Feljegyzés egy alkalmazott megbüntetéséről. Hogyan készítsünk jegyzőkönyvet a munkavállaló helytelen és nyájas magatartásáról? A feljegyzések típusai

Jó, ha a munkahelyen barátságos légkör uralkodik, és a csapat egy jól koordinált mechanizmusként működik.

De mi van akkor, ha egy vagy több ember aláássa a fegyelmet, vagy megtagadja feladatai ellátását, és ezzel az egész csapat sikerét veszélyezteti? Ebben az esetben panaszt kell tennie.

Feljegyzés a hivatali kötelezettségek elmulasztásáról

A hivatali kötelezettség elmulasztásáról szóló feljegyzés olyan okirat, amely a vezetőt, ill felsőbb hatóságok az alkalmazottak egy vagy csoportjának kudarcáról közvetlen munkaköri kötelezettségek.

A jelentés a munkavállaló megbüntetésére és felelősségre vonására (leggyakrabban fegyelmi) beadványt is tartalmaz.

Hogyan írjunk feljegyzést a hivatali kötelezettségek elmulasztásáról

A feljegyzés első alkalommal történő elfogadásához és a munkavállaló megbüntetése iránti kérelmének teljesítéséhez a következő pontokat kell feltüntetni:

• Annak az osztálynak a teljes neve, ahol a szabálysértő dolgozik;
• magának a dokumentumnak a címe ez az eset"Memorandum");
• okmány sorszáma, összeállításának tényleges időpontja;
• annak a vezetőnek a vezetékneve és kezdőbetűi, akinek a feljegyzést benyújtották;
• a dokumentum főcíme alatt egy kiegészítő rovat feltüntetése, például „a hatósági kötelezettségek elmulasztása”;
• a feljegyzés tartalmára térve annak a helyzetnek a leírásával kell kezdenie, amelyben a munkavállaló nem teljesítette kötelezettségeit;
• a következő bekezdés a büntetés iránti kérelmet tartalmazza;
• az okiratot a kibocsátó aláírása, vezetékneve és kezdőbetűi hitelesítik.

A feljegyzés írásának dátumának aktuálisnak kell lennie, mivel a dokumentáció elkészítése visszadátumozás» ellentmond hatályos jogszabályok RF.

memorandum

Összeállítás dátuma, a dokumentum sorszáma

A hivatali kötelezettségek nem teljesítéséről (nem teljesítéséről) munkaköri leírás)

Kérem, vegye figyelembe, hogy az egység alkalmazottja (osztály neve) (a munkavállaló neve) nem tett eleget közvetlen munkavégzési kötelezettségének (leírja). Ilyen magatartásával megsértette (a) a munkaköri leírás ... sz.

Ilyen körülményekre tekintettel javaslom (követelem) a fenti munkavállaló megbüntetését (a javasolt büntetés megjelölése).

A feljegyzések típusai

A jegyzeteknek három fő típusa van, amelyek különbsége a tartalmukban rejlik:

1. kezdeményezés A feljegyzéseket olyan alkalmazottak írják, akik befolyásolni akarják kollégájukat és felettesüket. Egy ilyen megjegyzés leír egy vagy több eseményt, és módszereket javasol a probléma megoldására;
2. tájékoztató a jelentések nem célul tűznek ki egy konkrét személyről és annak megbüntetéséről szóló jelentést, rendszeresen készülnek általános ellenőrzés munka és jelentéstétel;
3. jelentés- a munka végső szakaszában vagy teljes befejezése után íródnak. Ebben a formában a menedzser jelentést kap az elvégzett munkáról és a folyamatban résztvevő valamennyi résztvevő hozzájárulásáról.

Hogyan írjunk memorandumot egy alkalmazottnak?

• elkészítésében fontos szerepet játszik a jegyzet elemeinek helyes elrendezése: ban ben bal sarok annak az osztálynak a neve, ahol a jelentés készítője dolgozik. Jobb ugyanaz a sarok alkalmas elhelyezésre Személyes adat a vezetőről, akinek el kell fogadnia és válaszolnia kell a feljegyzésre;
• n a dokumentum címét általában középre írják, de megengedett a bal szélhez közelebbi elrendezés is (a kézírással rendelkezőknek);
• dátum, amely közvetlenül a dokumentum címe alatt van feltüntetve, kizárólag arab számokkal van írva, nappali formátumban. hónap. év;
• világosan és tömören le kell írni a probléma lényegét, a művészi stílus és az irodalmi eszközök (például hiperbola) használata nem marad el;
• alkalmazottja elleni vád, a munkaköri leírás vagy más szabályozó dokumentum egy bekezdésével kell megerősíteni;
• fel van tüntetve a javasolt büntetés ajánló formában, túlzás nélkül;
• a szerző beosztása, teljes neve és aláírása a jegyzetek ugyanabban a sorban vannak feltüntetve.

Emlékeztető minta

Az emlékeztetőknek nincs törvény által jóváhagyott formája, ennek ellenére a fenti minta „arany standardnak” tekinthető.

Csak a fő rész szövege változhat, de a jegyzetfejléc kialakításában az improvizáció elfogadhatatlan.

A jegyzetek témái

Az ilyen dokumentumok tárgya eltérő lehet, az egyetlen kisebb munkahelyi incidenstől a kötelezettségek szisztematikus elmulasztásáról szóló jelentésig, amely kellemetlen, sőt veszélyes következményekkel jár.

Akár a feletteseinek is beszámolhat a mindennapi durvaságokról, amelyek megzavarják a kényelmes munkavégzést és az alkalmazottak csapatban való interakcióját. késni gyakoribb ok a panasztételre, valamint a hivatali kötelezettségek elmulasztására.

Az a munkavállaló, akinek jogában áll bizonyos feladatait átruházni egy fiatalabbra, panaszt tehet a főnöknél, ha az alkalmazott megtagadja a megbízás teljesítését.

A jegyzetírás leggyakoribb okának tekintik azokat az eseményeket, amelyek anyagi vagy fizikai veszteséget okozhatnak (vagy okoztak).

A csapaton belüli nézeteltérések panaszok írásához vezetnek, de ez a helyzet ritka, és a kollégák közötti teljes nézeteltérésre utal. Ebben az esetben a vezetőnek alaposan mérlegelnie kell a problémát, beszélgetéseket kell folytatnia, és ha szükséges, fel kell oszlatnia a csapatot.

Gyakran egy adott személyről írnak jelentéseket, amikor el akarják vonni a felelősséget egy egyéntől vagy a csoport többi tagjától.

A jelentés fókusza

Fókusz szerint a jelentések két típusra oszthatók:

1. belső;
2. külső;

Az első lehetőség gyakoribb, mivel a jelentésben leírt problémákat a helyszínen megoldják. A problémák terjedése és az egységen kívüli kilépésük tele van negatív következményei mind annak az alkalmazottnak, akinek a feljegyzés készült, mind a vezetőnek.

Belső jegyzeteket az osztály bármely alkalmazottja írhat, rangtól és státusztól függetlenül. Ennek az osztálynak a vezetője ellenőrzi ezeket és hoz döntéseket. szerkezeti egység.

Az írás indoka lehet a munkaköri leírás elmulasztása, a biztonsági előírások megsértése, a parancsok betartásának megtagadása, távolmaradás, a kollégákkal szembeni helytelen magatartás.

A külső beszámolás túlmutat az egységen, és gyakran eljut a szervezet egészének vezetőihez. Külső memorandumot csak az egység vezetője írhat, nem egy átlagos alkalmazott.

Egy másik alapvető különbség, hogy egy ilyen jelentést nem lehet normál lapra elkészíteni, megírása egy vállalkozás vagy szervezet által kiállított űrlap kitöltésével jár.

E két jelentéstípus közös jellemzője, hogy szigorúan a követelményeknek megfelelően készülnek, hiszen mindegyik a munkavállaló személyi aktájához kapcsolódik.

Első pillantásra úgy tűnik, nincs lényeges különbség a kézbesítés, a feljegyzés és a magyarázó megjegyzések között, mert. ezek a dokumentumok céljukat tekintve hasonlóak – mind tájékoztató jellegűek. Mindazonáltal ezek különböző dokumentumok, amelyek tartalma, célzása és összeállítási céljai eltérőek. Ráadásul nem utasításokat tartalmaznak, hanem olyan információkat, amelyek a címzettet a vizsgált kérdésben végső döntés meghozatalára késztetik.

Milyen jellemzői vannak egy szolgáltatásnak, feljegyzésnek, magyarázó jegyzetnek? Az egyes dokumentumok helyes formázása papíralapú? Ezekre és más kérdésekre igyekszünk gyakorlati oldalról válaszolni.

MEMORANDUM

memorandum(OKUD szerinti 0286041 kód) tájékoztató és referencia dokumentum a vezetőnek, osztályvezetőnek, egyéb felhatalmazott személyek. Részletesen ismerteti az összeállító következtetéseivel és javaslataival kapcsolatos kérdéseket, és célja, hogy a vezetést egy bizonyos döntés meghozatalára ösztönözze.

A "memorandum" definíciói mint független fogalom nem a törvényben.

A feljegyzés mind a vezető írásbeli vagy szóbeli utasítására, mind a munkavállalók kezdeményezésére készül (például olyan esetekben, amikor valamely termelési vagy gazdasági kérdés megoldása érdekében szükségessé válik a írás felső vezetés). Egy ilyen dokumentum segítségével javaslatot tehet a technikai oldal javítására termelési folyamatok, kifejezni egyet nem értését a felettes vezető által hozott döntéssel, valamint véleményt nyilvánítani a kollégákkal való nézeteltérés esetén. Ezért a memorandum elkészítésekor mindenekelőtt fontos, hogy a szerző közérthetően fogalmazza meg álláspontját, majd meggyőző érveket adjon fel annak mellett.

A feljegyzések típusai

• kezdeményezésre;
• információs;
• jelentés.

Kezdeményezés memorandumot készítenek, hogy a címzettet elfogadásra ösztönözzék határozott döntés, ezért a feljegyzés szövege a tényeket rögzíti, konkrét javaslatokat, ajánlásokat vagy következtetéseket tartalmaz.

Tájékoztató rendszeresen készül egy feljegyzés, amely információkat tartalmaz a munkavégzés részleteiről, eredményeiről vagy módszereiről.

Jelentés a memorandum tájékoztat a munka befejezéséről, annak szakaszáról, az utasítások, parancsok végrehajtásáról stb.

attól függően a címzetttől A jelentések a következőkre oszlanak:

• külsőre;
• belső.

Külső memorandum egy adott intézmény vezetőjének címezve, kiadva közös forma szervezet, amelyet a vezető ír alá, és általában a következő adatokat tartalmazza:

• cégnév;
• dátum;
• index;
• összeállítás helye;
• címzett;
• a szöveg címe;
• szöveg;
• vezető aláírása;
• művész neve, telefonszáma.

Külső feljegyzés kerül benyújtásra a szülői szervezet vezetőjének (1. példa).

1. példa

Külső memorandum

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

További vonzásról

munkaerő-források

Kedves Andrej Vasziljevics!

A moszkvai fióktelep adminisztratív apparátusának kialakításának szakaszában hiányzó jelöltek miatt szükséges munkaerő-források további forrásból 2014.04.14-ig. Az új jelöltekkel 2014.04.21-ig kell interjút tartani.

A kiegészítő szolgáltatások költségeinek kifizetése a 2014. február 14-én kelt 04/56 számú Szolgáltatási szerződés 4.5 pontja szerint történik.

Emberi Erőforrás osztály vezetője Semenov BAN BEN. Semenov

számú ügyben a 03-13

Odincov 2014.02.10

Belső memorandum az intézményen kívülre küldve, például egy magasabb szervezetnek, szabványos A4-es papírlapra készítve, de minden szükséges adatot feltüntetve, a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” szerint. egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. A dokumentumok elkészítésének követelményei” (2. példa).

NAK NEK szükséges részleteket A belső memorandum tartalmazza:

• a szerkezeti egység neve;
• a dokumentum típusának neve (MEMÓRIA);
• időpontja;
• regisztráció (kimenő szám);
• a szöveg címe;
• szöveg;
• a kérelem jelenlétére vonatkozó jelölés (ha van);
• rendeltetési hely;
• a fordító aláírása (a pozíció, kezdőbetűk, vezetéknév feltüntetésével).

2. példa

Belső memorandum

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

A menedzser által elkövetett hiányzásokról

értékesítési osztály

Felhívjuk figyelmüket, hogy ma, 2014.04.07-én Petrova Valentina Ivanovna értékesítési vezető egész munkanapon 10:00 és 18:30 között távol volt a munkahelyéről.

V. I. Petrova távolmaradása okainak megalapozottságát igazoló információkat vagy dokumentumokat nem nyújtottak be.

Az elkövetett jogsértéssel összefüggésben javaslom Petrov V.I. sétára.

Értékesítési Osztály vezetője Ignatiev O.A. Ignatiev

A 02-10. számú ügyben

Sidorova 2014.04.07

A jelentés részleteinek regisztrációja

A feljegyzés készítésekor mind a szögletes (3. példa), mind a fejlécrész részleteinek hosszirányú elrendezését (4. példa) alkalmazzuk.

3. példa

Részletek szögletes elrendezése a memorandumban

Név

szerkezeti egység Rendeltetési hely

MEMORANDUM

______________ № ________

fejléc

4. példa

A részletek hosszirányú elrendezése a memorandumban

A szerkezeti egység neve

MEMORANDUM

_____________ № _________

fejléc

Dokumentumtípus neve nagybetűkkel írják (MEMORY), és a bal margó közepén vagy a szélétől lehet elhelyezni.

időpontjaÉs szoba a memorandumok egy sorba vannak írva. A dátum arab számokkal van írva ( 21.04.2014 ) vagy alfanumerikusan ( 2014. április 21.).

jegyzet

A külső feljegyzés kelte a jóváhagyásának és a címzettnek történő megküldésének időpontja, a belső feljegyzés kelte - összeállítás és aláírás dátuma.

Regisztrációs szám belső emlékeztetőn vagy az összeállítás helyén, vagy az átvétel helyén kerül elhelyezésre - a szervezetben működő iratnyilvántartási rendszertől függően.

Ha a memorandumot figyelembe kell venni érdeklődők, tedd rá vízum jóváhagyásaés a döntés meghozatala után felbontás vezető.

A határozat elfogadása a memorandum mérlegelésének utolsó szakasza.

jegyzet

A belső memorandumot figyelembe vevő vezető állásfoglalása lesz az alapja az esetleges intézkedések megtételének, okmányok kiállításának, rendezvények lebonyolításának.

fejléc a szöveghez röviden leírja a dokumentum tartalmát. Aszerint van megfogalmazva Általános szabályok fejlécek összeállítása dokumentumokhoz: elöljárószó használata o/oés például egy igei főnév az elöljáróban A hiányzásról Lazarenko O.O.

Szöveg A memorandum két vagy három szemantikai részből áll:

• az elsőben - megállapítvaalkatrészek- közölni kell azokat az okokat, tényeket vagy eseményeket, amelyek megírására okot adtak;
• a másodikban - elemző rész- tartalmazza a jelenlegi helyzet elemzését és a lehetséges megoldásokat;
• a harmadikban - összefoglaló rész- következtetéseket és javaslatokat tartalmaz a konkrét intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a készítő véleménye szerint meg kell tenni.

A memorandum második része hiányozhat. Ebben az esetben a memorandum szövege tartalmazza az összeállító indoklását, következtetéseit, javaslatait.

Ha a memorandumnak van melléklete, jelölje meg kbAlkalmazás aláírás előtt megtörtént.

A feljegyzés szövegében megnevezett alkalmazás jelenlétét a következőképpen kell megjelölni:

Felhasználás: 3 literhez. 1 példányban.

Ha a jegyzethez olyan alkalmazás tartozik, amely nincs megnevezve a szövegben, akkor tüntesse fel a nevét, a lapok és másolatok számát.

Melléklet: Szabályzat a Regionális Hitelosztályról 5 p. 1 példányban.

belső memorandum jel az összeállító (ha bemutatják az osztályvezetőnek) és az osztályvezető (ha bemutatják a szervezet vezetőjének); külső memorandum jelek A szervezet vezetője.

jegyzet

Ha a memorandum két vagy több oldalra készül, akkor a második és az azt követő oldalakat számozni kell. A sorozatszámok az oldal felső margójának jobb oldalán találhatók arab számokkal.

MEMO

Memo egyfajta jelentés. Ez egy írásos információs üzenet, amelyet széles körben használnak a különböző szintű és szervezeti és jogi formájú modern irányítási struktúrák gyakorlatában. A jegyzetek közvetlen kapcsolatot biztosítanak a felügyeleti objektumok között vízszintes szinten.

Mellesleg

A feljegyzés olyan dokumentum, amelynek nincs hivatalos státusza. Az OKUD-ban nincs megadva.

A feljegyzések sokféle helyzetben készülnek. A dokumentum standard céljai közé tartozik:

• információkérés;
• utasítások kiadása;
• más üzenetet kísérő (kísérő megjegyzés);
• közlemények (közlemények).

A feljegyzés szövege javaslat, kérelem, pályázat formájában tartalmaz tájékoztatást az elkészítésének indokairól. Ezek lehetnek információk a személyzet mozgásáról, értekezletekről, a vállalati kultúra változásairól stb. A feljegyzések szabványos A4-es papírlapra készülnek.

A feljegyzést szakember vagy osztályvezető írja alá. A feljegyzés kelte annak összeállításának és aláírásának dátuma.

A jogszabály nem ír elő szigorú követelményeket a feljegyzések elkészítésére és lebonyolítására vonatkozóan, ezért azok végrehajtásának rendjét a szervezet sajátosságait figyelembe véve a helyi sz. normatív aktus például az irodai munkára vonatkozó utasításokban. A feljegyzés formátumának a belső kommunikációs folyamatok egyszerűsítését és felgyorsítását kell szolgálnia.

Az 5. példában egy emlékeztető mintát mutatunk be .

5. példa

Memo

2014.04.19-én szombaton 9:00-16:00 óráig a Sever LLC személyzeti osztályán, szerelési munkák riasztó beállításához.

Kérem Önt, hogy az Energoset cég alábbi munkatársai számára engedélyezze a munkavégzésre való betekintést:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Az AHO vezetője Szviridov N.N. Szviridov

számú ügyben a 02-14

Iljin 2014.04.16

MAGYARÁZÓ LEVÉL

Magyarázó levél- ezt belső dokumentum, amely ismerteti bármely intézkedés, tény, esemény, incidens indokait, amelyet a szervezet alkalmazottja állított össze, és bemutat egy magasabb tisztségviselőnek.

Az Art. első része szerint 193 Munka Törvénykönyve Orosz Föderáció alkalmazás előtt fegyelmi eljárás a munkáltatónak meg kell követelnie a munkavállalót írásos magyarázatot. A munkavállaló beszámol a megbízás okairól és körülményeiről fegyelmi vétség a magyarázó megjegyzésben. Az indoklás alapján a vezető dönt a munkavállalóval szembeni fegyelmi eljárás alkalmazásáról. Ezen túlmenően ez a dokumentum az egyik alapja a kötelességszegés súlyosságának és a munkáltató által elkövetett körülményeinek értékelésének.

Az OKUD OK 011-93-ban ezt a dokumentumot csak egyszer említik - magyarázó levél a munkafegyelem megsértéséről (0286091 kód), amely a 0286000 „A fegyelmi szankciók végrehajtásának dokumentációja” osztályba tartozik.

A magyarázó megjegyzések típusai és jellemzőik

• tisztázásra külön rendelkezéseket elvégzett munka (projekt, jelentés, fejlesztés);
• szabályos helyzetek, fegyelemsértések, kötelességszegések stb. esetén készül.

A magyarázó megjegyzést a munkavállaló egy példányban, egy szabványos A4-es papírlapra írja fel kézzel, és annak címezi, aki azt kérte. Számítógépen is beírható a szervezet által elfogadott sablonos űrlap segítségével. A magyarázó jegyzet formája, valamint a végrehajtás módja (kézírásos vagy számítógépes) jogilag nem rögzített.

Indoklást szerkezeti egység vagy meghatározott tisztségviselő is készíthet.

Jegyzet bizonyítékként

A munkáltató saját kezűleg írt magyarázó megjegyzést kérve a munkavállalótól, ezzel megvédi magát a munkavállaló jogellenes cselekményeitől, amikor munkaügyi vita. Kizárja az eredeti dokumentum helyettesítését.

Ha a cég sablon űrlapokat használ, akkor a szöveg végére megjegyzést tehet:A magyarázatot személyesen, személyi számítógép segítségével állították össze. Időpontja. Aláírás.

A memorandum egyes részleteinek regisztrációja

Az információk és a referenciadokumentumok egységesítése érdekében magyarázó megjegyzést kell készíteni és végrehajtani a GOST 6.30-2003 követelményeivel összhangban.

Dátum a magyarázó megjegyzés az összeállítás dátuma.

Szöveg A magyarázó megjegyzésnek tartalmaznia kell:

Az írást megalapozó tények leírása;

Érvek, amelyek megmagyarázzák a jelenlegi helyzetet.

A feljegyzés szövegének meggyőzőnek kell lennie, és megcáfolhatatlan bizonyítékot kell tartalmaznia.

Készítéskor aláírásokat feltüntetik a beosztást, a személyes aláírást, a kezdőbetűket és a vezetéknevet.

Mint alkalmazások dokumentumokra hivatkozni lehet a dokumentum kibocsátójának cselekedeteinek igazolására és bizonyos körülmények megerősítésére.

A szöveg felépítése szerint a magyarázó jegyzet abban különbözik a jelentéstől, hogy nem tartalmaz következtetéseket és javaslatokat (6. példa).

jegyzet

Ha a cég kidolgozta és jóváhagyta szabványos nyomtatványok-ban használt magyarázó megjegyzések különböző helyzetekben, ez nem jelenti azt, hogy az alkalmazottaknak a jóváhagyott nyomtatványok szerint feljegyzéseket kell készíteniük. Érvényes lehet egy nem hivatalos dokumentum is.

6. példa

Magyarázó levél

Alkalmazzon fegyelmi eljárást
megrovás formájában Alexandrova ÉS.ÉS.

HR osztály adjon ki egy megbízást.
Smolkin 2014.04.17

az LLC "SV" igazgatója

A.V. Smolkin

MAGYARÁZÓ LEVÉL

14.04.2014 № 14

A munkából való távolmaradásról

Én, Alekszandrova Irina Igorevna könyvelő 2013. április 14-én 9:00 és 15:30 között személyes okok miatt távol voltam a munkahelyemről.

Nincsenek igazoló okmányaim.

Könyvelő Alexandrova I.I. Alexandrova

BEJEGYZÉSJELENTÉS, SZOLGÁLTATÁS, MAGYARÁZÓ MEGJEGYZÉSEK

A szervezet irodai szolgálatának egyik feladata az operatív keresés biztosítása szükséges információ az átadott dokumentumok végrehajtóhoz történő népszerűsítésével kapcsolatos. Az adatok kényelmesebb kereséséhez különféle regisztrációs űrlapokat használnak.

A jelentés, szolgáltatás, magyarázó megjegyzések funkcionális céljuk szerint bizonyos információk hordozói. Mivel a feljegyzésben megfogalmazott kérdéshez a szervezet vezetőjének vagy más felhatalmazott tisztségviselőjének állásfoglalása formájában meghozott írásbeli döntés szükséges, a dokumentumokat nyilvántartásba kell venni.

Emlékezzünk vissza, hogy a dokumentumok nyilvántartásának három formája van: magazin, kártya és automatizált. A szervezetnek joga van kiválasztani a leghatékonyabb és legmegfelelőbb regisztrációs formát.

▪ naplóbejegyzési űrlap - a leggyakoribb, de nem mindig kényelmes, mert a benne lévő összes dokumentum nyilvántartása időrendi sorrendben történik, és egy adott dokumentum keresésekor a szakembernek át kell néznie a folyóirat összes lapját. Az információkeresést tovább nehezíti, hogy egy kezdeményezési dokumentumot például az egyik folyóiratban, a rá adott választ pedig egy másikban lehet bejegyezni. A kötelező regisztrációs lapokat (magazinokat) a jogszabályok nem írják elő. Az ajánlott naplóforma a 7. példában látható.

7. példa

A jelentések és magyarázó jegyzetek jegyzékének töredéke

Dokumentum kelte	Regisztrációs szám	dokumentum típusa, összefoglaló	Ki írta alá a dokumentumot	Végrehajtó	Ahova áthelyezték	Átvételi elismervény (aláírás, dátum)	Jelölés a tokban lévő dokumentum irányán
07.04.2014	03-10/14	Shvets O.R. pénztáros nyaralásáról való visszahívásról.	Emberi Erőforrás osztály vezetője	Humán erőforrás osztály felügyelője	Emberi Erőforrások Minisztériuma	Smirnova V.A. 07.04.2014	A Smirnov 03-14 számú ügyben 2014.07.04

▪ Kártya regisztrációs űrlap a magazinhoz képest kényelmesebb és adaptáltabb. Az osztályozóban történő keresés során létrehozott dokumentumok nyilvántartási és ellenőrző kártyái lehetővé teszik az iratkeresés folyamatának optimalizálását és a regisztrációs folyamat időtartamának csökkentését. A kártyás regisztráció nyilvánvaló előnye, hogy egyszerre több alkalmazott is regisztrálhat;

▪ Automatizált (elektronikus) regisztrációs űrlap speciális használatát foglalja magában szoftver. A dokumentummal kapcsolatos információk az adatbázisban tárolt elektronikus regisztrációs és ellenőrző kártyára kerülnek. A regisztrációval egyidejűleg regisztrációs és ellenőrző kártya nyomtatható.

Jellemzően a jelentések és magyarázó megjegyzések összetett regisztrációs indexszel rendelkeznek, amely ugyanúgy van megfogalmazva, mint az index. kimenő dokumentum. Az iktatószám az ügy nómenklatúra szerinti mutatójából áll (beleértve a szerkezeti egység indexét és az ügyszámot ezen egység ügynómenklatúrája szerint), ill. sorozatszám dokumentumot egy naptári éven belül.

jegyzet

A dokumentumok nyilvántartásának és elszámolásának kérdéseit tükrözni kell az irodai munkára vonatkozó utasításokban. Az utasításoknak tartalmazniuk kell:

1) a nem iktatott dokumentumok listája.

2) a nyilvántartott dokumentumcsoportok listája, minden csoportnál kötelező feltüntetni:

A regisztráció helye;

A regisztráció ideje és sorrendje;

Az iktatószám kialakításának szabálya;

A regisztrációs forma;

Az űrlapon feltüntetett adatok listája, kitöltésének szabályai;

Az iratok nyilvántartásba vétele utáni mozgásának elszámolásának szabályai;

A regisztráció elve (egyszeri vagy ismételt regisztráció egy dokumentum másik egységbe történő átvitelekor);

3) a dokumentumnak a szervezetben történő újbóli átvételének rendje (beérkező dokumentumok esetében).

Emlékezetek tárolási feltételei, szolgáltatás, magyarázó megjegyzések

A megőrzési időszakok a tipikus kezelési listában vannak beállítva levéltári dokumentumok tevékenysége során keletkezik kormányzati szervek, szervek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolási időtartamokat, az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. 08. 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyva. A meghatározott listának megfelelően a memorandumok tárolási időtartama 1 év, 3 ​​év, 5 év, 75 évre, véglegesen. A magyarázó megjegyzéseket folyamatosan meg kell őrizni.

A mi tanácsunk

A jegyzetek elkészítésekor egységes stílushoz kell ragaszkodni, a dokumentumok törzsszövegének meg kell felelnie az üzleti etikai szabályoknak és a dokumentumok lebonyolítására megállapított követelményeknek. Kellemetlen benyomást keltenek a pontatlanul megszerkesztett és nyelvtani hibákat tartalmazó dokumentumok. Ne siessen elküldeni a dokumentumot a címzettnek, hanem figyelmesen olvassa el, ha van, javítsa ki a nyelvtani vagy elírási hibákat.

A munkavállaló gazember magatartásáról szóló feljegyzés egy olyan tájékoztató dokumentum, amelyet egy felsőbb vezetés nevében írnak, és jelzi a munkavállaló nem megfelelő magatartását. Hogyan készítsünk ilyen papírt, megtudhatja cikkünkből.

Memorandum egy alkalmazott gagyi magatartásáról

Az egyik személynek a másiknak (vezetőnek és más alkalmazottaknak) való alárendeltségi modellje munkakörnyezetben általában nem okoz panaszt. Néha azonban a vezető nyájasan kezd viselkedni, és maró megjegyzéseket tesz a munkavállalóra – ez pedig már olyan eset, amelyre nagyon oda kell figyelni, és meg kell tenni a megfelelő intézkedéseket. A kollégák, vagyis az azzal egyenértékű pozíciót betöltő alkalmazottak gyakran „agresszorok” is lehetnek. Mit tegyen ebben az esetben egy állampolgár, akit megtámadtak?

A munkafolyamat részeként írjon memorandumot a vezetőnek, aki magasabb pozícióban van, mint a dolgozat kezdeményezője. Az okmánynak nem csak a bohózatosan viselkedő személy kilétét kell tükröznie, hanem azt is, hogy ez milyen körülmények között történt.

A feljegyzést hivatalosan kell benyújtani a titkáron vagy más személyen keresztül, aki azt nyilvántartásba veszi. Erre a papírra a címzettnek kell válaszolnia.

REFERENCIÁVAL! Az Orosz Föderáció Polgári Törvénykönyve lehetőséget biztosít a sértett becsületének és méltóságának védelmére, ha az elkövető nem tudja bizonyítani szavait. Ebben az esetben a kérelmezőnek joga van bírósághoz fordulni, és bocsánatkérést követelni a durva személytől vagy nem vagyoni kár megtérítését.

Nem ismeri a jogait?

Emlékeztető minta egy alkalmazott számára

A dokumentum kötelező adatai a következők:

• a címzett neve a konkrét beosztás, egység és teljes név feltüntetésével;
• dátum és kimenő papír száma (a dokumentum a szervezet belső leveleként regisztrálható);
• jegyzet szövege;
• Elkészítés dátuma;
• a pályázó aláírása és annak beosztását és beosztását megjelölő átirata.

A memorandum írásának fő szabálya: a lehető legrészletesebben kell ismertetnie az eset körülményeit. Hiszen a hívás mellett végrehajtó engedélyezheti a beosztottak munkaidejének csökkentését/növelését, ebédeltetési vagy munkahelyi kiközösítési tilalmat, stb. Célszerű feljegyzésben feltüntetni mindazokat a körülményeket, amelyeket érdemesnek tart a felsőbb vezetés figyelmére, hogy az megismeri a csapat és az alkalmazott interakciójának minden éles sarkát.

Például így nézhet ki:

« M. felsővezető tetteivel viszályt visz a csapat munkájába, megengedve magának az alkalmazottakkal való kommunikáció elfogadhatatlan formáját, ami az emberi méltóság megaláztatásában nyilvánul meg. Elég gyakran egy adott személyhez intézett káromkodások hallatszanak az ajkáról. Ezt a magatartást pofátlanságnak tartom, és arra kérem Önt, tegyen intézkedéseket annak érdekében, hogy ez a jövőben ne forduljon elő...»

Jegyzet írásakor nem szabad megfeledkezni a munkafolyamat olyan fontos összetevőiről, mint az alárendeltség és az üzleti etikett betartása. Tehát nem szabad olyan kifejezéseket használnia a megjegyzés szövegében, mint „A.-ra pénzbírságot szabhat ki durva viselkedése miatt” vagy „javaslom V. elbocsátását”. A dokumentumban megfogalmazott kérdés mérlegelését és az esetleges további intézkedések meghozatalát a levél címzettje végzi, az ilyen kiegészítések csak negatív benyomást keltenek a kérelmezőben.

Mi a teendő, ha az egyik alkalmazott nem irányít? Ha azt csinál, amit akar, nem birkózik meg közvetlen feladataival? Írhat egy feljegyzést egy ilyen alkalmazottnak, amelyben bejelenti nyájas viselkedését és mások sértését, valamint a hivatalos kötelezettségek elmulasztását vagy távollétét. A belső üzleti dokumentumfolyamat mintái alapján áll össze.

Mi a memorandum egy alkalmazott számára

A munkavállalói méltatlankodásról szóló feljegyzés egy értesítő dokumentum, amelynek célja, hogy a hatóságokat tájékoztassák az egyik munkavállaló nem megfelelő magatartásáról, amely nem fér bele a vállalati etika vagy a jogszabály megengedett keretei közé.

És van egy memorandum a hivatali kötelezettségek teljesítésének elmulasztásáról. Jelen dokumentum arról tájékoztat, hogy a munkavállaló nem felel meg a pontban foglalt követelményeknek munkaszerződésés belső munkaügyi szabályzat.

Munkahelyi távolléti nyilatkozat is van. Tájékoztatja a hatóságokat, hogy az alkalmazott hiányzott vagy késett a munkából. A távollét 4 óránál hosszabb egymás utáni hiányzásnak minősül, vagy egész nap vagy műszak. Bármi, ami ennél kevesebb, késik.

A jegyzet rögzíti a nem megfelelő magatartás tényét. A dokumentum általában felszólítást tartalmaz a munkavállalóval szembeni megfelelő intézkedések megtételére. Ha nem nyújtják be, nehéz lesz felelősségre vonni egy ilyen személyt.

Hogyan írjunk helyesen: űrlapok, minták, példák

A memorandum szövege szabad lehet. egységes forma nem. A lehető legrészletesebben írja le a helyzetet. A lényeg az, hogy tartalmazza a jogsértés összes szükséges tényét és az üzleti dokumentumfolyamat attribútumait. A regisztráció a GOST 6.30–2003 szabvány szerint történik: egy A4-es papírlap, minden szükséges adat.

Durva viselkedés, alkalmazottak és ügyfelek sértése

Egy alkalmazott durvaságáról szóló memorandumban muszáj hibátlanul a következő paraméterekkel rendelkezik:

• a címzett neve a konkrét beosztás, egység és teljes név feltüntetésével;
• dátum és kimenő papír száma (a dokumentum a szervezet belső leveleként regisztrálható);
• jegyzet szövege;
• Elkészítés dátuma;
• a pályázó aláírása és annak beosztását és beosztását megjelölő átirata.

Hivatalos feladatok ellátásának elmulasztása

A hivatali kötelezettségek elmulasztásáról szóló feljegyzés a következő elemeket tartalmazza:

• a címzett neve;
• dokumentum neve (középen);
• a papír elkészítésének dátuma és száma;
• a feljegyzés szövege, amely tükrözi a munkavállaló által nem megfelelően elvégzett feladatok listáját és az ebből eredő következményeket;
• javaslatok a munkavállalóra vonatkozó felelősség mértékére vonatkozóan;
• a pályázó aláírása és álláspontja.

Séta és késés

A hiányzásról vagy késésről szóló jelentésben fel kell tüntetni:

• annak a részlegnek a neve, amelyhez a munkavállaló tartozik (munkából távol van);
• A fej neve és pozíciója;
• cím;
• a munkahelyről való távolmaradás tényét és időtartamát tartalmazó szöveg;
• fegyelmi intézkedésre vonatkozó javaslatot;
• a benyújtó álláspontja, aláírása és átirata.

Mi fenyeget egy alkalmazottat feljegyzésekkel

A memorandum belső levelezésre vonatkozik. Ez nem büntetés és nem biztosíték a büntetés alkalmazására, hanem csak a jogsértések azonosítása. A vezetőség megvizsgálja a fellebbezést, és megállapítja, hogy indokolt-e szankciókat alkalmazni. A munkavállalónak lehetőséget kell adni arra, hogy igazolja magát. Írnak egy magyarázó megjegyzést. Ha a munkáltató a kifogást nem találja kielégítőnek, fegyelmi határozatot ad ki. A törvény szerint ez lehet megjegyzés, megrovás, felmondás.

Videó: hogyan kell megbüntetni egy alkalmazottat

Többféle feljegyzés létezik, amelyek lehetővé teszik, hogy jelentést készítsenek a feletteseknek az alkalmazottak bizonyos kötelességszegéseiről. Mindegyiknek megvannak a maga követelményei.

A szervezet munkája során olyan helyzetek adódnak, amikor az osztályvezetőknek és más munkatársaknak különféle információkat kell eljuttatniuk a vezetéshez. Ezt írásban kell megtenni. Ehhez vagy hivatalt vagy memorandumot használnak.

Ami

A memorandum olyan dokumentum, amelyben egy vállalkozás alkalmazottja bármilyen információt a vezetés tudomására hoz. Ez a fő különbség a feljegyzéstől, amelyben az alkalmazottak kérnek valamit a vezetőségtől.

Leggyakrabban ben találhatók személyzeti irodai munka, hiszen a vezetőség tudomására jutott információk szinte mindig a szervezet dolgozóit érintik. Ők elsődleges dokumentum, amely alapján később más dokumentumokat állítanak össze, és különféle eseményeket (megrendeléseket, hatósági vizsgálatokat) folytatnak.

Ki és kinek írja őket

A jelentéseket az osztály- és osztályvezetők állítják össze. Aztán egy magasabb főnökhöz mennek. Egy egyszerű alkalmazott is megírhatja őket.

Elkészítésükkor a következő szabályokat kell betartani:

• a munkavállaló „magának” nem írhat feljegyzést, vagyis az elkészített dokumentumban nem lehet az, aki azt összeállította, akit jelentenek a vezetőségnek;
• írhat akár beosztott alkalmazottról, akár egyenrangúról a vállalat hierarchiájában.
• mindig a felső vezetésnek írják;
• akkor is, ha a címlapon a vállalkozás vezetőjének neve szerepel, a feljegyzés először az azt író alkalmazott közvetlen vezetőségébe kerül.

A fenti elvek mindegyikét nem szabályozza a törvény, ezek az irodai munka gyakorlatában alakultak ki.

Milyen esetekben alkalmazható

Memorandumot írnak azokban az esetekben, amikor információkat kell eljuttatni a felső vezetéshez:

• a munkafegyelem vagy a munkaköri leírás munkavállalók általi megsértése miatt;
• a bekövetkezett jogsértésekről, amelyekről csak a vezető hozhat döntést.

Más szóval, információs jellegű, és feltételezi, hogy a felsőbb vezetés határozza meg a további cselekvési irányt.

Átutalási megbízás

Ha betartja az irodai munka minden szabályát, akkor a következő eljárást kell követnie a memorandum továbbításához:

1. Megjegyzés formázása.
2. Átadása a közvetlen felettesnek. Ha a feljegyzést azonnal továbbítják a szervezet vezetőjének, akkor azt az azt regisztráló titkáron keresztül kell továbbítani.
3. Miután a vezető döntést hoz az iratról, határozatot tesz róla, és visszaküldi a titkárnak.
4. A titkár megküldi a munkavállalónak, akinek eleget kell tennie a meghatározott határozatoknak.
5. A megjegyzésben jelzett probléma megoldása után a tárhelyre kerül.

Ezt az eljárást általában csak akkor tartják be szigorúan, ha a vállalkozás nagy. Kis cégeknél ez a rendszer leegyszerűsödik, és a jelentéseket azonnal megküldik a szervezet vezetőjének.

Tervezési szabályok

A feljegyzéseket a hivatali munkavégzés szabályai szerint kell elkészíteni.

Papíron vagy sem

Az ilyen dokumentumok feldolgozására nincs egységes formanyomtatvány, azt vagy a cég fejlécére, vagy sima papírlapra készítik.

Összeállíthatja kézzel, vagy gépelheti számítógéppel.

Mindenesetre, ha a memorandum minden szükséges részletet tartalmaz, akkor dokumentum ereje lesz, függetlenül attól, hogy milyen formában készült.

Egyes szervezetek saját űrlapokat dolgoznak ki az összeállításhoz különféle dokumentumokat akiknek nincsenek egységes formái. Beleértve a jelentéseket.

Dokumentum fejléce

Ugyanúgy készül, mint más dokumentumokban, például nyilatkozatokban:

• a kupakot egy papírlap vagy fejléces jobb felső sarkában kell elhelyezni;
• az első két sorban a vállalkozás vezetőjének beosztása, vezetékneve és kezdőbetűi szerepelnek;
• majd kiírják a jelentést készítő alkalmazott beosztását, vezetéknevét és kezdőbetűit.

Ha a vállalat jóváhagyott egy nyomtatványt a memorandumhoz, akkor általában már rendelkezik sablonnal a sapkához.

Írási parancs

1. Dokumentum fejléce.
2. A dokumentum neve, jelen esetben "Memorandum". A név a sor bal oldalán vagy közepén is elhelyezhető. Nagybetűvel írják.
3. A név alatt található az információkat tartalmazó szöveg. Annyit kell tartalmaznia Részletes leírás Problémák.
4. Alul látható a dátum és a dokumentumot készítő személy aláírása.

Tervezési példa

A Luch LLC igazgatója

I.I. Nyikitenkov

főkönyvelőtől

A.N. Rylenkova

memorandum

Felhívjuk a figyelmüket, hogy a raktár leltározása során 1548,28 rubel készlethiányt fedeztek fel.

Tárolási idő és hely

A memorandumban vázolt problémák megoldása után tárolásra kerül. Az alábbi helyeken tárolhatja:

• olyan könyvbe kell helyezni, ahol a megrendelések minden indoka össze van gyűjtve (kivonatok, feljegyzések, igazolások stb.);
• , melyek e feljegyzés (hivatalos vizsgálat, végzés stb.) alapján kerültek összeállításra.

A memorandum tárolási ideje attól függ, hogy ennek eredményeként milyen dokumentumok készülnek. Átlagosan ez az időszak 3-5 év. Ezért az összes jegyzetet tartalmazó mappát nem lehet összefűzni, hanem egyszerűen el lehet tárolni egy mappában.

Minta emlékeztetők

A memorandum szövege bármilyen formában készül, de a leggyakoribb esetekre használhatja példaértékű minták.

Alkalmazott távolléte a munkahelyen

Felhívom a figyelmüket, hogy a hegesztő A.A. Burenkov a munkanap kezdetétől a mai napig (8:00 és 12:30 között) figyelmeztetés nélkül hiányzik a munkahelyéről. Kérem, rendeljen el belső vizsgálatot az ügyben.

A feladatellátás elmulasztásáról

Felhívjuk a figyelmüket, hogy a könyvelő N.A. Pavlova hibázott a számítás során bérek termelő műhely dolgozói. Rendszeresen meg is sérti hivatalos feladatokatés figyelmen kívül hagyja közvetlen felettese parancsait. Kérjük, intézkedjen.

Az alkalmazottak helytelen viselkedéséről

Felhívjuk a figyelmüket, hogy a menedzser I.A. A szervezet ügyfeleivel kommunikáló Yezersky megengedi magának, hogy obszcén nyelvezetet és sértéseket használjon. Kérjük, intézkedjen.

A munkavállaló ittas állapotban való megjelenéséről a munkahelyen

Felhívjuk a figyelmüket, hogy a villanyszerelő A.V. Judin a munkahelyén van táblákkal alkoholos mérgezés: bizonytalan járás, összefüggéstelen beszéd, jellegzetes szag. Felfüggesztést kérek ezt az alkalmazottat a hivatali feladatok ellátásától, és e tényről belső vizsgálatot folytat.

következtetéseket

A memorandum egy olyan dokumentum, amellyel a dolgozók tájékoztatják a szervezet vezetőjét különböző helyzetekről, amelyek döntéshozatala a vezetésen múlik.

Ez a dokumentum szabad formában kell elkészíteni, de egyben az irodai munkavégzés szabályzatában foglaltak szerint kell elkészíteni.

Videó - mi a különbség a jegyzetek és a jegyzetek között: