Има задължителни (предоставени) и препоръчителни документи. Ако вашият KDP е пълна нула, трябва енергично да се заемете със създаването на задължителна документация. В самото общ изгледтой попада в две категории:
- Местни разпоредби.
- Документи, създадени по време на регистрацията на трудовите правоотношения.
- осигуряване на защита.
Тук, но като вземем предвид спецификата, можем да включим:
- разпоредби относно и т.н. (ако такива функции съществуват във вашето предприятие).
- кадрови досиета (работа, гражданскоправни договори; заповеди за персонал; лични карти на служителя);
- документи за отчитане на работното време и изчисления (графици, ведомости за заплати);
- лични документи на служителите трудови книжки, лични документи).
Номериране на заповедите в управлението на кадровата документация
Обикновено начинаещите имат въпрос: как да номерират поръчките? Добри новини: правни изискванияне е инсталиран, използвайте здравия разум.
Има няколко въпроса за подсказки, като отговорите на които можете да създадете своя собствена логика за номериране на поръчки.
- Колко служители на пълен работен ден в организацията: 10, 50, повече от петдесет?
- Какво е текучеството на персонала?
- Колко често трябва да променяте условията на труд (прехвърляте служители от длъжност на длъжност, да ги включвате в работа през почивните дни и т.н.)?
Ако видите, че обемът на поръчките ще бъде малък, можете да направите непрекъсната номерация с добавяне на буквата "К" (ежегодно, започвайки от No 01-K), за да ги отделите от поръчките за основна дейност. Ако има много поръчки, опитни кадрови служители съветват да се разделят и маркират различни видове поръчки с букви, в зависимост от тяхната тема.
За да не се бъркате и да поддържате документацията в ред, се препоръчва и водене на регистър на поръчките.
Управление на кадровата документация
Тази трудна работа се извършва на базата, която съдържа библиотека от образци на всички документи - можете да вземете и използвате. Между другото, от 2013 г. никой няма право да изисква документи само във вида, в който са представени в резолюцията: но защо да губите време за изобретяване на велосипед?
Като начало се препоръчва да се издаде инструкция или наредба за KDP, където е написано как са документирани всички кадрови процедури, как се извършват в организацията и т.н. Такава инструкция ще се превърне в надеждна основа за цялото KDP в предприятието и ще ви позволи да го поставите в перфектен ред.
Какво представлява работата в офиса и документооборота (2019)? Урок, както и модерен икономически речник, дефинира работния процес като движението на документи между техните съставители и изпълнители по информационни технологични вериги, което прави възможно информирането на всеки заинтересовани страни, донесете им взети решения, счетоводство и контрол. От своя страна офис работата е дейностите по поддържане, актуализиране и контрол на документация.
Тъй като стойността на информацията в съвременен святи бизнесът е трудно да се надценява, дава се офис работата и документооборота на организацията важна роля. Често правилността на вземането на решения и крайният резултат зависят от яснотата и яснотата на формулировката, скоростта на документооборота.
Има три вида документооборот:
- входящи (влизащи в организацията);
- изходящи (изпратени от организацията);
- вътрешни (документация, създадена и използвана от служителите в процеса на управление).
Етапи на работа
Работата с документи в организацията е разделена на етапи.
За входящи:
- получаване и обработка;
- предварително разглеждане от деловодителя;
- Регистрация;
- разглеждане от ръководството на организацията и насочване за изпълнение;
- контрол на изпълнението.
За изходящи:
- разработка, проектиране;
- Регистрация;
- изпращане.
За вътрешни:
- разработка, проектиране;
- Регистрация;
- обработка, изпълнение, изготвяне на отговори;
- контрол на изпълнението.
За всички:
- отчитане и анализ на обемите на документопотока;
- съхранение.
Скоростта на преминаване през етапите директно зависи от правилността на документацията, както и от одобрените от организацията норми на документооборота. Примерна наредба за документооборота в една организация (2019 г.) можете да изтеглите по-долу.
GOST за офис работа 2019
Изискванията за изпълнение на официални документи в момента са формулирани в националния стандарт Руска федерация. Той се промени държавен стандартРуската федерация GOST R 6.30-2003.
Запознаването с GOST за офис работата, според нас, е полезно да започнем с изучаването на терминологията, която е описана подробно от друг национален стандарт- (ГОСТ офис работа и архивиране), тъй като тези знания ще помогнат за правилното разбиране и използване на професионалния речник.
Той дефинира понятията, използвани в статията:
- Документът е информация, записана на носител с подробности, които позволяват да бъде идентифициран.
- Изпълнение на документа - полагане на необходимите реквизити върху документа.
- Атрибутът на документа е елемент от дизайна на документа.
GOST R 7.0.8-2013
Офис работа-2019: нови изисквания към документацията
Като се вземат предвид описаните дефиниции, помислете за правилата за формализиране на официални документи.
За тези, които са научили за съществуването на стандарт в областта на офис работата от тази статия, ще бъде полезен подробен анализ на разделите на GOST. За опитни служители предлагаме да се запознаете с промените, които влязоха в сила на 01.07.2018 г. заедно с.
Нов важен раздел веднага привлича вниманието към себе си. Общи изискванияза създаване на документи”, която систематизира и описва правилата, отнасящи се до всички видове детайли, включително текст:
- номера на страници;
- предпочитани шрифтове и размери на шрифта;
- абзац тире;
- стойността на междуредовото разстояние, разстоянието между буквите и думите;
- подравняване на текста;
- максимална дължина на линията за ъглово и надлъжно разположение;
- правила за избор на удебелен текст;
- оформление на заглавната страница.
Всички промени са насочени към подобряване на изискванията. Списъкът с реквизити е разширен, добавено е:
- печат за ограничаване на достъпа;
- марка на електронен подпис;
- име структурна единица— автор на документа;
- името на длъжността на лицето - автор на документа.
Някои подробности се комбинират в едно, например променливата "референтни данни за организацията" може да включва не само пощенския адрес и телефонния номер, но и OKPO, PSRN, TIN / KPP.
Разделът „Данни за обработка“ се допълва с правилата за използване на встъпителни обръщения и крайната етикетна фраза, електронен подпис, както и подпис на лицето, изпълняващо длъжността ръководител.
Офисната работа в една организация включва създаването на официални документи и организацията на работата с тях. За уеднаквяване на процесите на работа с документи, повишаване на тяхната ефективност и ефективност в организацията, може да се разработи инструкция за работа в офиса. Освен това организацията може да въведе и длъжността чиновник, чийто кръг служебни задълженияразгледахме в отделна . В тази консултация ние ще стандартна инструкцияпо деловодство 2017 и 2018г.
Офисната работа като процес
Инструкцията за деловодство в организация може да обхваща всички етапи от движението на документи в организацията и да предвижда по-специално процедурата:
- получаване, записване, регистриране, предаване и изпращане на кореспонденция;
- изготвяне и проектиране официални документи;
- изготвяне и изпълнение на организационни и административни документи (заповеди, протоколи от официални заседания);
- съставяне на номенклатури на делата и оформяне на дела в деловодството;
- подготовка на документи за последващо съхранение и използване;
- отчитане, съхранение и използване на формуляри.
Например процесът на подготовка на документи за последващо съхранение и използване може да включва:
- проверка на стойността на документите, т.е. определяне стойността на документите, за да се изберат за съхранение и да се установят срокове за съхранение;
- регистрация на делата, т.е. набор от работи по описване на делото върху корицата, брошура, номериране на листовете и изготвяне на удостоверителен надпис;
- предаване на делата в архива и осигуряване на безопасността на документите.
В допълнение, инструкцията за работа в офиса може да предвижда процедурата за поставяне на печата, задължителна употребакоето в момента не се изисква в бизнес компаниите.
Всякаква дейност юридическо лице(особено с персонала) включва създаването на различни видове документи. И на определен етап възниква въпросът за организиране на работа с тях, както и за тяхното отчитане и съхранение. Трудно ли е да се организира бизнес? Инструкциите стъпка по стъпка 2017 ще помогнат за това.
