V činnosti každej organizácie sa vytvára osobitná kategória prípadov - prípady trvalého uloženia. V článku vám povieme, ako zariadiť takéto prípady na presun do archívu.
NEUSTÁLE - KOĽKO?
Podmienky uchovávania dokumentov sú stanovené štandardnými zoznamami:
- Zoznam typických manažérov archívne dokumenty generované v priebehu činnosti vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uchovávania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. 8. 2010 č. 558 v znení neskorších predpisov zo dňa 16. 2. 2016; ďalej len zoznam 2010);
- Zoznam typických archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckých, technických a výrobné činnosti organizácie s uvedením podmienok skladovania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. júla 2007 č. 1182 v znení zmien a doplnkov z 28. apríla 2011; ďalej len zoznam 2007).
Dobu uchovávania dokumentov je možné nastaviť aj v priemyselných predpisoch. V tomto prípade možno slovo „natrvalo“ nahradiť synonymom, napríklad „na neurčito“.
- Ak organizácia nie je zdrojom akvizície štátneho archívu.
Stĺpec 3 „Obdobie uchovávania dokumentov“ zoznamu 2010 obsahuje poznámku pod čiarou<*>, v ktorom sa uvádza, že doba uloženia „trvalých“ (Trvalých) dokumentov v organizáciách, ktoré nie sú zdrojmi akvizície štátnych, mestských archívov, nemôže byť kratšia ako desať rokov. Hovoríme len o tých dokumentoch, ktorých doby uchovávania sú uvedené v zozname 2010.
Ak teda organizácia nie je zdrojom akvizície štátneho (mestského) archívu, musí uchovávať dokumenty s „trvalým“ obdobím najmenej 10 rokov a následne ich mať možnosť zničiť v bežnom režime spolu s obalmi. ktorých platnosť do tohto času vypršala. Zároveň v pokynoch pre kancelársku prácu alebo v inom miestnom regulačnom akte o uchovávaní dokumentov je vhodné ustanoviť minimálny termínúložisko pre tieto dokumenty. Napríklad:
Keďže Spoločnosť nie je organizáciou – zdrojom akvizície štátnych (mestských) archívov, doba uchovávania je „trvalo“ riadiace dokumenty rovná sa 10 rokom.
Poznámka
Zoznam z roku 2007 neobsahuje žiadne takéto poznámky pod čiarou ani pokyny iným spôsobom. Ak má teda dokument podľa Zoznamu 2007 „trvalú“ dobu uchovávania, znamená to uchovávanie počas celej existencie organizácie.
- Ak je organizácia zdrojom akvizície štátneho archívu, potom obdobie uchovávania „natrvalo“ znamená „pokiaľ organizácia existuje“. Ak má likvidovaná organizácia nástupcu, tak „trvalo“ bude trvať po celú dobu existencie nástupníckej organizácie. V prípade, že sa organizácia zrušuje bez nástupcov, štátny archív, do ktorého patrí, preverí hodnotu dokumentov s trvalou dobou uloženia a tie, ktoré uzná za užitočné, prevezme do svojich úložísk. Dokumenty, ktoré archív nezaujíma, môžu byť zničené.
FORMUJEME A ORGANIZUJEME PRÍPADY A DOKUMENTY
Vlastnosti tvorby prípadov
Príprava prípadu na uskladnenie začína dlho predtým, ako je dokument dokončený v evidencii. Všetky procesy DOW sa vykonávajú postupne a sú vzájomne prepojené.
Poznámka
Už v procese prijímania prichádzajúci dokument alebo vytvorením odchádzajúceho, musíte pochopiť, v akom prípade bude dokument umiestnený a aké sú vlastnosti vytvorenia tohto prípadu.
Napríklad objednávky na hlavné činnosti by sa mali brať do úvahy a mali by sa vytvárať striktne oddelene od objednávok pre personál. Opakom často hrešia malé organizácie, kde sekretárka spája funkcie referenta a personalistu. Pred odoslaním takéhoto zloženého súboru na uloženie bude potrebné ho rozpustiť, a to je práca navyše.
Pokiaľ ide o korešpondenciu, mala by byť tvorená podľa princípu „žiadosť-odpoveď“, keď sa každý došlý alebo odoslaný list zakladá do súboru podľa otázky, a nie podľa typu (došlý alebo odoslaný). Musí sa to urobiť okamžite, inak, keď príde čas na odoslanie prípadov na uskladnenie, sekretárka strávi veľké množstvočas formovať históriu korešpondencie.
Spôsoby usporiadania dokumentov
Dokumenty v prípade môžu byť systematizované:
- chronologicky, teda v čase stvorenia. V takýchto prípadoch sú dokumenty spravidla usporiadané striktne podľa evidenčných čísel, napríklad:
|
Číslo listu prípadu (zväzok) |
|
|
Objednávka zo dňa 1.12.2015 č.1 |
|
|
Objednávka zo dňa 13.01.2015 č.2 |
|
|
Objednávka zo dňa 13.01.2015 č.3 |
|
|
Objednávka zo dňa 16.01.2015 č.4 |
|
|
Objednávka zo dňa 19.01.2015 č.5 |
|
- abecedne- napríklad priezviská alebo názvy projektov:
- Kombinovaný spôsob- najprv sú dokumenty usporiadané v abecednom poradí a potom aj chronologicky, napríklad:
|
Dokument a jeho registračné údaje |
Číslo listu prípadu (zväzok) |
|
Korešpondencia so spoločnosťou Astra LLC |
|
|
Oddeľovací list |
|
|
Ref. č. 53 zo dňa 14.01.2015 |
|
|
In. č. 243 zo dňa 16.01.2015 |
|
|
Ref. č. 105 zo dňa 23.01.2015 |
|
|
In. číslo 341 zo dňa 28.01.2015 |
|
|
Korešpondencia so spoločnosťou Vasilek LLC |
|
|
Oddeľovací list |
|
|
In. č. 14 zo dňa 12.01.2015 |
|
|
Ref. č. 18 zo dňa 13.01.2015 |
|
|
In. č. 201 zo dňa 15.01.2015 |
|
Dokumenty rozdelené do blokov abecedne sú od seba oddelené napríklad farebnými oddeľovačmi. Toto je voliteľné, ale výrazne uľahčuje prácu s hlasitosťou. Pri číslovaní hárkov oddeľovače prijímajú čísla všeobecný poriadok.
Takže v čase, keď sú súbory uložené na uloženie, dokumenty už budú správne sformované do súborov a vo vnútri súborov budú systematizované.
PRÍPRAVA DOKLADOV NA REGISTRÁCIU
- Prebytok odstránime. S najväčšou pravdepodobnosťou sa doteraz dokumenty uchovávali v zložkách - registrátoroch. Vyberať z nich dokumenty je ešte priskoro. Na začiatok si prelistujme každý priečinok a zo samotných dokumentov odstráňte koncepty, dubletové (opakované) kópie dokumentov, hárky s poznámkami a kancelárske sponky a zošívačky.
- Prípady delíme na zväzky. V tejto fáze určujeme, koľko zväzkov prípadu sa nakoniec ukáže a ako je lepšie rozdeliť dokumenty na zväzky: podľa mesiacov, podľa počtu listov, podľa dodávateľov, podľa priezvisk atď. V súlade s bodom 4.20 Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívny fond Ruská federácia a iné dokumenty na úradoch štátnej moci, miestne samosprávy a organizácie (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526; ďalej - Pravidlá 2015) v každom prípade by nemalo byť viac ako 250 listov.
Vôbec nie je potrebné vymýšľať nejaký systém delenia dokumentov do zväzkov, stačí sa držať tohto pravidla. Rovnomerné rozloženie listov po prvé umožňuje vytvárať zväzky približne rovnakej hrúbky a po druhé uľahčuje vyhľadávanie dokumentov v súbore. Ak je teda v súbore asi 300 listov, potom je lepšie vytvoriť dva zväzky po 150 listov, a nie 250 a 50.
Potom opatrne vytiahneme dokumenty z priečinkov, rozdelíme ich po zväzkoch a pristúpime k registrácii na uloženie.
REGISTRÁCIA POUZDRA NA SKLADOVANIE
V závislosti od doby skladovania môžu byť prípady spracované čiastočne alebo úplne. Všetky prípady podané v organizácii, ktoré majú trvanlivosť viac ako 5 rokov, sú čiastočne spracované, s výnimkou prípadov týkajúcich sa personálu. Plný dizajn Nasledujúce prípady podliehajú skladovaniu v súlade s pravidlami z roku 2015:
- doba trvalého skladovania;
- dočasné (nad 10 rokov) skladovacie obdobie;
- personálne doklady všetky vrátane tých, ktoré majú päťročnú trvanlivosť).
Etapy registrácie každého zväzku.Úplná registrácia na uloženie každého zväzku súboru prebieha v nasledujúcom poradí:
1) číslovanie listov prípadu;
2) vypracovanie interného súpisu prípadu;
3) registrácia listu - svedok prípadu;
4) ukladanie alebo viazanie dokumentov prípadu;
5) dizajn obálky (titulná strana).
Prvá fáza: číslovanie listov zväzku
Ak dokumenty predtým niekto očísloval v tom istom pravom hornom rohu a nové číslovanie sa nezhoduje so starým, prečiarknite staré číslo a napíšte vedľa neho nové. Čísla nalepené v iných častiach hárku nie je potrebné opravovať. Ak je v tomto zväzku zahrnutá brožúra s vlastným číslovaním strán, potom každý jej hárok vrátane obálky dostane svoje číslo vo všeobecnom poradí.
Každý očíslovaný zväzok môže byť označený nálepkou s nasledujúcimi informáciami:
- celkový počet listov;
- vynechané čísla;
- čísla písmen.
Tieto informácie sa nám budú hodiť o niečo neskôr pri zostavovaní svedeckého listu prípadu.
Ak je v zväzku niekoľko chýbajúcich a napísaných čísel, je potrebné ich zohľadniť pri počítaní počtu listov. Napríklad, ak je v zväzku 100 hárkov podľa čísel, ale chýbajú tri čísla a dva písmená, celkový počet hárkov v zväzku bude 99 (100 - 3 +2).
Pravidlá z roku 2015 nehovoria nič o počte revízií v číslovaní zväzkov. Je zrejmé, že ak je príliš veľa chýb, je lepšie hárky prečíslovať. Nie je však známe, s akým významom toto „príliš veľa“ začína. V tomto prípade Vám odporúčame oboznámiť sa s bodom 75 Pravidiel pre prácu notárskej kancelárie (schválené rozhodnutím Správnej rady FNP zo 17. decembra 2012, nariadením Ministerstva spravodlivosti Ruska zo 16. apríla, 2014 č. 78):
extrakcia
z Poriadku práce notárskeho úradu
75. […] Ak sa pri číslovaní listov v prípade (zväzku) urobí viac ako 5 chýb, hárky prípadu (zväzku) sa znova očíslujú.
Toto pravidlo nie je potrebné pre bežnú kancelársku prácu, ale aspoň poskytuje predstavu o tom, koľko chýb je lepšie prečíslovať zväzok.
