Bagong dokumento ng regulasyon: Mga panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento sa mga archive ng mga organisasyon. Mga bagong panuntunan para sa mga archive: ano ang nagbago? Seksyon IV

Noong Setyembre 21, ang Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ay nagsimulang gumana. Pondo ng archival Pederasyon ng Russia at iba pang mga dokumento ng archival sa mga katawan kapangyarihan ng estado, mga organo lokal na pamahalaan at mga organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526; pagkatapos nito - ang bagong Mga Panuntunan).

Ano ang gumabay sa iyo bago ilabas ang bagong Mga Panuntunan?

Bago ang pag-apruba ng bagong Mga Panuntunan, ang mga archive ng mga awtoridad ng estado, mga lokal na pamahalaan, mga organisasyon (mula rito ay tinutukoy bilang mga archive ng mga organisasyon) ay ginagabayan sa kanilang gawain ng Mga Pangunahing tuntunin para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon, at ilang mga archive ng ganap na ginagamit ng mga organisasyon lumang dokumento- Mga pangunahing tuntunin ng trabaho mga archive ng departamento. Ang parehong mga dokumento ay hindi mga normatibong dokumento, ngunit tinukoy ang kanilang katayuan bilang normatibo metodolohikal na dokumento. Kasabay nito, ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 1985 ay talagang may katayuan ng isang dokumento ng regulasyon, dahil naaprubahan sila ng utos ng Main Archives, at ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002 ay hindi naaprubahan ng Federal Archives, kaya wala silang ang katayuan ng isang dokumento ng regulasyon.

Sa anong dahilan, sa pagkakaroon ng Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002, naging kinakailangan na bumuo ng isang bago, bukod dito, regulasyon, dokumento sa organisasyon imbakan ng dokumento sa mga archive ng mga organisasyon?

Ang katotohanan ay noong 2004, ang Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation" (simula dito - Pederal na Batas Blg. 125-FZ) ay pinagtibay, na nagpakilala ng maraming mga pagbabago sa organisasyon ng pag-archive sa bansa:

pagkuha

mula sa pederal na batas No. 125-FZ

Artikulo 13. Paglikha ng mga archive

1. Mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan munisipal na distrito at distrito ng lungsod kinakailangan upang lumikha ng mga archive para sa imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad.

2. Mga organisasyon at mamamayan ang karapatang lumikha ng mga archive para sa layunin ng pag-imbak ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad, kabilang ang para sa layunin ng pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento ng archival na hindi ari-arian ng estado o munisipyo.

Artikulo 17 Mga Tungkulin mga ahensya ng gobyerno, mga lokal na pamahalaan, organisasyon at mamamayang kasangkot sa aktibidad ng entrepreneurial walang edukasyon legal na entidad, upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival

1. Ang mga katawan ng estado, mga lokal na katawan ng self-government, mga organisasyon at mamamayan na nakikibahagi sa mga aktibidad na pangnegosyo nang hindi bumubuo ng isang legal na entity ay obligadong tiyakin ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, sa mga panahon ng kanilang imbakan na itinatag ng mga pederal na batas, iba pa regulasyon mga legal na gawain Russian Federation, pati na rin ang mga listahan ng mga dokumento […]

Gayundin, ipinakilala ng Pederal na Batas na ito ang konsepto ng pagmamay-ari ng mga dokumento ng archival (mga dokumento ay maaaring nasa estado (pederal, pag-aari ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation), munisipyo, Pribadong pag-aari(mga non-government na organisasyon at indibidwal)).

Bilang karagdagan, inaprubahan ng Order of the Ministry of Culture of Russia na may petsang Enero 18, 2007 No. 19 ang Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa estado at mga archive ng munisipyo, museo at aklatan, mga organisasyon Russian Academy Sciences (simula dito - ang Mga Panuntunan ng 2007).

Ang dalawang pangyayari na ito, pati na rin ang katotohanan na ang Mga Pangunahing Panuntunan ay walang katayuan ng isang normatibong dokumento, pinilit kaming bumaling sa pagbuo ng isang normatibong dokumento na tumutukoy sa pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa mga archive ng mga organisasyon.

"Ano ang magiging komento?"

Sa panahon ng pagbuo ng draft na bagong Mga Panuntunan, ang dokumento ay dalawang beses na malawak na tinalakay sa mga archivists:

sa unang pagkakataon - ng mga empleyado ng mga katawan ng pamamahala ng archival sa mga nasasakupang entidad ng Russian Federation, mga archive ng estado at munisipyo;
sa pangalawang pagkakataon - mga empleyado ng mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap.

Mahigit sa 400 na mga pangungusap ang nagmula sa mga archive ng estado at munisipyo lamang. Ang lahat ng mga komento na natanggap ay maingat na isinasaalang-alang at huling yugto- isang pansamantalang grupong nagtatrabaho, na kinabibilangan ng mga espesyalista mula sa Federal Archives at VNIIDAD. Dapat pansinin na maraming mga komento ang sanhi ng pagnanais ng mga archivist na ilarawan nang mas detalyado hangga't maaari ang mga indibidwal na proseso ng mga teknolohiya ng archival na ginagamit upang matiyak ang kaligtasan, accounting, pagsasama-sama at paggamit ng mga dokumento sa mga archive ng mga organisasyon, na, sa prinsipyo, ay imposibleng gawin, dahil sa katayuan ng bagong Mga Panuntunan bilang isang normatibong dokumento.

Kasabay nito, ang ilang mga komento ay may pangunahing katangian, halimbawa, ang pangungusap na sa seksyong "Pagtitipon" ng draft ng bagong Mga Panuntunan ang tanong ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento ay hindi pare-parehong nakasaad, sa partikular, dahil sa ang katotohanan na ang mga probisyon na may kaugnayan sa nomenclature ng mga kaso ay hindi kasama. Isinasaalang-alang na sa kasalukuyan ang anyo ng nomenclature of affairs ng organisasyon at ang pamamaraan para sa pag-unlad nito ay itinakda lamang sa isang metodolohikal na dokumento - Mga rekomendasyong metodolohikal para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan ehekutibong sangay, kapag tinatapos ang draft ng bagong Mga Panuntunan, napagpasyahan na isama sa seksyong "Assembly" ang mga pangunahing probisyon sa nomenclature ng mga kaso, kabilang ang anyo ng nomenclature ng mga kaso (buod at yunit ng istruktura).

Paghirang ng mga bagong Panuntunan

Ang mga bagong Panuntunan ay inilaan para sa mga pampublikong awtoridad, lokal na pamahalaan, mga organisasyon na lumikha ng mga archive para sa imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad.

Hindi sila nalalapat sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival na naglalaman ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng estado.

Ang bagong Mga Panuntunan ay isang normatibong dokumento. Ang kanilang katayuan ng regulasyon tumutukoy sa mas mahigpit na mga kinakailangan para sa kanilang nilalaman. Kasama sa mga naunang inilabas na panuntunan (tingnan sa itaas) hindi lamang ang mga pamantayan (mga tuntunin, mga kinakailangan), kundi pati na rin ang mga rekomendasyon, mga pamamaraan kung paano dapat ilapat ang mga pamantayang ito. Ang lahat ng mga probisyon ng isang rekomendasyon, pamamaraan at mapaglarawang kalikasan ay hindi kasama sa bagong Mga Panuntunan. Sa bahaging ito na ang draft ng Mga Panuntunang ito sa panahon ng talakayan ay pinuna ng mga archivist, na patuloy na nagsasabi na ang Mga Panuntunan ay dapat na detalyado at naglalaman hindi lamang ng mga panuntunan mismo, kundi pati na rin ang mekanismo para sa kanilang pagpapatupad.

Istraktura at nilalaman ng bagong Mga Panuntunan

Ang bagong Mga Panuntunan ay binubuo ng pitong seksyon:

Pangkalahatang probisyon.
Organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon.
Accounting para sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon.
Pagkumpleto ng archive na may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pa mga dokumento ng archival.
Organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival ng organisasyon.
Paglipat ng mga dokumento ng organisasyon para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo).
Paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon.

Ang mga annexes sa bagong Mga Panuntunan ay nagbibigay ng accounting at iba pang anyo ng mga dokumento na ginagamit sa mga archive ng mga organisasyon.

Ang pagkakasunud-sunod ng mga pangunahing seksyon ng Mga Panuntunang ito ay tumutugma sa Pederal na Batas Blg. 125-FZ at sa Mga Panuntunan ng 2007, bagaman, tulad ng nabanggit ng maraming eksperto sa yugto ng talakayan, magiging mas lohikal na magsimula sa pagkuha at magtatapos sa paggamit.

Ang mga seksyon ng bagong Mga Panuntunan ay sumasalamin sa mga pangunahing tungkulin ng archive ng organisasyon:

organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival;
accounting ng mga dokumento;
pagkumpleto ng archive ng organisasyon na may mga dokumento;
organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng archival;
paglipat ng mga dokumento para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo).

Bilang karagdagan, kasama sa bagong Mga Panuntunan ang seksyong "Paglipat ng mga dokumento sa kaganapan ng muling pag-aayos o pagpuksa ng isang organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng isang organisasyon."

tala

Hindi tulad ng Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002, ang Mga Panuntunan Blg. 526 ay hindi naglalaman ng mga probisyon na may kaugnayan sa mga aspeto ng organisasyon ng mga aktibidad ng archive mismo (ang mga layunin at layunin ng archive, mga tungkulin nito, mga karapatan, atbp. ay hindi tinukoy). Ang kanilang pangunahing layunin ay upang magtatag ng mga kinakailangan para sa pag-aayos ng mga proseso ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento mula sa pagkuha ng archive ng isang organisasyon na may mga dokumento hanggang sa organisasyon ng paggamit ng mga dokumento.

Tingnan natin ang mga seksyon nang mas detalyado.

Seksyon I. Pangkalahatang Probisyon

Tinutukoy legal na batayan ang pagbuo at saklaw ng dokumento, at naglalaman din ng mga probisyon na tumutukoy sa ilan sa mga pundasyon ng organisasyon para sa mga aktibidad ng archive ng organisasyon.

Ang mga bagong Panuntunan ay nalalapat sa mga pampublikong awtoridad, lokal na pamahalaan at mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado at munisipyo, sa kurso kung saan ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay nabuo (simula dito - mga organisasyon). Ang mga probisyon ng Mga Panuntunang ito ay maaari ding gamitin ng ibang mga organisasyon ng estado at hindi estado, kung saan ang mga dokumento ng aktibidad ng Archival Fund ng Russian Federation ay hindi nabuo.

Batay sa mga probisyon ng Pederal na Batas Blg. 125-FZ, ang bagong Mga Panuntunan ay nagsasaad na ang mga katawan ng estado, mga lokal na self-government na katawan ng isang munisipal na distrito, distrito ng lungsod at distrito ng intracity ay obligadong lumikha ng mga archive para sa imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad. Ang mga gawain at pag-andar ng archive (central archive) ng isang katawan ng estado, lokal na self-government body, organisasyon - ang pinagmulan ng pagkuha ng estado, munisipal na archive ay tinutukoy ng regulasyon na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon.

tala

Ang mga bagong Panuntunan ay hindi nalalapat sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival na naglalaman ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng estado.

Seksyon II. Organisasyon ng pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon

Tinutukoy ang konsepto ng archival fund ng organisasyon at ang mga uri ng archival fund ng organisasyon.

Ang pondo ng archival ng organisasyon ay bahagi ng dokumentaryo na pondo, kabilang ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, mga dokumento sa mga tauhan at mga dokumento ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan na kasama sa mga talaan ng archive. Ang pondo ng archival ay napapailalim sa imbakan sa archive ng organisasyon.

Mga uri ng mga pondo ng archival ng organisasyon:

ang pondo ng archival ng organisasyon, na binubuo ng mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival;
isang pinagsamang pondo ng archival, na binubuo ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng dalawa o higit pang mga organisasyon at iba pang mga dokumento ng archival na may kasaysayan at / o lohikal na nakakondisyon na mga koneksyon sa bawat isa;
isang koleksyon ng archival na binubuo ng mga indibidwal na dokumento ng archival ng iba't ibang mga pinagmulan, pinagsama ayon sa isa o higit pang mga katangian (pakay, may-akda, tiyak, bagay, atbp.).

Imbakan mga dokumentong papel. Ang Clause 2.9 ng bagong Mga Panuntunan ay nagbibigay-diin sa: ang mga dokumento ng archival ay iniimbak sa isang sistematikong paraan sa loob ng pondo ng archival. Ang yunit ng systematization ng mga dokumento ng archival fund sa archive ng organisasyon ay ang yunit ng imbakan. Tinutukoy din ng mga patakaran ang mga palatandaan ng systematization ng mga yunit ng imbakan ng pondo ng archival:

istruktura (pag-aari ng mga yunit ng imbakan sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon);
kronolohikal (ayon sa mga panahon o petsa kung saan nabibilang ang mga yunit ng imbakan);
functional, sectoral, thematic, subject-question (isinasaalang-alang ang mga function ng organisasyon, mga paksa o mga isyu na nauugnay sa nilalaman ng mga storage unit);
nominal (ayon sa clerical form - mga uri at uri ng mga dokumento);
koresponden (para sa mga organisasyon, bilang isang resulta ng pagsusulatan kung saan nabuo ang mga yunit ng imbakan);
heograpikal (ayon sa ilang mga teritoryo, mga pamayanan at iba pang mga heograpikal na bagay kung saan nauugnay ang nilalaman ng mga dokumento, ang kanilang mga may-akda, mga kasulatan);
ng may-akda (sa mga pangalan ng mga organisasyon o mga pangalan ng mga mamamayan na may-akda ng mga dokumento).

Ang mga kinakailangan ay itinatag para sa pagtiyak sa kaligtasan ng mga dokumento (normative (pinakamainam) na mga kondisyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento; makatwirang paglalagay ng mga dokumento sa archive; pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento, ang pamamaraan para sa paghahanap ng mga dokumento), kasama ang mga tampok ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento

Imbakan ng mga elektronikong dokumento. Tinutukoy ng mga patakaran ang mga ipinag-uutos na kondisyon para sa pag-iimbak ng mga naturang dokumento:

ang pagkakaroon sa archive ng organisasyon ng hindi bababa sa dalawang kopya ng bawat yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento (ang pangunahing at gumaganang mga kopya ay dapat na nasa iba't ibang mga pisikal na aparato);
pagkakaroon ng mga teknikal at software na tool na idinisenyo upang kopyahin, kopyahin, i-convert at ilipat ang mga elektronikong dokumento, kontrolin ang kanilang pisikal at teknikal na kondisyon;
tinitiyak ang paraan ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, hindi kasama ang pagkawala, hindi awtorisadong pamamahagi, pagkasira o pagbaluktot ng impormasyon.

Ang format ng teksto ng mga elektronikong dokumento na inilipat para sa imbakan sa archive ng organisasyon - ang pinagmulan ng pagkuha ng estado at munisipal na mga archive - PDF / A.

Ang mga patakaran ay nagbibigay na sa kaganapan ng isang pagbabago sa software at hardware na kapaligiran at ang pagkaluma ng mga format ng computer, pinsala sa medium, ang archive ng organisasyon ay nagsasagawa ng trabaho sa pag-convert ng mga elektronikong dokumento sa mga bagong format at / o sa bagong media.

Bilang karagdagan sa mga probisyon na isinasaalang-alang, ang seksyon na ito ay nagtatatag ng pamamaraan para sa pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival (sugnay 2.39-2.43), pag-aayos ng paghahanap para sa mga hindi natukoy na dokumento (sugnay 2.44), ang pamamaraan para sa paglabas ng mga dokumento mula sa mga archive (sugnay 2.45 -2.48), pati na rin ang pamamaraang tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento ng archival habang mga sitwasyong pang-emergency(Seksyon 2.49).

Sinusuri ang pagkakaroon at katayuan ng mga dokumentong papel. Isinasagawa sa archive ng organisasyon ng isang komisyon o hindi bababa sa dalawang empleyado ng hindi bababa sa isang beses bawat 10 taon, mga elektronikong dokumento - hindi bababa sa isang beses bawat 5 taon.

Ayon sa sugnay 2.11.5 ng Order of 2007, ang mga pambihirang isang beses na pagsusuri sa pagkakaroon at kondisyon ng lahat ng mga dokumento ng archive ng organisasyon o kanilang magkahiwalay na bahagi(mga grupo) ay gaganapin:

kailan mga natural na Kalamidad, mga kilusang masa at iba pang mga pangyayari, bilang resulta kung saan maaaring mawala o masira ang mga dokumento ng archival,
kapag binabago ang mga ulo ng archive.

Batay sa mga resulta ng pag-audit, ang mga sumusunod na aksyon ay iginuhit:

pagsuri sa pagkakaroon at kondisyon ng mga dokumento ng archival (Appendix No. 3);
sa mga teknikal na pagkakamali sa mga dokumento ng accounting (kung mayroon man) (Appendix No. 4);
tungkol sa pagtuklas ng mga dokumento (hindi nauugnay sa pondong ito, hindi natukoy) (Appendix No. 5).

Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga dokumento mula sa mga archive. Ang mga dokumento ay inisyu batay sa nakasulat na pahintulot ng pinuno ng archive ng organisasyon o ng kanyang representante (kung ang archive ay isang institusyon), ang pinuno ng istrukturang yunit ng organisasyon (kung ang archive ay isang istrukturang yunit):

mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon ng samahan;
hudikatura, tagapagpatupad ng batas at iba pa mga awtorisadong katawan v sa takdang panahon;
iba pang mga gumagamit sa nakasulat na kahilingan.

Ang termino para sa pag-isyu ng mga dokumento mula sa archive ay hindi dapat lumampas sa:

isang buwan - para sa paggamit ng mga empleyado ng organisasyon at iba pang mga gumagamit;
anim na buwan - sa hudikatura, tagapagpatupad ng batas at iba pang awtorisadong katawan.

Posibleng pahabain ang panahon para sa pag-isyu ng mga dokumento - na may pahintulot ng pinuno ng organisasyon batay sa isang nakasulat na kumpirmasyon ng gumagamit sa pangangalaga / pangangalaga ng mga dokumento.

Ang mga elektronikong dokumento ay ibinibigay mula sa archive sa anyo ng mga elektronikong kopya o mga kopya sa papel.

Ang mga dokumento mula sa archive ay hindi ibinibigay:

kung mayroong pondo sa paggamit;
sa mahinang pisikal na kondisyon.

Seksyon III. Accounting para sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa organisasyon

Dedicated sa mga tanong isang pares ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga organisasyon.

Tulad ng itinatag sa sugnay 3.1 ng bagong Mga Panuntunan, ang lahat ng mga dokumento na nakaimbak sa archive ng organisasyon, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, mga kopya ng mga dokumento mula sa pondo para sa paggamit (kung mayroon man) at mga imbentaryo ng mga kaso at dokumento ay napapailalim sa accounting.

Ang mga pangunahing yunit ng accounting ng mga dokumento ng archival ay:

Ang bawat storage unit ay binibigyan ng account number, na bahagi ng archive cipher.

Ang aming diksyunaryo

Archival cipher- isang pagtatalaga na inilapat sa ibabang kaliwang sulok sa bawat yunit ng imbakan upang matiyak ang accounting at pagkakakilanlan - binubuo ng: ang bilang ng pondo ng archive; mga numero ng imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento; numero ng yunit ng imbakan.

Ang archival cipher ng mga elektronikong dokumento na nakaimbak sa hiwalay na electronic media ay ipinahiwatig sa insert na nakapaloob sa media case. Archival cipher ng mga elektronikong dokumento na nakaimbak sa sistema ng impormasyon archive, ay bahagi ng meta description (mandatory description element) ng electronic na lalagyan ng dokumento.

Ang impormasyon tungkol sa mga yunit ng accounting ng archive ay makikita sa mga dokumento ng accounting. Ang isang bagong probisyon ng Mga Panuntunan sa organisasyon ng accounting ng dokumento ay ang probisyon sa paglalaan ng dalawang grupo ng mga dokumento ng accounting sa archive ng organisasyon: pangunahing (mandatory) at auxiliary.

Ang komposisyon ng pangunahing (mandatory) na mga dokumento ng accounting ng archive ng samahan ay kinabibilangan ng:

aklat ng accounting para sa pagtanggap at pagtatapon ng mga kaso, mga dokumento (Appendix No. 11);
listahan ng mga pondo (Appendix No. 12);
sheet ng pondo (Appendix No. 13);
imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento (mga appendice No. 14-16);
rehistro ng mga imbentaryo (Appendix No. 19).

Ang mga anyo ng mga imbentaryo ng mga elektronikong kaso ay ibinibigay sa mga apendise No. 17, 18 ng bagong Mga Panuntunan.

Ang komposisyon ng mga dokumento ng auxiliary accounting ay hindi kinokontrol, ang bawat archive ay may karapatang gamitin bilang auxiliary ang mga form ng accounting na kailangan nito dahil sa mga detalye ng mga dokumento sa imbakan, o para sa iba pang mga kadahilanan.

Itinatag din ng mga patakaran na ang archive ng organisasyon ay maaaring magtago ng mga tala sa isang awtomatikong mode gamit ang mga database ng accounting (DB) (tingnan ang sugnay 3.13). Ang mga database ng accounting ng archive ng organisasyon - ang pinagmulan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipal) ay dapat na katugma sa kaukulang mga database ng accounting ng mga archive ng estado (munisipal) at mga katawan ng pamamahala ng archival.

Seksyon IV. Pagkumpleto ng archive na may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival

nakatuon mga isyu ng pagkumpleto ng archive ng organisasyon na may mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival. Ang pagkuha ng archive ng organisasyon ay isang sistematikong muling pagdadagdag ng archive na may mga dokumento ng mga istrukturang dibisyon ng organisasyon.

Ito ay itinatag na ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at mga dokumento ng pansamantalang (higit sa 10 taon) na mga panahon ng imbakan, kasama. ang mga dokumento sa mga tauhan ay inilipat sa archive ng organisasyon nang hindi mas maaga kaysa sa isang taon at hindi lalampas sa tatlong taon pagkatapos makumpleto ang mga kaso sa trabaho sa opisina. Ang pagbubukod ay mga dokumento sa mga tauhan ng mga empleyado ng sibil at munisipyo ng estado na tinanggal mula sa serbisyo - inilipat sila sa archive ng organisasyon pagkatapos ng 10 taon mula sa petsa ng pagpapaalis ng mga empleyado.

tala

Ang mga kaso ng pansamantalang mga panahon ng pag-iimbak (hanggang sa 10 taon kasama), dahil ito ay matagal nang naitatag sa pagsasagawa ng mga archive ng mga organisasyon, ay hindi inilipat sa archive, sila ay naka-imbak sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon at pagkatapos ng pag-expire ng ang mga panahon ng imbakan ay napapailalim sa pagkawasak sa inireseta na paraan.

