Es bueno cuando reina un ambiente agradable en el lugar de trabajo y el equipo funciona como un mecanismo bien coordinado.
Pero, ¿qué pasa si una o más personas socavan la disciplina o se niegan a cumplir con sus deberes, poniendo así en peligro el éxito de todo el equipo? En este caso, tendrá que presentar una denuncia.
Memorándum sobre incumplimiento de deberes oficiales
Un acta de incumplimiento de deberes oficiales es un documento que informa al jefe o autoridades superiores sobre el incumplimiento de uno o un grupo de empleados en el cumplimiento de sus responsabilidades laborales directas.
El informe también contiene una petición para castigar al empleado y hacerlo responsable (la mayoría de las veces disciplinario).
Cómo escribir un memorando sobre el incumplimiento de los deberes oficiales
Para que la nota sea aceptada por primera vez y se cumpla con la solicitud de sanción del trabajador, se deberá indicar los siguientes puntos:
- El nombre completo del departamento en el que trabaja el infractor;
- título del documento en sí este caso"Memorándum");
- número de documento en orden, la fecha real de su compilación;
- el apellido e iniciales del titular a quien se presenta la nota;
- una indicación bajo el título principal del documento de un encabezado adicional, por ejemplo, "por incumplimiento de obligaciones oficiales";
- en cuanto al contenido de la nota, debe comenzar con una descripción de la situación en la que el empleado no cumplió con sus obligaciones;
- el párrafo siguiente establece la solicitud de sanción;
- el documento se certifica con la firma del originador, su apellido e iniciales.
La fecha de redacción de la nota debe ser vigente, al igual que la preparación de la documentación” retroactivo» contradice legislación actual radiofrecuencia
memorándum
Fecha de compilación, número de serie del documento
Sobre el incumplimiento (sobre el incumplimiento) de los deberes oficiales ( descripción del trabajo)
Le pido que tome en cuenta que el empleado (nombre del departamento) de la unidad (nombre del empleado) no cumplió con su deber laboral directo (describa). Con tal comportamiento, violó (a) el Artículo No. ... de la descripción del puesto.
En relación con tales circunstancias, propongo (exijo) sancionar al empleado anterior (indicar el castigo propuesto).
tipos de notas
Hay tres tipos principales de notas, cuya diferencia radica en su contenido:
- iniciativa los memorandos son escritos por empleados que quieren influir en su colega y supervisor. Tal nota describe uno o una serie de incidentes y sugiere métodos para resolver el problema;
- informativo Los informes no tienen como objetivo un informe sobre una persona específica y su castigo, se compilan regularmente para controles generales trabajo y presentación de informes;
- reportando- se escriben en la etapa final del trabajo o después de su finalización total. De esta forma, se entrega al gestor un informe sobre el trabajo realizado y sobre la aportación de cada uno de los participantes en el proceso.
¿Cómo escribir un memorándum para un empleado?
- la correcta disposición de los elementos de la nota juega un papel importante en su elaboración:v izquierda esquina es el nombre del departamento en el que trabaja el autor del informe. Correcto la misma esquina está diseñada para acomodar informacion personal sobre el líder que debe aceptar y responder a la nota;
- norte el título del documento suele escribirse en el centro, pero se permite una disposición más cercana al borde izquierdo (para aquellos que tienen una letra amplia);
- fecha, que se indica inmediatamente debajo del título del documento, se escribe exclusivamente en números arábigos en el formato de día. mes. año;
- la esencia del problema debe ser descrita clara y concisamente, no se omiten el estilo artístico y el uso de recursos literarios (por ejemplo, la hipérbole);
- acusación contra un empleado, debe ser confirmado por un párrafo de la descripción del trabajo u otro documento reglamentario;
- se indica el castigo propuesto en forma de recomendación, sin exagerar;
- cargo, nombre completo y firma del autor las notas se indican en la misma línea.
Ejemplo de memorándum
Los memorandos no tienen una forma aprobada por la ley, pero sin embargo, la muestra anterior puede considerarse el "estándar de oro".
Solo puede cambiar el texto de la parte principal, pero la improvisación en el diseño del encabezado de la nota es inaceptable.
temas de notas
El objeto de dichos documentos puede variar, desde un solo incidente menor en el trabajo hasta un informe sobre el incumplimiento sistemático de deberes que conllevan consecuencias desagradables o incluso peligrosas.
Incluso puede informar a sus superiores sobre la mala educación diaria, que interfiere con el trabajo cómodo y la interacción de los empleados en un equipo. llegar tarde constituyen un motivo más frecuente de presentación de denuncias, así como el incumplimiento de funciones oficiales.
Un empleado que tiene derecho a delegar algunas de sus funciones a un subalterno en rango puede quejarse al jefe si el empleado se niega a llevar a cabo la asignación.
Los incidentes que podrían (o resultaron) en pérdidas materiales o físicas se consideran la razón más común para escribir notas.
Los desacuerdos en el equipo conducen a quejas por escrito, pero esta situación es rara e indica una discordia total entre colegas. En este caso, el líder debe considerar cuidadosamente el problema, realizar conversaciones y, si es necesario, disolver el equipo.
A menudo, los informes sobre una persona específica se escriben cuando quieren quitarle la responsabilidad a un individuo o al resto del grupo.
Enfoque del informe
Por enfoque, los informes se dividen en dos tipos:
- interno;
- externo;
La primera opción es más común, ya que todos los problemas descritos en el informe se resuelven en el acto. La propagación de problemas y su salida fuera de la unidad está plagada de consecuencias negativas tanto para el empleado para quien se redactó la nota, como para el gerente.
Las notas internas pueden ser escritas por cualquier empleado del departamento, independientemente de su rango y estado. El jefe de este departamento los revisa y toma decisiones. unidad estructural.
El motivo de la escritura puede ser el incumplimiento de la descripción del puesto, la violación de las normas de seguridad, la negativa a seguir órdenes, el ausentismo y el comportamiento incorrecto hacia los compañeros.
La presentación de informes externos va más allá de la unidad y, a menudo, llega a los líderes de la organización en su conjunto. Solo el jefe de la unidad, y no un empleado común, puede redactar un memorando externo.
Otra diferencia fundamental es que dicho informe no se puede redactar en una hoja normal, su redacción implica el llenado de un formulario específico que es emitido por una empresa u organización.
Una característica común a estos dos tipos de informes es que se elaboran estrictamente de acuerdo con los requisitos, ya que cada uno de ellos se adjunta al expediente personal del empleado.
A primera vista, parece que no hay una diferencia significativa entre el servicio, el memorando y las notas explicativas, porque. estos documentos son similares en su propósito: todos son de naturaleza informativa. Sin embargo, estos son documentos diferentes que difieren en contenido, objetivos y propósitos de compilación. Además, no contienen instrucciones, sino información que incita al destinatario a tomar una decisión final sobre el tema en consideración.
¿Cuáles son las características de un servicio, memorando, nota explicativa? Cómo formatear cada documento correctamente copia impresa? Intentaremos responder a estas y otras preguntas desde un punto de vista práctico.
MEMORÁNDUM
memorándum(código 0286041 según OKUD) es un documento de información y referencia dirigido al jefe, jefe de departamento, otros personas autorizadas. Expone en detalle cualquier problema con las conclusiones y propuestas del compilador y tiene como objetivo alentar a la gerencia a tomar una decisión determinada.
Definiciones de "memorando" como concepto independiente no en la ley.
El memorando se elabora tanto por instrucciones escritas u orales del jefe, como por iniciativa de los propios empleados (por ejemplo, en los casos en que, para resolver cualquier cuestión productiva o económica, se hace necesaria la presentación de información en escribiendo la alta dirección). Con la ayuda de dicho documento, puede hacer una propuesta para mejorar el aspecto técnico. procesos de producción, expresar disconformidad con la decisión tomada por el superior jerárquico, así como manifestar su punto de vista en caso de disconformidad con los compañeros. Por lo tanto, al preparar un memorándum, es importante en primer lugar que el autor formule su posición de manera accesible y luego proporcione argumentos convincentes a su favor.
tipos de notas
- por iniciativa;
- informativo;
- informes
Iniciativa se redacta un memorándum para animar al destinatario a aceptar decisión definitiva, por tanto, el texto de la nota expone los hechos, contiene propuestas, recomendaciones o conclusiones concretas.
Informativo un memorándum se compila regularmente y contiene información sobre los detalles, resultados o métodos para realizar el trabajo.
Informes el memorando informa sobre la finalización del trabajo, su etapa, la implementación de instrucciones, órdenes, etc.
dependiente del destinatario Los informes se dividen en:
- a externo;
- interno.
Memorándum externo dirigida al titular de una determinada institución, expedida el forma común organización, firmado por el jefe y generalmente contiene los siguientes detalles:
- nombre de la compañía;
- fecha;
- índice;
- lugar de compilación;
- destinatario;
- título del texto;
- texto;
- firma del gerente;
- nombre del artista, número de teléfono.
Se envía un memorando externo al director de la organización matriz (Ejemplo 1).
Ejemplo 1
Memorándum externo
MEMORÁNDUM
10.02.2014 № 12/05-14
Sobre atraer más
recursos laborales
Estimado Andrei Vasilyevich!
Debido a la falta de candidatos en la etapa de formación del aparato administrativo para la sucursal en Moscú, es necesario atraer recursos laborales de fuentes adicionales hasta el 14.04.2014. Las entrevistas con los nuevos candidatos deben realizarse antes del 21.04.2014.
El pago de los gastos por servicios adicionales se realizará de conformidad con la cláusula 4.5 del Contrato de Servicios N° 04/56 de fecha 14 de febrero de 2014.
Jefe de Recursos Humanos Semenov EN. Semenov
En el caso No. 03-13
Odintsov 10.02.2014
Memorando interno enviado fuera de la institución, por ejemplo, a una organización superior, redactado en una hoja estándar de papel A4, pero indicando todos los detalles necesarios, ubicado de acuerdo con GOST 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados". sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos para la elaboración de documentos” (Ejemplo 2).
A detalles requeridos memorándum interno incluyen:
- nombre de la unidad estructural;
- nombre del tipo de documento (MEMORIA);
- fecha;
- registro (número saliente);
- título del texto;
- texto;
- una marca en la presencia de la aplicación (si la hay);
- destino;
- firma del compilador (indicando cargo, iniciales, apellido).
Ejemplo 2
Memorando interno
MEMORÁNDUM
07.04.2014 № 6
Sobre el ausentismo cometido por el gerente
Departamento de ventas
Traigo a su atención que hoy, 07/04/2014, la gerente de ventas Petrova Valentina Ivanovna estuvo ausente del lugar de trabajo durante toda la jornada laboral de 10:00 a 18:30.
No se proporcionó información ni documentos que confirmen la validez de los motivos de la ausencia de V. I. Petrova.
En relación con la violación cometida, propongo despedir a Petrov V.I. a pasear.
Jefe del Departamento de Ventas Ignatiev O. A. Ignatiev
En el caso No. 02-10
Sidorova 07.04.2014
Registro de detalles del informe.
Al hacer un memorándum, se utilizan tanto la disposición angular (Ejemplo 3) como la longitudinal de los detalles de la parte del encabezado (Ejemplo 4).
Ejemplo 3
Disposición angular de los detalles en el memorándum.
Nombre
unidad estructural Destino
MEMORÁNDUM
______________ № ________
encabezamiento
Ejemplo 4
Disposición longitudinal de los detalles en el memorándum
Nombre de la unidad estructural
MEMORÁNDUM
_____________ № _________
encabezamiento
Nombre del tipo de documento se escribe en mayúsculas (MEMORIA) y se puede ubicar en el centro o desde el borde del margen izquierdo.
fecha y habitación Los memorandos se escriben en una línea. La fecha está escrita en números arábigos ( 21.04.2014 ) o alfanuméricamente ( 21 de abril de 2014.).
Nota
La fecha del memorando externo es la fecha de su aprobación y envío al destinatario, la fecha del memorando interno - fecha de compilación y firma.
Número de registro en un memorándum interno se fija en el lugar de compilación o en el lugar de recepción, según el sistema de registro de documentos que opere en la organización.
Si el memorándum debe ser considerado gente interesada, póntelo aprobación de visa y una vez tomada la decisión resolución líder.
La adopción de una resolución es la etapa final en la consideración del memorando.
Nota
La resolución del jefe, que consideró el memorando interno, será la base para tomar cualquier medida, emitir documentos, realizar eventos.
encabezamiento al texto describe brevemente el contenido del documento. Está formulado según reglas generales compilar encabezados para documentos: usar una preposición o/o y un sustantivo verbal en el caso preposicional, por ejemplo Sobre el ausentismo Lazarenko O.O.
Texto El memorándum consta de dos o tres partes semánticas:
- en el primero - averiguandopartes- se expongan las razones, hechos o acontecimientos que dieron lugar a su redacción;
- en el segundo - analizando parte- contiene un análisis de la situación actual y posibles soluciones;
- en el tercero - parte resumen- contiene conclusiones y propuestas de acciones concretas que, a juicio del redactor, es necesario emprender.
Puede que falte la segunda parte del memorándum. En este caso, el texto del memorándum contiene la justificación, conclusiones y propuestas del compilador.
Si el memorando tiene un anexo, marcar sobresolicitud hecho antes de firmar.
Una marca sobre la presencia de la solicitud nombrada en el texto de la nota se redacta de la siguiente manera:
Aplicación: para 3 litros. en 1 copia.
Si la nota tiene una aplicación que no se nombra en el texto, indique su nombre, el número de hojas y copias.
Anexo: Reglamento del Departamento Regional de Crédito para 5 p. en 1 copia.
memorando interno firmar el compilador (si se presenta al jefe de la unidad) y el jefe de la unidad (si se presenta al jefe de la organización); memorándum externo señales Jefe de la organización.
Nota
Si el memorando se redacta en dos o más páginas, entonces la segunda página y las siguientes deben estar numeradas. Los números de serie se escriben en la parte derecha del margen superior de la página en números arábigos.
MEMORÁNDUM
memorándum es un tipo de informe. Este es un mensaje de información escrito ampliamente utilizado en la práctica de las modernas estructuras de gestión de varios niveles y formas organizativas y legales. Los memos proporcionan un vínculo directo entre los objetos de gestión a nivel horizontal.
por cierto
Un memorándum es un documento que no tiene carácter oficial. No se proporciona en OKUD.
Los memorandos se preparan en una amplia variedad de situaciones. Los objetivos estándar para este documento incluyen:
- solicitud de información;
- impartir instrucciones;
- acompañando a otro mensaje (nota adjunta);
- anuncios (avisos).
El texto de la nota contiene información sobre los motivos de su preparación en forma de propuesta, solicitud, solicitud. Puede tratarse de información sobre movimientos de personal, reuniones, cambios en la cultura corporativa de la empresa, etc. Los memorandos se redactan en una hoja estándar de papel A4.
El memorando está firmado por un especialista o jefe del departamento. La fecha de la nota es la fecha de su compilación y firma.
La legislación no establece requisitos estrictos para la preparación y ejecución de memorandos, por lo tanto, el procedimiento para su ejecución, teniendo en cuenta las características específicas de la organización, debe fijarse en el local. acto normativo, por ejemplo, en las instrucciones para el trabajo de oficina. El formato de la nota debe servir para simplificar y acelerar los procesos de comunicación interna.
En el Ejemplo 5 se presenta una muestra de un memorando .
Ejemplo 5
memorándum
El sábado, 19/04/2014, de 9:00 a 16:00 en el departamento de personal de Sever LLC, trabajo de instalación para configurar una alarma.
Les pido permitan el acceso para la realización de trabajos a los siguientes empleados de la empresa Energoset:
1. Simakin IP
2. Ivanov P. N.
Jefe de AHO Sviridov N. N. Sviridov
En el caso No. 02-14
Ilyen 16.04.2014
CARTA ACLARATORIA
carta explicativa- eso documento interno, explicando las razones de cualquier acción, hecho, evento, incidente, recopilado por un empleado de la organización y presentado a un funcionario superior.
Según la primera parte del art. 193 Código de Trabajo Federación Rusa antes de la aplicación acción disciplinaria el empleador debe exigir al empleado explicación escrita. El trabajador informa de los motivos y circunstancias de la comisión. ofensa disciplinaria en la nota explicativa. Con base en la nota explicativa, el gerente decide sobre la aplicación de una acción disciplinaria contra el empleado. Además, este documento es una de las bases para evaluar la gravedad de la falta y las circunstancias en que fue cometida por el empleador.
En OKUD OK 011-93 este documento se menciona solo una vez - carta explicativa sobre violación de la disciplina laboral (código 0286091), que pertenece a la clase 0286000 "Documentación para la ejecución de sanciones disciplinarias".
Tipos de notas explicativas y sus características.
- para aclaración Disposiciones separadas trabajo realizado (proyecto, informe, desarrollo);
- elaborado en caso de situaciones regulares, infracciones disciplinarias, mala conducta, etc.
Una nota aclaratoria es escrita por el empleado a mano en un solo ejemplar en una hoja estándar de papel A4 y está dirigida a la persona que la solicitó. También se puede escribir en una computadora usando la plantilla adoptada por la organización. La forma de la nota explicativa, así como el método de ejecución (manuscrita o en computadora) no están legalmente fijados.
Una nota explicativa puede ser redactada por una unidad estructural o un funcionario específico.
Nota como prueba
El empleador, al requerir una nota explicativa escrita a mano por el empleado, se protege así de acciones ilegales por parte del empleado cuando disputa laboral. Se excluye la sustitución del documento original.
Si la empresa utiliza formularios de plantilla, al final del texto puede hacer una nota:La explicación fue compilada personalmente usando una computadora personal. Fecha. Firma.
Registro de datos individuales del memorando
Para unificar la información y los documentos de referencia, se debe redactar y ejecutar una nota explicativa de acuerdo con los requisitos de GOST 6.30-2003.
Fecha la nota explicativa es la fecha de su compilación.
Texto La nota explicativa debe contener:
Descripción de los hechos que dieron lugar a su redacción;
Argumentos que explican la situación actual.
El texto de la nota debe ser convincente y contener pruebas irrefutables.
Cuando están haciendo firmas se indica el cargo, firma personal, iniciales y apellido.
Como aplicaciones los documentos pueden ser citados para justificar las acciones del autor del documento y confirmar ciertas circunstancias.
De acuerdo con la estructura del texto, la nota explicativa se diferencia del informe en que no contiene conclusiones y propuestas (Ejemplo 6).
Nota
Si la empresa ha desarrollado y aprobado formularios estándar notas explicativas utilizadas en Diferentes situaciones, esto no significa que los empleados deban redactar notas de acuerdo con formularios aprobados. Un documento no formal también puede ser válido.
Ejemplo 6
carta explicativa
Aplicar medidas disciplinarias
en forma de reprimenda Alexandrova AND.AND.
departamento de recursos humanos para emitir un pedido.
Smolkin 17/04/2014
Director de LLC "SV"
AV. Smolkin
CARTA ACLARATORIA
14.04.2014 № 14
Sobre estar ausente del trabajo
Yo, Aleksandrova Irina Igorevna, contadora, estuve ausente de mi lugar de trabajo el 14 de abril de 2013 de 9:00 a 15:30 por motivos personales.
No tengo documentos de respaldo.
Contador Alexandrova yo Alexandrova
REGISTROINFORMES, SERVICIO, NOTAS EXPLICATIVAS
Una de las funciones del servicio administrativo de la organización es proporcionar búsqueda operativa Información necesaria asociado a la promoción de los documentos transferidos al albacea. Para una búsqueda más conveniente de estos datos, se utilizan varios formularios de registro.
Las notas informativas, de servicio, explicativas, según su finalidad funcional, son portadoras de determinada información. Dado que la cuestión planteada en la nota requiere una decisión por escrito en forma de resolución del jefe de la organización u otro funcionario autorizado, los documentos deben registrarse.
Recordemos que existen tres formas de registro de documentos: revista, tarjeta y automatizado. La organización tiene derecho a elegir la forma de inscripción más efectiva y apropiada.
▪ Formulario de registro de la revista - el más común, pero no siempre conveniente, porque el registro de todos los documentos en él va en orden cronológico, y al buscar un documento específico, el especialista debe revisar todas las hojas de la revista. La búsqueda de información se complica aún más por el hecho de que un documento de iniciativa puede registrarse, por ejemplo, en una revista y la respuesta en otra. La legislación no prevé formularios de registro obligatorios (revistas). El formulario de registro recomendado se muestra en el Ejemplo 7.
Ejemplo 7
Fragmento del registro de informes y notas explicativas
|
Fecha del documento |
Número de registro |
Tipo de documento, resumen |
Quién firmó el documento |
Ejecutor |
Dónde se transfirió |
Recibo de recibo (firma, fecha) |
Una marca en la dirección del documento en el caso |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Sobre el retiro de las vacaciones del cajero Shvets O.R. |
Jefe de Recursos Humanos |
inspectora del departamento de recursos humanos |
Departamento de Recursos Humanos |
Smirnova V. A. |
En el caso No. 03-14 Smirnov 07/04/2014 |
▪ Formulario de alta de tarjeta en comparación con la revista es más conveniente y adaptado. Las tarjetas de registro y control de documentos creadas al buscar en el clasificador permiten optimizar el proceso de búsqueda de un documento y reducir el tiempo del proceso de registro. La ventaja obvia del registro de tarjetas es que varios empleados pueden registrarse al mismo tiempo;
▪ Formulario de registro automatizado (electrónico) implica el uso de especial software. La información sobre el documento se ingresa en una tarjeta electrónica de registro y control almacenada en la base de datos. Simultáneamente con el registro, se puede imprimir una tarjeta de registro y control.
Por lo general, los informes y las notas explicativas tienen un índice de registro complejo, que se formula de la misma manera que el índice documento saliente. El número de registro consiste en el índice del caso según la nomenclatura de casos (incluyendo el índice de la unidad estructural y el número del caso según la nomenclatura de casos de esta unidad) y número de serie documento dentro de un año calendario.
Nota
Los problemas de registro y contabilidad de documentos en la organización deben reflejarse en las instrucciones para el trabajo de oficina. Las instrucciones deben incluir:
1) una lista de documentos no registrados.
2) una lista de grupos de documentos registrados, mientras que para cada grupo es obligatorio indicar:
Lugar de registro;
Hora y orden de registro;
La regla para la formación del número de registro;
La forma en que se realiza la inscripción;
La lista de detalles que se ingresan en el formulario, las reglas para completarlos;
Reglas para contabilizar el movimiento de documentos después del registro;
El principio de registro (registro único o repetido al transferir un documento a otra unidad);
3) el procedimiento para volver a recibir el documento en la organización (para documentos entrantes).
Términos de almacenamiento de memorandos, servicio, notas explicativas
Los periodos de conservación se establecen en la Lista de gestión típica documentos de archivo generado en el curso de la actividad agencias gubernamentales, cuerpos Gobierno local y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 25.08.2010 No. 558. De acuerdo con la Lista especificada, los períodos de almacenamiento para memorandos pueden ser 1 año, 3 años, 5 años, 75 años, permanentemente. Las notas explicativas deben conservarse permanentemente.
nuestro consejo
Al preparar notas, es necesario adherirse a un estilo único, y el texto principal de los documentos debe cumplir con las reglas de ética empresarial y los requisitos establecidos para el diseño de documentos. Los documentos mal redactados y ejecutados con errores gramaticales dejan una impresión desagradable. No se apresure a enviar el documento al destinatario, pero léalo atentamente, corrigiendo, si los hubiere, errores gramaticales o tipográficos.
Un memorándum sobre el comportamiento grosero de un empleado es un documento informativo que está escrito a nombre de una gerencia superior e indica el comportamiento inapropiado del empleado. Cómo hacer un papel de este tipo, aprenderá de nuestro artículo.
Memorándum sobre el comportamiento grosero de un empleado
El modelo de subordinación de una persona a otra (gerente y otros empleados) en un ambiente de trabajo, por regla general, no genera quejas. Sin embargo, a veces el gerente comienza a comportarse de manera grosera y puede permitir comentarios cáusticos contra el empleado, y este es un caso al que se debe prestar mucha atención y tomar las medidas apropiadas. Los compañeros, es decir, los empleados que ocupan un puesto equivalente, a menudo también pueden convertirse en “agresores”. ¿Qué debe hacer en este caso un ciudadano que ha sido agredido?
Como parte del flujo de trabajo, escriba un memorándum dirigido al jefe, que tiene una posición más alta que el iniciador del artículo. El documento debe reflejar no solo la identidad de la persona que se comporta de manera grosera, sino también indicar las circunstancias en las que lo hizo.
La nota debe radicarse de oficio, a través del secretario u otra persona que la registre. Este escrito debe ser contestado por el destinatario.
¡PARA REFERENCIA! El Código Civil de la Federación Rusa prevé la posibilidad de proteger el honor y la dignidad del ofendido si el ofensor no puede probar sus palabras. En este caso, el solicitante tiene derecho a acudir a los tribunales y exigir una disculpa de la persona grosera o una compensación por daños morales.
¿No conoces tus derechos?
Ejemplo de memorándum para un empleado
Los datos requeridos del documento son:
- nombre del destinatario indicando el cargo específico, unidad y nombre completo;
- fecha y número de papel de salida (el documento se puede registrar como correo interno de la organización);
- nota de texto;
- Fecha de preparación;
- la firma del solicitante y su transcripción indicando el cargo y unidad.
La regla principal al escribir un memorando: debe indicar las circunstancias del caso con el mayor detalle posible. Después de todo, además de llamar ejecutivo puede permitir una reducción/aumento de la jornada laboral de los subordinados, imponer la prohibición de almuerzo o la excomunión del lugar de trabajo, etc. aprende sobre todos los rincones afilados en la interacción del equipo y el empleado.
Por ejemplo, podría verse así:
« El gerente senior M., con sus acciones, trae discordia al trabajo del equipo, permitiéndose una forma inaceptable de comunicación con los empleados, que se expresa en la humillación de la dignidad humana. Muy a menudo, las malas palabras dirigidas a una persona específica se escuchan de sus labios. Considero grosero este comportamiento y les pido que tomen medidas para evitar que esto suceda en el futuro...»
Al compilar una nota, uno no debe olvidarse de componentes tan importantes del flujo de trabajo como el cumplimiento de la subordinación y la etiqueta comercial. Por lo tanto, no debe usar frases como "puede imponer una multa a A. por su comportamiento grosero" o "Recomiendo que V. sea despedido" en el texto de la nota. El destinatario de la carta lleva a cabo la consideración del problema establecido en el documento y la adopción de cualquier medida adicional, tales adiciones solo crearán una impresión negativa sobre el solicitante.
¿Qué hacer si uno de los empleados no tiene el control? Si hace lo que le place, ¿no cumple con sus deberes directos? Puede escribir un memorando para dicho empleado, donde informe su comportamiento grosero e insulte a otras personas, así como el incumplimiento de sus deberes oficiales o el ausentismo. Se compila de acuerdo con las muestras del flujo de documentos comerciales internos.
¿Qué es un memorando para un empleado?
Un memorándum sobre el comportamiento grosero de un empleado es un documento de notificación, cuyo objetivo es informar a las autoridades sobre el comportamiento inapropiado de uno de los empleados, que no se ajusta al marco permitido por la legislación o la ética empresarial.
Y también hay un memorando sobre el incumplimiento de los deberes oficiales. Este documento informa que el empleado no cumple con los requisitos establecidos en contrato de empleo y reglamento interno de trabajo.
También hay un memorando de ausencia del lugar de trabajo. Ella informa a las autoridades que el empleado estuvo ausente o llegó tarde al trabajo. El ausentismo se considera ausente por más de 4 horas seguidas o durante todo el día o turno. Cualquier cosa menos que este tiempo es tarde.
La nota registra el hecho de la conducta inapropiada. Como regla general, el documento contiene una solicitud para aplicar las medidas apropiadas al empleado. Si no se presenta, será difícil responsabilizar a esa persona.
Cómo escribir correctamente: formularios, muestras, ejemplos.
El texto del memorando puede ser libre. forma uniforme No. Describe la situación con el mayor detalle posible. Lo principal es que contiene todos los hechos necesarios de la violación y los atributos del flujo de documentos comerciales. El registro se realiza de acuerdo con el estándar GOST 6.30–2003: una hoja de papel A4, todos los detalles necesarios.
Comportamiento grosero, insultar a empleados y clientes.
En un memorando sobre la mala educación de un empleado, deben sin fallar tener los siguientes parámetros:
- nombre del destinatario indicando el cargo específico, unidad y nombre completo;
- fecha y número de papel de salida (el documento se puede registrar como correo interno de la organización);
- nota de texto;
- Fecha de preparación;
- la firma del solicitante y su transcripción indicando el cargo y unidad.
Incumplimiento de deberes oficiales.
El memorando sobre el incumplimiento de los deberes oficiales contiene los siguientes componentes:
- nombre del destinatario;
- nombre del documento (centrado);
- la fecha en que se redactó el papel y el número;
- el texto de la nota, que refleja la lista de deberes que el empleado no realiza correctamente y las consecuencias resultantes;
- propuestas sobre la medida de responsabilidad que se aplicará al empleado;
- firma y cargo del solicitante.
Caminar y llegar tarde
El informe de ausentismo o tardanza deberá indicar:
- el nombre del departamento al que pertenece el empleado (ausente del trabajo);
- Nombre del titular y su cargo;
- título;
- un texto que contenga el hecho y el tiempo de ausencia del lugar de trabajo;
- una propuesta de medida disciplinaria;
- el cargo del remitente, su firma y transcripción.
Lo que amenaza a un empleado con notas.
El memorándum se refiere a la correspondencia interna. Esto no es una sentencia ni una garantía de aplicación de castigos, sino solo la identificación de violaciones. La gerencia revisa la apelación y concluye si es razonable aplicar sanciones. El empleado debe tener la oportunidad de justificarse. Escriben una nota explicativa. Si el empleador encuentra insatisfactoria la excusa, emite una orden disciplinaria. Según la ley, esto puede ser una observación, amonestación y despido.
Video: cómo castigar a un empleado.
Hay varios tipos de memorandos que le permiten informar a sus superiores sobre ciertas malas conductas de un empleado. Cada uno de ellos tiene sus propios requisitos.
En el curso del trabajo de la organización, surgen situaciones en las que los jefes de departamento y otros empleados necesitan transmitir información diversa a la gerencia. Esto debe hacerse por escrito. Para esto, se utilizan oficios o memorandos.
Lo que es
Un memorándum es un documento en el que un empleado de una empresa trae cualquier información a la atención de la gerencia. Esta es su principal diferencia con un memorando, en el que los empleados piden algo a la gerencia.
La mayoría de las veces se encuentran en trabajo de oficina de personal, ya que la información puesta en conocimiento de la gerencia casi siempre se refiere a los empleados de la organización. Ellos son documento primario, sobre la base de los cuales se compilan posteriormente otros documentos y se llevan a cabo varios eventos (órdenes, investigaciones oficiales).
Quién y a quién las escribe
Los informes son compilados por los jefes de departamentos y divisiones. Luego van a un jefe superior. Pueden ser escritos por un simple empleado.
Al prepararlos, se deben observar las siguientes reglas:
- el empleado no puede escribir un memorando "para sí mismo", es decir, en el documento redactado, la persona que lo compiló no puede ser quien se informa a la gerencia;
- puede escribir sobre un empleado subordinado o sobre un igual en la jerarquía de la empresa.
- siempre por escrito a la alta dirección;
- incluso si la portada contiene el nombre del director de la empresa, el memo se transfiere primero a la gestión directa del empleado que lo escribió.
Todos los principios anteriores no están regulados por la ley, se han desarrollado en la práctica del trabajo de oficina.
En que casos se aplica
Se escribe un memorando en los casos en que es necesario llevar información a la alta dirección:
- sobre la violación de la disciplina laboral o la descripción del trabajo por parte de los empleados;
- sobre las violaciones que han ocurrido, cuya decisión solo puede ser tomada por el jefe.
En otras palabras, es de naturaleza informativa y asume que es la gerencia superior la que determina el curso de acción posterior.
Orden de transferencia
Si sigue todas las reglas del trabajo de oficina, debe seguir el siguiente procedimiento para transmitir un memorando:
- Formateo de notas.
- Su traslado al supervisor directo. Si la nota se transmite inmediatamente al jefe de la organización, entonces debe transmitirse a través del secretario que la registra.
- Después de que el líder toma una decisión sobre el documento, le da una resolución y la envía de regreso al secretario.
- El secretario lo envía al empleado, quien debe cumplir con las resoluciones especificadas.
- Una vez resuelto el problema indicado en la nota, se envía a almacenamiento.
Este procedimiento se observa estrictamente, por regla general, solo si la empresa es grande. En las empresas pequeñas, este sistema se simplifica y los informes se envían inmediatamente al jefe de la organización.
Reglas de diseño
Los memorandos deben redactarse de acuerdo con las reglas del trabajo de oficina.
En papel o no
No existe un formulario unificado para el procesamiento de dichos documentos, se redacta en papel con membrete de la empresa o en una hoja normal.
Puede componerlo a mano o escribirlo en una computadora.
En todo caso, si el memorando contiene todos los detalles necesarios, tendrá fuerza de documento, cualquiera que sea la forma en que se redacte.
Algunas organizaciones desarrollan sus propios formularios para compilar varios documentos que no tienen formas unificadas. Incluyendo informes.
Encabezado del documento
Se redacta de la misma manera que en otros documentos, por ejemplo, declaraciones:
- la tapa debe ubicarse en la esquina superior derecha de una hoja de papel o membrete;
- en las dos primeras líneas se escribe el cargo, apellido e iniciales del titular de la empresa;
- luego se escribe el cargo, apellido e iniciales del empleado que elaboró el informe.
Si la empresa ha aprobado un formulario para un memorando, entonces, por regla general, ya tiene una plantilla para un límite.
orden de escritura
- Encabezado del documento.
- El nombre del documento, en este caso "Memorándum". El nombre se puede colocar a la izquierda o en el medio de la línea. Está en mayúscula.
- Debajo del nombre está el texto con la información. Debe contener tantos Descripción detallada Problemas.
- A continuación se muestra la fecha y la firma de la persona que preparó el documento.
Ejemplo de diseño
Director de Luch LLC
yo Nikitenkov
del jefe de contabilidad
UN. Rylenkova
memorándum
Traigo a su atención que durante el inventario del almacén, se descubrió una escasez de artículos de inventario por un monto de 1548,28 rublos.
Período y lugar de almacenamiento
Una vez que se resuelven los problemas descritos en el memorando, se envía para su almacenamiento. Puedes guardarlo en los siguientes lugares:
- archivo en un libro donde se recogen todos los motivos de los pedidos (declaraciones, memorandos, certificados, etc.);
- , que fueron compilados sobre la base de este memorando (investigación oficial, orden, etc.).
El plazo de almacenamiento del memorando dependerá de qué documentos se redactarán como resultado. En promedio, este período oscila entre 3 y 5 años. Por lo tanto, la carpeta donde se almacenan todas las notas no se puede unir, sino que simplemente se puede almacenar en una carpeta.
memos de muestra
El texto del memorando se redacta de cualquier forma, pero para los casos más comunes, puede usar muestras ejemplares.
La ausencia de un empleado en el trabajo.
Traigo a su atención que el soldador A.A. Burenkov está ausente del lugar de trabajo sin previo aviso desde el comienzo de la jornada laboral hasta el presente (de 8:00 a 12:30). Le pido que ordene una investigación interna sobre este asunto.
Sobre el incumplimiento de los deberes
Traigo a su atención que el contador N.A. Pavlova se equivocó al calcular salarios trabajadores de la tienda de producción. Ella también viola regularmente su deberes oficiales y desobedece las órdenes de su jefe inmediato. Por favor haga algo.
Sobre el mal comportamiento de los empleados
Traigo a su atención que el gerente I.A. Yezersky, al comunicarse con los clientes de la organización, se permite usar lenguaje obsceno e insultos. Por favor haga algo.
Sobre la aparición de un empleado en el lugar de trabajo en estado de embriaguez
Traigo a su atención que el electricista A.V. Yudin está en su lugar de trabajo con carteles. Intoxicación alcohólica: marcha inestable, habla incoherente, olor característico. pido una suspensión este empleado del desempeño de sus funciones oficiales y realizar una investigación interna sobre este hecho.
conclusiones
Un memorándum es un documento mediante el cual los empleados informan al jefe de la organización sobre diversas situaciones, cuya toma de decisiones depende de la gerencia.
Este documento redactado en forma libre, pero al mismo tiempo redactado de acuerdo con los requisitos de las reglas del trabajo de oficina.
Video: cuál es la diferencia entre notas y notas: