Sergey Bushmelev, analist ITDIRECTUM
Cerințe de sistem managementul documentelor electronice organisme federale(SED FOIV) au fost aprobate prin Ordinul Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse nr. 221 din 09.02.2011 „Cerințele pentru sistemele informatice pentru gestionarea documentelor electronice ale autorităților executive federale, luând în considerare, printre alte lucruri, necesitatea procesării prin aceste sisteme informatii de serviciu distribuție limitată. Este de remarcat faptul că comunitatea SED a reacționat foarte ambiguu la aceste cerințe. A existat și o neînțelegere, dar a existat și o analiză destul de profundă și imparțială a acestui document. Acum că emoțiile s-au potolit, merită să aruncăm o altă privire asupra documentului cu atenție și să încercăm să înțelegem ce semnificație au dat autorii în liniile uscate ale documentului oficial.
Înainte de a ajunge la cerințele în sine, este foarte important să înțelegem care este obiectul acestor cerințe. Răspunsul va fi simplu și simplu - un sistem electronic de gestionare a documentelor. Majoritatea autorilor care s-au dezabonat despre aceste cerințe, aparent, au înțeles prin EDMS FOIV un produs în cutie sau o soluție de circulație oferită de un furnizor de EDMS, îl vom numi pe viitor un produs EDMS. Dar aceasta a fost, după părerea mea, principala lor greșeală, care i-a împiedicat să privească cerințele din unghiul corect.
Parțial de vină pentru o astfel de percepție insuficient de corectă a cerințelor sunt autorii documentului înșiși, care au neglijat practica stabilită de a plasa la începutul documentului sau de a include un glosar al termenilor folosiți ca anexă la acesta. Și din anumite motive au plasat răspunsul la întrebarea, ce este EDMS, la începutul celei de-a doua secțiuni, în paragraful 4: „EDMS al autorității executive federale este un sistem informațional conceput pentru a gestiona toate documentele autorității executive federale. , inclusiv proiectele de documente (cu excepția documentelor care conțin informații care secret de stat)". Definiția unui sistem informațional poate fi găsită în lege federala N 149-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, în paragraful 3 al articolului 2: „un sistem informațional este o combinație de informații conținute în baze de date și tehnologii informaționale și mijloace tehnice care asigură prelucrarea acestuia. ” Adică nu este doar un kit de distribuție pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor, ci un set de hardware (parte de server, infrastructură de rețea, dispozitive de calcul personale) și software (sistem, infrastructură, aplicație). software+ setări software), precum și informațiile conținute în sistem. După părerea mea, o definiție și mai completă a unui sistem informațional poate fi găsită în documentele de ghidare de securitate. De exemplu, RD „Securitatea tehnologiei informației. Criteriile de evaluare a securității tehnologiei informației”, aprobat de Comitetul tehnic de stat al Rusiei la 19 iunie 2002, oferă următoarea definiție: „Un sistem este o implementare specifică a IT cu un scop specific și condiţiile de funcţionare.” Această definiţie subliniază faptul că Tehnologia de informațieîntruchipate în acest sistem într-un mod specific, individual, pentru a atinge un scop specific. Condițiile de funcționare sunt, de asemenea, unice: sediul, organizarea accesului pe teritoriul organizației, organizarea funcționării sistemului (standarde, reglementări). Condițiile de funcționare, după părerea mea, pot fi atribuite personalului. Din calificările și diligența sa va depinde în cele din urmă performanța oricărui sistem informațional.
Deci, când am stabilit asta sistem informatic = camera + tot hardware-ul + tot software-ul + toate setările software-ului + personal + regulamente, poți trece cu liniștea la cerințe. Pentru fiecare grup de cerințe identificate, vom încerca să stabilim care componente ale sistemului informațional pot fi „responsabile” de îndeplinirea acestor cerințe.
Din nou, aș dori să dau vina pe autorii documentului pentru lipsa unei structuri detaliate a cerințelor. În ciuda faptului că, potrivit experților, unele idei au fost culese din MoReq2, cerințele din document sunt de fapt grupate. Prezența a trei secțiuni mari nu ajută, deoarece, de exemplu, o mare varietate de cerințe sunt colectate în a doua secțiune, iar cerințele de securitate sunt împrăștiate în toate cele trei secțiuni.
După cum se precizează la paragraful 2, cerințele aprobate prin ordin al Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă se aplică EDMS implementate și sistemelor deja implementate, atunci când sunt evaluate. Documentul nu conține informații despre procedura de evaluare în sine, ceea ce este destul de logic. Mă aştept ca organismul relevant să emită un document separat care să conţină procedura de desfăşurare a evaluării, componenţa inspectorilor responsabili pe teren, ce trebuie făcut în caz de nerespectare, procedura şi sursele de fonduri pentru introducerea sistemelor informaţionale în în conformitate cu cerințele, precum și cu intervalul de timp în care ar trebui să fie realizată această evaluare.
Nu voi analiza fiecare element de cerințe în detaliu, dar voi încerca să le grupez folosind propria mea logică. Ce a ieșit din asta, evaluează-te.
Cerințe nefuncționale
În opinia mea, faptul că documentul începe cu cerințe nefuncționale poate fi considerat și o noutate. În MoReq2, acestea sunt clasificate ca opționale, au fost plasate aproape la sfârșitul documentului, dar legiuitorii interni urmează o logică diferită.
Primele sunt cerințele de scalabilitate și performanță ale EDMS. Deci, accesul la EDMS al autorității executive federale ar trebui să se efectueze în 3 secunde, accesul la cardul documentului - în 5 secunde. După ce am parcurs opțiunile disponibile, am ajuns la concluzia că 3 secunde este timpul de răspuns al sistemului la acțiunile utilizatorului și 5 secunde este timpul în care cardul de document ar trebui să se deschidă. Consider că, în contextul bugetului limitat al agențiilor guvernamentale și al penuriei de personal, angajații responsabili ai autorității implicate în alegerea EDMS vor avea dorința de a arunca mingea de partea producătorului EDMS, în timp ce ar fi mai corect, după părerea mea, să evaluăm capacitățile hardware-ului (atât părțile server, cât și ale clientului), arhitectura EDMS, capabilitățile aplicației software, calificările implementatorilor și ale administratorilor de sistem.
Se alocă o jumătate de oră pentru a elimina timpul de nefuncționare a sistemului. Din nou, o cerință pentru infrastructura, reglementările și personalul tehnic al autorității. Dacă luăm în considerare volumul documentelor stocate în sistem (despre acest lucru se va discuta mai târziu), atunci este greu de așteptat ca backupul bazei de date să poată fi ridicate într-un asemenea timp. Un singur lucru rămâne: organizarea unui sistem tolerant la erori cu redundanță la cald a echipamentelor, cu duplicarea bazelor de date. Mă îndoiesc că o autoritate de stat separată va avea fondurile pentru asta. Ceea ce rămâne este utilizarea unui sistem cloud găzduit, să zicem, într-un centru de date Rostelecom. Mă întreb dacă au fost verificate cerințele pentru componenta anticorupție?
Aceeași sumă, adică treizeci de minute, este alocată pentru restaurarea unui document dintr-o copie de rezervă. Pot exista o mulțime de motive pentru restaurarea unui document: de la o eroare de utilizator până la eșecul suportului fizic pe care se află baza de date. Fiecare dintre amenințări va avea propria soluție, așa că ar fi corect să spunem că aceasta este o cerință atât pentru arhitectura EDMS, cât și pentru organizarea sistemului în organizație, inclusiv backup și recuperarea informațiilor în caz de defecțiuni și alte necazuri.
