Внутрішня інформація розповсюджується за допомогою спеціальних інформаційно-довідкових документів, одним із видів яких є доповідна записка. З нею звертаються до людей, які займають вищі посади, про те, щоб повідомити про ті чи інші факти для спонукання до прийняття певного рішення.
Доповідна записка як внутрішній документ має певні принципи складання, що залежить від її мети. Розкриємо, як слід складати доповідні у тих чи інших робочих ситуаціях.
Відділ кадрів
Генеральному директору
ТОВ «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 1
Про порушення трудової дисципліни (прогул)
Справжнім доводжу до керівництва, що позавчора, 04.11.2016 р., співробітницею відділу кадрів Валер'євою Тетяною Олегівною допущено грубе порушення трудової дисципліни. Після обідньої перерви, що завершилася о 14:00, вона не повернулася на своє робоче місцета була відсутня до кінця робочого дня (з 14:00 до 18:00). Виправдувальних документів та задовільних пояснень своєї відсутності Т.О. Валер'єва протягом наступних двох днів не надала.
У зв'язку із допущеним грубим порушенням трудової дисципліни, пропоную оголосити Т.О. Валерьевой догану із занесенням у особисту картку.
Начальник відділу кадрів (підпис) Р.В. Сухарівський
Доповідна записка про невиконання працівником своїх посадових обов'язків
Цей документ покликаний донести до керівництва інформацію про те, що працівником неналежним чиномвиконані або виконані зовсім його професійні обов'язки. У фіналі документа міститься прохання про дисциплінарний вплив. Без такої доповідної будь-які санкції щодо працівника можуть бути визнані необґрунтованими.
Приклад доповідної записки про невиконання посадових обов'язків
ФАЙЛИ
Відділ метрології
Генеральному директору
ТОВ «Росмашінбуд»
Радковського К.Л.
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 2
Про невиконання посадових обов'язків
Цим документом доводжу до вашої інформації, що інженер відділу метрології Антон Петрович Райсфейдер припустився порушення графіка перевірок приладів обліку електроенергії (не проконтролював виконання затвердженого графіка), що спричинило накладення на організацію штрафу. державним інспекторомконтролю над приладами обліку.
У зв'язку із допущеним порушенням пропоную оголосити О.П. Райсфейдеру догану із занесенням до особистої картки та не нараховувати йому премію за результатами роботи за наступний місяць.
Головний метролог (підпис) П.К. Жовтківський
Доповідна записка про некоректну поведінку співробітника
Цей різновид доповідної записки інформує начальство про неприпустиму поведінку образливого характеру на робочому місці. Запропоновані заходи впливу мають бути спрямовані не лише на вимогу покарати винуватця, а й не допускати подібних ситуаційнадалі.
Приклад доповідної записки про неприпустиму поведінку співробітника
ФАЙЛИ
Адміністративно-господарський відділ
Генеральному директору
ТОВ «Просперіті»
Гіацинтова А.В.
ДОКЛАДНА ЗАПИСКА № 3
Про некоректну поведінку співробітника
Доводжу до вашого відома, що 24.08.2016 р. бригадиром озеленителів території Зайковським В.І. була допущена некоректна поведінка на адресу заступника начальника адміністративно-господарського відділу Антоніни Павлівни Фіногенової. Зайковський В.І. допустив нетактовне зауваження щодо зовнішнього виглядуА.П. Фіногенової, додавши образу нецензурними виразами. Слід зазначити, що це перше грубе висловлювання Зайковського В.І. на адресу співробітників відділу, що порушує робочу обстановку та провокує конфліктні ситуації.
Прошу залучити Зайковського В.І. до дисциплінарної відповідальності за некоректну поведінку на робочому місці
Начальник адміністративно-господарського відділу (підпис) Неклюєв М.Л.
На погляд здається, що між службової, доповідної і пояснювальної записками немає істотної різниці, т.к. ці документи схожі за своїм призначенням - вони носять інформаційний характер. Проте це різні документи, що відрізняються змістом, адресністю, цілями складання. Крім того, в них не містяться доручення, а повідомляються відомості, що спонукають адресата до прийняття остаточного рішення з питання, що розглядається.
У чому полягають особливості службової, доповідної, пояснювальної записки? Як правильно оформити кожен документ на паперовому носії? На ці та інші питання намагатимемося відповісти з практичної точки зору.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Доповідна записка(код 0286041 по ОКУД) - це інформаційно-довідковий документ, адресований керівнику, начальнику відділу, іншим уповноваженим особам. У ній докладно викладається будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача і має на меті спонукати керівництво до прийняття певного рішення.
Визначення «доповідна записка» як самостійного поняттяу законодавстві немає.
Доповідна записка складається як за письмовою чи усною вказівкою керівника, так і з ініціативи самих працівників (наприклад, у випадках, коли для врегулювання будь-якого виробничого чи господарського питання виникає необхідність викласти інформацію у письмовій формівищому керівництву). За допомогою такого документа можна внести пропозицію щодо покращення технічної сторони виробничих процесів, висловити незгоду з рішенням, прийнятим вищестоящим керівником, і навіть викласти свою думку у разі розбіжностей із колегами. Тому під час підготовки доповідної записки автору насамперед важливо доступно сформулювати свою позицію, та був навести переконливі аргументи на її користь.
Види доповідних записок
- на ініціативні;
- інформаційні;
- звітні.
Ініціативнадоповідна записка складається з метою спонукати адресата прийняти певне рішеннятому в тексті записки викладаються факти, містяться конкретні пропозиції, рекомендації або висновки.
ІнформаційнаДоповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі, результати або методи виконання роботи.
Звітнадоповідна записка інформує про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень тощо.
В залежності від адресатадоповідні записки поділяються:
- на зовнішні;
- внутрішні.
Зовнішня доповідна запискаадресується керівнику конкретної установи, оформляється на загальному бланкуорганізації, що підписується керівником і зазвичай містить наступні реквізити:
- найменування організації;
- дату;
- індекс;
- місце складання;
- адресата;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис керівника;
- прізвище виконавця, номер телефону.
Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищої організації (Приклад 1).
Приклад 1
Зовнішня доповідна записка
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
Про залучення додаткових
трудових ресурсів
Шановний Андрію Васильовичу!
Через брак кандидатів на стадії формування адміністративного апарату для філії у Москві необхідно залучити трудові ресурсиіз додаткових джерел у строк до 14.04.2014. Співбесіди із новими кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплату витрат за додатковими послугами буде здійснено відповідно до п. 4.5 Договору послуг № 04/56 від 14.02.2014.
Начальник відділу кадрів СеменовВ.О. Семенов
У справу №03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутрішня доповідна запискаспрямовується за межі установи, наприклад, у вищестоящу організацію, оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4, але із зазначенням усіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів» (Приклад 2).
До обов'язковим реквізитамвнутрішньої доповідної записки відносяться:
- найменування структурного підрозділу;
- найменування виду документа (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА);
- дата;
- реєстраційний (вихідний номер);
- заголовок до тексту;
- текст;
- позначка про наявність програми (якщо є);
- адресат;
- підпис укладача (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).
Приклад 2
Внутрішня доповідна записка
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
Про прогул, здійснений менеджером
відділу продажів
Доводжу до Вашої інформації, що сьогодні, 07.04.2014, менеджер з продажу Петрова Валентина Іванівна була відсутня на робочому місці протягом усього робочого дня з 10 годин 00 хвилин до 18 годин 30 хвилин.
Жодних відомостей чи документів, що підтверджують поважність причини відсутності Петрової В.І., надано не було.
У зв'язку із допущеним порушенням пропоную звільнити Петрову В.І. за прогул.
Керівник відділу продажу ІгнатьєвО.А. Ігнатьєв
У справу №02-10
Сидорова 07.04.2014
Оформлення реквізитів доповідної записки
При оформленні доповідної записки використовують як кутове (Приклад 3), і поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини (Приклад 4).
Приклад 3
Кутове розташування реквізитів у доповідній записці
Найменування
структурного підрозділуАдресат
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Приклад 4
Поздовжнє розташування реквізитів у доповідній записці
Найменування структурного підрозділу
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
_____________ № _________
Заголовок
Назва виду документапишеться великими літерами (ДОКЛАДНА ЗАПИСКА) і може розташовуватися по центру або від межі лівого поля.
Датаі номердоповідної записки пишуться на одному рядку. Дата оформляється арабськими цифрами. 21.04.2014 ) або буквенно-числовим способом ( 21 квітня 2014 р.).
Зверніть увагу
Датою зовнішньої доповідної записки є дата її візування та надсилання адресату, датою внутрішньої доповідної записки - дата складання та підписання.
Реєстраційний номер на внутрішній доповідній записці проставляється або за місцем складання, або за місцем отримання - в залежності від системи реєстрації документів, що діє в організації.
Якщо доповідну записку повинні розглянути зацікавлені особи, на ній проставляють візи погодження, а після ухвалення рішення - резолюціякерівника.
Винесення резолюції є кінцевим етапом розгляду доповідної записки.
Зверніть увагу
Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, буде підставою для вжиття будь-яких заходів, видання документів, проведення заходів.
Заголовокдо тексту коротко розкриває зміст документа. Він формулюється за загальним правиламскладання заголовків до документів: за допомогою прийменника про/проі віддієслівного іменника в прийменниковому відмінку, наприклад Про прогул Лазаренко О.О.
ТекстДоповідна записка складається з двох або трьох смислових частин:
- у першій - констатуючоючастини- викладаються причини, факти або події, що стали приводом для її написання;
- у другій - аналізуючої частини- міститься аналіз ситуації, що склалася і наводяться можливі варіанти рішення;
- у третій - резюмуючої частини- містяться висновки та пропозиції про конкретні дії, які, на думку укладача, необхідно вжити.
Друга частина у доповідній записці може бути відсутня. У цьому випадку текст доповідної записки містить обґрунтування, висновки та пропозиції укладача.
Якщо у доповідної записки є програма, відмітка прододаткуробиться до оформлення підпису.
Відмітку про наявність програми, названої в тексті записки, оформлюють так:
Додаток: на 3 л. в 1 екз.
Якщо записка має програму, не названу в тексті, то вказують її назву, кількість аркушів та екземплярів.
Додаток: Положення про управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 екз.
Внутрішню доповідну записку підписуютьукладач (якщо вона представляється керівнику підрозділу) та керівник підрозділу (якщо вона представляється керівнику організації); зовнішню доповідну записку підписуєКерівник організації.
Зверніть увагу
Якщо доповідна записка оформлена на двох і більше сторінках, то друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Порядкові номери проставляються у правій частині верхнього поля сторінки арабськими цифрами.
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Службова запискає різновидом доповідної. Це письмове інформаційне повідомлення, широко застосовується у практиці роботи сучасних управлінських структур найрізноманітніших рівнів та організаційно-правових форм. Службові записки забезпечують безпосередній зв'язок між об'єктами управління на горизонтальному рівні.
До речі
Службова записка – документ, який не має офіційного статусу. В ОКУД він не передбачено.
Службові записки готують у найрізноманітніших ситуаціях. Стандартні цілі цього документа включають:
- запит інформації;
- видачу інструкцій;
- супровід іншого повідомлення (супровідна записка);
- оголошення (повідомлення).
Текст службової записки містить інформацію про причини її складання як пропозиції, прохання, заявки. Це може бути інформація про переміщення персоналу, зустрічі, зміни в корпоративній культурі компанії тощо. Службові записки оформляються на стандартному аркуші паперу формату А4.
Службову записку підписує спеціаліст чи керівник підрозділу. Датою службової записки є дата її складання та підписання.
Законодавством не передбачені жорсткі вимоги до складання та оформлення службових записок, тому порядок їх оформлення з урахуванням специфіки організації слід закріпити у локальному нормативному акті, Наприклад, в інструкції з діловодства. Формат службової записки має служити цілям спрощення та прискорення процесів внутрішньої комунікації.
Зразок оформлення службової записки представлений у Прикладі 5 .
Приклад 5
Службова записка
У суботу, 19.04.2014, з 9:00 до 16:00 у відділі кадрів ТОВ «Північ» проводитиметься монтажні роботиіз встановлення сигналізації.
Прошу Вас дозволити доступ для виконання робіт наступним співробітникам компанії «Енергомережа»:
1. Сімакіну І.П.
2. Іванову П.М.
Начальник АХО СвиридовН.М. Свиридов
У справу №02-14
Ільїна 16.04.2014
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Пояснювальна записка- це внутрішній документ, який пояснює причини будь-якої дії, факту, випадку, події, що складається працівником організації та представляється вищому посадовцю.
Відповідно до частини першої ст. 193 Трудового кодексу Російської Федераціїдо застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Працівник повідомляє причини та обставини вчинення дисциплінарної провини саме в пояснювальній записці. На основі пояснювальної записки керівник приймає рішення щодо застосування до співробітника дисциплінарного стягнення. Крім того, цей документ є однією з підстав для оцінки роботодавцем тяжкості скоєної провини та обставин, за яких він був скоєний.
В ОКУД ОК 011-93 цей документ згадується лише один раз - пояснювальна записка про порушення трудової дисципліни (код 0286091), що відноситься до класу 0286000 "Документація з оформлення дисциплінарних стягнень".
Види пояснювальних записок та їх особливості
- на складені для пояснення окремих положеньвиконаної роботи (проекту, звіту, розробки);
- складаються у разі виникнення штатних ситуацій, порушення дисципліни, провинах тощо.
Пояснювальна записка пишеться працівником від руки в єдиному екземплярі на стандартному аркуші паперу формату А4 і адресується особі, яка її зажадала. Вона також може бути набрана на комп'ютері з використанням трафаретної форми, прийнятої організації. Форма пояснювальної записки, а також спосіб виконання (рукописний або комп'ютер) законодавчо не закріплені.
Пояснювальна записка може складатися структурним підрозділом чи конкретною посадовою особою.
Записка як доказ
Роботодавець, вимагаючи від працівника пояснювальну записку, написану від руки, цим захищає себе від неправомірних дій з боку працівника при трудовій суперечці. Він виключає заміну вихідного документа.
Якщо в компанії застосовуються шаблонні форми, то наприкінці тексту можна зробити позначку:Пояснення складено особисто із використанням персонального комп'ютера. Дата. Підпис.
Оформлення окремих реквізитів доповідної записки
З метою уніфікації інформаційно-довідкових документів пояснювальну записку слід складати та оформлювати відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003.
Датоюпояснювальною запискою є дата її складання.
Текстпояснювальної записки повинен містити:
Опис фактів, що стали приводом для її написання;
Аргументи, які пояснюють ситуацію, що склалася.
Текст записки повинен бути переконливим та містити незаперечні докази.
При оформленні підписивказується посада, особистий підпис, ініціали та прізвище.
В якості додатківможуть наводитися документи, що виправдовують дії укладача документа та підтверджують ті чи інші обставини.
По структурі тексту пояснювальна записка відрізняється від доповідної тим, що містить висновків і пропозицій (Приклад 6).
Зверніть увагу
Якщо в компанії розроблено та затверджено типові формипояснювальних записок, що застосовуються в різних ситуаціях, це означає, що працівники повинні оформляти записки по затвердженим формам. Документ, складений за формою, також може бути дійсним.
Приклад 6
Пояснювальна записка
Застосувати дисциплінарне стягнення
як догани Олександрової І.І.
Відділ кадрів видати наказ.
Смолкін 17.04.2014
Директору ТОВ «СВ»
А.В. Смолкіну
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Про відсутність на робочому місці
Я, Олександрова Ірина Ігорівна, бухгалтер, була відсутня на робочому місці 14.04.2013 з 9 годин 00 хвилин до 15 годин 30 хвилин за особистими обставинами.
Виправдувальних документів не маю.
Бухгалтер ОлександроваІ.І. Олександрова
РЕЄСТРАЦІЯДОКЛАДНИХ, Службових, пояснювальних записів
Однією з функцій діловодної служби організації є забезпечення оперативного пошуку потрібної інформації, пов'язаної з просуванням переданих документів до виконавця Для зручнішого пошуку цих даних використовуються різні реєстраційні форми.
Доповідні, службові, пояснювальні записки за своїм функціональним призначенням є носіями певної інформації. Оскільки викладене у записці питання вимагає письмового оформлення рішення у вигляді резолюції керівника організації чи іншої повноважної посадової особи, документи необхідно реєструвати.
Нагадаємо, що існують три форми реєстрації документів: журнальна, карткова та автоматизована. Організація має право вибрати найбільш ефективну і відповідну їй форму реєстрації.
▪ Журнальна форма реєстрації -найпоширеніша, але завжди зручна, т.к. реєстрація всіх документів у ній йде у хронологічному порядку, а при пошуку певного документа фахівцю доводиться переглядати усі аркуші журналу. Пошук інформації ускладнений ще й тим, що ініціативний документ може бути зареєстрований, наприклад, в одному журналі, а на нього - в іншому. Обов'язкових реєстраційних форм (журналів) законодавством не передбачено. Рекомендовану форму журналу реєстрації наведено в Прикладі 7.
Приклад 7
Фрагмент журналу реєстрації доповідних та пояснювальних записок
|
Дата документу |
Реєстраційний номер |
Вид документу, короткий зміст |
Ким підписано документ |
Виконавець |
Куди передано |
Розписка в отриманні (підпис, дата) |
Відмітка про направлення документа у справу |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Про відкликання з відпустки касира Швець О.Р. |
Начальник відділу кадрів |
Інспектор відділу кадрів |
Відділ кадрів |
Смирнова В.А. |
У справу №03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карткова форма реєстраціїв порівнянні з журнальною є більш зручною та адаптованою. Створювані реєстраційно-контрольні картки документів під час пошуку у класифікаторі дають можливість оптимізувати процес пошуку документа та скоротити час процесу реєстрації. Очевидна перевага карткової реєстрації у тому, що реєстрацією одночасно можуть займатися кілька працівників;
▪ Автоматизована (електронна) форма реєстраціїпередбачає використання спеціального програмного забезпечення. Відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається у базі даних. Одночасно із реєстрацією може відбуватися друк реєстраційно-контрольної картки.
Зазвичай доповідні та пояснювальні записки мають складний реєстраційний індекс, який формулюється так само, як індекс вихідного документа. Реєстраційний номер складається з індексу справи за номенклатурою справ (включаючи індекс структурного підрозділу та номер справи за номенклатурою справ цього підрозділу) та порядкового номерадокумента у межах календарного року.
Зверніть увагу
Питання реєстрації та обліку документів в організації повинні бути відображені в інструкції з діловодства. В інструкції слід зафіксувати:
1) перелік документів, що не реєструються.
2) перелік реєстрованих груп документів, причому для кожної групи обов'язково вказується:
Місце реєстрації;
Час та порядок реєстрації;
Правило утворення реєстраційного номера;
Форма, у якій проводиться реєстрація;
Перелік реквізитів, що заносяться у форму, правила їх заповнення;
правила обліку руху документів після реєстрації;
принцип реєстрації (одноразова або повторна реєстрації при передачі документа в інший підрозділ);
3) порядок дій при повторному надходженні документа до організації (для вхідних документів).
Терміни зберігання доповідних, службових, пояснювальних записок
Терміни зберігання встановлені в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. Відповідно до зазначеного Переліку терміни зберігання доповідних записок можуть становити 1 рік, 3 роки, 5 років, 75 років, постійно. Пояснювальні записки слід зберігати постійно.
Наша порада
При оформленні записок необхідно дотримуватись єдиного стилю, а основний текст документів повинен відповідати правилам ділової етики та встановленим вимогам до оформлення документів. Неприємне враження залишають неакуратно складені та оформлені документи з граматичними помилками. Не поспішайте надіслати документ адресату, а уважно віднімайте його, виправляючи, за наявності, граматичні помилки чи описки.
Доповідна записка – це документ, оформлений з ім'ям керівника, головного бухгалтера чи іншого співробітника организации.
Доповідна записка має юридичну силу, оскільки складається з метою вжиття заходів або будь-яких дій щодо викладеної у ній проблемі.
Доповідна записка повинна бути складена як орфографічно так і юридично грамотно, в ній повинна бути докладно викладена проблема, що склалася, і бажано наявність дій з її вирішення який пропонує сам її укладач.
Доповідна записка, адресована керівнику організації чи відділу, є внутрішнім документомі може складатися на простому аркуші формату А4.
Якщо документ направлений у вищестоящу організацію, він автоматично стає зовнішнім, і складається на фірмовому бланку.
Правила оформлення доповідної записки
Основна мета доповідної записки - не просто ознайомити вищестоящі керівництво з проблемою, що склалася, або сходом робіт, що проводяться.
А також і спонукати керівництво до оперативного вжиття заходів для вирішення обстановки, що склалася.
Доповідна записка має бути складена за формою ОКУД, йти під кодом 0286041.
Доповідні записки поділяються на кілька класифікацій залежно від інформаційної складової або адресата (чиє ім'я складена ця записка).
1. Так, за першою класифікацією вона буде інформаційною звітністю, в якій будуть зазначені етапи, складності та особливості робіт, що проводяться.
Укладач такого роду доповідної повинен доступною і професійною мовою донести до начальства, на якому етапі розвитку знаходиться той чи інший проект, і що робиться для забезпечення його реалізації.
Подібні доповідні складаються регулярно до останнього часу, поки проект не буде завершений.
Звітні записки безпосередньо пов'язують керівництво організації з керуючими проекту
Це дозволяє оперативно дізнаватися, у яких напрямах не вистачає коштів, у яких їх надлишок, і відповідно вжити заходів щодо нормалізації роботи проекту.
Керувати, тобто приймати рішення щодо розподілу ресурсів, можна лише на основі достовірної та своєчасної інформації. Ця інформація має бути коректною та надходити досить оперативно. Саме для цього і служить офіційний документпід назвою "доповідна записка", про яку ви дізнаєтеся далі.
Що за записка?
Доповідна записка є стандартною канцелярською формою передачі інформації «знизу-вгору» – від співробітників до керівництва. У доповідних записках описуються критичні події, події, що відбуваються, і загальний стан фірми. Спираючись на доповідні, менеджер може зробити більш точний аналіз стану справ в організації та віддавати адекватні команди.
Створення доповідної може бути задумом і підлеглого, та її безпосереднього керівництва. Якщо ініціатива походить від менеджменту, часто вказівку виконати цю роботу доводиться до підлеглого в усній формі.
Існують інші види записок для ділового спілкування. Не можна плутати їх із доповідною, тому розглянемо їх популярні види:
- Службова записка – використовується передачі інформації між відділами чи співробітниками, які перебувають у прямому підпорядкуванні одне одному. Так можуть висловлюватися деякі прохання про співробітництво або повідомлення про події, що відбуваються всередині організації, тому таку форму не можна вважати доповідною запискою.
- , в якій зазвичай співробітник пояснює керівництву свої дії, найчастіше такі, що призвели до порушення нормальної роботи організації. Це також не є докладною.
Нижче ви зможете переглянути ролик, в якому пояснюється, у чому різниця між доповідними та службовими записками:
Слід враховувати, що доповідна записка серйозна юридичним документом. Можливо, що в майбутньому вам доведеться посилатися на неї. судових розглядахтому ставтеся до її вмісту уважно.
Види доповідної записки
Існує умовний поділ доповідних за тематикою, зразковий напрямок якого зрозуміло з назви:
- Звітні. Найчастіше застосовуються саме такі доповідні. Їх складання заздалегідь регламентується вищою структурою для контролю над параметрами, які регулярно потребують нескладного, але безперервного контролю.
- Ініціативні. Подаються керівництву нерегулярно у випадках, коли у підлеглих є пропозиція щодо раціоналізації чи оптимізації процесів на підприємстві.
- Інформативні. Пишуться для повідомлення вищих співробітників про певні різкі зміни (часто негативні) в налагодженій роботі відділу або фірми. У таких випадках зазвичай потрібна швидка реакція керівництва, щоб не зазнати втрат або не упустити можливий прибуток.
Незалежно від тематики, документ може бути:
- внутрішнім. Для вирішення питань, що виникають усередині установи, застосовуються внутрішні доповідні. Рішення після їх розгляду приймають власні співробітникиорганізації.
- зовнішнім. Зовнішня доповідна складається для сторонньої організації, яку прагнуть залучити до процесів, які у своєму установі.
Як складаються такі записи, розглянемо далі.
Як написати внутрішню доповідну?
Внутрішні доповідні пишуть на простих аркушах паперу. Перерахуємо обов'язкові складові та вкажемо їх традиційне розташування:
- Кому призначена доповідна (хто повинен буде приймати рішення) - праворуч вгорі, в давальному відмінку.
- Інформація про особу, яка склала документ з неодмінною вказівкою відділу (підрозділу). Вказується також праворуч, нижче попередньої частини, в давальному відмінку.
- Назва документа – «Докладна записка» – у центрі аркуша (після назви точка, двокрапка та інші розділові знаки не ставляться). Якщо тема доповідної стандартна (про прогул, про пропозицію, про преміювання) – можна відразу її додати під назвою.
- Реєстраційний номер та дата (якщо цього вимагає внутрішнє діловодство).
- Можлива згадка спонукань, що спричинили складання записки.
- З абзацу – констатація, тобто виклад ситуації, що склалася в якомусь процесі, з погляду респондента (факти, події, обставини, хронологія, причинно-наслідкові зв'язки).
- З нового абзацу – аналітика, тобто точний опис проблем, які вже існують або можливі в майбутньому, як це представляється доповідачу (іноді наводяться потенційні можливості, які поки що не використовуються, проте можуть послужити на благо організації).
- З нового рядка – рекомендації, тобто шляхи усунення проблем чи пропозиції щодо мінімізації втрат, якщо уникнути негативного впливу деяких факторів неможливо (або оптимальний шлях із освоєння незадіяних ресурсів).
- Дата, число, персональні дані доповідача – підпис, посада, ініціали (ПІБ).
Порожній бланк документа можна завантажити.
Найбільш популярні форми такої доповідної записки розглянемо нижче.
Про порушення трудової дисципліни
Такий документ є дуже серйозним, адже на його підставі може бути:
- винесено (догану);
- зниження працівника на посаді;
- запущено процедуру звільнення співробітника за відповідною статтею Трудового Кодексу РФ;
- відкрито судовий розгляд.
Звісно ж, така інформація є внутрішньою, тому небажано її проникнення за межі установи.
В основному тексті має бути чітко і конкретно зазначено, у чому завинив працівник. Ще краще, якщо прямо наводяться статті Трудового Кодексу РФ та правила внутрішнього розпорядку, порушені співробітником.
У тексті зазвичай є згадка про те, що співробітник дав пояснення своїй поведінці в пояснювальній записці, із зазначенням номера, дати та інших ідентифікаторів цього документа. Якщо ж такої пояснювальної немає, це також зазначається.
Приклад внутрішньої доповідної записки про те, що працівник порушив трудову дисципліну, оскільки не був на робочому місці, можна завантажити.
Про невиконання посадових обов'язків
Як правило, за невиконання посадових обов'язків слідує покарання працівника як притягнення до дисциплінарної відповідальності. Його формами можуть бути:
- невиплата премії;
- штраф;
- догану;
- зниження на займаній посаді.
Зразок доповідної записки про невиконання посадових обов'язків пропонується завантажити.
Співробітник має право подати до суду на роботодавця, якщо вважатиме покарання несправедливим або надмірним, тому при складанні доповідної необхідна точність формулювань і вивіреність вимог, наприклад, з посиланням на внутрішній розпорядок робіт.
Про преміювання
Така форма доповідної застосовується у разі, коли співробітнику призначається премія. Здебільшого тексті розписується, яку роботу призначається премія у якому розмірі. Завантажити зразок такого документа можна.
Як скласти зовнішню доповідну?
Такі документи оформляються на фірмовому бланку з обов'язковою вказівкою реквізитів та контактних даних компанії. Емблема на бланку допоможе одержувачеві швидше зрозуміти, з ким він має справу. Для підтвердження достовірності документа має бути поставлений синій друк підприємства.
Оскільки діловий папір вирушатиме у зовнішній світ, то вимоги до його наповнення такі:
- Назва організації-одержувача. Скорочення та пропуски не допускаються (праворуч вгорі).
- Посадова особа, якому надсилається документ (зазвичай «Генеральному директору» чи щось подібне) – під попередньою частиною.
- Назва організації-відправника, також без скорочень та перепусток (зліва вгорі).
- Повна офіційна назва документа (доповідна записка про відрядження співробітника, наприклад) – у центрі документа.
- Суть справи, що викладається у діловій формі коротко та ясно.
- Посада, сигнатура та ініціали керівника організації-відправника (у центрі нижньої частини).
- Дані про виконавця – посада, ініціали, номер контактного (службового) телефону (нижче від попередньої частини).
Ось зразок такої записки:
5 вимог до форми доповідної
Доповідна записка не має строго обов'язкової формиОднак вона є канцелярським повідомленням, тому пишеться в негласному форматі, який має наступні обов'язкові елементи:
- Необхідна інформація має бути обов'язково чітко прописана.
- Грубі помилки та пропуск важливих даних неприпустимі, інакше надалі доповідна може бути визнана недійсною.
- Емоційні оцінки та особисте ставлення до описуваної ситуації зазвичай не вітається, тому що не сприяє прийняттю адміністративного рішення.
- При описі обставин необхідно вказувати всі важливі деталі ситуації. Неістотні дрібниці можна не згадувати.
- Наприкінці документа обов'язково прописується посада укладача та його ПІБ.
Вище ви ознайомилися з різними видами доповідних, так що тепер краще розумієте, як їх складати і що в них має бути написано. Особливо це корисно знати службовцям державних установ, Начальники яких зобов'язуються писати доповідні записки.
На будь-якому підприємстві знайдеться співробітник, який не поважає своїх товаришів по службі, підлеглих і іноді навіть начальство. На відміну від дисциплінарних провині неналежного виконаннясвоїх обов'язків іноді буває важко покарати працівника за некоректну поведінку, оскільки норми про некоректну поведінку Майже не зустрічаються у ТК РФ (крім педагогічних працівників).
Оскільки поняття некоректної поведінки, а також покарання за нього не прописуються в основних законодавчих актах, щоб мати можливість кваліфікувати некоректну поведінку співробітника, а також застосувати покарання за це, необхідно внести вищезгадані поняття в локально-нормативні документи цієї організації.
Наприклад, в колективний договірабо правила внутрішнього трудового розпорядку.
До некоректної (хамської) поведінки можна віднести такі дії:
- образливі висловлювання на адресу товаришів по службі або клієнтів організації;
- використання ненормативної лексики щодо людей або просто в розмовній мові;
- нав'язлива та груба поведінка;
- непристойні жести на адресу товаришів по службі та клієнтів організації і т.д.
Це лише деякі з основних ознак некоректної поведінки працівника.
Цей список можна продовжувати практично нескінченно, все залежить від корпоративної політики організації та сфери її діяльності.
Які обов'язки мають бути у технічного директора у компанії? дивіться посилання.
Крім вищезгаданих дій, сюди можна віднести безліч інших, аж до носіння відвертого одягу, якщо в компанії є суворий дрес-код.
Внесення пункту про некоректну поведінку в один із локально-нормативних документів організації, а також ознайомлення з ними працівника необхідне для того, щоб керівник організації мав право покарати працівника, який вчинив цей проступок.
Зразок акта про неподання пояснення для застосування стягнення. Хто складає доповідну записку про некоректну поведінку?
Скласти доповідну записку про некоректну поведінку співробітника має право будь-який присутній при цьому співробітник або той, на кого ця поведінка була направлена.
Розрахунок аліментів від зарплати – не найпростіша процедура. Щоб правильно розрахувати аліменти на дитину подивіться.
Крім доповідної записки може також складатися акт у присутності комісії у тому, що це співробітник поводився некоректно стосовно працівникам чи діловим партнерам організації.
Найчастіше некоректна поведінка, зокрема нецензурні висловлювання на адресу будь-кого, супроводжує алкогольного сп'яніння. Так ось у цьому випадку за одну, здавалося б, провину можна покарати працівника двічі.
За появу працівника у нетверезому стані та за некоректну поведінку.Але лише за умови, що норми некоректної поведінки та їхня заборона внесені до локально-нормативних документів організації.
І тут доповідна записка чи акт складаються комісією, яка фіксує факт перебування працівника у нетверезому стані.
Зразок доповідної записки про хамську поведінку співробітника
Порядок складання документів у тому, що працівник дозволив собі хамська поведінканічим не відрізняється від складання всіх інших службових записок та актів, з яких починається службове розслідування.
Однозначної думки щодо цього немає у тому, що стосується службового розслідування. А от якщо справу буде передано до суду, то тоді треба вказати і, більше, бажано мати свідків.
Службове розслідування проводиться в загальному порядкуіз дотриманням вимог законодавства.
Оскільки норми поведінки часто прописують у правилах внутрішнього трудового розпорядку, то їх порушення можна віднести до дисциплінарних провин .
Відповідальність працівника
До працівника, який дозволив собі некоректну (хамську) поведінку, як правило, застосовується дисциплінарне покарання. Зазвичай це, залежно від тяжкості, – догана чи зауваження.
Що таке дохідні вкладення у матеріальному балансі та у яких випадках вони враховуються? Відповідь на це питання є.
Звільнити відразу за некоректну поведінку не можна, оскільки вона не належить до одноразових тяжких.
Але якщо співробітник вже вміє раніше накладене дисциплінарне стягнення, терміном менше року, то звільнення цілком можливо застосувати, навіть якщо попереднє стягнення було накладено за інший проступок.
Крім покарання, згідно Трудового Кодексу, в даному випадкуможна застосувати та норми цивільного Кодексу , в частині образи особистості та гідності, наклепу.
До суду можуть звернутися як постраждалі сторонні громадяни, які зазнали образи, так і безпосередньо співробітники цієї організації.
Існують прецеденти, коли до суду подавали позов не на конкретного працівника, а на організацію в цілому, якщо особа, яка дозволила собі некоректну (хамську поведінку), обіймала високу посаду.
Як документально оформити прийом товару? Правила складання та дивіться за посиланням.
Також єдиним виходом для працівників є звернення до суду у тому випадку, коли груба та некоректна поведінка дозволив собі керівник організації.
У будь-якому разі, в даний час все більше компаній стали звертати увагу саме на цю частину спілкування співробітників як на важливу складову ділового іміджу підприємства.
Тому норми для внутрішнього спілкування співробітників між собою, а також із клієнтами організації все частіше прописуються в локальних документівзаймаючи там все більше місця.
Хоча тут теж не слід захоплюватися та затискати працівників у тісні рамки. Оскільки в чинному законодавствіможуть бути обмеження. Це також доречно пам'ятати при складанні дрес-коду для організації.
Про те, як написати доповідну на співробітника за образу, ви дізнаєтесь із цього відео: