Batayang pambatas ng Russian Federation. Mga tuntunin ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan Ang opisina ay nagtatrabaho sa mga pederal na ehekutibong katawan ng kapangyarihan ng estado

Hindi lihim para sa sinuman sa aking mga kasamahan na ang trabaho sa opisina sa ating bansa ay halos hindi kinokontrol sa anumang paraan. pederal na antas. Pinag-uusapan ko ang tungkol sa mga komersyal na organisasyon: isang malaking bilang Ang mga kumpanyang hindi pang-estado ay maaari lamang irekomenda na sundin ang isa o isa pang "normative" na dokumento. Pag-uusapan natin ang tungkol sa isa sa kanila ngayon. Ayon dito, ang lahat ng mga katawan ng estado ay kinakailangang magsagawa ng trabaho sa opisina: ito ang Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap. Maaari mong i-download ang mga ito dito.

Katayuan ng Mga Panuntunan

Sa kabila ng katotohanan na, sa kanilang pangalan, ang mga patakaran ay tumutukoy lamang sa mga pederal na ehekutibong katawan, ang pederal na batas ng Hulyo 27, 2006 No. 149-FZ "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon" ay nagsasabi na "ang mga patakaran para sa trabaho sa opisina at daloy ng dokumento na itinatag ng ibang mga katawan ng estado, mga katawan lokal na pamahalaan sa loob ng kanilang kakayahan, dapat sumunod sa mga kinakailangan, itinatag ng Pamahalaan Russian Federation sa mga tuntunin ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad” (Artikulo 11). Kaya, ang mga patakaran para sa mga pederal na awtoridad sa ehekutibo ay obligado para sa lahat ng mga katawan ng estado at mga lokal na pamahalaan.

Obligadong sundin sila komersyal na organisasyon hindi pwede, inirerekomenda lang. Sa kabutihang palad, sinusunod pa rin ng karamihan sa mga kumpanya ang mga rekomendasyong ito.

Mga tuntunin ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan: kasalukuyang mga pagbabago

Noong Mayo 2016, binago ang Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan:

Ang seksyong "Mga tuntunin at kahulugan" ay na-update, sa partikular, ang kakaibang pariralang "electronic na imahe ng isang dokumento" ay nawala at isang ganap na naiintindihan at hindi mapag-aalinlanganan na "electronic na kopya ng isang dokumento" ay lumitaw;

Dalawang bagong props ang lumitaw (hindi kasama ang mga ito): Electronic Signature at Link sa dokumento;

Kapag nag-account para sa mga dokumento, naging posible na paghiwalayin ang araw ng pagtanggap (pagpirma, pag-apruba) ng dokumento at ang araw ng pagpaparehistro nito upang opisyal na irehistro ito sa iyong mga tagubilin para sa trabaho sa opisina;

Ang seksyon na "Mga Katangian ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento sa pederal na ehekutibong katawan" ay ganap na muling idinisenyo;

Ang Mga Panuntunan ay may apendiks: Isang listahan ng mandatoryong impormasyon tungkol sa mga dokumentong ginagamit para sa layunin ng accounting at paghahanap ng mga dokumento sa EDMS ng pederal na ehekutibong awtoridad.

Ang mga bagong Panuntunan para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan ay pinagtibay. Hiniling namin sa isa sa mga nag-develop ng Mga Panuntunan na sabihin sa amin ang tungkol sa makabuluhang kaganapang ito - Deputy Director ng All-Russian Research Institute of Documentation and Archives, Kandidato ng Historical Sciences, Associate Professor Valentina Fedorovna Yankova.

- Kailan inaprubahan ang mga bagong panuntunan, kailan magkakabisa ang mga ito? Ano ang kapalaran mga panuntunan ng modelo, kumikilos noon para sa mga pederal na awtoridad?

Ang Mga Panuntunan para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan (mula rito ay tinutukoy bilang Mga Panuntunan) ay inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Hunyo 15, 2009 No. 477. Ang mga patakaran ay nagsimula mula sa petsa ng kanilang pag-apruba.

Sa katunayan, bago ang pag-ampon ng Mga Panuntunan, nagtrabaho kami sa isa pang dokumento ng regulasyon - Pagtuturo ng Modelo sa mga papeles sa mga pederal na ehekutibong katawan. Ngunit ang katayuan ng dokumentong ito ay ganap na naiiba: ang karaniwang pagtuturo ay inaprubahan ng Ministri ng Kultura at Komunikasyon ng Masa (kasalukuyang Ministri ng Kultura) ng Russian Federation. bagong dokumento- Mga tuntunin ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan - inaprubahan ng Gobyerno Pederasyon ng Russia. Dapat tandaan na ito ang unang kaso sa kasaysayan ng ating bansa, kabilang ang panahon ng Sobyet kapag ang dokumentong kumokontrol sa trabaho sa opisina ay pinagtibay ng Gobyerno. Ipinapahiwatig nito, una sa lahat, na sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, sa konteksto ng pagpapakilala ng interdepartmental pamamahala ng elektronikong dokumento at e-gobyerno, ang tungkulin at kahalagahan ng gawain sa opisina ay tumataas lamang.

Pagbabalik sa Mga Karaniwang Tagubilin para sa mga Papel sa mga Federal Executive Bodies, gusto kong sabihin na ang dokumentong ito ay nawala ang puwersa nito sa pag-ampon ng Mga Panuntunan. Ito ay nakasaad sa mismong teksto ng resolusyon. Hayaan mong ipaalala ko sa iyo: ang Pamantayang Pagtuturo (tulad ng binago noong 2005) ay binuo kaugnay ng pag-aampon regulasyon ng modelo pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga pederal na ehekutibong awtoridad, sa talata 11.1 kung saan sinabing:

"Ang trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan ay inayos alinsunod sa karaniwang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa pederal na ehekutibong katawan ... na inaprubahan ng Ministry of Culture and Mass Communications ng Russian Federation. Ang mga awtoridad ng pederal na ehekutibo ay naglalabas ng kanilang sariling mga tagubilin para sa trabaho sa opisina, na sumang-ayon sa Federal Archival Agency.

Ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation, na nag-apruba sa bagong Mga Panuntunan, ay gumawa din ng mga pagbabago sa talatang ito ng mga regulasyon ng modelo, ngayon ito ay wasto sa sumusunod na edisyon:

“11.1. Ang trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa alinsunod sa Mga Panuntunan para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Hunyo 15, 2009 No. 477. Sa batayan ng Mga Panuntunang ito, pederal na mga ehekutibong katawan, sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng mga kaso ay naglalabas ng mga tagubilin para sa pag-iingat ng rekord.

Dahil dito, ang pangunahing dokumento ng regulasyon, batay sa kung saan ang mga pederal na ehekutibong awtoridad ay bumuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina, ngayon ay ang Mga Panuntunan, at hindi ang Mga Pamantayan na Tagubilin para sa mga Papel sa mga Federal Executive Authority.

- Para kanino obligado ang mga bagong tuntunin? Ano ang mga kahihinatnan ng kanilang hindi pagsunod?

Mula sa pamagat ng Mga Panuntunan ay sumusunod na ang mga ito ay naka-address sa mga pederal na ehekutibong awtoridad. Alinsunod sa Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation Blg. 724 na may petsang Mayo 12, 2008, ang aming mga pederal na ehekutibong katawan ay kinabibilangan ng:

mga ministri ng pederal, mga ahensyang pederal at mga ahensyang pederal, na ang mga aktibidad ay pinamamahalaan ng Pangulo ng Russian Federation, pati na rin ang mga serbisyong pederal at mga ahensyang pederal na nasasakupan ng mga pederal na ministri na ito;
Mga pederal na ministri na pinamamahalaan ng Pamahalaan ng Russian Federation, pati na rin ang mga serbisyong pederal at mga ahensyang pederal na nasasakupan ng mga pederal na ministri na ito;
mga serbisyong pederal at mga ahensyang pederal na pinamamahalaan ng Pamahalaan ng Russian Federation.

Ngunit ang hanay ng mga mamimili ng Mga Panuntunang ito ay hindi limitado dito. Ang katotohanan ay ang mismong pag-unlad ng Mga Panuntunan ay isinagawa na may kaugnayan sa pag-ampon ng Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon", sa Art. 11 (p. 2) na nagsabi ng sumusunod.

Dito lumitaw ang probisyon sa unang pagkakataon na tinutukoy ng Pamahalaan ng Russian Federation ang pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad ng mga pederal na ehekutibong katawan at higit pang binanggit ang "Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento", na sa ibang mga katawan ng estado at ang mga lokal na pamahalaan ay dapat sumunod sa mga alituntunin na itinatag para sa mga pederal na katawan ng ehekutibong kapangyarihan (tingnan ang artikulo 11, talata 2).

Samakatuwid, ang direktang pagsagot sa iyong tanong, binibigyang-diin ko na alinsunod sa pederal na batas"Sa impormasyon, teknolohiya ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon" ang mga gumagamit ng Mga Panuntunan ay ang mga awtoridad kapangyarihan ng estado(hindi lamang pederal, kundi pati na rin ang mga awtoridad ng mga constituent entity ng Russian Federation) at mga lokal na pamahalaan.

Kung pinag-uusapan natin kung ano ang mga kahihinatnan sa kaso ng hindi pagsunod sa Mga Panuntunan, kailangan mong bigyang pansin ang talata 3 ng dokumentong ito ng regulasyon: "ang pederal na ehekutibong katawan batay sa Mga Panuntunang ito, na isinasaalang-alang ang mga kondisyon at mga detalye ng mga aktibidad nito, bumuo ng isang pagtuturo sa trabaho sa opisina, na inaprubahan ng pinuno ng pederal na katawan ng ehekutibong kapangyarihan sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng pag-archive", iyon ay, kasama ang Federal Archival Agency (Rosarchiv). Kaya naman, kung ang pagtuturo sa gawain sa opisina ng pederal na ehekutibong katawan ay hindi sumusunod sa Mga Panuntunan, ang Federal Archive ay hindi sasang-ayon dito.

- Paano magagamit ng ibang mga organisasyon ang Mga Panuntunan sa kanilang trabaho? Halimbawa, kapag nakikipag-ugnayan sa mga pederal na awtoridad, at hindi lamang.

Sa isang pagkakataon, ang Standard Instruction on Office Work in Federal Executive Bodies, bagama't ito ay inilaan lamang para sa mga pederal na katawan, ay ginamit nang napakalawak, at hindi lamang ng mga katawan ng gobyerno, kundi pati na rin ng mga organisasyon ng estado at hindi pang-estado, hindi bababa sa iyon. bahagi na hindi nagdadala sa sariling mga detalye na likas mga ahensya ng gobyerno. Sa tingin ko, malawak ding gagamitin ang Mga Panuntunan, bagama't, siyempre, hindi sa parehong paraan tulad ng Standard Instructions for Paperwork.

Kailangan mong maunawaan na ang katayuan ng Mga Panuntunan ay medyo mataas, ang dokumento ay inaprubahan ng Pamahalaan ng Russian Federation. Karaniwang naglalaman ang mga naturang dokumento pangkalahatang mga prinsipyo, mga tuntunin, pamantayan. Ang mga detalye at detalye ay hindi inireseta sa naturang mga dokumento. Maaaring tila sa ilan na maraming mga probisyon ng Mga Panuntunan ay katulad ng pahayag na "Ang Volga ay dumadaloy sa Dagat ng Caspian", ngunit ang katotohanan ay ang mga "simpleng katotohanan" na ito ay hindi kailanman, sa anumang dokumento ng regulasyon, lalo na sa antas na ito, nakatago. Kadalasan sila ay bumubuo ng tinatawag na "mga kasanayan sa negosyo". Madalas kaming tinatanong tungkol dito o sa panuntunang klerikal na iyon: "Saan nakasulat?", At madalas na nangyayari na talagang walang dapat i-refer. Sa palagay ko ngayon, kahit ilang bahagi ng naturang mga probisyon, ay nakatanggap ng normative consolidation. Bilang karagdagan, kailangan mong lumiko Espesyal na atensyon sa ika-6 na seksyon ng Mga Panuntunan "Mga Katangian ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento sa pederal na ehekutibong katawan" at isang apendiks sa dokumento, na tumutukoy sa listahan ng ipinag-uutos na impormasyon tungkol sa dokumento na kinakailangan upang isama ang dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, accounting at paghahanap ng mga dokumento. Ang pagtukoy sa komposisyon ng mga mandatoryong impormasyong ito tungkol sa mga dokumento ay mahalaga para sa pagpapatupad ng interdepartmental na pamamahala ng elektronikong dokumento.

- Ano ang bago sa dokumentong ito?

Sa aking opinyon, ang pinakamahalaga at mahalaga ay ang seksyon na nagtatatag ng ilan pangunahing mga prinsipyo ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento. Ang pangangailangan nito ay overdue - sa kasalukuyan kapwa sa antas ng pederal at sa antas ng mga nasasakupan na entidad ng Russian Federation at mga munisipalidad maraming trabaho ang ginagawa upang lumikha ng e-government at ipatupad ang interdepartmental na pamamahala ng elektronikong dokumento.

Ipaalala ko sa iyo na sa larangang ito ng aktibidad sa antas ng pederal mayroon lamang ang Federal Law na "On Electronic Digital Signature", na pinagtibay noong 2002, halos walang batas sa larangan ng pamamahala ng elektronikong dokumento, lalo na sa mga tuntunin ng pag-aayos ng trabaho. na may mga elektronikong dokumento. Sa pagsasaalang-alang na ito, ang mga pederal na ehekutibong awtoridad ay napipilitang bumuo sariling tuntunin gumana sa mga elektronikong dokumento, ngunit ipinatupad lamang ang mga ito sa loob ng balangkas ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng departamento. Para ipatupad ang interdepartmental na daloy ng trabaho, kailangan ang mga karaniwan at pinag-isang panuntunan. Sa bagay na ito, ang Mga Panuntunan ay bumalangkas pare-parehong kinakailangan upang gumana sa mga elektronikong dokumento, kinakailangan sa mga tuntunin ng trabaho sa opisina. Ang pinakamahalagang probisyon ay kinabibilangan ng mga sumusunod:

ang mga elektronikong dokumento ay nilikha, pinoproseso at iniimbak sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan (sugnay 37 ng Mga Panuntunan);
Ang mga elektronikong digital na lagda ay ginagamit upang pumirma sa mga elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan. Ang paraan ng electronic digital signature na ginamit ay dapat na sertipikado sa sa tamang panahon. Kapag isinasaalang-alang at inaprubahan ang mga elektronikong dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ang mga pamamaraan ay maaaring gamitin upang kumpirmahin ang mga aksyon sa mga elektronikong dokumento, kung saan ang electronic digital na lagda hindi ginagamit (p. 38, 39);
upang maitala at maghanap ng mga dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ginagamit ang mandatoryong impormasyon tungkol sa mga dokumentong ibinigay sa apendiks sa Mga Panuntunan. Bilang karagdagan sa ipinag-uutos na impormasyon na tinukoy ng Mga Panuntunan, ang karagdagang impormasyon tungkol sa mga dokumento ay maaaring gamitin sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan (sugnay 25);
kapag inilipat ang natanggap na mga elektronikong dokumento para sa pagsasaalang-alang ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, pagpapadala ng mga elektronikong dokumento sa mga dibisyon ng istruktura at responsableng tagapagpatupad ng pederal na ehekutibong katawan, pagpapadala ng mga elektronikong dokumento at pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, ang kanilang data sa pagpaparehistro ay ipinadala (naka-imbak) kasama ng electronic mga dokumento (sugnay 42);
ang pagtanggap at pagpapadala ng mga elektronikong dokumento ay isinasagawa ng serbisyo sa pamamahala ng mga rekord ng pederal na ehekutibong katawan (sugnay 40);
Ang mga naisagawang elektronikong dokumento ay isinasaayos sa mga kaso alinsunod sa mga nomenclature ng mga kaso ng pederal na ehekutibong katawan. Kapag kino-compile ang nomenclature ng mga kaso, ipinapahiwatig na ang kaso ay isinasagawa sa sa elektronikong pormat. Mga Elektronikong Dokumento pagkatapos ng kanilang pagpapatupad, sila ay napapailalim sa imbakan alinsunod sa itinatag na pamamaraan sa pederal na ehekutibong katawan para sa mga panahong ibinigay para sa mga katulad na dokumento para sa hard copy(p. 44-46).

Walang mas mahalaga seksyon V "Documentary fund ng federal executive body". Naglalaman ito ng isang probisyon na ang pederal na ehekutibong katawan ay bubuo at aprubahan, sa kasunduan sa Federal Archives, isang listahan ng mga dokumento na nabuo sa kurso ng mga aktibidad nito, pati na rin sa kurso ng mga aktibidad ng mga organisasyong nasasakupan nito, na nagpapahiwatig ng pagpapanatili mga panahon. Sa kasalukuyan, iilan lamang sa mga pederal na ehekutibong awtoridad ang nakabuo ng mga listahan ng departamento (industriya) ng mga dokumento na may mga panahon ng pagpapanatili. kawalan listahan ng departamento lumilikha ng malaking kahirapan sa pag-iipon ng mga nomenclature ng mga kaso at pagtukoy sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento, dahil ang magagamit mga listahan ng modelo ang mga dokumento na may mga panahon ng pagpapanatili ay hindi naglalaman ng dokumentasyon na sumasalamin sa mga detalye ng mga aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan at mga nasasakupan nitong mga katawan at organisasyon.

- Kailan ka nagsimulang gumawa ng mga bagong panuntunan?

Ang pagbuo ng Mga Panuntunan ay ibinigay ng Plano para sa paghahanda ng mga draft na aksyon na kinakailangan para sa pagpapatupad ng Pederal na Batas "Sa impormasyon, teknolohiya ng impormasyon at proteksyon ng impormasyon" na may petsang Hulyo 27, 2007 No. 149-FZ, na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng ang Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang Hulyo 27, 2007 No. 1002- R. Ang responsableng tagapagpatupad ay tinutukoy ng Ministri ng Kultura at Komunikasyon ng Masa ng Russian Federation (ngayon - ang Ministri ng Kultura), mga co-executor - ang Ministri ng Economic Development ng Russia, ang Federal Security Service ng Russia at iba pang mga departamento. Ipinagkatiwala ng Ministri ng Kultura ng Russia ang pagbuo ng draft na dokumento sa Federal Archival Agency (Rosarchiv), na kasangkot sa All-Russian Research Institute of Documentation and Archiving sa gawaing ito.

Ang trabaho sa Mga Panuntunan ay aktwal na nagsimula noong 2008. Sa unang kalahati ng taon, isang draft ng Mga Panuntunan ang inihanda, pagkatapos ay nagsimula ang talakayan ng dokumento kasama ang mga co-executor at ang pag-apruba nito. Mahaba ang proseso dahil kailangang isaalang-alang ang mga opinyon ng iba't ibang departamento. Ang dokumento ay binago ng tatlong beses sa panahon ng proseso ng pag-apruba. Dapat sabihin na halos walang mga pangunahing pagtutol ang itinaas sa panahon ng proseso ng koordinasyon. Ang naaprubahang draft na Mga Panuntunan ay isinumite sa Pamahalaan ng Russian Federation ng Ministri ng Kultura noong 2009. Bagama't napakaseryosong pagbabago ay ginawa sa teksto sa panahon ng talakayan ng draft na Mga Panuntunan sa Pamahalaan ng Russian Federation, ang proseso ng talakayan mismo nagpatuloy sa isang napaka-nakabubuo na espiritu at hindi tumagal ng maraming oras.

- Bakit ang tagal? Anong mga hamon ang kailangan mong pagtagumpayan sa panahon ng proseso ng pag-unlad?

Una sa lahat, ito ay kinakailangan upang maunawaan ang layunin ng dokumentong ito. Sinasabi ng teksto ng Mga Panuntunan na nagtatag sila ng "isang pinag-isang pamamaraan para sa gawaing opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan." Isinasaalang-alang ang katotohanan na ang anumang dokumento ng regulasyon ay nagtatatag ng mga pangmatagalang pamantayan na idinisenyo para sa isang malawak na hanay ng mga organisasyon o indibidwal, kinakailangan na ihiwalay kung ano ang maaaring bubuo ng "iisang pamamaraan para sa trabaho sa opisina", kung ano ang maaaring kumilos matagal na panahon, at isang bagay na maaaring ilapat ng lahat ng pederal na ehekutibong awtoridad.

Siyempre, kinakailangang tandaan ang espesyal na istilo ng pagtatanghal ng normatibong dokumento. Kahit na ang instituto ay may karanasan sa paghahanda ng isang draft na batas sa dokumentaryong suporta ng pamamahala at iba pa mga normatibong dokumento, ng parehong Standard Instructions for Office Work in the Federal Executive Bodies, gayunpaman, hindi madaling ilarawan ang pamamaraan para sa trabaho sa opisina nang hindi pumapasok sa teknolohiya ng pagtatrabaho sa mga dokumento, na siyang paksa ng pagtuturo.

- Ano ang mga problema sa pag-apruba ng Mga Panuntunan at paano nalutas ang mga ito? Anong mga piraso ang kailangang tanggalin? Lilipat ba sila sa mga alituntunin sa aplikasyon ng mga bagong tuntunin?

Tulad ng nasabi ko na, sa proseso ng pag-finalize ng draft na dokumento sa Gobyerno ng Russian Federation, ito ay sumailalim sa ilang mga pagbabago at, higit sa lahat, ay makabuluhang nabawasan.

Sa "aming" bersyon ng dokumentong ito mayroong isang mas kumpletong seksyon na "Dokumentasyon ng mga aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan", sa partikular, mayroong dalawang apendise sa seksyong ito: mga halimbawa ng mga anyo ng pederal na ehekutibong katawan at ang mga patakaran para sa pagproseso ng mga detalye ng mga dokumento, na inalis sa huling yugto ng talakayan. Bilang karagdagan, ang mga pangalan ng ilang mga kinakailangan ay binago, sa palagay ko, hindi makatwiran, halimbawa, ang kinakailangang "Pagpatungo sa teksto" sa Mga Panuntunan ay tinatawag na "Pangalan ng Dokumento". May iba pang mga probisyon na hindi ko sinasang-ayunan.

Higit sa lahat pinagsisisihan ko na tayo nabigo na ipagtanggol ang seksyong "Serbisyo sa pamamahala ng opisina ng pederal na ehekutibong katawan". Mula sa aming pananaw, napakahalaga para sa pagtataas ng katayuan ng mga dibisyong ito sa mga pederal na ehekutibong katawan. Ayon sa data na mayroon kami, ang mga serbisyo sa trabaho sa opisina sa karamihan ng mga pederal na ehekutibong katawan ay hindi mga independiyenteng yunit. Ngunit hindi ito masama, ang pangunahing bagay ay bahagi sila ng iba't ibang mga departamento (opisina) - mula sa kontrol at analytical o departamento serbisyo publiko at mga tauhan sa legal at administrative-economic. Sinubukan naming magtatag ng hindi bababa sa ilang utos sa bagay na ito, kahit papaano ay nakabalangkas kami ng isang probisyon na ang serbisyong klerikal ng pederal na ehekutibong katawan ay isang independiyenteng yunit ng istruktura na direktang nag-uulat sa ulo pederal na executive body o deputy head na namamahala sa impormasyon at dokumentasyon. May isa pa, sa aming opinyon, mahalagang probisyon iyon istraktura at headcount Ang mga serbisyo sa pamamahala ng mga rekord ay inaprubahan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan batay sa mga regulasyon sa paggawa. Ang seksyong ito sa kasamaang-palad ay inalis. Ngunit ang aming pagkawala ay nabayaran ng katotohanan na ang sugnay 3 ay kasama sa teksto ng mismong resolusyon, na nag-amyenda sa mga sugnay 2.38 at 2.39 ng Mga Regulasyon ng Modelo panloob na organisasyon pederal na mga ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Hulyo 28, 2005 No. 452. Sa lumang bersyon ng dokumentong ito, ang sugnay 2.29 ay nabuo bilang mga sumusunod:

“2.39. Ang pananagutan para sa organisasyon at pagsasagawa ng mga gawain sa opisina sa mga istrukturang subdibisyon ng mga pederal na ehekutibong katawan ay nakasalalay sa mga pinuno ng mga subdibisyong ito.

Ang direktang gawain sa suporta sa dokumentasyon sa mga istrukturang dibisyon ay isinasagawa ng mga taong responsable para sa trabaho sa opisina.

V bagong edisyon parang ganito:

“2.39. Ang organisasyon at pag-iingat ng rekord sa pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa ng istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan, na ipinagkatiwala sa mga tungkulin ng pag-iingat ng rekord, gayundin ng mga taong responsable para sa pag-iingat ng rekord sa iba pang mga istrukturang dibisyon ng pederal na ehekutibong katawan. .

tiyak, bahagi ng materyal na hindi kasama sa mga naaprubahang Panuntunan ay maaari at dapat na isama sa Mga Alituntunin para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan na ibinigay ng Decree of the Government of the Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 No. 477, ngunit marami sa mga probisyon sa mga alituntunin hindi isasama dahil lang sa suot nila normatibong katangian at maaari lamang sa normative legal na kilos, at mga rekomendasyon, gaya ng naiintindihan mo, ay isang dokumento ng ibang katayuan - isang rekomendasyon.

- Kailan natin maaasahan ang mga alituntuning ito?

Timeline ng pag-unlad dokumentong ito ay tinutukoy ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Hunyo 15, 2009 No. 477, kung saan ang talata 4 ay nagsasabi ng sumusunod: "Bago ang Enero 1, 2010, ang Federal Archival Agency ay dapat mag-apruba ng mga alituntunin para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina. sa mga pederal na ehekutibong katawan." Ang paghahanda ng mga rekomendasyon ay ipinagkatiwala din sa aming instituto - ang All-Russian Research Institute of Records Management and Archiving, na siyang nag-develop din ng Model Instructions for Paperwork sa mga pederal na awtoridad sa ehekutibo. Ang gawaing ito ay isinasagawa na.

- Salamat sa pagbubukas ng tabing ng panloob na gawain ng pag-unlad at pag-apruba balangkas ng regulasyon sa negosyo. Inaasahan namin na ang pag-uusap tungkol sa mga bagong Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong awtoridad ay magiging unang tanda, at sa hinaharap, kapag natapos na ang gawain sa Mga Alituntunin para sa aplikasyon ng Mga Panuntunan, makakapagbigay ka ng bago mga gabay sa aming mga mambabasa.

Mga talababa

I-collapse ang Palabas

Alinsunod sa Artikulo 11 ng Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon", ang Pamahalaan ng Russian Federation nagpasya:

1. Aprubahan ang kalakip na Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan.

2. Balangkas na sugnay 11.1 ng Modelong Regulasyon para sa Pakikipag-ugnayan ng mga Federal Executive Bodies, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation noong Enero 19, 2005 N 30 , sa susunod na edisyon:

"11.1. Ang trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa alinsunod sa Mga Panuntunan para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan na inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 N 477. Batay sa Mga Panuntunang ito, ang pederal na mga katawan mga ehekutibong katawan sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng pag-archive, naglalabas sila ng mga tagubilin sa trabaho sa opisina.

3. Mga sugnay ng estado 2.38 at 2.39 ng Model Regulations para sa panloob na organisasyon ng mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hulyo 28, 2005 N 452 (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N3 1, Art. 3233), tulad ng sumusunod:

"2.38. Ang trabaho sa opisina sa pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa alinsunod sa Mga Panuntunan para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 N 477. Sa batayan ng Mga Panuntunang ito , ang pederal na ehekutibong katawan sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng pag-archive ay naglalabas ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.

Makipagtulungan sa mga lihim na dokumento, cipher telegrams, iba pang mga dokumento ng limitadong pag-access, pati na rin ang pagproseso ng lihim at iba pang impormasyon ng limitadong pag-access ay isinasagawa alinsunod sa mga espesyal na tagubilin.

2.39. Ang organisasyon at pag-iingat ng rekord sa pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa ng istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan, na ipinagkatiwala sa mga tungkulin ng pag-iingat ng rekord, gayundin ng mga taong responsable para sa pag-iingat ng rekord sa iba pang mga istrukturang dibisyon ng pederal na ehekutibong katawan. .

4. Pagsapit ng Enero 1, 2010, ang Federal Archival Agency ay dapat mag-apruba ng mga rekomendasyong metodolohikal para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan.

Tagapangulo ng Pamahalaan ng Russian Federation

V. Putin

Mga tuntunin ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan

I. Pangkalahatang mga probisyon

1. Ang Mga Panuntunang ito ay nagtatag ng isang pinag-isang pamamaraan para sa gawaing opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan.

2. Ang Mga Panuntunang ito ay hindi nalalapat sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumentong naglalaman ng mga lihim ng estado.

3. Ang pederal na ehekutibong katawan batay sa mga Panuntunang ito, na isinasaalang-alang ang mga kundisyon at mga detalye ng mga aktibidad nito, ay bumuo ng isang pagtuturo sa gawaing pang-opisina, na inaprubahan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan. ng pag-archive.

II. Pangunahing konsepto

4. Ang mga sumusunod na pangunahing konsepto ay ginagamit sa Mga Panuntunang ito:

"dokumentasyon" - pag-aayos ng impormasyon sa materyal na media sa inireseta na paraan;

"trabaho sa opisina" - isang aktibidad na nagsisiguro sa paglikha mga opisyal na dokumento at organisasyon ng trabaho sa kanila sa mga pederal na ehekutibong katawan;

"dokumento" - isang opisyal na dokumento na nilikha ng isang katawan ng estado, katawan ng lokal na pamahalaan, legal o indibidwal inisyu alinsunod sa itinatag na pamamaraan at kasama sa daloy ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan;

"daloy ng dokumento" - ang paggalaw ng mga dokumento mula sa sandaling nilikha o natanggap ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad, paglalagay sa kaso at (o) pagpapadala;

"mga detalye ng dokumento" - isang ipinag-uutos na elemento ng dokumento;

"orihinal na dokumento" - ang una o tanging kopya ng dokumento;

"kopya ng isang dokumento" - isang dokumento na ganap na nagpaparami ng impormasyon ng orihinal na dokumento at ang mga panlabas na tampok nito, na walang legal na puwersa;

"pagparehistro ng dokumento" - pagtatalaga ng isang numero ng pagpaparehistro sa isang dokumento at pagtatala ng impormasyon tungkol sa dokumento sa inireseta na paraan;

"nomenclature ng mga kaso" - isang sistematikong listahan ng mga pangalan ng mga kaso na nabuo sa pederal na ehekutibong katawan, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng kanilang imbakan;

"kaso" - isang hanay ng mga dokumento o hiwalay na dokumento na may kaugnayan sa isang isyu o lugar ng aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan;

"Serbisyo sa pamamahala ng opisina" - isang istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan, na ipinagkatiwala sa mga tungkulin ng pagsasagawa ng gawaing pang-opisina, pati na rin ang mga taong responsable para sa pagpapanatili ng trabaho sa opisina sa iba pang mga istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan.

III. Paglikha ng mga dokumento sa pederal na ehekutibong katawan

5. Ang mga dokumentong nilikha sa pederal na ehekutibong katawan ay iginuhit sa mga letterhead, sa karaniwang mga sheet ng papel na A4 (210x297 mm) o A5 (148x210 mm) na format o sa anyo ng mga elektronikong dokumento at dapat na may itinatag na komposisyon ng mga detalye, ang kanilang lokasyon at pagpapatupad.

6. Ang mga anyo ng pederal na executive body ay binuo batay sa angular o longitudinal na opsyon para sa lokasyon ng mga detalye. Gamit ang bersyon ng sulok, ang mga detalye ng form ay matatagpuan sa kaliwang sulok sa itaas ng sheet. Sa longitudinal na bersyon, ang mga detalye ng form ay matatagpuan sa gitna ng sheet kasama ang tuktok na margin.

7. Ang bawat sheet ng isang dokumento, na iginuhit pareho sa isang letterhead at sa isang karaniwang sheet ng papel, ay dapat na may mga margin na hindi bababa sa 20 mm - kaliwa, 10 mm - kanan, 20 mm - itaas at 20 mm - ibaba.

8. Ang mga sample na form ay inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng pederal na executive body.

9. Ang mga detalye ng mga dokumento na nilikha sa kurso ng mga aktibidad ng pederal na executive body ay:

a) ang Emblem ng Estado ng Russian Federation;

b) ang pangalan ng pederal na ehekutibong katawan;

c) ang posisyon ng taong pumirma sa dokumento;

d) lagda opisyal;

e) uri ng dokumento;

f) lugar ng compilation (publication) ng dokumento;

g) data ng sanggunian sa pederal na ehekutibong katawan;

h) addressee;

i) ang petsa ng dokumento;

kay) numero ng pagpaparehistro dokumento;

k) pangalan ng dokumento;

o) isang tala tungkol sa pagkakaroon ng mga aplikasyon;

o) selyo ng pag-apruba;

p) selyo ng pag-apruba;

r) impresyon ng selyo;

s) isang marka sa sertipikasyon ng kopya;

t) tala tungkol sa tagapalabas;

x) mga tagubilin para sa pagpapatupad ng dokumento;

v) marka ng kontrol ng dokumento;

h) isang tala sa pagpapatupad ng dokumento;

w) kumpidensyal na tala.

10. Ang komposisyon ng mga detalye ng dokumento ay tinutukoy ng uri at layunin nito.

11. Ang pag-apruba ng dokumento sa pederal na ehekutibong katawan ay ibinibigay sa pamamagitan ng visa ng isang awtorisadong opisyal ng pederal na ehekutibong katawan. Ang pag-apruba ng isang dokumento na ginawa sa isang pederal na ehekutibong katawan kasama ng iba pang mga awtoridad at organisasyon ng estado ay pormal na ginagawa sa pamamagitan ng isang selyo (sheet) ng pag-apruba, isang protocol o isang sulat ng pag-apruba.

IV. Mga kinakailangan para sa organisasyon ng sirkulasyon ng dokumento sa pederal na ehekutibong katawan

12. Ang mga sumusunod na daloy ng dokumento ay nakikilala sa daloy ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan:

a) papasok na dokumentasyon (papasok);

b) nagpadala ng dokumentasyon (papalabas);

c) panloob na dokumentasyon.

13. Sa pederal na ehekutibong katawan, ang paghahatid at pagpapadala ng mga dokumento ay isinasagawa sa pamamagitan ng komunikasyon sa koreo, komunikasyon ng courier at telekomunikasyon.

14. Ang mga dokumentong natanggap ng pederal na ehekutibong katawan ay sumasailalim sa pangunahing pagproseso, pagpaparehistro, paunang pagsasaalang-alang, paglilipat sa pamamahala para sa pagsasaalang-alang, ay inililipat sa mga tagapagpatupad at, pagkatapos ng pagpapatupad, ay inilalagay sa mga file.

15. Ang pangunahing pagproseso ng mga natanggap na dokumento ay kinabibilangan ng pagsuri sa tamang paghahatid ng mga dokumento at ang pagkakaroon ng mga dokumento at mga kalakip sa kanila, pati na rin ang pamamahagi ng mga dokumento sa nakarehistro at hindi napapailalim sa pagpaparehistro.

16. Ang pagpaparehistro ng mga natanggap na dokumento ay isinasagawa, bilang panuntunan, sa araw ng pagtanggap, nilikha - sa araw ng pagpirma o pag-apruba o sa susunod na araw ng trabaho.

17. Ang mga apela ng mga mamamayan ay nakarehistro at nabuo sa mga kaso nang hiwalay sa iba pang mga dokumento ng pederal na executive body.

18. Ang mga rehistradong dokumento ay inililipat ng serbisyo sa pag-iingat ng rekord para sa pagsasaalang-alang sa pinuno ng pederal na ehekutibong katawan o, sa pamamagitan ng desisyon ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, sa iba pang mga opisyal ng pederal na ehekutibong katawan. Ang mga dokumentong may mga tagubilin para sa pagpapatupad ay inililipat ng serbisyo sa pamamahala ng mga talaan sa mga gumaganap.

19. Ang orihinal ng dokumento ay ipinadala sa structural subdivision ng federal executive body na responsable para sa pagpapatupad ng dokumento. Kung mayroong maraming mga tagapagpatupad, ang orihinal na dokumento ay ililipat sa yunit ng istruktura na siyang responsableng tagapagpatupad, ang natitirang mga yunit ay tumatanggap ng isang kopya ng dokumento.

20. Ang mga dokumento pagkatapos ng kanilang pagpirma ng pinuno (deputy head) ng pederal na ehekutibong katawan ay inilipat sa serbisyo ng produksyon para sa pagpaparehistro at pagpapadala.

21. Sinusuri ng serbisyo ng pamamahala ng mga talaan ang kawastuhan ng dokumento, ang pagkakumpleto ng dokumento at ang pagsusulatan ng bilang ng mga kopya ng dokumento sa mailing list. Ang mga maling naisagawang dokumento ay ibinabalik sa kontratista.

22. Dapat ipadala ang mga dokumento sa araw ng kanilang pagpaparehistro o sa susunod na araw ng negosyo.

23. Ang paglipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa sa pamamagitan ng serbisyo sa pag-iingat ng rekord.

24. Sa pederal na ehekutibong katawan, ang serbisyo sa pamamahala ng mga talaan ay nagpapanatili ng mga talaan ng mga papasok, nilikha at ipinadalang mga dokumento. Ang data sa bilang ng mga dokumento ay ibinubuod, sinusuri ng serbisyo sa pag-iingat ng rekord at isinumite sa pinuno ng pederal na ehekutibong katawan sa paraang inireseta niya.

25. Upang maitala at maghanap ng mga dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ang mandatoryong impormasyon tungkol sa mga dokumento ay ginagamit alinsunod sa apendiks. Ang karagdagang impormasyon tungkol sa mga dokumento ay maaaring gamitin sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan.

V. Dokumentaryo na pondo ng pederal na ehekutibong katawan

26. Ang pederal na ehekutibong katawan:

a) bumubuo ng dokumentaryong pondo nito mula sa mga dokumentong nabuo sa kurso ng mga aktibidad nito;

b) bubuo at aprubahan, sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng pag-archive, isang listahan ng mga dokumento na nabuo sa kurso ng mga aktibidad nito, pati na rin sa kurso ng mga aktibidad ng mga organisasyon na nasasakupan nito, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan .

27. Ang pagbuo ng dokumentaryo na pondo ng pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa ng serbisyo sa pamamahala ng mga rekord sa pamamagitan ng pag-iipon ng isang katawagan ng mga kaso, pagbuo at pagproseso ng mga kaso, tinitiyak ang kanilang kaligtasan, pagtatala at paglilipat ng mga kaso sa archive ng pederal na ehekutibong katawan.

28. Nomenclature ng mga kaso ng federal executive body:

a) ay pinagsama-sama ng serbisyo sa pamamahala ng mga rekord batay sa mga nomenclature ng mga kaso ng mga dibisyon ng istruktura;

b) naaprubahan pagkatapos ng koordinasyon nito sa sentral komisyon ng dalubhasa ng pederal na ehekutibong katawan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan nang hindi lalampas sa katapusan ng kasalukuyang taon at dapat magkabisa sa Enero 1 ng susunod na taon;

c) isang beses bawat 5 taon, ito ay nakipag-ugnay sa eksperto at komisyon sa pagpapatunay ng archive ng pederal na estado, kung saan ang mga dokumento na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan ay inilipat para sa permanenteng imbakan Pondo ng archival Pederasyon ng Russia;

d) sa kaganapan ng pagbabago sa mga pag-andar at istraktura ng pederal na ehekutibong katawan, ito ay napapailalim sa kasunduan sa eksperto at komisyon sa pagpapatunay ng archive ng pederal na estado.

29. Ang mga pangalan ng mga seksyon ng nomenclature ng mga kaso ng federal executive body ay ang mga pangalan ng structural subdivision ng federal executive body.

30. Ang mga kaso ay nabuo alinsunod sa nomenclature ng mga kaso, gayundin sa pagsunod sa mga prinsipyo ng systematization ng mga dokumento at ang kanilang pamamahagi (pagpapangkat) para sa mga kaso ng permanenteng, pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan, kabilang ang mga kaso para sa mga tauhan, at para sa mga kaso ng pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na imbakan.

31. Ang mga kaso mula sa petsa ng kanilang pagbuo hanggang sa paglipat sa archive ng pederal na ehekutibong katawan o para sa pagkawasak ay naka-imbak sa mga yunit ng istruktura sa lugar ng kanilang pagbuo.

32. Ang mga kaso ay inisyu para sa pansamantalang paggamit sa mga empleyado ng mga istrukturang dibisyon para sa isang panahon na tinutukoy ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, at pagkatapos ng pag-expire nito ay sasailalim sa pagbabalik.

Iba pa mga katawan ng pamahalaan ang mga kaso at organisasyon ay inisyu batay sa kanilang nakasulat na mga kahilingan na may pahintulot ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan o ng kanyang kinatawan na namamahala sa gawaing opisina.

33. Ang pag-withdraw ng mga dokumento mula sa mga file ng permanenteng imbakan ay pinahihintulutan sa mga pambihirang kaso at isinasagawa nang may pahintulot ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, na nag-iiwan sa file ng isang kopya ng dokumento na sertipikado sa inireseta na paraan, at isang aksyon sa ang mga dahilan para sa pagpapalabas ng orihinal.

34. Ang mga kaso ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan ay inililipat sa archive ng pederal na ehekutibong katawan nang hindi mas maaga kaysa sa 1 taon at hindi lalampas sa 3 taon mula sa petsa ng kanilang paggamit o imbakan sa mga istrukturang yunit. Ang paglipat ng mga kaso sa archive ng pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa batay sa mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng imbakan, pansamantalang (higit sa 10 taon) na imbakan at mga tauhan, na pinagsama-sama sa mga istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan. Ang mga kaso ng pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na imbakan sa archive ng pederal na ehekutibong katawan ay hindi inililipat at napapailalim sa pagkawasak sa inireseta na paraan.

35. Ang batayan para sa pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan ay ang katawagan ng mga kaso.

36. Ang pamamaraan para sa pag-iipon ng mga nomenclature ng mga kaso at mga imbentaryo ng mga kaso, ang pagbuo at pagpapatupad ng mga kaso, pati na rin ang pagkasira ng mga kaso ng pansamantalang imbakan sa pederal na ehekutibong katawan ay tinutukoy ng pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng pag-archive.

VI. Mga tampok ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento sa pederal na ehekutibong katawan

37. Ang mga elektronikong dokumento ay nilikha, pinoproseso at iniimbak sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan.

38. Upang lagdaan ang mga elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ginagamit ang mga elektronikong digital na lagda. Ang mga paraan ng electronic digital signature na ginamit ay dapat na sertipikado alinsunod sa itinatag na pamamaraan.

39. Kapag isinasaalang-alang at inaprubahan ang mga elektronikong dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ang mga paraan ng pagkumpirma ng mga aksyon gamit ang mga elektronikong dokumento ay maaaring gamitin kung saan ang isang elektronikong digital na lagda ay hindi ginagamit.

40. Ang pagtanggap at pagpapadala ng mga elektronikong dokumento ay isinasagawa ng serbisyong klerikal.

41. Sa pagtanggap ng mga elektronikong dokumento, ang serbisyo ng klerikal ay dapat patunayan ang pagiging tunay ng elektronikong digital na lagda.

42. Kapag naglilipat ng natanggap na mga elektronikong dokumento para sa pagsasaalang-alang ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, ang pagpapadala ng mga elektronikong dokumento sa mga dibisyon ng istruktura at mga responsableng tagapagpatupad ng pederal na ehekutibong katawan, pagpapadala ng mga elektronikong dokumento at pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, ang kanilang data sa pagpaparehistro ay inililipat (naka-imbak) kasama na may mga elektronikong dokumento.

43. Ang yunit ng accounting para sa isang elektronikong dokumento ay isang elektronikong dokumento na nakarehistro sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan.

44. Ang mga naisagawang elektronikong dokumento ay isinasaayos sa mga kaso alinsunod sa nomenclature ng mga kaso ng pederal na ehekutibong katawan.

45. Kapag kino-compile ang nomenclature ng mga kaso, ipinapahiwatig na ang kaso ay isinasagawa sa electronic form.

46. Pagkatapos ng kanilang pagpapatupad, ang mga elektronikong dokumento ay napapailalim sa imbakan alinsunod sa itinatag na pamamaraan sa pederal na ehekutibong katawan para sa mga panahong ibinigay para sa mga katulad na dokumento sa papel.

47. Matapos ang pag-expire ng panahon na itinatag para sa pag-imbak ng mga elektronikong file (mga elektronikong dokumento), batay sa isang aksyon sa kanilang paglalaan para sa pagkawasak, na inaprubahan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, ang mga elektronikong file na ito (mga elektronikong dokumento) ay napapailalim sa pagkawasak.

Apendise

Listahan ng ipinag-uutos na impormasyon tungkol sa mga dokumento na ginagamit para sa layunin ng accounting at paghahanap ng mga dokumento sa mga electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento ng mga pederal na ehekutibong katawan

1. Tagapagsalita

2. Addressee

3. Posisyon, apelyido at inisyal ng taong pumirma sa dokumento

4. Uri ng dokumento

5. Petsa ng dokumento

6. Numero ng dokumento

7. Petsa ng pagtanggap ng dokumento

10. Pangalan ng teksto

12. Impormasyon tungkol sa pagpapasa ng dokumento

13. Bilang ng mga sheet ng pangunahing dokumento

14. Bilang ng mga aplikasyon

15. Kabuuang bilang ng mga application sheet

16. Mga tagubilin para sa pagpapatupad ng dokumento

17. Posisyon, apelyido at inisyal ng gumaganap

18. Paunawa sa Privacy

"Sa Pag-apruba ng Mga Panuntunan ng Mga Papel sa mga Federal Executive Bodies"

Edisyon ng 04/26/2016 - Wasto mula 05/06/2016

 Ipakita ang mga pagbabago

GOBYERNO NG RUSSIAN FEDERATION

RESOLUSYON
napetsahan noong Hunyo 15, 2009 N 477

SA PAGPAPATIBAY NG MGA TUNTUNIN NG DOKUMENTONG GAWAIN SA FEDERAL EXECUTIVE AUTHORITIES

may petsang 09/07/2011 N 751, may petsang 04/26/2016 N 356)

1. Aprubahan ang kalakip na Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan.

2. Outline clause 11.1 ng Standard Regulations for the Interaction of Federal Executive Bodies, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Enero 19, 2005 N 30 , sa susunod na edisyon:

3. Mga sugnay ng estado 2.38 at 2.39 ng Model Regulations para sa panloob na organisasyon ng mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Decree of the Government of the Russian Federation noong Hulyo 28, 2005 N 452 (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2005, N 31, Art. 3233), tulad ng sumusunod:

punong Ministro
Pederasyon ng Russia
V. PUTIN

APPROVED
Dekreto ng Pamahalaan
Pederasyon ng Russia
napetsahan noong Hunyo 15, 2009 N 477

REGULATIONS
TRABAHO NG OPISINA SA FEDERAL EXECUTIVE AUTHORITIES

(Bilang sinusugan ng Mga Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng 07.09.2011 N 751, ng 04.26.2016 N 356)

I. Pangkalahatang mga probisyon

1. Ang Mga Panuntunang ito ay nagtatag ng isang pinag-isang pamamaraan para sa gawaing opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan.

2. Ang Mga Panuntunang ito ay hindi nalalapat sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumentong naglalaman ng mga lihim ng estado.

II. Mga Tuntunin at Kahulugan napetsahan noong Abril 26, 2016 N 356)

4. Para sa mga layunin ng Mga Panuntunang ito, ang mga sumusunod na termino at kahulugan ay ginagamit: (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"dokumentasyon" - pag-aayos ng impormasyon sa materyal na media sa inireseta na paraan;

"papel" - isang aktibidad na nagsisiguro sa paglikha ng mga opisyal na dokumento at ang organisasyon ng trabaho sa kanila sa mga pederal na ehekutibong katawan;

"dokumento" - isang opisyal na dokumento na nilikha ng isang katawan ng estado, lokal na self-government body, legal na entity o indibidwal, na iginuhit alinsunod sa itinatag na pamamaraan at kasama sa daloy ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan;

"daloy ng dokumento" - ang paggalaw ng mga dokumento mula sa sandaling nilikha o natanggap ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad, paglalagay sa kaso at (o) pagpapadala;

"document requisite" - isang elemento ng dokumento na kinakailangan para sa disenyo at organisasyon ng trabaho dito; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"orihinal na dokumento" - ang una o tanging kopya ng dokumento;

"kopya ng isang dokumento" - isang dokumento na ganap na nagpaparami ng impormasyon ng orihinal na dokumento at ang mga panlabas na tampok nito, na walang legal na puwersa;

"pagparehistro ng dokumento" - pagtatalaga ng isang numero ng pagpaparehistro sa isang dokumento, pagpasok ng impormasyon tungkol sa dokumento sa form ng pagpaparehistro at accounting; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"nomenclature ng mga kaso" - isang sistematikong listahan ng mga pamagat ng kaso na may indikasyon ng kanilang mga panahon ng imbakan; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"kaso" - isang hanay ng mga dokumento o isang hiwalay na dokumento na may kaugnayan sa isang isyu o lugar ng aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan;

"Serbisyo sa pamamahala ng opisina" - isang yunit ng istruktura na ipinagkatiwala sa mga tungkulin ng pagsasagawa ng gawaing pang-opisina, pati na rin ang mga taong responsable para sa pagpapanatili ng trabaho sa opisina sa iba pang mga yunit ng istruktura; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"electronic na kopya ng isang dokumento" - isang kopya ng isang dokumento na ginawa sa elektronikong anyo; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

Talata 14 - Pinawalang-bisa. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"electronic document management system" - isang awtomatikong sistema ng impormasyon na nagbibigay ng paglikha ng mga elektronikong dokumento at mga elektronikong kopya ng mga dokumento, ang kanilang pamamahala, ang kanilang imbakan at pag-access sa mga ito, pati na rin ang pagpaparehistro ng mga dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

"electronic na pamamahala ng dokumento" - pamamahala ng dokumento gamit sistema ng impormasyon. (gaya ng sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng 07.09.2011 N 751)

Ang iba pang mga konsepto na ginamit sa Mga Panuntunang ito ay tumutugma sa mga konsepto na tinukoy sa batas ng Russian Federation. (gaya ng sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng 07.09.2011 N 751)

III. Paglikha ng mga dokumento sa pederal na ehekutibong katawan

5. Ang mga dokumentong ginawa sa pederal na ehekutibong katawan ay iginuhit sa mga letterhead, sa karaniwang mga sheet ng papel na A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm) na format o sa anyo ng mga elektronikong dokumento at dapat magkaroon ng itinatag na komposisyon ng mga detalye, ang kanilang lokasyon at pagpaparehistro.

Kapag lumilikha ng mga elektronikong dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ginagamit ang mga template ng elektronikong dokumento. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

8. Ang mga sample na form at electronic template ng mga dokumento ay inaprubahan ng pinuno ng federal executive body. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

9. Ang mga detalye ng mga dokumentong nilikha sa kurso ng mga aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan ay: (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

a) ang Emblem ng Estado ng Russian Federation; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

b) ang pangalan ng pederal na ehekutibong katawan; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

c) pangalan yunit ng istruktura pederal na ehekutibong katawan; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

d) titulo ng trabaho; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

e) reference data sa pederal na executive body; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

f) pangalan ng uri ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

g) petsa ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

h) numero ng pagpaparehistro ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

i) pagtukoy sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng papasok na dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

j) lugar ng compilation (publication) ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

k) selyo ng paghihigpit sa pag-access sa dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

l) addressee; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

m) selyo ng pag-apruba ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

n) mga tagubilin para sa pagpapatupad ng dokumento (resolution); (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

n) pamagat ng teksto; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

p) ang teksto ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

c) marka ng kontrol; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

r) isang tala tungkol sa aplikasyon; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

s) lagda; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

t) marka ng electronic signature; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

x) selyo ng pag-apruba ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

v) visa; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

h) paglilimbag; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

w) isang marka sa sertipikasyon ng kopya; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

w) isang tala tungkol sa tagapalabas; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

e) isang tala sa pagpapatupad ng dokumento at pagpapadala nito sa kaso; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

j) isang tala sa pagtanggap ng dokumento; (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

10. Ang komposisyon ng mga detalye ng dokumento ay tinutukoy ng uri at layunin nito.

IV. Mga kinakailangan para sa organisasyon ng sirkulasyon ng dokumento sa pederal na ehekutibong katawan

12. Sa daloy ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ang mga sumusunod na daloy ng dokumento ay nakikilala:

a) papasok na dokumentasyon (papasok);

b) nagpadala ng dokumentasyon (papalabas);

c) panloob na dokumentasyon.

13. Sa pederal na ehekutibong katawan, ang paghahatid at pagpapadala ng mga dokumento ay isinasagawa sa pamamagitan ng mga komunikasyon sa koreo, mga komunikasyon sa courier at telekomunikasyon.

16. Ang pagpaparehistro ng natanggap at nilikha na mga dokumento ay isinasagawa sa araw ng pagtanggap, paglikha (pagpirma o pag-apruba) o sa susunod na araw ng negosyo, maliban kung itinakda ng batas ng Russian Federation. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

17. Wala nang bisa ang sugnay. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

18. Ang mga rehistradong dokumento ay inililipat ng serbisyo sa pag-iingat ng rekord para sa pagsasaalang-alang sa pinuno ng pederal na ehekutibong katawan o, sa pamamagitan ng desisyon ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, sa iba pang mga opisyal ng pederal na ehekutibong katawan. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

Ang mga dokumento o ang kanilang mga kopya na may mga tagubilin para sa pagpapatupad (mga resolusyon) ay inililipat ng serbisyo sa pamamahala ng mga talaan sa mga tagapagpatupad. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

Kapag binibigyan ang tagapagpatupad ng posibilidad ng pag-access sa isang elektronikong kopya ng dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ang orihinal na dokumento ay maaaring manatili sa serbisyo ng pag-iingat ng rekord, kung ito ay itinatag ng mga tagubilin para sa pagpapanatili ng rekord sa pederal na ehekutibong katawan. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

20. Mga dokumento pagkatapos nilang pirmahan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan o iba pa awtorisadong tao ay inilipat sa serbisyo ng klerikal para sa pagpaparehistro at pagpapadala. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

21. Sinusuri ng serbisyo ng pamamahala ng mga talaan ang kawastuhan ng dokumento, ang pagkakumpleto ng dokumento at ang pagsunod sa bilang ng mga kopya ng dokumento sa mailing list. Ang mga maling naisagawang dokumento ay ibinabalik sa kontratista.

22. Dapat ipadala ang mga dokumento sa araw ng kanilang pagpaparehistro o sa susunod na araw ng negosyo.

23. Ang paglipat ng mga dokumento sa pagitan ng mga istrukturang subdibisyon ng pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa sa pamamagitan ng serbisyo sa pag-iingat ng rekord.

V. Dokumentaryo na pondo ng pederal na ehekutibong katawan

26. Ang pederal na ehekutibong katawan:

a) bumubuo ng dokumentaryong pondo nito mula sa mga dokumentong nabuo sa kurso ng mga aktibidad nito;

c) bubuo at aprubahan ang isang album ng mga template pinag-isang mga anyo mga dokumentong nilikha ng pederal na ehekutibong katawan. (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

28. Nomenclature ng mga kaso ng federal executive body:

a) ay pinagsama-sama ng serbisyo sa pamamahala ng mga rekord batay sa mga nomenclature ng mga kaso ng mga dibisyon ng istruktura;

b) naaprubahan pagkatapos ng kasunduan nito sa sentral na komisyon ng dalubhasa ng pederal na ehekutibong katawan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan nang hindi lalampas sa katapusan ng kasalukuyang taon at magkakabisa sa Enero 1 ng susunod na taon;

c) isang beses bawat 5 taon, ito ay nakipag-ugnay sa eksperto at komisyon sa pagpapatunay ng archive ng pederal na estado, kung saan ang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan ay inilipat para sa permanenteng imbakan;

29. Ang mga pangalan ng mga seksyon ng nomenclature ng mga kaso ng federal executive body ay ang mga pangalan ng structural subdivision ng federal executive body.

Ang mga kaso ay ibinibigay sa ibang mga katawan at organisasyon ng estado batay sa kanilang nakasulat na mga kahilingan na may pahintulot ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan o ng kanyang kinatawan na namamahala sa gawaing opisina.

33. Ang pag-withdraw ng mga dokumento mula sa mga file ng permanenteng imbakan ay pinahihintulutan sa mga pambihirang kaso at isinasagawa nang may pahintulot ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan, na nag-iiwan ng isang nararapat na sertipikadong kopya ng dokumento at isang aksyon sa mga dahilan para sa pag-isyu ng orihinal. )

35. Ang batayan para sa pag-iipon ng mga imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan ay ang katawagan ng mga kaso.

VI. Mga tampok ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento sa pederal na ehekutibong katawan (Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

37. Ang mga elektronikong dokumento ay nilikha, pinoproseso at iniimbak sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento ng pederal na ehekutibong katawan.

38. Ang isang elektronikong dokumento ay dapat na ibigay ayon sa pangkalahatang tuntunin trabaho sa opisina at itatag ang mga detalye para sa isang katulad na dokumento sa papel, maliban sa mga detalyeng "Emblem ng Estado ng Russian Federation".

Ang pederal na ehekutibong katawan ay gumagamit ng mga elektronikong dokumento (nang walang paunang dokumentasyon sa papel) at mga elektronikong kopya ng mga dokumento.

39. Ang komposisyon ng mga elektronikong dokumento na nilikha sa pederal na ehekutibong katawan ay itinatag sa pamamagitan ng listahan ng mga dokumento, ang paglikha, pag-iimbak at paggamit nito ay isinasagawa ng eksklusibo sa anyo ng mga elektronikong dokumento kapag nag-aayos ng mga panloob na aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan, binuo batay sa mga rekomendasyon ng Federal Archival Agency.

Ang listahan ng mga dokumento, ang paglikha, pag-iimbak at paggamit nito ay isinasagawa ng eksklusibo sa anyo ng mga elektronikong dokumento kapag nag-aayos ng mga panloob na aktibidad ng pederal na ehekutibong katawan, ay inaprubahan ng pinuno ng pederal na ehekutibong katawan na ito sa kasunduan sa Federal Archival Ahensya.

40. Ang mga elektronikong dokumento na ipinadala sa mga awtoridad ng estado at mga lokal na pamahalaan ay nilagdaan gamit ang pinahusay na kuwalipikadong elektronikong lagda ng isang opisyal ng pederal na ehekutibong katawan alinsunod sa Pederal na Batas "Sa Electronic Signature".

41. Sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan, ang mga paraan ng pagkumpirma ng mga aksyon sa mga elektronikong dokumento ay maaaring gamitin, kung saan ang iba pang mga uri ng mga elektronikong lagda ay ginagamit alinsunod sa Pederal na Batas "Sa Electronic Signature".

42. Ang pagtanggap at pagpapadala ng mga elektronikong dokumento ay isinasagawa ng serbisyong klerikal.

43. Pagkatapos matanggap ang mga elektronikong dokumento na nilagdaan ng isang elektronikong lagda, ang serbisyo sa pag-iingat ng rekord ay nagsusuri ng bisa ng elektronikong lagda.

44. Pagkatapos ng pagsasama ng mga elektronikong dokumento sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento, ang pagpaparehistro at data ng accounting tungkol sa dokumento ay nabuo na nagsisiguro sa pamamahala ng dokumento, kabilang ang paghahanap nito, pag-access sa dokumento, kontrol, imbakan, paggamit at iba pang data.

45. Ang mga dokumentong nilikha sa pederal na ehekutibong katawan at (o) natanggap ng pederal na ehekutibong katawan sa papel ay nakarehistro sa elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento na may paglikha ng isang elektronikong kopya ng naturang dokumento sa loob nito.

46. Ang pagpaparehistro at accounting ng mga elektronikong dokumento ay isinasagawa sa sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento ng pederal na ehekutibong katawan.

47. Ang mga elektronikong dokumento ay nabuo sa mga elektronikong file alinsunod sa mga nomenclature ng mga kaso.

Ang nomenclature ng mga kaso ay nagpapahiwatig na ang kaso ay isinasagawa sa elektronikong anyo, na nakasaad sa heading ng kaso o sa column na "Tandaan".

(Bilang sinusugan ng Decree of the Government of the Russian Federation ng Abril 26, 2016 N 356)

2. Addressee

3. Posisyon, apelyido at inisyal ng taong pumirma sa dokumento

4. Pangalan ng uri ng dokumento

5. Petsa ng dokumento

6. Numero ng pagpaparehistro ng dokumento

7. Petsa ng pagtanggap ng dokumento

8. Numero ng pagpaparehistro ng papasok na dokumento

9. Impormasyon tungkol sa mga kaugnay na dokumento(pangalan ng uri ng dokumento, petsa, numero ng pagpaparehistro, uri ng komunikasyon)

10. Pamagat ng teksto ( buod dokumento)

12. Impormasyon tungkol sa pagpapasa ng dokumento

13. Bilang ng mga sheet ng pangunahing dokumento

Ano ang gawain sa opisina at daloy ng dokumento (2019)? Pagtuturo, pati na rin ang isang modernong pang-ekonomiyang diksyunaryo, ay tumutukoy sa daloy ng trabaho bilang ang paggalaw ng mga dokumento sa pagitan ng kanilang mga compiler at executor kasama ang mga teknolohikal na chain ng impormasyon, na ginagawang posible na ipaalam sa lahat mga stakeholder, dalhin sa kanila mga desisyong ginawa, accounting at kontrol. Sa turn, ang trabaho sa opisina ay ang mga aktibidad para sa pagpapanatili, pag-update at pagkontrol ng dokumentasyon.

Dahil ang halaga ng impormasyon sa modernong mundo at negosyo mahirap mag-overestimate, binibigyan ng trabaho sa opisina at daloy ng dokumento ng organisasyon mahalagang papel. Kadalasan, ang kawastuhan ng paggawa ng desisyon at ang huling resulta ay nakasalalay sa kalinawan at kalinawan ng mga salita, ang bilis ng gawaing papel.

May tatlong uri ng daloy ng dokumento:

papasok (pagpasok sa organisasyon);
papalabas (ipinadala mula sa organisasyon);
panloob (dokumentasyon na nilikha at ginagamit ng mga empleyado sa proseso ng pamamahala).

Mga yugto ng trabaho

Ang pagtatrabaho sa mga dokumento sa organisasyon ay nahahati sa mga yugto.

Para sa papasok:

pagtanggap at pagproseso;
paunang pagsasaalang-alang ng klerk;
pagpaparehistro;
pagsasaalang-alang ng pamamahala ng organisasyon at direksyon para sa pagpapatupad;
kontrol sa pagpapatupad.

Para sa papalabas:

pag-unlad, disenyo;
pagpaparehistro;
nagpapadala.

Para sa panloob:

pag-unlad, disenyo;
pagpaparehistro;
pagproseso, pagpapatupad, paghahanda ng mga tugon;
kontrol sa pagpapatupad.

Para sa lahat:

accounting at pagsusuri ng mga volume ng daloy ng dokumento;
imbakan.

Ang bilis ng pagdaan sa mga yugto nang direkta ay nakasalalay sa kawastuhan ng mga papeles, pati na rin sa mga pamantayan ng daloy ng dokumento na inaprubahan ng organisasyon. Maaaring ma-download sa ibaba ang isang sample na regulasyon sa daloy ng dokumento sa isang organisasyon (2019).

GOST para sa trabaho sa opisina 2019

Ang mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga opisyal na dokumento sa kasalukuyang panahon ay binuo sa pambansang pamantayan ng Russian Federation. Nagbago siya pamantayan ng estado Russian Federation GOST R 6.30-2003.

Ang kakilala sa GOST sa trabaho sa opisina, sa aming opinyon, ay kapaki-pakinabang upang magsimula sa pag-aaral ng terminolohiya, na inilarawan nang detalyado ng isa pa pambansang pamantayan- (GOST office work at archive), dahil ang kaalamang ito ay makakatulong upang maunawaan nang tama at magamit ang propesyonal na bokabularyo.

Tinutukoy nito ang mga konseptong ginamit sa artikulo:

Ang dokumento ay impormasyong naayos sa isang carrier na may mga detalye na nagpapahintulot sa pagkakakilanlan nito.
Pagpapatupad ng dokumento - paglalagay ng mga kinakailangang detalye sa dokumento.
Ang isang katangian ng dokumento ay isang elemento ng disenyo ng dokumento.

GOST R 7.0.8-2013

Trabaho sa opisina-2019: mga bagong kinakailangan para sa papeles

Isinasaalang-alang ang inilarawan na mga kahulugan, isasaalang-alang namin ang mga patakaran para sa pag-formalize ng mga opisyal na papel.

Para sa mga natutunan ang tungkol sa pagkakaroon ng isang pamantayan sa larangan ng trabaho sa opisina mula sa artikulong ito, ang isang detalyadong pagsusuri ng mga seksyon ng GOST ay magiging kapaki-pakinabang. Para sa mga may karanasang klerk, iminumungkahi namin na pamilyar ka sa mga pagbabagong ipinatupad noong 07/01/2018 kasama ng.

Ang isang bagong mahalagang seksyon ay agad na nakakakuha ng pansin sa sarili nito. Pangkalahatang mga kinakailangan sa paglikha ng mga dokumento", na nag-systematize at naglalarawan ng mga patakaran na nauugnay sa lahat ng uri ng mga detalye, kabilang ang teksto:

mga numero ng pahina;
ginustong mga typeface at laki ng font;
indent ng talata;
ang halaga ng line spacing, spacing sa pagitan ng mga titik at salita;
pagkakahanay ng teksto;
maximum na haba ng linya para sa angular at longitudinal arrangement;
mga tuntunin sa pagpili ng naka-bold na teksto;
layout ng pahina ng pamagat.

Ang lahat ng mga pagbabago ay naglalayong mapabuti ang mga kinakailangan. Ang listahan ng mga kinakailangan ay pinalawak, ito ay idinagdag:

selyo ng paghihigpit sa pag-access;
electronic signature mark;
ang pangalan ng yunit ng istruktura - ang may-akda ng dokumento;
ang pangalan ng posisyon ng tao - ang may-akda ng dokumento.

Ang ilang mga detalye ay pinagsama sa isa, halimbawa, ang variable na "data ng sanggunian tungkol sa organisasyon" ay maaaring kabilang hindi lamang ang postal address at numero ng telepono, kundi pati na rin ang OKPO, PSRN, TIN / KPP.

Ang seksyong "Mga detalye ng pagproseso" ay dinagdagan ng mga patakaran para sa paggamit ng mga panimulang address at ang panghuling etiquette na parirala, electronic na lagda, pati na rin ang pirma ng taong gumaganap bilang pinuno.