Čísla listov s písmenami: čo to je a ako sa používa v kancelárskej práci? Vytváranie a registrácia prípadov v inštitúciách, organizáciách a podnikoch Čo sú listy listov.

Pravidlá pre vyplnenie osvedčovacieho listu prípadu

Certifikačný list kufríka: obsah a dizajn

Ako vypracovať osvedčenie o osobnom spise

Certifikačný list prípadu

Blanker.ru

Vytváranie súborov na trvalé uloženie

Osobný spis zamestnanca

3.6. požiadavky na evidenciu prípadov prijatých na archiváciu

Ako používať čísla písmen v inventári prípadov?

Je možné v objednávkach použiť čísla písmen?

Význam číslovania písmen

NEUSTÁLE - KOĽKO?

FORMUJEME A ORGANIZUJEME PRÍPADY A DOKUMENTY

PRÍPRAVA DOKLADOV NA REGISTRÁCIU

REGISTRÁCIA POUZDRA NA SKLADOVANIE

ČO KÚPIŤ V ARCHÍVE

Z článku sa dozviete:

Ako sa číslujú listy pri zostavovaní internej inventarizácie?

V procese číslovania existuje niekoľko jemností, o ktorých musí každý úradník vedieť:

Môžu sa čísla písmen hodiť pri zostavovaní certifikačného listu prípadu?

Číslovanie objednávok podľa GOST

Vlastnosti tvorby prípadov

Spôsoby usporiadania dokumentov

Prvá fáza: číslovanie listov zväzku

Druhá fáza: zostavenie internej inventarizácie zväzku

Tretia fáza: vyhotovíme dôkazový list prípadu

Štvrtý krok: Zošitie zväzku

Piata fáza: vyrobíme titulnú stranu (obálku) zväzku

Nová strana 1

Objednávanie dokumentov organizácie vrátane personálu by sa malo vykonať najneskôr tri roky po ukončení ich kancelárskej práce.

V súlade s čl. 2 federálny zákon„O archivácii v Ruská federácia» zo dňa 22.10.2004 č.125-FZ pod racionalizáciou archívne dokumenty sa rozumie vykonávanie komplexu prác na formovaní archívnych dokumentov do úložných jednotiek (súborov), popis a vykonávanie takýchto úložných jednotiek (súborov) v súlade s pravidlami ustanovenými osobitne oprávnenou vládou Ruskej federácie federálna agentúra výkonná moc.

Postup pri organizovaní dokumentov organizácie je uvedený v Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií(ďalej len - Pracovný poriadok archívov organizácií), schválený rozhodnutím rady Federálneho archívu zo dňa 6.2.2002

Skladové jednotky (debny) musia byť popísané, systematizované, zaevidované a vyhotovené spôsobom, ktorý zabezpečí ich zaúčtovanie, vyhľadávanie a používanie.

Prípravu dokladov o personáli na dlhodobé uloženie vykonávajú pracovníci personálnej služby organizácie za metodickej pomoci vedúceho archívu organizácie (zodpovedného za archív). Ak je organizácia akvizičným zdrojom štátneho alebo mestského archívu, môžu byť ako konzultanti zapojení pracovníci príslušnej archívnej inštitúcie.

Mnoho ľudí má dojem, že spracovanie dokumentov je práca s ich viazaním, číslovaním listov, navrhovaním krytov skriniek a zostavovaním inventára na nich. To ani zďaleka nie je pravda. Pred začatím spracovania prípadov by ste mali venovať pozornosť správnemu vyhotoveniu dokumentov a úplnosti ich zloženia. Je potrebné overiť všetky administratívne dokumenty, prítomnosť všetkých potrebných údajov: dátumy a čísla, podpisy. Zároveň treba pripomenúť, že dokumenty sa na dlhodobé archívne uchovávanie vyberajú len vo forme ich originálov. Ak neexistujú originálne dokumenty, nahradia sa overenými kópiami.

Pri určovaní doby uchovávania dokumentov by ste sa mali riadiťZoznam typických riadiace dokumenty vytvorené v činnosti organizácií s uvedením období skladovania(ďalej len Štandardný zoznam) (M., 2000), ako aj rezortné zoznamy.

Pre dlhodobé archívne uloženie sa vyberajú dokumenty s 10-ročnou (a viac) trvanlivosťou. Do inventarizácie osobných spisov sa spravidla zaraďujú a zoraďujú v nasledujúcom poradí tieto druhy dokumentov: objednávky (pokyny) pre personál, zoznamy zamestnancov, karty personálnej evidencie, osobné spisy, osobné účty za mzdy robotníkov a zamestnancov, nevyzdvihnuté osobné doklady zamestnancov ( pracovné knihy, certifikáty, certifikáty a pod.), správy o nehodách súvisiacich s výkonom úradné povinnosti. Okrem špecifikovaných dokumentov sa na uloženie vyberú tieto dokumenty: pracovné zmluvy, ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch, pracovných výkazoch alebo výstroji pracovníkov v rizikových profesiách.

Výber dokumentov na ďalšie uloženie sa vykonáva kontrolou prípadov po jednotlivých listoch. Nie je dovolené vykonávať skúmanie hodnoty dokumentov iba podľa nadpisov na obaloch škatúľ. Zároveň sa z prípadov odstránia nadbytočné kópie dokumentov alebo dokumentov, ktoré nesúvisia s otázkami, na základe ktorých bol prípad vytvorený.

Evidencia vecí zabezpečuje: systematizáciu dokumentov vo veci, založenie alebo viazanie veci, číslovanie listov veci, vyhotovenie dôkazného listu veci, zostavenie (v nevyhnutné prípady) interná inventarizácia dokladov.

Pri zostavovaní dokumentov v prípadoch je potrebné dodržiavať tieto základné požiadavky:

· do spisov ukladať len vyhotovené, správne vyhotovené listiny, ktoré svojím obsahom zodpovedajú záhlaviu veci podľa nomenklatúry vecí;

· vložiť v prípade jednu kópiu dokumentu;

· skupinové dokumenty jedného kalendárny rok (s výnimkou osobných záležitostí);

· dať dohromady všetky dokumenty týkajúce sa toho istého predmetu;

· súbor by nemal obsahovať viac ako 250 listov s hrúbkou najviac 4 cm.

Je zakázané zoskupovať návrhy a duplikáty dokumentov, ako aj dokumenty na vrátenie do prípadov.

Dokumenty sú zoskupené do prípadov takým spôsobom, že pokrývajú určité problémy postupne v logickom poradí. Dokumenty sú spravidla usporiadané v prípadoch v chronologickom poradí.

Zvážte ako príklad vytvorenie administratívnej dokumentácie pre zamestnancov- príkazy.

Objednávky pre personál sa formujú do prípadov v závislosti od načasovania ich uloženia. Zároveň je potrebné pripomenúť, že je zakázané zoskupovať dokumenty s rôzne výrazy skladovanie.

V súlade s čl. 6b Zoznam modelov personálne príkazy majú dve obdobia skladovania: 75 rokov a 5 rokov.

Objednávky so 75-ročnou dobou použiteľnosti zahŕňajú objednávky na prijatie, prepustenie, premiestnenie, bonusy, stimuly, dlhé dovolenky na opatrovanie, dlhé služobné cesty. Objednávky s 5-ročnou úložnou dobou zahŕňajú objednávky na poskytnutie riadnej a študijnej dovolenky, clo, penále, krátkodobé tuzemské pracovné cesty.

Príkazy, pokyny a iné administratívne dokumenty o personáli sa formujú do prípadov v rámci jedného kalendárneho roka, resystematizujú sa vo vzostupnom poradí podľa ich čísel, v chronologickom poradí a so súvisiacimi aplikáciami. Na začiatku prípadu by sa mali nachádzať objednávky, pokyny z prvého čísla.

Podobne sa podľa chronologického princípu vykonáva systematizácia dokumentov v prípadoch obsahujúcich akty nehôd.

Dokumenty v osobných spisoch sú usporiadané tak, ako boli prijaté.

Osobné mzdové účty a osobné karty, pracovné zmluvy (dohody), pracovné výkazy a oblečenie pre pracovníkov v rizikových profesiách by sa mali skladať do súborov abecedne podľa priezviska.

Uloženie vytvorených prípadov sa vykonáva až po dokončení preskúmania hodnoty dokumentov.

Dokumenty puzdra sú olemované, prepletené štyrmi vpichmi s drsnými niťami. Dokumenty sú uložené, zviazané tak, aby bolo zabezpečené voľné čítanie textu.

Ak sa v osobnom spise nachádzajú nevyzdvihnuté osobné dokumenty (vysvedčenia, vysvedčenia, pracovné zošity, vojenské preukazy a pod.), vložia sa do obálky, ktorá sa spolu s ostatnými dokumentmi založí do spisu. Pre nevyzdvihnuté osobné doklady je účelnejšie vypracovať samostatný súpis, v ktorom je každý doklad zapísaný pod samostatným číslom.

Na začiatku každého prípadu je priložený prázdny list papiera, na konci certifikačný list v predpísanej forme.

V osvedčovacom liste číslami a slovami počet očíslovaných listov v prípade, prítomnosť chýbajúcich a čísla písmen, počet listov vnútorného inventára veci. Na rubovej strane nie je dovolené vydávať uisťovací nápis posledný dokument puzdro alebo na kryt puzdra.

Po prázdnom hárku na začiatku prípadu sa založí interný súpis dokumentov prípadu.

K osobným spisom sa zostavuje interná inventúra v predpísanej forme.

Číslovanie listov v prípadoch sa vykonáva s cieľom zaistiť bezpečnosť a určiť poradie dokumentov zahrnutých v prípade. V tomto prípade sú všetky listy puzdra (okrem listov certifikačného nápisu a vnútorného inventára) očíslované v rozšírenej forme arabskými číslicami v hrubom poradí. Čísla hárkov sú uvedené čiernou grafickou ceruzkou v pravom hornom rohu hárku na miesto bez textu. Perá a farebné ceruzky nie sú povolené. Listy vnútorného inventára sú číslované oddelene od dokladov prípadu.

V prítomnosti Vysoké číslo chyby vzniknuté pri číslovaní listov puzdra, je potrebné listy znova prečíslovať. Súčasne sa staré čísla prečiarknu a vedľa nich sa prilepia nové. Je zakázané opravovať staré číslo za nové.

Ak sa pri číslovaní listov vyskytnú menšie chyby, sú povolené čísla písmen. Napríklad: 25, 25a, 25b, 26, 27 atď. Je tiež povolené mať v puzdre chýbajúce čísla. Napríklad: 25, 27, 28, 29 atď.

Všetky tieto vlastnosti číslovania listov prípadu (prítomnosť písmen a chýbajúcich čísel) sú uvedené vo svedeckom liste prípadu.

Napríklad číslo posledného prípadu- 122, no zároveň sú v spise dve čísla písmen listu: 25a, 25b a jedno chýbajúce číslo- 26. V tomto prípade bude certifikačný nápis prípadu vyzerať takto: „V kufri je uložených a očíslovaných 123 (stodvadsaťtri) listov, vrátane: čísel listov listov- 25a, 25b; chýbajúce číslo listu- 26...“.

Po vykonaní číslovania listov pristúpime k návrhu krytu puzdra.

V súlade s Pravidlami pre prácu archívov organizácií Povinné prvky popisu obalu prípadu sú:

· názov spoločnosti;

· názov konštrukčná jednotka;

· index prípadov (v súlade s nomenklatúrou prípadov);

názov prípadu;

dátum prípadu;

· počet listov v súbore;

· doba uloženia prípadu;

· šifra spisu prípadu.

Na obale prípadu je uvedený úplný názov organizácie v súlade s jej zakladajúcimi dokumentmi av zátvorkách - akceptovaný skrátený názov. V tomto prípade je potrebné mať na pamäti nasledovné: na obale prípadu je zobrazené meno, ktoré mala organizácia v čase, keď boli dokumenty tohto prípadu vytvorené. To isté platí pre názov štrukturálnej jednotky, v ktorej činnosti vznikli dokumenty prípadu.

Index puzdra sa na obal prenáša z nomenklatúry puzdier.

Jedným z najdôležitejších detailov obalu puzdra je názov puzdra. Použitie dokumentov v ňom obsiahnutých závisí od toho, ako správne je zostavený.

Nadpis musí presne a vo všeobecnej forme odrážať obsah a hlavné zloženie dokumentov prípadu. Je potrebné zdržať sa nekonkrétnych formulácií, úvodných slov a zložitých syntaktických obratov.

Názvy prípadov by mali obsahovať nasledujúce prvky usporiadané v špecifickom poradí:

· názov druhu veci (časopis, kniha, osobný spis atď.) alebo druhu dokumentov (príkazy, osobné účty, úkony atď.);

· názov organizácie alebo štrukturálnej jednotky, v ktorej činnosti vznikli dokumenty prípadu (autor dokumentov);

· súhrn dokumentov prípadu;

· dátumy (obdobie), na ktoré sa spisy vzťahujú.

Zloženie prvkov hlavičky prípadu je určené povahou dokumentov prípadu. V prípade potreby môže byť doplnený aj o prvky ako:

· názov lokality (územia), s ktorou súvisí obsah dokumentov prípadu;

Pravosť dokumentov prípadu nie je uvedená v nadpise.

TO administratívne dokumenty sú uvedené ich počty. Napríklad: „Karty na zaznamenávanie personálu zamestnancov tverskej pobočky ruskej Sberbank v abecednom poradí podľa priezvisk od písmena „A“ po „B“ za rok 2000“ alebo „Príkazy č. 1-130 manažéra banky o bonusoch do zamestnancov. Kópie".

V hlavičkách osobných spisov sú priezvisko, meno, priezvisko napísané v plnom znení. Napríklad: "Osobný spis prepusteného Isaeva Viktora Grigorieviča v roku 2000."

Chcel by som upozorniť zamestnancov personálne služby pre návrh obalov kaziet obsahujúcich osobné účty (mzdy) na mzdy. Pri zostavovaní nadpisu prípadu je potrebné uviesť celý názov štrukturálnej jednotky, ktorej zamestnancom boli časovo rozlíšené mzdy. Nie je dovolené používať rôzne skratky v tvare: OGM, OM, ORP, GPO a pod., pretože to ešte viac komplikuje vyhľadávanie. potrebné informácie obsiahnuté v dokumentoch. Napríklad nemôžete napísať: "Osobné účty na platy zamestnancov verejných zariadení." Malo by byť napísané: "Osobné účty na mzdy zamestnancov organizačno-právneho úseku."

Ak má spoločnosť škodlivé podmienky práce, potom sa na dlhodobé skladovanie (75 rokov) vyberú stoly a výstroj pracovníkov v rizikových profesiách. Zároveň je v názve veci potrebné uviesť dielňu, jednotku, v ktorej pracovali.

Povinnou náležitosťou obalu je dátum dokumentov prípadu- rok (roky) založenia a ukončenia prípadu v kancelárskej práci.

K administratívnym a informačným a referenčným dokumentom sú pripojené lehoty na zriadenie a ukončenie prípadov.

Administratívne dokumenty, vrátane personálu, zahŕňajú príkazy a pokyny. Pre informáciu a referenciu - osobné účty pre mzdy, úkony, knihy (časopisy) atď.

Termíny uzávierky dokumentov prípadu sú dátumy (deň, mesiac, rok) registrácie (kompilácie) prvých a najnovších dokumentov zahrnutých v prípade.

Ak ide o knihu (časopis) evidencie objednávok alebo objednávok pre personál, dátum prípadu bude presný kalendárne dátumy prvý a posledný záznam v knihe (časopise).

Dňom osobného spisu je deň podpísania príkazov na prijatie a prepustenie osoby, za ktorú sa vedie.

Pri označovaní dátumu dokumentu sa najskôr uvádza deň, potom mesiac a rok. Deň a rok sú označené arabskými číslicami, názov mesiaca sa píše slovom. Napríklad: 5. júna 2003

Povolený je aj skrátený číselný zápis dátumu dokumentu. Napríklad: 06/05/2003.

Ďalšou požiadavkou pre návrh krytu puzdra je počet listov v puzdre, ktorý sa preberá z certifikačného listu puzdra.

Doba uloženia puzdra je vyznačená v súlade s článkom Zoznamu modelov alebo nomenklatúrou prípadov organizácie po jeho porovnaní so Zoznamom modelov.

Archívna šifra kufríka obsahuje: č. fondu, súpisné č., spis.č., zväzok č. (krabička).

Číslo fonduprideľuje príslušný štátny alebo obecný archív, ktorého zdrojom získavania je organizácia. Ak organizácia nie je zdrojom akvizície archívnej inštitúcie, tak sa číslo fondu prideľuje podľa zoznamu fondov. Zoznam fondov je hlavným účtovným dokladom archívu organizácie. Je vedený v archíve organizácie, v ktorej sú uložené dokumenty dvoch a viacerých fondov.

Ak je v archíve organizácie uložený len jeden archívny fond, potom nie je potrebné prideľovať mu číslo.

inventárne číslopridelené v archíve organizácie podľa fondového listu (ktorý je zároveň hlavným účtovným dokladom archívu).

Číslo prípaduzodpovedá číslu veci podľa súpisu.

číslo krabicepridelené pri tvorbe zväzkov, krabíc v hrubom poradí po vykonaní všetkých prác na zefektívnení dokladov personálne, koordinácii a schvaľovaní inventúr za doklady personálne.

Archívne šifryna obaloch škatúľ sa po zaradení škatúľ do ročných častí súhrnných zoznamov kaziet personálom, schváleného, nalepia atramentom (atramentom). odborná komisia organizácie dohodnuté s odbornou a overovacou komisiou príslušného archívneho orgánu (v prípade, že sa v písomnostiach organizácie odkazuje na zloženie Archívny fond RF) a schvaľuje vedúci organizácie. Predtým je archívna šifra nalepená ceruzkou.

Kryty puzdier sú vyhotovené svetlostálym atramentom s jasne čitateľným rukopisom. Opravy detailov na obale nie sú povolené. Ak sa vyskytne chyba, záznam sa prepíše. Pri návrhu krytu puzdra je vhodné použiť čierny atrament, ktorý je odolnejší voči vonkajším vplyvom. životné prostredie a dlhšie si zachováva svoje vlastnosti. Nápisy sú aplikované priamo na pevný obal (kartón) puzdra.

E.A. Košelev, zástupca Riaditeľ Ústredného štátneho archívu Moskovskej oblasti

Certifikačný list prípadu zostavený s prihliadnutím na počet listov v prípade v predpísanom tvare, ktorý je uvedený v prílohe č.

A personálne ich treba po skončení kalendárneho roka, v ktorom vznikajú, pripraviť na presun do archívu. Predarchívna príprava spisov zahŕňa dva postupy: registráciu a popis.

Registráciu vykonáva osoba zodpovedná za prácu s dokumentmi. Návrh zahŕňa prípravu certifikačného listu.

List svedka sa vo veci vypisuje na samostatnom liste (formát A4, A5) na zadnej strane posledného prázdneho listu.

Je zakázané vyberať osvedčovací list na obale puzdra alebo na prázdnu zadnú stranu listu posledného dokumentu. Ak je puzdro zošité alebo zviazané bez formulára osvedčovacieho listu, prilepí sa v hornej časti listu na vnútornú stranu krytu puzdra.

V certifikačnom hárku je počet očíslovaných hárkov a samostatne prostredníctvom znamienka „+“ počet hárkov interného inventára (ak existuje) uvedený v číslach a slovách.

V liste svedkov sú uvedené vlastnosti číslovania listov, fyzický stav dokumentov a vykonanie prípadu:

prítomnosť písmenových čísel listov;
prítomnosť chýbajúcich listov;
počet listov s nalepenými fotografiami;
počet veľkoformátových listov;
počet obálok s prílohami a počet listov v nich priložených;
počet poškodených listov:
prítomnosť v prípade tlačených kópií brožúr s počtom listov v nich, ak neboli označené vo všeobecnom hrubom číslovaní v prípade.

Počet chýbajúcich listov označených písmenom by sa mal zohľadniť pri konečných údajoch o počte očíslovaných listov. Napríklad posledný list kufríka má číslo 252, ale spis má listy s číslami 5a a 30a a chýbajúce číslo 17. V tomto prípade bude celkový počet listov 252+2-1=253.

Svedecký hárok je podpísaný jeho zostavovateľom, je uvedená jeho funkcia, dekódovanie podpisu, dátum zostavenia.

Všetky následné zmeny v zložení veci (poškodenie, nahradenie pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon.

Pripravujete dokumenty na archiváciu? Nezabudnite urobiť vyhlásenie o dôkaze prípadu. Do príslušného formulára zadajte informácie o počte listov a ich fyzickom stave. Vysvetlite vlastnosti číslovania. Z článku sa dozviete:

prečo je certifikačný list potrebný a je povinný;
ako sa vyhotovuje svedecký list osobného spisu;
certifikačný list osobného spisu: vzor návrhu;
aké informácie sú uvedené pri vypĺňaní certifikačného listu;

Certifikačný list v systéme účtovných dokladov Moderná kancelárska práca je samostatnou oblasťou činnosti venovanej problematike dokumentácie, ako aj organizácii práce s dokumentáciou.

List svedka sa potom prilepí za hornú časť listu na vnútornú stranu krytu puzdra. Je možné vykonať zmeny v certifikačnom liste? Pravidlá z roku 2015 vyžadujú, aby všetky zmeny vo fyzickom stave alebo zložení prípadu boli zaznamenané v certifikačnom hárku. Fyzická kondícia nevyvoláva otázky, no môže sa zloženie zošívaného puzdra naozaj zmeniť? Áno možno.
Pozoruhodným príkladom sú nevyzdvihnuté pracovné knihy, o ktorých sme hovorili pred týždňom. Keďže si po ne môžu kedykoľvek prísť, knihy o firmvéri zväzku nie sú prepichnuté. Obálky, v ktorých sú vložené, sú prepichnuté a 1 obálka zodpovedá jednému listu puzdra.
Ak po niekoľkých rokoch niekto alebo jeho príbuzní požiadali o túto knihu, vydávame ju všeobecný poriadok. Potom nezabudnite urobiť príslušný záznam v certifikačnom hárku puzdra, inak sa ukáže, že sme knihu stratili priamo z puzdra.

