En base a la información documentada que les llega.
El registro contiene listas de contribuyentes, agentes fiscales y personas físicas. Las autoridades fiscales reciben información documentada sobre ellos de varias autoridades estatales de registro, autoridades de tutela y tutela, notarios y otros organismos e instituciones.
Dependiendo del método de procesamiento de la información, se divide en documentada y no documentada. La información documentada incluye todos los documentos (incluyendo cintas perforadas, cintas magnéticas, tarjetas perforadas, discos magnéticos) que indiquen transacciones comerciales. La información documentada se basa en datos operativos, contables, financieros y estadísticos. Se proporciona de forma diferenciada según el nivel de gestión y el tipo de decisiones que se toman, ya que para cada nivel de gestión está predeterminada la composición y cantidad de información necesaria. Por lo general, proporcionar información relevante al personal de gestión depende de la distribución de funciones entre los ejecutantes. Con este fin, se desarrollan descripciones de puestos para cada gerente, que enumeran las funciones que realiza. Sobre la base de las descripciones de puestos, se determina la cantidad de información necesaria para la ejecución de actividades específicas y la adopción de determinadas decisiones de gestión.
Medios para documentar la información.
El requisito sirve para acelerar la transferencia de información documentada a través de canales de comunicación electrónica y reducir el número de posibles errores derivados de la transferencia de datos y nombres de organizaciones difíciles de percibir. El código es un elemento de identificación electrónica del documento.
El código de la organización: el autor del documento (el autor del documento: la persona física o jurídica que creó el documento) sirve para acelerar la transferencia de información documentada a través de canales de comunicación electrónica y reducir la cantidad de posibles errores que ocurren. al transferir nombres de organizaciones largos y difíciles de percibir. El código es un elemento de identificación electrónica del documento.
La finalidad de restringir el acceso a la información contenida en un documento es proteger la información documentada de carácter propietario o comercial, cuyo mal manejo puede causar perjuicio a su titular, titular, usuario u otra persona. Sin embargo, el acceso a dicha información puede estar limitado a su propietario únicamente de forma legal. La información documentada de acceso restringido en los términos de su régimen jurídico de conformidad con la Ley Federal de Información, Informatización y Protección de la Información se divide en información clasificada como secreto de Estado y reservada.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA (DOCUMENTO) - información registrada en un soporte de material
INFORMACIÓN DE ACCESO RESTRINGIDO - información documentada a la que sólo se proporciona acceso especialmente autorizado.
Datos: información documentada que circula en el proceso de su procesamiento en computadoras electrónicas (Ley de la República de Bielorrusia sobre informatización).
Información documentada - información redactada en la forma prescrita y fijada en un soporte material que asegure su transmisión en el tiempo y el espacio (STB 982-94).
Sin embargo, ya sea que estemos hablando de una cosa de papel con un texto fijo, o de medios electrónicos de información textual que se pueden reproducir visual y materialmente, tenemos en un sentido amplio un documento con información en forma de texto. Esta circunstancia recibió confirmación legislativa directa en la Ley Federal de Información, Informatización y Protección de Datos de fecha 20 de febrero de 1995, en el art. 2 del cual se dice que la información documentada (documento) es información registrada en un soporte material con detalles que permiten identificarla.
La Ley define sus principales conceptos de la siguiente manera - información documentada y recursos de información
La documentación de la información, un requisito previo para incluir información en los recursos de información, de acuerdo con las disposiciones de la ley, debe llevarse a cabo de la manera establecida por las autoridades estatales responsables de organizar el trabajo de oficina, estandarizar documentos y la seguridad de la Federación Rusa.
Sujetos que representan en sin fallar información documentada a las autoridades y organizaciones públicas, no pierdan sus derechos sobre estos documentos y a utilizar la información contenida en ellos.
La información documentada presentada sin excepción a las autoridades y organismos públicos por las personas jurídicas, independientemente de su forma orgánica y jurídica y formas de propiedad, así como por los ciudadanos, constituye recursos de información que son de titularidad conjunta del Estado y de las entidades que proporcionan esta información.
Los ciudadanos, autoridades públicas, gobiernos locales, organizaciones y asociaciones públicas están obligados a presentar información documentada a las autoridades y organizaciones responsables de la formación y uso de los recursos de información del estado.
A pesar de que confidencialidad es sinónimo de secreto, el término es ampliamente utilizado exclusivamente para referirse a recursos de información restringida que no están clasificados como secretos de estado. La confidencialidad refleja la restricción que impone el titular de la información al acceso a la misma por parte de otras personas, es decir. conjuntos de propietarios régimen jurídico esta información de conformidad con la ley. Al mismo tiempo, los documentos constitutivos, los estatutos de las estructuras comerciales, la documentación financiera, la información sobre los salarios del personal y otra información documentada requerida por las agencias de aplicación de la ley y del gobierno fiscal no pueden clasificarse como documentos confidenciales.
El flujo de trabajo como objeto de protección es un conjunto ordenado (red) de canales para la distribución objetiva y autorizada de información confidencial documentada (documentos) en el proceso de gestión y actividades de producción de los usuarios (consumidores) de esta información. La principal característica del movimiento de la información es la complejidad tecnológica, es decir, la unificación de tareas que brindan funciones de gestión, de oficina y postales. El flujo de trabajo refleja todo el ciclo de vida de un documento.
Un flujo de trabajo seguro (document flow) se entiende como un movimiento controlado de información confidencial documentada a través de puntos regulados de recepción, procesamiento, revisión, ejecución, uso y almacenamiento en duras condiciones de seguridad organizacional y tecnológica tanto del portador de la información como de la información misma.
Especificado sistema tecnológico se aplica no solo a la gestión (negocio), sino también al diseño, documentos tecnológicos, científicos y técnicos y otros documentos similares, publicaciones, materiales normativos almacenados en bibliotecas especiales, centros de información, archivos departamentales, información documentada registrada en cualquier tipo de soporte de información.
El sistema de trabajo de oficina tradicional se basa en métodos manuales de trabajo con documentos y es el más versátil. Proporciona una protección fiable y a largo plazo de la información documentada tanto en condiciones normales como situaciones extremas. En este sentido, las etapas de un flujo de trabajo seguro en la mayoría de los casos se implementan tecnológicamente mediante métodos y medios de un sistema tradicional en lugar de un sistema automatizado para procesar y almacenar documentos confidenciales. El sistema maneja con igual eficacia tanto documentos tradicionales (en papel) como legibles por máquina, facsímiles y electrónicos. La complejidad de muchos procedimientos y operaciones técnicas y lógico-formales suele reducirse debido a la inclusión de tecnología organizativa e informática en el proceso tecnológico.
Todos los tipos de portadores de información confidencial documentada deben tenerse en cuenta antes de redactar el borrador, las opciones y el borrador del futuro documento. En este caso, se observan las siguientes condiciones de protección de la información
La tercera característica específica es que ni un solo borrador de un documento confidencial puede hacerse sobre la base de un borrador y adquirir el estatus de información legalmente documentada sin la sanción (permiso por escrito) de un funcionario autorizado de la empresa.
PRODUCCIÓN DE OFICINA: una actividad que cubre la preparación de documentos y la organización del trabajo con ellos, un conjunto de operaciones de oficina realizadas por personal administrativo y gerencial en la implementación de las funciones que se le asignan. Las operaciones de mantenimiento de registros incluyen métodos para procesar información documentada, redactar, recibir, transferir, registrar, aprobar, firmar, duplicar, ejecutar, enviar, controlar, almacenar y destruir documentos.
Clasificación de la información
La información se puede clasificar de diferentes maneras. EN ley de información Se consideran dos los principales criterios por los que se clasifica la información:
a) por el papel en el que actúa la información en el sistema legal: información legal y no legal (información que es objeto de relaciones jurídicas);
b) por el nivel de acceso a la información - información abierta e información de acceso restringido (secreto de estado y confidencial).
Al clasificar la información según su roles en el sistema legal bajo información legal implican toda la gama de actos jurídicos normativos y materiales de referencia, reglamentarios, técnicos y científicos estrechamente relacionados que se crean como resultado de las actividades de elaboración de leyes, aplicación de la ley y aplicación de la ley.
La información jurídica reglamentaria se crea en el proceso de elaboración de leyes y está contenida en los actos jurídicos reglamentarios.
Un acto jurídico normativo es un documento oficial escrito adoptado (expedido) en una determinada forma por un órgano legislativo dentro de su competencia y destinado a establecer, cambiar o cancelar regulaciones legales. Puede ser un acto permanente o temporal, diseñado para una clara fijar tiempo, determinado por una fecha específica o la ocurrencia de un evento.
Los actos jurídicos normativos en nuestro país incluyen leyes, decretos presidenciales, decretos gubernamentales y otros regulaciones agencias gubernamentales.
Una característica importante del sistema de actos jurídicos normativos es su estructura jerárquica, según la cual cada acto ocupa su propio escalón en la escala jerárquica y está en subordinación con otros actos, es decir, la proporción de actos se caracteriza por la supremacía de algunos actúa sobre los demás.
El lugar de un acto normativo en el sistema está indicado por su fuerza jurídica: la propiedad de un acto de generar ciertas consecuencias legales. Fuerza legal El acto depende de la posición del órgano que dictó este acto en el sistema de órganos del Estado y de su competencia. Actos de autoridades superiores, por lo tanto, tienen un mayor fuerza legal en relación con los actos de los cuerpos inferiores. En consecuencia, los actos de los órganos estatales inferiores deben cumplir con los actos de los órganos superiores y no pueden contradecirlos.
Consideremos con más detalle los tipos de actos legales regulatorios de la Federación Rusa y su lugar en el sistema jerárquico.
Ley - un acto legal normativo adoptado por un cuerpo legislatura o directamente por el pueblo a través de un referéndum, que tiene la más alta fuerza legal y contiene normas jurídicas primarias sobre la regulación de los más significativos relaciones públicas. Las leyes de la Federación Rusa se dividen en:
la Constitución de la Federación Rusa;
Federal leyes constitucionales;
Leyes federales (incluidos los códigos).
La Constitución de la Federación Rusa, adoptada por voto popular, tiene la máxima fuerza legal. La Constitución de la Federación Rusa es la ley fundamental y la base legal de la legislación de la Federación Rusa.
De conformidad con la Constitución y en las materias previstas por ella, se dictan leyes constitucionales federales. Están dedicados a los fundamentos jurídicos del sistema social y estatal.
Las leyes constitucionales federales no pueden contradecir la Constitución de la Federación Rusa.
Las leyes federales son actos de legislación vigente que regulan las relaciones en diversas esferas de la sociedad: en la economía, la política, la cultura, las finanzas, etc. En la literatura jurídica, actos legislativos también llamadas leyes ordinarias.
Las leyes federales no pueden contradecir no solo la Constitución de la Federación Rusa, sino también las leyes constitucionales federales.
Entre las leyes, un lugar importante lo ocupan los actos codificados: los códigos.
El Código es una ley única, lógica y jurídicamente coherente, que prevé una regulación generalizada y sistémica de un determinado grupo de relaciones sociales.
En Rusia, se han adoptado códigos y están en vigor en casi todas las principales áreas de la legislación: el Código Civil de la Federación Rusa, el Código Penal de la Federación Rusa, el Código Fiscal de la Federación Rusa, el Código de Arbitraje código procesal Federación de Rusia, Código de Procedimiento Penal de la Federación de Rusia y otros.
El Código, al ser una ley federal, tiene formalmente la misma fuerza legal que las demás leyes. Sin embargo, en esencia, el código sectorial lidera la rama legislativa correspondiente y ocupa un lugar central en el ordenamiento jurídico que rige esta área de las relaciones públicas. Todas las demás leyes y otras regulaciones de esta industria se agrupan en torno a ella. Algunos códigos contienen una indicación directa de que las normas legales que rigen esta área de las relaciones públicas no pueden contradecir las normas establecidas por el código.
Así, por ejemplo, en el apartado 2 del art. 3 del Código Civil de la Federación Rusa consagra la regla según la cual las normas ley civil contenidos en otras leyes deben cumplir con este Código. Una disposición similar está contenida en el art. 1 del Código Fiscal de la Federación de Rusia: las leyes federales sobre impuestos y tasas se adoptan de conformidad con este Código.
Las leyes también incluyen las constituciones de las repúblicas que forman parte de la Federación Rusa, las cartas de otros sujetos de la Federación Rusa, así como las leyes adoptadas legislaturas súbditos de la Federación Rusa. Estos actos normativos extienden su efecto al territorio de la entidad constitutiva de la Federación Rusa que los ha adoptado.
Los estatutos son actos jurídicos normativos emitidos sobre la base y en virtud de leyes por una autoridad pública dentro de su competencia.
Pueden especificar las normas de las leyes o establecer nuevas normas, pero al mismo tiempo deben cumplir con las leyes y no contradecirlas. Los estatutos son un medio de implementar las normas legislativas. Ellos, a su vez, también se alinean en un sistema jerárquico según el cargo y competencia del órgano que dictó la ordenanza. El papel principal en el sistema de estatutos de la Federación Rusa pertenece a los actos del Presidente de la Federación Rusa.
Los actos del Presidente de la Federación Rusa se adoptan en forma de decretos y órdenes y no pueden contradecir la Constitución de la Federación Rusa y las leyes de la Federación Rusa. Los actos jurídicos reglamentarios del Presidente se adoptan, por regla general, en forma de decretos.
Los actos del Gobierno de la Federación Rusa se adoptan en forma de resoluciones y órdenes que no pueden contradecir la Constitución de la Federación Rusa, las leyes de la Federación Rusa, los actos del Presidente de la Federación Rusa. Los actos del Gobierno de la Federación de Rusia tienen mayor fuerza en relación con los actos organismos federales poder Ejecutivo y actos autoridades locales. Los actos jurídicos normativos del Gobierno se adoptan, por regla general, en forma de resoluciones.
Las leyes de los órganos ejecutivos federales (las denominadas leyes departamentales) pueden emitirse sobre la base y en cumplimiento de la Constitución de la Federación Rusa, las leyes de la Federación Rusa, los decretos del Presidente de la Federación Rusa y las resoluciones del Gobierno de la Federación Rusa. Dichos actos, por ejemplo, incluyen órdenes, instrucciones, etc.
Los próximos pasos en la jerarquía de los actos jurídicos normativos están ocupados por actos normativos. documentos legales sujetos de la Federación Rusa y municipios.
lugar importante en el sistema legal ruso está ocupado por tratados internacionales y nacionales.
Un tratado internacional es un acuerdo concluido por la Federación Rusa con por un estado extranjero(o Estados) o con una organización internacional y se rige por el derecho internacional. Un tratado internacional regula las relaciones de la Federación Rusa con un estado extranjero o una organización internacional.
De conformidad con la Constitución de la Federación Rusa (artículo 15), los tratados internacionales de la Federación Rusa son parte integral su sistema legal. Si tratado internacional La Federación Rusa tiene otras reglas además de estatutario, entonces se aplican las reglas del tratado internacional.
El tratado interno regula las relaciones entre la Federación Rusa y las entidades constitutivas de la Federación Rusa, así como entre varias entidades constitutivas de la Federación Rusa sobre cuestiones de interés mutuo para las partes (delimitación de jurisdicción y poderes entre la Federación Rusa y las entidades constitutivas entidades de la Federación Rusa, actividades conjuntas en el campo económico, etc.).
Además de los actos jurídicos normativos, existen otros actos jurídicos que, si bien generan determinadas consecuencias jurídicas, no contienen normas jurídicas.
PARA no normativo información legal puede ser atribuido:
Actos de aplicación de la ley que contengan información sobre la aplicación de la ley;
Actos de interpretación oficial, dando explicaciones de información jurídica normativa.
Los actos de ejecución son actos jurídicos adoptados por autoridades o funcionarios estatales autorizados que contienen prescripciones vinculantes para un determinado círculo de personas sobre cuestiones específicas (decisión sobre la construcción de una planta, sobre la concesión de títulos, sobre cuestiones de personal, una decisión judicial sobre un caso específico, etc).
A diferencia de la información legal normativa, los actos de aplicación de la ley contienen información que no está dirigida a ninguna persona, organismo u organización. Pueden referirse a un sujeto específico definido individualmente de una relación jurídica regulada por esta ley (por ejemplo, una orden de nombramiento, un protocolo sobre ofensa administrativa), o tienen un cierto carácter general, creando una cadena de relaciones jurídicas en las que participan muchos sujetos en relación con la ejecución de una instrucción específica (decisión sobre la reconstrucción del edificio de la biblioteca, sobre la creación de un fondo de archivo). Los actos de aplicación de la ley sólo son válidos en el marco de un caso concreto y pierden su fuerza con la terminación de la relación que regulan.
Los actos de interpretación oficial son oficiales actos legales, explicando el verdadero sentido y significado del estado de derecho y actuando en unidad con este mismo estado.
En otras palabras, se trata de actos en los que se da una explicación oficial de normas jurídicas existentes, pero no se establecen normas nuevas.
Los actos de interpretación incluyen decisiones del Tribunal Constitucional de la Federación Rusa, orientando las explicaciones del Pleno. Corte Suprema RF, Pleno del Supremo Corte de arbitraje RF y otros.
La información jurídica no normativa también incluye estadísticas judiciales, penales, procesales y de otro tipo, comentarios sobre legislación, proyectos de ley y otros proyectos de actos jurídicos reglamentarios, información sobre relaciones de derecho civil, información de búsqueda operativa y otra información y materiales.
Por nivel de acceso la información se divide en pública e información de acceso restringido (confidencial).
De acuerdo con la Ley Federal del 06 de julio de 2006 No. 149-FZ "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información":
La confidencialidad de la información es un requisito obligatorio para que una persona que tenga acceso a cierta información no transfiera dicha información a terceros sin el consentimiento de su titular.
Según el tipo de información de acceso restringido, se distinguen los secretos de Estado y la información confidencial.
secreto de estado- esta es información protegida por el estado en el campo de sus actividades militares, de política exterior, económicas, de inteligencia, de contrainteligencia y de búsqueda operativa, cuya difusión puede dañar la seguridad de la Federación Rusa.
De acuerdo con el mencionado Decreto del Presidente de la Federación Rusa No. 188 a información confidencial(para información confidencial) ) relacionar:
información sobre hechos, eventos y circunstancias intimidad un ciudadano, que permita identificar su personalidad (datos personales), con excepción de la información a ser difundida en los medios de comunicación en los casos establecidos por las leyes federales;
información que constituye el secreto de la investigación y los procedimientos judiciales, así como información sobre personas protegidas y medidas de protección estatal realizadas de conformidad con la Ley Federal de 20 de agosto de 2004 N 119-FZ "Sobre la protección estatal de víctimas, testigos y otros Participantes en el Proceso Penal” y otras normativas actos legales Federación Rusa;
información oficial, cuyo acceso está restringido por las autoridades públicas de acuerdo con Código Civil Federación Rusa y leyes federales ( secreto oficial);
información relacionada con actividades profesionales, cuyo acceso está limitado de acuerdo con la Constitución de la Federación Rusa y las leyes federales (médicas, notariales, privilegio abogado-cliente, secreto de correspondencia, conversaciones telefónicas, envíos postales, telegráficos u otros mensajes, etc.);
información relacionada con actividades comerciales, cuyo acceso está restringido de conformidad con el Código Civil de la Federación Rusa y las leyes federales ( Secreto comercial);
información sobre la esencia de una invención, modelo de utilidad o diseño industrial antes de la publicación oficial de información sobre los mismos.
la información es oficial o Secreto comercial en el caso de que la información tenga valor comercial real o potencial debido a su desconocimiento para terceros, no sea de libre acceso sobre bases legales y el titular de la información tome medidas para proteger su confidencialidad. La información que no pueda constituir un secreto oficial o comercial será la determinada por la ley y demás actos jurídicos.
Según el apartado 11 del art. 2 de la Ley Federal “Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información” del 27 de julio de 2006 No. 149-FZ, la información documentada es información registrada en un medio tangible al documentar información con detalles que hacen posible determinar dicha información o, en los casos establecidos por la legislación de la Federación de Rusia, su material de transporte.
Considerar las normas que establecen el procedimiento para documentar la información. En la parte 2 del art. 11 de la Ley Federal "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" señala que la documentación de la información se lleva a cabo de la manera establecida por el Gobierno de la Federación Rusa. Reglas para el trabajo de oficina y el flujo de documentos establecidos por otros organismos estatales, organismos Gobierno local dentro de su competencia, deben cumplir con los requisitos establecidos por el Gobierno de la Federación Rusa en términos de trabajo de oficina y flujo de documentos para las autoridades ejecutivas federales.
EN caso general para resolver problemas como
Registro de formularios de documentos,
Racionalizar los flujos de información en la economía nacional;
Reducir el número de formularios utilizados,
Exclusiones de la circulación de formas no estandarizadas de documentos,
Asegurar la contabilidad y sistematización de formas unificadas de documentos basados en su registro,
Controlar la composición de los formularios de los documentos y evitar la duplicación de la información utilizada en administración,
Organización racional del control sobre el uso de formas unificadas de documentos,
se utiliza el clasificador de toda Rusia documentación de gestión(OKUD). OKUD es parte constituyente Sistema unificado de clasificación y codificación de información técnica, económica y social y cubre sistemas unificados de documentación y formas de documentos permitidos para uso en la economía nacional. Los objetos de clasificación en OKUD son todos rusos (intersectoriales, interdepartamentales) formas unificadas documentos aprobados por los ministerios (departamentos) de la Federación Rusa - desarrolladores de sistemas de documentación unificados.
Los documentos organizativos y administrativos relacionados con el Sistema Unificado de Documentación Organizativa y Administrativa (resoluciones, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, actos, cartas, etc. incluidos en OKUD para la clase 0200000) están sujetos a estándar estatal Federación de Rusia GOST R 6.30-2003 Sistemas de documentación unificados “Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. La norma establece la composición de los detalles de los documentos, los requisitos para el diseño de los detalles de los documentos, los requisitos para las formas de los documentos, incluidas las formas de los documentos con una reproducción del emblema estatal de la Federación Rusa.
Requerimientos generales al funcionamiento de los servicios de soporte documental de la gestión, documentación de las actividades de gestión y organización del trabajo con documentos en los órganos ejecutivos federales, establece la Instrucción Tipo sobre el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. La instrucción estándar se desarrolló para mejorar el soporte documental de la gestión y aumentar su eficiencia al unificar la composición y las formas de los documentos de gestión, las tecnologías para trabajar con ellos y garantizar el control sobre la ejecución de los documentos. Las disposiciones de las Instrucciones Modelo se aplican a la organización del trabajo con documentos, independientemente del tipo de medio, incluida su preparación, registro, contabilidad y control de ejecución, realizados utilizando tecnologías automatizadas (informáticas).
Por ejemplo, al preparar documentos, las Instrucciones Estándar recomiendan usar editor de texto palabra para Versiones de Windows de 6.0 en adelante. También se recomienda utilizar fuentes Times New Roman No. 12 para el diseño de materiales tabulares, No. 13, 14, 15, para todo el texto.
El modelo de instrucción regula los requisitos para la elaboración y presentación de proyectos de ley y reglamentos. EN instrucción estándar las características de la preparación y el diseño ciertos tipos documentos de los órganos ejecutivos federales: orden, orden, reglamento, reglas, instrucción, protocolo, oficio, así como las reglas para la tramitación de documentos. La misma instrucción regula la organización de la circulación de documentos y la ejecución de documentos, sistema de busqueda según documentos, control sobre la ejecución de documentos, organización de documentos en el trabajo de oficina y el procedimiento para transferir documentos para almacenamiento en el archivo.
Se aprobó la instrucción que establece el sistema de trabajo de la oficina, el procedimiento para trabajar con documentos, las reglas básicas para su preparación y ejecución, el procedimiento para considerar las apelaciones de los ciudadanos en la oficina central y las subdivisiones directamente subordinadas al Ministerio del Interior de Rusia. por orden del Ministerio del Interior de la Federación Rusa del 4 de diciembre de 2006 "Sobre el soporte documental para la gestión en el sistema de órganos Asuntos Internos de la Federación Rusa" (modificado por las Órdenes del Ministerio del Interior de la Federación Rusa Federación de 2 de abril de 2007 N 318, de 21 de noviembre de 2008 N 1006, de 9 de diciembre de 2008 N 1075).
De acuerdo con la parte 3 del art. 11 de la Ley Federal "Sobre Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información", un mensaje electrónico firmado con una firma digital electrónica u otro análogo de una firma manuscrita se reconoce como un documento electrónico equivalente a un documento firmado firma manuscrita, en los casos en que las leyes federales u otros actos jurídicos reglamentarios no establezcan o impliquen la obligación de redactar dicho documento en papel.
Considere la propiedad de documentos separados y matrices separadas de documentos, documentos y matrices de documentos en sistemas de información. En la parte 1 del art. 13 de la Ley Federal "De la Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" establece que los sistemas de información incluyen:
1) sistemas de información estatales: sistemas de información federales y sistemas de información regionales creados sobre la base de leyes federales, leyes de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, respectivamente, sobre la base de actos legales de órganos estatales;
2) sistemas de información municipal creados sobre la base de una decisión de un órgano de gobierno local;
3) otros sistemas de información.
Las personas físicas y jurídicas son los propietarios de esos documentos, conjuntos de documentos que se crean a su costa, adquiridos por ellos en motivos legales recibida por donación o herencia.
La Federación Rusa y las entidades constitutivas de la Federación Rusa son los propietarios de los recursos de información creados, adquiridos, acumulados a expensas de los fondos. presupuesto federal, presupuestos de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, así como los obtenidos a través de otros estatutario formas.
El estado tiene derecho a recomprar información documentada de personas físicas y jurídicas si esta información se clasifica como secreto de estado. Al mismo tiempo, el propietario de recursos de información que contengan información clasificada como secreto de estado tiene derecho a disponer de esta propiedad solo con el permiso de las autoridades estatales pertinentes.
Los sistemas de información estatales se crean teniendo en cuenta los requisitos estipulados por la Ley Federal del 21 de julio de 2005 N 94-FZ "Sobre la realización de pedidos para el suministro de bienes, realización de trabajos, prestación de servicios para necesidades estatales y municipales".
Los recursos de información que son propiedad de las organizaciones se incluyen en su propiedad de acuerdo con la legislación civil de la Federación Rusa. Los recursos de información que son propiedad del Estado están bajo la jurisdicción de las autoridades y organismos estatales de acuerdo con su competencia, están sujetos a contabilidad y protección como parte de la propiedad estatal. Los recursos de información pueden ser una mercancía, con la excepción de los casos previstos por la legislación de la Federación Rusa.
El propietario de los recursos de información disfruta de todos los derechos previstos por la legislación de la Federación Rusa, incluido el derecho a:
Designar a una persona que gestione los recursos de información o gestión operativa ellos;
Establecer, en el ámbito de su competencia, el régimen y las normas para el tratamiento, protección de los recursos de información y acceso a los mismos;
Determinar las condiciones para la disposición de los documentos cuando sean copiados y distribuidos.
La propiedad de las instalaciones de procesamiento de información no crea la propiedad de los recursos de información que pertenecen a otros propietarios. Los documentos procesados como parte de la prestación de servicios o en conjunto con estas instalaciones de procesamiento pertenecen a su propietario. La propiedad y el régimen de los productos derivados creados en este caso están regulados por el contrato.
La formación de los recursos de información del estado la llevan a cabo los ciudadanos, las autoridades estatales, los gobiernos locales, las organizaciones y las asociaciones públicas. Los órganos federales del poder estatal, los órganos del poder estatal de las entidades constitutivas de la Federación Rusa forman los recursos de información estatales bajo su jurisdicción y aseguran su uso de acuerdo con la competencia establecida.
Considere las categorías de información según el nivel de acceso a la misma. De acuerdo con la Parte 1 del art. 7 de la Ley Federal “De la Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información”, la información disponible públicamente incluye información notoriamente conocida y otra información, cuyo acceso no está limitado.
la parte 4 del art. 8 de la citada Federal, acceda a:
1) actos jurídicos reglamentarios que afecten los derechos, libertades y deberes de una persona y de un ciudadano, así como que establezcan el estatuto jurídico de las organizaciones y las atribuciones de los órganos estatales, los gobiernos locales;
2) información sobre el estado del medio ambiente;
3) información sobre las actividades de los órganos estatales y los órganos de autogobierno local, así como sobre el uso de los fondos presupuestarios (con excepción de la información que constituye un secreto oficial o de estado);
4) información acumulada en los fondos abiertos de bibliotecas, museos y archivos, así como en sistemas de información estatales, municipales y otros creados o destinados a proporcionar dicha información a los ciudadanos (individuos) y organizaciones;
5) otra información, cuya inadmisibilidad de restringir el acceso esté establecida por las leyes federales.
La clasificación de la información como secreto de estado se lleva a cabo de conformidad con la Ley de la Federación Rusa "Sobre los secretos de estado" del 21 de julio de 1993 No. 5485-1. La clasificación de la información como confidencial se lleva a cabo de acuerdo con el procedimiento establecido por la legislación de la Federación de Rusia, con la excepción de los casos previstos en el artículo 11 de la Ley Federal "Sobre información, informatización y protección de la información".
De conformidad con el art. 11 de dicha Ley Federal, las listas de datos personales incluidos en los recursos de información federales, los recursos de información administrados conjuntamente, los recursos de información de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, los recursos de información de los órganos de autogobierno local, así como los recibidos y recopilados por organizaciones no gubernamentales, debe fijarse a nivel de ley federal. Según este artículo, los datos personales se clasifican como información confidencial. No está permitido recolectar, almacenar, usar y distribuir información sobre la vida privada, así como información que viole secretos personales, secretos de familia, privacidad de la correspondencia, conversaciones telefónicas, mensajes postales, telegráficos y otros de un individuo sin su consentimiento, excepto sobre la base de una decisión judicial.
Los datos personales no pueden ser utilizados con el fin de causar propiedad y daño moral ciudadanos, dificultades en el ejercicio de los derechos y libertades de los ciudadanos de la Federación Rusa. La restricción de los derechos de los ciudadanos de la Federación Rusa basada en el uso de información sobre su origen social, racial, nacional, lingüístico, religioso y de afiliación partidaria está prohibida y sancionada de conformidad con la ley.
Las personas jurídicas y las personas físicas que, de acuerdo con sus poderes, poseen información sobre los ciudadanos, la reciben y la utilizan, son responsables de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia por la violación del régimen de protección, el procesamiento y el procedimiento para el uso de esta información.
La responsabilidad por las actividades ilegales de las autoridades y organizaciones estatales para la recopilación de datos personales se establece en el Capítulo 15 de la Ley Federal "Sobre Datos Personales" No. 152 FZ.
Considere el orden protección legal información. De acuerdo con la Parte.1 Artículo. 16 de la Ley Federal "De la Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" la protección de la información es la adopción de medidas legales, organizativas y técnicas dirigidas a:
1) garantizar la protección de la información contra el acceso no autorizado, la destrucción, la modificación, el bloqueo, la copia, el suministro, la distribución, así como de otras acciones ilegales en relación con dicha información;
2) cumplimiento de la confidencialidad de la información de acceso restringido,
3) realización del derecho de acceso a la información.
De acuerdo con la parte 2 del art. 16 de esta regulación estatal federal de las relaciones en el campo de la protección de la información se lleva a cabo mediante el establecimiento de requisitos para la protección de la información, así como la responsabilidad por la violación de la legislación de la Federación de Rusia sobre información, tecnologías de la información y protección de la información.
El propietario de la información, el operador del sistema de información, en los casos establecidos por la legislación de la Federación Rusa, están obligados a garantizar:
1) prevención del acceso no autorizado a la información y (o) su transferencia a personas que no tienen derecho a acceder a la información;
2) detección oportuna de hechos de acceso no autorizado a la información;
3) prevención de la posibilidad de consecuencias adversas de la violación del procedimiento de acceso a la información;
4) prevención de impacto en los medios técnicos de procesamiento de información, como resultado de lo cual se interrumpe su funcionamiento;
5) la posibilidad de recuperación inmediata de la información modificada o destruida debido al acceso no autorizado a la misma;
6) monitoreo constante para garantizar el nivel de seguridad de la información.
Las autoridades y organizaciones estatales responsables de la formación y uso de los recursos de información a proteger, así como los organismos y organizaciones que desarrollan y aplican sistemas de información y tecnologías de la información para la formación y uso de recursos de información con acceso limitado, se guían en sus actividades por la legislación de la Federación Rusa.
Las organizaciones que procesan información con acceso restringido, que es propiedad del estado, crean servicios especiales que aseguran la protección de la información. El titular de los recursos de información o las personas autorizadas por él tienen derecho a ejercer el control sobre el cumplimiento de los requisitos de protección de la información y a prohibir o suspender el tratamiento de la información en caso de incumplimiento de estos requisitos. El propietario o poseedor de información documentada tiene derecho a solicitar a las autoridades estatales que evalúen la corrección de la implementación de las normas y requisitos para la protección de su información en los sistemas de información.
Copia obligatoria de un documento como tipo de información documentada. La política estatal en el campo de la formación de un depósito legal de documentos como base de recursos para la adquisición de una biblioteca nacional completa y un fondo de información de documentos de la Federación Rusa y el desarrollo del sistema de bibliografía estatal está determinada por la Ley Federal " Sobre Depósito Legal de Documentos” del 29 de diciembre de 1994 No. 77-FZ.
Aquí hay una lista de términos contenidos en el art. 1 de la citada Ley Federal.
Copias requeridas de los documentos.(copia obligatoria) - copias de varios tipos de documentos duplicados para ser transferidos por los fabricantes a las organizaciones pertinentes en la forma y cantidad establecidas por esta Ley Federal.
Documento- un soporte material con información grabada en forma de texto, una grabación de sonido (fonograma), una imagen o una combinación de ellos, destinados a la transmisión en tiempo y espacio para uso y almacenamiento público.
ejemplo- una muestra del documento replicado, idéntico al original.
Sistema de depósito legal- un conjunto de tipos de depósito legal, así como orden establecido su recogida, distribución y uso.
Copia gratuita obligatoria- copias de diversos tipos de documentos sujetos a transferencia gratuita por parte de sus productores a las organizaciones correspondientes en la forma y cantidad establecidas por la Ley Federal
Copia paga obligatoria- copias de diversos tipos de documentos para ser transferidos por sus productores a las organizaciones correspondientes en la forma y cantidad establecidas por la Ley Federal.
Copia federal gratuita obligatoria- copias de varios tipos de documentos producidos en el territorio de la Federación Rusa, fuera de ella por orden de organizaciones e individuos bajo la jurisdicción de la Federación Rusa, así como documentos importados para distribución pública en el territorio de la Federación Rusa, que son sujetos a transferencia gratuita por parte de sus productores a los organismos correspondientes en la forma y cantidad que establezca la Ley Federal.
copia legal de una entidad constitutiva de la Federación Rusa: copias de varios tipos de documentos producidos en los territorios de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, que están sujetos a transferencia por parte de sus productores a las organizaciones apropiadas en la forma y cantidad establecidas por la Ley Federal .
Copia gratuita obligatoria del municipio- copias de varios tipos de documentos realizados en el territorio de la ciudad, distrito, que están sujetos a transferencia gratuita por parte de sus fabricantes a las organizaciones pertinentes en la forma y cantidad establecidas por la Ley Federal
Productor de documentos- una persona jurídica, independientemente de su forma jurídica y organizativa y forma de propiedad, o una persona física que realice actividades empresariales sin constituir una persona jurídica, que prepare, publique (emita) y distribuya (transfiera, entregue) un depósito legal (editor, editorial oficina de los medios de comunicación, fabricante de fonogramas, un fabricante de productos audiovisuales, una organización para la producción de productos de televisión y radio y una organización de radiodifusión de televisión y radio, organizaciones dedicadas a la investigación, el desarrollo y el trabajo tecnológico, y otras personas involucradas en la preparación , publicación (emisión) y distribución (transferencia, entrega) de un depósito legal).
Destinatario de documentos- una persona jurídica dotada del derecho de recibir, almacenar y utilizar públicamente el depósito legal a título gratuito o reembolsable.
Biblioteca Nacional y Fondo de Información de Documentos de la Federación Rusa- una colección de todo tipo de depósito legal, completada sobre la base de una copia gratuita obligatoria, distribuida entre cámaras de libros, bibliotecas, cuerpos de información científica y técnica, destinada al almacenamiento permanente y al uso público.
Según el art. 3 de la Ley Federal mencionada, su efecto se extiende a los productores y destinatarios del depósito legal, incluidas las organizaciones que distribuyen el depósito legal.
Los objetivos de formar un sistema de libre copia legal de conformidad con el art. 4 de esta Ley Federal son:
Adquisición de una biblioteca nacional completa y un fondo de información de documentos de la Federación de Rusia como parte del mundo. patrimonio cultural;
Implementación de la contabilidad bibliográfica estatal;
Organización de su almacenamiento permanente en los depósitos nacionales de documentos de la Federación Rusa;
Su uso en servicios de información-bibliografía y bibliotecas a los consumidores;
Registro estatal(bibliográfico y estadístico) de documentos nacionales, preparación de información bibliográfica estatal (actual y retrospectiva) y estadística;
Elaboración y emisión de catálogos consolidados nacionales y regionales, señales e información de referencia;
Informar al público sobre documentos de todo tipo;
Formación de kits documentos locales y fondos de historia local.
Los objetivos de la formación de una copia paga obligatoria incluyen:
Adquisición de fondos de bibliotecas y cuerpos de información científica y técnica con documentos nacionales;
Distribución uniforme del depósito legal entre los destinatarios de los documentos nacionales en el territorio de la Federación Rusa;
Integridad y eficiencia de la entrega de documentos nacionales a los destinatarios.
De conformidad con el art. 5 de la Ley Federal mencionada, los siguientes tipos de documentos están incluidos en la copia gratuita obligatoria y la copia paga requerida:
publicaciones (publicaciones de texto, musicales, cartográficas, de arte)- publicaciones que han pasado por procesos editoriales y editoriales, impresas de forma independiente, con información de salida;
publicaciones para ciegos y deficientes visuales- publicaciones producidas en braille con puntos y relieve, publicaciones con gráficos en relieve, "libros hablados", publicaciones con letra grande para personas con discapacidad visual, publicaciones electrónicas para ciegos (publicaciones adaptadas para lectura por personas con discapacidad visual utilizando una pantalla Braille y un sintetizador de voz );
documentos oficiales- los documentos adoptados por los poderes legislativo, ejecutivo y judicial que sean de carácter obligatorio, consultivo o informativo;
producción audiovisual- películas, videos, fono, productos fotográficos y sus combinaciones creados y reproducidos en cualquier tipo de soporte;
ediciones electrónicas- programas para electronica ordenadores y bases de datos, así como documentos electrónicos que hayan sido objeto de procesos editoriales y de publicación, que hayan sido producidos, replicados y distribuidos en medios legibles por máquina;
artículos inéditos- documentos que contengan los resultados de la investigación, el desarrollo y el trabajo tecnológico (disertaciones, informes sobre investigación, desarrollo y trabajo tecnológico, trabajos científicos depositados, algoritmos y programas);
documentos de patente- descripciones de patentes y solicitudes de objetos de propiedad industrial.
La Ley Federal "Sobre el Depósito Legal de Documentos" regula los derechos y obligaciones de los productores de documentos, así como las obligaciones del destinatario del depósito legal de documentos.
Según el art. 10 de la citada Ley Federal, los productores de documentos entregan obligatoriamente un ejemplar gratuito de los documentos inéditos, según su tipo, a los órganos de información científica y técnica ya las bibliotecas correspondientes. Los productores de documentos entregan una copia gratuita obligatoria al Centro de Información Científica y Técnica de toda Rusia del organismo ejecutivo federal para la industria, la ciencia y la tecnología:
Informes sobre trabajos de investigación y desarrollo dentro de los treinta días siguientes a la fecha de su aprobación;
Algoritmos y programas dentro de los treinta días siguientes a la fecha de finalización de su desarrollo;
Disertaciones dentro de los treinta días siguientes a la fecha de su defensa y la obtención del título.
Los productores de documentos entregan a la Biblioteca Estatal de Rusia una copia gratuita obligatoria de las disertaciones dentro de los treinta días posteriores a su defensa y al otorgamiento de un título académico en todas las ramas del conocimiento (con la excepción de medicina y productos farmacéuticos); a la Biblioteca Médica Científica Central del Estado: una copia gratuita obligatoria de disertaciones en medicina y farmacia.
Los productores de documentos dentro de los diez días entregan al Instituto de Información Científica para las Ciencias Sociales de la Academia de Ciencias de Rusia una copia gratuita obligatoria del depositado trabajos cientificos en las ciencias sociales después de que el erudito o la junta editorial y editorial pertinente tome una decisión sobre el depósito.
Los productores de documentos dentro de los diez días entregan al Instituto de Información Científica y Técnica de toda Rusia de la Academia de Ciencias de Rusia una copia gratuita obligatoria de los artículos científicos depositados en las ciencias naturales, exactas y tecnología después de que la decisión sobre el depósito sea tomada por el científico pertinente o el consejo editorial y de publicaciones.
Autoridades estatales de la Federación Rusa y autoridades estatales de las entidades constitutivas de la Federación Rusa de conformidad con el art. 11 de la Ley Federal mencionada se entregan a la Biblioteca Parlamentaria de la Federación Rusa después de la aprobación y el registro (puesta en escena número de registro Y sello oficial) dos copias gratuitas obligatorias de los documentos oficiales, que se incluyen en las listas de envío de documentos no clasificados.
Según el art. 13 de la misma Ley Federal, los productores de documentos entregan al Instituto de Investigaciones Interprofesionales Integrales una copia gratuita obligatoria de los programas para computadoras electrónicas y bases de datos que forman parte de las publicaciones electrónicas como publicaciones independientes.
Independientemente del tipo de recursos de información, su formación comienza con dar a la información la forma de un documento que permite incluirla en la composición de los recursos de información.
De conformidad con el artículo 2 de la Ley Federal "De la Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información" información documentada - esta es información fijada en un soporte material mediante documentación con detalles que permiten determinar dicha información o, en los casos establecidos por la legislación de la Federación Rusa, su soporte material.
La palabra "documento" proviene de la palabra documentum, que significa "prueba" en latín. El diccionario terminológico de teoría y práctica de la información científica de 1964 define un "documento" como un objeto material que contiene información en forma fija.
Todo documento consta de tres elementos: el contenido de la información, la forma de presentación de la información y el portador de la información.
El estudio del desarrollo de métodos de documentación y soportes de información lo lleva a cabo la disciplina científica: la ciencia del documento. Esta ciencia explora los procesos de trabajo de oficina, gestión de documentos, archivo. Además, la atención principal de la gestión de documentos se dirige tradicionalmente a regular la forma de un documento tradicional, fijando sus detalles.
El proceso de documentación de la información incluye las etapas de fijar la información en un soporte documental y determinar los detalles que permiten identificar la información.. Hay suficiente un gran número de formas en que se puede capturar la información. Convencionalmente, se pueden dividir en dos clases:
La información registrada está disponible para la percepción de los sentidos humanos sin el uso de otros dispositivos tecnicos- así llamado " documento en papel»;
· la información grabada está disponible para la percepción solo mediante el uso de dispositivos técnicos: un documento electrónico, información de audio, información de video, información codificada, etc.
El concepto de identificación significa establecer una coincidencia, una identidad. Idéntico, a su vez, significa idéntico, completamente idéntico. La tarea de identificar los detalles de la información contenida en el documento es garantizar que el contenido original del documento siga siendo idéntico al contenido del documento recibido por el consumidor y, si es necesario, establecer el hecho de esta identidad, incluso durante el juicio.
En los órganos ejecutivos federales, la documentación de la información se lleva a cabo de la manera establecida por el Gobierno de la Federación Rusa. Las reglas de trabajo de oficina y flujo de documentos establecidas por otros organismos estatales, los gobiernos locales dentro de su competencia deben cumplir con los requisitos establecidos por el Gobierno de la Federación de Rusia en términos de trabajo de oficina y flujo de documentos para las autoridades ejecutivas federales.
El organismo estatal que lleva a cabo la regulación normativa y metodológica de la documentación de la información es agencia Federal sobre regulación técnica y metrología, en el que se transformó el Comité Estatal de Normalización y Metrología de la Federación Rusa (Gosstandart). Los problemas de estandarización de la documentación están regulados por la Ley Federal del 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ "Sobre reglamento tecnico". La Agencia Federal de Archivos mantiene una guía metodológica intersectorial para el soporte de documentación en organizaciones de la Federación Rusa. La orientación metodológica sectorial para el soporte documental es realizada por cada ministerio de manera independiente, con base en las recomendaciones de la Agencia Federal de Archivos.
La información documentada se puede proporcionar en en formato electrónico y almacenados en sistemas de información automatizados. En este caso, el proceso de identificación de la información tiene unas particularidades, a saber, que la fiabilidad de esta información debe ser certificada por el titular del sistema de información automatizado o con derecho a ello. oficial.
Para determinar la identidad de un documento, además de su certificación por un funcionario, se pueden utilizar medios técnicos especiales. Legalmente, para tal identificación, el uso de medios electrónicos firma digital. Así, un mensaje electrónico firmado con una firma digital electrónica u otra análoga a una firma manuscrita se reconoce como un documento electrónico equivalente a un documento firmado con una firma manuscrita, en los casos en que las leyes federales u otros actos jurídicos reglamentarios no establezcan o impliquen una obligación de redactar dicho documento en papel.
La documentación de la información es requisito previo inclusión de información en recursos de información. Dado que la mayor parte de la información está contenida en los recursos de información, esta provisión es fundamental para la formación del flujo de trabajo.
Los recursos de información son objeto de relaciones entre individuos, entidades legales, el estado, constituyen los recursos de información de Rusia y están protegidos por ley junto con otros recursos. Regulacion legal recursos de información está determinado por las reglas que establecen:
el procedimiento para documentar la información;
propiedad de documentos individuales y conjuntos individuales de documentos, documentos y conjuntos de documentos en sistemas de información;
la orden de protección legal de la información.
Los recursos de información son creados por organismos estatales de todos los niveles, entidades comerciales, instituciones, asociaciones públicas y ciudadanos individuales. Cada una de estas entidades forma recursos de información para sus diversos propósitos: industrial, gerencial, científico, educativo, etc. Al mismo tiempo, los recursos de información difieren significativamente en volumen, desde varios libros de referencia hasta enormes colecciones de bibliotecas y sistemas de bases de datos, así como en la forma en que se organiza y presenta la información.
Los recursos de información pueden ser estatales y no estatales..
La Federación Rusa, las entidades constitutivas de la Federación Rusa y los municipios son los propietarios de los recursos de información creados, adquiridos, acumulados a expensas del presupuesto federal, los presupuestos de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, los presupuestos locales, así como los obtenidos de otra manera. Los recursos de información estatales en nombre de la Federación Rusa, el tema de la Federación Rusa y el municipio son administrados por cuerpos gubernamentales y los órganos de autogobierno local dentro de los límites de sus competencias establecidos por los correspondientes actos jurídicos reglamentarios.
El Estado tiene derecho a utilizar y/o rescatar documentos, documentos electrónicos y/o recursos de información de acceso restringido pertenecientes a personas naturales y jurídicas, si esta información se encuentra clasificada como secreto de Estado o en los demás casos que establezca la ley. El propietario de los recursos de información que contienen información clasificada como secreto de estado tiene derecho a utilizar el contenido de la información que se muestra en estos recursos de información con el permiso de las autoridades estatales pertinentes.
La creación de un recurso de información de cualquier tipo comienza con darle a la información una forma documento. La información documentada, a su vez, puede incluirse en cualquier base de datos.
Soporte regulatorio
De acuerdo a lo dispuesto en la Ley Federal N° 149, la información documentada es fija en un soporte de material. Ciertos requisitos se utilizan para identificar los datos o su fuente.
La palabra "documento" tiene raíces latinas. En la traducción, significa "prueba". En el diccionario terminológico de teoría y práctica de 1964, la palabra "documento" se define como un objeto material que contiene información de forma fija.
Base teórica
En cualquier documento hay 3 elementos: el contenido de la información, las formas de su provisión y el portador de la información documentada.
El estudio de los métodos para fijar datos y los signos de sus portadores se lleva a cabo en el marco de una disciplina como la gestión de documentos. Esta dirección científica explora los procesos de archivo, trabajo de oficina, flujo de trabajo. La atención principal se presta a la regulación de la forma de los documentos tradicionales, fijando sus detalles.
Características de la fijación de información.
La información documentada es información., contenido en algún soporte material, por cuyos detalles se puede identificar la información. Actualmente, hay muchas maneras de consolidar la información. Convencionalmente, se dividen en varias clases.
Los documentos en papel son portadores de información disponible para la percepción sin el uso de medios técnicos adicionales. Este método de documentación se considera el más común.
Recientemente, sin embargo, los medios de comunicación, cuya información solo se puede obtener con la ayuda de medios técnicos, se han generalizado cada vez más. Estos pueden ser documentos electrónicos, videos, grabaciones de audio (archivos), información codificada, etc.
Identificación
Un requisito previo para trabajar con datos es la disponibilidad de detalles por los cuales el información documentada.
La definición de la fuente de datos es necesaria para hacer coincidir el contenido original del medio con el contenido del documento recibido por el usuario. Si es necesario, en el proceso de estudio de la información, se establece el hecho de identidad, coincidencia de datos.
Regulación regulatoria
Régimen jurídico de la información documentada, el procedimiento para la fijación de información por parte federal estructuras ejecutivas establecido por el gobierno. Reglas para circulación de documentos, trabajo de oficina, aprobadas por otros organismos estatales, organismos. autogobierno territorial dentro de su competencia, no deben contradecir las disposiciones de las normas gubernamentales.
La estructura estatal que lleva a cabo la regulación normativa y metodológica la información documentada es Agencia Federal de Regulación Técnica y Metrología. Anteriormente, estas funciones las realizaba Gosstandart. Durante las reformas, se transformó en la Agencia.
Las cuestiones relacionadas con la normalización de documentos están reguladas por las disposiciones de la Ley Federal N° 184 "Sobre Reglamento Técnico". El liderazgo intersectorial en las organizaciones es competencia de la Agencia Federal de Archivos. La gestión sectorial del soporte documental la llevan a cabo los ministerios correspondientes, teniendo en cuenta las recomendaciones de la Agencia de Archivos.
Detalles de identificación
Hay varias formas de almacenar información documentada. Definición la opción específica depende de las particularidades de la industria en la que se utiliza la información.
Los datos se pueden presentar en formulario electronico y almacenados en bases de datos especializadas. En tal situación, la identificación tiene algunas peculiaridades. Consisten en que la confiabilidad de la información debe ser confirmada por el titular de la base de datos o por un funcionario autorizado.
Hay otras formas de validar información documentada. Esta informacion puede ser, en particular, certificado por una firma digital. Documento electrónico, confirmado firma electronica o un análogo de la pintura pintada a mano, se reconoce como equivalente al papel. Se pueden establecer excepciones en leyes federales u otras regulaciones.
Recursos informativos
Se consideran objetos de las relaciones entre las personas jurídicas, los ciudadanos y el Estado. El existente proporciona protección de datos.
La regulación normativa se lleva a cabo mediante disposiciones legales que fijan:
- Reglas para documentar la información.
- Titularidad de los documentos y sus conjuntos, incluso en los sistemas de información.
- Categoría de los datos según el nivel de acceso a los mismos.
- El procedimiento para garantizar la protección de la información.
Los recursos de información son creados por agencias gubernamentales de cualquier nivel, entidades comerciales, asociaciones públicas, instituciones, individuos. Cada sujeto forma este o aquel recurso para sus propios fines y usos. información documentada. Esta pueden ser fines industriales, gerenciales, educativos, científicos.
Los recursos de información difieren significativamente entre sí en términos de volumen. Algunos están representados por varios libros de referencia, otros, por grandes colecciones de bibliotecas. Además, existe una clasificación según el método de organización y el orden en que se proporcionan los datos.
Recursos de información del estado
La Federación de Rusia, las regiones y los municipios son los propietarios de los información documentada. Estas la información se acumula, crea, adquiere principalmente a expensas de los fondos presupuestarios.
Los recursos de información del Estado son gestionados por los órganos estatales y las estructuras de autogobierno territorial en el marco de las competencias que tienen atribuidas.
El estado tiene el derecho de usar, redimir información documentada. Esta la oportunidad se realiza en los casos en que la información perteneciente a otras entidades (personas jurídicas o ciudadanos) se clasifica como secreto de estado, así como en otros casos previstos por la ley.
Copia legal como tipo de información documentada
Obligatorio se llama una copia del documento duplicado para ser transferido por el fabricante a la organización correspondiente. El documento en este caso se reconoce como un soporte material que contiene información. Puede presentarse en forma de texto, banda sonora, ilustración o una combinación de ellos. Una copia es un documento de muestra idéntico al original.
Para esta variedad Régimen legal de la información documentada está fijado en la Ley Federal N° 77. acto normativo define política pública sobre la creación de copias legales como base de recursos para la adquisición del fondo bibliotecario nacional y el desarrollo del sistema de bibliografía. La Ley establece las reglas para garantizar la seguridad de los portadores de información, las características de su uso público.
Destinatarios
Las copias legales se distribuyen entre las personas jurídicas que tienen derecho a almacenar, recibir, proporcionar información para su uso de forma gratuita o mediante el pago de una tarifa. Los destinatarios son:
- Cámara del Libro, RAS Estatal, Científica, Técnica y Nacional, Rama Siberiana de la RAS, Biblioteca Científica del Lejano Oriente. Estas instituciones reciben publicaciones.
- Biblioteca Rusa para Ciegos. Esta institución recibe publicaciones para personas con problemas de visión.
- Instituto Federal de la Propiedad Industrial. Esta autoridad recibe los documentos electrónicos de patentes.
- Biblioteca Parlamentaria. Contiene documentos oficiales.
- Fondo Federal de Normas Estatales, del clasificador de toda Rusia datos técnicos y económicos y reglas regionales/internacionales, recomendaciones y normas de estandarización de países extranjeros.
Esta no es la lista completa de destinatarios. También hay instituciones especiales que reciben información de video y audio, programas de computadora, etc. Se han creado centros científicos y técnicos en la Federación Rusa para almacenar documentos en formato electrónico. Reciben información en direcciones que corresponden a su especificación.
Todas estas organizaciones publican periódicamente información sobre el depósito legal gratuito que han recibido. Las instituciones forman una colección de documentos de la biblioteca nacional.
La entrega de materiales, su distribución centralizada, la notificación a los consumidores se lleva a cabo dentro de los plazos establecidos por la legislación y los reglamentos de las organizaciones pertinentes. La infracción de los requisitos establecidos por los creadores de los documentos conlleva responsabilidad administrativa.
Documentación de información- este es un procedimiento obligatorio cuando se incluye información en los recursos de información. El documento, que fue duplicado del sistema de información, adquiere validez una vez que es firmado por un funcionario. Los documentos que se encuentran en el sistema de información pueden firmarse con firma digital electrónica. La fuerza legal de una firma digital electrónica se confirma si el sistema de información cuenta con una herramienta de software y hardware que permita identificar la firma. El derecho a identificar una firma solo se permite sobre la base de una licencia. La identificación por medios no autorizados de una firma digital electrónica crea y.
Recursos informativos puede ser gubernamental o no gubernamental. Los procesos de información son medios para recopilar, acumular, procesar, almacenar, difundir y buscar información. Sistema de informacion- un conjunto organizativo agrupado de documentos y tecnologías de la información utilizando métodos de comunicación computacional y tecnología que implementan procesos de información. Todos los aspectos deben describirse en la política de seguridad de la empresa.
Las personas jurídicas y las personas físicas son titulares de aquellos documentos que se enajenan a su costa, recibidos por la modalidad de donación o herencia. El estado puede redimir información documentada de personas jurídicas y personas físicas si esta información se clasifica como secreto de estado. El propietario de los recursos de información con secretos de estado sólo puede disponer con el permiso de las autoridades estatales. No pierden el derecho a esta información, necesitan coordinar acciones con respecto a esta información.
Los recursos de información pueden ser como una mercancía sólo en los casos previstos por la ley. El derecho al tratamiento de la información no ejerce la titularidad sobre esta información. La información que se procesa en el curso de la prestación de servicios o al compartirla pertenece al propietario. Todos los aspectos del uso deben especificarse en los contratos o en las leyes pertinentes.
Maneras de documentar
Método de documentación: un método para organizar la información en un medio específico, que permite leer la información a lo largo del tiempo.
Documentación técnica- también llamada la huella del pensamiento técnico. Documentos técnicos: el nombre general de aquellos documentos que muestran el resultado del diseño tecnológico y de construcción, el diseño y otros trabajos en la construcción de edificios. Dichos documentos mantienen registros de los procesos laborales (dibujos, gráficos, cálculos, etc.). Dicha documentación también está relacionada con la cartografía, la geodesia, el servicio hidrometeorológico.
Documentación de texto- un tipo de documento que contiene información sonora registrada por cualquier tipo de letra. Este tipo de documentación es la más extendida.
Fotodocumento— el tipo de documento realizado por el método fotográfico. La peculiaridad de dicho documento es que registran el momento del evento y tienen una alta precisión. Con la ayuda de microfotocopias, se realizan copias de documentos. Documento de película- un documento audiovisual creado por el método cinematográfico. Tal documento muestra eventos relativos a un cierto período de tiempo. Fonodocumento— un documento que tiene datos de audio fijos a lo largo del tiempo.
Documentación Electrónica- en medios materiales especiales, la información se registra con notaciones especiales, y solo las máquinas pueden analizar esta forma de lectura. Hoy en día, los materiales para la documentación pueden ser: papel, discos, películas, soportes magnéticos y eléctricos.
Documentación más reciente- define el tipo de documentación en la que la lectura de la información solo es posible con la ayuda de medios técnicos especiales. Estos pueden ser tarjetas magnéticas, discos, unidades flash, etc.
Orden de documentación
La información documentada es seleccionada, recopilada, procesada y detallada, teniendo en cuenta la forma, el origen y el destino del medio. La información documentada puede estar en la forma documento electronico o ser fijado en el portador. La documentación de la información es un procedimiento obligatorio para incluir información en los recursos de información estatales. Las personas físicas y jurídicas están obligadas en un orden determinado a proporcionar información documentada a determinadas autoridades estatales. organismos para crear recursos de información estatales. Los dueños y propietarios de los recursos de información, dentro de su marco legal, deben tomar las medidas necesarias para proteger la información documentada.
Información documentada con acceso restringido
Dividido en información secreto de estado e información confidencial. Está prohibido atribuir información con acceso restringido:
- leyes, actos, normas
- documentos que contengan datos sobre situaciones críticas (epidemia, etc.)
- documentos sobre las actividades del estado. cuerpos
- documentos de archivos abiertos y bibliotecas