЗАТВЕРДЖУЮ

Від 04 квітня 2017 р. 105- Про затвердження Правил діловодства у виконавчих органівдержавної влади Республіки Саха (Якутія) Відповідно до статті 11 Федерального закону від 27 липня 2006

Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої освіти «Уральський державний юридичний університет» Поточне (оперативне) зберігання документів кадрової служби. Досвід

МІНОБРНАУКИ РОСІЇ Орський гуманітарно-технологічний інститут (філія) федеральної державної бюджетної освітньої установи вищої професійної освіти «Оренбурзька державна

Правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади Затверджено Постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 477 Правила діловодства у федеральних органах

ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Фінуніверситету від 24.12.2014 2476/о (зі змінами, внесеними наказом Фінуніверситету від 12.10.2016 1965/о) ПОЛОЖЕННЯ про Управління діловодства та архіву 1. Загальні положення .

П II 30-01 Аркуш: 1 СТВЕРДЖУЮ Директор ДБПОУ ВО «ВДПГК» Л.І. Анищева «14»_ вересня 2015 р. Система менеджменту якості відповідно до ГОСТ Р ИСО 9001 ПОЛОЖЕННЯ ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ Положення П II 30-01 Введена

Серія "Управління освітою" В.С. Басюк ДІЛОВИРОБНИЦТВО В ДОШКІЛЬНИХ ОСВІТНИХ УСТАНОВАХ ЧАСТИНА 2. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ Москва 2016 Зміст ВСТУП..................................

Положення про Федеральну архівну службу Російської Федерації Документ втратив чинність у зв'язку з реорганізацією Федеральної архівної служби у Федеральне архівне агентство згідно з Указом Президента Російської Федерації

Додаток 6 до рішення й сесії Сімферопольської міської ради від м. ПОЛОЖЕННЯ ПРО УПРАВЛІННЯ ДІЛОВИРОБНИЦТВА І РОБОТИ З ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН АПАРАТ АДМІНІСТРАЦІЇ МІСТА СИМФЕРОПОЛЯ

ДЕРЖАВНА БЮДЖЕТНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА ВИЩОЇ ПРОФЕСІЙНОЇ ОСВІТИ «РОСТІВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ МЕДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ» МІНІСТЕРСТВА ЗДОРОВ'Я

ГЕНЕРАЛЬНА ПРОКУРАТУРА РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ НАКАЗ від 27 березня 2009 р. N 93 ПРО РЕАЛІЗАЦІЮ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНУ ВІД 26.12.2008 N 294-ФЗІДРІЙДІЧ ПРІДІЙ

Федеральна митна служба Державна казенна освітня установа вищої професійної освіти «Російська митна академія» Владивостокська філія УТВЕРЖДАЮ Директор Владивостокського

Документування господарської діяльності Лекція 1: Документаційне забезпечення – основа технології управління. Список литературы 1. Басаков, М. І. Діловодство (Документаційне забезпечення управління):

П О Л О Ж О Н І Є про відділ кадрової та організаційної роботи Департаменту соціального захистунаселення Іванівської області 1. Загальні засади 1.1. Відділ кадрової та організаційної роботи (далі - Відділ)

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ГУБЕРНАТОРУ СВЕРДЛІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ 21.12.2015 311-РГ м. Єкатеринбург Про внесення змін до Правил діловодства та документообігу в Адміністрації Губернатора Свердловській області, Уряді

РОЗДІЛ АДМІНІСТРАЦІЇ МІСТА АЛУШТИ РЕСПУБЛІКИ КРИМ Р А З П О Р Я Ж О Н І Є 27 лютого 2015 року 29-р м. Алушта Про затвердження Положення про відділ діловодства та контролю Відповідно до Федерального

Місце дисципліни у структурі освітньої програмиДисципліна «Основи діловодства» Б1.Б.17 згідно з ФГОС ВО є дисципліною базової частини навчального плану. Згідно з ФГОС ВПО базовою дисципліною

1. Загальні засади 1.1. Центр менеджменту якості та документаційного забезпечення федеральної державної бюджетної освітньої установи вищої професійної освіти «Сибірський

2 3 Додаток 7 до наказу від 12.01.2015 01 ОД ПОЛОЖЕННЯ ПРО ВІДДІЛ КАДРІВ НИЖНЕВАРТІВСЬКОГО ЕКОНОМІКО-ПРАВОВОГО ІНСТИТУТУ (ФІЛІЯ)

Адміністрація муніципальної освітимісто Салехард ПОСТАНОВКА Про внесення зміни до постанови Адміністрації міста Салехарда від 17 жовтня 2012 року 523 В цілях приведення муніципальних правових

Затверджено Постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. N 477 ПРАВИЛА ДІЛОВИРОБНИЦТВА У ФЕДЕРАЛЬНИХ ОРГАНАХ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ Список змінних документів (в ред. Постанов

Лист 1/7 Лист 2/7 Положення про Відділ документації та контролю (далі відділ або ОДіК) розроблено відповідно до стандарту ВНЗ, Методичної інструкції системи якості «Загальні вимоги до побудови,

ПОЛОЖЕННЯ про муніципальний архів Адміністрації Костянтинівського району I. Загальні положення 1.1. Адміністрація Костянтинівського району (далі Адміністрація) з метою ефективної організаціїархівної справи

РАДА МІНІСТРІВ ЛУГАНСЬКОЇ НАРОДНОЇ РЕСПУБЛІКИ ПОСТАНОВА від 12 квітня 2016 року 169 р. Луганськ Про затвердження Положення про Державну архівну службу Луганської Народної Республіки Відповідно до

РЕСПУБЛІКА КРИМ ЄВПАТОРІЙСЬКА МІСЬКА РАДА Р І Ш ЕН І І скликання Сесія 10 22 грудня 2014р. м. Євпаторія 1-10/20 Про заснування архівного відділу адміністрації міста Євпаторії Республіки Крим та затвердження

ПРОКУРАТУРА РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ ПРОКУРАТУРА ОРЕНБУРГСЬКОЇ ОБЛАСТІ НАКАЗ 06.2017 р. Оренбург Про порядок розгляду звернень в органах прокуратури Оренбурзької областіВідповідно до вимог наказу

ББК 65.9(2)212.86я22 УДК 651.4(03) Р59 Р59 Рогожин М. Ю. Довідник з діловодства. 2-ге вид., оновлене (+CD). СПб.: Пітер, 2011. 176 с.: Іл. (Серія "Сучасний офіс-менеджмент"). ISBN 978-5-49807-132-9

ПРОФСПІЛКА РОБОТНИКІВ НАРОДНОЇ ОСВІТИ ТА НАУКИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ (ЗАГАЛЬНОРОСІЙСЬКА ПРОФСПІЛКА ОСВІТИ) ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ ПРОФСПІЛКИ ПОСТАНОВЛЕННЯ 7 червня 20

УРЯД ІВАНІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ПОСТАНОВЛЕННЯ від 23.10.2012 413-п м. Іванове Про затвердження Положення про управління з інформатизації Іванівської області Відповідно до частини 5 статті 11 Закону Іванівської

Міносвіти Росії Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої професійної освіти «Сиктівкарський державний університет» (ФДБОУ ВПО «СиктДУ») ПРИКАЗ< > 7?

На головну сторінку ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Росархіву від 23 грудня 2009 76 Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства у федеральних органах виконавчої влади I. Загальні положення

1 Загальні засади 1.1. Положення складено відповідно до вимог ГОСТ ISO 9001-2011 та документів СУЯ. 1.2. Адміністративно-кадровий відділ (далі АКО) є структурним підрозділом Смоленського

ФЕДЕРАЛЬНА ДЕРЖАВНА БЮДЖЕТНА ОСВІТАЛЬНА УСТАНОВА ВИЩОЇ ОСВІТИ «Кемеровський державний медичний університет» Міністерства охорони здоров'я Російської Федерації УТВЕРЖДАЮ В.о.

Мета проекту: Навчитися організовувати ефективний документообіг на підприємстві Дізнатися правові основи підготовки та оформлення документів Визначити місце служби діловодства у системі управління

2 I. Загальні засади 1.1. Це Положення про відділ управління якістю освіти та правового забезпечення(далі Положення) є локальним нормативним актом системи менеджменту якості освіти

ПОСТАНОВКА ДІЛОВИРОБНИЦТВА У ВІДДІЛІ ОСВІТИ СОСНОВОБІРСЬКОГО РАЙОНУ ПЕНЗЕНСЬКОЇ ОБЛАСТІ Горбатова О.В. Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої освіти «Пензенський

Науково-дослідний інститут ядерної фізики ім. Д.В. Скобельцина МДУ ім. М.В. Ломоносова СТВЕРДЖУЮ директор НДІЯФ МДУ професор М.І. Панасюк ПРО ПОЛОЖЕННЯ 2005 р. (проект) [Про відділ діловодства]

Відповідно до чинних нормативних та методичних документів Міністерства освіти і науки Російської Федерації та Федеральної службиз нагляду у сфері освіти. 2.1. Забезпечення контролю

СТВЕРДЖУЮ Ректор В.Г. Мартинов 20 р. ПОЛОЖЕННЯ ПРО ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ РГУ нафти і газу (НДУ) імені І.М. Губкіна Іп 028-01 ВІДПОВІДАЛЬНИЙ ВИКОНАВЕЦЬ Начальник загального відділу Н.В. Маленко 20 р. Узгоджено Керівник

1. Загальні засади 1.1. Відділ кадрового та документаційного забезпечення (далі – відділ) є структурним підрозділом Красноярського крайового науково-навчального центру кадрів культури (далі Центр).

РОЗПОРЯДЖЕННЯ ГУБЕРНАТОРУ СВЕРДЛІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ 04.02.2014 17-РГ м. Єкатеринбург Про затвердження Правил діловодства та документообігу в Адміністрації Губернатора Свердловської області, Уряді

Випуск 1 Зміна 0 Примірник 1 Лист 1/9 Випуск 1 Зміна 0 Примірник 1 Лист 2/9 Це положення визначає призначення, цілі, завдання, функції, права, відповідальність та основи діяльності Управління

Сторінка 2 з 11 1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 1.1. Відділ кадрової роботи та діловодства (далі - ОКРіД) є структурним підрозділом Кемеровського інституту (філії) федерального державного освітнього

ПРИВАТНЕ ПРОФЕСИНАЛЬНЕ ОСВІТНЕ УСТАНОВУ «ЗАТВЕРДЖУЮ» ДИРЕКТОР Сулейманова Ф.М. "22" січня 2015р. ПОЛОЖЕННЯ Про Відділ кадрів Махачкала 2015р. 1. Загальні засади 1.1. Це Положення визначає

Пп Підстава для зміни (наказу, дата) Лист внесення змін до положення Посада та підпис особи, яка внесла зміни Дата розсилки користувачам 1 209 від 03.04.17 Інженер УСК Мішина К.В. 03.04.07

Міносвіти Росії Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої освіти «Сиктивкарський державний університет імені Питирима Сорокіна» (ФДБОУ ВО «СГУ ім. Пітирима Сорокіна»)

Прокуратура Волгоградській областіП Р І К А З «19» жовтня 2011 р. м. Волгоград 108 Про організацію роботи із забезпечення доступу до інформації про діяльність органів прокуратури Волгоградської області

Затверджено Постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. 477 ПРАВИЛА ДІЛОВИРОБНИЦТВА У Федеральних органах виконавчої влади І. Загальні положення

ПОСТАНОВА ПРЕЗИДІУМУ ДЕРЖАВНОЇ РАДИ УДМУРТСЬКОЇ РЕСПУБЛІКИ ПРО Положення про Апарат Державної РадиУдмуртської Республіки Відповідно до пункту 8.1 частини 5 статті 9 та частини 2 статті

2 I. Загальні засади 1.1. Дане Положення про відділ кадрів та діловодства (далі Положення) поширюється на відділ кадрів та діловодства, що входить до організаційної структури управління

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом Росрезерву від «05» 09 2011 318 ПОЛОЖЕННЯ про Управління Федерального агентствапо державним резервамза Приволзьким федеральному окрузі I. Загальні засади 1. Управління Федерального

ФЕДЕРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ БЮДЖЕТНИЙ ОСВІТНИЙ ЗАКЛАД ВИЩОЇ ОСВІТИ «ОРЕНБУРГСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ» Кафедра «Соціології та соціальної роботи» МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДЛЯ

У К А З ГУБЕРНАТОРУ ОРЕНБУРГСЬКОЇ ОБЛАСТІ 15.01.2013 р. Оренбург 18-ук Про затвердження положення, структури та граничної чисельності департаменту інформаційних технологій Оренбурзької області

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ 2 1.1. Відділ кадрів Приватного професійного освітнього закладу «Прикаспійського соціального коледжу економіки та управління» (далі Коледж) є самостійним структурним

Від Затверджено Постановою Адміністрації Міського округу Балашиха 11.07.2017 808-ПА Положення про управління справами Адміністрації Міського округу Балашиха Московської області 1. Загальні положення 1.1.

  • 5. Правила оформлення документів
    • 5.11. Особливості підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів
    • 5.12. Правила оформлення телеграм та телефонограм. Прийом та передача службової інформації по каналах факсимільного зв'язку (телефаксів)
  • 7. Порядок виконання копіювально-розмножувальних робіт та оформлення копій документів
  • 9. Складання номенклатури справ, формування справ та наглядових проваджень
  • 11. Забезпечення безпеки документів, справ та наглядових производств. Облік, зберігання та використання бланків, печаток та штампів
    • 11.1. Забезпечення безпеки документів, справ та наглядових проваджень
    • 11.2. Порядок виготовлення та видачі службових посвідчень та перепусток
    • 11.3. Облік, зберігання та використання бланків, печаток та штампів
  • Програми
    • Додаток 1. ПЕРЕЛІК ОСНОВНИХ ВИДІВ І РОЗНОВІДНОСТЕЙ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОСПОРЯДНИХ І ІНФОРМАЦІЙНО-ДОВІДКОВИХ ДОКУМЕНТІВ
      • I. Організаційно-розпорядчі документи (правові акти, створювані для вирішення завдань, що стоять перед органами прокуратури)
    • Додаток 2. ІНДЕКСИ СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ ГЕНЕРАЛЬНОЇ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ, ПРОКУРАТУР СУБ'ЄКТІВ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ І ПРИРІВНЕНИХ ДО НИХ ПРОКУ
    • Додаток 3. ЗРАЗОБЛИЧНОЇ СТОРОНИ ОБЛАЖКИ ВСІХ КНИГ ОБЛІКУ ДОКУМЕНТІВ, ПЕРЕДБАЧЕНИХ СПРАВЖНІЙ ІНСТРУКЦІЄЮ
    • Додаток 4. КНИГА ОБЛІКУ НАДЗОРНИХ ВИРОБНИЦТВ ЗА Скаргами, кримінальними, цивільними та арбітражними справами, спецдоношеннями
    • Додаток 5. КНИГА РЕЄСТРАЦІЇ НАКАЗІВ, ВКАЗІВ І РОЗПОРОЖЕНЬ
    • Додаток 6. ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО НЕ ПІДЛІЖАТЬ РЕЄСТРАЦІЇ
    • Додаток 7. КНИГА ОБЛІКУ ЦІННИХ ЛИСІВ, БАНДЕРОЛІВ, ПОСИЛОК
    • Додаток 8. АКТ ПРО НЕДОСТАЧ АБО ПОШКОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
    • Додаток 14. ПРИКЛАДНИЙ ПЕРЕЛІК КОРРЕСПОНДЕНТІВ І ГРУП КОРРЕСПОНДЕНТІВ
    • Додаток 17. КНИГА ОБЛІКУ КРИМІНАЛЬНИХ, ГРОМАДЯНСЬКИХ І АРБІТРАЖНИХ СПРАВ, ПЕРЕВІРОВАНИХ У ПОРЯДКУ НАДЗОРУ
    • Додаток 19. КНИГА ОБЛІКУ РЕЧОВИХ ДОКАЗІВ, ЦІННОСТЕЙ ТА ІНШОЇ МАЙНА, ВИКОРИНАНИХ ОРГАНАМИ ПОПЕРЕДНОГО СЛІДСТВА І ДІЗНАННЯ
    • Додаток 20. КНИГА ОБЛІКУ ДОКУМЕНТІВ, ВІДПРАВЛЕНИХ З НАРОЧНИМ
    • Додаток 23. ЗРАЗОКЗАГАЛЬНОГО БЛАНКУ ГЕНЕРАЛЬНОЇ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
    • Додаток 24. БЛАНКИ З КУТОВИМ АБО ПОДОЛЬНИМ РОЗМІЩЕННЯМ РЕКВІЗИТІВ
    • Додаток 25. ПРАВИЛА ВИКОРИСТАННЯ ПОЛОЖЕНЬ ТАБУЛЯТОРА В МАШИНОПИСУ
    • Додаток 27. КНИГА ОБЛІКУ ДОКУМЕНТІВ, ЩО НАСТУПИЛИ НА ПЕРЕКЛАД
    • Додаток 28. ФОРМА НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ СТРУКТУРНОГО ПІДРОЗДІЛУ
    • Додаток 31. ФОРМА РІЧНОГО РОЗДІЛУ ЗВОДНОГО ОПИСУ СПРАВ ПОСТОЯННОГО ЗБЕРІГАННЯ
    • Додаток 33. ФОРМА АКТУ ПРО ВИДІЛЕННЯ ДО ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, СПРАВ, ЩО НЕ ПІДЛІЖАТЬ ЗБЕРІГАННЯ
    • Додаток 34. ВИМОГИ НА ОТРИМАННЯ АРХІВНИХ МАТЕРІАЛІВ З АРХІВУ ПРОКУРАТУРИ
    • Додаток 35. ВНУТРІШНІЙ ОПИС ДОКУМЕНТІВ СПРАВИ АБО НАДЗОРНОГО ВИРОБНИЦТВА
    • Додаток 38. ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ ГЕНЕРАЛЬНОЇ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ, ЯКІ СКРІПЛЯЮТЬСЯ ГЕРБОВИЙ ДРУКОМ
    • Додаток 39. ПРИКЛАДНИЙ ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ЩО ПІДЛЕЖАТЬ ВИКОНАННЯ В НАСТУПНІ ТЕРМІНИ

    • Діє Редакція від 28.12.1998

    Найменування документНАКАЗ Генпрокуратури РФ від 28.12.98 N 93 "ПРО ЗАПРОВАДЖЕННЯ У ДІЮ ІНСТРУКЦІЇ З СПРАВИ ВИРОБНИЦТВА В ОРГАНАХ І УСТАНОВАХ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ"
    Вид документунаказ, інструкція, список
    Прийняв органгенпрокуратура Росії
    Номер документа93
    Дата прийняття01.01.1970
    Дата редакції28.12.1998
    Дата реєстрації в Мін'юсті01.01.1970
    Статусдіє
    Публікація
    • На момент включення до бази документ опублікований не був
    НавігаторПримітки

    НАКАЗ Генпрокуратури РФ від 28.12.98 N 93 "ПРО ЗАПРОВАДЖЕННЯ У ДІЮ ІНСТРУКЦІЇ З СПРАВИ ВИРОБНИЦТВА В ОРГАНАХ І УСТАНОВАХ ПРОКУРАТУРИ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ"

    9.2. Формування справ та наглядових проваджень

    9.2.1. Загальні принципи формування справ та наглядових проваджень

    9.2.1.1. Формування справ та наглядових проваджень покладається на канцелярію.

    У структурних підрозділах групуються у справи та наглядові провадження документи, що належать до їх компетенції, а в районній прокуратурі - загалом у прокуратурі.

    9.2.1.2. Формування та зберігання справ та наглядових проваджень у виконавців забороняється.

    9.2.1.3. У справи та наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, що належать до вирішення одного питання, у хронологічній послідовності. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо більше документів, заводиться другий том.

    Програми великого обсягу групуються окремі томи.

    9.2.1.4. Документи підшиваються не пізніше ніж на третій день після їхнього виконання.

    9.2.1.5. Написи на обкладинках справ та наглядових проваджень робляться тушшю або світлостійким чорнилом.

    Підлягають нумерації листи:

    всіх справ;

    наглядових виробництв, що передаються державне зберігання;

    наглядових проваджень у кримінальних справах, що розслідуються цією прокуратурою, або у справах, за розслідування яких вона здійснює безпосередній нагляд; у Генеральній прокуратурі Російської Федерації, наприклад, підлягають нумерації аркуші у наглядових провадженнях, що формуються в управліннях з розслідування особливо важливих справ, щодо нагляду за виконанням законів про федеральної безпекита у відділі з нагляду за розслідуванням особливо важливих справ.

    Керівники прокуратур і структурних підрозділів Генеральної прокуратури РФ мають право розширити список наглядових проваджень, листи яких потрібно нумерувати.

    Нумеруються листи графітним олівцем, причому кожен том окремо. Забороняється нумерувати листи чорнилом та кольоровими олівцями.

    До всіх справ та перелічених наглядових провадження включається внутрішній опис документів (додаток 35) і наприкінці складається та підшивається засвідчувальний напис (додаток 36).

    9.2.1.6. Додаткові реквізити при формуванні секретних справ та наглядових проваджень регламентовані відповідним Додатком про роботу із секретними матеріалами, документами, справами.

    9.2.2. Формування та оформлення справ

    9.2.2.1. Виконані документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ. У відносинах групуються документи одного року. Виняток становлять перехідні відносини.

    9.2.2.2. Документи постійного та тимчасового термінів зберігання групуються у відносинах окремо. В одній справі допускається групувати документи з різними термінамизберігання, коли вони належать до вирішення одного питання; по закінченні діловодного року із документів формуються дві справи: одну - із документів постійного, іншу - із документів тимчасового зберігання.

    9.2.2.3. Накази щодо загальним питаннямгрупуються окремо від наказів з особового складу.

    9.2.2.4. Документи колегії групуються у дві справи: протоколи, рішення (перші екземпляри); матеріали до засідання колегії (порядку денного, доповіді, довідки, висновки, проекти рішення колегії та ін.). Протоколи розміщуються у справі за номерами.

    9.2.2.5. Плани, звіти, матеріали до них групуються у справи того року, до якого вони за своїм змістом належать (наприклад, звіти за 1993 р. мають бути віднесені до справ 1993, хоча вони складені в 1994).

    9.2.2.6. На обкладинках справ (додаток 30) обов'язково зазначаються останні дати.

    Справи постійного зберігання полягають у твердій обкладинці, прошиваються міцними нитками в чотири проколи.

    Справи тимчасового зберігання підшиваються у м'яку обкладинку.

    9.2.2.7. Після закінчення року на обкладинці кожного тому справи постійного зберігання зазначаються:

    У заголовках номери наказів, вказівок, протоколів; наприклад: з N 1 N 100 або з N 101 N 205;

    дата (число, місяць, рік) початку та закінчення справи;

    кількість листків;

    Застереження за формою: "Є такі документи за такі роки" (якщо в справі відклалися документи за більш ранні роки).

    9.2.2.8. Після закінчення року проводиться відбір документів постійного та тимчасового зберігання, що підлягають включенню до опису (додатки 31, 32).

    Опис справ постійного зберігання у прокуратурі складається по структурних підрозділах окремо, в інших прокуратурах - в цілому по прокуратурі.

    9.2.2.9. Опис ведеться з єдиною порядковою нумерацією протягом кількох років і закінчується за погодженням з Держархівом, куди прокуратурою передаються документи на зберігання.

    Кожному справі чи наглядового провадження присвоюється свій номер згідно з описом.

    9.2.2.10. У річному розділі опису справи, які включають організаційно-розпорядчі документи, розташовуються на початку опису.

    У річний розділ опису вносяться і відносини постійного зберігання, діловодство яких було завершено протягом року. У цьому випадку наприкінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого тривало діловодство, зазначається: "Документи по цього рокудив. також у розділі за ______ рік N ______".

    9.2.2.11. Річні розділи описів (додаток 31) справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, підписуються головою ЦЕК чи ЕК (після схвалення опису комісією). Два екземпляри річного розділу опису направляються на затвердження у відповідний держархів, після чого затверджуються керівником прокуратури. Перший екземпляр опису після затвердження залишається у держархіві, другий повертається до прокуратури.

    Відповідно до затверджених річними розділами опису прокуратура зобов'язана у встановлені терміни здати до держархіву на зберігання всі справи, внесені до опису.

    9.2.2.12. Описи документів тимчасового зберігання (додаток 32) складаються у 2 примірниках окремо від описів документів постійного зберігання.

    9.2.2.13. Кожна справа за описом справ постійного зберігання має свій порядковий номер, систематизація справ встановлюється архівом прокуратури. Порядкові номери описів структурних підрозділів у справи постійного терміну зберігання присвоюються архівом прокуратури.

    9.2.2.14. При передачі документів на зберігання до Держархів опису повинні мати зміст та засвідчувальний лист.

    9.2.3. Формування та оформлення наглядових проваджень за зверненнями, скаргами, кримінальними, цивільними та арбітражними справами, спецдонесеннями

    9.2.3.1. Звернення, скарги, прийняті до виробництва та інші пов'язані з ними документи групуються в наглядових виробництвах. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження по одній і тій же справі або по тому самому питанню. Документи у ньому групуються протягом кількох років, доки ведеться листування у справі (питанні).

    9.2.3.2. Звернення, скарги та інші документи підшиваються в м'яку обкладинку та розташовуються у наглядовому виробництві у хронологічному порядку.

    Особисті документи заявника повертаються власнику з відповіддю на результати дозволу його скарги. У разі, якщо за письмовим рішенням посадової особи, яка підписує відповідь, особисті документи не повертаються, вони вкладаються в окремий конверт, який підшивається у наглядове провадження, а заявник повідомляється про це рішення.

    9.2.3.3. У наглядове провадження, заведене у справі органами прокуратури або МВС, підшиваються: копії постанов про порушення кримінальної справи, прийняття справи до свого провадження, створення слідчо-оперативної групи, доручення слідчого про проведення оперативно-розшукової діяльності; письмове повідомлення про затримання особи, підозрюваної у скоєнні злочину; копії протоколу про затримання підозрюваного, постанов про оголошення розшуку, про усунення винного з посади; письмові вказівки у справі; копії постанов прокурорів про скасування процесуальних рішень у справах та копії інших документів від імені прокурорів у межах повноважень щодо здійснення нагляду за виконанням законів органами дізнання та попереднього слідства; копії постанов про залучення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу, продовження терміну слідства та утримання обвинуваченого під вартою, призупинення або припинення справи, провадження обшуку, вилучення поштово-телеграфної кореспонденції, призначення експертизи, приміщення обвинуваченого суду. про законність та обґрунтованість арешту; план розслідування у справі; копії обвинувального висновку, подання у справі про усунення причин та умов, що сприяли вчиненню злочину; довідка слідчого про реагування на його уявлення; супровідний лист про направлення справи до суду чи іншого органу; виписка із справи; нотатки, тези або план промови в суді державного обвинувача; копія вироку; копії касаційного протесту з позначкою про результати розгляду справи, подання вищому прокурорупро опротестування вироку у порядку нагляду, а також інші документи, що стосуються нагляду за розслідуванням та законністю судових постанову кримінальних справах.

    9.2.3.4. Забороняється підшивати в наглядові провадження оригінали протоколів допиту обвинувачених, свідків, експертів, які надійшли в ході слідства скарги та прийняті за ними рішення, а також інші процесуальні документи, які повинні бути лише у слідчій справі.

    9.2.3.5. Закінчені наглядові виробництва (приблизно по 25 - 50 штук) зберігаються в папках або коробках, на корінцях яких вказуються номери наглядових виробництв, що знаходяться в них.

    9.2.3.6. Картки по закінченим листуванням зберігаються у наглядових виробництвах.

    9.2.3.7. Терміни зберігання наглядових виробництв проставляються оперативними працівниками на обкладинках відповідно до Переліку документів органів прокуратури Російської Федерації із зазначенням термінів зберігання (М., 1997) при списанні перших документів "У н/п".

    9.2.3.8. Наглядові провадження з тимчасовими термінами зберігання можуть включатися в один опис зі справами тимчасового зберігання при здачі їх на зберігання до архіву прокуратури, при цьому вони розміщуються в описі справ.

    1. Загальні положення

    1.1. Ця Інструкція встановлює на єдиній основі систему діловодства у Генеральній прокуратурі Російської Федерації, прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, прирівняних до них прокуратурах, прокуратурах міст та районів, інших територіальних та спеціалізованих прокуратурах, а також у наукових та освітніх установах Генеральної прокуратури Російської Федерації<*>.

    <*>Надалі Генеральна прокуратура Російської Федерації, прокуратури суб'єктів Російської Федерації та прирівняні до них прокуратури називаються "вищі прокуратури", прокуратури міст і районів, інші прирівняні до них територіальні та інші спеціалізовані прокуратури - "районні прокуратури", наукові та освітній заклад- "установи".

    2.2.7. Конверти або частина упаковки, на якій зазначені поштові реквізити, прикладаються до звернень, скарг, документів і зберігаються виконавцем до прийняття за ними рішення. У разі, якщо дата відправлення та зворотна адреса вказані тільки на конверті, дати підписання документа та його отримання мають розбіжність більше місяця, у конверті відсутні окремі документи або встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, - працівник експедиції прикладає конверт до документа, а на інших документи (якщо це необхідно) робить відповідну позначку.

    2.2.8. Штамп із зазначенням дати надходження (додатка 9) проставляється:

    на зверненнях громадян - на вільному від тексту місці лицьової сторонипершої сторінки;

    на документах, що надійшли із установ, - на нижньому полі у правому кутку лицьової сторони першого листа;

    на поштових відправленнях, що не підлягають розтині, - на звороті конверта.

    Картки та трафаретні листи типу поштової листівки, вимоги щодо отримання матеріалів з архіву - А6 148 x 105 мм.

    Документи, що видаються від імені прокуратури та однієї чи кількох організацій, оформлюються без бланків.

    5.1.2. В органах прокуратури застосовуються два види бланків (додаток 23):

    загальний бланк (для оформлення положень, інструкцій, наказів, вказівок, інформаційних листів, завдань, протестів, подань, протоколів, актів та інших документів, що мають найменування);

    бланк для листів.

    Склад реквізиту бланків та порядок їх розташування встановлені ГОСТ Р 6.30-97 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

    Для видання організаційно-розпорядчих документів (наказів, вказівок, розпоряджень) можуть бути виготовлені окремі бланки з кутовим або поздовжнім розташуванням реквізитів (додаток 24).

    Застосування бланків довільної форми забороняється.

    5.1.3. На верхньому полі кожного бланка обов'язково міститься Державний герб Російської Федерації (його діаметр має бути не більше 20 мм), під ним - найменування системи: "Прокуратура Російської Федерації", нижче - найменування прокуратури суб'єкта Російської Федерації або прирівняної до неї прокуратури, під ним - найменування відповідної міської, районної, міжрайонної чи спеціалізованої прокуратури.

    Якщо міжрайонна чи районна прокуратура входить до складу прокуратури адміністративного округу чи міста (з районним поділом), то найменування цієї прокуратури вказується так:

    Аналогічно оформляються вивіски на будівлях прокуратур.

    5.1.4. Бланки виготовляються на папері білого кольорута друкуються фарбою чорного кольору. Бланки із зображенням Державного герба Російської Федерації у червоному кольорі застосовуються лише у Генеральній прокуратурі, порядок їх використання встановлюється керівництвом Генеральної прокуратури.

    На бланку друкується перша сторінка документа, наступний текст друкується на папері однакового формату та якості.

    5.2. Адресування

    5.2.1. Документи адресуються організації, її структурному підрозділу, посадовцю, громадянину.

    Посадова особа вказується у внутрішньовідомчому листуванні, у листах постійним кореспондентам та інших випадках, коли встановлення конкретної особи не викликає труднощів.

    Ініціали посадових осіб та громадян на адресу зазначаються після їх прізвищ.

    5.2.2. При адресуванні документа організації або її структурному підрозділу їх найменування вказується у називному відмінку; при направленні документа посадовцю найменування організації вказується в називному відмінку, а посада та прізвище - у давальному, наприклад:

    5.2.3. Якщо документ надсилається керівнику організації або його заступнику, найменування організації належить до складу найменування посади адресата:

    5.2.4. При вказівці класного чинуадресата необхідно вказати класний чин посадової особи, яка підписала документ.

    Во внутрішніх документах(доповідні записки, заяви тощо) допускається класні чини не вказувати.

    5.2.5. Якщо документ адресується декільком однорідним організаціям, вони вказуються узагальнено:

    5.2.6. Поштова адреса кореспондента пишеться у повній відповідності до Поштових правил та з обов'язковою вказівкою поштового індексу:

    Адреса не проставляється на документах, що направляються в органи та установи прокуратури Російської Федерації та керівникам федеральних органів державної влади.

    5.2.7. У листах із кількома адресатами слово "копія" не проставляється. Під час підготовки до відправки зазначається кореспондент, якому надсилається даний екземпляр документа.

    Не допускається вказувати на документ більше чотирьох адресатів; при більшій кількості адресатів складається список на розсилку і кожному документі вказується одна адресу. Список додається до копії документа, що надсилається.

    5.2.8. Якщо документ адресується громадянинові, спочатку вказується поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

    Перед прізвищами допускається звернення "гр-ну", "гр-ке", "гр-нам". Це положення поширюється на заголовок та текст, де наводяться прізвища громадян.