От статията ще научите:
- дали е необходимо да се обърне внимание на работата в офиса;
- как да организирате работата в офиса от нулата: инструкции стъпка по стъпка 2017 г.;
- как да подредите HR записи: инструкции стъпка по стъпка 2017.
Регулаторна рамка
Офисната работа се признава за такава дейност, която осигурява документация (създаване на официални документи) и определя процедурата за организиране на работата с официални документи. Разбира се, въпросът дали е необходимо да се обмисли процедурата за работа с документи възниква, когато е трудно да се намери конкретен документ. От една страна, трябва да се радваме, че компанията се развива и расте, но от друга страна е на дневен ред нова задача - как правилно и удобно да организираме документооборота.
По-лесно е с деловодството в официални институции - там този процес е регламентиран със специални разпоредби. Например:
- Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78 „За одобряване на правилата за работа в нотариалната канцелария“ (заедно с Правилата за работа в нотариалната канцелария, одобрени с решение на Съвета на FNP от 17 декември, 2012 г., Заповед на Министерството на правосъдието на Русия от 16 април 2014 г. № 78) утвърди правилата за документооборота при нотариусите;
- Решение на УС на Евразийската икономическа комисия от 05.05.2015 г. № 46 „За правилата за управление на вътрешните документи в Евразийската икономическа комисия“ определя правилата за работа с документи в ЕИО;
- по поръчка Съдебен отделв върховен съд RF от 29 април 2003 г. № 36 утвърдена Инструкция за съдебна канцеларска работав районния съд;
- Постановление на ЦИК на Русия от 20 януари 2016 г. № 321 / 1831-6 прие Инструкции за работа в офиса в Централния избирателна комисияРуска федерация;
- Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477 одобри Правилата за работа в офиса в федерални органиИзпълнителна власт.
Има и специфични разпоредби, които споменават как си струва да организирате офис работа в определени организации, например Федералният закон от 15 април 1998 г. № 66-ФЗ „За градинарските, градинарските и дачните нетърговски сдружения на гражданите“ предписва процедура за водене на деловодство в такива субекти.
Прочетете по темата в електронното списание
- Колко важно е да се води количествен отчет на получените листове от документи?
- Одит на офис работата: кога е изгодно да се включи одиторска фирма
- Контрол на изпълнението на документа
В частните компании всички въпроси за организиране на офис работата се решават от собствениците. Или по-скоро да се развива офис работата от нулата: инструкции стъпка по стъпка за 2017 г. са възложени на конкретни изпълнители - понякога служители по персонал, понякога секретари. Тъй като такава инструкция е назряла, това означава, че наистина има нужда от такава регулация.
- Видове документи в деловодството
- Офис цели
- Офис работа и документооборот 2017
Как да организираме бизнес
година ще ви помогне да решите откъде да започнете и към какъв резултат трябва да се стремите. В идеалния случай една организация трябва да приеме вътрешен документ- бизнес инструкции. Ако компанията е голяма, с подразделения, клонове, тогава е оправдано приемането на няколко местни акта, регулиращи тези въпроси.
Етап 1.
На първо място е необходимо да се реши кои документи ще бъдат обхванати от инструкциите, предназначени да регулират работния процес. Припомнете си, че цялата маса документи в организацията е разделена на вътрешни (местни), изходящи и входящи. Редът на работа с тях ще бъде различен, така че си струва да го опишете в различни раздели.
Стъпка 2
Инструкции за писане (нейните раздели). Отделно предвидете местни актове: как се приемат, как служителите са запознати с тях, къде и при кого се съхраняват местните актове. Според входящата документация е необходимо да се опише кой и къде регистрира входящата документация, в какъв срок, как се записва предаването на документа за изпълнение, къде се съхранява входящ документслед отговор на него и други процедурни точки. За изходящи - по подобен начин решете въпроса с процедурата за регистрация, правилата за изпращане, подписване.
Стъпка 3
В инструкциите трябва да се посочи кои документи са одобрени стандартна форма, и при изготвянето на които трябва да се ръководи от одобрения GOST.
Стъпка 4
Определяме отговорните лица за изпълнението на всеки раздел от инструкцията.
Ние решаваме в какъв ред, къде, на чия отговорност ще се съхраняват документите.
Стъпка 5
Определяме необходимостта от допълнителни раздели от инструкциите. В зависимост от спецификата на дейността на организацията може да е необходимо да се посочи процедурата за правене на копия, процедурата за работа с печати и печати, процедурата за обмен на документи между отделите.
Редица документи могат да бъдат предмет на други местни актове, например съгласно одобрената процедура за работа с лични данни или реда за безопасност търговска тайнаорганизации. Желателно е да се правят препратки към тези местни актове. Освен това работата с документи в редица организации може да бъде регулирана и от специално законодателство - например управление на документи в кредитна институцияподлежи на федерален закон„За банките и банковата дейност”, който регламентира процедурата по отношение на банковата тайна. Тези точки също трябва да се вземат предвид при съставянето на инструкциите.
Стъпка 6
Утвърждаване на инструкции и довеждането им до знанието на служителите. След този етап местен актвлиза в сила, като изпълнението му става задължително за всички служители на дружеството.
Как да организираме HR
Също толкова важно е за компанията да обмисли управлението на кадрите, инструкциите стъпка по стъпка 2017 ще помогнат за това.
Етапите на организация на работния процес на персонала по принцип не се различават от етапите на формирането на офис работата като цяло. Той също така определя списък с документи, които ще бъдат съставени, модифицирани, копирани и разпространявани в съответствие с инструкциите за работа в офиса на персонала. Тук е необходимо да се има предвид, че организацията има място за "фантазия" по отношение на кадрови документимного по-малко от това в без провалтрябва да присъства във фирмата за кадрово дело, е посочено в Кодекс на труда RF и др регламенти. А за липса или неправилно изпълнение на кадрови документи се предвиждат значителни глоби. Следователно към изготвянето на тази инструкция трябва да се подхожда с цялата сериозност.
Разделите на инструкцията за управление на регистрите на персонала трябва да съдържат информация за разработените стандартни документи в компанията (например одобрен формуляр трудов договор, заповеди), както и процедурата за запознаване на служителите с документи. Също така е необходимо да се отразят специфичните аспекти на дейността на определена организация: ако се съставят графици, тогава кога и в какъв ред се представят за одобрение, ако се издават защитни средства, тогава в какъв ред ще се съхраняват записи, и т.н.
Трябва също да се има предвид, че за организацията на офис работата, включително персонал, са разработени специални софтуерни инструменти за автоматизиране на тези процеси. Големи компаниите се използват в момента, но този факт не отменя необходимостта от разработване и следване на инструкциите.
- Първите етапи на офис работата в организацията
- Технология за документи. Документооборот
- Бизнес инструкции. Дизайнерски нюанси
офис работа
Документи, регламентиращи създаването и дейността на Тулската регионална универсална научна библиотека
А.И. Изгаршев
офис работа
Мотивационни аспекти на създаване и използване документи за управление. Мотивация за създаване на управленски документи
PER. Сафиулина
офис работа
Нов GOSTза документи
S.L. Кузнецов
офис работа
Съвременни международни конференции по въпроси на управлението на документи
Л.Н. Варламов
офис работа
III Международна научно-практическа конференция „Управление на документи: минало, настояще, бъдеще”, посветена на паметта на проф. Т.В. Кузнецова
Ю.М. Кукарина, А.Ю. Конкова
офис работа
20 години списание "Делопроизводство"
Сергей Кузнецов
Информационни технологии
Стандартизация на управлението на документи в Русия: текущо състояние и подходи за изследване
Е.В. Осенникова
Информационни технологии
От документи до документи електронно взаимодействие
V.A. Ипатов
Документация
Характеристики на кандидатстване за работа чужди граждани
Л.Р. Фионова, V.A., Ефимова