Carta de viaje (formulario adjunto)

Legislatura actual La Federación de Rusia no contiene una "lista de viaje". Por lo general, cuando se habla de una lista de viaje, se refieren a un certificado de viaje.

Lista de viaje (certificado de viaje): la obligación de confeccionar

Hasta el 08/01/2015, la legislación laboral de la Federación Rusa requería la emisión de un certificado de viaje al enviar a un empleado en un viaje de negocios. Este documento certifica la duración de la estancia del empleado en un viaje de negocios. Del 08/01/2015 al regla general no se requiere la elaboración de un certificado de viaje (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29 de diciembre de 2014 N 1595). Pero el empleador en las regulaciones locales vigentes en la empresa puede prever la necesidad de emitir un certificado de viaje (Artículos 8, 22 del Código Laboral de la Federación Rusa). En este caso, al enviar a un empleado en un viaje de negocios, se debe emitir un certificado de viaje de acuerdo con el procedimiento establecido por el empleador.

Hoja de viaje (certificado de viaje): forma y características de llenado

El formulario de certificado de viaje puede ser desarrollado por el empleador de forma independiente y aprobado en un acto regulatorio local, o el empleador puede prever el uso de un formulario unificado No. T-10, aprobado. Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 01/05/2004 N 1.

Si el empleador ha desarrollado y aprobado propio formulario certificado de viaje, entonces el empleado, al emitir este formulario, debe seguir los requisitos especificados en el acto reglamentario local del empleador.

Si el patrón utiliza el formulario unificado No. T-10, aprobado. Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia de fecha 05.01.2004 N 1, se indican en el certificado de viaje.

Le diremos qué documentos necesita para organizar viajes de negocios en 2017 y si es necesario que un empleado emita un certificado de viaje.

Viajes de negocios en 2017: registro

Los viajes de negocios en 2017 se emiten y pagan sobre la base de dos documentos: una orden para enviar a un empleado en un viaje de negocios y un registro de empleados que salen en viajes de negocios de la organización de envío, si no se ha negado a emitirlo.

Como recordatorio, a partir del 8 de agosto de 2015, se canceló la contabilidad de los empleados en comisión de servicio y ya no es necesario llevar un registro de empleados que salen en viajes de negocios de la organización de envío, y un registro de empleados que llegaron a la organización a la que son adscritos, no obstante, a criterio de la empresa, ésta podrá continuarlos realizando.

Solo el método elegido debe fijarse en la ley reguladora local. También prescribe el procedimiento para el mantenimiento de diarios contables, que se puede dejar igual que antes del 8 de agosto de 2015, o se puede desarrollar uno nuevo (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29 de julio de 2015 N 771).

Cómo evitar errores en las liquidaciones con un empleado, contabilidad e informes, mire los ejemplos en el artículo

En los pedidos para viajes de negocios en 2017, debe prescribir:

• Propósito del viaje. Una asignación oficial a un empleado adscrito se puede formular en detalle directamente en la orden (instrucción) sobre el envío de un empleado en un viaje de negocios. Si usa una forma de pedido unificada (por ejemplo, el formulario No. T-9), la asignación oficial se puede describir en la columna "para el propósito". Por ejemplo, negociar, participar en sesión de la corte, realizar instalación y ajuste de equipos, etc.
• orden especial ejecución de órdenes. La orden puede reflejar las características del desempeño de una misión oficial. Por ejemplo, participar en el trabajo en un día de fin de semana (vacaciones).
• Motivo del envío de un viaje de negocios. La base para emitir una orden de envío en un viaje de negocios puede ser un documento que confirme el propósito del viaje de negocios. Por ejemplo, se envía a un empleado en un viaje de negocios para llevar a cabo la instalación y puesta en marcha del equipo de acuerdo con el contrato. Los detalles de este acuerdo deben indicarse como base para emitir un pedido.

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Pedido para un viaje de negocios en 2017: muestra

¿Necesito un permiso de viaje en 2017?

