Práca s informáciami a referenčnými dokumentmi. Organizácia práce s dokumentmi

Strana 15 zo 16

A informačné a referenčné práce na dokumentoch.

Základ informačnej a referenčnej práce na dokumentoch je databáza vytvorená v procese zadávania došlých, odchádzajúcich a interných dokumentov do PC.

Moderné DBMS (systémy správy databáz) vám umožňujú klásť otázky a podľa toho dostávať odpovede na akúkoľvek kombináciu údajov zahrnutých v registračnej karte dokumentu.

Podobne sa vykonáva vyhľadávanie samotných dokumentov. Vyhľadávanie je možné na ľubovoľnom znaku (pole) vyplnenom v registračnej karte. Spravidla sú to číslo došlého dokladu, dátum prijatia dokladu, druh dokladu, korešpondent, územie, vykonávateľ dokladu, číslo odchádzajúceho dokladu, dátum odoslania dokladu a pod. Zodpovedajúce hodnoty polí sa zadávajú buď z klávesnice, alebo sa pre klasifikované hodnoty vyberajú z príslušného zoznamu (typ dokumentu, interpret atď.). Pomoc môže byť poskytnutá:

1. Podľa konkrétneho dokumentu: kde (kto) sa nachádza; štádium vykonávania (prípravy); výsledok vykonania; miesto uloženia (pre vyhotovené dokumenty).

2. Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.

4. Podľa regiónu: krajina; oblasti; mesto.

Pri vyhľadávaní konkrétnych dokumentov alebo skupiny dokumentov je možné uviesť nasledujúce podrobnosti:

1) prichádzajúce, odchádzajúce, interné dokumenty(vyhľadávanie je možné vykonať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);

2) druh dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);

3) približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo interného - podpisu dokumentu alebo z jedného čísla na druhé);

4) región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);

5) organizácia (korešpondent/adresát);

Pri vyhľadávaní informácií o konkrétnom doklade je možné priamo zadať číslo dokladu.

Podmienky vyhľadávania sú tvorené kombináciou vyplnených polí karty, podobne ako pri registračnej karte, t.j. pri vyplnení viacerých polí sa nájdu dokumenty vyhovujúce všetkým zadaným parametrom.

Hľadanie dokumentov je možné vykonávať na nevykonaných, vykonaných dokumentoch (s dátumom vyhotovenia a značkou umiestnenia vo veci), na celej prevádzkovej databáze (dokumenty aktuálneho evidenčného roku) a v prípade potreby aj na archívna databáza (dokumenty z predchádzajúcich rokov).

Pri vystavení informácií o konkrétnom doklade sa registračný formulár zobrazí na obrazovke a v prípade potreby sa vytlačí. Pri vyhľadávaní skupiny dokumentov sa výsledky vyhľadávania zobrazia a vytlačia v tabuľkovej forme.

V prípade vyhľadávania konkrétneho nevykonaného dokumentu je výsledkom vyhľadávania informácia o tom, u ktorého zhotoviteľa sa dokument práve nachádza. Ak už bol dokument spracovaný, na obrazovke sa zobrazia informácie, v takom prípade tento dokument.

Výrazne rozšíriť možnosti vyhľadávania vo fulltextových databázach o dokumentoch inštitúcie. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase rozšírila. V tomto prípade sa k registračnej karte k dokumentu (prijatý, prijatý do e-mail, fax; alebo zadané skenovaním a následným rozpoznaním papierový dokument, odchádzajúce alebo interné - pripravené s textový editor, tabuľkový procesor atď.).

Takéto fulltextové systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov zapísaných na karte dokladu, ale aj podľa obsahu dokladu, t.j. hľadať dokumenty, v ktorých texte sú určité slová alebo frázy. Napríklad, ak chceme nájsť dokumenty súvisiace s kúpou tlačiarne od Orionu, potom hľadáme slová „tlačiareň“ a „Orion“.

Použitie automatizovaných technológií výrazne znižuje mzdové náklady na registráciu, kontrolu vykonávania a referenciu informačná služba. Ak sú teda mzdové náklady na vyplnenie jednej tradičnej registračnej karty 0,152 hodiny, potom pri použití automatizovanej technológie iba 0,054 hodiny. aktuálne informácie sú 0,17 alebo 0,054 hod., vyhotovenie potvrdení o dokladoch nevyplnených načas tradičnou technológiou trvá mesačne (10 dokladov), ročné (nad 100 dokladov) od 0,26 hod. do 8 hod.. Zároveň sa podobný doklad vyhotovuje v r. automatizovaný systém na 0,05 hodiny a s príslušnými nastaveniami sa môže vo všeobecnosti vytvárať a tlačiť automaticky v určenej frekvencii.

Zaujímavé sú časové normy na sledovanie vyhotovenia dokumentov, vrátane označenia „K“ na kontrolovanom dokumente, pripomenutie termínu splatnosti dodávateľovi, zadávanie informácií do karty o priebehu realizácie, informovanie manažérov o stav vyhotovenia, vyradenie dokladu z kontroly, vyhotovenie súhrnu dokladov, nevykonané včas, vyhotovenie súhrnu vyhotovenia dokladov podliehajúcich kontrole; zovšeobecnenie výsledkov vyhotovenia dokumentov v štrukturálnych divíziách, analýza stavu vyhotovenia dokumentov v organizácii. Napríklad príprava certifikátu na informovanie manažmentu (certifikát pre 20 dokumentov) pri tradičnej kancelárskej práci trvá 1,8 hodiny a pri automatizovanom 1 hodine.

Dôležité sú programy na evidenciu a kontrolu vyhotovenia dokumentov neoddeliteľnou súčasťou moderné kancelárske automatizačné systémy.

<< Предыдущая - Следующая >>

Obsah

Strana 15 zo 16

A informačné a referenčné práce na dokumentoch.

Základ informačnej a referenčnej práce na dokumentoch je databáza vytvorená v procese zadávania došlých, odchádzajúcich a interných dokumentov do PC.

Moderné DBMS (systémy správy databáz) vám umožňujú klásť otázky a podľa toho dostávať odpovede na akúkoľvek kombináciu údajov zahrnutých v registračnej karte dokumentu.

1. Podľa konkrétneho dokumentu: kde (kto) sa nachádza; štádium vykonávania (prípravy); výsledok vykonania; miesto uloženia (pre vyhotovené dokumenty).

2. Podľa témy (obsahu): konkrétny dokument; skupina dokumentov.

4. Podľa regiónu: krajina; oblasti; mesto.

Pri vyhľadávaní konkrétnych dokumentov alebo skupiny dokumentov je možné uviesť nasledujúce podrobnosti:

1) prichádzajúce, odchádzajúce, interné dokumenty (vyhľadávanie je možné vykonať samostatne pre každú kategóriu a pre všetky tri skupiny dokumentov);

2) druh dokumentu (list, objednávka, zmluva atď.);

3) približný chronologický rozsah vyhľadávania (podľa dátumu prijatia alebo interného - podpisu dokumentu alebo z jedného čísla na druhé);

4) región, v ktorom sa vyhľadávanie vykonáva (krajina, región);

5) organizácia (korešpondent/adresát);

Pri vyhľadávaní informácií o konkrétnom doklade je možné priamo zadať číslo dokladu.

Výrazne rozšíriť možnosti vyhľadávania vo fulltextových databázach o dokumentoch inštitúcie. Táto forma práce s elektronickými kópiami dokumentov sa v poslednom čase rozšírila. V tomto prípade sa k registračnej karte k dokumentu automaticky pripojí súbor s textom samotného dokumentu (prijatý, prijatý e-mailom, faxom; alebo zadaný skenovaním a následným rozpoznaním papierového dokumentu, odchádzajúci alebo interný - pripravené pomocou textového editora, tabuľkového procesora atď.). P.).

Používanie automatizovaných technológií výrazne znižuje mzdové náklady na registráciu, kontrolu vykonávania a referenčné a informačné služby. Ak sú teda mzdové náklady na vyplnenie jednej tradičnej registračnej karty 0,152 hodiny, potom pri použití automatizovanej technológie iba 0,054 hodiny. V súlade s tým sú mzdové náklady na vyhľadávanie aktuálnych informácií 0,17 alebo 0,054 hodiny, pričom potvrdenia o dokumentoch neboli vyplnené dňa čas s tradičnou technológiou trvá mesačne (10 dokumentov), ročný (nad 100 dokumentov) od 0,26 hodiny do 8 hodín.. Zároveň je podobný certifikát v automatizovanom systéme pripravený za 0,05 hodiny a pri príslušnom nastavení dokáže dokonca vytvárať a tlačiť automaticky v určenej frekvencii.

Programy na evidenciu dokumentov a kontrolu vykonávania sú dôležitou súčasťou moderných systémov automatizácie kancelárií.

Podmienkou úspešného fungovania duchovnej služby (tajomník-referent) v oblasti informačnej a referenčnej práce je vytvorenie referenčného spisu ( pomocna lavica), v ktorom sú registračné karty usporiadané podľa určitého systému. Úlohou referenčného aparátu v kancelárskej práci je kedykoľvek odpovedať na dve otázky: prvou je, v ktorom oddelení, ktorý z výkonných umelcov a v akom štádiu vyhotovenia, ktorý z výkonných umelcov a v akom štádiu vyhotovenia je požadovaný dokument , druhý - v ktorom dokumente ( v ktorých dokumentoch) sú informácie o požadovanom probléme. Informačné a referenčné práce je možné budovať ako tradične pomocou referenčných kariet, tak aj v automatizovanom režime. Pozrime sa stručne na oba prístupy. Referenčné spisy pri centralizácii evidenčných a referenčných operácií sa nachádzajú na úrade a kontrolnej skupine. Pri decentralizovaných prevádzkach sú kartotéky umiestnené v štrukturálnych divíziách organizácie. Karty sú zoskupené v súbore kariet podľa funkcií, ktoré sú úplne závislé od obsahu, požiadaviek, ktoré je potrebné uspokojiť s jeho pomocou. Referenčný súbor je rozdelený na dve časti: prvá obsahuje karty pre nesplnené dokumenty, druhá - pre vykonané. Keď sú karty vykonávané, karty zo sekcií prvej časti kartotéky sa presúvajú do zodpovedajúcej sekcie druhej časti. Na registračnej karte umiestnenej v druhej časti kartotéky musia byť vyplnené všetky stĺpce. Použitie farebných indikátorov umožňuje klasifikáciu referenčného poľa a uľahčuje vyhľadávanie potrebné informácie, zvyšuje efektivitu vyhľadávania. Referenčné karty prenesené do archívu spolu s vyplnenými papiermi a dokumentmi. Možnosti informačných a referenčných služieb sa zavedením automatizovaného systému evidencie dokumentov výrazne rozšírili. Automatizovaný systém vám umožňuje nájsť referencie pre akúkoľvek kombináciu údajov zahrnutých v evidenčnej karte dokumentu. Vyhľadanie informácií o konkrétnom dokumente je možné vykonať na neuhradených a zrealizovaných dokumentoch, na celej prevádzkovej databáze aktuálneho roka, v prípade potreby aj na dokumentoch z minulých rokov (archívna databáza). Ak je potrebné získať informácie o konkrétnom dokumente, príslušný registračný formulár sa zobrazí na obrazovke a následne vytlačí. Výsledky vyhľadávania informácií o skupine dokumentov sú zobrazené v tabuľkovej forme a v prípade potreby vytlačené. Informácia o nevykonanom dokumente, resp. o vyhotovenom dokumente ukazuje, ktorý dodávateľ dokument má a v akom prípade je tento dokument uložený. V súčasnosti sa čoraz viac rozširujú fulltextové vyhľadávacie systémy pre potrebné informácie. Na tieto účely sa k registračnej karte k dokumentu prikladá súbor s textom samotného dokumentu. Takéto systémy umožňujú vyhľadávať nielen podľa údajov na evidenčnom preukaze, ale aj podľa obsahu samotného dokladu – tento doklad vyhľadajte podľa Kľúčové slová alebo frázy. Použitie počítačová technológia zrýchľuje pracovný tok, zlepšuje výkonnú disciplínu zamestnancov, zlepšuje riadenie organizácie ako celku.

Dostupnosť elektronický archív umožňuje rýchlo a jednoducho nájsť akýkoľvek dokument pomocou funkcie vyhľadávania. Funkcia poskytuje okamžité vyhľadávanie dokumentov pre akýkoľvek typ požiadavky (obr. 15). Výsledkom vyhľadávania je zoznam dokumentov, ktoré vyhovujú požiadavke, so zoznamom hodnôt podrobností o nájdených dokumentoch.

Samostatným typom vyhľadávania je vyhľadávanie podľa kontrolných dokumentov a pokynov. Tento typ vyhľadávanie vám umožňuje získať prevádzkové informácie o stave úlohy.

Vznik prípadov v organizácii a ich aktuálne uloženie.

Na začiatku každého roka organizácia začína s tvorbou dokumentov v prípade. Tvorba vecí je zoskupenie vykonaných listín do veci v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizáciou listín vo veci.

Centralizované a decentralizované vytváranie prípadov v organizácii

V organizáciách sa prípady tvoria centrálne v službe správy dokumentov (sekretariát, úrad, oddelenie kancelárskych prác atď.) alebo decentralizované - v štrukturálnych oddeleniach. Prax ukazuje, že prípady sa tvoria prevažne decentralizovaným spôsobom, t.j. v štrukturálnych divíziách.

V službe manažérskej dokumentácie (DOE) sa tvoria organizačné a administratívne dokumenty, formy ich evidencie (účtovníctvo), súhrnná textová a štatistická plánovacia a výkazová dokumentácia, korešpondencia a iné dokumenty o kľúčových obchodných záležitostiach.

Dokumenty odzrkadľujúce určité oblasti činnosti organizácie sa formujú do prípadov na mieste ich prípravy v príslušných štrukturálnych odboroch, do kompetencie ktorých patria určité otázky v súlade s predpisom o nich (napr. v súlade s predpisom o plánovaní a ekonomické oddelenie, oddelenie účtovníctvo a výkazníctvo, personálne oddelenie a pod.).

Vytváranie prípadov v štrukturálnych oddeleniach organizácie vykonávajú zamestnanci zodpovední za vedenie záznamov. Kontrolu nad tvorbou prípadov vykonáva služba DOW.

Vedúci archívu organizácie alebo zodpovedná osoba za archív poskytuje pracovníkom potrebnú metodickú pomoc štrukturálne členenia pri tvorbe vecí, a tiež kontroluje správnosť tvorby vecí v súlade so schválenou nomenklatúrou vecí.

Pravidlá pre vytváranie prípadov.

Pri zakladaní kaziet treba dodržať tieto základné požiadavky: do kauzy vkladať len vyhotovené, správne vyhotovené listiny v súlade s hlavičkami kaziet podľa nomenklatúry; vložiť v prípade jednu kópiu dokumentu; dať dohromady všetky dokumenty týkajúce sa riešenia jedného problému; dať prílohy spolu s hlavnými dokumentmi; skupinové dokumenty jedného kalendárny rok, s výnimkou prípadov prevodu; samostatne zoskupovať dokumenty s lehotou trvalého a dočasného uloženia do súborov. Dokumenty, ktoré sa majú vrátiť, ďalšie kópie, koncepty by sa nemali zakladať do spisu.

Poznámka! SKÚŠKA nesmie presiahnuť 250 listov s hrúbkou chrbta maximálne 4 cm, ak chrbát kufríka presahuje 4 cm, dokumenty kufríka sa delia na zväzky. Index a názov prípadu sú pripevnené ku každému zväzku s dodatkom „zväzok 1“, „zväzok 2“ atď.

Dokumenty v rámci prípadu sú usporiadané zhora nadol v chronologickom, otázka-logickom slede alebo kombinácii.

Vo vnútri puzdra by mali byť dokumenty usporiadané tak, aby pokryli určité problémy vo svojom obsahu v logickom slede.

Prípady sa otvárajú chronologicky, tematicky alebo ich kombináciou. Došlé dokumenty sú zoradené podľa dátumu prijatia, odchádzajúce - podľa dátumu odoslania alebo abecedne podľa autorov a korešpondentov.

Zoskupovanie do prípadov určité typy Dokumenty.

Normatívne právne a správne akty sú zoskupené do prípadov podľa druhu a chronológie so súvisiacimi aplikáciami v rámci jedného kalendárneho roka. V jednom prípade nie je dovolené vytvárať rôzne druhy administratívnych dokumentov, napríklad príkazy, pokyny a pokyny. Každý druh administratívny dokument sa formuje do samostatného podniku s vlastným hrubým číslovaním, a preto podlieha registrácii v nezávislom časopise (knihe).

Zákazky na hlavné činnosti sú zoskupené oddelene od zákaziek pre personál. Zákazky na personál, ktorý má podľa Zoznamu typických administratívnych archívnych dokumentov generovaných pri výkone činnosti vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt skladovania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25.8.2010 č. 558) rôzne doby skladovania, sú tvorené do samostatných súborov a majú vlastnú registráciu v príslušnom účtovnom formulári (časopis , kniha, kartotéka).

Objednávky pre personál sa formujú do prípadov v závislosti od načasovania ich uloženia. Zároveň je potrebné pripomenúť, že je zakázané zoskupovať dokumenty s rôzne výrazy skladovanie.

V súlade s čl. 19b Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uloženia, objednávky pre personál majú dve doby uloženia: 75 rokov a 5 rokov; objednávky so 75-ročnou dobou použiteľnosti zahŕňajú objednávky:

prijatie, preloženie, kombinácia, preloženie, prepustenie;

certifikácia, zdokonaľovanie, prideľovanie hodností (hodností), zmena priezviska; povzbudenie, odmeňovanie; mzdy, prémie, rôzne platby; všetky druhy dovoleniek zamestnancov s ťažkými, škodlivými a nebezpečné podmienky práca, materská dovolenka, rodičovská dovolenka, dovolenka bez mzdy (mzda); povinnosť v profile hlavnej činnosti; dlhé domáce a zahraničné pracovné cesty, pracovné cesty zamestnancov so sťaženými, škodlivými a nebezpečnými pracovnými podmienkami.

Objednávky s 5-ročnou trvanlivosťou zahŕňajú objednávky: cca disciplinárne opatrenia; ročné platené prázdniny, študijné prázdniny; v službe; krátkodobé domáce a zahraničné pracovné cesty.

Prax používania dokumentov o personáli ukazuje, že pri značnom objeme objednávok na personál, ktoré majú 75-ročnú trvanlivosť, je účelnejšie ich skladať do spisov o otázkach činnosti. Napríklad príkazy na prijatie, preloženie, kombináciu, preloženie a prepustenie zamestnancov by mali byť samostatne zoskupené do prípadov, t. súvisiace s ich pracovné skúsenosti, a samostatne - objednávky na bonusy, povzbudenia a iné platby, ktoré obsahujú informácie o mzdy. Okrem toho v každom prípade musia mať objednávky nezávislé hrubé číslovanie.

Predpisy, pokyny, pravidlá schválené regulačnými právnymi a správnymi aktmi (príkazy, príkazy, rozhodnutia, uznesenia atď.) sú zoskupené spolu s určenými dokumentmi. Po ich schválení ako nezávislé dokumenty sú zoskupené do samostatných prípadov.

Protokoly v prípade sú zoradené v chronologickom poradí podľa dátumov ich zostavenia a vo vzostupnom poradí podľa ich čísel. Existujúce prílohy k protokolom sa tvoria v jednom prípade, t.j. spolu s protokolmi. V prípade veľkého objemu príloh k protokolom sa prílohy tvoria do samostatných prípadov podľa dátumov vyhotovenia protokolov a ich počtu.

schválené plány, správy, odhady, personálne stoly a ďalšie dokumenty sú zoskupené oddelene od ich projektov.

Korešpondencia je zoskupená spravidla za obdobie kalendárneho roka a systematizovaná v chronologickom poradí; v tomto prípade sa dokument odpovede umiestni za dokument so žiadosťou. Pri obnovení korešpondencie o konkrétnej otázke, ktorá sa začala v predchádzajúcom roku, sa dokumenty zaradia do súboru bežného roka s uvedením indexu prípadu z predchádzajúceho roka.

Dokumenty v osobných spisoch sa nachádzajú pri ich prijatí a sú systematizované takto: interný súpis dokumentov dostupných v osobnom spise; dotazník (osobný záznam personálnej evidencie) a jeho doplnok; autobiografia, zhrnutie; doklady o vzdelaní; žiadosť o prácu; príkaz (poučenie) o zamestnaní; pracovná zmluva; dohoda o zodpovednosti(Ak nejaký); kópie príkazov (pokynov) o premiestnení, kombinovaní, preložení, certifikácii, ďalšom vzdelávaní, stanovení platu, dovolenke bez nároku na mzdu, starostlivosti o deti atď.; dodatočné dohody do pracovná zmluva; kópie sobášnych listov, doklady o zmene priezviska; Certifikačné listy; kópie pasu, DIČ, PFR a iných osobných dokladov zamestnanca; osvedčenia o registrácii v mieste bydliska; lekárske potvrdenia; výpoveď; kópiu príkazu (pokynu) o prepustení.

Osobné karty zamestnancov ( jednotná formač. T-2) sa tvoria do samostatných pádov v abecednom poradí priezvisk oddelene od osobných spisov.

Osobné účty na mzdy zamestnancov sa nachádzajú v súboroch v abecednom poradí podľa priezvisk.

Vývoj informačnej a referenčnej práce
Výhody automatizované systémy:

úplnosť vyhľadávania
efektívnosť
distribuovaný prístup
doplnkové informačné služby

Informačná a referenčná práca na dokumentoch organizácie je jednou z najdôležitejších úloh služby DOW. Efektívnosť a úplnosť prezentácie informácií potrebných na prípravu manažérskeho rozhodnutia, tvorba dokumentov do značnej miery určuje kvalitu práce administratívneho aparátu ako celku. Jednou z hlavných úloh pri vytváraní moderného automatizovaného systému evidencie dokumentov je práve potreba vytvorenia databázy všetkých dokumentov organizácie pre následné informačné a referenčné práce.

Spočiatku, keď sa používali systémy registrácie časopisov, boli možnosti informačnej a referenčnej práce značne obmedzené. Ak nie je známy sériové číslo, pod ktorým je dokument evidovaný v denníku, alebo aspoň presný dátum registrácie dokumentu, pre vyhľadávanie bolo potrebné prehliadnuť značnú časť denníka. Prirodzene, vyhľadávanie bolo časovo veľmi náročné a vykonávalo sa v prípade naliehavej potreby.

S nástupom kartových evidenčných systémov sa o niečo rozšírili možnosti vyhľadávania dokladov, niekoľko kópií evidenčného listu, vytlačených ako uhlový papier, umožnilo vytvoriť 2-3 tematické kartotéky. Teraz by sa vyhľadávanie mohlo vykonávať napríklad podľa abecedy podľa korešpondentov alebo podľa predmetu dokumentu. Obmedzené však boli aj možnosti vyhľadávania v systéme kartotéky. Keďže na vyhľadávanie každého prvku vyhľadávania (korešpondenta, predmetu, geografického prvku atď.) bolo potrebné vytvoriť samostatnú kartotéku a počet kartoték bol obmedzený (3–4 kópie karty bolo možné vytlačiť pod uhlíkom). kopírovať, kartotéky zaberali veľa miesta), potom boli možnosti vyhľadávania obmedzené na tieto 2–3 funkcie vyhľadávania. Okrem toho takáto kartotéka, ktorá slúži predškolskej vzdelávacej inštitúcii, vyžadovala použitie centralizovaného systému na registráciu dokumentov, keď sa všetky dokumenty prijímali centrálne v službách predškolskej vzdelávacej inštitúcie, evidovali sa a potom preniesli do jednotky. Vo veľkých organizáciách pri použití decentralizovaného systému evidencie dokumentov, keď sa dokumenty evidovali priamo v divíziách, oddeleniach, všeobecnom referenčný systém podľa dokumentov organizácie v zásade chýbal.

So zavedením moderných automatizovaných systémov účtovania dokladov (systémy elektronická kancelárska práca, SED) sa možnosti informačnej a referenčnej práce posunuli na kvalitatívne novú úroveň.

Je možné rozlíšiť nasledovné charakteristické rysy vyhľadávanie informácií v automatizovaných systémoch (EDMS).

1. Schopnosť vyhľadávať podľa ľubovoľnej funkcie vyhľadávania, ako aj pomocou kombinácie viacerých funkcií vyhľadávania súčasne. Môžeme teda vyhľadávať napríklad dokumenty prijaté od konkrétneho korešpondenta za určité časové obdobie; buď dokumenty určitého typu, vypracované v niektorom oddelení, alebo správy vypracované pracovníkmi obchodného oddelenia vo februári - máji 2007; doklady schválené zamestnancom v decembri 2007 a pod.

2. Možnosť fulltextového vyhľadávania. Keďže takmer všetky dokumenty sa dnes vytvárajú na počítači, stále viac dokumentov smeruje do elektronickej forme alebo naskenované v službe DOW, respektíve rýchlo rastie podiel fulltextových EDMS, teda systémov, ktoré uchovávajú nielen informácie o dokumente (evidenčnej karte), ale aj samotný dokument vo forme súboru priloženého k karta alebo súbor súborov rôznych formátov (obrázok dokumentu a text dokumentu alebo dokument a jeho prílohy). Možnosti vyhľadávania sú značne rozšírené. Teraz môžeme vyhľadávať nielen množinu detailov či kľúčových slov (rubrikátor), ale aj ľubovoľné slová, ktoré sa môžu v texte dokumentu vyskytovať.

3. Rozšírené vyhľadávanie. Rýchle zlepšenie vyhľadávače na internete, prispôsobené textovým dopytom formulovaným v bežnom jazyku, umožnilo použiť podobné úpravy, ktorá vám umožňuje vyhľadávať na základe morfológie, slovníkov synoným atď. pre všetky dokumenty organizácie zahrnuté v EDMS. Takzvaný „jazyk vyhľadávacích dopytov“ vám umožňuje určiť, že hľadané slová by sa mali nachádzať vedľa seba, v jednej vete, v jednom odseku. Ak chcete zúžiť výsledky vyhľadávania, môžete určiť, ktoré slová sa nemajú v texte vyskytovať, napríklad hľadáme „Bush“, ale bez slova „senior“ atď.

4. Tematické vyhľadávanie. Fulltextové vyhľadávanie uľahčuje vykonávanie tematických zbierok dokumentov, vrátane zložitých dokumentov, pokrývajúcich celý rad tém, ktoré nemusia byť ani explicitne vyjadrené v názve dokumentu. Výsledkom žiadosti môže byť okrem toho výber dokumentov aj „stlačenie“ - úryvky z dokumentov k danej problematike s uvedením zdroja vo forme: názov, dátum a číslo dokumentu, kus textu o tejto problematike. A už na základe takéhoto výberu sa užívateľ rozhodne objednať si niektoré dokumenty v celku.

5. Jednotný EDMS umožňuje vykonávať prierezové vyhľadávanie v dokumentoch aktuálnej kancelárskej práce, dokumentov dokončených v kancelárskej práci a archívne dokumenty. Ako sa elektronická podateľňa dopĺňa, EDMS bude obsahovať stále viac dokumentov. Ak sa dokumenty aktuálnej kancelárskej práce prenesú časom do rezortný archív, potom samotné elektronické karty elektronické dokumenty môžu byť naďalej uložené v systéme. Malo by sa však vziať do úvahy, že niektoré programy vám neumožňujú vykonať úplné vyhľadávanie vo všetkých ročných sekciách, pretože každá ročná sekcia je samostatnou databázou. Takéto systémy spôsobujú nepríjemnosti predovšetkým na začiatku roka, kedy je obzvlášť častý prístup k dokumentom, ktoré ešte neboli vykonané za uplynulý rok a je potrebné neustále prepínať medzi aktuálnou základňou a základňou o dokladoch za rok. minulý rok. A ak rok dokumentu nie je presne známy alebo je potrebné nájsť dokumenty pre rôzne roky, potom je v tomto prípade potrebné vykonať celý riadok opakované vyhľadávanie - podľa počtu ročných sekcií v systéme. Keďže niektoré EDMS obsahujú dokumenty aj desať a viac rokov, výrazne to komplikuje vyhľadávanie. Preto sa od takýchto programov postupne upúšťa a prechádza sa na systémy, ktoré umožňujú komplexné vyhľadávanie vo všetkých ročných rubrikách, tak v dokumentoch bežnej kancelárskej práce, ako aj v dokumentoch prenášaných do archívu.

6. Distribuovaný prístup. Už tradične informačné a referenčné práce vykonávala služba DOW. To znamená, že ak bolo potrebné nájsť nejaký dokument alebo dokumenty - príručku, zamestnanci sa obrátili na zamestnancov predškolského vzdelávacieho zariadenia a tí už z časopisov alebo kartoték špecifikovali, kde a u koho sa ten alebo ten dokument nachádza. Vytvorenie automatizovaného systému umožňuje distribuovaný vzdialený prístup do EDMS z akéhokoľvek pracoviska, a to ako v rámci lokálnej kancelárskej siete, tak aj zo vzdialenej kancelárie, pobočky a pri dodržaní vhodných bezpečnostných opatrení aj odkiaľkoľvek na svete cez internet, napr. napríklad vedením alebo zamestnancami, tými, ktorí sú na služobnej ceste, doma a pod. Tým sa výrazne zvyšuje efektivita získavania informácií o dokumentoch všetkými zamestnancami organizácie.

Práca s EDMS sa dnes stáva každodennou prevádzkou takmer každého zamestnanca riadiaceho aparátu. Rovnako ako použitie právne základyúdaje ako „Garant“, „Code“, „ConsultantPlus“ atď., pri príprave akéhokoľvek dokumentu prvá vec, ktorú zamestnanec urobí, je prístup do EDMS, kde hľadá existujúce dokumenty o konkrétnej problematike. Na jednej strane sa tak nestráca čas prípravou dokumentov o už riešených problémoch a výrazne sa znižuje pravdepodobnosť duplicity v práci zamestnancov. Napríklad bežná manažérska situácia, keď pracovníci dvoch oddelení pripravujú dokumenty, ktoré si navzájom odporujú... Na druhej strane, keď majú k dispozícii celý dokument a vedomostnú bázu organizácie, môžu pripraviť aj zamestnanci, ktorí do firmy nedávno nastúpili. oveľa lepšie dokumenty.

7. Ochrana pred neoprávneným prístupom. Zavedenie EDMS je nevyhnutne sprevádzané definíciou rozsahu dokumentov, ktoré majú zamestnanci organizácie k dispozícii, v závislosti od rozdelenia zodpovedností a podmienok. Informačné a referenčné služby by mali nájsť rovnováhu medzi potrebou čo najúplnejšieho prístupu zamestnancov ku všetkému, čo potrebujú efektívnu prácu informácií a ochranu dôverných informácií pred neoprávneným prístupom. Spravidla sa stanovujú tri stupne prístupu k dokumentu: prezeranie karty a k nej pripojeného dokumentu, prístup ku karte bez možnosti prezerania samotného dokumentu a odmietnutie prístupu. V závislosti od nastavení a konkrétneho programu používateľ buď dostane informáciu, že nemá prístupové práva k dokumentu, alebo sa informácia o dokumente vo výsledkoch dotazu nezobrazuje vôbec, a ak priamo zadáte číslo uzavretého dokument v dotaze, program zobrazí hlásenie, že takýto dokument neexistuje.

8. Rozšírená informačná služba. Keďže informačná a dokumentačná služba administratívneho aparátu je jednou z hlavných úloh predškolskej vzdelávacej inštitúcie, zavedenie EDMS môže výrazne zvýšiť úplnosť a kvalitu a zaviesť nové formy informačných a dokumentačných služieb. Napríklad aj napriek možnosti priameho prístupu do systému nie všetci zamestnanci ovládajú jazyk vyhľadávacích dopytov. Ak hľadáte konkrétny dokument, spravidla nespôsobuje ťažkosti, potom zložité tematické vyhľadávanie už môže spôsobiť ťažkosti. Preto najmä v prvej fáze budú zamestnanci naďalej kontaktovať službu PEI so žiadosťou o výber dokumentov k určitej problematike. V tomto prípade má zmysel poskytnúť zamestnancovi nie samotný výber dokumentov, ale uložený formulár žiadosti, spustením ktorého zamestnanec dostane zo systému zoznam dokumentov, ktoré potrebuje. Navyše má zmysel, aby služba DOW nečakala na príchod tej či onej požiadavky, ale po analýze potrieb zamestnancov vytvorila súbor typických požiadaviek, ktoré môžu zamestnanci potrebovať, a prinesú ich každému spotrebiteľovi. Využitie dopytov v porovnaní so zbierkami dokumentov má tú výhodu, že ak sa v systéme objavia nové dokumenty, ktoré spĺňajú kritériá pre dopyt, tak v budúcnosti spustením dopytu dostane zamestnanec na obrazovke úplný zoznam vrátane novoobjavených dokumentov. Niektoré programy majú funkciu predplatného, ktorá umožňuje zamestnancovi dostávať upozornenia na všetky nové dokumenty, ktoré sa objavili v systéme a spĺňajú jedno alebo druhé kritérium, napríklad tie, ktoré sa týkajú konkrétnej organizácie atď.

9. Samostatným adresárom, ktorý rozširuje informačné a referenčné možnosti EDMS, je adresár. AT komerčné organizácie dnes už čoraz častejšie ani nejde o modul EDMS, ale o samostatný program, ktorým je celá trieda programov - CRM systém, teda systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM - customer relationship management). Takýto vysoko rozšírený adresár obsahuje informácie o všetkých organizáciách, s ktorými táto spoločnosť udržiava vzťahy: ich adresy, bankové údaje, priezviská, mená, priezviská, kontaktné čísla a ďalšie referenčné informácie, vrátane informácií o dodávkach, uzatvorených zmluvách, rokovaniach a pod. Prítomnosť takýchto informácií v systéme robí prácu s firemnými klientmi nezávislejšou od konkrétneho manažéra a minimalizuje riziko strát v prípade odchodu zamestnanca.

10. Ďalšie referenčné materiály. Dnes služba DOW vykonáva nielen informačné a referenčné práce na dokumentoch organizácie, ale môže tiež zhromažďovať všetky potrebné informácie o predmete práce organizácie, sledovať publikácie v tlači, na internete, publikované tlačené vydania a ďalšie informácie potrebné pre prácu zamestnancov organizácie. Všetky tieto informácie sa denne zhromažďujú, pridávajú do systému a so stanovenou frekvenciou, napríklad raz týždenne, sú zamestnanci informovaní o nových príchodoch formou kruhovej pošty e-mailom alebo zverejnením informácií na internej firemnej webovej stránke.

Informačné a referenčné služby je navyše možné vykonávať nielen na základe automatizovaného systému elektronickej evidencie (EDMS), ale aj na základe iných špecializovaných informačných systémov, napríklad právnych, systémov na prácu s projektovou dokumentáciou. (systémy riadenia životný cyklus) atď. Niekedy sa automatizácia práce s dokumentmi realizuje aj na báze integrovaného systému riadenia podniku (ERP-systém). Treba však mať na pamäti, že ERP systémy, ako mnoho iných firemných Informačné systémy(CIS) sa spravidla vyznačujú výrazne vyššími nákladmi na každé pracovisko, a čo je najdôležitejšie, primárne sa zameriavajú na prácu nie s dokumentmi, ale s ukazovateľmi, číslami a nedokážu efektívne poskytovať informácie a referenčnú prácu. podľa dokladov organizácií.

Na záver treba zdôrazniť, že využitie moderných automatizovaných systémov umožňuje preniesť informácie a referenčnú prácu na novú úroveň, a tým výrazne zvýšiť efektivitu práce manažérskeho personálu ako celku, akejkoľvek organizácie, inštitúcie, bez ohľadu na profil, rozsah činnosti a formu vlastníctva.