Špecifikom zostavovania internej inventarizácie dokumentov osobného spisu je, že sa do veci zaradí hneď pri jej otvorení a vyplnení v rámci jej vedenia. Práve preto interná inventarizácia počíta s premietnutím zaradenia nových písomností do osobného spisu, ako aj vyradením písomností z osobného spisu, nahradením originálov kópiami (evidované v kolónke „Poznámka“). Ak je spis už zviazaný a zaradený, zostavovateľom overený súpis dokumentov sa prilepí horným okrajom k vnútornej strane prednej obálky.

Upozorňujeme, že pri príprave veci na archiváciu sa listy interného inventára číslujú oddelene od listov osobného spisu. Po prepustení zamestnanca sa jeho osobný spis uzavrie, to znamená, že sa odstráni z priečinka a preblikne. V tomto prípade je dôležité nezabudnúť na vystavenie osvedčovacieho listu.

List svedka sa vo veci vyhotovuje na samostatnom liste, v knihách - na zadnej strane posledného prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty. Certifikačný list prípadu sa vyhotovuje v súlade so stanoveným formulárom (príloha 9), ktorý uvádza číslami a slovami počet očíslovaných listov prípadu, počet listov vnútorného inventára, vlastnosti číslovania. čísla prípadov (prítomnosť čísiel listov prípadu, chýbajúce čísla, počty listov s nalepenými fotografiami, čísla veľkoformátových listov, obálky s prílohami a počet listov v nich priložených), ako aj prítomnosť v prípade tlačené kópie brožúr s počtom listov v nich, ak neboli uvedené v celkovom hrubom číslovaní v prípade. Certifikačný list prípadu podpisuje jeho zostavovateľ.

Ministerstvo kultúry (príkaz č. 526 zo dňa 31.01.2015), vyplnenie osvedčovacieho hárku je súčasťou postupu pri podávaní vecí na tlačená kópia spolu s uložením dokumentácie, jej číslovaním, vypracovaním internej inventarizácie a návrhu obalu. Jeho tvar je definovaný regulačné požiadavky na organizáciu uchovávania archívnych dokumentov. Vzor osvedčovacieho listu prípadu je obsiahnutý v prílohe č. 8 Archívneho poriadku.

Pomocník Štandardné podrobnosti formulára zahŕňajú:

názov typu dokumentu;
Názov pozície kompilátora;
Podpis;
dešifrovanie;
Dátum prípravy;

Do formulára sa zadávajú tieto údaje: Celkový počet listov prípadu (uvedený slovami a číslami); Čísla písmen; Zmeškané čísla; Vlastnosti fyzického stavu a formovania puzdra; Odporúčaná veľkosť papiera na registráciu formulára je A4.

Pozornosť

Na obale puzdier trvalého uloženia je uvedené miesto pre názov štátneho archívu, do ktorého sa budú prijímať spisy organizácie, označenie kódov štátneho archívu a organizácie. Pri zmene názvu organizácie (štrukturálnej jednotky) počas obdobia, na ktoré sa vzťahujú dokumentácie prípadu, alebo pri prevode prípadu na inú organizáciu (do iného štruktúrneho útvaru), sa na obale prípadu uvádza nový názov tejto organizácie alebo nástupníckej organizácie. a predchádzajúci názov organizácie (štrukturálnej jednotky) je uvedený v zátvorkách. Záhlavie prípadu na obale prípadov je prenesené z nomenklatúry prípadov organizácie, dohodnutého s odbornou a overovacou komisiou príslušnej archívnej inštitúcie.

V nevyhnutných prípadoch sa upresňuje nadpis (čísla objednávok, protokoly a pod.).

Certifikačný list je povinným prvkom pri vyhotovení každého prípadu doby trvalého uloženia a osobného spisu. List svedka prípadu sa vypracuje na samostatnom liste a umiestni sa na koniec prípadu. Pri odovzdávaní kníh (časopisov) do archívu sa certifikačný nápis vyhotovuje na zadnej strane prázdneho listu, v kartotékach - na samostatnom prázdnom liste formátu karty.

V hárku, číslami a slovami, je uvedený počet očíslovaných listov prípadu a samostatne prostredníctvom znamienka „+“ (plus) počet listov vnútorného inventára (ak existujú). Certifikačný list stanovuje nasledujúce znaky číslovania dokumentov prípadu: prítomnosť čísel písmen na liste prípadu; prítomnosť chýbajúcich čísel listov prípadu; prítomnosť čísel listov s prilepenými fotografiami, dokumentmi, výstrižkami z novín; počet veľkoformátových listov; počty obálok s prílohami a počet listov v nich priložených.

Nie je nadbytočný osobný Keďže postup pri vedení osobného spisu nie je pre rozpočtové organizácie upravený, odporúčame zamestnávateľovi prijať miestny regulačný akt, ktorý upraví problematiku vedenia, spracúvania a uchovávania osobných spisov. Pre tvoju informáciu. Prípad je dokument alebo súbor dokumentov súvisiacich s jedným problémom alebo oblasťou činnosti umiestnený v samostatnom obale. Prípady sa považujú za začaté od okamihu, keď je do nich zaradený prvý vyhotovený dokument.

Pri vedení osobných spisov zamestnancov treba dodržiavať prísne pravidlá, aj keď to tak nie je povinná požiadavka zamestnávateľovi. Je dôležité mať na pamäti, že bez ohľadu na to, ako sa priečinky nazývajú ("osobné údaje", "dokumentácia" alebo inak), obsahujú osobné údaje zamestnanca, preto sú splnené všetky požiadavky uvedené v kap.

Prípad sa považuje za podaný po zaradení do zložky na uloženie prvého vyhotoveného dokumentu. Súčasne sa vysunie kryt otvoreného puzdra. Obal prípadu je vyhotovený v predpísanej forme (príloha 3) Na obale otvoreného prípadu sa umiestňujú tieto údaje: názov organizácie; názov štrukturálnej jednotky organizácie, v ktorej bola vytvorená; index prípadov podľa nomenklatúry prípadov; názov prípadu; doba uloženia puzdra alebo nápis „Uchovať trvalo“ (prenesené z nomenklatúry puzdier).
Na obale puzdier trvalého uloženia je uvedené miesto pre názov štátneho archívu, do ktorého sa budú prijímať spisy organizácie, označenie kódov štátneho archívu a organizácie.

Lehoty prípadov obsahujúcich organizačnú, administratívnu, tvorivú a inú dokumentáciu (zápisnice, prepisy, listy, správy a pod.), pre ktoré má presné datovanie dôležitosti, ako aj veci skladajúce sa z viacerých zväzkov (častí) sú lehoty dokladov veci nalepené, t.j. dátumy registrácie (vyhotovenia) prvých a najnovších dokumentov zahrnutých do prípadu. Ak je prípad evidenciou objednávok, pokynov a pod., tak dátumom prípadu budú presné kalendárne dátumy prvého a posledného zápisu v denníku. Termíny uzávierky pre prípad obsahujúci zápisnice zo stretnutí sú dátumy schválenia (pre dokumenty, ktoré sú schválené) alebo prvej a poslednej zápisnice, ktoré tvoria prípad.
Lehoty pre osobný spis sú dátumy podpísania príkazu na prijatie a odvolanie osoby, pre ktorú je táto vec vedená.
Hovoríme napríklad o prítomnosti v prípade dokumentov s nečitateľným textom, zlepených hárkov (ak sú veľké schémy a pod.), roztrhnutých hárkov, nalepených fotografií, ak sú v puzdre obálky a príloh v nich atď. Svedecký list prípadu musí byť podpísaný jeho zostavovateľom, pričom sa dešifruje poloha a podpis, pripojí sa dátum. V procese používania archívnych dokumentov sa v prípade potreby v budúcnosti vyhotovia potrebné značky v certifikačnom liste.
Ak je spis podaný bez listu svedka, mal by byť prilepený hore na vnútornú stranu krytu prípadu. Zvyčajne sa však umiestni za posledný dokument av tejto podobe je puzdro zošité. Na začiatku článku je uvedený príklad vyplnenia certifikačného hárku. Môžete si stiahnuť aj vo formáte vzorka doc list certifikátu prípadu. Na podanie prípadu možno budete potrebovať aj vzor interného inventára dokumentov prípadu.

Je možné pri podávaní prípadov použiť písmenové čísla listov? Používa sa číslovanie písmen v modernej kancelárskej práci, alebo tento spôsob už nie je aktuálny?

Slovo „litera“ prišlo do nášho jazyka z latinčiny a doslova znamená „písmeno“. Viacerí sa s ním stretli ako súčasť poštovej adresy, kde slúži na objasnenie stavby, napr.: číslo domu 81, písmeno A. Niekto si ho pamätá z rozprávania o Sherlockovi Holmesovi, ktorý viedol „dôstojnú zbierku darebákov“ pod písmeno „M“. V modernej kancelárskej práci našla táto metóda číslovania tiež široké uplatnenie. Je vhodný na presnú identifikáciu dokumentov, ich radenie v archívoch a katalógoch.

Väčšina úradnej dokumentácie spoločnosti je uložená v jej archíve na obdobia stanovené na legislatívnej úrovni. Jeho príprava na presun do archívu je dôležitým administratívnym procesom. Všetky papiere musia byť riadne pripravené a zviazané. Čo sa týka číslovania listov v prípadoch pripravených na archiváciu, možno ho rozlíšiť ako samostatnú etapu tohto procesu.

Pri príprave prípadu je potrebné dbať na to, aby dokumenty, ktoré sú v ňom zahrnuté, zodpovedali nadpisu podľa nomenklatúry a boli usporiadané podľa určitých zásad: podľa posudzovaných problémov, geografických prvkov, chronológie alebo v abecednom poradí.

Číslo listu v archíve je zvyčajne súčasťou indexu dokumentov. Počas procesu indexovania sú všetkej dokumentácii priradené alfanumerické označenia. S ich pomocou sa dá presne identifikovať a v prípade potreby nájsť v archíve akýkoľvek úradný papier. Zloženie indexu je určené úlohami vyhľadávania.

Na systematizáciu archívnych úložných jednotiek sa zostavuje súpis kaziet alebo archívny súpis. Pomáha viesť presné záznamy o prípadoch a odhaľuje ich obsah. V skutočnosti takýto inventár plní funkcie archívnej referenčnej knihy, čo je systematizovaný zoznam prípadov prenesených do archívu.

Pre prípady trvalého a dočasného uloženia, ako aj prípady personálu a špecifické prípady tejto organizácie sa vypracúvajú samostatné zoznamy.

Popis prípadu obsahuje nasledujúce prvky:

Sériové číslo puzdra (jeho objem alebo časť);
Index;
Názov podľa obalu;
dátumy prípadov;
Počet listov;
Poznámky.

Zväzky a časti kufríka majú nezávislé číslovanie. Ak je potrebné zapísať do súpisu úradné listiny s rovnakými nadpismi, potom sa v prvom prípade tento stĺpec vyplní úplne a nasledujúce homogénne prípady sa označia slovami „Rovnaké“. Ako príklad použitia čísel listov v inventári možno uviesť fragment zoznamu prípadov podľa personálu.

V tomto fragmente je prípad obsahujúci pracovné zmluvy s prepustenými pracovníkmi rozdelený do 2 zväzkov, v každom z nich sú dokumenty usporiadané v abecednom poradí. Prvé písmená mien zamestnancov slúžia ako čísla písmen sekcií pre každý zväzok.

Interné v skutočnosti je to jeho názov. Tento dokument je zostavený pre prípady nasledujúcich kategórií:

s trvanlivosťou viac ako 10 rokov;
trvalé uloženie;
prípady týkajúce sa personálu bez ohľadu na podmienky skladovania;

Jednotná podoba súpisu je uvedená v prílohe č.27 k vyhláške Ministerstva kultúry Ruskej federácie č.526 zo dňa 31.3.2015 „O schválení pravidiel na organizáciu skladovania, získavania, účtovania a používania dokumenty Archívneho fondu Ruskej federácie ...“. Podľa týchto pravidiel je pri podávaní veci potrebné zbaliť alebo zviazať všetky listiny, ktoré sú v nej zahrnuté, očíslovať ich, vyhotoviť osvedčovací list a interný súpis dokumentácie a zostaviť obal veci.

Číslo je umiestnené v pravom hornom rohu;
Na jeho pripevnenie sa používa čitateľ alebo grafitová ceruzka;
Listy interný inventárčíslované samostatne;
Každý zväzok alebo časť puzdra má svoje vlastné číslovanie;
Na výkresoch, fotografiách a ilustráciách je číslovanie uvedené na zadnej strane v ľavom hornom rohu;
Hárok s pevne prilepenými dokumentmi je očíslovaný ako jeden, ak sú prilepené jedným okrajom, musí byť očíslovaný každý z nich;
Dokumenty s vlastným číslovaním sa číslujú vo všeobecnom poradí;

Čo sa týka čísel písmen používaných v archíve, zapisujú sa v prípade, že sa v číslovaní vyskytli chyby. Ak je ich počet zanedbateľný, napríklad chýba len niekoľko listov, môžete chýbajúce strany vložiť do puzdra. Na číslovanie si vezmú predchádzajúce číslo, vložia ho na nečíslovaný hárok s pridaním indexu písmen vo vzostupnom poradí. Poradie číslovania bude vyzerať takto: 44,45, 45a, 45b, 45c, 46, 47 ... Tieto čísla písmen musia byť uvedené v inventári spisových dokladov v príslušnom stĺpci.

Overovací hárok- to samostatný dokument, ktorý je zostavený tak, aby zohľadňoval počet listov v prípade. Zákon to schválil jednotná forma(Príloha č. 8 Archívneho poriadku). Označuje:

počet očíslovaných listov (číslami a slovami);
počet listov vnútorného inventára;
funkcie číslovania;
informácie o fyzickom stave dokumentácie;

Údaje o prítomnosti písmenových čísel listov v zakladači sú informácie, ktoré musia byť uvedené v certifikačnom liste. Ak pri došlo k chybám, zmenilo sa alebo doplnilo jeho zloženie a priložené hárky boli očíslované písmenami, je potrebné ich uviesť. Napríklad: „V súbore bolo zaradených a očíslovaných 213 (dvestotrinásť) listov, vrátane: písmenových čísel listov: 45a, 45b, 45c + listov vnútorného inventára - 4“.

Ak po vydaní osvedčovacieho listu dôjde k zmenám v zložení a stave veci (náhrada originálov kópiami, poškodenie alebo strata dokumentácie), je potrebné o tom urobiť riadny záznam s dátumom a odkazom na príslušný zákon.

Priradenie jedinečných indexov všetkým objednávkam vydaným v organizácii je potrebné na tieto účely:

zefektívniť procesy registrácie úradnej dokumentácie;

urýchliť proces vyhľadávania a rozpoznávania zákazky vo všeobecnom dokumentárnom poli;

uľahčiť klasifikáciu pri príprave dokumentácie na archiváciu;

Podľa " . národná norma Ruská federácia. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia...“, ktorá nadobúda účinnosť 1. júla 2018, povinná náležitosť každý dokument má svoje evidenčné číslo. Ide o číselný alebo alfanumerický identifikátor, ktorý zahŕňa sériové číslo a dodatočné číslo listu v súlade s nomenklatúrou záležitostí organizácie.

digitálny kód - index v súlade s dátumom vystavenia objednávky od začiatku kalendárneho roka;

číslo písmena je abecedná šifra, ktorá vám umožňuje určiť, či objednávka patrí do jedného alebo druhého typu;

Čísla písmen v objednávkach sa používajú na zlepšenie efektívnosti indexovania dokumentov. Tento proces vám umožňuje priradiť každú z nich úradný papier, vrátane objednávky, jedinečný písmenovo-číselný index označujúci čas jej registrácie, miesto zostavenia, dobu vyhotovenia a dobu uloženia.

Tento postup je dosť individuálny. Je to definované schválené miestnymi predpismi spoločnosti. Dostupnosť čísel písmen závisí predovšetkým od celkový počet vydané príkazy a nutnosť ich zreteľného odlíšenia podľa druhu.

V malých spoločnostiach sa objednávky podľa odrody spravidla nerozdeľujú. Pri príprave na archívne uloženie ich však referent potrebuje rozdeliť podľa doby uloženia. Pre toto cez lomku alebo pomlčku sa pridáva číslica písmena alebo index písmen: „k“ (personál), „l“ (personál). Prvý môže znamenať, že objednávka patrí do kategórie dokumentov s krátkodobými lehotami uloženia, druhý do skupiny dokumentov s dobou uloženia 75 rokov.

V veľké spoločnosti indexový systém je možné rozšíriť na 10 alebo viac písmenových kódov. Často sa napríklad vyskytujú tieto písmená:

P - objednávky do zamestnania;
K - služobné cesty;
MK - miestne služobné cesty;
OTD - dovolenka bez mzdy;
OTK - školenia a pravidelné dovolenky;

Číslo listu je teda spôsob, ako identifikovať objednávku, zvýrazniť ju vo všeobecnom toku dokumentácie a jednoznačne určiť jej vlastníctvo.

V činnosti každej organizácie sa vytvára osobitná kategória prípadov - prípady trvalého uloženia. V článku vám povieme, ako zariadiť takéto prípady na presun do archívu.

Podmienky uchovávania dokumentov sú stanovené štandardnými zoznamami:

Zoznam typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činností vládne agentúry, orgány miestna vláda a organizácie s uvedením lehôt uchovávania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25. 8. 2010 č. 558 v znení neskorších predpisov zo dňa 16. 2. 2016; ďalej len zoznam 2010);
Zoznam typických archívnych dokumentov vytvorených vo vedeckých, technických a výrobné činnosti organizácie s uvedením podmienok skladovania (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 31. júla 2007 č. 1182 v znení neskorších predpisov z 28. apríla 2011; ďalej len zoznam 2007).

Dobu uchovávania dokumentov je možné nastaviť aj v priemysle normatívne dokumenty. V tomto prípade možno slovo „natrvalo“ nahradiť synonymom, napríklad „na neurčito“.

Ak organizácia nie je zdrojom akvizície štátneho archívu.

Stĺpec 3 „Obdobie uchovávania dokumentov“ zoznamu 2010 obsahuje poznámku pod čiarou<*>, ktorý hovorí, že doba uloženia „trvalých“ (Trvalých) dokumentov v organizáciách, ktoré nie sú zdrojmi akvizície štátnych, mestských archívov, nemôže byť kratšia ako desať rokov. Hovoríme len o tých dokumentoch, ktorých doby uchovávania sú uvedené v zozname 2010.

Ak teda organizácia nie je zdrojom akvizície štátneho (mestského) archívu, musí uchovávať dokumenty s „trvalým“ obdobím najmenej 10 rokov a následne ich mať možnosť zničiť v bežnom režime spolu s obalmi. ktorých platnosť do tohto času vypršala. Zároveň v návode na prácu v kancelárii alebo v inej lokálke normatívny akt venovaný ukladaniu dokumentov, je vhodné založiť minimálny termínúložisko pre tieto dokumenty. Napríklad:

Nakoľko Spoločnosť nie je organizáciou – zdrojom akvizície štátnych (mestských) archívov, „trvalá“ doba uloženia riadiacich dokumentov je 10 rokov.

Poznámka

Zoznam z roku 2007 neobsahuje žiadne takéto poznámky pod čiarou ani pokyny iným spôsobom. Ak má teda dokument podľa Zoznamu 2007 „trvalú“ dobu uchovávania, znamená to uchovávanie počas celej existencie organizácie.

Ak je organizácia zdrojom akvizície štátneho archívu, potom obdobie uchovávania „natrvalo“ znamená „pokiaľ organizácia existuje“. Ak má likvidovaná organizácia nástupcu, tak „trvalo“ bude trvať po celú dobu existencie nástupníckej organizácie. V prípade, že sa organizácia zrušuje bez nástupcov, štátny archív, do ktorého patrí, preverí hodnotu dokumentov s trvalou dobou uloženia a tie, ktoré uzná za užitočné, prevezme do svojich úložísk. Dokumenty, ktoré archív nezaujíma, môžu byť zničené.

Príprava prípadu na uskladnenie začína dlho predtým, ako je dokument dokončený v evidencii. Všetky procesy DOW sa vykonávajú postupne a sú vzájomne prepojené.

Poznámka

Už v procese prijímania prichádzajúci dokument alebo vytvorením odchádzajúceho, musíte pochopiť, v akom prípade bude dokument umiestnený a aké sú vlastnosti vytvorenia tohto prípadu.

Napríklad objednávky na hlavné činnosti by sa mali brať do úvahy a mali by sa vytvárať striktne oddelene od objednávok pre personál. Opakom často hrešia malé organizácie, kde sekretárka spája funkcie referenta a personalistu. Pred odoslaním takéhoto zloženého súboru na uloženie bude potrebné ho rozpustiť, a to je práca navyše.

Pokiaľ ide o korešpondenciu, mala by byť tvorená podľa princípu „žiadosť-odpoveď“, keď sa každý došlý alebo odoslaný list zakladá do súboru podľa otázky, a nie podľa typu (došlý alebo odoslaný). Musí sa to urobiť okamžite, inak, keď príde čas na odoslanie prípadov na uskladnenie, sekretárka strávi veľké množstvočas formovať históriu korešpondencie.

Dokumenty v prípade môžu byť systematizované:

chronologicky, teda v čase stvorenia. V takýchto prípadoch sú dokumenty spravidla usporiadané striktne podľa evidenčné čísla, Napríklad:

	Číslo listu prípadu (zväzok)
Objednávka zo dňa 1.12.2015 č.1
Objednávka zo dňa 13.01.2015 č.2
Objednávka zo dňa 13.01.2015 č.3
Objednávka zo dňa 16.01.2015 č.4
Objednávka zo dňa 19.01.2015 č.5

abecedne- napríklad priezviská alebo názvy projektov:

Kombinovaný spôsob- najprv sú dokumenty usporiadané v abecednom poradí a potom aj chronologicky, napríklad:

Dokument a jeho registračné údaje	Číslo listu prípadu (zväzok)
Korešpondencia so spoločnosťou Astra LLC
Oddeľovací list
Ref. č. 53 zo dňa 14.01.2015
In. č. 243 zo dňa 16.01.2015
Ref. č. 105 zo dňa 23.01.2015
In. číslo 341 zo dňa 28.01.2015
Korešpondencia so spoločnosťou Vasilek LLC
Oddeľovací list
In. č. 14 zo dňa 12.01.2015
Ref. č. 18 zo dňa 13.01.2015
In. č. 201 zo dňa 15.01.2015

Dokumenty rozdelené do blokov abecedne sú od seba oddelené napríklad farebnými oddeľovačmi. Toto je voliteľné, ale výrazne uľahčuje prácu s hlasitosťou. Pri číslovaní listov dostávajú oddeľovače čísla vo všeobecnom poradí.

Takže v čase, keď sú súbory uložené na uloženie, budú dokumenty už správne sformované do súborov a vo vnútri súborov budú systematizované.

Prebytok odstránime. S najväčšou pravdepodobnosťou sa doteraz dokumenty uchovávali v zložkách - registrátoroch. Vyberať z nich dokumenty je ešte priskoro. Na začiatok si prelistujme každý priečinok a zo samotných dokumentov odstráňte koncepty, dubletové (opakované) kópie dokumentov, hárky s poznámkami a kancelárske sponky a zošívačky.
Prípady delíme na zväzky. V tejto fáze určujeme, koľko zväzkov prípadu sa nakoniec ukáže a ako je lepšie rozdeliť dokumenty na zväzky: podľa mesiacov, podľa počtu listov, podľa dodávateľov, podľa priezvisk atď. V súlade s odsekom 4.20 Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie a iných dokumentov v orgánoch štátnej moci, miestne samosprávy a organizácie (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526; ďalej - Pravidlá 2015) v každom prípade by nemalo byť viac ako 250 listov.

Vôbec nie je potrebné vymýšľať nejaký systém delenia dokumentov do zväzkov, stačí sa držať tohto pravidla. Rovnomerné rozloženie listov po prvé umožňuje vytvárať zväzky približne rovnakej hrúbky a po druhé uľahčuje vyhľadávanie dokumentov v súbore. Ak je teda v súbore asi 300 listov, potom je lepšie vytvoriť dva zväzky po 150 listov, a nie 250 a 50.

Potom opatrne vytiahneme dokumenty z priečinkov, rozdelíme ich po zväzkoch a pristúpime k registrácii na uloženie.

V závislosti od doby skladovania môžu byť prípady spracované čiastočne alebo úplne. Všetky prípady podané v organizácii, ktoré majú trvanlivosť viac ako 5 rokov, sú čiastočne spracované, s výnimkou prípadov týkajúcich sa personálu. Plný dizajn Nasledujúce prípady podliehajú skladovaniu v súlade s pravidlami z roku 2015:

doba trvalého skladovania;
dočasné (nad 10 rokov) skladovacie obdobie;
personálne doklady všetky vrátane tých, ktoré majú päťročnú trvanlivosť).

Etapy registrácie každého zväzku.Úplná registrácia na uloženie každého zväzku súboru prebieha v nasledujúcom poradí:

1) číslovanie listov prípadu;

2) vypracovanie interného súpisu prípadu;

3) registrácia listu - svedok prípadu;

4) ukladanie alebo viazanie dokumentov prípadu;

5) dizajn obálky (titulná strana).

Ak dokumenty predtým niekto očísloval v tom istom pravom hornom rohu a nové číslovanie sa nezhoduje so starým, prečiarknite staré číslo a napíšte vedľa neho nové. Čísla nalepené v iných častiach hárku nie je potrebné opravovať. Ak je v tomto zväzku zahrnutá brožúra s vlastným číslovaním strán, potom každý jej hárok vrátane obálky dostane svoje číslo vo všeobecnom poradí.

Každý očíslovaný zväzok môže byť označený nálepkou s nasledujúcimi informáciami:

celkový počet listov;
vynechané čísla;
čísla písmen.

Tieto informácie sa nám budú hodiť o niečo neskôr pri zostavovaní svedeckého listu prípadu.

Ak je v zväzku niekoľko chýbajúcich a napísaných čísel, je potrebné ich zohľadniť pri počítaní počtu listov. Napríklad, ak je v zväzku 100 hárkov podľa čísel, ale chýbajú tri čísla a dva písmená, celkový počet hárkov v zväzku bude 99 (100 - 3 +2).

Pravidlá z roku 2015 nehovoria nič o počte revízií v číslovaní zväzkov. Je zrejmé, že ak je príliš veľa chýb, je lepšie hárky prečíslovať. Nie je však známe, s akým významom toto „príliš veľa“ začína. V tomto prípade Vám odporúčame oboznámiť sa s bodom 75 Pravidiel pre prácu notárskej kancelárie (schválené rozhodnutím Rady FNP zo dňa 17.12.2012, uznesením Ministerstva spravodlivosti Ruska zo dňa 16.4. 2014 č. 78):

extrakcia

z Poriadku práce notárskeho úradu

75. […] Ak sa pri číslovaní listov v prípade (zväzku) urobí viac ako 5 chýb, hárky prípadu (zväzku) sa znova očíslujú.

Toto pravidlo nie je potrebné pre bežnú kancelársku prácu, ale aspoň poskytuje predstavu o tom, koľko chýb je lepšie prečíslovať zväzok.

Zostavenie internej inventarizácie dokladov zväzku nie je vždy potrebné. Aby som citoval pravidlá z roku 2015:

extrakcia

z Pravidiel pre organizáciu uchovávania, získavania, účtovníctva a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie

a iné dokumenty v štátnych orgánoch, samosprávach a organizáciách

4.30. Na vyúčtovanie dokumentov určitých kategórií vecí na papieri (osobné veci, súdne veci, materiály trestných vecí, prípady udeľovania akademických titulov a udeľovania akademických titulov, prípady súvisiace s vydávaním osvedčení o autorských právach a patentových vynálezoch), interný inventár vecí. dokumenty sa zostavujú.

Vnútorný inventár je akýmsi obsahom zväzku.

Tajomník môže v prípade potreby vytvoriť interný inventár pre iné kategórie prípadov. Tu je to, čo o tom hovoria Základné pravidlá pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo 6. februára 2002):

extrakcia

zo Základných pravidiel prevádzky archívov organizácií

3.6.17. Na evidenciu dokumentov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa zostavuje interná inventarizácia spisov, ktorých účtovanie je spôsobené špecifikami tejto dokumentácie (najmä cenné, osobné, súdne, vyšetrovacie spisy a pod.), nakoľko ako aj evidovať trvalé a dočasné (nad 10 rokov) uchovávanie, tvorené podľa druhov dokumentov, ktorých názvy neprezrádzajú konkrétny obsah dokumentu.

Internú inventúru je teda možné zostaviť tak za zväzok s objednávkami na hlavnú činnosť (najmä ak v ňom bolo porušené číslovanie v dôsledku nesprávnej systematizácie), ako aj za zväzok s korešpondenciou, ak to uľahčuje použitie zväzkov.

Formulár internej inventarizácie je uvedený v Pravidlách 2015 (príloha č. 27). Inventár má vlastné číslovanie listov, ktoré je možné automaticky zapísať vo fáze vytvárania dokumentu v MS Word (príklad 1).

Pre každý zväzok prípadu je zostavený certifikačný list. Tlačivo hárku obsahuje aj Pravidlá 2015 (príloha č. 8). Vypĺňanie je jednoduché: už vieme, koľko listov je v každom zväzku, ako aj koľko z nich chýba a čísla sú označené písmenami. Pokiaľ ide o „vlastnosti fyzického stavu“, potom hovoríme o:

o roztrhaných listoch;
lepené listy;
brožúry, šité a zapečatené dokumenty ako súčasť zväzku;
hárky väčšieho formátu ako väčšina v zväzku a iné neštandardné dokumenty pre tento zväzok (príklad 2).

Vyberáme kryt. Doklady o trvalej trvanlivosti sa vydávajú v kartónových obaloch špeciálne určených pre prípady trvalej trvanlivosti (obr. 1). Je ľahšie ich nájsť na webových stránkach internetových obchodov, a nie na obchodných podlahách - tento produkt nie je najobľúbenejší, takže ho často zabúdajú umiestniť na pult.

Kartónová väzobná zložka je doplnená o pružný široký chrbát s lepiacou vrstvou. Horný a spodný kryt sú zvrásnené s odsadením od ľavého okraja 25 mm, čo umožňuje listovanie v puzdre ako knihu a kopírovanie listov bez problémov.

Zväzok navrhnutý v takomto obale vyzerá ako obyčajná kniha, len vo veľkom formáte. Takto navrhnuté zväzky je možné umiestniť vertikálne na policu bez obáv, že sa prehnú a rozdrvia obsah.

Vyrábame kryt. Ak sa manažmentu zdá, že je to príliš drahé, sekretár bude musieť vziať nožnice, kartón a vytvoriť kryty sám. Výroba slušných obalov však bude fungovať iba vtedy, ak nájdete kvalitný kartón narezaný na listy rovnaké alebo o niečo väčšie ako A4. Z obyčajného „Pre detskú kreativitu“ nič dobré nevzíde.

Aby ste si obal vyrobili sami, budete potrebovať kartón, hárok bumvinylu (odolný, vodeodolný viazací materiál na papierovej báze) a obojstrannú pásku.

Princíp šitia zakúpených a domácich krytov je rovnaký:

1. Spojte spodný kryt, dokumenty a horný kryt, navŕtajte a zošite väzbu.

2. Mäkký materiál (v prípade vlastnej výroby - prúžok bumvinylu) zabaľte za spodný kryt a pásku zospodu pevne prilepte (obr. 2).

V dôsledku toho bude domáci kryt vyzerať takmer rovnako ako na obr. 3.

Používame dierovačku. Keďže sa dokumenty zošívajú do 4 otvorov, je lepšie na to použiť špeciálne 4-dierkové dierovače, ktoré naraz prerazia stoh dokumentov od 150 do 300 listov (obr. 4, 5).

Môžete použiť aj bežný 10-listový dierovač s dvomi otvormi, ale týchto desať listov budete musieť predierovať dvakrát. Vzdialenosť medzi štyrmi otvormi by mala byť 8 cm (podľa
s odporúčaniami GOST 17914-72 „Kryty na puzdrá na dlhodobé skladovanie. technické údaje“), takže glukomer by mal byť nastavený na „888“.

Pred dierovaním otvorov do zväzku musíte usporiadať dokumenty prípadu v nasledujúcom poradí:

1) interný inventár (ak bol vytvorený);

2) dokumenty prípadu;

3) certifikačný list.

Vyberieme ihlu a niť. Ihla na šitie je príliš malá, je lepšie použiť vrecúško (tzv. "cikánske") - dlhé (asi 12 cm) a so širokým očkom. Niť bude potrebovať silnú, ale môžete ju zložiť niekoľkokrát a obvyklú. Dá sa šiť aj bankovým špagátom, ale navliecť ho ani do „cikánskej“ ihly nie je jednoduché.

Dĺžka vlákna na štandardnom objeme je približne 1 meter. Najlepšie je určiť si optimálnu dĺžku sami empiricky - už pri treťom zošitom zväzku bude jasné, koľko to bude potrebné. Na konci nite nie je potrebné viazať uzol, ako pri bežnom šití - v každom prípade sa konce zastrihnú na optimálnu dĺžku. Ak bol objem prepichnutý (prepichnutý, navŕtaný) opatrne, nebudú žiadne problémy s navliekaním nite, pretože priemer ihly je oveľa menší ako priemer otvoru z vŕtačky alebo dierovača.

Smer ihly s niťou pri šití objemu je znázornený na obrázku 6.

Po vytiahnutí oboch koncov nite zo zadnej strany zväzku sa tieto zviažu (nie pevne, aby sa zväzok dal nielen otvoriť, ale v prípade potreby aj urobiť kópiu akéhokoľvek dokumentu, ale nie slabo, aby listy puzdra „nechodili“) a boli odrezané.

Poznámka: vo všeobecnosti a práca personálnej kancelárie Konce závitov nie je potrebné vytiahnuť z vnútornej strany krytu a pripevniť ich overovacou nálepkou. Konce sú odrezané a ak je to možné, skryté pod krytom. Ak nie je kryt, jednoducho sa vytlačia zvnútra bez akýchkoľvek ďalších manipulácií.

Podoba titulnej strany veci je uvedená v Pravidlách 2015 (príloha č. 28). Jeho plnenie väčšinou nespôsobuje ťažkosti. Nezabudnite len na to, že horný riadok obálky „Názov štátneho (obecného) archívu“ zostáva prázdny. Ak sa prípad niekedy dostane do štátneho archívu, jeho pracovníci si tento riadok vyplnia sami.

V ľavom dolnom rohu titulnej strany je nalepený archívny kód kufríka: číslo fondu, súpisné číslo a číslo tejto úložnej jednotky podľa súpisu (príklad 3).

Prilepte titulnú stranu na obálku zväzku. Najlepšie je použiť PVA lepidlo, no potom treba puzdro hneď na niekoľko hodín vystaviť tlaku, inak sa titulná strana nerovnomerne prilepí a miestami sa pokrčí. Najmenej vhodné je na to lepiaca tyčinka (obal sa za pár hodín odlepí) a kancelárske lepidlo (príliš tekuté a pokazí titulnú stranu tak, že ju nezachráni žiadna tlač). Tlač obalov na listy s lepiacou vrstvou je nákladná a neefektívna: „lepiaca vrstva“ na nich je podmienená a kryt je možné odstrániť jedným pohybom ruky.

Algoritmus registrácie dokumentov na trvalé uloženie je teda nasledujúci:

Index prípadov

Názov prípadu

Počet listov

Čas použiteľnosti

Pracovné zmluvy s prepustenými zamestnancami. B - K.T.1

Tiež. Písmená L - Z. T.2

Sortiment špeciálneho papiernictva pre archív prezentovaný v obchodoch je malý, ale môžete si niečo vybrať.

Stroje na archívnu väzbu. Objem puzdra je v nich upevnený a prevŕtaný. Stroj môže byť ručný (na vŕtanie je potrebné otáčať špeciálnou rukoväťou, obr. 7) a elektrický (vŕtačka sa spúšťa stlačením tlačidla, obr. 8). Názory odborníkov na tieto stroje sa líšia: niekto ich považuje za pohodlné, niekto - presne naopak. Ale diera vyrazená dierovačom vyzerá rozhodne hladšie a úhľadnejšie ako diera vyvŕtaná strojom.

Úložný box. Hotové zväzky možno jednoducho položiť na policu alebo dodatočne zabaliť do škatúľ. Existuje veľa druhov krabičiek. Všimnime si napríklad škatuľku so šnúrkami, v ktorej je umiestnených niekoľko viazaných zväzkov puzdier (obr. 9).

V predaji nájdete aj veľké boxy s odklápacím vekom (obr. 10). Tento box pojme 10 alebo viac zväzkov.

Je vhodné získať požadovaný objem alebo zväzok z krabíc so sklopným vekom bez vyberania krabice z police. Niektoré boxy majú dokonca špeciálne upevňovacie konzoly, ktoré umožňujú vytvoriť regál spojením boxov (obr. 11).