La birou, este adesea necesar să trimiteți copii prin e-mail - versiuni electronice ale documentelor tipărite. Acestea pot fi diverse acte, facturi, scrisori, contracte, charte, note de birouși orice alte documente posibile.
Acasă avem fotografii vechi care au devenit decrepite de-a lungul anilor și am dori să le păstrăm.
Ni s-a oferit o carte interesantă de ceva vreme, dar vrem să o avem cu noi. Cum să faci totul? Documentele noastre pe hârtie de scurtă durată trebuie convertite în formă electronică, adică digitalizate și stocate.
Digitalizarea este conversia unei imagini sau a unui semnal audio/video analogic într-un format digital adecvat pentru înregistrarea pe suport electronic.
Pentru a digitiza imaginile unui obiect, există dispozitive speciale - scanere. Există scanere de coduri de bare, scanere de film. Scanerele biometrice citesc modelul retinei ochiului sau modelul papilar al pielii degetelor. Forma unui obiect tridimensional este citită de un scaner 3D tridimensional.
În scanere pentru prelucrarea suporturilor de hârtie - desene, fotografii, documente text, imaginea este iluminată linie cu linie cu o lampă specială, iar fluxul de lumină reflectat este focalizat pe o matrice fotosensibilă. Convertorul analog-digital convertește semnalele electrice primite într-un sistem de date binar, care formează o copie digitală a imaginii.
Alegerea unui scaner depinde de sarcinile și specificul aplicării acestuia. Un scanner dintr-un birou este aproape întotdeauna folosit pentru a digitiza documente. Chiar dacă fotografiile sunt scanate, acestea nu sunt supuse unor cerințe de înaltă calitate în birou. O rezoluție de 300 dpi este suficientă pentru a asigura funcționarea corectă a programelor de recunoaștere și pentru a obține text lizibil. Orice scaner produs astăzi oferă o rezoluție acceptabilă pentru munca de birou.
Acest lucru este valabil și pentru profunzimea culorii. Aproape fiecare scaner modern reproduce nivelul de culoare gri necesar documentelor tipărite.
Este important la birou, unde sarcina principală este digitizarea rapidă pagină cu pagină a documentelor text, aceasta este automatizarea procesului de scanare. Pot fi utilizate scanere cu alimentare cu coli. Aici, o coală de document este introdusă în fanta aparatului și trasă, ca într-un aparat de fax, de-a lungul rolelor de ghidare. Un astfel de scaner este convenabil cu un alimentator automat de coli încorporat. Încărcăm mai multe coli dintr-un document cu mai multe pagini în tavă și, în timp ce scanerul se digitalizează, facem simultan și altceva. Totul este simplu aici. Dacă este instalat software-ul OCR corespunzător, o singură apăsare de buton este suficientă pentru a digitiza și salva un document în formatul dorit pe un astfel de scaner.
O soluție modernă de birou pentru un departament al unei companii de inginerie, de exemplu, ar putea fi un scanner A3 inclus într-un dispozitiv multifuncțional împreună cu o imprimantă A3/A4. Pe un astfel de MFP este convenabil să digitalizați și să faceți copii ale desenelor.
Este clar că nu va funcționa să scanezi o revistă legată sau o întindere a unei cărți pe un scaner cu alimentare cu coli.
Pentru a scana documente față-verso, există scanere duplex, în care două elemente de scanare procesează ambele părți ale foii într-o singură trecere.
O soluție bună pentru casă este un MFP cu jet de cerneală color. MFP este un dispozitiv multifuncțional care include un scanner și o imprimantă. Un astfel de dispozitiv este și un copiator. Adică, MFP poate scana automat un document și poate imprima o copie a acestuia - creați o fotocopie a documentului.
Dispozitivul compact cu funcții combinate ocupă mai puțin spațiu pe masă. Costul acestuia va fi semnificativ mai mic decât costul total al dispozitivelor incluse în el, dacă le cumpărați separat. Pe o imprimantă color cu jet de cerneală realizăm fotografii color și cărți de vizită de înaltă calitate, iar cu un scaner plat digitalizăm documente, albume foto sau cărți necesare.
În lecțiile următoare, vom învăța cum să digitalizăm, convertim și salvam manual documente text pe un scaner plat, pagină cu pagină.
În aceste exemple, am folosit un MFP pentru desktop A4 popular pentru scanare. Un astfel de dispozitiv ieftin este cea mai bună soluție pentru casă și poate fi un al doilea MFP suplimentar la birou.
Să presupunem că avem mai multe pagini în mod logic document aferent, care trebuie digitizat și trimis prin e-mail către contrapartida noastră. Să-i spunem „Contract”.
În iubitul nostru Windows XP, există un „Asistent scaner sau cameră digitală” standard. Pentru ca expertul să funcționeze, scanerul trebuie să fie instalat pe computer și trebuie să fie activat. Lucrul în vrăjitor este foarte simplu și există un mic ghid în lecția Digitalizarea documentelor în Windows XP.
În Windows 7, instrumentul pentru crearea de copii electronice ale documentelor și imaginilor tipărite este componenta standard Windows Fax and Scan.
Deci, am citit lecțiile și cu ajutorul unuia dintre aceste programe am primit fișiere scanate ale paginilor contractului nostru într-una din formate grafice, salvate și atașați-le la un e-mail, trimiteți-le la adresa.
Lucrul rău aici este că atunci când scanăm un document cu mai multe pagini cu aceste programe, nu vom putea combina scanările de pagini într-un singur fișier. Bineînțeles, puteți numerota fișierele de pagină în ordine și arhivați-le astfel încât să le puteți trimite compact. Dar destinatarul nostru va putea vizualiza paginile pe rând doar într-un editor grafic, fără a putea naviga prin document. Este incomod și pierde timpul. Și în general inacceptabil.
De fapt, folosind aceste instrumente, obținem fotografii digitale individuale ale paginilor unui document.
Pentru a converti scanările noastre împrăștiate în un singur document cu posibilitatea de căutare full-text, aveți nevoie de un program de recunoaștere a textului. Cel mai bun pentru astăzi este FineReader.
FineReader este un program firma ruseasca ABBYY. Cea mai recentă versiune ABBYY FineReader 12 a fost lansată în februarie 2014. Acest program extrage date text din imagini digitale - recunoaște caracterele text. Versiunea de evaluare a ABBYY FineReader 12 Professional poate fi descărcată din resursa oficială: http://www.abbyy.ru/finereaderși antrenează-te timp de 30 de zile.
Este mai bine când una dintre cele mai recente versiuni pro este instalată pe computer. Aici și mai jos, este descrisă lucrul în ABBYY FineReader 10 Professional Edition.
Așadar, în lecțiile anterioare, am scanat paginile cu instrumente standard Windows, le-am numerotat, le-am salvat cu extensia „jpg” și le-am plasat într-un folder separat, pe care l-am numit „Acord”.
Deci, folosind funcțiile minunate ale programului de recunoaștere, putem converti cu ușurință diverse imagini în formate editabile.
Mai multe despre aceasta, vă rugăm, în următoarea lecție: Scanarea în ABBYY FineReader.
Și așa, citim aceste lecții și vedem ce avantaje ne oferă programul de recunoaștere. În loc de tastarea plictisitoare și consumatoare de timp dintr-o carte sau broșură, pur și simplu scanăm paginile necesare cu FineReader, le edităm dacă este necesar și le salvăm în formatul selectat. Astfel, puteți compune rapid, de exemplu, un articol sau un rezumat .
Și cum să scanăm paginile cărților și să digitizăm cărțile citim în subiectul: Digitizing a book.
În concluzie, să rezumam subiectul: un scaner în combinație cu un program de recunoaștere este un înlocuitor rațional pentru tastarea de la tastatură. Având o versiune pe hârtie - un text tipărit pe o imprimantă sau într-o tipografie, în loc să intrăm de la tastatură, îl scanăm pur și simplu. O altă zonă populară de aplicare a scanerului este digitizarea unei varietăți de produse tipărite - etichete, cărți poștale, fotografii, reviste, cărți.
În prezent, se acordă din ce în ce mai multă atenție problemelor de proprietate culturală. În acest sens, se aprobă programe guvernamentale, în cadrul căruia, conform intenției creatorilor lor, utilizarea noilor tehnologii, abordări inovatoare, precum și experiența mondială vor asigura siguranța patrimoniului cultural, documente semnificative din punct de vedere istoric. Prin urmare, astăzi arhivele Rusiei se traduc documente pe hârtie v formular electronic. Despre care a fost începutul acestei lucrări de amploare, cu ce dificultăți se confruntă arhiviștii și cum rezolvă problemele de conservare a documentelor digitalizate, șef adjunct al Agenției Federale de Arhivă (Rosarchive) Oleg Naumov a spus unui corespondent PC Week/RE Olga Zvonareva.
PC Week: Vă rugăm să ne spuneți cum a început procesul de digitalizare documente de arhivă Care sunt caracteristicile acestei lucrări?
Oleg Naumov: Sarcina conversiei în masă a documentelor de arhivă în formă electronică a fost stabilită în programul „ Societatea informaţională(2011-2020)”. Aceasta nu este deloc o sarcină ușoară. În plus, una este să digitizezi documentele, iar alta este să digitizezi aparat de referință științifică(NSA), fără de care nu se poate găsi documentul solicitat. Prin urmare, atunci când acum doi ani, posibilitatea de finanțare normală a muncii în cadrul federal programul țintă„Cultura Rusiei 2012-2018”, în primul rând, au început să creeze o NSA în formă electronică, care vă permite să căutați în mod eficient documente.
Săptămâna PC: Ce software folosit pentru asta?
EL.: Cu mult înainte de adoptarea programului „Societatea informațională”, Arhivele Federale au început să dezvolte software-ul standardizat integral rusesc pentru organizarea contabilității documentelor - pachetul software „Fondul de arhivă”. sistem proprietar Federația Rusă, introdus la nivelul arhivelor federale, regionale și municipale. Odată cu utilizarea sa, a fost creat un catalog central de stocuri, găzduit pe portalul Arhivele Rusiei. Inițial, Fondul de Arhivă a fost creat ca aparat contabil, dar apoi a început să fie folosit ca aparat de căutare. Acum, o serie de arhive folosesc motoare de căutare specializate.
PC Week: Ce experiență de arhivă a fost fundamentală în digitizarea inventarelor?
EL.: Arhiva istorică de stat rusă din Sankt Petersburg a fost prima care a digitizat toate inventarele, doar datorită circumstanțelor. Când a apărut întrebarea despre mutarea lui, inventarele au fost scanate, iar imaginile lor electronice au fost folosite în toate etapele mutării, adică fiecare cutie, fiecare caz a fost urmărit.
A fost o experiență bună, dar din punctul de vedere al dezvoltării tehnologiei informației nu a avut prea mult succes. Deși a devenit posibilă cunoașterea lor în sala de lectură și online, colecția de imagini grafice nu permite căutarea automată. Acolo unde o mai mare comoditate este asigurata utilizatorilor de inventarele traduse intr-un format de baza de date, cu posibilitatea unei cautari simple si avansate. Rosachiv a început să finanțeze activ aceste lucrări. Până în prezent, au fost realizate circa 20-30% din inventarele arhivelor federale.
Săptămâna PC: cu ce provocări se confruntă arhivele atunci când digitizează documente?
EL. Prima problemă este volumul total. Volumul total al Fondului de arhivă al Federației Ruse este de 494 de milioane de dosare, dintre care 9% sunt în arhive federale.
Dar cel mai dificil lucru este să determinați ce documente ar trebui digitizate. Cel mai simplu răspuns este cel mai căutat. Și cum să determinăm această cerere? Astăzi avem nevoie de un lucru, mâine de altul. Si in ora sovietică a fost introdus conceptul de fonduri şi documente de arhivă deosebit de valoroase. Au creat un fond de asigurare pe microfilm, precum și un fond de utilizare. Cu toate acestea, astăzi aceste documente practic nu sunt solicitate. Adică, criteriile pentru valoarea și cererea de documente din epoca sovietică nu funcționează deloc acum. Cererea este în continuă schimbare. Este aproape imposibil de stabilit cu siguranță care documente vor fi cele mai solicitate.
Latura tehnică a problemei este, de asemenea, importantă. De exemplu, a existat o cerere uriașă pentru compilarea propriilor pedigree. Este bun si necesar. Au început să ordoneze activ aceste cazuri: registre parohiale, povești de revizuire. Dar ele nu sunt absolut adaptate pentru o astfel de utilizare în masă. Scanarea lor ca fiind cele mai populare este o prostie. Dintr-o carte de 80 cm grosime, o persoană are nevoie de o singură pagină. Și pentru a satisface această cerere, trebuie să scanați întreaga mie de pagini. Da, chiar și cu cifra de afaceri. Dar, pe de altă parte, dacă aceste documente sunt scanate, atunci originalele sunt scoase din circulație și siguranța lor fizică este garantată. Toate sunt unice. Și cel mai important, nefericiții custodi (inclusiv multe femei) nu vor purta toate aceste tone de hârtii în brațe.
Totuși, aici întâlnim forma furnizării de informații. La urma urmei, a fost mult mai interesant pentru utilizator să obțină nu o imagine, ci o decriptare și o bază de date. Și paleta acestor documente este uriașă. Numai în RGADA în fondul 350 "Landratsky cărți și cărți de revizuire" - mai mult de cinci mii de cazuri, aproximativ 3 milioane de pagini. Câți oameni trebuie să fie implicați? În Perm, au găsit o ieșire bună: au atras finanțe care au fost alocate pentru a oferi locuri de muncă. Lucrarea a fost făcută de oameni acasă. A rezolvat cu succes problema șomajului. Și până la urmă au reușit să facă ceea ce nimeni altcineva din Rusia, în amintirea mea, nu putea face.
Experiența scanării în arhivele federale ne permite să tragem două concluzii. În primul rând, crearea unui fond electronic de utilizare fără a crea o NSA este o ocupație neproductivă. Se dovedește o grămadă uriașă de scanări, unde este imposibil să găsești cea potrivită. În al doilea rând, scanarea, în special scanarea în masă, este oportună pentru a expune complexele finalizate - fonduri sau inventare. În același timp, cazurile ar trebui scanate în întregime pentru a evita conflictele în cazul erorilor de numerotare. V cazuri individuale, datorită unicității și semnificației documentelor, indiferent dacă există sau nu vreun text pe versoul foii, este necesară digitizarea foii, inclusiv a versoului. Apoi, întrebarea că este posibil să fi ascuns ceva dispare.
Există o problemă cu alegerea echipamentului. Undeva ai nevoie de un scaner simplu, undeva ar trebui să fie mai complicat. De exemplu, pentru digitizarea cărților Landrat, a fost comandat special un „leagăn adânc”. În caz contrar, nu copiați, deoarece grosimea cotorului unor cărți ajunge la 80 cm.
PC Week: Care este obiectivul principal al digitalizării în prezent?
EL. Sunt trei. Prima este extinderea și simplificarea accesului la documentele Fondului Arhivistic. Al doilea este asigurarea siguranței originalelor prin retragerea acestora din circulație și asigurarea accesului la fondul electronic de utilizare. A treia este simplificarea furnizării serviciilor publice. Acum există multe solicitări individuale ale cetățenilor pentru documente privind personalul. De asemenea, arhivele încep să le digitizeze și să folosească copii electronice pentru a pregăti răspunsurile, ceea ce grăbește foarte mult munca.
PC Week: Cum digitizează arhivele documentele?
EL. Procesul merge diferit: undeva o fac singuri, folosind mijloace improvizate sau achiziționând o varietate de echipamente. A doua modalitate este implicarea organizațiilor externe. Dar totuși, nu există încă un răspuns fără echivoc la cea mai importantă întrebare: la ce ne străduim prin digitizarea documentelor?
PC Week: Și nimeni nu-i întreabă?
EL. De ce, întreabă toată lumea. Dar cum să găsești singurul răspuns corect? Desigur, avantajul utilizării documentelor digitizate este evident. Aceasta și securitatea și accesul de la distanță și ușurința de a furniza informații și ușurința de a face copii - o gamă completă de plusuri. Un alt lucru este cum se poate realiza acest lucru? Aici sunteți utilizator, ați intrat pe site și ați stabilit că documentele de care aveți nevoie sunt în depozit. Să spunem în Perm. Am mers pe site prin link, am găsit descrieri de cazuri. Există o chestiune interesantă. Și cum să-l obții? Ei bine, dacă este deja digitizat. Și dacă nu? Mergeți singur la arhivă și comandați originalele? Sau arhiva ar trebui să digitalizeze toate cazurile? Dar acest lucru este ireal. Deci, de fapt, mai rămâne o singură opțiune. Crearea în fiecare arhivă a posibilității de producere promptă a copiilor electronice la cererea utilizatorului. Și nu trebuie să fie propria ta unitate. Ar putea fi și externalizare. Dar un astfel de serviciu trebuie furnizat prompt. Dar să faci aceste copii, după cum arată experiența, are sens doar atunci când există deja sistem electronic, care va permite plasarea de înaltă calitate și structurată a acestor materiale. Atunci va funcționa. Când o vom face și dacă vom putea să o facem, sincer să fiu, nu știu.
Săptămâna PC: Probabil, chiar înainte de aprobarea programului Societatea Informațională în 2010, se derulase deja lucrări de digitalizare?
EL. Da. Au fost proiecte separate. De exemplu, Arhiva Electronică a Comintern sau o colecție de documente de la SVAG. De regulă, acestea au fost implementate în comun cu parteneri străini. Fondurile proprii pentru implementarea lor nu au fost suficiente. Treaba nu a fost ușoară. Au fost dificultăți tehnice, metodologice, organizatorice și tehnologice. Dar experiența s-a acumulat. Și acum este foarte util.
PC Week: Adică după aprobarea programului au început să stabilească care ar trebui să fie principalele criterii de digitizare a documentelor?
EL. Acest program, să zicem, le-a permis arhiviștilor să atragă atenția autorităților asupra faptului că există o problemă și trebuie rezolvată. Pregătește și aprobă programe de digitalizare. Și atrageți finanțare pentru asta. Dar astăzi nu există un criteriu universal. Este dificil să definești o singură abordare pentru toată lumea, deoarece arhivele stochează documentație complet diferită.
PC Week: Deci, fiecare arhivă a definit de fapt criteriile în sine?
EL. Defapt da. În principiu, acestea sunt patru criterii, sunt general acceptate, dar nu voi spune că sunt cele mai corecte. Aceasta este cererea de documente, asigurarea siguranței, facilitarea muncii angajaților arhivei, îmbunătățirea condițiilor de deservire a utilizatorilor. În plus, accelerează munca. Dacă am un NSA electronic pe site-ul meu, atunci utilizatorul vine la arhiva pregătită uitându-se la inventarul de pe Internet. În cazul în care documentele solicitate au fost deja digitizate, acesta are posibilitatea de a le vizualiza pe calculatorul său fără a merge la arhivă, sau de a le primi în sala de lectură fără întârziere.
PC Week: Se pare că fiecare arhivă trebuie să decidă singură ce să digitalizeze în primul rând?
EL. Destul de bine. Acesta ar trebui să fie un program exclusiv individual pentru fiecare arhivă. Nu poți să faci unul. Depinde de mulți factori: de oportunitățile financiare, de gradul de dezvoltare și implementare a tehnologiilor IT, de cererea specifică. Deci, cineva este la mare căutare pentru documente privind personalul și este necesar să satisfacă nevoile cetățenilor. Deși din punct de vedere arhivistic, aceste documente nu sunt permanente, ci au o perioadă de păstrare temporară de 75 de ani. Dar acest lucru ușurează munca și ajută oamenii, deoarece o persoană nu așteaptă un răspuns la o cerere timp de o lună, ci primește informațiile necesare în două zile. Deci, este necesar să se investească în acest efort și resurse.
Săptămâna PC: Atunci când se stabilesc prioritățile documentelor de digitizat, arhivele le coordonează cu Arhivele Ruse?
EL. Dacă vorbim de arhive regionale, atunci nu. Aceasta este afacerea fiecărei arhive. Ne trimit programele lor de informatizare si digitizare. Îi cunoaștem și ne dăm sfaturile. Îi ajutăm cât putem, alocam fonduri din FTP. Un alt lucru sunt arhivele federale. Aici poziția Arhivei Ruse este de o importanță decisivă. Dar nici aici nu există un criteriu universal. Pentru a satisface cererea din ce în ce mai mare de informații genealogice, Arhiva Rusă a alocat peste 40 de milioane de ruble. pentru transferul cărților landrat stocate în RGADA în formă electronică. Răspunzând interesului constant al societății pentru istoria patriei noastre în trecutul recent, în iunie a acestui an a fost lansat site-ul „Documente ale erei sovietice”, unde imagini cu documente din fondul personal al lui IV Stalin și Biroul Politic al Comitetul Central sunt postate. Au fost pregătite proiecte pe internet dedicate aniversării a 1150 de ani Statalitatea rusă, 400 de ani de la sfârșitul Necazurilor, 200 de ani Războiul Patriotic 1812. Desigur, acolo au fost postate imagini cu cele mai importante și populare documente.
PC Week: Deci acum vor fi emise doar copii electronice în sala de lectură a arhivei, și nu documente originale?
EL.În mod ideal, aveți nevoie de o persoană care să găsească documentul pe care îl caută pe site, să comande o cutie și să i se ofere documente scanate. Iar originalul rămâne intact. Cu toate acestea, există cazuri când trebuie să vedeți originalul. De exemplu, oricât de bună este tehnica, aceasta nu va transmite filigrane. Și pe ele puteți seta data documentului. Dar astfel de cazuri sunt unul la o mie.
PC Week: Se pare că arhiva a fost furnizată utilizatorului serviciu public, dar după ce trebuie salvată copia digitizată a documentului?
EL. Desigur, acesta este avantajul scanării. Anterior, existau microfilme, xerox, dactilografiat. Și arhivirul, după ce a făcut copii, le-a dat utilizatorului. Adică nu avea o copie a documentului. În cazul digitizării, rămâne o copie. Dar pentru aceasta locul de depozitare ar trebui să fie clar definit. Și dacă mai târziu există o a doua cerere, nu va fi nevoie să ridicați cazul. Trebuie să câștigi experiență în acest tip de muncă.
PC Week: Cum sunt determinate termenele limită pentru digitizarea matricelor de documente?
EL. Termenele depind de trei motive: de posibilitățile tehnice și financiare și de starea documentelor. Există documente care sunt legate în așa fel încât nici cea mai modernă tehnologie nu poate obține pe deplin textul. Adică vor trebui să fie brodate, ceea ce nici documentelor, nici arhiviștilor nu prea le plac. Scanează. Apoi coaseți înapoi. Dureaza. De asemenea, termenii depind de volumul de cutii, de numărul de foi din ele. Nu este atât de dificil să scanezi un teanc de hârtie într-un format standard, dar un card de 3x8 m este deja mai dificil. Conform documentelor contabile, aceasta este o singură foaie. Dar este scanat doar pe părți. Și apoi, în software, trebuie să „coaseți” totul, să îl ajustați și să vedeți cum va arăta acest document.
Săptămâna PC: Cum se desfășoară lucrările privind implementarea punctului 89 al programului țintă federal „Cultura Rusiei (2012-2018): formarea resurselor electronice de arhivă și furnizarea lor pe internet”?
EL. Ca parte a implementării acestui articol, inventarul este în curs de digitalizare. Se digitizează și documente, inclusiv cărți landrat. Mai mult, încercăm să ajutăm și regiunile: includem aproximativ cinci sau șase regiuni pe an în acest program și alocam de la 10 la 15 milioane de ruble. Creăm expoziții online etc. În total, 67 de milioane de ruble sunt alocate pe an pentru implementarea lucrărilor în cadrul acestui program.
PC Week: Distribuția fondurilor depinde de gradul de importanță și semnificație a documentelor?
EL. Da. Arhivele depun cereri într-o anumită formă de participare, luăm în considerare aceste cereri. De asemenea, se aplică firmele care cred că oferă lucruri interesante. Le luăm în considerare, alegem soluții interesante promițătoare, întocmim un plan general și efectuăm achiziții la baza competitiva. Anul trecut, au fost 52 de contracte de stat pentru acest eveniment. Adică în fiecare săptămână semnam un contract.
PC Week: Ați atins subiectul documentelor deja stocate în arhive, începând din secolul al XI-lea, dar în arhive vin și noi documente pe hârtie și aceasta este o gamă uriașă. Cum se lucrează cu ei? Cum se rezolvă problema digitizării lor?
EL. Pentru noi, un singur lucru contează: dacă aceste documente aparțin sau nu din componența fondului arhivistic. Adică sunt supuse unui termen de valabilitate permanent sau nu. Și apoi, din punct de vedere al utilizării, nu contează deloc dacă acestea sunt documente din secolele XI sau XXI. În acest sens, ei sunt egali. Un alt lucru este că avem în mod firesc un fond de asigurări și un fond de utilizare pentru documente din secolul al XI-lea. Și aceste documente unice sunt extrem de rar înmânate. Există o specială Registrul de stat documente unice ale Federației Ruse, care este postat pe site-ul Arhivei Federale și conține descrierile și imaginile electronice ale acestora.
PC Week: În acest sens, este mai ușor de acceptat pentru stocare documente traduse în format electronic? De exemplu, au intrat în vigoare modificări ale legislației privind documentația personalului, iar arhivele, probabil, o pot accepta în format electronic?
EL. Cred ca da. Dar acum nu mai are sens ca arhiva statului să accepte documente moderne privind personalul. Pentru ce? Calculeaza-ti pensia? Există Fond de pensie, care a înființat înregistrarea de specialitate a cetățenilor, din anul 2000.
PC Week: Deci arhivele nu acceptă înregistrări vechi de 75 de ani?
EL. Nu, l-am păstrat mult timp. Și acum negociem activ cu același Fond de pensii, ca să putem reduce această perioadă pentru documentele pe hârtie de la 75 la 15 ani. Dar Fondul de Pensii se teme că sistemul lor electronic s-ar putea prăbuși.
Și acele documente care în cele din urmă ne vor ajunge în formă electronică sunt o problemă foarte mare și complet separată. Acestea sunt întrebări despre managementul documentelor electronice, documente electronice. Cum să le luați, cum să le păstrați, este o problemă separată.
PC Week: Nu ați primit încă astfel de documente?
EL. Nu, o fac. Materialele recensământului populației și ale recensământului agricol au fost acceptate de GARF în formă electronică. Un alt lucru este că aceste recensăminte există doar în formă electronică. Dar nu există încă o acceptare în masă a documentației de afaceri. Există destul de multe probleme nerezolvate aici.
PC Week: Și cum rămâne cu actele organizațiilor lichidate? Sunt acceptate pentru depozitare?
EL. Noi acceptam. Adevărat, în cazul falimentului și lichidării unei companii, administratorii de faliment sunt obligați să găsească bani pentru a descrie documentele organizațiilor lichidate, dar nu întotdeauna îi găsesc.
PC Week: Arhivele Federale gestionează 15 arhive federale. Arhivele regionale în în prezent eliminat de sub controlul departamentului dvs.?
EL. Da, nu există control direct asupra lor. Ei se supun organele executive subiectii federatiei. Undeva acestea sunt servicii de arhivă independente. Undeva, ei, ca și noi, sunt incluși în ministerele culturii. Undeva - la Ministerul Justiției sau direct la biroul guvernatorului. Dar verticala puterii care a existat în Uniunea Sovietică și a durat până în 2004, din păcate, nu mai există. Atâta timp cât menținem unitatea metodologică. Cum putem ajuta arhivele regionale. Reprezentanții Arhivelor Federale participă la evenimentele anuale organizate în fiecare District federal consilii științifice și metodologice. O dată pe an se ține Consiliul Arhivistic, unde se adună arhiviști din toată țara. Adică conexiunile rămân. Glumim că un arhivar este o meserie în care în orice oraș te poți găsi fără bani și lucruri, să vii la colegii arhivisti, iar ei te vor primi, te vor hrăni și te vor trimite acasă. Există o frăție care, de fapt, nu este caracteristică nici unei alte profesii.
Săptămâna PC: Mulțumesc pentru chat.
21.01.2016, joi, ora 17:51, ora Moscovei, Text: Pavel Prytula 3068
Conversia documentelor istorice în formă electronică și formarea bazelor de date pe baza inventarelor de arhivă este unul dintre cele mai dificile tipuri de digitizare, necesitând echipamente speciale, tehnologii și o atenție atentă la documentele originale.
Ca și în toate celelalte ramuri ale activității de stat și comerciale, digitizarea fondurilor din arhivele de stat și municipale servește la rezolvarea simultană a mai multor probleme: punerea în ordine în contabilitatea stocurilor, simplificarea căutării documentelor, reducerea poverii angajaților și timpul în care procesarea cererilor utilizatorilor, păstrarea originalelor dărăpănate, la furnizarea de servicii de arhivare în formă electronică, inclusiv servicii cu plată.
Lucrările privind transferul fondurilor de arhivă în formă electronică au început la începutul mileniului. Pentru timpul care a trecut de atunci arhivele rusești sute de mii de documente istorice și inventare au fost digitizate. Dar totuși, aceasta este doar o mică parte din Fondul de arhivă al Federației Ruse.
Două abordări
1. Dacă ne imaginăm în mod convențional fondurile unei instituții de arhivă sub forma unei piramide, atunci volumul său principal va fi documentele în sine, iar doar o mică parte în partea de sus este aparatul științific de referință (inventar), care asigură navigarea prin fonduri. și căutarea cazurilor și documentelor solicitate.
Multe instituții folosesc digitizarea pentru a rezolva sarcini unice, înguste. Prin analogie cu introducerea multor produse software pentru fiecare sarcină mică, o astfel de digitizare se numește „patchwork”. De exemplu, în legătură cu aniversarea unei persoane semnificative pentru subiectul Federației Ruse, este de așteptat o creștere a interesului cercetătorilor pentru documentele de arhivă. Arhiva primește finanțare, scanează aceste fonduri și convertește inventarele corespunzătoare într-un format de bază de date 2-3.
De exemplu, în legătură cu aniversarea unei persoane semnificative pentru subiectul Federației Ruse, este de așteptat o creștere a interesului cercetătorilor pentru documentele de arhivă. Arhiva primește finanțare, scanează aceste fonduri și convertește inventarele corespunzătoare într-un format de bază de date 2-3.
Această cale este o abordare nesistematică care vă permite să raportați asupra muncii efectuate într-o perioadă scurtă de timp, dar nu afectează eficiența generală a arhivei, deoarece volumul total de documente transferate în formă electronică este o fracțiune de procent din fondurile instituţiilor. Multe arhive merg pe această cale doar din cauza lipsei de finanțare. Dar majoritatea încă înțelege că este nevoie de muncă planificată pe termen lung.
2. Prin urmare, mulți urmăresc bugete programatice pe termen lung și urmăresc o strategie diferită, care este mult mai promițătoare în ceea ce privește dezvoltarea serviciilor de arhivă și a serviciilor online. Această strategie este susținută și de Agenția Federală de Arhivă (Rosarchiv).
Se acordă prioritate transferului întregului aparat științific și de referință în formă electronică. Această cale vă permite să treceți la o contabilitate automată cu drepturi depline a fondurilor, inclusiv crearea de unități unificate. sisteme de informare pentru arhivele regionale.
În plus, există posibilitatea unei căutări simple și convenabile a fondurilor, care facilitează activitățile interne și vă permite să treceți la furnizarea de servicii de arhivă în formă electronică.
Documentele sunt scanate în modul curent la primirea solicitărilor de la utilizatori. Pentru a face acest lucru, este suficient ca arhiva să aibă cel puțin un scaner profesional. Dar pentru digitizarea matricelor mari, a inventarelor, precum și a documentelor deosebit de valoroase, mai sunt implicați experți din organizații specializate în scanare și retroconversie.
Specificul digitizării documentelor de arhivă
Acum să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre caracteristicile scanării și indexării documentelor și inventarelor de arhivă. Spre deosebire, de exemplu, de cărțile replicate, aproape fiecare document din arhive este unic. O responsabilitate uriașă revine operatorului de scanare, care trebuie să vadă starea specială a documentului (deteriorare, deteriorare, lăsarea textului în cotor, cusături speciale etc.) și să monteze prompt echipamentul, sau să transfere documentul pentru restaurare.
Unul dintre tipurile de fonduri de arhivă scanate frecvent este topografia terenurilor. Acesta este un document de arhivă standard cu un cotor gros. Cu toate acestea, printre foile sale există atașamente de format până la A0. Nu poți broda lucruri, nu poți folosi tehnica de broșare. Artistul trebuie să aibă o clasă diferită de echipamente - scanere de tip planetar de format mare (exemplu).
Experiența care este implicată în munca în instituție capătă o valoare foarte mare. După cum a arătat practica de lungă durată, reconfigurarea frecventă a echipamentelor, necesitatea de a monitoriza în timp real calitatea originalelor și a imaginilor electronice primite depășește puterea începătorilor în digitizare. Dacă o astfel de companie a câștigat concursul, există riscuri mari de a crește semnificativ timpul de proiect sau de a obține o resursă de calitate scăzută (prin urmare, este necesar să se verifice temeinic imaginile electronice pregătite la predarea lucrării).
Echipamente
Particularitățile documentelor impun cerințe simetric ridicate și asupra echipamentului. Pentru documentele de arhivă, puteți utiliza doar tehnologie de scanare fără contact - scanere planetare.
Mai mult decât atât, scanerul trebuie să aibă cele mai înalte caracteristici de rezoluție, reproducere a culorilor și contrast, deoarece există o prezență mare a textelor și imaginilor cu contrast scăzut, decolorate. Ce echipament este popular pe piața scanerelor planetare poate fi găsit în recenzia noastră din 2014.
Primul astfel de scaner a fost dezvoltat de ELAR ca parte a proiectului de digitizare pentru fondul 350 „Povești de revizuire și foi de confesiune” al Arhivei de Stat a Actelor Antice din Rusia. Pentru a scana originale dărăpănate cu o înălțime de până la 50 cm și cu o greutate de până la 50 kg, scanerul este echipat cu un suport motorizat. Un nivel sigur al forței de apăsare împotriva geamului este controlat de mai mulți senzori.
Structura specială, grosimea, greutatea documentelor de arhivă duc uneori la necesitatea dezvoltării unor echipamente speciale. Astfel, în majoritatea arhivelor de stat, printre fondurile genealogice căutate, se regăsesc cazuri cu o grosime de peste 30 cm și cu o greutate de până la 60 kg: de exemplu, materiale de recensământ (cărți de recensământ), acte de naștere ale parohiilor bisericești, etc. De mult timp, în ciuda faptului că au fost solicitate, aceste fonduri nu au fost scanate din cauza lipsei de echipamente. Scanerele potrivite au apărut pe piață abia la sfârșitul anului 2013, dar astăzi au câștigat deja popularitate.
Indexarea
Pentru a păstra înregistrări și a putea căuta documente, acestea trebuie să fie indexate - completați carduri în AIS. Cele mai multe documente de arhivă și inventare sunt realizate manual sau folosind o mașină de scris, adică nu sunt susceptibile de recunoaștere software de înaltă calitate. Necesită retroconversie manuală.
Reapare Cerințe suplimentare la interpret. În primul rând, trebuie să aibă suficient personal pentru a finaliza munca la timp. Până la 700 de operatori de indexare au participat astăzi la cele mai ample proiecte de digitizare a fondurilor de arhivă. Menținerea unui astfel de personal permanent este neprofitabilă, așa că companiile mari și cu experiență atrag adesea populația locală pentru proiecte mari de arhivă regională. Pentru prima dată, această tehnologie a fost utilizată în digitizarea registrelor de nașteri pentru proiectul „Generații Teritoriul Perm". Câteva sute de persoane au fost angajate temporar prin Centrul de Ocupare. Și au lucrat acasă, printr-o aplicație specială.
Un exemplu clasic este data de 37 mai este indicată într-un document vechi. Un operator instruit și sănătos, desigur, nu a introdus date incorecte, dar a clarificat data conform paginilor învecinate ale registrului de nașteri.
Întrebarea principală este cum să obțineți o calitate 100%? La urma urmei, în nume, date, numere, nu poți face greșeli. Un sistem rigid și tehnologii vin în ajutor. De exemplu, metoda cu dublă intrare, când informațiile intră în Baza de date numai după aceeași intrare de către 2 operatori.
Dar problema limbilor moarte și a scrierii rămâne încă. La retroconversia unor astfel de documente, iese în prim-plan experiența de indexare a liderilor de grup, care adesea trebuie să rezolve sarcini complexe non-standard.
Inventar
Și acum despre principalul lucru. După cum sa menționat la începutul articolului, o strategie promițătoare pentru digitizarea fondurilor de arhivă este conversia unei ANS complete în formă electronică. Acesta este cel mai mult munca grea. recomandări metodologice Rosarchive a stabilit regulile pentru menținerea bazelor de date privind inventarele arhivistice. Prin urmare, stocurile trebuie indexate după o gamă largă de câmpuri.
Complexitatea digitizării inventarelor de arhivă este luată în considerare, printre altele, în 44-FZ „On sistem contractual". Potrivit părții 2 a art. 56 din lege, „prestarea de servicii legate de necesitatea admiterii antreprenorilor, executanților în bazele de date de înregistrare a muzeelor, arhivelor, bibliotecilor” stă la baza desfășurării unui concurs cu participare limitată (participarea se limitează la rezultatele pre- selecția calificării). Adică numai după ce solicitantul își confirmă competențele și experiența în realizarea de proiecte similare.
Inventarele, precum documentele, pot fi dărăpănate și scrise într-una dintre limbile moarte. Stocurile pot avea o structură foarte complexă și pot conține . Formatul inventarelor pentru documentația obișnuită și științifică și tehnică, precum și obiectele de contabilitate non-stoc, diferă. Baza de date generată trebuie introdusă în pachetul software Fondul de arhivă etc.
Fără o înțelegere profundă a proceselor activității de arhivă, cunoașterea cadrului normativ și metodologic, nu va fi posibilă realizarea unei traduceri de înaltă calitate a ANS în formă electronică. Prin urmare, este necesar să se acorde încredere în digitalizare doar companiilor de încredere care și-au dovedit în practică capacitatea de a gestiona fonduri de arhivă. Și puteți estima bugetul prin comandă.
În ultimii ani, serviciul de digitizare a documentelor a devenit foarte popular pentru marea majoritate a companiilor. Aproape toate organizațiile moderne au stăpânit tehnologia informației într-o măsură sau alta și nu își pot imagina munca fără utilizarea computerelor personale. Astăzi, șabloanele de documente sunt mai întâi create pe un computer și apoi tipărite. dar efect juridic au documente cu semnături și sigilii, iar acestea trebuie din nou digitizate cu ajutorul digitizării documentelor.
Pentru aceasta, este necesară digitizarea documentelor.
De multe ori trebuie să vă referiți la documentația de arhivă, așa că multe companii preferă să aibă copii electronice ale tuturor documentelor pe hârtie ale companiei lor. Digitalizarea documentelor pe hârtie poate face viața mai ușoară nu doar managerilor, contabililor, economiștilor și secretarilor, ci și reprezentanților profesiilor tehnice și creative: designeri și designeri de modă, constructori și arhitecți, ingineri și designeri, precum și mulți alți profesioniști. Procesul de digitizare a documentelor de arhivă care conțin o varietate de diagrame, desene, formule, desene și fotografii este mai laborios și necesită participarea unor specialiști calificați cu o vastă experiență în digitizarea documentelor.
La ce trebuie să fiți atenți când digitalizați documentele:
echipament profesional
Digitalizarea documentelor complexe necesită echipamente profesionale cu un număr mare de capacități tehnice. După digitizare, specialistul verifică documentele și copia electronică, computerul recunoaște textul documentului și corectează eventualele erori.
Realizat manual posibil
La digitizarea documentelor, munca manuală este indispensabilă, este necesară atunci când:
- pregătirea documentelor pentru scanare: îndepărtarea agrafelor, dosarelor și a altor elemente de fixare;
- scanarea manuală a documentelor;
- ambalarea inversă a documentelor în mape;
- la introducerea informațiilor în sistem;
- verificarea informatiilor introduse.
Software
Software-ul selectat în mod corespunzător vă permite să simplificați și să accelerați rezolvarea sarcinilor pentru digitizarea documentelor uneori.
Experiență și viteză
Compania „Arhivist Capital” are mulți ani de experiență în digitizarea documentelor pe hârtie și garanții complete. Că totul se va face la timp și la cel mai bun preț.
Digitalizarea documentelor este conversia documentelor în formă digitală. Puteți digitiza desene, texte și cărți. Activitatea oricărui birou sau instituție obișnuită, mai devreme sau mai târziu, duce la formarea în interiorul zidurilor sale sumă uriașă documente. Documentele sunt depozitate pe rafturi și în sertarele biroului. Ele ocupă o cantitate imensă de spațiu în dulapurile de birou și pe birourile angajaților de birou. Munți de documentare, care este foarte greu de înțeles și este aproape imposibil să găsești rapid unul sau altul. Pentru ca biroul să nu se transforme într-un depozit de arhivă de documente, iar angajații săi pot lucra rapid cu oricare documentatia necesara, trebuie să digitalizați toate documentele disponibile la companie și să le transferați de pe hârtie în format electronic, folosind serviciile de scanare și recunoaștere a documentelor. Documentele electronice sunt mult mai ușor de procesat și stocat. Nu ocupă mult spațiu în birou. Ele nu pot fi pierdute sau deteriorate, iar găsirea unui document într-o arhivă electronică digitizată, unde totul este sistematizat și sortat în mănunchiuri este mult mai ușoară decât într-un teanc imens de hârtie depozitat într-un dulap de birou. Documentele digitizate sunt convenabile pentru utilizare și în cazul în care un angajat al companiei pleacă într-o călătorie de afaceri sau pentru negocieri. O mică unitate flash în buzunar este capabilă să găzduiască întreaga arhivă a documentelor companiei și îi va oferi posibilitatea, dacă este necesar, de a găsi rapid orice document necesar. Este foarte convenabil și practic să folosiți documente digitizate, în timp ce serviciile de digitizare a documentelor nu sunt suficient de costisitoare și sunt disponibile nu numai pentru marile corporații, ci și pentru firmele mici și organizațiile bugetare.
Digitalizarea desenelor
Digitalizarea desenelor, sau așa cum se mai numește și vectorizare, vă permite să transferați desene tehnice și arhitecturale de pe hârtie în format electronic. Serviciile de digitizare pentru desene pot simplifica și sistematiza în mod semnificativ sistemul de arhivare a documentației de proiectare și sunt foarte relevante atât pentru întreprinderile industrialeși institute științifice, precum și pentru birourile de arhitectură și proiectare, arhitecți privați, studenți și oricine, după specificul muncii sau studiului lor, lucrează cu desene. De regulă, principala problemă a arhivării documentației de proiectare este căutarea desenului dorit, condițiile în care desenul imprimat pe hârtie Whatman ar trebui să fie păstrat și volumul acestuia. Digitalizarea desenelor poate rezolva eficient aceste probleme. Atunci când un desen este transferat de pe hârtie în format electronic din cauza digitalizării, nu trebuie să aibă zone mari de arhivă pentru stocarea sa, ci este suficient doar o cantitate mică de spațiu liber pe hard diskul unui computer sau orice alt suport electronic. În același timp, este suficient să sistematizați o dată conținutul arhivei, descompunând desenele digitizate în dosare tematice, iar ulterior este ușor să găsiți orice desen necesar. Desenele stocate în arhiva electronică nu sunt supuse solicitărilor mecanice sau influenței oricăror alte forțe și elemente naturale. Nu pot fi umezite, rupte sau pierdute, iar datorită sistemului de rezervă, vă puteți proteja sută la sută de pierderea sau pierderea lor. Lucrul cu desene digitizate este mult mai ușor decât cu omologii lor de hârtie. Este mult mai convenabil să purtați cu dvs. un disc laser, pe care aveți întotdeauna acces la întreaga arhivă, mai degrabă decât volume de hârtie mari și desene incomode. Da, și arătați desenul clientului, unde este mai convenabil pe monitorul unui computer sau laptop, dar fără a desface hârtie de desen multimetru pe masa lui. Ca să nu mai vorbim că desenul digitizat poate fi pur și simplu trimis prin e-mail, economisind în același timp atât timpul dvs., cât și timpul celui căruia i-a fost destinat acest desen. Astăzi, multe companii oferă servicii de digitizare a desenelor și ne face plăcere să afirmăm faptul că compania noastră este unul dintre liderii în domeniul digitizării documentelor. Până în prezent, dispunem de toate echipamentele și programele necesare pentru a asigura digitizarea oricărui desen cu păstrarea completă detaliată a calității acestuia.
Digitalizarea textelor
Digitalizarea textelor este o metodă de conversie a textului tipărit de pe hârtie în format electronic. Digitalizarea textelor este indispensabilă ca instrument convenabil pentru creare arhive electroniceși ca instrument de digitalizare a cărților și manualelor. Acum iubitorii de cuvânt literar nu trebuie să stea ore în șir în biblioteci sau să poarte o carte grea și incomodă. Este suficient să ai o tabletă electronică care să încapă cu ușurință în buzunar sau în poșetă și să citești orice literatură de ficțiune sau de referință.
Digitalizarea cărților
Digitalizarea textului vă permite să transferați o carte de orice dimensiune în format digital. Este foarte convenabil și practic. Pe lângă ușurința în utilizare, merită menționat beneficiile economice evidente. Departe de a fi întotdeauna, poți cumpăra pentru tine cutare sau cutare manuală sau carte și, în același timp, o poți împrumuta de la bibliotecă sau de la un prieten și, datorită serviciului de digitizare, devii proprietarul versiunii electronice, cheltuind mult mai puțin bani pentru asta decât cu cumpărarea unei cărți. De asemenea, digitalizarea cărților a simplificat foarte mult procesul de stocare a manuscriselor rare și a cărților cu valoare istorică. La urma urmei, hârtia nu este eternă, dar versiune electronica Cuvântul tipărit poate fi într-adevăr păstrat timp de mii de ani și nu își va pierde niciodată conținutul original, păstrând nu doar textul, ci și ilustrațiile pentru posteritate.