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INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO ESTATAL
EDUCACIÓN PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTO KUZBAS DE ECONOMÍA Y DERECHO
FACULTAD DE DERECHO
CÁTEDRA DE DISCIPLINAS HUMANITARIAS
Prueba
Por disciplina: "Documentación de las actividades de gestión"
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en los órganos el poder del Estado y Gobierno local»
Completado por: estudiante del grupo 303
Panshina E.Yu.
Kémerovo 2010
Introducción
Conclusión
Introducción
La necesidad de automatizar los procesos de oficina y organizar la gestión de documentos electrónicos es reconocida hoy por las autoridades estatales y los gobiernos locales en casi todas las regiones de la Federación Rusa. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen una serie de preguntas, sin recibir respuestas a las cuales es imposible proceder a la implementación práctica de los proyectos.
¿Dónde debería comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir todo el proyecto en etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa y crezca con cada etapa posterior? cual de los disponibles medios tecnicos actualizar primero, ¿qué puede esperar? ¿Qué recursos financieros se deben proporcionar en el presupuesto, desglosados por años, en función de las realidades de una región en particular?
De hecho, todas estas cuestiones se relacionan con la construcción de un plan competente para la implementación del proyecto durante varios años, teniendo en cuenta la financiación prevista, las necesidades de producción, el equipamiento técnico y la modernización prevista del parque técnico.
El trabajo de ingenieros, diseñadores, jefes de producción pasa mucho tiempo estudiando, analizando y recopilando documentación diversa. Surgen especialmente grandes dificultades, por regla general, al desarrollar documentos de producción, que se debe principalmente a la falta conocimiento especial en los compiladores. La eliminación de gastos de tiempo improductivos en los procesos de compilación y uso de documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, según los autores, requiere, por un lado, la familiarización de los redactores de documentos con los más leyes generales percepción de los documentos, por otro -y esta es la tarea principal- la formulación y sistematización reglas generales y normas para la elaboración de documentos básicos.
El objetivo del trabajo de control es estudiar los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficina en las administraciones públicas y los gobiernos autónomos locales.
De acuerdo con el propósito del trabajo de control, se establecieron las siguientes tareas:
Definir el concepto de flujo de trabajo;
Considere el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local;
Identificar sistemas EDD para diferentes niveles de gobierno;
Considere la posibilidad de automatizar el intercambio de documentos entre autoridades.
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad
trabajo de oficina en organismo federal poder Ejecutivo se lleva a cabo de acuerdo con las Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobado por el Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477. Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema. controlado por el gobierno. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 154C Sobre la base de este Reglamento, el órgano ejecutivo federal, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de los archivos, emite una instrucción sobre el trabajo de oficina. Estas Reglas no se aplican a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de estado.
Los documentos se redactan en formularios (hojas estándar de papel A4 o A5) o en forma de documentos electrónicos y deben tener una composición establecida de detalles, su ubicación y ejecución. Los formularios de muestra son aprobados por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes pasan por el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar en el servicio administrativo, se transfieren a la gerencia para su consideración y luego llegan a los artistas intérpretes o ejecutantes. Después de la ejecución, los documentos se colocan en archivos.
Cada organismo forma su propio fondo documental. La nomenclatura de los archivos del organismo se coordina con la comisión pericial y de verificación del archivo del estado federal correspondiente. Los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. El Decreto establece el procedimiento para tramitar documentos electronicos.
El término "flujo de trabajo" se usa actualmente de forma muy amplia y se encuentra en la descripción de casi todos los sistemas de información. Muchos sistemas implementan la automatización del flujo de trabajo y cada uno de ellos afirma ser "un enfoque integrado para la automatización del flujo de trabajo". Al mismo tiempo, la variedad de sistemas es la más amplia: desde sistemas de contabilidad de almacenes hasta software para el control de procesos tecnológicos.
En este documento, los términos "flujo de documentos", "trabajo de oficina", etc. considerada exclusivamente en el contexto de la organización del trabajo de las autoridades públicas y los gobiernos autónomos locales. En consecuencia, los términos se interpretan exclusivamente con el uso de las normas nacionales aplicadas al trabajo de los órganos gubernamentales.
Según la definición (GOST R 51141-98), el flujo de trabajo es "el movimiento de documentos en la organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío", es decir, el ciclo de vida completo de todo el conjunto de documentos en la organización antes de que sean transferidos al archivo o para su destrucción.
El trabajo de oficina, o "soporte documental a la gestión", según la misma fuente, significa "una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es un conjunto de mecanismos organizativos para mantener y controlar el flujo de trabajo de los documentos oficiales. Sin embargo, en " Instrucción del modelo sobre el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales" del 27 de noviembre de 2000, las funciones del trabajo de oficina ya no se limitan a regular solo el flujo de documentos oficiales. Esto nos permite argumentar que los sistemas de automatización de oficinas deben controlar no solo la circulación de documentos registrados (oficiales), sino también borradores de documentos.
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local
En Rusia, a escala nacional, una tecnología unificada para trabajar con documentos de gestión, así llamado sistema Estatal apoyo a la gestión de documentación (GS DOW). El trabajo de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ya sea en términos de detalle de elaboración de la tecnología para trabajar con documentos, o en términos de escala de distribución. Y si en Occidente el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de tecnologías de gestión de documentos, entonces en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida del flujo de trabajo de oficina.
¿Cuáles son las características de modelo rusa¿Trabajo de oficina? Hay tres ventajas más llamativas: Spivak V.A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V.A. Spivak. - Editorial: Peter, 2008. - 98C.
Control sobre el documento, a partir del momento de su recepción;
Centralización de funciones de control;
Normas uniformes de circulación de documentos.
A diferencia de los métodos occidentales de trabajar con documentos, en práctica rusa El documento se somete a control en el momento de su recepción por la autoridad. Los documentos internos o salientes caen en el campo de control inmediatamente después del "nacimiento", es decir, la aprobación. Al mismo tiempo, se realiza un seguimiento de la relación de los documentos, si un documento apareció como resultado de la implementación de una decisión tomada sobre otro documento. Todo esto hace posible rastrear la ruta de cualquier documento recibido por una autoridad estatal y un gobierno autónomo local con una garantía; después de todo, ni un solo documento registrado puede desaparecer sin dejar rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo de trabajo implica que el documento primero debe ser informado a la gerencia, y solo luego, adquiriendo resoluciones de acuerdo con la jerarquía del servicio, baja a los ejecutores directos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas unificadas y detalladas para trabajar con documentos de gestión en organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los servicios administrativos (expediciones, oficinas, grupos de control) están reguladas por las normas para el llenado de diarios de registro, archivadores y formularios de informes.
En las condiciones de existencia de una regulación de flujo de documentos tan detallada en las autoridades, la introducción sin adaptación de una tecnología fundamentalmente nueva de uno u otro software extranjero no es realista. En este caso, podemos hablar de la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando modernas tecnologías de la información.
El papeleo tradicional implica el mantenimiento de muchos diarios y/o archivadores que sirven a los documentos en papel. Y es el mantenimiento de estos archivadores el objeto principal de la automatización de oficinas. Al mismo tiempo, nada impide incluir en el sistema automatizado la posibilidad de vincular la tarjeta con la imagen electrónica del propio documento (texto e incluso imagen, sonido y vídeo). Así, se crean las condiciones tecnológicas para la transición a la gestión electrónica de documentos. La transición a la gestión de documentos electrónicos, a su vez, crea los requisitos previos para la formación archivos electrónicos con mecanismos efectivos de referencia y trabajo analítico sobre una variedad de documentos en varias formas de presentación.
Por otro lado, el uso de una red informática crea las condiciones para la descentralización del desempeño de varias funciones de oficina mientras se mantiene un control centralizado sobre el flujo de documentos. Puede, por ejemplo, permitir divisiones e incluso empleados individuales llevar a cabo el registro independiente de documentos y al mismo tiempo controlar centralmente su paso. Además, la presencia de una red que conecta autoridades territorialmente remotas permite un control centralizado sobre el flujo de documentos, lo que es imposible de implementar en el marco de la tecnología puramente en papel.
El modelo de flujo de trabajo ruso no solo es totalmente compatible con enfoques modernos a los procesos de gestión, pero también supera significativamente los modelos occidentales de gestión documental. Después de todo, en el modelo ruso, la pérdida de documentos solo puede ocurrir debido a una violación directa de las instrucciones de trabajo de la oficina.
3. Elegir un enfoque para la automatización del flujo de trabajo
La necesidad de automatizar el flujo de trabajo de las autoridades públicas y el autogobierno local ahora es obvia para todos.
El trabajo de oficina con diarios en papel y archivadores es incompatible con las exigencias de mejorar la eficiencia del trabajo de los funcionarios por varias razones.
La información sobre los documentos y el curso de su ejecución se distribuye entre el sistema de archivadores de la organización y sus divisiones estructurales. Por lo tanto, obtener información sobre cómo trabajar con documentos en una empresa requiere buscar y procesar datos de archivadores heterogéneos y descentralizados.
Los archivadores de documentos suelen estar separados de los artistas intérpretes o ejecutantes. Contienen información incompleta y no operativa sobre el estado de los documentos.
La reproducción y el movimiento de una gran cantidad de documentos en papel, el mantenimiento de numerosos y duplicados diarios y archivadores genera una gran cantidad de costos de mano de obra improductivos.
Sin embargo, los enfoques cardinales y revolucionarios del flujo de trabajo de las autoridades estatales y el autogobierno local son muy peligrosos. Esto puede conducir no solo a un retraso en la implementación, sino también a serios problemas en la gestión.
Microsoft, junto con socios, ofrece software de dos fases y soluciones metodológicas en el campo de la organización del flujo de trabajo de las autoridades estatales y los gobiernos locales: Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodin. Editorial: TRAPOS, 2008. -184C.
Trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo en papel;
Gestión de documentos electrónicos y trabajos de oficina.
Tal enfoque por etapas permitirá aumentar gradualmente la eficiencia del trabajo de la autoridad, eliminando la posibilidad de desorganización de sus actividades. El trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo en papel es, a corto plazo, el enfoque principal para la automatización del flujo de trabajo en las autoridades públicas y los gobiernos locales.
Los documentos procesados por la autoridad, incluidos los transmitidos mediante tecnología informática, tienen dos formas: tradicionalmente en papel y electrónica. Esta simbiosis es el resultado de facilidades modernas la preparación de documentos implique una forma electrónica de almacenamiento de documentos, y base normativa y reglas establecidas de circulación - papel. También el argumento más importante a favor de preservar medios de papel documentos es una comodidad insuperable de trabajar con ellos. Las reglas y los hábitos cambian mucho más lentamente que las capacidades de la tecnología de la información moderna.
En las autoridades públicas y el autogobierno local, aparentemente, durante mucho tiempo al procesar documentos en en formato electrónico se guardarán las transacciones que requieran la creación de sus copias en papel. Por regla general, los gerentes prefieren trabajar con documentos en forma de papel. Además, mientras que el intercambio de documentos oficiales entre las autoridades y su transferencia a los archivos estatales también se realiza en papel.
La gestión electrónica de documentos y el trabajo de oficina (EDD) es una respuesta tecnológica a los requisitos modernos de la situación política y económica actual para la eficiencia. autoridades rusas poder estatal y gobierno local. EDD también está respaldado por la experiencia de su implementación en organismos gubernamentales occidentales y ejemplos de operación en estructuras comerciales rusas grandes y progresistas.
4. Organización de sistemas gestión de documentos electrónicos
Como se mencionó anteriormente, la gestión de documentos electrónicos es un conjunto de nuevas tecnologías para trabajar con documentos. Las tecnologías aplicadas hacen posible organizar la interacción "sin fisuras" de los sistemas proporcionando varias operaciones Procesamiento de documentos. En primer lugar, dichas tecnologías incluyen: Spivak V.A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 68C.
Tecnologías de reconocimiento de texto que transforman los documentos entrantes en papel en una forma de presentación completamente electrónica;
Análogo electrónico de una firma manuscrita;
Medios de transmisión de datos;
Medios de almacenamiento de información electrónica.
Estas tecnologías permiten que los subsistemas que realizan varias funciones se complementen orgánicamente entre sí. Dicha interacción puede aumentar drásticamente la eficiencia de los funcionarios públicos cuando trabajan con documentos.
La gestión electrónica de documentos permite crear un único espacio de información en la autoridad, integrando todos los sistemas documentales en el nodo de información. La integración se lleva a cabo sin pérdida de calidad del trabajo con documentos, conservando las tradiciones. trabajo de oficina ruso. La base de dicha integración es un almacenamiento de documentos confiable y sistemas de flujo de trabajo que interactúan con ellos. Todos los documentos procesados se almacenan en un único repositorio, lo que permite una óptima búsqueda y selección de información al momento de preparar los materiales. Por el momento, en la mayoría de las autoridades y autogobiernos locales, muchas operaciones ya se realizan utilizando tecnología informática. La tarea del sistema automatizado es organizar un trabajo colectivo efectivo sobre los textos de los documentos y proporcionar a cada funcionario un espacio de información rico para garantizar sus actividades.
