Makipagtulungan sa impormasyon at mga sangguniang dokumento. Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento

Pahina 15 ng 16

AT impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento.

Ang batayan ng impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ay isang database na nabuo sa proseso ng pagpasok ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento sa isang PC.

Pinapayagan ka ng modernong DBMS (mga sistema ng pamamahala ng database) na gumawa ng mga query at, nang naaayon, makatanggap ng mga sagot para sa anumang kumbinasyon ng data na kasama sa card ng pagpaparehistro ng dokumento.

Katulad nito, ang paghahanap para sa mga dokumento mismo ay isinasagawa. Ang paghahanap ay maaaring nasa anumang sign (patlang) na puno ng registration card. Bilang isang tuntunin, ito ay ang papasok na numero ng dokumento, ang petsa ng pagtanggap ng dokumento, ang uri ng dokumento, ang kasulatan, ang teritoryo, ang tagapagpatupad ng dokumento, ang papalabas na numero ng dokumento, ang petsa na ipinadala ang dokumento, atbp. Ang kaukulang mga halaga ng field ay maaaring ipinasok mula sa keyboard, o para sa mga classified na halaga ay pinili mula sa naaangkop na listahan (uri ng dokumento, tagapalabas, atbp.). Maaaring magbigay ng tulong:

1. Ayon sa isang tiyak na dokumento: kung saan (sino) matatagpuan; yugto ng pagpapatupad (paghahanda); resulta ng pagpapatupad; lokasyon ng imbakan (para sa mga naisagawang dokumento).

2. Ayon sa paksa (nilalaman): tiyak na dokumento; pangkat ng mga dokumento.

4. Ayon sa rehiyon: bansa; mga lugar; lungsod.

Kapag naghahanap ng mga partikular na dokumento o isang pangkat ng mga dokumento, maaaring ipahiwatig ang mga sumusunod na detalye:

1) papasok, papalabas, panloob na mga dokumento(ang paghahanap ay maaaring isagawa nang magkahiwalay para sa bawat kategorya, at para sa lahat ng tatlong grupo ng mga dokumento);

2) uri ng dokumento (liham, order, kontrata, atbp.);

3) ang tinatayang kronolohikal na saklaw ng paghahanap (sa pamamagitan ng petsa ng pagtanggap o para sa panloob - ang pagpirma ng dokumento, o mula sa isang numero patungo sa isa pa);

4) ang rehiyon kung saan isinasagawa ang paghahanap (bansa, rehiyon);

5) organisasyon (correspondent/addressee);

Kapag naghahanap ng impormasyon sa isang partikular na dokumento, maaaring direktang tukuyin ang numero ng dokumento.

Ang mga kondisyon sa paghahanap ay nabuo bilang isang kumbinasyon ng mga nakumpletong field ng card, katulad ng registration card, i.e. kapag pinupunan ang ilang mga patlang, ang mga dokumentong tumutugma sa lahat ng tinukoy na mga parameter ay makikita.

Ang paghahanap para sa mga dokumento ay maaaring isagawa sa mga hindi naisakatuparan, naisakatuparan na mga dokumento (na may petsa ng pagpapatupad at isang marka ng pagkakalagay sa kaso), sa buong database ng pagpapatakbo (mga dokumento ng kasalukuyang taon ng pag-iingat ng rekord), at gayundin, kung kinakailangan, sa ang database ng archive (mga dokumento ng mga nakaraang taon).

Kapag nag-isyu ng impormasyon sa isang partikular na dokumento, ang form ng pagpaparehistro ay ipinapakita sa screen at, kung kinakailangan, naka-print. Kapag naghahanap ng isang pangkat ng mga dokumento, ang mga resulta ng paghahanap ay ipinapakita at naka-print sa tabular form.

Sa kaso ng paghahanap para sa isang partikular na hindi naisagawang dokumento, ang resulta ng paghahanap ay impormasyon tungkol sa kung saang kontratista ang dokumento ay kasalukuyang naroroon. Kung naisakatuparan na ang dokumento, magpapakita ang screen ng impormasyon kung saan ang dokumentong ito.

Makabuluhang palawakin ang mga posibilidad ng paghahanap ng mga full-text na database sa mga dokumento ng institusyon. Ang ganitong uri ng trabaho na may mga elektronikong kopya ng mga dokumento ay naging mas laganap kamakailan. Sa kasong ito, ang isang file na may teksto ng dokumento mismo ay awtomatikong naka-attach sa registration card para sa dokumento (papasok, natanggap ng e-mail, fax; o ipinasok sa pamamagitan ng pag-scan at kasunod na pagkilala dokumentong papel, papalabas o panloob - inihanda kasama text editor, spreadsheet, atbp.).

Ang ganitong mga full-text system ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap hindi lamang sa pamamagitan ng mga detalye na ipinasok sa card ng dokumento, kundi pati na rin sa nilalaman ng dokumento, i.e. maghanap ng mga dokumento sa teksto kung saan mayroong ilang mga salita o parirala. Halimbawa, kung gusto naming makahanap ng mga dokumento na nauugnay sa pagbili ng isang printer mula sa Orion, pagkatapos ay hinahanap namin ang mga salitang "printer" at "Orion".

Ang paggamit ng mga automated na teknolohiya ay makabuluhang binabawasan ang mga gastos sa paggawa para sa pagpaparehistro, kontrol sa pagpapatupad at sanggunian serbisyo ng impormasyon. Kaya, kung ang mga gastos sa paggawa para sa pagpuno ng isang tradisyunal na card ng pagpaparehistro ay 0.152 na oras, pagkatapos ay gumagamit ng automated na teknolohiya - 0.054 na oras lamang.Alinsunod dito, ang mga gastos sa paggawa para sa paghahanap kasalukuyang impormasyon ay 0.17 o 0.054 na oras, ang pagguhit ng mga sertipiko ng mga dokumentong hindi nakumpleto sa oras gamit ang tradisyonal na teknolohiya ay tumatagal ng isang buwanang (10 mga dokumento), taunang (mahigit 100 na mga dokumento) mula 0.26 na oras hanggang 8 oras. Kasabay nito, ang isang katulad na sertipiko ay inihanda sa isang automated system para sa 0.05 na oras, at may naaangkop na mga setting, sa pangkalahatan ay maaari itong gawin at awtomatikong i-print sa isang tinukoy na frequency.

Ang interes ay ang mga pamantayan ng oras para sa pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento, kabilang ang paglalagay ng marka na "K" sa dokumentong napapailalim sa kontrol, pagpapaalala sa kontratista ng deadline, pagpasok ng impormasyon sa card sa pag-usad ng pagpapatupad, pagpapaalam sa mga tagapamahala tungkol sa katayuan ng pagpapatupad, pag-alis ng dokumento mula sa kontrol, paghahanda ng isang buod ng mga dokumento, hindi naisakatuparan sa oras, pagguhit ng isang buod ng pagpapatupad ng mga dokumento na napapailalim sa kontrol; pangkalahatan ng mga resulta ng pagpapatupad ng mga dokumento sa mga dibisyon ng istruktura, pagsusuri ng estado ng pagpapatupad ng mga dokumento sa organisasyon. Halimbawa, ang paghahanda ng isang sertipiko upang ipaalam sa pamamahala (sertipiko para sa 20 mga dokumento) sa tradisyonal na trabaho sa opisina ay tumatagal ng 1.8 oras, at sa awtomatiko - 1 oras.

Ang mga programa para sa pagpaparehistro at pagkontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento ay isang mahalaga mahalaga bahagi modernong mga sistema ng automation ng opisina.

<< Предыдущая - Следующая >>

Talaan ng mga Nilalaman

Pahina 15 ng 16

AT impormasyon at sangguniang gawain sa mga dokumento.

Ang batayan ng impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ay isang database na nabuo sa proseso ng pagpasok ng mga papasok, papalabas at panloob na mga dokumento sa isang PC.

1. Ayon sa isang tiyak na dokumento: kung saan (sino) matatagpuan; yugto ng pagpapatupad (paghahanda); resulta ng pagpapatupad; lokasyon ng imbakan (para sa mga naisagawang dokumento).

2. Ayon sa paksa (nilalaman): tiyak na dokumento; pangkat ng mga dokumento.

4. Ayon sa rehiyon: bansa; mga lugar; lungsod.

Kapag naghahanap ng mga partikular na dokumento o isang pangkat ng mga dokumento, maaaring ipahiwatig ang mga sumusunod na detalye:

1) papasok, papalabas, panloob na mga dokumento (ang paghahanap ay maaaring isagawa nang hiwalay para sa bawat kategorya, at para sa lahat ng tatlong grupo ng mga dokumento);

2) uri ng dokumento (liham, order, kontrata, atbp.);

3) ang tinatayang kronolohikal na saklaw ng paghahanap (sa pamamagitan ng petsa ng pagtanggap o para sa panloob - ang pagpirma ng dokumento, o mula sa isang numero patungo sa isa pa);

4) ang rehiyon kung saan isinasagawa ang paghahanap (bansa, rehiyon);

5) organisasyon (correspondent/addressee);

Kapag naghahanap ng impormasyon sa isang partikular na dokumento, maaaring direktang tukuyin ang numero ng dokumento.

Sa kaso ng paghahanap para sa isang partikular na hindi naisagawang dokumento, ang resulta ng paghahanap ay impormasyon tungkol sa kung saang kontratista ang dokumento ay kasalukuyang naroroon. Kung naisakatuparan na ang dokumento, ipapakita ng screen ang impormasyon kung saan matatagpuan ang dokumentong ito.

Makabuluhang palawakin ang mga posibilidad ng paghahanap ng mga full-text na database sa mga dokumento ng institusyon. Ang ganitong uri ng trabaho na may mga elektronikong kopya ng mga dokumento ay naging mas laganap kamakailan. Sa kasong ito, ang isang file na may teksto ng dokumento mismo ay awtomatikong naka-attach sa registration card para sa dokumento (papasok, natanggap sa pamamagitan ng e-mail, fax; o ipinasok sa pamamagitan ng pag-scan at kasunod na pagkilala sa isang papel na dokumento, papalabas o panloob - inihanda gamit ang isang text editor, spreadsheet, atbp.). P.).

Ang paggamit ng mga automated na teknolohiya ay makabuluhang binabawasan ang mga gastos sa paggawa para sa pagpaparehistro, kontrol sa pagpapatupad at sanggunian at mga serbisyo ng impormasyon. Kaya, kung ang mga gastos sa paggawa para sa pagpuno ng isang tradisyonal na card ng pagpaparehistro ay 0.152 na oras, pagkatapos ay gumagamit ng automated na teknolohiya - 0.054 na oras lamang.Alinsunod dito, ang mga gastos sa paggawa para sa paghahanap ng kasalukuyang impormasyon ay 0.17 o 0.054 na oras, pagguhit ng mga sertipiko ng mga dokumentong hindi nakumpleto noong ang oras sa tradisyunal na teknolohiya ay tumatagal ng buwanang (10 dokumento), taunang (mahigit 100 na dokumento) mula 0.26 na oras hanggang 8 oras. Kasabay nito, ang isang katulad na sertipiko sa isang automated system ay inihahanda sa loob ng 0.05 na oras, at may naaangkop na mga setting, maaari itong kahit na malikha at awtomatikong mai-print sa isang tinukoy na dalas.

Ang pagpaparehistro ng dokumento at mga programa sa pagkontrol sa pagpapatupad ay isang mahalagang bahagi ng mga modernong sistema ng automation ng opisina.

Ang kundisyon para sa matagumpay na operasyon ng serbisyong klerikal (secretary-referent) sa larangan ng impormasyon at reference na gawain ay ang paglikha ng isang reference file ( help desk), kung saan ang mga registration card ay nakaayos ayon sa isang tiyak na sistema. Ang gawain ng reference apparatus sa trabaho sa opisina ay sagutin ang dalawang tanong anumang oras: ang una ay kung saang departamento, alin sa mga gumaganap at sa anong yugto ng pagpapatupad, alin sa mga gumaganap at sa anong yugto ng pagpapatupad ang nais na dokumento , ang pangalawa - kung saan ang dokumento ( kung saan ang mga dokumento) mayroong impormasyon sa nais na isyu. Ang impormasyon at reference na trabaho ay maaaring buuin nang tradisyonal gamit ang mga reference card, at sa isang automated na mode. Isaalang-alang natin sandali ang parehong mga diskarte. Ang mga reference na file sa sentralisasyon ng pagpaparehistro at reference na mga operasyon ay matatagpuan sa opisina at sa control group. Sa mga desentralisadong operasyon, ang mga file cabinet ay matatagpuan sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon. Ang mga card ay pinagsama-sama sa isang file ng card ayon sa mga tampok na ganap na umaasa sa nilalaman, ang mga kahilingan na dapat masiyahan sa tulong nito. Ang reference na file ay nahahati sa dalawang bahagi: ang una ay may kasamang mga card para sa mga hindi nakumpletong dokumento, ang pangalawa - para sa mga naisakatuparan. Habang isinasagawa ang mga card, ang mga card mula sa mga seksyon ng unang bahagi ng index ng card ay inilipat sa kaukulang seksyon ng pangalawang bahagi. Ang lahat ng mga column ay dapat punan sa registration card na nakalagay sa ikalawang seksyon ng card index. Ang paggamit ng mga tagapagpahiwatig ng kulay ay nagbibigay-daan para sa pag-uuri ng hanay ng sanggunian at pinapadali ang paghahanap kinakailangang impormasyon, pinapataas ang kahusayan sa paghahanap. Mga reference card inilipat sa archive kasama ang mga nakumpletong papeles at mga dokumento. Ang mga posibilidad ng impormasyon at mga serbisyo ng sanggunian sa pagpapakilala ng isang awtomatikong sistema ng pagpaparehistro ng dokumento ay lumawak nang malaki. Ang awtomatikong sistema ay nagbibigay-daan sa iyo na makahanap ng mga sanggunian para sa anumang kumbinasyon ng data na kasama sa card ng pagpaparehistro ng dokumento. Ang paghahanap para sa impormasyon sa isang partikular na dokumento ay maaaring isagawa sa mga natitirang at naisakatuparan na mga dokumento, sa buong database ng pagpapatakbo ng kasalukuyang taon, at, kung kinakailangan, sa mga dokumento mula sa mga nakaraang taon (archival database). Kung kinakailangan upang makakuha ng impormasyon sa isang tiyak na dokumento, ang kaukulang form ng pagpaparehistro ay ipinapakita sa screen at pagkatapos ay naka-print. Ang mga resulta ng paghahanap ng impormasyon sa isang pangkat ng mga dokumento ay ipinapakita sa isang tabular form at, kung kinakailangan, naka-print out. Ang impormasyon sa isang hindi naisagawang dokumento o sa isang naisakatuparan, ayon sa pagkakabanggit, ay nagpapakita kung aling kontratista ang may dokumento at kung saan ang dokumentong ito ay isinampa. Sa kasalukuyan, ang mga full-text na sistema ng paghahanap para sa kinakailangang impormasyon ay nagiging mas laganap. Para sa mga layuning ito, ang isang file na may teksto ng mismong dokumento ay naka-attach sa registration card para sa dokumento. Ang ganitong mga sistema ay nagpapahintulot sa iyo na maghanap hindi lamang sa pamamagitan ng mga detalye ng registration card, kundi pati na rin sa nilalaman ng dokumento mismo - hanapin ang dokumentong ito sa pamamagitan ng mga keyword o mga parirala. Paggamit teknolohiya ng kompyuter pinapabilis ang daloy ng trabaho, pinapabuti ang ehekutibong disiplina ng mga empleyado, pinapabuti ang pamamahala ng organisasyon sa kabuuan.

Availability elektronikong archive nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis at madaling mahanap ang anumang dokumento gamit ang function ng paghahanap. Nagbibigay ang function ng isang instant na paghahanap para sa mga dokumento para sa anumang uri ng kahilingan (Larawan 15). Ang resulta ng paghahanap ay isang listahan ng mga dokumento na nakakatugon sa kahilingan, na may listahan ng mga halaga ng mga detalye ng mga nahanap na dokumento.

Ang isang hiwalay na uri ng paghahanap ay ang paghahanap sa pamamagitan ng kontrol na mga dokumento at mga tagubilin. Ganitong klase Hinahayaan ka ng paghahanap na makakuha ng impormasyon sa pagpapatakbo tungkol sa katayuan ng isang gawain.

Pagbubuo ng mga kaso sa organisasyon at ang kanilang kasalukuyang imbakan.

Sa simula ng bawat taon, sinisimulan ng organisasyon ang pagbuo ng mga dokumento sa kaso. Ang pagbuo ng mga kaso ay ang pagpapangkat ng mga naisagawang dokumento sa isang kaso alinsunod sa nomenclature ng mga kaso at ang sistematisasyon ng mga dokumento sa loob ng kaso.

Sentralisado at desentralisadong pagbuo ng mga kaso sa organisasyon

Sa mga organisasyon, ang mga kaso ay nabuo sa gitna ng serbisyo sa pamamahala ng dokumento (secretariat, opisina, departamento ng trabaho sa opisina, atbp.) o desentralisado - sa mga dibisyong istruktura. Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga kaso ay pangunahing nabuo sa isang desentralisadong paraan, i.e. sa mga istrukturang dibisyon.

Ang mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo, mga anyo ng kanilang pagpaparehistro (accounting), buod ng pagpaplano ng teksto at istatistika at pag-uulat na dokumentasyon, mga sulat at iba pang mga dokumento sa mga pangunahing isyu sa negosyo ay nabuo sa serbisyo ng dokumentasyon ng pamamahala (DOE).

Ang mga dokumento na sumasalamin sa ilang mga lugar ng mga aktibidad ng organisasyon ay nabuo sa mga kaso sa lugar ng kanilang paghahanda sa may-katuturang mga dibisyon ng istruktura, ang kakayahan kung saan kasama ang ilang mga isyu alinsunod sa regulasyon sa kanila (halimbawa, alinsunod sa regulasyon sa pagpaplano at kagawaran ng ekonomiya, departamento accounting at pag-uulat, departamento ng tauhan, atbp.).

Ang pagbuo ng mga kaso sa mga dibisyon ng istruktura ng organisasyon ay isinasagawa ng mga empleyado na responsable para sa pag-iingat ng rekord. Ang kontrol sa pagbuo ng mga kaso ay isinasagawa ng serbisyo ng DOW.

Ang pinuno ng archive ng organisasyon o ang taong responsable para sa archive ay nagbibigay ng kinakailangang tulong sa pamamaraan sa mga empleyado mga istrukturang dibisyon sa pagbuo ng mga kaso, at sinusuri din ang kawastuhan ng pagbuo ng mga kaso alinsunod sa naaprubahang nomenclature ng mga kaso.

Mga panuntunan para sa pagbuo ng mga kaso.

Kapag bumubuo ng mga kaso, ang mga sumusunod na pangunahing kinakailangan ay dapat sundin: ilagay sa kaso lamang naisakatuparan, wastong naisakatuparan na mga dokumento alinsunod sa mga heading ng mga kaso ayon sa nomenclature; isama sa kaso ang isang kopya ng dokumento; pagsama-samahin ang lahat ng mga dokumento na may kaugnayan sa paglutas ng isang isyu; ilagay ang mga annexes kasama ang mga pangunahing dokumento; mga dokumento ng grupo ng isa taon ng kalendaryo, maliban sa mga kaso ng paglilipat; hiwalay na pangkatin sa mga file ang mga dokumento ng permanente at pansamantalang imbakan. Ang mga dokumentong ibabalik, mga karagdagang kopya, mga draft ay hindi dapat ilagay sa file.

Tandaan! Ang CASE ay hindi dapat lumampas sa 250 na mga sheet na may kapal ng gulugod na hindi hihigit sa 4 cm. Kung ang gulugod ng kaso ay lumampas sa 4 cm, ang mga dokumento ng kaso ay nahahati sa mga volume. Ang index at pamagat ng kaso ay nakakabit sa bawat volume na may pagdaragdag ng "volume 1", "volume 2", atbp.

Ang mga dokumento sa loob ng kaso ay nakaayos mula sa itaas hanggang sa ibaba sa kronolohikal, tanong-lohikal na pagkakasunud-sunod o kumbinasyon.

Sa loob ng kaso, ang mga dokumento ay dapat ayusin upang masakop nila ang ilang mga isyu sa kanilang nilalaman sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod.

Binubuksan ang mga kaso ayon sa pagkakasunod-sunod, ayon sa tema, o kumbinasyon ng mga ito. Ang mga papasok na dokumento ay inayos ayon sa petsa ng pagtanggap, papalabas - ayon sa petsa ng pag-alis o ayon sa alpabeto ng mga may-akda at mga kasulatan.

Pagpapangkat sa mga kaso ibang mga klase mga dokumento.

Ang normative legal at administrative acts ay pinagsama-sama sa mga kaso ayon sa uri at kronolohiya na may mga kaugnay na aplikasyon sa loob ng isang taon ng kalendaryo. Hindi pinapayagan na bumuo ng iba't ibang uri ng mga dokumentong pang-administratibo sa isang kaso, halimbawa, mga order, tagubilin at tagubilin. Bawat uri dokumentong administratibo ay nabuo sa isang independiyenteng negosyo na may sariling gross numbering at, nang naaayon, ay napapailalim sa pagpaparehistro sa isang independiyenteng journal (aklat).

Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay nakagrupo nang hiwalay mula sa mga order para sa mga tauhan. Mga order sa mga tauhan, pagkakaroon, ayon sa Listahan ng mga tipikal na administratibong dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad mga ahensya ng gobyerno, mga organo lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak (naaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang 08.25.2010 No. 558) iba't ibang mga panahon ng imbakan, ay nabuo sa mga independiyenteng mga file at may sariling pagpaparehistro sa naaangkop na form ng accounting (magazine , aklat, file cabinet).

Ang mga order para sa mga tauhan ay nabuo sa mga kaso depende sa oras ng kanilang imbakan. Kasabay nito, dapat tandaan na ipinagbabawal ang pag-grupo ng mga dokumento magkaibang termino imbakan.

Alinsunod sa Art. 19b ng Listahan ng mga tipikal na dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan, ang mga order para sa mga tauhan ay may dalawang panahon ng imbakan: 75 taon at 5 taon; Kasama sa mga order na may 75-taong shelf life ang mga order:

pagpasok, paglipat, kumbinasyon, paglipat, pagpapaalis;

sertipikasyon, advanced na pagsasanay, pagtatalaga ng mga ranggo (ranggo); pagbabago ng apelyido; pampasigla, nagbibigay-kasiyahan; sahod, mga bonus, iba't ibang mga pagbabayad; lahat ng uri ng bakasyon ng mga empleyado na may mabigat, nakakapinsala at mapanganib na mga kondisyon labor, maternity leave, parental leave, leave without pay (sahod); tungkulin sa profile ng pangunahing aktibidad; mahabang paglalakbay sa loob at labas ng negosyo, mga paglalakbay sa negosyo para sa mga empleyadong may mahirap, nakakapinsala at mapanganib na mga kondisyon sa pagtatrabaho.

Kasama sa mga order na may 5-taong shelf life ang mga order: tungkol sa aksyong pandisiplina; taunang bayad na pista opisyal, pista opisyal sa pag-aaral; nasa trabaho; panandaliang domestic at foreign business trip.

Ang pagsasagawa ng paggamit ng mga dokumento sa mga tauhan ay nagpapakita na sa malaking dami ng mga order sa mga tauhan na may 75-taong istanteng buhay, ito ay mas kapaki-pakinabang upang mabuo ang mga ito sa mga file sa mga isyu ng aktibidad. Halimbawa, ang mga order para sa admission, transfer, combination, transfer at dismissal ng mga manggagawa ay dapat na hiwalay na igrupo sa mga kaso, i.e. nauugnay sa kanilang karanasan sa trabaho, at hiwalay - mga order para sa mga bonus, paghihikayat at iba pang mga pagbabayad, na naglalaman ng impormasyon tungkol sa sahod. Higit pa rito, sa bawat kaso, ang mga order ay dapat magkaroon ng isang independiyenteng gross numbering.

Ang mga regulasyon, mga tagubilin, mga patakaran na inaprubahan ng mga regulasyong legal at administratibong gawain (mga order, mga order, mga desisyon, mga resolusyon, atbp.) ay pinagsama-sama sa mga tinukoy na dokumento. Sa kanilang pag-apruba bilang mga independiyenteng dokumento sila ay pinagsama-sama sa magkakahiwalay na mga kaso.

Ang mga protocol sa kaso ay nakaayos sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod ayon sa mga petsa ng kanilang compilation at sa pataas na pagkakasunud-sunod ng kanilang mga numero. Ang mga umiiral na annexes sa mga protocol ay nabuo sa isang kaso, i.e. kasama ang mga protocol. Sa kaso ng isang malaking dami ng mga attachment sa mga protocol, ang mga attachment ay nabuo sa magkahiwalay na mga kaso ayon sa mga petsa ng mga protocol at ang kanilang mga numero.

mga inaprubahang plano, ulat, pagtatantya, mga talahanayan ng mga tauhan at iba pang mga dokumento ay nakagrupo nang hiwalay sa kanilang mga proyekto.

Ang korespondensiya ay pinagsama-sama, bilang panuntunan, para sa panahon ng isang taon ng kalendaryo at na-systematize sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod; sa kasong ito, ang dokumento ng tugon ay inilalagay sa likod ng dokumento ng kahilingan. Kapag ipinagpatuloy ang pagsusulatan sa isang partikular na isyu na nagsimula sa nakaraang taon, ang mga dokumento ay kasama sa file ng kasalukuyang taon, na nagpapahiwatig ng index ng kaso ng nakaraang taon.

Ang mga dokumento sa mga personal na file ay matatagpuan habang tinatanggap ang mga ito at na-systematize tulad ng sumusunod: isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento na magagamit sa isang personal na file; talatanungan (personal na talaan ng mga talaan ng tauhan) at pandagdag dito; autobiography, buod; mga dokumento sa edukasyon; aplikasyon para sa isang trabaho; order (pagtuturo) sa trabaho; kontrata sa paggawa; kasunduan tungkol sa pananagutan(kung mayroon man); mga kopya ng mga order (instructions) sa relokasyon, kumbinasyon, paglipat, sertipikasyon, advanced na pagsasanay, pagtatakda ng suweldo, leave without pay, pangangalaga sa bata, atbp.; karagdagang mga kasunduan Upang kontrata sa pagtatrabaho; mga kopya ng mga sertipiko ng kasal, mga dokumento sa pagbabago ng apelyido; mga sheet ng sertipikasyon; mga kopya ng pasaporte, TIN, PFR at iba pang mga personal na dokumento ng empleyado; mga sertipiko ng pagpaparehistro sa lugar ng paninirahan; mga sertipikong medikal; sulat ng pagbibitiw; isang kopya ng utos (pagtuturo) sa pagpapaalis.

Mga personal na card ng mga empleyado ( pinag-isang anyo Hindi. T-2) ay nabuo sa mga independiyenteng kaso sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng mga apelyido nang hiwalay sa mga personal na file.

Ang mga personal na account para sa sahod ng mga empleyado ay matatagpuan sa mga file sa alpabetikong pagkakasunud-sunod ng mga apelyido.

Ang ebolusyon ng impormasyon at sangguniang gawain
Mga kalamangan mga awtomatikong sistema:

pagkakumpleto ng paghahanap
kahusayan
distributed access
karagdagang mga serbisyo ng impormasyon

Ang impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ng organisasyon ay isa sa pinakamahalagang gawain ng serbisyo ng DOW. Ang kahusayan at pagkakumpleto ng pagtatanghal ng impormasyon na kinakailangan para sa paghahanda ng isang desisyon sa pamamahala, ang paglikha ng mga dokumento ay higit na tinutukoy ang kalidad ng gawain ng administrative apparatus sa kabuuan. Ang isa sa mga pangunahing gawain sa paglikha ng isang modernong awtomatikong sistema ng pagpaparehistro ng dokumento ay tiyak ang pangangailangan na lumikha ng isang database ng lahat ng mga dokumento ng organisasyon para sa kasunod na impormasyon at sanggunian na gawain.

Sa una, kapag ginamit ang mga sistema ng pagpaparehistro ng journal, ang mga posibilidad ng impormasyon at reference na gawain ay lubhang limitado. Kung hindi kilala serial number, kung saan ang dokumento ay nakarehistro sa journal, o hindi bababa sa eksaktong petsa ng pagpaparehistro ng dokumento, para sa paghahanap ito ay kinakailangan upang tumingin sa pamamagitan ng isang makabuluhang bahagi ng journal. Naturally, ang paghahanap ay napakatagal at isinagawa sa kaso ng agarang pangangailangan.

Sa pagdating ng mga sistema ng pagpaparehistro ng card, medyo lumawak ang mga posibilidad para sa paghahanap ng mga dokumento, ilang mga kopya ng registration card, na naka-print bilang isang carbon paper, ang naging posible upang lumikha ng 2-3 thematic file cabinet. Ngayon ang paghahanap ay maaaring isagawa, halimbawa, ayon sa alpabeto ng mga correspondent o ng paksa ng dokumento. Gayunpaman, ang mga kakayahan sa paghahanap ng sistema ng pag-file ay limitado rin. Dahil para hanapin ang bawat feature sa paghahanap (correspondent, subject, geographic na feature, atbp.) kinailangan na gumawa ng hiwalay na file cabinet, at limitado ang bilang ng mga file cabinet (3–4 na kopya ng card ang maaaring i-print sa ilalim ng carbon. kopyahin, ang mga file cabinet ay kumuha ng maraming espasyo) , pagkatapos ay ang mga posibilidad sa paghahanap ay limitado sa 2–3 na tampok sa paghahanap na ito. Bilang karagdagan, ang naturang file cabinet, na nasa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon ng preschool, ay nangangailangan ng paggamit ng isang sentralisadong sistema para sa pagrehistro ng mga dokumento, kapag ang lahat ng mga dokumento ay natanggap nang sentral sa serbisyo ng institusyong pang-edukasyon ng preschool, nakarehistro, at pagkatapos ay inilipat sa ang mga yunit. Sa malalaking organisasyon, kapag gumagamit ng isang desentralisadong sistema ng pagpaparehistro ng dokumento, kapag ang mga dokumento ay direktang nakarehistro sa mga dibisyon, departamento, pangkalahatang sistema ng sanggunian ayon sa mga dokumento ng organisasyon ay wala sa prinsipyo.

Sa pagpapakilala ng mga modernong awtomatikong sistema ng accounting ng dokumento (systems elektronikong gawain sa opisina, SED) ang mga posibilidad ng impormasyon at reference na gawain ay lumipat sa isang qualitatively bagong antas.

Ang mga sumusunod ay maaaring makilala natatanging katangian trabaho sa pagkuha ng impormasyon sa mga automated system (EDMS).

1. Kakayahang maghanap sa pamamagitan ng anumang feature sa paghahanap, gayundin ng kumbinasyon ng ilang feature sa paghahanap nang sabay-sabay. Kaya, maaari tayong maghanap, halimbawa, para sa mga dokumentong natanggap mula sa isang partikular na kasulatan sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon; alinman sa mga dokumento ng isang tiyak na uri, na inihanda sa ilang dibisyon, o mga ulat na inihanda ng mga empleyado ng departamento ng pagbebenta noong Pebrero - Mayo 2007; mga dokumentong inaprubahan ng empleyado noong Disyembre 2007, atbp.

2. Posibilidad ng full-text na paghahanap. Dahil halos lahat ng mga dokumento ngayon ay nilikha sa isang computer, parami nang parami ang mga dokumentong napupunta elektronikong anyo o na-scan sa serbisyo ng DOW, ayon sa pagkakabanggit, ang bahagi ng full-text na EDMS ay mabilis na lumalaki, iyon ay, mga system na nag-iimbak hindi lamang ng impormasyon tungkol sa dokumento (card ng pagpaparehistro), kundi pati na rin ang dokumento mismo sa anyo ng isang file na naka-attach sa ang card o isang set ng mga file ng iba't ibang mga format (larawan ng dokumento at ang teksto ng dokumento o ang dokumento at mga apendise nito). Ang mga kakayahan sa paghahanap ay lubos na pinalawak. Ngayon ay maaari na tayong maghanap hindi lamang para sa isang hanay ng mga detalye o keyword (rubricator), kundi pati na rin sa anumang mga salita na maaaring mangyari sa teksto ng dokumento.

3. Masusing paghahanap. Mabilis na Pagpapabuti mga search engine sa Internet, inangkop sa mga text query na nabuo sa ordinaryong wika, naging posible na gamitin katulad na kaayusan, na nagbibigay-daan sa iyong maghanap batay sa morpolohiya, mga diksyunaryo ng kasingkahulugan, atbp. para sa lahat ng dokumento ng organisasyong kasama sa EDMS. Ang tinatawag na "wika ng query sa paghahanap" ay nagpapahintulot sa iyo na tukuyin na ang mga salita sa paghahanap ay dapat na matatagpuan sa tabi ng isa't isa, sa isang pangungusap, sa isang talata. Upang paliitin ang mga resulta ng paghahanap, maaari mong tukuyin kung aling mga salita ang hindi dapat lumitaw sa teksto, halimbawa, hinahanap namin ang "Bush", ngunit walang salitang "senior", atbp.

4. Thematic na paghahanap. Pinapadali ng paghahanap ng full-text na magsagawa ng mga pangkasalukuyan na koleksyon ng mga dokumento, kabilang ang mga kumplikadong dokumento, na sumasaklaw sa hanay ng mga paksa na maaaring hindi man lang malinaw na makikita sa pamagat ng dokumento. Bukod dito, ang resulta ng kahilingan ay maaaring parehong pagpili ng mga dokumento at isang "pagpisil" - mga sipi mula sa mga dokumento sa isang naibigay na isyu na may indikasyon ng pinagmulan sa anyo: pamagat, petsa at numero ng dokumento, isang piraso ng teksto sa isyung ito. At na sa batayan ng naturang pagpili, ang gumagamit ay nagpasya na mag-order ng ilang mga dokumento sa kanilang kabuuan.

5. Binibigyang-daan ka ng isang solong EDMS na magsagawa ng cross-cutting na paghahanap sa pamamagitan ng mga dokumento ng kasalukuyang gawain sa opisina, mga dokumentong nakumpleto sa trabaho sa opisina at mga dokumento sa archival. Habang ang electronic filing cabinet ay nilagyan muli, ang EDMS ay maglalaman ng higit pang mga dokumento. Kung ang mga dokumento ng kasalukuyang gawain sa opisina ay inilipat sa paglipas ng panahon sa archive ng departamento, pagkatapos ay mga electronic card mismo mga elektronikong dokumento maaaring patuloy na maimbak sa system. Gayunpaman, dapat itong isaalang-alang na ang ilang mga programa ay hindi nagpapahintulot sa iyo na maghanap sa lahat ng mga taunang seksyon, dahil ang bawat taunang seksyon ay isang hiwalay na database. Higit sa lahat, ang mga ganitong sistema ay nagdudulot ng abala sa simula ng taon, kapag ang pag-access sa mga dokumento na hindi pa naisakatuparan para sa nakaraang taon ay lalo na madalas at kinakailangan na patuloy na lumipat sa pagitan ng kasalukuyang base at ang base sa mga dokumento para sa nakaraang taon. At kung ang taon ng dokumento ay hindi eksaktong kilala o kailangan mong maghanap ng mga dokumento para sa iba't ibang taon, kung gayon sa kasong ito kailangan mong tumakbo buong linya paulit-ulit na paghahanap - ayon sa bilang ng mga taunang seksyon sa system. Dahil ang ilang EDMS ay naglalaman ng mga dokumento sa loob ng sampu o higit pang mga taon, ito ay lubos na nagpapalubha sa paghahanap. Samakatuwid, ang mga naturang programa ay unti-unting inabandona, lumilipat sa mga system na nagbibigay-daan para sa end-to-end na paghahanap sa lahat ng taunang seksyon, kapwa sa mga dokumento ng kasalukuyang gawain sa opisina, at sa mga dokumentong inilipat sa archive.

6. Ibinahagi ang access. Ayon sa kaugalian, ang impormasyon at reference na gawain ay isinasagawa ng serbisyo ng DOW. Iyon ay, kung kinakailangan upang makahanap ng anumang dokumento o dokumento - isang manu-manong, ang mga empleyado ay bumaling sa mga empleyado ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, at tinukoy na nila mula sa mga magasin o mga kabinet ng file kung saan at kung kanino ito matatagpuan o ang dokumentong iyon. Ang paglikha ng isang automated system ay nagbibigay-daan para sa distributed remote access sa EDMS mula sa anumang lugar ng trabaho, parehong sa loob ng lokal na network ng opisina at mula sa isang malayong opisina, sangay, at, napapailalim sa naaangkop na mga hakbang sa seguridad, mula saanman sa mundo sa pamamagitan ng Internet, para sa halimbawa, sa pamamagitan ng pamamahala o empleyado, ang mga nasa isang paglalakbay sa negosyo, sa bahay, atbp. Kaya, ang kahusayan ng pagkuha ng impormasyon tungkol sa mga dokumento ng lahat ng empleyado ng organisasyon ay tumataas nang husto.

Ngayon, ang pakikipagtulungan sa EDMS ay nagiging pang-araw-araw na operasyon para sa halos sinumang empleyado ng pamamahala ng kagamitan. Tulad ng paggamit ng mga legal na batayan data tulad ng "Garant", "Code", "ConsultantPlus", atbp., kapag naghahanda ng anumang dokumento, ang unang bagay na ginagawa ng isang empleyado ay i-access ang EDMS, na naghahanap ng mga umiiral na dokumento sa isang partikular na isyu. Kaya, sa isang banda, ang oras ay hindi nasayang sa paghahanda ng mga dokumento sa naunang nalutas na mga isyu at ang posibilidad ng pagdoble sa trabaho ng mga empleyado ay makabuluhang nabawasan. Halimbawa, ang isang karaniwang sitwasyon sa pamamahala kapag ang mga empleyado ng dalawang departamento ay naghahanda ng mga dokumento na sumasalungat sa isa't isa ... Sa kabilang banda, ang pagkakaroon ng buong dokumento at base ng kaalaman ng organisasyon, kahit na ang mga empleyado na kamakailan lamang ay sumali sa kumpanya ay maaaring maghanda. mas mahusay na mga dokumento.

7. Proteksyon laban sa hindi awtorisadong pag-access. Ang pagpapakilala ng isang EDMS ay kinakailangang sinamahan ng isang kahulugan ng hanay ng mga dokumento na magagamit ng mga empleyado ng organisasyon, depende sa pamamahagi ng mga responsibilidad at mga tuntunin ng sanggunian. Ang mga serbisyo ng impormasyon at sanggunian ay dapat magkaroon ng balanse sa pagitan ng pangangailangan para sa ganap na posibleng pag-access ng mga empleyado sa lahat ng kailangan nila epektibong gawain impormasyon at proteksyon ng kumpidensyal na impormasyon mula sa hindi awtorisadong pag-access. Bilang isang tuntunin, tatlong gradasyon ng pag-access sa dokumento ang itinatag: pagtingin sa card at sa dokumentong nakalakip dito, pag-access sa card nang walang kakayahang tingnan ang mismong dokumento, at pagtanggi sa pag-access. Depende sa mga setting at partikular na programa, ang user ay makakatanggap ng impormasyon na wala siyang mga karapatan sa pag-access sa dokumento, o ang impormasyon tungkol sa dokumento ay hindi ipinapakita sa mga resulta ng query, at kung direktang tinukoy mo ang bilang ng isang saradong dokumento sa query, magpapakita ang programa ng mensahe na walang ganoong dokumento.

8. Pinalawak na serbisyo ng impormasyon. Dahil ang impormasyon at serbisyong dokumentaryo ng administrative apparatus ay isa sa mga pangunahing gawain ng institusyong pang-edukasyon sa preschool, ang pagpapakilala ng isang EDMS ay maaaring makabuluhang mapataas ang pagkakumpleto at kalidad, at magpakilala ng mga bagong anyo ng impormasyon at mga serbisyong dokumentaryo. Halimbawa, sa kabila ng posibilidad ng direktang pag-access sa system, hindi lahat ng empleyado ay matatas sa wika ng mga query sa paghahanap. Kung maghahanap tiyak na dokumento, bilang panuntunan, ay hindi nagiging sanhi ng mga paghihirap, kung gayon ang isang kumplikadong pampakay na paghahanap ay maaari nang magdulot ng mga paghihirap. Samakatuwid, lalo na sa unang yugto, ang mga empleyado ay patuloy na makikipag-ugnayan sa serbisyo ng PEI na may kahilingang pumili ng mga dokumento sa isang partikular na isyu. Sa kasong ito, makatuwiran na bigyan ang empleyado hindi ng aktwal na pagpili ng mga dokumento, ngunit may isang naka-save na form ng kahilingan, sa pamamagitan ng pagpapatakbo kung saan natatanggap ng empleyado mula sa system ang isang listahan ng mga dokumento na kailangan niya. Bukod dito, makatuwiran para sa serbisyo ng DOW na huwag hintayin ito o ang kahilingang iyon na dumating, ngunit, pagkatapos suriin ang mga pangangailangan ng mga empleyado, lumikha ng isang hanay ng mga tipikal na kahilingan na maaaring kailanganin ng mga empleyado at dalhin ang mga ito sa bawat mamimili. Ang paggamit ng mga query sa paghahambing sa mga koleksyon ng mga dokumento ay may kalamangan na kung ang mga bagong dokumento ay lilitaw sa system na nakakatugon sa mga pamantayan para sa query, pagkatapos ay sa hinaharap, sa pamamagitan ng pagpapatakbo ng query, ang empleyado ay makakatanggap sa screen buong listahan, kasama ang mga bagong lumabas na dokumento. Ang ilang mga programa ay may isang subscription function na nagbibigay-daan sa isang empleyado na makatanggap ng mga abiso ng lahat ng mga bagong dokumento na lumitaw sa system at matugunan ang isa o isa pang pamantayan, halimbawa, ang mga nauugnay sa isang partikular na organisasyon, atbp.

9. Ang isang hiwalay na direktoryo na nagpapalawak ng impormasyon at reference na kakayahan ng EDMS ay ang address book. V komersyal na organisasyon ngayon, mas at mas madalas na ito ay hindi kahit isang EDMS module, ngunit isang hiwalay na programa, na isang buong klase ng mga programa - isang CRM system, iyon ay, isang customer relationship management system (CRM - customer relationship management). Ang nasabing isang pinalawak na address book ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga organisasyon kung saan ang kumpanyang ito ay nagpapanatili ng mga relasyon: kanilang mga address, mga detalye ng bangko, mga apelyido, unang pangalan, patronymics, mga numero ng contact at iba pa. impormasyong sanggunian, kabilang ang impormasyon sa mga paghahatid, natapos na mga kontrata, negosasyon, atbp. Ang pagkakaroon ng naturang impormasyon sa system ay ginagawang mas independyente ang trabaho sa mga kliyente ng korporasyon sa isang partikular na manager at pinapaliit ang panganib ng mga pagkalugi kung sakaling umalis ang isang empleyado.

10. Karagdagang sangguniang materyales. Ngayon, ang serbisyo ng DOW ay nagsasagawa hindi lamang ng impormasyon at sanggunian sa mga dokumento ng organisasyon, ngunit maaari ring kolektahin ang lahat ng kinakailangang impormasyon sa paksa ng gawain ng organisasyon, pagsubaybay sa mga publikasyon sa press, sa Internet, na inilathala. mga nakalimbag na edisyon at iba pang impormasyong kinakailangan para sa gawain ng mga empleyado ng organisasyon. Ang lahat ng impormasyong ito ay kinokolekta araw-araw, idinaragdag sa system, at may tinukoy na dalas, halimbawa, isang beses sa isang linggo, ang mga empleyado ay inaabisuhan ng mga bagong dating sa pamamagitan ng pabilog na pagpapadala sa koreo sa pamamagitan ng e-mail o pag-post ng impormasyon sa panloob na website ng kumpanya.

Bilang karagdagan, ang mga serbisyo ng impormasyon at sanggunian ay maaaring isagawa hindi lamang sa batayan ng isang automated electronic record keeping system (EDMS), kundi pati na rin sa batayan ng iba pang mga dalubhasang sistema ng impormasyon, halimbawa, mga legal, mga sistema para sa pagtatrabaho sa dokumentasyon ng disenyo (mga sistema ng kontrol ikot ng buhay), atbp. Minsan ang automation ng trabaho sa mga dokumento ay ipinapatupad din batay sa isang pinagsamang sistema ng pamamahala ng enterprise (ERP-system). Gayunpaman, dapat itong isipin na ang mga sistema ng ERP, tulad ng maraming iba pang kumpanya Sistema ng Impormasyon(CIS), bilang panuntunan, ay nakikilala sa pamamagitan ng isang makabuluhang mas mataas na halaga ng bawat lugar ng trabaho, at higit sa lahat, sila ay pangunahing nakatuon sa pagtatrabaho hindi sa mga dokumento, ngunit sa mga tagapagpahiwatig, mga numero, at hindi maaaring epektibong magbigay ng impormasyon at reference na gawain ayon sa mga dokumento mga organisasyon.

Sa konklusyon, dapat itong bigyang-diin na ang paggamit ng mga modernong awtomatikong sistema ay ginagawang posible upang ilipat ang impormasyon at sanggunian sa isang bagong antas, at samakatuwid ay makabuluhang dagdagan ang kahusayan ng gawain ng mga tauhan ng managerial sa kabuuan, ng anumang organisasyon, institusyon, firm, anuman ang profile, sukat ng aktibidad at anyo ng pagmamay-ari.