    5.3. Датування

    5.3.1. Датою документа є день його підписання чи затвердження; для документа, ухваленого колегією, - день його прийняття; для протоколу – дата засідання (ухвалення рішення); Для документів, що видаються прокуратурою разом з іншими організаціями, датою документа є пізніша дата його підписання.

    Дата проставляється особою, яка підписує або затверджує документ, та оформляється трьома парами арабських цифр, розділених точками (день місяця, місяць, дві останні цифри року). Якщо число або порядковий номер місяця є однозначним числом, перед цифрою ставиться нуль, наприклад: 05.07.98.

    Так само датуються всі діловодні позначки про проходження та виконання документа.

    5.3.2. Під час підготовки нормативних та фінансових документів допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати (без лапок), наприклад: 12 грудня 1998 р.

    5.4. Індекс (номер) документа

    5.4.1. Листування за зверненнями, скаргами та справами ведеться за номером наглядового провадження, який не змінюється протягом усього часу, доки ведеться листування. Порядок присвоєння номерів викладено у розділі 2.3 цієї Інструкції.

    5.4.2. З питань, що не належать до листування за зверненнями, скаргами та справами, вхідний документі відповідь, що виходить за ним, повинні мати єдиний номер, який присвоюється документу, що надійшов при його реєстрації. Вихідний документ, що не є відповіддю на запит, надсилається за номером справи за номенклатурою.

    5.4.3. У вихідних документах у обов'язковому порядкудається посилання на індекс та дату виконуваного документа.

    5.4.4. Індекс проставляється на відведеному ГОСТом місці, у лівій верхній частині документа. На внутрішніх документах індекс може проставлятися в кінці документа нижче підпису посадової особи.

    5.5. Найменування та заголовок до документа

    5.5.1. На документі (крім листа) вказується його найменування: наказ, вказівка, розпорядження, довідка, доповідна записка, подання, протест, спецдонесення тощо.

    5.5.2. Заголовок до тексту має бути у всіх документах, оформлених на аркушах формату А4, за винятком відповідей заявникам, адвокатам, а також телеграм, телефонограм та документів, оформлених на аркушах формату А5 та А6.

    5.5.3. Заголовок повинен коротко та точно розкривати зміст документа, відповідати на запитання: про що? (про кого?), чого? (Кого?) і узгоджуватися з його найменуванням.

    Наприклад: наказ "Про створення..."; розпорядження "Про організацію контролю..."; посадова інструкціязавідувача канцелярії.

    У документі із низки питань заголовок формулюється узагальнено.

    5.6. Нумерація сторінок

    5.6.1. У документах, що оформлюються на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки нумеруються.

    5.6.2. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" ("стор.").

    5.7. Відмітка про наявність програми

    5.7.1. Відмітка про наявність програми оформляється нижче за текст документа від межі лівого поля наступним чином:

    Додаток: на 5 л.

    Якщо документ має додаток, не названий у тексті, то вказують його найменування та кількість аркушів:

    Зауваження до проекту інструкції на 12 л.

    Якщо до документа додається інший документ, який також має програму, позначку про наявність програми оформлюють таким чином:

    Якщо програма надсилається не всім зазначеним у документі адресатам, то позначку про його наявність оформлюють таким чином:

    Якщо до листа додаються цінні чи особисті документи (паспорт, диплом, свідоцтва та ін.), вони перераховуються із зазначенням найменування організації, що видала документ, номери та дати видачі, прізвища та ініціалів власника:

    5.7.2. При направленні кримінальних, цивільних, арбітражних справ, матеріалів перевірок та інших зброшурованих документів зазначається кількість томів:

    Додаток: кримінальна справа N 5780 о 10 т.

    5.7.3. При велику кількістьдодатків ними складається окремий опис, а самому документі після тексту вказується:

    Додаток: згідно з описом на 205 л.

    5.7.4. У розпорядчих документах (наказах, вказівки, розпорядження) відомості про наявність додатків даються в тексті. У правому верхньому кутку першого листа, що додається до розпорядчого документа, зазначається:

    За наявності кількох програм вони нумеруються, при цьому знак "N" перед порядковим номером не ставиться.

    5.8. Підпис

    5.8.1. До складу реквізиту "підпис" входять найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис та її розшифровка.

    Якщо документ оформлено на бланку прокуратури, то підпис оформляється так:

    При підписанні документа, оформленого не так на бланку прокуратури, вказується найменування прокуратури:

    5.8.2. При підписанні документа декількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді.

    При підписанні документа декількома особами рівних посад їх підписи мають на одному рівні.

    5.8.3. Під час підписання документа, підготовленого комісією, вказуються не посади осіб, які обов'язки у складі комісії.

    5.8.4. Документ може бути підписаний виконувачем обов'язків посадової особи із зазначенням її фактичної посади та прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник "За", підпис від руки "Зам." або косу межу перед найменуванням посади.

    5.9. Затвердження та узгодження

    5.9.1. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або документом, що спеціально видається. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

    Наприклад:

    При затвердженні документа декількома посадовими особами їх підписи мають на одному рівні.

    5.9.2. При затвердженні документа наказом, рішенням, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), найменування затверджуючого документа в називному відмінку, його дати та номера.

    Наприклад:

    Гриф затвердження розташовують у верхньому правому куті документа.

    5.9.3. Погодження проводиться як усередині прокуратури (з підрозділами та посадовими особами), так і поза нею (з організаціями, що мають безпосереднє відношення до розробки проекту документа).

    Гриф погодження складається зі слова УГОДЕНО, посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження.

    Наприклад:

    5.9.4. Погодження документа оформляється візою, що включає особистий підпис візуючого, розшифровку підпису та дату візування, при необхідності - посаду візуючого.

    На організаційно-розпорядчих документах (наказах, вказівках тощо) візи проставляються на першому примірнику лицьової або оборотної сторони останнього листа, на вихідних документах – на примірниках, що залишаються у справі, наглядовому провадженні. Зліва проставляється віза особи, яка підготувала документ; справа - візи осіб, із якими він узгоджений.

    5.9.5. За наявності зауважень до документа візу оформляють так:

    5.10. Відмітка про виконавця

    5.10.1. Прізвище виконавця та номер його службового телефону обов'язково вказуються у вихідних документах (за винятком відповідей заявникам, адвокатам та супровідним листам) на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа у лівому нижньому кутку.

    Наприклад:

    Тимофєєва 255-35-35.

    5.10.2. Індекс друкарки проставляється нижче за відмітку про виконавця за формою: "нк 2 25.03.98" (нк - перші літери імені та прізвища друкарки, 2 - кількість примірників, 25.03.98 - дата друкування). У разі потреби проставляється кількість надрукованих екземплярів із зазначенням адресатів.

    Наприклад:

    5.11. Особливості підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів

    5.11.1. Проекти наказів, вказівок, розпоряджень розробляються за дорученням керівництва прокуратури або з ініціативи підрозділів та посадових осіб.

    Кожен документ повинен мати заголовок, який на бланках з кутовим розташуванням реквізитів друкується в лівому верхньому кутку, при поздовжньому - центровано (початок і кінець кожного рядка заголовка рівновіддалені від меж поля).

    Текст складається, як правило, із констатуючої та розпорядчої частин.

    У констатуючій частині викладаються цілі та завдання дій, що передбачаються. Якщо підставою для видання є законодавчий, інший правовий акт чи доручення вищої прокуратури, то констатуючій частині вказуються його найменування, дата, номер, заголовок і передається зміст тієї частини, яка безпосередньо стосується органів прокуратури.

    Розпорядча частина починається у наказах словом НАКАЗУ, у вказівках та розпорядженнях - ПРОПОНУЮ, ОБОВ'ЯЗУЮ, яке друкується великими літерами окремим рядком центровано з розбивкою, але без підкреслення. Під час друку на комп'ютерах рекомендується виділяти ці слова жирним шрифтом.

    У пунктах розпорядчої частини зазначаються конкретні дії, виконавці та строки виконання. Якщо документ доповнює, скасовує або змінює видані раніше акти, це обумовлюється в тексті. В останньому пункті розпорядчої частини вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням документа. Завершується текст розпорядженням, кому слід направити документ або кого ознайомити з ним.

    Візи осіб, які підготували та погоджували проект документа, розташовуються згідно з п. 5.9.4 цієї Інструкції.

    Накази, вказівки та розпорядження реєструються в день їх підписання, після підписання документа вносити будь-які зміни та доповнення без згоди особи, яка її підписала, не дозволяється.

    5.11.2. З питань, що входять до компетенції прокуратури та інших відомств та представляють взаємний інтерес, приймаються спільні документи. Усі екземпляри, що залишаються у справах організацій, у тому числі й додатки, повинні містити справжні підписи посадових осіб, які підписали та погоджували документ.

    Реєстраційні індекси проставляються через косу межу (або через точку з комою, якщо в реєстраційному номеріодного із укладачів вже є коса характеристика), у порядку написання прізвищ авторів на документі.

    5.11.3. При складанні інструкцій, положень та інших документів нормативного характерутекст може бути розбитий на розділи, підрозділи та пункти, що нумеруються арабськими цифрами. Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу, пункти – у межах кожного розділу та підрозділу. Підпункти можуть бути позначені арабськими цифрами або малими літерами російського алфавіту зі дужкою.

    5.11.4. Якщо в тексті документів є таблиці, вони повинні мати заголовок, який розміщується над таблицею посередині. Справа вказується слово "Таблиця" із порядковим номером без знака "N". Таблиці нумеруються за порядком номерів. Якщо таблиця одна, її не нумерують і слово " Таблиця " не пишуть.

    Заголовки граф таблиці починаються з великих літер, а підзаголовки - з малих, якщо вони становлять одну речення з основним заголовком графи. Підзаголовки, що мають самостійне значення, пишуться з великої літери. Наприкінці заголовків і підзаголовків розділові знаки не ставляться. Графа "N п/п" (номер по порядку) робиться у разі, якщо на них потрібно давати посилання.

    5.12. Правила оформлення телеграм та телефонограм. Прийом та передача службової інформації по каналах факсимільного зв'язку (телефаксів)

    5.12.1. Телеграми оформляються відповідно до Правил надання послуг телеграфного зв'язку та передаються по телетайпу або через відділення зв'язку із зазначенням за необхідності категорії: "Термінова", "Урядова".

    5.12.2. Текст телеграми має бути коротким (не більше 30 слів), без спілок, прийменників, розділових знаків, якщо їх відсутність не спотворює сенсу інформації, що передається. Числа позначаються цифрами, найважливіші дані пишуться прописом.

    Прізвище, ім'я, по батькові особи, щодо якої дається або запитується інформація, наводяться повністю. Вказуються також місце та час скоєння правопорушення.

    5.12.3. За наявності умовної телеграфної адреси (позивної) у телеграмі зазначаються пункт призначення, найменування організації, посада та прізвище особи, якій вона надсилається, а за відсутності умовної телеграфної адреси - повна адреса кореспондента: пункт призначення, республіка (край, область, район), вулиця , Номер будинку, найменування організації.

    5.12.4. На початку тексту телеграми дається посилання номер і дату виконуваного документа чи номер листування адресата, наприкінці - наводиться номер наглядового виробництва (листування) відправника. Після номера вказуються посада та прізвище (розбірливо) особи, яка підписала телеграму. Телеграми підписуються керівниками прокуратур чи підрозділів. Нижче підпису керівника проставляються прізвище виконавця та номер його телефону.

    При відправленні телеграми через поштове відділення нижче за підпис посадової особи вказуються повна поштова адреса відправника, найменування організації без скорочень, дата відправлення, посада та прізвище особи, яка підписала телеграму.

    Наприклад:

    Саранськ респрокурору Сенькіну
    Ваш 12-1-98
    Терміну 25 жовтня 1998 шліть справу Алексєєва Петра Даниловича засудженого вироком Торбеєвського рнс 20 січня 1997 р. наш 12-2-98=
    НачвідділуОсобистий підписПетров
    Ісп. Зайцев, тел. 2-23
    01.10.98
    або
    Москва 78 Новобасманна 10
    Арбітражний суд Москви голові Большовой=
    Зв'язки наглядовою скаргоювитребую справу нр 34-12 позову ВАТ Північний Мігрант ВАТ Тульський комбайновий завод справу прошу надіслати через Тульську облпрокуратуру наш 38-1950-98=
    ЗамгенпрокросіїОсобистий підписКехлерів
    Зам. начальника управління із забезпечення участі прокурорів в арбітражному процесі
    Особистий підписІ.М. Семенченко
    Ісп. Рябіженка, тел. 2-15

    5.12.5. Телефонограма складається в одному екземплярі обсягом не більше 30 слів і передається по телефону безпосередньо із структурних підрозділів. У ній вказуються дата і час передачі, прізвище особи, яка прийняла та передала її.

    5.12.6. Засоби факсимільного зв'язку призначені для оперативної передачі та прийому текстів документів; при цьому інформація, що передається та приймається каналами факсимільного зв'язку, не вважається документом, що має юридичну силу.

    5.12.7. Документи передаються для надсилання за підписом керівника підрозділу. Факсограми іноземними мовами відправляються за наявності перекладу, завіреного особою, яка підписала факсограму.

    5.12.8. Документ реєструється в журналі із зазначенням порядкового номера факсограми, дати передачі, короткого змісту, кількості аркушів та прізвища посадової особи, яка передала документ для відправлення Після цього документ повертається до підрозділу з позначкою про дату передачі та підписом особи, яка його передала.

    5.12.9. Факсограми, що надійшли, реєструються в журналі і доставляються за призначенням під розписку в день їх прийому, термінові - без зволікання.

    5.12.10. Контроль використання факсимільної техніки здійснюють керівники відповідних підрозділів. У приміщення, де встановлено апаратуру, сторонні особи не допускаються.

    6. Правила машинописного оформлення документів

    6.1. Службові документи друкуються друкарками та іншими працівниками прокуратури на друкарських машинках та комп'ютерах.

    Діловоди управлінь та відділів вищих прокуратур зобов'язані друкувати описи на справи та наглядові провадження, що підлягають здачі в архів прокуратури, акти про виділення до знищення справ та документів, протоколи зборів, виробничих та оперативних нарад, накази з особового складу, інші внутрішні документи, а також листи обсягом до сторінки машинопису.

    6.2. Рукописи мають бути написані розбірливо на стандартних аркушах паперу. Щоб уникнути повторних передруків, текст документа необхідно ретельно вивірити та узгодити з безпосереднім керівником. Документи обсягом понад десять машинописних листів або здані повторно візуються керівником підрозділу.

    6.3. Передані для друкування рукописи, так само як і вставки, виноски, правки, повинні бути написані на одній стороні аркуша з дотриманням правил орфографії, пунктуації, використанням контрастних барвників синього, фіолетового або чорного кольорів. Не приймаються для друкування недбало та нерозбірливо написані чернетки з використанням інших барвників, крім зазначених, або виправлені олівцем.

    6.4. У верхньому лівому кутку рукопису вказуються кількість екземплярів, прізвище та номер телефону виконавця, дата направлення до машбюро, номер листування.

    6.5. Документи друкуються у порядку їх надходження. Насамперед друкуються документи особливого контролю, адресовані керівникам органів державної влади та управління, накази, вказівки, розпорядження, матеріали координаційних нарад, засідань колегій та окремі документи за дорученням керівництва прокуратури.

    6.6. Усі документи повинні друкуватися чітко, без помилок та помарок, з розташуванням та оформленням тексту відповідно до ГОСТ Р 6.30-97, дотриманням правил написання окремих найменувань, слів та словосполучень, дат, чисел, одиниць виміру тощо.

    При друкуванні документів на комп'ютерах текст документа та окремі елементи його реквізитів друкуються одним стандартним шрифтом, у своїй на матричних принтерах використовується режим " машинопис " .

    При оформленні інструкцій, положень виділення розділів, підрозділів можуть використовуватися різні шрифти.

    Документи повинні мати поля (мм):

    Документи інформаційно-довідкового характеру можуть друкуватись з зворотного боку аркуша.

    У машинописі використовується вісім положень табулятора (додаток 25). Документи друкуються, як правило, через півтора міжрядкові інтервали. Через один інтервал друкуються документи на бланках формату А5, через два інтервали – доповіді та документи, підготовлені для видання друкарським способом.

    7. Порядок виконання копіювально-розмножувальних робіт та оформлення копій документів

    7.1. Розмноження та зняття копій з службових документівна копіювально-розмножувальних апаратах виробляються на підставі замовлення, підписаного керівником підрозділу або його заступником.

    Особливу увагу необхідно звертати на зняття копій слідчих та наглядових документіву кримінальних справах. Ксерокопіювання проводиться лише за наявності візи безпосереднього виконавця (керівника слідчої групи, бригади, слідчого). При визначенні кола осіб, які мають доступ до конкретної інформації цій справі, ксерокопіювання за необхідності проводиться у присутності особи, уповноваженої те що керівником слідчої групи. Після необхідності копії знищуються в установленому порядку.

    За потреби за вказівкою керівника на документі робиться позначка "Розмноженню не підлягає".

    7.2. Облік копійованих документів ведеться у журналі, у якому вказуються найменування, індекс та дата документа, кількість аркушів, кількість знятих копій та прізвище особи, яка підписала замовлення. Бланки виконаних замовлень зберігаються по порядку номерів.

    7.3. Виготовлення документів друкарським способом та доставку в експедицію забезпечує господарський підрозділ прокуратури. До рапорту керівника управління (відділу), який підготував документ, крім документа додаються зразки обкладинки і титульного листа. Перевірку верстки та сигнального екземпляра здійснює працівник, відповідальний за підготовку документа.

    7.4. Копія документа видається з дозволу керівника прокуратури чи структурного підрозділу. У верхньому правому куті першого листа вказується: "Копія" або "Виписка". Копія засвідчується підписом посадової особи, яка засвідчує відповідність змісту оригіналу. При оформленні копій, що стосуються особистих прав та інтересів громадян, на документі, з якого знято копію, робиться відмітка, кому і коли вона видана, а на самій копії - відмітка про те, що оригінал зберігається у цій прокуратурі. Копія засвідчується печаткою (не гербовою), яка відтворює назву прокуратури або її підрозділу.

    8. Виконання перекладів

    8.1. Звернення, скарги та інші документи перекладаються штатними чи позаштатними перекладачами. Вони ж за потреби запрошуються на прийом громадян.

    8.2. Доручення на переклад (додаток 26) підписується керівником структурного підрозділу. На переклад надсилаються документи, без перекладу яких неможливо прийняти рішення. Документи передаються без наглядових проваджень, наглядові провадження знаходяться у виконавців. Облік та передача документів ведуться за книгою (додаток 27).

    8.3. Звернення, скарги та долучені до них документи перекладаються оглядово з обов'язковою вказівкою даних, необхідних для реєстрації на алфавітній картотеці. Повний переклад скарги здійснюється на вимогу прокурора. При надходженні кількох однакових скарг перекладається одна з них із зазначенням облікових номерів решти скарг.

    Якщо у зверненні, скарзі містяться питання, що належать до компетенції кількох підрозділів, переклад виконується у необхідній кількості примірників.

    8.4. Перекладений текст документа друкується або виконується від руки чітким почерком, підписується та датується. У верхньому правому куті вказується, з якої мови виконаний переклад, і ставиться обліковий номер за книгою. При перекладі судових матеріалів проставляються також номери наглядового провадження (із зазначенням прізвища особи) та справи (кримінальної, цивільної, арбітражної), дається посилання на те, аркуші справи. Підпис перекладача ставиться кожному аркуші справи.

    Наприклад:

    При перекладі вітальних та запрошень листів обліковий номер та підпис перекладача ставляться на другому примірнику документа.

    8.5. Перекладач зобов'язаний відзначити виявлені в тексті дефекти, зокрема підчистки, виправлення, необумовлені приписки між рядками, зроблені різним чорнилом або іншим почерком, викладені або незакінчені фрази, спотворення, пропущені слова, а також вказати, що у справі є якийсь істотний для оцінки обставин документ, переклад якого не затребуваний. Крім того, він повинен дати пояснення приказок, ідіоматичних виразів, назв національних звичаїв, релігійних обрядів, ритуалів, національних страв, предметів одягу, побуту тощо, найменувань одиниць місцевого територіального поділу, згаданих у документі, що перекладається.

    8.6. При виявленні помилок або неточностей у перекладі прокурор повідомляє про це перекладача, який усуває дані помилки і неточності, а при необхідності здійснює новий переклад.

    9. Складання номенклатури справ, формування справ та наглядових проваджень
    9.1. Складання номенклатури справ

    9.1.1. Номенклатура справ є систематизований перелік заголовків справ із зазначенням термінів їх зберігання.

    У прокуратурі номенклатура справ структурного підрозділу на майбутній період (додаток 28) складається в останньому кварталі поточного року оперативним працівником за участю діловода під керівництвом начальника підрозділу.

    У прокуратурі найменування підрозділів є заголовками розділів зведеної номенклатури справ (додаток 29).

    Перший розділ номенклатури включає заголовки справ, які містять організаційно-розпорядчу документацію.

    Зведена номенклатура справ складається на бланку прокуратури начальником відділу загального та особливого діловодства (у Генеральній прокуратурі РФ - начальником центрального архіву управління діловодства), після погодження з відповідним органом Росархіву затверджується керівником прокуратури.

    Номенклатура справ підрозділів та зведена у прокуратурі складаються у трьох примірниках.

    У районній прокуратурі номенклатура справ складається у двох примірниках, підписується завідувачем канцелярії та затверджується районним прокурором.

    Номенклатура секретних справ складається окремо від номенклатури несекретних справ.

    9.1.2. Номенклатури справ діють протягом кількох років, підлягають перескладання і узгоджуються наново у разі докорінної зміни функцій управлінь, відділів чи структури прокуратури.

    Якщо таких змін не відбулося, номенклатура справ (не пізніше за грудень поточного року) передруковується з відповідними поправками, затверджується та вводиться в дію з 1 січня наступного року.

    9.1.3. До номенклатури справ включаються всі справи та документи прокуратури, а також довідкові картотеки.

    Не включаються до номенклатури справ заголовки друкованих видань.

    Справи з питань, вирішення яких триває понад рік (перехідні справи), включаються до номенклатури кожного року.

    9.1.4. Кожній справі, включеній до номенклатури, надається індекс. Індекси справ складаються з індексу структурного підрозділу та порядкового номера справи у межах структурного підрозділу, районної прокуратури.

    У номенклатурі справ зберігаються однакові порядкові номеридля однорідних справ у межах різних структурних підрозділів (наприклад, відносини з копіями наказів, протоколами оперативних нарад за начальника структурного підрозділи та інших.).

    9.1.5. Заголовки справ складаються коротко з урахуванням змісту документів.

    Заводити відносини з неконкретними заголовками типу: "Різне листування", "З загальних питань" і т.п. - Забороняється.

    Якщо протягом року у структурних підрозділах, районній прокуратурі виникають нові справи, що не передбачені номенклатурою, вони додатково вносяться до номенклатури. Ведення справ поза номенклатурою забороняється.

    9.1.6. Після закінчення року діловодний працівник структурного підрозділу, районної прокуратури наприкінці номенклатури справ проводить підсумковий запис про кількість заведених справ та ці дані повідомляються до архіву прокуратури.

    9.2. Формування справ та наглядових проваджень
    9.2.1. Загальні принципи формування справ та наглядових проваджень

    9.2.1.1. Формування справ та наглядових проваджень покладається на канцелярію.

    У структурних підрозділах групуються у справи та наглядові провадження документи, що належать до їх компетенції, а в районній прокуратурі - загалом у прокуратурі.

    9.2.1.2. Формування та зберігання справ та наглядових проваджень у виконавців забороняється.

    9.2.1.3. У справи та наглядові провадження підшиваються тільки виконані, правильно оформлені документи, що належать до вирішення одного питання, у хронологічній послідовності. У кожну справу чи наглядове провадження підшивається не більше 250 аркушів. Якщо більше документів, заводиться другий том.

    Програми великого обсягу групуються окремі томи.

    9.2.1.4. Документи підшиваються не пізніше ніж на третій день після їхнього виконання.

    9.2.1.5. Написи на обкладинках справ та наглядових проваджень робляться тушшю або світлостійким чорнилом.

    Підлягають нумерації листи:

    всіх справ;

    наглядових виробництв, що передаються державне зберігання;

    наглядових проваджень у кримінальних справах, що розслідуються цією прокуратурою, або у справах, за розслідування яких вона здійснює безпосередній нагляд; у Генеральній прокуратурі Російської Федерації, наприклад, підлягають нумерації аркуші в наглядових провадженнях, що формуються в управліннях з розслідування особливо важливих справ, з нагляду за виконанням законів про федеральну безпеку та у відділі з нагляду за розслідуванням особливо важливих справ.

    Керівники прокуратур і структурних підрозділів Генеральної прокуратури РФ мають право розширити список наглядових проваджень, листи яких потрібно нумерувати.

    Нумеруються листи графітним олівцем, причому кожен том окремо. Забороняється нумерувати листи чорнилом та кольоровими олівцями.

    До всіх справ та перелічених наглядових провадження включається внутрішній опис документів (додаток 35) і наприкінці складається та підшивається засвідчувальний напис (додаток 36).

    9.2.1.6. Додаткові реквізити при формуванні секретних справ та наглядових проваджень регламентовані відповідним Додатком про роботу із секретними матеріалами, документами, справами.

    9.2.2. Формування та оформлення справ

    9.2.2.1. Виконані документи групуються у справи відповідно до номенклатури справ. У відносинах групуються документи одного року. Виняток становлять перехідні відносини.

    9.2.2.2. Документи постійного та тимчасового термінів зберігання групуються у відносинах окремо. В одній справі допускається групувати документи з різними термінами зберігання, коли вони належать до вирішення одного питання; по закінченні діловодного року із документів формуються дві справи: одну - із документів постійного, іншу - із документів тимчасового зберігання.

    9.2.2.3. Накази із загальних питань групуються окремо від наказів з особового складу.

    9.2.2.4. Документи колегії групуються у дві справи: протоколи, рішення (перші екземпляри); матеріали до засідання колегії (порядку денного, доповіді, довідки, висновки, проекти рішення колегії та ін.). Протоколи розміщуються у справі за номерами.

    9.2.2.5. Плани, звіти, матеріали до них групуються у справи того року, до якого вони за своїм змістом належать (наприклад, звіти за 1993 р. мають бути віднесені до справ 1993, хоча вони складені в 1994).

    9.2.2.6. На обкладинках справ (додаток 30) обов'язково зазначаються останні дати.

    Справи постійного зберігання полягають у твердій обкладинці, прошиваються міцними нитками в чотири проколи.

    Справи тимчасового зберігання підшиваються у м'яку обкладинку.

    9.2.2.7. Після закінчення року на обкладинці кожного тому справи постійного зберігання зазначаються:

    У заголовках номери наказів, вказівок, протоколів; наприклад: з N 1 N 100 або з N 101 N 205;

    дата (число, місяць, рік) початку та закінчення справи;

    кількість листків;

    Застереження за формою: "Є такі документи за такі роки" (якщо в справі відклалися документи за більш ранні роки).

    9.2.2.8. Після закінчення року проводиться відбір документів постійного та тимчасового зберігання, що підлягають включенню до опису (додатки 31, 32).

    Опис справ постійного зберігання у прокуратурі складається по структурних підрозділах окремо, в інших прокуратурах - в цілому по прокуратурі.

    9.2.2.9. Опис ведеться з єдиною порядковою нумерацією протягом кількох років і закінчується за погодженням з Держархівом, куди прокуратурою передаються документи на зберігання.

    Кожному справі чи наглядового провадження присвоюється свій номер згідно з описом.

    9.2.2.10. У річному розділі опису справи, які включають організаційно-розпорядчі документи, розташовуються на початку опису.

    У річний розділ опису вносяться і відносини постійного зберігання, діловодство яких було завершено протягом року. І тут наприкінці річних розділів описи кожного наступного року, протягом якого тривало діловодство, вказується: " Документи з цього року див. також розділ за ______ рік N ______ " .

    9.2.2.11. Річні розділи описів (додаток 31) справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, підписуються головою ЦЕК чи ЕК (після схвалення опису комісією). Два екземпляри річного розділу опису направляються на затвердження у відповідний держархів, після чого затверджуються керівником прокуратури. Перший екземпляр опису після затвердження залишається у держархіві, другий повертається до прокуратури.

    Відповідно до затверджених річними розділами опису прокуратура зобов'язана у встановлені терміни здати до держархіву на зберігання всі справи, внесені до опису.

    9.2.2.12. Описи документів тимчасового зберігання (додаток 32) складаються у 2 примірниках окремо від описів документів постійного зберігання.

    9.2.2.13. Кожна справа за описом справ постійного зберігання має свій порядковий номер, систематизація справ встановлюється архівом прокуратури. Порядкові номери описів структурних підрозділів у справи постійного терміну зберігання присвоюються архівом прокуратури.

    9.2.2.14. При передачі документів на зберігання до Держархів опису повинні мати зміст та засвідчувальний лист.

    9.2.3. Формування та оформлення наглядових проваджень за зверненнями, скаргами, кримінальними, цивільними та арбітражними справами, спецдонесеннями

    9.2.3.1. Звернення, скарги, прийняті до виробництва та інші пов'язані з ними документи групуються в наглядових виробництвах. У кожній прокуратурі заводиться одне наглядове провадження по одній і тій же справі або по тому самому питанню. Документи у ньому групуються протягом кількох років, доки ведеться листування у справі (питанні).

    9.2.3.2. Звернення, скарги та інші документи підшиваються в м'яку обкладинку та розташовуються у наглядовому виробництві у хронологічному порядку.

    Особисті документи заявника повертаються власнику з відповіддю на результати дозволу його скарги. У разі, якщо за письмовим рішенням посадової особи, яка підписує відповідь, особисті документи не повертаються, вони вкладаються в окремий конверт, який підшивається у наглядове провадження, а заявник повідомляється про це рішення.

    9.2.3.3. У наглядове провадження, заведене у справі органами прокуратури або МВС, підшиваються: копії постанов про порушення кримінальної справи, прийняття справи до свого провадження, створення слідчо-оперативної групи, доручення слідчого про проведення оперативно-розшукової діяльності; письмове повідомлення про затримання особи, підозрюваної у скоєнні злочину; копії протоколу про затримання підозрюваного, постанов про оголошення розшуку, про усунення винного з посади; письмові вказівки у справі; копії постанов прокурорів про скасування процесуальних рішень у справах та копії інших документів від імені прокурорів у межах повноважень щодо здійснення нагляду за виконанням законів органами дізнання та попереднього слідства; копії постанов про залучення як обвинуваченого, застосування запобіжного заходу, продовження терміну слідства та утримання обвинуваченого під вартою, призупинення або припинення справи, провадження обшуку, вилучення поштово-телеграфної кореспонденції, призначення експертизи, приміщення обвинуваченого суду. про законність та обґрунтованість арешту; план розслідування у справі; копії обвинувального висновку, подання у справі про усунення причин та умов, що сприяли вчиненню злочину; довідка слідчого про реагування на його уявлення; супровідний лист про направлення справи до суду чи іншого органу; виписка із справи; нотатки, тези чи план промови у суді державного обвинувача; копія вироку; копії касаційного протесту з відміткою про результати розгляду справи, подання вищому прокурору про опротестування вироку у порядку нагляду, а також інші документи, що належать до нагляду за розслідуванням та законністю судових ухвал у кримінальних справах.

    9.2.3.4. Забороняється підшивати в наглядові провадження оригінали протоколів допиту обвинувачених, свідків, експертів, які надійшли в ході слідства скарги та прийняті за ними рішення, а також інші процесуальні документи, які повинні бути лише у слідчій справі.

    9.2.3.5. Закінчені наглядові виробництва (приблизно по 25 - 50 штук) зберігаються в папках або коробках, на корінцях яких вказуються номери наглядових виробництв, що знаходяться в них.

    9.2.3.6. Картки по закінченим листуванням зберігаються у наглядових виробництвах.

    9.2.3.7. Терміни зберігання наглядових виробництв проставляються оперативними працівниками на обкладинках відповідно до Переліку документів органів прокуратури Російської Федерації із зазначенням термінів зберігання (М., 1997) при списанні перших документів "У н/п".

    9.2.3.8. Наглядові провадження з тимчасовими термінами зберігання можуть включатися в один опис зі справами тимчасового зберігання при здачі їх на зберігання до архіву прокуратури, при цьому вони розміщуються в описі справ.

    9.3. Передача справ до архіву прокуратури

    9.3.1. Справи та наглядові провадження постійного та тимчасового термінів зберігання передаються до архіву прокуратури за графіком, затвердженим начальником управління діловодства (відділу загального та особливого діловодства), погодженим з керівником структурного підрозділу, районним прокурором. Архів приймає справи та наглядові провадження лише за описами, складеними в канцелярії структурного підрозділу, в якому вони формувалися.

    9.3.2. Якщо окремі справи залишаються у діловодстві структурного підрозділу для поточної роботи, архів прокуратури оформляє їх видачу у тимчасове користування.

    Особа, відповідальна за архів, розписується у прийомі справ, наглядових проваджень на всіх примірниках описів з обов'язковим зазначенням дати прийому та кількості прийнятих справ та наглядових проваджень. Другий екземпляр опису повертається до структурного підрозділу, перший залишається в архіві.

    9.3.3. Перед здаванням матеріалів до архіву оперативні працівники відповідних відділів та управлінь, районної прокуратури перевіряють та уточнюють терміни їх зберігання.

    9.3.4. Матеріали в архіві зберігаються за роками у порядку номерів за описом. Матеріали з постійними термінами зберігання розміщуються окремо від матеріалів із тимчасовими термінами зберігання.

    9.3.5. Працівник архіву зобов'язаний забезпечити належне зберігання матеріалів, що надійшли.

    9.3.6. Для отримання матеріалів у тимчасове користування працівник структурного підрозділу повинен оформити вимогу (додаток 34) із зазначенням номера опису та порядкового номера матеріалу.

    9.3.7. Витребування документів з архіву провадиться лише оперативним працівником підрозділу, що має до них безпосереднє відношення.

    У разі витребування документів з архіву оперативним працівником іншого підрозділу потрібна згода керівника підрозділу, що має безпосереднє відношення до документів.

    9.3.8. Видача матеріалів у тимчасове користування проводиться під розписку, з подальшим контролем за їх поверненням.

    9.3.9. Працівник архіву повинен своєчасно складати акти на знищення матеріалів, що перебувають в архіві, із минулими термінами зберігання (додаток 33).

    9.3.10. Запит про витребування наглядових проваджень чи справ із органів Росархіву надсилається за підписом оперативного працівника.

    9.3.11. Під архіви необхідно виділяти приміщення, що відповідають правилам зберігання та використання документів, забезпечувати їх відповідним обладнанням та протипожежними засобами.

    10. Експертиза цінності документа

    10.1. Під експертизою цінності документів розуміється визначення правового, політичного, наукового, історичного значення документів з метою відбору їх задля збереження та встановлення термінів зберігання.

    10.2. Для організації та проведення методичної та практичної роботи з експертизи цінності документів та підготовки до передачі на державне зберігання в органах прокуратури створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У Генеральній прокуратурі Російської Федерації, прокуратурах республік, країв, областей, транспортних та спеціалізованих прокуратурах на правах обласних крім експертних комісій структурних підрозділів можуть створюватися центральні експертні комісії (ЦЕК).

    Діяльність ЦЕК та ЕК визначається відповідними положеннями, погодженими з установами Державної архівної служби Росії та затвердженими керівниками прокуратур.

    10.3. Експертні комісії призначаються наказами керівника прокуратури під головуванням одного із керівних працівників. До складу ЦЕК (не менше п'яти осіб) та ЕК (не менше трьох осіб) включаються найбільш кваліфіковані та досвідчені працівники структурних підрозділів, діловодних служб, архіву прокуратури.

    10.4. Експертні комісії у своїй роботі керуються законодавством Російської Федерації, Федеральним законом "Про прокуратуру Російської Федерації", Основами законодавства України Архівному фондіРосійської Федерації та архівах, наказами та вказівками керівників прокуратур, методичними рекомендаціямиДержавної архівної служби Росії, Положеннями про ЦЕК та ЕК, Переліком документів органів прокуратури із зазначенням термінів зберігання та Інструкцією з діловодства в органах прокуратури Російської Федерації.

    10.5. Центральна експертна комісія:

    розглядає проекти відомчих переліків документів, зразкових номенклатур, інших нормативно-методичних посібників з питань експертизи цінності документів та їх підготовки до архівного зберігання, приймає рішення про їх схвалення та подає зазначені документи на розгляд Державної архівної служби Росії;

    розглядає пропозиції щодо зміни або уточнення термінів зберігання документів, передбачених чинними нормативно-методичними посібниками, та про встановлення термінів зберігання документів, що не передбачені нормативно-методичними посібниками. Матеріали з цих питань представляються на розгляд ЦЕК Генеральної прокуратури Російської Федерації, яка приймає за ними рішення та надсилає відповідні пропозиції на затвердження до установи Державної архівної служби Росії;

    бере участь спільно з архівом у підготовці та проведенні заходів щодо підвищення ділової кваліфікації працівників прокуратури;

    здійснює методичне керівництво та контроль за роботою експертних комісій структурних підрозділів та підлеглих прокуратур, періодично заслуховує їх звіти на своїх засіданнях;

    Сприяє і методичну допомогу в роботі з виявлення та повернення в Росію документів з її історії (зокрема, з історії прокуратури), які по різних причинопинилися за кордоном;

    розглядає зведені описи справ на документи постійного терміну зберігання та приймає рішення про їх схвалення;

    розглядає акти про виділення до знищення документів із минулими термінами зберігання та приймає рішення про їх схвалення;

    Розглядає опис документів з особового складу та приймає рішення про їх схвалення;

    розглядає акти про втрату або невиправне пошкодження документів та приймає рішення про їх схвалення.

    10.6. Експертні комісії:

    проводять експертизу цінності документів;

    організують щорічний відбір документів для подальшого зберігання та знищення та подають описи та акти на розгляд ЦЕК;

    здійснюють методичне керівництво розробкою номенклатур справ та розглядають проекти номенклатур справ, дають їм експертну оцінку та вносять їх на розгляд ЦЕК, а за необхідності – на розгляд ЕПК архівних установ;

    Сприяють і методичну допомогу в роботі з виявлення та повернення в Росію документів з її історії (зокрема, з історії прокуратури), які з різних причин опинилися за кордоном;

    розглядають річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу;

    розглядають акти про виділення до знищення документів із минулими термінами зберігання;

    беруть участь у підготовці та розгляді проектів переліків документів, типових та зразкових номенклатур справ та інших нормативно-методичних документів з діловодства;

    розглядають акти про втрату чи невиправне пошкодження документів;

    Беруть участь у проведенні заходів щодо підвищення ділової кваліфікації працівників прокуратури.

    10.7. ЦЕК та ЕК за необхідності можуть запрошувати на засідання спеціалістів органів прокуратури та архівних установ.

    10.8. Наглядові виробництва, в яких знаходяться документи, що становлять інтерес для науки, історії, або отримали широке обговорення в пресі, або можуть служити прикладом для обміну позитивним досвідом, або містять відомості про осіб, які мають визначні заслуги перед державою, або свідчать про незвичайні факти, що заслуговують уваги слідства та прокурорського нагляду, та ін., експертними комісіямиможуть відбиратися на постійне зберігання.

    10.9. Після закінчення року на справи та наглядові провадження, що підлягають здачі на зберігання до архіву прокуратури, складаються описи у двох примірниках. Опис є систематизований перелік заголовків та інших необхідних відомостейпро справи та наглядові провадження.

    10.10. Справи та наглядові провадження, відібрані на постійне та довготривале зберігання, оформляються та описуються відповідно до вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури Російської Федерації, Основних правил роботи відомчих архівівта ДСДОУ. Описи становлять окремо на справи та наглядові провадження.

    Розділи описів на справи та наглядові провадження постійного зберігання, призначені для передачі до державного архіву, підлягають затвердженню ЕПК архівної установи не пізніше ніж через чотири роки після завершення справ у діловодстві (для обласних, міських та районних прокуратур – через два роки).

    10.11. Документи з особового складу постійного зберігання можуть включатися до описів справ постійного зберігання загального діловодства лише за погодженням з архівними установами.

    Документи з особового складу довготривалого зберігання, у тому числі з відміткою ЕПК, включаються до окремих описів, що складаються у двох примірниках. Після закінчення терміну відомчого зберігання проводиться експертиза цінності справ із позначкою ЕПК. Відібрані на постійне зберігання справи включаються до самостійних описів, що подаються на затвердження ЕПК архівної установи.

    10.12. Після затвердження описів справ та наглядових проваджень постійного зберігання документи з минулими термінами зберігання за період часу, що відповідає затвердженим описам, знищуються. Знищення документів провадиться за актом (додаток 33).

    10.13. Затверджені до знищення документи у подрібненому вигляді, що виключає прочитання тексту, передаються організаціям, які відають заготівлею вторинної сировини, з метою переробки на паперових фабриках. Використання цих документів для господарських потреб забороняється. Здача документів оформляється приймально-здавальними накладними, у яких вказується вага прийнятої партії документів.

    Документи знищення передаються працівниками структурних підрозділів, які проводили експертизу цінності документів.

    11. Забезпечення безпеки документів, справ та наглядових производств. Облік, зберігання та використання бланків, печаток та штампів
    11.1. Забезпечення безпеки документів, справ та наглядових проваджень

    11.1.1. Оперативні працівники, діловоди несуть відповідальність за збереження службових документів, справ, наглядових проваджень, іншої документації, речових доказів, аудіо- та відеокасет, печаток, штампів, гербових бланків, обліково-реєстраційних форм. У неробочий час усе вищезгадане зберігається тільки в особистих сейфах оперативних працівників або спеціально виділених для цього приміщеннях канцелярії, архіву, експедиції, опечатуваних особистими печатками. При цьому справи у приміщеннях канцелярій у неробочий час зберігаються лише у сейфах.

    11.1.2. Облік, видачу ключів від сейфів, металевих печаток у Генеральній прокуратурі здійснює Перший відділ, у решті вищих прокуратур - начальник діловодної служби.

    У разі втрати ключа від сховища негайно повідомляються зазначені служби. Видача запасних ключів провадиться тільки за вказівкою начальника управління (відділу) та з дозволу начальника Першого відділу або начальника діловодної служби.

    11.1.3. Керівники прокуратур, начальники підрозділів регулярно перевіряють дотримання встановленого режиму зберігання перелічених у п. 11.1.1 справ, документів та засобів оргтехніки.

    У разі витоку інформації, втрати документів, бланків, печаток, штампів проводиться службова перевірка, за результатами якої до винних вживаються заходи дисциплінарного чи іншого характеру.

    11.1.4. Вилучення та видача будь-яких документів зі справ та наглядових проваджень не дозволяється. У виняткових випадках таке вилучення допускається лише з дозволу керівника структурного підрозділу, районного прокурора. У справі залишаються засвідчена копія вилученого документа та акт про причини вилучення оригіналу.

    11.2. Порядок виготовлення та видачі службових посвідчень та перепусток

    11.2.1. Бланки службових посвідчень та перепусток працівників органів прокуратури виготовляються у централізованому порядку Генеральною прокуратурою Російської Федерації. Підлеглі прокуратури забезпечуються бланками у кількості, зазначеній у поданій заявці.

    11.2.2. Управління кадрів Генеральної прокуратури, кадрові службиінших прокуратур ведуть суворий облік службових посвідчень, перепусток та видають їх лише під розписку.

    11.2.3. Посвідчення видається за підписом керівника органу чи установи прокуратури, який призначив працівника на посаду, або його заступника лише після видання відповідного наказу.

    11.2.4. У разі втрати службового посвідченняпрацівник прокуратури зобов'язаний негайно повідомити про це керівництво прокуратури. За фактом втрати управління кадрів проводить службову перевірку.

    11.2.5. Обмін посвідчень або перепусток здійснюється при переміщенні на іншу посаду, присвоєнні або зміні класного чину, закінченні терміну їх дії, а також у разі втрати або пошкодження.

    11.2.6. При звільненні працівника органу прокуратури посвідчення чи пропуск вилучаються та знищуються працівниками управління (відділу) кадрів у встановленому порядку.

    11.3. Облік, зберігання та використання бланків, печаток та штампів

    11.3.1. Бланки документів із відтворенням Державного герба Російської Федерації (далі - гербові бланки): бланки для листів та загальні бланки, бланки наказів, вказівок, розпоряджень підлягають обов'язковому обліку. Там друкарським способом чи нумератором проставляються порядкові номери, а за необхідності і серії цих номерів за видами бланків.

    11.3.2. Контроль за виготовленням, використанням, зберіганням та видачею гербових бланків покладається на матеріально відповідальну особу, яка призначається керівником прокуратури. Бланки зберігаються в шафах, що надійно замикаються і опечатуються.

    11.3.3. Облік бланків ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій формі (картці, журналі). При цьому використовуються наступні реквізити на час вступу бланків: найменування виду бланка, дата надходження, номер супровідного документата найменування організації - постачальника бланків, кількість екземплярів, серії та номери бланків.

    При видачі бланків вказується: найменування виду бланка, кількість екземплярів, серії та номери бланків, найменування структурного підрозділу прокуратури (прізвище оперативного працівника), розписка в отриманні.

    11.3.4. Перевірки наявності, використання та зберігання гербових бланків проводяться не рідше одного разу на рік комісією, що призначається розпорядчим документомкерівника прокуратури. Про проведені перевірки робляться позначки у книзі обліку після останнього запису. У разі виявлення порушень при зберіганні, обліку та використанні гербових бланків комісією проводиться службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівника прокуратури.

    11.3.5. Знищення гербових бланків здійснюється за актом із позначкою в обліковій книзі.

    11.3.6. Для засвідчення автентичності документів або відповідності копій документів оригіналам використовуються гербові та інші печатки.

    Для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, проходження та виконання документів, інших позначок довідкового характеру застосовуються відповідні мастичні (гумові) штампи.

    11.3.7. Гербова печатка з найменуванням прокуратури проставляється на процесуальних документах: постановах про провадження обшуку, виїмки, обрання запобіжного заходу, її зміну або скасування, санкціонування рішень про застосування актів амністії, продовження терміну слідства та утримання під вартою тощо; на довідках про реабілітацію, визнання потерпілим від політичних репресій; на банківських дорученнях, заявах на здачу валюти та інших фінансових документах; посвідчення про відрядженнята в інших необхідних випадках, що визначаються керівництвом прокуратури.

    У Генеральній прокуратурі Російської Федерації гербові печатки проставляються на документах, зазначених у додатку 38.

    Відбиток друку проставляється на документах таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписує документ.

    11.3.8. Управління (відділи) кадрів вищих прокуратур мають малу гербову металеву або вичавлювальну. гербовий друкдля посвідчень.

    У вищих прокуратурах прості печатки може мати канцелярії, фінансово-господарські управління (відділи), управління (відділи) кадрів, у Генеральній прокуратурі Російської Федерації - Друге управління. Канцелярії дозволяється мати круглий друк для пакетів. У Генеральній прокуратурі Російської Федерації вона може використовуватися у Першому відділі та у Другому управлінні.

    11.3.9. Усі печатки та штампи, факсиміле виготовляються за вимогами, підписаними керівником прокуратури.

    Зразки печаток і штампів підрозділами Генеральної прокуратури Російської Федерації погоджуються з Першим відділом, в інших вищих та районних прокуратурах - з відділами загального та особливого діловодства, де вони реєструються, враховуються у книзі (додаток 37) та видаються під розписку.

    11.3.10. Відповідальність та контроль за дотриманням порядку використання та зберігання печаток та штампів у вищих прокуратурах покладається на керівників структурних підрозділів, у районних прокуратурах – на прокурорів.

    Працівники, які отримали печатки та штампи, несуть персональну відповідальністьза їх збереження та використання. Передача печаток та штампів іншим працівникам провадиться тільки через Перший відділ або відділ загального та особливого діловодства.

    11.3.11. У Генеральній прокуратурі Російської Федерації гербова печатка N 1 постійно зберігається у сейфі Секретаріату Генеральної прокуратури Російської Федерації. Після закінчення робочого дня ключ від цього сейфа в опечатаному вигляді здається черговому прокурору. При необхідності поставити гербову печатку на документ, черговий прокурор відкриває сейф, де знаходиться печатка, про що складається акт. Після використання зазначеного друку вона знову поміщається у сейф, який опечатується металевою печаткою чергового прокурора. Друк N 2 зберігається у Секретаріаті заступника Генерального прокурора Російської Федерації - начальника Головного слідчого управління. Друк N 3 зберігається особисто у заступника Генерального прокурора Російської Федерації - начальника Головного управління з нагляду за виконанням законів про федеральну безпеку та міжнаціональні відносини на Північному Кавказі.

    11.3.12. Контроль за правильністю зберігання та використання печаток та штампів здійснюють Перший відділ Генеральної прокуратури Російської Федерації, в інших вищих прокуратурах - відділи загального та особливого діловодства.

    Перевірки наявності печаток, штампів проводяться зазначеними підрозділами не рідше одного разу на рік.

    Про проведені перевірки робляться позначки у книзі обліку після заключного запису. При виявленні порушень в обліку, зберіганні та використанні печаток та штампів проводиться службове розслідування, результати якого оформлюються актом та доводяться до відома керівника прокуратури.

    11.3.13. У випадках втрати печаток і штампів негайно повідомляються: у Генеральній прокуратурі - Перший відділ, в інших прокуратурах - відділ загального та особливого діловодства. Знищення печаток і штампів, що прийшли в непридатність, проводиться за участю цих відділів.

    Управління діловодства
    Генеральної прокуратури
    Російської Федерації

    Для ведення комплексу робіт із документами органів прокуратури здійснюється діловодство, порядок ведення якого регулюється переважно відомчими правовими актами.

    Наказом Генерального прокурора введена в дію Інструкція з діловодства в органах та установах прокуратури Російської Федерації (утв. наказом Генеральної прокуратури РФ від 29 грудня 2011 № 450).

    Інструкцією на єдиній основі встановлено систему діловодства в Генеральній прокуратурі РФ, прокуратурах суб'єктів РФ, прирівняних до них прокуратурах, прокуратурах міст та районів, інших територіальних та спеціалізованих прокуратур. Вона визначає порядок прийому, реєстрації, обліку, перекладу, підготовки, оформлення, розмноження, контролю над виконанням документів, відправлення, формування в справи, наглядові (наглядові) провадження, зберігання та використання на паперових і електронних носіях.

    Положення Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі, інформаційно-довідкові документи; на процесуальні, фінансові та інші документи - лише у частині, що стосується загальних принципів їх підготовки та виконання, формування та оформлення для здавання до архіву.

    Порядок роботи з секретними документами регламентується Інструкцією із забезпечення режиму секретності у Російській Федерації, затвердженої постановою Уряду Російської Федерації від 05.01.2004 № 3-1, організаційно-розпорядчими документами Генерального прокурора Російської Федерації.

    Порядок поводження з документами, що містять службову інформацію обмеженого доступу, встановлюється окремим становищем, Затвердженим відповідним організаційно-розпорядчим документом Генерального прокурора Російської Федерації.

    Діловодство в органах та установах прокуратури Російської Федерації ведеться російською мовою, що є державною мовою Російської Федерації, а також державною мовою республіки, на території якої знаходиться прокуратура або її установа.

    Реквізити бланків документів, печаток, штампів та вивісок прокуратур та установ оформляються російською та державною мовою республіки у складі Російської Федерації.

    Загальне керівництво діловодством здійснює один із керівників прокуратури.

    Відповідальність за організацію діловодства у структурних підрозділах, районних прокуратурах доручається їх керівників. Вони забезпечують вивчення працівниками вимог цієї Інструкції та здійснюють контроль за її виконанням.

    Начальник управління документаційного та методичного забезпечення, начальник відділу загального та особливого діловодства, спеціаліст (у районній прокуратурі) забезпечує діловодне обслуговування працівників, вживає заходів до вдосконалення діловодства та підвищення кваліфікації прокурорських та інших працівників у цій галузі.

    Керівник служби діловодства вищої прокуратури здійснює методичне керівництво та контроль за станом діловодства у структурних підрозділах та підпорядкованих прокуратурах.

    Безпосереднє ведення діловодства здійснюють спеціалісти та інші працівники служб діловодства.

    Прокурори, науковці та педагогічні працівники, діловоди органів та установ прокуратури несуть відповідальність за виконання вимог цієї Інструкції у частині, що належить до кола їхніх службових обов'язків.

    Документи та відомості, що містяться в них, не підлягають розголошенню. З цими документами можуть ознайомлюватися лише працівники, які мають до них безпосереднє відношення. Передача іншому виконавцю справ, незакінчених наглядових та спостережних проваджень, ознайомлення з ними інших посадових осіб, видача ним довідок або відомостей службового характеру, копій документів допускається лише за вказівкою керівника, який вживає заходів щодо охорони конфіденційності відомостей та несе персональну відповідальність за їх захист.

    Порядок оприлюднення матеріалів прокурорської діяльностівстановлюється спеціальними наказами та вказівками Генерального прокурора Російської Федерації, прокурорів суб'єктів Російської Федерації та прирівняних до них прокурорів спеціалізованих прокуратур (далі - прокурори суб'єктів Російської Федерації).

    Кожному або його представнику за письмовою заявою має бути надана можливість ознайомлюватися з документами та матеріалами, наглядовими та спостережними провадженнями, що є в органах прокуратури та зачіпають його і свободи,

      1. якщо це стосується прав, свобод і законних інтересів інших осіб;
      2. якщо у зазначених документах та матеріалах не містяться відомості, що становлять державну або іншу охоронювану федеральним закономтаємницю (з урахуванням ухвали Конституційного Суду Російської Федерації від 18.02.2000 № 3-П).

    Рішення (письмове) про надання громадянинові для ознайомлення документів приймає керівник органу прокуратури, структурного підрозділу. Прокурорський працівник, який ознайомив громадянина із документами, складає відповідну довідку.

    У Генеральній прокуратурі, прокуратурах суб'єктів Російської Федерації, інших органах та установах прокуратури впроваджено та функціонує прикладна система - АІК «Нагляд».

    АІК «Нагляд»- автоматизований інформаційний комплекс єдиної системи інформаційно-документаційного забезпечення наглядового провадження органів прокуратури, створений для автоматизації діловодної та наглядової діяльності.

    База даних містить інформацію:

      • про всі вхідні, вихідні та внутрішні документи,
      • про всіх кореспондентів (громадян, організацій),
      • про рух оригіналів та копій документів,
      • про виконання документів та доручень,
      • про направлення документів у справи, наглядові та наглядові провадження.

    Система АІК «Нагляд» надає можливість працювати з електронними образами документів, здійснювати у базі даних автоматизований пошук документів за різними критеріями, організовувати контроль за виконанням документів та доручень, отримувати звіти щодо контрольним документам, оперативно отримувати довідку про обсяг документообігу за звітний період

    В органах прокуратури застосовуються інші форми документообігу. Одні з них призначаються для спеціалізованих прокуратур, інші мають тимчасовий характер.

    Заяви, скарги та інші звернення, що надходять від громадян, організацій, підприємств та установ, справи, наглядові та наглядові провадження, інші документи передаються на розгляд та виконання лише через службу діловодства з обов'язковою відміткою у реєстраційних формах паперових або електронних носіїв. При традиційної (паперової) реєстрації працівниками служби діловодства передача документів з одного підрозділу до іншого здійснюється обов'язково через цю службу.


    © 2022 egoist24.ru Платіжні системи. Іпотека. банки. Яндекс гроші. WebManey. Загальна інформація.