- V našej organizácii všetky listy evidujú vykonávatelia do denníka samostatne, t.j. každý exekútor, ktorý pripravuje listy, sa môže v prípade neprítomnosti tajomníka samostatne zaregistrovať odchádzajúci dokument. Je možné sa zaregistrovať bez vedomia tajomníka a majú zamestnanci podniku právo na bezplatný prístup k registračným protokolom? Je možné previesť registračný denník do elektronickej podoby (napr excelový formát), a vôbec nepoužívať klasický papierový časopis?
- 1. Naše oddelenie eviduje prechod každého dokumentu, ktorý sa dostane na oddelenie, vr. interné - služba, memorandá. Vedúci personálneho oddelenia sa domnieva, že takto zvyšujeme tok dokumentov, keďže interné dokumenty nepodliehajú evidencii. Existuje nejaký predpis, ktorý hovorí, že takéto dokumenty sa musia evidovať?
- 2. V našej organizácii neevidujeme malý tok dokumentov a interné dokumenty. Všetky vysvetlivky, memorandá a poznámky vedú vedúci štruktúrnych oddelení v zložkách. Je to správne? Ak ich treba zaregistrovať, kto by to mal urobiť (každé oddelenie alebo sekretárka)? Dokumenty by sa v tomto prípade mali evidovať v jednom denníku alebo vo viacerých?
Číslo objednávky s výstrelom
Prosím, povedzte mi, je možné zadať číslo objednávky so zlomkom?
Napríklad tam je Objednávka č. 32, je možné vypracovať Objednávku č. 32/1?
Lepšie s listom, napríklad č.32a
Čo znamená rovnaký obsah?
no napríklad boli prijatí alebo vyslaní na služobnú cestu, teda obsah je rovnaký
Číslo cez zlomok je nežiaduce, však?
Zvyčajne samotný program 1C ponúka číslo objednávky so zlomkom, ak napríklad pošlete niekoľko ľudí na služobnú cestu s jednou objednávkou a vyberiete formulár T9 na tlač. Potom pre každého zamestnanca bude samostatná objednávka s číslom 32/1, 32/2 atď. Môžete si ho vytlačiť vo formulári T9a, potom budú všetci zamestnanci vyslaní na pracovnú cestu v jednej tabuľke.
Číslo s písmenom sa zvyčajne uvádza, ak je potrebné vykonať objednávku spätné datovanie a ďalšie číslo v poradí je už obsadené.
To je isté, sami to používame, aj keď vieme, že sa to nedá, no sú beznádejné situácie.
A tu je zaujímavé, ako sa k tomu stavajú kontrolné a dozorné orgány?
Ak s tým má niekto skúsenosť, podeľte sa.
zacnu si na to davat zvysnu pozornost, a pytat sa preco to tak je 😉
tie. ak objednávku vykonali týmto spôsobom - nech je v tejto veci všetko ostatné v dokumentoch v poriadku, potom nenájdu chybu, ale veľmi pozorne sa pozrú na všetkých ostatných 🙂
Je to tvoje právo. neexistujú žiadne dokumenty upravujúce číslovanie vašej dokumentácie. Hlavná vec, ako napísala Nadin-ka, je všetko riadne vykonané (vyhlásenie, podpisy a dátumy).
Vždy používam zlomky. Naozaj nie je čo robiť. Ak nie, tak ako?
Zmeny v číslovaní objednávok podľa personálu
Ahoj!
Prosím pomôžte.
Povedz..
Prosím pomôžte.
Čo robiť, ak dôjde k porušeniu číslovania objednávok? ..Čo hrozí, ak je číslovanie nesprávne?
Situácia: Zistil som svoj nedostatok (prihlásil som zamestnanca do práce - zákazku a pod. a až potom som v pracovnom zošite videl, čo mám robiť a pod. brigádne - z neskúsenosti som nazrel do zošita. neskôr, teraz som si uvedomil, že potrebujem vydať prácu na čiastočný úväzok, prepustiť a potom zamestnať na hlavnú činnosť). teraz potrebujes vystavit rozkaz o personalistike..a potrebujes to spatne. Opätovné vykonanie celého číslovania nie je možné, pretože jedno z nich sa už nachádza v zošite.
Povedz..
Citácia (Anastasia): Dobrý deň!
Prosím pomôžte.
Čo robiť, ak dôjde k porušeniu číslovania objednávok? ..Čo hrozí, ak je číslovanie nesprávne?
Situácia: Zistil som svoj nedostatok (prihlásil som zamestnanca do práce - zákazku a pod. a až potom som v pracovnom zošite videl, čo mám robiť a pod. brigádne - z neskúsenosti som nazrel do zošita. neskôr, teraz som si uvedomil, že potrebujem vydať prácu na čiastočný úväzok, prepustiť a potom zamestnať na hlavnú činnosť). teraz potrebujes vystavit rozkaz o personalistike..a potrebujes to spatne. Opätovné vykonanie celého číslovania nie je možné, pretože jedno z nich sa už nachádza v zošite.
Povedz..
Zatiaľ som do TC nič nepridal.
Citácia (Anastasia): Dobrý deň!
Prosím pomôžte.
Čo robiť, ak dôjde k porušeniu číslovania objednávok? ..Čo hrozí, ak je číslovanie nesprávne?
Situácia: Zistil som svoj nedostatok (prihlásil som zamestnanca do práce - zákazku a pod. a až potom som v pracovnom zošite videl, čo mám robiť a pod. brigádne - z neskúsenosti som nazrel do zošita. neskôr, teraz som si uvedomil, že potrebujem vydať prácu na čiastočný úväzok, prepustiť a potom zamestnať na hlavnú činnosť). teraz potrebujes vystavit rozkaz o personalistike..a potrebujes to spatne. Opätovné vykonanie celého číslovania nie je možné, pretože jedno z nich sa už nachádza v zošite.
Povedz..
Poviem vám, ako to celé prebiehalo na začiatku. Generálny riaditeľ otvorila LLC (našu) 16. Preto podľa všetkej dokumentácie pracuje od 16-tej. Ja, bez toho, aby som sa pozrel do nákupného centra, som to vydal okamžite od 16-tej ako na hlavnom pracovisku. Teraz vyplniť pracovná kniha- Videl som, že bol oficiálne zaregistrovaný do 31. v inej organizácii. Zaviazal som sa vypracovať prácu na čiastočný úväzok, aby bolo všetko v poriadku .. Opravte mi zárubne .. A všetky objednávky teraz lietajú .. číslovanie .. neviem čo mám robiť ..
Zatiaľ som do TC nič nepridal.
Citácia (Anastasia): Dobrý deň!
Prosím pomôžte.
Čo robiť, ak dôjde k porušeniu číslovania objednávok? ..Čo hrozí, ak je číslovanie nesprávne?
Situácia: Zistil som svoj nedostatok (prihlásil som zamestnanca do práce - zákazku a pod. a až potom som v pracovnom zošite videl, čo mám robiť a pod. brigádne - z neskúsenosti som nazrel do zošita. neskôr, teraz som si uvedomil, že potrebujem vydať prácu na čiastočný úväzok, prepustiť a potom zamestnať na hlavnú činnosť). teraz potrebujes vystavit rozkaz o personalistike..a potrebujes to spatne. Opätovné vykonanie celého číslovania nie je možné, pretože jedno z nich sa už nachádza v zošite.
Povedz..
Poviem vám, ako to celé prebiehalo na začiatku. Generálny riaditeľ otvorila LLC (našu) 16. Preto podľa všetkej dokumentácie pracuje od 16-tej. Ja, bez toho, aby som sa pozrel do nákupného centra, som to vydal okamžite od 16-tej ako na hlavnom pracovisku. Teraz som sa pustil do vyplnenia pracovného zošita - videl som, že oficiálne bol zaregistrovaný do 31. v inej organizácii. Zaviazal som sa vypracovať prácu na čiastočný úväzok, aby bolo všetko v poriadku .. Opravte mi zárubne .. A všetky objednávky teraz lietajú .. číslovanie .. neviem čo mám robiť ..
Zatiaľ som do TC nič nepridal.
Je možné zadať do objednávok nie priebežné číslovanie, ale pozostávajúce z dátumu?
Ahoj. Povedzte mi, prosím: objednávky na OD a DO je možné číslovať nie priebežne, ale podľa dátumu: napr. objednávka č. 25/08-O z 25.08. 2015?
A číslovanie z každého ročníka v rámcoch by sa malo začať odznova alebo pokračovať v číslovaní predchádzajúceho roku?
Dobrý deň!
Číslovanie objednávok nie je regulované.
V praxi sú objednávky na hlavné činnosti organizácie charakterizované používaním digitálnych indexov (čísel), to znamená jednoduchého sériového číslovania (1, 2, 3, 4, 5.), a pre objednávky pre personál alfanumerickým číslovaním. sa zvyčajne používa: 1-k , alebo 1k, alebo 1 l / s atď. Každá organizácia nezávisle vyvíja svoje vlastné pravidlá a systém registrácie dokumentov, ktoré sú stanovené v miestnom regulačnom akte.
Predtým sa dalo spoľahnúť štandardná inštrukcia kancelárska práca v federálne orgány výkonná moc, schválené Nariadenie Ministerstva kultúry a masovej komunikácie Ruskej federácie z 8. novembra 2005 N 536, kde bolo uvedené, že objednávky sú číslované sériovým číslovaním v rámci kalendárny rok. Zákazky na hlavné činnosti, personálne a zákazky sú číslované samostatne. Tento dokument už nie je platný a právny základ pre číslovanie neexistuje. Číslovanie dokumentov vo federálnych výkonných orgánoch sa však stále vykonáva.
Ak je v LNA pevne stanovené alfanumerické indexovanie objednávok, musíte očíslovať aj tieto objednávky.
Ako napríklad číslujete objednávky na personál (kádre)?
Číslo objednávky je určite prevzaté z 1C (a tam je sériové číslovanie objednávok) a je k nemu pridané písmeno „K“ alebo „L / S“
Ak je to tak, potom je lepšie číslovať zákazky na ochranu práce (platí aj pre zákazky na hlavné činnosti) v poradí a nie podľa dátumu, aby mala organizácia jednotné číslovanie zákaziek.
Evidencia dokumentov v otázkach a odpovediach
Evidenčné číslo dokument - multifunkčné rekvizity. Okrem svojho hlavného účelu - sériového číslovania dokumentov, pomáha index dokumentov riešiť rôzne úlohy. Podľa konečných sériových čísel na konci roka je možné sledovať rast objemu tokov dokumentov prechádzajúcich organizáciou, a teda aj sekretárkou, čo naznačuje nárast osobnej záťaže a môže sa stať základom pre zákonné požiadavky o zvyšovaní mzdy alebo zvýšiť počet zamestnancov sekretariátu.
GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. jednotný systém organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na vyhotovenie dokumentov “umožňujú podľa uváženia organizácie doplniť sériové registračné čísla identifikačnými indexmi (odsek 3.12), čo prispieva k riešeniu problémov rýchleho vyhľadávania konkrétneho dokumentu.
Číslovanie odchádzajúcich listov je teda doplnené o kód jednotky, ktorá iniciovala dokument. Aby nedošlo k zámene s definíciou administratívneho dokumentu, personálne príkazy sú očíslované priradeným indexom TO (personál) príp LS (personálom), je zvykom doplniť číslo objednávky o písmeno R .
Po prijatí žiadosti o vyhľadanie dokumentu môže sekretárka podľa čísla, presnejšie podľa dodatočne priradeného indexu, ľahko zistiť, v ktorom súbore (priečinku) ho má hľadať, napr.
č.26-r- v objednávkach;
č. 26-ls- v objednávkach pre personál;
č.26-opera- medzi zápisnice z operačných stretnutí.
Doplnením poradového čísla prijatého dokumentu o písm F (faxom) alebo E (Email) môžete vyriešiť problém účtovania spôsobu doručenia listu vašej organizácii bez zvyšovania registračných formulárov (logov).
Evidencia dokumentov je založená na nasledujúcich základných pravidlách.
- Jednotná registrácia. Dokument v rámci jednej inštitúcie je zaregistrovaný raz (pri vytvorení alebo prijatí). Dokument putuje z oddelenia na oddelenie pod vlastným jedinečným číslom, t.j. interné divízie dokument po prijatí zohľadnia pod pôvodne priradeným indexom a nepridelia nový. Toto pravidlo platí pre administratívnu dokumentáciu aj úradnú korešpondenciu.
- Včasnosť registrácie. Podľa bodu 16 Pravidiel pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477 (v znení zo 7. septembra 2011) sa vykonáva evidencia prijatých dokumentov v deň prevzatia, vytvorený - v deň podpisu alebo schválenia alebo v nasledujúci pracovný deň. Takéto požiadavky sú odôvodnené skutočnosťou, že oneskorenie dokumentu v štádiu registrácie skracuje čas na skutočné vykonanie k určenému dátumu. Takéto oneskorenie sa môže prejaviť pre zamestnancov alebo dokonca pre celú inštitúciu, bez ohľadu na formu vlastníctva, negatívne dôsledky. Postup a podmienky registrácie by sa mali odraziť v pokynoch pre kancelársku prácu konkrétnej spoločnosti.
- Oddelenie registrácií. Každý typ dokumentu má svoju samostatnú registráciu. Takže v samostatných registračných formulároch zohľadnite:
- prichádzajúca korešpondencia (došlé dokumenty);
- odchádzajúce dokumenty;
- interné poznámky;
- objednávky pre hlavnú činnosť;
- personálne príkazy;
- objednávky;
- zápisnica z predstavenstva;
- protokoly plánovacích stretnutí (RAM) atď.
- Registrácia sa vykonáva v rámci kalendárneho roka. Každoročne k 1. januáru sa číslovanie takmer všetkých druhov dokumentov (objednávky, došlé a odoslané listy, protokoly a pod.) vynuluje. Výnimkou sú súpisy prípadov trvalého uloženia. Tieto zásoby majú jedno číslo a priebežné číslovanie položiek počas celej doby existencie organizácie.
- Úplnosť odrazu informácií o dokumente pri registrácii. Pri zadávaní registračných údajov do denníka (databázy) sa uvádzajú všetky informácie dostupné na dokumente: index, dátum, odkaz na číslo a dátum žiadosti, meno adresáta/korešpondenta a jej obsah je popísaný v čo najkratšom čase. čo najpodrobnejšie. Okrem tradične zohľadňovaných informácií by mali byť účtovné formuláre doplnené o stĺpce, ktoré by odrážali doplňujúce informácie, ktoré zamestnanci alebo zákazníci najčastejšie požadujú (napríklad spôsob prepravy). Zoznam znakov, ktoré je potrebné vziať do úvahy, by mal byť napísaný v pokynoch pre prácu v kancelárii.
- Jednotnosť registračné záznamy bez ohľadu na jeho formu alebo formu prijatia (vytvorenia) dokumentu. Účtovanie dokumentov v organizácii je postavené podľa rovnakých pravidiel bez ohľadu na akceptovanú formu registrácie: ručne v denníku, v Exceli alebo pomocou špecializovaného programu na správu elektronických dokumentov.
Zvážte niekoľko konkrétne príklady spojené s registráciou dokumentov.
Mali by sa logy pre prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu flashovať?
Firmvér dokumentov je jedným z atribútov registrácie dokumentov s prísnou zodpovednosťou a / alebo dokumentov s trvalou dobou uchovávania. Protokoly na evidenciu došlej a odoslanej korešpondencie nepatria do kategórie prísneho hlásenia a doba ich uchovávania je 5 rokov. Okrem toho je možné uchovávať registračný denník v elektronickej forme. Teda blesk tento druh protokoly nie sú potrebné.
Musím registrovať listy odoslané faxom? Sú e-mailové správy protokolované?
Je potrebné rozlišovať medzi typmi dokumentov a spôsobmi ich prenosu: pravidlá registrácie sa rovnako vzťahujú na listy prijaté faxom, e-mailom, doručené kuriérom alebo prijaté „spätnou väzbou“ z oficiálnej webovej stránky organizácie.
Nie vždy je vhodné vytvárať samostatné evidenčné listy na účtovanie dokumentov prijatých úradom neštandardným spôsobom. Ak je potrebné opraviť spôsob prijatia dokumentu na úrade, je vhodnejšie zadať identifikačný kód do registračného „došlého“ čísla ( F - fax, EP - e-mail), prípadne doplňte registračný denník (databázu) o príslušný stĺpec, kde uviesť spôsob doručenia.
Ďalšou otázkou je, či je organizácia povinná odpovedať faxom resp elektronický dokument, vzhľadom na to, že u nás už tradične je význam dokumentu daný „živým“ podpisom autora a množstvo žiadostí (o osobných údajoch, o pohybe finančných prostriedkov na účte daňovníka) je úplne neplatných bez „živá“ pečať. Ale táto otázka je nad právomoci tajomníka.
1. Je možné evidovať objednávky po udalosti, ktorá už nastala, napr. príkaz na určenie zodpovednej osoby zo dňa 06.01.2012 na registráciu 06.10.2012?
2. V inštitúcii sú príkazy a pokyny evidované s minulým dátumom a číslom cez zlomok (napríklad 15/1, 15/2). Ako vysvetliť, že je to neprijateľné?
V čl. 4 Občianskeho zákonníka Ruskej federácie, je jasne uvedené, že akty civilné právo Nemám retroaktívne, na vzťahy vzniknuté po nadobudnutí ich účinnosti sa vzťahujú prípadné správne akty.
Podľa článku 3.11 R GOST 6.30-2003 je dátumom dokumentu dátum jeho podpisu. Pred týmto dátumom dokument vstúpi do právnu silu nemôže. Predstavte si, že po určitom čase vyjde najavo nejaká negatívna skutočnosť za obdobie od 1. júna do 10. júna, ktorá má za následok primerané následky (trest) pre osobu, ktorá bola určená za zodpovedného. Ako môže zamestnanec dokázať svoju nevinu? Navyše, ako mohol zabrániť vzniku tejto skutočnosti alebo splniť včas príkaz, ktorý mu v tom čase nikto nedal?
V žiadnom prípade by zamestnanec nemal byť zodpovedný alebo poverený vykonaním úlohy so spätnou platnosťou.
Aké regulačné dokumenty upravujú registráciu interných objednávok organizácie? Je možné zadať číslo objednávky podľa dátumu, napríklad č. 30/08?
Zákonodarca dnes nestanovil prísne pravidlá pre prideľovanie evidenčných čísel interným dokumentom. Každá spoločnosť má právo akceptovať akúkoľvek formu registrácie a opraviť ju vo vlastných pokynoch pre kancelársku prácu.
Spolu s tým odporúča používať GOST R 6.30-2003 poradové čísla, ktorý môže byť podľa uváženia organizácie doplnený o index prípadov podľa nomenklatúry prípadov, informácie o korešpondentovi, účinkujúcich a pod.
Tradične sú zákazky organizácie rozdelené do dvoch hlavných skupín: podľa hlavnej činnosti a podľa personálu. Evidencia objednávok sa vykonáva samostatne pre každú skupinu hrubým číslovaním v rámci kalendárneho roka. Aby nedochádzalo k zámene a zdvojovaniu, je zvykom dopĺňať čísla personálnych príkazov písmenom TO (personál) príp LS (personálne).
Treba poznamenať, že pravidlá v oblasti kancelárskej práce sa neobjavili náhle: každá z nich bola rokmi vybrúsená metódou pokus-omyl. Dodržiavanie jednoduchých pravidiel, ktoré sú rovnako vhodné pre malé spoločnosti a veľké holdingy, dnes umožňuje tajomníkovi prechádzať z organizácie do organizácie bez straty profesionality, ako aj samotnému podniku rozvíjať sa bez dodatočných nákladov na zásadné formátovanie štandardných procesov dokumentácie.
Navrhovaná možnosť číslovania objednávok (podľa dátumu) má značnú nevýhodu - nie je vhodná pre spoločnosť, kde je možné vystaviť viac objednávok denne. Kde je záruka, že z malého experimentálneho podniku zajtra nevyrastie veľký priemyselný holding?
V našej organizácii všetky listy evidujú vykonávatelia do denníka samostatne, t.j. každý exekútor, ktorý pripravuje listy, môže v neprítomnosti tajomníka samostatne zaregistrovať odchádzajúci dokument. Je možné sa zaregistrovať bez vedomia tajomníka a majú zamestnanci podniku právo na bezplatný prístup k registračným protokolom? Je možné previesť registračný denník do elektronickej podoby (napríklad vo formáte Excel) a nepoužívať klasický papierový denník?
Organizácia si určuje registračný formulár (v notebooku, Excel alebo EDMS) a postup pri zadávaní údajov sama. Neprítomnosť sekretárky na pracovisku by zároveň nemala zastaviť ani spomaliť obchodné procesy. Decentralizované vedenie jednej účtovnej databázy v elektronickej forme je dnes čoraz populárnejšie. Využívajú na to spoločnú počítačovú sieť, ktorá zverejňuje účtovný denník. Aby sa predišlo úmyselnému alebo náhodnému skresleniu už vložených informácií, mala by sa zabezpečiť ochrana údajov, ako aj diferencovaný prístup k udeľovaniu prístupových práv do databázy zamestnancom: zamestnanci zodpovední za kancelársku prácu štrukturálnej jednotky majú právo na robiť nové záznamy, zatiaľ čo zvyšok personálu môže informácie použiť iba na prehliadanie (vyhľadávanie).
Prechod na elektronické formuláreúčtovníctvo dokladov otvára nové možnosti v oblasti kancelárskej práce, uľahčuje proces registrácie, ako aj výrazne skracuje čas strávený sekretárkou pri hľadaní informácií o prichádzajúcom (odoslanom) dokumente na žiadosť kolegov a klientov.
Je možné viesť jednotné registre evidencie došlej, odoslanej a internej dokumentácie organizácie (pre všetky štrukturálne divízie naraz) alebo by mala mať každá divízia svoje denníky?
S cieľom zabezpečiť efektívnosť vyhľadávač je vhodné, aby organizácia mala jednotné účtovné denníky pre prichádzajúcu korešpondenciu zvonku, pre odosielané dokumenty, ako aj pre interné administratívne dokumenty. V týchto časopisoch sa zaznamenáva skutočnosť prijatia, odoslania a zverejnenia dokumentov organizáciou. Je však potrebné zorganizovať registráciu služieb a memorand, berúc do úvahy štruktúru spoločnosti: vo veľkých organizáciách môžu štrukturálne divízie samostatne viesť denník týchto dokumentov, v malých firmách môže byť táto povinnosť pridelená tajomníkovi.
Spolu s registráciou však musí organizácia vytvoriť záznamy o prechode všetkých týchto dokumentov medzi vnútornými štrukturálnymi divíziami. Toto účtovanie sa uskutočňuje rôznymi spôsobmi:
- prenos dokumentov z oddelenia na oddelenie je možné realizovať prostredníctvom služby dokumentačnej podpory, ktorá zachytáva ďalšiu etapu životnosti dokumentu;
- štrukturálne jednotky môžu samostatne viesť záznamy o dokumentoch, ktoré nimi prechádzajú;
- účtovanie o pohybe dokladu v rámci spoločnosti eviduje elektronický systém správy dokladov.
Je potrebné odlíšiť účtovanie dokladu od jeho evidencie. Dokument prijatý od organizácie tretej strany je teda zaregistrovaný s pridelením prichádzajúceho čísla tajomníkom (oprávneným zamestnancom). Po prijatí takéhoto dokumentu zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu štrukturálnej jednotky organizácie zapíše informácie o ňom do svojho registra pod číslom, pod ktorým dokument vstúpil do organizácie.
1. Naša fikcia S kontroluje priechod každého dokumentu, ktorý sa dostane na oddelenie, vr. interné - služba, memorandá. Vedúci personálneho oddelenia sa domnieva, že takto zvyšujeme tok dokumentov, keďže interné dokumenty nepodliehajú evidencii. Existuje nejaký predpis, ktorý hovorí, že takéto dokumenty sa musia evidovať?
2. V našej organizácii neevidujeme malý tok dokumentov a interné dokumenty. Všetky vysvetlivky, memorandá a poznámky vedú vedúci štruktúrnych oddelení v zložkách. Je to správne? Ak ich treba zaregistrovať, kto by to mal urobiť (každé oddelenie alebo sekretárka)? Dokumenty by sa v tomto prípade mali evidovať v jednom denníku alebo vo viacerých?
Objem toku dokumentov je počet dokumentov, ktoré prechádzajú organizáciou alebo jej divíziou. Existujú tri hlavné prúdy:
- prichádzajúce - dokumenty prijaté od organizácií tretích strán;
- odchádzajúce - dokumenty vytvorené na odoslanie mimo organizácie;
- interné - samotná služba a poznámky, vyhlásenia zamestnancov, ako aj objednávky, protokoly, úkony atď.
Evidencia dokumentov tieto dokumenty zohľadňuje, no nijako neovplyvňuje ich počet. Bez ohľadu na to, či je služobný list zaregistrovaný alebo nie, zvyšuje sa o 1 počet vytvorených (prijatých na vykonanie) interné dokumenty. Ustanovenie 3.4.9 metodické odporúčania o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych orgánoch výkonnej moci, schválený nariadením Federálneho archívu z 23. decembra 2009 č. 76, ustanovuje v pokynoch pre prácu úradu miesto a spôsob evidencie interných informácií a referenčných dokumentov ( správy, úradné, analytické poznámky, certifikáty atď.), postup pri prenose dokumentov medzi štrukturálnymi divíziami.
Oznámenia a memorandá možno evidovať v mieste vydania (v štruktúrnej jednotke) alebo centrálne u tajomníka. Výber spôsobu registrácie závisí od štruktúry organizácie a mal by byť špecifikovaný v pokynoch pre prácu v kancelárii.
Ďalším problémom je, že registrácia interných dokumentov môže spomaliť výmenu dokumentov medzi oddeleniami, dodatočne zaťažuje zamestnancov oddelení, ale je to lepšie ako požiadavka vedúceho personálneho oddelenia „mať na pamäti“ informácie o všetkých poznámky a ich budúci osud.
1. Účty za mesiac prichádzajú v jednej obálke. Ako ich zaregistrovať: všetky účty pod rovnakým číslom alebo každý účet musí mať pridelené vlastné registračné číslo?
2. Aké dokumenty sa evidujú v službe DOW? Musím evidovať účtovné doklady?
V kancelárskej práci existujú tri samostatné toky dokumentov: všeobecné dokumenty, personalistika a účtovníctvo. Oblasť zodpovednosti tajomníka zahŕňa všeobecné dokumenty, postup práce s ktorými je určený pokynmi pre prácu v kancelárii.
extrakcia
(schválené nariadením Spolkového archívu z 23. decembra 2009 č. 76)
3.4.2. Príjem a prvotné spracovanie prichádzajúcich dokumentov
Medzi dokumenty, ktoré nepodliehajú registrácii, patria dokumenty, ktoré si nevyžadujú vyhotovenie a neobsahujú informácie slúžiace na referenčné účely, napríklad: pozvánky, blahoprajné listy, telegramy, vstupenky, plány, programy seminárov, konferencií, sympózií a iných podobných podujatí, dokumenty o účtovníctvo, logistika, plánovanie, finančné dokumenty prijaté bez Sprievodný list* , propagačné dokumenty, komerčné ponuky, tlačené vydania, jednotné formy a papierovanie atď.
Priechod (vrátane účtovníctva) účtovné doklady(účty, úkony, platobné príkazy a pod.) upravuje Účtovná politika organizácie vypracovaná hlavným účtovníkom a je v kompetencii účtovníkov.
V praxi však nie je nezvyčajné, že sekretárka je obvinená zo straty účtovných účtov, úkonov atď. Aby sa predišlo konfliktom, sú sekretárky nútené viesť záznamy o prvotných účtovných dokladoch doručených poštou. Zároveň je zbytočné brať do úvahy samostatne každú faktúru a úkon prijatý od jednej organizácie v jednej obálke - stačí uviesť názov tejto organizácie a všeobecné informácie o obsahu obálky (pozri príklad).
PRÍKLAD
Fragment registra došlých dokumentov
Je možné evidovať objednávky so zlomkom
- Fedors Regular 8. decembra 2011, 22:04
- Lexandra Guru 9. decembra 2011, 08:23
- Kadrovichka hosť 9. decembra 2011, 11:52
V podstate je to možné. Každá organizácia musí mať svoje vlastné interné pokyny na riadenie personálnych záznamov. Dá sa v nej zaregistrovať poradie číslovania.
Ak triezvo posúdime možnosť odkladania zlomkov, vyvstáva otázka: prečo by sme vôbec mali číslovať objednávky rôznymi číslami? Dajte číslo 1, potom číslo 1/1. a tak ďalej do konca roka. Posledná objednávka bude číslo 1/100001.
Na druhej strane, všetci sme živí ľudia a všetci robíme chyby. Môžu nastať situácie, keď bude potrebné vykonať objednávky neskôr. Preto navrhujem túto možnosť: každý deň - nové číslo a všetky objednávky tohto dňa so zlomkami. Napríklad 2. decembra všetky objednávky od č.45, 45/1, 45/2 atď., 3. decembra 46, 46/1 atď. Opäť sa však ponúka otázka: čo ak boli príkazy vydané 2. a 4. decembra a potom sa zrazu ukáže, že príkaz musí byť vydaný spätne 3. decembra a čo treba urobiť? A ukázať kreativitu a vynaliezavosť a upraviť dokumenty tak, aby zákazka nadobudla platnosť 3. decembra, ale datuje sa od 2. decembra.
Príkaz Ministerstva práce Ruskej federácie zo dňa 28.12.2017 č. 888n O SCHVÁLENÍ ZOZNAMU INDIKÁCIÍ A KONTRAINDIKÁCIÍ NA ZABEZPEČENIE ZARIADENÍ TECHNICKEJ REHABILITACIE OSOBY V súlade s bodom 5.2.107 vyhlášky Ministerstva práce SR č. a […]
V každej spoločnosti, bez ohľadu na jej veľkosť, činnosť, príjem a iné ukazovatele, úradné dokumenty s podpisom vedúceho a pečiatkou organizácie.
Pri implementácii správy dokumentov je jedným z dôležitých úkonov číslovanie dokumentu. Nie je implementovaný vo všetkých prípadoch.
Dokumentácia musí byť pre jej objednanie očíslovaná. Entita má právo samostatne zriadiť svoj vlastný systém správy dokumentov, ako aj poradie ich číslovania.
Čo to je: koncept a podstata
Číslovanie predstavuje priradenie poradového čísla dokumentu.
Číslo sa uvádza v deň podpisu odchádzajúcej korešpondencie a v deň prijatia došlej korešpondencie.
Zadanie je znakom toho, že má právny účinok. Proces odstránenia číslovania znamená jeho registráciu vo všeobecnom systéme správy dokumentov podniku. A takýto dokument už nie je možné odstrániť a zbaviť sa ho.
Číslovanie straší základné ciele:
- systematizácia dokumentov v podniku;
- pohodlné vyhľadávanie;
- vykonávanie kontrolných akcií pre podpísanú dokumentáciu.
Čo existuje
Číslovanie môže byť prichádzajúce a vychádzajúce s dokumentáciou prijatou od organizácie tretej strany alebo mimo organizácie, resp.
Číslovanie môže byť automatické alebo Manuálny. Spravidla sa používa druhý spôsob uvádzania čísla, pretože je potrebné ho prideliť až po podpísaní dokumentu zodpovednou osobou. Pri automatickom priradení ho operačný program nastaví v čase kompilácie pred podpisom.
Samotné číslo (index) môže byť číselné, alfanumerické a zmiešané so znakmi. Číselný kód možno použiť samostatne (napríklad č. 156), abecedný a symbolický spolu s číselným (napríklad 12-11/158 alebo 12-k atď.). Písmená sa najčastejšie používajú v personálnych dokumentoch a sú označením jedného alebo druhého typu, napríklad príkaz na zamestnanie - „p“, na pracovnú cestu - „k“ atď.
V niektorých prípadoch, aby sa predišlo duplicite, nastavte číselné hranice. Napríklad č. 1 - 100 - príkazy na prijatie, č. 101 - 200 - na prepustenie.
Spôsob číslovania dokladov si vyberá samotná spoločnosť, ako je uvedené v lokáli právne úkony. Ak sa vykonajú nejaké zmeny, prejavia sa tam. Spôsob číslovania však môžete zmeniť až od začiatku nového kalendárneho roka.
Dokumenty o hlavnej činnosti sú očíslované oddelené od personálnej dokumentácie. Môžete automaticky číslovať pracovný program(najčastejšie 1C) a ručne.
Pre správne priradenie slúži registratúrny denník (evidenčná kniha). Odráža dátum, číslo, obsah a údaje o osobách, ktoré objednávku zostavili a podpísali.
Ak je pracovný tok spoločnosti veľký, potom sú v zložení okrem čísel aj písmená. Najčastejšie sa písmenové označenia používajú pre dokumenty s rôznou dobou uchovávania.
Registráciu je možné vykonať zadaním čísla, dátumu a mena do registračného denníka alebo hlavných charakteristík v systéme elektronickej správy dokumentov.
Spoločnosť si vyberá preferovaný spôsob registrácie. V niektorých prípadoch sa používajú oba typy. Toto nie je povinný postup, ale vykonáva sa s cieľom bezpečnosť a spoľahlivosť.
Registračný denník je zostavený na tlačená kópia a predstavuje tabuľku s názvami stĺpcov. Formu takého časopisu, ako aj obsah ustanoví právnická osoba.
Číslovanie sa vykonáva v závislosti od typov objednávok v spoločnosti.
Áno, vyniknúť nasledujúce činnosti:
- hlavný;
- personálom;
- administratívne a ekonomické.
V závislosti od odrody sa určuje miesto v systéme správy dokumentov spoločnosti, číslovanie a doba použiteľnosti.
Podľa hlavnej činnosti
Patria sem objednávky:
- o založení spoločnosti;
- o schválení štátneho harmonogramu;
- o schválení rozvrhu dovoleniek alebo pracovných ciest;
- o vytvorení samostatných štruktúrnych oddelení organizácie;
- o zlúčení s inými podnikmi;
- o reorganizácii alebo likvidácii;
- iné súvisiace s činnosťou spoločnosti.
Objednávky sú spravidla rozdelené v závislosti od doby uloženia na pridelenie evidenčných čísel.
Objednávky týkajúce sa hlavnej činnosti majú evidenčné číslo pozostávajúce z čísel a znakov, alebo len čísel. Písmenové označenia sa používajú najmä na číslovanie personálnych príkazov.
Personál
Tieto objednávky zahŕňajú celý tok dokumentov týkajúcich sa zamestnancov podniku. Odrody nasledujúci:
- o nábore;
- o preložení zamestnanca;
- o zamestnaneckých prémiách;
- o zvýšení;
- o prepustení;
- o disciplinárnom konaní;
- o pracovnej ceste;
- o tréningu a pod.
Inými slovami, všetky úkony vo vzťahu k zamestnancom spoločnosti sú stanovené príkazmi, ktoré sa týkajú vedenia personálnej evidencie.
Príklady a ukážky
Nižšie sú uvedené príklady dokumentov obsahujúcich číslo.
Toto poradie pozostáva z čísel a znakov. Čísla „02“ označujú číslo oddelenia prostredníctvom zlomku. čísla "17" - poradové číslo zo začiatku roka.
Ďalší pozostáva z čísel, znakov a písmen. Kde je číslo "15" číslo v poradí a cez zlomok písmeno "OD" - podľa hlavného typu činnosti.
A nakoniec tretí, ktorého index pozostáva výlučne z čísel „12“.
Ako je uvedené vyššie, všetka dokumentácia je zaznamenaná a uvedená v registračnom denníku. Evidencia objednávok na hlavnú činnosť obsahuje číslo objednávky, jej dátum, zhrnutie, údaje o zodpovednej osobe a spracovateľovi, ako aj lehota na pripomienkovanie.
Protokol označuje aj začiatok plnenia a jeho koniec. Na konci sa umiestni pečiatka a podpis osoby zodpovednej za vyplnenie. Potom sa prišije k predchádzajúcim. Spravidla sa zostavuje a používa počas celého kalendárneho roka.
Regulačná regulácia
Každá organizácia v priebehu svojej činnosti vydáva a podpisuje rôzne dokumenty. legislatívne neboli poskytnuté všeobecný systém tok dokumentov v rámci podniku, ako aj postup číslovania.
Len v niektorých štátnych orgánoch takéto činnosti upravujú príkazy vyšších rezortov vo vzťahu ku konkrétnym službám. Patria sem: Federálna daňová služba, Federálna pokladnica, Federálna služba pre prácu a zamestnanosť a ďalšie vládne agentúry.
Neštátne podniky samostatne vypracúvajú pravidlá pre udržiavanie obehu dokumentov v rámci svojho podniku, ktorý je stanovený objednávkou. Tieto pravidlá by však nemali byť v rozpore s federálnym zákonom „o archívnictve“ zo dňa 22.10.2004 č. 125-FZ, ako aj s vyhláškou o štátnej norme Ruskej federácie „o prijatí a implementácii štátnej normy Ruskej federácie“. federácie" zo dňa 08.03.2003 č. 65-FZ a vyhlášky Ministerstva kultúry Ruska "O schválení Zoznamu štandardných manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením doby skladovania“ zo dňa 25.08.2010 č. 558.
Poradie správy dokumentov v podniku teda stanovuje samotná organizácia a je pevne stanovené úradné dokumenty. Postup pri prideľovaní registračného čísla sa vyberá na základe veľkosti organizácie a počtu jej zamestnancov, ako aj toku dokumentov v celom podniku.
Tento postup je potrebný tak pre pohodlie pri používaní dokumentácie samotnej organizácie, ako aj pre vykonávanie kontroly službami tretích strán.
Je možné označiť evidenčné číslo objednávky zlomkom, ak potrebujete spätne vložiť objednávku medzi už zaregistrované objednávky, napr.: objednávka zo dňa 03.03.2012 č.1, nasledujúca 05.05.2012 č.2 a medzi je potrebné vložiť objednávku zo dňa 03.04.2012 č. 1 / jedna?
Odpoveď
Myslím, že odpoveď je vám jasná: podľa pravidiel kancelárskej práce a vôbec podľa pravidiel manažérskej činnosti sa to robiť nedá. V tomto prípade nie je otázka ani v evidenčnom čísle objednávky, ale v jej dátume. Ako viete, dátum dokumentu musí zodpovedať dátumu jeho podpisu alebo dátumu udalosti zaznamenanej v dokumente (to platí napríklad pre zápisnice zo stretnutí, ktorých dátum musí zodpovedať dátumu udalosť, a nie dátum protokolu). Pre objednávky platí prvé pravidlo, dátumom objednávky je dátum jej podpisu.
Ak je objednávka zaregistrovaná, ako je uvedené vo Vašej otázke, zo dňa 3.4.2012 č. 1/1, znamená to, že objednávka sa skutočne objavila neskôr ako objednávka zo dňa 5.5.2012 č. 2, pretože ak by tomu tak nebolo prípad, potom by ste ho zaregistrovali na č. 3 s príslušným dátumom - 5. 5. 2012 alebo neskôr.
Samozrejme, sú situácie, keď z nejakého dôvodu zabudnú alebo nestihnú vydať príkaz včas, takže v praxi existujú príkazy s číslami cez zlomok alebo s dodatočným písmenom (napríklad 12a), ale to vždy znamená, že skutočný dátum zostavenia bol iný. Myslím, že ak nejaký existuje súdny proces, počas ktorého sa takýto príkaz objaví, na to dá pozor každý súd.
GOST R ISO 15489-1-2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky» stanovuje požiadavky na dokumenty. V súlade s touto normou musí byť dokument autentický, spoľahlivý, úplný, vhodný na použitie. Podľa normy: „Doklad je autentický, ak:
a) spĺňa stanovené pravidlá;
b) bola vytvorená alebo odoslaná osobou na to oprávnenou;
c) bol vytvorený alebo predložený v čase uvedenom v dokumente(zvýraznené mnou - V.Ya.).
Na zabezpečenie pravosti dokumentov musia organizácie implementovať a dokumentovať zásady politiky a kontrolné postupy pre tvorbu(mnou zvýraznené - V.Ya.), príjem, prenos, ukladanie a výber (vyberanie) dokumentov a tým zabezpečiť, že tvorcovia dokumentov sú na to oprávnení a môžu byť identifikovaní a dokumenty sú chránené pred neoprávneným pridávaním, vymazávaním , úprava, použitie a utajenie (klasifikácia) ...
Dôveryhodný dokument je dokument, ktorého obsah možno považovať za úplnú a presnú reprezentáciu transakcií, činností alebo skutočností, ktoré sa majú potvrdiť, a ktorému možno dôverovať pri následných transakciách alebo činnostiach. Dokumenty by mali byť vytvorené počas alebo bezprostredne po transakcii alebo situácii, ktorej sa týkajú, osobami so spoľahlivými znalosťami faktov alebo prostriedkami bežne používanými pri vykonávaní tejto transakcie.
Z tohto fragmentu normy vyplýva, že evidencia dokumentov „spätne“ je hrubým porušením pravidiel dokumentácie.
Ako sa predsa dostať do situácie, keď napríklad príkaz nie je vydaný včas? Nechajte ho zverejniť neskôr, ako je potrebné, napr. normatívne dokumenty alebo situáciu samotnú, ale ak je to možné, s príslušným vylúčením zodpovednosti v texte.
Napríklad ste zamestnali osobu, uzavreli dohodu, ale nevydali ste príkaz na prijatie včas. Hneď ako sa toto porušenie zistí, je potrebné vydať príkaz, v texte ktorého uveďte dátum prijatia zamestnanca. Termín nástupu do práce a dátum vystavenia príkazu sa budú líšiť, možno o viac ako tri dni, ako to zákonník práce umožňuje, ale bude správnejšie a príkaz ako doklad bude mať právny význam, hoci bude uviesť, že zo strany zamestnávateľa boli z nejakého dôvodu porušené ustanovené lehoty na vydanie dokladu.
V súlade s Zákonníka práce Ruskej federácie musí zamestnávateľ oboznámiť zamestnanca proti podpisu s príkazom na prijatie do troch dní odo dňa začatia práce. Preto je možné vydať príkaz na prijatie do týchto troch dní.
Číslovanie zákaziek v personálnej evidencii zohráva významnú úlohu vo fungovaní spoločnosti bez ohľadu na jej veľkosť, štruktúru a rozsah činnosti.
Ľudské zdroje je pobočka organizácie zodpovedná za uchovávanie súvisiacich záznamov Pracovné vzťahy. menovite:
- Zapisovanie do pracovných zošitov;
- Registrácia osobných súborov;
- Tvorba objednávok pre personál;
- plánovanie dovolenky a personálne obsadenie;
- Návrh a transformácia popisov práce;
- Uloženie a včasné doručenie dokumentov do archívu;
- Kompetentná úprava dokumentov;
Pravidlá správania
Evidenčné číslo objednávky pozostáva z jej sériového čísla a indexu. Indexácia objednávok je určená individuálnou nomenklatúrou prípadov a pravidlami registrácie objednávok v podniku. Napriek tomu, že každá organizácia predpisuje svoje poradie číslovania administratívnych dokumentov, existuje určitý počet všeobecné pravidlá ktoré sa firmy snažia dodržiavať. menovite:
Vo firmách s malým tokom dokumentov nie je potrebné rozdeľovať objednávky do mnohých druhov. Ale nemožno ich kombinovať, pretože rôzne výrazy ukladanie dokumentov. V tomto prípade sa k sériovému číslu objednávky pridá index písmen prostredníctvom spojovníka alebo lomky:
- "LS" - personál (Príkazy na personál s dobou použiteľnosti 75 rokov);
- "k" - rámy (Objednávky krátkodobých skladovacích lehôt).
V organizáciách s veľkým počtom zamestnancov a administratívnych dokumentov bol pre každý typ objednávky vyvinutý celý systém indexov:
- "p" - prenájom;
- "y" - prepustenie;
- "pr" - najímanie pracovníkov;
- "k" - služobné cesty;
- "VK" - interné služobné cesty;
- "zk" - služobné cesty do zahraničia;
- "otd" - dovolenka bez mzdy, na tehotenstvo a pôrod, na starostlivosť o dieťa;
- "otk" - pravidelné prázdniny, študijné prázdniny;
Na poznámku! Pri objednávkach na hlavné činnosti personalisti zvyčajne používajú digitálny kód. Niektoré organizácie pridávajú listový index, napríklad objednávka č. 1-OD.
Môže existovať veľa možností pre číslovanie a označenie indexu. Ich rôznorodosť závisí nielen od veľkosti organizácie, ale aj od špecifík činnosti konkrétnej firmy.
Poznámka! Musí byť vypracovaný postup vedenia personálnej evidencie vrátane číslovania objednávok miestny dokument firmy - pozícia na vedenie personálnej evidencie.
Každý rok nové alebo nie
Číslovanie zákaziek sa odporúča vykonávať s každoročnou aktualizáciou postupu výpočtu. Od prvého pracovného dňa nového kalendárneho roka bude zákazke pridelené č.1. S výnimkou inštitúcií kultúry a vzdelávania, kde sa obchodný rok začína 1. septembra.
Takýto systém pomôže nielen zefektívniť administratívne dokumenty, ale ich aj pripraviť na ďalšiu archiváciu.
Denník registrácie objednávky
Stránka registra zákaziek pre personál Keďže postup prideľovania čísel zákazkám nie je na legislatívnej úrovni stanovený, personalisti vedú záznamy o evidencii zákaziek. Registračným procesom je skopírovanie údajov z dokumentu a zadanie týchto údajov do špeciálneho registračného formulára.
Zákazky na hlavné činnosti sú v podniku vedené oddelene od zákaziek pre personál. Je to spôsobené rôznymi oblasťami činnosti a obdobiami skladovania. Číslovanie týchto administratívnych dokumentov by sa malo vykonávať oddelene. Protokoly objednávok sa budú líšiť.
Poznámka! Registrácia dokumentu mu dáva právnu silu, zakladá skutočnosť jeho vytvorenia alebo prijatia.
Pracovná legislatíva neukladá podnikom povinnosť viesť evidenciu objednávok. Registračné denníky vytvára každá firma samostatne. Musia však obsahovať nielen číslovanie, ale aj dátum vyhotovenia dokumentu, podrobnosti, súhrn a podpisy zodpovedných osôb.
Na poznámku! Pri registrácii objednávky pre personál je potrebné uviesť meno a funkciu zamestnanca. A k objednávke pripnúť základ - vyjadrenie od neho.
Neexistujú teda žiadne striktné pokyny na implementáciu systému účtovania číslovania objednávok. Každá spoločnosť si vyberá svoju vlastnú schému na základe účelnosti a pohodlia.
Čo robiť v prípade chyby
Zmeny predtým vydaného príkazu sú povolené na základe nevyhnutnej potreby, predovšetkým právnej. Zmeny v príkaze sú potrebné, ak nastanú okolnosti, ktoré spôsobia, že administratívny dokument alebo jeho samostatný odsek sú vecne alebo právne nepresné.
Medzi najčastejšie okolnosti patria:
- Zmeny v legislatíve, v predpisov alebo miestne akty samotná organizácia
- Zmeny v osobných údajoch zamestnancov, ktorým sú vytvorené administratívne doklady
- Zmeny okolností konkrétneho času a miesta, ak sú tieto položky významné pre predtým vydaný príkaz
Dôležité! Vykonávanie zmien v administratívnom dokumente a jeho prepisovanie podľa nových okolností je právne negramotné!
Je potrebné vypracovať príkaz na zmenu predtým vydaného príkazu. Obsahuje:
- Dôvody na zmenu.
- Dôvod na zmenu.
- Špecifikovanie akcií úradníkov alebo konštrukčná jednotka firmy, ktoré musia splniť v súvislosti so zmenou objednávky.
- Odkaz na objednávku, ktorá sa má zmeniť alebo pozíciu v nej, jej dátum, číslo a názov.
- Označenie zamestnanca, ktorý je poverený monitorovaním vyhotovenia dokumentu.
Poradte! Pri vytváraní rozsiahleho zoznamu doplnkov a zmien je vhodnejšie ich sformovať do samostatnej aplikácie. A v objednávke uveďte zoznam úprav a odkaz na túto prílohu objednávky.
Príkaz na zmenu predtým vydaného príkazu sa vydáva v listinnej podobe. Požadované rekvizity zahŕňajú:
- Meno spoločnosti;
- Názov a dátum dokumentu;
- Evidenčné číslo;
- miesto, kde bol príkaz vydaný;
- Text dokumentu;
- Podpisy zodpovedných osôb;
- Označte o interpretovi;
- Objednávka na schválenie víza (ak je to potrebné).
Poznámka! Legislatíva neustanovuje, koľko zmien v objednávke možno vykonať. O tejto otázke rozhoduje vedenie organizácie samo. Malo by sa k tomu pristupovať z racionálnej stránky, pretože zmena objednávky na zmenu objednávky spôsobí zmätok v dokumentoch.
Vzorové číslovanie objednávok
Podnik nezávisle vypracuje objednávku podľa poradia číslovania objednávok, kde na základe činností organizácie vytvorí pohodlný príkaz na zadávanie čísel do objednávok, hodnôt indexov a iných ustanovení.
Spoločnosť s ručením obmedzeným "AST"
DIČ/KPP 7804491337/780401001
195198, Petrohrad,
Lenina pr., 21, budova 1, izb 309OBJEDNÁVKA č.1
St. Petersburg
01.01.2016 OBJEDNÁVAM:
- Od roku 2016 zaviesť alfanumerické indexovanie administratívnych dokumentov pre zamestnancov AST LLC pomocou nasledujúcich indexov registračných listov: príkazy na prijatie zamestnanca - P (nábor);
2. príkazy na ukončenie pracovná zmluva(zmluva) so zamestnancom - U (výpoveď);
3. príkazy na preradenie zamestnanca na inú prácu - PR (preloženie zamestnanca);
4. príkazy na poskytnutie dovolenky zamestnancovi - O (dovolenka);
5. príkazy o porušení pracovnej a výrobnej disciplíny - N;
6. ostatné objednávky - K (rámy).- Kontrolou nad vykonaním tohto príkazu je poverený finančný riaditeľ Oleg Dmitrievich Ivanov.
Generálny riaditeľ A.S. Shapkin
Čítať celý článok... Registrácia na seminár sa uskutoční 24., 25. a 28. mája. Okrúhle stoly Dňa 25. apríla sa uskutoční okrúhly stôl „Zahraničná ekonomická činnosť – zmeny v legislatíve“. Autorkou a moderátorkou je Nagam Elena Rafailovna, riaditeľka daňovej stratégie LLC, praktická daňová poradkyňa. Čítať viac...Prihláste sa na okrúhly stôl Audítorské konzultácie všetko Certifikovaný daňový poradca Roman Vjačeslavovič Guselnikov odpovedá na otázky.výška zľavnenej položky? Rozdiel v cene sa môže niekoľkonásobne líšiť, preto môže byť DPH veľmi rozdielna. Ukazujte prosím na odkazy v legislatíve. Odpoveď… 16.04.2018: S agentúrou sme uzatvorili zmluvu na nákup vstupeniek na služobné cesty bankovým prevodom.
Je možné použiť zlomkové poradové čísla?
Číslo s písmenom sa zvyčajne uvádza, ak je potrebné vykonať objednávku spätne, a ďalšie číslo v poradí je už prijaté. Antalya 2009-04-17 09:19 Číslo s písmenom sa zvyčajne uvádza, ak je potrebné vykonať objednávku spätne a ďalšie číslo v poradí je už prijaté.
Nadin-ka 2009-04-20 15:12 začni si na to dávať extra pozor, a pýtaj sa prečo je to tak 😉 t.j. ak ste objednávku vykonali týmto spôsobom - nech je všetko ostatné v dokumentoch v poriadku k tejto otázke, potom nenájdu chybu, ale veľmi pozorne sa pozrú na všetkých ostatných 🙂 Princess 2009-04-20 16:06 Toto je vaše právo ... neexistujú žiadne dokumenty upravujúce číslovanie vašej dokumentácie ...
Ako môžem zadať objednávku so spätnou platnosťou?
Je možné použiť zlomkové čísla objednávok (medzi ne treba vložiť objednávku zo dňa 03.03.2012 č. 1, ďalšiu objednávku č. 2 zo dňa 05.05.2012 a objednávku zo dňa 03.04.2012 č. 1/1)? Tajomník hlavy, oblasť Archangeľsk Je možné použiť zlomkové čísla objednávok (medzi ne treba vložiť objednávku zo dňa 03.03.2012 č. 1, ďalšiu objednávku č. 2 zo dňa 05.05.2012 a objednávku zo dňa 03.04.2012 č. 1/1)? Tajomník hlavy, oblasť Archangeľsk
Pozornosť
Keďže zlomkové číslo objednávky sa môže objaviť iba vtedy, ak je objednávka vydaná, ako sa hovorí, spätne, na túto otázku môže byť len jedna odpoveď: nemôžete to urobiť. Myslím, že je zbytočné pripomínať, že dátum objednávky (dátum sa zadáva pri registrácii) je dátumom jej podpisu úradníkom.
Podľa pravidiel kancelárskej práce sa dokument zaeviduje v deň jeho podpisu alebo v nasledujúci pracovný deň, ak bol dokument podpísaný na konci pracovného dňa.
Správne číslovanie zákaziek v personálnej evidencii
Život je krásny!)) Marina Ruskej federácie, Saint-Petersburg #9 27. marec 2009, 10:50 povedzme, že ľudia si vzali dovolenku (aj bez platenia dovolenky) Mal som to niekoľkokrát, varoval manažér, ale nezastihol ma, zvyčajne o tom mlčím rozvrh dovoleniek. Nič som nenakreslil, potom som nechal ľuďom aktuálne číslo a prúd sériové číslo rezervoval dovolenku.
Viem, že toto porušenie je dosť vážne a ak sa človeku počas takejto dovolenky niečo stane, nemôžem dať dole hlavu, ale nemôžem liezť v uplynulom období, pretože. mesiac je uzavretý, všetky čísla sa prenesú do hláv knihy. Chcem upozorniť moderátora na túto správu, pretože: Odosiela sa upozornenie...
Číslovanie objednávok cez zlomok
Prosím, povedzte mi, je možné zadať číslo objednávky so zlomkom? Napríklad tam je Objednávka č. 32, je možné vypracovať Objednávku č. 32/1? Ak je obsah rovnaký? Vopred ďakujem Fórum:
- Správa záznamov o ľudských zdrojoch
Kľúčové slová:
- objednať
Evenstar 2009-04-15 08:39 Lepšie s písmenom, napríklad №32a Čo to znamená, rovnaký obsah? Expressio 2009-04-15 09:01 No napríklad boli najatí alebo vyslaní na služobnú cestu, to znamená, že obsah je rovnaký vďaka. Číslo cez zlomok je nežiaduce, však? Evenstar 2009-04-15 12:32 Zvyčajne číslo objednávky so zlomkom ponúka samotný program 1C, ak napríklad pošlete na služobnú cestu viacerých ľudí s jednou objednávkou a zvolíte formulár T9 na tlač.
Potom pre každého zamestnanca bude samostatná objednávka s číslom 32/1, 32/2 atď. Môžete si ho vytlačiť vo formulári T9a, potom budú všetci zamestnanci vyslaní na pracovnú cestu v jednej tabuľke.
Hlasovanie:
Agentúra vystavila jednu faktúru zo dňa 31.01.2018. s uvedením všetkých vstupeniek zakúpených v priebehu januára 2018 a pridelenej sumy DPH ku každému lístku. Aký doklad zaevidovať do nákupnej knihy: faktúra od agentúry resp elektronické vstupenky(cestovný plán/potvrdenky)? odpoveď…
HR konzultácie všetky HR konzultantka Skobtsova Valentina Petrovna odpovedá na otázky 25. 4. 2018: Pri objednávaní na miesto vedúcej materskej školy sa pomýlili: vynechali slová „na pozíciu“, uviedli len „ prijíma riaditeľka MŠ ... “. Musím záznam zneplatniť a vytvoriť nový? odpoveď…
17.04.2018: Zamestnankyňa napísala v JEDNU žiadosť o dovolenku dňa 28.04.2018, dňa 3.5.2018.
Všetko je rovnaké. Žiadne peniaze, žiadne ženy, Áno, a to nemôže byť. Žiadny kolík, žiadny dvor, žiadne tváre s kožou a žiadni priatelia .... Áno, a to nemôže byť. Všetky moje palacinky sú hrudkovité, a nielen tie prvé... (Vysockij) 0/0 QuoteTop Lexandra 9. decembra 2011, 08:23 [ zobraziť ] Zaslal #3 Guru Príspevky: 1 695 samozrejme možné. 0/0 QuoteTop Plachý 9. december 2011, 09:29 [ zobraziť ] Odoslané príspevky hosťa č. 4: 330 Od: Neistota je možná, nebojte sa)))) Často sa to stáva Plachý 0/0 Citovať Top adv 9. december 2011, 09 :30 [ zobraziť ] Zaslal #5 Guru Príspevky: 28 084Od: bydlisko nemá miesto zo zákona nie je regulované Po slovách "je čas ísť!" liberál sa pýta „kam?“ a vlastenec – „koho?“ Humanitárny konvoj 1941 0/0 QuoteTop.
Dekódovanie čísla objednávky je nasledovné:
- digitálny kód sa prideľuje všetkým objednávkam od začiatku kalendárneho roka bez ohľadu na ich typ;
- písmenová šifra funguje ako predpona čísla, čo umožňuje identifikovať druh rádu.
Ako oddeľovač môže fungovať pomlčka, zlomok, bodka atď.. Číslo aj šifru je možné zadávať súvisle - bez špeciálnych oddeľovačov, s medzerou alebo bez nej.
Objednávky pre personál v malej firme môžu vyzerať napríklad takto: objednávka č. 1/k a objednávka č. 2 l/s, symbolizujúce 2 skupiny objednávok, ktoré sa líšia dobou skladovania. veľká spoločnosť s veľkým počtom zamestnancov a rôznymi objednávkami bude potrebné vyvinúť špeciálny systém číslovania, ktorý ho zafixuje vo vnútropodnikovom miestnom akte.
- vypracovanie dokumentácie organizačného charakteru (rozvrh dovoleniek, personálne obsadenie a pod.);
- práca na obsahu pracovnej zmluvy (upresnenie textu, vykonávanie dodatkov a zmien) a pod.
Zoznámte sa so správou personálnej evidencie pomocou materiálov našej webovej stránky: Zároveň z celého súboru dokumentov vypracovaných personalistami Osobitná pozornosť daná do procesu číslovania objednávok. Súvisí to s tým, že personálna služba vypracováva len časť všeobecného súboru zákaziek spoločnosti - personálne. Treba ich odlíšiť od 2 iných skupín príkazov vydaných spoločnosťou (podľa hlavnej činnosti a administratívno-ekonomického charakteru).
Aj keď spoločnosť nie je mimoriadne aktívna, jej pracovný tok áno úradné papiere o založení a registrácii podniku, dokumentáciu, ktorá prenáša postupy pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov, a samozrejme príkazy ako prejavy vôle a príkazy vedenia podniku pri rôznych príležitostiach. Legislatíva neustanovuje jednotný systém kancelárska práca pre všetky organizácie.
Existujú iba samostatné príkazy oddelení, ktoré schvaľujú pokyny pre kancelársku prácu v konkrétnych vládnych agentúrach (napríklad príkaz Federálna služba o práci a zamestnanosti zo dňa 28.09.2007 č. 219, nar Federálna pokladnica zo dňa 27. mája 2011 č. 206). Spoločnosti sú teda dané právnu slobodu vytvoriť interný systém správy dokumentov.