5. Flujo de trabajo de documentos oficiales
El objetivo principal en el desarrollo de las tecnologías de gestión de documentos electrónicos fue lograr la máxima continuidad de las reglas y técnicas de la gestión de documentos en papel y el trabajo de oficina de diario, lo que permite garantizar una transición sin problemas de las tecnologías tradicionales a las modernas.
El sistema de gestión de registros procesa los documentos almacenados en un único repositorio de documentos de la autoridad. Esto le permite incluir los documentos tramitados por la gestión documental oficial en un único espacio de información de la autoridad.
La tecnología de gestión de documentos electrónicos está respaldada por los siguientes funcionalidad sistemas: M.I. Basakov. Trabajo de oficina. guía de estudio para estudiantes Instituciones educacionales medio educación vocacional. [Texto] / Basakov M.I. Editorial: Marketing, 2002. -95C.
Registro en modo automatizado de los documentos entrantes transmitidos por correo electrónico o a través del portal de Internet, incluidos aquellos equipados con firma digital(EDS) y criptoprotección;
escaneado y reconocimiento de documentos en papel utilizando tecnología OCR integrada;
Adjuntar a la tarjeta de registro (RC) una imagen electrónica del documento en forma de archivo (archivos) de cualquier formato;
diferenciación de derechos de acceso a archivos adjuntos de una imagen electrónica de un documento;
Proporcionar a cada funcionario, participante en el proceso administrativo, su oficina virtual personal, lo que garantiza que el funcionario tenga acceso solo a los documentos relacionados con su competencia;
Asegurar el proceso de aprobación (vising) de borradores de documentos;
búsqueda atributiva y de texto completo de documentos electrónicos, incluida la búsqueda remota de texto completo;
Envío de documentos electrónicos salientes por correo electrónico o publicación en el portal de Internet de la autoridad (usando cualquier Correo electrónico, compatible con MAPI), protegido por EDS y cifrado con herramientas certificadas;
Formación y ejecución de casos, i.e. agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y sistematización de documentos dentro del caso;
Almacenamiento en archivo de documentos electrónicos, asuntos de la autoridad.
La unidad principal de contabilidad en el sistema es el RC del documento, cuya integridad de los detalles brinda la posibilidad de generar informes estadísticos y analíticos sobre varios segmentos de información, facilidad de búsqueda.
Al mismo tiempo, el conjunto principal de detalles del RK se puede ampliar con un conjunto arbitrario de detalles adicionales, determinados para cada grupo de documentos. Según los detalles adicionales de la República de Kazajstán, es posible, junto con los detalles principales, buscar y seleccionar datos al generar informes. Al recibir un documento electrónico entrante, su registro se realiza automáticamente. Para el documento recibido como resultado del intercambio entre los dos sistemas EDD, la mayoría de los detalles del RK se generan automáticamente. La imagen electrónica del documento se adjunta a la AC. Al mismo tiempo, se verifica la identidad del documento provisto con EDS y criptoprotección. Si el documento entrante llega en papel, el paquete de OCR se llama desde el entorno del sistema y, al recibir su imagen electrónica, se devuelve al sistema de gestión de la oficina con el adjunto simultáneo del documento al AC. El usuario del sistema, que ha adjuntado el archivo del documento, establece los derechos de acceso al archivo en el nivel de secreto, así como la protección (cancelación de la protección) contra la edición.
Si es necesario traducir un volumen relativamente grande de documentos en papel destinados a la ejecución y el almacenamiento en forma electrónica, se propone utilizar la opción "Registro de flujo". En este caso, luego de ingresar los datos de registro sobre el documento en la República de Kazajstán, el usuario de la estación de trabajo automatizada (AWS) de registro en línea imprime en la primera hoja del código de barras, que corresponde al número del sistema interno asignado por el sistema al documento registrado. Después de eso, los documentos en orden aleatorio desde varias estaciones de trabajo de registro de flujo llegan a la estación de trabajo de escaneo equipada con un escáner de alta velocidad. Las imágenes electrónicas escaneadas de los documentos ingresan a la base de datos y, gracias a la tecnología de extracción de códigos de barras, se adjuntan a las correspondientes fichas de registro de documentos.
Después del registro, el AC con el documento adjunto se envía a través de la red al funcionario responsable de tomar una decisión sobre la ejecución del documento y luego a los ejecutores del documento de acuerdo con los detalles de la resolución. Al mismo tiempo, cada gerente o ejecutor está dotado de ciertos derechos que permiten asegurar la organización del trabajo con documentos lo más cerca posible del trabajo tradicional en una mesa en la que los documentos que son de competencia exclusiva de este empleado y que están esperando el inicio de la ejecución (en la carpeta Recibidos) se organizan en carpetas, o son aceptados por el empleado para su ejecución (en la carpeta En ejecución), o se transfieren a los subordinados con una indicación de la fecha límite de ejecución (en la carpeta En carpeta de controles).
En el curso del trabajo con documentos electrónicos, se proporciona una búsqueda combinada de texto completo y atributiva del documento requerido, incluso a través del acceso web a la base de datos de documentos del sistema.
Archivos con textos (imágenes) de mensajes salientes y documentos internos de acuerdo con la tecnología estándar también se adjuntan a la RK. Documento saliente, acompañado de los requisitos del RK, puede ser protegido por un EDS, encriptado y transferido al destinatario.
Así, junto con la posibilidad de registrar los documentos recibidos a través de las líneas de comunicación, se proporciona la gestión corporativa de documentos electrónicos. Los documentos ejecutados se forman en casos y se transfieren al almacenamiento de archivos.
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades
En la actualidad, en muchos cuerpos gubernamentales poder ya utilizado por heredado sistemas automatizados gestión de documentos. Están construidos sobre diferentes bases de software y hardware. Algunos de ellos, proporcionados por socios de Microsoft (incluido el sistema Delo de la compañía Electronic Office Systems descrito anteriormente), se implementan sobre la base de tecnologías modernas. Asimismo, siguen en funcionamiento un número importante de sistemas de generaciones anteriores basados en MS DOS y otras plataformas. La unificación de sistemas en todos los órganos del Estado en un futuro previsible es imposible tanto por consideraciones políticas (los derechos de los sujetos de la Federación y los gobiernos locales) como prácticas. La implementación, y especialmente la sustitución de sistemas operativos, es un proceso bastante largo, difícil y costoso.
En esta situación, la solución natural es desarrollar una herramienta de este tipo para el intercambio de documentos entre departamentos, que podría adaptarse fácilmente a varios formatos de mensajes entrantes/salientes y permitiría la conexión de varios sistemas.
El intercambio de documentos electrónicos debe estar debidamente protegido. Se deben proporcionar documentos firma electronica garantizar la autoría e invariabilidad del contenido del documento, y en casos individuales- cerrado por medios criptográficos del acceso no autorizado.
Cada organización tiene muchas organizaciones corresponsales con las que se intercambian documentos, y todas pueden tener diferentes formatos de mensajes e incluso redes. No es apropiado cargar los sistemas de organizaciones individuales con la función de soporte constante de información de servicio necesaria para organizar el intercambio. Es lógico construir el intercambio de documentos no sobre el principio de "cada uno con cada uno", sino sobre la base del principio de "estrella", sobre la base de los Centros de Intercambio de Documentos (DPC).
Los centros de datos pueden realizar el siguiente conjunto de funciones: . Kirsanova M. V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. asignación [Texto] / M. V. Kirsanova. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 127 p.
Transformación y coordinación de formatos de documentos entrantes y salientes;
Soporte para bases de datos de direcciones y cálculo de rutas de entrega de documentos;
Entrega garantizada de documentos;
Archivo adicional de documentos;
Soporte y sincronización de directorios.
Los centros de mensajería también pueden asumir el papel de CA que mantienen la infraestructura de claves públicas y privadas, procedimientos de autenticación para las organizaciones que participan en el intercambio.
Para la integración con el centro de datos, los sistemas corporativos heredados, si es necesario, pueden complementarse con módulos de interfaz especiales que brindan conversión de formato preliminar y procedimientos de intercambio con el centro de datos.
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles
Una solución para autoridades municipales y de otro tipo con una pequeña cantidad de flujo de trabajo. Esta categoría se puede clasificar estructuras municipales gestión con una pequeña cantidad de flujo de documentos, que no tienen suficiente base técnica para la implementación de un sistema EDD completo. Para ellos, se puede recomendar una solución de usuario único, equipada con los medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con una organización superior, directamente o a través del centro de datos. El usuario de una solución de este tipo suele ser un empleado responsable del trabajo de oficina de la organización. Al mismo tiempo, el trabajo se lleva a cabo con documentos en papel, pero el sistema mantiene el registro de documentos entrantes / salientes, el registro de resoluciones en documentos, documentos cancelados en el caso y archivados. En en numeros grandes los empleados también pueden mantener registros del movimiento de originales en papel. Los documentos recibidos en formato electrónico de una organización superior se registran, imprimen y comienzan a ejecutarse inmediatamente antes de la llegada de los originales en papel. La organización matriz recibe automáticamente una notificación de que el documento ha sido registrado. Esta solución permite: . Kirsanova M. V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. asignación [Texto] / M. V. Kirsanova. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 154C.
Acelere el intercambio de documentos entrantes/salientes con una organización superior;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce.
8. Solución para autoridad local autogobierno
Esta categoría puede incluir condicionalmente las estructuras de gestión municipal que tienen un volumen promedio de circulación de documentos de 3000 a 10 000 documentos por año, la oficina o secretaría como una unidad estructuralmente separada y trabajar no solo con documentos de organizaciones, sino también con cartas y llamamientos de ciudadanos. y empresas. Tales organizaciones suelen tener una flota suficiente de computadoras personales conectadas a una red local. Para ellos, se puede recomendar una solución multiusuario con un número de trabajos de 5 a 20, equipado con medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con organizaciones superiores e inferiores (directamente o a través de un centro de datos), comunicación con un portal para informar y la recepción de solicitudes de ciudadanos y organizaciones y la posibilidad de acceso remoto a Internet acceso a los datos del sistema EDD. El sistema debe proporcionar el registro de documentos entrantes / salientes, contabilidad de resoluciones sobre documentos, documentos dados de baja en el caso y archivados. También se debe llevar un registro del movimiento de los originales en papel.
Los usuarios de una solución de este tipo no suelen ser solo personal de oficina, sino también varios empleados de departamentos funcionales. Dado que la mayoría de los empleados de tales organizaciones tienen computadoras personales, en el marco de dicha solución, el trabajo con parte de los documentos puede organizarse principal o exclusivamente en forma electrónica. Los documentos en papel entrantes se pueden digitalizar y todo el trabajo posterior con ellos ya se puede hacer electrónicamente. El proceso de ejecución de documentos (imposición y ejecución de resoluciones) también puede organizarse en formato electrónico.
Si la organización tiene un canal disponible permanentemente en Internet, el acceso remoto al sistema EDD se puede organizar a través de una interfaz web que le permite controlar el progreso del trabajo como funcionarios de distancia, y organizaciones superiores.
Esta solución permite: Kuznetsov I.N. Gestión de documentación y trabajos de oficina. [Texto] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.
Acelerar el intercambio de documentos con organizaciones superiores e inferiores;
Reducir la carga del personal de oficina transfiriendo parte de las funciones a los departamentos;
Incrementar la efectividad del control sobre la ejecución de documentos;
Organizar un sistema de almacenamiento efectivo para documentos relacionados;
Reducir el tiempo de búsqueda de los documentos necesarios;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce;
Acelerar y hacer más eficiente el trabajo de los empleados en la ejecución de documentos;
Reducir los costos de trabajar con apelaciones de ciudadanos y organizaciones enviadas a formulario electronico(a través del portal);
Proporcionar control sobre la ejecución. documentos importantes de las organizaciones superiores.
Para desarrollar y respaldar el portal, así como organizar el acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD, un conjunto de tecnologías de Internet de Microsoft (Internet Information Services, tecnología ASP, Microsoft Index Server) y la API proporcionada por el sistema Delo-Enterprise para la publicación. Los documentos se pueden utilizar directamente desde la base.
automatización de la energía del flujo de trabajo
Conclusión
Una característica del trabajo de oficina y flujo de trabajo en las administraciones públicas o en el gobierno local, como sistema de apoyo documental a la gestión, es el reflejo 100% de los procesos de gestión en forma documental. Por ello, los procesos de trabajo de oficina y circulación de documentos adquieren un carácter autónomo y requieren de un sistema de gestión propio.
Actualmente, el proceso de introducción de tecnología informática y redes en Instituciones públicas, y en muchos de ellos el nivel alcanzado hasta la fecha es suficiente para la introducción de tecnologías modernas para trabajar con documentos. Pero además de computadoras y redes, esto requiere un conjunto de soluciones de software modernas.