Un certificado de viaje es un documento que acompaña a un empleado en un viaje de negocios y es prueba de su ausencia legal del lugar de trabajo

El 29 de diciembre de 2014, el Gobierno de la Federación Rusa canceló llenado obligatorio certificado de viaje. Por lo tanto, al enviar a un empleado en un viaje de negocios, no es necesario emitir un certificado de viaje en 2017.

Además, en 2017, los viajeros de negocios no necesitan emitir una asignación de negocios para un viaje de negocios. Y tome de ellos un informe sobre el trabajo realizado en un viaje de negocios a su regreso.

En 2017 se contabilizan todos los gastos de viaje billetes de viaje y otros documentos de respaldo: cheques, recibos y más.

Viaje de negocios en transporte público. La duración real de la estancia debe ser confirmada por los documentos de viaje. Su empleado se presentará al departamento de contabilidad junto con informe anticipado al regresar de un viaje de negocios.

Viajar en coche privado. En este caso, la duración del viaje de negocios debe indicarse en la nota. El empleado debe presentar dicha nota al regresar de un viaje de negocios. Y adjunte los documentos de respaldo que confirmen el uso de un automóvil personal (carta de porte, facturas, recibos, recibos de efectivo y etc.). Este procedimiento se encuentra en el apartado 7 del Reglamento sobre viajes de negocios.

En cuanto a los viajes de negocios al extranjero, aquí antes no se requería la cesión oficial y el certificado de viaje. El tiempo de estadía del empleado en el extranjero está confirmado por las marcas en el pasaporte (cláusula 18 del Reglamento sobre viajes de negocios).

¿Necesito un permiso de viaje en 2020? El formulario se canceló, pero no estaba prohibido usarlo si el gerente incluye oficialmente el formulario en la política contable de la empresa.

El procedimiento para enviar viajes de negocios e informar sobre un viaje de negocios en Rusia cambió hace tres años. Las nuevas reglas aún no son conocidas por todos, por lo que vale la pena aclarar exactamente qué documentos se han cancelado y cómo se utilizan ahora.

¿Es necesario expedir un certificado de viaje después de haberlo cancelado?

Sin embargo, para quienes no estén familiarizados con estos cambios en la normativa, aclaramos que el certificado de viaje fue cancelado en 2020. De hecho, el Decreto Gubernativo No. 749 “Sobre las particularidades del envío de empleados en viajes de negocios” fue modificado por los legisladores en 2014, y las modificaciones entraron en vigor en enero de 2015.

De acuerdo con ellos, el empleador ya no está obligado a redactar un certificado de viaje y asignación de trabajo por el hecho del viaje, y el empleado no está obligado a redactar un informe sobre el trabajo realizado. Estos documentos ahora han sido cancelados, pero su uso no está prohibido. Si el gerente considera que estos formularios son útiles para organizar el trabajo de oficina y contabilizar los gastos, pueden introducirse en la empresa mediante una orden interna y deben reflejarse en la política contable con la aplicación de una muestra aprobada oficialmente. Puede utilizar el formulario unificado T-10.

¿En relación con qué es posible? El Decreto del Gobierno, como ya se mencionó, no establece una prohibición sobre el uso de formularios, y muchos contadores creen que el uso de estos formularios es muy efectivo para reflejar los gastos de un empleado y monitorear el cumplimiento de las tareas asignadas a él ( en particular, el hecho de estar en el destino). Su compilación no es obligatoria por ley, sino por normas internas, locales regulaciones en una empresa, estos formularios pueden ser aprobados para viajes de negocios, en cuyo caso todos los empleados de la organización deben utilizarlos.

Cómo confirmar el hecho de un viaje de negocios después de la cancelación de un certificado de viaje

La cancelación de los certificados de viaje se debió, al parecer, a las siguientes consideraciones:

• reducir el flujo de documentos de las empresas, lo que aliviará la contabilidad de una parte del trabajo;
• proporcionar a las organizaciones una mayor libertad en la organización del trabajo de oficina y brindar la posibilidad de desarrollar formularios e informes de forma independiente.

La resolución también establece que el tiempo dedicado a un viaje de negocios ahora se determina sobre la base de los documentos de viaje al destino. Como tal, puede considerar boletos para el tren, tren, avión, autobús. Si no existe tal evidencia, el período de estadía real se establece sobre la base de datos sobre el alquiler de locales residenciales en el destino: un cupón, un recibo emitido de acuerdo con los requisitos de las disposiciones reglamentarias u otros formularios que confirmen el hecho. de la celebración del contrato y de su ejecución. Si el empleado no puede proporcionar estos documentos, otros lo harán, confirmando el hecho y la duración del viaje.

Si es extranjero, un ciudadano, por analogía, puede aportar copias pasaporte extranjero con marcas de entrada y salida, cruce de fronteras.

En el caso de utilizar transporte de empresa o personal, el hecho de estar de viaje se establece en base a memorándum con una marca en el destino, a la que se adjuntan los documentos que confirman los gastos: cheques, recibos de compra de combustible, una hoja de ruta.

El certificado de viaje fue cancelado, pero muchas compañías continúan usándolo, reelaborando el formulario para su beneficio. El hecho es que los gastos de viaje a menudo se convierten en un tema de disputa con oficina de impuestos, y bajo las nuevas reglas es bastante difícil probar su naturaleza comercial.

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El certificado de viaje registra el tiempo dedicado a un viaje de negocios: la hora de llegada al destino y la hora de salida del mismo.
El formulario unificado fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 6 de abril de 2001 No. 26.

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Cómo llenar un permiso de viaje

El formulario T-10 es un documento cuya tarea es certificar el período de tiempo que el empleado estuvo en un viaje de negocios. Una condición importante es cumplimentar en el documento del modelo T-10 tanto la hora de llegada al punto de destino como la hora de salida. En el caso de que, por la naturaleza del viaje, un empleado de la organización se vea obligado a visitar varios destinos, el documento deberá indicar el nombre del lugar de estancia por separado.

Después de la llegada del empleado, en cada destino en sin fallar se hacen marcas especiales. Se indica la hora exacta de llegada, así como la hora de salida del punto, se firma la conclusión oficial autorizado jefe de personal. También es obligatorio contar con el sello administrativo de la organización (empresa, emprendimiento) donde se realizó la visita.

Un certificado es emitido por un especialista del servicio de personal de la organización. El número de ejemplares es uno, que se entrega al trabajador adscrito. La base para la emisión es la orden de la organización, relativa a la dirección en un viaje de negocios (formulario T-9).

Rellenar el documento proporciona una indicación:

Datos del pasaporte del empleado adscrito;
- puntos de llegada, con la indicación obligatoria de la hora exacta de la visita (en este caso, la hora se indica con algún margen tecnológico);
- una declaración del propósito de la visita, que persigue un viaje de negocios;
- asegúrese de indicar el puesto, las calificaciones del adscrito.

Completar el formulario puede causar dificultades solo si los datos se indican incorrectamente, es decir, el nombre completo, las iniciales del empleado se confunden, el tiempo dedicado a un viaje de negocios se indica incorrectamente y más. Por este motivo, la cumplimentación de este formulario debe confiarse a un responsable de personal cualificado con suficiente experiencia.

Al regresar de un viaje de negocios a su organización, el empleado (como persona responsable) debe redactar un informe anticipado. El informe de avance es un documento de la forma AO-1. También se adjuntan varios documentos que confirman los gastos incurridos durante el viaje de negocios durante el registro. Después de acordar el documento con el servicio de personal de la organización, se transfiere al departamento de contabilidad lo antes posible.

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Constantemente llenando y firmando una pila de papeles dentro relaciones laborales con el empleador, y en otras áreas de la vida personal y la vida laboral, cada uno de nosotros ha sacado durante mucho tiempo una conclusión sobre la futilidad y la formalidad de la mayoría de ellos. Sin embargo, todos estos documentos son obligatorios; esto es requerido por ley para "asegurarse" contra ciertas situaciones desagradables imprevistas. Hay, sin embargo, documentos no obligatorios que, por el contrario, tienen un significado mucho más profundo. Entre ellos se encuentra un documento de viaje.

Lugar del certificado de viaje en el procedimiento de viaje de negocios

La adscripción de un empleado implica la ejecución de varios documentos a la vez

La comisión de servicio es un proceso bastante complicado y relativamente largo, que consiste no solo en papeleo, sino también en una verificación preliminar de la posibilidad de enviar a un empleado en un viaje, obtener su consentimiento si es necesario y pagar un anticipo. Dinero en el camino, etc. Cada uno de estos momentos procesales - requisito obligatorio derecho laboral, directamente previsto por una serie de normas (Capítulo 24 del Código del Trabajo y Reglamento sobre adscripción No. 749 del 13/10/2008).

Un viaje de negocios de conformidad con el Código del Trabajo es un viaje de un empleado a una localidad distinta de donde, de conformidad con acuerdo laboral es el lugar de su trabajo, bajo la dirección del empleador para realizar actividades relacionadas funciones oficiales asignaciones Base legal para viajes de negocios es emitido por el empleador documento administrativo- pedido.

Proceso documentación los viajes de negocios no están claramente regulados por ninguno de los actos legislativos señalados. Tampoco contienen un requisito directo para la expedición de un certificado de viaje, así como una asignación de trabajo, un informe sobre su ejecución, etc. Todos estos puntos quedan a discreción del empleador, quien de conformidad con el art. 22 del Código del Trabajo tiene derecho a reflejar un orden claro y las condiciones del procedimiento en sus propios actos jurídicos locales (por ejemplo, crear una disposición sobre viajes de negocios).

¿Por qué todavía necesita un permiso de viaje?

Viaje de negocios - aunque no documento vinculante, pero su significado práctico es bastante grande.

A pesar de que el certificado de viaje es “devaluado” inmerecidamente por el legislador, este documento tiene varios aspectos prácticamente importantes a la vez:

1. Confirmación de la identidad del viajero, aclaración del destino y propósito del viaje para las contrapartes en el lugar del viaje de negocios. En otras palabras, habiendo llegado al destino, el empleado presenta el documento en cuestión, y el destinatario recibe así la confirmación del propósito de su visita.
2. Confirmación del hecho de viaje para la parte que envía al empleado. Basándose únicamente en el pedido y la ausencia del empleado en el lugar el día del viaje de negocios, es difícil juzgar si realmente visitó el destino, porque en algunos casos la tarea se puede completar de forma remota. El certificado de viaje contiene notas de llegada y salida, certificadas con la firma y el sello de la parte receptora.
3. En el camino hacia el destino y de regreso, el empleado puede presentar un certificado de viaje a un representante de cualquier agencia gubernamental o empresa, que confirme el hecho de su viaje de negocios, su ruta y propósito.

Cabe recordar que un certificado de viaje puede servir como documento de respaldo y, en general, solo es válido con la presentación de un pasaporte u otro documento de identidad.

Qué puntos se deben tener en cuenta en la disposición sobre adscripción, como en el NPA local de la organización

Para que la empresa cuente con un mecanismo claro de adscripción, bien pensado y adaptado a las realidades productivas, se recomienda desarrollar y aprobar posición local en viajes de negocios. Este documento puede prever muchos aspectos, regular en detalle todas las etapas de un viaje de negocios, y en relación a un documento de viaje:

• fijar su forma;
• establecer departamentos y cargos encargados de preparar el documento, marcando la entrada y la salida;
• contener reglas para mantener un registro de registro de certificados;
• determinar los cargos autorizados para firmar el documento;
• establecer el procedimiento para el pago de los gastos de viaje;
• regular el procedimiento y plazos de conservación del documento.

Como regla general, el oficial de personal es responsable del papeleo en la organización. El jefe de la organización firma los certificados de viaje.

Emisión de un certificado de viaje.

Reglamento del Comité Estatal de Estadística N° 1 de fecha 01.05.2004. aprobado dos forma unificada para un certificado de viaje - T-10.

La forma unificada de certificado de viaje aprobada por el Comité Estatal de Estadística

Desde 2013, este formulario no ha sido obligatorio para su uso: cada empleador tiene derecho a desarrollar el suyo propio, más conveniente para su uso.

Las reglas generales para llenar y manejar un certificado de viaje en una organización son las siguientes:

1. El certificado es llenado y firmado por el jefe del empleado, a quien se le encomiendan las funciones de emitir un viaje de negocios, luego de la emisión de una orden de viaje de negocios.
2. Como regla general, el sello redondo de la organización se coloca en la firma del jefe (la condición depende de la forma de certificado elegida, el procedimiento establecido por el acto legal reglamentario local sobre viajes de negocios).
3. El certificado puede inscribirse en un registro especial de dichos documentos, si se mantiene en la empresa.
4. Antes de emitir un certificado a un empleado, el responsable pone una marca de retiro, certificándolo con su propia firma y sello. unidad estructural(Si alguna).
5. El certificado se expide a un empleado adscrito contra la firma en el registro de registro.
6. El empleado, al llegar al destino y al salir de él, solicita a la persona responsable de la organización anfitriona que coloque marcas similares en el certificado.
7. Al llegar a la organización que lo envió, el empleado nuevamente se dirige a la persona que emitió el certificado, quien coloca la calificación final.
8. El formulario del certificado puede incluir la firma del jefe de la unidad estructural en la que trabaja el trabajador desplazado, quien debe evaluar si la tarea oficial ha sido completada.
9. La persona adscrita presenta un certificado al departamento de contabilidad para el cálculo de los pagos.

El cuaderno de viaje se emite en cualquier formato

Los certificados de viaje pagados se almacenan entre los documentos contables primarios del departamento de contabilidad de acuerdo con reglas establecidas almacenamiento, archivo y destrucción. De acuerdo con la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 N 558, el período de almacenamiento de un certificado de viaje en una organización es de 5 años.

Reglas para llenar el formulario T-10

El formulario T-10 se puede completar tanto a mano como impreso mediante tecnología informática. Sin embargo, es importante recordar que se completa únicamente sobre la base del pedido correspondiente; es a partir de ahí que se toman todos los datos.

Todos los datos de un certificado de viaje contienen una orden de viaje de negocios

Si la información sobre el propósito del viaje (destino, fecha del viaje) indicada en el certificado no corresponde a las indicadas en el pedido, dicho viaje no puede ser pagado por el departamento de contabilidad.

Se han de cumplimentar las siguientes columnas del anverso del formulario T-10:

• nombre de la empresa: puede especificar tanto completo como abreviado, sin embargo, debe cumplir completamente con el nombre definido por los documentos legales;
• el número de registro del certificado y la fecha de su emisión, de acuerdo con el registro de viaje de negocios;
• número de personal del empleado - de acuerdo con los datos contables;
• Nombre completo de la persona adscrita - completo, sin abreviaturas;
• el nombre de la unidad estructural en la que trabaja la persona en comisión de servicio;
• el nombre de su cargo;
• destino - el nombre de la empresa, su dirección;
• el propósito del viaje de negocios - se indica en estricta conformidad con el pedido;
• fechas de inicio y finalización del viaje (los límites de tiempo se indican sin tener en cuenta el tiempo de viaje);
• datos de un documento de identidad (pasaporte, identificación oficial etc.);
• firma del jefe de la organización u otra Persona autorizada, sello de la empresa.

Sobre el lado delantero el certificado está firmado por el jefe de la organización, sellado

El reverso del formulario son las marcas de salida y llegada. Cada marca incluye:

• Nombre localidad(no es necesario especificar nada más aquí);
• fecha;
• cargo, nombre completo y firma de la persona autorizada para marcar certificados de viaje en un destino determinado.