Managementul documentelor în autoritățile executive. Lucrări de birou în organele guvernamentale de stat și municipale

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS

FACULTATEA DE DREPT

CATEDREA DE DISCIPLINE UMANITARE

Test

Pe discipline: „Documentarea activităților de management”

pe tema „Organizarea muncii de birou în organe puterea statuluiși administrația locală»

Completat de: elev din grupa 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Introducere

Concluzie

Introducere

Necesitatea de a automatiza procesele de birou și de a organiza gestionarea electronică a documentelor este recunoscută astăzi de autoritățile de stat și de autoritățile locale în aproape toate subiectele Federației Ruse. Dar, odată cu înțelegerea unei astfel de nevoi, apar o serie de întrebări, fără a primi răspunsuri la care este imposibil să trecem la implementarea practică a proiectelor.

De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre cele disponibile mijloace tehnice upgrade mai întâi, ce poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?

De fapt, toate aceste aspecte se referă la construirea unui plan competent pentru implementarea proiectului pe câțiva ani înainte, ținând cont de finanțarea planificată, nevoile de producție, dotarea tehnică și modernizarea planificată a parcului tehnic.

Munca inginerilor, proiectanților, managerilor de producție petrece mult timp studiind, analizând și compilând diverse documentații. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, la dezvoltare documente de producție, care se datorează în primul rând lipsei cunoștințe speciale la compilatori. Eliminarea cheltuielilor de timp neproductive în procesele de compilare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar aceasta, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte, familiarizarea redactorilor de documente cu cele mai multe legi generale percepția documentelor, pe de altă parte - și aceasta este sarcina principală - formularea și sistematizarea reguli generaleşi norme pentru întocmirea documentelor de bază.

Scopul lucrării de control este studierea fundamentelor teoretice ale organizării muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

În funcție de scopul lucrării de control, au fost stabilite următoarele sarcini:

Definiți conceptul de flux de lucru;

Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;

Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;

Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității

munca de birou in organism federal putere executiva se desfășoară în conformitate cu Regulile de lucru în birouri în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Borodina V.V. Munca de birou în sistem controlat de guvern. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 154C În baza prezentului Regulament, organul executiv federal, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, emite o instrucțiune privind munca de birou. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Documentele se întocmesc pe formulare (coli standard de hârtie A4 sau A5) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, amplasarea și execuția acestora. Exemple de formulare se aprobă prin ordin al conducătorului autorității executive.

Toate documentele sunt împărțite în intrare, ieșire și interne. Documentele primite trec prin procesare primară, înregistrare, examinare preliminară în serviciul de birou, sunt transferate conducerii pentru examinare și apoi ajung la artiști. După executare, documentele sunt plasate în dosare.

Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul dosarelor organismului este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal relevantă. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Decretul stabilește procedura de tratare documente electronice.

Termenul „flux de lucru” este utilizat în prezent extrem de larg și se găsește în descrierea aproape a fiecărui sistem informațional. Automatizarea fluxului de lucru este implementată de multe sisteme și fiecare dintre ele pretinde a fi „o abordare integrată a automatizării fluxului de lucru”. În același timp, varietatea sistemelor este cea mai largă: de la sisteme de contabilitate de depozit la software pentru controlul proceselor tehnologice.

În această lucrare, termenii „flux de documente”, „muncă de birou” etc. considerată exclusiv în contextul organizării muncii autorităţilor publice şi a autonomiei locale. În consecință, termenii sunt interpretați exclusiv cu utilizarea reglementărilor naționale aplicate activității organismelor guvernamentale.

Conform definiției (GOST R 51141-98), fluxul de lucru este „mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set de documente din organizație înainte ca acestea să fie transferate în arhivă sau spre distrugere.

Munca de birou, sau „suport documentar pentru management”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale". Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizatorice pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Cu toate acestea, în " Instrucțiuni de model privind munca de birou în organele executive federale" din 27 noiembrie 2000, funcțiile biroului nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru ne permite să argumentăm că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), ci și de asemenea, proiecte de documente.

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală

În Rusia, la scară națională, o tehnologie unificată pentru lucru documentele de management, așa-zisul sistemul de stat suport pentru managementul documentației (GS DOW). Munca de birou din Rusia nu are analogi în alte țări, fie în ceea ce privește detaliile de elaborare a tehnologiei de lucru cu documente, fie în ceea ce privește scara distribuției. Și dacă în Occident dezvoltarea automatizării biroului stimulează dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor, atunci în Rusia, de regulă, vorbim despre automatizarea tehnologiei tradiționale a fluxului de lucru de birou.

Care sunt caracteristicile model rusesc„munca de birou? Există trei avantaje cele mai izbitoare: Spivak V.A. Documentarea activităților de management. [Text] / V.A. Spivak. - Editura: Peter, 2008. - 98C.

Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;

Centralizarea functiilor de control;

Norme uniforme de circulație a documentelor.

Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă Documentul este pus sub control în momentul primirii lui de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră în domeniul controlului imediat după „naștere” – adică aprobarea. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și un organism de autoguvernare locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.

Centralizarea maximă a controlului asupra fluxului de documente presupune ca documentul să fie mai întâi raportat conducerii, iar abia apoi, dobândind rezoluții în conformitate cu ierarhia de servicii, se coboară la executanții direcți.

O altă caracteristică importantă a „modelului rusesc” este prezența unor reguli unificate și detaliate pentru lucrul cu documentele de management în organizații, indiferent de domeniul lor de activitate. Toate activitățile serviciilor de birou - expediții, birouri, grupuri de control - sunt reglementate în conformitate cu regulile de completare a jurnalelor de înregistrare, a dosarelor și a formularelor de raportare.

În condițiile existenței unei astfel de reglementări detaliate privind fluxul de documente în autorități, introducerea fără adaptare a unei tehnologii fundamental noi a unuia sau altuia software străin este nerealistă. În acest caz, putem vorbi despre automatizarea muncii tradiționale de birou folosind tehnologii informaționale moderne.

Hârtiile tradiționale implică întreținerea multor jurnale și/sau dosare care servesc documente pe hârtie. Și întreținerea acestor dulapuri de fișiere este obiectul principal al automatizării biroului. Totodată, nimic nu împiedică includerea în sistemul automatizat a posibilității de a lega cardul cu imaginea electronică a documentului în sine (text și chiar imagine, sunet și video). Astfel, se creează condiții tehnologice pentru trecerea la managementul electronic al documentelor. Trecerea la gestionarea electronică a documentelor, la rândul său, creează premisele formării arhive electronice cu mecanisme eficiente de referință și lucru analitic pe o varietate de documente în diverse forme de prezentare.

Pe de altă parte, utilizarea unei rețele de calculatoare creează condiții pentru descentralizarea îndeplinirii diferitelor funcții de birou, menținând în același timp controlul centralizat asupra fluxului de documente. Puteți, de exemplu, să permiteți diviziuni și chiar angajati individuali efectuează înregistrarea independentă a documentelor și, în același timp, controlează central trecerea acestora. În plus, prezența unei rețele care conectează autoritățile la distanță teritorială permite controlul centralizat asupra fluxului de documente, ceea ce este imposibil de implementat în cadrul tehnologiei pur hârtiei.

Modelul de flux de lucru rus nu este doar pe deplin compatibil cu abordări moderne la procesele de management, dar depășește semnificativ și modelele occidentale de management al documentelor. La urma urmei, în modelul rus, pierderea documentelor poate apărea numai din cauza unei încălcări directe a instrucțiunilor de lucru de birou.

3. Alegerea unei abordări pentru automatizarea fluxului de lucru

Necesitatea automatizării fluxului de lucru al autorităților publice și al autoguvernării locale este acum evidentă pentru toată lumea.

Munca de birou care utilizează jurnale de hârtie și dulapuri de dosare este incompatibilă cu cerințele de îmbunătățire a eficienței muncii funcționarilor publici din mai multe motive.

Informațiile despre documente și cursul executării acestora sunt distribuite între sistemul de dosare ale organizației și diviziile sale structurale. Prin urmare, obținerea de informații despre lucrul cu documente într-o întreprindere necesită căutarea și procesarea datelor din dulapuri de fișiere eterogene și descentralizate.

Dosarele cu documente sunt de obicei separate de artiști. Acestea conțin informații incomplete și neoperaționale despre starea documentelor.

Reproducerea și mișcarea unui număr mare de documente pe hârtie, întreținerea numeroaselor și duplicarea revistelor și a dulapurilor de dosare duce la costuri neproductive ale forței de muncă mari.

Cu toate acestea, abordările cardinale, revoluționare ale fluxului de lucru al autorităților de stat și ale autoguvernării locale sunt foarte periculoase. Acest lucru poate duce nu numai la o întârziere în implementare, ci și la probleme serioase în management.

Microsoft împreună cu parteneri oferă două soluții software și metodologice pas cu pas în domeniul organizării fluxului de documente a autorităților publice și a autonomiei locale: Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V.V. Borodin. Editura: RAGS, 2008. -184C.

Lucru automatizat de birou pentru fluxul de lucru pe hârtie;

Management electronic de documente și muncă de birou.

O astfel de abordare în etape va face posibilă creșterea treptată a eficienței activității autorității, eliminând posibilitatea dezorganizării activităților sale. Munca de birou automatizată pentru fluxul de lucru pe hârtie este, pe termen scurt, principala abordare a automatizării fluxului de lucru în autoritățile publice și administrațiile locale.

Documentele procesate de autoritate, inclusiv cele transmise prin tehnologia informatică, au două forme - în mod tradițional pe hârtie și electronice. Această simbioză este rezultatul facilitati moderne pregătirea documentelor implică o formă electronică de stocare a documentelor, și baza normativăși reguli de circulație stabilite – hârtie. De asemenea, cel mai important argument în favoarea conservării suport de hârtie documentele este o comoditate de neegalat de a lucra cu ele. Regulile și obiceiurile se schimbă mult mai lent decât capacitățile tehnologiei informaționale moderne.

În autoritățile publice și autoguvernarea locală, aparent, pentru o lungă perioadă de timp atunci când procesează documente în în format electronic tranzacțiile care necesită crearea copiilor lor pe hârtie vor fi salvate. De regulă, managerii preferă să lucreze cu documente în formular de hârtie. În plus, în timp ce schimbul de documente oficiale între autorități și transferul acestora la arhivele statului are loc și pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor și munca de birou (EDD) este un răspuns tehnologic la cerințele moderne ale situației politice și economice actuale pentru eficiență autorităţile ruse puterea de stat și administrația locală. EDD este susținut, de asemenea, de experiența implementării sale în organismele guvernamentale occidentale și de exemple de funcționare în structuri comerciale mari și progresive din Rusia.

4. Organizarea sistemelor managementul documentelor electronice

După cum am menționat mai sus, managementul electronic al documentelor este un set de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Tehnologiile aplicate fac posibilă organizarea interacțiunii „fără întreruperi” a sistemelor de furnizare diverse operatii prelucrarea documentelor. În primul rând, astfel de tehnologii includ: Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 68C.

Tehnologii de recunoaștere a textului care transformă documentele primite pe hârtie într-o formă complet electronică de prezentare;

Analog electronic al unei semnături de mână;

Mijloace de transmitere a datelor;

Mijloace de stocare a informațiilor electronice.

Aceste tehnologii permit subsistemelor care îndeplinesc diverse funcții să se completeze organic unele pe altele. O astfel de interacțiune poate crește dramatic eficiența funcționarilor publici atunci când lucrează cu documente.

Managementul electronic al documentelor vă permite să creați un singur spațiu informațional în autoritate, integrând toate sistemele documentare în nodul informațional. Integrarea se realizează fără pierderea calității muncii cu documente, păstrând în același timp tradițiile munca de birou ruseasca. Baza unei astfel de integrări este stocarea documentelor fiabile și sistemele de flux de lucru care interacționează cu acesta. Toate documentele procesate sunt stocate într-un singur depozit, ceea ce permite căutarea și selecția optimă a informațiilor la pregătirea materialelor. În momentul de față, în majoritatea autorităților și autonomiei locale, multe operațiuni sunt deja efectuate folosind tehnologia informatică. Sarcina sistemului automatizat este de a organiza munca colectivă eficientă asupra textelor documentelor și de a oferi fiecărui funcționar public un spațiu informațional bogat pentru a-și asigura activitățile.

5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale

Scopul principal în dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor electronice a fost acela de a obține o continuitate maximă a regulilor și tehnicilor de gestionare a documentelor pe hârtie și a muncii de birou de fișiere jurnal, ceea ce face posibilă asigurarea unei tranziții nedureroase de la tehnologiile tradiționale la cele moderne.

Sistemul de management al înregistrărilor procesează documentele stocate într-un singur depozit de documente al autorității. Acest lucru vă permite să includeți documente procesate de managementul documentelor oficiale într-un singur spațiu de informații al autorității.

Tehnologia de gestionare a documentelor electronice este susținută de următoarele funcţionalitate sisteme: M.I. Basakov. Munca de birou. Ghid de studiu pentru studenți institutii de invatamant mijloc învăţământul profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. -95C.

Înregistrarea în mod automatizat a documentelor primite transmise prin e-mail sau prin portalul de internet, inclusiv a celor dotate cu dispozitiv electronic semnatura digitala(EDS) și criptoprotecție;

scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie folosind tehnologia OCR încorporată;

Atașarea la cardul de înregistrare (RC) a unei imagini electronice a documentului sub forma unui fișier (fișiere) de orice format;

diferențierea drepturilor de acces la fișierele atașate ale unei imagini electronice a unui document;

Furnizarea fiecărui funcționar - participant la procesul clerical - cu propriul său birou virtual personal, care să asigure că funcționarul are acces doar la documentele legate de competența sa;

Asigurarea procesului de aprobare (vizualizare) a proiectelor de documente;

căutarea text integral și atributiv a documentelor electronice, inclusiv căutarea text integral la distanță;

Trimiterea documentelor electronice de ieșire prin e-mail sau publicarea pe portalul de internet al autorității (folosind orice E-mail, care acceptă MAPI), protejat de EDS și criptat folosind instrumente certificate;

Formarea și executarea cazurilor, i.e. gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei;

Arhivarea documentelor electronice, treburile autorității.

Unitatea principală de contabilitate din sistem este RC-ul documentului, a cărui caracter complet al detaliilor oferă posibilitatea generării de rapoarte statistice și analitice pe diferite secțiuni de informații, ușurință de căutare.

În același timp, setul principal de detalii ale RK poate fi extins cu un set arbitrar de detalii suplimentare, determinate pentru fiecare grup de documente. Conform detaliilor suplimentare ale Republicii Kazahstan, este posibil, împreună cu detaliile principale, să căutați și să selectați date atunci când se generează rapoarte. La primirea unui document electronic de intrare, înregistrarea acestuia se efectuează automat. Pentru documentul primit ca urmare a schimbului dintre cele două sisteme EDD, majoritatea detaliilor RK sunt generate automat. Imaginea electronică a documentului este atașată AC. Totodată, se verifică identitatea documentului prevăzut cu EDS și criptoprotecție. În cazul în care documentul primit ajunge în formă de hârtie, pachetul OCR este apelat din mediul de sistem, iar la primirea imaginii sale electronice, acesta este returnat în sistemul de management al biroului cu atașarea simultană a documentului la AC. Utilizatorul sistemului, care a atașat fișierul document, stabilește drepturile de acces la fișier la nivel de secret, precum și protecția (anularea protecției) la editare.

Dacă este necesară traducerea unui volum relativ mare de documente pe hârtie destinate executării și stocării în formă electronică, se propune utilizarea opțiunii „Înregistrare în flux”. În acest caz, după introducerea datelor de înregistrare despre document în Republica Kazahstan, utilizatorul stației de lucru automatizate (AWS) de înregistrare în linie imprimă pe prima foaie a codului de bare, care corespunde numărului de sistem intern atribuit de către sistemul la documentul înregistrat. După aceea, documentele în ordine aleatorie de la diferite stații de lucru de înregistrare a fluxului ajung la stația de lucru de scanare echipată cu un scaner de mare viteză. Imaginile electronice scanate ale documentelor intră în baza de date și, datorită tehnologiei de extracție a codurilor de bare, sunt atașate cardurilor de înregistrare a documentelor corespunzătoare.

După înregistrare, AC cu documentul atașat este trimis prin rețea funcționarului responsabil cu luarea unei decizii cu privire la executarea documentului, iar apoi executorilor documentului în conformitate cu detaliile rezoluției. Totodată, fiecare manager sau executor este înzestrat cu anumite drepturi care fac posibilă asigurarea organizării muncii cu documente cât mai apropiate de munca tradițională la o masă la care documente sunt doar de competența acestui angajat și care sunt fie în așteptarea începerii execuției (în folderul Primite) sunt aranjate în foldere, fie acceptate de angajat pentru execuție (în folderul La execuție), fie transferate subordonaților cu indicarea termenului limită de execuție (în folderul On executie). folder de control).

În timpul lucrului cu documente electronice, este oferită o căutare combinată text integral și atributiv pentru documentul solicitat, inclusiv prin accesul web la baza de date de documente a sistemului.

Fișiere cu texte (imagini) de ieșire și documente interne conform tehnologiei standard sunt, de asemenea, atașate la RK. Document de ieșire, însoțit de cerințele RK, poate fi protejat printr-un EDS, criptat și transferat către destinatar.

Astfel, coroborat cu posibilitatea de înregistrare a documentelor primite prin linii de comunicare, este asigurată gestionarea electronică a documentelor corporative. Documentele executate sunt transformate în cutii și transferate în depozitul de arhivă.

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități

În prezent, în multe organisme guvernamentale puterea deja folosită de moștenit sisteme automatizate managementul documentelor. Sunt construite pe diferite baze de software și hardware. Unele dintre ele, furnizate de partenerii Microsoft (inclusiv sistemul Delo al companiei Electronic Office Systems descris mai sus), sunt implementate pe baza tehnologiilor moderne. De asemenea, un număr semnificativ de sisteme din generațiile anterioare bazate pe MS DOS și alte platforme sunt încă în funcțiune. Unificarea sistemelor în toate organele statului în viitorul apropiat este imposibilă atât din punct de vedere politic (drepturile subiecților Federației și ale guvernelor locale), cât și din punct de vedere practic. Implementarea, și mai ales înlocuirea sistemelor de operare, este un proces destul de lung, dificil și costisitor.

În această situație, soluția firească este dezvoltarea unui astfel de instrument de schimb interdepartamental de documente care ar putea fi ușor adaptat la diverse formate de mesaje de intrare/ieșire și ar permite conectarea diferitelor sisteme.

Schimbul de documente electronice trebuie să fie securizat corespunzător. Documentele trebuie furnizate semnatura electronica garantând paternitatea și invariabilitatea conținutului documentului, iar în cazuri individuale- închis prin mijloace criptografice de la acces neautorizat.

Fiecare organizație are multe organizații corespondente cu care se fac schimb de documente și toate pot avea diferite formate de mesaje și chiar rețele. Este nepotrivit să încărcați sistemele organizațiilor individuale cu funcția de suport constant al informațiilor de serviciu necesare organizării schimbului. Este logic să construim schimbul de documente nu pe principiul „fiecare cu fiecare”, ci pe baza principiului „stea” - pe baza centrelor de schimb de documente (DPC).

Centrele de date pot îndeplini următorul set de funcții: . Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 127 p.

Transformarea și coordonarea formatelor documentelor de intrare-ieșire;

Suport pentru bazele de date de adrese și calculul rutelor de livrare a documentelor;

Livrare garantată a documentelor;

Arhivarea suplimentară a documentelor;

Suport și sincronizare a directoarelor.

Centrele de mesagerie pot, de asemenea, să-și asume rolul CA-urilor care mențin infrastructura cheii private și publice, procedurile de autentificare pentru organizațiile care participă la schimb.

Pentru integrarea cu centrul de date, sistemele corporative vechi, dacă este necesar, pot fi suplimentate cu module speciale de interfață care asigură proceduri preliminare de conversie a formatului și schimb cu centrul de date.

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri

O soluție pentru autoritățile municipale și alte autorități cu un flux de lucru redus. Această categorie poate fi clasificată structuri municipale management cu o cantitate mică de flux de documente, care nu au o bază tehnică suficientă pentru implementarea unui sistem EDD cu drepturi depline. Pentru aceștia se poate recomanda o soluție monoutilizator, dotată cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu o organizație superioară – direct sau prin intermediul centrului de date. Utilizatorul unei astfel de soluții este de obicei un angajat responsabil de munca de birou a organizației. În același timp, se lucrează cu documente pe hârtie, dar sistemul menține înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, înregistrarea rezoluțiilor pe documente, documente scoase din cauza și arhivate. La în număr mare de asemenea, angajații pot ține evidența mișcării originalelor pe hârtie. Documentele primite în formă electronică de la o organizație superioară sunt imediat înregistrate, tipărite și încep să fie executate înainte de sosirea originalelor pe hârtie. Organizația-mamă primește automat o notificare că documentul a fost înregistrat. Această soluție permite: . Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 154C.

Accelerarea schimbului de documente de intrare/ieșire cu o organizație superioară;

Reduceți numărul de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută.

8. Solutie pt autoritate locală autoguvernare

Această categorie poate include în mod condiționat structurile de conducere municipale care au un volum mediu de circulație a documentelor de la 3.000 la 10.000 de documente pe an, biroul sau secretariatul ca unitate structural separată și lucrează nu numai cu documente de la organizații, ci și cu scrisori și apeluri de la cetățeni. si intreprinderi. Astfel de organizații au de obicei o flotă suficientă de computere personale conectate la o rețea locală. Pentru ei se poate recomanda o solutie multi-utilizator cu numarul de locuri de munca de la 5 la 20, dotata cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu organizatiile superioare si inferioare (direct sau printr-un centru de date), comunicare cu un portal de informare. și primirea de aplicații de la cetățeni și organizații și posibilitatea de acces la internet la distanță.acces la datele sistemului EDD. Sistemul ar trebui să ofere înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, contabilizarea rezoluțiilor asupra documentelor, documentele scoase din cauză și în curs de arhivare. De asemenea, trebuie păstrată o evidență a mișcării originalelor din hârtie.

Utilizatorii unei astfel de soluții sunt de obicei nu numai personal de birou, ci și un număr de angajați ai departamentelor funcționale. Întrucât majoritatea angajaților unor astfel de organizații au calculatoare personale, în cadrul unei astfel de soluții, lucrul cu o parte din documente poate fi organizat în principal sau exclusiv în formă electronică. Documentele de hârtie primite pot fi digitizate, iar toate lucrările ulterioare cu acestea pot fi deja făcute electronic. Procesul de executare a documentelor (impunerea și executarea hotărârilor) poate fi organizat și în formă electronică.

În cazul în care organizația are un canal disponibil permanent pe Internet, accesul de la distanță la sistemul EDD poate fi organizat printr-o interfață web care vă permite să controlați progresul muncii pe măsură ce oficiali departe, și organizații superioare.

Această soluție permite: Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Accelerarea schimbului de documente cu organizațiile superioare și inferioare;

Reduceți sarcina asupra personalului de birou prin transferarea unei părți din funcții către departamente;

Creșterea eficienței controlului asupra executării documentelor;

Organizarea unui sistem eficient de stocare a documentelor aferente;

Reduceți timpul de căutare a documentelor necesare;

Reducerea numărului de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută;

Accelerează și eficientizează munca angajaților în executarea documentelor;

Reduceți costurile de lucru cu contestațiile cetățenilor și organizațiilor la care se depun formular electronic(prin portal);

Oferiți control asupra execuției documente importante din organizaţiile superioare.

Dezvoltarea și sprijinirea portalului, precum și organizarea accesului la internet la distanță la datele sistemului EDD, un set de tehnologii Internet de la Microsoft (Internet Information Services, tehnologie ASP, Microsoft Index Server) și API-ul furnizat de sistemul Delo-Enterprise pentru publicare documentele pot fi folosite.direct de la baza.

automatizarea puterii fluxului de lucru

Concluzie

O caracteristică a muncii de birou și a fluxului de lucru în autoritățile publice sau administrația locală, ca sistem de suport documentar pentru management, este o reflectare 100% a proceselor de management în formă documentară. Din acest motiv, procesele de lucru de birou și de circulație a documentelor capătă un caracter autonom și necesită un sistem de management propriu.

În prezent, procesul de introducere a tehnologiei informatice și a rețelelor în institutii publice, iar în multe dintre ele nivelul atins până în prezent este suficient pentru introducerea tehnologiilor moderne de lucru cu documente. Dar, pe lângă computere și rețele, acest lucru necesită un set de soluții software moderne.

Federația Rusă este pe deplin conștientă de importanța acestei direcții, care se reflectă în Programul țintă federal „Rusia electronică” în general și într-o serie de activități specifice ale acesteia.

Rezultatul final al activităților administrative ale aparatului de stat depinde de multe verigi intermediare, dintre care una este producția de afaceri, care permite eficiența și flexibilitatea în luarea deciziilor. Cazul de lucru coordonează toate etapele de lucru - de la proiectare până la implementarea practică a soluțiilor. Procesul de management include următoarele principale operațiuni tipice documentate:

Colectarea si prelucrarea informatiilor documentare; pregătirea deciziilor;

luarea deciziilor și documentare; aducerea de decizii executorilor;

Executarea deciziei; controlul executiei; colectarea de informații despre performanță;

Transfer de informații prin link-uri verticale și orizontale; stocarea și preluarea informațiilor.

Aparatul administrativ își implementează funcțiile în principal prin organizare universală și autorizată și acte administrative creat circuland indiferent de specificul activitatilor din toate sectoarele economiei si administratiei publice. Dacă luăm în considerare că în aparatul administrativ sunt angajați peste 14 milioane de oameni, iar circulația anuală a documentelor în țară este de aproximativ 60 de miliarde de coli și continuă să crească, atunci nu există nicio îndoială că reglementarea eficientă a acestui proces mare importanță. Ca unul dintre mijloacele de reglementare a fluxurilor documentare, documentar standardele de stat, toate clasificatorii sindicali și sisteme unificate documentație. Acestea și alte standarde sunt recunoscute pentru a stabiliza fluxul de documente în țară pe tot parcursul ciclului tehnologic, pentru a crea o tehnologie optimă pentru gestionarea gestiunii documentelor a fiecărei unități administrative.

Lista literaturii folosite

1. M.I. Basakov. Munca de birou. Manual pentru elevii instituţiilor de învăţământ din învăţământul secundar profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M.V. Kirsanov. - Editura: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Studii superioare)

4. Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I.N. Kuznețov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 256s.

6. Sistemul de stat de suport documentar al conducerii. Cerințe generale la documente și servicii de suport pentru documentație. - M., 1991

Găzduit pe Allbest.ru

...

Documente similare

Studiul puterilor puterii de stat și ale autoguvernării locale în Rusia modernă. Metode de implementare de către autoritățile municipale a anumitor puterile statului. Relațiile dintre autoritățile locale și autoritățile de stat.

lucrare de termen, adăugată 05/04/2010

Aspecte teoretice organizarea suportului de documentare pentru management într-o unitate sanitară. Diferențele dintre munca de birou și managementul documentelor. Sisteme de automatizare de birou occidentale în Rusia. Analiza cifrei de afaceri documentare a spitalului.

teză, adăugată la 01.06.2013

Studiul caracteristicilor managementului personalului în divizia Volgograd a Ministerului Combustibilului, Energiei și Reglementării Tarifelor. Îmbunătățirea cadrului legal pentru managementul personalului în autoritățile publice.

teză, adăugată 04.08.2014

Caracteristicile administrării așezării rurale Sushchevsky din regiunea Kostroma. Bazele juridice ale organizării autoguvernării locale. Relația administrațiilor locale cu autoritățile publice. Managementul personalului administrativ.

raport de practică, adăugat la 07.09.2009

Analiza autoguvernării locale, determinarea locului și rolului acesteia în sistemul administrației publice. Principalele probleme în domeniul interacțiunii dintre autoritățile locale. Caracteristici ale interacțiunii autorităților din municipiul Surgut.

teză, adăugată 22.08.2011

Conceptul și importanța muncii de birou în activitățile întreprinderii, principiile și rolul automatizării. Sarcinile serviciului de gestionare a documentelor. Tehnologii pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor, instrumente software utilizate.

lucrare de termen, adăugată 01.10.2015

Consultanta de personal: concept, esenta si continut. Dezvoltarea consultanței de personal în Rusia. Externalizarea ca metodă de consultanță. Optimizarea proceselor administrative și manageriale în autoritățile publice și autoguvernarea locală din Federația Rusă.

lucrare de termen, adăugată 26.06.2013

Descrieri ale aplicării tehnologiilor informatice pentru îmbunătățirea proceselor de gestionare a documentației. Caracteristicile muncii de birou ale Conservatorului de Stat din Astrakhan. Analiza fluxurilor de documente, organizarea muncii cu documente.

teză, adăugată 12.12.2011

Esență structura organizationala autorități publice, principii și abordări ale formării acestuia, caracteristici și criterii de evaluare a eficacității. Recomandări pentru îmbunătățirea structurii organizatorice a Comitetului Executiv al unei anumite regiuni.

teză, adăugată 04.08.2015

Documentarea activitatilor de management. Sistemul de stat al instituțiilor de învățământ preșcolar. Scriere de afaceri și comerciale. Organizarea muncii cu documente. Automatizarea proceselor de suport de documentare a managementului. Istoria informatizării muncii de birou.

(in rosu. Decretele Guvernului Federației Ruse din 07.09.2011 nr. 751, din 26.04.2016 nr. 356)

I. Prevederi generale

Aceste reguli stabilesc o procedură unificată pentru munca de birou în organele executive federale.

Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Organul executiv federal, pe baza acestor reguli, ținând seama de condițiile și specificul activităților sale, elaborează o instrucțiune privind munca de birou, aprobată de șeful organului executiv federal de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării. .

II. Termeni și definiții
()

În sensul prezentelor Reguli, se folosesc următorii termeni și definiții:

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„documentație” - fixarea informațiilor pe medii tangibile în la momentul potrivit;

„hârtii” - activitate care asigură crearea documentelor oficiale și organizarea muncii cu acestea în organele executive federale;

„document” - un document oficial creat de un organism de stat, organism administrativ local, juridic sau individual emise în conformitate cu procedura stabilită și incluse în fluxul de documente al organului executiv federal;

„flux de documente” - deplasarea documentelor din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării, plasării în cauză și (sau) trimiterii;

„Documentul necesar” - un element al documentului necesar pentru proiectarea și organizarea lucrului cu acesta;

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„document original” - prima sau singura copie a documentului;

„copie a unui document” - un document care reproduce integral informațiile documentului original și caracteristicile sale externe, care nu are forță juridică;

„înregistrare document” - atribuirea unui număr de înregistrare unui document, introducerea informațiilor despre document în formularul de înregistrare și contabilitate;

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„nomenclatura cazurilor” - o listă sistematizată a titlurilor cazurilor cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora;

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„caz” - un set de documente sau document separat referitoare la o problemă sau domeniu de activitate a organului executiv federal;

„Serviciul de gestionare a biroului” - o unitate structurală care are funcțiile de desfășurare a lucrărilor de birou, precum și persoane responsabile cu menținerea lucrărilor de birou în alte diviziuni structurale;

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„copie electronică a unui document” - o copie a unui document creat în formă electronică;

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

paragraful este invalid. - ;

„sistem electronic de gestionare a documentelor” - un sistem informatic automatizat care asigură crearea de documente electronice și copii electronice ale documentelor, gestionarea acestora, stocarea acestora și accesul la acestea, precum și înregistrarea documentelor;

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

„managementul documentelor electronice” - managementul documentelor folosind un sistem informatic.

()

Alte concepte utilizate în prezentele reguli corespund conceptelor definite în legislația Federației Ruse.

(paragraful a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 7 septembrie 2011 nr. 751)

III. Crearea de documente în organul executiv federal
Documentele create de organul executiv federal sunt întocmite pe antet, pe coli standard de hârtie A4 (210 x 297 mm) sau A5 (148 x 210 mm) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, amplasarea și execuția acestora.

Formele organului executiv federal sunt dezvoltate pe baza versiunii unghiulare sau longitudinale a locației detaliilor. Cu versiunea de colț, detaliile formularului sunt situate în colțul din stânga sus al foii. În versiunea longitudinală, detaliile formularului sunt situate în mijlocul foii de-a lungul marginii superioare.

La crearea documentelor electronice în sistemul electronic de gestionare a documentelor, se folosesc șabloane de documente electronice.

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Fiecare coală a unui document, întocmită atât pe antet, cât și pe o coală standard de hârtie, trebuie să aibă margini de cel puțin 20 mm - stânga, 10 mm - dreapta, 20 mm - sus și 20 mm - jos.

Exemplele de formulare și modelele electronice de documente sunt aprobate de șeful organului executiv federal.

(p. 8 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Detaliile documentelor create în cursul activităților organului executiv federal sunt:

a) emblema de stat a Federației Ruse;

b) denumirea organului executiv federal;

c) denumirea subdiviziunii structurale a organului executiv federal;

d) titlul postului;

e) date de referință privind organul executiv federal;

f) denumirea tipului de document;

g) data documentului;

h) număr de înregistrare document;

j) locul întocmirii (publicării) documentului;

k) ștampila de restricție a accesului la document;

l) destinatar;

m) ștampila de aprobare a documentului;

n) instrucțiuni pentru executarea documentului (rezoluție);

n) titlul textului;

p) textul documentului;

c) marca de control;

r) o notă despre cerere;

s) semnătură;

t) marca semnăturii electronice;

x) ștampila de aprobare a documentului;

h) imprimare;

w) o marcă pe certificarea copiei;

w) o notă despre interpret;

e) o notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia în cauză;

j) o notă la primirea documentului;

(p. 9 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Compoziția detaliilor documentului este determinată de tipul și scopul acestuia.

Aprobarea documentului în organul executiv federal se eliberează prin viza unui funcționar autorizat al organului executiv federal. Aprobarea unui document creat într-un organism executiv federal cu alte autorități și organizații de stat este formalizată printr-o ștampilă (foaie) de aprobare, un protocol sau o scrisoare de aprobare.

IV. Cerințe pentru organizarea circulației documentelor în organul executiv federal
În fluxul de documente al organismului executiv federal, se disting următoarele fluxuri de documente:

a) documentație de intrare (incoming);

b) documentație trimisă (ieșire);

c) documentaţie internă.

În organul executiv federal, livrarea și expedierea documentelor se efectuează prin comunicații poștale, comunicații curier și telecomunicații.

Documentele primite de organul executiv federal sunt supuse procesării primare, înregistrării, examinării preliminare, transferului către conducere cu titlu oneros, sunt transferate executorilor și, după executare, sunt plasate în dosare.

Prelucrarea primară a documentelor primite include verificarea livrării corecte a documentelor și a disponibilității documentelor și anexelor la acestea, precum și distribuirea documentelor în înregistrate și care nu sunt supuse înregistrării.

Înregistrarea documentelor primite și create se efectuează în ziua primirii, creării (semnării sau aprobării) sau în următoarea zi lucrătoare, cu excepția cazului în care legislația Federației Ruse prevede altfel.

(p. 16 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

A pierdut puterea. - Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356.

Documentele înregistrate sunt transferate de către serviciul de evidență pentru a fi luate în considerare șefului organului executiv federal sau, prin decizie a șefului organului executiv federal, altor funcționari ai organului executiv federal.

Documentele sau copiile acestora cu instrucțiuni de executare (rezoluții) sunt transferate de către serviciul de evidență către executanți.

(paragraful 18 astfel cum a fost modificat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Originalul documentului este trimis subdiviziunii structurale a organului executiv federal responsabil de executarea documentului. Dacă sunt mai mulți executori, documentul original este transferat unității structurale care este executantul responsabil, unitățile rămase primesc o copie a documentului.

Atunci când oferă executantului posibilitatea de a accesa o copie electronică a documentului în sistemul electronic de gestionare a documentelor, documentul original poate rămâne în serviciul de evidență, dacă acest lucru este stabilit prin instrucțiunile de păstrare a evidenței din organul executiv federal.

(paragraful a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Documente după semnarea lor de către șeful organului executiv federal sau altul persoană autorizată sunt transferate la serviciul administrativ pentru înregistrare și expediere.

(paragraful 20 astfel cum a fost modificat. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Serviciul de management al înregistrărilor verifică corectitudinea documentului, caracterul complet al documentului și corespondența numărului de copii ale documentului cu lista de corespondență. Documentele executate incorect sunt returnate contractantului.

Documentele trebuie trimise în ziua înregistrării lor sau în următoarea zi lucrătoare.

Transferul documentelor între subdiviziunile structurale ale organului executiv federal se realizează prin intermediul serviciului clerical.

În organismul executiv federal, serviciul de gestionare a înregistrărilor păstrează evidența documentelor primite, create și trimise. Datele privind numărul de documente sunt rezumate, analizate de serviciul de evidență și prezentate șefului organului executiv federal în modul prescris de acesta.

Pentru a înregistra și a căuta documente în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal, informațiile obligatorii despre documente sunt utilizate în conformitate cu anexa. Informații suplimentare despre documente pot fi utilizate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

V. Fond documentar al organului executiv federal
Autoritatea executivă federală:

a) își formează fondul documentar din documentele formate în cursul activităților sale;

b) elaborează și aprobă, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, o listă a documentelor generate în cursul activităților sale, precum și în cursul activităților organizațiilor subordonate acestuia, indicând perioadele de păstrare; ;

c) elaborează și aprobă un album de șabloane forme unificate documente create de organul executiv federal.

(pp. „c” a fost introdus prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Formarea fondului documentar al organului executiv federal se realizează de către serviciul de gestionare a înregistrărilor prin întocmirea unui nomenclator de cazuri, formarea și prelucrarea dosarelor, asigurând siguranța acestora, înregistrarea și transferarea cazurilor în arhiva organului executiv federal.

Nomenclatorul cazurilor organului executiv federal:

a) se întocmește de către serviciul de evidență pe baza nomenclatoarelor de cazuri ale diviziilor structurale;

b) se aprobă după coordonarea sa cu centrala comisie de experti a organului executiv federal de către șeful organului executiv federal cel târziu la sfârșitul anului în curs și intră în vigoare la 1 ianuarie a anului următor;

c) o dată la 5 ani, se coordonează cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal, căreia documentele formate în cursul activităților organului executiv federal sunt transferate pentru păstrare permanentă. Fond de arhivă Federația Rusă;

d) în cazul modificării funcțiilor și structurii organului executiv federal, acesta este supus acordului cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal.

Denumirile secțiunilor din nomenclatorul de cazuri ale organului executiv federal sunt denumirile subdiviziunilor structurale ale corpului executiv federal.

Cazurile se formează în conformitate cu nomenclatorul dosarelor, precum și cu respectarea principiilor de sistematizare a documentelor și repartizarea (gruparea) acestora pentru cazurile de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), inclusiv cazurile pentru personal, precum și pentru cazuri. de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

Cazurile de la data formării lor până la transferul în arhiva organului executiv federal sau pentru distrugere sunt stocate în unități structurale la locul formării lor.

Cazurile sunt emise pentru utilizare temporară angajaților diviziilor structurale pentru o perioadă determinată de șeful organului executiv federal, iar după expirarea acesteia sunt supuse returnării.

Cazurile sunt transmise altor organisme și organizații de stat pe baza cererilor scrise ale acestora, cu permisiunea șefului organului executiv federal sau a adjunctului acestuia responsabil cu munca de birou.

Retragerea documentelor din fișierele de stocare permanentă este permisă în cazuri excepționale și se efectuează cu permisiunea șefului organului executiv federal, lăsând în dosar o copie a documentului certificată în modul prescris și un act asupra motivelor pentru eliberarea originalului.

Cazurile de perioade de stocare permanente și temporare (peste 10 ani) sunt transferate în arhiva organului executiv federal nu mai devreme de 1 an și nu mai târziu de 3 ani de la finalizarea cazului de către serviciul de evidență. Transferul dosarelor în arhiva organului executiv federal se realizează pe baza inventarelor cazurilor cu durată de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) și a dosarelor de personal, formate în subdiviziunile structurale ale organului executiv federal. Cazurile cu o perioadă de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) nu sunt transferate în arhiva organului executiv federal și sunt supuse distrugerii în modul prescris la expirarea perioadei de stocare.

(p. 34 cu modificările ulterioare. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) este nomenclatorul cazurilor.

Notă.
Pentru întrebări privind întocmirea nomenclatorului dosarelor și inventarelor cauzelor, formarea și executarea dosarelor, precum și distrugerea dosarelor de depozitare temporară, a se vedea „Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor” (aprobat prin hotărâre). al Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002), Reguli pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477, Reguli pentru organizarea depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și altele documente de arhivăîn autoritățile publice, administrațiile și organizațiile locale, aprobat. Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526.

Procedura de întocmire a nomenclatorului cazurilor și a inventarelor cazurilor, formarea și înregistrarea cazurilor, precum și distrugerea cazurilor de depozitare temporară în organul executiv federal este stabilită de organul executiv federal în domeniul arhivării.

VI. Caracteristicile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)
Documentele electronice sunt create, procesate și stocate în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

Documentul electronic trebuie să fie reguli generale munca de birou și să aibă detaliile stabilite pentru un document similar pe hârtie, cu excepția detaliilor „Emblema de stat a Federației Ruse”.

Organul executiv federal utilizează documente electronice (fără documentație prealabilă pe hârtie) și copii electronice ale documentelor.

Compoziția documentelor electronice create în organul executiv federal este stabilită de lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se realizează exclusiv sub formă de documente electronice la organizarea activităților interne ale organului executiv federal, elaborată pe pe baza recomandărilor Agenţiei Federale de Arhivă.

Lista documentelor, a căror creare, stocare și utilizare se efectuează exclusiv sub formă de documente electronice atunci când se organizează activitățile interne ale organului executiv federal, este aprobată de șeful acestui organ executiv federal în acord cu Arhiva Federală. Agenţie.

Documentele electronice trimise autorităților de stat și guvernelor locale sunt semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită a unui funcționar al organului executiv federal, în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

În sistemul de gestionare a documentelor electronice al organului executiv federal, pot fi utilizate metode de confirmare a acțiunilor cu documente electronice, în care sunt utilizate alte tipuri de semnături electronice în conformitate cu Legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

Primirea și expedierea documentelor electronice se efectuează de către serviciul administrativ.

După primirea documentelor electronice semnate cu semnătură electronică, serviciul de management al biroului verifică valabilitatea semnăturii electronice.

După ce documentele electronice sunt incluse în sistemul electronic de gestionare a documentelor, sunt generate date de înregistrare și contabilitate despre document care asigură gestionarea documentelor, inclusiv căutarea acestuia, accesul la document, control, stocare, utilizare și alte date.

Documentele create în organul executiv federal și (sau) primite de organul executiv federal pe hârtie sunt înregistrate în sistemul electronic de gestionare a documentelor odată cu crearea unei copii electronice a unui astfel de document.

Înregistrarea și contabilizarea documentelor electronice se efectuează în sistemul electronic de gestionare a documentelor al organului executiv federal.

Documentele electronice sunt formate în dosare electronice în conformitate cu nomenclatorul cauzelor.

Nomenclatorul cauzelor indică faptul că cazul se desfășoară în formă electronică, ceea ce este notat în antetul cauzei sau în coloana „Notă”.

După executarea sau trimiterea lor, documentele electronice sunt supuse stocării în conformitate cu procedura stabilită în sistemele informaționale ale organului executiv federal pentru perioadele prevăzute pentru documentele similare pe hârtie.

După expirarea termenelor stabilite pentru stocarea documentelor electronice, acestea sunt supuse distrugerii pe baza unui act aprobat de șeful organului executiv federal.

Apendice
la Regulile de afaceri
în agențiile federale
putere executiva

Lista informațiilor necesare despre documente,
utilizate în scopul contabilității și căutării documentelor
în sistemele electronice de gestionare a documentelor
autorități executive federale

(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Funcția, prenumele și parafa persoanei care a semnat documentul

Nume tip document

Data documentului

Numărul de înregistrare a documentului

Data primirii documentului

Numărul de înregistrare al documentului primit

Informatii despre documente relatate(denumirea tipului de document, data, numărul de înregistrare, tipul comunicării)

Titlul textului rezumat document)

Indice de cazuri după nomenclatura cazurilor

Informații despre redirecționarea documentelor

Numărul de foi ale documentului principal

Notă de aplicare (număr de cereri, numărul total de foi de cerere)

Instrucțiuni pentru executarea documentului (executor, ordin, data executării)

Bifează marcajul

Bara de restricții de acces

Informații despre semnătura electronică

Verificarea semnăturii electronice

Subdiviziune - executor responsabil al documentului

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS

FACULTATEA DE DREPT

CATEDREA DE DISCIPLINE UMANITARE

Test

Pe discipline: „Documentarea activităților de management”

pe tema „Organizarea muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală”

Completat de: elev din grupa 303

Panshina E.Yu.

Verificat:

Kemerovo, 2010

Introducere………………………………………………………………………………..….3

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității…………...….5

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală…………………………………………………….…..7

3. Alegerea abordării automatizării fluxului de lucru……………10

4. Sisteme de organizare a managementului documentelor electronice………..12

5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale………………………………..14

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități……………18

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri……………...20

8. Hotărâre pentru administrația locală……………………………….21

Concluzie……………………………………………………………………………………23

Lista literaturii utilizate……………………………………………………..25

Introducere.

De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre mijloacele tehnice disponibile ar trebui actualizat în primul rând și care poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?

munca inginerilor, proiectanților, directorilor de producție

mult timp este dedicat studiului, analizei și compilarii diverselor

documentație. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, când

elaborarea documentelor de producție, care se datorează în primul rând lipsei de cunoștințe speciale a compilatorilor. Eliminarea timpului neproductiv petrecut în procesele de compilare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar acest lucru, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte,

familiarizarea redactorilor de documente cu cele mai generale legi de percepere a documentelor, pe de altă parte, iar aceasta este sarcina principală - formularea și sistematizarea regulilor și normelor generale pentru pregătirea documentelor de bază.

scop munca de control este studiul fundamentelor teoretice ale organizării muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

După scopul controlului în lucrare, urmează sarcini:

Definiți conceptul de flux de lucru;

Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;

Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;

Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității.

Munca de birou în organul executiv federal se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Pe baza acestor reguli, organul executiv federal în acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării emite un manual de afaceri. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul dosarelor organismului este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal relevantă. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Rezoluția stabilește procedura de lucru cu documentele electronice.

Conform definiției (GOST R 51141-98), fluxul de documente este „mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set de documente dintr-o organizație înainte ca acestea să fie transferate în arhivă sau spre distrugere.

Munca de birou, sau „management documentar”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizaționale pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Cu toate acestea, în „Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale” din 27 noiembrie 2000, funcțiile de birou nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru sugerează că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), ci și proiectelor de documente.

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

În Rusia, la scară națională, s-a dezvoltat o tehnologie unificată de lucru cu documentele de management, așa-numitul sistem de stat de suport documentar pentru management (GS DOW). Munca de birou din Rusia nu are analogi în alte țări, fie în ceea ce privește detaliile de elaborare a tehnologiei de lucru cu documente, fie în ceea ce privește scara distribuției. Și dacă în Occident dezvoltarea automatizării biroului stimulează dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor, atunci în Rusia, de regulă, vorbim despre automatizarea tehnologiei tradiționale a fluxului de lucru de birou.

Care sunt caracteristicile „modelului rusesc” al muncii de birou? Există trei beneficii cele mai izbitoare:

Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;

Centralizarea functiilor de control;

Norme uniforme de circulație a documentelor.

Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă un document este pus sub control în momentul în care este primit de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră în domeniul controlului imediat după „naștere” – adică aprobarea. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și autoguvernare locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.

INTRODUCERE

1.1 Conceptul de suport de documentare pentru conducere și autoritățile municipale

1.2 Caracteristici ale suportului de documentare pentru management în autoritățile municipale

1.3 Caracteristicile organizării fluxului de documente ale administrațiilor locale

CAPITOLUL 2

2.1 Contextul istoric al creării Administrației districtului Bolkhovsky

2.2 Organizarea lucrărilor cu documente ale Administrației districtului Bolkhovsky

2.3 Clasificarea documentelor oficiale ale Administrației districtului Bolkhovsky

2.4 Dezvoltare pentru a îmbunătăți munca de birou
CONCLUZIE
LISTA LITERATURII UTILIZATE
APLICAȚII

INTRODUCERE
Relevanță: Documentele înregistrează fiecare pas al vieții noastre, de la momentul nașterii, admiterea la școală, apoi la gimnaziu special sau superior instituție educațională, a munci. Au înregistrat căsătoria și divorțul, plecarea unei persoane din viață. Întocmirea, executarea documentelor și organizarea lucrului cu acestea sunt reglementate prin acte legislative și de reglementare și metodologice, a căror cunoaștere și implementare sunt obligatorii pentru toți cei care se ocupă de documente.
Organizarea și păstrarea evidenței necesită cunoștințe și abilități profesionale. Documentele reflectă și țin cont de activitățile instituțiilor. Prin urmare, păstrarea multor documente este prescrisă de lege. La verificarea activității unei instituții, la efectuarea unui audit, aceștia verifică, în primul rând, documentele în care sunt înregistrate activitățile organizației. Munca operațională cu documente este foarte importantă: înregistrați-vă la timp, supuneți conducerii spre examinare, obțineți o rezoluție clară, transferați fără întârziere contractantului, organizați controlul și selectați informațiile necesare. Toate acestea pași simpli in conditii moderne de relatii de piata si competitie, acestea pot deveni decisive la stabilirea relatiilor de afaceri cu alte organizatii si institutii. În pregătirea și execuția documentelor sunt implicați aproape toți specialiștii din domeniul managementului. Prin urmare, fiecare manager ar trebui să cunoască cerințele pentru pregătirea și executarea documentelor oficiale.
Așadar, astăzi, îmbunătățirea managementului sistemelor de producție și economice, ridicarea nivelului de organizare și eficiență a muncii manageriale depinde în mare măsură de cât de rațional este organizată documentele în administrațiile locale.
Obiectul lucrării finale de calificare este munca de birou a autorităților municipale ale administrației districtului Bolkhovsky.
Subiectul studiului îl reprezintă particularitățile muncii de birou în autoritățile municipale, pe exemplul administrației locale a districtului Bolkhovsky.
Scopul este de a studia și analiza organizarea managementului documentar în autoritățile municipale ale Administrației districtului Bolkhovsky.
Scopul stabilit de noi formează următoarele sarcini:
1. Analizați conceptele de „management documentar” și „autorități municipale”.
2. Să identifice caracteristicile suportului documentației pentru management în autoritățile municipale.
3. Luați în considerare clasificarea documentelor administrațiilor locale.
4. Descrieți organizarea fluxului de lucru al administrațiilor locale.

Organizarea muncii de birou în autoritățile municipale respectă cerințele și standardele generale ale muncii de birou. Munca de birou, în general, și în special în administrațiile locale, nu stă pe loc, ci se îmbunătățește în fiecare zi, schimbând standardele și metodele de organizare.
În lucrarea de teză, cadrul normativ și metodologic este prezentat sub forma:
1. Legi: „Pe principii generale organizații de autoguvernare locală din Federația Rusă”; Constituția Federației Ruse; „Despre contabilitate”.
2. Standarde de stat: GOST R51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții"; OST 2479-2481 - Scrisori de afaceri OST 1780 - mesaje telefonice OST 1781 - procese verbale de ședințe OST 1782 - anunțuri de ședințe; Sistemul unificat de evidență de stat: dispoziții de bază; GOST R 6.30-2003 Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă: cerințe pentru documente; Sistem de stat de documentare suport pentru management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație.
3. Instrucțiuni de stat, reglementări, reguli: Regulament standard privind evidența propunerilor, cererilor și reclamațiilor cetățenilor din organele de stat, întreprinderile, instituțiile și organizațiile .; Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor; Reguli de bază pentru activitatea arhivelor de stat ale URSS; Reguli de bază pentru activitatea arhivelor de stat ale Federației Ruse; Instructiuni pentru contabilitate v instituţiile bugetare; Instrucțiuni exemplare privind munca de birou în administrațiile locale din teritoriul Altai; Carta, instructiuni pentru munca de birou si descrierea postului Administrația Consiliului Satului Zudilovsky din districtul Pervomaisky din teritoriul Altai.

Sistemul de principii, metode științifice și diverse trăsături care caracterizează etapele individuale de lucru cu documentele (grupe - la înregistrarea documentelor, categorii - când sunt executate) formează baza științifică a organizării moderne a suportului documentar pentru management în autoritățile municipale. Baza stiintifica această lucrare este prezentată sub forma:
Baza metodologică a studiului este principiul istoricismului, care ajută la urmărirea schimbărilor în lucrarea cu documente din trecut, prezent și începuturile viitorului.
În metodologia de cercetare a tezei s-a utilizat o abordare structural-funcțională, care a permis studierea structurii și funcționării suportului de documentare pentru management în autoritățile municipale. Metoda tipologică este și o metodă de cercetare a datelor privind lucrarea de teză. Ca urmare a tipologiei, s-au format grupuri stabile statistic de caracteristici care creează un model de organizare a muncii de birou în domeniul administrația municipală.
Baza empirică este observarea și analiza organizării muncii de birou în Administrația districtului Bolkhovsky. Adică, baza de date include documente emise de Administrația Districtului Bolkhovsky: organizatorice (cartă, fișe de post, instrucțiuni pentru munca de birou); administrative (decrete, ordine, decizii); informații și referințe (certificate, acte, scrisori, telegrame, mesaje telefonice și faxuri).
Metode de cercetare: Analiza generalizata, sinteza, metoda comparativa, observatie.
Cercetare:
1. A fost efectuată o analiză cuprinzătoare a organizării suportului de documentare în autoritățile municipale. Sunt luate în considerare definițiile autorităților municipale și suportul documentar al managementului, precum și sistemul de organizare a suportului documentar al managementului în autoritățile municipale.
2. Sunt dezvăluite natura și caracteristicile muncii de birou în administrațiile locale. Sunt descrise clasificarea muncii de birou și caracteristicile organizării fluxului de lucru în administrațiile locale.
3. Au fost studiate date teoretice și practice pe exemplul Administrației districtului Bolkhovsky. Este descrisă structura administrației consiliului satesc și sunt caracterizate caracteristicile organizării suportului de documentare pentru administrația districtului Bolkhovsky.
teză constă din introducere, trei capitole, șase paragrafe, concluzie, bibliografie și anexe. Volumul total de lucru este de ………….. pagini de text dactilografiat.

CAPITOLUL 1. DOCUMENTAȚIE PENTRU MANAGEMENT ÎN AUTORITĂȚILE MUNICIPALE

1.1 Conceptul de autorități municipale și managementul documentației
Autoritățile municipale sunt alese direct de populație și (sau) formate dintr-un organism reprezentativ municipalitate organisme cu puteri proprii de a rezolva probleme importanță locală.
Autoritățile municipale pot fi definite ca autoguvernare locală.

Organismele locale de autoguvernare sunt organe ale comunităților teritoriale autonome, care, de fapt, sunt municipalități. Aceste organe sunt formate direct din populație sau reprezentanți ai populației (organ de reprezentare) și răspund de exercitarea necorespunzătoare a atribuțiilor lor, în primul rând față de locuitorii municipiului. Ele ocupă un loc aparte în sistemul democratic de guvernare al societății și al statului, iar acesta este determinat, în primul rând, de faptul că prezența organelor de autoguvernare asigură o asemenea descentralizare a sistemului de management, ceea ce face din acest sistem cel mai potrivit pentru asigurarea intereselor populației pe teren, ținând cont de tradițiile istorice și de alte tradiții locale. Cu ajutorul organismelor locale de autoguvernare, se realizează organizarea autorităților locale, se asigură soluționarea independentă a problemelor vieții locale de către cetățeni, izolarea organizatorică a gestionării treburilor locale în sistemul de guvernare a societății și a statului. .

Organismele locale de autoguvernare nu fac parte integrantă din mecanismul de management al statului. Conform Constituției Federației Ruse (articolul 12), ei nu sunt incluși în sistemul autorităților de stat, prin urmare reprezintă o formă independentă a poporului care își exercită puterea. Totodată, nefiind autorităţi publice, organele de autoguvernare locală desfăşoară activităţi cu caracter imperios, întrucât sunt una dintre formele de realizare a puterii poporului. Prin urmare, deciziile luate de aceștia în limita competențelor lor sunt obligatorii pe teritoriul autoguvernării locale pentru toate organizațiile, funcționarii, cetățenii, asociațiile obștești. Atribuirea organismelor locale de autoguvernare cu puteri separate ale statului se realizează numai prin legea federală și legile subiecților Federației. Ele stabilesc, de asemenea, condițiile, precum și procedura pentru controlul statului asupra implementării de către autoritățile locale a anumitor puteri ale statului. Totodată, exercitarea autonomiei locale de către autoritățile statului și funcționarii statului nu este permisă. Deciziile organelor locale de autoguvernare pot fi anulate de organele care le-au adoptat sau declarate nule printr-o hotarare judecatoreasca.

În conformitate cu art. 131 din Constituția Federației Ruse, structura organismelor locale de autoguvernare este determinată de populație în mod independent. Populația poate aproba structura organelor locale de autoguvernare la un referendum local. Decizia privind structura organelor locale de autoguvernare poate fi luată de organul reprezentativ al municipiului și consacrata în carta municipiului. Legea federală din 28 august 1995 „Cu privire la principiile generale ale organizării autoguvernării locale în Federația Rusă” prevedea un singur organism local de autoguvernare obligatoriu, care ar trebui să fie în fiecare municipalitate: organism reprezentativ administrația locală. Legea federală din 6 octombrie 2003 „Cu privire la principiile generale ale organizării autoguvernării locale în Federația Rusă” rezolvă într-un mod nou problema prezenței organismelor locale de autoguvernare în structură. corpuri de legare, acordând mult mai multă atenție reglementării legale a formării și activităților guvernelor locale decât Legea federală din 1995.

Structura organelor locale de autoguvernare este formată din organul reprezentativ al municipiului, conducătorul municipiului, administrația locală, organism de control formația municipală, alte organe de autoguvernare locală prevăzute de carta formațiunii municipale și având atribuții proprii de soluționare a problemelor de importanță locală. Procedura de constituire, atribuțiile, durata mandatului, răspunderea, responsabilitatea administrațiilor locale, precum și alte aspecte de organizare și activități ale acestor organe sunt stabilite de carta municipiului. Participarea autorităților publice și a funcționarilor acestora la formarea organelor locale de autoguvernare, numirea și eliberarea din funcție a funcționarilor locale de autoguvernare este permisă numai în cazuri și în modul statutar. O schimbare în structura organelor locale de autoguvernare se realizează numai prin modificarea cartei municipiului. Hotărârea organului reprezentativ al formației municipale de modificare a structurii organelor de autoguvernare locală intră în vigoare nu mai devreme de la expirarea mandatului organului reprezentativ al formației municipale care a luat decizia menționată. Finanțarea cheltuielilor pentru întreținerea organelor de autoguvernare locală se realizează exclusiv pe cheltuiala veniturilor proprii ale bugetelor municipiilor respective.

Funcţiile autoguvernării locale sunt determinate de natura sa, locul în sistemul democraţiei, acele sarcini şi scopuri către care se îndreaptă activitatea municipală. Funcțiile autoguvernării locale sunt înțelese ca direcții principale activități municipale. Funcțiile autonomiei locale se remarcă printr-o anumită stabilitate și stabilitate, deoarece manifestă un impact constant, intenționat, al populației, al organelor autonome locale asupra relațiilor municipale în scopul soluționării cât mai eficace a problemelor de importanță locală. Împreună, ele arată posibilitățile și eficacitatea sistemului de autoguvernare locală, caracterizând scopul social al autoguvernării locale (propriu) și procesul de implementare a acesteia (existent). Ținând cont de rolul autoguvernării locale în organizarea și exercitarea puterii poporului, sarcinile rezolvate în procesul activității municipale și atribuțiile autoguvernării locale, se pot distinge următoarele funcții principale:

1. asigurarea participării populației la soluționarea problemelor de importanță locală;

2. management proprietate municipală, mijloace financiare ale autoguvernării locale;

3. asigurarea dezvoltării integrate a teritoriului municipiului;

4. asigurarea satisfacerii nevoilor populatiei in domeniul socio-cultural, utilitati publice si alte servicii vitale;

5. protectia ordinii publice;

6. reprezentarea și protecția intereselor și drepturilor autonomiei locale garantate de Constituția Federației Ruse și de legile federale.

Conform Constituției Federației Ruse, autoguvernarea locală în Federația Rusă se desfășoară în diferite forme organizatorice ah (v. 130). Împreună, aceste forme formează un sistem de autoguvernare locală în cadrul municipiilor respective, prin care se asigură soluționarea problemelor de importanță locală, de viață locală. Unitatea sistemului de autoguvernare locală se datorează faptului că se bazează pe principii democratice organizarea autoguvernării locale în Federația Rusă, este construită ținând cont de rolul și funcțiile autoguvernării locale în societate și stat, precum și tradițiile istorice și alte tradiții locale și este determinată de populația municipiilor respective. independent. Unitatea acestui sistem se manifestă prin delimitarea subiectelor de jurisdicție și competențe între diferitele forme de implementare a acestuia, precum și prin faptul că toate formele sale organizatorice se află în strânsă interconexiune, interacțiune și interdependență. În cadrul acestei interconexiuni și interdependențe, unele forme sunt derivate din altele sau sunt legate prin relații de conducere, responsabilitate și responsabilitate sau responsabilitate și responsabilitate. Legea federală stabilește formele de interacțiune districtul municipal cu aşezări urbane şi rurale care fac parte din circumscripţia municipală; permite formarea unui organism reprezentativ al districtului municipal din reprezentanți ai organelor locale de autoguvernare competente ale localităților. Legea federală prevede dezvoltarea cooperării intermunicipale. Formațiunile municipale pot forma asociații intermunicipale, pot înființa companii de afaceri și alte organizații intermunicipale. Conceptul de „sistem de autoguvernare locală” este utilizat pentru a caracteriza organizarea puterii publice și formele de activitate ale populației, organele formate de acestea pentru a aborda probleme de importanță locală din municipiu.

Legea stabilește mai multe grupuri de forme organizaționale prin care se realizează autoguvernarea locală în Federația Rusă.

Prima grupă cuprinde forme de implementare directă a autoguvernării locale de către populație.Democrația directă în sistemul de autoguvernare locală se realizează prin diferite forme de exprimare directă a voinței populației sau a grupurilor sale individuale care trăiesc în limite. de raioane, orașe, raioane din orașe, orașe, așezări rurale în care se exercită autoguvernarea locală. Ea joacă un rol deosebit în implementarea sa, care este determinat în primul rând de faptul că, prin forme de democrație directă precum alegerile, ședințele publice și o serie de altele, formarea și funcționarea tuturor părților cele mai importante ale auto-autonomiei locale. sistem guvernamental – organele acestuia sunt asigurate. Având în vedere acest lucru, putem spune că în practica autoguvernării locale, formele de democrație directă și reprezentativă se împletesc, completându-se reciproc. În plus, rolul democrației directe în implementarea autoguvernării locale este determinat de faptul că unele dintre formele acesteia (referendumuri locale, adunări cetățenești și altele) sunt incluse în sistemul de autoguvernare locală ca parte integrantă. din ea.

Al doilea grup este format din organe și funcționari ai autonomiei locale, cărora le sunt încredințate principalele activități zilnice privind implementarea autonomiei locale pe teritoriul municipiilor respective. Organismele locale de autoguvernare sunt unul dintre fundamentele sistemului democratic al administrației publice, care permite democratizarea aparatului administrativ și decizia. probleme locale cu o eficienta mult mai mare comparativ cu un sistem de control centralizat; asigurați-vă că interesele comunităților mici sunt luate în considerare la desfășurare politici publice; îmbină în mod optim interesele și drepturile unei persoane și interesele regiunilor și ale statului în ansamblu.

Al treilea grup include formele de participare a populației la autoguvernarea locală, în care locul central este ocupat de autoguvernarea publică teritorială. Numeroase și diverse forme de participare a populației la implementarea autoguvernării locale servesc ca suport de masă pentru autoguvernarea locală, întăresc legăturile acesteia cu populația. Activitatea lor manifestă o inițiativă civică directă a populației, alimentată de interesele stabile ale diverselor grupuri sociale. Ei transformă aceste interese și tradiții în comportament civic activ, muncă practică.

Reglementare legală autoguvernarea locală în Rusia aparține subiecților de jurisdicție a subiecților Federației. Competența comună a Federației și a entităților constitutive ale Federației Ruse include doar stabilirea principiilor generale pentru sistemul de autoguvernare locală. În conformitate cu aceasta, Federația are dreptul de a emite legi cu privire la principiile generale ale autonomiei locale și face acest lucru. Autoguvernarea locală este reglementată în detaliu de legile entităților constitutive ale Federației Ruse și de cartele municipalităților înseși. Reglementarea legală nu se limitează la principii. Temeiul juridic al autoguvernării locale este o combinație de diverse acte juridice de reglementare și individuale reglementarile legale reglementarea problemelor de autoguvernare locală. Parte Bază legală autoguvernarea locală în Rusia include, în primul rând, unele norme juridice internaționale cuprinse în acte drept internațional.Acestea sunt principii și norme universal recunoscute de drept internațional, precum și tratate internationale ratificat de stat. Temeiul juridic al autoguvernării locale în Rusia include și prevederi cuprinse în alte acte juridice. Aceasta este Constituția Federației Ruse (articolul 12, capitolul 8 etc.); legile de bază (constituții, carte) ale entităților constitutive ale Federației Ruse; legi federale-cadru (privind principiile generale ale organizării autoguvernării locale, 1995); legi federale emise în elaborarea legilor-cadru și care reglementează baza aspectelor individuale ale guvernării locale în nivel federal(O fundamente financiare autoguvernarea locală, 1997, despre elementele de bază serviciu municipal, 1998 și alții); decrete ale președintelui Federației Ruse (de exemplu, privind aprobarea principalelor prevederi ale politicii de stat în domeniul dezvoltării autoguvernării locale, 1999); Decretele Guvernului Federației Ruse (de exemplu, privind registrul federal municipii, 1998); decrete Curtea Constititionala Federația Rusă (Curtea a subliniat, de exemplu, că subiecții Federației nu au dreptul să înlocuiască organismele locale de autoguvernare prin crearea de organe de administrație locală ale subiectului Federației); legi ale entităților constitutive ale Federației privind autoguvernarea locală (asemenea legi sau legi cu un nume similar au fost adoptate în toate entitățile constitutive ale Federației Ruse); statutele municipiilor; unele altele acte juridice municipiul specific. Cadrul legal al autoguvernării locale poate include prevederile actelor juridice federale și ale entităților constitutive ale Federației Ruse, care se referă în general la alte domenii de reglementare, dar includ anumite norme care afectează problemele de autoguvernare locală (de exemplu, legile privind educația, biblioteconomia, procedura de privatizare a statului și proprietate municipală, despre intestine și altele). Un loc aparte printre izvoarele dreptului municipal îl ocupă cartele municipalităților și Carta europeană a autonomiei locale din 1985. Carta este actul constitutiv al municipiului, care are pt. această educație natura cuprinzătoare, care stă la baza elaborării regulilor municipale și se caracterizează printr-o procedură specială (complicată) de adoptare și modificare.

Carta este actul principal care reglementează problemele administrației locale în cadrul unei singure municipalități. Se adoptă fie de către un organism reprezentativ, fie printr-un referendum local. În conformitate cu legile entităților constitutive ale Federației Ruse, carta municipalității ar trebui să reflecte: limitele și componența teritoriului; probleme de importanță locală legate de jurisdicția municipiului; procedura de participare a populației locale la soluționarea acestor probleme; structura și procedura de formare a organelor locale de autoguvernare și a funcționarilor acesteia; numele organelor alese și ale funcționarilor; durata mandatului acestora; tipuri, procedura de adoptare și intrare în vigoare a actelor juridice de reglementare ale administrațiilor locale; garanții privind drepturile, temeiurile și tipurile de responsabilitate ale organelor și funcționarilor (revocare, exprimare a neîncrederii, încetare anticipată puteri etc.) probleme ale serviciului municipal; procedura de deținere, utilizare și înstrăinare a proprietății municipale; caracteristici ale organizării autoguvernării locale în zonele cu o populație densă de grupuri etnice, cazacii, ținând cont de tradițiile istorice și de altă natură. Statutele municipiilor sunt supuse înregistrare de stat. Pe lângă carte, cadrul legal al unei anumite municipalități include acte juridice de reglementare adoptate de organismele și funcționarii autonomiei locale. Acestea pot include reglementări privind activitatea organelor reprezentative locale, decizii ale organelor reprezentative ale autoguvernării locale (de exemplu, privind stabilirea impozitelor și taxelor locale), prevederi privind autoguvernarea publică teritorială în cadrul municipiilor. La reglementarea atribuțiilor organelor municipale se folosește principiul subsidiarității, aplicat la delimitarea competențelor statului (RF) și formațiuni de stat(subiecții Federației Ruse), pe de o parte, și municipalități, pe de altă parte, înseamnă: problemele care pot fi rezolvate la nivelul inferior nu trebuie transferate la nivelul superior; autorităţile municipale sunt transferate sarcini cărora asociațiile cetățenești nu le pot face față prin utilizarea auto-organizarii, a altor forme de democrație directă.

Conceptul de competențe ale autoguvernării locale caracterizează capacitățile și responsabilitățile acesteia în fiecare dintre domeniile de jurisdicție. În totalitatea lor, subiectele de jurisdicție și competențe formează competența autonomiei locale.

Subiecții, deținătorii de autoritate sunt administrațiile locale, funcționarii acestora și o anumită categorie de cetățeni - alegătorii. Fiecare dintre aceste trei elemente are propria sa competență (de exemplu, un organ reprezentativ - în domeniul bugetului, șeful unei municipalități - în domeniul managementului, cetățenii - determinarea componenței aleșilor sau rechemarea anticipată a acestora), dar atunci când sunt combinate, ținând cont de subiectele de competență, ia naștere o nouă calitate, neproprietă niciunuia dintre elementele în mod separat, de competența municipiului. Lista jurisdicțiilor prezentată mai sus indică faptul că autoguvernarea locală are competențe semnificative în diferite domenii. Subiectul de jurisdicție și autoritate se contopesc într-un eveniment anume, în valoare de acest eveniment competența autonomiei locale și competența mai specifică a organului (de exemplu, șeful administrației municipiului) care îndeplinește sarcina. Dispoziții generale asupra subiectelor de competență a municipiului își primesc concretizarea în competențe, constituind, împreună cu cele dintâi, competența municipiului, care se dezvoltă în atribuțiile organelor și funcționarilor acesteia.

Munca de birou este o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale. În procesul de activitate al oricărei întreprinderi, organizații sau instituții, deciziile de management sunt luate pe diverse aspecte. Totodată, informațiile necesare pentru luarea deciziilor și deciziile în sine pot fi prezentate sub formă de documente. Prin urmare, munca de birou se mai numește și documentație de management. Eficiența managementului, rentabilitatea, eficiența, cultura muncii a angajaților din conducere depind de organizarea muncii de birou. Dezvoltarea de noi tehnologii informaționale în management, noi programe de birou se realizează pe baza regulilor tradiționale de lucru de birou. Munca de birou constă din două componente indisolubil legate: documentarea și organizarea muncii cu documente.

Toate operațiunile cu documente sunt reglementate de cadrul normativ și metodologic al muncii de birou. Acesta guvernează:
- reguli pentru documente;
- reguli de lucru cu documente;
- asigurarea securitatii documentelor;
- procedura de transfer a documentelor în vederea păstrării arhivistice;
- munca de serviciu de birou (functii, structura);
- introducerea de noi tehnologii informaţionale;
- lucrul cu documente care au ștampila de restricție de acces;
- aspecte juridice legate de documente și alte aspecte.

Problemele de suport documentativ al conducerii sunt reglementate de:
- legile Federației Ruse;
- standardele de stat și din industrie;
- clasificatori întregi ruși;
- stare și linii directoare ale industriei munca de birou;
- instrucțiuni pentru munca de birou a unei anumite organizații.

Managementul documentației îndeplinește o serie din următoarele funcții.

Intocmirea formularelor si detaliilor documentelor. După ce a compilat textul documentului, acesta trebuie să fie corect formatat, astfel încât să aibă efect juridic. Procedura de emitere a documentelor oficiale este determinată de GOST R6.30-2003 Cerințe pentru executarea documentelor, care stabilește regulile de emitere a fiecărui element al documentului. Documentul constă dintr-un număr de elemente constitutive, care se numesc detalii. De când a apărut termenul profesional recuzită, vom dezvălui conținutul acestuia. În GOST 351141-98 pentru termeni și definiții, cerința unui document este numită „un element obligatoriu în executarea unui document oficial”. Documente diferite constau dintr-un set diferit de detalii. Numărul de detalii care caracterizează documentele este determinat de scopul creării documentului, scopul acestuia, cerințele de conținut și formă acest document, un mod de documentare. În plus față de cerințe, un document poate fi caracterizat și prin caracteristici precum originalitatea și numărul copiei, autenticitatea și falsificarea, starea fizică a documentului, formatul hârtiei și metoda de fabricare a documentului. Multe documente au un număr strict limitat de detalii. Absența sau indicarea incorectă a oricărei cerințe în document oficial face documentul invalid. Pentru un număr de documente emise de autoritățile publice și administrația publică, componența detaliilor documentelor este stabilită în legislație și reguli. Documentele, a căror formă nu este furnizată, trebuie să conțină următoarele detaliile necesare:
a) denumirea documentului;
b) data întocmirii documentului;
c) denumirea organizației în numele căreia se întocmește documentul;
d) continutul tranzactiei comerciale;
e) instrumente de măsurare a tranzacţiilor economice în termeni fizici şi monetari;
f) denumirile funcţiilor persoanelor responsabile cu efectuarea tranzacţiei comerciale şi corectitudinea executării acesteia;
g) semnăturile personale ale persoanelor menționate.

Setul de detalii care alcătuiesc documentul se numește formularul de document. O formă caracteristică unui anumit tip de document, de exemplu, o comandă, un act, se numește formular standard.O formă tipică este caracterizată de un anumit număr de detalii aranjate într-o secvență strictă. Când, în anii 1920, s-au început lucrările de unificare și standardizare a documentelor în țara noastră, au fost elaborate primele standarde de stat pentru documente privind forma și amplasarea detaliilor acestora. Aceste standarde au fost în vigoare până la începutul anilor 1940. Încă o dată, lucrările privind standardizarea documentelor au fost reluate în anii 1960. În 1965-1975. au fost elaborate standarde care stabilesc cerințe pentru sistemele de documentare individuale utilizate în domeniul managementului (comerț exterior, comerț intern, organizatoric și administrativ, primar, contabilitate).

Organizarea muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS

FACULTATEA DE DREPT

Test

Pe discipline: „Documentarea activităților de management”

pe tema „Organizarea muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală”

Completat de: elev din grupa 303

Panshina E. Yu.

Verificat:

Kemerovo, 2010

Introducere……………………………………………………………………..…. 3

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității………………. 5

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală………………………………………………….….. 7

3. Alegerea abordării automatizării fluxului de lucru……………10

4. Sisteme de organizare a managementului documentelor electronice………….. 12

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități……………18

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………20

8. Hotărâre pentru administrația locală……………………………….. 21

Concluzie……………………………………………………………………………………23

Lista literaturii utilizate…………………………………………………….. 25

Introducere.

De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre mijloacele tehnice disponibile ar trebui actualizat în primul rând și care poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?

modernizarea planificată a parcului tehnic.

mult timp este dedicat studiului, analizei și compilarii diverselor

documentație. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, când

scop munca de control este studiul fundamentelor teoretice ale organizării muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

După scopul controlului în lucrare, urmează sarcini:

Definiți conceptul de flux de lucru;

Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;

Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;

Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.

RF din 15 iunie 2009 Nr. 477. În baza prezentului Regulament, organul executiv federal, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, emite o instrucțiune privind munca de birou. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul dosarelor organismului este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei statului federal relevantă. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Rezoluția stabilește procedura de lucru cu documentele electronice.

„fluxul documentelor”, „munca de birou” etc. sunt considerate exclusiv în contextul organizării muncii autorităților publice și a autonomiei locale. În consecință, termenii sunt interpretați exclusiv cu utilizarea reglementărilor naționale aplicate activității organismelor guvernamentale.

Munca de birou, sau „management documentar”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizaționale pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Cu toate acestea, în „Instrucțiunile standard privind munca de birou în organele executive federale” din 27 noiembrie 2000, funcțiile de birou nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru sugerează că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), ci și proiectelor de documente.

Care sunt caracteristicile „modelului rusesc” al muncii de birou? Există trei beneficii cele mai izbitoare:

Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;

Centralizarea functiilor de control;

Norme uniforme de circulație a documentelor.

control imediat după „naștere” – adică afirmare. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și autoguvernare locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.

poate vorbi despre automatizarea muncii tradiționale de birou folosind tehnologii informaționale moderne.

munca de birou. Totodată, nimic nu împiedică includerea în sistemul automatizat a posibilității de a lega cardul cu imaginea electronică a documentului în sine (text și chiar imagine, sunet și video). Astfel, se creează condiții tehnologice pentru trecerea la managementul electronic al documentelor. Trecerea la managementul documentelor electronice, la rândul său, creează premisele pentru formarea arhivelor electronice cu mecanisme eficiente de referință și lucru analitic pe o varietate de documente în diferite forme de prezentare.

Pe de altă parte, utilizarea unei rețele de calculatoare creează condiții pentru descentralizarea îndeplinirii diferitelor funcții de birou, menținând în același timp controlul centralizat asupra fluxului de documente. Este posibil, de exemplu, să se permită departamentelor și chiar angajaților individuali să înregistreze în mod independent documentele și, în același timp, să le controleze central trecerea. În plus, prezența unei rețele care conectează autoritățile la distanță teritorială permite controlul centralizat asupra fluxului de documente, ceea ce este imposibil de implementat în cadrul tehnologiei pur hârtiei.

modele, pierderea documentelor poate apărea numai din cauza unei încălcări directe a instrucțiunilor de lucru de birou.

3. Alegerea abordării automatizării fluxului de lucru.

Necesitatea automatizării fluxului de lucru al autorităților publice și al autoguvernării locale este acum evidentă pentru toată lumea.

Munca de birou care utilizează jurnale de hârtie și dulapuri de dosare este incompatibilă cu cerințele de îmbunătățire a eficienței muncii funcționarilor publici din mai multe motive.

și prelucrarea datelor din dulapuri de dosare eterogene și descentralizate.

Dosarele cu documente sunt de obicei separate de artiști. Acestea conțin informații incomplete și neoperaționale despre starea documentelor.

probleme de management.

Microsoft, împreună cu parteneri, oferă soluții software și metodologice în două etape în domeniul organizării fluxului de documente pentru autoritățile publice și administrațiile locale:

Management electronic de documente și muncă de birou.

este pe termen scurt principala abordare a automatizării fluxului de lucru în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

Documentele procesate de autoritate, inclusiv cele transmise prin tehnologia informatică, au două forme - în mod tradițional pe hârtie și electronice. O astfel de simbioză este o consecință a faptului că mijloacele moderne de pregătire a documentelor presupun o formă electronică de stocare a unui document, în timp ce cadrul de reglementare și regulile de circulație stabilite sunt hârtie. De asemenea, cel mai important argument în favoarea economisirii documentelor pe hârtie este confortul de neegalat de a lucra cu acestea. Regulile și obiceiurile se schimbă mult mai lent decât capacitățile tehnologiei informaționale moderne.

În autoritățile publice și autoguvernarea locală, se pare că de mult timp, la procesarea documentelor în formă electronică, se vor salva operațiunile care necesită crearea copiilor lor pe hârtie. De regulă, managerii preferă să lucreze cu documente pe hârtie. În plus, în timp ce schimbul de documente oficiale între autorități și transferul acestora la arhivele statului are loc și pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor și munca de birou (EDD) este un răspuns tehnologic la cerințele moderne impuse de situația politică și economică actuală asupra eficienței autorităților de stat ruse și a autonomiei locale. EDD este susținut, de asemenea, de experiența implementării sale în organismele guvernamentale occidentale și de exemple de funcționare în structuri comerciale mari și progresive din Rusia.

4. Sisteme care organizează gestiunea electronică a documentelor.

După cum am menționat mai sus, managementul electronic al documentelor este un set de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Tehnologiile aplicate permit organizarea interacțiunii „fără întreruperi” a sistemelor care asigură diverse operațiuni de procesare a documentelor. În primul rând, aceste tehnologii includ:

Analog electronic al unei semnături de mână;

Mijloace de transmitere a datelor;

Mijloace de stocare a informațiilor electronice.

Managementul electronic al documentelor vă permite să creați un singur spațiu informațional în autoritate, integrând toate sistemele documentare în nodul informațional. Integrarea se realizează fără a pierde calitatea muncii cu documente, păstrând în același timp tradițiile muncii de birou rusești. Baza unei astfel de integrări este stocarea documentelor fiabile și sistemele de gestionare a documentelor care interacționează cu acesta. Toate documentele procesate sunt stocate într-un singur depozit, ceea ce permite căutarea și selecția optimă a informațiilor la pregătirea materialelor. În momentul de față, în majoritatea autorităților și autonomiei locale, multe operațiuni sunt deja efectuate folosind tehnologia informatică. Sarcina sistemului automatizat este de a organiza munca colectivă eficientă asupra textelor documentelor și de a oferi fiecărui funcționar public un spațiu informațional bogat pentru a-și asigura activitățile.

5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale.

Tehnologia de gestionare electronică a documentelor este susținută de următoarele funcționalități ale sistemului:

scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie folosind tehnologia OCR încorporată;

Atașarea la cardul de înregistrare (RC) a unei imagini electronice a documentului sub forma unui fișier (fișiere) de orice format;

Asigurarea procesului de aprobare (vizualizare) a proiectelor de documente;

folosind mijloace certificate;

Formarea și executarea dosarelor, adică gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei;

Arhivarea documentelor electronice, treburile autorității.

În același timp, setul principal de detalii ale RK poate fi extins cu un set arbitrar de detalii suplimentare, determinate pentru fiecare grup de documente. Conform detaliilor suplimentare ale Republicii Kazahstan, este posibil, împreună cu detaliile principale, să căutați și să selectați date atunci când se generează rapoarte. La primirea unui document electronic de intrare, înregistrarea acestuia se efectuează automat. Pentru documentul primit ca urmare a schimbului dintre cele două sisteme EDD, majoritatea detaliilor RK sunt generate automat. Imaginea electronică a documentului este atașată AC. Totodată, se verifică identitatea documentului prevăzut cu EDS și criptoprotecție. În cazul în care documentul primit ajunge în formă de hârtie, sistemul oferă un apel către pachetul de recunoaștere optică a textului, iar la primirea imaginii sale electronice, acesta este returnat în sistemul de management al biroului cu atașarea simultană a documentului la AC. Utilizatorul sistemului, care a atașat fișierul document, stabilește drepturile de acces la fișier la nivel de secret, precum și protecția (anularea protecției) la editare.

Fișierele cu texte (imagini) ale documentelor de ieșire și interne sunt, de asemenea, atașate la AC folosind tehnologia standard. Documentul de ieșire, însoțit de cerințele Republicii Kazahstan, poate fi protejat printr-un EDS, criptat și transferat către destinatar.

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități.

În prezent, vechile sisteme automatizate de gestionare a documentelor sunt deja utilizate în multe autorități publice. Sunt construite pe diferite baze de software și hardware. Unele dintre ele, furnizate de partenerii Microsoft (inclusiv sistemul Delo al companiei Electronic Office Systems descris mai sus), sunt implementate pe baza tehnologiilor moderne. De asemenea, un număr semnificativ de sisteme din generațiile anterioare bazate pe MS DOS și alte platforme sunt încă în funcțiune. Unificarea sistemelor în toate organele statului în viitorul apropiat este imposibilă atât din punct de vedere politic (drepturile subiecților Federației și ale guvernelor locale), cât și din punct de vedere practic. Implementarea și, mai ales, înlocuirea sistemelor de operare este un proces destul de lung, dificil și costisitor.

și ar permite conectarea diferitelor sisteme.

Schimbul de documente electronice trebuie să fie securizat corespunzător. Documentele trebuie să fie prevăzute cu semnătură electronică, care să garanteze paternitatea și invarianța conținutului documentului, iar în unele cazuri - închise prin mijloace criptografice de la accesul neautorizat.

Centrele de date pot îndeplini următorul set de funcții:

Transformarea și coordonarea formatelor documentelor de intrare-ieșire;

Suport pentru bazele de date de adrese și calculul rutelor de livrare a documentelor;

Livrare garantată a documentelor;

Suport și sincronizare a directoarelor.

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri.

Soluție pentru autoritățile municipale și alte autorități cu un flux redus de documente Această categorie poate include în mod condiționat structurile de management municipal cu un flux redus de documente care nu au o bază tehnică suficientă pentru implementarea unui sistem EDD cu drepturi depline. Pentru aceștia se poate recomanda o soluție monoutilizator, dotată cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu o organizație superioară – direct sau prin intermediul centrului de date. Utilizatorul unei astfel de soluții este de obicei un angajat responsabil de munca de birou a organizației. În același timp, se lucrează cu documente pe hârtie, dar sistemul menține înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, înregistrarea rezoluțiilor pe documente, documente scoase din cauza și arhivate. Cu un număr mare de angajați, se poate ține și o evidență a mișcării originalelor de hârtie. Documentele primite în formă electronică de la o organizație superioară sunt imediat înregistrate, tipărite și încep să fie executate înainte de sosirea originalelor pe hârtie. Organizația-mamă primește automat o notificare că documentul a fost înregistrat. Această soluție permite:

Accelerarea schimbului de documente de intrare/ieșire cu o organizație superioară;

Reduceți numărul de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută.

8. Soluție pentru administrația locală.

divizarea și lucrul nu numai cu documente de la organizații, ci și cu scrisori și apeluri de la cetățeni și întreprinderi. Astfel de organizații au de obicei o flotă suficientă de computere personale conectate la o rețea locală. Pentru ei se poate recomanda o solutie multi-utilizator cu numarul de locuri de munca de la 5 la 20, dotata cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu organizatiile superioare si inferioare (direct sau printr-un centru de date), comunicare cu un portal de informare. și primirea de aplicații de la cetățeni și organizații și posibilitatea de acces la internet la distanță.acces la datele sistemului EDD. Sistemul ar trebui să ofere înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, contabilizarea rezoluțiilor asupra documentelor, documentele scoase din cauză și în curs de arhivare. De asemenea, trebuie păstrată o evidență a mișcării originalelor din hârtie.

În cazul în care organizația are un canal disponibil permanent pe Internet, accesul la distanță la sistemul EDD poate fi organizat printr-o interfață web, care vă permite să controlați evoluția muncii atât pentru funcționarii plecați, cât și pentru organizațiile superioare.

Această soluție permite:

Reduceți sarcina asupra personalului de birou prin transferarea unei părți din funcții către departamente;

Creșterea eficienței controlului asupra executării documentelor;

Organizarea unui sistem eficient de stocare a documentelor aferente;

Reduceți timpul de căutare a documentelor necesare;

Reducerea numărului de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută;

Accelerează și eficientizează munca angajaților în executarea documentelor;

Reducerea costurilor de lucru cu contestațiile cetățenilor și organizațiilor depuse electronic (prin portal);

Concluzie.

În prezent, procesul de introducere a tehnologiei și rețelelor informatice în instituțiile publice este activ în derulare, iar în multe dintre ele nivelul atins până în prezent este suficient pentru introducerea tehnologiilor moderne de lucru cu documente. Dar, pe lângă computere și rețele, acest lucru necesită un set de soluții software moderne.

luarea deciziilor și documentare; aducerea de decizii executorilor;

Executarea deciziei; controlul executiei; colectarea de informații despre performanță;

Transfer de informații prin link-uri verticale și orizontale; stocarea și preluarea informațiilor.

Aparatul de conducere își implementează funcțiile în principal prin documente organizatorice și administrative universale și autorizate, create care circulă indiferent de specificul activităților din toate sectoarele economiei naționale și ale administrației publice. Dacă luăm în considerare că în aparatul administrativ sunt angajați peste 14 milioane de oameni, iar circulația anuală a documentelor în țară este de aproximativ 60 de miliarde de coli și continuă să crească, atunci nu există nicio îndoială că reglementarea eficientă a acestui proces este de mare importanță. Standardele documentare de stat, clasificatorii pentru întregul Uniune și sistemele de documentare unificate acționează ca unul dintre mijloacele de reglementare a fluxurilor de documente. Acestea și alte standarde sunt recunoscute pentru a stabiliza fluxul de documente în țară pe tot parcursul ciclului tehnologic, pentru a crea o tehnologie optimă pentru gestionarea gestiunii documentelor a fiecăruia.

unitate de management.

Lista literaturii folosite:

2. Borodina VV Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M. V. Munca de birou în autoritățile publice și administrația locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 256 p. - (Educatie inalta)

4. Kuznetsov I. N. Managementul documentatiei si munca de birou. [Text] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. Documentarea activităților de management. [Text] / V. A. Spivak. - Editura: Peter, 2008. - 256s.

Sistem de stat de documentare suport pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. - M., 1991

Borodina VV Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 154С

Spivak V. A. Documentarea activităților de management. [Text] / V. A. Spivak. - Editura: Peter, 2008. - 98C.

Borodina VV Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. -184С.

Spivak V. A. Documentarea activităților de management. [Text] / V. A. Spivak. - Editura: Peter, 2008. - 68C.

M. I. Basakov. Munca de birou. Manual pentru elevii instituţiilor de învăţământ din învăţământul secundar profesional. [Text] / Editura Basakov M.I.: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și administrația locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. -Editura: Infra-M:, 2004. - 127С.

Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și administrația locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 154C.

Managementul documentelor în autoritățile executive. Lucrări de birou în organele guvernamentale de stat și municipale

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Documente similare

I. Prevederi generale

II. Termeni și definiții ()

III. Crearea de documente în organul executiv federal

IV. Cerințe pentru organizarea circulației documentelor în organul executiv federal

V. Fond documentar al organului executiv federal

VI. Caracteristicile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal (in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Lista informațiilor necesare despre documente, utilizate în scopul contabilității și căutării documentelor în sistemele electronice de gestionare a documentelor autorități executive federale

II. Termeni și definiții
()

VI. Caracteristicile lucrului cu documente electronice în organismul executiv federal
(in rosu. Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 nr. 356)

Lista informațiilor necesare despre documente,
utilizate în scopul contabilității și căutării documentelor
în sistemele electronice de gestionare a documentelor
autorități executive federale