Lucru de curs
O asigurarea securităţii documentelor de arhivă
Belgorod 2008
stocarea arhivei documentelor
Introducere
3.Moduri de stocare a documentelor
Concluzie
Notă
Lista bibliografică
Introducere
Relevanța subiectului. Documentele reprezintă baza informațională a activităților organizației, deoarece în ele sunt concentrate mai mult de 80% din resursele sale informaționale. În timpul depozitării în arhivă a documentelor, acestea sunt într-o oarecare măsură expuse la diverși factori care provoacă o modificare ireversibilă a proprietăților materialelor - îmbătrânirea. Distrugerea în masă a documentelor în depozit pe termen lung se datorează urgenței problemei asigurării siguranței și conservării fondurilor. Aproximativ 25% dintre cărțile din Biblioteca Națională a Rusiei necesită conservare. O situație similară se observă și în alte biblioteci din Rusia.
Fondurile de bibliotecă, muzee și arhive conțin ediții și manuscrise realizate în principal pe hârtie, care se deteriorează constant în procesul de depozitare și utilizare. Scopul stocării este de a reduce impactul factorilor negativi și de a crește durabilitatea documentelor. V diverse tari Lumea caută în mod activ tehnologii moderne care să asigure siguranța monumentelor culturale pe hârtie.
În prezent, în arhivele țării noastre sunt depozitate un număr imens de documente, care mărturisesc activitățile multiforme ale oamenilor. Asigurarea păstrării lor pe termen lung este o prioritate de top pentru lucrătorii din arhivă. Rezoluțiile relevante ale guvernului nostru vorbesc și despre importanța acestei probleme.
Scopul lucrării este de a afla condiţiile optime de conservare documente de arhivă.
Scopul lucrării definește următoarele sarcini :
1. Aflați istoria legislației și elementele de bază ale conservării
documente de arhivă
2. Luați în considerare dispozitivul, echipamentul și funcționarea sediului arhivei
3. Afișați diferite moduri de stocare a documentelor
4. Analizați topografia și contabilizarea deplasării documentelor
5. Acordați atenție depozitării documentelor în formular electronic
Obiect de studiu sunt documente de arhivă, locul lor și importanța păstrării lor în istoria statului.
Subiect de studiu - sistem de securitate
documente de arhivă
Gradul de cunoaștere a temei
Există multe studii care dezvăluie diverse aspecte ale acestui subiect. Fiecare autor arată situația din punctul său de vedere. Acest lucru ne permite să privim informațiile primite de la diverse partide, ceea ce contribuie la obținerea unor cunoștințe mai obiective asupra acestei probleme.
Gorfein G.M. 1 în studiul său „Studii de arhivă” arată nu numai condițiile de conservare a documentelor de arhivă, ci și istoria arhivării în Rusia, precum și organizarea documentelor și dosarelor Fondului de arhivă al Federației Ruse.
Actele lui Okhotnikov A.V. 2 „Document Science and Records Management” atrage atenția asupra clasificării documentelor, sistemelor de documentare, comunicării documentelor și activităților documentare, unde se are în vedere stocarea documentelor. Articole de Alekseeva E.V. 3 „Aspecte arhivistice în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora” a servit drept bază de informare pentru dezvăluirea temei enunțate. În aceste articole, subiectul asigurării securității documentelor este tratat pe larg.
1.Istoricul legislației și elementele de bază ale asigurării securității documentelor de arhivă
Nu este suficient să colectați arhive - este la fel de important să asigurați siguranța documentelor. Din păcate, întreaga istorie a dezvoltării sferei arhivistice în țara noastră este saturată de distrugerea irecuperabilă a documentelor. Motivul pentru aceasta nu au fost doar dezastrele naturale, ci și foarte adesea o atitudine iresponsabilă, necugetă față de documente, inclusiv din partea statului, care a acționat ca organizator al „campaniilor de deșeuri”. Există, de asemenea, o opinie în rândul cetățenilor despre „inutilitatea hârtiei”, despre o „arhivă prăfuită” - (și arhiva ar trebui să fie în mod ideal fără praf) ca ceva inutil. Și numai atunci când o persoană se confruntă personal cu nevoia de a obține un fel de certificat din arhivă, de care depinde bunăstarea sa socială, materială și de altă natură, începe să înțeleagă importanța arhivelor. Din păcate, în anii 1990 ai secolului XX, multe documente valoroase ale firmelor lichidate și ale băncilor au fost pierdute, inclusiv documente privind personalul necesare pentru a proteja drepturile și interesele angajaților acestora 4 .
Dar arhivele sunt și depozite unice de informații despre trecutul țării noastre și al strămoșilor noștri. Cât de des un singur document supraviețuitor ne poate schimba înțelegerea și cunoștințele despre ceva sau cineva. Numai în romane „manuscrisele nu ard”, în viață totul este mai prozaic și mai tragic - ele ard, pier și astăzi. Nu este nimic mai rău decât să-ți pierzi memoria, să-ți uiți rădăcinile - acest lucru este la fel de înfricoșător pentru un individ și pentru națiuni întregi. De aceea, apelul care a răsunat la începutul anilor 20 ai secolului XX - „Păstrează arhivele!” - este la fel de relevantă astăzi.
Necesitatea păstrării documentelor de arhivă și responsabilitatea pentru distrugerea lor este consacrată prin lege. Și în spatele acestuia este un vechi tradiție juridică. Sudebnikul din 1550 prevedea o pedeapsă atât de severă, cum ar fi lovirea cu biciul pentru deteriorarea „treburilor statului”. Cu toate acestea, pe vremea lui Petru cel Mare, pedeapsa corporală a fost înlocuită cu pedeapsa cu o rublă - o amendă: „Și în viitor, ce extrase și decrete marcate vor fi păstrate în ce neglijare, sau ce se va pierde, sau pentru petiționari. și cui ce treabă ar trebui să i se arate (ei vor) sau să anuleze, și despre asta, prin decret al Marelui Suveran, se va face o căutare cu toată cruzimea, iar la căutarea vinovaților, pedeapsa va fi nemiloasă. , in functie de vina si de caz, sau se vor adauga amenzi mari.
În epoca sovietică, legea era strictă și cu arhiviștii. Regulamentul privind GAF al URSS din 29 martie 1941 amenința și răspunderea penală pentru distrugerea și furtul documentelor, precum și pentru divulgarea informațiilor secrete din documente.
Unul dintre primele acte legislative speciale privind problemele protejării documentelor de arhivă a fost Legea URSS „Cu privire la protecția și utilizarea monumentelor de istorie și cultură” din 29 octombrie 1976. Legea a subliniat că monumentele istorice și culturale sunt proprietatea poporului și constituie o parte integrantă a lumii. mostenire culturala 5 . Printre aceste monumente legea include și monumente documentare.
Fundamentele legislației Federației Ruse „Cu privire la Fondul Arhivistic al Federației Ruse și Arhivele” precizează: „Deținătorii de documente clasificate ca parte a Fondului Arhivistic al Federației Ruse sunt obligați să le asigure siguranța. Copiile de asigurare sunt create pentru documente deosebit de valoroase și unice. Astfel, instituția este obligată să păstreze documentele, indiferent de forma de proprietate asupra acestora.
Pe lângă răspunderea administrativă pentru încălcarea regulilor de păstrare a documentelor de arhivă, distrugerea, furtul și moartea acestora, este prevăzută răspunderea penală. În Codul Penal al Federației Ruse (1996) există mai multe articole care stabilesc răspunderea pentru aceste infracțiuni: art. 164 - „Furtul obiectelor de valoare deosebită”; Artă. 284 - „Pierderea documentelor care conțin secret de stat»; Artă. 324 - „Achiziția sau vânzarea documentelor oficiale și premii de stat» și alte articole.
În conformitate cu Regulamentul Serviciului Federal de Arhivă din Rusia (1998), asigurarea siguranței documentelor este una dintre cele mai importante funcții ale instituțiilor de arhivă 6 .
Specialiștii care decid să-și conecteze activitățile profesionale cu știința arhivistică trebuie să cunoască elementele de bază ale asigurării securității documentelor. Sistemul de măsuri de organizare a depozitării cuprinde următoarele domenii:
1. asigurarea securității fizico-chimice a documentelor;
2. crearea unei baze materiale și tehnice pentru depozitarea documentelor, inclusiv a clădirilor și spațiilor de depozitare, a mijloacelor de protecție și securitate a depozitării;
3. contabilizarea deplasării și controlului asupra stării fizice a documentelor, ceea ce presupune reflectarea tuturor modificărilor în formele contabile ale arhivei;
4. copierea documentelor în vederea creării unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare;
5. conservarea documentelor.
2. Amenajarea, dotarea și funcționarea sediului arhivei
De reținut că documentele sunt păstrate în arhivă pentru a le folosi în perioadele în care sunt valoroase: 3, 5, 10, 25, 40, 75 ani, secole. Întreaga perioadă de depozitare a documentelor trebuie protejată de Condiții nefavorabile, deteriorarea bazei lor fizice și a textului aplicat acestora, precum și din furt și pierdere din neglijență.
Prima cerință pentru crearea condițiilor optime pentru depozitarea documentelor este prezența unei clădiri care să îndeplinească toți parametrii pentru asigurarea siguranței acestora. Se construiesc clădiri speciale pentru arhivele statului. Cel mai adesea se folosesc proiecte tipice, elaborate pentru arhive cu volume variate de documente 7 .
În cazul în care clădirea arhivei este construită intenționat, construcția și exploatarea acesteia trebuie efectuate în conformitate cu cerințele Siguranța privind incendiile, prevăzut de GOST 12.1.004-76 „Instrucțiuni pentru proiectarea arhivelor”, „Standarde de siguranță la incendiu pentru proiectarea clădirilor și structurilor”, reguli și instrucțiuni pentru securitatea la incendiu în instituțiile Serviciului Federal de Arhivă. Dacă o clădire (loc) este alocată pentru conversie într-o arhivă, aceasta poate fi recunoscută ca aptă numai după o examinare. O comisie de expertiză formată din toate serviciile specializate (arhivă, incendiu, sanitare, pază) examinează cu atenție suprafața spațiilor alocate; Locație aceasta cameraîn clădire (etaj); locația clădirii; starea mediului fizic și chimic al încăperii. Conform acestor criterii, trebuie obținute date specifice. În cazul în care se constată că localul îndeplinește criteriile de mai sus, se întocmește un act, care este semnat de toți membrii comisiei de experți 8 .
Cerințele pentru sediul arhivei sunt stabilite în documente normative și metodologice moderne, în primul rând în Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizației, precum și o serie de GOST și dezvoltări metodologice. Condițiile de păstrare a documentelor sunt diferențiate în funcție de componența documentelor (cinema, foto, video, fono) ale arhivei și mediilor de informare (hârtie, film etc.). Există cerințe generale pentru spațiul de depozitare. În primul rând, trebuie să știți ce este inacceptabil pentru spațiile de arhivă:
1. camera nu trebuie să fie dărăpănată, din lemn, subsol, pod, neîncălzită, lipsită de ventilație naturală;
2. în vecinătatea camerei de arhivă nu ar trebui să existe obiecte și organizații periculoase pentru incendiu care utilizează tehnologie periculoasă pentru incendiu;
3. nu ar trebui să existe instalații industriale poluarea aerului cu gaze corozive si praf
4. arhiva nu poate fi amplasată în apropierea incintelor ocupate de servicii de catering, depozite de produse alimentare. Locuitorii lor, atât microorganisme, cât și rozătoare, pot mânca documente de arhivă.
Zonele principale ale clădirii sunt rezervate pentru depozitare; sunt izolate de sala de lectură și de sediul administrativ. Pe lângă acestea, sunt necesare: o cameră pentru primirea și analiza cazurilor primite; cameră pentru documente afectate de dăunători (izolator); camere de lucru pentru angajati; o sală de lectură cu o cameră separată pentru depozitarea temporară a documentelor; o cameră pentru neutralizarea documentelor cu un autonom ventilatie de evacuare unde, dacă este necesar, se poate instala o cameră de dezinfecție; încăperi pentru restaurare şi legare documente şi alte 9 .
Depozitul este organizat intr-o camera izolata. Cele mai stricte cerințe de depozitare sunt:
1. Combinarea depozitelor și spațiilor de lucru pentru orice scop nu este permisă;
2. Nu este permisa amplasarea spatiilor de depozitare in spatii neincalzite, umede, necorespunzatoare, precum si in spatii cu incalzire in soba;
3. camera de depozitare trebuie să aibă ieșiri către lifturi și case scărilor convenabile pentru evacuare, o ieșire de urgență;
4. Finisarea interioară a spațiilor de depozitare trebuie efectuată folosind materiale care nu colectează praf și nu reprezintă o sursă de praf sau substanțe chimice agresive. Cerințe similare ar trebui să se aplice tuturor materialelor utilizate la fabricarea echipamentelor de depozitare și a mijloacelor de depozitare a documentelor;
5. nu este permisă montarea conductelor de alimentare cu apă și de canalizare, precum și a prizelor de apă tehnologice sau menajere în spațiile de depozitare;
6. incinta trebuie să fie atât ignifugă, cât și rezistentă la inundații;
7. Cablajele electrice din spatiile de depozitare trebuie ascunse, prizele trebuie sa fie ermetice sau semiermetice. Spațiile de depozitare sunt dotate cu întrerupătoare electrice generale sau etaj;
8. spaţiile de depozitare sunt separate de spaţiile învecinate ale arhivei prin pereţi şi tavane ignifuge cu o limită de rezistenţă la foc de cel puţin 2 ore;
9. orificiile de evacuare a apei de incendiu trebuie amplasate în casele scărilor;
10. amplasarea spațiilor de depozitare într-o încăpere fără ferestre este permisă numai dacă există ventilație care asigură schimbul de aer de 2-3 ori pe oră;
11. laborator şi spatii industriale trebuie să fie cât mai departe de încăperile de depozitare și să nu aibă canale de ventilație în comun cu acesta 10 .
Plasarea documentelor în depozit este asociată nu numai cu asigurarea siguranței acestora, ci și cu o posibilă căutare rapidă pentru utilizare. Nu este permisă depozitarea documentelor pe podea, pervaz și în grămezi nesortate. Rafturi metalice staționare sunt instalate în bolți (din lemn, tratat cu o compoziție refractară este posibil), pentru depozitarea unor cutii și documente contabile deosebit de valoroase - seifuri și dulapuri metalice. Ordinea de instalare a raftului este următoarea: lățimea culoarului principal (între rândurile de rafturi) - 120 cm; culoare între rafturi - 75-80; distanța dintre perete și rack paralel cu acesta - 75; distanța dintre perete și capătul rafturilor - 45; distanța de la podea la raftul de jos - 20; iar la etajele subsolului - 30 cm.Rafturile se monteaza perpendicular pe peretii cu deschideri pentru ferestre si sistemul de incalzire. Această ordine de instalare a rafturilor asigură condiții de temperatură și lumină economisitoare pentru depozitarea carcasei.
Dimensiuni rafturi: înălțime - 220-240 cm, lățimea raftului unilateral pentru depozitarea orizontală a cutiilor și pachetelor - 35-40, distanța între rafturi în înălțime - 40 cm; pentru depozitarea verticală, lățimea unui rack cu o singură față este de 25-30 cm; distanta dintre rafturi este de 35 cm.
Dacă camera de arhivă are o înălțime mai mare de 4 m, atunci pentru utilizarea rațională a zonei este recomandabil să instalați rafturi cu două niveluri cu tavane inter-niveluri și scări convenabile cu balustrade care asigură siguranța muncii. Pentru a stoca documente de format mare (infirmi, hărți, planuri), se realizează rafturi speciale.
Utilizarea eficientă a spațiilor depinde de definirea corectă a scopului spațiilor de birou, care ajută la lucrul cu documente și de plasarea rațională a documentelor în depozit. Mese mobile pliabile și ușoare, scări stabile și ușoare sunt folosite pentru confort și rapiditate de lucru în depozite.
Cablajele electrice în depozitele sunt permise numai ascunse sau în conducte de gaz, corpuri de iluminat - semiermetice; în afara depozitului 11 se instalează tablouri de distribuţie şi întreruptoare de deconectare.
Utilizarea eficientă a spațiilor depinde de definirea corectă a scopului spațiilor de birou, care ajută la lucrul cu documente și de plasarea rațională a documentelor în depozit.
Dacă depozitarea este destinată direct stocării documentelor, atunci este de dorit să se aloce spații în arhivă pentru utilizarea lor. Ar trebui să asigure munca normală a cititorilor și cercetătorilor. Sediul ar trebui să aibă o sală de lectură pentru lucrul cu documente. diferite dimensiuniși specii, precum și următoarele domenii principale: eliberarea documentelor către cercetători; sisteme de regăsire a informațiilor; depozitarea temporară a documentelor în timpul utilizării acestora 12 .
Fiecare arhivă elaborează un plan de evacuare a documentelor în caz de urgență (incendiu, inundație etc.). Planul ar trebui să prevadă evacuarea prioritară a documentelor deosebit de valoroase și a dosarelor de depozitare permanentă.
Nu numai clădirea (incinta) în sine, ci și mijloacele din interiorul acesteia sunt importante pentru a asigura siguranța documentelor. Parametrii acestui mediu sunt determinați de respectarea modurilor de stocare.
3.Moduri de stocare a documentelor
Tehnologia de stocare a documentelor este înțeleasă ca un ansamblu de măsuri menite să asigure siguranța documentelor în timpul depozitării. Aceste măsuri includ prelucrarea fizică și chimică a documentelor, crearea unui regim optim de păstrare a acestora, restaurarea documentelor și producerea de copii în garanție.
Există următoarele moduri de stocare:
1. lumina;
2. temperatura si umiditatea;
3. stingerea incendiilor;
4. securitate.
Modul de lumină
Lumina poartă cu ea energie, sub influența căreia au loc reacții fotochimice în materialele iluminate, provocând o modificare a proprietăților lor inițiale. Hârtia sub acțiunea luminii devine maro și își pierde rezistența mecanică, deoarece în ea apar modificări semnificative. Multe texte se estompează și de la lumină. Atât lumina naturală, cât și cea artificială sunt periculoase pentru materiale 13 . Depozitarea permanentă trebuie efectuată în întuneric. Nu este permisă iluminarea depozitelor și documentelor de către lumina soarelui.
Iluminatul natural în depozitul este permis numai dacă există difuzoare de lumină, regulatoare automate de flux luminos, filtre de protecție și jaluzele. Pentru a proteja documentele de lumină, se folosește depozitarea în dosare, mape, cutii, dulapuri. Pentru iluminatul artificial din spațiile de depozitare, lămpile cu incandescență sunt utilizate în nuanțe închise cu o suprafață exterioară netedă.
Nivelul de iluminare în domeniul spectrului vizibil nu trebuie să depășească: pe suprafața verticală a rack-ului la o înălțime de 1 m de podea - 20-50 lux (lx), pe desktop - 100 lux. Iluminarea se măsoară cu un dispozitiv special - un luxmetru de tip Yu-16.
Cel mai ușor loc din arhivă ar trebui să fie sala de lectură. Iluminarea cea mai scăzută a încăperii de la iluminatul general ar trebui să fie de 300 de lux la o distanță de 0,8 m de podea într-un plan orizontal. În plus, pe mesele cititorilor ar trebui instalate lămpi de masă. Cu toate acestea, în încăperile pentru depozitare temporară, dacă este posibil, trebuie respectat regimul de lumină, ca în spațiile de depozitare 14 .
Condiții de temperatură și umiditate
Temperatura și umiditatea sunt principalii factori care asigură siguranța fondurilor de arhivă. În încăperile de depozitare trebuie menținute condițiile optime de temperatură și umiditate pentru documente, ținând cont de specificul acestora. Regimul de temperatură și umiditate determină microclimatul unei încăperi date.
Microclimatul depinde de caracteristicile climatice ale zonei în care se află clădirea și de caracteristicile clădirii. Pentru microclimatul incintei, vremea și schimbările climatice și inerția manifestării lor sunt tipice. Microclimatul documentelor este un termen condiționat care caracterizează starea de temperatură și umiditate a documentelor în condițiile depozitării, utilizării și transportului acestora 15 .
Se creează un microclimat favorabil pentru documente la o temperatură pozitivă și umiditate relativă de 30-60%. In aceste conditii:
1. Proprietățile fizice și mecanice optime ale hârtiei apar ca purtător de informații (rezistență maximă, flexibilitate bună, stabilitate dimensională, cea mai mică deformare);
2. există stabilitate a hârtiei ca material higroscopic (răspuns slab la schimbările bruște ale climatului încăperii);
3. este exclusă posibilitatea deteriorării hârtiei de către ciupercile de mucegai;
4. este furnizată rata optimă de îmbătrânire chimică a hârtiei și a textului;
5. Rata de distrugere mecanică a hârtiei scade brusc odată cu schimbările bruște ale condițiilor camerei. Zona de modificări ale umidității relative a aerului de 30-60-30% este numită zonă climatică stabilă normală și este considerată cea mai sigură pentru depozitarea pe termen lung a documentelor pe hârtie 16 .
Condițiile optime de temperatură și umiditate depind în primul rând de tipul de suport de stocare care predomină în arhivă. De exemplu:
1. documente pe hârtie: temperatură - 17-19C, umiditate relativă - 50-55%;
2. documente pe suport de film (documente foto, film, audio, video): temperatura - 15C, umiditate relativa - 40-55%;
3. documente pe suport magnetic (filme, discuri): temperatura - 15-20C, umiditatea relativa - 50-65%.
Zona de schimbare a umidității relative a aerului 0-30-0% corespunde condițiilor așa-numitei zone climatice instabile uscate. La umiditate scăzută, hârtia devine excesiv de rigidă, reacționează puternic la schimbările climatice, distrugerea din cauza îmbătrânirii fizice și mecanice și uzura crește. Pierderea parțială ireversibilă este posibilă cu uscarea prelungită a hârtiei.
Zona de modificări ale umidității relative de 60-100-60% se numește zonă climatică umedă instabilă. Odată cu creșterea umidității, flexibilitatea crește, dar, în același timp, rezistența la tracțiune a hârtiei scade. Răspunsul activ al lucrării la orice schimbare climatică este în creștere. Rata de îmbătrânire chimică a hârtiei și a textului crește semnificativ, se observă răspândirea textelor solubile în apă și slăbirea contrastului acestora. Când umiditatea este mai mare de 65%, se creează condiții favorabile pentru turnarea documentelor: probabilitatea de turnare crește rapid pe măsură ce umiditatea crește de la 65 la 100%. Este extrem de important ca, în timpul depozitării permanente, documentele să rămână într-o zonă climatică normală pentru un timp maxim și minim într-o zonă uscată sau umedă.
Nu ar trebui să existe o fluctuație bruscă a temperaturii și umidității în incintă, deoarece aceasta distruge mediul de depozitare. De aceea documentele de arhivă primite în urma transportului de lungă durată nu sunt imediat depozitate, ci lăsate ceva timp într-o încăpere specială pentru aclimatizare 17 .
Pentru a determina dacă temperatura și umiditatea din încăperea selectată îndeplinesc cerințele condițiilor optime de temperatură și umiditate, se efectuează lucrări de climatizare în arhive. Scopul său principal este de a obține informații constante despre condițiile climatice de depozitare.
Controlul climatic se realizează în funcție de trei parametri climatici: temperatura, umiditatea relativă și umiditatea absolută a aerului. Pentru măsurători se utilizează instrumente speciale.
În încăperile cu aer condiționat, măsurătorile se fac și se înregistrează într-un jurnal special o dată pe săptămână, în încăperile cu climă nereglementată - de două ori pe săptămână, în cazul încălcării regimului de depozitare - evacuare, inundații etc. - zilnic.
Cea mai sigură modalitate de a stabili un regim fix de temperatură și umiditate optimă în depozitul este dotarea depozitului cu sisteme de aer condiționat, adică utilizarea aparatelor de aer condiționat. În încăperile cu climă nereglementată, trebuie luate măsuri pentru optimizarea condițiilor de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor folosind mijloace tehnice de umidificare sau dezumidificare a aerului, ventilație și încălzire rațională a spațiilor de depozitare.
Regim sanitar si igienic .
Regimul sanitar si igienic presupune un ansamblu de cerinţe care vizează menţinerea curăţeniei, excluzând apariţia mucegaiului, ciupercilor, prafului, în special a insectelor şi rozătoarelor. Pentru a face acest lucru, depozitarea trebuie să respecte cu strictețe următoarele cerințe:
1. Circulație constantă a aerului, excluderea zonelor neaerisite.
2. Protecția ferestrelor și a orificiilor de ventilație cu ochiuri cu diametrul ochiurilor de cel mult 0,5 mm.
3. Este interzis să fii în depozit în îmbrăcăminte exterioară, pantofi umezi și murdari.
4. Depozitarea și utilizarea alimentelor este inacceptabilă.
5. Efectuați sistematic curățarea umedă - în acest caz, apa nu ar trebui să intre pe documente. Totusi, curatarea umeda in depozite cu o capacitate cubica mica poate afecta semnificativ umiditatea aerului. Prin urmare, atunci când începeți o astfel de curățare, este necesar să cunoașteți umiditatea din depozit. Dacă umiditatea este sub normală, curățarea umedă se poate face zilnic. La umiditate ridicată, curățarea podelei cu o cârpă uscată și stoarsă este permisă nu mai mult de o dată pe săptămână 18 . Cel puțin o dată pe an, rafturi de praf, dulapuri și spații de depozitare.
6. Cel puțin o dată pe an, tratați podelele, pervazurile ferestrelor, plintele, părțile de subsol ale rafturilor cu soluții antiseptice - în timp ce soluțiile nu ar trebui să ajungă pe documente.
7. De două ori pe an, examinarea selectivă a documentelor pentru depistarea insectelor și mucegaiurilor 19 .
Praful poate provoca deteriorarea fizică și chimică a documentelor, precum și poate conține spori fungici și ouă de insecte. Există două motive principale pentru formarea prafului în depozit: interne (eroziunea naturală a pereților, pardoselilor, podelelor din beton, materialelor de ambalare) și externe (pătrunderea prafului din exterior). În consecință, ar trebui utilizate diferite mijloace de protecție pentru a preveni apariția acesteia.
Pentru a elimina cauza internă a formării prafului, pereții, tavanele, pereții despărțitori și rafturile trebuie acoperite cu un material deosebit de durabil, rezistent la foc, care să nu pulverizeze în timp. Grinzile, țevile sau alte proeminențe pe care s-ar depune praf nu trebuie permise în spațiile de depozitare.
Atentie speciala ar trebui dat la pardoseala din spațiile de depozitare. Este principala sursă de praf care apare atunci când diverse mijloace de transport documente și alte obiecte se freacă de suprafața acestuia. Se recomandă așezarea pardoselilor netede și netede la depozitare, deoarece acoperirile granulare (zdrobite, granulare) contribuie la abraziune ridicată atunci când diferite obiecte sunt frecate de ele și se acoperă rapid cu praf.
Pentru curățarea generală a încăperilor de depozitare și îndepărtarea regulată a prafului de pe documentele de pe rafturile majorității arhivelor, cel mai des se folosesc aspiratoarele electrice standard convenționale. Uneori, pentru comoditate, sunt dezvoltate dispozitive speciale pentru aspiratoarele convenționale. De exemplu, în Biblioteca de Stat. Lenin a instalat proiectarea unei camere de praf folosită pentru desprăfuirea cărților.
Nu-i rău să protejeze documentele de mape de praf, cutii de carton, cutii.
Pe lângă utilizarea agenților de îndepărtare a prafului, este necesar să se monitorizeze în mod regulat conținutul de praf din aer și documentele în sine. Conținutul de praf din aerul din arhivele documentelor pe hârtie nu trebuie să fie mai mare de 4-6 mg/m 3 , în timp ce praful nu trebuie să conțină mai mult de 10% SiO 2 20 .
Modul de securitate .
Modul de securitate presupune:
1. Organizarea unui sistem de securitate, control acces, alarme de securitate pentru toate localurile arhivei.
2. Închiderea depozitului în timpul orelor de lucru cu cheie, iar în timpul orelor nelucrătoare - etanșare și etanșare.
3. Permiterea accesului în seif numai angajaților din arhivă sau, în cazuri de urgență, altor angajați ai organizației însoțiți de aceștia.
4. Prezența placaje metalice pe ușile exterioare ale arhivei, și pe ferestrele unor bare metalice încuiate, placate spre exterior.
5. Scoaterea documentelor din arhivă numai cu permise speciale.
Măsurile tehnice de protecție a documentelor împotriva furtului sunt legate în mod logic de deciziile arhitecturale, de planificare și administrative într-un singur sistem de securitate. Măsurile tehnice includ:
1. Echipamente de supraveghere: detectoare electronice de deteriorare a suprafetelor de sticla (spargerea geamurilor), fixarea undei seismice de distrugere si inclusiv semnal de alarma; detectoare de vibrații, semnalizarea încercărilor de distrugere (efracție) tavane (pardoseli, tavane); detectoare magnetice care răspund la o creștere a decalajului dintre ușă și tocul ușii atunci când aceasta este deschisă; sistem de urmărire a fasciculului infraroșu care reacționează la intersecția fasciculului cu orice obiecte și monitorizează perimetrul clădirii, în coridoare, holuri etc.
2. Mijloace de supraveghere internă folosită după ore pentru a detecta persoanele prezente ilegal în clădire (transmițător cu ultrasunete care generează unde sonore cu o frecvență modificată atunci când există un străin în zonă) dispozitive de găsire a direcției cu ultrasunete cu microunde combinate cu detectoare cu microunde pentru a reduce probabilitatea a alarmelor false datorate turbulențelor aerului; senzori pasivi-controlere de radiație infraroșie care răspund la temperaturi ridicate la locul intrusului (inclusiv cei care s-au ascuns înainte ca clădirea să fie închisă).
3. Mijloace de supraveghere internă în timpul programului de lucru, care includ sisteme de control al televiziunii și sisteme automate de înregistrare video în sălile de lectură, precum și sisteme de acces diferențiat în încăperi în diverse scopuri cu ajutorul cartelelor magnetice personale; mijloace de protejare a documentelor din sălile de expoziție, orientarea către protecția vitrinelor și semnalizarea încercărilor de deschidere a acestora.
Recent au apărut sisteme de securitate bazate pe microprocesoare 21 .
Modul de gardă se aplică nu numai stocării, ci și întregii camere de arhivă. De asemenea, arhiva trebuie să respecte cu strictețe măsurile Siguranța privind incendiile. Toate camerele sunt strict de nefumători. Siguranța la incendiu în clădiri ar trebui să fie asigurată printr-un sistem și un sistem de prevenire a incendiilor protecție împotriva incendiilor conform GOST 12.1.004-76. Spațiile ar trebui să fie dotate cu automată alarma de incendiu si stingatoare automate de incendiu. In depozitarea documentelor de hartie si film se recomanda instalarea senzorilor de gaz si fum, in special de tip ionizare; în săli de lectură, laboratoare de restaurare, încăperi de echipamente electronice de calcul - fum; in incaperile de desprafuire acte – termice.
Este interzisă utilizarea focului, a radiatoarelor electrice; în sistemele de stingere a incendiilor, substanțe relativ sigure pentru documente (freon, dioxid de carbon etc.)
4. Topografia și contabilizarea deplasării documentelor
Un rol important în organizarea depozitării îl joacă topografia, adică desemnarea locațiilor de depozitare pentru anumite inventare și fișiere. Fără topografie, căutarea documentelor este în cel mai bun caz prea lungă și, în cel mai rău caz, vă puteți pierde în depozit. Toate spațiile arhivei, precum și rafturile, rafturile sunt numerotate de sus în jos, de la stânga la dreapta. Pentru a fixa locul de depozitare a documentelor în depozite se creează directoare speciale - indici topografici. De regulă, indexul este compilat sub formă de card. Cel mai comun tip de indicator este rack, adică se întocmește un card pentru fiecare rack. Cardurile sunt sistematizate prin numere de rack într-o cameră de depozitare. Cardul indică numele organizației, numărul raftului și al depozitului, numărul dulapului (secțiunea raftului), numărul raftului, numărul fondului, inventarul și numerele de case stocate pe acest raft. Cu o sumă mare de fonduri, se întocmesc indici topografici pe fond, unde cardurile sunt sistematizate pe numere de fond.
Contabilitatea este de mare importanță în asigurarea siguranței materialelor de arhivă. Contabilitatea materialelor de arhivă include constituirea și înregistrarea în documente speciale despre cantitatea și compoziția acestora.
Principalele obiecte ale contabilității sunt fondurile și unitățile de depozitare. Toate modificările în componența materialelor documentare sunt înregistrate imediat în documentația contabilă. Lucrările contabile se desfășoară în strictă conformitate cu regulile și instrucțiunile 22 .
Contabilitatea deplasării documentelor presupune protejarea acestora împotriva furtului. Printre motivele furtului de documente se numără disponibilitatea arhivelor ca centre de informare pentru orice persoană care lucrează pe bază de angajare sau ca cercetător; posibilitatea furtului, atât de către persoane neautorizate, cât și de către personalul arhivei; palete uriașe de fonduri stocate, periodic și conform unei liste incomplete de verificări pentru disponibilitate; control slăbit, încălcări ale procedurilor de securitate; lipsa instrumentelor fiabile de securitate a documentelor, în special, mijloacele de control care înregistrează deplasarea unui anumit document în interiorul clădirii, atitudinea negativă a arhivelor față de înăsprirea măsurilor de securitate, disimularea furtului, lipsa documentului coordonat; masuri de protectie.
Pentru a preveni furtul, a fost dezvoltat un sistem detaliat de monitorizare a circulației documentelor. Eliberarea documentelor din depozit poate fi efectuată numai în scopuri limitate și pentru o perioadă strict definită. Totodată, eliberarea documentelor din depozit se consemnează neapărat în documente contabile speciale.
La eliberarea cazurilor din depozit, în locul cazului eliberat este plasat un card de înlocuire. Indică cifra de arhivă a cauzei (numărul fondului, inventar, caz), cui i s-a eliberat, data returnării și semnătura salariatului care a emis cauza. Cazurile returnate sunt verificate în prezența utilizatorului. Pentru toate daunele se întocmesc acte care pot servi drept temei pentru tragere la răspundere disciplinară, administrativă și penală.
Un tip de lucru obligatoriu pentru a asigura siguranța documentelor este verificarea disponibilității și stării acestora. Aceasta are ca scop stabilirea corespondenței numărului efectiv de unități de depozitare cu înregistrările din evidența arhivei, precum și pentru identificarea cazurilor și documentelor care necesită îmbunătățirea stării fizice a cazurilor, se realizează două obiective:
1. contabilizarea numărului de documente, identificarea și eliminarea deficiențelor în contabilitatea documentelor;
2. Identificarea documentelor cu text decolorat, deteriorare mecanică și biologică, care necesită restaurare, conservare, prelucrare preventivă și tehnică.
Verificarea disponibilității și stării documentelor trebuie efectuată cel puțin o dată la 5 ani. În plus, în arhive se efectuează verificări unice dacă cazurile au fost mutate în altă cameră; după urgente; la schimbarea conducătorului arhivei sau a responsabilului de arhivă; la lichidarea sau reorganizarea arhivei. Pentru cazurile ale căror căi de căutare au fost epuizate, precum și pentru cele cu disfuncționalități, se întocmesc acte corespunzătoare, la care se anexează certificate de percheziție.
Verificarea disponibilității și stării documentelor se consideră finalizată după efectuarea modificărilor documentelor contabile ale fondului verificat. În plus, se efectuează o revizuire a politicii fiecărui caz, în timpul căreia se detectează deteriorarea documentelor.
Utilizarea tehnologiei informatice și diverse modificări ale imprimantelor creează, de asemenea, mari probleme cu păstrarea textului documentelor pentru stocare permanentă și pe termen lung. Un studiu al textelor de imprimantă pentru rezistența la apă și rezistența la lumină, realizat de V.F. Privalov și O.I. Lyubomirova a arătat că multe dintre ele nu au o calitate suficientă pentru depozitarea pe termen lung. Textele produse folosind imprimante cu jet de cerneală color și monocrome suferă adesea de o rezistență insuficientă la lumină și se pot estompa parțial sau complet în lumină. Textele negre cu jet de cerneală decolorate sunt de obicei solubile în apă. Textele Matrix negre sunt toate rezistente la apă fără excepție, dar cu rezistență diferită la lumină. Textele de imprimantă cu laser negru sunt rezistente la apă și la lumină. Cercetătorii au ajuns la concluzia că proliferarea imprimantelor cu jet de cerneală ar face ca arhivele să primească copii cu cerneală tipărită color și negru, cu text solubil în apă și decolorat 23 .
5.Pastrarea documentelor in format electronic
Particularitatea stocării electronice este de a trimite documente la arhiva electronică imediat după finalizarea lucrului cu ele în munca de birou. Acest lucru vă permite să asigurați siguranța documentelor, stocarea centralizată a acestora, căutarea rapidă și accesul distribuit la documente, atât utilizând o rețea locală, cât și utilizând acces la distanță 24 .
Procedurile pentru asigurarea securității documentelor electronice pot fi împărțite condiționat în trei tipuri:
Asigurarea securității fizice a dosarelor cu documente electronice;
Asigurarea condițiilor de citire a informațiilor pe termen lung;
Asigurarea condițiilor de reproducere a documentelor electronice în așa-numita formă care poate fi citită de om.
Asigurarea securității fizice a fișierelor este o problemă rezolvată practic, și pentru toate tipurile de stocare. Această decizie este legată nu atât de crearea condițiilor optime de stocare pentru mediile cu informații electronice, cât de plasarea fizică a documentelor electronice. Pentru ca fișierele de pe computer să nu se piardă, acestea trebuie să fie stocate în două sau mai multe copii plasate pe medii electronice separate (suport de lucru și suport de rezervă). Apoi, dacă unul dintre medii este pierdut, puteți face rapid o copie a fișierelor din restul.
Practica răspândită de stocare a documentelor electronice arată că copiile lor de lucru, de regulă, sunt localizate pe un hard disk sau pe serverul unei organizații, iar copiile de rezervă (copii) pot fi create pe un server de rezervă sau pe o matrice RAID, benzi streamer (magnetice) , discuri magneto-optice și optice (CD-uri). -RW, DVD-RW). Foarte puțini proprietari de resurse de informații electronice separă partea de arhivă de acestea și o stochează exclusiv pe suporturi externe. Este firesc ca creșterea stocării să rămână în urma scăderilor prețurilor pentru hard disk, permițând organizațiilor să-și crească capacitatea serverului cu o marjă largă.
De asemenea, este important să alegeți tipul de suport, durabilitatea acestuia. Această alegere depinde de:
Tipul documentelor electronice stocate și volumul total al acestora,
Perioada estimată de stocare a documentelor și asigurarea accesului la acestea,
Natura producției de media în sine și modurile de stocare ale acestora;
Cerințe pentru asigurarea autenticității documentelor.
O atenție deosebită ar trebui acordată alegerii tipului de suport în cazul posibilă utilizare documente electronice ca probe scrise sau probe criminalistice. Dacă nu este realist să acordați forță legală documentelor cu ajutorul unei semnături digitale electronice (EDS), atunci acestea ar trebui copiate în timp util pe CD-R - discuri optice cu o singură înregistrare de informații.
Crearea mai multor instanțe de fișiere nu epuizează domeniul de activitate pentru a asigura siguranța acestora. Pentru a minimiza costul de întreținere a acestor instanțe, este necesar să se creeze condiții optime pentru stocarea mediilor de stocare.
Specificul condițiilor și modului de stocare este în mare măsură determinat de tipul suportului electronic. De exemplu, pentru stocarea pe termen lung a mediilor magnetice, este nevoie de echipamente speciale pentru a le proteja de influențele magnetice și electromagnetice. mediu inconjurator, sau plasați-le departe de surse puternice de câmpuri electromagnetice - motoare electrice, încălzitoare, echipamente de lift etc. Casetele (bobinele) cu benzi magnetice trebuie rotite la fiecare 1,5 ani pentru a elimina tensiunea statică și pentru a preveni așa-numitul efect de copiere. Punctele generale în depozitarea oricăror suporturi electronice sunt plasarea acestora într-o poziție verticală, protecția împotriva deteriorării mecanice și a deformării, poluare și praf, expunerea la temperaturi extreme și lumina directă a soarelui.
Respectarea condițiilor de temperatură și umiditate pentru depozitarea suporturilor electronice este foarte importantă. Recomandările generale sunt următoarele: perioada de păstrare a calităților purtătorului este cu cât este mai lungă, cu atât temperatura și umiditatea relativă la care se păstrează constant este mai scăzută. De exemplu, depozitarea benzilor magnetice din poliester la o umiditate relativă de 50% și o temperatură de +11C asigură păstrarea proprietăților acestora timp de 50 de ani. După estimări aproximative, aceeași perioadă pentru discurile optice CD-R este asigurată de depozitarea la o umiditate relativă de 50% și o temperatură de +10C; pentru discuri WORM - la o umiditate relativă de 50% și o temperatură de +3C.
Temperaturile scăzute contribuie la păstrarea informațiilor electronice, cu toate acestea, sunt complet incomode pentru munca umană pe termen lung. De asemenea, trebuie remarcat faptul că, dacă mediile trebuie scoase din stocare pentru a fi utilizate în medii normale de birou, atunci mediile trebuie aclimatizate. În caz contrar, sunt foarte probabile erori în citirea informațiilor și o încălcare a structurii (deteriorării) mass-media. Dar pentru a aclimatiza discul optic de la temperatura de mai sus la +23 - 25C, va dura cel puțin 3 ore (de preferință o zi). Lungimea de aclimatizare a benzii magnetice depinde de lățimea acesteia: cu cât banda este mai lată, cu atât trebuie aclimatizată mai mult. De asemenea, trebuie avut în vedere faptul că benzile ating echilibrul de temperatură mai repede decât echilibrul de umiditate. De exemplu, pentru benzi de jumătate de inch, o schimbare a temperaturii cu 5°C trebuie efectuată timp de cel puțin 0,5 ore și o schimbare a umidității relative cu 10% - cel puțin 4 zile 25 .
Prin urmare, atunci când alegeți moduri de stocare pentru mediile electronice, trebuie să luați în considerare mulți factori și să corelați intensitatea utilizării media, costurile de menținere a modurilor de stocare (care pot fi destul de semnificative) cu costurile copierii regulate a documentelor pe medii „proaspete” . După cum sa menționat mai sus, atunci când se organizează stocarea pe termen lung a documentelor electronice, o perioadă de 10 ani este destul de acceptabilă pentru stocarea suportului pe care sunt înregistrate. În același timp, sunt permise modurile de stocare „de birou”: pentru benzi magnetice - +23C, pentru discuri optice +25C, la o umiditate relativă de 50%. „Regulile de bază pentru munca arhivelor statului” stabilesc următoarele condiții de temperatură și umiditate în arhive: temperatură + 17-19C, umiditate relativă 50-55%. În aceste condiții, puteți conta pe termenul de valabilitate al discurilor CD-R de până la 20 de ani.
Concluzie
Istoria dezvoltării arhivelor în țara noastră este plină de cazuri frecvente de distrugere a documentelor. Motivele pentru aceasta au fost atât condițiile climatice ale țării noastre, cât și atitudinea iresponsabilă față de documente. Pentru a remedia situația, încă din anul 1550, în țară au început să se emită legi care prevedeau diverse răspunderi pentru daune și pierderi de documente. Legi cu același înțeles sunt emise până în prezent, de exemplu, Regulamentele privind Agenția Federală de Arhivă din 17 iunie 2004 și altele reguli.
Pentru a asigura siguranța documentelor, trebuie să cunoașteți următoarele elemente de bază: asigurarea securității fizice și chimice a documentelor; crearea unei baze materiale și tehnice pentru stocarea documentelor; contabilizarea circulației documentelor; copierea documentelor în vederea creării unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare; conservarea documentelor.
Prima cerință pentru crearea condițiilor optime pentru depozitarea documentelor este prezența unei clădiri care să îndeplinească toți parametrii pentru asigurarea siguranței acestora. Cerințele pentru sediul arhivei sunt stabilite în documente normative și metodologice moderne, în primul rând în Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizației, precum și o serie de GOST și dezvoltări metodologice. Zonele principale ale clădirii sunt rezervate pentru depozitare; sunt izolate de sala de lectură și de sediul administrativ. Rafturile metalice staționare sunt instalate în spațiile de depozitare. Nu numai clădirea în sine, ci și facilitățile din cadrul acesteia sunt importante pentru a asigura siguranța documentelor. Parametrii acestui mediu sunt determinați de respectarea modurilor de stocare.
Există următoarele moduri de stocare: lumină; temperatura si umiditatea; stingere a incendiilor; Securitate. Depozitarea permanentă trebuie efectuată în întuneric. Pentru a proteja documentele de lumină, se folosește depozitarea în dosare, mape, cutii, dulapuri. Temperatura și umiditatea sunt principalii factori care asigură siguranța fondurilor de arhivă. În încăperile de depozitare, trebuie menținute condițiile optime de temperatură și umiditate. Se creează un microclimat favorabil pentru documente la o temperatură pozitivă și umiditate relativă de 30-60%. Nu ar trebui să existe o fluctuație bruscă a temperaturii și umidității în incintă, deoarece aceasta distruge mediul de depozitare. Controlul climatic se realizează în funcție de trei parametri climatici: temperatura, umiditatea relativă și umiditatea absolută a aerului. Pentru măsurători se utilizează instrumente speciale.
Regimul sanitar si igienic presupune un set de cerinte care vizeaza mentinerea curateniei. Praful poate provoca deteriorarea fizică și chimică a documentelor, precum și poate conține spori fungici și ouă de insecte. O atenție deosebită trebuie acordată pardoselii din spațiile de depozitare, care este o sursă majoră de praf.
Regimul de securitate se aplică întregii camere de arhivă. Măsurile de siguranță la incendiu trebuie respectate cu strictețe în arhivă. Măsurile tehnice de securitate includ: echipamente de supraveghere externă, echipamente de supraveghere internă utilizate în timpul orelor nelucrătoare, echipamente de supraveghere internă în timpul programului de lucru.
Un rol important în organizarea depozitării îl joacă topografia, adică desemnarea locațiilor de depozitare pentru anumite inventare și fișiere. Pentru a fixa locul de depozitare a documentelor în depozite se creează directoare speciale - indici topografici. De regulă, indexul este compilat sub formă de card. Contabilitatea este de mare importanță în asigurarea siguranței materialelor de arhivă. Contabilitatea materialelor de arhivă include constituirea și înregistrarea în documente speciale despre cantitatea și compoziția acestora. Pentru a preveni furtul, a fost dezvoltat un sistem detaliat de monitorizare a circulației documentelor. Eliberarea documentelor din depozit poate fi efectuată numai în scopuri limitate și pentru o perioadă strict definită. Totodată, eliberarea documentelor din depozit se consemnează neapărat în documente contabile speciale.
Un tip de lucru obligatoriu pentru a asigura siguranța documentelor este verificarea disponibilității și stării acestora. Aceasta este stabilirea corespondenței între numărul efectiv de unități de depozitare și înregistrările din documentele contabile ale arhivei. Verificarea disponibilității și stării documentelor trebuie efectuată cel puțin o dată la 5 ani.
În timpul depozitării în arhivă a documentelor, acestea sunt într-o oarecare măsură expuse la diverși factori care provoacă o modificare ireversibilă a proprietăților materialelor - îmbătrânirea. Scopul stocării este de a reduce impactul factorilor negativi și de a crește durabilitatea documentelor. Pentru a face acest lucru, este necesar să îndepliniți toate cerințele necesare pentru sediul, condițiile de depozitare, deplasarea documentelor.
Note
1. Gorfein, G.M. Arhivare. - Leningrad: Leningrad University Press, 1971.
2. Ohotnikov A.V. Gestionarea documentelor și munca de birou. - M.: ICC „Mart”, 2003.
3. Alekseeva E.V. Aspecte de arhivare în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora. Afaceri de secretariat. – 2003.
4. Alekseeva E.V. Aspecte de arhivare în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora / E.V. Alekseeva // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. – p. 58
5. Ohotnikov, A.V. Decret. op. - M.: ICC „Mart”, 2003. - S. 205
6. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. – p. 59
7. Kraiskaya, Z.V. Arhivare. - M.: NORMA, 1996. - S. 202
8. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. – p. 61
9. Kraiskaya, Z.V. Decret. op. S. 203
10. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. – p. 59
11. Kraiskaya, Z.V. Decret. op. S. 205
12. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. – p. 60
13. Academia de Științe a URSS. Laborator de conservare și restaurare a documentelor. Ghid de conservare a documentelor. - Leningrad: Nauka, 1978. - S. 25
14. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. – p. 61
15. Problema conservării materialelor documentare. - Leningrad: Nauka, 1977. - S. 54
16. Alekseeva E.V. Aspecte de arhivare în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora. Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 5. – p. 57
17. Ibid. p.58
18. Ghid de conservare a documentelor. - Leningrad: Nauka, 1978. - S. 37
19. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 5. – p. 59
20. Sergazin Zh.F. Fundamentele asigurării securității documentelor. - M .: Liceu, 1986. - S. 51
21. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 5. – p. 60
22. Gorfein, G.M. Decret. op. - Leningrad: Editura Universității din Leningrad, 1971. - P. 24
23. Alekseeva E.V. Decret. op. // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 6. – p. 55
24. Kuznetsova, T.V. Munca de birou. - M.: UNITI-DANA, 2003. - S. 325
25. Arhivarea documentelor electronice: probleme și soluții. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Lista bibliografică
1. Alekseeva E.V. Aspecte de arhivare în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora / E.V. Alekseeva // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 4. - S. 58-61.
2. Alekseeva E.V. Aspecte de arhivare în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora / E.V. Alekseeva // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 5. - S. 57-61.
3. Alekseeva E.V. Aspecte de arhivare în munca de birou: asigurarea securității documentelor de arhivă și organizarea depozitării acestora / E.V. Alekseeva // Afaceri de secretariat. - 2003 - Nr. 6. - P. 55-60.
4. Gorfein, G.M. Arhivare / G.M. Gorfein, L.E. Shepelev. - Leningrad: Leningrad University Press, 1971. - 86 p.
5. Kuznetsova, T.V. Hârtii / T.V. Kuznetsova, L.V. Sankina, T.A. Bykov. - M.: UNITI-DANA, 2003. - 359 p.
6. Kraiskaya, Z.V. Arhivare / Z.V. Kraiskaya, E.V. Cellini. - M.: NORMA, 1996. - 224 p.
7. Ohotnikov, A.V. Gestionarea documentelor și munca de birou / A.V. Ohotnikov, E.A. Bulavin. - M.: ICC „Mart”, 2003. - 304 p.
8. Problema conservării materialelor documentare / Academia de Științe a URSS. Laborator de conservare și restaurare a documentelor. - Leningrad: Nauka, 1977. - 112 p.
9. Linii directoare pentru asigurarea securității documentelor / Academia de Științe a URSS. Laboratorul pentru Conservarea și Restaurarea Documentelor - Leningrad: Nauka, 1978. - 119 p.
10. Sergazin Zh.F. Fundamentele asigurării securității documentelor / Zh.F. Sergazin. - M.: Şcoala superioară, 1986. - 239 p.
11. Arhivarea documentelor electronice: probleme și soluții. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
Ca urmare a stăpânirii materialelor acestui capitol, studentul trebuie să: stiu
- principalele forme și activități ale arhivelor pentru asigurarea siguranței documentelor;
- principalii factori care duc la deteriorarea documentelor;
- parametrii de bază pentru stocarea documentelor pe diverse medii;
- metode de bază de restaurare și conservare a documentelor; a fi capabil să
- respectă regulile și reglementările pentru asigurarea siguranței documentelor atunci când sunt utilizate;
proprii
Metode de bază pentru asigurarea securității documentelor de arhivă.
Una dintre sarcinile principale ale arhivelor din întreaga lume a fost întotdeauna luată în considerare, este și va fi considerată stocarea documentelor aflate în acestea. De aceea, principiile și metodele de păstrare a documentelor ocupă unul dintre locurile de frunte în știința arhivistică (știința arhivistică), și în documentele normative și metodologice după care arhivele ar trebui să se ghideze în activitățile lor zilnice, precum și în legislația privind arhivele și arhivarea. .
Dar, spre deosebire de ideile despre arhive care există la nivelul gospodăriei, păstrarea în arhive nu este doar o observare pasivă a documentelor din acestea, ci o activitate foarte activă care vizează asigurarea securității documentelor.
Securizarea documentelor- crearea și menținerea condițiilor optime de conservare a documentelor de arhivă, eliminarea factorilor care contribuie la pierderea acestora, precum și realizarea de copii ale documentelor cele mai valoroase în caz de pierdere a originalelor.
Pentru arhivele de stat care stochează documente ale AF de arhivă al Federației Ruse, de exemplu. documente care, în virtutea valorii lor, merită păstrarea permanentă (veșnică), păstrarea, prin definiție, înseamnă crearea condițiilor pentru ca aceste documente să fie păstrate pentru totdeauna.
Dar atât pentru arhivele departamentale, cât și pentru munca curentă de birou, cerința de a asigura condiții care exclud pierderea documentelor în procesul de stocare temporară a acestora nu este mai puțin relevantă.
Principal factori, conducând la pierderea și deteriorarea documentelor, sunt:
- - furtul și distrugerea deliberată a documentelor („factor uman”);
- - incendii, inundații și alte dezastre naturale, precum și războaie;
- - efectele adverse ale factorilor fizici și chimici;
- - efecte adverse ale factorilor biologici, daune biologice;
- - îmbătrânirea naturală a suporturilor de documente;
- - amortizarea documentelor în cursul utilizării acestora.
Furtul de documente(precum și cărți și exponate muzeale) au însoțit arhive, biblioteci, muzee pe toată perioada de existență. Asemenea furturi au fost și sunt efectuate atât în scop de profit, cât și în scopul deținerii monopolului de documente istorice valoroase, de colecție a acestora. În unele cazuri, motivul furtului poate fi încercările de a ascunde informații nedorite (de exemplu, compromiterea unei anumite persoane sau organizații). Distrugerea deliberată a documentelor poate avea loc atât ca un act de vandalism, cât și ca o încercare de a ascunde dovezi. Dar multe alte documente au fost distruse ca urmare a unei examinări necalificate, de exemplu, „campanii de deșeuri”. Pentru a evita o astfel de distrugere a documentelor, există un sistem de achiziție și examinare, care include cerințe normative și metodologice pentru selectarea documentelor pentru depozitarea permanentă și pentru alocarea documentelor fără valoare pentru distrugere. Acest sistem vă permite să salvați cele mai valoroase documente ale persoanelor fizice și ale instituțiilor și organizațiilor neguvernamentale.
Dezastre naturaleînsoţesc şi arhivele pe tot parcursul existenţei civilizaţiei umane. Impotriva incendiilor exista un sistem de asigurare a securitatii la incendiu, de stingere a incendiilor si de evacuare a materialelor pe cale de disparitie (cel putin cele mai valoroase). Împotriva inundațiilor, cutremurelor și altele asemenea dezastre naturale cerinţele au fost îndreptate către amplasarea arhivelor în afara zonelor evident ameninţate, către stabilitatea seismologică a clădirilor de arhivă etc. Efectele dezastruoase ale războaielor, care la vremea lor au dus la moartea multor arhive, pot fi atenuate (sau în mare măsură eliminate) prin evacuarea celor mai valoroase documente în locuri sigure, întărirea măsurilor de siguranță la incendiu și, de asemenea, prin realizarea de copii ale celor mai valoroase documente. .
Efecte adverse ale factorilor fizici și chimici este eliminată (sau în mare măsură limitată) prin crearea unor condiții optime de depozitare, inclusiv construirea unor clădiri speciale pentru arhive care asigură astfel de condiții, echipamente speciale pentru arhive și, bineînțeles, monitorizarea constantă a condițiilor de depozitare.
Efecte adverse ale factorilor biologici (daune biologice- niya) sunt eliminate prin distrugerea organismelor dăunătoare documentelor și biomonitorizarea continuă a depozitelor și documentelor.
Îmbătrânirea naturală a suporturilor de documente din nefericire inevitabil. Dar această îmbătrânire poate fi încetinită prin crearea unor condiții optime de depozitare, prelucrarea specială a documentelor în scopul stabilizării, iar pentru cele mai valoroase documente, puteți (și ar trebui) să creați copiile de asigurare ale acestora, permițându-vă să salvați informațiile principale ale acestora. documente.
În procesul de utilizare a documentelor, fie că este vorba de răsfoirea unei carcase pe hârtie, de vizionarea unui film sau de ascultarea unei înregistrări audio, este inevitabil amortizarea documentelor. Contradicția principală și de neînlăturat inerentă tuturor activităților arhivelor este contradicția dintre necesitatea utilizării documentelor (fără de care păstrarea lor își pierde sensul) și inevitabilitatea efectelor negative ale acestei utilizări asupra siguranței documentelor (fără de care, în cele din urmă, , utilizarea în sine devine imposibilă). Consecințele acestei contradicții sunt atenuate, în primul rând, de respectarea de către utilizatori (atât personalul arhivei, cât și cercetători) a regulilor de asigurare a securității documentelor în procesul de utilizare a acestora, iar în al doilea rând, prin înlocuirea originalelor cu copii la utilizarea acestora. . De exemplu, este interzisă amplasarea arhivelor în locuri predispuse la inundații regulate, depozitarea documentelor de arhivă în subsoluri amenințate de inundații. La Sankt Petersburg, înainte de construcția barajului, această interdicție era deosebit de relevantă.
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
postat pe http://www.allbest.ru/
arhiva depozitare document climatic
Introducere
1.2 Suporturi de stocare
2.1 Modul armat
2.2 Modul de lumină
3.1 Starea climatică a aerului este caracterizată de următorii parametri principali
Introducere
Asigurarea securității documentelor de arhivă este un set de măsuri de creat conditii de reglementare, respectarea regimurilor normative și organizarea corespunzătoare a păstrării documentelor de arhivă, excluzând furtul și pierderea acestora și asigurarea menținerii acestora într-o stare fizică normală, asigură siguranța documentelor de arhivă în arhivă.
Condițiile de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă sunt prevăzute:
Constructii, reconstructii si reparatii de cladiri de arhiva;
Crearea unor regimuri optime (normative) de prevenire a incendiilor, - securitate, temperatură-umiditate, lumină și regim sanitar-igienic în clădirea și incinta arhivei;
Utilizarea mijloacelor speciale de depozitare și deplasare a documentelor de arhivă (raft, dulapuri, seifuri, cutii, mape etc.).
În această lucrare, se propune să se ia în considerare valorile dispozitivului optim de arhivare pentru a asigura siguranța documentelor.
1. Amenajarea și dotarea arhivelor statului
1.1 Clădiri și spații ale arhivelor
Documentele de arhivă trebuie plasate într-o clădire special construită, în părți separate clădiri, precum și în incinte adaptate pentru arhivă.
Clădirile trebuie să se întâlnească cerinte tehnice durabilitatea și rezistența structurilor, rezistența la foc, fiabilitatea de protecție. Acestea trebuie să aibă echipamente de stingere a incendiilor, dispozitive de avertizare și depozitare, în plus, echipamente portabile de stingere a incendiilor care să fie sigure pentru documente. Cladirea arhivei este dotata cu alarma antiefractie si bare de protectie la ferestrele care se deschid spre exterior.
Locația clădirii arhivei este aleasă departe de obiectele periculoase de incendiu și obiectele cu emisii periculoase de praf și gaze.
Clădirile și spațiile adaptate pentru arhivă sunt acceptate pentru funcționare după o examinare țintită cu participarea serviciilor de arhivă, incendiu, sanitare, construcții conform actului. Evaluarea ar trebui să stabilească starea clădirii și adecvarea acesteia, ținând cont de sarcinile potențiale ale podelei.
Nu sunt acceptate in exploatare urmatoarele obiecte: lemn si degradat; subsol și mansardă; fără încălzire și ventilație; cu incalzire aragaz; cu comunicatii principale caldura-apa-gaz-electric; în clădiri cu tehnologii inflamabile, chimice, alimentare. Este necesar să izolați încăperea adaptată pentru arhivă de restul clădirii.
Complexul de spații ale arhivei, componența acestora, amplasarea, echipamentul ar trebui să asigure îndeplinirea sarcinilor funcționale pentru primirea pentru depozitare, depozitare, utilizarea documentelor și prelucrarea lor specială.
Zona principală a arhivei este rezervată pentru stocarea documentelor. Depozitele ar trebui să fie cât mai departe posibil de laboratorul, producția, spațiile casnice ale arhivei și să nu aibă canale de ventilație în comun cu acestea. Spațiile de depozitare sunt izolate de spațiile adiacente prin tavane și pereți ignifugă cu o rezistență la foc de cel puțin 2 ore. Combinația de depozite și spații de lucru cu orice scop nu este permisă.
Este interzisă amplasarea conductelor de alimentare cu apă și de canalizare, a prizelor de apă tehnologice sau menajere în depozitele.
Materialele echipamentelor de depozitare, precum și materialele pentru decorarea interioară a spațiilor de depozitare, nu trebuie să colecteze sau să emită praf, să fie surse de substanțe chimice agresive.
Camerele de depozitare trebuie să aibă ventilație naturală sau artificială. Înălțimea spațiilor de depozitare ar trebui să fie de cel puțin 2,25 m. Atunci când se utilizează încăperi înalte, este permisă utilizarea tavanelor și spațiilor de depozitare pe niveluri, în condițiile de acces convenabil la documente și securitate. lucrări de arhivă.
Instalațiile de depozitare ar trebui să aibă ieșiri către lifturi și casele scărilor convenabile pentru evacuare.
În încăperile de depozitare, trebuie instalate cabluri electrice ascunse și prize sigilate. Tablourile de distributie, sigurantele, intrerupatoarele generale si de pardoseala sunt amplasate in afara spatiilor de depozitare. Echipamentele portabile utilizate în spațiile de depozitare trebuie să aibă cabluri izolate din cauciuc.
Problemele organizatorice privind plasarea și contabilizarea documentelor în depozite, accesul la acestea, circulația documentelor, protecția și funcționarea depozitelor sunt determinate de Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor ale Fondului de arhivă al Federației Ruse. și alte documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee, biblioteci, organizații Academia Rusă de Științe” (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse (M. 2007).
1.2 Suporturi de stocare
Rafturile metalice sunt principalul echipament de depozitare. Este permisă utilizarea suporturilor staționare din lemn în încăpere cu o stare sanitară și biologică normală, tratate cu substanțe ignifuge. De asemenea, este permisă utilizarea rafturilor metalice mobile de tip deschis.
În încăperile cu ventilație bună și condiții termice stabile, dulapurile metalice, seifurile, dulapurile cu rafturi de tip închis, precum și compartimentele staționare cu rafturi metalice pot fi folosite ca echipamente principale sau auxiliare speciale.
Echipamentele de tip închis nu sunt recomandate pentru utilizare în încăperi cu ventilație slabă și fluctuații de temperatură pentru a evita formarea de zone închise stagnante de microclimat inerțial cu un risc crescut de deteriorare a documentelor. Dulapurile sunt, de asemenea, incomode prin faptul că îngreunează curățarea, rețin umiditatea sub ele pentru o lungă perioadă de timp și pot servi drept refugiu pentru insecte.
În spațiile de depozitare cu lumină naturală, rafturile și dulapurile de tip deschis sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre.
Rafturile, dulapurile, alte echipamente pentru depozitarea documentelor nu trebuie amplasate în apropierea pereților exteriori ai clădirii, a surselor de căldură și a conductelor de aer joase.
Rafturile, dulapurile sunt instalate în spațiile de depozitare cu respectarea următoarelor standarde: distanța dintre rânduri (pasaj principal) - 120 cm; culoare între rafturi - 75 cm; distanța dintre peretele exterior al clădirii și rafturile paralele cu peretele - 75 cm; distanța dintre perete și capătul raftului (dulapului) - 45 cm; distanta dintre podea si raftul de jos al rackului este de minim 15 cm, iar la etajele subsolului de minim 30 cm.
Dimensiunile standard ale echipamentului principal si auxiliar, normele de amplasare a acestuia in spatii de depozitare sunt determinate de prevederile recomandarilor metodologice.
Documentele de hârtie sunt așezate pe rafturi sau în dulapuri orizontal sau vertical în cutii, mape, cutii, ținând cont de formele copertei rigide sau moi. Între tavanul sau raftul raftului și tăietura superioară a cutiei, lăsați un spațiu pentru circulația aerului de cel puțin 5 cm.
2. Asigurarea securității documentelor în timpul depozitării acestora
Depozitarea documentelor trebuie efectuată în spații de depozitare care îndeplinesc cerințele stabilite.
Amplasarea documentelor în mape, cutii și acestea din urmă în dulapuri și pe rafturi ar trebui să asigure deplasarea liberă și fără efort a spațiilor de depozitare, scoaterea și punerea în cutii legate și absența încărcărilor semnificative pe documente.
În încăperile de depozitare trebuie respectate condițiile de lumină, temperatură și umiditate, sanitare și igienice stabilite pentru asigurarea păstrării pe termen lung a documentelor (moduri de depozitare).
2.1 Modul armat
Regimul de securitate al arhivei este asigurat printr-un ansamblu de masuri de asigurare a fortificarii ingineresti si tehnice, dotarea cladirii (incintei) arhivei cu alarme de securitate, organizarea unui(e) post(e) de paza, sigilarea spatiului, observarea intra-obiectului. și controlul accesului, depozitarea cheilor de la birouri.
Cerințele pentru arhive și alte spații ale arhivei, în care sunt stocate documente secrete de arhivă și se lucrează cu acestea, sunt stabilite prin reglementări. documente legale pentru a asigura regimul secretului în Federația Rusă.
Organizarea protecției arhivei se realizează în conformitate cu cerințele actelor legislative și ale altor acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, precum și cu Instrucțiunile privind procedura de implementare a protecției arhivei, convenite în la momentul potrivit cu unitatea care protejează arhiva și organul relevant de afaceri interne al Federației Ruse.
Arhivele și spațiile în care sunt depozitate permanent sau temporar documentele de arhivă, precum și bunurile materiale, ieșirile de urgență și de urgență din clădirea arhivei, intrarea principală în lipsa unui post de pază non-stop sunt supuse echipamentului obligatoriu cu securitate. alarme și etanșare.
Procedura de păstrare a cheilor în timpul orelor de lucru și nelucrătoare, primirea cheilor la serviciul de pază, predarea cheilor și a localurilor sub protecție se stabilește prin instrucțiunea privind modul de pază a arhivei, aprobată în modul prescris.
Depozitarea arhivei în timpul programului de lucru, dacă angajații nu lucrează în ea, trebuie să fie închisă cu cheie. În timpul programului de lucru, cheile depozitului de arhivă se păstrează de către șeful depozitarului de arhivă sau persoana care îl înlocuiește.
Scoaterea din arhivă a documentelor de arhivă, a bunurilor materiale și a cărților bibliotecii științifice de referință, precum și a aparatului științific de referință este permisă numai cu permise speciale eliberate în modul prescris.
2.2 Modul de lumină
Modul de lumină este setat ținând cont de particularitățile acțiunii luminii. Depozitarea permanentă ar trebui efectuată în întuneric, ceea ce este asigurat de depozitarea documentelor în liane, mape, cutii, precum și de regimul de lumină din incintă.
Iluminarea în bolți poate fi artificială sau naturală. Orientarea ferestrelor este de preferință spre nord.
Nu expuneți documentele la lumina directă a soarelui sau la lumina reflectată de suprafețele albe. În lumină naturală, pentru a atenua fluxurile luminoase, se utilizează sticlă de împrăștiere a luminii, perdele de protecție, filtre, jaluzele și vopsirea parțială a sticlei cu vopsea albă.
Pentru iluminarea artificială, lămpile cu incandescență mai sigure sunt folosite în umbre închise cu o suprafață exterioară netedă. Sunt permise lămpile fluorescente cu o regiune ultravioletă redusă a spectrului.
Aceste măsuri ar trebui să creeze o iluminare de 20-50 de lux în depozite (pe suprafața verticală a raftului din culoarul principal la o înălțime de 1 m de podea). Iluminare pe desktop 100 lux.
Protecția documentelor împotriva acțiunii luminii ar trebui să fie asigurată nu numai în depozite, ci și în toate spațiile pentru orice tip de lucru cu documente.
2.3 Condiții de temperatură și umiditate
Regimul de temperatură și umiditate este normalizat ținând cont de comportamentul documentelor în diferite condiții climatice. În încăperile de depozitare dotate cu sisteme de aer condiționat, trebuie menținut un regim optim de temperatură și umiditate: temperatură 17-19 ºС, umiditate relativă 50-55%. În încăperi cu un climat nereglementat, de ex. în încăperi încălzite cu schimb de aer natural sau forțat, este permisă modificarea parametrilor aerului în următoarele limite: temperatură 10-30 ºС, umiditate relativă 30-60%.
Nu sunt permise fluctuații bruște ale temperaturii și umidității aerului în încăperile de depozitare. Cu o încălcare stabilă pe termen lung a regimului de depozitare (5-7 zile), însoțită de o creștere periculoasă a umidității relative de până la 80-90%, este necesar să se ia măsuri de normalizare. condiții climatice(ventilație intensivă ținând cont de condițiile meteorologice, dezumidificare forțată a instalațiilor de depozitare).
În cazul încălcărilor de urgență ale regimului de depozitare cauzate de pătrunderea apei în incintă, este necesar să se ia măsuri imediate pentru eliminarea cauzelor și consecințelor accidentului, golirea depozitului și, dacă este necesar, uscarea documentelor.
Parametrii climatici ai aerului din depozitele trebuie monitorizați prin dispozitive speciale. Măsurătorile de control se efectuează: în încăperi cu aer condiționat cel puțin o dată pe săptămână; în depozite cu climă nereglementată de cel puțin 2-3 ori pe săptămână; cu încălcarea regimului de depozitare de 1-2 ori pe zi.
Diferite tipuri de documente trebuie depozitate în camere separate, grupându-le ținând cont de natura suportului și de asemănarea condițiilor de depozitare. În încăperile cu aer condiționat pentru aceste grupuri, se normalizează următorul regim climatic optim: pentru materialele de film alb-negru (15 ° C și 40-55%) și color (2-5 ° C și 40-55%); pentru documente pe benzi magnetice si discuri (15-20 C 50~65%).
Odată cu plasarea forțată a documentelor de diferite tipuri în aceeași cameră, acestea sunt ghidate de standardele climatice adoptate pentru documentarea pe hârtie. În același timp, în conformitate cu regulile de bază pentru funcționarea arhivelor, plasarea, depozitarea și transportul diferitelor tipuri de documente se efectuează folosind unități de depozitare primară tipice (cutii, mape, cutii speciale, pachete, pachete etc. .) adoptat pentru anumite tipuri. Documentele cu strat magnetic necesită, de asemenea masuri speciale protecţia lor împotriva demagnetizării.
2.4 Regimul sanitar si igienic
Regimul sanitar și igienic este un ansamblu de măsuri pentru protejarea documentelor de dăunătorii biologici aflați în arhive. Spatiile de depozitare trebuie pastrate curate, in conditii care exclude posibilitatea aparitiei mucegaiului, insectelor, rozatoarelor, prafului. Circulația liberă a aerului trebuie asigurată în încăperile de depozitare fără a se forma zone neventilate care sunt periculoase din punct de vedere sanitar și biologic. Toate spațiile de depozitare de tip închis trebuie să fie periodic deschise, inspectate, ventilate. Nu este permisă așezarea documentelor pe podea, pervazuri, depozitarea în grămezi nesortate. Ferestrele care se deschid în timpul sezonului cald, precum și orificiile de ventilație din podele, tavane, pereți ai spațiilor de depozitare și deschideri exterioare ale sistemelor de ventilație ale clădirii trebuie protejate cu ochiuri cu un diametru de plasă de cel mult 0,5 mm.
Este interzis să stai în îmbrăcăminte exterioară, încălțăminte umedă și murdară, găsirea de obiecte sau echipamente străine în încăperile de depozitare, precum și depozitarea și folosirea produselor alimentare, precum și fumatul.
În spațiile de depozitare, este necesar să se efectueze o curățare umedă sistematică. Cel puțin o dată pe an, rafturile, dulapurile, spațiile de depozitare sunt curățate de praf, iar podelele, plintele, pervazurile ferestrelor, părțile de subsol ale raftului sunt șters cu soluții apoase antiseptice (2% formol; 5% catamină AB etc.). La procesare, soluțiile nu trebuie să cadă pe cutii, cutii, documente.
De două ori pe an (la începutul și la sfârșitul sezonului de încălzire) încăperile de depozitare și documentele (selectiv) sunt inspectate pentru a detecta în timp util insectele, ciupercile, rozătoarele.
Dacă sunt detectați dăunători biologici, se iau măsuri urgente de dezinfectare și dezinsecție a documentelor, spațiilor de depozitare, spațiilor de către arhive sau Rospotrebnadzor, servicii de carantină.
Principala sarcină preventivă a arhivei este de a preveni creșterea manifestărilor primare unice ale activității dăunătorilor biologici în numeroase și apoi focare masive de bioinfecție a documentelor.
3. Principalii parametri climatici ai aerului
3.1 Starea climatică a aerului
Regimul termic este caracterizat de temperatura aerului. Se măsoară în unități absolute și se exprimă în grade Celsius (1, C).
Regimul de umiditate se evaluează prin următoarele unități de umiditate:
Umiditatea absolută (A, g/m) este numărul de grame de vapori de apă conținute într-un metru cub (mii de litri) de aer. În condiții reale, umiditatea absolută poate varia de la zero (aer absolut uscat) până la limita fizică a saturației aerului cu umiditatea la o anumită temperatură. Această limită se numește conținutul de umiditate al aerului.
Conținutul de umiditate al aerului (V, g / m") este cantitatea limită, maximă posibilă de vapori de apă care poate fi conținută într-un metru cub de aer la o anumită temperatură (adică umiditatea absolută limită).
Pe măsură ce temperatura crește, conținutul de umiditate al aerului crește. De exemplu, la temperatura zero, aerul poate conține vapori de apă nu mai mult de 4,84 g / m 3 (capacitate de umiditate la zero), la 20 - nu mai mult de 17,1 g / m 3 și la 40 - nu mai mult de 50,2 g / m 3 3 .
În practică, de obicei folosesc unități de expresie nu absolute, ci relative pentru umiditate, de exemplu. umiditate relativă.
Umiditatea relativă (H, %) este raportul dintre umiditatea absolută a aerului și capacitatea sa de umiditate la o anumită temperatură, exprimat ca procent:
Umiditatea relativă este exprimată în cifre de la 0 la 100%. Exprimarea procentuală este convenabilă deoarece arată imediat gradul de saturație a aerului cu umiditate. La o umiditate relativa de 0-30%, aerul este considerat uscat, la 30-60% este moderat umed, la 60-100% este umed (foarte umed). În unitățile de umiditate relativă, majoritatea dispozitivelor climatice sunt calibrate. Aceleași unități caracterizează umiditatea aerului în rapoartele zilnice ale serviciului hidrometeorologic.
3.2 Controale climatice
În prezent, sunt produse multe dispozitive care vă permit să măsurați temperatura și umiditatea, sau ambii parametri în același timp. Modelele de dispozitive sunt diverse și actualizate constant.
Dispozitivele de climatizare folosite în arhive trebuie să fie fiabile și durabile, ușor de utilizat, testate conform standardului. Proiectarea dispozitivelor trebuie să asigure posibilitatea verificărilor și ajustărilor periodice ale acestora.
Termometre - aparate pentru măsurarea temperaturii mediului (mercur, alcool, electronice etc.). În arhive, este mai bine să folosiți termometre lichide (mercur, alcool). Termometrul ar trebui să aibă o scară convenabilă pentru observare și citire cu o valoare a diviziunii de 0,2-0,5 C, precum și un interval adecvat de temperatură (de la zero la 40-50 C) și un dispozitiv care vă permite să-l atârnați pe perete ( rack).
Psicrometrele sunt dispozitive pentru măsurarea temperaturii și umidității aerului. Ei folosesc principiul fizic al psihrometriei, proprietatea corpurilor umezite cu apă de a se răci atunci când umiditatea se evaporă. Există două tipuri principale de psihrometre: cu modul natural și forțat de evaporare a umidității.
Psihrometrul obișnuit (casnic sau Augusta) este cel mai vechi, cunoscut model care a fost folosit de mai bine de o sută de ani, inclusiv în arhive, muzee, biblioteci.
Aparatul are doua termometre fixate pe panou. Unul dintre termometre, așa-numitul „umed” este învelit într-un singur strat de cambric, capătul cambricului este liber și coborât într-un rezervor cu apă. Când apa se evaporă din cambricul umed, termometrul se răcește și arată o temperatură mai scăzută. Al doilea, așa-numitul termometru uscat, arată temperatura aerului. În funcție de diferența dintre citirile termometrelor uscate și umede, folosind tabelele atașate dispozitivului, determinați valoarea umidității relative a aerului.
Psicrometru de aspirație - un dispozitiv conceput pentru a măsura temperatura și umiditatea relativă a aerului interior și exterior. Domeniu de măsurare: temperaturi de la ~5°C până la 50°C cu o precizie de 0,2; umiditate relativă de la 10 la 100%.
Modelul de aspirație este un dispozitiv mai precis decât unul de uz casnic. Spre deosebire de aspirație, psicrometrul de uz casnic nu are flux de aer forțat și funcționează în moduri de evaporare naturală a umidității din batiste, care sunt diferite în diferite puncte ale depozitului. Psihrometrul de uz casnic, de regulă, arată o umiditate relativă mai mare decât este în realitate. Atunci când utilizați psihrometre de uz casnic, este recomandabil să comparați citirile acestora cu un dispozitiv precis (aspirație, electronic), evaluând diferența reală a citirilor lor. Este mai bine să faceți o astfel de comparație de două ori iarna și vara, adică. la umiditatea relativă scăzută (20-30%) și mai mare (40-70%) în incintă.
Un psicrometru de aspirație este folosit de obicei pentru a testa alte instrumente (psihrometre de uz casnic, higrometre etc.), precum și pentru a deservi mai multe încăperi dintr-o clădire, mai ales dacă climatizarea este centralizată.
Multă vreme, în arhive a fost folosit psicrometrul de aspirație MV-4M, în prezent se produce același tip de aparat M-34. Dacă există modele diferite, este indicat să alegeți dispozitive cu motor de ventilator mai degrabă mecanic decât electric.
Higrometre - aparate pentru măsurarea umidității relative a aerului. Aceștia folosesc principiul fizic al higrometriei: proprietatea materialelor higroscopice, precum părul sau firele speciale, de a modifica lungimea în funcție de umiditatea aerului. Higrometrele care funcționează pe o astfel de acționare mecanică sunt cel mai adesea indicatori.
Dispozitivele electronice digitale de climatizare înlocuiesc treptat vechile modele mecanice. Există multe varietăți de dispozitive electronice: unele măsoară doar temperatura (termometrele electronice digitale), altele măsoară temperatura și umiditatea relativă simultan (termohigrometre), altele funcționează în modul de stații meteorologice mici, măsurând temperatura și umiditatea în mai multe puncte (de exemplu, în premisele potriviteși pe stradă).
Este cel mai rațional să folosiți un astfel de dispozitiv ca dispozitiv multifuncțional pentru întreținerea centralizată a tuturor stocărilor unei arhive mari; pentru a controla, regla, verifica alte dispozitive ale arhivei (staționare); pentru control operational cu frecvente măsurători multiple in situatii extreme.
4. Controlul climatului în depozitarea documentelor
Controlul climatului în spațiile de depozitare a documentelor este obligatoriu. Se realizează folosind trei parametri principali: temperatura (I, C), umiditatea relativă (H,%) și umiditatea absolută (A, g / m 3). Temperatura și umiditatea relativă sunt măsurate cu ajutorul instrumentelor climatice, umiditatea absolută se găsește prin calcul.
Parametrii principali I, H, A se obțin pentru aerul interior și exterior.
Dispozitive climatice staționare - un termometru, un higrometru (sau un psicrometru staționar de tip VIT-1) sunt montate pe un scut și plasate într-un anumit loc din depozit (punctul de control). Fiecare punct de control este alocat număr de serie. Același număr este aplicat dispozitivelor, ceea ce este important pentru contabilitate, verificare și setare a dispozitivelor. Punctul de control este ales departe de sistemele de încălzire și ventilație, de preferință pe culoarul principal. Panoul de bord este montat pe o coloană de susținere sau rack, sub acesta se află un birou. Punctele de control sunt stabilite pe baza: cu un sistem cu un singur nivel de cameră, unul pe cameră (depozitare), cu un sistem cu mai multe niveluri, unul pe nivel.
În perioada de funcționare a dispozitivelor staționare, cel puțin o dată la trei luni, verificarea curentă a acestora se efectuează în funcție de citirile unui dispozitiv portabil de referință (psicrometru de aspirație, termohigrometru electronic).
Higrometrele staţionare utilizate trebuie verificate şi reglate central o dată pe an. Munca se desfășoară de obicei vara la H egală cu 40-60%, în orice încăpere izolată sau puțin vizitată. În perioada de inspecție, camera nu este ventilată. Higrometrele se atârnă într-un singur loc și zilnic, timp de 3-4 zile, se verifică după aparatul de referință, se reglează, se resping cele nepotrivite, restul se restituie la punctele de lucru conform cifrelor.
Psihrometrele staţionare nu sunt supuse verificării centralizate, fiind limitate la verificarea lor curentă. Dispozitivele staționare ale arhivei sunt verificate cu dispozitivul lor portabil standard sau în baza unui contract.
Apariția termohigrometrelor portabile, cu acțiune rapidă și ușor de utilizat deschide posibilitatea de întreținere centralizată a tuturor depozitelor de arhive fie cu un singur dispozitiv portabil, fie pe baza monitorizării automate centralizate de computer a condițiilor de mediu din arhivele.
Evaluarea datelor de control
Controlul climatului oferă informații constante despre schimbarea situației climatice. Aceste informații trebuie evaluate și utilizate în mod corespunzător. Evaluarea poate fi operațională (actuală) și finală.
O evaluare operațională se efectuează imediat după primirea și înregistrarea datelor de control și climatice. Aceste date reflectă condițiile meteorologice în schimbare rapidă. Ele caracterizează starea microclimatului de depozitare în ziua măsurătorilor și fac posibilă luarea unei decizii cu privire la oportunitatea ventilației (ventilației) încăperii.
Evaluarea finală este de obicei efectuată la sfârșitul anului pe baza totalității datelor climatice obținute pentru un anumit depozit pentru anul și pentru arhiva în ansamblu. Pentru evaluările finale se folosesc datele climatice prezentate sub formă grafică.
Lista surselor și literaturii utilizate
1. Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivare în Federația Rusă”.
2. Decretul Guvernului Federației Ruse din 17 iunie 2004 nr. 290 „Cu privire la Agenția Federală de Arhivă”.
3. Reglementări pentru contabilitatea de stat a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse (aprobat prin ordinul Arhivelor Federale din 17 noiembrie 1997 nr. 61, înregistrat la Ministerul Justiției al Rusiei la 8 iulie 1997, înregistrarea nr. . 1344).
4. Reguli pentru organizarea depozitării, achiziționării, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în arhivele de stat și municipale, muzee, biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe "(aprobat prin ordin) al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 18 ianuarie 2007 nr. 19, înregistrat de Ministerul Justiției al Rusiei, reg. nr. 9059 din 6 martie 2007)
5. Alekseeva E.V., Afanas'eva L.P., Burova E.M., Arhivare. Manual. M.: Centrul editorial „Academia”, 2005.
Găzduit pe Allbest.ru
Documente similare
Istoria legislației și baza pentru conservarea documentelor de arhivă. Amenajarea, echiparea si exploatarea spatiilor. Procedura de verificare a disponibilității și stării documentelor deosebit de valoroase și unice. Topografia și contabilizarea mișcării materialelor în formă electronică.
lucrare de termen, adăugată 17.03.2019
Asigurarea condiţiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă. Topografie. Utilizarea mijloacelor speciale de depozitare și mutare a documentelor. Procedura de eliberare a dosarelor din depozit. Se verifică disponibilitatea, starea. Asigurarea securității fizice și chimice.
lucrare de termen, adăugată 09/01/2008
Principii teoretice ale contabilității documentelor. Unitatea de contabilitate a documentelor de arhivă. Înregistrarea documentelor în arhiva statului. Procedura de emitere a dosarelor din arhive. Asigurarea securitatii fizico-chimice a documentelor. Cartea de primiri de documente.
lucrare de termen, adăugată 22.04.2016
Documentele ca bază de informare a activităților organizației. Conservarea documentului de arhivă: istoria legislației și bazele securității. Contabilitatea deplasarii documentelor. Moduri de stocare a documentelor: lumina, securitate, temperatura si umiditate, prevenirea incendiilor.
lucrare de termen, adăugată 06.10.2011
Sarcini, funcții, drepturi, responsabilitatea arhivelor. Organizarea documentelor, contabilizarea documentelor, utilizarea documentelor din arhiva. Cerințe pentru întocmirea nomenclatoarelor de cazuri și formarea cazurilor. Examinarea valorii documentelor. Asigurarea securității documentelor.
lucrare de termen, adăugată 19.07.2008
Istoria Orenburg și a provinciei Orenburg. Sistemul modern de organizare a arhivei, actele sale juridice. Principalele sarcini, funcții, competențe ale Comitetului pentru Arhive. Asigurarea securității seturilor, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă.
lucrare de termen, adăugată 20.03.2014
Caracteristici și reguli pentru stocarea documentelor în conformitate cu legislatia actuala Federația Rusă. Abordări moderne pentru asigurarea siguranței documentelor. Reguli de bază pentru depozitarea și distrugerea documentelor în organizațiile comerciale.
rezumat, adăugat 23.09.2010
Principalele activități ale arhivelor electronice. Caracterizarea principalelor caracteristici ale examinării valorii documentelor electronice. Suport normativ și metodologic al depozitării documentelor în arhivă, probleme de siguranță și autenticitate.
lucrare de termen, adăugată 12.08.2011
Mijloace speciale de depozitare și deplasare a documentelor și siguranța acestora. Procedura de emitere a dosarelor din depozit și verificarea prezenței acestora. Asigurarea securității documentelor de arhivă. Controlul conformității cu legislația privind arhivarea în Federația Rusă.
lucrare de termen, adăugată 19.04.2016
Conceptul de fonduri de arhivă și documente de arhivă. Importanța lor în organizație. Niveluri de organizare a fondurilor de arhivă și a documentelor de arhivă. Principii științifice de organizare a documentelor la nivelul fondului arhivistic al țării. Alcătuirea documentelor de arhivă.
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
postat pe http://www.allbest.ru/
postat pe http://www.allbest.ru/
Comitetul de Stat al Republicii Mari El pentru Învățământul Profesional
Învățământul profesional secundar
Republica Mari El
„Colegiul de Comerț și Tehnologie”
Lucru de curs
Potrivit disciplinei „Aarhivare"
Subiect:Oconservarea documentelor de arhivălapoliţişti
Finalizat - Vaseneva Polina Nikolaevna
Specialitate - 032002
Documentatie de management
Grupa - D-31
Verificat - profesoara Suslova O.I.
Yoshkar-Ola
Introducere
1. Asigurarea condiţiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă
1.1 Crearea condițiilor optime pentru stocarea documentelor
1.2 Plasarea documentelor în depozit. topografie
2. Utilizarea mijloacelor speciale de depozitare și mutare a documentelor
2.1 Procedura de eliberare a dosarelor din depozit
2.2 Verificarea disponibilității și a stării cazurilor
2.3 Crearea unui fond de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și a unui fond de utilizare
3. Asigurarea securității fizice și chimice a documentelor de arhivă
3.1 Verificarea stării fizice a documentelor
3.2 Prelucrarea fizică, chimică și tehnică a documentelor de arhivă
Concluzie
Lista literaturii folosite
Apendice
V dirijarea
Relevanța temei lucrării cursului. Arhivistul este în prezent primul care se ocupă de informațiile create în trecut. Trebuie să o ia și să o păstreze. Dar arhiva nu este un depozit, ci o instituție științifică care îndeplinește sarcina de a forma o memorie socială pe termen lung a societății. document de depozitare fond de topografie
Organisme ale statului, organe administrația locală, organizațiile și cetățenii implicați în activitate antreprenorială fara educatie entitate legală, sunt obligați să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor privind personalul, în perioadele de păstrare a acestora stabilite de legile federale, alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, precum și listele de documente prevăzute de Legea federală „Cu privire la Arhivare în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004 nr. 125 FZ.
Asigurarea securității documentelor este sarcina principală a arhivelor de stat. Complexitatea rezolvării problemei este determinată de faptul că nimeni nu a creat vreodată documente pentru stocarea „eternă”. În același timp, arhivele sunt reînnoite anual cu noi fonduri, iar posibilitățile de restaurare rămân modeste. Abordarea modernă a soluționării acestei probleme se bazează pe principiul unei tranziții treptate către o soluție diferențiată, principiul electoral asigurarea securității documentelor de arhivă, ținând cont de valoarea acestora, de starea fizică.
O abordare diferențiată presupune alocarea volumului total de documente stocate în arhivă, așa-numitele obiecte prioritare la nivel de fonduri, părți de fonduri, documente individuale. La baza alocării priorităților se află două criterii: valoarea documentelor și semnele unei stări fizice care le amenință siguranța. Un set de măsuri pentru crearea condițiilor de reglementare, respectarea regimurilor de reglementare asigură siguranța documentelor de arhivă din arhivă.
Condițiile de reglementare pentru păstrarea documentelor de arhivă sunt prevăzute:
Constructii, reconstructii si reparatii de cladiri de arhiva;
Crearea unor regimuri optime (normative) de stingere a incendiilor, de securitate, temperatura-umiditate, lumina si sanitar-igienic in cladirea si incinta arhivei;
Utilizarea mijloacelor speciale de păstrare și deplasare a documentelor de arhivă.
Scopul principal al lucrării de curs este de a studia problema asigurării securității documentelor de arhivă ca unul dintre principalele domenii de lucru ale arhivelor. De cât de corect a fost aleasă strategia de stocare a documentelor depind starea lor fizică și posibilitatea de a le folosi într-o mare varietate de scopuri.
Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să rezolvați următoarele sarcini:
1. Luați în considerare măsuri pentru asigurarea condițiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor.
2. Să dezvăluie procedura de utilizare a mijloacelor speciale de păstrare și deplasare a documentelor de arhivă.
3. Investigați metodologia de asigurare a securității fizice și chimice a documentelor.
1 . Securitate normativ conditii de depozitare documente de arhivă
1. 1 Crearea condițiilor optime pentru stocarea documentelor
Condițiile optime de păstrare a documentelor sunt asigurate de: construcția, reconstrucția și repararea clădirilor de arhivă; dotarea depozitelor cu mijloace de stingere a incendiilor, paza si alarme de incendiu; utilizarea mijloacelor tehnice pentru crearea unui regim optim de temperatură și umiditate pentru depozitare, pentru realizarea măsurilor sanitare și igienice în spațiile de depozitare; utilizarea mijloacelor speciale de depozitare a documentelor (raft, dulapuri, seifuri, cutii, mape etc.).
Clădirile pentru arhivele statului pot fi construite special sau transformate din alte incinte. Ele trebuie îndepărtate din întreprinderile industriale poluarea aerului (gaze agresive, praf de ciment, etc.), de la obiecte si structuri periculoase din punct de vedere al incendiului (instalatii de depozitare a petrolului, benzinarii, parcari, garaje etc.), precum si in conformitate cu cerintele codurile de constructie si reguli.
Adecvarea locației arhivei este determinată ținând cont de concluziile pompierilor și ale stației sanitare și epidemiologice privind gradul de poluare a aerului Banasyukevich V.D. Probleme științifice actuale de asigurare a securității documentelor de arhivă // Arhivele interne. -2001. - Nr. 2.
Clădirea arhivei este un complex de spații principale și auxiliare destinate îndeplinirii sarcinilor arhivei de păstrare, prelucrare, utilizare a documentelor de arhivă și sarcini de natură administrativă, tehnică, casnică, pentru a satisface cerințele unei amenajări raționale a arhivei. sediul.
Arhiva este prevăzută cu arhive, o sală de lectură, săli de lucru, săli pentru o bibliotecă automatizată de medii electronice amovibile, server și echipamente de comunicații.
Arhivele sunt numerotate cu cifre arabe în ordine brută și sunt situate izolat, la distanță de laborator, producție, unități de depozitare asociate cu utilizarea (depozitarea) substanțelor chimice, alimente și arhiva electronica- din surse de radiații electromagnetice și câmpuri de forță.
Depozitele se recomandă a fi amplasate în clădiri cu ferestre în partea de nord. Iluminatul natural este permis numai cu protectia obligatorie a documentelor de lumina directa a soarelui. Iluminarea difuză este permisă cu utilizarea jaluzelelor, filtrelor de protecție, draperiilor sau sticlei vopsite la ferestre. Pentru iluminatul artificial, se folosesc lămpi cu incandescență în nuanțe închise sau lămpi fluorescente cu o parte ultravioletă trunchiată a spectrului de radiații.
Documentele de arhivă sunt stocate în întuneric. Protecția documentelor împotriva luminii este asigurată prin depozitarea documentelor în cutii, mape și legături, folosirea de perdele opace și difuzoare de lumină la ferestre etc. Documentele de pe suporturi electronice sunt păstrate în condiții care exclud lumina directă și sunt supuse unei protecții suplimentare împotriva impurităților agresive. în aer (dioxid de sulf, hidrogen sulfurat, vapori de mercur, oxizi de azot, amoniac), expunere la ionizare electromagnetică (radiații).
Arhivele sunt furnizate mijloace moderne sisteme de stingere a incendiilor, paza si alarma incendiu. Comutatoarele generale și de podea sunt situate în afara arhivelor. Clădirile arhivelor sunt dotate cu alimentare cu apă de incendiu, stingătoare cu dioxid de carbon, sisteme de securitate și alarmă de incendiu Banasyukevich V.D. Probleme științifice actuale de asigurare a securității documentelor de arhivă // Arhivele interne. -2001. - Nr. 2.
Regimul de securitate al arhivei este asigurat printr-un ansamblu de măsuri de asigurare a fortificației inginerești și tehnice, dotarea clădirii (incintei) arhivei cu alarme de securitate, organizarea unui (posturi) de securitate, sigilarea localului, observarea în interiorul obiectului și moduri de acces, stocarea cheilor la sediul biroului.
Arhivele și alte spații în care documentele de arhivă sunt depozitate permanent sau temporar sunt dotate cu uși cu puterea tehnicăîmpotriva eventualelor efracții, dotate cu încuietori de înaltă securitate.
Scoaterea din arhivă a documentelor de arhivă, a bunurilor materiale și a cărților bibliotecii științifice de referință, precum și a aparatului științific de referință este permisă numai cu permise speciale eliberate în modul prescris.
Documentele sunt păstrate în condiții care asigură parametri normativi lumina, temperatura-umiditate si regimurile sanitaro-igienice.
În arhivele dotate cu sisteme de aer condiționat se mențin următoarele condiții optime de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor pe:
1) suport de hârtie - temperatură +17 - +19 C, umiditate relativă 50-55 la sută;
2) suport de film alb-negru - temperatură +15 C, umiditate relativă 40-55 la sută;
3) suport de film color - temperatură +2 - +5 C, umiditate relativă 40-55 la sută;
4) media electronică - temperatură +15 - +25оС, umiditatea relativă a aerului 40-60 la sută.
În arhivele cu un climat nereglementat se realizează încălzirea rațională, ventilarea clădirii și umidificarea (dezumidificarea) aerului. Nu sunt permise fluctuații bruște (sezoniere și în decurs de o zi) ale temperaturii (+-5,С) și ale umidității relative a aerului (+-10%).
Regimul de temperatură și umiditate este controlat prin măsurarea regulată a temperaturii și umidității relative a aerului interior și exterior în același timp: în încăperi cu aer condiționat - cel puțin o dată pe săptămână; în arhive cu climă nereglementată - de 2 ori pe săptămână; cu încălcarea regimului - 1 dată pe zi.
Citirile aparatelor de control și măsurare sunt înregistrate în jurnalele speciale, care reflectă și verificarea corectitudinii citirilor aparatelor și măsurile luate pentru normalizarea regimului de temperatură și umiditate în cazurile de încălcare a acestuia.
Principalele mijloace de depozitare a documentelor sunt rafturile metalice fixe sau mobile, rafturile din lemn tratate cu ignifugă. Dulapurile metalice, seifurile, dulapurile cu rafturi, precum și compartimentele staționare cu pereți despărțitori și rafturi metalice pot fi folosite ca echipamente auxiliare sau speciale.
Documentele de film, microfilmele în rulouri sunt depozitate în poziție orizontală în cutii metalice sau din plastic, pe rafturi tip heringbone sau pe rafturi staționare. Documentele de film pe o bază de triacetat neinflamabilă sunt depozitate în cutii libere din metal sau plastic, cu orificii pentru a preveni acumularea vaporilor de acid acetic eliberați de baza de film în interiorul cutiei. Documentele video sunt stocate în poziție verticală în ambalajul lor original.
Nu este permisă stocarea documentelor de arhivă pe suporturi cu un strat de lucru magnetic pe rafturi metalice feromagnetice; rack-urile din otel pot fi folosite in cazuri exceptionale, numai daca circuitele rack-urilor sunt demagnetizate si inchise.
Fiecare unitate de stocare a unui document audiovizual sau electronic este plasată în ambalaje individuale neermetice. În același timp, libera circulație a documentului de arhivă în interiorul pachetului ar trebui exclusă.
Documentele de arhivă pe hârtie sunt așezate pe rafturi, în dulapuri metalice orizontal sau vertical în cutii sau alte medii primare de stocare (mape, cutii etc.).
Spațiile de depozitare sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre. Nu au voie să fie amplasate în apropierea pereților exteriori ai clădirii și a surselor de căldură.
Amenajarea spațiilor de depozitare se realizează în conformitate cu următoarele standarde: distanța dintre rândurile acestora este de 120 cm; mijloace de depozitare - 75 cm; peretele exterior al clădirii și spațiile de depozitare paralele cu acesta - 75 cm; peretele și fața de capăt a depozitului - 45 cm; podea și raftul de jos al depozitului - 15 cm.
1.2 Plasarea documentelor în depozit. topografie
Plasarea documentelor în depozite ar trebui să fie rațională. Documentele trebuie plasate în conformitate cu documentele contabile într-o manieră care să asigure căutarea promptă a acestora.
Pentru căutarea rapidă a documentelor din arhivă se creează un aparat științific de referință pentru documentele arhivei:
- inventarele cazurilor și nomenclatorul dosarelor care le înlocuiesc;
- dosare tematice, tematice;
- dosare de personal;
- indicatoare;
- informatii istorice;
- revizuirea documentelor.
Documentele de păstrare permanentă se așează separat de documentele de păstrare pe termen lung (peste 10 ani) și documentele de personal.
Ordinea de plasare a fondurilor în arhivă este determinată de planul (schema) de plasare a acestora. Schema prevede distribuirea complexelor de fonduri între depozite, indicând (dacă este necesar) numărul de fonduri pentru fiecare raft de depozitare.
Un singur depozit de arhivă poate conține documente de arhivă de diferite tipuri, dar care necesită aceleași moduri de stocare (de exemplu, documente de arhivă pe benzi magnetice și suporturi de disc cu strat magnetic; documente de arhivă pe film și microforme etc.).
Toate spațiile arhivei (cladiri, clădiri, etaje, niveluri, încăperi), precum și rafturile, dulapurile și rafturile sunt numerotate. Spațiile de depozitare sunt numerotate independent de la stânga la dreapta de la intrarea în arhivă, rafturile lor - de sus în jos, de la stânga la dreapta.
Pentru fixarea locului de depozitare și căutarea documentelor în depozit, se întocmesc indici topografici stoc și rafturi. Sunt pe cărți. Pentru fiecare fond se întocmește separat o fișă topografică a fondului, aceste fișe sunt aranjate în ordinea numerelor fondurilor de arhivă Nr., Nr cabinet, Nr raft, note (vezi Anexa 1).
Fișele topografice de raft sunt plasate pe fiecare rafturi și aranjate în ordinea numerelor raftului într-o cameră separată. O copie a indicilor topografici se păstrează de către angajatul(ii) responsabil(i) de contabilizarea documentelor arhivei, al doilea - în arhive.
Mentinerea indicilor topografici se poate realiza pe hartie sau in mod automatizat in conformitate cu detaliile stabilite. Modificările în plasarea documentelor sunt reflectate în timp util în toate exemplarele, precum și în schema de alocare a fondurilor.
2 . Utilizarea mijloacelor speciale de depozitare și mutare a documentelor
2.1 Procedura de eliberare a dosarelor din depozit
Cazurile sunt emise din depozite:
- pentru utilizare (pentru utilizatorii din sala de lectură, pentru angajații arhivei din spațiile de lucru, pentru instituții și organizații pentru depozitare temporară);
- pentru lucrări de arhivă cu documente.
Cazurile care conțin documente dărăpănate, în special documente de valoare, nu se eliberează pentru utilizare de la depozitare, în schimb se eliberează copii. Eliberarea dosarelor din seifuri și primirea lor înapoi se efectuează de către custodele fondurilor.
Documentele de arhivă se eliberează din arhive pe o perioadă de: până la o lună - utilizatorilor din sala de lectură și lucrătorilor arhivei (cu excepția documentelor deosebit de valoroase eliberate pentru o perioadă de cel mult două săptămâni); până la trei luni - creatori de fonduri; până la șase luni - către organele judiciare, de drept și alte organe autorizate.
Eliberarea documentelor de arhivă din arhive pentru expunere se efectuează pe o perioadă determinată prin acordul de desfășurare a expoziției.
Eliberarea dosarelor din depozite se formalizează prin actele aferente și se înscriu în registre speciale. Eliberarea documentelor de arhivă din arhive și acceptarea lor înapoi, inclusiv verificarea filă cu filă a disponibilității și stării documentelor de arhivă înainte de emiterea lor din arhive și la returnare, se efectuează de către un angajat al arhivei. O verificare una câte una a disponibilității și stării documentelor de arhivă returnate de utilizatori în sala de lectură este efectuată de un angajat al sălii de lectură.
Verificarea obligatorie filă cu filă a disponibilității și stării înainte de emiterea documentelor de arhivă din arhive și la restituirea acestora sunt supuse: documentelor unice și mai ales documentelor de valoare; documente de arhivă care au pietre și metale prețioase în proiectarea sau atașarea lor; documente de arhivă nelegate; cazuri care nu au fost emise anterior din arhive și nu au fișe de certificare; dosare care conțin autografe, documente grafice, semne poștale și oficiale, sigilii, cărți poștale, plicuri cu adrese, ștampile și alte documente de arhivă de potențial interes pentru colecționari.
Componența celorlalte cauze supuse verificării filă cu filă se stabilește de conducerea arhivei pe baza deciziei comisiei de expertiză-metodologie.
În locul unităților de depozitare și inventariere a cazurilor, documente eliberate din arhivă se pune un card de înlocuire.
Documentele de arhivă emise din arhive trebuie să aibă cod de arhivă, foi numerotate, o fișă de certificare și o fișă de utilizare a documentelor.
Întocmirea documentelor de arhivă pentru eliberarea din arhive include: sechestrul documentelor de arhivă; reconcilierea cifrului arhivistic și a rubricilor (adnotările) cu inventarul (cartea contabilă și descrierea) cazurilor, documentelor; verificarea fiselor dosarelor de arhiva – in cazuri stabilite.
Reconcilierea cifrului arhivistic al documentelor de arhivă cu inventarul (cartea contabilă și descrierea) cazurilor și documentelor presupune verificarea corectitudinii copertei și paginii de titlu a cauzei, a mijloacelor primare de stocare a unui document audiovizual, electronic, a corectitudinii titlul și cifra unității de depozitare. Dacă există corecții majore, coperta și pagina de titlu sunt înlocuite, păstrând coperta veche dacă este necesar.
La pregătirea pentru eliberarea din arhive a documentelor individuale de arhivă retrase din dosare, pe versoul fiecărei file, în afara textului documentului de arhivă, se aplică o ștampilă cu cod de arhivă.
Pentru controlul securității documentelor de arhivă, unitatea responsabilă cu păstrarea documentelor de arhivă verifică siguranța documentelor de arhivă emise din arhive. Verificările se efectuează într-o manieră planificată sau, după caz, de comun acord cu conducerea arhivei.
Atunci când documentele de arhivă sunt returnate la arhivă, se efectuează o verificare foaie cu foaie a stării lor fizice în modul prescris. În cartea de eliberare a documentelor de arhivă se notează restituirea documentelor de arhivă în prezența lucrătorilor arhivei sau a creatorului fondului care le-a restituit. În cazul în care se constată o deteriorare a documentelor de arhivă restituite, se întocmește un act sub orice formă, care se semnează de către angajatul arhivei și de cel care restituie documentele de arhivă și se înaintează conducerii arhivei spre examinare.
La transportul documentelor de arhivă la orice distanță se iau măsuri pentru a le proteja și proteja de efectele factorilor nocivi.
Pentru mutarea documentelor de arhivă în cadrul arhivei se folosesc cărucioare mobile și alte mijloace de transport.
Transportul intracomunitar al documentelor de arhivă se efectuează în autovehicule închise cu însoțirea obligatorie a unui lucrător de arhivă. Transportul documentelor de arhivă pe distanțe lungi se efectuează în formă ambalată într-un vehicul acoperit.
2.2 Verificarea disponibilității și a stării cazurilor
Scopul verificării disponibilității și stării dosarelor în arhive este de a stabili corespondența disponibilității efective a dosarelor cu articolele descriptive și înregistrările finale în inventare; identificați fișierele deteriorate care conțin documente cu texte decolorate care necesită restaurare, legare, dezinfectare, răsturnare pe cealaltă parte și altele asemenea.
Verificările privind disponibilitatea și starea documentelor de arhivă sunt efectuate într-o manieră planificată, precum și la un moment dat (extraordinar).
În arhiva de stat, muzeul, bibliotecă, arhiva Academiei Ruse de Științe, se efectuează o verificare ciclică programată a prezenței și stării:
- documente unice - anual;
- documente pe hârtie deosebit de valoroase - o dată la 10 ani (în biblioteca de stat - o dată la 5 ani);
- documente audiovizuale și electronice - o dată la 5 ani;
- documente de film pe bază de nitro - o dată la 2 ani.
Ciclicitatea verificării disponibilității altor documente de arhivă se determină pe baza deciziei comisiei de experți-metodologie (sau a altui organ consultativ) a arhivei, în funcție de intensitatea utilizării și de starea contabilității documentelor de arhivă, dar cel puțin o dată la 25 de ani (în biblioteca de stat - o dată la 15 ani).
În arhiva municipală, muzeu, bibliotecă se efectuează o verificare ciclică programată a disponibilității documentelor de arhivă o dată la 10 ani.
În caz de dezastre naturale, mișcări în masă și alte circumstanțe în care documentele pot fi pierdute, se efectuează verificări extraordinare, unice, ale disponibilității și stării tuturor fondurilor de arhivă sau a seturilor individuale de materiale.
Verificarea disponibilității și stării cazurilor este efectuată de un grup de angajați în număr de cel puțin 2 persoane.
Înainte de începerea lucrărilor se stabilește caracterul complet al documentelor contabile pentru fondul care se verifică, se verifică cu atenție documentele contabile, adică se stabilește dacă numărul efectiv de cazuri înscrise în inventar se reflectă corect în înregistrările finale. Verificarea se realizează prin reconcilierea disponibilității efective a cazurilor cu inventarul. Totodată, se verifică cu descrierea cauzei de pe coperta acestuia numărul cauzei, indexul cauzei, titlul, termenele actelor cauzei, numărul de foi indicate în inventar. Starea fizică este determinată de inspecția vizuală a cazului.
Toate deficiențele descoperite în timpul inspecției (lipsă cazuri, erori tehnice la calcul, erori în descriere, deteriorare fizică) sunt trecute pe lista de verificare pentru prezența și starea cazurilor. Fișa de verificare se completează direct în timpul verificării pentru fiecare inventar separat, fișele de verificare sunt numerotate în ordine numerică și semnate de executant.
Atunci când se verifică disponibilitatea și starea cazurilor, este necesar: să se mențină ordinea de aranjare a carcasei pe rafturi, în cutii, mape; pune la locul lor, descoperite în timpul auditului, dosare plasate incorect ale altor fonduri; sechestrează cazuri neincluse în inventar; informează șeful arhivei despre cazurile infectate cu dăunători biologici pentru izolarea imediată a acestora. Cazurile neincluse în inventar sunt plasate la finalul fondului. Includerea în inventar a cazurilor neînregistrate în timpul auditului este interzisă.
La finalul verificării disponibilității și stării dosarelor, la finalul inventarului se aplică ștampila „verificată”, data, funcția și semnătura.
Pe baza înscrierilor finale din fișele (fila) cecului se întocmește un act de verificare a disponibilității și stadiului cazurilor, în care se indică numărul, denumirea și categoria fondului, data efectuării verificării, precum și datele de sinteză privind rezultatele verificării: numărul de cazuri enumerate conform inventarelor, numărul de cazuri negăsite în stoc, numărul de numere de litere nemarcate în inventar, numerele lipsă, precum și numărul de cazuri care erau disponibile. Actul indică, de asemenea, numărul de cazuri care necesită clasare, dezinfecție și dezinfestare, restaurare, refacere a textelor neglijate (vezi Anexa).
Pot exista cazuri în care verificarea prezenței nu evidențiază niciun caz. Acest lucru indică încălcări ale siguranței documentelor și necesită acțiuni urgente. În acest caz, arhiva trebuie să înceapă căutarea dosarelor în termen de un an de la data finalizării verificării.
În timpul căutării, trebuie să:
Examinează documentele contabile pentru emiterea dosarelor din depozit;
Verificați corectitudinea înregistrării finale în inventar, conform căreia sunt enumerate cazurile nedetectate, deoarece s-ar fi putut comite erori tehnice la numerotarea de serie a cazurilor și la întocmirea înregistrărilor finale, lipsa și numere cu litere nu au fost luate în considerare;
Analizați rubricile cazurilor nedepistate din inventarele de cazuri, ceea ce va face posibilă identificarea cazurilor incluse în inventar de două ori sau incluse într-un alt inventar al acestei organizații, dar sub un număr diferit;
Examinarea inventarelor vechi ale cazurilor care au suferit anterior procesări științifice și tehnice, comparați-le cu inventarul asupra căruia a fost efectuată verificarea;
Să organizeze o căutare a cazurilor nedepistate în timpul inspecției în organizațiile relevante, în ale căror activități s-au format cazuri nedepistate, având în prealabil studiat inventarele acestora;
Verificarea actelor de acceptare si transferare a dosarelor in arhiva de la organizatii;
Să studieze actele de repartizare a dosarelor și documentelor în vederea distrugerii, actele de emitere a dosarelor în folosință temporară.
Pentru cazurile constatate la percheziție se întocmește o adeverință care se semnează de șeful arhivei. Sunt puse cazuri găsite. În fișa de înregistrare a cazurilor nedepistate se face o mențiune „găsită” indicând data și numărul certificatului. Pentru documentele lipsă, căile de căutare pentru care au fost epuizate, se întocmește un act de nedescoperire a cazurilor și o adeverință detaliată a lucrării de căutare. Verificarea disponibilității și stării afacerilor se consideră finalizată după efectuarea modificărilor documentelor contabile ale fondului auditat.
2.3 Crearea unui fond de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și a unui fond de utilizare
Fondul de asigurare este un set de copii de asigurare ale documentelor de arhivă deosebit de valoroase. O copie de asigurare a unui document pe hârtie este un microfilm negativ de prima generație, realizat din tipul corespunzător de film fotografic prin fotografiarea directă a documentului și ulterior numit „microfilmul fondului de asigurări” Privalov V.F. Asigurarea conservarii patrimoniului documentar in conditii moderne // Arhivele interne. - 1999. - Nr 2. .
Fondul de asigurare este creat pentru a păstra informații documentare valoroase în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor originale. Prioritatea copierii asigurate se stabileste tinand cont de starea fizica a documentelor unice si mai ales a documentelor de valoare si de intensitatea utilizarii acestora.
Copierea de asigurare se realizează cu respectarea sistematizării unităților de depozitare în inventarul de cazuri, documente, care se copiază înaintea unităților de depozitare. Toate documentele de arhivă incluse în unitatea de depozitare sunt supuse copierii de asigurare.
În cazul copierii de asigurare, cazurile, de regulă, nu sunt supuse cusăturii. Nelegarea dosarelor se realizează în cazuri excepționale de comun acord cu conducerea arhivei în cazul imposibilității totale de copiere a carcasei legate. La sfârșitul lucrării, cazul este recuperat de către laborator sau organizație - producătorul asigurării copiază din nou.
Concomitent cu crearea asigurării se creează, de regulă, un set de copii ale documentelor de arhivă realizate pe diverse suporturi materiale și destinate utilizării în scopul asigurării securității documentelor de arhivă originale (denumite în continuare fond de utilizare). fond, precum și procedura țintă pentru cele mai utilizate documente de arhivă, în curs alte lucrări (declasificarea documentelor de arhivă, organizarea utilizării acestora).
Includerea în fondul de utilizare a copiilor documentelor de arhivă, inclusiv pe suporturi electronice, create în cursul altor lucrări, se realizează de către arhivă în mod independent.
3 . Asigurarea securității fizice și chimice a documentelor de arhivă
3.1 Verificarea stării fizice a documentelor
Verificarea stării fizice a documentelor se efectuează pentru a clarifica imaginea generală a stării fondurilor de arhivă și pentru a identifica documentele cu deteriorare specifică care necesită o prelucrare specială urgentă sau planificată.
Examinarea stării fizice se bazează şi pe o abordare diferenţiată.
Verificarea stării fizice a documentelor se realizează întotdeauna examinând fișierele unul câte unul.
Există trei moduri de a evalua starea fizică a unei game largi de documente:
1) o verificare continuă a tuturor obiectelor matricei studiate (de exemplu, toate documentele fondului). Avantajul metodei este că oferă informații complete despre starea tuturor documentelor fondului. Dezavantaj - costuri mari de timp;
2) o metodă selectivă, atunci când doar o mică parte (un eșantion mic aleatoriu) este selectată din întregul volum al matricei și starea întregii matrice (fond) este judecată pe aceasta. 2% din eșantionul din întreaga matrice este suficient pentru a afișa starea matricei ca întreg. Avantaj - costurile de timp sunt mult mai mici. Dezavantaj - oferă informații medii despre starea întregii matrice fără o evaluare specifică a stării documentelor neincluse în eșantion;
3) identificarea accidentală a documentelor cu defecte de hârtie și text de către toți angajații arhivei în cursul îndatoririlor lor oficiale (dacă sarcinile lor sunt legate de revizuirea dosarelor filă cu filă). În acest caz, este de preferat să codificați starea fizică a documentelor de către angajații unui departament - departamentul de asigurare a păstrării documentelor. Demnitatea - cel mai mic timp costă. Dezavantajul este că rezultatele identificării accidentale a documentelor cu defecte în numeroase fonduri nu permit tragerea de concluzii cu privire la starea fizică a fiecărui fond de arhivă individual, pentru a rezuma rezultatele în tabele statistice.
Starea fizică a documentelor este evaluată prin absența sau prezența defectelor tipice în hârtie sau texte. Prezența și tipul unui defect în hârtie și text sunt determinate vizual în timpul unei vizualizări foaie cu coală a fiecărui document în parte. În acest caz, este necesar să se acorde atenție „vârstei” documentului (anul creării acestuia).
Verificarea și evaluarea stării fizice a documentelor este asociată cu identificarea caracteristicilor calitative (gradul de decolorare, culoare, metoda de scriere, rezistența hârtiei etc.), mai degrabă decât cu indicatorii cantitativi (greutate, lungime, număr etc.). Acest lucru determină un anumit expert în subiectivitate. evaluări. Prin urmare, pregătirea expertului este de o importanță deosebită. El trebuie să elaboreze tehnica examinării pe modele. Examinatorul nu trebuie să rateze defecte, chiar dacă sunt de același tip.
Contabilitatea stării fizice și tehnice a documentelor de arhivă pe hârtie se realizează în: fișă de certificare; fișa și actul de verificare a disponibilității și stării documentelor de arhivă; card de înregistrare pentru documente de arhivă cu deteriorare media; fișă de înregistrare a documentelor de arhivă cu text deteriorat; card index (carte) de contabilitate pentru starea fizică a documentelor de arhivă.
Contabilitatea stării fizice și tehnice a documentelor audiovizuale se realizează în: o fișă pentru înregistrarea stării tehnice a unui document de film; un card pentru înregistrarea stării tehnice a unui document foto; card pentru înregistrarea stării tehnice a documentului fono; card pentru înregistrarea stării tehnice a documentului video.
Contabilitatea stării fizice și tehnice a documentelor de arhivă poate fi efectuată pe hârtie sau în mod automatizat în conformitate cu detaliile stabilite ale documentelor de control și contabilitate.
3.2 Prelucrarea fizică, chimică și tehnică a documentelor de arhivă
Prelucrarea fizico-chimică și tehnică a documentelor de arhivă se realizează în scopul: înlăturării cauzelor îmbătrânirii accelerate și distrugerii documentelor de arhivă; restaurarea proprietăților, caracteristicilor tehnice, durabilității acestora; reproducerea informațiilor documentare pe medii mai stabile.
Principalele tipuri de prelucrare a documentelor de arhivă pe hârtie sunt:
- dezinfecția, dezinfestarea, deratizarea arhivelor ca ansamblu de măsuri de bioprofilaxie, bioprotecție și distrugere a dăunătorilor biologici în arhive și pe documente de arhivă;
- restaurare (prelucrare de restaurare și conservare), ca ansamblu de lucrări și operațiuni tehnologice de refacere a proprietăților și durabilității originalelor documentelor de arhivă;
- reproducerea documentelor de arhivă în vederea creării unui fond de asigurare de copii ale documentelor unice și mai ales documentelor de valoare și a unui fond de utilizare; restaurarea foto a documentelor de arhivă cu text decolorat și cu contrast redus etc.;
- legarea documentelor de arhivă;
- desprafuirea documentelor de arhiva;
- prelucrarea documentelor de arhivă în modul operațiunilor de salvare în situații de urgență, inclusiv utilizarea mijloacelor și metodelor de uscare, dezinfecție, congelare, restaurare.
Documentele audiovizuale și electronice, în funcție de natura fizică a transportatorului, fac obiectul următoarelor lucrări de restaurare, conservare și prevenire:
a) documente de arhivă pe bandă magnetică:
- curățarea suprafeței de praf și particule de murdărie folosind echipamente speciale de curățare;
- înlocuirea cleiurilor uscate și deformate;
- înregistrarea rolelor de bandă magnetică cu bandă magnetică de protecție pe ambele fețe de 2-2,5 m;
- rebobinare pentru ameliorarea tensiunilor interne în rolele de benzi magnetice care au apărut din cauza fluctuațiilor de temperatură și umiditate în timpul depozitării și transportului documentelor de arhivă;
b) documente de arhivă pe suport de disc: desprăfuire; ștergerea cu un agent antistatic;
c) documente de film și foto, microforme și fonograme pentru filme:
- desprafuire;
- îndepărtarea cerii, grăsimilor și a altor contaminanți;
- întărirea lipirilor și crestăturilor;
- reparatie perforatii;
- alterarea peticilor si lipiciilor aspre, deformate;
- repararea câmpurilor de cadru deteriorate.
Lucrările de prelucrare fizico-chimică și tehnică a documentelor de arhivă se împart în programate și neprogramate.
Prelucrarea programată a documentelor de arhivă se realizează pe baza rezultatelor verificării stării acestora în ordinea de prioritate stabilită în arhivă, ținând cont de apartenența acestora la diferite grupe valorice, de caracteristicile stării fizice a documentelor de arhivă de diferite tipuri și de capabilitățile arhivei.
Lucrările neprogramate includ lucrările efectuate în situații de urgență asociate cu distrugerea locală sau în masă a documentelor de arhivă prin incendiu, apă și substanțe chimice.
Nomenclatorul, procedura de desfășurare și tehnologia lucrărilor de prelucrare fizică, chimică și tehnică a documentelor de arhivă sunt determinate de documentele normative și metodologice ale industriei.
Concluzie
Scopul cercetării cursului este atins prin implementarea sarcinilor.
Ca urmare a studiului pe tema „Organizarea fondului de arhivă al Federației Ruse”, se pot trage o serie de concluzii:
Pentru a asigura siguranța documentelor din arhivă, trebuie efectuate următoarele:
- un set de măsuri de organizare a depozitării, care prevede crearea unei baze materiale și tehnice pentru depozitarea documentelor (cladire și spații de depozitare, spații de depozitare pentru documente, spații de depozitare de securitate și siguranță, instalații de climatizare, mijloace de copiere și restaurarea documentelor deteriorate etc.);
- un set de măsuri pentru crearea și respectarea condițiilor de reglementare pentru păstrarea documentelor (temperatură și umiditate, lumină, sanitare și igienice, moduri de depozitare de securitate).
Sistemul de măsuri de organizare a depozitării ar trebui să asigure siguranța documentelor și controlul stării lor fizice la primirea documentelor în arhivă înainte de a le transfera în depozitare permanentă.
Pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă din arhive, trebuie efectuat următorul set de lucrări interdependente:
- crearea conditiilor optime pentru pastrarea documentelor;
- plasarea documentelor in depozite, topografie;
- respectarea procedurii de emitere a dosarelor din depozit;
- verificarea disponibilitatii si stadiului cazurilor;
- crearea unui fond de asigurare pentru documente deosebit de valoroase și a unui fond de utilizare;
- asigurarea securitatii fizico-chimice a documentelor.
Lista literaturii folositelary
1. Legea federală „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” din 22 octombrie 2004 nr. 125 FZ (modificată prin Legea federală din 4 decembrie 2006 nr. 202-FZ).
2. Banasyukevici V.D. Probleme științifice actuale de asigurare a securității documentelor de arhivă // Arhivele interne. - 2001. - Nr. 2
3. Guvernul discută problemele conservării și utilizării arhivelor // Arhivele interne. - 2001. - Nr. 1.
4. Popova E.N. Asigurarea securității documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse în legislația modernă a Federației Ruse și subiecții acesteia // Buletinul arhivistului. - 2000. - Nr. 1.
5. Privalov V.F. Asigurarea conservarii patrimoniului documentar in conditii moderne // Arhivele interne. - 1999. - Nr. 2.
Apendice A
Forma actului de verificare a disponibilității și stării cauzelor
APROBA
Nume oficial Titlul postului
organul superior al conducătorului organizaţiei
___________ Explicație
Numele oficial (semnătura personală) al semnăturii
OrganizationDate
ACT N___
Locul de compilare
Verificarea disponibilității și a stării de fapt a fondului arhivistic N____
Acest act a fost întocmit de o comisie formată din _____________________
(numele complet al președintelui și membrilor comisiei) în legătură cu _________________
__________________________________________________________
(baza)
Verificarea a constatat că:
1. În total, se listează în funcție de inventarele de cazuri ale _______________ cauze, inclusiv secțiuni din inventarele de cazuri consolidate aprobate de __________________________
_____________________________________________________________
(denumirea oficială a organismului autorizat) (în cifre și cuvinte)
2. În total, __________________ cazuri nu au fost disponibile, inclusiv secțiuni din inventarele consolidate ale cazurilor aprobate de ____________________________
________________________________________________________ cazuri
(denumirea oficială a organismului autorizat) (în numere și recuzită)
3. Cazuri plasate incorect legate de alte fonduri de arhivă, _________________ cazuri.
4. S-a dovedit că pentru acest fond de arhivă erau disponibile ____________ cazuri.
5. Există cazuri ________________ nedescrise.
6. În total, în fondul de arhivă sunt _______________ cazuri, dintre care:
1) __________________ cazuri care necesită dezinfecție;
2) __________________ cazuri care necesită dezinfestare;
3) __________________ cazuri care necesită restaurare;
4) solicitarea de angajare și clasare a __________________ cazuri;
5) solicitarea restabilirii textelor decolorate din ____________ cazuri;
6) dosare _________________ deteriorate iremediabil;
7) __________________ cazuri eliberate pentru utilizare temporară.
7. __________________________________________________________
(Caracteristicile generale ale stării și condițiilor de păstrare a documentelor.)
_____________________________________________________________.
(Principalele fenomene negative în starea și condițiile de păstrare a documentelor la polițiști)
Verificarea a fost efectuată:
Președintele comisiei _________________ Stenogramă
(semnătură personală) semn și si
Membrii comisiei _______________________ Stenograme
(semnături personale) conform semnăturilor
Găzduit pe Allbest.ru
...Documente similare
Conceptul de asigurare a securității documentelor de arhivă. Datele pentru verificarea disponibilității și stării documentelor. Necesitatea verificării stării fizice și tehnice. Înregistrarea rezultatelor: remedierea deficiențelor constatate, întocmirea actelor.
test, adaugat 29.03.2012
Fondul de arhivă al Federației Ruse ca parte a patrimoniului istoric și cultural, potențialul informațional al statului și al societății. Problema securității și siguranței documentelor. Sistem de protectie a documentelor de arhiva, mijloace tehnice si echipamente de depozitare.
prezentare, adaugat 01.12.2015
Forme de înregistrare a documentelor și control asupra implementării acestora. Sistematizarea documentelor și formarea colecțiilor de documente. Ordinea de conservare în instituțiile arhivistice și eliberarea acestora în folosință temporară. Transferul documentelor GKN în arhiva organizației.
prezentare, adaugat 16.04.2012
Fișiere de arhivă: concept, esență, funcții. Reguli de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor. Analiza procesului de verificare a disponibilității și stării fișierelor de arhivă. Condiții de stocare a semnăturii digitale electronice, caracteristici ale utilizării acesteia. Perioadele de păstrare a documentelor.
test, adaugat 19.01.2016
Conceptul de contabilitate a documentelor din arhiva statului (municipală). Contabilitatea și asigurarea securității documentelor fondului de arhivă al Federației Ruse. Sistemul documentelor contabile ale arhivei, scopul propus al acestora. Cerințe generale pentru documentele contabile ale arhivei.
test, adaugat 29.03.2012
Instrucțiuni și scopuri de utilizare a documentelor de arhivă. Informarea direcțiilor de conducere și structurale ale organizației despre disponibilitatea documentelor în arhive și conținutul acestora. Organizarea de sedinte publice. Eliberarea de cutii originale pentru utilizare temporară.
lucrare de termen, adăugată 11.09.2012
Etapele pregătirii documentelor pentru transferul în arhivă. Ordinea de eliberare din depozitul de certificate. Întocmirea unui inventar de documente pentru depozitare permanentă, pe termen lung. Un exemplu de CV personal. Aplicație pentru un job. Realizarea unei înscrieri în cartea de muncă.
test, adaugat 19.09.2014
Un ciclu complet de procesare și deplasare a documentelor din momentul în care sunt create și până la finalizarea executării și trimiterii. Examinarea (evaluarea) valorii științifice și practice a documentelor. Descrieri și execuție a cazurilor. Descrierea documentelor de depozitare permanentă și pe termen lung.
test, adaugat 14.03.2009
Cadrul legal utilizarea documentelor de arhivă; organizarea documentelor şi dosarelor în cadrul fondului. Probleme de arhivare stadiul prezent, legislația federală a Federației Ruse. Principalele situații de acces complicat și limitat la arhive.
lucrare de termen, adăugată 22.05.2014
Structura și scopul problemelor de nomenclatură. Cerințe pentru formarea și regulile de păstrare a acestora. Examinarea valorii documentelor. Întocmirea inventarelor dosarelor și procedura de trecere a acestora în arhivă. Esența stocării în arhivă a documentelor în formă electronică. Comitete de experți.
Pentru o perioadă istorică suficient de mare, necesitatea păstrării documentelor de arhivă și responsabilitatea distrugerii lor au fost consacrate prin lege. Deci, Sudebnik-ul din 1550 prevedea o pedeapsă atât de severă, cum ar fi bătaia cu biciul pentru deteriorarea documentelor. Pe vremea lui Petru cel Mare, pedeapsa corporală a fost înlocuită cu pedeapsa bănească. În perioada sovietică, regulamentul privind GAF al URSS (1941) amenința răspunderea penală pentru distrugerea și furtul documentelor, precum și pentru dezvăluirea informațiilor secrete din documente. Unul dintre primele acte legislative speciale privind problemele protecției documentelor de arhivă a fost Legea URSS „Cu privire la protecția și utilizarea monumentelor de istorie și cultură” din 1976. Legea a subliniat că monumentele istorice și culturale sunt proprietatea poporului și constituie o parte integrantă a patrimoniului cultural mondial. Legea a inclus și monumente documentare printre astfel de monumente. Actuala Lege privind afacerile arhivistice prevede, de asemenea, că proprietarii de documente clasificate ca parte a Fondului de arhivă al Federației Ruse sunt obligați să le asigure siguranța. Sistemul de măsuri de organizare a depozitării cuprinde următoarele domenii:
1) asigurarea securitatii fizico-chimice a documentelor(organizarea depozitării documentelor în conformitate cu cerințele de temperatură și umiditate, lumină, sanitar și igienic, regim de securitate, precum și cerințele de securitate la incendiu);
2) crearea unei baze materiale și tehnice pentru stocarea documentelor, inclusiv clădiri și spații de depozitare, mijloace de protecție și siguranță de depozitare, conservarea documentelor;
3) contabilitatea mișcării și controlul asupra stării fizice a documentelor, implicând reflectarea tuturor modificărilor în formele contabile ale arhivei;
4) copierea documentelor în vederea creării unui fond de asigurare și a unui fond de utilizare. Acest domeniu de activitate impune arhivistului sarcini suplimentare de contabilitate și organizare a depozitării copiilor de asigurare pe lângă fondurile principale ale arhivei.
Cerințe pentru amenajarea arhivelor. În primul rând, asigurarea securității materialelor documentare se realizează prin construirea de spații de depozitare cu acces închis. Au fost dezvoltate proiecte standard pentru arhive cu capacități de stocare diferite. Acestea oferă încăperi speciale pentru desprăfuirea și restaurarea documentelor. Cerințele pentru clădirile și spațiile arhivei sunt stabilite în documente de reglementare și metodologice moderne - „Reguli de bază pentru munca arhivelor de stat din Federația Rusă”, într-o serie de GOST și dezvoltări metodologice. Condițiile de păstrare a documentelor sunt diferențiate în funcție de compoziția acestora și de materialul pe care sunt realizate (documente tipărite, documente cinematografice și foto pe hârtie sau film). Dacă, de exemplu, organizația nu oferă o cameră specială pentru arhivă, atunci o parte a clădirii administrative ar trebui convertită pentru a stoca documente în conformitate cu cerințele de reglementare. Camera nu trebuie să fie dărăpănată, din lemn, subsol, mansardă, neîncălzită, lipsită de ventilație naturală. Nu ar trebui să existe obiecte periculoase de incendiu în apropierea camerei de arhivă, clădiri industriale poluarea aerului cu gaze corozive si praf. Nu puteți plasa arhiva în apropierea incintelor ocupate de servicii de catering, depozite alimentare. În depozitarea directă a materialelor de arhivă, este interzisă combinarea depozitelor și a încăperilor de lucru în orice scop. Spațiile ar trebui să aibă ieșiri către lifturi și case scărilor convenabile pentru evacuare. Decorarea interioară a spațiilor ar trebui să fie realizată folosind materiale care nu colectează praful. Conductele de alimentare cu apă și de canalizare nu trebuie așezate în încăperi de depozitare; dacă țevile sunt așezate, atunci acestea sunt închise în cutii izolante și sunt supuse unei monitorizări constante pentru a exclude posibilitatea unui accident. Cablajul trebuie ascuns. Se recomanda separarea depozitelor de spatiile invecinate ale arhivei cu pereti ignifughi. Daca arhiva se afla la parter, ferestrele sunt acoperite cu gratii metalice. Spațiile pentru arhivă trebuie să îndeplinească cerințele de siguranță la incendiu și să fie echipate cu o alarmă de incendiu. Este interzisă folosirea aparatelor electrice în astfel de încăperi, aprinderea lumânărilor, fumul.
Spațiile pentru arhivă sunt în mod necesar dotate cu unități de aer condiționat și alte echipamente care asigură condiții optime de temperatură și umiditate pentru depozitarea documentelor. Se recomandă menținerea unei temperaturi constante în intervalul 14 până la 20 de grade Celsius.
Încălzirea apei ar trebui să fie asigurată în incinta sălii de lectură. Schimbul de aer în sala de lectură este asigurat de sistem comun ventilație de alimentare cu schimb de aer: alimentare - 3, evacuare - 2; decorarea pereților și a tavanului trebuie să fie realizată din materiale incombustibile. Sala de lectură trebuie să fie echipată cu stingătoare portabile cu dioxid de carbon.
În cazul în care clădirea arhivei este construită intenționat, construcția și funcționarea acesteia trebuie efectuate în conformitate cu cerințele de siguranță la incendiu, regulile de siguranță la incendiu și instrucțiunile din instituțiile Arhivei Ruse. Dacă o clădire (loc) este alocată pentru conversie într-o arhivă, aceasta poate fi recunoscută ca aptă numai după o examinare. o comisie de expertiză formată din toţi specialişti
servicii (arhivă, incendiu, sanitare, securitate)
studiază cu atenție suprafața spațiilor alocate; amplasarea acestei camere în clădire (etaj); locația clădirii; starea mediului fizic și chimic al încăperii. Conform acestor criterii, trebuie obținute date specifice. Pentru comoditate, se întocmește un plan de desen al spațiilor alocate. În cazul în care se constată conformitatea premiselor cu criteriile de mai sus, se întocmește un act, care se semnează de toți membrii comisiei de experți.
Pentru a ține cont de locația de depozitare a fiecărui grup de materiale din arhivă, toate camerele arhivei, rafturile și rafturile sunt numerotate. Dacă arhiva are spații în diferite clădiri (cladiri), fiecăreia dintre ele i se atribuie un număr. Numerotarea camerelor este independenta pentru fiecare cladire si etaj, camerele fiind numerotate de la intrare de la stanga la dreapta. Dacă camerele trec una în alta, atunci numerotarea se realizează secvenţial din prima cameră. Rafturile sunt numerotate, de regulă, în încăperi de la stânga la dreapta de la intrare. Rafturile sunt cu două fețe (în picioare cu capetele pe perete) și cu o singură față (situate de-a lungul peretelui). Ele sunt numerotate într-un rând, indiferent de lungime, înălțime, unilaterale sau bifață și alte caracteristici. Rafturile sunt formate din secțiuni - în arhive se numesc de obicei dulapuri. Dulapurile cu rafturi sunt, de asemenea, numerotate în fiecare rafturi de la stânga la dreapta de la intrare. În rafturile cu două fețe, numerotarea dulapurilor începe de la perete, este adusă la marginea exterioară a raftului și continuă pe cealaltă parte. Rafturile sunt numerotate de sus în jos, deoarece instalarea sau stivuirea carcasei pe rafturi începe de la rafturile de sus.
Sunt câteva moduri de stivuire a documentelor pe rafturi: verticală și orizontală, în mănunchiuri și în cutii. În prezent, toate cazurile de depozitare permanentă sunt împletite, așadar, în stare și arhivele departamentale sunt de obicei depozitate în pozitie verticala. Carcasele sunt presate destul de strâns una pe cealaltă, dar presiunea principală este direcționată către coloana vertebrală, astfel încât foile din interiorul carcasei nu suferă presiune, iar acest lucru are un efect pozitiv asupra siguranței documentelor. Scoaterea carcasei pe verticală este ușoară (dacă nu sunt legate cu sfoară). La transport, pentru comoditate și siguranță, ar trebui să fie făcute pachete de cutii și să li se atașeze etichete. La sfârşitul anului în birou şi diviziuni structurale pregăti coperte în conformitate cu nomenclatorul cazurilor. În acest scop, de regulă, se folosesc foldere-dosare rigide. Carcasele din broșurare nu pot fi stocate pe verticală, deoarece acest lucru duce la deteriorarea și ruperea marginilor inferioare ale documentelor. În plus, sfoara cu care se leagă husele rupe adesea capacele. Prin urmare, este recomandabil să păstrați cutii broșate pozitie orizontala.
Dacă materialele sunt adesea folosite pentru referință, atunci acestea mai convenabil de pus în cutii, pentru că odată cu dezlegarea și legarea constantă a pachetelor, nu doar husele se uzează, ci și documentele suferă și este ușor să scoți și să scoți cutii din cutii. Sunt legate de pachete și lipite de cutii etichete cu indicarea denumirii fondului și unității structurale, numărul fondului (unde sunt mai multe), numărul de inventar, anul, numărul primului și ultimul caz inclus în pachet (caseta) și numărul pachetului sau casei. Link-urile sunt numerotate în cadrul fondului sau al unei părți a fondului (în funcție de ordinea în care sunt plasate materialele). În unele arhive de stat și departamentale, pentru cazuri legate, se folosesc etichete de transfer din carton moale ca o mapă fără supape, dar cu legături de panglică.
marcatoare topografice. Pentru orientare în materialele în continuă schimbare stocate în arhivă, marcatoare topografice- directoare care reflectă plasarea documentelor în arhivă. Există două tipuri de indici topografici: indici cu rack și indici bursieri. indicele de raft se bazează pe loc depozitare. Scopul unui indice de fond este de a oferi informații despre locul în care sunt stocate documentele unui anumit fond, de exemplu. indicele fondului se bazează pe un obiect depozitare Astfel, fiecare tip de index topografic are propriul său scop. Nu se înlocuiesc și nici măcar nu se completează pentru că sunt folosite în scopuri diferite. Cu toate acestea, ele sunt interdependente, deoarece informațiile despre locația unui anumit caz (grup de cazuri) trebuie să se potrivească în ambii indici.Mișcarea oricărui pachet de cazuri trebuie notă în ambele indici, altfel nu vor reflecta corect locația documentelor. și, prin urmare, nu își va îndeplini destinația. Indexurile sunt compilate pe carduri sau foi de format mare. Dacă toate informațiile despre un anumit fond (sau un anumit rack) nu încap pe o singură foaie, următoarea foaie este completată. Toate foile sau cardurile aparținând aceluiași fond (sau raft) sunt prinse între ele, dar în așa fel încât să se poată aduce modificări. Dacă este stocat un fond mare, este permis să se întocmească carduri separate ale unui indice bursier pentru diviziunile structurale.
Mișcarea constantă a complexelor de cazuri nu face întotdeauna posibilă plasarea compactă a materialelor, prin urmare, de fapt, sunt necesari indicatori topografici. Au fost elaborate forme de indici topografici pentru arhivele de stat, dar particularitățile stocării materialelor în arhivele departamentale fac necesară furnizarea coloane suplimentareîn ambele tipuri de indicatori. Astfel, plasarea documentelor pe perioadă de păstrare a necesitat introducerea coloanei „perioada de păstrare”, contabilizarea documentelor de păstrare temporară pe nomenclator impune precizarea anului căruia îi aparțin materialele.
În unele arhive mici ale instituţiilor nu se întocmesc indici topografici, având în vedere că şeful arhivei (sau arhivistul sau responsabilul de arhivă) cunoaşte suficient de bine compoziţia şi amplasarea materialelor. Dar o astfel de motivație este nefondată. Fondul documentar din arhiva instituției este dispersat pe părți, iar cu cât se creează mai puține cazuri anual în instituție, cu atât setul de documente pentru fiecare perioadă de stocare pentru un anumit an este mai mic și cu atât este mai dificil să vezi acest complex. pe raft. Un muncitor cu experiență în arhivă poate ști într-adevăr unde se află fiecare fișier, dar cu o schimbare sau o înlocuire temporară, noul lucrător se va afla într-o poziție dificilă. Puteți face fără un index topografic de raft într-o arhivă cu una sau două camere, dar un index topografic stoc este necesar în fiecare arhivă.
Moduri de stocare a documentelor. Modul de a asigura siguranța documentelor este de a menține un special modul de stocare, care este înţeles ca un ansamblu de condiţii de temperatură-umiditate şi sanitar-igienice create în arhive. Există moduri de stocare precum temperatură-umiditate, sanitar-igienică, prevenirea incendiilor, securitate, lumină - ne vom opri mai detaliat asupra acesteia.
Depozitare de arhivă luminoasă și ascuțită trebuie să îndeplinească următoarele condiții: cu cât mai puțină lumină, cu atât mai bine - depozitarea permanentă trebuie efectuată în întuneric. Nu este permisă iluminarea depozitului de documente cu lumina solară: componentele spectrului solar, în special ultravioletele, au un efect distructiv asupra documentelor. Dacă te uiți mai atent la clădirile de arhivă specializate, atunci, fără îndoială, poți fi atent la fantele înguste ale ferestrelor din încăperile de depozitare, care amintesc oarecum de ambrazurile buncărelor sau de lacune medievale. afară cetăţi. Arhiva ar trebui să fie un fel de cetate care să protejeze documentele de factorii distructivi. Ochelarii arhivelor au și un blat întunecat specific.
Lumina zilei in depozit este permisa numai daca exista difuzoare de lumina, regulatoare automate de flux luminos, filtre de protectie, jaluzele. Pentru a proteja documentele de reflecție, se folosește depozitarea în dosare, mape, cutii, dulapuri, pe rafturi închise. În plus, în spațiile de depozitare cu lumină naturală, rafturile și dulapurile (chiar și cu cutii și alte corpuri de iluminat închise de lumină) sunt instalate perpendicular pe pereții cu deschideri pentru ferestre.
Pentru iluminat artificial la depozitare, lămpile cu incandescență sunt folosite în nuanțe închise cu o suprafață exterioară netedă. Este permisă utilizarea lămpilor fluorescente cu o porțiune ultravioletă trunchiată a spectrului.
Cel mai ușor loc din arhivă ar trebui să fie sala de lectură. Lămpile de masă trebuie instalate pe mesele cititorilor. Cu toate acestea, în incinta pentru depozitarea temporară a documentelor, dacă este posibil, trebuie respectat același regim de lumină ca și în depozitare.
Mare importanță are o bună circulație a aerului în cameră. Acest lucru se realizează prin ventilație și instalarea corectă a raftului. Dacă documentele sunt stivuite aproape de perete, acestea devin umede și apare mucegai. Pentru a elimina acest lucru, se efectuează dezinfecția spațiilor, care protejează arhivele de apariția mucegaiului. Pentru a proteja documentele de praf, se recomandă asigurarea etanșeității maxime a depozitului de arhivă și echiparea sistemului de ventilație cu filtre. Lucrările de restaurare a documentelor se efectuează în mod necesar în arhivă. Această nevoie apare nu numai ca urmare a nerespectării modului de depozitare a acestora, ci și din cauza procesului natural de îmbătrânire, la care sunt supuse documentele în același mod ca și oamenii. Sub vechimea documentelor înțelegeți schimbarea proprietăților fizice și chimice originale ale documentului sub influența factorilor externi și interni. În caz de incendiu, inundare a încăperii sau alte dezastre, dacă se detectează o încălcare a integrității sigiliului de pe ușă, deteriorarea încuietorilor ușilor și ferestrelor sau urme evidente de intrarea în incintă a persoanelor neautorizate, se întocmește un act cu participarea reprezentanților autorităților competente. Se iau măsuri de protecție a materialelor și se verifică disponibilitatea și starea documentelor. 4. Principii de examinare și criterii de valoare a documentelor
În procesul de documentare a activităților organizațiilor, sunt create milioane de documente. Valoarea lor practică și științifică este diferită. Întrebarea valorii documentelor este legată de problema stocării și utilizării ulterioare a acestora: unele dintre documente sunt lăsate pentru depozitare din cauza necesității de a le utiliza în scopuri de management, iar unele ca sursă - v scopuri științifice și istorice. Selecția documentelor se realizează în procesul de determinare a valorii lor științifice și practice - examinarea valorii materialelor de arhivă, care se referă la determinarea gradului de importanță politică, științifică, istorică și culturală a documentelor. Scopul examinării este de a identifica care documente satisfac cel mai pe deplin obiectivele de a furniza statului și societății informațiile necesare.
Istoria dezvoltării examinării valorii materialelor de arhivă în Rusia. Problema selectării pentru stocare și procesare specială a doar acelei informații documentare care pot fi utilizate în viitor este relevantă de mai bine de o sută de ani. A apărut în legătură cu nevoile practice de păstrare a documentelor în arhivele instituțiilor. Atâta timp cât instituțiile au păstrat un număr relativ mic de documente, această problemă nu a existat. Ca urmare a reformei administraţiei publice de la începutul secolului al XIX-lea. s-a dezvoltat un aparat birocratic greoi, cu un număr mare de unităţi structurale, reglementarea muncii acestora şi organizarea muncii de birou în ele. Complicarea aparatului de stat, creșterea producției, relațiile interne și externe au adus la viață necesitatea unei creșteri semnificative a cantității de informații documentare. În aceste condiții, acumularea unei game largi de documente în instituții cu transferul lor ulterior în arhive a pus problema numărului posibil și oportun de documente stocate.
Examinarea valorii documentelor din arhivele instituțiilor rusești a început în anii 1930 și 1940. al XIX-lea, când nu existau criterii uniforme de selecție și distrugere a cazurilor. Arhiva fiecărui departament a rezolvat aceste probleme în conformitate cu propriile reguli și instrucțiuni. Examinarea valorii documentelor a început în munca de birou. Şefii ministerelor şi departamentelor erau responsabili de examinarea în instituţiile centrale. Întrucât nu existau reguli uniforme pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor pentru toate instituțiile, persoanele implicate în analiza cazurilor au abordat evaluarea semnificației acestora din punctul de vedere al departamentelor înguste, iar acest lucru a condus adesea la distrugerea documentelor valoroase. .
După Revoluția din octombrie 1917, examinarea valorii documentelor a căpătat importanță națională. În legătură cu necesitatea de a salva materiale documentare valoroase de la distrugere, instituțiile arhivistice au preluat funcția de examinare. În ianuarie 1919, a fost emisă o instrucțiune specială cu privire la problemele de examen. A stabilit o procedură unică pentru efectuarea unui examen pentru toate instituțiile, a dat principalul instrucțiuni pentru a determina valoarea documentelor. În anii următori au fost dezvoltate în continuare problemele examinării valorii documentelor, ca în reguli, precum și în manuale metodologice și literatură. Dreptul de a rezolva definitiv întrebările referitoare la valoarea materialelor documentare a fost atribuit comisiilor de expertiză de verificare a organelor arhivistice.
Criterii de selectare a documentelor pentru depozitare. Există mai multe criterii de selectare a materialelor documentare pentru păstrarea în arhive. Ele pleacă de la principii de bază pentru evaluarea materialelor, cum ar fi importanța strângerii de fonduri(instituții, persoane în ale căror activități s-au format documentele); sensul conținutului documentelor, repetabilitatea informațiilor; ora și locul apariției documentelor; al lor forta juridica, precum și caracteristici externe(de exemplu, materialul pe care sunt scrise). Astfel, primul criteriu de selecție este semnificația instituțiilor, în urma cărora au fost create documentele.În procesul de dezvoltare a statului și a societății, se creează un număr mare de instituții, organizații, întreprinderi cu o mare varietate de funcții, care acumulează materiale documentare. Valoarea setului de documente creat în fiecare dintre ele este determinată, în primul rând, de importanța instituției în sistemul administrației publice, în dezvoltarea științei, economiei naționale, culturii etc. Prin urmare, selecția de documente pentru păstrarea statului se face de la instituţiile care joacă cel mai mult rol important in viata societatii.
Pentru materialele de origine personală, edituri, teatre, muzee etc., aplicăm un criteriu precum drepturi de autor, importanța indivizilor în viața științifică politică, socială, culturală afectează semnificativ valoarea documentației pe care o creează. O atenție deosebită se acordă manuscriselor, documentelor semnate de autorii acestora. Documentele pot reflecta activitățile de producție, sociale, creative ale persoanei de la care au fost depuse. De interes științific sunt documentele publicului și oamenilor de stat, oameni de știință, lideri militari, scriitori, artiști etc.
Criteriul de selecție este de asemenea semnificația conținutului lor, la urma urmei, chiar și în cea mai importantă instituție, nu toate documentele sunt de valoare. Materialele sunt considerate materiale care reflectă principalele activități ale instituției și documentele care joacă un rol de susținere, care sunt necesare pentru activitatea curentă a instituției. Primul grup de documente care reflectă cel mai pe deplin principalele activități ale instituțiilor includ charte, reglementări, tabele de personal, comenzi, promițătoare și planuri anuale, rapoarte anuale și de sinteză pe industrie, rapoarte, recenzii, procese-verbale ale ședințelor, ședințe, ședințe, unele dintre directivele organului superior și corespondența cu acesta privind îndeplinirea sarcinilor cu care se confruntă instituția, directive transmise organizațiilor din subordine, materiale privind verificarea punerii în aplicare a hotărârilor guvernamentale, ordinelor ministrului și a altor materiale privind controlul, parte a materialelor privind inventarea și raționalizarea, unele materiale privind siguranța. De regulă, există nemăsurat mai multe documente din al doilea grup. Unele dintre ele au o valoare de referință pe termen lung (de exemplu, o parte semnificativă a documentelor privind personalul), dar majoritatea documentelor își pierd valoarea operațională și de referință după un an, după trei, cinci ani. Acestea includ documente de raportare și contabilitate operațională și contabilă, tabulagrame, corespondență privind aprovizionarea, reparații curente și multe alte aspecte care nu reflectă principalele activități ale instituției.
Conținutul documentelor este un set de informații înregistrate în ele despre evenimente, fenomene, obiecte, persoane, etc. Valoarea conținutului depinde de semnificația evenimentului, de caracterul complet al acoperirii acestuia, de unicitatea informațiilor despre fapte și fenomene cunoscute. Un factor ca semnificația evenimentelor, timpul și locul formării documentelor, luate în considerare la examinarea materialelor perioade istorice(revoluții, războaie etc.). În același timp, materialele care conțin informații nesemnificative pot fi lăsate și pentru depozitare permanentă. După cum puteți vedea, aceste criterii sunt interdependente: criteriul locației este de obicei utilizat în cazurile în care evenimente semnificative au loc pe teritoriul unei anumite regiuni, regiuni etc. Autenticitatea și copiile documentelor. La selectarea pentru păstrare, se acordă întotdeauna preferință originalelor (comenzi, protocoale, planuri etc.) - Cu toate acestea, o serie de categorii de documente sunt disponibile în instituții numai în copii, inclusiv materiale atât de importante precum rapoarte, memorii, diverse certificate privind activitățile instituției, ale căror originale sunt transmise unei autorități superioare și altor instanțe. Copiile scrisorilor trimise de instituție (vacanță) trebuie să fie certificate, să aibă număr și dată. Această regulă există de mult timp și este respectată în majoritatea instituțiilor. Dar copiile rămase ale rapoartelor nu sunt întotdeauna emise. În multe cazuri, aceasta este a treia copie, uneori cu erori necorectate și greșeli de scriere, cu un set incomplet de aplicații. Adesea există rapoarte nesemnate și nedatate, iar dacă există două ediții ale unui raport neformat, atunci poate fi dificil să decideți care dintre ele este finală.
Următorul criteriu de selecție este forța juridică a documentului, acestea. proprietățile documentului raportate acestuia reglementarile legale. De regulă, aceasta documente oficiale: rezoluții, comenzi, protocoale, comenzi etc. Acest criteriu este legat de cel precedent, întrucât forță juridică au în mare parte originale bine formate.
Dublitatea documentelor - acest criteriu joacă un rol important în selectarea materialelor pentru depozitarea de stat datorită distribuirii largi a documentelor duplicate. Documentele originale se păstrează permanent. Dacă documentul are o mare importanță științifică, atunci se lasă și una sau două copii ale copiilor pentru păstrare permanentă. Documentele replicate se numesc dublete, o parte semnificativă dintre ele sunt protocoale, planuri, rapoarte etc. La selectarea documentelor duplicate pentru păstrarea de stat se ține cont de importanța acestora pentru activitățile instituției în fondul căreia sunt depuse. Adesea, documentele sunt reproduse special pentru distribuirea către instituții sau subdiviziuni structurale pentru efectuarea unor lucrări și uneori pentru informare. Dubletele ajută la păstrarea în bună stare a documentelor originale, folosite adesea pentru munca zilnică la birou, în arhiva instituției: planuri, rapoarte, comenzi, în special pentru personal. Astfel, noțiunea repetabilitatea informațiilor.
Starea fizică a documentului- acest criteriu se aplică în cazurile în care materialele documentare sunt grav deteriorate, de exemplu, arse în incendiu, inundate cu apă, acoperite cu mucegai etc. Totodată, se stabilește ce tip de documente îi aparține materialul corupt și anume: dacă conține informații de bază sau suplimentare. Acele documente care, desi contin Informatii utile, dar nu sunt esentiale, pot fi alocate spre distrugere dupa criteriul conditiei fizice. Totuși, trebuie avut în vedere că documentele de valoare deosebită trebuie păstrate, oricât de grav deteriorate ar fi, mai ales că tehnica refacerii materialelor deteriorate se îmbunătățește de-a lungul anilor. Există noi modalități de recuperare a documentelor care au fost supuse unor probleme externe efecte adverse. Dacă un document important este grav deteriorat, dar pe lângă acesta există copii a doua și a treia, atunci în acest caz originalul emis oficial nu este distrus, ci i se atașează o copie, care este utilizată dacă este necesar.
Există o serie de alte criterii pentru selectarea materialelor pentru depozitare, cum ar fi limbajul sau caracteristicile artistice ale documentului(documentul este selectat pentru stocare, indiferent de conținutul, originea și proprietatea acestuia). Se lasă pentru rănire permanentă documente cu anumite trăsături exterioare: cu pictură artistică, ornamente, miniaturi; documente scrise pe un material special (coarță de mesteacăn, pergament). Caracteristicile paleografice, lingvistice, artistice și de altă natură ale materialelor de arhivă sunt importante pentru studiul documentelor instituțiilor din Rusia pre-revoluționară, fondurilor de origine personală și colecțiilor.
Criterii de evaluare a documentelor de film și foto. Criteriu de evaluare conținutul filmului și al documentelor foto sunt semnificația evenimentului, a persoanei, a subiectului, a înregistrării; data și locul evenimentului; completitudinea iluminării; noutatea informațiilor; unicitatea și inaccesibilitatea obiectelor de fotografiere; merit artistic; reflectarea în fonduri de arhivă; repetabilitatea evenimentelor; disponibilitatea documentației justificative. Criteriu de evaluare forme de documente de film servesc soiurile lor calificate; caracteristici externe, calitatea transmisiei imaginii; noutatea tehnicii de tragere; stare tehnica. Criterii film de origine fotofonodocument t sunt cadrul istoric, timpul și locul creării lor; importanța autorilor, organizațiilor și persoanelor care creează documente film-foto-fono; fiabilitatea evenimentelor reflectate în documente; scopul propus al cinema-foto-fono-document gov. Din documente fotografice selecția pentru păstrarea de stat în arhive este supusă celor în care sunt înregistrate evenimente cu semnificație socială, reflectând aspectele caracteristice și nu aleatorii ale realității. Criterii de valoare fonodocumen- Mărfurile sunt semnificația evenimentului, publicarea, paternitatea, timpul înregistrării, caracterul complet al înregistrării, absorbția, dublitatea.
Criterii de evaluare a categoriilor tipice de materiale documentare. Categoriile tipice de materiale documentare sunt înțelese ca astfel de documente care se formează în activitățile de management ale majorității instituțiilor. Acestea includ documente care reflectă funcțiile de management, planificare, finanțare, contabilitate și raportare etc. În cazul evaluării valorii materialului documentar al organizațiilor, liste. Există două tipuri de liste: liste de documente care indică perioadele de păstrare a acestorași liste de documente ce urmează a fi transferate la depozitul de stat. Listele de documente cu perioade de păstrare sunt împărțite în două grupuri: liste de documente standard(denumite în mod obișnuit „liste de modele”) și listări departamentale. Listele de documente care urmează să fie transferate în depozitul de stat sunt, de asemenea, tipice, dar acoperă doar documentele de stocare permanentă.
Aplicarea listei presupune respectarea obligatorie criterii de examinare a valorii prin revizuirea tuturor documentelor cuprinse în dosare. Numai după evaluarea documentelor, aceștia folosesc lista ca instrument de referință pentru a stabili perioade specifice de stocare a documentelor. În același timp, trebuie avut în vedere faptul că listele materialelor documentare standard nu pot cuprinde absolut toate documentele care urmează să fie acceptate în arhivele statului. Prin urmare, o evaluare directă a documentelor în ceea ce privește conținutul lor este importantă. Acest lucru este de o importanță deosebită în examinarea corespondenței. În plus, criteriile de valoare a documentelor nu pot fi fixate. O sarcină importantă în activitatea de determinare a examinării valorii este selecția materialelor care nu sunt supuse depozitării.
Examinarea valorii materialelor de arhivă. Examinarea valorii documentelor este efectuată de organul executiv autorizat al subiectului Federației Ruse în domeniul arhivării, arhivei de stat, municipale împreună cu proprietarul sau proprietarul documentelor de arhivă. Examinarea valorii documentelor se realizează în mai multe etape: în primul rând, materialul este evaluat în procesul de formare; se stabilesc perioade posibile de păstrare a cazurilor; apoi toate cazurile de depozitare temporară sunt alocate spre distrugere pe măsură ce expiră utilizarea lor. Etapa finală este selecția finală a documentelor pentru stocarea permanentă.
Lucrările directe privind examinarea valorii documentelor sunt atribuite comisiilor de expertiză și de expertiză. Comisii de experti(CE) sunt create în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile din țară. Comisiile centrale de experți (CEC) sunt organizate în ministere și instituții centrale ale departamentelor, iar comisiile de experți ale departamentelor sunt organizate în subdiviziuni structurale ale departamentelor. EC. sunt disponibile și în arhivele regionale și filialele acestora. Comisiile de expertiză(EPK) funcționează în administrațiile arhivistice ale entităților constitutive ale Federației, precum și în arhivele centrale ale statului. Sub Rosarchive creat experti centrale si comisii de verificare(CEPC).
Funcțiile comisiilor de experți și centrale de experți. Majoritatea funcțiilor CEC și ale CE legate de munca practică coincid. Astfel, comisiile de expertiză și de expertiză analizează și aprobă proiecte de nomenclatoare pentru unitățile structurale și un nomenclator consolidat pentru instituție; graficul de transfer al materialelor din diviziile structurale în arhiva instituției și graficul de transfer al documentelor în arhiva statului (întocmit de arhiva instituției și convenit cu arhiva statului). Comisia de experți anual, împreună cu angajații de birou ai diviziilor structurale și arhivei, conduce selecția documentelor pentru păstrare permanentă și pe termen lung să transfere arhivele instituţiei. Aceasta este cea mai importantă etapă a lucrării de examinare a valorii, deoarece în acest caz, de fapt, selecția cazurilor are loc pentru transferul ulterioar în depozitul de stat. Membrii CE verifică în direcțiile structurale corectitudinea lucrărilor de examinare a valorii, cercetând inventarele de cazuri pentru depozitare permanentă și temporară, acționează privind repartizarea cazurilor pentru distrugere, cazurile în sine, selectate pe categorii. La examinarea cazurilor, se dovedește cât de corect sunt formate (astfel încât să nu existe documente inutile în cazurile care urmează să fie transferate în depozitul de stat și documente valoroase în cazurile alocate pentru distrugere). O atenție deosebită se acordă alocației cu marca „EPK”, întrucât pentru fiecare astfel de caz este necesar să se stabilească dacă are valoare politică, științifică, economică sau culturală, dacă trebuie selectată pentru depozitare permanentă sau are doar o valoarea de referință și acea perioadă este suficientă pentru aceasta.stocare, care se află în fața mărcii „EPK”. Comisia Centrală de Expertiză exercită controlul asupra selecției cazurilor în direcțiile structurale și organizațiile subordonate. Comisia de experți revizuiește inventarele întocmite în instituții, după care înaintează dosarele spre avizare PE K. CE și CEC aprobă inventarele cazurilor de depozitare pe termen lung pentru instituție și pentru organizațiile din subordine; ia în considerare și aprobă acte privind alocarea pentru distrugere a materialelor documentare cu perioade de depozitare expirate; acordă asistență metodologică structurilor subordonate care nu sunt înregistrate la instituțiile arhivistice; efectuează un studiu al valorii diferitelor grupuri de documente. Ei au în vedere propuneri de modificare a perioadelor de păstrare anumite categorii documente și stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor neprevăzute de listele, nomenclatoarele standard și exemplificative actuale. După aceea, se ia decizia de a prezenta propuneri spre aprobare de către EPC.
CE și CEC sunt organisme consultative. Procesele-verbale ale comisiilor (deciziilor) se aprobă de conducerea instituției. Deciziile cu privire la o serie de probleme care sunt de competența CE și CEC trebuie să fie aprobate de instituțiile de arhivă (sau convenite cu acestea). Acestea sunt decizii privind aprobarea inventarelor pentru cazurile de depozitare permanentă și pentru personal; acte privind repartizarea pentru distrugere a dosarelor cu marca „EPK”; ajutoare metodologice pentru examinarea valorii și prelucrarea dosarelor; nomenclatura sumară a instituției; proiecte de nomenclatoare standard și exemplare pentru diviziile structurale și instituțiile subordonate; propuneri de modificare a perioadelor de păstrare pentru anumite tipuri de documente stabilite prin liste standard și departamentale sau nomenclaturi standard și exemplare aprobate anterior; O copie a textului hotărârii luate cu privire la fiecare dintre aceste aspecte se avizează de către conducătorul instituției și se transmite la EIC al instituției arhivistice.
Funcţiile comisiei centrale de experţi. CEC, ca organ al instituției centrale a departamentului, are funcții unice. Una dintre cele mai importante funcții ale CEC este munca metodicaîn domeniul de expertiză. CEC ia în considerare și „supune spre aprobare instituției arhivistice proiecte de liste departamentale cu perioade de păstrare și liste de documente ce urmează a fi transferate în arhivele de stat, clasificatoare, nomenclatoare exemplare și standardizate, instrucțiuni de lucru de birou și alte manuale de reglementare și metodologie (CE participă la pregătirea și luarea în considerare a acestor manuale).
documentele ca recomandări privind aspecte organizatorice și metodologice de examinare a valorii documentelor; liste cu instituții, organizații și întreprinderi ale industriei ale căror documente fac obiectul și nu fac obiectul transferului în depozitul de stat; prevederi standard privind comisiile de experți ale diviziilor structurale și organizațiilor subordonate, alte manuale de reglementare și metodologice. Toate aceste proiecte, după aprobarea CEC și avizul conducătorului instituției, sunt supuse examinării de către EPC al instituției arhivistice. De comun acord cu instituția arhivistică, CEC poate decide să acorde comisiilor de experți ale direcțiilor structurale ale ministerului (departamentului) și organizațiilor din subordine dreptul de a distruge în mod independent documentele cu perioade de depozitare expirate după aprobarea inventarelor cazurilor de durată permanentă și îndelungată. -perioadele de depozitare si personalul pe anii corespunzatori. O astfel de decizie poate fi luată cu condiția să existe o listă departamentală aprobată de documente cu perioade de păstrare. Astfel, CEC al departamentului îndeplinește atât funcțiile inerente comisiei de experți a instituției, cât și funcțiile inerente doar organului central de expertiză al compartimentului.
Funcțiile comisiilor de expertiză ale arhivelor statului cu o componență permanentă a documentelor. Aceste comisii lucrează în mai multe direcții. În special, efectuează;
1) examinarea valorii documentelor din arhivă (luarea în considerare a inventarelor după îmbunătățirea procesării și a actelor privind alocarea și distrugerea documentelor, stabilirea procedurii de examinare a fondurilor complexe și a complexelor de fonduri pentru a asigura o evaluare cuprinzătoare a documentelor; , etc.);
2) luarea în considerare a ajutoarelor metodologice elaborate în arhivă pentru examinarea valorii documentelor (liste de categorii de dosare pentru păstrare permanentă, instrucțiuni de lucru etc.);
3) lucrările de completare a arhivei de stat (studiarea compoziției documentelor în instituțiile care depun dosarele la arhiva de stat, participarea la elaborarea listelor instituțiilor care donează și nu predau materiale pentru depozitarea statului pe teritoriul relevant, liste de documente supuse păstrării permanente etc.). Funcțiile comisiilor de expertiză. CPE ale organelor de conducere arhivistice și arhivele centrale ale statului se ocupă de probleme largi de examinare a valorii documentelor și achiziționarea de către acestea a arhivelor de stat (în competența lor). Pentru o discuție cuprinzătoare și calificată a problemelor adesea foarte complexe ale examinării valorii și achiziției, comisia include specialiști din diverse domenii: avocați, economiști, reprezentanți ai instituțiilor științifice, culturale etc. Funcțiile EPC includ luarea în considerare a listelor instituțiilor. , organizații și întreprinderi ale căror documente sunt supuse și nu fac obiectul acceptării pentru depozitare publică; liste de documente care urmează să fie acceptate în arhivele statului; proiecte de nomenclatoare tip și exemplare de dosare pentru instituții, coordonarea nomenclatoarelor specifice de dosare, propuneri de modificare a perioadelor de păstrare pentru anumite categorii de documente stabilite prin liste standard și departamentale și stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor care nu sunt prevăzute de actuala liste, nomenclaturi standard și exemplare (cu depunerea ulterioară a propunerilor către CEPK); inventarele alocării depozitului permanent și personalului depuse de instituții; problema completării arhivei statului cu documente de proveniență personală; mijloace didactice pe probleme de examinare a valorii și prelucrare a documentelor; precum și coordonarea actelor privind repartizarea spre distrugere a dosarelor cu marca „EPK”; ascultând instituțiile CE și acordându-le asistență. În plus, funcțiile CPE ale organelor arhivistice includ formularea de recomandări privind aspectele metodologice de examinare a valorii documentelor și completarea arhivelor de stat.
Functiile comisiei centrale de experti-inspectie. CEPK este cea mai înaltă autoritate pentru examinarea valorii documentelor. Ea efectuează următoarele lucrări: elaborează principiile achiziției Fondului de arhivă al Federației Ruse și decide cu privire la alocarea de fonduri sau documente către complexul de fonduri de importanță integrală rusească; elaborează principii pentru examinarea valorii științifice și practice a documentelor Arhivelor de Stat ale Federației Ruse și determină categoriile de instituții, organizații și întreprinderi de la care documentele sunt acceptate în arhivele de stat; elaborează liste standard de documente și ia în considerare liste departamentale de documente cu perioade de păstrare; stabilește componența documentelor care urmează să fie păstrate în arhivele de stat și arhivele ministerelor și departamentelor; ia în considerare propuneri de modificări în cazuri individuale termenele de păstrare departamentală a documentelor în arhivele ministerelor și departamentelor și privind modificarea termenelor de păstrare a anumitor categorii de documente prevăzute pentru lista departamentală, A
de asemenea, privind stabilirea unor perioade de păstrare a documentelor neprevăzute de listele departamentale și standard; ia decizii pentru a permite ministerelor și departamentelor individuale care au o listă aprobată de documente cu perioade de păstrare să decidă singure problema distrugerii documentelor.
Examinarea directă a valorii documentelor. Predarea cazurilor la arhiva instituției se efectuează la un an de la încheierea activității lor de birou. Pe parcursul anului, complexul de cazuri din anul trecut se afla in unitatea structurala, aceste documente putand fi accesate in derularea activitatilor operationale ale institutiei. În același timp, se lucrează mult la selectarea fișierelor pentru stocare permanentă, care ar trebui finalizate imediat după sfârșitul anului de birou. Este recomandabil să începeți această lucrare de la împărțirea complexului anual în grupe în funcție de perioadele de depozitare: permanent, pe termen lung (peste 10 ani) și temporar (până la 10 ani inclusiv). Dacă în această instituție fișierele cu perioade de stocare de zece și cinci ani sunt transferate în arhivă, numărul de grupuri crește în mod corespunzător. Grupul hotelier este alcătuit din cazuri marcate „EPK”, întrucât problema timpului de depozitare a acestora va fi decisă în cadrul examinării.
Împărțind cazurile în grupuri, puteți continua selecția de cutii pentru depozitare permanentă, acestea. examinați toate cazurile cu o perioadă de păstrare „permanentă” pentru a determina dacă există documente incluse în mod eronat în ele. Examinarea cazurilor trebuie să înceapă cu primul din punct de vedere al nomenclaturii, deoarece numai cu o revizuire secvențială se poate face o idee corectă a setului de documente selectate pentru stocare permanentă (evaluarea documentelor ar trebui efectuată în mod agregat). La determinarea valorii documentelor participă specialiști de profil relevant. În același timp, trebuie amintit că cazul trebuie studiat cu atenție, nu poate fi omis niciun document. Propunerile dumneavoastră pentru fiecare caz cu marca „EPK” trebuie înregistrate într-un caiet special.
Rezultatul examinării valorii unui anumit set de documente în această etapă sunt inventarele fișierelor pentru depozitare permanentă și stocare pe termen lung și acte privind alocarea fișierelor și documentelor pentru distrugere. Dar numai acele cazuri pot fi incluse în certificatele de distrugere, a căror perioadă de depozitare a expirat deja (șase luni sau un an de la încheierea anului de păstrare a evidenței). Acestea vor fi aprobate de către conducătorul instituției (sau al unității structurale distincte organizatoric) după aprobarea inventarului de cutii de depozitare permanente pentru acest an de către EIC al instituției arhivistice. Prin urmare, alocarea pentru j distrugerea fișierelor cu perioade mai lungi de stocare se va efectua deja în următoarea etapă a examinării, care este examinarea cazurilor cu perioade de păstrare expirate.În fiecare an expiră perioadele de păstrare a diferitelor grupe de dosare aflate în compartimentele structurale și în arhivele instituțiilor. Perioadele de păstrare se calculează din prima zi a anului următor evidenței. Se pot aloca cazuri spre distrugere din prima zi a anului care urmează expirării perioadei de depozitare prevăzute. De exemplu, cazurile finalizate în anul 2000 pot fi alocate spre distrugere: în 2004 - o perioadă de depozitare de trei ani, în 2006 - o perioadă de depozitare de cinci ani, iar în 2011 - o perioadă de depozitare de zece ani. La rândul lor, în anul 2000, sunt alocate spre distrugere cazuri cu o perioadă de depozitare de trei ani finalizată în 1996, o perioadă de cinci ani - în 1994, o perioadă de zece ani - în 1989 etc.
Cazurile cu perioade de depozitare expirate sunt din nou verificate de către angajați de birou sau arhivă și un membru al CE, după care sunt incluse în un act privind alocarea cazurilor pentru distrugere, dacă inventarul pentru anul respectiv a fost deja aprobat. Actul se examinează la o ședință a comisiei de experți, semnată de toți membrii acesteia și aprobată de conducătorul instituției. O atenție deosebită se acordă cazurilor cu marca „EPK”, care, la pregătirea dosarelor pentru depunerea la arhivă, au fost lăsate pentru depozitare temporară. Sunt din nou studiate cu atenție și, dacă nu există nicio îndoială că nu au nicio valoare, sunt incluse în actul de separare a cazurilor pentru distrugere. Pentru această categorie de cazuri, act separat, care, după examinare la ședința CE, este convenită cu EPC al instituției arhivistice.