Práca v elektronickom denníku. Čo je to kancelárska práca a správa dokumentov? Vytvorte jeden-dva-tri dokument

Kuznetsova TV, šéfredaktorka časopisu Deloproizvodstvo, ocenená profesorka Ruskej štátnej univerzity pre humanitné vedy.

Vážení čitatelia!

Presne pred desiatimi rokmi, v druhej polovici roku 1997, vyšlo prvé číslo časopisu Deloproizvodstvo.

Spočiatku do roku 2002 časopis vychádzal polročne, od roku 2002 vychádza štvrťročne. Len za 10 rokov vyšlo 31 čísel časopisu (držíte v rukách 32. číslo), kde vyšlo 565 článkov.

Pri príprave prvého čísla časopisu pred desiatimi rokmi redakcia oslovila čitateľov: "Držíte v rukách prvé číslo časopisu Deloproizvodstvo. Zamyslite sa nad názvom časopisu. Vyriešte problém, keďže v procese riešenia vyskytli sa a dnes vznikajú akékoľvek problémy, dokumenty na opravu dosiahnutej dohody, rozhodnutie, žiadosť, pretože hovorené slovo je krátkodobé, môže byť počas prenosu zabudnuté, skreslené alebo nesprávne pochopené. Dokument sa vytvára predovšetkým na konsolidáciu informácií, na ich prenos v čase a na diaľku, aby im dal právnu silu.

Koniec koncov, dokument je potrebné nielen vytvoriť, ale musíte s ním vedieť pracovať: prenášať alebo prijímať, registrovať, organizovať riešenie problému nastoleného v dokumente (usnesenia manažmentu), kontrolovať termín, ukladať dokument, vydať o ňom potvrdenie, preniesť ho do archívu na ďalšie uloženie alebo ak dokument obsahuje jednorazový údaj bez ďalšej hodnoty, zničiť ho. Táto práca si vyžaduje špeciálne znalosti, najmä v dnešnej dobe dané rýchly rast objemy informácií a implementácia na ich spracovanie počítačová technológia.

Prevažná väčšina dokumentov vzniká v oblasti manažmentu. Dnes norma definuje pojem „kancelárska práca“ ako odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradné dokumenty. Synonymom tohto pojmu je „podpora manažérskej dokumentácie“. Jeho vzhľad je spojený s formovaním terminológie v oblasti automatizovaných riadiacich systémov - automatizované systémy manažment, s ich organizačnou, softvérovou, informačnou a inými druhmi podpory. Kancelári použili tento model na vytvorenie spoluhlásky vo svojom odbore – „dokumentácia“. V rôznych článkoch časopisu sa preto pojmy „administratívna práca“ a výraz „podpora manažérskej dokumentácie“ nachádzajú ako ekvivalentné.

Redaktori pri tvorbe časopisu chceli pokryť všetky aspekty činnosti súvisiacej s kancelárskou prácou<1>:

<1>Kancelárska práca. 1997. Číslo 1.

• legislatívna a regulačná úprava kancelárskej práce;
• zjednotenie dokumentov;
• všeobecné požiadavky na tvorbu a vyhotovenie dokumentov;
• požiadavky na určité typy Dokumenty;
• dokumentačné systémy odrážajúce určité oblasti činnosti (napríklad účtovné doklady, primárne účtovníctvo, personál atď.);
• dokumentácia jednotlivých úloh riadenia (napríklad organizácia as alebo sro atď.);
• organizácia služieb kancelárskej práce (všeobecné oddelenie, úrad, sekretariát atď.);
• úradné povinnosti administratívni pracovníci, regulácia ich práce;
• organizácia obehu dokumentov;
• všetky fázy práce s dokumentmi: príjem, primárne spracovanie, registrácia, kontrola nad realizáciou, referenčná práca, odosielanie;
• organizácia aktuálneho ukladania dokumentov;
• zostavovanie nomenklatúr prípadov;
• problémy so skúmaním hodnoty dokumentov;
• archívne ukladanie;
• najnovšie kancelárske vybavenie.

Samostatne bol zvýraznený nadpis „Informatizácia kancelárskych prác“.

Dnes, keď zhrnieme uplynulé roky, môžeme konštatovať, že všetky uvedené aspekty sa na stránkach časopisu nachádzali a sú riešené. Okrem toho samostatná rubrika o automatizácii kancelárií, uvedená v prvom čísle časopisu za rok 1997, z roka na rok, berúc do úvahy rýchlo sa zvyšujúce tempo zavádzania výpočtovej techniky, zaujíma na stránkach časopisu čoraz väčšie miesto. .

Časopis bol určený pre kancelárske práce (vec management, generálne oddelenia, úrady, sekretariáty) štátnych orgánov federálnej úrovni, subjekty federácie, samosprávna úroveň, štátne, verejné, družstevné a komerčné inštitúcie, podniky, organizácie, firmy.

Je určená aj všetkým pracovníkom kancelárie a všetkým odborníkom, ktorí pripravujú, pripravujú alebo pracujú s dokumentmi.

Podľa mnohých recenzií je časopis užitočný pre zamestnancov obchodných firiem, ktorí spravidla nemajú školenie v oblasti riadenia a kultúry práce s dokumentmi.

Časopis sa ukázal byť populárny najmä vo vyšších a stredných špeciáloch vzdelávacie inštitúcie, školenie špecialistov na dokumentárnu podporu manažmentu. Bol vyčlenený a systematicky udržiavaný nadpis „Školenie“, ktorého články hovoria o profesii dokumentárneho špecialistu<2>, O štátne normy vyššie odborné vzdelanie pre kancelársku prácu (za posledné roky boli dve a teraz sa pripravuje štandard tretej generácie)<3>, zvýrazniť vyučovacie metódy<4>.

<2>Isachenkova A.I., Scorpio O.L. Špecialista na dokumentáciu ako špecialista a osobnosť (na základe sociologického výskumu) // Papierovanie. 2004. N 1. S. 60 - 63; Kuznecovová T.V. Špecialita "Dokumentácia a dokumentačná podpora manažmentu" (úvod do špecializácie) // Papierovanie. 2002. N 1. S. 16 - 19; Kuznecovová T.V. História profesie dokumentárneho špecialistu v 19. - 20. storočí. // Kancelárska práca. 2003. N 1. S. 74 - 77; Kuznecovová T.V. História profesie odborníka na dokumenty v sovietskej a pošte Sovietske obdobie// Kancelárska práca. 2003. N 2. S. 59 - 66; Pashchenko V.G., Fionova L.R. Špecialisti na dokumentáciu. Kto sú oni? Aké by mali byť? // Kancelárska práca. 2003. N 4. S. 77 - 78; Fionova L.R., Pashchenko V.G. Úloha a miesto dokumentových špecialistov v riadiacich orgánoch okrajového mesta // Papierovanie. 2003. N 1. S. 78 - 80; Kuznecovová T.V. Školenie a zdokonaľovanie zamestnancov predškolských vzdelávacích zariadení pre súčasné štádium// Kancelárska práca. 2005. N 2. S. 65 - 68 a iné.
<3>Kuznecovová T.V. Vyšší štandard odborného vzdelávania pre obchodných profesionálov. 1997. č. 2(1). str. 20 - 25; Kuznecovová T.V. Nový vzdelávací štandard v odbore. 2000. N 1. S. 17 - 19 a ďalšie.
<4>Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organizácia a metódy vedenia vzdelávacej praxe na kurze „Dokumentácia“. 2002. N 1. S. 52 - 54; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Vlastnosti výučby disciplín dokumentačného cyklu pre študentov korešpondenčného oddelenia. 2002. N 1. S. 104; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organizácia a držanie priemyselná prax o kurze „Organizácia a technológia dokumentačnej podpory manažmentu“. 2002. N 2. S. 49 - 51; Konková A.Yu. Problémy organizácie a správania praktické cvičenia v dokumentačných disciplínach. 2002. N 1. S. 105; Kuznecovová T.V. Diplomová práca by sa mal stať organizačným projektom na mieru. 2006. N 2. S. 16 - 19; Minajev V.V. Metodické materiály k cyklu disciplín správy dokumentov. 2003. N 1. S. 84 - 86; Solyankina L.N. Vzdelávacie hry na hranie rolí na kurze „Organizačný dizajn predškolských vzdelávacích inštitúcií“. 2002. N 3. S. 82 - 88; Fionová L.R., Bakanová N.B. Vypracovanie elektronickej príručky pre disciplínu „Organizácia a technológia dokumentačnej podpory manažmentu“. 2003. N 3. S. 65 - 69 a iné.

Ako sme sľúbili, časopis neustále informuje čitateľov o najnovších legislatívnych, regulačných a regulačných rámcoch pre správu dokumentácie. Okamžite po vydaní nového zákona, ktorý ovplyvňuje dokumentáciu alebo prácu s dokumentmi, alebo mení už existujúcu legislatívu právny úkon Informuje o tom čitateľov denníka<5>. Samostatné akty boli uverejnené v časopise: Federálne zákony „O informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ zo dňa 25. januára 1995 N 24-FZ, „O štátnom znaku Ruská federácia"z 25. decembra 2000 N 2-FKZ, "O elektronickom digitálnom podpise" z 10. januára 2002 N 1-FZ; Nariadenia vlády Ruskej federácie "O postupe rezortného uchovávania dokumentov a ich organizácii pri kancelárskej práci." " z 3. marca 1993 N 191, "O zefektívnení výroby, používania, skladovania a ničenia pečiatok a tlačív s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie" z 27. decembra 1995 N 1268, "O primárnych účtovných dokladoch" z 8. júla 1997 N 835; Vyhláška Štátneho výboru pre štatistiku Ruskej federácie „O schválení jednotné formy prvotná účtovná dokumentácia pre zaúčtovanie práce a jej úhradu "zo dňa 6. apríla 2001 N 26; Približný predpis o Ústred. odborná komisia(CEC) ministerstva (odboru) Ruskej federácie, schválené. Nariadením Spolkového archívu zo 17. marca 1998 N 19 atď. Všetky úkony, samozrejme, boli popísané na stránkach časopisu.

<5>Banasjukevič V.D. Moderný regulačný rámec pre kancelársku prácu. 1997. č. 2(1). str. 7 - 13; Ischeynov V.Ya. Osobné údaje v legislatívnych a regulačných dokumentoch Ruskej federácie a informačných systémoch. 2006. N 3. S. 87 - 90; Kuznecov S.L. Novinka v legislatíve o automatizácii kancelárií v roku 2006 2007. N 1. S. 46 - 49; Kuznecovová T.V. Odraz problémov s dokumentáciou v legislatívne akty Ruská federácia. 2001. N 2. S. 9 - 14; Kuznecovová T.V. Zmeny v roku 2003 v právnom, regulačnom a metodickom rámci pre dokumentárnu podporu riadenia. 2004. N 1. S. 34 - 42; Kuznecovová T.V. Novinka v legislatívnom a právnom rámci pre dokumentárnu podporu riadenia na rok 2005. 2006. N 1. S. 8 - 15; Kuznecovová T.V. Federálny zákon „O postupe pri posudzovaní odvolaní od občanov Ruskej federácie“. 2006. N 3. S. 3 - 6; Kuznecovová T.V. Federálny zákon „o informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“ - základ jednotný systém kancelárska práca v vládne orgány a telá miestna vláda. 2006. N 4. S. 3 - 7; Kuznecovová T.V. Otázky dokumentácie v legislatívnych aktoch Ruskej federácie. 2007. N 1. S. 3 - 7; N 2, S, 3 - 7; Larin M.V. Správa dokumentácie. Problémy regulačnej a metodickej regulácie. 1998. N 1. S. 9 - 13; Larin M.V. K problematike vývoja koncepcie federálny zákon„O dokumentárnej údržbe manažmentu“. 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Štátna regulácia kancelárska práca v Rusku: história a modernosť. 2002. N 1. S. 3 - 8 a ďalšie.

Obľúbené a žiadané sú najmä články súvisiace so zavádzaním počítačových technológií. Celkovo bolo na túto tému v časopise publikovaných viac ako sto článkov, čo je takmer pätina všetkého publikovaného materiálu.<6>.

<6>Balasanyan V.E. Použitie automatizovaných systémov na podporu správy dokumentov na zlepšenie efektívnosti správy. 2002. N 2. S. 27 - 29; Bobyleva M.P., Guskov V.A. Otázky zachovania nomenklatúry vecí v podmienkach automatizácie obehu dokumentov. 1999. N 1. S. 38 - 40; Bobyleva M.P. Výber softvérového produktu pre automatizáciu pracovného toku: pomocou viackriteriálneho prístupu. 2002. N 2. S. 21 - 26; Kuznecov S.L. Automatizované technológie v kancelárskej práci. 1997. č. 2(1). str. 58 - 65; Kuznecov S.L. Organizácia uchovávania dokumentov v elektronickej forme. 2004. N 4. S. 47 - 50; Kuznecov S.L. Ruské programy pre integrovanú automatizáciu kancelárie. 2001. N 2. S. 47 - 53; Kuznecov S.L. Automatizácia kancelárie. kde začať? 2003. N 1. S. 53 - 57; Kuznecov S.L. Približné referenčné podmienky pre systém automatizácie kancelárie. 2005. N 3. S. 47 - 52; N 4, S, 56 - 59; 2006. N 1. S. 44 - 47; Kiryukhin Yu.G., Melnikova O.M. Automatizácia práce s personálnou dokumentáciou. 2003. N 4. S. 46 - 49; Kukarina Yu.M. Tvorba konceptov" elektronický dokument“ a „elektronické digitálny podpis"v legislatívnych a regulačných a metodických aktoch Ruskej federácie. 2003. N 1. S. 43 - 52; Maksimovič G.Yu., Berestova VI Úloha manažéra dokumentov v počiatočných fázach vývoja automatizovaného informačného systému. 2004. N 2. P. 67 - 70; Ryskov O.I. národná norma o popise elektronických informačných zdrojov. 2005. N 2. S. 54 - 59; Ryskov O.I. O niektorých problémoch používania elektronických dokumentov v kancelárskej práci federálne orgány výkonná moc. 2004. N 1. S. 11 - 17; Serpik G.A. Moderné systémy správa dokumentárnych prostredí. 1999. N 1. S. 24 - 26; Sysoeva L.A. Problémy organizácie elektronického videnia dokumentov v systémoch elektronická správa dokumentov. 1998. N 2. S. 43 - 48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. Komplex informačných a softvérových produktov poradenskej skupiny „Termika“ v oblasti podpory dokumentácie pre správu a archiváciu: informatizácia, automatizácia, integrácia, školenie a kontrola znalostí. 2004. N 2. S. 44 - 51 a ďalšie.

Značný počet článkov bol venovaný obchodnému štýlu úradné dokumenty(dokumentárna lingvistika)<7>.

<7>Basovskaya E.N. O jazyku služobných dokumentov. 1997. č. 2(1). str. 34 - 47; Basovskaya E.N. "Dovoľte mi kontaktovať ..." (výber foriem adresy v obchodnej korešpondencii). 2003. N 1. S. 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Typologické znaky sémantickej štruktúry resumé a Sprievodný list. 2001. N 2. S. 71 - 75; Dulina N.N., Kushneruk S.P. Varianty klišé v textoch obchodných listov. 2003. N 2. S. 108 - 111; Egorova N.Yu., Milovanová M.V. Nastavte frázy v texte legislatívnych aktov (napríklad Občianskeho zákonníka RF). 2002. N 4. S. 61 - 67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Komunikačná presnosť v textoch zmlúv. 2003. N 4. S. 74 - 76; Kosova M.V., Kasyan I.I. Dynamika obchodného písania v aspekte dokumentárnej lingvistiky. 2003. N 3. S. 14 - 17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Typy argumentov a prostriedky ich vyjadrenia v textoch tlačových správ. 2001. N 2. S. 76 - 79; Semjanková O.I. Text riadiaci dokument ako prostriedok vplyvu. 2003. N 4. S. 64 - 67; Tupíková N.A., Lysenko O.N. Úloha byrokracie v obchodných listoch. 2003. N 2. S. 38 - 44; Ulyantseva S.E. Typológia chýb v obchodnom písaní a spôsoby ich opravy. 2002. N 3. S. 24 - 28; Ulyantseva S.E. Vypracovanie textu dokumentu: jazykové normy. 2003. N 4. S. 68 - 73 a iné.

Za desaťročie sa objavili aj dovtedy nepredvídané okruhy, napríklad zahraničné skúsenosti: činnosť medzinárodných organizácií, organizácia práce s dokumentmi v r. európske krajiny a v USA<8>.

<8>Bukhtereva L.B. Kancelárska práca v nemeckej spoločnosti (na príklade "Industri-und Handelskammer"). 1998. N 2. S. 61 - 64; Volkova D.V. Aktivity Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu (ISO). 2006. N 2. S. 9 - 15; Konková A.Yu. Príprava a realizácia obchodnej korešpondencie vo Francúzsku. 1997. č. 2(1). str. 77 - 83; Kostomarov M.N. Požiadavky na registráciu korešpondencie v Organizácii Spojených národov (koniec 80. rokov – začiatok 90. ​​rokov). 1998. N 2. S. 65 - 70; Kostomarov M.N. Organizácia uchovávania a uchovávania dokumentov v Spojených štátoch. 1997. č. 2(1). str. 66 - 76; Kuznecov S.L. Medzinárodné požiadavky na kancelárske automatizačné systémy. 2006. N 3. S. 63 - 69; Kukarina Yu.M. Legislatívna úprava problematiky informatizácie, ochrany informácií a používania elektronických dokumentov a elektronického digitálneho podpisu na Ukrajine. 2001. N 2. S. 15 - 18; Kukarina Yu.M. Legislatívna a regulačná a metodická úprava používania elektronických dokumentov a elektronického digitálneho podpisu v krajinách SNŠ. 2002. N 3. S. 75 - 78; N 4, S, 48 - 55; Kukarina Yu.M. Elektronický dokument a elektronický digitálny podpis v práve USA. 2002. N 2. S. 30 - 33; Mitchenko O.Yu., Ryskov O.I. Medzinárodná norma pre správu obchodných záznamov ISO 15489-2001. 2003. N 3. S. 62 - 64; Mitchenko O.Yu. Pridelenie zodpovednosti za správu dokumentov v rámci organizácie (požiadavky medzinárodný štandard ISO 15489-2001). 2005. N 1. S. 50 - 53; Ryskov O.I. Aktivity medzinárodných organizácií v oblasti ochrany sveta kultúrne dedičstvo v digitálnej podobe. 2004. N 3. S. 73 - 78; Ryskov O.I. Metadáta v kancelárskej práci: zahraničné skúsenosti s normalizáciou. 2004. N 4. S. 42 - 46; Ryskov O.I. Správa dokumentov v európskych krajinách: prehľad regulačný rámec. 2006. N 4. S. 8 - 14 a ďalšie.

Nemenej populárne sa ukázali byť články venované bezpečnosti a ochrane informácií.<9>.

<9>Govorukhin O.E. Informačná bezpečnosť komerčnej banky. 2006. N 1. S. 61 - 65; N 2, S, 82 - 85; Govorukhin O.E. Úradné a profesionálne tajomstvá. 2006. N 3. S. 78 - 86; Demushkin A.S. Organizácia práce s zdokumentované informácie obmedzený prístup. 1998. N 2. S. 37 - 42; Ischeynov V.Ya. K problematike neformálneho vplyvu na nositeľa dôverných informácií. 2002. N 3. S. 80 - 81; Ischeynov V.Ya. Šírenie dôverných informácií v organizáciách vedených cudzincami (nastolenie otázky). 2002. N 3. S. 79; Ischeynov V.Ya. Skúsenosti zo zahraničia ochrana informácií pri práci s personálom (na príklade USA). 2005. N 4. S. 77 - 80; Kuznecov S.L. Spam a boj proti nemu. 2004. N 3. S. 67 - 72; Metsatunyan M.V., Ischeynov V.Ya. Niektoré aspekty informačná bezpečnosť. 2004. N 1. S. 57 - 59; Korolková T.A., Pečerský A.V. Licencovanie činností ochrany informácií v Rusku: história. 2003. N 3. S. 57 - 61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. Technológia tradičného a automatizovaného účtovania dôverných dokumentov. 1998. N 1. S. 58 - 68; Stepanov E.A. Základné princípy ochrany a spracovania dôverných dokumentov. 2000. N 2. S. 31 - 36; Shubin A.M. O niektorých otázkach práce s dôvernými informáciami a dokumentmi, ktoré ich obsahujú. 2003. N 4. S. 52 - 63 a iné.

Vedúci Federálneho archívneho úradu, člen korešpondent Ruská akadémia Vedy V.P. Kozlov už niekoľko rokov vedie unikátnu rubriku - falšovanie dokumentov, ktorá vypovedá o najsenzačnejšom falšovaní dokumentov v predrevolučnom a sovietskom období.<10>. Táto sekcia prebieha od 1. čísla z roku 2001.

<10> napríklad: Kozlov V.P. Falšovanie písomných prameňov v 20. storočí („Dekréty“ kremeľských mudrcov). 2002. N 1. S. 55 - 61; Kozlov V.P. Falzifikáty písomných prameňov v 20. storočí („Najväčšie tajomstvo“ od I.V. Stalina). 2002. N 2. S. 56 - 65; Kozlov V.P. Falšovanie písomných prameňov v 20. storočí („Sklamaný Iľjič“). 2002. N 3. S. 89 - 92; Kozlov V.P. Pamätník ruskej tajnej diplomacie. 2005. N 3. S. 81 - 87; Kozlov V.P. Súdna diskusia v prípade cára Borisa. 2007. N 2. S. 79 - 84 a iné.

Vzhľadom na to, že pri kancelárskej práci vznikajú dokumenty rôznej historickej a vedeckej hodnoty a niektoré z nich putujú do štátnych skladov, časopis systematicky zachováva rubriku „Archivalstvo“<11>.

<11>Alekseeva E.V. Archívy a právo: stav techniky a perspektívy rozvoja. 2003. N 2. S. 77 - 84; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Usporiadanie dokumentov v archívoch. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Vedecké základy výber a vyhodnotenie dokumentov. 2003. N 1. S. 98 - 102; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Inventár je najdôležitejšou archívnou príručkou (história a metodika spracovania). 2004. N 2. S. 98 - 101; N 3, S, 99 - 103; Afanasyeva L.P. Problém prístupu k archívnym dokumentom obsahujúcim osobné údaje. 2006. N 4. S. 106 - 115; Afanasyeva L.P. Informatizácia archívov: organizácia a riadenie. 2004. N 2. S. 86 - 97; N 3, S, 89 - 98; N 4, S, 89 - 100; Burová E.M. Funkcie dopĺňania archívov dokumentmi osobnej povahy. 2007. N 1. S. 82 - 89; N 2, S, 93 - 98; Kozlov V.P. Dokument je v kľude. 2002. N 2. S. 3 - 4; Kozlov V.P. Múzeá, knižnice, archívy v systéme historickej pamäte (na príklade Ruska). 2004. N 3. S. 4 - 6; Kuznecov S.L. Nové možnosti pri vytváraní elektronického archívu. 2002. N 4. S. 68 - 73; Kukarina Yu.M. Koncepcia a koncepcia podnikového elektronického archívu. 2000. N 1. S. 34 - 36; Osichkina G.A. Hlavný archívny adresár vzniká pri kancelárskej práci. 1997. č. 2(1). str. 48 - 57; Popová E.N. Kontrola dostupnosti a stavu dokumentov. 2005. N 1. S. 96 - 101; Popová E.N. Moderné technológie a technická podpora bezpečnosť archívne dokumenty. 2005. N 2. S. 100 - 103; N 3, S, 108 - 112; Soková A.N. elektronický dokument a Elektronický archív. 1999. N 1. S. 6 - 10 a ďalšie.

V uplynulom období sa na stránkach časopisu venovala ešte nedostatočne študovaná história skladania a vývoja kancelárskej práce v Rusku od staroveku po súčasnosť: legislatívna, regulačná a metodická úprava kancelárskej práce v inštitúciách. predrevolučné Rusko; vývoj typov dokumentov; organizácia a technológia práce s dokumentmi v inštitúciách predrevolučného Ruska; rozvoj systému práce štátneho úradu v sovietskych inštitúciách (1917 - 30. roky XX. storočia); skvalitnenie kancelárskej práce v 50. - 90. rokoch. XX storočia. Celkom 76 článkov<12>.

<12>Byková T.A. Povinná kancelárska práca 17. storočia. 1997. č. 2(1). str. 84 - 90; Vyalova L.V. Trendy v znižovaní toku dokumentov v 19. storočí. 2000. N 2. S. 80 - 85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. Racionalizácia nápadov na zlepšenie dokumentačnej podpory manažmentu v prameňoch a literatúre 20.-30. 2000. N 2. S. 76 - 79; Emysheva E.M. Všeobecné predpisy - začiatok legislatívnej úpravy systému organizácie riadenia a kancelárskej práce. 2003. N 1. S. 103 - 110; Iľjušenko M.P. Vznik a rozvoj kancelárskej práce v Rusku (VIII - XIV storočia). 1998. N 2. S. 71 - 74; Konková A.Yu. Vznik dokumentačných systémov o živote a činnosti človeka v 19. storočí v Rusku. 2005. N 2. S. 69 - 73; Kuznecov S.L. Zlepšenie štátneho aparátu začiatkom 20. rokov 20. storočia. (Katedra normalizácie NC RCT). 2002. N 2. S. 86 - 88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Metodologický vývojÚstav manažérskej techniky pre racionalizáciu kancelárskej práce. 2002. N 2. S. 75 - 83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Vývoj metód racionalizácie kancelárskej práce v 60. - 70. rokoch 20. storočia. 2003. N 4. S. 101 - 107; Nadershina M.D. Legislatívna úprava informačných procesov v Rusku v 90. rokoch 20. storočia. 1998. N 2. S. 18 - 23. Reikhtsaum A.L. Aktivity Orgstroy na racionalizáciu kancelárskej práce v 20.-30. XX storočia. 2001. N 1. S. 90 - 93; Reichtsaum A.L. Celoruský výskumný ústav kancelárskeho vybavenia a zlepšovania kancelárskej práce v 50. - 80. rokoch. XX storočia. 2004. N 4. S. 75 - 81 a iné.

V posledných rokoch je časopis čoraz viac obsadený článkami, ktoré ukazujú skúsenosti s procesom dokumentovania a nastavovania kancelárskej práce v konkrétnych organizáciách.<13>. ich osobitnú hodnotu spočíva v tom, že umožňujú vidieť celkový obraz o stave kancelárskej práce v krajine a odrážajú rýchle zavádzanie výpočtovej techniky od automatizácie samostatného pracoviska až po vytvorenie jednotného podnikového automatizovaného systému.

<13>Artamonová I.L. Organizácia kancelárskej práce na univerzite (na príklade Ruskej štátnej univerzity humanitných vied). 2000. N 1. S. 47 - 50; Ermolaeva A.V. Organizácia toku dokumentov vo výkonných orgánoch regiónu Saratov. 2003. N 2. S. 19 - 23; Myakoshina N.D. Systém správy firemných dokumentov v colnej službe (na príklade novgorodskej colnice). 2003. N 4. S. 41 - 45; Ustina L.N., Ploshkina E.S. Vedenie záznamov na žiadosť občanov (na príklade činnosti správy guvernéra a vlády regiónu Samara). 2005. N 3. S. 34 - 39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Technologické procesy pracovať s dokumentmi. 2006. N 4. S. 15 - 19; Fionová L.R., Usmanová I.V. Subsystém dokumentačnej podpory pre riadenie katedry univerzity. 2002. N 2. S. 44 - 48 a ďalšie.

Časopis nastolil aj mnohé teoretické otázky, počnúc terminológiou, pojmom „dokument“ až po dnešné problémy zavádzania elektronického podpisu a elektronických systémov.

Autormi časopisu sú poprední odborníci na vedenie záznamov v Rusku: fakulta univerzít, ktoré školia špecialistov v odbore „Document Science and Document Management“, výskumníci Celoruského výskumného inštitútu dokumentovej vedy a archivácie (VNIIDAD), zamestnanci firiem - vývojárov automatizovaných riadiacich systémov, vedúcich archívnych služieb, vedúcich a zamestnancov kancelárskych riadiacich služieb organizácií rôznych organizačných a právnych foriem (od aparátu federálnych orgánov až po sekretariáty OJSC a LLC).

Neustále vysoký náklad časopisu ukazuje, že napĺňa očakávania svojich predplatiteľov.

Časopis má za všetky roky svojej existencie elektronickú verziu, ktorá je dostupná na webovej stránke spoločnosti „Termika“ (www.termika.ru).

Bol pripravený obsahový index časopisu za roky 1997 - 2007.

Redakcia časopisu dúfa, že aj v budúcnosti zostane žiadaný a zaujímavý pre všetkých jeho predplatiteľov.

Dokumenty sú hlavnými informačnými zdrojmi každého podniku, práca s ktorými si vyžaduje správnu organizáciu. Časopis je celý venovaný tejto dôležitej problematike.

Publikácia vám poskytne neoceniteľnú pomoc pri vašej práci, skutočne pomôže zosúladiť vašu kancelársku prácu a dokumentáciu s požiadavkami existujúcich noriem (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891 atď.) a platná legislatíva, spoliehajúc sa na osobitné ustanovenia Zákonníka práce, Občiansky zákonník, Zákon o správnych deliktoch a iné regulačné právne akty.

časopis "Kancelárska práca a tok dokumentov v podniku" adresované vedúcim a odborníkom špeciálnych služieb predškolskej vzdelávacej inštitúcie (oddelenia dokumentačnej podpory riadenia, úrady, archívy, sekretariáty, vecné oddelenia), jedným slovom všetkým, ktorí profesionálne pracujú s dokumentmi.