Văd cerința privind volumul bazei de date a sistemului ca fiind de remarcată - trebuie să „asigure stocarea tuturor documentelor electronice procesate în autoritatea executivă federală pentru o perioadă de cel puțin 5 ani”. Cu inimă ușoară, atribuim această cerință „ unei implementări specifice a tehnologiei informației, adică arhitecturii EDMS, capacității sale de a procesa un astfel de număr de documente și un asemenea volum de date și dependenței EDMS de software-ul de infrastructură trebuie luat în considerare. De exemplu, dacă un anumit SGBD este utilizat pentru a construi un EDMS, merită să evaluați dacă SGBD-ul este capabil să crească la un astfel de volum. Și, în cele din urmă, autoritatea însăși sau operatorul autorizat de aceasta trebuie să furnizeze cantitatea necesară de spațiu pe disc.
Cerințe funcționale
Aproape întreaga a doua secțiune a documentului este dedicată cerințelor funcționale. După determinarea EDMS al autorității executive federale, există o cerință pentru integrabilitatea EDMS cu sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale. Aceasta este o cerință pentru o instanță specifică a EDMS, deoarece din punct de vedere al integrării, nu contează dacă EDMS are funcționalitatea necesară sau se folosește o soluție de integrare specializată. Desigur, cu cât va fi mai ușor să se integreze produsul EDMS în MEDO, cu atât acest furnizor poate obține mai multe puncte în competiția pentru selecția EDMS desfășurată de agenția de stat.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor al organismului federal puterea statului ar trebui să sprijine gestionarea documentelor pe tot parcursul ciclului lor de viață. Documentul în sine nu conține un astfel de concept; în plus, cerințele în sine nu sunt localizate pe etapele ciclului de viață, ceea ce complică oarecum analiza acestora. Cu toate acestea, să încercăm să le grupăm în acest fel.
Capturarea (crearea) documentelor
EDMS FOIV ar trebui să sprijine următoarele metode de obținere a unui document:
● importul unui document electronic primit prin canalul MEDO;
● importul unui document electronic primit prin canalul SMEV;
● importul unui document electronic primit prin e-mail;
● scanarea unui document pe hârtie și salvarea imaginii acestuia în sistem;
● salvarea informațiilor despre un document pe hârtie în sistem fără a salva imaginea acestuia în sistem (conform cerințelor de securitate);
● crearea unui document direct în autoritatea executivă federală EDMS.
Separat, autorii documentului s-au oprit la introducerea documentelor multicomponente. Deci, „EDMS FOIV ar trebui să ofere capacitatea de a gestiona acest document electronic în ansamblu, menținând relația dintre componente și menținând integritatea structurală a documentului electronic”. EDMS trebuie să susțină, de asemenea, capacitatea de a introduce un document în sistem chiar și în absența aplicației în care a fost creat acest document.
De asemenea, sunt determinate principalele cerințe pentru colectarea și prelucrarea metadatelor documentelor stocate în EDMS ale autorităților executive federale. Deci EDMS ar trebui să sprijine:
● Extragerea automată a metadatelor pentru documentele primite de la MEDO, SMEV și alte sisteme informaționale. Compoziția câmpurilor importate și a tipurilor de documente sunt determinate de administratorul EDMS al autorității executive federale.
● Păstrarea asocierii metadatelor cu documentul pe tot ciclul de viață.
● Afișează metadate pe ecran.
● Solicitați utilizatorului să introducă valori de metadate care nu au fost populate automat.
● Informarea utilizatorului despre metadatele goale.
Atât produsul EDMS în sine, în special în ceea ce privește prelucrarea metadatelor, cât și mijloacele, procedurile și personalul care asigură integrarea EDMS cu e-mail, MEDO, SMEV și alte sisteme informaționale sunt responsabile de implementarea acestor cerințe.
Coordonarea documentelor
Etapa aprobării documentului în cerințe reglementează în mod explicit doar un alineat. Componenta fluxului de lucru a EDMS trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:
● Aducerea documentelor participanților la procesul de aprobare
● Controlul asupra executării instrucţiunilor.
Dacă documentul este coordonat în limitele unei instanțe a sistemului, aceste cerințe pot fi atribuite numai produsului EDMS. În cazul coordonării end-to-end, când utilizatorii diferitelor instanțe ale sistemului sau chiar mai multe sisteme eterogene iau parte la proces, va fi necesar un serviciu de organizare a interacțiunii intersistem.
O altă cerință care nu poate fi atribuită doar etapei de aprobare este necesitatea de a afișa fișiere de anumite formate. Formatele obligatorii sunt pdf, rtf, doc, tiff, dar autorilor cerințelor nu se deranjează dacă sistemul este capabil să afișeze alte formate. Judecând după formatele alese, cerințele nu au fost în mod clar pregătite de susținătorii hard-line ai software-ului liber. Chiar nu știu cum se poate explica includerea în listă a formatelor, deși populare, dar proprietare - acceptarea realității sau interesul încă corupt. Aceste cerințe sunt implementate de editorii de aplicații, care fac parte din sistemul informatic EDMS FOIV.
Separat, merită să insistăm asupra cerințelor pentru susținerea semnăturilor electronice. Infrastructura semnăturii electronice constă dintr-o mulțime de componente. Chiar dacă luăm în considerare doar latura tehnică, acestea sunt instrumente de protecție a informațiilor criptografice (CIPF), inclusiv hardware, furnizori criptografici, protocoale. În cele din urmă, produsul EDMS însuși la nivel de aplicație și sistem trebuie să suporte protecția informațiilor criptografice, inclusiv pe cele certificate de autoritățile de reglementare. Probabil ați ghicit deja că vă aduc din nou la aceeași idee - acestea sunt cerințele pentru un anumit sistem informațional care include toate documentele necesare.
Depozitarea documentelor
Cerințele presupun că autoritatea de stat va dezvolta o schemă de clasificare, constând din secțiuni și subsecțiuni, corespunzătoare secțiunilor și subsecțiunilor din nomenclatorul de cazuri al autorității executive federale. Pentru fiecare secțiune și subsecțiune a schemei de clasificare trebuie stabilită cel puțin o perioadă de păstrare. Ar trebui să fie posibilă eliminarea / stabilirea unei interdicții privind distrugerea unei secțiuni a schemei de clasificare.
În general, perioadele de păstrare a documentelor din cerințe sunt obiecte separate. Ele pot fi create, alocate unei anumite secțiuni a schemei de clasificare, modificate, distruse. Trebuie prevăzute perioade de depozitare de cel puțin o sută de ani. Întregul istoric al manipulărilor cu perioade de păstrare ar trebui salvat automat. Există paralele clare cu MoReq2.
La sfârșitul perioadei de stocare a documentelor, o notificare trebuie trimisă administratorului de sistem. ERMS trebuie să ofere următorul set minim de acțiuni:
● stocarea permanentă a documentului;
● efectuarea unei examinări a valorii documentului;
● distruge documentul;
● trimite documentul la un alt depozit;
● selectați un document pentru distrugere.
De asemenea, acest grup de cerințe nu ar trebui atribuit numai produsului EDMS. Conformitatea este și mai dependentă de existența reglementărilor și documente normative, reglementarea perioadelor de reținere, existența unei strategii de reținere - pentru documentele cu perioade lungi de reținere, poate fi necesară conversia de la formate învechite la cele moderne și migrarea către noi media. Și în sfârșit, toate eforturile vor fi zadarnice dacă personalul nu se comportă în conformitate cu reglementările stabilite.
Cerințe de siguranță
În ciuda faptului că aceste cerințe pot fi clasificate ca funcționale, le-am evidențiat într-o secțiune specială. După cum am menționat, aceste cerințe sunt împrăștiate în secțiuni. Cerințele includ:
● protecție împotriva accesului neautorizat în cazurile în care EDMS al autorității executive federale prevede prelucrarea informațiilor de serviciu cu distribuție limitată - nu mai mică de clasa 1G;
● posibilitatea remedierii unui document prin interzicerea modificărilor acestuia;
● asigurarea autenticitatii documentului;
● asigurarea integritatii documentului;
● fixarea tuturor operațiunilor cu documentul, imposibilitatea de a modifica sau șterge aceste informații;
● organizarea controlului accesului la documente;
● controlul centralizat al drepturilor de acces și managementul utilizatorilor;
De asemenea, cerințele de securitate includ cerințele pentru disponibilitatea procedurilor automate pentru salvarea și restaurarea informațiilor.
Experiența anterioară îmi spune că poate apărea o situație, așa cum este cazul datelor personale. Pentru a implementa corect cerințele de securitate, este necesar:
● disponibilitatea unei politici de securitate, înțelegerea amenințărilor de securitate și o strategie dezvoltată pentru minimizarea acestora;
● selectarea instrumentelor de protecție a securității adecvate amenințărilor;
● organizarea masurilor de protectie si a activitatilor zilnice pentru mentinerea nivelului necesar de siguranta.
Operatorii de date cu caracter personal care nu au competența, mijloacele sau dorința de a implementa cerințele de mai sus au avut o dorință complet înțeleasă de a transfera totul pe umerii furnizorului EDMS. Certificatul mistic trebuia să înlocuiască întregul sistem de evenimente.
Desigur, unele dintre aceste cerințe trebuie implementate în EDMS, dar o serie de cerințe nu sunt întotdeauna posibile și eficiente de implementat doar la nivel de aplicație.
În loc de CV
Înțelegerea care este obiectul cerințelor, includerea tuturor componentelor sistemului informațional de care depinde îndeplinirea cerințelor, va permite organizarea implementării competente a acestora. Și când este clar ce trebuie să faci, poți deja să alegi opțiuni, optimizând eforturile depuse și resursele cheltuite.
(4,58 - evaluat de 3 persoane)
Alexey Mikryukov, analist la DIRECTUM. 14 iunie 2018 pe site-ul oficial al Agenției Federale de Arhivă (Rosarchiv) în secțiunea „Proiecte de documente” a postat „Proiect de cerințe funcționale standard pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor și sistemele de stocare documente electroniceîn arhive agentii guvernamentale» cu un volum de 37 de pagini.
Industria așteaptă de mult acest document. Și așa cum se precizează în proiect, cerințele sunt dezvoltate pentru a forma un unit cadrul de reglementare pentru sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) și sistemele electronice de stocare a documentelor (EDMS), precum și pentru evaluarea EDMS și EDMS deja utilizate. Documentul face o distincție clară între ERMS și ERMS, iar acesta este un punct important.
Alocarea termenului SHED este una dintre diferențele fundamentale dintre noile cerințe. Există un accent clar pe stadiul stocării arhivelor în ciclul de viață al unui document. Anterior, era vorba în principal despre EDMS, iar problemele stocării documentelor electronice (ED) au rămas în culise. În consecință, documentele de stocare pe termen lung au fost create anterior sau inițial în formular de hârtie, sau tipărit înainte de a fi stocat.
Documentul ia în considerare doar cerințe funcționale, spre deosebire de documentele de reglementare anterioare ( Cerințe pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor ale autorităților federale (EDMS FOIV), aprobateOrdinul Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse nr. 221 din 09.02.2011 ; Vezi sianaliza cerințelor ) . Cerințe de sistem și tehnice, cerințe pentru securitatea informatiei, fiabilitatea, precum și cerințele pentru interfața stațiilor de lucru automate pentru utilizatorii EDMS și EDMS. Cerințele nu se aplică lucrărilor cu documente care conțin informații care constituie secret de stat.
Atunci când analizați un document, este cel mai interesant să luați în considerare cerințele asociate organizarea depozitării documentelor. Cerințele pentru crearea sau introducerea, înregistrarea, executarea și controlul atunci când lucrați cu documente nu sunt atât de interesante, deoarece acestea sunt principalele sarcini ale EDMS. Practic nu au mai rămas organizații mari care să nu automatizeze aceste sarcini folosind EDMS. Prin urmare, cerințele pentru EDMS sunt interesante doar pentru evaluarea sistemelor existente și utilizate în momentul actualizării sau modificării, iar acesta este un subiect pentru un material separat.
Cerințe funcționale generale
Să începem cu „Cerințe funcționale generale pentru managementul documentelor în EDMS și EDMS”.
Această secțiune, în opinia mea, reflectă două puncte importante:
Primul« 2.3. EDMS și EDMS trebuie să respecte cerințele pentru autenticitate, validitate, integritate și adecvare pentru utilizare documentele electronice incluse în aceste sisteme».
Pentru a asigura respectarea acestor cerințe în timpul depozitării documentelor, este necesar ca atunci când documentele sunt transferate pentru depozitare în SSEC, acestea să fie autentic, de încredere, complet și utilizabil. În consecință, înainte de transferul documentului către EDMS, „responsabilitatea” pentru îndeplinirea acestor cerințe revine sistemului operațional (EDMS sau alt sistem informațional).
Al doilea„2.4. Metadatele documentelor ar trebui să fie formate și stocate în EDMS și EDMS:
- creat atunci când un document este inclus în sistem (EDMS sau EDMS);
- format după includerea documentului în EDMS sau EDMS ca parte a ciclului său de viață în sistem;
- utilizat în interacțiunea EDMS și EDMS cu alte sisteme informaționale (inclusiv MEDO, SMEV etc.)
- legate de transferul pentru stocare ulterioară (din EDMS- la SHED, din SHED- în arhiva statului).
Metadatele despre documentele incluse într-un ERMS sau ERMS trebuie să fie asociate cu documentul la care se referă.
Adică, metadatele asociate documentului se formează pe parcursul întregului ciclu de viață al documentului, inclusiv pe întreaga perioadă de stocare a acestuia. În același timp, nu există cerințe explicite pentru formatul sau metoda de stocare a metadatelor.
Lucrul cu documente de arhivă
Pregatirea pentru transferul documentelor pentru depozitare in SHED (clauzele 3.8 si 3.9).
„Funcțiile SED includ:
- Formarea și menținerea nomenclatorului cazurilor
- Atribuirea documentelor pe dosare
- Intocmirea inventarelor dosarelor, documentelor diviziuni structurale
- Examinarea valorii documentelor, inclusiv selecția dosarelor electronice, documentele ce urmează a fi transferate la SHED și alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării.
Cu documentele stocate în SED, totul este clar. Dar organizațiile au altele Sisteme de informare, care poate stoca documente, cum ar fi ERP. Este posibil ca aceste sisteme să nu „știe” absolut nimic despre nomenclatura cazurilor și normele muncii de birou. În consecință, acestea ar trebui dezvoltate reguli suplimentare, conform căreia documentele vor fi transferate spre depozitare în SHED.
Documentul nu spune nimic despre cum să încărcați documente din alte sisteme, același ERP. Prin urmare, dacă o organizație dorește să stocheze documente din ERP, atunci va fi necesar să vină cu câteva reguli conform cărora:
1) aceste documente vor fi descărcate din ERP - aceasta este sarcina reală a ERP;
2) aceste documente vor fi plasate în SHED - aceasta este sarcina SHED și avem instrumente pentru aceasta.
Acceptarea documentelor în SHED (clauza 4.3)
„SHED ar trebui să ofere:
- Acceptarea dosarelor electronice, documentelor și inventarelor unităților structurale cu verificarea completității
- Verifica semnături electronice documente
- Verificarea reproductibilității documentelor electronice
- Formarea mesajelor de răspuns despre confirmarea sau refuzul de a accepta documente.
Sunt indicate cerințe pentru reproductibilitate, dar nu este clar cum să implementați acest lucru.
Documentul are o indicație explicită a formatului containerelor ED, care este „ arhivă zip care conține conținutul și metadatele unui document electronic, fișiere de semnătură electronică și o copie redată a unui document electronic text în format PDF/A».
Contabilitatea și clasificarea documentelor în ASHED (clauza 4.4)
Cerințele pentru contabilizarea documentelor electronice în ESS nu sunt practic diferite de cerințele pentru contabilizarea documentelor pe hârtie. În același timp, cerințele pentru compoziția metadatelor ED țin cont doar de specificul documentelor tipice agențiilor guvernamentale (scrisori, ordine etc.). La organizatii comerciale varietatea documentelor este mult mai mare: ofertă comercială, carte de proiect, sarcina tehnica, protocolul comisiei de achiziții etc. În acest sens, cerințele sunt cu greu aplicabile altor tipuri de documente.
Stocarea fisierelor electronice, documentelor in SHED (clauza 4.5)
Acest bloc arată ca una dintre cele mai nedezvoltate cerințe din proiect. Fixează cerințele pentru furnizarea de capabilități EDMS:
● copie de rezervă a documentelor electronice;
● verificarea prezenței și stării utilizării ED programe speciale verificarea stării tehnice a documentelor electronice și fixarea rezultatelor verificărilor în actele relevante;
● conversia și/sau migrarea documentelor electronice în noi formate;
Dar, în același timp, nu se spune nimic despre asigurarea semnificației legale a DE în timpul depozitării pe termen lung. Aceste cerințe sunt discutat mai devreme într-un articol din ECM-Journal.
Utilizarea fișierelor electronice incluse în ACS (clauzele 4.2 și 4.6).
Utilizarea ED implică:
- Acordarea drepturilor de acces permanente și temporare la documente
- Formarea unui fond pentru utilizarea fișierelor electronice și organizarea unei săli de lectură electronică pe baza acestuia
- Căutare cu mai multe criterii
- Formarea de copii de arhivă, certificate de extrase
- Contabilitatea utilizării fișierelor electronice.
Aici rămân întrebări, în primul rând privind furnizarea de documente electronice la cererea diverselor organizații, de vreme ce cerințe unificate nu există nicio prevedere pentru ED afară acum și practica nu a fost formată.
Examinarea valorii și alocarea pentru distrugerea fișierelor electronice, documentelor cu termene de păstrare expirate (clauzele 4.7 și 4.8).
De asemenea, cerințele date în proiect nu diferă practic de cerințele atunci când lucrați cu documente pe hârtie. Diferența este doar în caracteristicile distrugerii documentelor electronice (de exemplu, ștergerea copiilor de rezervă și distrugerea garantată).
Cerințe pentru transferul documentelor electronice pentru stocare în stat. arhivele sunt descrise formal. Motivul este cel mai probabil legat de lipsa practicilor consacrate.
Concluzii generale
În urma analizei proiectului de cerințe, există sentimentul că ceea ce este menționat în acesta „atinge pasul” cu starea actuală a lucrurilor, consolidează evoluțiile existente, dar nu răspunde pe deplin la întrebările existente și, cu atât mai mult, nu încearcă să prezică și oferă răspunsuri la întrebările din viitorul apropiat.
Documentul arată că există multe cerințe specifice pentru sistemul de stocare pe termen lung a documentelor electronice. Unele dintre ele sunt destul de dure și specifice. Întreprinderile au multe sisteme care generează documente care sunt supuse stocării pe termen lung, sau implică stocare pe termen lung: ERP, HR, ECM. CRM și altele. Astfel, se poate concluziona că cel mai potrivit aloca un sistem separat de stocare pe termen lung integrate cu sistemele sursă. Implementarea cerințelor în toate sistemele de mai sus este lungă și costisitoare.
Pe de altă parte, cerințele au deja o bază tehnologică care permite implementarea unor astfel de sisteme. Sistemele de management al documentelor disponibile pe piață pot și ar trebui verificate pentru conformitatea cu cerințele formulate în cadrul de reglementare.
Implementarea cerințelor
Un exemplu de sistem care arată pregătirea și satisface pe deplin aceste cerințe este soluția Arhivă pe termen lung de la DIRECTUM.
„Arhiva pe termen lung” este un sistem complex de gestionare a arhivelor pe hârtie și electronice ale unei organizații. Soluția a fost dezvoltată în conformitate cu regulile de lucru ale biroului de arhivă rusesc. Vă permite să stocați centralizat documentele de orice fel pentru perioada stabilită de legislația Federației Ruse, garantând efect juridic documente pe întreaga perioadă de depozitare.
Soluția poate funcționa cu orice sisteme ECM, nu doar cu soluțiile DIRECTUM, ci se integrează cu ERP și alte sisteme folosind mecanisme gata făcute.
În plus, soluția nu numai că închide acum sarcinile de creare a unei arhive electronice, ci funcționează și pentru viitor. Soluția include posibilitatea de a lucra cu instrumente automate de procesare a documentelor bazate pe inteligență artificială pentru clasificarea și examinarea valorii documentelor. În plus, folosește propria tehnologie unică pentru a asigura semnificația juridică, care în viitor poate fi transferată către tehnologiile blockchain.
Scalabilitate. Sistemul de management al documentelor trebuie să suporte un număr semnificativ de utilizatori în schimbare, capacitatea sa de a-și crește capacitatea ar trebui determinată numai de capacitatea celui corespunzătoare. hardware.
distributie. Principalele probleme atunci când lucrați cu documente apar în organizațiile distribuite geografic, astfel încât arhitectura sistemelor de management al documentelor trebuie să susțină interacțiunea site-urilor distribuite. Mai mult, site-urile distribuite pot fi combinate cu cele mai diverse canale de comunicare din punct de vedere al vitezei și calității, de exemplu, un birou lucrează pe o linie închiriată, un depozit suburban - pe o linie telefonică rurală.
Modularitate. Este posibil ca clientul să nu fie nevoie imediat să implementeze toate componentele sistemului de flux de lucru și, uneori, gama de sarcini rezolvate de client este mai mică decât întreaga gamă de sarcini de flux de lucru. Atunci este evident că sistemul de flux de lucru ar trebui să fie format din module separate integrate între ele.
deschidere. Toate EDMS sunt construite pe o bază modulară, iar API-urile lor sunt deschise. Acest lucru vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să le îmbunătățiți pe cele existente. În prezent, dezvoltarea aplicațiilor integrate cu EDMS a devenit vedere separată Afaceri.
Grad înalt integrarea cu aplicația software: o caracteristică cheie a EDMS este un grad ridicat de integrare cu diverse aplicații software prin utilizarea tehnologiilor OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI etc.. Utilizatorii se ocupă doar cu programe de aplicație obișnuite: la momentul instalării partea client a EDMS, programele de aplicație sunt completate cu noi funcții și elemente de meniu.
Particularități organizarea depozitării documente. Majoritatea EDMS implementează un sistem ierarhic de stocare a documentelor (după principiul „cabinet/raft/dosar”). Numărul de niveluri de imbricare la stocarea documentelor nu trebuie limitat. Același document ar trebui să poată fi inclus în mai multe dosare și rafturi. O serie de EDMS au implementat capabilități de stocare și mai puternice prin organizarea de legături între documente.
Particularități rutare documente. Modulele EDMS responsabile pentru fluxul real de documente sunt denumite în mod obișnuit module de rutare a documentelor. Cu rutarea „gratuită”, orice utilizator care participă la fluxul de lucru poate, la propria discreție, să schimbe ruta existentă pentru transmiterea documentelor. Cu rutarea „hard”, rutele pentru transmiterea documentelor sunt strict reglementate, iar utilizatorii nu au dreptul de a le schimba. În majoritatea EDMS modulul de rutare este inclus în pachet, în unele EDMS trebuie achiziționat separat.
