Documente obligatorii pentru efectuarea muncii de personal. Documentele interne ale organizației: principalele caracteristici

În timpul lucrului său, orice subiect activitate antreprenorială(IP sau LLC) este supraîncărcat sumă uriașă documente: înregistrare, contabilitate, raportare, personal, autorizații, justificare și confirmare. Și deși secolul 21 este în curte, iar managementul documentelor electronice s-a încadrat de mult în practica de afaceri, documentele pe hârtie sunt încă o valoare de neînlocuit. Perioada de valabilitate a unora dintre ele este de 75 de ani, după cum se spune, manuscrisele nu ard.

Desigur, nu ne preocupă valoarea istorică a documentelor organizației, ci că lipsa actelor necesare, în special pentru contabilitate și personal, poate crea dificultăți în trecerea controalelor și poate duce la sancțiuni financiare, cu alte cuvinte, la amenzi. Pentru a evita pierderile financiare, vă sfătuim să verificați setul complet al tuturor documente necesare sau încredințați acest control unor specialiști:

Obligația de a colecta și păstra documentele organizației este stabilită prin legea N 125-FZ din 22 octombrie 2004 „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă„. Potrivit acesteia, organizațiile și antreprenorii individuali sunt obligați să asigure siguranța documente de arhivă, inclusiv personalul. Lista documentelor de arhivă este dată în Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 N 558, este format din 12 secțiuni și conține 1003 puncte.

Nu toate sunt legate de activitatea antreprenorială, așa că vă sugerăm să vă verificați bagajele documentare cu minimul necesar pe care trebuie să îl aibă organizațiile și antreprenorii individuali.

Documentele de înregistrare ale organizației și ale antreprenorului individual

Să începem cu documentele cu care, de fapt, începe viața entitate legală sau dobândirea de către o persoană a statutului IP. Lista documentelor de înregistrare a organizației este considerabil mai mare decât pentru antreprenorii individuali:

1. . Până în prezent, acesta este singurul. În cazul în care s-au adus modificări la carte, este recomandabil să păstrați edițiile anterioare marcate „invalid din cauza adoptării”. noua editie charter de la ___".
2. sau formarea unui SRL. Totul este clar aici - acest document este o expresie a voinței fondatorilor de a crea o persoană juridică.
3. . Lista trebuie să conțină informații actualizate despre fiecare participant (date pașaport ale unei persoane sau date ale organizației), mărimea și valoarea cotei fiecărui participant, informații despre plata acestuia. Dacă există acțiuni deținute de compania însăși, atunci indicați informații despre acestea.
4. Certificat de înregistrare de stat persoană juridică sau întreprinzător individual.
5. Certificat de înregistrare la organul fiscal (pentru antreprenori individuali și SRL).
6. Foaia de evidenta in Registrul Unificat de Stat al Persoanelor Juridice (pentru SRL) sau in EGRIP (pentru antreprenorii individuali). Din iulie 2013, confirmarea înregistrării de stat este foaia de înscriere în Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (sau în EGRIP). Anterior, acest document se numea Certificat de înregistrare. În ceea ce privește extrasul din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice (EGRIP), acestea nu trebuie păstrate. De obicei o bancă, un notar, antreprenori etc. solicită extras cu termen de prescripție de cel mult o lună, prin urmare, dacă este cazul, de fiecare dată este necesar să-l primească din nou.
7. Scrisoare cu informații despre codurile statistice (pentru antreprenori individuali și SRL). Puteți obține aceste informații fără a contacta personal autoritățile de statistică, ci prin formularul de pe site-ul oficial al Rosstat. De asemenea, puteți găsi codurile dvs. de statistici. Doar imprimați o pagină de pe site cu codurile dvs. Băncile acceptă și ele un astfel de document, dar dacă doriți, puteți și primi document oficial cu sigiliul organismelor regionale de statistică.

Documente ale organizației care confirmă adresa sa legală

La deschiderea unui cont bancar, banca va solicita clientului - organizației „informații despre prezența sau absența unei persoane juridice și a organului său de conducere permanent la locația sa”. Următoarele documente pot servi ca confirmare a organizației (opțional):

• Certificatul de proprietate asupra sediului în care se află SRL (dacă proprietarul este fondatorul);
• Contractul de închiriere și actul de recepție și transfer al spațiului, precum și o copie a certificatului de proprietate asupra imobilului, certificată de locator;
• Consimțământul proprietarului de a înregistra un SRL la adresa de domiciliu și o copie a certificatului de proprietate a sediului.

Se solicită și astfel de documente autoritățile fiscale(în timpul înregistrării inițiale a unui SRL și a modificărilor ulterioare în Registrul Unificat de Stat al Entităților Juridice) și autoritățile de licențiere. Pentru antreprenorii individuali, nu există documente speciale care să confirme adresa acestuia. Suficientă copie a înregistrării în pașaport.

Documente de autorizare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali pentru anumite tipuri de activități

Aceasta se referă la acele tipuri de activități care necesită obținere documente aditionale din serviciile publice:

• Licente pentru ;
• (pentru firme de constructii);
• Confirmarea că ați depus o notificare de începere a activității (în cazurile prevăzute la art. 8 din Legea nr. 294-FZ din 26/12/08);
• Permise de la SES și Gospozhdnazor (pentru magazine, unități de catering și hoteluri);
• Certificate eliberate pentru produsele sau serviciile dvs. etc.

Documente contabile și de raportare ale organizațiilor și ale antreprenorilor individuali

Contabilitatea și raportarea pot fi contabile și fiscale. Puteți afla cum diferă unul de celălalt. Aici ne limităm la faptul că contabilitatea este obligatorie doar pentru organizații, iar evidențele fiscale sunt ținute de toți contribuabilii (inclusiv SRL-urile și antreprenorii individuali). Pe baza acestui fapt, lista de documente a organizației este mult mai semnificativă decât cea a unui antreprenor individual, din cauza situațiilor financiare.

La documentele contabile ale organizaţiei include:

• Registre contabile (registru general, jurnale de ordine, mandate memoriale, jurnal de tranzacții în cont, extrase de afaceri și situații cumulate, registre de contabilitate, liste de inventar etc.);
• Situații contabile (bilanţuri, situații de profit și pierdere, note explicative);
• Planul de conturi de lucru;
• Politica contabila;
• Corespondenta pe probleme de contabilitate.

Documente legate de contabilitatea fiscală(care este condus atât de organizații, cât și de antreprenori individuali) includ:

• declaratiilor fiscale;
• Cărți de contabilitate pentru venituri și cheltuieli;
• facturi;
• Cărți de cumpărare și cărți de vânzare;
• Documente care confirmă pierderea fiscală, a căror valoare este reportată în perioadele viitoare;
• Acte de reconciliere cu Serviciul Federal de Taxe și certificate de stare a decontărilor cu bugetul.

Unde să păstrați documentele organizației și ale antreprenorului individual?

Dacă există puține documente, atunci cea mai ușoară cale este să vă creați propria arhivă - depozitați-le într-un seif (dulap ignifug) sau alocați o cameră separată pentru arhivă. Legea nu prevede cerințe specifice pentru proiectarea arhivei, principalul lucru este că aceasta își îndeplinește funcția de colectare și stocare a documentelor.

Documentele din ultimii trei ani, precum și cele care sunt necesare în mod constant în muncă (cel mai adesea, cele de înregistrare) alcătuiesc așa-numita arhivă operațională, prin urmare nu sunt prevăzute pentru stocare pe termen lung. Documentele păstrate timp de cel mult cinci ani, după expirarea perioadei de păstrare, trebuie distruse prin ardere sau tăiere într-un tocator.

Alte documente cu termen de valabilitate mai mare de cinci ani trebuie depuse. Pentru a face acest lucru, ele sunt clasate în volume, cu cel mult 250 de coli într-un singur volum. Se numerotează fiecare filă a volumului, se realizează un inventar intern și o copertă. Documentele pot fi, de asemenea, trimise către depozitare responsabilă de specialitate organizații de arhivă, dar are sens pentru un număr mare dintre ele.

Responsabilitatea pentru siguranța documentelor organizației și antreprenorului individual

Este necesară stocarea documentelor de mai sus, în primul rând, în interesul omului de afaceri însuși, deoarece absența acestora face ca activitatea antreprenorială să fie foarte dificilă (sau chiar imposibilă). Însă și sancțiunile, sub formă de amenzi, sunt prevăzute de lege.

Deci, pentru absența documentelor primare pentru o perioadă fiscală pt oficiali se aplică o amendă în valoare de 10 mii de ruble, iar dacă aceasta a condus la o subestimare a bazei de impozitare, atunci amenda va fi de cel puțin 40 de mii de ruble.

Ce să faci dacă se pierd documentele? Documentele de înregistrare pierdute (certificatele de înregistrare de stat și de înregistrare fiscală) sau Carta pot fi restaurate contactând oficiu fiscal cu o cerere de eliberare a unui duplicat certificat sau a unei copii a Cartei.

Dacă documentele contabile sau de personal ale organizației sau ale antreprenorului individual se pierd, atunci ar trebui creată o comisie care să investigheze cauzele. Faptul furtului de documente trebuie confirmat printr-un certificat de politie; dezastre naturale- adeverință de la Ministerul Situațiilor de Urgență; inundații - un certificat de la Oficiul pentru Locuințe etc.

În plus, documentele, a căror perioadă de stocare nu a expirat, vor trebui restaurate. Pentru documentele legate de calcularea și plata impozitelor, trebuie să contactați fiscul, iar pentru plata contribuțiilor, respectiv, la fonduri. Banca poate obține copii ale extraselor de cont și copii ale documentelor de plată. Puteți contacta contrapărțile cu o solicitare de a trimite copii ale contractelor, actelor, foilor de transport, facturilor.

Ofițerul responsabil trebuie să știe ce documente sunt obligatorii pentru companie, care devin astfel doar atunci când anumite condiții, și care lucrări nu pot fi întocmite, deoarece au caracter consultativ. Acest lucru vă va permite să fiți bine pregătiți pentru întâlnirea cu inspectorii de muncă.

Reglementarea relațiilor de muncă în conformitate cu Constituția Federației Ruse se realizează prin legislația muncii (inclusiv legislația privind protecția muncii) și alte acte juridice de reglementare care conțin norme. dreptul muncii, inclusiv reglementările locale ale întreprinderii. Cu toate acestea, în prezent, organizațiilor li se oferă oportunități ample de a reglementa în mod independent problemele de organizare a muncii angajaților și de remunerare. Organizația are dreptul de a determina independent sistemul de remunerare, mărimea tarifelor, salariile, bonusurile și remunerațiile. Și totuși documentul principal care conține principii generale regulament relaţiile de muncă, este un Codul Muncii, in care norme marginale privind conditiile de munca si salariile. În baza normelor de raporturi de muncă stabilite prin Cod, întreprinderea elaborează și aprobă local reguli.

Notă. Reamintim că la elaborarea și aprobarea acestor documente, trebuie avut în vedere faptul că reglementările locale care înrăutățesc poziția angajaților în comparație cu legislația muncii sunt invalide. În astfel de cazuri, se aplică legile sau alte reglementări. acte juridice care conțin norme de drept al muncii (articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Contractele colective, acordurile, precum și contractele de muncă nu pot conține condiții care să reducă nivelul drepturilor și garanțiilor salariaților stabilite de legislația muncii. Dacă astfel de condiții sunt incluse într-un contract colectiv, acord sau contract de muncă, atunci ele nu pot fi aplicate (articolul 9 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Să luăm în considerare mai detaliat trei dintre actele locale enumerate dezvoltate la întreprindere: reglementările interne ale muncii, reglementările privind salarizarea și personalul.

Reglementări interne de muncă
Reglementări interne ale muncii (denumite în continuare Reguli) - un act de reglementare local al unei organizații care reglementează, în conformitate cu Codul Muncii și cu alte legi federale, procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile, obligațiile și responsabilitățile de bază ale părțile la un contract de muncă, programul de lucru, perioadele de odihnă aplicabile angajaților stimulente și penalități, precum și alte probleme de reglementare a relațiilor de muncă în organizație (articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Regulile trebuie elaborate în conformitate cu Codul și se aplică tuturor angajaților întreprinderii (articolele 15, 56 din Codul Muncii al Federației Ruse).
De remarcat, de asemenea, că legile care stabilesc cerințe specifice pentru anumite tipuri de activități, precum și cartele întreprinderilor, au un impact specific asupra formării actelor locale (inclusiv a reglementărilor interne de muncă). De exemplu, detectiv privat și activități de securitate.

Enumerăm în ce articole din Codul Muncii sunt stipulate prevederi separate Reguli:
- drepturile și obligațiile de bază ale angajatului și ale angajatorului (articolele 21 și 22 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- programul de lucru (articolul 100 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- o listă a posturilor angajaților cu program de lucru neregulat (articolul 101 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- procedura de introducere a contabilității rezumate a orelor de lucru (articolul 104 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- timpul pentru acordarea unei pauze pentru odihnă și hrană și durata specifică a acesteia (articolul 108 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- acordarea de zile libere în diferite zile ale săptămânii în organizațiile în care suspendarea muncii în weekend este imposibilă (articolul 111 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- acordarea unui concediu anual plătit suplimentar angajaților cu program de lucru neregulat (articolul 119 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- procedura, locul și condițiile de plată a salariilor (articolul 136 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- tipuri de stimulente (articolul 191 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Exemplul 1 Specificul companiilor de pază este de așa natură încât angajații, care prestează servicii de securitate, pot lucra la intervale de timp diferite. Securitatea, în conformitate cu acordurile încheiate, poate fi non-stop, și pentru un număr diferit de ore, atât ziua, cât și noaptea etc. Prin urmare, pentru a întocmi reguli complete pentru programul intern de muncă, este necesar să se elaboreze toate contractele de securitate încheiate și să se identifice toate schimburile posibile. De exemplu, 24 de ore cu arme, 24 de ore fără arme, 12 ore cu arme ziua, 12 ore fără arme noaptea, lucru în trei schimburi de 8 ore etc.
Acest lucru este necesar pentru a aloca corect ora de începere și de sfârșit a muncii, timpul de odihnă (articolul 108 din Codul Muncii al Federației Ruse) și timpul pauzelor tehnologice (articolul 109 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Evident, în reglementările interne de muncă ale unei firme de pază, angajații vor fi împărțiți în cel puțin două categorii:
- lucru pe o săptămână de lucru de cinci zile;
- lucrători în schimburi.

Pentru cei care lucrează conform săptămânii de lucru de cinci zile, de exemplu, se poate seta următorul mod de lucru:
- inceperea lucrului la 09-00;
- terminarea lucrului la 18-00;
- pauză de prânz de la 13:00 la 14:00.

Pentru cei care lucrează în ture, de exemplu, se poate seta următorul mod de funcționare:
- inceperea lucrului la 08-00;
- terminarea lucrului la 08-00 a doua zi;
- pauza de masa de la 13:00 la 15:00;
- pauze tehnologice la fiecare 3 ore timp de 10 minute.

Aici, la elaborarea regimului, este necesar să se elaboreze toate opțiunile de pază cu arme și procedura de transfer de arme în conformitate cu ordinele autorităților (Ministerul Afacerilor Interne al Rusiei) care controlează această parte a activităților. a companiilor de securitate.

Rețineți că Regulile sunt aprobate de către angajator, ținând cont de opinia organului reprezentativ al angajaților organizației și, de regulă, sunt o anexă la contractul colectiv.

Regulile trebuie să conțină o secțiune „ Timp de muncă", care poate include următoarele componente:
- tipul si durata saptamanii de lucru;
- durata orelor zilnice de lucru;
- program de lucru;
- munca noaptea;
- Munca de weekend și sărbători;
- munca in afara programului normal de lucru.
În conformitate cu Regulile, salariatul trebuie să îndeplinească sarcini de muncă în timpul programului de lucru. Include nu numai perioadele în care angajatul îndeplinește direct funcții de muncă. Aceste perioade sunt stabilite chiar de părți. De exemplu, ora transferului și acceptării schimbului, primirea armelor etc.

Reglementări privind salariile
Regulamentul privind salarizarea (denumit în continuare Regulament) este un act de reglementare local al organizației, care este aprobat de angajator, ținând cont de opinia organului reprezentativ al salariaților.
De asemenea, regulamentul privind remunerarea ar trebui elaborat în conformitate cu Codul. Totuși, ca și în cazul reglementărilor interne de muncă, legile sectoriale pot stabili cerințe specifice pentru tipuri de activitate.
În regulament, organizația trebuie să prescrie un sistem de remunerare și stimulente pentru muncă, inclusiv o creștere a salariului pentru munca pe timp de noapte, la sfârșit de săptămână și sărbătorile nelucrătoare, munca suplimentară și în alte cazuri (Articolul 135 din Codul Muncii al Rusiei). Federaţie). După cum s-a menționat mai sus, condițiile de remunerare stabilite de reglementările locale nu pot înrăutăți poziția salariaților în comparație cu condițiile stabilite de Codul Muncii și alte acte normative de reglementare.
Administrația stabilește salariile oficiale (tarifele) în conformitate cu funcția și calificarea salariatului și cu tabloul de personal aprobat. Personalul, de fapt, face parte integrantă din regulamentul de salarizare, despre care vom discuta mai jos.
Regulamentul ar trebui să prevadă o procedură pentru asigurarea unei creșteri a nivelului conținutului real al salariilor prin indexarea salariilor în legătură cu creșterea prețurilor de consum la bunuri și servicii.

La formarea Regulamentului, angajatorul ar trebui să stabilească sume specifice ale majorării salariilor. Acest lucru este necesar pentru cazurile în care munca este efectuată în condiții care diferă de cele normale. De exemplu, în mărime crescută ar trebui facut:
- remunerarea lucrătorilor angajați în munca grea, lucrați cu dăunătoare, periculoase și altele conditii speciale munca (Articolul 147 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- salarizarea lucrătorilor angajați în muncă în domenii cu specialitate condiții climatice(Articolul 148 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- salariile pe timp de noapte (articolul 154 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- salariile în weekend și sărbători nelucrătoare (articolul 153 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- plata orelor suplimentare (articolul 152 din Codul Muncii al Federației Ruse).

salariu minim
Salariul minim (denumit în continuare salariul minim) este stabilit simultan în toată Rusia prin legea federală și nu poate fi mai mic decât nivelul de existență al unei persoane apte de muncă (articolul 133 din Codul Muncii al Federației Ruse). Apropo, salariul lunar al unui angajat care a lucrat la norma de timp pentru această perioadă și și-a îndeplinit sarcinile de muncă nu poate fi mai mic decât salariul minim.
După cum rezultă din art. 133 din Codul muncii, baza pentru determinarea salariului minim este nivelul de existență al unei persoane apte de muncă. În același timp, se preconizează o creștere treptată a salariului minim până la nivelul minimului de existență. Mărimea salariului minim este stabilită prin Legea din 19 iunie 2000 N 82 „Cu privire la dimensiune minimă salariile". În conformitate cu articolul 1 din lege, de la 1 mai 2006, suma sa este de 1.100 de ruble pe lună.

Sistem de bonusuri
Pentru a întări interesul material al angajaţilor în implementarea planurilor şi obligatii contractuale, crescând eficiența producției și a calității muncii la întreprinderi și organizații, se poate introduce un sistem de bonusuri.
Organizația specifică indicatorii de bonusuri și stimulente materiale în Regulament. Deși, dacă se dorește, angajatorul poate dezvolta și aproba două documente individuale- reglementare privind remunerarea și prevederea privind stimulentele materiale, deosebindu-se în fiecare dintre acestea costul remunerației pentru timpul efectiv lucrat și costul stimulentelor materiale pentru angajați.
Stimulentele muncii sunt remunerații și bonusuri pentru rezultatele producției, bonusuri la tarifele și salariile pentru competențe profesionale, realizări înalte în muncă și alți indicatori (complexitatea muncii, performanță conștiincioasă și de înaltă calitate). atributii oficiale), remunerație pentru vechime în muncă. Bonusurile sunt posibile doar atunci când sunt atinși anumiți indicatori de performanță.
Indicatorii de performanță ai bonusurilor pot fi revizuiți, după caz, în acord cu organism reprezentativ muncitorii.

Exemplul 2. În funcție de zona în care își desfășoară activitatea organizația, conducerea își poate stabili propriile rate de bonus. De exemplu, dacă este o companie de securitate privată, atunci astfel de factori includ:
- indeplinirea corecta de catre salariat a atributiilor prevazute Descrierea postului;
- implementarea la timp a măsurilor de identificare și prevenire a amenințărilor la adresa securității obiectelor și proprietății atât a companiei de pază, cât și a clientului acesteia;
- îndeplinirea de înaltă calitate a sarcinilor oficiale;
- asigurarea securitatii obiectelor protejate;
- intensitatea travaliului;
- un mod special de lucru (executarea sarcinilor asociate cu un risc pentru viață, manipularea armelor de foc și a echipamentelor speciale);
- complexitatea lucrării, care caracterizează complexitatea obiectului protejat.

În plus, recomandăm plata unei remunerații suplimentare pentru vechimea în muncă (taxă pentru vechimea în specialitate). Plata acestuia va stimula implicarea specialiștilor calificați și va contribui, de asemenea, la reducerea fluctuației de personal.

Impozitarea
La stabilirea unei liste de cheltuieli pentru bonusuri și stimulente materiale, este foarte important să se coordoneze denumirile acestora cu art. 255 din Codul fiscal. Cheltuielile pot fi acceptate în scopul impozitului pe venit, dar numai în partea care este numită în acest articol. De exemplu:
- bonusuri pentru rezultatele producției (clauza 2, articolul 255 din Codul Fiscal al Federației Ruse);
- bonusuri la tarifele și salariile pentru competențe profesionale, realizări înalte în muncă și alți indicatori similari (clauza 2 a articolului 255 din Codul fiscal al Federației Ruse);
- remunerație unică pentru vechimea în muncă (bonusuri pentru experiența de muncă în specialitate) în conformitate cu legislația Federației Ruse (clauza 10, articolul 255 din Codul Fiscal al Federației Ruse); precum și
- orice fel de remunerație oferită conducerii sau angajaților, plătită pe baza contractelor de muncă (clauza 21, articolul 270 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

Deducerea bonusului
În Regulamentul organizației, este necesar să se prevadă motivele pentru deducerea bonusurilor pentru angajați. Se înțelege ca o reducere a mărimii bonusului sau privarea de bonus în cuantumul integral al echipelor diviziilor structurale ale organizației, precum și al angajaților specifici. În funcție de semnificația omisiunii de producție care a cauzat pierderi întreprinderii, prima poate să nu fie plătită integral sau să fie plătită într-un anumit procent din suma plătibilă.
Lista omisiunilor de producție pentru care angajații își pot pierde bonusul total sau parțial, evident, poate include:
- cazuri de aplicare a măsurilor acțiune disciplinară(remarcă, mustrare, trecere la un loc de muncă mai prost plătit);
- omisiuni legate de atributiile salariatului prevazute de fisa postului, neexecutarea sau performanță necorespunzătoare un angajat al atribuțiilor sale;
- încălcări ale regulamentelor interne de muncă, securitate și protecție împotriva incendiilor; încălcarea gravă a cerințelor de protecție a muncii, salubritate industrială;
- nerespectarea ordinelor și instrucțiunilor conducerii și a altor documente organizatorice și administrative ale întreprinderii;
- implementarea intempestivă a măsurilor de identificare și prevenire a amenințărilor la adresa securității instalațiilor și bunurilor companiei;
- depozitarea necorespunzătoare a bunurilor materiale încredințate;
- pentru încălcarea instrucțiunilor, săvârșite direct de angajat, care a dus la un accident sau a creat condiții care amenință viața oamenilor, precum și pentru părăsirea neautorizată a locului de muncă (post);
- absenteismul, precum și apariția la locul de muncă în stare de ebrietate sau absență de la locul de muncă fără motive întemeiate mai mult de 3 ore continuu sau în total în timpul zilei de lucru, consumând alcool în timpul programului de lucru;
- comiterea furtului; pierderea, deteriorarea și deteriorarea proprietății întreprinderii sau alte daune cauzate de acțiunile vinovate ale salariatului.

personal
Orice organizație, înainte de a angaja angajați, trebuie să întocmească și să aprobe tabelul de personal. Cu toate acestea, despre asta element necesar dosarele de muncă sunt adesea uitate, iar unii manageri afirmă direct că nu au nevoie de un tablou de personal. Anterior, într-o economie planificată, masa de personal „se cobora” la fiecare organizație. Cu toate acestea, pentru o serie de companii înființate pentru a-și servi propriile întreprinderi, acest principiu a rămas. Și acest lucru este de înțeles. Atunci când își formează întreprinderea de servicii, proprietarul evaluează volumul de servicii de care are nevoie și formează numărul necesar al organizației care se creează.
Codul Muncii nu conține articole separate pe tabelul de personal, care ar trebui să fie în fiecare organizație. Cu toate acestea, prezentăm argumente puternice în favoarea sa. În primul rând, în art. 57 din Codul muncii se precizează în mod explicit că în contractul de muncă denumirea funcției salariatului, specialitatea, profesia acestuia, cu indicarea calificărilor se face în conformitate cu tabloul de personal al organizației.

În al doilea rând, pregătirea tabelului de personal vă permite să determinați numărul de angajați necesar pentru a efectua viitorul domeniu de activitate, sume de bani privind întreținerea angajaților și cu structura organizației în sine.

În al treilea rând, referiri la nevoia de personal pot fi găsite în multe acte juridice inclusiv cele care reglementează impozitarea. În unele cazuri, poate confirma valabilitatea aplicării stimulentelor fiscale și a atribuirii cheltuielilor costului produselor (lucrări, servicii). Astfel, pe parcursul auditului, organele fiscale pot solicita prezentarea unui tablou de personal.
Programul este numit act intern organizație, care își stabilește structura, personalul și personalul. Conține o listă de unități structurale, posturi, informații despre numărul de unități de personal, salariile oficiale, indemnizațiile și statul de plată lunar. Tabelul de personal este un document impersonal, nu indică anumiți angajați, ci numărul de posturi din organizație și salariile pentru aceștia. Angajații sunt numiți în funcții prin ordinele șefului după aprobarea programului.

Dacă compania are sucursale sau reprezentanțe, atunci poate face fie o listă de personal pentru fiecare organizație, fie propriul document pentru fiecare divizie. Șeful sucursalei acționează, de regulă, în baza unei împuterniciri eliberate de directorul general al societății-mamă. Astfel, autoritatea șefului de a aproba tabloul de personal din filială poate fi consacrata în această procură sau în actele constitutive ale organizației.

Documente Beneficiile
Scopul principal al tabelului de personal este nu numai de a-i aminti managerului câte posturi vacante a rămas (dacă este necesar să angajeze noi angajați, tabelul de personal poate fi schimbat sau completat), ci și la 2 linguri. 81 din Codul Muncii (reducerea numarului sau personalului salariatilor) pentru a putea face dovada in instanta ca organizatia nu a avut posibilitatea sa angajeze acest salariat, ca concedierea a fost legala si norma privind dreptul de prioritate să plece la locul de muncă (articolul 179 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Rețineți că, chiar și în organizațiile mici, adesea devine necesară concedierea angajaților conform normei specificate, iar în cazul unui conflict de muncă, judecătorul va solicita în primul rând un tabel de personal. Daca se dovedeste ca inculpatul nu detine un astfel de document sau acesta a fost intocmit in graba special pentru aceasta instanta si nu reflecta numarul real si specializarea profesionala a salariatilor, atunci inculpatului ii va fi foarte greu sa castige un astfel de act. disputa.

„Fork” în salarii
Apar multe controverse cu privire la prezența așa-zisei „furcă” în salarii. „Fork” - aceasta este introducerea unei anumite poziții, nu un salariu fix, ci dimensiunea minimă și maximă a acesteia. Este corect să o reflectăm în tabelul de personal? În acele organizații în care se practică acest lucru, cuantumul specific al salariului pentru un salariat la angajare se stabilește prin ordin al șefului pe baza limitelor care sunt stabilite în tabelul de personal și este stabilit în mod necesar în contractul de muncă.

Poziție reală sau virtuală
O altă problemă de actualitate la alcătuirea pentru prima dată a tabelului de personal: ar trebui să reflecte doar acele posturi care se află în prezent în întreprindere sau pot fi asigurate posturi de personal în viitorul apropiat? Desigur, este necesar să se prevadă posturi vacante, întrucât angajatorul nu poate accepta noi angajați dacă nu există posturi vacante în lista de personal.
Toți angajații care lucrează în organizație, ale căror posturi sunt prevăzute de tabelul de personal, sunt angajați cu normă întreagă. Mai mult, cei pentru care acesta este locul principal de muncă și lucrătorii cu normă parțială, dacă postul lor este în program, vor fi considerați cu normă întreagă.

Schimbări de personal
Tabloul de personal se modifică în conformitate cu ordinul șefului organizației. Pe lângă redenumirea posturilor, stabilirea unui alt salariu etc. în legislația muncii a Federației Ruse există proceduri separate care implică și transformarea tabloului de personal. De exemplu, atunci când se schimbă (reduce) numărul sau personalul angajaților (articolul 180 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totodată, se emite ordin de modificare a tabloului de personal (vezi exemplul 3), care, împreună cu originalul aprobat și semnat și noul grafic, poate servi drept dovadă că reducerea s-a produs efectiv. Modificările din tabelul de personal trebuie aduse la cunoștința acelor angajați care sunt afectați.
Formularul de personal este unificat (N T-3) și aprobat prin Decretul Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 01/05/2004 N 1. În organizație, tabelul de personal este aprobat prin ordin (instrucțiune) semnat de șef. al organizaţiei sau al unei persoane autorizate.

Exemplul 3
Societate cu răspundere limitată „Șeriful”

15.04.2006 N 145-k

Kazan
Despre efectuarea modificărilor
în masa de personal

Datorita cresterii volumului de servicii de paza prestate pe baza de contracte nou incheiate si a maririi sferei de activitate

Eu comand:
1. Din 01.07.2006 se introduc in tabloul de personal al SRL Sheriff, aprobat prin ordin al Directorului General din 25.12.2004 N 234, urmatoarele unitati:
- securiști în valoare de 25 de unități cu salariu conform actualului cadru de personal;
- contabil cu un salariu de 15.000 de ruble.
2. Responsabilitatea pentru executarea acestui ordin este atribuită șefului departamentului de personal Galinova Maria Alekseevna.

Director general A.I. Fadeev
Sigiliul SRL „Șeriful”

Formularul conține obligatoriu „Semnătura personală a contabilului șef”. În baza Legii contabilității, în caz de neînțelegere între șeful organizației și contabilul-șef cu privire la realizarea anumitor tranzacții comerciale, documentele privind acestea pot fi acceptate spre executare cu ordin scris al șefului organizației, care poartă responsabilitate deplină pentru consecințele unor astfel de operațiuni (Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 19 mai 2005 N 07-05-04/11).

Lista personalului (aranjament)
Există, de asemenea, concepte precum constelațiile obișnuite sau lista personalului. Acestea indică ce unități aprobate în tabelul de personal sunt ocupate de muncitori angajați și care sunt încă vacante. Desigur, acest document îl va ajuta pe șeful oricărei unități structurale, și cu atât mai mult pe angajatul departamentului de personal, în munca lor. Nu există formulare de aranjamente de personal sau liste de personal prevăzute de lege, de aceea este necesară aprobarea acestui document în politica contabilă a întreprinderii. De exemplu, ar putea arăta așa.

Exemplul 4

Citeste si

• Dacă un angajat nu se prezintă la serviciu

  Avem un angajat care nu s-a prezentat la serviciu de peste trei luni. Nu răspunde la apeluri telefonice, scrisori și telegrame. Ușa nu se deschide acasă. Îl putem concedia? Dacă da, sub ce articol?

Articole din această secțiune

• De ce ar trebui angajatorii să reglementeze comunicarea angajaților în mesagerie?

  Mesagerii, din fericire sau din păcate, au intrat ferm în viața noastră. Se pare că uneori multe femei nu se tem să-și piardă soțul precum telefonul care îți stochează aproape toată viața. Comunicarea principală s-a mutat pe chat: acest lucru este convenabil, deoarece puteți menține un dialog în orice moment. Dar nu numai prietenia, ci și relațiile de muncă au trecut în mesageri. De exemplu, un manager creează un chat cu angajații departamentului și comunică în acesta.

• Cum se organizează verificarea candidaților pentru microafaceri fără externalizare?

  Eficiența microbusiness-ului este direct legată de motivația ridicată a muncii a angajaților. Prin urmare, este atât de important să selectați și să selectați corect candidații. Vă spunem cum să rezolvați singur această problemă, fără a apela la externalizarea specialiștilor de personal.

• Ce trebuie să știți despre angajarea adolescenților?

  Tinerii de astăzi încep adesea să lucreze la vârsta școlară, dorind să devină independenți. Ei trec prin stagii de practică, pregătire și apoi se angajează. Ce este important de știut la începutul unei cariere și ce riscuri ar trebui să ia în considerare angajatorii?
  Recrutarea adolescenților este plină de multe dificultăți. Legea muncii stabilește cerințe clare pe care angajatorul trebuie să le respecte, dar acestea sunt adesea trecute cu vederea.

• Apariția unui angajat la locul de muncă în stare de ebrietate trebuie dovedită corect

  A veni la muncă în stare de ebrietate este o situație aparent evidentă care nu necesită dovezi suplimentare. Din fericire, astfel de povești sunt rare, dar poate de aceea nu toți specialiștii în HR știu exact cum să acționeze corect. De exemplu, este posibil să folosiți un aparat etilotest și să permiteți unui angajat să intre în companie?

• Deduceri la titlul executoriu

  Când primiți un mandat de executare pentru un angajat, trebuie să vă amintiți ce tipuri de venituri nu pot fi percepute, luați în considerare procentul maxim posibil de deducere pentru titlu executoriuși succesiunea de rambursare a mai multor titluri executorii. …

• Geolocalizare - pentru a proteja interesele angajatorilor?

  Cum să supraveghezi eficient angajații regionali? Întrebarea nu este inactivă: ei nu sunt sub supraveghere constantă, dar sunt responsabili pentru o parte importantă a afacerii. Acest lucru lasă o amprentă asupra Relatii de munca. Este necesar să aveți încredere într-o persoană și să știți întotdeauna cum funcționează. Din păcate, libertatea de acțiune duce adesea la iresponsabilitate și la conflicte la instanțe.

• Facsimil privind contractele de muncă și acordurile de combinare

  Un facsimil este un clișeu, o reproducere exactă a unui manuscris, document, semnătură prin intermediul fotografiei și tipăririi. Să ne dăm seama dacă este permisă utilizarea unui fax semnătură de mânăîn contractele de muncă şi acordurile privind munca suplimentară.

• deducerea impozitului social

  Social deducere fiscală pentru tratament și instruire poate fi acordată unui angajat în anumite condiții. Luați în considerare caracteristicile furnizării unei deduceri fiscale sociale.

• Standardele profesionale vor deveni obligatorii în unele cazuri

  În legătură cu intrarea în vigoare la 1 iulie 2016 a modificărilor la Codul Muncii (Legea federală nr. 122-FZ din 2 mai 2015 (denumită în continuare Legea nr. 122-FZ)), Ministerul Muncii al Rusiei a pregătit răspunsuri la întrebările standard din aplicație...

• Moartea unui antreprenor individual, angajat, fondator

  Se pot moșteni impozitele? Cine va face o înscriere în carnetele de muncă pentru angajații antreprenorului individual decedat? Plățile acumulate după decesul unui angajat sunt supuse contribuțiilor și impozitului pe venit? Care este procedura în caz de deces al directorului unui SRL sau al fondatorului acestuia? Citiți răspunsurile din articol.

• Falimentul unui angajator pentru restanțe salariale

  Salariații au dreptul de a se adresa instanței de judecată pentru declararea angajatorului în faliment în cazurile de neplată a salariului. Ne dăm seama când un angajator poate da faliment pentru restanțe salariale și ce trebuie să facă angajații pentru a începe procedura de faliment.

• Reglementări locale ale companiei - cum să evitați răspunderea în timpul inspecțiilor

  Lipsa unor reglementări locale poate fi considerată de către inspectorii din cadrul inspectoratului de muncă drept o încălcare dreptul muncii. În articol vă vom spune cum să evitați astfel de consecințe.

• Înlocuirea posturilor și combinația internă

  Conceptul de „actor”. sau "vrio" legislatia actuala nu este instalat. Așadar, pentru a evita disputele cu angajații, angajatorul trebuie să știe să ocupe corect posturile și care este procedura de plată a acestuia.

• Reglementări locale ale companiei

  Sfârșitul anului este momentul de la depunerea fără grabă a rapoartelor trimestriale pentru a începe pregătirea pentru anul care vine: gândiți-vă la masa de personal, pregătiți un program de vacanță pentru anul următor. De asemenea, dacă este necesar, modificați și alte reglementări locale.

• Locuri de muncă vacante pentru reducerea personalului

  Legiuitorul a stabilit obligația angajatorului de a oferi salariatului posturi vacante cu reducerea personalului. Acest post trebuie să fie liber, să corespundă calificărilor angajatului și poate fi, de asemenea, mai puțin plătit sau mai mic. În plus, postul vacant trebuie să fie situat în aceeași localitate. …

• Modificăm datele personale ale unui angajat

  Datele personale (personale) ale angajaților sunt conținute în principal în personal și documente contabile. Este important să urmăriți succesiunea acțiunilor atunci când faceți modificări la acestea.

• Când și cum se efectuează un audit de resurse umane

  Păstrarea evidenței personalului în strictă conformitate cu litera legii este necesară, deoarece aceste documente sunt utilizate nu numai de departamentul de personal, ci și de contabilizarea salariilor. Ele pot fi verificate Inspectoratul Munciiși fiscal, angajații pot avea nevoie de extrase și certificate.

• Auditul personalului. Ce documente trebuie să aibă firma dumneavoastră?

  Audit munca de birou de personal- una dintre cele mai importante componente ale procedurii de evaluare a eficacității întregului sistem de management al personalului și resurselor umane ale organizației sau o procedură independentă ca parte a măsurilor de reducere a riscurilor fiscale și reputaționale ale companiei, inclusiv la soluționarea conflictelor de muncă în instanță; .

• Organizarea administrarii resurselor umane de la zero

  Necesitatea înființării managementului evidenței personalului nu este o sarcină atât de exotică, deloc ușoară pentru ofițerii de personal începători, antreprenorii privați și contabili, ale căror atribuții includ managementul personalului. Totuși, întregul proces poate fi descris ca un simplu ghid de acțiune pas cu pas.

• Munca in timpul concediului de maternitate: analizam situatii posibile

  Adesea, o tânără mamă, în timpul concediului pentru creșterea copilului, lucrează cu jumătate de normă sau acasă.
  Unele mame reusesc sa lucreze in baza unui certificat de incapacitate de munca eliberat in conformitate cu procedura stabilita in timpul concediului de maternitate, care nu este prevazut direct de lege. În practică, documentarea unei astfel de situații ridică multe întrebări în rândul ofițerilor de personal.

• Cum să faci ca un lucrător extern cu normă parțială să fie principalul lucrător

  Trecerea unui lucrător cu fracțiune de normă pe funcția principală în aceeași firmă poate fi formalizată prin concediere sau prin încheierea unui acord adițional la un contract de muncă. Completarea carnetului de muncă depinde de când și de către cine au fost făcute înscrierile privind angajarea unui lucrător cu fracțiune de normă și concedierea acestuia.

• Documente care trebuie prezentate de angajat

  Pe baza materialelor cărții de referință „Salariul și alte plăți către angajați”, editată de V. Vereshchaka Înainte de încheierea unui contract de muncă cu un angajat, acesta trebuie să prezinte o serie de documente. Ele sunt enumerate la articolul 65 din Legea Muncii...

• Reglementări privind salariile

  Sarcina principală această prevedere este stabilirea procedurii de salarizare a tuturor categoriilor de salariati ai societatii.

• Schimbarea titlului postului unui angajat

  In cazul in care angajatorul decide sa schimbe denumirea postului, acesta trebuie sa anunte angajatul care lucreaza in aceasta. Acțiunile ulterioare ale părților la contractul de muncă depind de consimțământul angajatului de a schimba numele postului.

• Aplicarea unui sistem de remunerare fără tarife. Caracteristicile statelor de plată

  Acest sistem prevede repartizarea salariilor totale pentru companie (sau divizia acesteia) între angajații relevanți. În același timp, fondul general depinde de rezultatele companiei (diviziunii) într-o anumită perioadă de timp (de exemplu, o lună). În esență, salariul unui anumit angajat este cota sa în statul de plată al întregii echipe. Salariile sunt distribuite între angajați pe baza anumitor coeficienți (de exemplu, participarea la muncă). Și pot fi mai multe dintre ele.

• Calculul salariilor cu un sistem de salarizare la bucată
• Angajăm șofer

  La încheierea unui contract de muncă cu un șofer, este necesar să se țină cont de o serie de nuanțe care sunt asociate cu această poziție. Unele dintre ele trebuie precizate în contractul de muncă, pentru altele este suficient să faci o referință.

• Modificări și corecții în carnetul de muncă

  Articolul a fost publicat în cadrul cooperării dintre revista „Actual Accounting” și HRMaximum. Carnetul de muncă al salariatului este principalul document care confirmă vechimea în muncă și oferă garanții pentru primirea unei pensii. De aceea este necesar să se întocmească corect carnetele de muncă, ...

• Depozitarea documentelor. Condiții de păstrare, distrugere și eliminare a documentelor contabile primare

  Procedura și termenele de păstrare a documentelor contabile și contabile fiscale, documentele de personal

• Comenzi: formular, numerotare, corecturi

  Autorul se concentrează în material pe nuanțele emiterii ordinelor, modificărilor acestora etc. Deoarece unele erori pot duce la pierderea comenzii forță juridică, atunci nu pot fi considerate fleacuri.

• În ce ordine sunt furnizate copii ale documentelor foștilor angajați ai organizației?

  Conform Regulilor de întreținere și păstrare a cărților de muncă, aprobate. Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 N 225 (modificat la 19 mai 2008, denumit în continuare Reguli), Istoria Angajărilor se eliberează salariatului numai la concediere, dar există cazuri când salariatul...

• Cine se află pe lista personalului... Director Resurse Umane, Șef Resurse Umane, Șef HR?

  Cum se definesc funcțiile și atribuțiile directorului de resurse umane și se separă atribuțiile acestuia de sarcinile celorlalți lucrători de personal, spune autorul într-un material pregătit pe baza întrebărilor ofițerilor de personal

• Calculul programelor de lucru (Program bazat pe Microsoft Excel)
• Cum să capsați documentele

  Articolul spune despre toate nuanțele regulilor pentru documentele intermitente. Cititorii se vor familiariza cu cum să numere corect, să întocmească un inventar, să transfere documentele de personal în arhivă

• Cum se înregistrează absența unui angajat dacă îndeplinește atribuții de stat?

  Imaginați-vă o situație: un angajat al organizației este un specialist de profil restrâns și este implicat ca expert în procesul de investigare. Sau: o persoană obligată pentru serviciul militar care se află în rezervă este chemată pentru pregătire militară. Sau poate unul dintre subalternii tăi trebuie să fie prezent în instanță ca jurat. Despre ce vorbesc toate aceste cazuri? Faptul că salariatul trebuie eliberat din muncă pe durata îndeplinirii atribuțiilor de stat și absența acestuia trebuie formalizat în mod special.

• Caracteristici ale reglementării muncii a angajaților care lucrează pentru angajatori-persoane fizice

  O serie de caracteristici au de lucru pentru angajatori - persoane fizice. Practic, toți angajatorii indivizii sunt împărțite în două grupe: antreprenori individuali și persoane fizice care nu sunt antreprenori individuali. Primii folosesc lucrătorii pentru a desfășura activități antreprenoriale...

• Drepturile unui angajat la vânzarea unei companii debitoare

  Legea federală „Cu privire la insolvență (faliment)” nu conține norme care să asigure protecția drepturilor de muncă ale angajaților în cazul vânzării unei întreprinderi debitoare. Specificul raporturilor de muncă care apar în acest caz necesită o analiză specială.

• Confirmare de angajare

  La calculul vechimii în muncă, perioadele de muncă sau alte activități care sunt incluse în acesta și care au avut loc înainte de înregistrarea unui cetățean ca persoană asigurată în conformitate cu lege federala din 1 aprilie 1996 „Cu privire la contabilitatea individuală (personalizată)...

• Cum să vă pregătiți pentru sosirea inspectoratului de muncă?

  Verificarea organizației inspecția de stat munca ia adesea conducerea prin surprindere. Mai ales ținând cont de faptul că, conform legii, un inspector de muncă are dreptul de a vizita organizația la orice oră din zi și fără avertisment. Potrivit rezultatelor auditului, nu numai șeful organizației sau adjunctul acestuia, ci și șeful serviciului de personal, precum și contabilul-șef pot fi trași la răspundere.

• Notificare către angajat: cum și în ce cazuri să trimită

  Adesea, în munca ofițerilor de personal, se folosește un document, cum ar fi o notificare. Cu ajutorul acestei lucrări, angajatorul notifică angajaților punctele semnificative din punct de vedere legal. De exemplu, despre reducerea personalului. formă uniformă nicio notificare. Pentru fiecare caz, este dezvoltată o versiune diferită. Vă vom spune cum să întocmiți un aviz de reorganizare a companiei și lichidare a sucursalei. Cum să anunțați angajații cu privire la modificările în termenii unui contract de muncă. Cum se anunță un angajat cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă.

• Vizita inspectoratului de munca

  Orice angajator ar trebui să fie pregătit pentru faptul că, mai devreme sau mai târziu, inspectoratul de muncă îl va vizita. Din păcate, în situația actuală, care se caracterizează prin reduceri masive de personal, o vizită neașteptată poate avea loc în orice moment. Să vorbim despre ce motiv poate veni un inspector, care sunt puterile lui și care sunt acțiunile angajatorului atunci când efectuează măsuri de control.

• Muncitor independent: Momente „periculoase” pentru angajator si angajat

  În epoca sovietică, „independenții” se refereau la cetățeni care lucrau pentru organizație și nu fac parte din personal. Odată cu dezvoltarea legislației Federației Ruse, conceptul și statutul unui „lucrător independent” s-au schimbat. Gândirea unora dintre liderii organizațiilor a rămas la nivel reglementare legală munca „independenților” din URSS. Angajatorul nu se gândește întotdeauna la consecințele unor astfel de relații.

  Este posibil să scapi de „buletinul” viclean mijloace legale? Poate sa. Principalul lucru este să-l recunoaștem.

• Ce să faci cu documentele în timpul lichidării organizației

  Probleme de conservare a documentelor societățile pe acțiuniîn timpul lichidării lor au fost reflectate în rezoluția Comisiei Federale a Pieței hârtii valoroase. Să cităm cele mai importante fragmente pentru noi.

• Munca de birou in departamentul de personal

  Răspunsurile Andreeva Valentina Ivanovna, profesor la Catedra Dreptul Muncii Academia Rusă dreptate, întrebări despre Documentație activităţile serviciului de personal şi programul de vacanţă în organizaţie.

• Concepții greșite comune

  Cele mai frecvente concepții greșite despre relațiile de muncă

Legislația muncii necesită o redactare suficientă un numar mare documente de personal, a căror listă completă va depinde de organizarea muncii angajaților din compania dumneavoastră sau de antreprenorul individual, precum și de activitățile din industrie. În tabelul de mai jos, vă oferim cea mai generală listă a documentelor de personal obligatorii care trebuie să fie disponibile.

Compartimentul Resurse Umane va ofera intocmirea tuturor actelor de personal necesare in conformitate cu cerintele legislatiei muncii. Pentru a afla costul serviciilor de personal pentru organizația sau antreprenorul dumneavoastră individual, contactați specialistul nostru de personal care vă va pregăti o ofertă comercială profitabilă!

Gestionarea evidenței personalului este un întreg complex de proceduri de documentare a relațiilor de muncă. Puncte cheie interacțiunea cu personalul - angajare și concediere, transfer și trimitere într-o călătorie de afaceri, recompensare și pedeapsa disciplinara sunt însoţite de anumite formalităţi. Toți angajatorii care folosesc forță de muncă angajată sunt obligați să efectueze managementul evidenței personalului-2019: noile cerințe simplifică oarecum acest proces pentru antreprenori individualiși microîntreprinderile, dar nu sunt complet scutite de aceasta.

Evidențele de resurse umane pot fi păstrate de un specialist în resurse umane sau de un întreg departament de resurse umane. Totul depinde de dimensiunea companiei și de complexitatea structurii acesteia. Cu cât personalul este mai mare, cu atât fluxul de documente cu care trebuie să se ocupe ofițerul de personal este mai solid, cu atât îi este mai dificil să facă față singur. Resurse umane trebuie să se extindă. Și în organizațiile mici în care lucrează în total 10-20 de persoane, toate problemele legate de personal pot fi decise numai de către șef. În mod ideal, acest lucru necesită calificări adecvate, dar cu o cantitate mică de muncă, chiar și gestionarea înregistrărilor de resurse umane pentru manechine stăpânite de la zero vă permite să faceți față în mod normal.

Documente obligatorii de personal

Inspectori ai Inspectoratului Vamal de Stat, inspectori din cadrul parchetului, reprezentanți ai fond de pensie... Absența chiar și a unui singur document obligatoriu creează probleme serioase. Atât angajatorul, cât și funcționarul responsabil cu evidența personalului din organizație pot fi responsabili pentru acest lucru: evidențele personalului trebuie să fie întotdeauna în ordine, acest lucru determină calitatea muncii cu personalul. Asigurați-vă că compania are totul documente obligatorii prevazute de legea muncii.

Acesta este minimul de care ar trebui să aibă grijă managerul de resurse umane. De îndată ce angajații apar în organizație, lista obligatorie este extinsă cu documente cu caracter individual: contracte de muncă, comenzi de angajare, carduri personale. Dacă legea impune trimiterea personalului pentru examinări medicale, se începe un registru de examinări, dacă unele posturi implică responsabilitate financiară deplină, aceasta ar trebui fixată prin întocmirea de contracte.

Unele documente – de exemplu, regulamentele interne de muncă (PWTR) sau reglementările care reglementează anumite aspecte ale relațiilor cu personalul – sunt elaborate o dată și aplicate de la an la an. Modificările se fac numai după cum este necesar. Altele sunt întocmite din nou cu o anumită regularitate: program de vacanță - anual, fișă de pontaj - lunar, program de ture - la sfârșitul perioadei contabile etc.

Cursuri pentru a vă ajuta să vă îmbunătățiți documentele

Documente suplimentare de personal

Aceasta înseamnă că angajatorul nu va fi amendat pentru absența acestora, dar eficiența muncii cu personalul poate avea de suferit. Această categorie este reprezentată acord comun, reglementări privind atestarea și recalificare profesională angajați, reguli de lucru cu arhivele, documente cu caracter individual: chestionare completate în timpul angajării, declarații ale angajaților, ordine de furnizare asistență financiară etc.

Rafinați-le după cum este necesar.

Gestionarea înregistrărilor HR de la zero: instrucțiuni pas cu pas-2019

Deci, trebuie să stabiliți de la zero managementul evidențelor personalului. Cum să o faci și de unde să încep? Chiar și fără o experiență de lucru solidă, puteți pune în ordine treburile de personal ale oricărei companii - operaționale, reorganizate sau doar în deschidere. DAR instrucțiune nouă gestionarea evidențelor de personal va ajuta la evitarea greșelilor în această afacere minuțioasă.

Pasul 1: Aflați elementele de bază ale resurselor umane. Veți avea nevoie de literatură specială: manuale, reglementări în domeniul dreptului muncii cu comentarii. Păstrați întotdeauna la îndemână Codul Muncii al Federației Ruse editia curenta: conține răspunsuri la multe întrebări legate de munca zilnică a personalului. Necunoașterea normelor legislației muncii se transformă adesea în amenzi pentru angajator.

Pasul 2: Aflați ce programe de computer puteți utiliza. Multe organizații înființează specializate software, care facilitează munca cu documente și optimizează procesele de rutină ale personalului. De exemplu, contabilizarea orelor efective lucrate, programarea vacanțelor, întocmirea comenzilor șablon și a instrucțiunilor.

Pasul 3. Citiți actele de înființare ale companiei. Procesele de personal trebuie întocmite în așa fel încât să nu existe contradicții cu prevederile cartei și ale altor documente constitutive. Carta prevede procedura de angajare și remunerare a primelor persoane ale companiei, schema de aprobare a tabloului de personal și altele. nuanțe importante despre care trebuie să știți.

Pasul 4. Consultați reglementările locale. Vedeți dacă toate documentele necesare sunt disponibile și asigurați-vă că le verificați pentru conformitate legislatia actuala. Dacă vreun act normativ din lista obligatorie nu sunt suficiente (sau sunt, dar compilate cu erori), compania poate fi amendată.

Sfaturi pentru a evita amenzile:

• Faceți o listă cu prevederile și regulile lipsă.
• Elaborați documentele care lipsesc pe cont propriu sau cu implicarea specialiștilor din alte servicii și departamente.
• Coordonează proiectele cu managementul și aprobă comenzi.

Pasul 5. Proiectare forma standard contract de muncă, pe care le vei folosi ulterior pentru a oficializa relaţiile cu angajaţii. Conținutul documentului nu trebuie să contrazică articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse. Asigurați-vă că includeți toți termenii solicitați în contract.

Pasul 6. Creați un set de formulare pentru procedurile standard de personal. Acestea includ concedierea, transferul și angajarea, vacanța, călătoriile de afaceri, bonusurile etc. Astăzi, structurile comerciale au de ales: să folosească forme unificate comenzi sau dezvolta propriile formulare. Dacă se alege a doua opțiune, aprobați noile formulare în scris.

Pasul 7. Obțineți jurnale. Acest punct important conține orice instrucțiuni privind gestionarea înregistrărilor de personal. Pe lângă cărțile de contabilitate pentru formularele albe și completate ale cărților de lucru, ar trebui păstrate cel puțin încă cinci jurnale.

Printre ei:

1. Contabilitatea inspectiilor efectuate de organele de control si supraveghere.
2. Înregistrarea accidentelor industriale.
3. Prin înregistrarea instrucțiunilor. Introducere, la locul de muncă și Siguranța privind incendiile- Se tine un jurnal separat pentru fiecare specie.

Începeți alte reviste după cum este necesar. Legea nu impune înregistrarea comenzilor pentru personal, angajații care pleacă în călătorii de afaceri sau emiterea concediu de maternitate, corespondență primită și certificate de handicap. Dar ajută la munca personalului.

Pasul 8. Verificați dacă relațiile de muncă cu angajații sunt formalizate corect. inclusiv cu CEO: din păcate, primele persoane ale companiilor sunt adesea angajate cu încălcări. Atentie speciala acordați atenție condițiilor prevăzute în contracte (perioada de valabilitate, proba pentru angajare, răspundere materială etc.). Eliminați toate deficiențele identificate prin încheierea de acorduri suplimentare la contractele de muncă.

Pasul 9. Organizați munca cu cărțile de lucru. Salariatul își transferă lucrătorul la departamentul de personal în stadiul de angajare. Din acel moment și până la concedierea titularului acestuia, documentul se păstrează de către angajator. Persoana care răspunde de executarea, păstrarea și eliberarea carnetelor de muncă este numită prin ordin al conducătorului societății. Aceste responsabilități, precum și administrarea la scară largă a resurselor umane, sunt de obicei încredințate ofițerului de personal.

Pentru ca nici conducerea, nici GIT să nu aibă vreo plângere cu privire la calitatea cărților de muncă, fiți ghidați de cerințele:

• articolele 66 din Codul Muncii al Federației Ruse;
• instrucțiuni aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei nr. 69 din 10.10.2003;
• reguli aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 225 din 16 aprilie 2003.

Pasul 10. Obțineți carduri personale pentru toți angajații. Inclusiv „lucrători sezonieri”, lucrători la domiciliu și angajați cu fracțiune de normă. Excepția o reprezintă artiștii interpreți contracte de drept civil pe care nu încep cărțile. Folosiți formularul nr. T-2 sau echivalentul său local.

Pasul 11. Organizați înregistrarea militară.În întreprinderile mici unde nu există un birou separat de înregistrare militară, această funcție este de obicei încredințată unui ofițer de personal. Emite un ordin de numire a unei persoane responsabile cu înregistrarea militară, întocmește un plan anual de lucru și îl coordonează cu biroul de înregistrare și înrolare militară, transferă date din biletele militare și alte documente înregistrare militară prezentate în timpul angajării, în fișele personale ale angajaților. Împreună cu planul și ordinul, depuneți un raport în formularul nr. 6 și o fișă de înregistrare a organizației în formularul nr. 18 la biroul de înregistrare și înrolare militară (vezi scrisorile Ministerului Culturii nr. 125-01-16 / 24). din 3 noiembrie 2003 şi nr. 2015).

Pasul 12. Furnizați documente cu condiții acceptabile de depozitare. Formele de raportare strictă, de exemplu, cărțile de lucru originale și inserțiile acestora (atât completate, cât și noi) ar trebui să fie stocate în afara zonei publice. De exemplu, într-un dulap ignifug sigur sau încuiat în siguranță. Documente completate în munca de birou la final an calendaristic transferul în arhiva organizației. Căutați condițiile de stocare arhivă a documentelor de diferite categorii în lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei nr. 558 din 25.08.2010.

În timp, volumul documentației de personal va crește semnificativ. Fiți pregătiți pentru acest lucru și gândiți-vă în avans la logica numerotării comenzilor. Nu există instrucțiuni clare pentru acest caz, ghidați-vă de bunul simț. Dacă sunt puține comenzi, puteți folosi numerotarea continuă, dacă sunt multe, împărțiți-le în grupuri și folosiți indici suplimentari de litere pentru a evita confuzia.

Este important ca fiecare angajat să aibă dovezi documentare ale faptului lor activitatea muncii la întreprindere. În primul rând, poate ajuta la confirmarea duratei serviciului. Cu cât este mai mare, cu atât este mai mare plata concediului medical, iar pe viitor - cuantumul pensiei. Lista actelor de personal obligatorii întocmite la încheierea unei relații de muncă este următoarea:

• contract de munca. Vezi materialul pentru executarea contractului;
• Istoria Angajărilor. Despre regulile de umplere am scris în articol;
• carte medicala. Este necesar dacă munca unui angajat este asociată cu condiții de muncă dăunătoare sau periculoase. Despre asta și, veți afla făcând clic pe link-uri;.
• documente privind educația pentru a stabili dacă educația viitorului angajat îndeplinește cerințele. De asemenea, vă sugerăm să vă familiarizați cu materialul despre cum să depuneți;
• sub formă de T-1;
• cardul personal al angajatului (formular T-2). Forma acestui formular poate fi găsită în articolul nostru.

Nu uitați că fiecare nou angajat ar trebui să fie familiarizat cu semnătura și realizat pentru el în timp util!

Documente în cursul muncii

Pe parcursul angajării, un angajat poate fi transferat într-o nouă poziție. În acest caz, se întocmesc următoarele acte:

• ordin în baza căruia este transferat salariatul (formular T-5). Vă puteți familiariza cu cum arată un exemplu de completare a acestui formular în;
• acord suplimentar. De exemplu, cu sau .

Pentru eliberarea unui angajat în concediu, angajatorul emite un ordin de concediu, întocmit în formularul T-6. Cum să o completezi, vei învăța din articol. De asemenea, vă sugerăm să vă familiarizați cu informațiile despre cum să emitați.

Acte la concediere

Pentru a documenta încetarea unui contract de muncă, sunt necesare următoarele documente:

• scrisoare de demisie (dacă angajatul a decis să părăsească compania din cauza proprie iniţiativă). , citiți în textul nostru;
• acord de reziliere. Vă sugerăm să vă familiarizați cu, precum și să reziliați contractul;
• un ordin de concediere întocmit în formularul T-8 sau T-8a (dacă se reziliază contractul cu mai mulți salariați). Puteți afla despre regulile de umplere din material.

Acte locale

Orice companie poate adopta propriile reglementări locale, care nu ar trebui să contravină legile Federației Ruse. Scopul unor astfel de documente este îmbunătățirea condițiilor de muncă și creșterea nivelului de disciplină la întreprindere. Absența actelor locale, precum și executarea lor incorectă, pot duce la consecințe negative pentru angajator. Care sunt documentele obligatorii de personal din organizație care trebuie pregătite:

• personal (formular T-3). Mai multe detalii în articolul „;
• , pe baza cărora are loc controlul numărului de ore lucrate și calculul salariilor (formulare T-12 și T-13) etc.

Aceste documente obligatorii trebuie cu siguranță să fie adoptate de conducerea marilor organizații, deoarece ele stau la baza relațiilor de muncă.

Microîntreprinderile își pot permite evidențe simplificate ale personalului. Li se permite să utilizeze standardul contract de muncă, .

Răspunderea pentru întreținerea necorespunzătoare a evidenței personalului

Întocmirea corectă și la timp a documentelor de personal este responsabilitatea directă a angajatorului. Dacă se întocmesc actele de personal obligatorii impropriu el poate fi tras la răspundere.

Se pot distinge următoarele metode de pedeapsă legate de munca de birou în sfera personalului:

• acţiune disciplinară în temeiul Artă. 193 Codul Muncii al Federației Ruse, măsura maximă pentru care este concedierea;
• în conformitate cu prevederile Codului de infracțiuni administrative al Federației Ruse - regulile de aducere la responsabilitatea administrativă pentru lipsa documentelor sunt reflectate în art. 5.27, 5.27.1 din Codul contravențiilor administrative.

In afara de asta:

• Artă. 13.20 Cod administrativ pedepsește 300-500 de ruble. oficiali pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor;
• Artă. 5.39 impune o amendă de 1000-3000 de ruble. asupra persoanelor responsabile pentru nefurnizarea informațiilor solicitate în evidența personalului unui angajat, de exemplu, pentru refuzul de a emite o copie a cărții de muncă.

În conformitate cu Codul Penal al Federației Ruse:

• Artă. 137 din Codul penal al Federației Ruse prevede pedepse sub forma unei amenzi de până la 350.000 de ruble. sau munca corecțională pentru difuzarea de informații personale despre angajat;
• Artă. 183 din Codul penal al Federației Ruse aplică măsuri în cazul dezvăluirii secretelor comerciale.