Ang bagong Mga Panuntunan ay nagsasaad na ang mga kaso ay inililipat sa archive ng organisasyon pagkatapos ng pagsusuri sa kanilang halaga. Para sa kadahilanang ito, ang seksyon na ito ay nagtatatag ng pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento, paghahanda ng mga kaso para sa paglipat sa archive ng organisasyon, pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga kaso ng mga istrukturang dibisyon, batay sa kung saan ang mga kaso ay inilipat sa archive ng organisasyon, at binibigyang-diin din na bago ang pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa iniresetang paraan, ipinagbabawal ang mga dokumento ng pagkasira.

Ang mga probisyon ng seksyon ay nakakaakit ng pansin sa katotohanan na ang mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng imbakan at mga tauhan, ay kumikilos para sa pagkasira ng mga dokumento ay isinasaalang-alang sa isang pulong komisyon ng dalubhasa(EC) na mga organisasyon, kadalasang sabay-sabay. Batay sa mga resulta ng pagsasaalang-alang, inaayos ng EC ang mga imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento ng permanenteng imbakan at mga tauhan, at kumikilos sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak.

Ang mga organisasyon - ang mga mapagkukunan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipyo) ay nagsumite ng mga imbentaryo ng mga file ng mga dokumento ng isang permanenteng panahon ng imbakan at mga tauhan (taunang mga seksyon), na sinang-ayunan ng EC ng organisasyon, para sa pagsasaalang-alang ng komisyon sa pag-verify ng dalubhasa (EPC) ng institusyon ng archival :

permanenteng panahon ng imbakan - para sa pag-apruba;
sa mga tauhan - para sa kasunduan.

Matapos ang mga imbentaryo ng mga kaso, ang mga dokumento ay naaprubahan at napagkasunduan ng EPC, ang mga imbentaryo na ito at ang pagkilos sa paglalaan para sa pagsira ng mga dokumento na hindi napapailalim sa imbakan ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon. Dagdag pa, ang mga kaso na inilaan sa ilalim ng batas para sa pagsira ay maaaring sirain.

Ang mga organisasyon na ang mga aktibidad ay hindi lumikha ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay hindi dapat i-coordinate ang mga imbentaryo ng mga kaso ng mga tauhan sa EPC ng institusyon ng archival.

tala

Ang Clause 4.13 ng bagong Mga Panuntunan ay nagtatatag na ang mga elektronikong file na may nag-expire na mga panahon ng imbakan ay napapailalim sa paglalaan para sa pagkasira sa pangkalahatang batayan, pagkatapos nito ay pisikal na sinisira o sinisira ang mga ito ng software at hardware na may kaukulang tala sa akto.

Ang partikular na atensyon sa seksyong ito ng Mga Panuntunan ay ibinibigay sa katawagan ng mga gawain ng organisasyon. Ayon sa mga pangunahing prinsipyo nito:

inaayos ang pag-uuri (pagpapangkat) ng mga naisagawang dokumento sa mga file (electronic file) at ito ang pangunahing dokumento ng accounting na sumasalamin sa komposisyon at organisasyon ng dokumentaryo na pondo ng organisasyon;
ay ang batayan para sa pag-compile ng mga imbentaryo ng mga kaso, mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan, pati na rin para sa pagtatala ng mga kaso ng pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na mga panahon ng imbakan;
ay binuo batay sa pamantayan, departamento at iba pang mga listahan ng mga dokumento na nagsasaad ng mga panahon ng pag-iimbak, iba pang mga regulasyong legal na aksyon, pati na rin ang mga pamantayan at huwarang mga nomenclature ng mga kaso;
ay iginuhit sa inireseta na form (Appendix No. 25) batay sa mga nomenclature ng mga kaso ng structural divisions (Appendix No. 26).

Mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo), isang beses bawat limang taon, i-coordinate ang nomenclature ng mga kaso sa CEC (EC) ng organisasyon at isumite ito para sa pag-apruba ng may-katuturang EPC o archive ng estado (munisipyo), alinsunod sa kasama ang mga kapangyarihang ipinagkaloob dito. Ang mga organisasyon na ang mga aktibidad ay hindi lumikha ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay aprubahan ang nomenclature ng mga kaso sa kanilang sarili.

Ang mga tuntunin ay nagtatakda ng pagkakasunud-sunod pagsasanay para sa paglipat sa archive ng organisasyon ng mga elektronikong dokumento. Sa partikular, ipinagkaloob na ang mga hiwalay na imbentaryo ay pinagsama-sama para sa mga yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento ng permanenteng imbakan, pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan, kasama. ng mga tauhan. Ang mga anyo ng mga imbentaryo ng mga elektronikong kaso, gaya ng nasabi na natin, ay ibinibigay sa mga apendise No. 17, 18 sa bagong Mga Panuntunan.

Seksyon V. Organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival ng organisasyon

Ang seksyon na ito ay nagtatatag ng mga patakaran tungkol sa organisasyon ng paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival ng organisasyon. Ang mga pangunahing probisyon ng Mga Panuntunan sa bahaging ito ay ang mga sumusunod:

Para sa iyong kaalaman

Tinutukoy ng bagong Mga Panuntunan ang mga paraan ng paggamit ng mga dokumento sa archive. Ang mga pangunahing ay:

suporta sa impormasyon ng mga empleyado ng organisasyon;

pagpapatupad ng mga kahilingan ng gumagamit, kasama. mga pagtatanong ng mga mamamayan ng isang panlipunan at legal na kalikasan;

pagpapalabas ng mga dokumento at kaso para sa pansamantalang paggamit, pagkakaloob ng mga kopya ng mga dokumento ng archival sa kahilingan ng mga gumagamit, kasama. sa anyo ng mga elektronikong dokumento.

Ang partikular na atensyon sa bagong Mga Panuntunan ay binabayaran sa organisasyon ng trabaho sa mga kahilingan ng user. Tinukoy:

mga uri ng mga kahilingan (thematic at socio-legal na kalikasan);
mga kinakailangan para sa isang nakasulat na kahilingan (ang anyo nito, ang komposisyon ng impormasyon na dapat na nilalaman sa kahilingan);
ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga kahilingan (mga deadline para sa pagpaparehistro, pagsasaalang-alang, pag-redirect ng mga hindi pangunahing kahilingan, paghahanda ng mga tugon sa mga kahilingan ng gumagamit sa anyo ng isang sanggunian sa archival, isang archival extract at isang archival copy);
mga tampok ng organisasyon ng trabaho na may mga kahilingan na natanggap sa pamamagitan ng Internet.

Tinutukoy ng bagong Mga Panuntunan ang mga kaso kung saan maaaring tumanggi ang archive na mag-isyu ng mga dokumento ng archival:

pagkakaroon ng isang pondo ng paggamit;
mahinang pisikal na kondisyon ng mga dokumento;
ang mga dokumento ay hindi nakapasa sa siyentipikong paglalarawan at teknikal na disenyo (hanggang sa pagkumpleto ng mga gawaing ito);
mga paghihigpit sa paggamit na itinatag ng batas ng Russian Federation o ang pinagmulan ng pondo.

R seksyon IV. Paglipat ng mga dokumento ng organisasyon para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo).

Tinutukoy ang pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento ng organisasyon para sa imbakan sa archive ng estado (munisipyo). Ang seksyong ito ay nagtatatag na:

mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo) pagkatapos ng pag-expire ng pansamantalang pag-iimbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation sa archive, inililipat ng mga organisasyon ang mga ito para sa permanenteng imbakan sa naaangkop na archive ng estado (munisipyo) alinsunod sa Mga Panuntunan 19;
Ang mga organisasyon ng estado at hindi estado na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal) ay maaaring maglipat ng mga dokumento mula sa Archival Fund ng Russian Federation, na nabuo sa kanilang mga aktibidad, sa mga archive ng estado (munisipyo) batay sa mga kasunduan.

Ang bagong Mga Panuntunan ay nagtatatag ng pamamaraan para sa paglilipat ng mga dokumento. Binibigyang-diin nila na ang mga dokumento ay inililipat para sa permanenteng pag-iimbak sa isang maayos na paraan na may naaangkop na pang-agham na sangguniang kagamitan, at ang paglilipat ng mga dokumento sa archive ng estado (munisipal) ay pormal sa pamamagitan ng isang pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan (Appendix No. 30 ).

Seksyon VII. Paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon

Tinutukoy ang pagkakasunud-sunod paglipat ng mga dokumento sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng organisasyon, pagbabago ng pinuno ng archive ng organisasyon. Ang seksyon na ito ay nagtatatag na ang paglipat ng mga dokumento ng liquidated na organisasyon ay ang responsibilidad ng komisyon na nabuo para sa paglipat ng mga gawain at ari-arian.

Sa kaso ng pagpuksa ng mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal), isang kinatawan ng archive ng estado (munisipyo) ay kasama sa komisyon ng pagpuksa.

Kapag binabago ang pinuno ng archive ng organisasyon (ang taong responsable para sa archive ng organisasyon), ang pagtanggap at paghahatid ng mga dokumento mula sa archive, accounting at kagamitang pang-agham na sanggunian sa kanila ay isinasagawa ayon sa kilos.

Buod

1. Ang mga Bagong Panuntunan ay kumplikado mga regulasyon, na sumasaklaw sa lahat ng mga pangunahing proseso na isinagawa ng archive ng organisasyon:

organisasyon ng imbakan ng dokumento,
pag-archive ng mga dokumento,
pag-archive ng mga dokumento
paggamit ng mga dokumento ng archival.

2. Dahil ang mga Panuntunang ito ay normatibong dokumento, posible na sa proseso ng paglalapat nito sa pagsasanay, maaaring kailanganin ang isang metodolohikal na suplemento sa dokumento (pagbuo ng mga rekomendasyon, mga alituntunin sa ilalim ng Mga Panuntunan sa kabuuan o magkahiwalay na mga seksyon mga tuntunin).

3. Ang pangunahing pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga bagong Panuntunan at iba pang mga dokumento ay ang Mga Panuntunang ito ay isang normatibong dokumento. Ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 2002 ay likas na nagpapayo, ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 1985 ay isang dokumento ng regulasyon at pamamaraan. Dahil dito, mas maliit ang saklaw ng bagong Mga Panuntunan: naglalaman lamang ang mga ito ng mga probisyon (mga tuntunin, kinakailangan) na dapat ilapat sa walang sablay. Ang lahat ng iba pa - iyon ay, kung paano gawin ito - ay nasa awa ng mga archivist.

4. Masasabi natin na ang mga kinakailangan ay naging mas kaunti. Ang bilang ng mga anyo ng mga dokumento na ipinag-uutos ay nabawasan. Dati, mayroong higit sa 40 sa kanila: sa Basic Rules No. 263 - 44 forms, sa Basic Rules - 48, ngayon, sa bagong Rules - 30. Nangangahulugan ito na ang mga archive ay maaaring gumamit ng sarili nilang mga form kung kinakailangan. Sa pagsasagawa, ito ay.

5. Ang mga bagong Panuntunan ay pangunahing nakatuon sa mga organisasyon na pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado at munisipyo, ngunit hindi ito direktang binabaybay sa dokumento, kaya mas tamang sabihin na ang mga patakaran ay naka-address sa mga organisasyong may kanilang sariling archive.

Naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Pangunahing Archive ng USSR na may petsang Setyembre 5, 1985 No. 263 (simula dito - ang Mga Pangunahing Panuntunan ng 1985). Sa katunayan, nawala ang kanilang puwersa sa paglalathala ng utos ng Ministry of Culture of Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526, na nag-apruba sa bagong Mga Panuntunan na isinasaalang-alang namin sa artikulo.

Gawain sa opisina at opisina

Mga panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015

Evgenia Kozhanova Pebrero 15, 2016 01:58 PM

Mula noong Setyembre 2015, ang utos ng Ministry of Culture ng Russian Federation na may petsang Marso 31, 2015 No. 526 ay nagsimula. Inaprubahan niya ang "Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon." Dagdag pa sa teksto ng artikulo, para sa maikli, tatawagin namin silang " Mga Panuntunan-2015».

Kapansin-pansin na walang rebolusyon sa pag-archive sa paglalathala ng Mga Panuntunan-2015. Maliban kung ang mga bagong panuntunan ay mas palakaibigan mga elektronikong dokumento... Pinag-uusapan natin ang katayuan ng bago at lumang mga panuntunan para sa pag-archive sa artikulong ito. Maaari mo ring i-download ang mga patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015 dito.

Tandaan natin kung paano ito bago ang pagpasok sa puwersa ng utos: ang mga organisasyon ay nagtrabaho ayon sa dalawang dokumento.

Ang una sa kanila ay ang Mga Pangunahing Panuntunan para sa Trabaho ng mga Archive ng Kagawaran (inaprubahan ng utos ng Main Archive ng USSR noong Setyembre 5, 1985 N 263). Ito ang tanging normatibo (iyon ay, mandatory) na dokumento sa pag-archive sa Russia hanggang 09/21/15.

Ang liham ng Federal Archival Agency na may petsang Setyembre 18, 2015 N 2 / 2133-A ay nagsasaad na mula sa sandaling magkabisa ang Order No. 526, "Ang mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento ay hindi napapailalim sa aplikasyon." Hindi mo na magagamit ang mga ito.

Ang pangalawa ay ang Pangunahing tuntunin para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002). Ito ay isang pamamaraan (opsyonal, ngunit nagbibigay-kaalaman) na dokumento na walang kinansela, ngunit maaari mo at kahit na kailangan mong gamitin ito, dahil. sa Mga Panuntunan-2015, maraming isyu na nauugnay sa mga praktikal na aksyon para sa pag-iimbak ng mga dokumento sa mga organisasyon ang naiwan.

Kaya, naiwan sa amin ang dalawang gumaganang dokumento: ang 2015 Rules at ang Basic Rules. Mayroon silang ganap na magkakaibang katayuan:

Mga pangunahing patakaran - isang metodolohikal na dokumento. Hindi kinakailangan na gamitin ito, bagaman sa kasong ito, ang paglikha ng isang archive sa isang organisasyon ay tila napakahirap. Ang mga pangunahing patakaran ay inaprubahan lamang ng desisyon ng Collegium of the Rosarchive, na nangangahulugan na ang kanilang katayuan ay mas mababa kaysa sa Rules-2015.

I-download ang Mga Panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon (PDF, 4.02 Mb).

Ano ang maaasahan ngayon sa larangan regulasyon at metodolohikal na suporta sa pag-archive?

una, sa kasalukuyang dokumento sino ang nagsusuot normatibong katangian: Mga panuntunan para sa organisasyon ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 No. 526), na ipinatupad noong katapusan ng Setyembre noong nakaraang taon. Dagdag pa sa artikulo, tatawagin natin itong Mga Panuntunan-2015.

At pangalawa, sa kasalukuyang dokumento, na likas na pamamaraan: Mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002, pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Mga Pangunahing Panuntunan). Maraming mga praktikal na isyu na naaapektuhan lamang ng 2015 Rules ay sakop dito sa ilang detalye, halimbawa, ang pamamaraan para sa pagbuo ng isang nomenclature ng mga kaso.

Ang mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento (naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Main Archive ng USSR na may petsang 05.09.1985 No. 263), na sa loob ng mahabang panahon dahil sa edad ay hindi isang gumaganang dokumento, sa wakas ay ipinadala sa isang balon -karapat-dapat na pahinga at hindi napapailalim sa aplikasyon sa teritoryo ng Russian Federation mula sa sandaling magkabisa ang Mga Panuntunan -2015 (liham ng Federal Archive ng Setyembre 18, 2015 No. 2/2133-A).

Kailangan bang itago ang mga dokumento?

Dapat itago ang mga dokumento. Sa kabila ng katotohanang sinasabi ng Mga Panuntunan-2015 na “ang mga organisasyon kanan (idinagdag ang diin) upang lumikha ng mga archive para sa layunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng kanilang mga aktibidad ...", ang karapatang ito, sa mas malapit na pagsusuri, ay nagiging isang tunay na tungkulin.

Una, kung mayroong isang organisasyon, kung gayon mayroong mga empleyado, na nangangahulugang isang kumpletong hanay ng mga dokumento sa mga tauhan para sa bawat isa sa kanila.

Pangalawa, kung may organisasyon, mayroon ding tax accounting nito, na kinakatawan din ng papel o elektronikong mga dokumento.

Pangatlo, hindi bababa sa lahat ng nakalistang dokumento ay dapat itago para sa mga deadline. Mga mapagkukunan ng buhay ng istante - mga espesyal na listahan:

Isang listahan ng mga karaniwang dokumento ng managerial archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation noong Agosto 25, 2010 No. 558) ;
Ang listahan ng mga tipikal na dokumento ng archival na nabuo sa siyentipiko, teknikal at mga aktibidad sa produksyon mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak (naaprubahan ng utos ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation noong Hulyo 31, 2007 No. 1182).

Tinukoy para sa paggamit ng parehong mga organisasyon ng gobyerno at non-government. Kaya lumalabas na ang alinman, kahit na ang pinakamaliit at pinaka-katamtamang kumpanya, ay may isang hanay ng mga dokumento para sa imbakan ng archival. At para sa kanila, dapat gumawa ng mga kundisyon na nakakatugon sa bagong dokumento ng regulasyon: ang Mga Panuntunan-2015. Ang kawalan ng mga istrukturang subdibisyon sa ilalim ng mga pangalang "archive", "opisina" ay hindi nakakaapekto sa tungkuling ito sa anumang paraan.

Imbakan ng mga elektronikong dokumento

Ang isang inobasyon na binibigyang-pansin ng lahat ng mga espesyalista sa trabaho sa opisina at pag-archive ay ang pinakahihintay na pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, na ibinigay sa Mga Panuntunan-2015. Ang mga seksyon 2.30-2.33 ay sinadya. Ang paglipat sa mga elektronikong dokumento sa Mga Panuntunan-2015 ay isinasagawa nang biglaan, nang walang anumang mga heading, kaagad pagkatapos ng mensahe na ipinagbabawal na maging maruming sapatos sa archive.

Fragment ng Dokumento

I-collapse ang Palabas

2.30. Mga kondisyong ipinag-uutos imbakan ng mga elektronikong dokumento ay:

ang pagkakaroon sa archive ng organisasyon ng hindi bababa sa dalawang kopya ng bawat yunit ng imbakan ng mga elektronikong dokumento (ang pangunahing at gumaganang mga kopya ay dapat na matatagpuan sa iba't ibang mga pisikal na aparato);

pagkakaroon ng hardware at software na idinisenyo upang magparami, kopyahin, muling isulat ang mga elektronikong dokumento, kontrolin ang pisikal at teknikal na kondisyon;

tinitiyak ang paraan ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, hindi kasama ang pagkawala, hindi awtorisadong pamamahagi, pagkasira o pagbaluktot ng impormasyon.

Ang isa pang pangunahing pagbabago ay ang kahulugan ng 2015 Rules ng format para sa pag-iimbak ng archival ng mga elektronikong dokumento:

Fragment ng Dokumento

I-collapse ang Palabas

Mga patakaran para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministry of Culture ng Russia na may petsang Marso 31, 2015 Hindi 526, ipinatupad noong Setyembre 21, 2015)

2.31. Ang paglipat ng mga tekstong elektronikong dokumento para sa imbakan sa archive ng isang organisasyon na pinagmumulan ng pagkuha ng estado at munisipal na mga archive ay isinasagawa sa format na PDF / A.

Ang PDF ay hindi maikakaila na isang unibersal na format. Ang PDF/Archives (PDF/A) ay isang variation ng format na ito, na espesyal na idinisenyo para sa pangmatagalang archival storage ng mga dokumento at nakalagay sa ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 “Document Management. Electronic na format ng file ng dokumento para sa pangmatagalang imbakan. Ngunit tulad ng anumang pangkalahatan, ang PDF ay hindi perpekto. Ang mga dokumento ng pamamahala ay maganda sa format na ito, ngunit ginagamit ng mga organisasyon hindi lamang ang Microsoft Office package. Kaya, halimbawa, ang mga guhit na ginawa sa .dwg na format ay hindi ipinapakita nang tama kapag na-convert sa .pdf. Ang pag-uugali ng electronic digital na lagda kapag nagko-convert ng dokumento sa .pdf.

Ang pamamaraan para sa paglipat ng mga elektronikong file at dokumento ay inilarawan sa seksyon 4.34 ng Mga Panuntunan. Ang sumusunod ay sumusunod mula sa teksto:

una, ang mga elektronikong dokumento ay maaaring ilipat sa archive at maiimbak pareho sa magkahiwalay na pisikal na media at "sa pamamagitan ng network ng impormasyon at telekomunikasyon",
pangalawa, ang imbentaryo ng mga elektronikong kaso at dokumento ay pinagsama-sama, gayunpaman, sa anyo ng papel(iyon ay, kahit na bumuo kami ng isang archive sa EDMS, ang imbentaryo ay kailangang maihatid nang personal sa archivist),
pangatlo, “kapag tumatanggap para sa imbakan ng archival, ang mga elektronikong file ay na-certify Electronic Signature pinuno ng organisasyon o pinahintulutan niya opisyal". Walang ganoong uri ang kinakailangan para sa mga dokumentong papel. Paano sumunod sa kinakailangang ito para sa mga organisasyong gumagawa ng mga elektronikong dokumento, ngunit hindi gumagamit ng EDS, ang 2015 Rules ay tahimik.

Sa wakas, "para sa mabilis na pag-access sa mga elektronikong dokumento para sa sanggunian at paghahanap, isang pondo para sa paggamit ng mga elektronikong dokumento ay nilikha sa archive" (talata 2.33). Ang konsepto ng pondo ng paggamit ay hindi isiniwalat.

Accounting ng dokumento

Fragment ng Dokumento

I-collapse ang Palabas

3.5. Ang archive ng organisasyon ay nagpapanatili ng pangunahing (mandatory) at auxiliary na mga dokumento sa accounting. Ang komposisyon at anyo ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay tinutukoy alinsunod sa mga patakarang ito. Ang komposisyon at mga anyo ng pagsuporta sa mga dokumento ng accounting ay tinutukoy ng archive ng organisasyon nang nakapag-iisa.

Ipinaliwanag ng mga pangunahing patakaran kung bakit isinasagawa ang accounting ng mga dokumento ng archive at kung ano ang sistema ng mga dokumento ng accounting, malinaw na bumubuo ng layunin nito. Nawala ang mga kahulugang ito sa Mga Panuntunan ng 2015. Alalahanin natin ang mga ito upang maunawaan kung bakit haharapin natin ang accounting:

At ang pangunahing pagbabago: ang listahan ng mga dokumento ng accounting ng archive noong 2015 ay nabawasan ng higit sa kalahati, mula 11 hanggang 5 na posisyon. Tanging:

libro ng accounting para sa pagtanggap at pagtatapon ng mga kaso, dokumento;
listahan ng mga pondo;
sheet ng pondo;
imbentaryo ng mga kaso, dokumento;
rehistro ng paglalarawan.

Ang pamamaraan para sa pag-compile at pagpapanatili ng mga form ng accounting, bagama't kakaunti, ay inilarawan sa mga talata 3.7-3.11 ng 2015 Rules.

Ang natitira ay nasa pagpapasya ng organisasyon. Kung ito ay pinagmumulan ng pagkuha ng archive ng estado (munisipal), kung gayon ang isang pasaporte ng organisasyon ay dapat na dagdag na iguguhit (sugnay 3.12 ng Mga Panuntunan-2015). Narito ang isang link sa regulasyon accounting ng estado mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, na may petsang 1997 at naaprubahan ang form ng archive passport. Tandaan na ang Mga Pangunahing Panuntunan ay nagmungkahi ng isang form, bagaman halos magkapareho, ngunit mas "sariwa" pa rin kaysa sa mga nabanggit na regulasyon. Hindi bababa sa, ang pagtutuos dito ay nagsimula sa ika-dalawang libo, at hindi noong dekada nobenta.

Pagsusuri ng halaga ng mga dokumento

Ang Mga Panuntunan-2015 ay hindi nagdala ng anumang panimula na bago sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng taunang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento. Ang talata 4.12 lamang ang nararapat pansin:

Fragment ng Dokumento

I-collapse ang Palabas

4.12. Ang mga organisasyon na ang mga aktibidad ay hindi lumilikha ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay lumikha ng mga imbentaryo ng mga kaso ng mga tauhan at mga imbentaryo ng mga kaso ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan at tinitiyak ang kanilang kaligtasan.

Ang probisyon na ito ay tumutukoy sa pag-uusap na, anuman ang presensya sa organisasyon ng archive at ang pag-aari nito sa bilang ng mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo), obligado itong harapin ang mga dokumento nito nang hindi bababa sa isang minimum na lawak. Pagkatapos ng lahat, marahil, ilang mga tao ang makakapag-compile ng isang imbentaryo ng mga kaso ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng pag-iimbak nang hindi muna nag-iipon ng isang katawagan ng mga kaso.

Nomenclature ng kaso

Tungkol sa nomenclature ng mga kaso, na tinatawag ng 2015 Rules na "ang pangunahing dokumento ng accounting na sumasalamin sa komposisyon at organisasyon ng dokumentaryo na pondo ng organisasyon," sila ay nagsasalita nang napakatipid at hindi man lang ito binibigyan ng anumang naiintindihan na kahulugan. Mula sa teksto ng dokumento ito ay sumusunod lamang (p. 4.14-4.18):

"Ang katawagan ng mga kaso ay nag-aayos ng pag-uuri (pagpapangkat) ng mga naisagawang dokumento sa mga kaso (mga elektronikong kaso)";
ang nomenclature ng mga kaso ay pinagsama-sama ayon sa nakalakip na form;
ang nomenclature of affairs ng organisasyon ay pinagsama-sama batay sa mga nomenclature ng mga kaso ng mga structural divisions (ang form ay naka-attach, gayunpaman, hindi ito mahahanap sa pamamagitan ng talaan ng mga nilalaman: naglalaman ito ng dalawang appendice na may pangalan na " Nomenclature ng mga kaso"; Ang Blg. 26 ay tumutukoy sa mga structural divisions);
ang katawagan ng mga gawain ng samahan ay binuo batay sa pamantayan, departamento at iba pang mga listahan ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan, iba pang mga regulasyong ligal na kilos, pati na rin ang tipikal at huwarang mga katawagan ng mga kaso;
mga organisasyon - ang mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipyo) ay mag-uugnay nito sa "kaugnay na EPC o ang archive ng estado (munisipal), alinsunod sa mga kapangyarihang ipinagkaloob dito";
ang mga organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado (munisipal) ay sumasang-ayon sa kanilang mga nomenclature ng mga file sa kanilang sarili.

Wala nang praktikal na impormasyon sa pagbuo at pagpapanatili ng nomenclature ng mga gawain ng organisasyon na nakapaloob sa 2015 Rules. Dapat itong sabihin nang walang pag-aalinlangan: kung wala ang Mga Pangunahing Panuntunan, ang isang ordinaryong klerk, lalo na sa unang pagkakataon, ay hindi magagawang iguhit ito.

Pagpaparehistro ng mga kaso

Fragment ng Dokumento

I-collapse ang Palabas

4.19. Nakumpleto ang mga kaso ng trabaho sa opisina ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng pag-iimbak, kabilang ang para sa mga tauhan, pagkatapos ng pagtatapos taon ng kalendaryo, kung saan sila ipinasok, ay inihahanda para sa paglipat sa archive ng organisasyon at napapailalim sa pagpaparehistro at paglalarawan.

Depende sa mga tuntunin ng imbakan, ang buong o bahagyang pagpaparehistro ng mga kaso ay isinasagawa. Buong disenyo mga kaso ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan at mga tauhan ay napapailalim sa.

Kasama sa mga papeles ang:

pag-file o pagbubuklod ng mga dokumento ng kaso (ang mga hindi naka-format na dokumento ay naka-imbak sa mga saradong hard folder o sa mga kahon);

pag-numero ng mga sheet ng kaso;

pagguhit ng isang sheet ng ebidensya ng kaso (Appendix No. 8);

pagguhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso (Appendix Blg. 27);

disenyo ng case cover (Appendix No. 28).

Ang paghahanda ng mga elektronikong file para sa paglipat sa archive ng organisasyon ay nagbibigay para sa pagsasama-sama ng isang imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento (Appendice No. 17, 18).

Ano ang kinabibilangan ng bahagyang pagpaparehistro ng mga kaso at kung paano ito nakasalalay sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento, ay hindi iniulat.

Kung mas maaga ang panloob na imbentaryo ay pinagsama-sama lamang "sa mga kinakailangang kaso”(Mga Pangunahing Panuntunan, sugnay 3.6.3.), pagkatapos ay inalis ang pariralang ito sa Mga Panuntunan-2015. Ang heading ng form ng imbentaryo, na ipinakita sa Appendix 27, ay hindi nagbibigay ng anumang mga sanggunian sa mga panahon ng imbakan.

Hindi lahat ng electronic case ay dapat ilarawan, ngunit ang mga may pansamantalang (mahigit 10 taon) at permanenteng panahon ng imbakan (mga form ng imbentaryo ay nasa mga appendice 17 at 18, ayon sa pagkakabanggit).

Pagpapatupad ng mga kahilingan

Sa larangan ng pagpapatupad ng mga kahilingan ng mga organisasyon at mamamayan na isinumite sa archive, mayroong isang pagbabago: ang isang sertipiko ng archival, isang katas at isang kopya, ayon sa mga bagong patakaran, ay maaaring "maibigay sa elektronikong anyo sa electronic media o ipinadala sa pamamagitan ng mga network ng impormasyon at komunikasyon. Ang nasabing mga sertipiko, kopya at extract ay pinatunayan ng "electronic signature ng pinuno ng organisasyon o iba pang awtorisadong opisyal".

Mga aplikasyon: mga form ng dokumento

Ayon sa kaugalian, ang Mga Panuntunan-2015 ay nagtatapos sa isang hanay ng mga aplikasyon - mga anyo ng mga dokumento na kasama ng ilang partikular na proseso ng pag-iimbak ng dokumento.

Sa pangkalahatan, dapat sabihin na, una, mayroong mas kaunting mga form sa Mga Panuntunan-2015 kaysa sa Mga Pangunahing Panuntunan, pangalawa, kasama ng mga ito ay mayroong dalawang mga aplikasyon na may parehong mga pangalan, na kung saan ay lubhang hindi maginhawa, at pangatlo, sila ay matatagpuan sa pagkakasunud-sunod ng pagbanggit sa teksto (at hindi sa pagkakasunud-sunod ng kahalagahan o lohikal na pagkakasunud-sunod, tulad ng sa Mga Pangunahing Panuntunan). Ang ilang mga aplikasyon ay nagbago ng mga pangalan, ang ilan ay bahagyang binago ang form. Pangkalahatang rekomendasyon ay magiging mga sumusunod: kung kinakailangan upang gumuhit ng anumang dokumento sa pag-archive, ang archivist ay dapat una sa lahat na hanapin ang form nito sa Mga Panuntunan-2015, at kung ang kinakailangang form ay hindi matatagpuan sa mga ito, sumangguni sa Mga Pangunahing Panuntunan .

Nasa ibaba ang 3 listahan. Ang una (sa anyo ng isang talahanayan) ay ang mga annexes mula sa 2015 Rules at ang kaukulang mga form mula sa Basic Rules. Ang pangalawa ay mga novelty sa mga form na ipinakilala noong 2015. Ang pangatlo ay ang mga form mula sa Mga Pangunahing Panuntunan na hindi kasama sa Mga Panuntunan-2015, ngunit hindi rin kinansela (tulad ng sinasabi nila, gamitin ito sa iyong kalusugan).

mesa

I-collapse ang Palabas

Muling lumitaw at inaprubahan ng Mga Panuntunan-2015:

Imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento ng pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na mga panahon ng imbakan;
Appendix sa imbentaryo ng mga elektronikong file ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan;
Ang pagkilos ng pagtanggap at paglipat ng mga dokumento ng archival para sa imbakan (mula sa organisasyon hanggang sa organisasyon. - Tandaan. ed.)
Paglalarawan ng mga kaso;
Imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento na may kalakip sa imbentaryo ng mga elektronikong file, mga dokumento.

Ang huling dalawang form ay idinisenyo upang palitan ang mga listahan ng paghahatid at aktwal na kumakatawan sa mga pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng mga dokumento para sa imbakan sa archive ng organisasyon.

Imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng, pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na imbakan at mga tauhan ng istrukturang yunit ng organisasyon (Appendix 12 ng Mga Pangunahing Panuntunan);
Panghuling talaan at inskripsiyon ng sertipikasyon (Appendix 13);
Pahina ng pamagat ng imbentaryo ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan (Appendix 14);
Order (requirement) para sa pagpapalabas ng mga dokumento (Appendix 17);
Aklat ng pagpapalabas ng mga dokumento (Appendix 19);
Imbentaryo ng mga partikular na mahahalagang kaso (Appendix 23);
Ang aklat ng accounting para sa pagtanggap at pagtatapon ng pondo ng seguro at ang pondo ng paggamit (Appendix 27);
Imbentaryo ng pondo ng seguro (Appendix 28);
Pasaporte ng archive ng pag-iimbak ng organisasyon dokumentasyon ng pamamahala(Annex 29);
Pasaporte ng organisasyon na nag-iimbak ng mga dokumento ng sektoral na pondo (Appendix 30);
Registration card ng unit ng accounting para sa mga electronic na dokumento (ED) (Appendix 31);
Act on migration at rewriting ng mga electronic na dokumento (Appendix 32);
Journal ng pagtanggap at pagtatapon ng mga elektronikong dokumento (Appendix 33);
Journal ng pagpaparehistro ng mga migrasyon at muling pagsulat ng mga elektronikong dokumento (Appendix 34);
Batas na naglalarawan ng mga dokumento ng personal na pinagmulan (Appendix 38);
Kumilos sa pagbuo ng joint archival fund (Appendix 39);
Journal ng pagpaparehistro ng mga inilabas na kopya, extract, sanggunian, pampakay na materyales (Appendix 44);
Journal ng pagpaparehistro ng mga pagbisita ng mga gumagamit ng silid ng pagbabasa (Appendix 45);
Taunang plano ng trabaho ng archive (Appendix 46);
Account card para sa trabaho sa organisasyon (Appendix 47);
Ang pagkilos ng pagtanggap at paglipat kapag binabago ang pinuno ng archive (Appendix 48).

Malinaw na ang Mga Panuntunan-2015 ay idinisenyo para sa isang handa na mambabasa. Ngunit sa maraming mga kaso, sa kasamaang-palad, alinman sa mga kalihim o (kung kinakailangan) mga empleyado ng iba't ibang mga departamento ay nakikibahagi sa trabaho sa opisina at pag-archive sa organisasyon: mga accountant, mga opisyal ng tauhan, proteksyon sa paggawa, mga abogado, atbp. Napakahirap para sa mga inosenteng taong ito na maunawaan kung ano ang kinakailangan sa kanila sa larangan ng pag-iimbak ng dokumento.

Ang Mga Panuntunan-2015 ay nagbibigay ng isang ganap na minimum ng mga hakbang upang matiyak ang pag-iimbak ng mga dokumento sa organisasyon. Ang mga mambabasa ng mga patakaran ay kailangang maghanap ng impormasyon kung paano ipatupad ang minimum na ito sa pagsasanay sa mga mapagkukunang pamamaraan sa kanilang sarili. Kaya, ang Mga Pangunahing Panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon, sa kabila ng kanilang opsyonal na katayuan, sa pagdating ng Mga Panuntunan-2015 ay hihilingin sa mga tanggapan mga organisasyong Ruso mas malakas pa sa dati.

Noong Setyembre 21, 2015, ang utos ng Ministry of Culture ng Russian Federation na may petsang Marso 31, 2015 No. 526 ay nagsimula. Inaprubahan niya ang "Mga Panuntunan para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga awtoridad ng estado, lokal na pamahalaan at organisasyon." Dagdag pa sa teksto ng artikulo, para sa kaiklian, tatawagin natin silang "Mga Panuntunan-2015".

Kapansin-pansin na walang rebolusyon sa pag-archive sa paglalathala ng Mga Panuntunan-2015. Maliban kung ang mga bagong panuntunan ay mas magiliw sa mga elektronikong dokumento ... Pinag-uusapan natin ang katayuan ng bago at lumang mga panuntunan para sa pag-archive sa artikulong ito. Maaari mo ring i-download ang mga patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015 dito.

Bago at pagkatapos

Tandaan natin kung paano ito bago ang pagpasok sa puwersa ng utos: ang mga organisasyon ay nagtrabaho ayon sa dalawang dokumento.

Kaya, naiwan sa amin ang dalawang gumaganang dokumento: ang 2015 Rules at ang Basic Rules. Mayroon silang ganap na magkakaibang katayuan:

Ang Mga Panuntunan-2015 ay isang dokumento ng regulasyon. Ito ay sapilitan para sa lahat ng mga organisasyon, anuman ang kanilang saklaw ng aktibidad at anyo ng pagmamay-ari. Ito ay inaprubahan ng utos ng Ministri ng Kultura.

Gawain sa opisina at opisina

Mga panuntunan para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon 2015

Evgenia Kozhanova Pebrero 15, 2016 01:58 PM

Tandaan natin kung paano ito bago ang pagpasok sa puwersa ng utos: ang mga organisasyon ay nagtrabaho ayon sa dalawang dokumento.

Kaya, naiwan sa amin ang dalawang gumaganang dokumento: ang 2015 Rules at ang Basic Rules. Mayroon silang ganap na magkakaibang katayuan: