Electronic journal sa opisina ng trabaho. Ano ang gawain sa opisina at pamamahala ng dokumento? Gumawa ng one-two-three na dokumento

Kuznetsova T.V., editor-in-chief ng journal na "Deloproizvodstvo", Pinarangalan na Propesor ng Russian State University para sa Humanities.

Minamahal na mga mambabasa!

Eksaktong sampung taon na ang nakalilipas, sa ikalawang kalahati ng 1997, ang unang isyu ng magasing Deloproizvodstvo ay lumabas.

Sa una, hanggang 2002, ang magazine ay nai-publish bilang isang semi-taon, mula noong 2002 ito ay nai-publish quarterly. Sa loob lamang ng 10 taon, 31 isyu ng journal ang nai-publish (hawak mo ang ika-32 isyu sa iyong mga kamay), kung saan 565 na artikulo ang nai-publish.

Inihahanda ang unang isyu ng magasin sampung taon na ang nakalilipas, hinarap ng mga editor ang mga mambabasa: "Hawak mo sa iyong mga kamay ang unang isyu ng magasing Deloproizvodstvo. Isipin ang pangalan ng magasin. lutasin ang isyu, dahil nasa proseso ng paglutas anumang isyu, lumitaw ang mga dokumento at lumalabas ngayon upang ayusin ang napagkasunduan, desisyon, isang kahilingan, dahil ang binigkas na salita ay panandalian, maaaring makalimutan, mapilipit, o hindi maunawaan sa panahon ng paghahatid. Ang isang dokumento ay nilikha pangunahin upang pagsamahin ang impormasyon, upang maihatid ito sa oras at sa malayo, upang bigyan ito ng legal na puwersa.

Ngunit pagkatapos ng lahat, ang isang dokumento ay hindi lamang kailangang likhain, ngunit ang isa ay dapat na makatrabaho ito: ilipat o tumanggap, magparehistro, ayusin ang solusyon ng isyu na ibinabanta sa dokumento (mga resolusyon ng pamamahala), kontrolin ang deadline, i-save ang dokumento, mag-isyu ng isang sertipiko dito, ilipat ito sa archive para sa karagdagang imbakan o, kung ang dokumento ay naglalaman ng isang beses na impormasyon na walang karagdagang halaga, sirain ito. Ang gawaing ito ay nangangailangan ng espesyal na kaalaman, lalo na ngayon, ibinigay mabilis na paglaki dami ng impormasyon at pagpapatupad para sa pagproseso nito teknolohiya ng kompyuter.

Ang karamihan sa mga dokumento ay lumitaw sa larangan ng pamamahala. Ngayon, ang pamantayan ay tumutukoy sa konsepto ng "trabaho sa opisina" bilang isang sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho kasama ang mga opisyal na dokumento. Ang kasingkahulugan para sa konseptong ito ay "suporta sa dokumentasyon ng pamamahala". Ang hitsura nito ay nauugnay sa pagbuo ng terminolohiya sa larangan ng mga awtomatikong sistema ng kontrol - mga awtomatikong sistema pamamahala, kasama ang kanilang organisasyon, software, impormasyon at iba pang uri ng suporta. Ginamit ng mga propesyonal sa opisina ang modelong ito upang lumikha ng isang katinig na termino sa kanilang larangan - "dokumentasyon." Samakatuwid, sa iba't ibang mga artikulo ng journal, ang mga terminong "trabahong klerikal" at ang terminong "suporta sa dokumentasyon ng pamamahala" ay matatagpuan bilang katumbas.

Sa paggawa ng magazine, nilayon ng mga editor na saklawin ang lahat ng aspeto ng aktibidad na may kaugnayan sa gawain sa opisina<1>:

<1>Gawain sa opisina. 1997. No. 1.

• pambatasan at regulasyong regulasyon ng trabaho sa opisina;
• pagkakaisa ng mga dokumento;
• pangkalahatang mga kinakailangan para sa paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento;
• mga kinakailangan sa ibang mga klase mga dokumento;
• mga sistema ng dokumentasyon na sumasalamin sa ilang mga lugar ng aktibidad (halimbawa, mga dokumento sa accounting, pangunahing accounting, mga tauhan, atbp.);
• dokumentasyon ng mga indibidwal na gawain sa pamamahala (halimbawa, ang organisasyon ng isang JSC o LLC, atbp.);
• organisasyon ng mga serbisyo sa trabaho sa opisina (pangkalahatang departamento, opisina, sekretarya, atbp.);
• opisyal na tungkulin mga manggagawa sa opisina, regulasyon ng kanilang trabaho;
• organisasyon ng sirkulasyon ng dokumento;
• lahat ng mga yugto ng trabaho na may mga dokumento: resibo, pangunahing pagproseso, pagpaparehistro, kontrol sa pagpapatupad, sangguniang gawain, pagpapadala;
• organisasyon ng kasalukuyang imbakan ng mga dokumento;
• pagguhit ng mga nomenclature ng mga kaso;
• mga problema sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento;
• imbakan ng archival;
• pinakabagong kagamitan sa opisina.

Hiwalay, ang heading na "Computerization of office work" ay naka-highlight.

Sa ngayon, bilang pagbubuod sa mga nakaraang taon, masasabi nating lahat ng nakasaad na aspeto ay natagpuan at sinasaklaw sa mga pahina ng magasin. Bilang karagdagan, ang hiwalay na heading sa automation ng opisina, na binanggit sa unang isyu ng journal para sa 1997, mula taon hanggang taon, na isinasaalang-alang ang mabilis na pagtaas ng bilis ng pagpapakilala ng teknolohiya ng computer, ay sumasakop sa isang pagtaas ng lugar sa mga pahina ng journal .

Ang magasin ay idinisenyo para sa mga serbisyo sa trabaho sa opisina (pamamahala ng kaso, pangkalahatang mga departamento, opisina, mga sekretarya) ng mga katawan ng estado pederal na antas, mga paksa ng Federation, antas ng munisipyo, estado, pampubliko, kooperatiba at komersyal na institusyon, mga negosyo, organisasyon, kumpanya.

Ito ay para rin sa lahat ng manggagawa sa opisina at sinumang propesyonal na naghahanda, naghahanda o gumagawa ng mga dokumento.

Ayon sa maraming mga pagsusuri, ang magazine ay kapaki-pakinabang para sa mga empleyado ng mga komersyal na kumpanya, na, bilang isang patakaran, ay walang pagsasanay sa larangan ng pamamahala at kultura ng pagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang magazine ay naging sikat lalo na sa mas mataas at pangalawang espesyal institusyong pang-edukasyon, mga espesyalista sa pagsasanay sa dokumentaryong suporta ng pamamahala. Ang pamagat na "Pagsasanay" ay pinili at sistematikong pinananatili dito, ang mga artikulo kung saan nagsasabi tungkol sa propesyon ng isang espesyalista sa dokumento<2>, O mga pamantayan ng estado mas mataas bokasyonal na edukasyon para sa trabaho sa opisina (sa nakalipas na mga taon ay dalawa sa kanila, at ngayon ay inihahanda ang pamantayan ng ikatlong henerasyon)<3>, i-highlight ang mga paraan ng pagtuturo<4>.

<2>Isachenkova A.I., Scorpio O.L. Espesyalista sa dokumentasyon bilang isang espesyalista at personalidad (batay sa sosyolohikal na pananaliksik) // Mga Papel. 2004. N 1. S. 60 - 63; Kuznetsova T.V. Espesyalidad "Dokumentasyon at suporta sa dokumentasyon ng pamamahala" (pagpapakilala sa espesyalidad) // Mga Papel. 2002. N 1. S. 16 - 19; Kuznetsova T.V. Ang kasaysayan ng propesyon ng isang espesyalista sa dokumento noong ika-19 - ika-20 siglo. // Trabaho sa opisina. 2003. N 1. S. 74 - 77; Kuznetsova T.V. Ang kasaysayan ng propesyon ng espesyalista sa dokumento sa Sobyet at post panahon ng Sobyet// Trabaho sa opisina. 2003. N 2. S. 59 - 66; Pashchenko V.G., Fionova L.R. Mga espesyalista sa dokumentasyon. Sino sila? Ano dapat sila? // Trabaho sa opisina. 2003. N 4. S. 77 - 78; Fionova L.R., Pashchenko V.G. Ang papel at lugar ng mga espesyalista sa dokumento sa mga katawan ng pamamahala ng isang paligid ng lungsod // Mga Papel. 2003. N 1. S. 78 - 80; Kuznetsova T.V. Pagsasanay at advanced na pagsasanay ng mga empleyado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool para sa kasalukuyang yugto// Trabaho sa opisina. 2005. N 2. S. 65 - 68 at iba pa.
<3>Kuznetsova T.V. Mas mataas na pamantayan ng propesyonal na edukasyon para sa mga propesyonal sa negosyo. 1997. Blg. 2(1). pp. 20 - 25; Kuznetsova T.V. Bagong pamantayang pang-edukasyon sa espesyalidad. 2000. N 1. S. 17 - 19 at iba pa.
<4>Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organisasyon at mga pamamaraan ng pagsasagawa ng pagsasanay sa edukasyon sa kursong "Dokumentasyon". 2002. N 1. S. 52 - 54; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Mga tampok ng pagtuturo ng mga disiplina ng siklo ng dokumentasyon sa mga mag-aaral ng departamento ng pagsusulatan. 2002. N 1. S. 104; Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Organisasyon at paghawak pang-industriya na kasanayan sa kursong "Organisasyon at teknolohiya ng dokumentaryong suporta ng pamamahala". 2002. N 2. S. 49 - 51; Konkova A.Yu. Mga problema sa organisasyon at pag-uugali mga praktikal na pagsasanay sa mga disiplina sa dokumentasyon. 2002. N 1. S. 105; Kuznetsova T.V. Thesis dapat maging isang pasadyang proyekto ng organisasyon. 2006. N 2. S. 16 - 19; Minaev V.V. Mga materyales sa pamamaraan sa cycle ng mga disiplina sa pamamahala ng dokumento. 2003. N 1. S. 84 - 86; Solyankina L.N. Mga larong pang-edukasyon na naglalaro ng papel sa kursong "Disenyo ng organisasyon ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool". 2002. N 3. S. 82 - 88; Fionova L.R., Bakanova N.B. Pag-unlad ng isang elektronikong manwal para sa disiplina na "Organisasyon at teknolohiya ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala". 2003. N 3. S. 65 - 69 at iba pa.

Gaya ng ipinangako, patuloy na pinapanatili ng magazine na napapanahon ang mga mambabasa sa pinakabagong legislative, regulatory at regulatory framework para sa pamamahala ng dokumentasyon. Kaagad pagkatapos ng pagpapalabas ng isang bagong batas na nakakaapekto sa dokumentasyon, o paggawa sa mga dokumento, o pag-amyenda sa isang umiiral nang pambatasan. legal na kilos, ito ay iniulat sa mga mambabasa ng journal<5>. Mga hiwalay na kilos ay nai-publish sa journal: Mga Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" na may petsang Enero 25, 1995 N 24-FZ, "Sa Emblem ng Estado Pederasyon ng Russia"ng Disyembre 25, 2000 N 2-FKZ, "Sa electronic digital signature" ng Enero 10, 2002 N 1-FZ; Mga Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation "Sa pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng departamento at kanilang organisasyon sa trabaho sa opisina " ng Marso 3, 1993 N 191, "Sa pag-streamline ng paggawa, paggamit, pag-iimbak at pagkasira ng mga seal at mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Russian Federation" noong Disyembre 27, 1995 N 1268, "Sa pangunahing mga dokumento ng accounting" ng Hulyo 8, 1997 N 835; Dekreto ng State Statistics Committee ng Russian Federation "Tungkol sa pag-apruba pinag-isang mga anyo pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa accounting ng paggawa at pagbabayad nito "ng Abril 6, 2001 N 26; Tinatayang regulasyon sa Central komisyon ng dalubhasa(CEC) ng Ministri (kagawaran) ng Russian Federation, naaprubahan. Sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Federal Archives ng Marso 17, 1998 N 19, atbp. Ang lahat ng mga kilos, siyempre, ay inilarawan sa mga pahina ng magazine.

<5>Banasyekevich V.D. Makabagong balangkas ng regulasyon para sa trabaho sa opisina. 1997. Blg. 2(1). pp. 7 - 13; Ischeynov V.Ya. Personal na data sa mga dokumento ng pambatasan at regulasyon ng Russian Federation at mga sistema ng impormasyon. 2006. N 3. S. 87 - 90; Kuznetsov S.L. Bago sa batas sa automation ng opisina noong 2006 2007. N 1. S. 46 - 49; Kuznetsova T.V. Pagninilay ng mga isyu sa dokumentasyon sa mga gawaing pambatasan Pederasyon ng Russia. 2001. N 2. S. 9 - 14; Kuznetsova T.V. Mga pagbabago noong 2003 sa legal, regulasyon at metodolohikal na balangkas para sa dokumentaryong suporta ng pamamahala. 2004. N 1. S. 34 - 42; Kuznetsova T.V. Bago sa pambatasan at legal na balangkas para sa dokumentaryong suporta ng pamamahala para sa 2005. 2006. N 1. P. 8 - 15; Kuznetsova T.V. Pederal na Batas "Sa Pamamaraan para sa Pagsasaalang-alang ng Mga Apela mula sa mga Mamamayan ng Russian Federation". 2006. N 3. S. 3 - 6; Kuznetsova T.V. Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" - ang batayan pinag-isang sistema trabaho sa opisina mga katawan ng pamahalaan at mga katawan lokal na pamahalaan. 2006. N 4. S. 3 - 7; Kuznetsova T.V. Mga isyu ng dokumentasyon sa mga gawaing pambatasan ng Russian Federation. 2007. N 1. S. 3 - 7; N 2. S. 3 - 7; Larin M.V. Pamamahala ng dokumentasyon. Mga problema sa regulasyon at metodolohikal na regulasyon. 1998. N 1. S. 9 - 13; Larin M.V. Sa isyu ng pagbuo ng konsepto pederal na batas"Tungkol sa dokumentaryo na pagpapanatili ng pamamahala". 2001. N 2. S. 3 - 8; Larin M.V. Regulasyon ng estado trabaho sa opisina sa Russia: kasaysayan at modernidad. 2002. N 1. S. 3 - 8 at iba pa.

Ang mga artikulo na may kaugnayan sa pagpapakilala ng mga teknolohiya ng computer ay lalong popular at hinihiling. Sa kabuuan, higit sa isang daang mga artikulo ang nai-publish sa paksang ito sa journal, na halos isang ikalimang bahagi ng lahat ng nai-publish na materyal.<6>.

<6>Balasanyan V.E. Ang paggamit ng mga awtomatikong sistema para sa suporta sa pamamahala ng dokumento upang mapabuti ang kahusayan sa pamamahala. 2002. N 2. S. 27 - 29; Bobyleva M.P., Guskov V.A. Mga tanong ng pagpapanatili ng nomenclature ng mga gawain sa mga kondisyon ng automation ng sirkulasyon ng dokumento. 1999. N 1. S. 38 - 40; Bobyleva M.P. Pagpili ng produkto ng software para sa automation ng daloy ng trabaho: gamit ang isang multi-criteria na diskarte. 2002. N 2. S. 21 - 26; Kuznetsov S.L. Mga automated na teknolohiya sa trabaho sa opisina. 1997. Blg. 2(1). pp. 58 - 65; Kuznetsov S.L. Organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa elektronikong anyo. 2004. N 4. S. 47 - 50; Kuznetsov S.L. Mga programang Ruso para sa pinagsamang automation ng opisina. 2001. N 2. S. 47 - 53; Kuznetsov S.L. Automation ng opisina. Saan magsisimula? 2003. N 1. S. 53 - 57; Kuznetsov S.L. Tinatayang mga tuntunin ng sanggunian para sa isang sistema ng automation ng opisina. 2005. N 3. S. 47 - 52; N 4. S. 56 - 59; 2006. N 1. S. 44 - 47; Kiryukhin Yu.G., Melnikova O.M. Automation ng trabaho na may dokumentasyon ng tauhan. 2003. N 4. S. 46 - 49; Kukarina Yu.M. Pagbuo ng mga konsepto " elektronikong dokumento" at "electronic digital na lagda"sa pambatasan at regulasyon at pamamaraan ng mga kilos ng Russian Federation. 2003. N 1. P. 43 - 52; Maksimovich G.Yu., Berestova VI Ang papel ng isang tagapamahala ng dokumento sa mga unang yugto ng pagbuo ng isang awtomatikong sistema ng impormasyon. 2004. N 2. P. 67 - 70; Ryskov O.I. pambansang pamantayan sa paglalarawan ng mga mapagkukunan ng elektronikong impormasyon. 2005. N 2. S. 54 - 59; Ryskov O.I. Sa ilang mga problema sa paggamit ng mga elektronikong dokumento sa trabaho sa opisina mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap. 2004. N 1. S. 11 - 17; Serpik G.A. Mga modernong sistema pamamahala ng mga kapaligirang dokumentaryo. 1999. N 1. S. 24 - 26; Sysoeva L.A. Mga problema ng organisasyon ng electronic sighting ng mga dokumento sa mga system pamamahala ng elektronikong dokumento. 1998. N 2. S. 43 - 48; Yaroslavtseva E.N., Kameneva E.M. Isang kumplikadong impormasyon at mga produkto ng software ng grupo ng pagkonsulta "Termika" sa larangan ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala at pag-archive: impormasyon, automation, pagsasama, pagsasanay at kontrol ng kaalaman. 2004. N 2. S. 44 - 51 at iba pa.

Ang isang makabuluhang bilang ng mga artikulo ay nakatuon sa istilo ng negosyo mga opisyal na dokumento(documentary linguistics)<7>.

<7>Basovskaya E.N. Sa wika ng mga dokumento ng serbisyo. 1997. Blg. 2(1). pp. 34 - 47; Basovskaya E.N. "Pahintulutan akong makipag-ugnay sa ..." (pagpili ng mga anyo ng address sa mga sulat sa negosyo). 2003. N 1. S. 24 - 27; Dubinina E.V., Ilinova E.Yu. Typological feature ng semantic structure ng resume at cover letter. 2001. N 2. S. 71 - 75; Dulina N.N., Kushneruk S.P. Mga variant ng cliches sa mga teksto ng mga liham ng negosyo. 2003. N 2. S. 108 - 111; Egorova N.Yu., Milovanova M.V. Magtakda ng mga parirala sa teksto ng mga gawaing pambatasan (sa halimbawa Civil Code RF). 2002. N 4. S. 61 - 67; Kolokoltseva T.N., Tanyushina O.V. Katumpakan ng komunikasyon sa mga teksto ng mga kontrata. 2003. N 4. S. 74 - 76; Kosova M.V., Kasyan I.I. Ang dynamics ng business writing sa aspeto ng documentary linguistics. 2003. N 3. S. 14 - 17; Omelchenko S.R., Pimenova N.V. Mga uri ng argumento at paraan ng kanilang pagpapahayag sa mga teksto ng mga press release. 2001. N 2. S. 76 - 79; Semyankova O.I. Text dokumento ng pamamahala bilang isang paraan ng impluwensya. 2003. N 4. S. 64 - 67; Tupikova N.A., Lysenko O.N. Ang papel ng burukrasya sa mga liham ng kahilingan sa negosyo. 2003. N 2. S. 38 - 44; Ulyantseva S.E. Tipolohiya ng mga pagkakamali sa pagsulat ng negosyo at mga paraan upang maitama ang mga ito. 2002. N 3. S. 24 - 28; Ulyantseva S.E. Pagguhit ng teksto ng dokumento: mga pamantayan sa wika. 2003. N 4. S. 68 - 73 at iba pa.

Sa loob ng dekada, ang mga dating hindi inaasahang heading ay lumitaw din, halimbawa, karanasan sa dayuhan: ang mga aktibidad ng mga internasyonal na organisasyon, ang organisasyon ng trabaho na may mga dokumento sa mga bansang Europeo at sa USA<8>.

<8>Bukhtereva L.B. Trabaho sa opisina sa isang kumpanyang Aleman (sa halimbawa ng "Industri-und Handelskammer"). 1998. N 2. S. 61 - 64; Volkova D.V. Mga aktibidad ng International Organization for Standardization (ISO). 2006. N 2. S. 9 - 15; Konkova A.Yu. Pag-draft at pagpapatupad ng mga sulat sa negosyo sa France. 1997. Blg. 2(1). pp. 77 - 83; Kostomarov M.N. Mga kinakailangan para sa pagpaparehistro ng mga sulat sa United Nations (huli ng 1980s - unang bahagi ng 1990s). 1998. N 2. S. 65 - 70; Kostomarov M.N. Organisasyon ng imbakan at pangangalaga ng mga dokumento sa Estados Unidos. 1997. Blg. 2(1). pp. 66 - 76; Kuznetsov S.L. Mga internasyonal na kinakailangan para sa mga sistema ng automation ng opisina. 2006. N 3. S. 63 - 69; Kukarina Yu.M. Legislative na regulasyon ng mga isyu ng impormasyon, proteksyon ng impormasyon at ang paggamit ng mga elektronikong dokumento at elektronikong digital na lagda sa Ukraine. 2001. N 2. S. 15 - 18; Kukarina Yu.M. Legislative at regulatory at methodological na regulasyon ng paggamit ng mga electronic na dokumento at electronic digital signature sa mga bansa ng CIS. 2002. N 3. S. 75 - 78; N 4. S. 48 - 55; Kukarina Yu.M. Electronic na dokumento at electronic digital signature sa batas ng US. 2002. N 2. S. 30 - 33; Mitchenko O.Yu., Ryskov O.I. International Standard for Business Records Management ISO 15489-2001. 2003. N 3. S. 62 - 64; Mitchenko O.Yu. Paglalaan ng responsibilidad para sa pamamahala ng dokumento sa loob ng organisasyon (mga kinakailangan Pamantayang internasyonal ISO 15489-2001). 2005. N 1. S. 50 - 53; Ryskov O.I. Mga aktibidad ng mga internasyonal na organisasyon sa larangan ng konserbasyon ng mundo pamanang kultural sa digital form. 2004. N 3. S. 73 - 78; Ryskov O.I. Metadata sa trabaho sa opisina: dayuhang karanasan ng standardisasyon. 2004. N 4. S. 42 - 46; Ryskov O.I. Pamamahala ng dokumento sa mga bansang Europeo: isang pangkalahatang-ideya balangkas ng regulasyon. 2006. N 4. S. 8 - 14 at iba pa.

Ang mga artikulong nakatuon sa seguridad at proteksyon ng impormasyon ay naging hindi gaanong popular.<9>.

<9>Govorukhin O.E. Seguridad ng impormasyon ng isang komersyal na bangko. 2006. N 1. S. 61 - 65; N 2. S. 82 - 85; Govorukhin O.E. Opisyal at propesyonal na mga lihim. 2006. N 3. S. 78 - 86; Demushkin A.S. Organisasyon ng trabaho kasama ang dokumentadong impormasyon limitadong pag-access. 1998. N 2. S. 37 - 42; Ischeynov V.Ya. Sa isyu ng impormal na impluwensya sa tagapagdala ng kumpidensyal na impormasyon. 2002. N 3. S. 80 - 81; Ischeynov V.Ya. Ang sirkulasyon ng kumpidensyal na impormasyon sa mga organisasyong pinamumunuan ng mga dayuhan (nagtataas ng tanong). 2002. N 3. S. 79; Ischeynov V.Ya. Karanasan sa ibang bansa proteksyon ng impormasyon kapag nagtatrabaho sa mga tauhan (sa halimbawa ng USA). 2005. N 4. S. 77 - 80; Kuznetsov S.L. Spam at ang paglaban dito. 2004. N 3. S. 67 - 72; Metsatunyan M.V., Ischeynov V.Ya. Ilang aspeto seguridad ng impormasyon. 2004. N 1. S. 57 - 59; Korolkova T.A., Pechersky A.V. Paglilisensya ng mga aktibidad sa proteksyon ng impormasyon sa Russia: kasaysayan. 2003. N 3. S. 57 - 61; Stepanov E.A., Stepanova E.E. Teknolohiya ng tradisyonal at awtomatikong accounting ng mga kumpidensyal na dokumento. 1998. N 1. S. 58 - 68; Stepanov E.A. Mga pangunahing prinsipyo para sa proteksyon at pagproseso ng mga kumpidensyal na dokumento. 2000. N 2. S. 31 - 36; Shubin A.M. Sa ilang mga isyu ng pagtatrabaho sa kumpidensyal na impormasyon at mga dokumentong naglalaman nito. 2003. N 4. S. 52 - 63 at iba pa.

Pinuno ng Federal Archival Agency, Kaukulang Miyembro Russian Academy Sciences V.P. Si Kozlov ay nangunguna sa isang natatanging hanay sa loob ng maraming taon - pamemeke ng mga dokumento, na nagsasabi tungkol sa pinakakahindik-hindik na pamemeke ng mga dokumento sa pre-rebolusyonaryo at panahon ng Sobyet.<10>. Ang seksyong ito ay isinasagawa mula noong unang isyu ng 2001.

<10> halimbawa: Kozlov V.P. Pamemeke ng mga nakasulat na mapagkukunan noong ika-20 siglo ("Mga Dekreto" ng mga pantas ng Kremlin). 2002. N 1. S. 55 - 61; Kozlov V.P. Mga pamemeke ng mga nakasulat na mapagkukunan noong ika-20 siglo ("The Greatest Secret" ni I.V. Stalin). 2002. N 2. S. 56 - 65; Kozlov V.P. Pamemeke ng mga nakasulat na mapagkukunan noong ika-20 siglo ("Dismayadong Ilyich"). 2002. N 3. S. 89 - 92; Kozlov V.P. Monumento sa lihim na diplomasya ng Russia. 2005. N 3. S. 81 - 87; Kozlov V.P. Ang debate sa hudisyal sa kaso ni Tsar Boris. 2007. N 2. S. 79 - 84 at iba pa.

Isinasaalang-alang na ang mga dokumento ng iba't ibang makasaysayang at pang-agham na halaga ay nilikha sa trabaho sa opisina, at ang ilan sa mga ito ay napupunta sa imbakan ng estado, sistematikong pinapanatili ng journal ang pamagat na "Archivalry"<11>.

<11>Alekseeva E.V. Mga archive at batas: estado ng sining at mga prospect ng pag-unlad. 2003. N 2. S. 77 - 84; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Organisasyon ng mga dokumento sa archive. 2002. N 3. S. 93 - 100; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Mga Pundasyon sa Siyentipiko pagpili at pagsusuri ng mga dokumento. 2003. N 1. S. 98 - 102; Alekseeva E.V., Afanaseva L.P., Burova E.M., Osichkina G.A. Ang imbentaryo ay ang pinakamahalagang aklat ng sangguniang archival (kasaysayan at pamamaraan ng pagsasama-sama). 2004. N 2. S. 98 - 101; N 3. S. 99 - 103; Afanasyeva L.P. Ang problema sa pag-access sa mga dokumento ng archival na naglalaman ng personal na data. 2006. N 4. S. 106 - 115; Afanasyeva L.P. Informatization ng mga archive: organisasyon at pamamahala. 2004. N 2. S. 86 - 97; N 3. S. 89 - 98; N 4. S. 89 - 100; Burova E.M. Mga tampok ng pagkumpleto ng mga archive na may mga dokumento ng isang personal na kalikasan. 2007. N 1. S. 82 - 89; N 2. S. 93 - 98; Kozlov V.P. Nakapahinga ang dokumento. 2002. N 2. S. 3 - 4; Kozlov V.P. Mga museo, aklatan, archive sa sistema ng makasaysayang memorya (sa halimbawa ng Russia). 2004. N 3. S. 4 - 6; Kuznetsov S.L. Mga bagong pagkakataon kapag gumagawa ng electronic archive. 2002. N 4. S. 68 - 73; Kukarina Yu.M. Konsepto at konsepto ng corporate electronic archive. 2000. N 1. S. 34 - 36; Osichkina G.A. Ang pangunahing direktoryo ng archival ay nilikha sa trabaho sa opisina. 1997. Blg. 2(1). pp. 48 - 57; Popova E.N. Sinusuri ang pagkakaroon at katayuan ng mga dokumento. 2005. N 1. S. 96 - 101; Popova E.N. Mga makabagong teknolohiya at teknikal na suporta kaligtasan mga dokumento sa archival. 2005. N 2. S. 100 - 103; N 3. S. 108 - 112; Sokova A.N. elektronikong dokumento at Electronic archive. 1999. N 1. S. 6 - 10 at iba pa.

Sa nakalipas na panahon, ang mga pahina ng journal ay sumaklaw sa hindi pa gaanong pinag-aralan na kasaysayan ng pagtitiklop at pag-unlad ng gawaing pang-opisina sa Russia mula noong sinaunang panahon hanggang sa kasalukuyan: pambatasan at regulasyon at pamamaraang regulasyon ng gawaing opisina sa mga institusyon pre-rebolusyonaryong Russia; pagbuo ng mga uri ng mga dokumento; organisasyon at teknolohiya ng trabaho na may mga dokumento sa mga institusyon ng pre-rebolusyonaryong Russia; pag-unlad ng sistema ng trabaho sa opisina ng estado sa mga institusyong Sobyet (1917 - 30s ng XX siglo); pagpapabuti ng trabaho sa opisina noong 50s - 90s. XX siglo. Kabuuang 76 na artikulo<12>.

<12>Bykova T.A. Ang ipinag-uutos na gawain sa opisina noong ika-17 siglo. 1997. Blg. 2(1). pp. 84 - 90; Vyalova L.V. Mga uso sa pagbabawas ng daloy ng dokumento noong ika-19 na siglo. 2000. N 2. S. 80 - 85; Dodonova M.I., Efimenko E.A. Rationalizing ideya para sa pagpapabuti ng dokumentasyon suporta ng pamamahala sa mga mapagkukunan at literatura ng 20-30s. 2000. N 2. S. 76 - 79; Emysheva E.M. Pangkalahatang Mga Regulasyon - ang simula ng regulasyong pambatasan ng sistema ng organisasyon ng pamamahala at trabaho sa opisina. 2003. N 1. S. 103 - 110; Ilyushenko M.P. Ang paglitaw at pag-unlad ng trabaho sa opisina sa Russia (VIII - XIV siglo). 1998. N 2. S. 71 - 74; Konkova A.Yu. Ang paglitaw ng mga sistema ng dokumentasyon tungkol sa buhay at aktibidad ng tao noong ika-19 na siglo sa Russia. 2005. N 2. S. 69 - 73; Kuznetsov S.L. Pagpapabuti ng kagamitan ng estado noong unang bahagi ng 1920s. (Kagawaran ng normalisasyon ng NC RCT). 2002. N 2. S. 86 - 88; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Mga pag-unlad ng metodo Institute of Management Technology para sa rasyonalisasyon ng trabaho sa opisina. 2002. N 2. S. 75 - 83; Kuznetsova T.V., Podolskaya I.A. Pagbuo ng mga pamamaraan para sa rasyonalisasyon ng trabaho sa opisina noong 1960s - 1970s. 2003. N 4. S. 101 - 107; Nadershina M.D. Legislative na regulasyon ng mga proseso ng impormasyon sa Russia noong 1990s. 1998. N 2. S. 18 - 23. Reikhtsaum A.L. Ang mga aktibidad ng Orgstroy upang i-rationalize ang trabaho sa opisina noong 20-30s. XX siglo. 2001. N 1. S. 90 - 93; Reichtsaum A.L. All-Russian Research Institute of Office Equipment at Pagpapabuti ng Trabaho sa Opisina noong 50s - 80s. XX siglo. 2004. N 4. S. 75 - 81 at iba pa.

Sa mga nagdaang taon, ang journal ay lalong nagiging abala ng mga artikulong nagpapakita ng karanasan ng parehong proseso ng pagdodokumento at pagtatakda ng gawaing pang-opisina sa mga partikular na organisasyon.<13>. Ang kanilang espesyal na halaga ay nakasalalay sa katotohanan na pinapayagan ka nitong makita ang pangkalahatang larawan ng estado ng trabaho sa opisina sa bansa at sumasalamin sa mabilis na pagpapakilala ng teknolohiya ng computer, mula sa automation ng isang hiwalay na lugar ng trabaho hanggang sa paglikha ng isang solong corporate automated system.

<13>Artamonova I.L. Organisasyon ng trabaho sa opisina sa unibersidad (sa halimbawa ng Russian State University para sa Humanities). 2000. N 1. S. 47 - 50; Ermolaeva A.V. Organisasyon ng daloy ng dokumento sa mga ehekutibong awtoridad ng rehiyon ng Saratov. 2003. N 2. S. 19 - 23; Myakoshina N.D. Corporate document management system sa customs service (sa halimbawa ng Novgorod customs). 2003. N 4. S. 41 - 45; Ustina L.N., Ploshkina E.S. Pag-iingat ng rekord sa kahilingan ng mga mamamayan (sa halimbawa ng mga aktibidad ng pangangasiwa ng gobernador at ng pamahalaan ng rehiyon ng Samara). 2005. N 3. S. 34 - 39; Fedorets N.S., Isachenkova A.I. Mga teknolohikal na proseso magtrabaho kasama ang mga dokumento. 2006. N 4. S. 15 - 19; Fionova L.R., Usmanova I.V. Ang subsystem ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ng departamento ng unibersidad. 2002. N 2. S. 44 - 48 at iba pa.

Ang journal ay nagtaas din ng maraming teoretikal na isyu, simula sa terminolohiya, ang konsepto ng "dokumento" at hanggang sa mga problema ngayon sa pagpapakilala ng isang electronic signature at electronic system.

Ang mga may-akda ng journal ay nangungunang mga espesyalista sa pag-iingat ng rekord sa Russia: ang faculty ng mga unibersidad na nagsasanay sa mga espesyalista sa espesyalidad na "Document Science and Document Management", mga mananaliksik ng All-Russian Research Institute of Document Science and Archiving (VNIIDAD), mga empleyado ng mga kumpanya - mga developer ng mga automated na sistema ng kontrol , mga pinuno ng mga serbisyo ng archival, mga pinuno at empleyado ng mga serbisyo sa pamamahala ng opisina ng mga organisasyon ng iba't ibang mga organisasyonal at legal na anyo (mula sa apparatus ng mga pederal na awtoridad hanggang sa mga secretariat ng OJSC at LLC).

Ang patuloy na malaking sirkulasyon ng magazine ay nagpapakita na ito ay tumutupad sa mga inaasahan ng mga subscriber nito.

Ang journal ay may elektronikong bersyon para sa lahat ng mga taon ng pagkakaroon nito, na magagamit sa website ng kumpanyang "Termika" (www.termika.ru).

Isang index ng mga nilalaman ng journal para sa 1997 - 2007 ay inihanda.

Ang mga editor ng magazine ay umaasa na sa hinaharap ay mananatili itong hinihiling at kawili-wili para sa lahat ng mga subscriber nito.

Ang mga dokumento ay ang pangunahing mapagkukunan ng impormasyon ng anumang negosyo, ang gawain na nangangailangan ng wastong organisasyon. Ang journal ay ganap na nakatuon sa mahalagang isyu na ito.

Ang publikasyon ay magbibigay sa iyo ng napakahalagang tulong sa iyong trabaho, na talagang nakakatulong na dalhin ang iyong trabaho sa opisina at dokumentasyon na naaayon sa mga kinakailangan ng mga kasalukuyang pamantayan (GOST R 6.30-2003, GOST RISO 154891, atbp.) at kasalukuyang batas, Umaasa sa magkahiwalay na probisyon Kodigo sa Paggawa, ang Civil Code, ang Code of Administrative Offenses at iba pang regulatory legal acts.

Magasin "Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa negosyo" naka-address sa mga pinuno at mga espesyalista ng mga espesyal na serbisyo ng institusyong pang-edukasyon ng preschool (mga departamento ng dokumentaryo na suporta para sa pamamahala, mga opisina, mga archive, mga sekretarya, mga departamento ng gawain), sa isang salita, sa lahat ng mga propesyonal na nagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang mga pangunahing materyales ng journal "Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa negosyo" nakatuon sa mga isyu na kinakaharap ng sinumang manggagawa ng mga serbisyo ng isang institusyong pang-edukasyon sa preschool araw-araw: pagsasama-sama ng mga liham pangnegosyo, protocol, memo, paghahanda ng mga order, atbp. Ang mga detalyadong rekomendasyon ay ibinibigay sa disenyo ng mga libro ng trabaho, pati na rin ang lahat ng mga nuances ng pagsasagawa ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan at mga dokumento sa accounting.

• Mga papeles- Naglalaman ng kumpletong impormasyon sa paghahanda ng iba't ibang uri ng dokumentasyon. Ano ang mga opsyon sa papeles? Ano ang tungkulin ng bawat aytem. Ang buong set ay isinasaalang-alang sa mga halimbawa ng mga partikular na sitwasyon. mga kinakailangang dokumento. Mga komento ng mga abogado.
• Mga modernong gawain sa opisina- Iniharap ang pinakabagong teknolohiya papel at elektronikong mga dokumento sa halimbawa ng mga pinakamahusay na kasanayan ng mga domestic at dayuhang kumpanya.
• Negosyo sa pag-archive- Mga paliwanag sa mga sumusunod na isyu: kung paano maghanda ng mga dokumento para sa pangmatagalang imbakan, kung paano mahusay na ayusin ang kanilang accounting at paggamit, kung paano bumuo ng mga relasyon sa archive ng estado. Praktikal na payo mula sa mga practitioner.
• Mga karapatan at obligasyon- Lahat ng mga subtleties ay isinasaalang-alang relasyon sa paggawa kaugnay ng iba't ibang kategorya ng mga manggagawa sa iba't ibang sitwasyon. Ang pinakamahuhusay na domestic specialist ay nagbabahagi ng kanilang personal na karanasan sa pag-aayos ng trabaho sa kanilang kumpanya.
• Teknolohiya ng Impormasyon- Isang kuwento tungkol sa mga modernong teknolohiya para sa pagtatrabaho sa papel at mga elektronikong dokumento. Mga halimbawa ng matagumpay na pagpapatupad ng mga electronic document management system (EDMS).
• Formula para sa tagumpay- Isang kwento tungkol sa kung paano makamit ang tagumpay sa propesyon. Mga rekomendasyon ng mga psychologist.

Kabilang sa mga may-akda ng journal "Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa negosyo" mga direktor at tagapamahala ng malalaking kumpanya, mananaliksik, tagapamahala ng opisina, nangungunang mga espesyalista, consultant, abogado, guro.

Ang isang mahalagang lugar ay ibinibigay sa seksyong "Mga sagot sa mga tanong ng mga mambabasa," kung saan ang bawat subscriber ng publikasyon ay makakatanggap ng komprehensibong impormasyon sa mga pinaka-pinipilit na isyu.

"Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa negosyo" ay ang tagagarantiya ng iyong kakayahan at propesyonalismo.

Nagtatampok ang publikasyon ng malinaw, simpleng wika at malaking bilang ng mga halimbawa ng paglalarawan.

Magasin "Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento sa negosyo" na inilathala ng publishing house na "Business Arsenal", na inilathala mula noong 2002.

Journal "Trabaho sa opisina"

Ang pagtatala ng impormasyon, pag-iingat nito o pagpapadala nito nang walang pagbaluktot ay ang pangunahing gawain ng anumang dokumento. Anuman ang gawin ng isang modernong tao, ang bawat aksyon ay makikita sa dokumento. Higit pa mas mahalagang dokumento sa komersyal o mga aktibidad ng estado- ito ang batayan ng lahat, ang tanging suporta ng kaayusan: alisin ito - at ang pagkalito ay sumisipsip kahit na ang pinaka perpekto at mahusay na langis na mekanismo. Ngunit hindi sapat na lumikha ng isang dokumento, kailangan mong magtrabaho kasama ang dokumento, at gumana nang tama. Upang makatanggap o ilipat sa patutunguhan, upang subaybayan ang pagpapatupad, upang magparehistro, upang sirain o i-save, upang ayusin ang solusyon ng problema - lahat ng ito ay nangangailangan espesyal na kaalaman.

Ang hitsura ng mga unang pamantayan sa disenyo ng dokumentasyon ay maaaring masubaybayan pabalik sa ika-15 - ika-17 siglo, sa parehong oras ang salitang "klerk" ay ipinanganak. Kasabay ng pagbabago sa dami, ang mga dokumento mismo at ang mga patakaran para sa pakikipagtulungan sa kanila ay nagbago. Ito ay isang tuluy-tuloy na proseso, at maaari pa rin itong obserbahan. Ang pagsunod sa lahat ng mga pagbabago at inobasyon ay nakakatulong sa magazine na "Documentation".

Ang magazine ay nag-aalok sa mga mambabasa ng lahat ng pinaka-nauugnay at kapaki-pakinabang na impormasyon. Ang mga may-akda nito ay nangunguna sa mga espesyalista sa pagpapanatili ng rekord sa bansa.

Journal "Dokumentasyon": nilalaman

Ang magasing Deloproizvodstvo ay interesado sa mga tao ng lahat ng propesyon na ang mga aktibidad ay nauugnay sa mga dokumento. Bukod sa pangkalahatang isyu, sumasaklaw sa pamamahala ng mga rekord ng tauhan ng magazine, accounting at iba pang mga lugar na may mataas na espesyalidad. Sa journal na "Documentation" maaari mong basahin ang impormasyon sa mga sumusunod na isyu:

regulasyon at regulasyong pambatas sa larangan ng trabaho sa opisina;
paglikha at pagpapatupad ng mga dokumento;
mga yugto ng trabaho na may mga dokumento;
imbakan ng archival;
Kasaysayan ng dokumentasyon
pagsusuri ng halaga ng mga dokumento;
organisasyon ng sirkulasyon ng dokumento;
· kasalukuyang imbakan mga dokumento;
Mga responsibilidad sa trabaho at pagrarasyon sa trabaho ng mga manggagawa sa opisina;
automation ng opisina.

Ang mga computer ay gumaganap ng isang pagtaas ng papel sa lahat ng mga lugar ng aktibidad ng tao: sa sa elektronikong pormat Ang mga pampublikong serbisyo ay ibinibigay, ang mga papel na liham ay isang bagay ng nakaraan, at ang pamamahala ng dokumento ay walang pagbubukod. Ang rubric, na nagpapakita ng mga isyu ng paglilipat ng trabaho sa opisina sa isang walang papel na anyo, ay lumalaki sa bawat isyu. Ang journal na "Documentation" ay may hiwalay na seksyon na nakatuon sa pagtuturo ng propesyon ng isang tagapamahala ng dokumento. Ang journal ay magsasalita tungkol sa mga bagong teoretikal na pag-aaral ng sistema ng administratibo at organisasyon-legal na mga dokumento at napakahalagang praktikal na karanasan.

Ang maraming pansin sa journal ay binabayaran sa dayuhan at internasyonal na karanasan sa trabaho sa opisina. Mga taong mas gustong bumili ng mga magazine gawain sa opisina ng tauhan, walang alinlangan, magiging interesante ang mga artikulo ng mga hurado na naghahayag ng praktikal na bahagi ng mga relasyon sa mga tauhan.

Isinasaalang-alang ng magazine ang mga archive at gawain sa opisina ng mga institusyon ng archival ng iba't ibang antas, mga isyu ng proteksyon at seguridad ng impormasyon, mga tampok ng pagdodokumento ng mga organisasyon ng iba't ibang mga profile. Ang magazine ay sistematikong nagpapakilala sa mga mambabasa ng mga listahan ng mga bagong libro sa paksa ng "Dokumentasyon".

Paperwork magazine: i-download online

Maaari mong basahin ang magasing Deloproizvodstvo online o i-download ang isa sa mga nakaraang isyu sa iyong computer sa maraming mga site sa Internet. Bukod dito, elektronikong bersyon ng lahat ng mga isyu ng journal ay isang aplikasyon ng opisyal na database ng Federal Archives at kasama sa dalubhasang koleksyon ng Information System of Archivists ng Russia.

Makakatulong ito upang maunawaan ang lahat ng mga intricacies at intricacies na naghahanda ng workflow, ang journal na "Documentation".

Maghanap sa materyal: aktwal na mga sample, mga scheme-paalala mula sa mga eksperto, mga yari na ruta para sa paggalaw ng mga dokumento. Ang mga materyales ay makakatulong upang maayos na ayusin ang trabaho sa opisina, maiwasan ang mga problema sa pamamahala at mga awtoridad sa regulasyon.

Mga kaugnay na materyales:

Ano ang trabaho sa opisina sa maikling salita

O suporta sa pamamahala ng dokumento (DOM) - isang serye ng mga proseso na nakakaapekto sa lahat ng yugto ng pagtatrabaho sa mga dokumento. Madalas itong nauunawaan bilang isang daloy ng trabaho, ngunit magkaiba ang dalawang konseptong ito, bagama't malapit silang nauugnay sa isa't isa. Daloy ng dokumento- ito ay isang intermediate na yugto lamang sa pagitan ng paglikha ng mga papel at kanilang pag-archive.

Sanggunian: ang konsepto ng gawain sa opisina ay makikita sa mga batas. Kinokontrol ng DOW ang sistema ng mga pamantayan para sa impormasyon, paglalathala at pagiging librarian.

9 pangunahing proseso ng negosyo ng kumpanya

I-download ang lahat ng 9 na cheat sheet sa magazine

Mayroong mga sumusunod na uri ng negosyo:

• pangkalahatan- pagpapanatili ng mga pangkalahatang dokumento;
• espesyal- magtrabaho sa mga partikular na papel, halimbawa, sa mga tauhan, accounting, lihim, atbp.

V mga kumpanya ng estado ang algorithm para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ay kinokontrol ng batas. Ang mga pribadong kumpanya ay may karapatan na independiyenteng magpasya kung paano magsagawa ng pamamahala ng dokumento at gawain sa opisina.

3 pangunahing mga lugar ng trabaho sa opisina

1. Dokumentasyon - pagguhit, pagpaparehistro, koordinasyon, paggawa ng mga papel;
2. Organisasyon ng trabaho sa mga dokumento - paggalaw, kontrol ng pagpapatupad, imbakan at paggamit;
3. Systematization - paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan, ang kanilang paglalagay sa mga safe, pagtatapon, atbp.

Mga pangunahing regulasyon ng organisasyon

Ang mga bahagi ng trabaho sa opisina ay pareho sa mga organisasyon ng anumang uri at layunin. Kasabay nito, hindi mahalaga kung aling paraan ng pagsasagawa ng isang institusyong pang-edukasyon sa preschool ay papel o elektroniko, dapat mong isaalang-alang ang mga kakaibang gawain sa mga papel, bigyang-pansin ang mga detalye.

Mga gawain at tungkulin ng gawain sa opisina

Ang pag-iingat ng rekord ay nagpapahintulot sa iyo na ayusin ang buwis, accounting, accounting sa pamamahala, tiyakin ang agarang pagtugon sa mga papasok na liham, pagbutihin ang feedback sa mga empleyado. Ang kahusayan at bilis ng pakikipag-ugnayan ay depende sa kung gaano kahusay ang daloy ng dokumento at DOW ay nakaayos. panloob na serbisyo mga organisasyon. Ang mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento ay dapat malaman ng lahat ng empleyado ng organisasyon na kahit papaano ay konektado sa paghahanda, paglipat, pag-archive ng mga papeles.

Kinakailangang gampanan ng mga empleyado ang mga sumusunod na tungkulin:

• bumuo, magpatupad, magpanatili ng time sheet at album ng pinag-isang mga dokumento;
• bumuo at magdisenyo ng mga form;
• isagawa ang pagpapasa ng pagproseso ng ipinadala at papasok na mga papeles;
• magparehistro ng papalabas, papasok at panloob na mga dokumento;
• kontrolin ang kawastuhan ng mga papeles na isinumite para sa lagda sa pamamahala;
• ayusin ang pagpapatupad ng mga dokumento;
• bumuo ng mga teksto;
• bumuo ng isang nomenclature ng mga kaso, tiyakin ang kanilang imbakan, pagpapatakbo ng paggamit;
• kontrolin ang gawain gamit ang mga papel sa lahat ng mga dibisyon;
• lumahok sa mga aktibidad na naglalayong mapabuti ang mga pamamaraan at anyo ng trabaho.

Suriin ang mga pamantayan sa trabaho sa opisina na naayos sa GOST "System ng mga pamantayan para sa impormasyon, librarianship at pag-publish. Dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles", na pinalitan ang GOST R 6.30-2003. Ang pag-alam sa mga pangunahing patakaran ay makakatulong sa iyo na maiwasan ang mga pagkakamali sa iyong trabaho. sa Handbook ng Kalihim.

Gamitin ang GOST R 7.0.97-2016 sa iyong trabaho

I-download ang GOST para sa trabaho sa opisina

Pangkalahatang pamamaraan para sa pag-aayos ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento

Alamin ang mga pangunahing kaalaman sa gawaing pang-opisina, ang mga patakaran para sa pag-iipon at pagpapanatili ng mga papel, ang mga tampok ng kanilang paggalaw sa loob ng organisasyon at higit pa. Sumunod sa mga punto ng Pagtuturo na inaprubahan ng kumpanya, na binabanggit ang mga pangunahing nuances ng pagtatrabaho sa mga papeles.

Gamitin ang sample na Mga Tagubilin na may mga komento ng eksperto sa iyong trabaho

I-download ang Sample

Ang pangkalahatang pamamaraan ay magpapaliwanag sa mga patakaran ng trabaho, kung anong mga aksyon ang gagawin para sa isang baguhan na espesyalista, upang hindi malito sa mga proseso. Umasa dito hanggang sa maunawaan mo ang kakanyahan, bumuo ng iyong sariling algorithm para sa pagproseso, paglipat at pag-iimbak ng mga papel, huwag matandaan ang mga pangunahing tuntunin ng trabaho sa opisina.

Organisasyon ng daloy ng mga papasok na dokumento

Ang papasok ay nauunawaan bilang lahat ng uri ng mga dokumento na ginawa sa papel o elektronikong anyo sa ibang mga kumpanya. Maaari itong maging mga liham, invoice, panukala, iba pang mga elemento ng trabaho sa opisina.

Upang maiwasan ang kaguluhan, iproseso ang mga ito sa isang napapanahong paraan:

• magparehistro ng isang dokumento - ilagay ang petsa ng pagtanggap at magtalaga ng isang numero;
• ilipat ang mga papel sa yunit na dapat humarap sa kanila o mag-imbak ng mga ito;
• irehistro ang pagtanggap ng dokumento para sa trabaho;
• maglagay ng marka sa pagpapatupad, tugon o aksyon na ginawa;
• ilipat ang dokumento sa archive.

Mahigpit na sundin ang mga panuntunang ito sa negosyo. Kung ang isang kumpanya ay tumatanggap ng isang malaking bilang ng mga papel at mga file, upang ma-optimize ang trabaho sa kanila, gamitin mga espesyal na programa. Ang ilan sa kanila ay nilagyan ng isang sistema ng abiso tungkol sa mga deadline, kahandaan ng mga dokumento, atbp.

Log ng mga papasok na sulat

Mag-download ng dokumento

Organisasyon ng mga daloy ng papalabas na dokumentasyon

Ang landas ng mga papalabas na dokumento ay tinutukoy ng mga patakaran para sa pagtatrabaho sa kanila, ang kanilang uri. Karaniwang nagsisimula ito sa sekretarya. Pagkatapos gumuhit ng papel, inilipat ito sa taong may karapatang pumirma, sumang-ayon. Pagkatapos lamang ang dokumento ay ipinadala sa mga panlabas na awtoridad.

I-download ang lahat ng 6 na memo

Para sa epektibong gawain sa daloy ng mga papalabas na dokumento, ang pamamahala ay nagtatalaga ng mga responsableng tao. Kadalasan, sila ay mga sekretarya, tagapamahala ng opisina, opisyal ng tauhan, accountant o iba pang empleyado. Upang maipadala ang mga papel sa addressee sa isang napapanahong paraan, kontrolin ang kanilang paggalaw sa bawat yugto, at sa dulo suriin para sa mga error at magparehistro.

mesa. Mga kalahok sa mga proseso ng trabaho sa opisina para sa mga papalabas na liham

I-download ang buong talahanayan sa magazine

Organisasyon ng mga daloy ng mga panloob na dokumento sa trabaho sa opisina

V malalaking kumpanya malaking bilang ng panloob na mga dokumento. Kung ang trabaho sa kanila ay pormal na isinasagawa, ang ilan sa kanila ay maaaring mawala sa iba't ibang yugto. Ang iyong layunin ay ayusin ang proseso sa paraang paikliin ang kanilang landas at maiwasan ang pagkawala.

Mahalaga! Pagmasdan ang yugto ng pagpaparehistro - ang pagtatalaga ng parehong numero sa iba't ibang papel ay magdudulot ng pangkalahatang kalituhan at kalituhan.

mesa. Ruta ng pagkakasunud-sunod para sa pangunahing aktibidad

Gumawa ng isang algorithm para sa pagtatrabaho sa mga dokumento para sa iyong sarili, batay sa mga panuntunang inilarawan sa Mga Tagubilin. Kung maraming mga espesyalista ang nagtatrabaho sa departamento, paghiwalayin ang saklaw ng mga tungkulin, halimbawa, ang isa ay gumagana lamang sa mga panloob na papel, ang pangalawa - sa mga panlabas.

Sino ang may pananagutan sa negosyo

Ang responsibilidad para sa trabaho sa opisina ay nasa pinuno ng organisasyon, at para sa mga dokumento ng pamamahala ng korporasyon - ang lupon ng mga direktor o ang chairman, pati na rin ang kalihim. Kung isasaalang-alang natin ang isyu ng pananagutan, mapapansin na wala sa normative act hindi ito naayos. Sa loob ng kumpanya, ito ay naayos sa pamamagitan ng mga order, tagubilin, paglalarawan ng trabaho, atbp.

Para sa paggalaw, pagproseso, pagpapadala at iba pang gawain na may mga papeles na hindi napapailalim sa inspeksyon ng mga inspektor, sinumang empleyado ng kumpanya na pinagkatiwalaan ang mga tungkulin ng pag-iingat ng rekord at pamamahala ng dokumento ay may pananagutan. Sa malalaking kumpanya, maraming responsableng tao ang hinirang, o isang espesyal na serbisyo ang nilikha.

Ang mga pangunahing paraan ng pagpaparehistro ng responsibilidad para sa trabaho sa opisina

Paraan numero 1. Pagdaragdag ng mga function sa paglalarawan ng trabaho ng sinumang empleyado

Ang sinumang empleyado ng kumpanya ay may pananagutan sa pag-iingat ng rekord, na nagrereseta ng mga karagdagang tungkulin sa paglalarawan ng kanyang trabaho. Kung hindi mo ayusin ang mga responsibilidad, sa kaganapan ng mga kontrobersyal na sitwasyon ang responsibilidad ay mapapatong sa balikat ng pinuno.

Paraan numero 2. Pamamahagi ng mga tungkulin sa pagitan ng mga empleyado

Kapag namamahagi ng mga responsibilidad para sa pag-iingat ng rekord, ang mga tungkulin ay nahahati sa pagitan ng mga empleyado ng serbisyo at mga espesyalista mga istrukturang dibisyon. Sa kasong ito, malinaw na isinasaad ng Mga Tagubilin para sa Trabaho sa Opisina kung sino at kung aling saklaw ng trabaho ang may pananagutan.

Pamamaraan numero 3. Pagtatalaga ng mga tungkulin ng pag-iingat ng mga talaan sa mga kalihim

V staffing ipakilala ang posisyon ng sekretarya o tagapamahala ng opisina, na responsable para sa gawaing opisina at pamamahala ng dokumento. Ang kanyang mga tungkulin ay naayos sa paglalarawan ng trabaho at kontrata sa pagtatrabaho. Ang empleyado ay sumusunod sa mga patakaran na inaprubahan ng pamamahala, nakatutok sa kasalukuyang Regulasyon.

Ano ang mangyayari kung hindi ka mag-organisa ng trabaho sa opisina

Sa anumang kumpanya mayroong trabaho sa opisina, ngunit hindi sa bawat isa ay maayos itong naayos. Kung walang pare-parehong panuntunan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, maaaring may mga problema. Halimbawa, para sa hindi wastong pag-iimbak o pagkawala ng mga work book, ang kakulangan ng mga dokumento sa accounting ay maaaring pagmultahin.

1. Si Aleksey, ang manager, ay wastong naidokumento ang obligasyon ni Lyudmila na mapanatili ang mga personal na dokumento ng mga empleyado, naglabas ng naaangkop na utos, at siya ay natalo aklat ng trabaho isang manggagawa. Sa kasong ito, mananagot siya.
2. Direktor ng LLC« Alpha» Pormal na tinatrato ni Daniil ang pamamahagi ng mga tungkulin at responsibilidad sa mga empleyado. Bahagi ng mga papel na nauugnay sa accrual sahod nawala sa archive. Kapag sinusuri ang mga ito, hindi sila maibigay sa mga inspektor. Nagpasya ang korte na hatulan si Daniel na nagkasala. Kung pinagtuunan lang sana niya ng pansin ang drafting mga paglalarawan ng trabaho at mga kontrata sa mga empleyado, ang responsibilidad ay nakaatang sa mga balikat ng ibang tao.

Ang kaguluhan sa mga papel ay nagdudulot hindi lamang ng mga problema sa batas, ngunit nakakaapekto rin sa mga proseso ng trabaho, relasyon sa mga kliyente at kasosyo. Late execution mga obligasyong kontraktwal maaaring humantong sa mga multa, pagwawakas ng mga kontrata, pagkasira ng reputasyon ng kumpanya. Samakatuwid, mahalagang ayusin ang gawain sa mga papel.

Kung sino ang mananagot sa hindi wastong pag-iingat ng talaan ay depende sa sitwasyon. Ngunit tandaan na ang pamunuan ng kumpanya ay hindi laging handang hanapin ang mga salarin, kaya't posible ang mga parusa laban sa mga ordinaryong empleyado na nagsasagawa ng mga papeles, kahit na ang mga tungkuling ito ay hindi nakalagay sa mga paglalarawan ng trabaho.