La Federación de Rusia es plenamente consciente de la importancia de esta dirección, que se refleja en el Programa Federal de Objetivos "Rusia Electrónica" en general y en varias de sus actividades específicas.
El resultado final de las actividades administrativas del aparato estatal depende de muchos eslabones intermedios, uno de los cuales es el empresarial-productivo, que permite la eficiencia y flexibilidad en la toma de decisiones. El trabajo de casos coordina todas las etapas del trabajo, desde el diseño hasta la implementación práctica de las soluciones. El proceso de gestión incluye las siguientes principales operaciones típicas documentadas:
Recolección y procesamiento de información documental; preparación de decisiones;
toma de decisiones y documentación; llevar las decisiones a los ejecutores;
Ejecución de la decisión; control de ejecución; recopilación de información de rendimiento;
Transferencia de información a través de enlaces verticales y horizontales; almacenamiento y recuperación de información.
El aparato administrativo ejecuta sus funciones principalmente a través de mecanismos organizativos y administrativos universales y autorizados. documentos administrativos creado circulando independientemente de las especificidades de las actividades en todos los sectores de la economía y la administración pública. Si tenemos en cuenta que más de 14 millones de personas están empleadas en el aparato administrativo, y la circulación anual de documentos en el país es de aproximadamente 60 mil millones de hojas y sigue creciendo, entonces no hay duda de que la regulación regulatoria efectiva de este proceso tiene gran importancia. Como uno de los medios para regular los flujos de documentos, la normas estatales, clasificadores de toda la unión y sistemas unificados documentación. Estos y otros estándares son reconocidos para estabilizar el flujo documental en el país a lo largo de todo el ciclo tecnológico, para crear una tecnología óptima para la gestión de la gestión documental de cada unidad administrativa.
Lista de literatura usada
1. MI Basakov. Trabajo de oficina. Libro de texto para estudiantes de instituciones educativas de educación vocacional secundaria. [Texto] / Basakov M.I. Editorial: Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 376s.
3. Kirsanova M.V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M.V. Kirsanov. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Educación superior)
4. Kuznetsov I. N. Gestión de documentación y trabajos de oficina. [Texto] / I.N. Kuznetsov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.
5. Spivak VA Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 256 s.
6. Sistema estatal de soporte documental de la gestión. Requerimientos generales a los documentos y servicios de apoyo a la documentación. - M., 1991
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(en rojo. Decretos del Gobierno de la Federación Rusa del 07.09.2011 No. 751, del 26.04.2016 No. 356)
A los efectos de estas Reglas, se utilizan los siguientes términos y definiciones:
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
"documentación" - fijación de información en medios tangibles en a su debido tiempo;
"papeleo": una actividad que garantiza la creación de documentos oficiales y la organización del trabajo con ellos en los órganos ejecutivos federales;
"documento" - un documento oficial creado por un organismo estatal, organismo de gobierno local, legal o individual emitido de acuerdo con el procedimiento establecido e incluido en el flujo de documentos del órgano ejecutivo federal;
"flujo de documentos": el movimiento de documentos desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución, la colocación en el archivo y (o) el envío;
"Requisito del documento": un elemento del documento necesario para su diseño y organización del trabajo con él;
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
"documento original" - la primera o única copia del documento;
"copia de un documento" - un documento que reproduce completamente la información del documento original y sus características externas, que no tiene fuerza legal;
"registro de documentos": asignar un número de registro a un documento, ingresar información sobre el documento en el formulario de registro y contabilidad;
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
"nomenclatura de casos": una lista sistematizada de títulos de casos con una indicación de sus períodos de almacenamiento;
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
"caso" - un conjunto de documentos o documento separado relativo a un tema o área de actividad del órgano ejecutivo federal;
"Servicio de gestión de oficinas": una unidad estructural a la que se le confían las funciones de realizar el trabajo de oficina, así como las personas responsables de mantener el trabajo de oficina en otros divisiones estructurales;
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
"copia electrónica de un documento" - una copia de un documento creado en forma electrónica;
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
párrafo no es válido. - ;
"sistema de gestión de documentos electrónicos": un sistema de información automatizado que proporciona la creación de documentos electrónicos y copias electrónicas de documentos, su gestión, su almacenamiento y acceso a ellos, así como el registro de documentos;
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
"gestión de documentos electrónicos" - gestión de documentos utilizando un sistema de información.
()
Otros conceptos utilizados en estas Reglas corresponden a los conceptos definidos en la legislación de la Federación Rusa.
(el párrafo fue introducido por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 7 de septiembre de 2011 No. 751)
tercero Creación de documentos en el órgano ejecutivo federal
Los documentos creados por el órgano ejecutivo federal se redactan en papel con membrete, en hojas estándar de papel A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm), o en forma de documentos electrónicos y deben tener una composición establecida de detalles, su ubicación y ejecución.
Las formas del cuerpo ejecutivo federal se desarrollan sobre la base de la versión angular o longitudinal de la ubicación de los detalles. Con la versión de esquina, los detalles del formulario se encuentran en la esquina superior izquierda de la hoja. En la versión longitudinal, los detalles del formulario se ubican en el medio de la hoja a lo largo del margen superior.
Al crear documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos, se utilizan plantillas de documentos electrónicos.
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
Cada hoja de un documento, redactado tanto en membrete como en una hoja de papel estándar, debe tener márgenes de al menos 20 mm - izquierda, 10 mm - derecha, 20 mm - superior y 20 mm - inferior.
Los formularios de muestra y las plantillas electrónicas de documentos son aprobados por el jefe del órgano ejecutivo federal.
(página 8 enmendada. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
Los detalles de los documentos creados en el curso de las actividades del órgano ejecutivo federal son:
a) el Emblema del Estado de la Federación Rusa;
b) el nombre del órgano ejecutivo federal;
c) el nombre de la subdivisión estructural del órgano ejecutivo federal;
d) título del trabajo;
e) datos de referencia sobre el órgano ejecutivo federal;
f) nombre del tipo de documento;
g) fecha del documento;
h) número de registro documento;
j) lugar de compilación (publicación) del documento;
k) sello de restricción de acceso al documento;
l) destinatario;
m) sello de aprobación del documento;
n) instrucciones para la ejecución del documento (resolución);
n) título del texto;
p) el texto del documento;
c) marca de control;
r) una nota sobre la solicitud;
s) firma;
t) marca de firma electrónica;
x) sello de aprobación del documento;
h) impresión;
w) una marca en la certificación de la copia;
w) una nota sobre el ejecutante;
e) una nota sobre la ejecución del documento y su envío al caso;
j) una nota sobre la recepción del documento;
(página 9 enmendada. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
La composición de los detalles del documento está determinada por su tipo y propósito.
La aprobación del documento en el órgano ejecutivo federal se emite mediante la visa de un funcionario autorizado del órgano ejecutivo federal. La aprobación de un documento creado en un órgano ejecutivo federal con otras autoridades y organismos estatales se formaliza mediante un sello (hoja) de aprobación, un protocolo o una carta de aprobación.
IV. Requisitos para la organización de la circulación de documentos en el órgano ejecutivo federal
En el flujo de documentos del órgano ejecutivo federal, se distinguen los siguientes flujos de documentos:
a) documentación entrante (entrante);
b) documentación enviada (saliente);
c) documentación interna.
En el órgano ejecutivo federal, la entrega y despacho de documentos se realiza por medio de comunicaciones postales, comunicaciones courier y telecomunicaciones.
Los documentos recibidos por el órgano ejecutivo federal se someten a trámite primario, registro, consideración preliminar, transferencia a la administración para su consideración, se transfieren a los albaceas y, después de la ejecución, se colocan en archivos.
El procesamiento primario de los documentos entrantes incluye verificar la entrega correcta de los documentos y la disponibilidad de los documentos y sus anexos, así como la distribución de los documentos en registrados y no sujetos a registro.
El registro de los documentos recibidos y creados se lleva a cabo el día de la recepción, creación (firma o aprobación) o el siguiente día hábil, a menos que la legislación de la Federación Rusa disponga lo contrario.
(página 16 enmendada. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
Fuerza perdida. - Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356.
Los documentos registrados son transferidos por el servicio de mantenimiento de registros para su consideración al titular del órgano ejecutivo federal o, por decisión del titular del órgano ejecutivo federal, a otros funcionarios del órgano ejecutivo federal.
Los documentos o sus copias con instrucciones de ejecución (resoluciones) son transferidos por el servicio de gestión de registros a los albaceas.
(párrafo 18 enmendado. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
El original del documento se envía a la subdivisión estructural del órgano ejecutivo federal responsable de la ejecución del documento. Si hay varios ejecutores, el documento original se transfiere a la unidad estructural que es el ejecutor responsable, las unidades restantes reciben una copia del documento.
Al brindar al albacea la posibilidad de acceder a una copia electrónica del documento en el sistema de gestión de documentos electrónicos, el documento original podrá permanecer en el servicio de registro, si así lo establece el instructivo para el registro en el órgano ejecutivo federal.
(el párrafo fue introducido por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
Documentos después de su firma por el jefe del órgano ejecutivo federal u otro Persona autorizada se transfieren al servicio administrativo para su registro y despacho.
(párrafo 20 modificado. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
El servicio de gestión de registros comprueba la corrección del documento, la integridad del documento y la correspondencia del número de copias del documento con la lista de correo. Los documentos ejecutados incorrectamente se devuelven al contratista.
Los documentos deben enviarse el día de su registro o el siguiente día hábil.
La transferencia de documentos entre las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal se realiza a través del servicio administrativo.
En el órgano ejecutivo federal, el servicio de gestión de registros lleva registros de los documentos entrantes, creados y enviados. Los datos sobre el número de documentos son resumidos, analizados por el servicio de mantenimiento de registros y presentados al jefe del órgano ejecutivo federal en la forma prescrita por él.
Para registrar y buscar documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se utiliza información obligatoria sobre los documentos de conformidad con el apéndice. Se puede utilizar información adicional sobre los documentos en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.
V. Fondo documental del órgano ejecutivo federal
Poder ejecutivo federal:
a) forma su fondo documental a partir de los documentos formados en el curso de sus actividades;
b) elabora y aprueba, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de los archivos, una lista de documentos generados en el curso de sus actividades, así como en el curso de las actividades de las organizaciones subordinadas a él, indicando los períodos de almacenamiento ;
c) desarrolla y aprueba un álbum de plantillas formas unificadas documentos creados por el órgano ejecutivo federal.
(páginas. "c" fue introducido por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
El servicio de gestión de registros lleva a cabo la formación del fondo documental del órgano ejecutivo federal mediante la compilación de una nomenclatura de casos, la formación y el procesamiento de casos, la garantía de su seguridad, el registro y la transferencia de casos al archivo del órgano ejecutivo federal.
Nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal:
a) es compilado por el servicio de gestión de registros sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales;
b) se aprueba previa coordinación con la central comisión de expertos del órgano ejecutivo federal por el jefe del órgano ejecutivo federal a más tardar al final del año en curso y entrará en vigor el 1 de enero del año siguiente;
c) una vez cada 5 años, se coordina con la comisión de expertos y verificación del archivo del estado federal, a la que se transfieren los documentos formados en el curso de las actividades del órgano ejecutivo federal para su almacenamiento permanente fondo de archivo Federación Rusa;
d) en caso de cambio en las funciones y estructura del órgano ejecutivo federal, está sujeto a acuerdo con la comisión de peritaje y verificación del archivo del estado federal.
Los nombres de las secciones de la nomenclatura de casos del órgano ejecutivo federal son los nombres de las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal.
Los casos se forman de acuerdo con la nomenclatura de casos, así como de acuerdo con los principios de sistematización de documentos y su distribución (agrupación) para casos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años), incluidos casos para personal, y para casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive).
Los casos desde la fecha de su formación hasta la transferencia al archivo del órgano ejecutivo federal o para su destrucción se almacenan en unidades estructurales en el lugar de su formación.
Los casos se emiten para uso temporal a los empleados de las divisiones estructurales por un período determinado por el titular del órgano ejecutivo federal, y después de su vencimiento están sujetos a devolución.
Los casos se envían a otros órganos y organizaciones estatales sobre la base de sus solicitudes por escrito con el permiso del jefe del órgano ejecutivo federal o su adjunto a cargo del trabajo de oficina.
El retiro de documentos de los archivos de depósito permanente se permite en casos excepcionales y se realiza con la autorización del titular del órgano ejecutivo federal, dejando en el archivo una copia del documento, certificada en la forma prescrita, y un acto sobre el razones para emitir el original.
Los casos de períodos de almacenamiento permanentes y temporales (más de 10 años) se transfieren al archivo del órgano ejecutivo federal no antes de 1 año y no más tarde de 3 años después de que el servicio de mantenimiento de registros complete el caso. La transferencia de casos al archivo del órgano ejecutivo federal se realiza sobre la base de inventarios de casos de período de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) y archivos sobre el personal, formados en las subdivisiones estructurales del órgano ejecutivo federal. Los casos de un período de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) no se transfieren al archivo del órgano ejecutivo federal y están sujetos a destrucción en la forma prescrita al vencimiento de su período de almacenamiento.
(página 34 enmendada. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
La base para compilar inventarios de cajas de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) es la nomenclatura de cajas.
Nota.
Para cuestiones relativas a la compilación de la nomenclatura de casos e inventarios de casos, la formación y ejecución de casos, así como la destrucción de casos de almacenamiento temporal, consulte las "Reglas básicas para el funcionamiento de archivos de organizaciones" (aprobadas por el decisión de la Junta de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002), Reglamento para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobado Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477, Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades públicas, gobiernos locales y organizaciones, aprobado. Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 31 de marzo de 2015 No. 526.El procedimiento para compilar la nomenclatura de casos y descripciones de casos, la formación y ejecución de casos, así como la destrucción de casos de almacenamiento temporal en el órgano ejecutivo federal está determinado por el órgano ejecutivo federal en el campo del archivo.
VI. Características del trabajo con documentos electrónicos en el órgano ejecutivo federal.
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)Los documentos electrónicos se crean, procesan y almacenan en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.
El documento electrónico debe ser reglas generales trabajo de oficina y tener los detalles establecidos para un documento similar en papel, con la excepción de los detalles "Emblema del Estado de la Federación Rusa".
El órgano ejecutivo federal utiliza documentos electrónicos (sin documentación previa en papel) y copias electrónicas de documentos.
La composición de los documentos electrónicos creados en el órgano ejecutivo federal se establece mediante una lista de documentos, cuya creación, almacenamiento y uso se llevan a cabo exclusivamente en forma de documentos electrónicos al organizar las actividades internas del órgano ejecutivo federal, desarrollado en la base de las recomendaciones de la Agencia Federal de Archivos.
La lista de documentos, cuya creación, almacenamiento y uso se lleva a cabo exclusivamente en forma de documentos electrónicos al organizar las actividades internas del órgano ejecutivo federal, es aprobada por el jefe de este órgano ejecutivo federal de acuerdo con el Archivo Federal Agencia.
Los documentos electrónicos enviados a las autoridades públicas y los gobiernos locales se firman con una firma electrónica calificada mejorada de un funcionario del órgano ejecutivo federal de conformidad con la Ley Federal "Sobre la firma electrónica".
En el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal, se pueden utilizar métodos de confirmación de acciones con documentos electrónicos, en los que se utilizan otros tipos de firmas electrónicas de conformidad con la Ley Federal "Sobre Firma Electrónica".
La recepción y el envío de documentos electrónicos son realizados por el servicio administrativo.
Después de recibir los documentos electrónicos firmados con una firma electrónica, el servicio de mantenimiento de registros verifica la validez de la firma electrónica.
Luego de la inclusión de los documentos electrónicos en el sistema de gestión de documentos electrónicos, se generan datos de registro y contabilidad sobre el documento que permiten la gestión del documento, incluyendo su búsqueda, acceso al documento, control, almacenamiento, uso y otros datos.
Los documentos creados en el órgano ejecutivo federal y (o) recibidos por el órgano ejecutivo federal en papel se registran en el sistema de gestión de documentos electrónicos con la creación de una copia electrónica de dicho documento en él.
El registro y la contabilidad de los documentos electrónicos se llevan a cabo en el sistema de gestión de documentos electrónicos del órgano ejecutivo federal.
Los documentos electrónicos se transforman en archivos electrónicos de acuerdo con la nomenclatura de casos.
La nomenclatura de casos indica que el caso se está tramitando en formato electrónico, lo cual se anota en el encabezamiento del caso o en la columna “Nota”.
Los documentos electrónicos luego de su ejecución o envío están sujetos a almacenamiento de acuerdo con el procedimiento establecido en los sistemas de información del órgano ejecutivo federal por los plazos previstos para documentos similares en papel.
Una vez vencidos los plazos establecidos para el almacenamiento de los documentos electrónicos, éstos están sujetos a destrucción con base en un acto aprobado por el titular del órgano ejecutivo federal.
I. Disposiciones generales
Este Reglamento establece un procedimiento unificado para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales.
Estas Reglas no se aplican a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de estado.
El órgano ejecutivo federal sobre la base de estas Reglas, teniendo en cuenta las condiciones y los detalles de sus actividades, desarrolla una instrucción sobre el trabajo de oficina, aprobada por el jefe del órgano ejecutivo federal de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo del archivo. .
II. Términos y definiciones
()
Apéndice
a las reglas de negocio
en agencias federales
poder Ejecutivo
Lista de información requerida sobre documentos,
utilizado con fines contables y de búsqueda de documentos
en sistemas de gestión de documentos electrónicos
autoridades ejecutivas federales
(en rojo. Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 No. 356)
Cargo, apellido e iniciales de la persona que firma el documento
Nombre del tipo de documento
Fecha del documento
Número de registro del documento
Fecha de recepción del documento
Número de registro del documento entrante
Información sobre documentos relacionados(nombre del tipo de documento, fecha, número de registro, tipo de comunicación)
Título del texto resumen documento)
Índice de casos por nomenclatura de casos
Información de reenvío de documentos
Número de hojas del documento principal
Nota de solicitud (número de solicitudes, número total de hojas de solicitud)
Instrucciones para la ejecución del documento (albacea, orden, fecha de ejecución)
Marca de verificación
Barra de restricción de acceso
Información sobre la firma electrónica
Verificación de firma electrónica
Subdivisión - albacea responsable del documento
INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO ESTATAL
EDUCACIÓN PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTO KUZBAS DE ECONOMÍA Y DERECHO
FACULTAD DE DERECHO
CÁTEDRA DE DISCIPLINAS HUMANITARIAS
Prueba
Por disciplina: "Documentación de las actividades de gestión"
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local"
Completado por: estudiante del grupo 303
Panshina E.Yu.
Comprobado:
Kémerovo, 2010
Introducción…………………………………………………………………………..….3
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad…………...….5
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local…………………………………………………….…..7
3. Elección del enfoque para la automatización del flujo de trabajo……………………10
4. Sistemas que organizan la gestión de documentos electrónicos…………….…..12
5. Flujo de trabajo de los documentos oficiales…………………………..…..14
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades……...…18
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles……………………...20
8. Decisión para el gobierno local…………………………....21
Conclusión……………………………………………………………………...…23
Lista de literatura utilizada…………………………………………..25
Introducción.
La necesidad de automatizar los procesos de oficina y organizar la gestión de documentos electrónicos es reconocida hoy por las autoridades estatales y los gobiernos locales en casi todas las regiones de la Federación Rusa. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen una serie de preguntas, sin recibir respuestas a las cuales es imposible proceder a la implementación práctica de los proyectos.
¿Dónde debería comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir todo el proyecto en etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa y crezca con cada etapa posterior? ¿Cuáles de los medios técnicos disponibles deben actualizarse en primer lugar y cuáles pueden esperar? ¿Qué recursos financieros se deben proporcionar en el presupuesto, desglosados por años, en función de las realidades de una región en particular?
De hecho, todas estas cuestiones se relacionan con la construcción de un plan competente para la implementación del proyecto durante varios años, teniendo en cuenta la financiación prevista, las necesidades de producción, el equipamiento técnico y la modernización prevista del parque técnico.
trabajo de ingenieros, diseñadores, jefes de producción
se dedica mucho tiempo al estudio, análisis y compilación de varios
documentación. Especialmente grandes dificultades surgen, por regla general, cuando
desarrollo de documentos de producción, lo que se debe principalmente a la falta de conocimientos especiales de los compiladores. La eliminación del tiempo improductivo dedicado a los procesos de compilación y uso de documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, según los autores, requiere, por un lado,
familiarización de los redactores de documentos con las leyes más generales de percepción de documentos, por otro lado, y esta es la tarea principal: la formulación y sistematización de reglas y normas generales para la preparación de documentos básicos.
apuntar El trabajo de control es el estudio de los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local.
De acuerdo con la finalidad del control en la obra, los siguientes Tareas:
Definir el concepto de flujo de trabajo;
Considere el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local;
Identificar sistemas EDD para diferentes niveles de gobierno;
Considere la posibilidad de automatizar el intercambio de documentos entre autoridades.
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad.
El trabajo de oficina en el órgano ejecutivo federal se lleva a cabo de conformidad con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477. Sobre la base de estas Reglas, el órgano ejecutivo federal en acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de archivo emite un manual de negocios. Estas Reglas no se aplican a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de estado.
Los documentos se redactan en formularios (hojas estándar de papel A4 o A5) o en forma de documentos electrónicos y deben tener una composición establecida de detalles, su ubicación y ejecución. Los formularios de muestra son aprobados por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes pasan por el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar en el servicio administrativo, se transfieren a la gerencia para su consideración y luego llegan a los artistas intérpretes o ejecutantes. Después de la ejecución, los documentos se colocan en archivos.
Cada organismo forma su propio fondo documental. La nomenclatura de los archivos del organismo se coordina con la comisión pericial y de verificación del archivo del estado federal correspondiente. Los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. La Resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de trabajo" se usa actualmente de forma muy amplia y se encuentra en la descripción de casi todos los sistemas de información. Muchos sistemas implementan la automatización del flujo de trabajo y cada uno de ellos afirma ser "un enfoque integrado para la automatización del flujo de trabajo". Al mismo tiempo, la variedad de sistemas es la más amplia: desde sistemas de contabilidad de almacenes hasta software para el control de procesos tecnológicos.
En este documento, los términos "flujo de documentos", "trabajo de oficina", etc. considerada exclusivamente en el contexto de la organización del trabajo de las autoridades públicas y los gobiernos autónomos locales. En consecuencia, los términos se interpretan exclusivamente con el uso de las normas nacionales aplicadas al trabajo de los órganos gubernamentales.
Según la definición (GOST R 51141-98), el flujo de documentos es "el movimiento de documentos en una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío", es decir, el ciclo de vida completo de todo el conjunto de documentos en una organización antes de que sean transferidos al archivo o para su destrucción.
El trabajo de oficina, o "gestión documental", según la misma fuente, significa "una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es un conjunto de mecanismos organizativos para mantener y controlar el flujo de trabajo de los documentos oficiales. Sin embargo, en el "Instructivo Estándar para el Trabajo de Oficina en los Órganos Ejecutivos Federales" de fecha 27 de noviembre de 2000, las funciones del trabajo de oficina ya no se limitan a regular únicamente el flujo de documentos oficiales. Esto nos permite afirmar que los sistemas de automatización de oficinas deben controlar no solo la circulación de documentos registrados (oficiales), sino también borradores de documentos.
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local.
En Rusia, a escala nacional, se ha desarrollado una tecnología unificada para trabajar con documentos de gestión, el llamado sistema estatal de soporte documental para la gestión (GS DOW). El trabajo de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ya sea en términos de detalle de elaboración de la tecnología para trabajar con documentos, o en términos de escala de distribución. Y si en Occidente el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de tecnologías de gestión de documentos, entonces en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida del flujo de trabajo de oficina.
¿Cuáles son las características del "modelo ruso" de trabajo de oficina? Hay tres ventajas más llamativas:
Control sobre el documento, a partir del momento de su recepción;
Centralización de funciones de control;
Normas uniformes de circulación de documentos.
A diferencia de los métodos occidentales de trabajar con documentos, en la práctica rusa un documento se pone bajo control en el momento en que la autoridad lo recibe. Los documentos internos o salientes caen en el campo de control inmediatamente después del "nacimiento", es decir, la aprobación. Al mismo tiempo, se realiza un seguimiento de la relación de los documentos, si un documento apareció como resultado de la implementación de una decisión tomada sobre otro documento. Todo esto hace posible rastrear la ruta de cualquier documento recibido por una autoridad estatal y un gobierno autónomo local con una garantía; después de todo, ni un solo documento registrado puede desaparecer sin dejar rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo de trabajo implica que el documento primero debe ser informado a la gerencia, y solo luego, adquiriendo resoluciones de acuerdo con la jerarquía del servicio, baja a los ejecutores directos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas unificadas y detalladas para trabajar con documentos de gestión en organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los servicios administrativos (expediciones, oficinas, grupos de control) están reguladas por las normas para el llenado de diarios de registro, archivadores y formularios de informes.
En las condiciones de existencia de una regulación de flujo de documentos tan detallada en las autoridades, la introducción sin adaptación de una tecnología fundamentalmente nueva de uno u otro software extranjero no es realista. En este caso, podemos hablar de la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando modernas tecnologías de la información.
INTRODUCCIÓN
1.1 El concepto de soporte documental para la gestión y las autoridades municipales
1.2Características del soporte documental para la gestión en las autoridades municipales
1.3Características de la organización del flujo documental de los gobiernos locales
CAPITULO 2
2.1 Antecedentes históricos de la creación de la Administración del distrito de Bolkhovsky
2.2Organización del trabajo con documentos de la Administración del distrito de Bolkhovsky
2.3 Clasificación de los documentos oficiales de la Administración del distrito de Bolkhovsky
2.4 Desarrollo para mejorar el trabajo de oficina
CONCLUSIÓN
LISTA DE LITERATURA UTILIZADA
APLICACIONES
INTRODUCCIÓN
Relevancia: Los documentos registran cada paso de nuestra vida, desde el momento del nacimiento, ingreso a la escuela, luego a la secundaria especial o superior institución educativa, trabajar. Registraron el matrimonio y el divorcio, la salida de una persona de la vida. La preparación, ejecución de documentos y la organización del trabajo con ellos están reguladas por actos legislativos y reglamentarios y metodológicos, cuyo conocimiento e implementación son obligatorios para todos los que se ocupan de documentos.
La organización y el mantenimiento de registros requieren conocimientos y habilidades profesionales. Los documentos reflejan y tienen en cuenta las actividades de las instituciones. Por lo tanto, el mantenimiento de muchos documentos está prescrito por ley. Al verificar el trabajo de una institución, al realizar una auditoría, verifican, en primer lugar, los documentos en los que se registran las actividades de la organización. El trabajo operativo con documentos es muy importante: registrarse a tiempo, enviar a la gerencia para su consideración, obtener una resolución clara, transferir sin demora al contratista, organizar el control y seleccionar la información necesaria. Todos estos pasos simples en las modernas condiciones de relaciones de mercado y competencia, pueden llegar a ser determinantes a la hora de establecer relaciones comerciales con otras organizaciones e instituciones. Casi todos los especialistas en el campo de la gestión están involucrados en la preparación y ejecución de documentos. Por lo tanto, todo gerente debe conocer los requisitos para la preparación y ejecución de los documentos oficiales.
Así, hoy en día, la mejora de la gestión de los sistemas productivos y económicos, el aumento del nivel de organización y la eficiencia del trabajo gerencial dependen en gran medida de la racionalidad con la que se organicen los trámites en los gobiernos locales.
El objeto del trabajo de calificación final es el trabajo de oficina de las autoridades municipales de la administración del distrito de Bolkhovsky.
El tema del estudio son las características del trabajo de oficina en las autoridades municipales en el ejemplo de la Administración local del distrito de Bolkhovsky.
El propósito es estudiar y analizar la organización de la gestión documental en las autoridades municipales de la Administración del distrito de Bolkhovsky.
El objetivo fijado por nosotros se compone de las siguientes tareas:
1. Analizar los conceptos de “gestión documental” y “autoridades municipales”.
2. Identificar las características del soporte documental para la gestión en las autoridades municipales.
3. Considerar la clasificación de los documentos de los gobiernos locales.
4. Describir la organización del flujo de trabajo de los gobiernos locales.
La organización del trabajo de oficina en las autoridades municipales cumple con los requisitos y normas generales del trabajo de oficina. El trabajo de oficina, en general, y en particular en los gobiernos locales, no se detiene, sino que mejora cada día, cambiando los estándares y formas de organización.
En el trabajo de tesis, el marco normativo y metodológico se presenta de la siguiente forma:
1. Leyes: "Sobre principios generales organizaciones de autogobierno local en la Federación Rusa”; la Constitución de la Federación Rusa; "Sobre Contabilidad".
2. Normas estatales: GOST R51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones"; OST 2479-2481 - Cartas comerciales OST 1780 - Mensajes telefónicos OST 1781 - Actas de reuniones OST 1782 - Avisos de reuniones; Sistema Unificado de Registro Estatal: Disposiciones Básicas; GOST R 6.30-2003 Sistema unificado de documentación organizacional y administrativa: Requisitos para el papeleo; Sistema estatal de documentación de apoyo a la gestión. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación.
3. Indicar instrucciones, reglamentos, reglas: Reglamento estándar sobre el mantenimiento de registros sobre propuestas, solicitudes y quejas de los ciudadanos en organismos estatales, empresas, instituciones y organizaciones.; Reglas básicas para el trabajo de archivos de organizaciones; Reglas básicas para el trabajo de los archivos estatales de la URSS; Reglas básicas para el trabajo de los archivos estatales de la Federación Rusa; Instrucciones para contabilidad v instituciones presupuestarias; Instrucciones ejemplares sobre el trabajo de oficina en los gobiernos locales del Territorio de Altai; Carta, instrucciones para el trabajo de oficina y descripciones de trabajo Administración del Consejo de la Aldea Zudilovsky del Distrito Pervomaisky del Territorio de Altai.
El sistema de principios, métodos científicos y diversas características que caracterizan las etapas individuales del trabajo con documentos (grupos - al registrar documentos, categorías - cuando se ejecutan) forman la base científica de la organización moderna de soporte documental para la gestión en las autoridades municipales. Base científica este trabajo se presenta en la forma:
La base metodológica del estudio es el principio del historicismo, que ayuda a rastrear los cambios en el trabajo con documentos en el pasado, el presente y los comienzos del futuro.
En la metodología de investigación de la tesis se utilizó un enfoque estructural-funcional, que permitió estudiar la estructura y funcionamiento del soporte documental para la gestión en las autoridades municipales. El método tipológico es también un método de investigación de datos sobre el trabajo de tesis. Como resultado de la tipología, se han formado grupos de características estadísticamente estables que crean un modelo para organizar el trabajo de oficina en el campo de la Gobierno municipal.
La base empírica es la observación y el análisis de la organización del trabajo de oficina en la Administración del distrito de Bolkhovsky. Es decir, la base de datos incluye documentos emitidos por la Administración del Distrito de Bolkhovsky: organizativos (estatutos, descripciones de puestos, instrucciones para el trabajo de oficina); administrativo (decretos, órdenes, decisiones); información y referencia (certificados, actas, cartas, telegramas, mensajes telefónicos y faxes).
Métodos de investigación: Análisis generalizado, síntesis, método comparativo, observación.
Investigar:
1. Se realizó un análisis integral de la organización del soporte documental en las autoridades municipales. Se consideran las definiciones de autoridades municipales y documentación soporte de la gestión, así como se da a conocer el sistema de organización de la documentación soporte de la gestión en las autoridades municipales.
2. Se revelan la naturaleza y características del trabajo de oficina en los gobiernos locales. Se describe la clasificación del trabajo de oficina y las características de la organización del flujo de trabajo en los gobiernos locales.
3. Se estudiaron datos teóricos y prácticos sobre el ejemplo de la Administración del distrito de Bolkhovsky. Se describe la estructura de la administración del consejo del pueblo y se caracterizan las características de la organización del soporte de documentación para la Administración del distrito de Bolkhovsky.
Tesis consta de introducción, tres capítulos, seis párrafos, conclusión, bibliografía y apéndices. La cantidad total de trabajo es de ………….. páginas de texto mecanografiado.
CAPÍTULO 1. DOCUMENTACIÓN PARA LA GESTIÓN EN LAS AUTORIDADES MUNICIPALES
1.1 El concepto de autoridades municipales y la gestión documental
Las autoridades municipales son elegidas directamente por la población y (o) formadas por un cuerpo representativo municipioórganos con competencias propias para resolver cuestiones importancia local.
Las autoridades municipales pueden definirse como autogobierno local.
Los órganos de gobierno autónomo local son los órganos de las comunidades territoriales autónomas, que en realidad son municipios. Estos órganos están formados directamente por la población o representantes de la población (órgano de representación) y son responsables del ejercicio indebido de sus atribuciones, fundamentalmente, a los vecinos del municipio. Tienen un lugar especial en el sistema democrático de gobierno de la sociedad y del Estado, y está determinado, en primer lugar, por el hecho de que la presencia de órganos de autogobierno asegura dicha descentralización del sistema de gestión, lo que hace que este sistema sea el más adecuado para garantizar los intereses de la población sobre el terreno, teniendo en cuenta las tradiciones históricas y locales. Con la ayuda de los órganos de autogobierno local, se lleva a cabo la organización de las autoridades locales, se garantiza la resolución independiente de los problemas de la vida local por parte de los ciudadanos, el aislamiento organizacional de la gestión de los asuntos locales en el sistema de gobierno de la sociedad y el estado.
Los órganos de autogobierno local no forman parte integrante del mecanismo de gestión estatal. De acuerdo con la Constitución de la Federación Rusa (artículo 12), no están incluidos en el sistema de autoridades estatales, por lo tanto, representan una forma independiente del pueblo que ejerce su poder. Al mismo tiempo, al no ser autoridades públicas, los órganos de autogobierno local realizan actividades que tienen un carácter imperioso, ya que son una de las formas de realización del poder del pueblo. Por lo tanto, las decisiones tomadas por ellos dentro de sus competencias son vinculantes en el territorio del gobierno autónomo local para todas las organizaciones, funcionarios, ciudadanos, asociaciones públicas. La concesión de poderes estatales separados a los órganos de autogobierno local se lleva a cabo únicamente por la ley federal y las leyes de los súbditos de la Federación. También determinan las condiciones, así como el procedimiento para el control estatal sobre la implementación por parte de los gobiernos locales de ciertos poderes estatales. Al mismo tiempo, no se permite el ejercicio del autogobierno local por parte de las autoridades estatales y los funcionarios estatales. Las decisiones de los órganos de autogobierno local pueden ser anuladas por los órganos que las adoptaron o declaradas nulas por decisión judicial.
De conformidad con el art. 131 de la Constitución de la Federación Rusa, la estructura de los órganos de autogobierno local está determinada por la población de forma independiente. La población puede aprobar la estructura de los órganos de autogobierno local en un referéndum local. La decisión sobre la estructura de los órganos de autogobierno local puede ser tomada por el órgano representativo del municipio y consagrada en la carta del municipio. La ley federal del 28 de agosto de 1995 "Sobre los principios generales de la organización del autogobierno local en la Federación de Rusia" preveía un solo organismo de autogobierno local obligatorio, que debería estar en cada municipio: cuerpo representativo Gobierno local. La Ley Federal del 6 de octubre de 2003 "Sobre los Principios Generales de la Organización del Autogobierno Local en la Federación Rusa" resuelve de una nueva manera el problema de la presencia de órganos de autogobierno local en la estructura. cuerpos vinculantes, prestando mucha más atención a la regulación legal de la formación y actividades de los gobiernos locales que la Ley Federal de 1995.
La estructura de los órganos de autogobierno local está compuesta por el órgano de representación del municipio, el titular del municipio, la administración local, organismo de control formación municipal, otros órganos de autogobierno local previstos por la carta de la formación municipal y que tienen competencias propias para resolver cuestiones de trascendencia local. El procedimiento para la formación, atribuciones, duración del mandato, rendición de cuentas, rendición de cuentas de los gobiernos locales, así como las demás cuestiones de organización y actividades de estos órganos están determinados por la carta orgánica del municipio. La participación de las autoridades públicas y sus funcionarios en la formación de órganos de autogobierno local, el nombramiento y destitución de funcionarios de autogobierno local sólo se permite en los casos y en la forma estatutario. Un cambio en la estructura de los órganos de autogobierno local solo se lleva a cabo mediante la modificación de la carta del municipio. La decisión del órgano de representación de la formación municipal de cambiar la estructura de los órganos de autogobierno local entrará en vigor no antes de la expiración del mandato del órgano de representación de la formación municipal que tomó dicha decisión. La financiación de los gastos de mantenimiento de los órganos de los gobiernos autónomos locales se realiza exclusivamente con cargo a los ingresos propios de los presupuestos de los respectivos municipios.
Las funciones del gobierno autónomo local están determinadas por su naturaleza, lugar en el sistema de la democracia, aquellas tareas y fines hacia los que se dirige la actividad municipal. Las funciones del autogobierno local se entienden como las direcciones principales actividades municipales. Las funciones del autogobierno local se distinguen por una cierta estabilidad y estabilidad, ya que manifiestan un impacto constante y decidido de la población, los órganos de autogobierno local en las relaciones municipales para resolver de la manera más efectiva los problemas de importancia local. En conjunto, muestran las posibilidades y la eficacia del sistema de autogobierno local, caracterizando el objeto social del autogobierno local (propiamente dicho) y el proceso de su implementación (existente). Teniendo en cuenta el papel del autogobierno local en la organización y ejercicio del poder del pueblo, las tareas resueltas en el proceso de la actividad municipal y las competencias del autogobierno local, se pueden distinguir las siguientes funciones principales:
1. asegurar la participación de la población en la solución de problemas de importancia local;
2. gestión propiedad municipal, medios financieros del autogobierno local;
3. asegurar el desarrollo integral del territorio del municipio;
4. asegurar la satisfacción de las necesidades de la población en materia sociocultural, de servicios públicos y otros servicios vitales;
5. protección del orden público;
6. representación y protección de los intereses y derechos de la autonomía local garantizados por la Constitución de la Federación Rusa y las leyes federales.
De acuerdo con la Constitución de la Federación Rusa, el autogobierno local en la Federación Rusa se lleva a cabo en varios formas organizativas Ah (v. 130). En conjunto, estas formas forman un sistema de autogobierno local dentro de los respectivos municipios, a través del cual se asegura la solución de problemas de importancia local, la vida local. La unidad del sistema de autogobierno local se debe a que se basa en principios democráticos organización del autogobierno local en la Federación Rusa, se construye teniendo en cuenta el papel y las funciones del autogobierno local en la sociedad y el estado, así como las tradiciones históricas y locales, y está determinada por la población de los respectivos municipios independientemente. La unidad de este sistema se manifiesta en la delimitación de los sujetos de jurisdicción y competencias entre las diversas formas de su implementación, así como en el hecho de que todas sus formas organizativas se encuentran en estrecha interconexión, interacción e interdependencia. Dentro de esta interrelación e interdependencia, unas formas se derivan de otras o se vinculan por relaciones de liderazgo, rendición de cuentas y responsabilidad o rendición de cuentas y rendición de cuentas. La ley federal establece las formas de interacción distrito municipal con los asentamientos urbanos y rurales que forman parte del término municipal; permite la formación de un órgano representativo del distrito municipal a partir de representantes de los órganos de autogobierno local pertinentes de los asentamientos. La ley federal prevé el desarrollo de la cooperación intermunicipal. Las formaciones municipales pueden formar asociaciones intermunicipales, establecer sociedades económicas y otras organizaciones intermunicipales. El concepto de "régimen de autogobierno local" se utiliza para caracterizar la organización del poder público y las formas de actividad de la población, los órganos formados por ellos para atender los asuntos de trascendencia local en el municipio.
La ley establece varios grupos de formas organizativas a través de las cuales se lleva a cabo el autogobierno local en la Federación Rusa.
El primer grupo incluye formas de implementación directa del autogobierno local por parte de la población. La democracia directa en el sistema de autogobierno local se lleva a cabo a través de diversas formas de expresión directa de la voluntad de la población o de sus grupos individuales que viven dentro de los límites de distritos, ciudades, distritos en ciudades, pueblos, asentamientos rurales en los que se ejerce el autogobierno local. Desempeña un papel especial en su implementación, que está determinado principalmente por el hecho de que a través de formas de democracia directa tales como elecciones, reuniones públicas y un número de otros, la formación y el funcionamiento de todas las partes más importantes de la autonomía local. sistema de gobierno - sus órganos están asegurados. Teniendo esto en cuenta, podemos decir que en la práctica del autogobierno local, las formas de democracia directa y representativa se entrelazan, complementándose entre sí. Además, el papel de la democracia directa en la implementación del autogobierno local está determinado por el hecho de que algunas de sus formas (referéndums locales, asambleas ciudadanas y otras) están incluidas en el sistema de autogobierno local como parte integral de eso
El segundo grupo está formado por los órganos y funcionarios de los gobiernos autónomos locales, a los que se les encomienda la principal labor diaria de implantación de los gobiernos autónomos locales en el territorio de los respectivos municipios. Los órganos de autogobierno local son uno de los pilares del sistema democrático de la administración pública, que permite democratizar el aparato administrativo y decidir asuntos locales con una eficiencia mucho mayor en comparación con un sistema de control centralizado; Garantizar que se tengan en cuenta los intereses de las pequeñas comunidades al realizar política pública; combinar de manera óptima los intereses y derechos de una persona y los intereses de las regiones y el estado en su conjunto.
El tercer grupo incluye formas de participación de la población en el autogobierno local, en las que el lugar central lo ocupa el autogobierno público territorial. Numerosas y diversas formas de participación de la población en la implementación del autogobierno local sirven como apoyo masivo para el autogobierno local, fortalecen sus vínculos con la población. Su actividad manifiesta una iniciativa cívica directa de la población, alimentada por los intereses estables de diversos grupos sociales. Transforman estos intereses y tradiciones en comportamiento cívico activo, trabajo práctico.
Regulacion legal el autogobierno local en Rusia pertenece a los sujetos de la jurisdicción de los sujetos de la Federación. La jurisdicción conjunta de la Federación y las entidades constitutivas de la Federación Rusa incluye solo el establecimiento de principios generales para el sistema de autogobierno local. De acuerdo con esto, la Federación tiene el derecho de dictar leyes sobre los principios generales del autogobierno local y así lo hace. El autogobierno local está regulado en detalle por las leyes de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia y los estatutos de los propios municipios. La regulación legal no se limita a los principios. La base legal del autogobierno local es una combinación de varios actos legales regulatorios y regulaciones legales regular las cuestiones de autogobierno local. Parte base legal el autogobierno local en Rusia incluye, en primer lugar, algunas normas jurídicas internacionales contenidas en actos ley internacional Estos son principios y normas de derecho internacional universalmente reconocidos, así como Tratados Internacionales ratificado por el estado. La composición de la base legal del gobierno autónomo local en Rusia también incluye las disposiciones contenidas en otros actos legales. Esta es la Constitución de la Federación Rusa (Artículo 12, Capítulo 8, etc.); leyes básicas (constituciones, estatutos) de las entidades constitutivas de la Federación Rusa; marco de leyes federales (sobre los principios generales de la organización del gobierno autónomo local, 1995); leyes federales emitidas en el desarrollo de leyes marco y que regulan la base de aspectos individuales del gobierno local en nivel federal(O fundamentos financieros autogobierno local, 1997, sobre los fundamentos servicio municipal, 1998 y otros); decretos del Presidente de la Federación Rusa (por ejemplo, sobre la aprobación de las disposiciones principales de la política estatal en el campo del desarrollo del gobierno autónomo local, 1999); Decretos del Gobierno de la Federación Rusa (por ejemplo, sobre registro Federal municipios, 1998); decretos Corte Constitucional la Federación Rusa (el Tribunal señaló, por ejemplo, que los súbditos de la Federación no tienen derecho a reemplazar los órganos de autogobierno local mediante la creación de órganos de gobierno local del súbdito de la Federación); leyes de las entidades constitutivas de la Federación sobre autogobierno local (dichas leyes o leyes con un nombre similar han sido adoptadas en todas las entidades constitutivas de la Federación Rusa); estatutos de municipios; algunos otros actos legales municipio específico. El marco legal del autogobierno local puede incluir las disposiciones de los actos legales federales y los actos de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, que generalmente se relacionan con otras áreas de regulación, pero incluyen ciertas normas que afectan los asuntos del autogobierno local (por ejemplo, leyes sobre educación, sobre biblioteconomía, sobre el procedimiento de privatización del Estado y propiedad municipal, sobre entrañas y otros). Un lugar especial entre las fuentes del derecho municipal lo ocupan las cartas de los municipios y la Carta Europea de Autonomía Local de 1985. La carta es el documento constitutivo del municipio, que tiene por esta educación integral, que es la base de la normativa municipal y se caracteriza por un procedimiento especial (complicado) para su adopción y modificación.
La carta es el acto principal que regula los asuntos del gobierno local dentro de un solo municipio. Se adopta por un órgano representativo o por referéndum local. De acuerdo con las leyes de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, la carta de formación municipal debe reflejar: los límites y la composición del territorio; asuntos de trascendencia local relacionados con la jurisdicción del municipio; el procedimiento para la participación de la población local en la solución de estos problemas; la estructura y procedimiento para la formación de los órganos de autogobierno local y sus funcionarios; nombres de los órganos y funcionarios electos; su mandato; tipos, procedimiento para la adopción y entrada en vigor de los actos jurídicos reglamentarios de los gobiernos locales; garantías de los derechos, causales y tipos de responsabilidad de los órganos y funcionarios (revocación, expresión de censura, terminación anticipada poderes, etc) cuestiones de servicio municipal; el procedimiento para la posesión, uso y disposición de los bienes municipales; características de la organización del autogobierno local en áreas con una densa población de grupos étnicos, los cosacos, teniendo en cuenta las tradiciones históricas y de otro tipo. Las cartas de los municipios están sujetas a registro estatal. Además de las cartas, el marco legal de un municipio en particular incluye actos legales reglamentarios adoptados por órganos y funcionarios del gobierno autónomo local. Estos pueden incluir reglamentos para el trabajo de los órganos representativos locales, decisiones de los órganos representativos de la autonomía local (por ejemplo, sobre el establecimiento de tasas e impuestos locales), disposiciones sobre la autonomía pública territorial dentro de los municipios. Al regular las atribuciones de los órganos municipales se utiliza el principio de subsidiariedad aplicado a la delimitación de la competencia del Estado (RF) y formaciones estatales(sujetos de la Federación Rusa), por un lado, y municipios, por el otro, significa: los problemas que pueden resolverse en el nivel inferior no deben transferirse al nivel superior; autoridades municipales se transfieren tareas que las asociaciones de ciudadanos no pueden afrontar mediante el uso de la autoorganización, otras formas de democracia directa.
El concepto de competencias de los gobiernos autónomos locales caracteriza sus capacidades y responsabilidades en cada uno de los ámbitos de competencia. En su totalidad, los sujetos de jurisdicción y potestades forman la competencia de los gobiernos autónomos locales.
Los súbditos, los titulares de la autoridad son los gobiernos locales, sus funcionarios y una determinada categoría de ciudadanos: los votantes. Cada uno de estos tres elementos tiene su propia competencia (por ejemplo, un órgano representativo - en el campo del presupuesto, el jefe de un municipio - en el campo de la gestión, los ciudadanos - que determina la composición de los elegidos o los revoca antes de lo previsto) , pero cuando se combinan, teniendo en cuenta los sujetos de jurisdicción, surge una nueva cualidad, no propia de ninguno de los elementos por separado, de la competencia del municipio. La lista de jurisdicciones dada anteriormente indica que el autogobierno local tiene una competencia significativa en varias áreas. El sujeto de jurisdicción y autoridad se funden en un hecho específico, ascendiendo a este evento la competencia del autogobierno local y la competencia más específica del órgano (por ejemplo, el titular de la administración del municipio) que lleva a cabo la tarea. Provisiones generales sobre las materias de competencia del municipio reciben su concreción en las atribuciones, constituyendo, junto con las anteriores, la competencia del municipio, que se desarrolla en las atribuciones de sus órganos y funcionarios.
El trabajo de oficina es una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales. En el proceso de actividad de cualquier empresa, organización o institución, se toman decisiones de gestión sobre diversos temas. Al mismo tiempo, la información necesaria para la toma de decisiones y las propias decisiones pueden presentarse en forma de documentos. Por ello, al trabajo de oficina también se le denomina documentación de gestión. La eficiencia de la gestión, la rentabilidad, la eficiencia, la cultura laboral de los empleados de gestión dependen de la organización del trabajo de oficina. El desarrollo de nuevas tecnologías de la información en la gestión, los nuevos programas de oficina se llevan a cabo sobre la base de las reglas tradicionales de trabajo de oficina. El trabajo de oficina consta de dos componentes inextricablemente vinculados: la documentación y la organización del trabajo con documentos.
Todas las operaciones con documentos están reguladas por el marco normativo y metodológico del trabajo de oficina. Gobierna:
- reglas para el papeleo;
- reglas para trabajar con documentos;
- garantizar la seguridad de los documentos;
- el procedimiento para la transferencia de documentos para el almacenamiento de archivos;
- trabajo de servicio de trabajo de oficina (funciones, estructura);
- introducción de nuevas tecnologías de la información;
- trabajar con documentos que tienen un sello de restricción de acceso;
- aspectos legales relacionados con documentos y otras cuestiones.
Los temas de soporte documental de la gestión están regulados por:
- leyes de la Federación Rusa;
- estándares estatales y de la industria;
- clasificadores de toda Rusia;
- estado y directrices de la industria trabajo de oficina;
- instrucciones para el trabajo de oficina de una organización en particular.
La gestión de la documentación realiza una serie de las siguientes funciones.
Establecimiento de formularios y detalle de documentos. Habiendo compilado el texto del documento, debe formatearse correctamente para que tenga fuerza legal. El procedimiento para emitir documentos oficiales está determinado por GOST R6.30-2003 Requisitos para la ejecución de documentos, que establece las reglas para emitir cada elemento del documento. El documento consta de una serie de sus elementos constitutivos, que se denominan detalles. Dado que ha aparecido el término profesional props, vamos a desvelar su contenido. En GOST 351141-98 para términos y definiciones, el requisito de un documento se denomina "un elemento obligatorio en la ejecución de un documento oficial". Diferentes documentos consisten en un conjunto diferente de detalles. La cantidad de detalles que caracterizan los documentos está determinada por los propósitos de crear el documento, su propósito, los requisitos de contenido y forma. este documento, una forma de documentar. Además de los requisitos, un documento también puede caracterizarse por características como la originalidad y la copia, la autenticidad y la falsificación, el estado físico del documento, el formato del papel, el método de fabricación del documento. Muchos documentos tienen un número estrictamente limitado de detalles. La ausencia o indicación incorrecta de cualquier requisito en documento oficial invalida el documento. Para una serie de documentos emitidos por las autoridades públicas y la administración pública, la composición de los detalles de los documentos se establece en las leyes y regulaciones. Los documentos, cuya forma no se proporciona, deben contener lo siguiente detalles requeridos:
a) el nombre del documento;
b) la fecha de elaboración del documento;
c) el nombre de la organización en nombre de la cual se redacta el documento;
d) el contenido de la transacción comercial;
e) instrumentos de medición de transacciones económicas en términos físicos y monetarios;
f) los nombres de los cargos de las personas responsables de la transacción comercial y la corrección de su ejecución;
g) firmas personales de dichas personas.
El conjunto de detalles que componen el documento se denomina forma del documento. Una forma característica de un tipo particular de documento, por ejemplo, una orden, un acto, se denomina forma estándar.. Una forma típica se caracteriza por una cierta cantidad de detalles dispuestos en una secuencia estricta. Cuando en la década de 1920 se comenzó a trabajar en la unificación y estandarización de documentos en nuestro país, se desarrollaron los primeros estándares estatales para documentos en cuanto a su forma y ubicación de detalles. Estos estándares estuvieron vigentes hasta principios de la década de 1940. Una vez más, el trabajo sobre la estandarización de documentos se reanudó en la década de 1960. En 1965-1975. se han desarrollado normas que establecen requisitos para los sistemas de documentación individuales utilizados en el ámbito de la gestión (comercio exterior, comercio interior, organizativo y administrativo, primario, contable).
Organización del trabajo de oficina en las administraciones públicas y los gobiernos autónomos locales
INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO ESTATAL
EDUCACIÓN PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTO KUZBAS DE ECONOMÍA Y DERECHO
FACULTAD DE DERECHO
Prueba
Por disciplina: "Documentación de las actividades de gestión"
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local"
Completado por: estudiante del grupo 303
Panshina E. Yu.
Comprobado:
Kémerovo, 2010
Introducción……………………………………………………………………..…. 3
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad…………...…. 5
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local…………………………………………………….….. 7
3. Elección del enfoque para la automatización del flujo de trabajo……………………10
4. Sistemas que organizan la gestión de documentos electrónicos…………….….. 12
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades……...…18
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………20
8. Decisión para el gobierno local………………………….... 21
Conclusión……………………………………………………………………...…23
Lista de literatura utilizada………………………………………….. 25
Introducción.
La necesidad de automatizar los procesos de oficina y organizar la gestión de documentos electrónicos es reconocida hoy por las autoridades estatales y los gobiernos locales en casi todas las regiones de la Federación Rusa. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen una serie de preguntas, sin recibir respuestas a las cuales es imposible proceder a la implementación práctica de los proyectos.
¿Dónde debería comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir todo el proyecto en etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa y crezca con cada etapa posterior? ¿Cuáles de los medios técnicos disponibles deben actualizarse en primer lugar y cuáles pueden esperar? ¿Qué recursos financieros se deben proporcionar en el presupuesto, desglosados por años, en función de las realidades de una región en particular?
la modernización prevista del parque técnico.
se dedica mucho tiempo al estudio, análisis y compilación de varios
documentación. Especialmente grandes dificultades surgen, por regla general, cuando
desarrollo de documentos de producción, lo que se debe principalmente a la falta de conocimientos especiales de los compiladores. La eliminación del tiempo improductivo dedicado a los procesos de compilación y uso de documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, según los autores, requiere, por un lado,
familiarización de los redactores de documentos con las leyes más generales de percepción de documentos, por otro lado, y esta es la tarea principal: la formulación y sistematización de reglas y normas generales para la preparación de documentos básicos.
apuntar El trabajo de control es el estudio de los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local.
De acuerdo con la finalidad del control en la obra, los siguientes Tareas:
Definir el concepto de flujo de trabajo;
Considere el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local;
Identificar sistemas EDD para diferentes niveles de gobierno;
Considere la posibilidad de automatizar el intercambio de documentos entre autoridades.
RF de fecha 15 de junio de 2009 No. 477. Sobre la base de estas Reglas, el órgano ejecutivo federal, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de los archivos, emite una instrucción sobre el trabajo de oficina. Estas Reglas no se aplican a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de estado.
Los documentos se redactan en formularios (hojas estándar de papel A4 o A5) o en forma de documentos electrónicos y deben tener una composición establecida de detalles, su ubicación y ejecución. Los formularios de muestra son aprobados por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes pasan por el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar en el servicio administrativo, se transfieren a la gerencia para su consideración y luego llegan a los artistas intérpretes o ejecutantes. Después de la ejecución, los documentos se colocan en archivos.
Cada organismo forma su propio fondo documental. La nomenclatura de los archivos del organismo se coordina con la comisión pericial y de verificación del archivo del estado federal correspondiente. Los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. La Resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de trabajo" se usa actualmente de forma muy amplia y se encuentra en la descripción de casi todos los sistemas de información. Muchos sistemas implementan la automatización del flujo de trabajo y cada uno de ellos afirma ser "un enfoque integrado para la automatización del flujo de trabajo". Al mismo tiempo, la variedad de sistemas es la más amplia: desde sistemas de contabilidad de almacenes hasta software para el control de procesos tecnológicos.
"flujo de documentos", "trabajo de oficina", etc. se consideran exclusivamente en el contexto de la organización del trabajo de las autoridades públicas y los gobiernos autónomos locales. En consecuencia, los términos se interpretan exclusivamente con el uso de las normas nacionales aplicadas al trabajo de los órganos gubernamentales.
Según la definición (GOST R 51141-98), el flujo de documentos es "el movimiento de documentos en una organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío", es decir, el ciclo de vida completo de todo el conjunto de documentos en una organización antes de que sean transferidos al archivo o para su destrucción.
El trabajo de oficina, o "gestión documental", según la misma fuente, significa "una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es un conjunto de mecanismos organizativos para mantener y controlar el flujo de trabajo de los documentos oficiales. Sin embargo, en el "Instructivo Estándar sobre Trabajo de Oficina en los Órganos Ejecutivos Federales" de fecha 27 de noviembre de 2000, las funciones de trabajo de oficina ya no se limitan a regular únicamente el flujo de documentos oficiales. Esto nos permite afirmar que los sistemas de automatización de oficinas deben controlar no solo la circulación de documentos registrados (oficiales), sino también borradores de documentos.
En Rusia, a escala nacional, se ha desarrollado una tecnología unificada para trabajar con documentos de gestión, el llamado sistema estatal de soporte documental para la gestión (GS DOW). El trabajo de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ya sea en términos de detalle de elaboración de la tecnología para trabajar con documentos, o en términos de escala de distribución. Y si en Occidente el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de tecnologías de gestión de documentos, entonces en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida del flujo de trabajo de oficina.
¿Cuáles son las características del "modelo ruso" de trabajo de oficina? Hay tres ventajas más llamativas:
Control sobre el documento, a partir del momento de su recepción;
Centralización de funciones de control;
Normas uniformes de circulación de documentos.
control inmediatamente después del "nacimiento" - es decir, afirmación. Al mismo tiempo, se realiza un seguimiento de la relación de los documentos, si un documento apareció como resultado de la implementación de una decisión tomada sobre otro documento. Todo esto hace posible rastrear la ruta de cualquier documento recibido por una autoridad estatal y un gobierno autónomo local con una garantía; después de todo, ni un solo documento registrado puede desaparecer sin dejar rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo de trabajo implica que el documento primero debe ser informado a la gerencia, y solo luego, adquiriendo resoluciones de acuerdo con la jerarquía del servicio, baja a los ejecutores directos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas unificadas y detalladas para trabajar con documentos de gestión en organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los servicios administrativos (expediciones, oficinas, grupos de control) están reguladas por las normas para el llenado de diarios de registro, archivadores y formularios de informes.
puede hablar de la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando tecnologías de la información modernas.
trabajo de oficina. Al mismo tiempo, nada impide incluir en el sistema automatizado la posibilidad de vincular la tarjeta con la imagen electrónica del propio documento (texto e incluso imagen, sonido y vídeo). Así, se crean las condiciones tecnológicas para la transición a la gestión electrónica de documentos. La transición a la gestión de documentos electrónicos, a su vez, crea los requisitos previos para la formación de archivos electrónicos con mecanismos efectivos para el trabajo analítico y de referencia sobre una variedad de documentos en diversas formas de presentación.
Por otro lado, el uso de una red informática crea las condiciones para la descentralización del desempeño de varias funciones de oficina mientras se mantiene un control centralizado sobre el flujo de documentos. Es posible, por ejemplo, permitir que departamentos e incluso empleados individuales registren documentos de forma independiente y, al mismo tiempo, controlen de forma centralizada su paso. Además, la presencia de una red que conecta autoridades territorialmente remotas permite un control centralizado sobre el flujo de documentos, lo que es imposible de implementar en el marco de la tecnología puramente en papel.
modelos, la pérdida de documentos solo puede ocurrir debido a una violación directa de las instrucciones de trabajo de la oficina.
3. Elección del enfoque para la automatización del flujo de trabajo.
La necesidad de automatizar el flujo de trabajo de las autoridades públicas y el autogobierno local ahora es obvia para todos.
El trabajo de oficina con diarios en papel y archivadores es incompatible con las exigencias de mejorar la eficiencia del trabajo de los funcionarios por varias razones.
y procesamiento de datos de archivadores heterogéneos y descentralizados.
Los archivadores de documentos suelen estar separados de los artistas intérpretes o ejecutantes. Contienen información incompleta y no operativa sobre el estado de los documentos.
problemas de gestión.
Microsoft, junto con sus socios, ofrece software de dos fases y soluciones metodológicas en el campo de la organización del flujo de documentos para autoridades públicas y gobiernos locales:
Gestión de documentos electrónicos y trabajos de oficina.
es a corto plazo el enfoque principal para la automatización del flujo de trabajo en las autoridades públicas y el autogobierno local.
Los documentos procesados por la autoridad, incluidos los transmitidos mediante tecnología informática, tienen dos formas: tradicionalmente en papel y electrónica. Tal simbiosis es consecuencia del hecho de que los medios modernos de preparación de documentos implican una forma electrónica de almacenamiento de documentos, mientras que el marco regulatorio y las reglas de circulación establecidas son en papel. Además, el argumento más importante a favor de ahorrar documentos en papel es la comodidad inigualable de trabajar con ellos. Las reglas y los hábitos cambian mucho más lentamente que las capacidades de la tecnología de la información moderna.
En las Administraciones Públicas y Autonomías Locales, al parecer, durante mucho tiempo, al tramitar documentos en formato electrónico, se ahorrarán operaciones que requieran la creación de sus copias en papel. Como regla general, los gerentes prefieren trabajar con documentos en papel. Además, mientras que el intercambio de documentos oficiales entre las autoridades y su transferencia a los archivos estatales también se realiza en papel.
La gestión electrónica de documentos y el trabajo de oficina (EDD) es una respuesta tecnológica a los requisitos modernos impuestos por la situación política y económica actual sobre la eficacia de las autoridades estatales rusas y el autogobierno local. EDD también está respaldado por la experiencia de su implementación en organismos gubernamentales occidentales y ejemplos de operación en estructuras comerciales rusas grandes y progresistas.
4. Sistemas que organizan la gestión de documentos electrónicos.
Como se mencionó anteriormente, la gestión de documentos electrónicos es un conjunto de nuevas tecnologías para trabajar con documentos. Las tecnologías aplicadas permiten organizar la interacción "sin fisuras" de los sistemas que proporcionan diversas operaciones de procesamiento de documentos. En primer lugar, estas tecnologías incluyen:
Análogo electrónico de una firma manuscrita;
Medios de transmisión de datos;
Medios de almacenamiento de información electrónica.
Estas tecnologías permiten que los subsistemas que realizan varias funciones se complementen orgánicamente entre sí. Dicha interacción puede aumentar drásticamente la eficiencia de los funcionarios públicos cuando trabajan con documentos.
La gestión electrónica de documentos permite crear un único espacio de información en la autoridad, integrando todos los sistemas documentales en el nodo de información. La integración se lleva a cabo sin perder la calidad del trabajo con documentos, conservando las tradiciones del trabajo de oficina ruso. La base de dicha integración es un almacenamiento de documentos fiable y sistemas de gestión de documentos que interactúen con él. Todos los documentos procesados se almacenan en un único repositorio, lo que permite una óptima búsqueda y selección de información al momento de preparar los materiales. Por el momento, en la mayoría de las autoridades y autogobiernos locales, muchas operaciones ya se realizan utilizando tecnología informática. La tarea del sistema automatizado es organizar un trabajo colectivo efectivo sobre los textos de los documentos y proporcionar a cada funcionario un espacio de información rico para garantizar sus actividades.
5. Flujo de trabajo de documentos oficiales.
El objetivo principal en el desarrollo de las tecnologías de gestión de documentos electrónicos fue lograr la máxima continuidad de las reglas y técnicas de la gestión de documentos en papel y el trabajo de oficina de diario, lo que permite garantizar una transición sin problemas de las tecnologías tradicionales a las modernas.
El sistema de gestión de registros procesa los documentos almacenados en un único repositorio de documentos de la autoridad. Esto le permite incluir los documentos tramitados por la gestión documental oficial en un único espacio de información de la autoridad.
La tecnología de gestión de documentos electrónicos está respaldada por la siguiente funcionalidad del sistema:
escaneado y reconocimiento de documentos en papel utilizando tecnología OCR integrada;
Adjuntar a la tarjeta de registro (RC) una imagen electrónica del documento en forma de archivo (archivos) de cualquier formato;
Proporcionar a cada funcionario, un participante en el proceso administrativo, su propia oficina virtual personal, lo que garantiza que el funcionario tenga acceso solo a los documentos relacionados con su competencia;
Asegurar el proceso de aprobación (vising) de borradores de documentos;
utilizando medios certificados;
Formación y ejecución de casos, es decir, agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y sistematización de documentos dentro del caso;
Almacenamiento en archivo de documentos electrónicos, asuntos de la autoridad.
La unidad principal de contabilidad en el sistema es el RC del documento, cuya integridad de los detalles brinda la posibilidad de generar informes estadísticos y analíticos sobre varios segmentos de información, facilidad de búsqueda.
Al mismo tiempo, el conjunto principal de detalles del RK se puede ampliar con un conjunto arbitrario de detalles adicionales, determinados para cada grupo de documentos. Según los detalles adicionales de la República de Kazajstán, es posible, junto con los detalles principales, buscar y seleccionar datos al generar informes. Al recibir un documento electrónico entrante, su registro se realiza automáticamente. Para el documento recibido como resultado del intercambio entre los dos sistemas EDD, la mayoría de los detalles del RK se generan automáticamente. La imagen electrónica del documento se adjunta a la AC. Al mismo tiempo, se verifica la identidad del documento provisto con EDS y criptoprotección. Si el documento entrante llega en papel, el sistema realiza una llamada al paquete de reconocimiento óptico de texto y, al recibir su imagen electrónica, se devuelve al sistema de gestión de la oficina con el adjunto simultáneo del documento al AC. El usuario del sistema, que ha adjuntado el archivo del documento, establece los derechos de acceso al archivo en el nivel de secreto, así como la protección (cancelación de la protección) contra la edición.
Si es necesario traducir un volumen relativamente grande de documentos en papel destinados a la ejecución y el almacenamiento en forma electrónica, se propone utilizar la opción "Registro de flujo". En este caso, luego de ingresar los datos de registro sobre el documento en la República de Kazajstán, el usuario de la estación de trabajo automatizada (AWS) de registro en línea imprime en la primera hoja del código de barras, que corresponde al número del sistema interno asignado por el sistema al documento registrado. Después de eso, los documentos en orden aleatorio desde varias estaciones de trabajo de registro de flujo llegan a la estación de trabajo de escaneo equipada con un escáner de alta velocidad. Las imágenes electrónicas escaneadas de los documentos ingresan a la base de datos y, gracias a la tecnología de extracción de códigos de barras, se adjuntan a las correspondientes fichas de registro de documentos.
Después del registro, el AC con el documento adjunto se envía a través de la red al funcionario responsable de tomar una decisión sobre la ejecución del documento y luego a los ejecutores del documento de acuerdo con los detalles de la resolución. Al mismo tiempo, cada gerente o ejecutor está dotado de ciertos derechos que permiten asegurar la organización del trabajo con documentos lo más cerca posible del trabajo tradicional en una mesa en la que los documentos que son de competencia exclusiva de este empleado y que están esperando el inicio de la ejecución (en la carpeta Recibidos) se organizan en carpetas, o son aceptados por el empleado para su ejecución (en la carpeta En ejecución), o se transfieren a los subordinados con una indicación de la fecha límite de ejecución (en la carpeta En carpeta de controles).
En el curso del trabajo con documentos electrónicos, se proporciona una búsqueda combinada de texto completo y atributiva del documento requerido, incluso a través del acceso web a la base de datos de documentos del sistema.
Los archivos con textos (imágenes) de documentos salientes e internos también se adjuntan al CA utilizando tecnología estándar. El documento de salida, acompañado de los requisitos de la República de Kazajstán, puede ser protegido por un EDS, encriptado y transferido al destinatario.
Así, junto con la posibilidad de registrar los documentos recibidos a través de las líneas de comunicación, se proporciona la gestión corporativa de documentos electrónicos. Los documentos ejecutados se forman en casos y se transfieren al almacenamiento de archivos.
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades.
Actualmente, los sistemas de gestión de documentos automatizados heredados ya están en uso en muchas autoridades públicas. Están construidos sobre diferentes bases de software y hardware. Algunos de ellos, proporcionados por socios de Microsoft (incluido el sistema Delo de la compañía Electronic Office Systems descrito anteriormente), se implementan sobre la base de tecnologías modernas. Asimismo, siguen en funcionamiento un número importante de sistemas de generaciones anteriores basados en MS DOS y otras plataformas. La unificación de sistemas en todos los órganos del Estado en un futuro previsible es imposible tanto por consideraciones políticas (los derechos de los sujetos de la Federación y los gobiernos locales) como prácticas. La implementación y, sobre todo, la sustitución de los sistemas operativos es un proceso bastante largo, difícil y costoso.
y permitiría la conexión de varios sistemas.
El intercambio de documentos electrónicos debe estar debidamente protegido. Los documentos deben estar provistos de una firma electrónica, que garantiza la autoría y la invariabilidad del contenido del documento y, en algunos casos, cerrado por medios criptográficos del acceso no autorizado.
Cada organización tiene muchas organizaciones corresponsales con las que se intercambian documentos, y todas pueden tener diferentes formatos de mensajes e incluso redes. No es apropiado cargar los sistemas de organizaciones individuales con la función de soporte constante de información de servicio necesaria para organizar el intercambio. Es lógico construir el intercambio de documentos no sobre el principio de "cada uno con cada uno", sino sobre la base del principio de "estrella", basado en los Centros de Intercambio de Documentos (DPC).
Los centros de datos pueden realizar el siguiente conjunto de funciones:
Transformación y coordinación de formatos de documentos entrantes y salientes;
Soporte para bases de datos de direcciones y cálculo de rutas de entrega de documentos;
Entrega garantizada de documentos;
Soporte y sincronización de directorios.
Para la integración con el centro de datos, los sistemas corporativos heredados, si es necesario, pueden complementarse con módulos de interfaz especiales que brindan conversión de formato preliminar y procedimientos de intercambio con el centro de datos.
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles.
Solución para autoridades municipales y de otro tipo con una pequeña cantidad de flujo de documentos Esta categoría puede incluir condicionalmente estructuras de gestión municipal con una pequeña cantidad de flujo de documentos que no tienen suficiente base técnica para la implementación de un sistema EDD completo. Para ellos, se puede recomendar una solución de usuario único, equipada con los medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con una organización superior, directamente o a través del centro de datos. El usuario de una solución de este tipo suele ser un empleado responsable del trabajo de oficina de la organización. Al mismo tiempo, el trabajo se lleva a cabo con documentos en papel, pero el sistema mantiene el registro de documentos entrantes / salientes, el registro de resoluciones en documentos, documentos cancelados en el caso y archivados. Con una gran cantidad de empleados, también se puede llevar un registro del movimiento de originales en papel. Los documentos recibidos en formato electrónico de una organización superior se registran, imprimen y comienzan a ejecutarse inmediatamente antes de la llegada de los originales en papel. La organización matriz recibe automáticamente una notificación de que el documento ha sido registrado. Esta solución permite:
Acelere el intercambio de documentos entrantes/salientes con una organización superior;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce.
8. Solución para el gobierno local.
división y trabajando no solo con documentos de organizaciones, sino también con cartas y apelaciones de ciudadanos y empresas. Tales organizaciones suelen tener una flota suficiente de computadoras personales conectadas a una red local. Para ellos, se puede recomendar una solución multiusuario con un número de trabajos de 5 a 20, equipado con medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con organizaciones superiores e inferiores (directamente o a través de un centro de datos), comunicación con un portal para informar y la recepción de solicitudes de ciudadanos y organizaciones y la posibilidad de acceso remoto a Internet acceso a los datos del sistema EDD. El sistema debe proporcionar el registro de documentos entrantes / salientes, contabilidad de resoluciones sobre documentos, documentos dados de baja en el caso y archivados. También se debe llevar un registro del movimiento de los originales en papel.
Los usuarios de una solución de este tipo no suelen ser solo personal de oficina, sino también varios empleados de departamentos funcionales. Dado que la mayoría de los empleados de tales organizaciones tienen computadoras personales, en el marco de dicha solución, el trabajo con parte de los documentos puede organizarse principal o exclusivamente en forma electrónica. Los documentos en papel entrantes se pueden digitalizar y todo el trabajo posterior con ellos ya se puede hacer electrónicamente. El proceso de ejecución de documentos (imposición y ejecución de resoluciones) también puede organizarse en formato electrónico.
Si la organización tiene un canal disponible permanentemente en Internet, el acceso remoto al sistema EDD se puede organizar a través de una interfaz web, lo que permite controlar el progreso del trabajo tanto para los funcionarios que están fuera como para las organizaciones superiores.
Esta solución permite:
Reducir la carga del personal de oficina transfiriendo parte de las funciones a los departamentos;
Incrementar la efectividad del control sobre la ejecución de documentos;
Organizar un sistema de almacenamiento efectivo para documentos relacionados;
Reducir el tiempo de búsqueda de los documentos necesarios;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce;
Acelerar y hacer más eficiente el trabajo de los empleados en la ejecución de documentos;
Reducir el costo de trabajar con apelaciones de ciudadanos y organizaciones enviadas electrónicamente (a través del portal);
Para desarrollar y respaldar el portal, así como organizar el acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD, un conjunto de tecnologías de Internet de Microsoft (Internet Information Services, tecnología ASP, Microsoft Index Server) y la API proporcionada por el sistema Delo-Enterprise para la publicación. Los documentos se pueden utilizar directamente desde la base.
Conclusión.
Una característica del trabajo de oficina y flujo de trabajo en las administraciones públicas o en el gobierno local, como sistema de apoyo documental a la gestión, es el reflejo 100% de los procesos de gestión en forma documental. Por ello, los procesos de trabajo de oficina y circulación de documentos adquieren un carácter autónomo y requieren de un sistema de gestión propio.
En la actualidad, el proceso de introducción de equipos y redes informáticas en las instituciones públicas se encuentra en pleno proceso, y en muchas de ellas el nivel alcanzado hasta la fecha es suficiente para la introducción de tecnologías modernas para el trabajo con documentos. Pero además de computadoras y redes, esto requiere un conjunto de soluciones de software modernas.
La Federación de Rusia es plenamente consciente de la importancia de esta dirección, que se refleja en el Programa Federal de Objetivos "Rusia Electrónica" en general y en varias de sus actividades específicas.
El resultado final de las actividades administrativas del aparato estatal depende de muchos eslabones intermedios, uno de los cuales es el empresarial-productivo, que permite la eficiencia y flexibilidad en la toma de decisiones. El trabajo de casos coordina todas las etapas del trabajo, desde el diseño hasta la implementación práctica de las soluciones. El proceso de gestión incluye las siguientes principales operaciones típicas documentadas:
toma de decisiones y documentación; llevar las decisiones a los ejecutores;
Ejecución de la decisión; control de ejecución; recopilación de información de rendimiento;
Transferencia de información a través de enlaces verticales y horizontales; almacenamiento y recuperación de información.
El aparato administrativo implementa sus funciones principalmente a través de documentos organizativos y administrativos universales y autorizados creados que circulan independientemente de las especificidades de las actividades en todos los sectores de la economía nacional y la administración pública. Si tenemos en cuenta que más de 14 millones de personas están empleadas en el aparato administrativo, y que la circulación anual de documentos en el país es de aproximadamente 60 mil millones de hojas y sigue creciendo, entonces no cabe duda de que la regulación normativa efectiva de este proceso es de gran utilidad. gran importancia. Los estándares documentales estatales, los clasificadores de toda la Unión y los sistemas de documentación unificados actúan como uno de los medios para regular los flujos de documentos. Estos y otros estándares son reconocidos para estabilizar el flujo documental en el país a lo largo de todo el ciclo tecnológico, para crear una tecnología óptima para gestionar la gestión documental de cada
unidad de gestión.
Lista de literatura usada:
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Sistema estatal de documentación de apoyo a la gestión. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación. - M., 1991
Borodina VV Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 154С
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