Structura informatii documentate, prezența sau absența detaliilor de bază are un impact direct asupra statut juridic document. Cu alte cuvinte, documentul trebuie executat în mod corespunzător, autenticitatea acestuia fiind confirmată printr-un certificat, adică detaliile relevante (în funcție de tipul documentului - semnătură, dată, ștampila de aprobare a documentului, amprenta sigiliului etc.). De exemplu, obligatoriu datele crearea documentelor oficiale este necesară pentru evaluare juridică informațiile cuprinse în acestea, precum și pentru a aprecia relațiile care iau naștere, se schimbă sau încetează în legătură cu exprimarea în actul de voință a organului de conducere. Dacă data din document este deplasată cu cel puțin o zi, aceasta poate deveni baza pentru declararea ilegală a relației efective, chiar dacă acestea s-au dezvoltat pe baza unor informații care au sens juridic. într-un mod special certificate document oficial după semnare este a lui afirmație. Această cerință autorizează extinderea documentului la organele subordonate, funcționari sau cetățeni.
În teorie și practică documentatia de management recent a început să se separe conceptele de „forță juridică” și „semnificație juridică” ale documentului. În actualul GOST de termeni și definiții în domeniul muncii de birou și arhivare forța juridică a documentului considerată drept „proprietatea unui document oficial de chemat consecinte juridice". Aceasta înseamnă capacitatea de a implementa instrucțiunile imperioase ale autorităților și funcționarilor prin documente. În același timp, se consideră că forță juridică nu toate documentele posedă, ci doar acele tipuri care conțin reglementarile legale, obligatoriu pentru utilizare repetată și, de regulă, conceput pentru o gamă largă de organizații și persoane. Acestea includ, în primul rând, legislative și alte reglementări acte juridice.
Potrivit aceluiași GOST, „semnificația juridică a unui document” este „proprietatea unui document de a acționa ca confirmare a activității de afaceri sau a evenimentelor personale” 1 . Spre deosebire de conceptul de „forța juridică a unui document” care a intrat de mult în lexicul managerial, acest concept este relativ nou. Utilizarea sa se datorează în primul rând utilizării tot mai mari a documentelor și sistemelor electronice. managementul documentelor electronice. Cert este că prezența în documentul electronic a corespondentului semnatura electronica deși înseamnă că un astfel de document are forță juridică, totuși, nu este un fapt că acest document poate fi o dovadă autentică dacă este prezentată oricărei alte autorități sau persoane. Numai după verificarea semnăturii electronice și stabilirea autenticității acesteia, acest document poate acționa ca dovadă.
Desigur, termenul, conceptul și definiția semnificației juridice sunt pe deplin aplicabile nu numai documentelor electronice, ci și „tradiționale”.
Vorbind despre forța juridică și semnificația juridică a documentului, este necesar să se ia în considerare, pe lângă prezența certificatului corespunzător, încă doi factori, și anume:
- 1) documentul trebuie să se bazeze conform legislatiei in vigoare, ceea ce face ca documentul să fie indiscutabil, obligatoriu pentru cercul de persoane care își vor întemeia acțiunile pe acesta;
- 2) forța juridică și semnificația documentului depind de funcțiile, drepturile, obligațiile, i.e. din competenţa organului de conducere sau a funcţionarului. Cu alte cuvinte, un document emis de o persoană incompetentă, neautorizată sau eliberat fără acordul prealabil nu va fi considerat legal. De exemplu, unul dintre guvernanții ruși a semnat în urmă cu ceva timp un decret de acordare a peste 30 de locuitori distinși ai regiunii cu Ordinul Muncii, Onoarei, Valorii. Cu toate acestea, a devenit curând clar că guvernatorul și-a depășit puterile, deoarece proiectarea ordinului dezvoltat și aprobat în regiune a fost făcută fără aprobarea acesteia de către Comisia Heraldică sub președintele Federației Ruse. Drept urmare, documentul semnat de guvernator inițial nu avea forță juridică, iar procedura de acordare a acestui ordin s-a dovedit a fi nelegitimă.
Forța juridică-- este o proprietate a documentului oficial, raportat acestuia legislatia actuala, competența organului care a emis-o și ordinea stabilită proiecta. Lipsa detaliilor necesare sau executarea lor incorectă poate duce la faptul că documentul nu va avea forță juridică (de exemplu, nu există semnătură sau dată). Dacă nu conține un titlu pentru text sau o notă despre artist, atunci acest lucru va duce doar la anumite dificultăți în lucrul cu documentul, dar nu va afecta semnificația sa juridică.
Cerințe obligatorii care asigură forța juridică a documentelor sunt:
numele organizației (oficial) - autorul documentului;
denumirea tipului de document; data documentului;
număr de înregistrare;
ștampila de aprobare a documentului;
text; semnătură;
Semnătura este o cerință obligatorie a oricărui document. Un funcționar, care semnează un document, își asumă responsabilitatea: pentru autenticitatea documentului; pentru toate consecințele posibile ale executării (edicării) documentului. Dreptul de semnătură se acordă anumitor persoane și poate fi fixat: în statutul întreprinderii; în regulamentul privind întreprinderea (cu privire la unitatea structurală); în instrucțiunile pentru munca de birou; în fișa postului angajatului; în repartizarea atribuţiilor. Documentele organizației sunt semnate de director sau adjuncții acestuia. Documentație diviziuni structurale semnate de conducătorii lor. Pe o serie de probleme, alți angajați, de exemplu, specialiști de frunte ai întreprinderii, pot avea dreptul de a semna. Semnătura se pune pe prima copie a documentului, dacă este necesar - pe alte copii, de exemplu, la încheierea unui acord.
Data documentului este unul dintre cele mai importante detalii ale documentului. Absența unei date pe document îl face nul.
Sigiliul este o cerință semnificativă din punct de vedere juridic și este folosit pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (sau financiare).
Sigiliul atestă: despre autenticitatea documentului, despre apartenența documentului la organizația indicată pe sigiliu. Sigiliul se aplică pe documente, a căror publicare presupune:
- - orice consecințe juridice, de exemplu, crearea, reorganizarea întreprinderii;
- - consecințe materiale, cum ar fi transferul bunuri materiale, un certificat de drept al unei organizații sau al unui individ la ceva.
Ștampila de aprobare - unele documente dobândesc forță juridică numai din momentul în care sunt aprobate de către conducător sau o autoritate superioară. O ștampilă de aprobare este un atribut al unui document oficial care dă un normativ sau natura juridica continutul acestuia. Aprobarea obligatorie este supusă: charte, reglementări privind întreprinderile (filiale); tabele de personal; acte de inspecție, acte de acceptare și transfer; descrierea postului; estimări, planuri de afaceri, rapoarte etc. P.
Numărul de înregistrare este garanție suplimentară autenticitatea documentului. Indică faptul că documentul a trecut toate etapele de prelucrare, este înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al întreprinderii. O semnătură digitală electronică este utilizată pentru a da efect juridic unui document electronic. Un document electronic este recunoscut ca fiind semnificativ din punct de vedere juridic numai dacă rezultatul verificării autenticității documentului electronic este pozitiv. semnatura digitala.
O semnătură digitală electronică (EDS) este un atribut al unui document electronic conceput pentru a proteja acest document electronic de fals, obținut ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind cheie privată semnătura digitală electronică și care să permită identificarea proprietarului certificatului cheie de semnătură, precum și stabilirea absenței distorsionării informațiilor din documentul electronic. Un EDS într-un document electronic este echivalent cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie, sub rezerva următoarelor condiții:
- - certificatul cheie de semnătură eliberat de centrul de certificare este valabil la momentul semnării documentului electronic; se confirmă autenticitatea semnăturii digitale electronice din documentul electronic;
- - o semnătură digitală electronică este utilizată în conformitate cu informațiile acesteia specificate în certificatul cheie de semnătură. Datorită acestei tehnologii se obține un document electronic: având forță juridică; confirmarea dreptului de autor al documentului; confirmând absența denaturării informațiilor din document. Pentru ca o copie a unui document pe hârtie să aibă forța juridică a originalului, aceasta trebuie să fie certificată în modul prescris. În acest scop, sunt puse recuzita „marca pe certificarea copiei” care conține: inscripția de certificare „Corect”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătura lui; data certificării;
- - imprimare (pentru cele mai importante documente sau externe). Certificarea este efectuată de către întreprindere însăși sau, dacă este necesar, de către un notar.
În conformitate cu actele juridice de reglementare sau prin acordul părților, un document pe hârtie cu sigiliu, atunci când este convertit într-un document electronic, poate fi certificat printr-o semnătură digitală electronică a unui funcționar. Întreprinderile au voie să certifice:
- - copiile documentelor depuse de cetăţeni în momentul aplicării pentru un loc de muncă, studii;
- - copii ale documentelor pentru decizie probleme sociale muncitorii. La întreprindere, copiile sunt certificate de: conducătorul organizaţiei; funcționar (șeful departamentului de personal).
Conceptul de semnificație juridică a unui document inițial în formularea „semnificație juridică” a apărut în legătură cu dezvoltarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor și capacitatea de a crea, stoca și utiliza documente electronice echivalent cu documentele oficiale pe hârtie. Cu toate acestea, utilizarea acestui concept fără definirea lui clară ridică o serie de întrebări legate atât de interpretarea conceptului în sine, cât și de definirea locului său în baza conceptuală a managementului documentelor. Amintiți-vă că termenul „forța juridică a unui document” este mai familiar și mai ușor de înțeles pentru majoritatea specialiștilor.
Conceptele de forță juridică și semnificația juridică a unui document în cadrul de reglementare
Pentru prima dată, conceptul de semnificație juridică a unui document (în formularea „semnificația juridică a unui document”) a fost menționat în Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”, unde în art. 4 „Condiții pentru recunoașterea echivalenței unei semnături digitale electronice și a unei semnături olografe” s-au stabilit următoarele:
"unu. O semnătură digitală electronică într-un document electronic este echivalentă cu o semnătură scrisă de mână într-un document pe hârtie, sub rezerva următoarelor condiții:
certificatul cheie de semnătură aferent acestei semnături digitale electronice nu și-a pierdut valabilitatea (valabila) la momentul verificării sau la momentul semnării documentului electronic dacă există dovezi care determină momentul semnării;
- se confirmă autenticitatea semnăturii digitale electronice din documentul electronic;
- Semnătura digitală electronică este utilizată în conformitate cu informațiile specificate în certificatul cheie de semnătură.
2. Un participant la sistemul informatic poate fi simultan proprietarul oricărui număr de certificate de cheie de semnătură. Totodată, un document electronic cu semnătură digitală electronică are semnificație juridică în implementarea relațiilor specificate în certificatul cheie de semnătură.
Este de remarcat că, după cum reiese din cuprinsul articolului, însuși faptul certificării unui document electronic cu semnătură electronică nu înseamnă că înscrisul capătă semnificație juridică; o dobândește numai dacă există o condiție suplimentară și anume: un document cu semnătură electronică este folosit doar pentru implementarea relațiilor specificate în certificatul cheie de semnătură.
O prevedere similară este cuprinsă în articolul de lege care stabilește cerințele pentru un certificat de cheie de semnătură: certificatul trebuie să conțină informații despre relațiile în implementarea cărora un document electronic cu semnătură digitală electronică va avea semnificație juridică.
Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnătura digitală electronică” este valabilă până la 1 iulie 2012. Există prevederi similare sau similare în Legea Federală Nr. 63-FZ din 04/06/2011 „Cu privire la semnătura electronică” deja adoptată și actuală? O analiză a textului de lege arată că noua lege nu conține conceptele de „valoare juridică a unui document” sau „semnificație juridică a unui înscris”, ci se folosește conceptul de „forță juridică a unui înscris”.
În special, art. 4 „Principii de utilizare a semnăturii electronice”, unul dintre principii este principiul „inadmisibilității recunoașterii unei semnături electronice și (sau) a unui document electronic semnat de aceasta. nul de drept doar pe baza faptului că o astfel de semnătură electronică nu a fost creată de propria mână, ci folosind instrumente de semnătură electronică pentru crearea automată și (sau) verificarea automată a semnăturilor electronice în Sistem informatic».
Rețineți că în acest caz nu sunt prezentate condiții sau cerințe suplimentare, în prezența cărora un document electronic este considerat valabil din punct de vedere juridic, cu excepția prezenței unei semnături electronice.
Într-un alt articol de lege (articolul 7 „Recunoașterea semnăturilor electronice create în conformitate cu normele drept străinși standarde internaționale”) se stabilește: „Nu pot fi luate în considerare o semnătură electronică și un document electronic semnat de aceasta nul de drept numai pe motiv că certificatul cheii de verificare a semnăturii electronice a fost eliberat în conformitate cu normele de drept străin. Și în acest caz, vorbim despre forța juridică a documentului, iar forța juridică a documentului este asociată cu prezența unei semnături electronice.
Astfel, vedem că într-un caz (Legea „Cu privire la semnătura electronică digitală” din 2002) conceptul este utilizat semnificație juridică document, într-un altul (Legea „Cu privire la semnătura electronică” 2011) – conceptul de forță juridică a documentului.
Trebuie remarcat faptul că conceptul de forță juridică a unui document este un concept care există de mult timp și este familiar tuturor specialiștilor, al cărui sens este definit de GOST R 51141-98 * GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții: „forța juridică a unui înscris este o proprietate a unui înscris oficial, comunicată acestuia prin legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru înregistrare”.
Conceptul de semnificație (semnificație) juridică a unui document este un concept relativ nou care a fost utilizat pe scară largă în ultimii 5-10 ani. Trebuie menționat că acest concept, în primul rând, se aplică, de regulă, nu unui document în general, ci unui document electronic, iar în al doilea rând, împreună cu acest concept, este și conceptul de „gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic”. utilizat (acest concept este utilizat pe scară largă atât de dezvoltatorii de sisteme electronice de gestionare a documentelor, cât și de utilizatorii acestor sisteme).
Dacă conceptul de forţă juridică are stabilite prin standard definiție, atunci conceptul de semnificație juridică a unui document (flux de documente) nu are o astfel de definiție, ceea ce, desigur, creează anumite dificultăți în utilizarea acestor concepte. Adesea, chiar și în literatura de specialitate, aceste concepte sunt folosite ca sinonime. E chiar asa?
Forța juridică a documentului
După cum rezultă din definiția de mai sus acest concept, consacrat în GOST R 51141-98, se poate spune că documentul are forță juridică dacă documentul îndeplinește trei cerințe: respectă legea, eliberat de un organism (persoană) cu autoritatea corespunzătoare, executat în conformitate cu regulile stabilite. Dacă documentul îndeplinește toate cerințele de mai sus, acesta are forță legală, cu alte cuvinte, este o confirmare adevărată a informațiilor despre realitatea obiectivă consemnate în acesta.
Este important de știut!
Un document care are forță juridică este un document capabil să genereze anumite consecințe juridice.
În ciuda faptului că conceptul de forță juridică are o definiție fixată în standard, natura acestui concept practic nu este studiată, ceea ce, desigur, nu adaugă claritate, ci, dimpotrivă, atrage întreaga linieîntrebări.
În primul rând, formularea dată în definiția conceptului de „forță juridică” necesită lămuriri: „proprietatea unui înscris oficial, comunicată acestuia prin legislația în vigoare...”. Ce ar trebui să se înțeleagă prin această proprietate a unui document, care îi este comunicată prin legislație și ne putem baza întotdeauna, la crearea unui document, pe normele consacrate în legislație? Se știe că în cazuri individualeîn legislație există doar indicii că anumite situații necesită documentare, fără a se preciza tipul sau tipul de document care ar trebui creat în această situație, și fără a se stabili vreo cerință pentru conținutul și designul documentului. Există multe astfel de prevederi, de exemplu, în Codul Muncii Federația Rusă. Aici sunt cateva exemple:
„Cu acordul scris al salariatului, acestuia i se poate încredința prestația pe durata stabilită a zilei de lucru (în tură) împreună cu munca specificată în contractul de muncă, muncă în plusîn altă profesie sau aceeași profesie (post) pentru o plată suplimentară..."(Art. 60.2.).
„Salariatul are dreptul de a refuza din timp să presteze muncă suplimentară, iar angajatorul are dreptul de a anula comanda pentru a o executa înainte de termen, după ce a avertizat cealaltă parte despre acest lucru în scris nu mai târziu de trei zile lucrătoare(ibid.).
„La cererea unei persoane căreia i s-a refuzat detenția contract de muncă, angajatorul este obligat să precizeze motivul refuzului în scris.(Art. 64).
„Cu acordul scris”, „în scris” și alte formulări similare spun doar că situația ar trebui documentată, dar nu determină tipul de document care se creează.
În același timp, în legislație există o mulțime de norme care determină tipul de document care se creează și, în unele cazuri, stabilesc cerințe pentru conținutul și designul documentului. Să dăm doar un exemplu: Legea federală nr. 208-FZ din 26 decembrie 1995 „Cu privire la societățile pe acțiuni” enumeră nu numai tipurile de documente care ar trebui să reflecte activitățile organelor de conducere societate pe actiuni, dar stabilește și un set de cerințe pentru procedura de întocmire și prelucrare a acestor documente, conținutul acestora, de exemplu:
„Articolul 63. Protocol intalnire generala acţionarilor
(1) Procesul-verbal al adunării generale a acționarilor se întocmește în cel mult 15 zile de la închiderea adunării generale a acționarilor în două exemplare. Ambele exemplare sunt semnate de președintele adunării generale a acționarilor și de secretarul adunării generale a acționarilor.
(2) Procesul-verbal al adunării generale a acționarilor indică:
- locul și ora adunării generale a acționarilor;
- numărul total de voturi deținute de acționari - proprietari de acțiuni cu drept de vot ale companiei;
- numarul de voturi detinute de actionarii participanti la adunare;
- președinte (prezidiu) și secretar de ședință, ordinea de zi a ședinței.
Procesul-verbal al adunării generale a acționarilor societății trebuie să cuprindă principalele prevederi ale discursurilor, chestiunile supuse votului și rezultatele votului asupra acestora, hotărârile adoptate de adunare.
la fel de clară şi anumite norme cuprinse în lege și în raport cu alte documente.
Exemplele de mai sus arată că cerințele pentru documente stabilite de legislația actuală pot fi formulate atât ca cerințe de documentare obligatorie a situației (fără a preciza tipul documentului, caracteristicile de proiectare și cerințele de conținut), cât și ca reguli clare care determină tipul de documentare. document (tipuri de documente), procedura de întocmire și, în unele cazuri, de executare.
Având în vedere esența conceptului de „forță juridică”, trebuie să remarcăm încă o incertitudine care există în legătură cu acest concept: este necesar să existe toate cele trei condiții pentru ca un document să dobândească forță juridică (adică trăsăturile evidențiate în definiție: respectarea legii, organ sau persoană de competență, reguli de înregistrare). Se știe că departe de toate documentele, legislația stabilește orice cerințe: există un numar mare de tipuri și soiuri de documente pentru care legislația nu stabilește nicio normă și nu putem vorbi decât de regulile determinate de tradiție (practica documentării) sau de acordul părților.
Aplicarea principiului acordului părților la documentare este prevăzută în mod expres de Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologia de informațieși privind protecția informațiilor” (clauza 1, articolul 11): „Legislația Federației Ruse sau prin acordul părților poate stabili cerințe pentru documentarea informațiilor.” Astfel, legea prevede posibilitatea aplicării regulilor adoptate de părți la schimbul de informații la documentare.
Alte două trăsături evidențiate în definiția conceptului de „forță juridică a unui înscris” (o proprietate a unui înscris oficial care i-a fost comunicat... prin competența organului care l-a eliberat și procedura stabilită pentru înregistrare) sunt fără îndoială. . Competența organului (funcționarului) care a emis (semnat, aprobat) documentul este determinată de competențele acordate organului sau persoanei relevante și consacrate în documente organizatorice, juridice, administrative sau de altă natură, de exemplu, în împuterniciri.
Competența organelor de conducere (adunarea generală a acționarilor, consiliul de administrație, consiliul de supraveghere), conducătorul organizației care exercită funcții executive și administrative este determinată de carta organizației sau de regulamentul organizației. Competența celorlalți funcționari se stabilește prin ordinul șefului privind delegarea de autoritate (dreptul de semnătură), împuterniciri date de șeful organizației, precum și reglementări privind diviziile, fișele postului.
Dacă, la semnarea sau aprobarea unui document, un funcționar a depășit puterile care i-au fost acordate, actul nu are forță juridică și este nul.
Ultima condiție necesară pentru ca un document să fie valabil din punct de vedere juridic este respectarea ordinea stabilităînregistrarea sau forma stabilită a documentului. Însă dacă cerințele privind conținutul și executarea documentului sunt stabilite prin lege sau alt act juridic de reglementare, atunci respectând prima cerință, vom îndeplini simultan și ultima condiție necesară pentru darea forței legale a documentului - respectarea regulilor de înregistrare a acestuia. Un alt lucru este dacă nu există astfel de reguli în legislație: atunci acestea sunt stabilite în reglementările locale (reguli, regulamente, instrucțiuni) sau sunt adoptate prin acordul părților care participă la schimbul de informații.
Există o altă împrejurare care necesită, de asemenea, luarea în considerare în legătură cu conceptul de „forță juridică a documentului”. Reprezentanții științei juridice asociază conceptul de forță juridică a unui document doar cu o anumită categorie de documente - acte legislative și alte acte juridice de reglementare. Să cităm ca exemplu următoarea hotărâre: „În locul unui act normativ în Cadrul legal indică forța sa juridică – proprietatea unui act de a genera anumite consecințe juridice. Forța juridică a unui act depinde de poziția organului care a emis acest act în sistemul organelor de stat și de competența acestuia ”(Reguli Antipova TV pentru aplicarea actelor juridice de reglementare // Drept și economie. 2004. Nr. 11 ( 201). P. 4.)
În consecință, legea federală are forță juridică mai mare decât legea subiectului Federației Ruse, decretul Guvernului Federației Ruse are forță juridică mai mare decât decizia organismului federal putere executiva. Constituția Federației Ruse are cea mai înaltă forță juridică.
Este clar că atunci când ne referim la normativ Cadrul legal, care are o structură ierarhică care reflectă de fapt ierarhia autorităților, conceptul de forță juridică a unui act capătă într-adevăr o altă proprietate foarte importantă și destul de specifică: forța actului.
În special, această proprietate a actului se manifestă prin faptul că, dacă aceeași problemă este reglementată prin acte juridice normative diferite, atunci norma actului emis de organul care ocupă un loc superior în ierarhia autorităților, adică actul care ocupă. un loc superior în ierarhia actelor și având, în consecință, o forță juridică superioară.
Litigiul dacă este legitim să se consolideze forța juridică doar prin acte normative juridice este o chestiune care necesită un studiu mai profund.
Dacă acceptăm acest punct de vedere, atunci ordinea organizației, care aprobă orice document (reguli, regulamente, instrucțiuni) are o anumită forță juridică, deoarece aparține categoriei actelor juridice normative și ordinea organizației, căruia i se dau instrucțiuni specifice, nu are forță juridică, deoarece este nenormativ.
Dacă acceptăm poziția conform căreia forța juridică a unui înscris este proprietatea unui document pentru a da naștere la anumite consecințe juridice, atunci, în opinia noastră, este ilegală asocierea acestei proprietăți numai cu acte juridice normative. Consecințele juridice, în opinia noastră, pot fi generate de multe documente care nu fac parte din categoria actelor juridice cu caracter normativ, cu condiția ca acestea să fie publicate cu respectarea regulilor pe care le-am menționat mai sus.
Un exemplu simplu: orice acord semnat de părți dă naștere la consecințe juridice, atât în cazul executării, cât și în cazul neexecutării (desigur, în fiecare caz acestea vor fi diferite). Acordurile ajunse în timpul negocierilor și consacrate în protocolul semnat de părți dau naștere și la consecințe juridice. Scrisoare de oferta ( ofertă comercială) poate da naștere și la consecințe juridice.
Desigur, în funcție de tipul documentului și de situația documentată, gradul (calitatea) acestor consecințe poate fi diferit, față de obligația sau dreptul de a comite anumite actiuni la consecintele rezolvate in ordin judiciar. Chiar și un document al unei persoane fizice, de exemplu, o contestație a unui cetățean trimis unei autorități, dă naștere unor consecințe juridice, întrucât, în conformitate cu legislația în vigoare, orice contestație trebuie luată în considerare și orice contestație trebuie să i se răspundă pe fond - și aceasta este și în acest caz consecințe juridice.
Din ce poziție nu am aborda conceptul de forță juridică a unui document și indiferent de ce aspecte ale acestui concept care nu au fost încă explorate ne sunt dezvăluite, un lucru este clar: forța juridică este ceva caracteristic documentul în sine.
Pe o notă!
Actul fie are putere juridică, fie nu o are, respectiv, în acest din urmă caz, actul nu poate da naștere la consecințe juridice.
De exemplu, dacă adjunctul șefului organizației, în conformitate cu ordinul de numire a directorului general interimar pentru perioada de vacanță de la 01 iunie la 15 iunie 2011, a acționat în calitate de director general, ordinul emis de acesta la 16 iunie, 2011, adică după eliberarea directorului general director de vacanță vor fi nule de drept, deoarece atribuțiile care conferă directorului general adjunct competența de a emite ordine au încetat la 15 iunie 2011.
Semnificația juridică a unui document electronic
Pentru a înțelege care este „semnificația juridică a unui document electronic”, să ne întrebăm de ce acest concept a apărut tocmai atunci când am început să lucrăm activ cu documentele electronice și când a devenit posibilă certificarea unui document electronic cu semnătură electronică și, în consecință, condițiile preliminare pentru trecerea la fluxul de lucru fără hârtie, adică excluderea în anumite cazuri a unui document pe hârtie de la schimbul de informații. De ce, când avem de-a face cu documente pe hârtie, am putea să ne descurcăm cu conceptul de „forța juridică a unui document” și ne-a fost suficient? Evident, răspunsul la această întrebare constă în faptul că un document pe hârtie este un obiect fizic independent, pe care îl putem controla direct urmărind mișcarea acestui obiect în procesul de pregătire sau execuție a acestuia.
Desigur, un document pe hârtie nu există de la sine: în procesul de pregătire, acesta poate fi asociat cu alte documente (de exemplu, documente care inițiază publicarea acestui document sau care servesc drept bază pentru publicarea acestuia, cu documente pregătite anterior). proiecte etc.); după ce documentul este pregătit sau publicat, acesta poate fi mutat într-un alt sistem de gestionare a documentelor sau plasat într-un dosar și devine parte a fondului de documente, dar, în orice caz, un document pe hârtie este un obiect perceput vizual și controlat de noi.
Relația dintre subiectul care realizează documentația (autorul documentului) și documentul însuși în acest caz poate fi reprezentată grafic după cum urmează:
O situație complet diferită se dezvoltă în cazul unui document electronic, deoarece un document electronic este creat folosind un sistem informațional, transferat de la un sistem informațional la altul, stocat într-un sistem informatic, adică există pe tot parcursul său. ciclu de viațăîn sistemul informatic - sistem electronic de management al documentelor (EDMS). Vizual, percepem un document electronic prin reprezentarea lui într-o formă care poate fi citită de om ca o videogramă pe un ecran de monitor sau ca o imprimare pe hârtie. Controlul asupra documentului de-a lungul întregii perioade de existență este efectuat de EDMS. În acest sens, relația dintre autorul unui document electronic și documentul în sine arată diferit:
Faptul că existența unui document electronic este asigurată de un sistem informatic - EDMS, iar o persoană nu poate gestiona direct un document electronic, deoarece a gestionat anterior un document pe hârtie, ridică o serie de probleme suplimentare care trebuie rezolvate. pentru a determina locul documentelor electronice în sistemul social.comunicații și, în special, recunoașterea statutului de document oficial pentru un document electronic și, cel mai important, capacitatea de a utiliza documentele electronice ca probe, inclusiv în instanță.
În Recomandările Comisiei Economice pentru Europa a Națiunilor Unite pentru interoperabilitatea a semnat documente digitale(Recomandarea nr. 37: Recomandarea privind interoperabilitatea documentelor digitale semnate / UNECE, 2010. P. 18) subliniază că există multe asemănări între documentele digitale și cele pe hârtie, dar există și o serie de diferențe importante între ele, în special, „documentele pe hârtie semnate, de regulă, conțin semnătura olografă a semnatarului, în timp ce semnătura digitală sub documentul electronic nu are formă grafică. De obicei, doar un program de calculator este capabil să efectueze calculele matematice complexe necesare pentru a verifica o semnătură digitală.”
Regimul juridic al semnăturii electronice în țara noastră este stabilit de Legea federală din 6 aprilie 2011 nr. 63-FZ „Cu privire la semnătura electronică”, care (articolul 6) definește condițiile de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu semnătură electronică ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate de semnătură de mână. Aceste condiții diferă în funcție de semnătura electronică cu care este semnat documentul și sunt următoarele:
"unu. Informații în formular electronic, semnat cu o semnătură electronică calificată, este recunoscut ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu o semnătură de mână, cu excepția cazului în care legi federale sau acte normative de reglementare adoptate în conformitate cu acestea stabilesc cerința ca documentul să fie întocmit exclusiv pe hârtie.
2. Informațiile în formă electronică, semnate cu o semnătură electronică simplă sau cu o semnătură electronică necalificată, sunt recunoscute ca document electronic echivalent cu un document pe hârtie semnat cu semnătură de mână, în cazurile stabilite de legile federale, actele juridice de reglementare adoptate în conformitate cu acestea sau un acord între participanți interacțiune electronică. Actele juridice de reglementare și acordurile dintre participanții la interacțiunea electronică care stabilesc cazuri de recunoaștere a documentelor electronice semnate cu o semnătură electronică necalificată ca echivalent cu documentele pe hârtie semnate cu o semnătură de mână ar trebui să prevadă procedura de verificare a semnăturii electronice...”.
În plus, legea (articolul 11) stabilește procedura de recunoaștere a semnăturii electronice calificate, care include o serie de condiții, dintre care una este un rezultat pozitiv al verificării dreptului de proprietate de către proprietar. certificat calificat o semnătură electronică calificată cu care este semnat un document electronic și se confirmă absența modificărilor aduse acestui document după semnarea acestuia.
Din prevederile legii de mai sus rezultă că însăși posibilitatea utilizării unuia sau altui tip de semnătură electronică pentru semnarea documentelor electronice trebuie stabilită prin acte normative de reglementare sau prin acordul părților (în cazul utilizării unui sistem electronic necalificat sau simplu). semnătură), iar la primirea unui document electronic semnat cu semnătură electronică, este necesară o procedură de verificare, care trebuie să confirme (sau să nu confirme) că deținătorul unui certificat calificat are o semnătură electronică calificată și că nu există denaturări în document electronic semnat.
Imaginați-vă situația: am creat un document electronic intern, l-am semnat cu o semnătură electronică necalificată sau simplă (în conformitate cu procedura stabilită de organizație), prin urmare, avem dreptul să considerăm că acest document electronic are forță legală. În cazul în care același document electronic trebuie transferat către contrapartidă sau depus ca probă la instanță, va trebui să luăm o serie de acțiuni suplimentare: fie să semnăm documentul cu o semnătură calificată dacă avem o semnătură electronică pentru tipul de relație. în curs de implementare sau să fie ghidat de un acord între părți care dă dreptul de utilizare această specie semnătura electronică la schimbul de documente (dacă există un astfel de acord) sau (dacă vorbim despre utilizarea acestui document ca probe criminalistice) reprezintă interiorul document normativ, care stabilește procedura de semnare a documentelor electronice de acest tip și confirmă că documentul are forță juridică. Și numai dacă documentul îndeplinește toate condițiile existente, se poate considera că este un document semnificativ din punct de vedere juridic.
Astfel, în raport cu un document electronic, trebuie recunoscut că faptul semnării unui document electronic cu tipul de semnătură electronică stabilit înseamnă că acest document are forță juridică, dar aceasta nu înseamnă că acest document poate constitui o dovadă autentică dacă aceasta documentul trebuie să fie prezentat unei contrapărți sau altui organism sau persoană. Se va putea spune că acest document poate acționa ca probă, cel puțin după verificarea semnăturii electronice și obținerea unui rezultat pozitiv, și eventual după ce au fost întreprinse și alte acțiuni suplimentare, de exemplu, depunerea unui acord încheiat de părți la schimbul de informații.
Din cele de mai sus, putem concluziona: un document semnificativ din punct de vedere juridic este un document care poate acționa ca dovadă (confirmare) a unei afaceri sau a unei alte activități, cu alte cuvinte, este un document al cărui conținut poate fi perceput ca autentic. De ce nu am folosit conceptul de semnificație juridică atunci când lucram cu documente pe hârtie? Răspunsul este evident: orice document pe hârtie care are forță juridică este în același timp un document semnificativ din punct de vedere juridic. Desigur, atunci când lucrați cu documente pe hârtie, au apărut situații care impunea verificarea autenticității documentului, prin urmare, în acest caz, cu un rezultat pozitiv, s-ar putea spune că documentul este semnificativ din punct de vedere juridic, sau dacă autenticitatea documentului nu este confirmat, că documentul nu este un document semnificativ din punct de vedere juridic, ci este un fals, un document fals. Ni se pare că în ceea ce privește documentele pe hârtie, conceptul de „document original” (adică, un document, informații despre autor, momentul și locul creării ale cărora, conținute în documentul în sine sau identificate în alt mod, confirmă fiabilitatea originii sale (GOST R 51141 -98 Evidența și arhivarea.Termeni și definiții) și „document semnificativ din punct de vedere juridic” pot fi considerate sinonime.
În concluzie, să trecem la GOST R ISO 15489-1-2007 (Vezi: GOST R ISO 15489-1-2007. Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale), care stabilește cerințe pentru documentele electronice. Standardul stabilește (Secțiunea 7, clauza 7.2.1.–7.2.5.) că politicile, procedurile și practicile de gestionare a documentelor trebuie să asigure crearea de documente autentice care au anumite caracteristici și anume: autenticitate, integritate, fiabilitate, adecvare pentru folosi .
Conform GOST R ISO 15489-1-2007, un document este autentic dacă respectă regulile stabilite, a fost creat sau trimis de o persoană autorizată în acest sens, a fost creat sau trimis la momentul indicat în document. Un document credibil este unul al cărui conținut poate fi considerat o reprezentare completă și exactă a tranzacțiilor, activităților sau faptelor de confirmat și care poate fi de încredere în tranzacțiile sau activitățile ulterioare. Integritatea unui document este determinată de integralitatea și imuabilitatea acestuia.
Pentru a menține integritatea documentului, orice modificare a documentului trebuie să fie autorizată în conformitate cu regulile și procedurile stabilite. Orice modificare autorizată trebuie înregistrată și controlată.
Un document utilizabil este unul care poate fi găsit (adică într-un sistem informatic), reprodus și interpretat. Atunci când sunt reproduse, legăturile dintre documente ar trebui păstrate, fixându-se succesiunea acțiunilor, legăturile cu activitatea comercială sau operațiunile în care aceste documente au fost create și utilizate.
Cerințele formulate în standard pe care trebuie să le îndeplinească documentele electronice nu au legătură directă cu forța juridică a documentului (cum am menționat deja, pentru a da forță juridică, documentul trebuie semnat organism autorizat(de către persoană) de tipul de semnătură electronică stabilit), dar sunt legate cel mai direct de semnificația juridică a unui document electronic, întrucât doar un document electronic autentic, de încredere, complet și adecvat pentru utilizare poate fi considerat semnificativ din punct de vedere juridic.
V.F. Yankova, deputat Director VNIIDAD, Ph.D. ist. Științe
Documentul este purtătorul de informații. Fiecare document de management este un purtător de informații, utilizat pentru colectarea, analiza, elaborarea și adoptarea acesteia a unei decizii manageriale, comunicarea acesteia către executanți direcți, organizații interesate sau cetățeni. Principala cerință pentru documentele administrative este formalitatea, fiabilitatea, obiectivitatea. Această cerință este implementată atunci când documentul este dotat cu forță legală, adică condiția în care informațiile documentului pot fi utilizate în domeniul managementului fără îndoială cu privire la fiabilitatea acestuia pentru implementarea oricăror acțiuni. În prezent, caracterul incontestabil și obligatoriu al unui document este determinat și de conceptul de „forță juridică a unui document”.
Pentru activitățile de management, forța juridică a documentelor este extrem de importantă, deoarece acestea servesc ca modalitate de dovedire a informațiilor conținute în acestea și reprezintă una dintre formele de exprimare a dreptului. Forța juridică a unui document este înțeleasă ca fiind incontestabilitatea și autoritatea în baza legislației. Forța juridică a documentului presupune caracterul său obligatoriu pentru cei cărora le este adresat sau pentru cercul participanților la conducere (organisme guvernamentale, diviziile lor structurale, organizatii publice, funcționari, funcționari publici și cetățeni) care se ghidează după prezentul document și își bazează activitățile pe acesta sau se abțin de la el.
Unele documente, de exemplu, actele juridice ale reprezentanților federali și ale autorităților executive, actele judiciare, procurorii, notariale și de arbitraj, documentația contractuală, au inițial o funcție juridică, de stabilire, consolidare și modificare a normelor și raporturilor juridice sau de încetare a acestora. Alte înscrisuri sunt înzestrate cu funcție juridică dacă sunt folosite ca probe în instanță, organe de anchetă și de urmărire penală, notari, arbitraj etc. În activitatea managerială, forța juridică a unui document asigură oficialitatea acestuia pentru angajați ca sistem managerial dat, și toate celelalte structuri cu care este interconectată.
Forța juridică a documentului- este un bun care i-a fost comunicat prin legislatia in vigoare, competenta organului care l-a emis si procedura stabilita de inregistrare.
Din această definiție rezultă că organul de conducere sau funcționarul care emite un document este obligat să:
Respecta legislatia in vigoare la intocmirea acesteia;
Publicați documentele numai în competența lor;
Respectați normele naționale de întocmire și executare a documentelor în vigoare la un moment dat.
Astfel, forța juridică a unui document este determinată atât de conținutul, cât și de forma documentului. Pentru anumite tipuri de documente, normele actuale de înregistrare au dezvoltat cerințe pentru detalii care atestă forța juridică a acestora.
Pentru a da documentului o legalitate sunt necesare forte. rechizite:
Denumirea tipului de document;
Data documentului;
Reg. numarul documentului;
Semnătură;
Ştampila de aprobare;
Semnătura aprobării;
Acte legislative care definesc procedura de certificare a documentelor electronice .
Deci, forța juridică a unui document electronic este dată:
Detalii obligatorii;
Confirmarea autoritatii creatorului;
Compus detaliile necesare stabilit prin urmatoarele reglementari:
Legile federale:
FZ „Cu privire la informare, informatizare și protecția informațiilor”. Nu numai că oferă definiții ale celor mai importante concepte din domeniul informației, dar definește și obiectivele de protecție a inf-ției, precum și amenințarea inf-tionului. Această lege definește documentul ca o condiție prealabilă pentru includerea informațiilor în informații. resurse. Conform legii, legal puterea unui document stocat, procesat și transmis prin intermediul unei mașini automate. informație și telecomunicații. sisteme, poate fi confirmat prin electr. semnătură.
V Legea Federației Ruse „Cu privire la comunicații„Problemele documentării electronice și organizării muncii cu documente electronice au fost parțial reflectate. Legea prevede că dezvoltarea și menținerea unor comunicații stabile și de înaltă calitate este condiția cea mai importantă pentru dezvoltarea societății și a activităților statului. În în conformitate cu Mijloacele de comunicare, împreună cu mijloacele informatice, constituie baza tehnică pentru asigurarea procesului de colectare, prelucrare, acumulare și distribuire a informațiilor.
Legea Federației Ruse „On stat secret „a introdus o definiție a încă 2 concepte legate de problematica acestei teme: despre metodele și mijloacele de protejare a informațiilor secrete; despre programele și măsurile de stat în domeniul protejării secretelor de stat.
Legea reglementează activitățile organizațiilor care prestează servicii de distribuție a sistemelor integrate automatizate de birou (IASD), care includ un subsistem de protecție a informațiilor. O licență pentru efectuarea acestor lucrări se eliberează pe baza rezultatelor unei examinări speciale a organizației și a statului. certificarea liderilor săi responsabili cu protecția informațiilor, iar organizația trebuie să îndeplinească o serie de cerințe.
Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă” spune că electr. Doc-you poate fi atribuit lui Arkh. fond al Federației Ruse. Cu toate acestea, reglementările ar-x. departamentele doar în termenii cei mai generali se referă la problemele de acceptare pentru depozitare, conservare, contabilizare și descriere a electronilor. doc-in. Problemele de creare și utilizare a documentelor electronice sunt rezolvate de alte departamente în mod independent.
Crearea unui electron. guvernele sunt de fapt principalul obiectiv al Programului țintă federal „Electron. Rusia”, în legătură cu care unele prevederi ale programului sunt dedicate organizării managementului documentelor electronice.
Decrete organisme federale puterea executivă și GOST:
Goskomstat al Rusiei din 05.01.2004 N 1 „În aprobare forme unificate documentația contabilă primară pentru contabilitatea muncii și plata acesteia”;
GOST R 6.30-2003"Sisteme unificate documentație. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de executare a documentelor, în conformitate cu care se întocmesc actele.
Pentru documente electronice GOST 6.10.4-84 „Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașini create prin tehnologia computerizată. Prevederi de bază”. Prezentul Standard stabilește cerințe pentru componența și conținutul detaliilor care dau forță juridică unui document electronic și, de asemenea, stabilește procedura de efectuare a modificărilor acestora.
Pentru mesaje electronice - GOST R 53898-2010 „Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru e-mail. Standardul specifică formatul, compoziția și conținutul unui mesaj electronic.
Documentul electronic trebuie să conțină:
Număr de înregistrare;
Data Înregistrării;
Semnătura (codul) persoanei responsabile de corectitudinea întocmirii documentului sau persoanei care a aprobat documentul;
Numele organizației - creatorul documentului;
Locația organizației - creatorul documentului sau adresa poștală.
Este posibil să folosiți detalii suplimentare, principalul lucru este că cele obligatorii pot fi identificate fără ambiguitate.
Autenticitate și autenticitate
Cel mai simplu mod de a asigura autenticitatea unui document electronic este cu ajutorul unei semnături digitale electronice (ES). La evaluarea valorii probatorii a unui document electronic, instanța ține cont, în primul rând, de fiabilitatea modalităților de formare, păstrare, transmitere și identificare a autorului. Pentru aceasta, pe lângă EP, este important sistem de încredere prelucrarea documentelor electronice (stocare de încredere).
Unul dintre scopurile suportului documentar al managementului este evidența activităților organizației. Doar pentru a argumenta, ocazional, vreo acțiune sau decizie, a dovedi un eveniment din viața companiei și se efectuează lucrări de birou. Dar nu orice document poate deveni probă, ci doar unul dintre ele care are așa-zisa forță juridică. Care este forța juridică a unui document și cum se realizează, înțelegem articolul.
Forța juridică a documentului
Valabilitatea juridică a unui document: proprietatea unui document oficial de a provoca consecințe juridice. Această definiție dă
Cu alte cuvinte, un înscris semnificativ din punct de vedere juridic poate fi prezentat instanței ca probă, poate fi anexat la contract, prezentat la orice verificare. Acum să vedem cum să distingem documentele care au forță legală de cele care nu au.
Cerințe care dau efect juridic
Principalele detalii („prima ordin”) care dau forță juridică documentului sunt semnătura și.
Doar o persoană autorizată are dreptul să semneze orice document. Deci, de exemplu, CEO-ul poate semna orice document din firma sa. Directorul de personal poate semna toate sau unele documente privind personalul, dar numai dacă are o împuternicire în acest sens. O procură este emisă și semnată de către acesta CEO. Șeful departamentului poate semna, de exemplu, instrucțiuni care se aplică numai departamentului său. Dar dreptul de a face acest lucru i-a fost acordat din nou de către prima persoană a companiei. Același lucru este valabil și pentru afirmații.
Pe un document poate fi emisă fie o semnătură, fie o ștampilă de aprobare.
Cerința „de ordinul doi”, de care poate depinde și forța juridică a documentului, este datele de înregistrare ale documentului ( , ). Aceasta include și forma documentului, care, deși nu este o recuzită, combină mai multe simultan. Totodată, vă rugăm să rețineți: fără semnătură/ștampilă de aprobare, documentul, deși înregistrat și tipărit pe un formular, nu va avea nicio forță juridică.
Forța juridică a unei copii a documentului
În sine, nu are forță juridică. Totul se schimbă dacă faci o marcă de certificare pe copie. Marca înseamnă că această copie anume este absolut echivalentă cu originalul și că există o anumită persoană care este responsabilă pentru aceasta - el semnează marca.
Forța juridică a documentului electronic
Fără ambiguitate și fără echivoc, un document electronic are forță juridică doar într-un singur caz: dacă este semnat printr-o semnătură calificată îmbunătățită a unui funcționar. Aceste semnături sunt înregistrate în autorități de certificare special autorizate.
La nivel de organizație, prin emiterea unui local corespunzător act normativ, stabilesc că acțiunea întreprinsă din contul salariatului are forță juridică. De exemplu, dacă un angajat acceptă o sarcină în EDMS, autentându-se anterior în sistem cu numele de utilizator și parola. Dar acest lucru este doar în interiorul companiei: în mediul extern este puțin probabil să se poată demonstra că această acțiune anume a fost efectuată de această persoană anume.
Concluzionăm că doar documentele originale pe hârtie și copiile lor certificate, precum și documentele electronice semnate cu o semnătură electronică calificată îmbunătățită, au forță juridică.