Druhá fáza: zostavenie internej inventarizácie zväzku
Zostavenie internej inventarizácie dokladov zväzku nie je vždy potrebné. Aby som citoval pravidlá z roku 2015:
extrakcia
z Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie
a iné dokumenty v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách
4.30. Na zaznamenávanie dokumentov určitých kategórií prípadov na tlačená kópia(osobné veci, súdne veci, materiály trestných vecí, veci udeľovania akademických titulov a udeľovania akademických titulov, veci súvisiace s vydávaním osvedčení o autorských právach a patentových vynálezoch) sa zostavuje interný inventár spisov.
Vnútorný inventár je akýmsi obsahom zväzku.
Tajomník môže v prípade potreby vytvoriť interný inventár pre iné kategórie prípadov. Tu je to, čo o tom hovoria Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo 6. februára 2002):
extrakcia
zo Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií
3.6.17. Na evidenciu dokumentov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa zostavuje interná inventarizácia spisov, ktorých účtovanie je spôsobené špecifikami tejto dokumentácie (najmä cenné, osobné, súdne, vyšetrovacie spisy a pod.), nakoľko ako aj evidovať trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uchovávanie, tvorené podľa druhov dokumentov, ktorých názvy neprezrádzajú konkrétny obsah dokumentu.
Internú inventúru je teda možné zostaviť tak za zväzok s objednávkami na hlavnú činnosť (najmä ak v ňom bolo porušené číslovanie v dôsledku nesprávnej systematizácie), ako aj za zväzok s korešpondenciou, ak to uľahčuje použitie zväzkov.
Formulár internej inventarizácie je uvedený v Pravidlách 2015 (príloha č. 27). Inventár má vlastné číslovanie listov, ktoré je možné automaticky zapísať vo fáze vytvárania dokumentu v MS Word (príklad 1).
Tretia fáza: vyhotovíme dôkazový list prípadu
Pre každý zväzok prípadu je zostavený certifikačný list. Tlačivo hárku obsahuje aj Pravidlá 2015 (príloha č. 8). Vypĺňanie je jednoduché: už vieme, koľko listov je v každom zväzku, ako aj koľko z nich chýba a čísla sú označené písmenami. Pokiaľ ide o „vlastnosti fyzického stavu“, potom hovoríme o:
- o roztrhaných listoch;
- lepené listy;
- brožúry, šité a zapečatené dokumenty ako súčasť zväzku;
- hárky väčšieho formátu ako väčšina v zväzku a iné neštandardné dokumenty pre tento zväzok (príklad 2).
Štvrtý krok: Zošitie zväzku
- Vyberáme kryt. Doklady o trvalej trvanlivosti sa vydávajú v kartónových obaloch špeciálne určených pre prípady trvalej trvanlivosti (obr. 1). Je ľahšie ich nájsť na webových stránkach internetových obchodov, a nie na obchodných podlahách - tento produkt nie je najobľúbenejší, takže ho často zabúdajú umiestniť na pult.
Kartónová väzobná zložka je doplnená o pružný široký chrbát s lepiacou vrstvou. Horný a spodný kryt sú zvrásnené s odsadením od ľavého okraja 25 mm, čo umožňuje listovanie v puzdre ako knihu a kopírovanie listov bez problémov.
Zväzok navrhnutý v takomto obale vyzerá ako obyčajná kniha, len vo veľkom formáte. Takto navrhnuté zväzky je možné umiestniť vertikálne na policu bez obáv, že sa prehnú a rozdrvia obsah.
- Vyrábame kryt. Ak sa manažmentu zdá, že je to príliš drahé, sekretár bude musieť vziať nožnice, kartón a vytvoriť kryty sám. Výroba slušných obalov však bude fungovať iba vtedy, ak nájdete kvalitný kartón narezaný na listy rovnaké alebo o niečo väčšie ako A4. Z obyčajného „Pre detskú kreativitu“ nič dobré nevzíde.
Aby ste si obal vyrobili sami, budete potrebovať kartón, hárok bumvinylu (odolný, vodeodolný viazací materiál na papierovej báze) a obojstrannú pásku.
Princíp šitia zakúpených a domácich krytov je rovnaký:
1. Spojte spodný kryt, dokumenty a horný kryt, navŕtajte a zošite väzbu.
2. Mäkký materiál (v prípade vlastnej výroby - prúžok bumvinylu) zabaľte za spodný kryt a pásku zospodu pevne prilepte (obr. 2).
V dôsledku toho bude domáci kryt vyzerať takmer rovnako ako na obr. 3.
- Používame dierovačku. Keďže sa dokumenty zošívajú do 4 otvorov, je lepšie na to použiť špeciálne 4-dierkové dierovače, ktoré naraz prerazia stoh dokumentov od 150 do 300 listov (obr. 4, 5).
Môžete použiť aj bežný 10-listový dierovač s dvomi otvormi, ale týchto desať listov budete musieť predierovať dvakrát. Vzdialenosť medzi štyrmi otvormi by mala byť 8 cm (podľa
s odporúčaniami GOST 17914-72 „Kryty na puzdrá na dlhodobé skladovanie. technické údaje“), takže glukomer by mal byť nastavený na „888“.
Pred dierovaním otvorov do zväzku musíte usporiadať dokumenty prípadu v nasledujúcom poradí:
1) interný inventár (ak bol vytvorený);
2) dokumenty prípadu;
3) certifikačný list.
- Vyberieme ihlu a niť. Ihla na šitie je príliš malá, je lepšie použiť vrecúško (tzv. "cikánske") - dlhé (asi 12 cm) a so širokým očkom. Niť bude potrebovať silnú, ale môžete ju zložiť niekoľkokrát a obvyklú. Dá sa šiť aj bankovým špagátom, ale navliecť ho ani do „cikánskej“ ihly nie je jednoduché.
Dĺžka vlákna na štandardnom objeme je približne 1 meter. Najlepšie je určiť si optimálnu dĺžku sami empiricky - už pri treťom zošitom zväzku bude jasné, koľko to bude potrebné. Na konci nite nie je potrebné viazať uzol, ako pri bežnom šití - v každom prípade sa konce zastrihnú na optimálnu dĺžku. Ak bol objem prepichnutý (prepichnutý, navŕtaný) opatrne, nebudú žiadne problémy s navliekaním nite, pretože priemer ihly je oveľa menší ako priemer otvoru z vŕtačky alebo dierovača.
Smer ihly s niťou pri šití objemu je znázornený na obrázku 6.
Po vytiahnutí oboch koncov nite zo zadnej strany zväzku sa tieto zviažu (nie pevne, aby sa zväzok dal nielen otvoriť, ale v prípade potreby aj urobiť kópiu akéhokoľvek dokumentu, ale nie slabo, aby listy puzdra „nechodili“) a boli odrezané.
Poznámka: vo všeobecnosti a práca personálnej kancelárie Konce závitov nie je potrebné vytiahnuť z vnútornej strany krytu a pripevniť ich overovacou nálepkou. Konce sú odrezané a ak je to možné, skryté pod krytom. Ak nie je kryt, jednoducho sa vytlačia zvnútra bez akýchkoľvek ďalších manipulácií.
Piata fáza: vyrobíme titulnú stranu (obálku) zväzku
Podoba titulnej strany veci je uvedená v Pravidlách 2015 (príloha č. 28). Jeho plnenie väčšinou nespôsobuje ťažkosti. Nezabudnite len na to, že horný riadok obálky „Názov štátneho (obecného) archívu“ zostáva prázdny. Ak sa prípad niekedy dostane do štátneho archívu, jeho pracovníci si tento riadok vyplnia sami.
V ľavom dolnom rohu titulnej strany je nalepený archívny kód kufríka: číslo fondu, súpisné číslo a číslo tejto úložnej jednotky podľa súpisu (príklad 3).
Prilepte titulnú stranu na obálku zväzku. Najlepšie je použiť PVA lepidlo, no potom treba puzdro hneď na niekoľko hodín vystaviť tlaku, inak sa titulná strana nerovnomerne prilepí a miestami sa pokrčí. Najmenej vhodné je na to lepiaca tyčinka (obal sa za pár hodín odlepí) a kancelárske lepidlo (príliš tekuté a pokazí titulnú stranu tak, že ju nezachráni žiadna tlač). Tlač obalov na listy s lepiacou vrstvou je nákladná a neefektívna: „lepiaca vrstva“ na nich je podmienená a kryt je možné odstrániť jedným pohybom ruky.
Algoritmus registrácie dokumentov na trvalé uloženie je teda nasledujúci:
ČO KÚPIŤ V ARCHÍVE
Sortiment špeciálneho papiernictva pre archív prezentovaný v obchodoch je malý, ale môžete si niečo vybrať.
- Stroje na archívnu väzbu. Objem puzdra je v nich upevnený a prevŕtaný. Stroj môže byť ručný (na vŕtanie je potrebné otáčať špeciálnou rukoväťou, obr. 7) a elektrický (vŕtačka sa spúšťa stlačením tlačidla, obr. 8). Názory odborníkov na tieto stroje sa líšia: niekto ich považuje za pohodlné, niekto - presne naopak. Ale diera vyrazená dierovačom vyzerá rozhodne hladšie a úhľadnejšie ako diera vyvŕtaná strojom.
- Úložný box. Hotové zväzky možno jednoducho položiť na policu alebo dodatočne zabaliť do škatúľ. Existuje veľa druhov krabičiek. Všimnime si napríklad škatuľku so šnúrkami, v ktorej je umiestnených niekoľko viazaných zväzkov puzdier (obr. 9).
V predaji nájdete aj veľké boxy s odklápacím vekom (obr. 10). Tento box pojme 10 alebo viac zväzkov.
Je vhodné získať požadovaný objem alebo zväzok z krabíc so sklopným vekom bez vyberania krabice z police. Niektoré boxy majú dokonca špeciálne upevňovacie konzoly, ktoré umožňujú vytvoriť regál spojením boxov (obr. 11).
Je možné pri podávaní prípadov použiť písmenové čísla listov? Používa sa číslovanie písmen v modernej kancelárskej práci, alebo tento spôsob už nie je aktuálny?
Z článku sa dozviete:
Slovo „litera“ prišlo do nášho jazyka z latinčiny a doslova znamená „písmeno“. Viacerí sa s ním stretli ako súčasť poštovej adresy, kde slúži na objasnenie stavby, napr.: číslo domu 81, písmeno A. Niekto si ho pamätá z rozprávania o Sherlockovi Holmesovi, ktorý viedol „dôstojnú zbierku darebákov“ pod písmeno „M“. V modernej kancelárskej práci našla táto metóda číslovania tiež široké uplatnenie. Je vhodný na presnú identifikáciu dokumentov, ich radenie v archívoch a katalógoch.
Väčšina úradnej dokumentácie spoločnosti je uložená v jej archíve na obdobia stanovené na legislatívnej úrovni. Jeho príprava na presun do archívu je dôležitým administratívnym procesom. Všetky papiere musia byť riadne pripravené a zviazané. Čo sa týka číslovania listov v prípadoch pripravených na archiváciu, možno ho rozlíšiť ako samostatnú etapu tohto procesu.
Pri príprave prípadu je potrebné dbať na to, aby dokumenty, ktoré sú v ňom zahrnuté, zodpovedali nadpisu podľa nomenklatúry a boli usporiadané podľa určitých zásad: podľa posudzovaných problémov, geografických prvkov, chronológie alebo v abecednom poradí.
Číslo listu v archíve je zvyčajne súčasťou indexu dokumentov. Počas procesu indexovania sú všetkej dokumentácii priradené alfanumerické označenia. S ich pomocou sa dá presne identifikovať a v prípade potreby nájsť v archíve akýkoľvek úradný papier. Zloženie indexu je určené úlohami vyhľadávania.
Ako používať čísla písmen v inventári prípadov?
Na systematizáciu archívnych úložných jednotiek sa zostavuje súpis kaziet alebo archívny súpis. Pomáha viesť presné záznamy o prípadoch a odhaľuje ich obsah. V skutočnosti takýto inventár plní funkcie archívnej referenčnej knihy, čo je systematizovaný zoznam prípadov prenesených do archívu.
Pre prípady trvalého a dočasného uloženia, ako aj prípady personálu a špecifické prípady tejto organizácie sa vypracúvajú samostatné zoznamy.
Popis prípadu obsahuje nasledujúce prvky:
- Sériové číslo puzdra (jeho objem alebo časť);
- Index;
- Názov podľa obalu;
- dátumy prípadov;
- Počet listov;
- Poznámky.
Zväzky a časti kufríka majú nezávislé číslovanie. Ak je potrebné zapísať do súpisu úradné listiny s rovnakými nadpismi, potom sa v prvom prípade tento stĺpec vyplní úplne a nasledujúce homogénne prípady sa označia slovami „Rovnaké“. Ako príklad použitia čísel listov v inventári možno uviesť fragment zoznamu prípadov podľa personálu.
|
Index prípadov |
Názov prípadu |
Termíny |
Počet listov |
Čas použiteľnosti |
Poznámka |
|
|
Pracovné zmluvy s prepustenými zamestnancami. B - K.T.1 |
||||||
|
To isté. Písmená L - Z. T.2 |
||||||
V tomto fragmente puzdro obsahujúce pracovné zmluvy s prepustenými pracovníkmi, rozdelené do 2 zväzkov, v každom z nich sú dokumenty usporiadané v abecednom poradí. Prvé písmená mien zamestnancov slúžia ako čísla písmen sekcií pre každý zväzok.
Ako sa číslujú listy pri zostavovaní internej inventarizácie?
Interné v skutočnosti je to jeho názov. Tento dokument je zostavený pre prípady nasledujúcich kategórií:
- s trvanlivosťou viac ako 10 rokov;
- trvalé uloženie;
- prípady týkajúce sa personálu bez ohľadu na podmienky skladovania;
Jednotná podoba súpisu je uvedená v prílohe č.27 k vyhláške Ministerstva kultúry Ruskej federácie č.526 zo dňa 31.3.2015 „O schválení pravidiel na organizáciu skladovania, získavania, účtovania a používania dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie ...“. Podľa týchto pravidiel je pri podávaní veci potrebné zbaliť alebo zviazať všetky listiny, ktoré sú v nej zahrnuté, očíslovať ich, vyhotoviť osvedčovací list a interný súpis dokumentácie a zostaviť obal veci.
V procese číslovania existuje niekoľko jemností, o ktorých musí každý úradník vedieť:
- Číslo je umiestnené v pravom hornom rohu;
- Na jeho pripevnenie sa používa čitateľ alebo grafitová ceruzka;
- Listy interný inventárčíslované samostatne;
- Každý zväzok alebo časť puzdra má svoje vlastné číslovanie;
- Na výkresoch, fotografiách a ilustráciách je číslovanie uvedené na zadnej strane v ľavom hornom rohu;
- Hárok s pevne prilepenými dokumentmi je očíslovaný ako jeden, ak sú prilepené jedným okrajom, musí byť očíslovaný každý z nich;
- Dokumenty s vlastným číslovaním sa číslujú vo všeobecnom poradí;
Čo sa týka čísel písmen používaných v archíve, zapisujú sa v prípade, že sa v číslovaní vyskytli chyby. Ak je ich počet zanedbateľný, napríklad chýba len niekoľko listov, môžete chýbajúce strany vložiť do puzdra. Na číslovanie si vezmú predchádzajúce číslo, vložia ho na nečíslovaný hárok s pridaním indexu písmen vo vzostupnom poradí. Poradie číslovania bude vyzerať takto: 44,45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Tieto čísla písmen musia byť uvedené v inventári spisových dokladov v príslušnom stĺpci.
Môžu sa čísla písmen hodiť pri zostavovaní certifikačného listu prípadu?
Overovací hárok- toto samostatný dokument, ktorý je zostavený tak, aby zohľadňoval počet listov v prípade. Zákon to schválil jednotná forma(Príloha č. 8 Archívneho poriadku). Označuje:
- počet očíslovaných listov (číslami a slovami);
- počet listov vnútorného inventára;
- funkcie číslovania;
- informácie o fyzickom stave dokumentácie;
Údaje o prítomnosti písmenových čísel listov v zakladači sú informácie, ktoré musia byť uvedené v certifikačnom liste. Ak pri došlo k chybám, zmenilo sa alebo doplnilo jeho zloženie a priložené listy boli očíslované písmenami, je potrebné ich uviesť. Napríklad: „V súbore bolo zaradených a očíslovaných 213 (dvestotrinásť) listov, vrátane: písmenových čísel listov: 45a, 45b, 45c + listov vnútorného inventára - 4“.
Ak po vydaní osvedčovacieho listu dôjde k zmenám v zložení a stave veci (náhrada originálov kópiami, poškodenie alebo strata dokumentácie), je potrebné o tom urobiť riadny záznam s dátumom a odkazom na príslušný zákon.
Je možné v objednávkach použiť čísla písmen?
Priradenie jedinečných indexov všetkým objednávkam vydaným v organizácii je potrebné na tieto účely:
zefektívniť procesy registrácie úradnej dokumentácie;
urýchliť proces vyhľadávania a rozpoznávania zákazky vo všeobecnom dokumentárnom poli;
uľahčiť klasifikáciu pri príprave dokumentácie na archiváciu;
Číslovanie objednávok podľa GOST
Podľa " . národná norma Ruská federácia. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia...“, ktorá nadobúda účinnosť 1. júla 2018, povinná náležitosť každý dokument je jeho evidenčné číslo. Ide o číselný alebo alfanumerický identifikátor, ktorý zahŕňa poradové číslo a dodatočné číslo písmena v súlade s nomenklatúrou prípadov organizácie.
digitálny kód - index v súlade s dátumom vystavenia objednávky od začiatku kalendárny rok;
číslo písmena je abecedná šifra, ktorá vám umožňuje určiť, či objednávka patrí do jedného alebo druhého typu;
Význam číslovania písmen
Čísla písmen v objednávkach sa používajú na zlepšenie efektívnosti indexovania dokumentov. Tento proces vám umožňuje priradiť každú z nich úradný papier, vrátane objednávky, jedinečný písmenovo-číselný index označujúci čas jej registrácie, miesto zostavenia, dobu vyhotovenia a dobu uloženia.
Tento postup je dosť individuálny. Je to definované schválené miestnymi predpismi spoločnosti. Dostupnosť čísel písmen závisí predovšetkým od celkového počtu vydaných objednávok a potreby ich zreteľného rozlíšenia podľa druhu.
V malých spoločnostiach sa objednávky podľa odrody spravidla nerozdeľujú. Pri príprave na archívne uloženie ich však referent potrebuje rozdeliť podľa doby uloženia. Pre toto cez lomku alebo pomlčku sa pridáva číslica písmena alebo index písmen: „k“ (personál), „l“ (personál). Prvý môže znamenať, že objednávka patrí do kategórie dokumentov s krátkodobými lehotami uloženia, druhý do skupiny dokumentov s dobou uloženia 75 rokov.
IN veľké spoločnosti indexový systém je možné rozšíriť na 10 alebo viac písmenových kódov. Často sa napríklad vyskytujú tieto písmená:
P - objednávky do zamestnania;
K - služobné cesty;
MK - miestne služobné cesty;
OTD - dovolenka bez mzdy;
OTK - školenia a pravidelné dovolenky;
Číslo listu je teda spôsob, ako identifikovať objednávku, zvýrazniť ju vo všeobecnom toku dokumentácie a jednoznačne určiť jej vlastníctvo.
Na dizajne certifikačného listu objem puzdra končí. Kde získať jeho formulár a ako vyplniť hárok certifikácie prípadu, aké sú čísla listov a aké vlastnosti stavu prípadu by sa v ňom mali odrážať, ako aj vzor hárku certifikácie prípadu v článku. Formulár si môžete stiahnuť aj tu.
Hárok-certifikátor prípadu: analýza formulára
Formulár svedeckého listu prípadu je prílohou č. 8 k. Pripomínam, že sú povinné pre každého.
Samotná forma je jednoduchá. Najprv číslami a slovami napíšeme, koľko listov prípadu je uložených v tom zväzku. Na listy internej inventarizácie sa neprihliada. Potom uveďte čísla posledných listov puzdra, napríklad:
od #1 do #204.
Potom prídu číslice s písmenami a vynechané čísla. Číslice s písmenami sú čísla s písmenami: 10a, 55a atď. Tvoria sa, ak sa pri číslovaní listov jeden omylom vynechal (všetci ľudia, všetci sa mýlia). V tomto prípade nemusíte nič opakovať, ale jednoducho zoberte predchádzajúce číslo a vložte ho na nečíslovaný hárok, ale s písmenom. Ukazuje sa napríklad 54, 55, 55a, 56, 57 ... ..
To isté s tými chýbajúcimi: omylom ste vynechali hárok o číslovaní - to je v poriadku, len to nezabudnite uviesť v certifikačnom hárku.
Ak nie sú žiadne hárky označené alebo chýbajúce, vložte do týchto polí pomlčky.
Potom samostatne uvádzame počet listov interného inventára.
Nasleduje tabuľka o vlastnostiach fyzického stavu puzdra. V ľavom stĺpci píšeme, aký druh funkcie, v pravom - na ktorých listoch. Vlastnosti sú rôzne: list môže byť roztrhnutý, naplnený vodou alebo niečím iným, kópia môže byť veľmi bledá alebo naopak tmavá na hranici čitateľnosti. Poďme to napraviť.
Tu sa odporúča uviesť základné pravidlá pre prácu archívov organizácií:
- počet listov s nalepenými fotografiami;
- počet veľkoformátových listov;
- obálky s prílohami a počet listov v nich priložených;
- prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli zaznamenané pri všeobecnom číslovaní listov prípadu.
Ak našťastie puzdro nemá žiadne vlastnosti, prečiarkneme túto tabuľku písmenom Z.
Certifikačný list je podpísaný osobou, ktorá ho zostavila.
Kde a ako je umiestnený certifikačný list
Svedecká listina prípadu sa ukladá ako posledná. Objem úplne dokončeného prípadu teda vyzerá takto: obálka s titulnou stranou, potom -, potom dokumenty prípadu, certifikačný list, obálka.
Ak boli pred vami prípady vyhotovené bez certifikačných listov, nemusíte pre ne vyšívať zväzky. List svedka sa potom prilepí za hornú časť listu na vnútornú stranu krytu puzdra.
Je možné vykonať zmeny v certifikačnom liste?
Pravidlá z roku 2015 vyžadujú, aby všetky zmeny vo fyzickom stave alebo zložení prípadu boli zaznamenané v certifikačnom hárku. Fyzická kondícia nevyvoláva otázky, no môže sa zloženie zošívaného puzdra naozaj zmeniť? Áno možno. Živým príkladom je ten, o ktorom sme hovorili pred týždňom. Keďže si po ne môžu kedykoľvek prísť, knihy o firmvéri zväzku nie sú prepichnuté. Obálky, v ktorých sú vložené, sú prepichnuté a 1 obálka zodpovedá jednému listu puzdra. Ak po niekoľkých rokoch niekto alebo jeho príbuzní požiadali o túto knihu, vydávame ju všeobecným spôsobom. Potom nezabudnite urobiť príslušný záznam v certifikačnom hárku puzdra, inak sa ukáže, že sme knihu stratili priamo z puzdra.
Pripravujete dokumenty na archiváciu? Nezabudnite urobiť vyhlásenie o dôkaze prípadu. Do príslušného formulára zadajte informácie o počte listov a ich fyzickom stave. Vysvetlite vlastnosti číslovania.
Z článku sa dozviete:
Certifikačný list v sústave účtovných dokladov
Moderná kancelárska práca je samostatnou oblasťou činnosti, ktorá sa venuje problematike dokumentácie, ako aj organizácii práce s dokumentáciou. Jedna z najdôležitejších oblastí kancelárska práca považovať za vytváranie prípadov. Pojem „prípad“ sa vzťahuje na dokumenty, ktoré sú zoskupené podľa zásady príslušnosti k jednej pracovnej oblasti. Prípad kombinuje dokumentáciu týkajúcu sa rovnakého problému. Môže ísť napríklad o personálne, výkaznícke alebo finančné dokumenty.
Od správnej distribúcie dokumentácie v prípadoch závisí bezpečnosť najdôležitejších kancelárskych papierov, ako aj rýchlosť ich vyhľadávania pri následnej práci. Veľký význam pri tvorbe vecí má systematizácia a usporiadanie listín v rámci veci, t.j. princíp jeho formovania.
Súpis patrí do kategórie účtovných dokladov a je vlastne akýmsi obsahom, zoznamom. V popise sú uvedené poradové čísla, identifikačné indexy, názvy, dátumy vydania, čísla strán. Potrebu a pravidlá zostavovania súpisov určuje interná normatívny akt: obchodné pokyny ako aj osobitné ustanovenia a pokyny.
Za účtovný doklad možno považovať aj výpis z veci. Obsahuje informácie o črtách obsahu prípadu v archíve inštitúcie a špecifikách jeho vzniku. Používa sa na sledovanie celkového počtu hárkov v prípade. Okrem toho opravuje vlastnosti ich číslovania.
Šablóna overovacieho listu
S cieľom urýchliť proces tvorby prípadov a zjednotiť existujúcu účtovnú dokumentáciu, pre také doklady, akými sú inventár a osvedčovací list prípadu, vypracúvajú a schvaľujú na legislatívnej úrovni vlastné špeciálne tlačivá.
Podľa Archívneho poriadku schváleného Ministerstvom kultúry SR (príkaz č. 526 zo dňa 31.01.2015) je súčasťou postupu pri zakladaní spisov v papierovej forme spolu s uložením listín, ich číslovaním, zostavením aj vyplnenie osvedčovacieho hárku. interný inventár a návrh krytu. Jeho tvar je definovaný regulačné požiadavky na organizáciu uchovávania archívnych dokumentov. Vzor osvedčovacieho listu prípadu je obsiahnutý v prílohe č. 8 Archívneho poriadku.
Štandardné podrobnosti formulára zahŕňajú:
- názov typu dokumentu;
- Názov pozície kompilátora;
- Podpis;
- dešifrovanie;
- Dátum prípravy;
Do formulára sa zadávajú tieto informácie:
Celkový počet listov prípadu (uveďte slovami a číslami);
Čísla písmen;
Zmeškané čísla;
Vlastnosti fyzického stavu a formovania puzdra;
Odporúčaná veľkosť papiera na registráciu formulára je A4. Toto by mala byť samostatná stránka, ktorá sa do súboru vloží ako posledná. V situácii, keď bolo puzdro pôvodne vypracované a zošité bez certifikačného hárku, nie je potrebné vyšívať zväzok, aby sa do neho forma lemovala. Stačí ho vyplniť a prilepiť zvrchu k vnútornej strane krytu. Výsledný prípad bude vyzerať takto:
Certifikačný list osobného spisu: vzorový návrh
Aktuálne Pravidlá organizácie uchovávania archívnych dokumentov (Príloha č. 8) ponúkajú pre návrh certifikačného listu tento vzor:
Táto vzorka platí pre všetky prípady trvalého a dočasného (viac ako 10 rokov) skladovacieho obdobia. Personálne prípady nie sú výnimkou z tohto pravidla. Všetky prípady, ktoré sa pripravujú na presun do archívu inštitúcie po skončení kalendárneho roka, musia byť popísané a vykonané v ustanovené pravidlami dobre. Vzhľadom na toto normatívny dokument, na konci každého prípadu na papierovej báze je potrebné založiť osvedčovací list. Je to v všeobecný prípad má formát A4, v kartotékach zodpovedá formátu karty. Hárok sa nesmie umiestniť na kryt puzdra ani na zadnú stranu poslednej strany.
Vedľajšie dokumenty:
Vyplnenie overovacieho hárku
Pri vypĺňaní certifikačného hárku prípadu je potrebné postupovať podľa nasledujúceho algoritmu:
Uveďte číslo prípadu pridelené v súlade s nomenklatúrou vecí;
Uveďte číslami a slovami celkový počet očíslovaných strán uložených vo zväzku (všimnite si, že vnútorný inventár sa v tomto prípade neberie do úvahy);
Uveďte čísla krajných hárkov, napríklad: „Od č. 1 po č. 308“;
Uveďte čísla písmen.
Písmenové číslo znamená číslo s písmenom, napríklad: 11a, 24b. Takéto čísla sa objavujú v situácii, keď pri číslovaní došlo k náhodnému preskočeniu jednej alebo viacerých strán. Aby sa číslovanie nezopakovalo, chýbajúce hárky sa priradia predchádzajúcemu číslu písmenom, napríklad: 33, 34, 34a, 34b, 35.
Uveďte chýbajúce čísla;
Ak v súbore chýbajú hárky s písmenami, je potrebné vložiť pomlčky do príslušných riadkov formulára osvedčovacieho hárku.
Upozorňujeme, že pri výpočte celkového počtu očíslovaných listov je potrebné vziať do úvahy počet chýbajúcich a označených listov. Ak teda napríklad posledný list zväzku má číslo 264, ale súbor obsahuje listy s písmenami 34a a 34b a vynechá sa aj list číslo 647, celkový počet listov sa vypočíta takto: 264+2-1=265.
Uveďte počet listov interného inventára;
Vyplňte stĺpce tabuľky o vlastnostiach fyzického stavu a formovaní prípadu. V ľavom stĺpci je potrebné objekt klasifikovať, v pravom stĺpci uviesť počty listov, na ktorých sa vyskytuje.
Medzi takéto vlastnosti patrí:
- prilepené fotografie;
- Neštandardný (veľký) formát;
- Prítomnosť obálok s prílohami (tabuľka označuje nielen prítomnosť obálky, ale aj počet listov, ktoré sú v nej vložené);
- Fyzické poškodenie (napr. roztrhané alebo podmáčané strany, ťažko čitateľné fotokópie);
- Dostupnosť tlačených kópií brožúr (ak počet strán nie je uvedený vo všeobecnom číslovaní, musí byť uvedený v tabuľke);
Ak dokumenty k prípadu takéto znaky nemajú, treba tabuľku prečiarknuť písmenom Z.
Uveďte meno pozície osoby, ktorá zostavila svedecký list, vložte podpis a dešifrujte ho.
Uveďte dátum vydania;
V niektorých prípadoch sa po registrácii prípadu môže zmeniť jeho zloženie a stav. Niektoré dokumenty sa môžu napríklad počas skladovania poškodiť. Alebo bude potrebné nahradiť originál kópiou jedného alebo druhého kancelársky papier. Ako ďalší príklad možno uviesť pracovné knihy, ktoré sa nevkladajú do prípadu, ale vkladajú sa do obálky. Po uplynutí určitého času bývalý zamestnanec alebo jeho príbuzní môžu požiadať o pracovnú knihu z archívu, čo povedie k zmene zloženia veci. V tomto prípade musia byť všetky vykonané zmeny zaznamenané v príslušnom zákone a v osvedčovacom liste prípadu by sa mala uviesť poznámka s odkazom na tento zákon.
Zápis v tomto prípade bude vyzerať takto:
Bola vydaná pracovná kniha (list 58), v Knihe evidencie pohybu pracovné knihy bol urobený zodpovedajúci záznam č. 118.
Vedúci oddelenia archívu Vasilyeva P.K. PC. Vasiliev
25.04.2017
Treba si uvedomiť, že správne vyhotovenie prípadov (vrátane vyplnenia certifikačného hárku) prispieva k bezpečnosti dokumentov a výrazne urýchľuje ich vyhľadávanie na ďalšie použitie. Okrem toho správne zoskupenie dokumentácie a jej systematizácia umožňuje uľahčiť také procesy, ako je kontrola hodnoty a príprava dokumentov na prenos do archívu.
Vedľajšie dokumenty:
Certifikačný list prípadu zostavený s prihliadnutím na počet listov v prípade v predpísanom tvare, ktorý je uvedený v prílohe č.
Pravidlá pre vyplnenie osvedčovacieho listu prípadu
A personálne ich treba po skončení kalendárneho roka, v ktorom vznikajú, pripraviť na presun do archívu. Predarchívna príprava spisov zahŕňa dva postupy: registráciu a popis.
Registráciu vykonáva osoba zodpovedná za prácu s dokumentmi. Návrh zahŕňa prípravu certifikačného listu.
List svedka sa vo veci vypisuje na samostatnom liste (formát A4, A5) na zadnej strane posledného prázdneho listu.
Je zakázané vyberať osvedčovací list na obale puzdra alebo na prázdnu zadnú stranu listu posledný dokument. Ak je puzdro zošité alebo zviazané bez formulára osvedčovacieho hárku, prilepí sa v hornej časti hárku na vnútornú stranu krytu puzdra.
V certifikačnom hárku je počet očíslovaných listov uvedený v číslach a slovách a samostatne prostredníctvom znamienka „+“ počet listov interného inventára (ak existujú).
V liste svedkov sú uvedené vlastnosti číslovania listov, fyzický stav dokumentov a vykonanie prípadu:
- prítomnosť písmenových čísel listov;
- prítomnosť chýbajúcich listov;
- počet listov s nalepenými fotografiami;
- počet veľkoformátových listov;
- počet obálok s prílohami a počet listov v nich priložených;
- počet poškodených listov:
- prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli označené vo všeobecnom hrubom číslovaní v prípade.
Počet chýbajúcich listov označených písmenom by sa mal zohľadniť pri konečných údajoch o počte očíslovaných listov. Napríklad posledný list kufríka má číslo 252, ale spis má listy s číslami 5a a 30a a chýbajúce číslo 17. V tomto prípade bude celkový počet listov 252+2-1=253.
Svedecký hárok je podpísaný jeho zostavovateľom, je uvedená jeho funkcia, dekódovanie podpisu, dátum zostavenia.
Všetky následné zmeny v zložení veci (poškodenie, nahradenie pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon.