Documentos obligatorios para la realización de trabajos de personal. Documentos internos de la organización: principales características

Durante su trabajo, cualquier sujeto actividad empresarial(IP o LLC) está demasiado grande enorme cantidad documentos: registro, contabilidad, informes, personal, permisos, justificación y confirmación. Y aunque el siglo XXI está a la vuelta de la esquina y la gestión de documentos electrónicos hace tiempo que forma parte de la práctica empresarial, los documentos en papel siguen siendo un valor insustituible. La vida útil de algunos de ellos es de 75 años, como dicen, los manuscritos no se queman.

Por supuesto, no nos preocupa el valor histórico de los documentos de la organización, sino que la falta de los documentos necesarios, especialmente para la contabilidad y el personal, puede crear dificultades para pasar las inspecciones y dar lugar a sanciones financieras, en otras palabras, a multas. Para evitar pérdidas financieras, le recomendamos que consulte el conjunto completo de todos documentos requeridos o confíe este control a especialistas:

La obligación de recopilar y almacenar documentos de la organización está establecida por la ley N 125-FZ del 22 de octubre de 2004 "Sobre el negocio de archivo en Federación Rusa". Según él, las organizaciones y los empresarios individuales están obligados a garantizar la seguridad documentos de archivo, incluido el personal. La lista de documentos de archivo se encuentra en la Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 25 de agosto de 2010 N 558, consta de 12 secciones y contiene 1003 puntos.

No todos ellos están relacionados con la actividad empresarial, por lo que te sugerimos que revises tu equipaje documental con el mínimo necesario que deben tener las organizaciones y los empresarios individuales.

Documentos de registro de la organización y empresario individual.

Comencemos con los documentos con los que, de hecho, comienza la vida. entidad legal o la adquisición por parte de un individuo del estatus de PI. La lista de documentos de registro de la organización es notablemente más grande que la de los empresarios individuales:

1. . Hasta la fecha, este es el único. Si se realizaron cambios a la carta, es recomendable mantener sus ediciones anteriores marcadas como "inválidas debido a la adopción". nueva edición chárter desde ___".
2. o la formación de una LLC. Todo está claro aquí: este documento es una expresión de la voluntad de los fundadores de crear una entidad legal.
3. . La lista debe contener información actualizada sobre cada participante (datos del pasaporte de un individuo o datos de la organización), el tamaño y el valor de la participación de cada participante, información sobre su pago. Si existen acciones de propiedad de la propia empresa, indicar información sobre las mismas.
4. Certificado de registro estatal persona jurídica o empresario individual.
5. Certificado de registro ante la autoridad fiscal (para empresarios individuales y LLC).
6. Hoja de registro en el Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas (para LLC) o en el EGRIP (para empresarios individuales). Desde julio de 2013, la confirmación del registro estatal es la hoja de entrada en el Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas (o en la EGRIP). Anteriormente, este documento se denominaba Certificado de Registro. En cuanto al extracto del Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas (EGRIP), no es necesario almacenarlos. Por lo general, un banco, un notario, contratistas, etc. solicitan un extracto con un plazo de prescripción no mayor a un mes, por lo tanto, si es necesario, cada vez es necesario recibirlo nuevamente.
7. Carta con información sobre códigos de estadísticas (para empresarios individuales y LLC). Puede obtener esta información sin contactar personalmente a las autoridades estadísticas, sino a través del formulario en el sitio web oficial de Rosstat. También puede encontrar sus códigos de estadísticas. Simplemente imprima una página del sitio con sus códigos. Los bancos también aceptan dicho documento, pero si lo desea, también puede recibir documento oficial con el sello de los organismos regionales de estadística.

Documentos de la organización que confirman su dirección legal.

Al abrir una cuenta bancaria, el banco requerirá del cliente: la organización "información sobre la presencia o ausencia de una entidad legal y su órgano de administración permanente en su ubicación". Los siguientes documentos pueden servir como confirmación de la organización (opcional):

• Certificado de propiedad del local en el que se encuentra la LLC (si el propietario es el fundador);
• El contrato de arrendamiento y el acta de aceptación y enajenación del local, así como copia del certificado de propiedad del local, certificada por el arrendador;
• El consentimiento del propietario para registrar la LLC en el domicilio y una copia del certificado de propiedad del local.

Estos documentos también se solicitan autoridades fiscales(durante el registro inicial de una LLC y los cambios posteriores en el Registro Estatal Unificado de Entidades Legales) y las autoridades de concesión de licencias. Para empresarios individuales, no hay documentos especiales que confirmen su dirección. Suficiente copia de registro en el pasaporte.

Documentos de permisos de organizaciones y empresarios individuales para ciertos tipos de actividades

Se refiere a aquellos tipos de actividades que requieren obtener documentos adicionales de los servicios públicos:

• Licencias para ;
• (para empresas constructoras);
• Confirmación de haber presentado un aviso de inicio de actividades (en los casos previstos en el artículo 8 de la Ley nº 294-FZ del 26/12/08);
• Permisos de SES y Gospozhdnazor (para tiendas, establecimientos de restauración y hoteles);
• Certificados emitidos para sus productos o servicios, etc.

Documentos contables y de informes de organizaciones y empresarios individuales.

La contabilidad y los informes pueden ser contables e impositivos. Puedes averiguar en qué se diferencia uno de otro. Aquí nos limitamos al hecho de que la contabilidad es obligatoria solo para las organizaciones, y todos los contribuyentes (incluidas las LLC y los empresarios individuales) mantienen registros de impuestos. En base a esto, la lista de documentos de la organización es mucho más significativa que la de un empresario individual, debido a los estados financieros.

A los documentos contables de la organización. incluir:

• Registros contables (libro mayor, diarios de pedidos, certificados conmemorativos, diarios de transacciones de cuentas, estados de facturación y acumulativos, libros de contabilidad, listas de inventario, etc.);
• Estados contables (balances, cuentas de pérdidas y ganancias, notas explicativas);
• plan de cuentas de trabajo;
• Política contable;
• Correspondencia sobre temas contables.

Documentos relacionados con la contabilidad fiscal(que es realizado tanto por organizaciones como por empresarios individuales) incluyen:

• declaraciones de impuestos;
• Libros de contabilidad de ingresos y gastos;
• facturas;
• Libros de compra y libros de venta;
• Documentos que confirmen la pérdida fiscal, cuyo monto se traspasa a períodos futuros;
• Actas de conciliaciones con el Servicio de Impuestos Federales y certificados del estado de liquidaciones con el presupuesto.

¿Dónde almacenar los documentos de la organización y el empresario individual?

Si hay pocos documentos, entonces la forma más fácil es crear su propio archivo: guárdelos en una caja fuerte (gabinete a prueba de fuego) o asigne una habitación separada para el archivo. La ley no prevé requisitos específicos para el diseño del archivo, lo principal es que cumpla su función de recopilar y almacenar documentos.

Los documentos de los últimos tres años, así como los que se requieren constantemente en el trabajo (la mayoría de las veces, los de registro) forman el llamado archivo operativo, por lo que no están previstos para el almacenamiento a largo plazo. Los documentos almacenados por no más de cinco años, después de la expiración del período de almacenamiento, deben destruirse quemándolos o cortándolos en una trituradora.

Se deben depositar otros documentos con una vida útil de más de cinco años. Para ello, se archivan en tomos, con no más de 250 hojas en un tomo. Cada hoja del volumen está numerada, se hace un inventario interno y una portada. Los documentos también se pueden enviar a almacenamiento responsable especializado organizaciones de archivo, pero tiene sentido para un gran número de ellos.

Responsabilidad por la seguridad de los documentos de la organización y empresario individual

Es necesario almacenar los documentos anteriores, en primer lugar, en interés del propio empresario, porque su ausencia hace que la actividad empresarial sea muy difícil (o incluso imposible). Pero las sanciones, en forma de multas, también están previstas por la ley.

Entonces, por la ausencia de documentos primarios para un período impositivo para funcionarios se impone una multa de 10 mil rublos, y si esto condujo a una subestimación de la base imponible, la multa será de al menos 40 mil rublos.

¿Qué hacer si se pierden los documentos? Los documentos de registro perdidos (certificados de registro estatal y registro fiscal) o la Carta se pueden restaurar contactando oficina de impuestos con una solicitud para la emisión de un certificado duplicado o una copia de la Carta.

Si se pierden los documentos contables o de personal de la organización o del empresario individual, se debe crear una comisión para investigar las causas. El hecho del robo de documentos debe ser confirmado por un certificado de la policía; desastres naturales- certificado del Ministerio de Situaciones de Emergencia; inundaciones: un certificado de la Oficina de Vivienda, etc.

Además, los documentos, cuyo período de almacenamiento no haya expirado, deberán ser restaurados. Para los documentos relacionados con el cálculo y pago de impuestos, debe comunicarse con la oficina de impuestos, y para el pago de contribuciones, respectivamente, a los fondos. El banco puede obtener copias de los estados de cuenta y copias de los documentos de pago. Puede ponerse en contacto con las contrapartes con una solicitud para enviar copias de contratos, actas, cartas de porte, facturas.

El oficial responsable necesita saber qué documentos son obligatorios para la empresa, cuáles se vuelven tales solo cuando ciertas condiciones, y qué papeles no se pueden redactar, ya que tienen carácter consultivo. Esto le permitirá estar bien preparado para la reunión con los inspectores del trabajo.

La regulación de las relaciones laborales de conformidad con la Constitución de la Federación de Rusia se lleva a cabo mediante la legislación laboral (incluida la legislación sobre protección laboral) y otros actos legales reglamentarios que contienen normas. derecho laboral, incluidas las reglamentaciones locales de la empresa. Sin embargo, en la actualidad, las organizaciones tienen amplias oportunidades para regular de forma independiente los temas de organización del trabajo de los empleados y la remuneración. La organización tiene derecho a determinar el sistema de remuneración, el tamaño de las tarifas, los salarios, las bonificaciones y las remuneraciones de forma independiente. Y, sin embargo, el documento principal que contiene principios generales regulación relaciones laborales, es un Código de Trabajo, en el cual normas marginales en cuanto a condiciones de trabajo y salarios. Con base en las normas de relaciones laborales establecidas por el Código, la empresa desarrolla y aprueba normas regulaciones.

Nota. Recuerde que al desarrollar y aprobar estos documentos, se debe tener en cuenta que las regulaciones locales que empeoran la situación de los empleados en comparación con la legislación laboral no son válidas. En tales casos, se aplican las leyes u otras reglamentaciones. actos legales que contiene normas de derecho laboral (artículo 8 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Los contratos colectivos, convenios, así como los contratos de trabajo no pueden contener condiciones que reduzcan el nivel de derechos y garantías de los trabajadores establecidos por la legislación laboral. Si tales condiciones están incluidas en un convenio colectivo, acuerdo o contrato de trabajo, entonces no se pueden aplicar (Artículo 9 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Consideremos con más detalle tres de los actos locales enumerados desarrollados en la empresa: reglamento interno de trabajo, reglamento sobre remuneración y dotación de personal.

Reglamento interno de trabajo
Regulaciones laborales internas (en lo sucesivo, las Reglas): un acto regulatorio local de una organización que regula, de conformidad con el Código Laboral y otras leyes federales, el procedimiento para contratar y despedir empleados, los derechos básicos, obligaciones y responsabilidades de la partes de un contrato de trabajo, horas de trabajo, períodos de descanso aplicables a los incentivos y sanciones de los empleados, así como otros temas de regulación de las relaciones laborales en la organización (Artículo 189 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Las reglas deben desarrollarse de acuerdo con el Código y aplicarse a todos los empleados de la empresa (Artículos 15, 56 del Código Laboral de la Federación Rusa).
También cabe señalar que las leyes que establecen requisitos específicos para cierto tipo de actividades, así como los estatutos de empresas, tienen un impacto específico en la formación de actos locales (incluido el reglamento interno de trabajo). Por ejemplo, actividades de detective privado y seguridad.

Enumeramos en qué artículos del Código del Trabajo se encuentran estipulados Disposiciones separadas Reglas:
- derechos y obligaciones básicos del empleado y el empleador (artículos 21 y 22 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- horas de trabajo (artículo 100 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- una lista de puestos de empleados con horarios de trabajo irregulares (artículo 101 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- el procedimiento para introducir la contabilidad resumida de las horas de trabajo (artículo 104 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- el tiempo para proporcionar un descanso para descansar y comer y su duración específica (Artículo 108 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- provisión de días libres en varios días de la semana en organizaciones en las que la suspensión del trabajo los fines de semana es imposible (artículo 111 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- provisión de vacaciones pagadas adicionales anuales a los empleados con horarios de trabajo irregulares (artículo 119 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- el procedimiento, el lugar y las condiciones de pago de los salarios (artículo 136 del Código del Trabajo de la Federación Rusa);
- tipos de incentivos (artículo 191 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Ejemplo 1 Los detalles de las empresas de seguridad son tales que los empleados que realizan servicios de seguridad pueden trabajar en diferentes intervalos de tiempo. La seguridad, de acuerdo con los acuerdos celebrados, puede ser las 24 horas del día, y por un número diferente de horas, tanto de día como de noche, etc. Por lo tanto, para elaborar reglas completas para el horario laboral interno, es necesario elaborar todos los contratos de seguridad concluidos e identificar todos los turnos posibles. Por ejemplo, 24 horas con armas, 24 horas sin armas, 12 horas con armas durante el día, 12 horas sin armas durante la noche, trabajo en tres turnos de 8 horas, etc.
Esto es necesario para asignar correctamente el tiempo de inicio y finalización del trabajo, el tiempo de descanso (Artículo 108 del Código Laboral de la Federación Rusa) y el tiempo de pausas tecnológicas (Artículo 109 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Evidentemente, en el reglamento interno de trabajo de una empresa de seguridad, los empleados se dividirán en al menos dos categorías:
- trabajar en una semana laboral de cinco días;
- trabajadores por turnos.

Para aquellos que trabajan según la semana laboral de cinco días, por ejemplo, se puede establecer el siguiente modo de trabajo:
- inicio del trabajo a las 09-00;
- fin del trabajo a las 18-00;
- Pausa para el almuerzo de 13:00 a 14:00.

Para quienes trabajan por turnos, por ejemplo, se puede configurar el siguiente modo de funcionamiento:
- inicio del trabajo a las 08-00;
- fin del trabajo a las 08-00 del día siguiente;
- pausa para el almuerzo de 13:00 a 15:00;
- pausas tecnológicas cada 3 horas durante 10 minutos.

Aquí, al compilar el régimen, es necesario elaborar todas las opciones para proteger con armas y el procedimiento para transferir armas de acuerdo con las órdenes de las autoridades (Ministerio del Interior de Rusia) que controlan esta parte de las actividades de empresas de seguridad

Tenga en cuenta que las Reglas son aprobadas por el empleador, teniendo en cuenta la opinión del órgano de representación de los empleados de la organización y, por regla general, son un anexo del convenio colectivo.

Las reglas deben contener una sección " Tiempo de trabajo", que puede incluir los siguientes componentes:
- tipo y duración de la semana laboral;
- duración de las horas de trabajo diarias;
- horario de trabajo;
- trabajar de noche;
- Trabajo de fin de semana y Días festivos;
- trabajar fuera del horario normal de trabajo.
De acuerdo con las Reglas, el empleado debe realizar tareas laborales durante las horas de trabajo. Incluye no solo los períodos en que el empleado realiza directamente funciones laborales. Estos plazos son determinados por las propias partes. Por ejemplo, el momento del traslado y aceptación del turno, la recepción de armas, etc.

Reglamento de salarios
El reglamento sobre remuneración (en adelante, el Reglamento) es un acto normativo local de la organización, que es aprobado por el empleador, teniendo en cuenta la opinión del órgano representativo de los trabajadores.
La regulación sobre remuneraciones también debe desarrollarse de acuerdo con el Código. Sin embargo, al igual que en el caso de los reglamentos internos de trabajo, las leyes sectoriales pueden establecer requisitos específicos para las actividades.
En el Reglamento, la organización debe prescribir un sistema de remuneración e incentivos para el trabajo, incluido un aumento en el salario por trabajo nocturno, fines de semana y días festivos no laborables, horas extraordinarias y en otros casos (Artículo 135 del Código Laboral de la Federación de Rusia). Federación). Como se señaló anteriormente, las condiciones de remuneración determinadas por las normas locales no pueden empeorar la situación de los empleados en comparación con las condiciones establecidas por el Código del Trabajo y otros actos legales reglamentarios.
La administración establece los salarios oficiales (tarifas) de acuerdo con el puesto y las calificaciones del empleado y con la plantilla aprobada. La dotación de personal, de hecho, es parte integral de la regulación salarial, que discutiremos a continuación.
El Reglamento debe prever un procedimiento para garantizar un aumento del nivel del contenido real de los salarios mediante la indexación de los salarios en relación con un aumento de los precios de consumo de bienes y servicios.

Al formar el Reglamento, el empleador debe establecer montos específicos de aumento de salarios. Esto es necesario para los casos en que el trabajo se realiza en condiciones que difieren de las normales. por ejemplo, en aumento de tamaño debería hacerse:
- remuneración de los trabajadores empleados en trabajo duro, trabajar con nocivos, peligrosos y otros condiciones especiales trabajo (artículo 147 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- la remuneración de los trabajadores empleados en trabajos en áreas con especial condiciones climáticas(Artículo 148 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- salarios por la noche (artículo 154 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- salarios en fines de semana y días festivos no laborables (artículo 153 del Código Laboral de la Federación Rusa);
- pago por horas extraordinarias (artículo 152 del Código Laboral de la Federación Rusa).

salario mínimo
El salario mínimo (en adelante, el salario mínimo) se establece simultáneamente en toda Rusia por ley federal y no puede ser inferior al nivel de subsistencia de una persona sin discapacidad (artículo 133 del Código Laboral de la Federación Rusa). Por cierto, el salario mensual de un empleado que haya trabajado la norma de jornada laboral durante este período y haya cumplido con sus deberes laborales no puede ser inferior al salario mínimo.
Como se desprende del art. 133 del Código del Trabajo, la base para determinar el salario mínimo es el nivel de subsistencia de una persona sin discapacidad. Al mismo tiempo, se espera un aumento gradual del salario mínimo hasta el nivel del mínimo de subsistencia. El tamaño del salario mínimo está establecido por la Ley del 19 de junio de 2000 N 82 "Sobre talla minima salarios". De conformidad con el artículo 1 de la Ley, a partir del 1 de mayo de 2006, su monto es de 1.100 rublos por mes.

Sistema de bonificación
Fortalecer el interés material de los empleados en la implementación de planes y obligaciones contractuales, aumentando la eficiencia de la producción y la calidad del trabajo en las empresas y organizaciones, se puede introducir un sistema de bonificación.
La organización especifica los indicadores de bonificaciones e incentivos materiales en el Reglamento. Si bien, si lo desea, el empleador puede desarrollar y aprobar dos documentos individuales- regulación sobre remuneración y provisión sobre incentivos materiales, distinguiendo en cada uno de ellos el costo de la remuneración por el tiempo real trabajado y el costo de los incentivos materiales para los empleados.
Los incentivos laborales son remuneraciones y bonificaciones por resultados de producción, bonificaciones a tarifas y salarios por competencias profesionales, altos logros en el trabajo y otros indicadores (complejidad del trabajo, desempeño concienzudo y de alta calidad). deberes oficiales), remuneración por antigüedad. Los bonos son posibles solo cuando se alcanzan ciertos indicadores de rendimiento.
Los indicadores de rendimiento de las bonificaciones pueden revisarse según sea necesario de acuerdo con cuerpo representativo trabajadores

Ejemplo 2. Dependiendo del área en la que opere la organización, la gerencia puede establecer sus propias tasas de bonificación. Por ejemplo, si se trata de una empresa de seguridad privada, tales factores incluyen:
- el correcto desempeño por parte del empleado de las funciones estipuladas descripción del trabajo;
- implementación oportuna de medidas para identificar y prevenir amenazas a la seguridad de los objetos y propiedades tanto de la empresa de seguridad como de su cliente;
- desempeño de alta calidad de las tareas oficiales;
- garantizar la seguridad de los objetos protegidos;
- intensidad del trabajo;
- un modo especial de trabajo (desempeño de funciones asociadas con un riesgo para la vida, manejo de armas de fuego y equipos especiales);
- la complejidad de la obra, caracterizando la complejidad del objeto protegido.

Además, recomendamos pagar una remuneración adicional por antigüedad (recargo por antigüedad en la especialidad). Su pago estimulará la participación de especialistas calificados y también ayudará a reducir la rotación de personal.

Impuestos
Al establecer una lista de gastos por bonos e incentivos materiales, es muy importante coordinar sus nombres con el art. 255 del Código Tributario. Los gastos pueden ser aceptados para efectos del impuesto sobre la renta, pero sólo en la parte a que se refiere este artículo. Por ejemplo:
- bonificaciones por resultados de producción (cláusula 2, artículo 255 del Código Fiscal de la Federación Rusa);
- bonificaciones a las tarifas y salarios por habilidades profesionales, altos logros en el trabajo y otros indicadores similares (cláusula 2 del artículo 255 del Código Fiscal de la Federación Rusa);
- remuneración única por tiempo de servicio (primas por experiencia laboral en la especialidad) de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa (cláusula 10, artículo 255 del Código Fiscal de la Federación Rusa); así como también
- cualquier tipo de remuneración proporcionada a la gerencia o empleados, pagada sobre la base de contratos de trabajo (cláusula 21, artículo 270 del Código Fiscal de la Federación Rusa).

Deducción de bonificación
En el Reglamento de la organización, es necesario establecer los motivos para la deducción de bonificaciones para los empleados. Se entiende por reducción de la cuantía de la bonificación o privación de la bonificación en su cuantía íntegra a los equipos de las divisiones estructurales de la organización, así como a determinados empleados. Dependiendo de la importancia de la omisión de producción que ocasionó pérdidas a la empresa, la prima puede no ser pagada en su totalidad o ser pagada en un determinado porcentaje del monto a pagar.
La lista de omisiones de producción por las cuales los empleados pueden perder su bono en todo o en parte, obviamente, puede incluir:
- casos de aplicación de medidas acción disciplinaria(observación, reprimenda, transferencia a un trabajo peor pagado);
- omisiones relacionadas con las funciones del empleado previstas en la descripción del puesto, incumplimiento o rendimiento inadecuado un empleado de sus funciones;
- violaciones de las normas internas de trabajo, seguridad y protección contra incendios; violación grave de los requisitos de protección laboral, saneamiento industrial;
- incumplimiento de las órdenes e instrucciones de la dirección y otros documentos organizativos y administrativos de la empresa;
- implementación intempestiva de medidas para identificar y prevenir amenazas a la seguridad de las instalaciones y bienes de la empresa;
- almacenamiento inadecuado de los bienes materiales encomendados;
- por violación de instrucciones, cometida directamente por el empleado, que condujo a un accidente o creó condiciones que amenazan la vida de las personas, así como por abandono no autorizado del lugar de trabajo (puesto);
- el ausentismo, así como la comparecencia al trabajo en estado de embriaguez o la ausencia del lugar de trabajo sin buenas razones más de 3 horas seguidas o en total durante la jornada laboral, bebiendo alcohol durante las horas de trabajo;
- comisión de robo; pérdidas, daños y perjuicios a la propiedad de la empresa u otros daños causados ​​por las acciones culpables del empleado.

dotación de personal
Cualquier organización, antes de contratar empleados, debe elaborar y aprobar la plantilla de personal. Sin embargo, sobre esto elemento necesario Los registros laborales a menudo se olvidan y algunos gerentes afirman directamente que no necesitan una mesa de personal. Anteriormente, en una economía planificada, la plantilla de personal "se reducía" a cada organización. Sin embargo, para una serie de empresas establecidas para servir a sus propias empresas, este principio se ha mantenido. Y esto es comprensible. Al formar su empresa de servicios, el propietario evalúa el volumen de servicios que necesita y forma el número necesario de la organización que se está creando.
El Código del Trabajo no contiene artículos separados sobre la plantilla de personal, que debería estar en toda organización. Sin embargo, presentamos fuertes argumentos a su favor. Primero, en el art. 57 del Código del Trabajo establece explícitamente que en el contrato de trabajo el nombre del puesto del empleado, su especialidad, profesión, indicando calificaciones se hace de acuerdo con la plantilla de la organización.

En segundo lugar, la preparación de la plantilla de personal le permite determinar la cantidad de empleados necesarios para realizar el próximo alcance del trabajo, sumas de dinero en el mantenimiento de los empleados y con la estructura de la propia organización.

En tercer lugar, pueden encontrarse referencias a la necesidad de dotación de personal en muchos actos legales incluidos los que rigen la tributación. En algunos casos, puede confirmar la validez de aplicar incentivos fiscales y atribuir gastos al costo de los productos (obras, servicios). Así, durante la auditoría, las autoridades fiscales pueden exigir la presentación de una plantilla de personal.
El horario se llama acto interno organización, que fija su estructura, dotación y dotación de personal. Contiene una lista de unidades estructurales, cargos, información sobre el número de unidades de personal, salarios oficiales, asignaciones y nómina mensual. La plantilla de personal es un documento impersonal, no indica empleados específicos, sino el número de puestos en la organización y los salarios para ellos. Los empleados son designados para los puestos por órdenes del jefe después de la aprobación del horario.

Si la empresa tiene sucursales u oficinas de representación, entonces puede hacer una lista de personal por organización o su propio documento para cada división. El jefe de la sucursal actúa, por regla general, en virtud de un poder otorgado por el director general de la empresa matriz. Por lo tanto, la autoridad del jefe para aprobar la plantilla de personal en la sucursal puede estar consagrada en este poder notarial o en los documentos constitutivos de la organización.

Beneficios del documento
El objetivo principal de la tabla de personal no es solo recordarle al gerente cuántas vacantes le quedan (si es necesario contratar nuevos empleados, la tabla de personal puede cambiarse o complementarse), sino también 2 cucharadas. 81 del Código del Trabajo (reducción en el número o plantilla de empleados) para poder probar ante un tribunal que la organización no tuvo la oportunidad de emplear a este empleado, que el despido fue legal y la norma sobre derecho de prioridad para dejar en el trabajo (Artículo 179 del Código Laboral de la Federación Rusa).
Tenga en cuenta que incluso en organizaciones pequeñas, a menudo es necesario despedir a los empleados de acuerdo con la norma especificada y, en caso de disputa laboral, el juez primero requerirá una plantilla de personal. Si resulta que el demandado no tiene dicho documento o se compiló con prisa especialmente para este tribunal y no refleja el número real y la especialización profesional de los empleados, entonces será muy difícil que el demandado gane tal disputa.

"Tenedor" en salarios
Surge mucha polémica sobre la presencia del llamado “tenedor” en los salarios. "Tenedor" - esta es la introducción de un determinado puesto no un salario fijo, sino su tamaño mínimo y máximo. ¿Es correcto reflejarlo en la plantilla? En aquellas organizaciones donde esto se practica, el monto específico del salario de un empleado al momento de la contratación se fija por orden del jefe con base en los límites que se fijan en la plantilla, y se fija necesariamente en el contrato de trabajo.

Puesto real o virtual
Otro tema de actualidad al compilar la plantilla de personal por primera vez: ¿debe reflejar solo los puestos que se encuentran actualmente en la empresa, o se pueden proporcionar puestos de personal en un futuro próximo? Por supuesto, es necesario prever vacantes, ya que el empleador no puede aceptar nuevos empleados si no hay vacantes en la lista de personal.
Todos los empleados que trabajan en la organización, cuyos puestos están previstos en la plantilla, son empleados a tiempo completo. Asimismo, se considerarán a tiempo completo aquellos para los que éste sea el lugar principal de trabajo, y los trabajadores a tiempo parcial, si su puesto está en horario.

cambios de personal
La plantilla de personal cambia de acuerdo con el orden del jefe de la organización. Además de renombrar puestos, establecer un salario diferente, etc. en la legislación laboral de la Federación de Rusia existen procedimientos separados que también implican la transformación de la plantilla de personal. Por ejemplo, al cambiar (reducir) el número o el personal de los empleados (Artículo 180 del Código Laboral de la Federación Rusa). Al mismo tiempo, se emite una orden de modificación de la plantilla (ver ejemplo 3), la cual, junto con el original aprobado y firmado y el nuevo cronograma, puede servir como evidencia de que efectivamente se produjo la reducción. Los cambios en la plantilla deberán ser comunicados a aquellos empleados que se vean afectados.
El formulario de dotación de personal está unificado (N T-3) y aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 05/01/2004 N 1. En la organización, la plantilla de personal está aprobada por orden (instrucción) firmada por el jefe de la organización o de una persona autorizada.

Ejemplo 3
Sociedad de Responsabilidad Limitada "Sheriff"

15/04/2006 N 145-k

Kazán
Acerca de hacer cambios
en la mesa de trabajo

Debido al aumento del volumen de los servicios de seguridad prestados sobre la base de contratos recién concluidos y al aumento del alcance del trabajo

Ordeno:
1. A partir del 01/07/2006, introducir las siguientes unidades en la plantilla de personal de Sheriff LLC, aprobada por orden del Director General de fecha 25/12/2004 N 234:
- guardias de seguridad en la cantidad de 25 unidades con un salario de acuerdo con la plantilla actual;
- contador con un salario de 15,000 rublos.
2. La responsabilidad de la ejecución de esta orden se asignará al jefe del departamento de personal Galinova Maria Alekseevna.

Director General AI Fadeev
Sello de LLC "Sheriff"

El formulario contiene el requisito "Firma personal del contador jefe". De acuerdo con la Ley de Contabilidad, en caso de desacuerdo entre el jefe de la organización y el contador jefe sobre la implementación de ciertas transacciones comerciales, los documentos sobre ellos pueden aceptarse para su ejecución con una orden escrita del jefe de la organización, quien lleva responsabilidad total por las consecuencias de tales operaciones (Carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 19 de mayo de 2005 N 07-05-04/11).

Lista de personal (arreglo)
También existen conceptos tales como constelaciones regulares o lista de personal. Indican qué unidades aprobadas en la plantilla están ocupadas por trabajadores contratados y cuáles aún están vacantes. Por supuesto, este documento ayudará al jefe de cualquier unidad estructural, y más aún al empleado del departamento de personal, en su trabajo. No existen formularios para arreglos de personal o listas de personal previstos por ley, por lo tanto, es necesario aprobar este documento en la política contable de la empresa. Por ejemplo, podría verse así.

Ejemplo 4

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La legislación laboral exige una redacción suficiente un número grande documentos de personal, cuya lista completa dependerá de la organización del trabajo de los empleados en su empresa o empresario individual, así como de las actividades de la industria. En la siguiente tabla, ofrecemos la lista más general de documentos de personal obligatorios que deben estar disponibles.

El Departamento de Recursos Humanos le ofrece la preparación de todos los documentos de personal necesarios de acuerdo con los requisitos de la legislación laboral. Para averiguar el costo de los servicios de personal para su organización o empresario individual, comuníquese con nuestro especialista en personal que le preparará una oferta comercial rentable.

La gestión de registros de personal es todo un complejo de procedimientos para documentar las relaciones laborales. Puntos clave interacción con el personal - empleo y despido, transferencia y envío en un viaje de negocios, gratificación y castigo disciplinario van acompañadas de ciertas formalidades. Todos los empleadores que utilizan mano de obra contratada deben llevar a cabo la gestión de registros de personal-2019: los nuevos requisitos simplifican un poco este proceso para empresarios individuales y las microempresas, pero no están completamente exentos de ella.

Los registros de recursos humanos pueden ser mantenidos por un especialista de recursos humanos o por todo un departamento de recursos humanos. Todo depende del tamaño de la empresa y de la complejidad de su estructura. Cuanto más numeroso sea el personal, más sólido será el flujo de documentos con los que el oficial de personal tiene que lidiar, más difícil le resultará hacerlo solo. Recursos humanos hay que expandir. Y en organizaciones pequeñas donde trabajan un total de 10 a 20 personas, todos los asuntos relacionados con el personal pueden ser decididos únicamente por el jefe. Idealmente, esto requiere las calificaciones adecuadas, pero con una pequeña cantidad de trabajo, incluso la gestión de registros de recursos humanos para maniquíes dominados desde cero le permite manejarlo normalmente.

Documentos de personal obligatorios

Inspectores de la Inspección de Aduanas del Estado, inspectores de la oficina del fiscal, representantes de fondo de pensiones... La ausencia de un solo documento obligatorio crea serios problemas. Tanto el empleador como el funcionario responsable de los registros de personal en la organización pueden ser responsables de esto: los registros de personal siempre deben estar en orden, esto determina la calidad del trabajo con el personal. Asegúrate de que la empresa tenga todo. documentos obligatorios previsto por la legislación laboral.

Esto es lo mínimo que debe cuidar el gerente de recursos humanos. Tan pronto como los empleados aparecen en la organización, la lista obligatoria se amplía con documentos de carácter individual: contratos de trabajo, órdenes de trabajo, tarjetas personales. Si la ley exige el envío de personal para exámenes médicos, se inicia un registro de exámenes, si algunos puestos implican una responsabilidad financiera total, debe fijarse mediante la redacción de contratos.

Algunos documentos, por ejemplo, los reglamentos internos de trabajo (PWTR) o las normas que rigen ciertos aspectos de las relaciones con el personal, se desarrollan una vez y se aplican de año en año. Los cambios se realizan solo según sea necesario. Otros se compilan de nuevo con cierta regularidad: el horario de vacaciones es anual, la hoja de horas es mensual, el horario de turnos es al final del período contable, etc.

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Documentos de personal adicionales

Esto significa que el empleador no será multado por su ausencia, pero la eficiencia del trabajo con el personal puede verse afectada. Esta categoría está representada acuerdo colectivo, reglamentos sobre atestación y reciclaje profesional empleados, reglas para trabajar con archivos, documentos de carácter individual: cuestionarios completados en el curso del empleo, declaraciones de empleados, órdenes de provisión asistencia financiera etc

Refinarlos según sea necesario.

Gestión de registros de recursos humanos desde cero: instrucciones paso a paso-2019

Por lo tanto, debe establecer la gestión de registros de personal desde cero. ¿Cómo hacerlo y por dónde empezar? Incluso sin una sólida experiencia laboral, puede poner en orden los asuntos de personal de cualquier empresa: en funcionamiento, reorganizada o recién abierta. A nueva instrucción sobre la gestión de registros de personal ayudará a evitar errores en este laborioso negocio.

Paso 1: aprenda los conceptos básicos de recursos humanos. Necesitará literatura especial: manuales, reglamentos en el campo del derecho laboral con comentarios. Tenga siempre a mano el Código Laboral de la Federación Rusa. edición actual: contiene respuestas a muchas preguntas relacionadas con el trabajo diario del personal. El desconocimiento de las normas de la legislación laboral a menudo se traduce en multas para el empleador.

Paso 2: Averigüe qué programas de computadora puede usar. Muchas organizaciones establecen software, que facilita el trabajo con documentos y optimiza los procesos rutinarios del personal. Por ejemplo, la contabilidad de las horas reales trabajadas, la programación de vacaciones, la elaboración de órdenes e instrucciones de plantilla.

Paso 3. Lea los documentos fundacionales de la empresa. Los procesos de personal deben redactarse de tal manera que no haya contradicciones con las disposiciones de la carta y otros documentos constitutivos. El estatuto prescribe el procedimiento para la contratación y remuneración de las primeras personas de la empresa, el régimen para la aprobación de la plantilla y otros. matices importantes que usted necesita saber acerca de.

Paso 4. Revisar las regulaciones locales. Vea si todos los documentos requeridos están disponibles y asegúrese de verificar su cumplimiento legislación actual. Si algún acto normativo de lista obligatoria no son suficientes (o lo son, pero compilados con errores), la empresa puede ser multada.

Consejos para evitar multas:

• Haga una lista de las disposiciones y normas que faltan.
• Desarrolle los documentos que faltan por su cuenta o con la participación de especialistas de otros servicios y departamentos.
• Coordinar proyectos con la gerencia y aprobar pedidos.

Paso 5. Diseño forma estándar contrato de empleo, que luego utilizarás para formalizar las relaciones con los empleados. El contenido del documento no debe contradecir el Artículo 57 del Código Laboral de la Federación Rusa. Asegúrese de incluir todos los términos requeridos en el contrato.

Paso 6. Cree un conjunto de formularios para los procedimientos de personal estándar. Estos incluyen despidos, traslados y contrataciones, vacaciones, viajes de negocios, gratificaciones, etc. Hoy en día, las estructuras comerciales tienen una opción: utilizar formas unificadas pedidos o desarrollar sus propios formularios. Si elige la segunda opción, apruebe los nuevos formularios por escrito.

Paso 7. Obtener registros. Este punto importante contiene cualquier instrucción sobre la gestión de registros de personal. Además de los libros de contabilidad para formularios en blanco y completos de libros de trabajo, se deben llevar al menos cinco diarios más.

Entre ellos:

1. Contabilización de las inspecciones realizadas por los órganos de control y supervisión.
2. Registro de accidentes de trabajo.
3. Mediante el registro de instrucciones. Introducción, lugar de trabajo y seguridad contra incendios- Se lleva un diario separado para cada especie.

Inicie otras revistas según sea necesario. La ley no exige el registro de órdenes para el personal, los empleados que salen en viajes de negocios o emiten licencia de maternidad, correspondencia entrante y certificados de invalidez. Pero ayuda en el trabajo de personal.

Paso 8. Verificar si las relaciones laborales con los empleados están formalizadas correctamente. incluso con CEO: desafortunadamente, las primeras personas de las empresas a menudo son contratadas con violaciones. Atención especial prestar atención a las condiciones prescritas en los contratos (período de validez, período de prueba para el empleo, responsabilidad material etc). Eliminar todas las deficiencias identificadas mediante la celebración de acuerdos adicionales a los contratos de trabajo.

Paso 9. Organizar el trabajo con libros de trabajo. El empleado transfiere a su trabajador al departamento de personal en la etapa de empleo. Desde ese momento hasta el despido de su titular, el documento es conservado por el empleador. El responsable de la ejecución, almacenamiento y emisión de los libros de trabajo es designado por orden del titular de la empresa. Estas responsabilidades, así como la administración de recursos humanos a gran escala, generalmente se confían al oficial de personal.

Para que ni la gerencia ni el GIT tengan quejas sobre la calidad de los libros de trabajo, guíese por los requisitos:

• artículos 66 del Código Laboral de la Federación Rusa;
• instrucciones aprobadas por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia No. 69 de fecha 10.10.2003;
• reglas aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 225 del 16 de abril de 2003.

Paso 10. Obtenga tarjetas personales para todos los empleados. Incluidos los "trabajadores de temporada", los trabajadores a domicilio y los empleados a tiempo parcial. La excepción son los artistas contratos de derecho civil en el que las tarjetas no comienzan. Utilice el formulario No. T-2 o su equivalente local.

Paso 11. Organizar el registro militar. En las pequeñas empresas donde no hay un mostrador de registro militar separado, esta función generalmente se confía a un oficial de personal. Emitir una orden para nombrar a una persona responsable del registro militar, elaborar un plan de trabajo anual y coordinarlo con la oficina de registro y alistamiento militar, transferir datos de boletos militares y otros documentos registro militar presentados durante el empleo, en las tarjetas personales de los empleados. Junto con el plan y la orden, presente un informe en el formulario No. 6 y una tarjeta de registro de organización en el formulario No. 18 a la oficina de registro y alistamiento militar (ver cartas del Ministerio de Cultura No. 125-01-16 / 24 de 3 de noviembre de 2003 y No. 2015).

Paso 12. Proporcionar documentos con condiciones de almacenamiento aceptables. Las formas de informes estrictos, por ejemplo, los libros de trabajo originales y los insertos (tanto completos como nuevos) deben almacenarse fuera del área pública. Por ejemplo, en un armario ignífugo seguro o cerrado con llave. Documentos completados en el trabajo de oficina al final. año del calendario transferencia al archivo de la organización. Busque los términos de almacenamiento de archivos de documentos de diferentes categorías en la lista aprobada por orden del Ministerio de Cultura de Rusia No. 558 con fecha 25/08/2010.

Con el tiempo, el volumen de la documentación del personal aumentará significativamente. Esté preparado para esto y piense de antemano en la lógica de la numeración de órdenes. No hay instrucciones claras para este caso, guíese por el sentido común. Si hay pocos pedidos, puede usar numeración continua, si hay muchos, divídalos en grupos y use índices de letras adicionales para evitar confusiones.

Es importante que cada empleado tenga evidencia documental del hecho de su actividad laboral en la empresa En primer lugar, puede ayudar a confirmar la duración del servicio. Cuanto mayor sea, mayor será el pago de la licencia por enfermedad y, en el futuro, el monto de la pensión. La lista de documentos de personal obligatorios elaborados al término de una relación laboral es la siguiente:

• contrato laboral. Ver el material para la ejecución del contrato;
• historial laboral. Escribimos sobre las reglas de llenado en el artículo;
• libro médico. Es necesario si el trabajo de un empleado está asociado con condiciones de trabajo dañinas o peligrosas. Sobre eso, y, aprenderá haciendo clic en los enlaces;.
• documentos sobre educación para determinar si la educación del futuro empleado cumple con los requisitos. También le sugerimos que se familiarice con el material sobre cómo depositar;
• en forma de T-1;
• tarjeta personal del empleado (formulario T-2). El formulario de este formulario se puede encontrar en nuestro artículo.

¡No olvide que cada nuevo empleado debe familiarizarse con la firma y llevarla a cabo de manera oportuna!

Documentos en el curso del trabajo.

En el curso del empleo, un empleado puede ser transferido a una nueva posición. En este caso, se redactan los siguientes papeles:

• orden en base a la cual se transfiere al empleado (formulario T-5). Puede familiarizarse con cómo se ve una muestra de cómo completar este formulario en;
• acuerdo suplementario. Por ejemplo, con o .

Para dar de baja a un empleado por vacaciones, el empleador emite una orden de licencia, redactada en el formulario T-6. Cómo completarlo, aprenderá del artículo. También le sugerimos que se familiarice con la información sobre cómo emitir.

Documentos al despido

Para documentar la terminación de un contrato de trabajo, se requieren los siguientes documentos:

• carta de renuncia (si el empleado decidió dejar la empresa debido a por iniciativa propia). , leído en nuestro texto;
• acuerdo de término. Le sugerimos que se familiarice con, así como rescindir el contrato;
• una orden de despido redactada en el formulario T-8 o T-8a (si se rescinde el contrato con varios empleados). Puede aprender sobre las reglas de llenado del material.

actos locales

Cualquier empresa puede adoptar sus propias normas locales, que no deben contradecir las leyes de la Federación Rusa. El propósito de dichos documentos es mejorar las condiciones de trabajo y aumentar el nivel de disciplina en la empresa. La ausencia de actos locales, así como su ejecución incorrecta, puede acarrear consecuencias adversas para el empleador. ¿Cuáles son los documentos de personal obligatorios en la organización que deben prepararse?

• dotación de personal (formulario T-3). Más detalles en el artículo “;
• , en base a los cuales se realiza el control del número de horas trabajadas y el cálculo de los salarios (formularios T-12 y T-13), etc.

Estos documentos obligatorios ciertamente deben ser adoptados por la dirección de las grandes organizaciones, ya que forman la base de las relaciones laborales.

Las microempresas pueden permitirse registros de personal simplificados. Se les permite usar el estándar. contrato de empleo, .

Responsabilidad por el mantenimiento inadecuado de registros de personal

La preparación correcta y oportuna de los documentos de personal es responsabilidad directa del empleador. Si se redactan los papeles de personal obligatorios incorrectamente puede ser considerado responsable.

Se pueden distinguir los siguientes métodos de castigo relacionados con el trabajo de oficina en el ámbito personal:

• acción disciplinaria bajo Arte. 193 Código Laboral de la Federación Rusa, cuya medida máxima es el despido;
• de acuerdo con las disposiciones del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia: las reglas para llevar a responsabilidad administrativa por la falta de documentos se reflejan en el art. 5.27, 5.27.1 del Código de Infracciones Administrativas.

Es más:

• Arte. 13.20 Código Administrativo castiga 300-500 rublos. funcionarios por violar las reglas para el almacenamiento de documentos;
• Arte. 5.39 impone una multa de 1000-3000 rublos. sobre las personas responsables por no proporcionar la información solicitada de los registros de personal a un empleado, por ejemplo, por negarse a emitir una copia del libro de trabajo.

De acuerdo con el Código Penal de la Federación Rusa:

• Arte. 137 del Código Penal de la Federación de Rusia prevé el castigo en forma de una multa de hasta 350.000 rublos. o trabajo correccional para la difusión de información personal sobre el empleado;
• Arte. 183 del Código Penal de la Federación Rusa aplica medidas en caso de divulgación de secretos comerciales.