Hlavné materiály časopisu "Kancelárska práca a tok dokumentov v podniku" venované problémom, s ktorými sa každý deň stretáva každý pracovník služieb predškolskej vzdelávacej inštitúcie: zostavovanie obchodných listov, protokolov, poznámky, príprava objednávok a pod. Uvádzajú sa podrobné odporúčania týkajúce sa návrhu pracovných kníh, ako aj všetkých nuancií riadenia personálnych záznamov a účtovné doklady.

• Papierovačky- Obsahuje kompletné informácie o príprave rôznych druhov dokumentácie. Aké sú možnosti papierovania? Aká je funkcia každej položky. Celý súbor sa uvažuje na príkladoch konkrétnych situácií. požadované dokumenty. Komentáre právnikov.
• Moderná kancelárska práca- Prezentované najnovšie technológie papierových a elektronických dokumentov na príklade osvedčených postupov domácich a zahraničných firiem.
• Archívna činnosť- Vysvetlivky k týmto otázkam: ako pripraviť dokumenty na dlhodobé uloženie, ako kompetentne usporiadať ich účtovníctvo a použitie, ako budovať vzťahy so štátnym archívom. Praktické rady od odborníkov z praxe.
• Práva a povinnosti- Zohľadňujú sa všetky jemnosti Pracovné vzťahy vo vzťahu k rôznym kategóriám pracovníkov v rôznych situáciách. Najlepší domáci špecialisti zdieľajú svoje osobné skúsenosti s organizáciou práce vo svojej spoločnosti.
• Informačné technológie- Príbeh o moderných technológiách práce s papierovými a elektronickými dokumentmi. Príklady úspešnej implementácie systémov elektronickej správy dokumentov (EDMS).
• Vzorec na úspech- Príbeh o tom, ako dosiahnuť úspech v profesii. Odporúčania psychológov.

Medzi autormi časopisu "Kancelárska práca a tok dokumentov v podniku" riaditelia a manažéri veľkých spoločností, výskumní pracovníci, office manažéri, poprední špecialisti, konzultanti, právnici, učitelia.

Významné miesto má sekcia „Odpovede na čitateľské otázky“, kde bude môcť každý predplatiteľ publikácie získať komplexné informácie o najpálčivejších problémoch.

"Kancelárska práca a tok dokumentov v podniku" je garantom Vašej kompetencie a profesionality.

Publikácia sa vyznačuje jasným, jednoduchým jazykom a veľký počet názorné príklady.

časopis "Kancelárska práca a tok dokumentov v podniku" vydáva vydavateľstvo "Business Arsenal", vydávané od roku 2002.

Denník "Práca v kancelárii"

Zaznamenanie informácií, ich uchovanie alebo ich prenos bez skreslenia je hlavnou úlohou každého dokumentu. Čokoľvek moderný človek robí, každá akcia sa odráža v dokumente. Viac dôležitejší dokument v komerčných resp štátne aktivity- to je základ všetkého, jediná podpora poriadku: odstráňte ju - a zmätok pohltí aj ten najdokonalejší a premazaný mechanizmus. Nestačí však vytvoriť dokument, musíte s dokumentom pracovať a pracovať správne. Prijať alebo preniesť na miesto určenia, sledovať výkon, zaregistrovať sa, zničiť alebo uložiť, organizovať riešenie problému - to všetko si vyžaduje špeciálne znalosti.

Vzhľad prvých noriem v projektovaní dokumentácie možno vysledovať až do 15. - 17. storočia, v rovnakom čase sa zrodilo slovo „úradník“. Spolu so zmenou množstva sa zmenili aj samotné dokumenty a pravidlá práce s nimi. Toto je nepretržitý proces a stále ho možno pozorovať. Časopis „Dokumentácia“ pomáha držať krok so všetkými zmenami a inováciami.

Časopis ponúka čitateľom všetky najrelevantnejšie a užitočná informácia. Jeho autormi sú poprední odborníci na vedenie záznamov v krajine.

Časopis "Dokumentácia": obsah

Časopis Deloproizvodstvo zaujíma ľudí všetkých profesií, ktorých činnosť súvisí s dokumentmi. Okrem toho všeobecné otázky, zastrešuje časopis vedenie personálnej evidencie, účtovníctvo a ďalšie vysoko špecializované oblasti. V časopise „Dokumentácia“ si môžete prečítať informácie o nasledujúcich problémoch:

regulačné a legislatívna úprava v oblasti kancelárskych prác;
tvorba a vyhotovenie dokumentov;
etapy práce s dokumentmi;
archívne ukladanie;
História dokumentácie
preskúmanie hodnoty dokumentov;
organizácia obehu dokumentov;
· aktuálne úložisko Dokumenty;
Pracovné povinnosti a pracovný prídel pracovníkov kancelárie;
automatizácia kancelárie.

Počítače zohrávajú čoraz väčšiu úlohu vo všetkých oblastiach ľudskej činnosti: v v elektronickom formáte sú poskytované verejné služby, papierové listy sú minulosťou a správa dokumentov nie je výnimkou. Rubrika, ktorá odhaľuje problematiku prevodu kancelárskej práce do bezpapierovej podoby, sa každým vydaním rozrastá. Časopis „Dokumentácia“ má samostatnú časť venovanú výučbe profesie manažéra dokumentov. Časopis bude hovoriť o nových teoretických štúdiách systému administratívnych a organizačno-právnych dokumentov a neoceniteľných praktických skúsenostiach.

Veľká pozornosť je v časopise venovaná zahraničným a medzinárodným skúsenostiam v kancelárskej práci. Ľudia, ktorí si radšej kupujú časopisy práca personálnej kancelárie, nepochybne zaujmú články od právnikov, ktoré odhaľujú praktickú stránku vzťahov so zamestnancami.

Časopis sa zaoberá archívmi a kancelárskou prácou archívnych inštitúcií rôznych úrovní, otázkami ochrany a bezpečnosti informácií, charakteristikami dokumentačných organizácií rôznych profilov. Časopis systematicky oboznamuje čitateľov so zoznamami nových kníh na tému „Dokumentácia“.

Časopis Paperwork: stiahnite si online

Časopis Deloproizvodstvo si môžete prečítať online alebo si stiahnuť jedno z predchádzajúcich vydaní do počítača na mnohých stránkach na internete. navyše elektronickej verzii všetkých čísel časopisu je aplikáciou oficiálnej databázy Federálneho archívu a je súčasťou špecializovanej zbierky Informačného systému archivárov Ruska.

Pomôže to pochopiť všetky zložitosti a zložitosti, ktoré pripravuje pracovný postup, časopis "Dokumentácia".

Hľadaj v materiáli: skutočné vzorky, schémy-pripomienky od odborníkov, hotové trasy pre pohyb dokumentov. Materiály pomôžu správne organizovať kancelársku prácu, vyhnúť sa problémom s riadiacimi a regulačnými orgánmi.

Súvisiace materiály:

Čo je to kancelárska práca v skratke

Alebo podpora správy dokumentov (DOM) – séria procesov, ktoré ovplyvňujú všetky fázy práce s dokumentmi. Často sa chápe ako pracovný postup, no tieto dva pojmy sú odlišné, hoci spolu úzko súvisia. Tok dokumentov- ide len o medzistupeň medzi tvorbou papierov a ich archiváciou.

Referencia: pojem kancelárska práca je premietnutý do zákonov. DOW upravuje systém noriem pre informácie, publikovanie a knihovníctvo.

9 hlavných obchodných procesov spoločnosti

Stiahnite si všetkých 9 cheatov v časopise

Existujú nasledujúce typy podnikania:

• všeobecný- udržiavanie všeobecných dokumentov;
• špeciálne- práca s konkrétnymi dokumentmi, napríklad o personálnom, účtovnom, tajnom atď.

V štátne spoločnosti algoritmus práce s dokumentmi je upravený zákonom. Súkromné ​​​​firmy majú právo nezávisle rozhodovať o tom, ako budú vykonávať správu dokumentov a kancelársku prácu.

3 hlavné oblasti kancelárskej práce

1. Dokumentácia - vypracovanie, evidencia, koordinácia, výroba papierov;
2. Organizácia práce s dokumentmi – pohyb, kontrola vyhotovenia, ukladanie a používanie;
3. Systematizácia - presun dokumentov na uloženie, ich umiestnenie do trezorov, likvidácia a pod.

Základné predpisy organizácie

Komponenty kancelárskej práce sú rovnaké v organizáciách akéhokoľvek typu a účelu. Zároveň nezáleží na tom, ktorý spôsob vedenia predškolskej vzdelávacej inštitúcie je papierový alebo elektronický, musíte brať do úvahy zvláštnosti práce s papiermi, venovať pozornosť detailom.

Úlohy a funkcie kancelárskej práce

Vedenie záznamov umožňuje organizovať dane, účtovníctvo, manažérske účtovníctvo, zabezpečiť rýchlu reakciu na prichádzajúce listy, zlepšiť spätnú väzbu so zamestnancami. Efektívnosť a rýchlosť interakcie závisí od toho, ako dobre sú organizované tok dokumentov a DOW. interné služby organizácií. Základy kancelárskej práce a toku dokumentov by mali poznať všetci zamestnanci organizácie, ktorí sú nejakým spôsobom spojení s prípravou, prenosom, archiváciou dokumentov.

Zamestnanci sú povinní vykonávať tieto funkcie:

• vyvíjať, implementovať, udržiavať časový výkaz a album jednotných dokumentov;
• vyvíjať a navrhovať formy;
• vykonávať zasielateľské spracovanie odoslaných a došlých písomností;
• registrovať odchádzajúce, prichádzajúce a interné dokumenty;
• kontrolovať správnosť dokumentov predložených na podpis vedeniu;
• upravujú vyhotovenie dokumentov;
• skladať texty;
• vypracovať nomenklatúru prípadov, zabezpečiť ich skladovanie, prevádzkové využitie;
• ovládať prácu s papiermi vo všetkých divíziách;
• podieľať sa na aktivitách zameraných na zlepšenie metód a foriem práce.

Preskúmajte normy kancelárskej práce stanovené v GOST „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie“, ktorý nahradil GOST R 6.30-2003. Znalosť základných pravidiel vám pomôže vyhnúť sa chybám vo vašej práci. v príručke tajomníka.

Vo svojej práci používajte GOST R 7.0.97-2016

Stiahnite si GOST pre kancelársku prácu

Všeobecná schéma organizácie kancelárskej práce a toku dokumentov

Naučte sa základy kancelárskej práce, pravidlá pre zostavovanie a udržiavanie papierov, vlastnosti ich pohybu v rámci organizácie aj mimo nej. Dodržiavajte body pokynov schválených spoločnosťou, ktoré vysvetľujú hlavné nuansy práce s papiermi.

Vo svojej práci použite vzorový Návod s odbornými komentármi

Stiahnite si ukážku

Všeobecná schéma vysvetlí pravidlá práce, aké akcie vykonať pre začínajúceho špecialistu, aby nedošlo k zmätku v procesoch. Spoľahnite sa na to, kým nepochopíte podstatu, nevyviniete si vlastný algoritmus na spracovanie, presúvanie a ukladanie papierov, nezapamätáte si základné pojmy kancelárskej práce.

Organizácia toku prichádzajúcich dokumentov

Pod príjmom sa rozumejú všetky druhy dokumentov vytvorených v papierovej alebo elektronickej forme v iných spoločnostiach. Môžu to byť listy, faktúry, návrhy, iné prvky kancelárskej práce.

Aby ste predišli chaosu, spracujte ich včas:

• zaregistrovať dokument - zadajte dátum prijatia a priraďte číslo;
• preniesť papiere do jednotky, ktorá by sa s nimi mala vysporiadať alebo ich uložiť;
• zaregistrovať prijatie dokumentu do práce;
• označiť vykonanie, reakciu alebo vykonanú akciu;
• preniesť dokument do archívu.

Prísne dodržujte tieto obchodné pravidlá. Ak firma dostáva veľké množstvo papierov a spisov, za účelom optimalizácie práce s nimi použite špeciálne programy. Niektoré z nich sú vybavené systémom upozornení na termíny, pripravenosť dokumentov a pod.

Protokol prichádzajúcej korešpondencie

Stiahnite si dokument

Organizácia tokov odchádzajúcej dokumentácie

Cesta odchádzajúcich dokumentov je určená pravidlami pre prácu s nimi, ich typom. Zvyčajne to začína sekretárkou. Po vyhotovení papier prejde na osobu, ktorá má právo podpisovať, súhlasiť. Až potom sa dokument odošle externým orgánom.

Stiahnite si všetkých 6 poznámok

Pre efektívnu prácu s tokom odchádzajúcich dokumentov vedenie menuje zodpovedné osoby. Najčastejšie sú to sekretárky, office manažéri, personalisti, účtovníci či iní zamestnanci. Aby boli papiere odoslané adresátovi včas, kontrolujte ich pohyb v každej fáze a na konci skontrolujte chyby a zaregistrujte sa.

Tabuľka. Účastníci procesov kancelárskej práce pre odchádzajúce listy

Stiahnite si celú tabuľku v časopise

Organizácia tokov interných dokumentov v kancelárskej práci

V veľké spoločnosti veľký počet interné dokumenty. Ak sa práca s nimi vykonáva formálne, niektoré z nich sa môžu stratiť v rôznych fázach. Vaším cieľom je zorganizovať proces tak, aby ste im skrátili cestu a vyhli sa strate.

Dôležité! Sledujte fázu registrácie – priraďovanie rovnakého čísla rôznym papierom spôsobí všeobecný zmätok a zmätok.

Tabuľka. Trasa objednávky na hlavnú činnosť

Vytvorte si vlastný algoritmus na prácu s dokumentmi na základe pravidiel opísaných v pokynoch. Ak na oddelení pracuje niekoľko odborníkov, oddeľte rozsah povinností, napríklad jeden pracuje iba s internými dokumentmi, druhý - s externými.

Kto je zodpovedný za podnikanie

Za kancelársku prácu je zodpovedný vedúci organizácie a za dokumenty správy a riadenia spoločnosti - predstavenstvo alebo predseda, ako aj tajomník. Ak vezmeme do úvahy otázku zodpovednosti, možno poznamenať, že v žiadnom z normatívny akt nie je pevne stanovená. V rámci firmy je to fixované objednávkami, pokynmi, náplňou práce a pod.

Za pohyb, spracovanie, odosielanie a iné práce s papiermi, ktoré nepodliehajú kontrole zo strany inšpektorov, je zodpovedný ktorýkoľvek zamestnanec spoločnosti, ktorý je poverený povinnosťami vedenia evidencie a správy dokumentov. Vo veľkých firmách je vymenovaných niekoľko zodpovedných osôb alebo je vytvorená špeciálna služba.

Hlavné spôsoby registrácie zodpovednosti za kancelársku prácu

Metóda číslo 1. Pridanie funkcií do popisu práce ktoréhokoľvek zamestnanca

Za vedenie záznamov je zodpovedný každý zamestnanec spoločnosti, ktorý má v popise práce predpísané ďalšie funkcie. Ak si neopravíte povinnosti, v príp kontroverzné situácie zodpovednosť padne na plecia vodcu.

Metóda číslo 2. Rozdelenie povinností medzi zamestnancov

Pri rozdeľovaní zodpovedností za vedenie záznamov sú funkcie rozdelené medzi servisných zamestnancov a špecialistov štrukturálne členenia. V tomto prípade je v Návode na kancelársku prácu jasne uvedené, kto a za aký rozsah práce je zodpovedný.

Metóda číslo 3. Pridelenie povinností vedenia záznamov tajomníkom

V personálne obsadenie zaviesť pozíciu tajomníka alebo office managera, ktorý je zodpovedný za kancelársku prácu a správu dokumentov. Jeho povinnosti sú stanovené v popise práce a pracovná zmluva. Zamestnanec dodržiava pravidlá schválené vedením, zameriava sa na aktuálne nariadenie.

Čo sa stane, ak nebudete organizovať prácu v kancelárii

V každej spoločnosti existuje kancelárska práca, ale nie v každej je správne organizovaná. Ak neexistujú jednotné pravidlá pre prácu s dokumentmi, môžu nastať problémy. Napríklad za nesprávne skladovanie alebo stratu pracovných kníh môže byť nedostatok účtovných dokladov pokutovaný.

1. Aleksey, manažér riadne zdokumentoval povinnosť Lyudmily uchovávať osobné doklady zamestnancov, vydal príslušný príkaz a ona stratila pracovná kniha jeden pracovník. V tomto prípade bude braná na zodpovednosť.
2. riaditeľ LLC« Alfa» Daniil formálne ošetril rozdelenie funkcií a zodpovedností medzi zamestnancov. Časť papierov sa týkala časového rozlíšenia mzdy stratené v archíve. Pri ich kontrole ich nebolo možné poskytnúť inšpektorom. Súd rozhodol, že Daniela uzná vinným. Kiež by si dal viac pozor na vypracovanie popisy práce a zmluvy so zamestnancami, zodpovednosť padla na plecia inej osoby.

Chaos v novinách vyvoláva nielen problémy so zákonom, ale ovplyvňuje aj pracovné procesy, vzťahy s klientmi a partnermi. Neskorá realizácia zmluvné záväzky môže viesť k pokutám, ukončeniu zmlúv, zhoršeniu dobrého mena spoločnosti. Preto je dôležité regulovať prácu s papiermi.

Kto bude zodpovedný za nesprávne vedenie záznamov, závisí od situácie. Pamätajte však, že vedenie spoločnosti nie je vždy pripravené pátrať po páchateľoch, a tak sú možné sankcie voči radovým zamestnancom, ktorí sa venujú papierovaniu, aj keď tieto povinnosti nie sú zakotvené v popise práce.