Controlul accesului(setul de permisiuni setate depinde de ERMS specific): control deplin asupra documentului, dreptul de a edita, dar nu distruge documentul, dreptul de a crea versiuni noi ale documentului, dar nu de a-l edita, dreptul de a adnota documentul , dar să nu-l editeze și să nu creeze versiuni noi, dreptul de a citi documentul, dar nu de a-l edita, dreptul de a accesa cardul, dar nu și conținutul documentului, absența completă a drepturilor de acces la document, integral Logare.
Disponibilitate vizualizarea utilitatilor Documente de diferite formate: majoritatea EDMS includ utilitare pentru vizualizarea documentelor (așa-numitele vizualizatoare) care înțeleg zeci de formate de fișiere.
Adnotarea documentului. Deoarece, în unele cazuri, utilizatorii sunt lipsiți de dreptul de a face orice modificări documentului în procesul de aprobare, ar trebui să poată să îl adnoteze, să adauge comentarii, modificări și note.
A sustine diverse programe client. Clienții majorității EDMS pot fi PC-uri care rulează MS Windows de diverse generații și platforme, uneori platforme UNIX/Linux și Macintosh. În plus, aproape toate EDMS-urile moderne vă permit să lucrați cu documente prin navigatoare web standard (browsere).
Compoziția EDMS
Când automatizați fluxul de lucru, inițial trebuie să faceți distincția între:
(a) introducere aplicatii care automatizează procesele specifice de procesare a documentelor și (b) implementează platforme pentru o astfel de automatizare.
Unul dintre principalele motive pentru eșecul implementării sistemelor de automatizare a fluxului de lucru este amestecarea acestor două sarcini. Luați în considerare câteva ideal un sistem de automatizare a fluxului de lucru care include numărul maxim de funcții. Desigur, orice sistem real va include doar un subset al funcțiilor cerute de o anumită organizație.
5.6.1 
Aplicații de automatizare a fluxului de lucru
Iată exemple de procese specifice, sarcini rezolvate de aceste aplicații:
înregistrarea corespondenței;
· coordonare și aprobare;
controlul asupra executării documentelor și comenzilor;
automatizarea procesului contractual;
· organizarea călătoriilor de afaceri;
portal de informare intern;
controlul cunoștințelor angajaților; etc.
Foarte des, funcțiile de procesare a documentelor fac parte din procesele de afaceri care sunt deja automatizate într-o anumită întreprindere folosind diverse tehnologii software. Prin urmare, este necesar să se asigure absența duplicării și a compatibilității. Exemple de astfel de sarcini:
Formarea documentelor în procesul bugetar;
procesul de publicare și completare a site-ului;
urmarirea procesarii facturii in afara limitelor contabilitatii de depozit;
control și notificare în aplicația de gestionare a contactelor;
fluxul documentelor în managementul proiectelor;
aprobarea documentelor de plată; etc.
Cerințe pentru sistemul electronic de management al documentelor pentru întreprinderi
Cerințe pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor
Alegerea unui sistem de implementare și determinarea compoziției modulelor din care constă se datorează capacității sistemului electronic de gestionare a documentelor de a atinge obiectivele de implementare pe care organizația și le stabilește. La alegerea unui sistem electronic de management al documentelor se ține cont de gradul de automatizare a proceselor de afaceri.
Atingerea obiectivelor de implementare se realizează prin rezolvarea următoarelor sarcini de afaceri:
În ceea ce privește afacerile. Mentinerea nomenclatorului dosarelor, lucrul cu documentatia interna, urmarirea executarii instructiunilor/rezolutiilor, monitorizarea returnarii documentelor, raportari;
Face parte din managementul relațiilor cu clienții. Formarea unei strategii de afaceri in domeniul de lucru cu clientii, creare si intretinere o singură bază organizații și persoane de contact, managementul activităților de marketing, acumularea și analiza datelor privind contactele și activitățile de marketing pentru realizarea diferitelor rapoarte;
În ceea ce privește documentația de proiect. Respectarea și controlul procedurilor de management al proiectului, lucrul cu planul de proiect, managementul riscului de proiect, controlul calității și eficiența managementului proiectului, crearea unei arhive a documentelor proiectului, asigurarea interacțiunii și comunicării participanților la proiect;
În ceea ce privește managementul calității. Managementul auditurilor interne, managementul neconformităților, managementul acțiunilor corective și preventive, managementul comentariilor și reclamațiilor, revizuirea managementului.
Cerințe pentru infrastructura organizației la implementarea unui sistem electronic de management al documentelor
Infrastructura informațională a organizației la implementarea Sistemului Electronic de Management al Documentelor trebuie să îndeplinească cerințele pentru spațiul informațional, stația de lucru client și server.
Locurile de muncă EDMS sunt amplasate într-un singur spațiu de informare al organizației și îndeplinesc cerințele minime pentru locurile de muncă locale la instalarea software-ului EDMS;
Procesor: 1,6 -2,4 GHz;
RAM: 1 GB sau mai mult;
Imprimantă cu jet de cerneală sau laser (eventual în rețea);
programul sistemului:
Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate pe 32 de biți sau 64 de biți;
Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise pe 32 de biți sau 64 de biți;
Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition pe 32 de biți sau 64 de biți;
Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition pe 32 de biți sau 64 de biți;
· Office: Microsoft Office 2007/2010 (cu excepția Starter Edition) pe 32 de biți sau 64 de biți;
Alte:
Aplicații pentru lucrul cu documente stocate în EDMS;
Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 pe 32 de biți sau 64 de biți (pentru integrarea sarcinilor cu calendarele Outlook);
Microsoft Internet Explorer 7.0 și versiuni ulterioare;
Microsoft .NET Framework 2.0.
În plus, este necesar să se țină cont de resursele cerute de sistemul de operare.
Rezoluția minimă acceptată a ecranului este 800x600, rezoluția recomandată este 1024x768 sau mai mare.
Cerințele serverului depind de numărul de utilizatori concurenți și de cantitatea de date procesate. Cerințele pentru hardware-ul și software-ul serverului sunt dezvoltate pe baza condițiilor medii de funcționare și sunt determinate la proiectarea sistemului.
Afacerile de astăzi necesită o arhitectură de gestionare a documentelor cu adevărat distribuită, de ex. unul care îndeplinește următoarele cerințe:
Functionalitatea si flexibilitatea sistemului.
Posibilitatea de modernizare ulterioară și consolidare a capacității sistemului (inclusiv independent).
Integrarea cu alte sisteme corporative - un sistem de management al documentelor nu poate și nu trebuie să existe izolat de alte sisteme, de exemplu, uneori este necesară integrarea sistemului cu o aplicație de contabilitate. Apoi, sistemul de management al documentelor ar trebui să aibă interfețe deschise pentru o posibilă rafinare și integrare cu alte sisteme.
Posibilitatea lucrului la distanță distribuit și a interacțiunii cu alte ramuri - principalele probleme atunci când se lucrează cu documente apar în organizațiile distribuite geografic, astfel încât arhitectura sistemelor de management al documentelor trebuie să susțină interacțiunea locurilor distribuite. Mai mult, locurile distribuite pot fi combinate cu cele mai diverse canale de comunicare din punct de vedere al vitezei și calității. De asemenea, arhitectura sistemului trebuie să suporte interacțiunea cu utilizatorii de la distanță. Managementul distribuit, scalabil al documentelor duce la o creștere dramatică a productivității angajaților, întărind competitivitatea globală a organizației.
Scalabilitate - este de dorit ca sistemul de flux de lucru să poată susține atât cinci, cât și cinci mii de utilizatori, iar capacitatea sistemului de a-și crește capacitatea a fost determinată doar de capacitatea hardware-ului corespunzător. Această cerință poate fi îndeplinită prin suportarea serverelor de baze de date produse de companii precum Sybase, Oracle, Informix etc., care există pe aproape toate platformele hardware și software posibile, oferind astfel cea mai largă gamă de performanțe.
Modularitate - este foarte posibil ca clientul să nu fie nevoie imediat să implementeze toate componentele sistemului de flux de lucru și, uneori, gama de sarcini rezolvate de client este mai mică decât întreaga gamă de sarcini de flux de lucru. Atunci este evident că sistemul de flux de lucru ar trebui să fie format din module separate integrate între ele.
Deschidere Eficiență - asigurarea unui echilibru rațional între costurile creării unui sistem și efectele țintă, inclusiv rezultatele finale ale automatizării managementului documentelor; capacitatea de a implementa o gamă largă de tehnologii suplimentare pentru a crește nivelul de rentabilitate a fondurilor cheltuite pe sistem.
De asemenea, ar trebui să acordați atenție caracteristici generale dezvoltator de sistem (furnizor) (experiență în soluționarea complexă a sarcinilor similare sau mai complexe, asigurarea tuturor etapelor de inspecție a întreprinderii, implementarea sistemului, instruirea utilizatorilor, întreținerea și dezvoltarea sistemului, dacă compania este un dezvoltator direct de sistem, dacă are un serviciu centru, specialişti în calificări, localizare geografică etc.).
Clasificarea SUD
Pe piața instrumentelor electronice de gestionare a documentelor, putem distinge condiționat cinci categorii de tehnologii. Trebuie menționat că nicio clasificare nu pare a fi ideală. Ca urmare, unele produse se încadrează în mai multe categorii în același timp și au caracteristici specifice produselor din diferite categorii.
· Sisteme CMS axate pe procese de afaceri: Documentum, FileNet (Panagon și Watermark), Hummingbird (PC DOCS).
Proiectat de obicei pentru aplicații verticale și orizontale specifice, uneori vizate unei anumite industrii. Aceste soluții oferă în mod obișnuit întregul ciclu de viață al documentului, inclusiv tehnologii de imagistică, managementul înregistrărilor și fluxului de lucru, managementul conținutului (vezi mai jos) și multe altele.
· DMS corporative: Lotus (Domino.Doc), suplimente Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).
Furnizați o infrastructură corporativă pentru crearea, colaborarea și publicarea documentelor, disponibilă în general pentru toți utilizatorii unei organizații. Principalele caracteristici ale acestor sisteme sunt similare cu sistemele axate pe procesele de afaceri. Cu toate acestea, ei trăsătură distinctivă este modul de utilizare și distribuire. Similar cu instrumente precum editori de textși foi de calcul, DMS corporative este aplicația standard, „implicit”, pentru crearea și publicarea documentelor într-o organizație. De regulă, aceste instrumente nu sunt axate pe utilizarea doar într-o anumită industrie sau pentru o sarcină definită în mod restrâns. Acestea sunt oferite și implementate ca tehnologii la nivel de companie, disponibile pentru aproape orice categorie de utilizatori.
· Sisteme de management al conținutului (din limba engleză conținut - conținut, esență): Adobe, Excalibur.
Furnizați un proces de urmărire a creării, accesului, controlului și livrării informațiilor până la nivelul de secțiune de documente și obiecte pentru reutilizarea și compilarea ulterioară a acestora. Potenţial, disponibilitatea informaţiilor nu sub formă de documente, ci în obiecte mai mici facilitează procesul de schimb de informaţii între aplicaţii.
Sisteme de gestionare a imaginilor
Convertiți informațiile de pe hârtie în format digital, de regulă, este TIFF (Tagged Image File Format), după care documentul poate fi folosit în lucru deja în formă electronică.
· Sisteme de management al fluxului de lucru: Lotus (Domino/Notes și Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Aceste sisteme sunt concepute în principal pentru a asigura deplasarea anumitor obiecte de-a lungul unor rute prestabilite (așa-numita „rutare rigidă”). În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, așa că se numește cuvântul comun „muncă” (muncă). Sistemele de acest tip sunt numite sisteme de flux de lucru - „flux de lucru” (din păcate, nu există un echivalent exact în rusă pentru acest termen). Documentele pot fi atașate joburilor, dar documentele nu reprezintă obiectul de bază al acestor sisteme. Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibilă organizarea anumitor lucrări pentru care toate etapele sunt cunoscute în prealabil și pot fi prescrise.
Sisteme rusești de suport pentru documentație
|
Producător |
Scurta descriere |
|
|
Un sistem de management al documentelor este conceput pentru a automatiza munca de birou într-o corporație care are o structură ramificată destul de complexă, care include mai multe întreprinderi, are mai mult de o sută de angajați și are un flux de lucru intens al documentelor de intrare și de ieșire, precum și schimb de documente între departamentele sale. Sistem COROANĂ oferă următoarea gamă de servicii funcționale:
|
||
|
Cod: flux de lucru |
SE „Centrul pentru Dezvoltare Calculatoare” |
Un complex de sisteme de lucru de birou interconectate, bănci de documente și servicii corporative. Sistem corporativ „Cod: flux de lucru” este un complex de sisteme de lucru de birou interconectate, bănci de documente și servicii corporative care oferă o soluție automată pentru sarcinile de lucru de birou și fluxul de documente în autoritățile publice și alte organizații. Principalele caracteristici ale sistemului: Soluții gata făcute pentru sarcinile (funcții) tipice de birou. Fiecare dintre sistemele care alcătuiesc sistemul corporativ este specializat pentru implementarea sarcinilor tipice de procesare a documentelor: înregistrarea și controlul circulației corespondenței oficiale, înregistrarea și controlul luării în considerare a contestațiilor cetățenilor, controlul centralizat. acte administrativeși instrucțiuni etc.
Schimb de documente între subsisteme, întreținere centralizată a directoarelor globale, implementare a accesului omniprezent la baze de date folosind tehnologia Internet/Intranet, distribuire de mesaje, rezumate, avertismente prin e-mail. Eficiența costurilor sistemului este determinată de utilizarea propriilor produse și tehnologii, de un accent pe cele mai populare platforme software și hardware, în primul rând Microsoft, și de costuri reduse de implementare. Subsisteme funcționale care fac parte din „Cod: flux de lucru”: - „Cod: corespondență oficială” înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire ale organizației (subdiviziune); formarea cauzei corespunzatoare pe baza nomenclatorului de dosare al acestei unitati, organizarea deplasarii documentelor de catre executori si controlul executarii acestora; stabilirea documentelor pentru control centralizat cu transfer de date la subsistemul „Cod: Controlul executării documentelor”. - „Cod: controlul execuției documentului” înregistrare documente de control, sarcini, executanți, distribuirea graficelor de control pentru executanți; înregistrarea amânărilor de sarcini; eliminarea automată și manuală de sub control a documentelor de control complet dezvoltate; formarea cazului corespunzător pe baza nomenclatorului de cazuri al acestei unități; reînregistrarea automată a documentelor la transferul documentelor de control către unitățile subordonate care lucrează cu un subsistem similar. - „Cod: Scrisori și apeluri ale cetățenilor” introducerea datelor despre solicitanți; înregistrarea contestațiilor și a întrebărilor ridicate în acestea; controlul asupra examinării contestațiilor și instrucțiunilor șefului, date în legătură cu examinarea acestora. - „Cod: Sistem de pregătire a documentelor” crearea unei arhive electronice full-text de documente - „Cod: Sistem de înregistrare a actelor normative și administrative” - "Cod: sistem de referință flux de lucru" asigurarea accesului la bazele de date de documente folosind tehnologia Intranet/Internet și primirea promptă a informațiilor despre fluxul de documente de la orice computer la distanță. - „Cod: Schimb de documente” schimbul de documente între subsisteme, atât în cadrul rețelei locale de calculatoare, cât și între subsisteme aflate la distanță geografică. Sistemele sunt implementate în două versiuni - file-server și client-server. |
|
DocsVision 2.0 „Gestionarea arhive-birou” |
O aplicație pentru crearea de arhive de documente, automatizarea procedurilor de bază ale biroului și proceselor de procesare a documentelor de afaceri într-o organizație. Sistemul „Arhivă – Documente” DocsVision 2.0 este o aplicație completă concepută pentru a crea arhive de documente, pentru a automatiza procedurile principale de birou și procesele de afaceri pentru procesarea documentelor într-o organizație, inclusiv:
Acest sistem poate fi folosit ca o soluție completă pentru implementare în companii, sau folosit ca prototip atunci când se dezvoltă o aplicație personalizată. Structura sistemului poate fi personalizată în funcție de nevoile unei anumite organizații. |
|
|
СompanyMedia-Managementul documentelor electronice |
Sistem electronic de gestionare a documentelor bazat pe web. Sistem electronic de gestionare a documentelor bazat pe web. Sistemul relativ ieftin, dar destul de funcțional, este conceput pentru:
|
|
|
CompaniaMedia-Munca de birou |
Sistemul este conceput pentru a automatiza fluxul de lucru cu urmărirea mișcării documentelor în timp real. Sistemul este conceput pentru a automatiza fluxul de lucru cu urmărirea mișcării documentelor în timp real. Sistemul asigură automatizarea următoarelor tipuri de suport pentru documentația de management:
Caracteristicile construcției sistemului „SM-Office work” includ:
|
|
|
OfficeMedia-Munca de birou |
Kitul este conceput pentru a automatiza munca secretarelor sau a departamentului de lucru de birou. Kitul este conceput pentru a automatiza munca secretarelor sau a departamentului de management al biroului și oferă managerilor de toate nivelurile posibilitatea de a da instrucțiuni cu privire la documentele primite și de a controla execuția acestora. Setul „OfficeMedia - Documente” este format din următoarele baze de date:
„Documente organizatorice și administrative” - pentru formarea proiectelor de ordine, instrucțiuni, memorii, aprobarea, semnarea și controlul executării acestora. |
|
|
Locia Soft |
Complex de management documentatie tehnica. Complexul de gestionare a documentației tehnice bazat pe DOCS Open este o soluție de integrare bazată pe cele mai avansate dezvoltări ale companiilor străine și autohtone care sunt lideri în domeniile creării. arhive electronice, managementul documentelor tehnice, compoziția produsului și managementul datelor de proiectare, precum și introducerea de informații din suporturi de hârtie, construite în arhitectura client-server. Complexul permite
Pentru a stabili și vizualiza legături logice între documente, se poate folosi modulul suplimentar „Watcher”, care include și posibilitatea de a afișa structura logică a arhivei folosind mecanismul de prezentare. Partea de server a complexului poate funcționa atât pe platforma PC, cât și pe stațiile de lucru care rulează diferite versiuni ale sistemului de operare UNIX (HP, Sun, Digital etc.). Ca client, diverse versiuni Windows. Lucrul prin internet este acceptat. Unul dintre cele mai populare servere de baze de date industriale (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) poate fi folosit ca DBMS pe aproape orice platformă software și hardware. |
|
|
„GRAND DOC” pentru Windows |
Centrul de granit |
Sistem automat de gestionare a documentelor și de birou pentru guvern și structuri municipale management. „Grand Doc” este un sistem specializat pentru automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente în structurile guvernamentale de stat și municipale. Sistemul este conceput pentru a automatiza procesele de lucru cu documente:
„Grand Doc - Lite” - o versiune pentru un singur utilizator pentru structurile guvernamentale municipale, cu o cantitate mică de flux de lucru. Proiectat pentru contabilitate și lucrul cu documente la un singur loc de muncă. Platforma Microsoft SQL. „Grand Doc” - o versiune de rețea pentru structurile de management de stat și municipale, cu un volum de flux de lucru de la 5.000 la 30.000 de documente pe an și un număr de utilizatori de la 20 la 150. „Grand Doc” - versiunea corporativă („Sistemul unificat de gestionare electronică a documentelor și munca de birou a structurilor de conducere municipale district administrativ») - un singur sistem managementul documentelor electronice și munca de birou a districtului administrativ. Poate fi atribuit sisteme specializate automatizare de birou și flux de lucru. |
|
Efect-Office |
ICC „Garant International” |
O serie de produse software pentru sistematizare, depozitare în siguranțăși recuperarea eficientă a documentelor. „Effect Office” este o serie de produse software pentru sistematizare, stocare în siguranță și căutare eficientă a documentelor. Sistem de management al documentelor „Effect Office”. Conceput pentru a crea o arhivă electronică a documentației și organizarea fluxului de lucru pe computer al întreprinderii. Implementarea opțiunilor locale și client-server. Arhiva personală „Efect Office”. Versiune specială a sistemului pentru un utilizator. „Efect grafic”, „Efect grafic Plus”. Sistem de lucru cu imagini grafice. „Secretar de efect”, la locul de muncă secretar. „Efect de e-mail”. Sistem centralizat de primire, trimitere și înregistrare E-mail. |
|
Automatizarea cuprinzătoare a proceselor de lucru de birou și arhivarea documentelor electronice. Sistemul LanDocs este conceput pentru automatizarea complexă a proceselor de lucru de birou și arhivarea documentelor electronice. Sistemul include: LanDocs: Muncă de birou. Sistemul de bază pentru automatizarea proceselor de lucru de birou și menținerea unei arhive de documente electronice. LanDocs: SERVER DE DOCUMENTE. Software server pentru gestionarea centralizată a stocării documentelor (fișiere de documente) într-o arhivă electronică. Interacționează cu sistemul LanDocs: PRODUCTIE DE BIROURI. LanImage: SCANAREA ȘI VIZUALIZAREA IMAGINILOR. Un sistem pentru scanarea documentelor pe hârtie și vizualizarea imaginilor lor electronice. LanDocs: ACCES LA INTERNET. Server WEB specializat. LanDocs: MAIL SERVER și LanDocs: MAIL CLIENT. LanDocs: SUBSISTEM DE SECURITATE. Protecția informațiilor prin semnătură și criptare digitală electronică. LanDocs: RUTING. Modelarea proceselor de mișcare a documentelor prin construirea de hărți grafice. Complementează LanDocs: PRODUCTIE DE BIROURI. |
||
|
Automatizarea principalelor proceduri ale muncii moderne de birou și organizarea fluxului de lucru. Sistemul OPTiMA-WorkFlow este conceput pentru a gestiona procesele de creare, procesare, replicare și stocare a documentelor, precum și pentru a automatiza procedurile de bază ale muncii moderne de birou și managementului documentelor. Sistemul include
|
||
|
DIS: sisteme |
Sisteme informatice corporative orientate pe documente (DIS: sisteme). Automatizarea suportului de documentare pentru management (DOE). Sistemele de informații corporative orientate pe documente (DIS: sisteme) asigură o creștere a eficienței activităților de management prin automatizarea suportului pentru documentația de management (DOE). Sistemele DIS: sunt personalizabile în mod flexibil, implementate pe diverse platforme și au o structură modulară convenabilă. Până în prezent, au fost dezvoltate următoarele module: DIS:class - birou electronic „Cenuşăreasa” - este o tehnologie clasică de birou cu control end-to-end asupra execuţiei documentelor şi vă permite să automatizaţi principalele funcţii ale biroului, departamentului general sau organizatoric - înregistrarea, prelucrarea şi controlul executarea documentelor. DIS:library - Biblioteca - sistem automatizatîntreținerea bibliotecilor și arhivelor de documente electronice. Vă permite să organizați biblioteci de documente pe domenii funcționale de activitate, biblioteci de materiale informative, formulare și forme standard. Lucrează cu text, grafică, materiale audio și video. DIS:reception - Business mail - un sistem automat de procesare a corespondenței electronice a organizației. DIS:manager - Comenzi - un sistem automat de documentare și monitorizare a executării comenzilor. DIS:contact - Dosar - un sistem automat de colectare a informațiilor despre contacte și evenimente, organizații, proiecte și progresul implementării acestora. DIS:writer - Pregătirea documentelor - un sistem automat pentru pregătirea și aprobarea documentelor. Modulele DIS:users - Users, DIS:structure - Structure și DIS:assistant - Workstation sunt concepute pentru a rezolva problemele de administrare. |
|
|
BOSS-Referent |
Sistem electronic de gestionare a documentelor (bazat pe platforma Lotus Notes/Domino). „BOSS-Referent” este un sistem electronic de gestionare a documentelor, un pachet software dezvoltat pe platforma Lotus Notes/Domino. „BOSS-Referent” vă permite să construiți un sistem cu drepturi depline pentru gestionarea proceselor de afaceri pentru procesarea documentelor și monitorizarea implementării acestora și este un pas către construirea unui Sistem de management al cunoștințelor al unei organizații. Componentele sistemului sunt:
Sistemul foloseste diverse baze date despre documente, evenimente, rapoarte etc.
Pentru discutarea comună a diferitelor probleme în grupul de lucru, se utilizează modul conferință. |
|
|
Eufrat-Managementul documentelor |
Tehnologii cognitive |
Sistem de management al fluxurilor de informații și documentelor organizației. Sistemul „EUFRATS-Document Management” vă permite să construiți un sistem complet de gestionare a fluxurilor de informații și a documentelor unei organizații și, de asemenea, conține toate instrumentele necesare pentru automatizarea cu succes a gestiunii documentelor pentru orice companie, indiferent de numărul și forma de proprietate. Sistemul este conceput să funcționeze atât în cadrul unui departament mic, cât și în cadrul întregii organizații, cu o schemă complexă de fluxuri de informații. Euphrates-Document Management este flexibil și ușor de configurat. Alături de soluții gata făcute, este oferit un set complet de instrumente pentru adaptarea cu succes la caracteristicile oricărei companii. Program
|
|
Tehnologii cognitive |
Este destinat organizării documentației de suport a conducerii. Versiunea „Euphrate @Soho” implementează o arhivă electronică. Oferă intrare și căutare documente necesare; vă permite să creați și să mențineți arhive electronice de documente de diferite tipuri, chiar și audio și video; stocați pagini descărcate de pe Internet. Versiunea Euphrates Office este un sistem universal de gestionare a documentelor care vă permite să lucrați atât cu documente pe hârtie, cât și cu documente și formulare electronice. Sistemul suportă funcțiile de introducere, înregistrare, vizualizare, căutare, export, tipărire a documentelor, precum și crearea de arhive electronice, rapoarte și asigurarea controlului și disciplinei executive. Pentru a asigura munca în echipă, arhitectura „Euphrates Client Server. |
|
|
Sistem de management al documentelor la nivel de întreprindere. Conceput pentru a îmbunătăți eficiența muncii colective a angajaților cu arhive de documente electronice și controlul disciplinei performanței. „1C:Arhive” este un sistem de gestionare a documentelor la nivel de întreprindere și este conceput pentru a crește eficiența muncii colective a angajaților cu arhive de documente electronice și disciplina performanței de control.
|
niste sisteme străine suport de documentare
|
Producător |
Scurta descriere |
|
|
Aplicație client-server pentru lucrul cu documente. Hummingbird DOCS Open este o aplicație client-server pe platforma Windows care vă permite să organizați o stocare centralizată a datelor. Conține instrumente avansate pentru căutarea, organizarea colaborării, controlul versiunilor și securitate.
|
||
|
Servicii de conținut Panagon |
O familie de programe pentru furnizarea de lucrări cu documente în întreprinderi mari. Programe pentru familie Servicii de conținut Panagon conceput pentru a crea, gestiona, oferi accesibilitate și securitate, precum și pentru lucrul dinamic cu documente electronice. Caracteristici cheie implementate:
|
|
|
Un grup de aplicații pentru a sprijini colaborarea și gestionarea cunoștințelor. Aplicații de afaceri: management de conținut Livelink vă permite să creați obiecte de date pentru stocarea și utilizarea conținutului, să capturați modificări și să gestionați fiecare componentă a structurii documentului până la paragrafe și secțiuni, să gestionați relațiile documentelor, să determinați disponibilitatea obiectelor de date și să automatizați procesul de creare a documentelor personalizate. Gestionarea inregistrarilor iRIMS de la Open Text oferă managementul ciclului de viață pentru toate documentele corporative și alte informații în format hârtie și electronic. Oferă interoperabilitate cu alte aplicații de procesare a informațiilor, se integrează cu e-mail și sisteme electronice managementul documentelor. Împreună cu Livelink oferă căutare, colaborare, gestionare a documentelor și flux de lucru.
|
||
|
Sistem de management al conținutului (pentru sistemul de management al informațiilor întreprinderii). Hummingbird DM transformă informațiile stocate în documente într-o bază de cunoștințe a unei firme. Sistemul vă permite să organizați și să gestionați documentele corporative, oferă lucru în comun cu acestea, procesează cererile de la utilizatorii sistemului și asigură, de asemenea, siguranța informațiilor. Administratorii Hummingbird DM pot configura structura de conținut, precum și configurarea sistemului, structura de stocare a documentelor, formularele documentelor, importarea metadatelor, integrarea sistemului cu alte aplicații, configurarea de la distanță și centrală a interfețelor utilizator și gestionarea stării documentelor. Poate funcționa și împreună cu
|
||
|
Microsoft Exchange Server 2000 |
O platformă de mesagerie și colaborare. Microsoft Exchange Server servește ca o platformă pentru e-mail, programarea echipelor, colaborare și gestionarea documentelor și aplicațiile de rutare a documentelor. Microsoft Exchange 2000 Serverîmpreună cu clientul Microsoft Outlook 2000, oferă o infrastructură de mesagerie și colaborare fiabilă, scalabilă și ușor de gestionat, care oferă utilizatorilor acces la o bază de cunoștințe. Microsoft Exchange 2000 complet integrat cu sistem de operare Microsoft Windows 2000și este conceput pentru organizații de orice dimensiune: de la organizații mici până la cele mai mari întreprinderi distribuite geografic. Sistem modern de stocare a resurselor web Sistem de stocare web Microsoft combină fiabilitatea și scalabilitatea Microsoft Exchange 2000 cu disponibilitatea și deschiderea Internetului, oferind astfel atât un depozit de cunoștințe cu capabilități avansate, cât și o platformă pentru aplicații de afaceri. Server de conferințe Server de conferințe Exchange 2000 este o platformă pentru informații complete, servicii de conferințe audio și video care deschide noi oportunități de colaborare. |
|
|
Novell Group Wise 6 |
Un instrument de mesagerie și colaborare în mediul one Net, precum și pentru colaborare. GroupWise 6 este un instrument Net de mesagerie și colaborare și o soluție de colaborare. GroupWise 6Îmbunătățește productivitatea în cadrul unei organizații prin accelerarea timpilor de răspuns, extinderea colaborării, interacțiunile securizate cu furnizorii și clienții și oferind administratorilor posibilitatea de a personaliza tehnologia pentru a satisface nevoile și obiectivele afacerii. Principalele avantaje:
|
|
|
Lotus Domino.Doc |
O soluție modernă pentru gestionarea documentelor într-un mediu distribuit. O soluție modernă pentru gestionarea documentelor într-un mediu distribuit. Domino.Doc bazat pe o arhitectură web distribuită. Domino.Doc sunt parte integrantă pachetul software IBM Enterprise Document Management Suite (EDMSuite) pentru gestionarea documentelor la nivel de întreprindere. Principalele proprietăți și avantaje:
|