Практична діяльність стимулювала теоретичне осмислення питань, пов'язаних із функціонуванням документів у суспільстві. В результаті зародилася наукова дисциплінадокументознавство.
Тісний зв'язок із практикою зумовила структуру предмета документознавства, що складається з двох частин: 1) теоретичної та 2) прикладної. Обидві ці частини також безпосередньо взаємопов'язані. Коло проблем, що вивчаються документознавством, досить широке, але головними з них є: закономірності освіти документів; способи їх створення; функції, властивості, структура документа; принципи організації документообігу; становлення та розвитку систем документації, і навіть комплексів документів; шляхи вдосконалення документаційних процесів у суспільстві.
Об'єктом документознавства є сукупність документів у суспільстві, тобто. всі види, жанри та форми документів, а також всі системи та підсистеми документації. Однак при цьому основна увага приділяється документам та системам документації, пов'язаним із сферою управління, з оперативним середовищем.
Фактично будь-яка наука спирається на історичний методпізнання. Документознавство щодо цього не є винятком. Більше того, об'єкт його дослідження обов'язково піддається аналізу в історичній ретроспективі, в динаміці, що дозволяє простежити етапи, закономірності, тенденції розвитку, взаємозв'язку документів у всьому їхньому різноманітті.
З предмета документознавства випливають основні завдання наукової дисципліни:
теоретичне обґрунтування документаційних процесів у суспільстві; високої якостістворюваних документів та ефективного їх функціонування;
формування високоорганізованого інформаційного середовища.
Свої завдання документознавство вирішує разом з іншими, переважно прикладними, дисциплінами документознавчого циклу, котрим воно є теоретичною базою. До них належать:
організація та технологія документаційного забезпечення управління (діловодство), що вивчає безпосередньо організацію роботи з документами: прийом, розподіл, реєстрацію, довідкову роботу, пошук необхідних документіві т.д. (На жаль, багато хто ставить знак рівності між документознавством і діловодством, помилково змішуючи ці дві дисципліни);
документна лінгвістика;
організація секретарського обслуговування та деякі інші.
4. Поняття «документ» та його розвиток.
Однією з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто. спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів.
Поява писемності ознаменувало перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта та зафіксувати її на будь-якому матеріалі з метою подальшої передачі у часі та просторі. Через війну виникла документована інформація, тобто. документ.
Інформація, зафіксована на матеріальному носії, виконувала у давнину роль свідчення, докази. У Росії термін "документ" було перекладено Петром Першим саме як "письмове свідчення". Тим часом, сам цей термін протягом тривалого часу майже не вживався. Замість нього у діловодній практиці зазвичай використовувалися інші терміни: "акт", "справа", "папір".
Поступове накопичення знань про документи призвело до 19 ст. до виділення, крім правового, також управлінського аспектудокумента, що відбилося в знаменитому словникуВ.І.Даля, де документ визначався як "будь-який важливий діловий папір, так само диплом, свідоцтво".
До середини 20 століття отримав певність ще один найважливіший аспект документа - історичний, тобто. його значення як носія ретроспективної інформації. У першій половині 20 століття було значно переглянуто зміст поняття " інформація " , яке стало пов'язуватися з категорією відображення, як загальним властивістю матерії, первинним стосовно інформації. А у другій половині 20 ст. з розвитком кібернетики, інформатики, обчислювальної техніки розгорнулося активне вивчення соціальної сутності та інформаційної природи документа, що призвело до подальшого розширення та, найголовніше, до поглиблення його поняття. Саме в цей період було дано теоретичне обґрунтування нерозривного зв'язку понять "документ" та "інформація".
Таким чином, до теперішнього часу поняття "документ" увібрало такі найбільш суттєві характеристики, як інформаційне призначення, матеріальний носій, а також ряд функціональних аспектів.
Разом про те визначення поняття " документ " у різних науках має суттєві відмінності. В інформатики, наприклад, документ нерідко визначається як "матеріальний об'єкт, що містить інформацію у закріпленому вигляді". В документалістики- однією з наук про інформацію - під документом розуміється "будь-яка семантична інформація, виражена будь-якою мовою і зафіксована будь-яким способом будь-якому носії з метою її звернення в динамічній інформаційній системі". в юридичних наукахакцентується увага на правовому аспекті. У результаті документ фігурує переважно як засіб документування та докази правових відносин. В сфері управліннядокумент досліджується головним чином як фіксації та передачі управлінських рішень. В історичній науцідокументи розглядаються передусім історичні джерела, тобто. носії ретроспективної інформації
Подібна інформація.
Управлінське документознавство - це наукова дисципліна, яка розробляє теорію управлінського документа, вивчає його генезу та еволюцію, практику створення та функціонування. Документ є основним об'єктом пізнання управлінського документознавства.
До терміносистеми управлінського документознавства входять терміни, поняття, категорії, що позначають об'єкти, процеси, явища, що вивчаються цією дисципліною. Фундаментальними поняттями управлінського документознавства є "управління", "інформація", "управлінський документ", "управлінська документація".
Під управлінням розуміють сукупність дій керуючого об'єкта, вкладених у створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта, відповідно до його завданням.
Основними видами управлінської діяльностіє комунікація, регулювання, контроль.
Комунікація- це сукупність прийомів, методів та процедур, термінології, що забезпечують ефективну інформаційну взаємодію між учасниками комунікаційного процесу.
Регулювання- діяльність, спрямовану підтримку функціонування керованої політичної, соціально-економічної системи у сфері дії об'єктивних законів та її цілей.
Контроль- являє собою спостереження управителя за керованими об'єктами та процесами з метою перевірки відповідності стану справ бажаному, передбаченому нормативними актами, програмами, планами та ін.
Інформаціїя трактується як сукупність даних про внутрішній та зовнішній стан керованої системи, які використовуються для оцінки ситуації та розробки управлінських рішень.
Управлінські документи- це такі документи, які містять інформацію до ухвалення управлінського рішення, тобто. управлінську інформацію.
Документування управлінської інформації- Це процес створення службових документів, змістом яких є управлінська інформація.
Документаційний фонд- складається з службових документів, які організація накопичила внаслідок діяльності Більшість чи весь документаційний фонд становить управлінська документація.
Управлінська документаціяустанови складається із службових документів, що відносяться до різних класів управлінської документації - організаційно-розпорядчих, первинно-облікових, банківських, звітно-статистичних, планових, ресурсних, торгових, цінових, бухгалтерсько-облікових та ін.
52. Управлінське документознавство: завдання, основні напрями наукових досліджень про.
Основні теоретичні та практичні завдання управлінського документознавства:
Дослідити історію управлінського документа, його створення та функціонування як носія та джерела інформації;
Розробити загальну теорію управлінського документа, що охоплює аналіз його природи, характеристики змісту та форми (властивості, ознаки, структура), функції;
Визначити принципи та методи вивчення управлінського документа;
З'ясувати місце та роль управлінської документації у суспільстві;
Відстежити процес виникнення та розвитку управлінського документознавства як наукової та навчальної дисципліни;
Проаналізувати найважливіші концептуальні засади управлінського документознавства;
Розкрити гносеологічну природу спеціальних документознавчих знань, місце та функції управлінського документознавства серед інших дисциплін документально-комунікаційного циклу.
Серед основних напрямів наукових досліджень управлінського документознавства можна назвати такі:
Теоретико-фундаментальні- Вивчення документації як інформаційного ресурсу суспільства, явища культури та елемента соціальної пам'яті.
Теоретико-прикладні дослідження: аналіз динаміки потоків службових документів; аналіз структури потоків службових документів; вирішення класифікаційних проблем документації; побудова уніфікованих моделей службових документів та їх систем, зокрема електронних; вивчення правових аспектів створення, функціонування, зберігання службових документів та доступу до їх інформації; вирішення економічних питань діяльності щодо створення управлінських документівта з організації роботи з документацією;
Науково-технологічні дослідження:підготовка проектів нормативно-правових актів з метою встановлення єдиних правових засад створення документації та організації її функціонування та зберігання; гармонізація міжнародних стандартів управління документаційних процесів; вироблення раціональних наукових методик створення службових документів, запровадження уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації; розробка практичних проблем створення електронних документів та вирішення питань, пов'язаних з подальшим використанням цих документів у їх динамічному стані та під час зберігання в архіві; вирішення лінгвістичних проблем організації текстів службових документів; вивчення методів інформаційно-документаційного забезпечення прийняття управлінських
рішень, використання документаційних фондів із цією метою та як ресурсу для задоволення запитів громадян.
Історичні дослідження:дослідження генези документа; аналіз еволюції характеристик змісту та форми документів; визначення змісту процесів формування та розвитку видів та типів (класів) документів та документації; вивчення історичних умов створення та функціонування документації.
Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.
ВСТУП 2
1. Основні етапи розвитку документознавства
2. Структура документознавства 8
3. Взаємозв'язок документознавства з іншими науками
4. Джерела у документознавстві 22
Висновок 32
Список литературы 35
ВСТУП
Створення нашій країні правової державиз ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки та освіти обумовлюється не тільки всебічним та повноцінним юридичним обґрунтуванням їх діяльності, а й формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, у тому числі в галузі роботи з документами.
Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму та переміщують її у часі та просторі.
Все більше значення в сучасному управліннінабувають комп'ютерні технології та засоби, що забезпечують на основі чинного законодавства та інших правових нормоперативність фіксації, збору, обробки, пошуку та передачі інформації. Перехід на принципово нові методи організації інформації та доступу до неї, зумовлюють актуальність курсу “Документознавство”.
Існують різні визначення поняття "документознавство", проте жодне з них не стало загальноприйнятим. Втім, як і поняття “документ”. І це закономірно, оскільки "документознавство" - термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, що стосується різних сторіндокумента та документно-комунікаційної діяльності - явищ не менш складних та багатопланових.
Можна сказати, що документознавство - це наука про документ та документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення та функціонування документів, що розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем та методи їх діяльності.
Документознавство досліджує документ як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ та документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному та прогностичному планах процеси створення, поширення та використання документних джерел інформації в суспільстві.
Формування документознавства як наукової дисципліни передбачає визначення основних її складових: об'єкта, предмета, структури, методів, понятійного апарату - у тому єдності і цілісності, тобто. як системної наукової дисципліни
Об'єкт науки відповідає питанням: що вивчає наука. Об'єктом документознавства як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для зберігання та поширення (передачі) інформації у просторі та часі. Документ створюється в ході документно-комунікаційної діяльності, тому об'єктом науки є всі види цієї діяльності – створення, виробництво, зберігання, розповсюдження та використання документів, створення систем документації.
Предмет науки повинен відповісти на запитання: яким саме чином, навіщо, з якою метою і навіщо саме вивчають об'єкт, а через нього та об'єктивну реальність. Предмет науки визначає зміст наукового знання про об'єкт - документ та документно-комунікаційну діяльність. Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної та матеріальної складових, про закономірності створення та функціонування документів у суспільстві.
Документознавство вивчає документ як предмет на теоретичному, історичному та методичному (практичному) рівнях. Воно досліджує документ як систему, його властивості, параметри, структуру, функції, методи та способи документування, класифікацію та типологізацію документів. У полі його уваги перебувають загальні закономірності створення, розповсюдження, зберігання та використання документів. Причому предметом вивчення може бути документ загалом чи його окремі аспекти, специфічні рисидокументно-комунікаційну діяльність.
Документознавство вивчає документ у його історичному розвитку, закономірності його освіти, способи створення, принципи організації систем документації та документування Отже, документознавство найповніше вивчає всі функції, як загальні, і приватні, властиві документам. Проте документознавство не лише пасивним вивченням документа. Виявляючи закономірності документоутворення, документознавство починає активно проводити сам процес документування, вносячи у нього наукові основи, проводячи уніфікацію і стандартизацію документів і систем документації, відносячи певні групи видів документів до функціональним і галузевим системам, у тому числі до окремих операціям.
Метою цієї роботи є поглиблене вивчення документа та систем документації в їхньому історичному розвитку, теоретичних та практичних проблем створення документованої інформації установ будь-якої організаційно-правової форми.
У результаті досягнення мети вирішуються такі:
показати взаємозв'язок документознавства коїться з іншими науками;
простежити еволюцію документа як носія;
проаналізувати процес формування та розвитку систем документації;
1. Основні етапи розвитку документознавства
Документознавство належить до розряду молодих наук, воно остаточно не сформувалася як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Ця наука виникла не відразу, вона пройшла у своєму розвитку кілька етапів.
Історично першою в цьому ряду стоїть документаційна наука, що виникла в наприкінці XIXв. і яка отримала міжнародне визнання у першій половині XX ст. Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документаційна діяльність, що включає процеси збирання, систематизації, зберігання, пошуку та розповсюдження (а з середини 1940-х років – та створення) документів у всіх сферах суспільного життя. Ця наука ще мала назву "книго-архів-музеєзнавство".
Основоположником документаційної науки є Поль Отле. Він пропонував назвати науку, що вивчає документну діяльність, бібліологією чи документологією, що пов'язано з ототожненням книги та документа.
Згодом у процесі диференціації як самостійних наукових дисциплін виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування та реферування.
Історія документаційної науки виявилася короткою. У середині XX ст. (50-60-ті роки) процеси комунікації починають розглядатися у ракурсі однієї з їх коштів - документа, а й ширше - як інформаційні. Поняття “документ” поступається місцем поняття “інформація”, оскільки перше є похідним від другого. Початкові уявлення про предмет документаційної науки були модернізовані та набули інформаційного та кібернетичного змісту.
З початку 1960-х років починають розвиватися наукові напрями під назвою документалістика та документознавство. Перша розглядається як прикладна галузь кібернетики, що оптимізує управління документними системами всіх типів - від образотворчого мистецтвадо канцелярського діловодства. З цією метою документалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методи та засоби автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання їх, документні потоки та документні масиви для оптимізації управління великими, головним чином, багатоканальними документними системами. Проте документалістика не відображає всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва, розповсюдження та використання та не може бути узагальнюючою наукою про документ.
Саме тоді документознавство розвивається як науковий напрям, завдання якого (по К.Г. Мітяєву) входить вивчення історичному аспектірозвитку способів, окремих актів та систем документування явищ об'єктивної дійсності та його результату - створення документів, їх комплексів та систем. Пізніше під документознавством стали розуміти науку про правила оформлення адміністративних документів та ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють із діловодством та розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства збереглося до певної міри і до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки про документ, оскільки воно обмежене управлінською сферою. За його межами виявляються інші сфери людської діяльності – наука, техніка, культура, соціальне життя тощо.
Наприкінці 1960-х років з розвитком інформатики (А.І. Михайлов, А.І. Чорний, Р.С. Гіляревський) переосмислюються значною мірою досягнення документаційної науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 р. робляться рідкісні спроби (Г.Г. Воробйов, К.Н. Рудельсон) узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні засади за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, пов'язаних із класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, увійшли до відповідних розділів бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства та інформатики.
Аж до середини 1980-х узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика та інформатика. Проте інформатика займається вивченням і документної та недокументної інформації. Поза її зору знаходиться документ у його матеріальної іпостасі, умови виробництва, зберігання, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу науку про документ досить складно.
До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відображає предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книгарень тощо. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльністькомп'ютерної техніки та машиночитаних носіїв інформації.
Подальший розвиток загальнодокументальних підходів пов'язані з іменами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.М. Столярова, О.П. Коршунова, у роботах яких поняття “документ” постає як самостійна лексична одиниця. Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття “документ”, класифікації документів є Ю.Н. Столяров, Г.М. Швецова-Горілка, С.Г. Кулішів. З появою їх робіт у становленні та розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства набувають міждисциплінарного характеру, ними займаються бібліотеко- та бібліографознавці, фахівці в галузі інформатики, книгознавці.
На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплекс наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися низка назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н. Швецова-Горілка) тощо. Ядро такого комплексу наук про документ становлять бібліотеко-, бібліографо-, книго-, архіво-, музеєзнавство та інформатика. Спільним їм є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально передачі інформації.
Кожна з цих областей знання має свої спеціальні завдання, форми та методи роботи з документами, проте теорія та історія документа є спільними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься, перш за все, функціональний аналіз документів, вивчення їх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованою в них інформацією, питання класифікації та типологізації документів тощо. Вивченням загальнодокументних питань покликане займатися документознавством.
2. Структура документознавства
Як і будь-яка наукова дисципліна, документознавство має структуру, яка поки що перебуває у стадії формування. Структурно документознавство поділяється на дві підсистеми: загальне та особливе документознавство Змістом загального документознавства є загальнотеоретичні, історичні та організаційно-методичні проблеми науки про документ та документно-комунікаційну діяльність, тобто. її сутність, об'єкт, предмет та структура, термінологія, концепції, встановлення співвідношення з іншими науками, закономірності та принципи розвитку та функціонування документа в системі документних комунікацій тощо. Загальне документознавство складається із трьох розділів: теорія документа, історія документа, історія та теорія документно-комунікаційної діяльності.
Теорія документа (документологія) – ядро документознавства. Вона вивчає загальнотеоретичну проблематику, пов'язану з понятійним апаратом, функціональним аналізомдокументів, вивченням їх характеристик як матеріальних об'єктів та зафіксованої в них інформації, питання типологізації та класифікації документів, їх параметрів та властивостей, як засоби комунікації та елемента документних фондів.
Історія розкриває закономірності становлення та розвитку документа як джерела інформації та засоби комунікації в умовах зміни конкретної обстановки на певному етапі розвитку соціальної комунікації, зміни його змісту та форми відповідно до документних потреб суспільства в той чи інший період часу.
У розділі документної діяльності вивчається історія та загальна методика створення та функціонування документа в системі документальної комунікації (створення, виробництво, збирання, зберігання, поширення та використання), тобто. документа, що функціонує у цілісному комунікативному циклі "автор документної інформації - споживач її".
Особливе документознавство вивчає особливості, характерні окремих типів і видів документів (книги, патенти, ноти, карти, кінофільми, оптичні диски тощо.), окремі процеси документно-комунікаційної діяльності (документування, документовидання, документораспространение, документохранение, документопользование). Як особливий може виступати будь-яка ознака, що заслуговує на теоретичний розгляд.
Особливе документознавство поділяється на спеціальне та приватне документознавство. Спеціальне документознавство вивчає особливості документів, є об'єктами бібліотечної, архівної, музейної справи, тобто. специфіку документів, що функціонують в інформаційних центрах, бібліотеках, архівах, музеях та інших документно-комунікаційних структурах. Крім того, предметом спеціального документознавства може бути вивчення специфіки різних процесів документно-комунікаційної діяльності (документування, діловодство, фондознавство тощо).
Предметом приватного документознавства виступають окремі види та різновиди документа. Звідси як приватно-наукових документознавчих дисциплін представлені: книго-, патенто-, картознавство тощо.
Таким чином, спеціальне та приватне документознавство є специфічним проявом загального. У сукупності із загальним особливе документознавство утворює єдине документознавство.
3. Взаємозв'язок документознавства з іншими науками
Сучасний етапхарактеризується активізацією вивчення документа усіма науками, де він виступає основним чи однією з об'єктів дослідження. Об'єднання зусиль цих наук створює інтегративний напрямок розвитку знань про документ. В результаті це призвело до формування теорії документа та документної діяльності, становлення документознавства як метанауки для всіх наук документно-комунікативного циклу.
Документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно пов'язане з діловодством, книго-, бібліотекою-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою та ін. При ширшому підході до складу документознавства входить історичне джерело- та музеєзнавство, семіотика, текстологія та інші науки.
Документознавство пов'язані з історичної наукою. Поява тих чи інших документів, а про системи документації, безпосередньо з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури тощо. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, своєю чергою, надають певний вплив ті чи інші боку у суспільному розвиткові.
Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних дослідженьі в цій своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику та техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру та властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи у джерелознавстві зазвичай виділяються у самостійний розділ.
Що рівень узагальнення у теоретичних основах до трактування поняття “документ”, то більшим буде коло галузей знань, що входять у документознавство. Посилення зв'язків між галузями знань, які вивчають різні носії інформації, є корисним.
Особливо тісний зв'язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством. Сюди входить інформатика, особливо та її частина, яка вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Спільним для них і те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для зберігання та передачі інформації.
З книгознавством документознавство зближують інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження – документа та книги; багато в чому однакові цілі та функції; папір як загальний матеріальний носій; лист як однаковий спосіб передачі. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа та книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті.
За цілями та об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднує загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення. Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, оскільки чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів із зберігання та використання документних багатств.
Документознавство взаємопов'язане з правознавством, насамперед із такими його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: надання юридичної сили документам, правові методивведення в дію, класифікація правових актів тощо. Одним із об'єктів вивчення у документознавстві є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності що неспроможні уникнути знання основ документознавства, документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного спотворення документованої інформації тощо з метою розкриття та розслідування підробок.
Документознавство пов'язане із економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових та матеріальних ресурсів на створення та обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат тощо. До систем документації, що вивчаються документознавством, входять і такі спеціальні системи, що безпосередньо відображають економічну сферужиття та діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.
Традиційно міцними є взаємозв'язок та взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення та функції управління та його організація. У свою чергу раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності. Поява та успішний розвиток нової наукової дисципліни - інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських та документознавчих проблем, оскільки більшість управлінської інформації фіксується у документах.
Документознавство зазнає впливу таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління, ділового спілкування. У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики, перш за все з метою уніфікації текстів документів, стандартизації. мовних одиниць, і навіть у процесі редагування службових документів.
Особливий зв'язок існує між документознавством та науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій та активне теоретичне осмислення інформаційних процесів не просто вплинули на характер та зміст документознавчих досліджень, а й призвели до вбудовування документознавства у цикл наук про соціальну інформацію. В результаті документознавство виявилося найтіснішим чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпеката захист інформації тощо.
Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, що має цілком певні фізичні властивості. Крім того, створення, писк, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі, у тому числі з використанням складної оргтехніки.
Окремі властивості, сторони, ознаки, функції документа можуть входити складовою до інших наукових дисциплін документально-комунікаційного циклу, які вивчають особливості тих груп документів, із якими має справу відповідна науці сфера практичної діяльності. Вивчення документа у його цілісності (єдності) є лише документоведения. Ця обставина відрізняє документознавство від інших наукових дисциплін, в об'єкт яких документ входить якимось своїм виглядом, компонентом, властивістю, ознакою – як його складова частина.
Таким чином, окремі види документів та документно-комунікаційної діяльності мають суттєву специфіку, яка становить предмет вивчення приватно-наукових документознавчих дисциплін. Зокрема, предметом книгознавства як приватнонаукової дисципліни є книга та книжкова справа, патентознавства – патент та патентна справа. Зв'язок документознавства з інформатикою є особливо відчутним у тій частині, яка вивчає наукові джерела інформації. Архівознавство вивчає документи, що несуть ретроспективну інформацію, переважно, на паперовому носії; музеєзнавство – речові (речові) документи, пам'ятки матеріальної культури; книгознавство – книги (видання), текстові документи; діловодство - документи, що у процесі управління, діловодства; бібліотекознавство - документи широкого соціального призначення(тиражовані); бібліографознавство – вторинні документи тощо.
Тобто. у приватнонаукових дисциплінах питання, пов'язані з документом, розглядаються не спеціально, а лише тією мірою, якою вони мають місце у тій чи іншій сфері документно-комунікаційної діяльності.
Таким чином, документознавство - узагальнююча наукова дисципліна щодо інших дисциплін документознавчого циклу. Проте це означає, що вона “поглинає” дисципліни, пов'язані з певними галузями документно-комунікаційної діяльності. Документознавство як і будь-яка методисципліна - самообмежує за своїм характером: воно охоплює об'єкти вивчення в головних, визначальних рисах, параметрах, якостях, тенденціях, залишаючи безліч інших суто специфічних проблем на частку приватних наукових дисциплін. Збагачуючи спеціальні та приватні дисципліни розробкою кардинальних теоретико-методологічних проблем, інтегративна наука підвищує творчий потенціал цих дисциплін, збагачує їхню методологію. Взаємозв'язок, інтеграція та диференціація наукових дисциплін – одна з умов успішного розвитку кожної з них.
Тісна взаємозв'язок документознавства з різними теоретичними і прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила методи документознавчих досліджень, тобто. методи, прийоми на вирішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові та спеціальні. До загальнонаукових відносяться ті з них, якими користуються всі або більшість наук: системний метод; метод моделювання; функціональний метод; аналіз; синтез; порівняння; класифікація; узагальнення; сходження від абстрактного до конкретного та ін.
Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання поділяється на дескриптивне, графічне, математичне тощо. Причому більшість із цих різновидів застосовується і в документознавстві.
З загальнонауковими тісно пов'язані спеціальні методи. Однак сфера їх застосування набагато вже й обмежена, як правило, однією або декількома, тісно пов'язаними між собою науками. До спеціальних методів у документознавстві належать: методи уніфікації та стандартизації документів; метод формулярного аналізу; метод одноразовості у документуванні та діловодних операціях; метод експертизи цінності документів.
Документознавство відноситься до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває у тісному взаємозв'язку та взаємодії. Ця взаємодія проявляється у різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об'єкта та предмета дослідження, понятійного апарату, методів дослідження.
Документознавство найтіснішим чином пов'язане з історичною наукою. Як зазначалося, об'єктом документознавства є у історичному розвитку. Поява тих чи інших документів, а про системи документації, безпосередньо з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури тощо.
З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, своєю чергою, надають певний вплив ті чи інші боку у суспільному розвиткові. Тому вивчення минулого передбачає і знання генези документних форм.
Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику і техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру та властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи у джерелознавстві зазвичай виділяються у самостійний розділ.
На підставі близькості з джерелознавством документознавство зазвичай відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних та спеціальних історичних дисциплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А.І. Гуковський, С.М. Каштанов, Б.Г. Литвак, О.М. Медушевська, В.В. Фарсобін та ін.) фактично розміщують документознавство всередині дипломатики – допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпаки, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши до складу таких допоміжні історичні дисципліни, як дипломатика, палеографія, метрологія, генеалогія. Причому і ті, й інші здебільшого фактично ставлять знак рівності між документознавством та діловодством.
Однак, незважаючи на тісний зв'язок документознавства з джерелознавством, між ними є суттєві відмінності, що спостерігаються:
в об'єкті дослідження (джерелознавство вивчає, крім письмових документальних джерел, також інші види та форми історичних джерел, зокрема, речові);
з метою дослідження (джерелознавство вивчає документ з метою вироблення методів отримання необхідної інформації);
у хронології (джерелознавство вивчає документи виключно в ретроспективному середовищі, а документознавство - також в оперативному та перспективному середовищі).
Остання відмінність взагалі не дозволяє, на наш погляд, відносити документознавство до історичних дисциплін, як це роблять багато авторів, оскільки історична наука обмежена вивченням лише минулого людського суспільства.
Слід також зазначити, що останнім часом виявилася тенденція до того, щоб саме джерелознавство вивести за межі виключно історичної науки та розглядати як інтегруючу дисципліну в системі гуманітарних наук, як елемент історичної антропології, етнології, соціології, тобто. всього гуманітарного знання. Внаслідок такого підходу закономірно виникає комплексна проблема феномену документа і, як наслідок, завдання розвитку нової дисципліни – феноменології документа.
За цілями та об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднують загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення.
Водночас документознавство та архівознавство вивчають документ із двох протилежних сторін: архівознавство – з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи. Документознавство вивчає свій об'єкт з боку інформаційної та оперативної цінності як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасному соціальному середовищі.
Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, оскільки чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів із зберігання та використання документних багатств.
Чимало спільного можна виявити також між документознавством та книгознавством. Їх зближують: інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження – документа та книги; багато в чому однакові цілі та функції; папір як загальний матеріальний носій; лист як однаковий спосіб передачі. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа та книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті. У той же час між документознавством і книгознавством існують і відмінності, які полягають насамперед у тому, що книга - об'єкт книгознавства - призначена для тиражування, відтворення множини інформації, тоді як документ унікальний.
Документознавство взаємопов'язане з правознавством, насамперед із його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: надання юридичної сили документам, правові способи їх набуття чинності, класифікація правових актів та ін. сучасному законодавствіДокументація диференціюється за видами, значимістю, виділяються окремі системи документів. Одним із об'єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності що неспроможні уникнути знання основ документознавства, організації та технології документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації тощо. з метою розкриття та розслідування службових підробок.
Не можна не сказати про зв'язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових та матеріальних ресурсів на створення та обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат тощо. До систем документації, досліджуваних документознавством, входять такі спеціальні системи, що безпосередньо відображають економічну сферу життя і діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.
Традиційно міцними є взаємозв'язок та взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення та функції управління та його організація. У цьому В.С. Мінгальовим навіть сформульовано "найзагальніший закон документознавства", суть якого полягає у "відповідності змісту документації функцій управління". У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищення її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарату зайняті роботою з документами, витрачаючи для цього, за деякими даними, не менше 60% робочого часу.
Поява та успішний розвиток останніми роками нової наукової дисципліни – інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських та документознавчих проблем, оскільки більша частина інформації фіксується у документах. Більше того, деякі автори (М.В. Ларін) у перспективі прогнозують об'єднання служб документаційного забезпечення управління та інформаційного менеджменту.
Документознавство зазнає також впливу таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління та ділового спілкування.
У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики насамперед із метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.
Особливо слід зупинитись на зв'язку документознавства з науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій та активне теоретичне осмислення інформаційних процесів у другій половині 20 століття не просто вплинули на характер та зміст документознавчих досліджень, а й призвели до вбудовування документознавства у цикл наук про соціальну інформацію. В результаті документознавство виявилося найтіснішим чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації та ін. Лише спільно з цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні та прикладні завдання, пов'язані із виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.
Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, що має цілком певні фізичні властивості. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі інформації, у тому числі з використанням складної сучасної оргтехніки.
Тісний зв'язок документознавства з різними теоретичними і прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила методи документознавчих досліджень, тобто. методи, прийоми на вирішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові та спеціальні, приватні. До загальнонаукових відносяться ті з них, якими користуються всі або більшість наук:
системний метод;
метод моделювання;
функціональний метод;
порівняння;
класифікація;
узагальнення;
сходження від абстрактного до конкретного та ін.
Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання поділяється на дескриптивне, графічне, математичне, натурне (фізичне). Причому більшість із цих різновидів застосовується й у документознавстві.
З загальнонауковими тісно пов'язані спеціальні методи. Однак сфера їх застосування набагато вже й обмежена, як правило, однією або декількома, тісно пов'язаними між собою науками. До спеціальних методів у документознавстві належать:
методи уніфікації та стандартизації документів;
метод формулярного аналізу;
метод одноразовості у документуванні та діловодних операціях;
метод експертизи цінності документів.
4. Джерела у документознавстві
Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть бути практично будь-які документи, системи документації та комплекси документів. На їх основі можна отримати певне уявлення про рівень роботи з документами, способи документування, про діловодну культуру тієї чи іншої епохи. Однак головну роль відіграють все ж таки ті документи, в яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи і т.д., що регламентують і регулюють різні напрями, способи та форми роботи з документами. Це, перш за все, законодавчі та правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки Джерела є необхідною базою щодо теоретичних досліджень, удосконалення практики документаційного забезпечення управління та визначення основних тенденцій розвитку документаційних процесів.
Оскільки документознавство виростало із практичних потреб роботи з документами, остільки важливу рольу його розвитку, особливо спочатку, грали традиції та звичаї. Потім, у міру осмислення та узагальнення, ці звичаї та традиції стали закріплюватись у різних законах, нормативних актах. Відповідно і джерела, що дозволяють простежити, насамперед, історію становлення документознавства, можна поділити на дві великі групи:
документи, що вийшли безпосередньо з діловодної практики та містять стихійно сформовані норми та правила, що відображають традиції діловодства;
різного роду правові акти, які протягом кількох століть законодавчо регламентували роботу з документами.
До першої групи джерел, у яких акумульований багатий досвід, традиції, звичаї російського діловодства, відносяться, зокрема, що видавалися до 1917 р. численні збірки зразків документів (так звані “письменники”). Широке поширення нашій країні вони отримали 18-19 ст. Їх попередниками були “формулярники” (перша третина 16 в.). Зокрема формулярники московської митрополичої кафедри. На сьогодні відомо більше 100 таких збірок.
У “письменниках” регламентувалися склад, форма та зміст документів. Дуже примітні вже самі їхні назви. Так, однією з перших ще 1765 р. виникло “Повчання як складати і писати будь-які листи до різних осіб”. Через два десятиліття був виданий “Письмовник, що містить різні листи, прохання, записки у справі, контракти, атестати, схвалення, розписки, пропуски та письмовий виглядкріпакам, наказ старості, форму купецьких асигнацій, квитанції, розписки, листи посилкові та кредитні” (Санкт-Петербург, 1788). "Письмовники" нерідко досягали значних обсягів. Наприклад, що у фондах Наукової бібліотеки Томського держуніверситету “Посібник для складання ділових паперів. Зразки та форми, довідкові відомості” В. Максимова (Москва, 1913) містить понад 2000 сторінок.
До іншої групи відносяться джерела, що є законодавчо закріпленими правилами і нормами роботи з документами. Їхня поява відзначено вже з середини 17 століття, але вирішальний крок був зроблений Петром I, який утвердив у 1720 р. “Генеральний регламент”. У цьому документі докладно було розписано структуру та діловодну діяльність канцелярій, питання реєстрації документів, обов'язки співробітників тощо.
До важливих джерел відносяться також різноманітні в петровські часи "генеральні формуляри" - зразки документів; “Установа управління губерній”, видане 1775 р. Катериною II; “ Загальна установаміністерств”, що з'явилося 1811 р., та багато інших законодавчі акти, що регламентували вітчизняне діловодство на різних рівнях державного управління.
Значний інтерес становлять документознавчі джерела періоду революції та громадянської війни (1917-1922 рр.). Вони мали свою специфіку, хоча в основі роботи з документами, особливо на території Білої Росії, лежали тоді головним чином законодавчі акти та традиції дореволюційного діловодства.
Велика кількістьджерел залишив після себе радянський період російської історії. Вже у перші місяці після приходу до влади більшовиків було підписано декрет Раднаркому “Про порядок затвердження та опублікування законів”, прийнято ухвалу “Про форму бланків державних установ”. Ці та інші подібного родудокументи згодом увійшли до навчального посібника "Збірник законодавчих актів з діловодства (1917-1970)" (Москва, 1973). Найважливішими джерелами останніх десятиліть існування радянської владистали “Основні положення Єдиної державної системи діловодства” (1973), затверджена 1988 р. “Державна система документаційного забезпечення управління”, загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації тощо.
В даний час у Російської ФедераціїІснує досить широка нормативно-методична база документаційного забезпечення управління, яка одночасно є і найважливішим джерелом для дослідження документознавчих проблем. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління - це сукупність законів, нормативних правових актів, методичних документів, державних стандартів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штатну чисельність, технічне забезпечення та деякі інші аспекти. До її складу входять:
правові акти, що видаються вищими органами державної владита управління;
правові акти, що видаються федеральними органамивиконавчої влади: міністерствами, комітетами, відомствами як загальногалузевого, і відомчого характеру;
правові акти, що видаються органами законодавчої та виконавчої влади суб'єктів РФ та їх територіальних утворень;
що регламентують питання діловодства;
правові акти нормативного та інструктивного характеру, а також методичні документи щодо документаційного забезпечення управління, що видаються керівництвом підприємств та організацій.
Документування інформації (створення документів) складає основі правил, встановлюваних органами різних рівнів управління. Нормативну базу, що регламентує підготовку та оформлення документів, складають правові акти, повністю присвячені цим питанням, а також окремі положеннянормативних актів, які мають ширшу сферу дії (наприклад, з питань інформатизації, законотворчості, діяльності комерційних структур, побудови систем діловодства тощо).
Нормативними актамиРосійської Федерації та суб'єктів Російської Федерації затверджено основні правила документування інформації, вимоги до окремих видів документації, багато форм управлінських документів. Документи, що використовуються в конкретних управлінських ситуаціях, створюються відповідно до затверджених зразків - типових і зразковими формамиабо якщо такі форми не прийняті, на основі правил оформлення документів. Вимоги до оформлення документів можуть мати універсальний характер або відноситися тільки до окремих видів документів, їх форм, бланків, реквізитів.
Нормативні акти, що встановлюють вимоги до оформлення документів, можна умовно розділити ряд груп.
Загальні вимоги до складу документації та її оформлення містить Конституція Російської Федерації, закони Російської Федерації, що встановлюють порядок діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, комерційних та некомерційних організацій (наприклад, Федеральний конституційний закон "Про Уряд Російської Федерації", Федеральний закон "Про загальних принципахорганізації законодавчих (представницьких) та виконавчих органівдержавної влади суб'єктів Російської Федерації”, Федеральний закон “Про загальні принципи організації місцевого самоврядування Російської Федерації”, Цивільний кодексРосійської Федерації, Федеральні закони: “Про акціонерних товариствах”, “Про товариства з обмеженою відповідальністю”, “Про некомерційні організації” та ін.).
У законодавстві містяться норми, визначальні правила оформлення різних груп документів. Так, основні правила укладання, зміни та розірвання цивільно-правових договорів, і навіть їх оформлення викладено у Цивільному кодексі Російської Федерації. Оформлення низки документів з кадрів регламентує постанову Держкомстату Росії від 5 січня 2005 р. № 1, якою затверджено уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати.
У нормативних актах різного рівня закріплено вимоги до оформлення окремих реквізитів документів. Так, у федеральному законодавстві містяться правила використання офіційної символіки під час виготовлення бланків документів. Державний герб Російської Федерації зображується на документах відповідно до Федерального конституційним закономвід 25 грудня 2000 р. № 2-ФКЗ "Про Державний герб Російської Федерації"; використання гербових бланків регламентується постановою Уряду від 27 грудня 1995 р. № 1268. Геральдичні знаки - емблеми федеральних структур(Збройних Сил Російської Федерації, організацій федерального поштового зв'язку, МНС Росії, МВС Росії та інших.) затверджуються указами Президента і використовуються під час оформлення документів. Використання товарних знаків під час оформлення документації визначається законом “Про товарні знаки, знаки обслуговування та найменування місць походження товарів” (від 23 вересня 1992 р. № 3520-1). Законодавство суб'єктів Російської Федерації містить правила зображення їх символіки на бланках і печатках.
У законодавстві містяться норми, що регулюють використання мови у діловодстві. Основним нормативним актом у сфері є Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 “Про мови народів Російської Федерації” (у редакції від 24 липня 1998 р.). Його положення конкретизуються в інших законах стосовно ведення діловодства в таких галузях, як зв'язок, транспорт, судочинство, нотаріат та інших.
У нормативних актах закріплено вимоги до написання окремих найменувань, наприклад: географічних назв(ФЗ від 18 грудня 1997 р. № 152-ФЗ "Про найменування географічних об'єктів"); найменувань "Росія", "Російська Федерація" в назвах організацій (постанова Уряду Російської Федерації від 7 грудня 1996 № 1463); фірмових найменувань (Цивільний кодекс Російської Федерації та федеральні закони, що регулюють діяльність організацій різних організаційно-правових форм) тощо.
Розширення застосування комп'ютерних технологій в управлінні призводить до зростання значення частини нормативної бази діловодства, яка пов'язана з законодавством з питань інформатизації, застосування автоматизованих інформаційних систем і телекомунікацій. Автоматизація діловодства здійснюється відповідно до законів "Про інформацію, інформатизації та захист інформації" (від 20 лютого 1995 р. № 24-ФЗ), "Про правової охоронипрограм для електронних обчислювальних машин та баз даних” (від 23 вересня 1992 р. № 3523-1). Нові можливості для застосування електронних документів відкриває Федеральний закон від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ “Про електронну цифрового підпису”. Він визначає правові умови використання електронного цифрового підпису у процесах обміну електронними документами, за дотримання яких електронний цифровий підпис визнається юридично рівнозначним власноручним підписом людини.
Питання оформлення документації знаходять відображення у нормативних актах у галузі поштового зв'язку та електрозв'язку. Правову основу діяльності області зв'язку встановлює Федеральний закон від 16 лютого 1995 р. № 15-ФЗ “Про зв'язок”. Вимоги до письмової кореспонденції та повідомлень, що передаються по мережах поштового зв'язку та електрозв'язку, визначаються відповідно до рішень Всесвітньої поштової спілки та Міжнародної спілки електрозв'язку.
Важливу частину нормативної бази підготовки та оформлення документації становлять нормативні правові акти міжвідомчого та відомчого характеру, що видаються федеральними органами виконавчої. Найбільш повним загальногалузевим документом, що регламентує роботу з документами, довгий часбула прийнята державною архівною службою країни у 1988 р. “Державна система документаційного забезпечення управління. Основні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення (ДСДОУ)”. ДСДОУ були встановлені єдині принципи та правила документування управлінської діяльності, а також організації роботи з документами в установах. Положення ДСДОУ отримали розвиток у Типовій інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах Російської Федерації (1993), яка Наказом Федеральної архівної служби Росії від 27 листопада 2000 р. № 68 була замінена на нову Типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Типова інструкція встановлює Загальні вимогидо функціонування служб документаційного забезпечення управління, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади. Положення Типової інструкції поширюються на організацію роботи з документами незалежно від виду носія, включаючи їхню підготовку, реєстрацію, облік та контроль виконання, що здійснюються за допомогою автоматизованих (комп'ютерних) технологій.
Правила оформлення документів закріплюються у стандартах та інших документах зі стандартизації. Введення в дію ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована системаорганізаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення” збіглося з початком нового етапу розвитку стандартизації нашій країні, основні напрями якого визначаються Федеральним законом від 27 грудня 2002 р. № 184-ФЗ “Про технічне регулювання”. Положення ГОСТ Р 6.30-2003 необхідно розглядати виходячи з того, що він розроблявся і приймався на основі Закону Російської Федерації від 10 червня 1993 № 5154-1 "Про стандартизацію", скасованого з 1 липня 2003, а діє в умовах нових підходи до стандартизації.
Подібні документи
Етапи розвитку документознавства, його взаємозв'язок коїться з іншими науками. Стандартизація як процес встановлення однаковості у створенні та оформленні документів. Нормативно-методична база, що регламентує роботу з документами у сучасних умовах.
курсова робота , доданий 17.12.2013
Роль та значення документів у життєдіяльності людини. Оперативне середовище існування документів. Коло проблем, що вивчаються інформаційним забезпеченням бізнес-процесів організації. Перелік прикладних дисциплін документознавчого циклу.
презентація , доданий 23.09.2014
Поняття "документ" у суспільстві. Розвиток документознавства як науки. Документаційне забезпечення управління як наукова дисципліна. Швидкість передачі інформації та коло її користувачів за допомогою Інтернету. Доношення, записки, розписки.
курсова робота , доданий 08.06.2014
Дослідження предмета, аналіз методів та характеристика менеджменту як науки та практики ефективного управління. Розкриття змісту функцій менеджменту та складу його основних принципів. Основні завдання та спільні ціліменеджменту як мистецтва управління.
курсова робота , доданий 24.06.2011
Основні помилки у оформленні документів. Складання ділового листа-відповіді. Проект наказу директора заводу про преміювання працівників планово-економічного відділу за дострокову розробку техпромфінплану. Наказ про переведення працювати всередині організації.
контрольна робота , доданий 22.06.2015
Менеджмент як наукова дисципліна, предмет та методи його дослідження, історія становлення та розвитку специфічних шкіл управління. Класифікація шкіл управління та напрями їх діяльності. Місце Вчення Тейлора у системі сучасного менеджменту.
курсова робота , доданий 20.08.2009
Етапи розвитку архівної справи, діловодства, природничо-технічних питань та науки управління в Росії. Аналіз систем щодо вдосконалення документаційного забезпечення апарату міністерств та відомств. Експертиза цінності документів та переліків.
курсова робота , доданий 11.02.2010
Об'єкт, предмет та зміст науки управління. Класифікація відносин управління виробництвом за видом та характером. Етапи розвитку науки про управління у XX столітті. Моделювання керованого об'єкта чи суб'єкта управління вивчення їх властивостей.
контрольна робота , доданий 07.10.2009
Менеджмент як галузь діяльності, наука та предмет навчання, стилі керівництва. Виникнення наукової теорії управління. Наукова школа керування. Лінійно-функціональна та дивізійна структури управління, сфера застосування, переваги та недоліки.
шпаргалка, доданий 31.07.2010
Характеристика поняття про документ - засіб закріплення у різний спосіб на спеціальному матеріалі інформації про факти, події або явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Ознаки, функції та властивості документа.
1.1. ПРЕДМЕТ І ЗАВДАННЯ КУРСУ
Кожен з нас щодня має справу з різними документами: паспорт, студентський квиток, залікова книжка, проїзний квиток на автобус або трамвай, касовий чекпри купівлі товару у магазині тощо. Документи супроводжують людину з першого та до останнього дня її життя (свідоцтво про народження, атестат про закінчення школи, свідоцтво про шлюб, пенсійне посвідчення тощо). Документ є одним із найважливіших засобів функціонування, управління та самопізнання людського суспільства.
У суспільстві постійно створюється і перебуває в обігу безліч найрізноманітніших документів. Цей процес можна порівняти з діючим вулканом, з жерла якого безперервним потоком витікає лава, яка поступово уповільнює свій рух, зупиняється, а потім застигає. Ось і документи. Спочатку йде інтенсивна, але зовні зазвичай малопомітна робота з їхньої підготовки, складання, погодження, посвідчення. Потім документи, здобувши необхідну юридичну силу або просто закінчений вигляд, вводяться в дію, виходять на оперативний простір, де можуть впливати як на долю окремої людини, так і на життя мільйонів людей. Це – оперативне середовище існування документів.
Потім, у міру виконання своїх цілей і завдань, документи поступово, хоча й вкрай нерівномірно, починають втрачати оперативні якості та значущість, подібно до вулканічної лави “застигати”, тобто. осідати в архівах і переходити таким чином у ретроспективне середовище, набуваючи переважно історичної цінності. В англомовній літературі наводяться, зокрема, відомості про те, що найбільш інтенсивне використання документованої управлінської інформації посідає перші шість місяців після її виникнення. Потім оперативна цінність документів швидко зменшується і вже через півтора роки після їх створення досягає мінімуму. Повне відключення документів від процесу управління триває ще близько чверті века1.
Продовжуючи порівняння з вулканом, виверження якого вчені намагаються, крім іншого, ще й прогнозувати, слід зазначити, що документи також піддаються певному прогнозу та моделюванню. Їх можна проектувати, за необхідності планувати кількісний та якісний склад. Інакше кажучи, документи мають ще й перспективне середовище.
Вже у давнину люди стали усвідомлювати, що створення документів, їх рух та зберігання підпорядковуються певним закономірностям та правилам. Спочатку це розуміння знаходило закріплення у діловодній практиці, у формуванні звичаїв та традицій роботи з документами. Потім практичні прийоми узагальнювались, аналізувалися та поступово ставали обов'язковими правиламита нормами, отримуючи закріплення в офіційних законодавчих та нормативних актах. Таким чином, практична діяльність стимулювала теоретичне осмислення питань, пов'язаних із функціонуванням документів у суспільстві. В результаті зародилася наукова дисципліна документознавства.
Тісний зв'язок із практикою зумовила структуру предмета документознавства, що складається з двох частин: 1) теоретичної та 2) прикладної. Обидві ці частини також безпосередньо взаємопов'язані. Коло проблем, що вивчаються документознавством, досить широке, але головними є: закономірності освіти документів;
способи їх створення;
функції, характеристики, структура документа;
принципи організації документообігу;
становлення та розвиток систем документації, а також комплексів документів;
шляхи вдосконалення документаційних процесів у суспільстві.
Об'єктом документознавства є сукупність документів у суспільстві, тобто. всі види, жанри та форми документів, а також всі системи та підсистеми документації. Однак при цьому основна увага приділяється документам та системам документації, пов'язаним із сферою управління, з оперативним середовищем.
Практично будь-яка наука спирається на історичний спосіб пізнання. Документознавство щодо цього не є винятком. Більше того, об'єкт його дослідження обов'язково піддається аналізу в історичній ретроспективі, в динаміці, що дозволяє простежити етапи, закономірності, тенденції розвитку, взаємозв'язку документів у всьому їхньому різноманітті. Таким чином, історичний аспект є одним з найважливіших у документознавстві.
З предмета документознавства випливають основні завдання наукової дисципліни: теоретичне обґрунтування документаційних процесів у суспільстві;
забезпечення високої якості створюваних документів та ефективного їх функціонування;
формування високоорганізованого інформаційного середовища, тобто. забезпечення товариства повноцінною та оперативною документованою інформацією;
розвиток, вдосконалення інформаційної культури.
Свої завдання документознавство вирішує разом з іншими, переважно прикладними, дисциплінами документознавчого циклу, котрим воно є теоретичною базою. До них належать: організація та технологія документаційного забезпечення управління (діловодство), що вивчає безпосередньо організацію роботи з документами: прийом, розподіл, реєстрацію, довідкову роботу, пошук необхідних документів тощо. (На жаль, багато хто ставить знак рівності між документознавством і діловодством, помилково змішуючи ці дві дисципліни);
документна лінгвістика;
організація секретарського обслуговування та деякі інші.
1.2. СТАНОВЛЕННЯ І РОЗВИТОК ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ
Зародження документознавства у Росії пов'язані з так званим “практичним” документознавством, тобто. зі створенням правил роботи з документами та вимог до самих документів на практиці, у діловодному процесі, у прикладній сфері. Практичне документознавство виникло з появою палеографії (науки про розвиток писемності, про стародавні рукописи) та дипломатики (науки, що вивчає форму та зміст правових актів), тобто. ще у 16-17 століттях. Вже тоді в Росії з'явилися уніфіковані документні форми, що складалися з окремих окремих випадків, які узагальнювалися в канцеляріях і потім офіційно закріплювалися2. Діловодна практика і надалі надавала постійний і значний вплив на процес становлення науки про документи.
Проте вже з початку 18 століття стали закладатися правові основидокументування, насамперед у сфері державного управління. Багато форм документів було закріплено законодавчими актами. У 19 столітті цю роботу було продовжено. Причому у середині століття виникли перші спроби теоретичного осмислення документаційних процесів у суспільстві. Вони були в роботах М.Варадинова і В.Вельдбрехта, які систематизували документацію, розподілили її за групами і виходячи з законодавчих актів запропонували правила складання документів. У цих роботах, окрім зразків документів, містилася і теоретична частина.
М.В.Варадинов, зокрема, поділяв діловодство на 1) теоретичне та 2) практичне. Він уперше ввів у обіг і сам термін "теоретичне діловодство". У теоретичному значенні, на його думку, діловодство є "науку, що викладає правила складання ділових паперів, актів і самих справ", а також вивчає "зовнішні" і "внутрішні властивості" ділових паперів. Практичне ж діловодство – це “загальний порядок провадження справ у присутніх місцях за даними законами формами і за зразками ділових бумаг3”.
Однак у наступні десятиліття, аж до революції 1917 р., документознавчі дослідження не отримали скільки-небудь серйозного продовження, за винятком, мабуть, робіт інженера-шляховця І.І.Ріхтера, що побачили світ на початку 20-го століття. Вони містилися окремі теоретичні узагальнення та визначення низки понять. Крім того, автор зробив небезуспішну спробу класифікації "діловодства та охорони здоров'я казенних залізниць"4.
Прихід влади більшовиків супроводжувався подальшим розвитком практичного документознавства у напрямі уніфікації документів, починаючи від окремих документних форм і до створення уніфікованих систем документації. Однак із самого початку в літературі з діловодства порушувалися деякі теоретичні питання (зокрема, у книгах П.В.Верховського, С.Н.Голубова, Н.В.Русінова).
Певне відображення документознавчі проблеми знайшли у 1920-ті роки та у дослідженнях у галузі управління. Тоді в Радянському Союзі була створена ціла система науково-дослідних, госпрозрахункових, відомчих та громадських організацій, які займалися питаннями наукової організації управління. Склалося кілька самостійних шкіл управлінської думки: школа А.К.Гастева (Центральний інститут праці), напрямок П.М.Керженцева, школа Є.Ф.Розмирович (Інститут техніки управління при Наркоматі Робітничо-Селянської інспекції СРСР). Питаннями наукової організації праці та вдосконаленням діловодства займався також низка інших організацій.
Мабуть, найплідніше ця робота велася в Інституті техніки управління. Його співробітники "вирішували великі теоретичні проблеми діловодства: термінологічні, організаційно-технологічні, уніфікації та стандартизації документів, класифікації документів, зв'язку діловодства та архівної справи"5. Тут було підготовлено й у 1931 р. видано проект “ Загальних правилдокументації та документообігу”, в якому узагальнювались теоретичні дослідження та практичний досвід вітчизняних та зарубіжних вчених.
На той час у країнах також досить виразно було усвідомлено необхідність серйозного вивчення кола проблем, що з функціонуванням документів. Так, бельгійський вчений Поль Отле писав тоді в одній зі своїх робіт: "Хаос книг і документів вимагає в наші дні науку, яка б попередила можливе зло в питаннях документації, яка не впорядкована, дублюється і дуже суперечлива6".
Проте крутий поворот, що стався у СРСР межі 1920-х – 1930-х років, призвів до істотних змін у всіх сферах життя радянського суспільства. Він супроводжувався масовими політичними репресіями, які важким катком пройшлися науковими та управлінськими кадрами. Дослідження у галузі документознавства були згорнуті. Винятками стали окремі напрями, які були орієнтовані або виконання соціального замовлення тоталітарної влади (вдосконалення системи обліку радянських громадян, введення паспортної системи), або проводилися у межах деяких великих відомств (раціоналізація бухгалтерської, кадрової документації тощо).
Разом про те під час сталінізму створювалися певні передумови у розвиток документознавства у майбутньому. Справа в тому, що на початку 1930-х років. у Москві було відкрито державний історико-архівний інститут (МГИАИ), покликаний готувати фахівців вищої кваліфікації до роботи у державних архівах, та був і працівників державного діловодства. У МДІАІ почалося викладання навчального курсу "Загальне діловодство" спочатку в рамках навчальної дисципліни "Теорія і практика архівної справи", а з 1942 був введений самостійний курс "Історія та організація діловодства в СРСР". У 1943 р. вперше виник і сам термін документознавство.
Вивчення документознавчих проблем у навчальних курсахстимулювало наукові розробкив цій області. Переломними стали 1960-ті роки, коли документознавство стає самостійною науковою дисципліною. У 1969 р. воно було внесено до номенклатури спеціальностей науковців.
Увага до теоретичних проблем документознавства особливо посилилася у зв'язку з розробкою та впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), а також у процесі створення інформаційної бази автоматизованої системиуправління (АСУ). Для цих цілей у 1966 р. було створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД). Саме в ті роки з'явилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені з'ясування об'єкта документознавства та його задач7.
Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основні центри, активно та ефективно провідні наукові дослідження в галузі документознавства – це МДІАІ, де у 1964 р. було створено факультет державного діловодства, та ВНІІДАД.
Не останню роль інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний “вибух документальної активності суспільства” 1960-ті – 1970-ті роки. Кількість копій документів у світі перевалило тоді за 1 трлн на рік, а центральних відомствах СРСР річний документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов межі 1 млн штук8. На той час виявилося, що суто діловодний підхід в організації та проведенні документознавчих досліджень багато в чому вичерпав, внаслідок своєї обмеженості. У межах цього підходу вивчалися переважно документи поточного діловодства, як і процеси, що відбувалися з складеними документами.
Тим часом бурхливий розвиток наук про інформацію, що почався в середині 20 століття, сприяв утвердженню зовсім іншого погляду на документацію. Вона стала розглядатися як єдина інформаційна система, що сприяє досягненню тих чи інших управлінських цілей та завдань. У цьому саме поняття управління значно розширилося і стало представлятися як упорядкований вплив будь-які об'єкти. Системний підхід у документознавстві дозволив комплексно досліджувати кожен документ чи вид документів, суттєво розширив їх кількісні та якісні характеристики. Таким чином, рубіж 1960-х – 1970-х років став своєрідним поворотним моментом у розвитку документознавства.
Початок системного підходу в документознавчих дослідженнях було пов'язане з появою фундаментальних робіт Г.Г.Воробйова, насамперед його книги “Документ: інформаційний аналіз” (М., 1973). Надалі в рамках цього підходу з'явилися численні публікації В.Д.Банасюкевича, Б.С.Ілізарова, М.П.Ілюшенко, В.І.Кокорєва, Т.В.Кузнєцової, М.В.Ларіна, В.М.Магідова , К.І.Рудельсон, Є.А.Степанова, В.Ф.Янкової та інших авторів Підсумок наукових досліджень у галузі документознавства 1960-х – першої половини 1980-х рр. був підведений у докторській дисертації А.Н.Сокової (1986).
Новий етап у розвитку вітчизняного документознавства розпочався у 1990-ті роки, коли під впливом внутрішніх та зовнішніх факторів відбулася суттєва зміна інформаційно-документаційних процесів. У Росії відбулася зміна політичного та економічного ладуУ роботі з документами стали широко використовуватися новітні комп'ютерні технології, країна стала швидко входити до світового інформаційного простору. Пріоритетний розвиток у наукових дослідженнях у цей час набувають таких напрямів як інформаційно-документаційний менеджмент, електронний документооберт, різні аспекти захисту інформації, проблеми експертизи цінності документів, створення електронних архівів та інші. Інакше кажучи, подальший розвиток документознавства як комплексної наукової дисципліни стимулюється соціально-політичними, економічними, культурними, технічними та іншими потребами, що все зростають і істотно змінилися.
Результати наукових досліджень оприлюднюються у монографіях та статтях, у дисертаціях та виступах на наукових конференціях, знаходять свій відбиток у навчально-методичних посібниках, у методичних рекомендаціях органів управління тощо. З середини 1990-х років у Росії виходить спеціалізований інформаційно-практичний журнал "Діловодство". Теоретичні та практичні питання документознавства, історичні його аспекти знаходять відображення також на сторінках журналів Вітчизняні архіви, Вісник архівіста, Секретарська справа, Служба кадрів, Управління персоналом та деяких інших.
1.3. МІСЦЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ У СИСТЕМІ НАУК
Документознавство відноситься до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває у тісному взаємозв'язку та взаємодії. Ця взаємодія проявляється у різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об'єкта та предмета дослідження, понятійного апарату, методів дослідження.
Документознавство найтіснішим чином пов'язане з історичною наукою. Як зазначалося, об'єктом документознавства є у історичному розвитку. Поява тих чи інших документів, а про системи документації, безпосередньо з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури тощо.
З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, своєю чергою, надають певний вплив ті чи інші боку у суспільному розвиткові. Тому вивчення минулого передбачає і знання генези документних форм.
Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у своїй якості тісно примикає до джерелознавства – однією з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику і техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру та властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи у джерелознавстві зазвичай виділяються у самостійний розділ.
На підставі близькості з джерелознавством документознавство зазвичай відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних та спеціальних історичних дисциплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А.І.Гуковський, С.М.Каштанов, Б.Г.Литвак, О.М.Медушевська, В.В.Фарсобін та ін.) фактично розміщують документознавство всередині дипломатики – допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпаки, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши до його складу такі допоміжні історичні дисципліни, як дипломатика, палеографія, метрологія, генеалогія10. Причому і ті, й інші здебільшого фактично ставлять знак рівності між документознавством та діловодством.
Однак, незважаючи на тісний зв'язок документознавства з джерелознавством, між ними є суттєві відмінності, які спостерігаються: в об'єкті дослідження (джерелознавство вивчає, крім письмових документальних джерел, також інші види та форми історичних джерел, зокрема, речові);
з метою дослідження (джерелознавство вивчає документ з метою вироблення методів отримання необхідної інформації);
у хронології (джерелознавство вивчає документи виключно в ретроспективному середовищі, а документознавство – також в оперативному та перспективному середовищі).
Остання відмінність взагалі не дозволяє, на наш погляд, відносити документознавство до історичних дисциплін, як це роблять багато авторів, оскільки історична наука обмежена вивченням лише минулого людського суспільства.
Слід також зазначити, що останнім часом виявилася тенденція до того, щоб саме джерелознавство вивести за межі виключно історичної науки та розглядати як інтегруючу дисципліну в системі гуманітарних наук, як елемент історичної антропології, етнології, соціології, тобто. всього гуманітарного знання. Внаслідок такого підходу закономірно виникає комплексна проблема феномену документа і, як наслідок, завдання розвитку нової дисципліни – феноменології документа11.
За цілями та об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднують загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення.
Водночас документознавство та архівознавство вивчають документ із двох протилежних сторін: архівознавство – з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи. Документознавство вивчає свій об'єкт з боку інформаційної та оперативної цінності як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасному соціальному середовищі.
Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, оскільки чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів із зберігання та використання документних багатств12.
Чимало спільного можна виявити також між документознавством та книгознавством. Їх зближують: інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження – документа та книги; багато в чому однакові цілі та функції; папір як загальний матеріальний носій; лист як однаковий спосіб передачі. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа та книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті. У той же час між документознавством і книгознавством існують і відмінності, які полягають насамперед у тому, що книга - об'єкт книгознавства - призначена для тиражування, відтворення множини інформації, тоді як документ унікальний13.
Документознавство взаємопов'язане з правознавством, насамперед із його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: надання юридичної сили документам, правові способи їх набуття чинності, класифікація правових актів та ін. У сучасному законодавстві документація диференціюється за видами, значимістю, виділяються окремі системи документів. Одним із об'єктів документознавства є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності що неспроможні уникнути знання основ документознавства, організації та технології документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного перекручування документованої інформації тощо. з метою розкриття та розслідування службових підробок.
Не можна не сказати про зв'язок документознавства з економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових та матеріальних ресурсів на створення та обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат тощо. До систем документації, досліджуваних документознавством, входять такі спеціальні системи, що безпосередньо відображають економічну сферу життя і діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.
Традиційно міцними є взаємозв'язок та взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення та функції управління та його організація. У цьому В.С.Мингалевым навіть сформульований “найзагальніший закон документознавства”, суть якого полягає у “відповідності змісту документації функцій управління”14. У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищення її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарату зайняті роботою з документами, витрачаючи на ці цілі, за деякими даними, не менше 60% робочого часу15.
Поява та успішний розвиток останніми роками нової наукової дисципліни – інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських та документознавчих проблем, оскільки більшість інформації фіксується у документах. Більше того, деякі автори (М.В.Ларін) у перспективі прогнозують об'єднання служб документаційного забезпечення управління та інформаційного менеджменту.
Документознавство зазнає також впливу таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління та ділового спілкування.
У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики насамперед із метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.
Особливо слід зупинитись на зв'язку документознавства з науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій та активне теоретичне осмислення інформаційних процесів у другій половині 20 століття не просто вплинули на характер та зміст документознавчих досліджень, а й призвели до вбудовування документознавства у цикл наук про соціальну інформацію. В результаті документознавство виявилося найтіснішим чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації та ін. Лише спільно з цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні та прикладні завдання, пов'язані із виробництвом, передачею, споживанням, зберіганням документованої інформації.
Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, що має цілком певні фізичні властивості. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі інформації, у тому числі з використанням складної сучасної оргтехніки.
Тісний зв'язок документознавства з різними теоретичними і прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила методи документознавчих досліджень, тобто. методи, прийоми на вирішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові та спеціальні, приватні. До загальнонаукових відносяться ті з них, якими користуються всі або більшість наук: системний метод;
метод моделювання;
функціональний метод;
порівняння;
класифікація;
узагальнення;
сходження від абстрактного до конкретного та ін.
Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання поділяється на дескриптивне, графічне, математичне, натурне (фізичне). Причому більшість із цих різновидів застосовується й у документознавстві.
З загальнонауковими тісно пов'язані спеціальні методи. Однак сфера їх застосування набагато вже й обмежена, як правило, однією або декількома, тісно пов'язаними між собою науками. До спеціальних методів у документознавстві належать: методи уніфікації та стандартизації документів;
метод формулярного аналізу;
метод одноразовості у документуванні та діловодних операціях;
метод експертизи цінності документів.
1.4. ДЖЕРЕЛА В ДОКУМЕНТОВЕДЕННІ
Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть бути практично будь-які документи, системи документації та комплекси документів. На їх основі можна отримати певне уявлення про рівень роботи з документами, способи документування, про діловодну культуру тієї чи іншої епохи. Однак головну роль грають все ж таки ті документи, в яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи тощо, що регламентують і регулюють різні напрями, способи та форми роботи з документами. Це насамперед законодавчі та правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою щодо теоретичних досліджень, удосконалення практики документаційного забезпечення управління та визначення основних тенденцій розвитку документаційних процесів.
Документознавчі джерела можна класифікувати з кількох підстав: за хронологією (джерела дореволюційного, радянського, пострадянського періодів);
по відношенню до певного інформаційного середовища (ретроспективного, оперативного або перспективного);
джерела "у звичаї" та джерела "в законі" (Н.В.Варадинов) і т.д.
Оскільки документознавство, як зазначалося, виростало з практичних потреб роботи з документами, настільки важливу роль його розвитку, особливо спочатку, грали традиції та звичаї. Потім, у міру осмислення та узагальнення, ці звичаї та традиції стали закріплюватись у різних законах, нормативних актах. Відповідно і джерела, що дозволяють простежити насамперед історію становлення документознавства, можна розділити на дві великі групи: це, по-перше, документи, що вийшли безпосередньо з діловодної практики і містять норми і правила, що стихійно склалися, що відображають традиції діловодства; по-друге, різного роду правові акти, які протягом кількох століть законодавчо регламентували роботу з документами.
До першої групи джерел, у яких акумульований багатий досвід, традиції, звичаї російського діловодства, відносяться, зокрема, що видавалися до 1917 р. численні збірки зразків документів (так звані “письменники”). Широке поширення нашій країні вони отримали 18-19 століттях. Їх попередниками були “формулярники”, відомі у країнах вже у 7 столітті, а Росії – у першій третині 16 століття (зокрема, формулярники московської митрополичої кафедри). На сьогодні відомо більше 100 таких збірок.
У “письменниках” регламентувалися склад, форма та зміст документів. Дуже примітні вже самі їхні назви. Так, однією з перших ще 1765 р. виникло “Повчання як складати і писати будь-які листи до різних осіб”. Через два десятиліття був виданий “Письмовник, що містить різні листи, прохання, записки у справі, контракти, атестати, схвалення, розписки, перепустки та письмовий вигляд кріпакам, наказ старості, форму купецьких асигнацій, квитанції, розписки, листи посилальні (” СПб, 1788). "Письмовники" нерідко досягали значних обсягів. Наприклад, що у фондах Наукової бібліотеки Томського держуніверситету “Посібник для складання ділових паперів. Зразки та форми; довідкові відомості” В.Максимова (М., 1913) містить понад 2000 тис. сторінок.
До іншої групи відносяться джерела, що є законодавчо закріпленими правилами і нормами роботи з документами. Їхня поява відзначено вже з середини 17 століття, але вирішальний крок був зроблений Петром 1, який утвердив у 1720 р. “Генеральний регламент16”. У цьому документі докладно було розписано структуру та діловодну діяльність канцелярій, питання реєстрації документів, обов'язки співробітників тощо.
До важливих джерел, поряд з "Генеральним регламентом", відносяться також розроблені в петровські часи "генеральні формуляри" - зразки документів; “Установа управління губерній”, видане 1775 р. Катериною Другий; "Загальна установа міністерств", що з'явилося в1811 р., та багато інших законодавчих актів, що регламентували вітчизняне діловодство на різних рівнях державного управління.
Значний інтерес становлять документознавчі джерела періоду революції та громадянської війни (1917-1922 рр.). Вони мали свою специфіку, хоча в основі роботи з документами, особливо на території Білої Росії, лежали тоді головним чином законодавчі акти та традиції дореволюційного діловодства.
Багато джерел залишив по собі радянський період російської історії. Вже у перші місяці після приходу до влади більшовиків було підписано декрет Раднаркому “Про порядок затвердження та опублікування законів”, прийнято постанову РНК “Про форму бланків державних установ”. Ці та інші подібні документи згодом увійшли до навчального посібника “Збірник законодавчих актів з діловодства (1917-1970)” (М., 1973). Найважливішими джерелами останніх десятиліть існування радянської влади стали “Основні положення Єдиної державної системи діловодства” (1973), затверджена у 1988 р. “Державна система документаційного забезпечення управління”, загальносоюзні класифікатори (зокрема, Загальносоюзний класифікатор управлінської документації (УСД) та ін.
Нині у Російської Федерації є досить велика нормативна база документаційного забезпечення управління, яка водночас є і найважливішим джерелом для дослідження документознавчих проблем. До її складу входять: нормативні правові акти федеральних органів влади та суб'єктів Російської Федерації з питань документаційного забезпечення управління (Цивільний кодекс РФ, Федеральні закони"Про інформацію, інформатизації та захист інформації", "Про державній таємниці”, “Про стандартизацію”, “Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації та архіви” та ін;
відомчі та загальногалузеві нормативні, інструктивні та методичні документи, що видаються органами виконавчої влади різного рівня;
інструктивні та методичні матеріали, що встановлюють вимоги до документів, технології їх створення та обробки на рівні окремої організації або її структурного підрозділу17.
У 1990-ті роки відродилася і набула широкого поширення напівзабутої в радянський період практики складання та видання збірників зразків документів. На цей час опубліковані десятки таких збірників, зокрема: Загорська А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведення ділової кореспонденції (М., 1992); Збірник типових договорів(М., 1995); Стенюков М.В. Зразки документів із діловодства (М., 1996); Андрєєва В.І. Зразки документів діловодства (М., 1997) та багато інших.
Питання для самоперевірки:
Що являє собою оперативне, ретроспективне та перспективне середовище існування документів?
У чому полягає відмінність між предметом та об'єктом документознавства?
Які основні завдання документознавства?
Які дисципліни належать до документознавчого циклу? Чи є різницю між документознавством і діловодством?
Коли Росії з'явилося практичне документознавство й у чому полягали перші спроби теоретичного осмислення роботи з документами?
Як розвивалося вітчизняне документознавство в умовах тоталітарної влади?
Чому 1960-ті – 1970-ті роки стали переломними у розвитку документознавства?
Які чинники впливають на документознавчі дослідження у пострадянський період?
У чому виявляється зв'язок документознавства з історією? Чи можна його зарахувати до класу історичних наук?
Що Ви можете сказати про юридичне, економічне, управлінське, технічне аспекти документознавства?
Яке місце займає документознавство у циклі наук про інформацію?
Які методи наукових досліджень застосовують у документознавстві?
Що Ви можете сказати про роль джерел у документознавстві? Дайте їхню класифікацію.
Вступ
2 Структура документознавства
3 Взаємозв'язок документознавства з іншими науками
РОЗДІЛ 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА, РЕГЛАМЕНТУЮЧА РОБОТУ З ДОКУМЕНТАМИ В СУЧАСНИХ УМОВАХ
Висновок
ВСТУП
Інформаційні процеси активно впливають на всі боки людського життя. Використання нових інформаційних технологій багаторазово посилює цей вплив. Щоб реалізувати свої потенційні можливості, досягти професійних успіхів, стати гармонійно розвиненою особистістю, сучасна людина повинна мати достатньо високим рівнемінформаційної культури Тим більше що більшість інформації фіксується на матеріальних носіях, міститься у різноманітних документах. Таким чином знання інформаційно-документаційних процесів, основ роботи з документами є невід'ємною частиною інформаційної культури людини.
Особливо велика роль інформації у процесі управління - всіх його рівнях і всіх сферах: політичної, економічної, наукової, культурної тощо. Власне, без інформації неможливе й самоврядування, яке зародилося близько 7 тисячоліть тому. Документування інформації, її пошук, обробка, зберігання, передача вимагають значних фінансових, матеріальних, трудових ресурсівта часу. Тому організація ефективної роботи з документами, удосконалення всіх інформаційно-документаційних процесів як у масштабі суспільства в цілому, так і на рівні окремих підприємств, організацій, установ є найважливішим напрямком управлінської діяльності та актуальною проблемоюна сьогоднішній день.
Предмет вивчення – системи документації, а також комплекси документів, що входять до системи документознавства.
Метою роботи є вивчення місця документознавства у системі наук.
1.Проаналізувати методичну, науково-практичну, нормативно-правову літературу та матеріали періодики на тему курсової роботи.
2.Визначити основні етапи розвитку документознавства.
.Вивчити структуру документознавства.
.Виявити взаємозв'язок документознавства коїться з іншими науками.
.Розглянути нормативно-методичну базу, що регламентує роботу з документами у сучасних умовах.
У ході написання курсової роботи нами були використані джерела наукової літератури наступних вітчизняних дослідників - А.М.Бєлова та В.Н.Бєлова, І.М. Єрмакової, О.І.Замицкової, Ф.К.Козакової, М.Т. Ліхачова, А.С.Симонова, Л.В. Санкіної, М.В. Стенюкова, В.Ф.Янковой та ін. В даний час цими авторами розроблено та опубліковано підручники та навчальні посібники з документаційного забезпечення управління.
Ю.М.Михайлов, Л.Лукіна, О.П. Сологуб представили аналіз організації діловодства та документообігу ДОП в історичному розрізі, а також дають методичні рекомендаціїщодо складання, редагування та обробки документів, правила ведення журналів, що використовуються в кадрове діловодство. Детально викладаються вимоги державних стандартів до складання та оформлення документів, питання організації діловодної служби, обробки документів, їх реєстрації, контролю за виконанням, поточного зберігання, і навіть організації робочих місць.
В довідковий посібникТ.В. Кузнєцової, М.Т. Лихачова, А.Л. Райхцаума та А.В. Соколова «Документи та діловодство», розглядаються питання оформлення та уніфікації організаційно-розпорядчої документації. У ньому містяться докладні відомості про діючі ГОСТи та класифікатори, що дозволяють швидко знаходити відповідні нормативи. Даються рекомендації щодо оформлення справ та їх оперативного відання, щодо організації роботи секретаріату, висвітлюються питання механізації та автоматизації управлінської праці.
Досить специфічним джерелом під час написання роботи було використання матеріалів XVII Міжнародної науково-практичної конференції, проведеної Москві «Документація в інформаційному суспільстві: міжнародний досвід управління документами». Конференція була присвячена питанням формування державної політикиінформаційного та документаційного забезпечення управління, розробки нормативно-правової базиінформаційного та документаційного забезпечення електронного уряду, розгляду міжнародних стандартів управління документами, реалізації міжвідомчого електронного документообігу в рамках електронного уряду, застосування електронного підписута формування юридично значущого електронного документообігу, досвіду реалізації концепції електронного уряду, надання державних послугв електронному виглядіта забезпечення доступу громадян до інформації органів державної влади, а також питань підготовки та підвищення кваліфікації кадрів для реалізації проектів інформаційного та документаційного забезпечення електронного уряду. Крім вищезгаданих джерел були використані статті журналів «Діловодство», «Комп'ютер» та «Довідник секретаря та офіс-менеджера».
Структура роботи - вступ, два розділи, що об'єднують 6 параграфів, висновок, список джерел та літератури.
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТОВЕДЕННЯ ЯК НАУКОВА ДИСЦИПЛІНА
1 Основні етапи розвитку документознавства
Документознавство належить до розряду молодих наук, воно остаточно не сформувалася як наукова дисципліна, що узагальнює сукупність знань про документ. Ця наука виникла не відразу, вона пройшла у своєму розвитку кілька етапів.
Історично першою у цьому ряду стоїть документаційна наука, що виникла наприкінці ХІХ ст. і яка отримала міжнародне визнання у першій половині XX ст. Під цією назвою розвивалася наука, предметом якої була документаційна діяльність, що включає процеси збирання, систематизації, зберігання, пошуку та розповсюдження (а з середини 1940-х років – та створення) документів у всіх сферах суспільного життя. Ця наука ще мала назву «книго-архів-музеєзнавство».
Основоположником документаційної науки є Поль Отле. Він пропонував назвати науку, що вивчає документну діяльність, бібліологією чи документологією, що пов'язано з ототожненням книги та документа.
Згодом у процесі диференціації як самостійних наукових дисциплін виділилися теорія класифікації документів, теорія документних потоків, теорія індексування та реферування.
Історія документаційної науки виявилася короткою. У середині XX ст. (50-60-ті роки) процеси комунікації починають розглядатися у ракурсі однієї з їх коштів - документа, а й ширше - як інформаційні. Поняття «документ» поступається місцем поняття "інформація", оскільки перше є похідним від другого. Початкові уявлення про предмет документаційної науки були модернізовані та набули інформаційного та кібернетичного змісту.
З початку 1960-х років починають розвиватися наукові напрями під назвою документалістика та документознавство. Перша сприймається як прикладна галузь кібернетики, оптимізацією управління документними системами всіх типів - від образотворчого мистецтва до канцелярського діловодства. З цією метою документалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методи та засоби автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання їх, документні потоки та документні масиви для оптимізації управління великими, головним чином, багатоканальними документними системами. Проте документалістика не відображає всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва, розповсюдження та використання та не може бути узагальнюючою наукою про документ.
Саме тоді документознавство розвивається як науковий напрям, завдання якого (по К.Г.Митяеву) входить вивчення у історичному аспекті розвитку методів, окремих актів і систем документування явищ об'єктивної реальності та її результату - створення документів, їх комплексів і систем. Пізніше під документознавством стали розуміти науку про правила оформлення адміністративних документів та ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють із діловодством та розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства збереглося до певної міри і до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки про документ, оскільки воно обмежене управлінською сферою. За його межами виявляються інші сфери людської діяльності – наука, техніка, культура, соціальне життя тощо.
Наприкінці 1960-х років з розвитком інформатики (А.І.Михайлов, А.І.Чорний, Р.С.Гіляревський) переосмислюються значною мірою досягнення документаційної науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 р. робляться рідкісні спроби (Г.Г.Воробйов, К.Н.Рудельсон) узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основи з допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, пов'язаних із класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, увійшли до відповідних розділів бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства та інформатики.
Аж до середини 1980-х узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика та інформатика. Проте інформатика займається вивченням і документної та недокументної інформації. Поза її зору знаходиться документ у його матеріальної іпостасі, умови виробництва, зберігання, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу науку про документ досить складно.
До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільш адекватно відображає предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книжкових магазинів тощо. інформації.
Подальший розвиток загальнодокументальних підходів пов'язані з іменами Д.Ю.Теплова, А.В.Соколова, Ю.Н.Столярова, О.П.Коршунова, роботах яких поняття «документ» постає як самостійна лексична одиниця. Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів є Ю.Н.Столяров, Г.Н.Швецова-Водка, С.Г.Кулешов. З появою їх робіт у становленні та розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства набувають міждисциплінарного характеру, ними займаються бібліотеко- та бібліографознавці, фахівці в галузі інформатики, книгознавці.
На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплекс наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися низка назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В.Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н.Швецова-Горілка) і т. д. Ядро такого комплексу наук про документ складають бібліотеко- , бібліографо-, книго-, архів-, музеєзнавство та інформатика. Спільним їм є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально передачі інформації.
Кожна з цих областей знання має свої спеціальні завдання, форми та методи роботи з документами, проте теорія та історія документа є спільними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься, перш за все, функціональний аналіз документів, вивчення їх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованою в них інформацією, питання класифікації та типологізації документів тощо. Вивченням загальнодокументних питань покликане займатися документознавством.
1.2 Структура документознавства
Як і будь-яка наукова дисципліна, документознавство має структуру, яка поки що перебуває у стадії формування. Структурно документознавство поділяється на дві підсистеми: загальне та особливе документознавство.
Змістом загального документознавства є загальнотеоретичні, історичні та організаційно-методичні проблеми науки про документ та документно-комунікаційну діяльність, тобто. її сутність, об'єкт, предмет та структура, термінологія, концепції, встановлення співвідношення з іншими науками, закономірності та принципи розвитку та функціонування документа в системі документних комунікацій тощо. д. Загальне документознавство складається з трьох розділів: теорія документа, історія документа, історія та теорія документно-комунікаційної діяльності.
Теорія документа (документологія) – ядро документознавства. Вона вивчає загальнотеоретичну проблематику, пов'язану з понятійним апаратом, функціональним аналізом документів, вивченням їх характеристик як матеріальних об'єктів та зафіксованої в них інформації, питання типологізації та класифікації документів, їх параметрів та властивостей як засоби комунікації та елемента документних фондів.
Історія розкриває закономірності становлення та розвитку документа як джерела інформації та засоби комунікації в умовах зміни конкретної обстановки на певному етапі розвитку соціальної комунікації, зміни його змісту та форми відповідно до документних потреб суспільства в той чи інший період часу.
У розділі документної діяльності вивчається історія та загальна методика створення та функціонування документа в системі документальної комунікації (створення, виробництво, збирання, зберігання, поширення та використання), тобто. документа, що функціонує у цілісному комунікативному циклі «автор документної інформації – споживач її».
Особливе документознавство вивчає особливості, характерні окремих типів і видів документів (книги, патенти, ноти, карти, кінофільми, оптичні диски тощо.), окремі процеси документно-комунікаційної діяльності (документування, документовидання, документораспространение, документохранение, документопользование). Як особливий може виступати будь-яка ознака, що заслуговує на теоретичний розгляд.
Особливе документознавство поділяється на спеціальне та приватне документознавство. Спеціальне документознавство вивчає особливості документів, є об'єктами бібліотечної, архівної, музейної справи, тобто. специфіку документів, що функціонують в інформаційних центрах, бібліотеках, архівах, музеях та інших документно-комунікаційних структурах. Крім того, предметом спеціального документознавства може бути вивчення специфіки різних процесів документно-комунікаційної діяльності (документування, діловодство, фондознавство тощо).
Предметом приватного документознавства виступають окремі види та різновиди документа. Звідси як приватно-наукових документознавчих дисциплін представлені: книго-, патенто-, картознавство тощо.
Таким чином, спеціальне та приватне документознавство є специфічним проявом загального. У сукупності із загальним особливе документознавство утворює єдине документознавство.
1.3 Взаємозв'язок документознавства з іншими науками
Сучасний етап характеризується активізацією вивчення документа усіма науками, де він виступає основним чи однією з об'єктів дослідження. Об'єднання зусиль цих наук створює інтегративний напрямок розвитку знань про документ. В результаті це призвело до формування теорії документа та документної діяльності, становлення документознавства як метанауки для всіх наук документно-комунікативного циклу.
Документознавство як інтегративна наукова дисципліна тісно пов'язане з діловодством, книго-, бібліотекою-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою та ін. При ширшому підході до складу документознавства входить історичне джерело- та музеєзнавство, семіотика, текстологія та інші науки.
Документознавство пов'язані з історичної наукою. Поява тих чи інших документів, а про системи документації, безпосередньо з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури тощо. З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, своєю чергою, надають певний вплив ті чи інші боку у суспільному розвиткові.
Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однією з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику і техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру та властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи у джерелознавстві зазвичай виділяються у самостійний розділ.
Чим вище рівень узагальнення в теоретичних засадах до трактування поняття «документ», тим більшим буде коло галузей знань, що входять до документознавства. Посилення зв'язків між галузями знань, які вивчають різні носії інформації, є корисним.
Особливо тісний зв'язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко-, книго-, а також архівознавством. Сюди входить інформатика, особливо та її частина, яка вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп'ютерної техніки на дискретних носіях. Спільним для них і те, що ці дисципліни оперують документами як об'єктами, створеними спеціально для зберігання та передачі інформації.
З книгознавством документознавство зближують інформаційна, соціальна сутність об'єктів дослідження – документа та книги; багато в чому однакові цілі та функції; папір як загальний матеріальний носій; лист як однаковий спосіб передачі. Причому з розвитком комп'ютерних технологій відбувається подальше зближення документа та книги, які однаково можуть бути представлені в електронному варіанті.
За цілями та об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднує загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення. Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, оскільки чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів із зберігання та використання документних багатств.
Документознавство взаємопов'язане з правознавством, насамперед із його галузями як конституційне, цивільне, адміністративне, трудове, підприємницьке право. У документознавстві широко використовуються досягнення правової науки: надання юридичної сили документам, правові способи введення в дію, класифікація правових актів тощо. Одним із об'єктів вивчення у документознавстві є система організаційно-правової документації. Юристи у своїй повсякденній діяльності що неспроможні уникнути знання основ документознавства, документаційного забезпечення управління. Криміналісти досліджують природу документів, прийоми, способи навмисного спотворення документованої інформації тощо з метою розкриття та розслідування підробок.
Документознавство пов'язане із економічними науками. Оптимізація діяльності служб документаційного забезпечення управління неможлива без визначення їхньої економічної ефективності, без всебічного аналізу використання фінансових та матеріальних ресурсів на створення та обробку документів, без складання відповідних методик, нормативів трудовитрат тощо. До систем документації, досліджуваних документознавством, входять такі спеціальні системи, безпосередньо які відбивають економічну сферу життя і діяльності суспільства, як бухгалтерська, звітно-статистична, техніко-економічна, зовнішньоторговельна, банківська, фінансова.
Традиційно міцними є взаємозв'язок та взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення та функції управління та його організація. У свою чергу раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищенню її ефективності. Поява та успішний розвиток нової наукової дисципліни - інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських та документознавчих проблем, оскільки більшість управлінської інформації фіксується у документах.
Документознавство зазнає впливу таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління, ділового спілкування. У документознавстві досить широко використовуються досягнення прикладної лінгвістики насамперед з метою уніфікації текстів документів, стандартизації мовних одиниць, а також у процесі редагування службових документів.
Особливий зв'язок існує між документознавством та науками про інформацію. Стрімке нарощування інформаційних ресурсів, бурхливий розвиток комп'ютерних технологій та активне теоретичне осмислення інформаційних процесів не просто вплинули на характер та зміст документознавчих досліджень, а й призвели до вбудовування документознавства у цикл наук про соціальну інформацію. В результаті документознавство виявилося найтіснішим чином пов'язане з такими науковими дисциплінами, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка та програмування, інформаційна безпека та захист інформації тощо.
Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, що має цілком певні фізичні властивості. Крім того, створення, писк, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі, у тому числі з використанням складної оргтехніки.
Окремі властивості, сторони, ознаки, функції документа можуть входити складовою до інших наукових дисциплін документально-комунікаційного циклу, які вивчають особливості тих груп документів, із якими має справу відповідна науці сфера практичної діяльності. Вивчення документа у його цілісності (єдності) є лише документоведения. Ця обставина відрізняє документознавство з інших наукових дисциплін, в об'єкт яких документ входить якимось своїм виглядом, компонентом, властивістю, ознакою - як його складова частина.
Таким чином, окремі види документів та документно-комунікаційної діяльності мають суттєву специфіку, яка становить предмет вивчення приватно-наукових документознавчих дисциплін. Зокрема, предметом книгознавства як приватно-наукової дисципліни є книга та книжкова справа, патентознавства – патент та патентна справа. Зв'язок документознавства з інформатикою є особливо відчутним у тій частині, яка вивчає наукові джерела інформації. Архівознавство вивчає документи, що несуть ретроспективну інформацію, переважно, на паперовому носії; музеєзнавство – речові (речові) документи, пам'ятки матеріальної культури; книгознавство – книги (видання), текстові документи; діловодство - документи, що у процесі управління, діловодства; бібліотекознавство – документи широкого соціального призначення (тиражовані); бібліографознавство – вторинні документи тощо.
Тобто. у приватно-наукових дисциплінах питання, пов'язані з документом, розглядаються не спеціально, а лише тією мірою, якою вони мають місце у тій чи іншій сфері документно-комунікаційної діяльності.
Таким чином, документознавство - узагальнююча наукова дисципліна щодо інших дисциплін документознавчого циклу. Проте це означає, що вона " поглинає " дисципліни, пов'язані з певними галузями документно-комунікаційної діяльності. Документознавство як і будь-яка методисципліна - самообмежує за своїм характером: воно охоплює об'єкти вивчення в головних, визначальних рисах, параметрах, якостях, тенденціях, залишаючи безліч інших суто специфічних проблем на частку приватних наукових дисциплін. Збагачуючи спеціальні та приватні дисципліни розробкою кардинальних теоретико-методологічних проблем, інтегративна наука підвищує творчий потенціал цих дисциплін, збагачує їхню методологію. Взаємозв'язок, інтеграція та диференціація наукових дисциплін – одна з умов успішного розвитку кожної з них.
Тісна взаємозв'язок документознавства з різними теоретичними і прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила методи документознавчих досліджень, тобто. методи, прийоми на вирішення конкретних наукових завдань. Ці методи поділяються на загальнонаукові та спеціальні. До загальнонаукових відносяться ті з них, якими користуються всі або більшість наук: системний метод; метод моделювання; функціональний метод; аналіз; синтез; порівняння; класифікація; узагальнення; сходження від абстрактного до конкретного та ін.
Деякі з перерахованих методів, у свою чергу, можуть класифікуватися. Зокрема, моделювання поділяється на дескриптивне, графічне, математичне тощо. Причому більшість із цих різновидів застосовується і в документознавстві.
З загальнонауковими тісно пов'язані спеціальні методи. Однак сфера їх застосування набагато вже й обмежена, як правило, однією або декількома, тісно пов'язаними між собою науками. До спеціальних методів у документознавстві належать: методи уніфікації та стандартизації документів; метод формулярного аналізу; метод одноразовості у документуванні та діловодних операціях; метод експертизи цінності документів.
4 Джерела у документознавстві
Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть бути практично будь-які документи, системи документації та комплекси документів. На їх основі можна отримати певне уявлення про рівень роботи з документами, способи документування, про діловодну культуру тієї чи іншої епохи. Однак головну роль відіграють все ж таки ті документи, в яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи і т.д., що регламентують і регулюють різні напрями, способи та форми роботи з документами. Це насамперед законодавчі та правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою щодо теоретичних досліджень, удосконалення практики документаційного забезпечення управління та визначення основних тенденцій розвитку документаційних процесів.
Оскільки документознавство виростало з практичних потреб роботи з документами, настільки важливу роль у його розвитку, особливо спочатку, грали традиції та звичаї. Потім, у міру осмислення та узагальнення, ці звичаї та традиції стали закріплюватись у різних законах, нормативних актах. Відповідно і джерела, що дозволяють простежити, насамперед, історію становлення документознавства, можна розділити на великі групи:
документи, що вийшли безпосередньо з діловодної практики та містять стихійно сформовані норми та правила, що відображають традиції діловодства;
різного роду правові акти, які протягом кількох століть законодавчо регламентували роботу з документами.
До першої групи джерел, у яких акумульований багатий досвід, традиції, звичаї російського діловодства, відносяться, зокрема, що видавалися до 1917 р. численні збірки зразків документів (так звані «письменники»). Широке поширення нашій країні вони отримали 18-19 ст. Їхніми попередниками були «формулярники» (перша третина 16 ст.). Зокрема формулярники московської митрополичої кафедри. На сьогодні відомо більше 100 таких збірок.
У «письменниках» регламентувалися склад, форма та зміст документів. Дуже примітні вже самі їхні назви. Так, однією з перших ще 1765 р. виникло «Настанова як складати і писати всякі листи до різних осіб». Через два десятиліття був виданий «Письмовник, що містить різні листи, прохання, записки у справі, контракти, атестати, схвалення, розписки, перепустки та письмовий вигляд кріпакам, наказ старості, форму купецьких асигнацій, квитанції, розписки, листи посилальні (» Санкт-Петербург, 1788). «Письмовники» нерідко сягали значних обсягів. Наприклад, що у фондах Наукової бібліотеки Томського держуніверситету «Посібник для складання ділових паперів. Зразки та форми, довідкові відомості» В.Максимова (Москва, 1913) містить понад 2000 сторінок.
До іншої групи відносяться джерела, що є законодавчо закріпленими правилами і нормами роботи з документами. Їхня поява відзначено вже з середини 17 століття, але вирішальний крок був зроблений Петром I, який утвердив у 1720 р. «Генеральний регламент». У цьому документі докладно було розписано структуру та діловодну діяльність канцелярій, питання реєстрації документів, обов'язки співробітників тощо.
До важливих джерел відносяться також різноманітні в петровські часи «генеральні формуляри» - зразки документів; «Установа управління губерній», видане 1775 р. Катериною II; "Загальна установа міністерств", що з'явилося в 1811 р., і багато інших законодавчих актів, що регламентували вітчизняне діловодство на різних рівнях державного управління.
Значний інтерес становлять документознавчі джерела періоду революції та громадянської війни (1917-1922 рр.). Вони мали свою специфіку, хоча в основі роботи з документами, особливо на території Білої Росії, лежали тоді головним чином законодавчі акти та традиції дореволюційного діловодства.
Багато джерел залишив по собі радянський період російської історії. Вже в перші місяці після приходу до влади більшовиків було підписано декрет Раднаркому «Про порядок затвердження та опублікування законів», прийнято ухвалу «Про форму бланків державних установ». Ці та інші подібні документи згодом увійшли до навчального посібника «Збірник законодавчих актів з діловодства (1917-1970)» (Москва, 1973). Найважливішими джерелами останніх десятиліть існування радянської влади стали «Основні положення Єдиної державної системи діловодства» (1973), затверджена 1988 р. «Державна система документаційного забезпечення управління», загальносоюзні класифікатори, уніфіковані системи документації тощо.
Нині у Російської Федерації є досить велика нормативно-методична база документаційного забезпечення управління, яка водночас є і найважливішим джерелом на дослідження документознавчих проблем. Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління – це сукупність законів, нормативних правових актів, методичних документів, державних стандартів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у поточній діяльності організації, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штатну чисельність , технічне забезпечення та деякі інші аспекти. До її складу входять:
правові акти, що видаються вищими органами державної влади та управління;
правові акти, що видаються федеральними органами виконавчої: міністерствами, комітетами, відомствами як загальногалузевого, і відомчого характеру;
правові акти, що видаються органами законодавчої та виконавчої влади суб'єктів РФ та їх територіальних утворень, що регламентують питання діловодства;
правові акти нормативного та інструктивного характеру, а також методичні документи щодо документаційного забезпечення управління, що видаються керівництвом підприємств та організацій.
Документування інформації (створення документів) складає основі правил, встановлюваних органами різних рівнів управління. Нормативну базу, що регламентує підготовку та оформлення документів, становлять правові акти, повністю присвячені цим питанням, а також окремі положення нормативних актів, що мають ширшу сферу дії (наприклад, з питань інформатизації, законотворчості, діяльності комерційних структур, побудови систем діловодства тощо) .).
Нормативними актами Російської Федерації та суб'єктів Російської Федерації затверджено основні правила документування інформації, вимоги до окремих видів документації, багато форм управлінських документів. Документи, що використовуються в конкретних управлінських ситуаціях, створюються відповідно до затверджених зразків - типових і зразкових форм або, якщо такі форми не прийняті, на основі правил оформлення документів. Вимоги до оформлення документів можуть мати універсальний характер або відноситися тільки до окремих видів документів, їх форм, бланків, реквізитів.
ГЛАВА 2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНА БАЗА, РЕГЛАМЕНТУЮЧА РОБОТУ З ДОКУМЕНТАМИ В СУЧАСНИХ УМОВАХ
1 Стандартизація як процес встановлення одноманітності у створенні та оформленні документів
Основні напрямки вирішення проблем, пов'язаних із переробкою величезних обсягів інформації:
) прагнення призвести до одноманітності носії інформації та порядок розміщення на них інформації;
) прискорення процесів обробки та передачі інформації;
) мінімізація витрат на пошук та зберігання даних.
Перший напрямок реалізується шляхом стандартизації та уніфікації носіїв інформації та їх елементів, а другий та третій – шляхом удосконалення процесів та розвитку засобів обробки та передачі інформації (рис. 2.1). Звичайно, уніфікація та стандартизація носіїв інформації та процедур їх обробки також сприяють прискоренню їх обробки, пошуку, забезпеченню безпеки.
Єдина державна система діловодства (ЄГСД) - комплекс основних положень, що визначають та регламентують організацію документальних процесів на підприємствах, в організаціях та установах. На основі ЄДСД розроблено нормативний документ-Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЄДСДОУ).
Стандартизація - це процес встановлення та застосування стандартів, під якими розуміється «зразок, зразок, модель, що приймаються за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації та затверджується компетентним органом». У Росії її діяльність зі стандартизації координується Комітетом Російської Федерації зі стандартизації, метрології і сертифікації (нині комітет входить у складі Міністерства промисловості та торгівлі РФ). Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості виробу (документу).
Стандартизація – складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація та уніфікація. З одного боку, це методи стандартизації, які можуть здійснюватися як самостійні види роботи. У документознавстві типізація використовується створення типових форм документів і типових текстів, т. е. зразків чи еталонів, основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються надалі тексти аналогічного змісту. Типова форма- затверджена певним компетентним органом державної влади форма документа, що використовується для збору та подання будь-яких даних у найрізноманітніших сферах управлінської діяльності.
2 Уніфікована система документації
Система документації - сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимогдо їх оформлення (ГОСТ Р ІСО 15489-1-2007). Система документації складається в процесі реалізації в органах влади та управління, в установах, організаціях та підприємствах тієї чи іншої управлінської функції; склад документів, що до неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад, планування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують за галузями діяльності та крім типових систем документації виділяють також системи документації з охорони здоров'я, освіти (загальної та спеціальної), нотаріальні, судові та ін.
Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогами і має містити інформацію, необхідну управління у певній сфері діяльності.
Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, що забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних документів щодо їх розробки, ведення та застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів та систем документації є міністерства (відомства), які здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності.
Особливість документів за особовим складом – їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ з особового складу можна розглядати як документ розпорядчої дії, що підтверджує наявність юридичного фактувиникнення (зміни, припинення та ін.) трудового договору. Проте цей наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, що є підставою для створення інших облікових документів. Оскільки єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, будь-коли існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Главархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади та управління, друга - в організаціях будівництва та промисловості. На сьогоднішній день ця історично сформована особливість зберігається: частина установ та організацій веде облік особового складу у текстових формах документів, а інша – у табличних. Тому працівник кадрової службиповинен знати чинні вимоги до оформлення кадрових документівта вміти використовувати їх у практичній діяльності.
Уніфікація - це скорочення невиправданого різноманіття різновидів документів, приведення їх до одноманітності форм, структури, мовних конструкцій, операцій із складання, обробці, обліку, хранению. Уніфікація – це встановлення максимально одноманітного набору реквізитів, формату паперу та фіксації реквізитів на папері.
УСД - це сукупність взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних матеріалів щодо їх розробки та застосування.
Одночасно розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, які забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в УСД.
Нині діють такі уніфіковані системи управлінської документації:
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації: документація щодо створення, реорганізації, ліквідації підприємства, організації; документація з приватизації державних та муніципальних підприємств, організацій; документація щодо розпорядчої діяльності організації; документація щодо організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства; документація з оперативно-інформаційного регулювання діяльності підприємства, організації; документація щодо прийому на роботу; документація щодо переведення на іншу роботу; документація зі звільнення з роботи; документація щодо оформлення відпусток; документація щодо оформлення заохочень; документація з оформлення дисциплінарних стягнень.
Уніфікована система банківської документації:
платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;
документація щодо кредитних операцій банків;
документація з контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових ресурсів;
документація щодо операцій банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;
вихідна документація банків;
документація щодо депозитарних операцій банків;
платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки – внутрішньобанківські форми документів;
документація з емісійно-касових та бюджетних операцій банків - внутрішньобанківські форми документів;
документація з контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових пільг (на споживання) – внутрішньобанківські форми документів;
вихідна документація банків – внутрішньобанківські форми документів;
документація з грошовому обігу- внутрішньобанківські форми документів;
документація за кредитними операціями банків – внутрішньобанківські форми документів;
бухгалтерська документація – внутрішньобанківські форми документів.
Уніфікована система фінансової облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установта організацій:
фінансова документація;
звітна бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій.
Уніфікована система звітно-статистичної документації:
документація зі статистики національних рахунків та економічних балансів;
документація зі статистики науково-технічного потенціалу та інноваційного прогресу;
документація зі статистики праці;
документація зі статистики матеріальних ресурсів;
документація зі статистики фінансів;
документація із соціальної статистики;
документація зі статистики промисловості;
документація зі статистики сільського господарства та заготівель сільськогосподарської продукції;
документація зі статистики капітального будівництва;
документація зі статистики зовнішньоекономічних зв'язків;
документація, але статистика споживчого ринку та його інфраструктура;
документація зі статистики транспорту та зв'язку;
документація зі статистики спостереження та реєстрації зміни цін та тарифів.
Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
звітна бухгалтерська документація;
регістри бухгалтерського обліку;
первинна облікова документація.
Уніфікована система документації праці:
документація за станом ринку праці;
документація з трудовим відносинам;
документація щодо підвищення кваліфікації працівників органів праці;
документація з охорони праці;
документація щодо мінімальних споживчих бюджетів;
документація за зверненнями до органів праці.
Уніфікована система документації пенсійного фонду Російської Федерації:
документація з обліку та розподілу коштів;
документація щодо планово-економічної діяльності;
документація щодо контрольно-перевірочної діяльності.
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації:
оперативно-комерційна документація;
товаросупровідна документація;
розрахункова зовнішньоторговельна документація;
документація, що оформляється при ввезенні (вивезенні) товару;
транспортна зовнішньоторговельна документація;
експедиторська зовнішньоторговельна документація.
Розробка УСД ведеться відповідними міністерствами та відомствами.
При створенні документів необхідно дотримуватися принципів стандартизації та уніфікації.
Отже, метою стандартизації та уніфікації документів є раціоналізація процесів підготовки, виконання, пошуку документів, скорочення документопотоків та створення оптимальних умов для машинної обробки інформації, підвищення рівня управління підприємством, організацією. Стандартизація та уніфікація управлінських документів дозволяють домогтися одноманітності у структурі та обробці інформації. Стандартизація та уніфікація сприяють також виробленню прогресивних методів роботи з документами.
ВИСНОВОК
Документознавство відноситься до циклу наук про суспільство, з багатьма з яких перебуває у тісному взаємозв'язку та взаємодії. Ця взаємодія проявляється у різних формах і відбувається на різних рівнях, насамперед на рівні об'єкта та предмета дослідження, понятійного апарату, методів дослідження.
Документознавство найтіснішим чином пов'язане з історичною наукою. Як зазначалося, об'єктом документознавства є у історичному розвитку. Поява тих чи інших документів, а про системи документації, безпосередньо з еволюцією суспільства, з певними її етапами. Тому функціонування документів та систем документації, складання комплексів документів неможливо зрозуміти без знання соціально-економічної, політичної історії, історії культури тощо.
З іншого боку, сама форма документа характеризується відносною самостійністю, наявністю власних закономірностей розвитку, які, своєю чергою, надають певний вплив ті чи інші боку у суспільному розвиткові. Тому вивчення минулого передбачає і знання генези документних форм.
Документознавство об'єктивно сприяє формуванню джерельної бази історичних досліджень й у своїй якості тісно примикає до джерелознавства - однієї з найважливіших галузей історичної науки, що досліджує теорію, методику і техніку історичних джерел. Джерелознавці також вивчають форму документа, структуру та властивості документованої інформації в їхньому історичному розвитку. Діловодні документи у джерелознавстві зазвичай виділяються у самостійний розділ.
На підставі близькості з джерелознавством документознавство зазвичай відносять до класу історичних наук, включаючи його до складу так званих допоміжних та спеціальних історичних дисциплін, які розглядаються як субдисципліни джерелознавства. При цьому ряд авторів (А.І.Гуковський, С.М.Каштанов, Б.Г.Литвак, О.М.Медушевська, В.В.Фарсобін та ін.) фактично розміщують документознавство всередині дипломатики – допоміжної історичної дисципліни, що вивчає документи правового порядку. Інші дослідники, навпаки, пропонують розширити коло проблем документознавства, включивши до складу таких допоміжні історичні дисципліни, як дипломатика, палеографія, метрологія, генеалогія. Причому і ті, й інші здебільшого фактично ставлять знак рівності між документознавством та діловодством.
Однак, незважаючи на тісний зв'язок документознавства з джерелознавством, між ними є суттєві відмінності, що спостерігаються: в об'єкті дослідження (джерелознавство вивчає, крім письмових документальних джерел, також інші види та форми історичних джерел, зокрема, речові);
з метою дослідження (джерелознавство вивчає документ з метою вироблення методів отримання необхідної інформації);
у хронології (джерелознавство вивчає документи виключно в ретроспективному середовищі, а документознавство - також в оперативному та перспективному середовищі).
Остання відмінність взагалі не дозволяє, на наш погляд, відносити документознавство до історичних дисциплін, як це роблять багато авторів, оскільки історична наука обмежена вивченням лише минулого людського суспільства.
Слід також зазначити, що останнім часом виявилася тенденція до того, щоб саме джерелознавство вивести за межі виключно історичної науки та розглядати як інтегруючу дисципліну в системі гуманітарних наук, як елемент історичної антропології, етнології, соціології, тобто. всього гуманітарного знання. Внаслідок такого підходу закономірно виникає комплексна проблема феномену документа і, як наслідок, завдання розвитку нової дисципліни – феноменології документа.
За цілями та об'єктом вивчення документознавство тісно пов'язане з архівознавством. Їх поєднують загальне завдання - формування ефективного інформаційного середовища, єдиний об'єкт дослідження - документ, а також єдність способів організації, зберігання, пошуку інформації, вироблення принципів документоутворення.
Водночас документознавство та архівознавство вивчають документ із двох протилежних сторін: архівознавство – з боку інформаційної цінності документа як історичного джерела з упором на комплекси документів, а не на окремі документи. Документознавство вивчає свій об'єкт з боку інформаційної та оперативної цінності як носій інформації, що функціонує насамперед у сучасному соціальному середовищі.
Документознавство безпосередньо впливає на розвиток архівознавства, оскільки чим якісніше документи, створені в діловодстві, тим успішнішою буде робота архівів із зберігання та використання документних багатств.
Традиційно міцними є взаємозв'язок та взаємодія між документознавством і теорією управління, менеджментом, оскільки в документах знаходять безпосереднє відображення та функції управління та його організація. У зв'язку з цим В.С.Мінгалевим навіть сформульовано «найзагальніший закон документознавства», суть якого полягає у «відповідності змісту документації функцій управління». У свою чергу, раціональна організація роботи з документами сприяє вдосконаленню управлінської діяльності, підвищення її ефективності, оскільки практично всі працівники управлінського апарату зайняті роботою з документами, витрачаючи для цього, за деякими даними, не менше 60% робочого часу.
Поява та успішний розвиток останніми роками нової наукової дисципліни – інформаційного менеджменту ще сильніше зблизило дослідження управлінських та документознавчих проблем, оскільки більша частина інформації фіксується у документах. Більше того, деякі автори (М.В.Ларін) у перспективі прогнозують об'єднання служб документаційного забезпечення управління та інформаційного менеджменту.
Документознавство зазнає також впливу таких прикладних дисциплін як соціологія управління, психологія управління та ділового спілкування.
Для вирішення деяких своїх проблем документознавство широко використовує досягнення в галузі технічних та природничих наук, оскільки документ є матеріальним об'єктом, носієм інформації, що має цілком певні фізичні властивості. Крім того, створення, пошук, зберігання документів пов'язані із засобами документування та передачі інформації, у тому числі з використанням складної сучасної оргтехніки.
Тісний зв'язок документознавства з різними теоретичними і прикладними науковими дисциплінами багато в чому зумовила методи документознавчих досліджень, тобто. методи, прийоми на вирішення конкретних наукових завдань.
документознавство, стандартизація наука
Список джерел та літератури
1ДЖЕРЕЛА
1.Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації та захист інформації» від 20.02.95 р. № 24-ФЗ // Відомості Верховної Ради України. – 1995. – № 8. – Ст. 609. – С. 1213.
2.Федеральний Закон «Про електронний цифровий підпис». Прийнятий Державною Думою 13 грудня 2001 року // російська газета. 2002. 12 січня.
3.ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Держстандарт Росії, 2003.
4.ДСТУ ISO 22310 - 2009. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Інформація та документація. Посібник для розробників стандартів, які встановлюють вимоги до управління документами. - М: Стандартінформ, 2010.
2ЛІТЕРАТУРА
1.Бєлов, А.Н., Бєлов, В.М. Кореспонденція та діловодство. Навчальний посібник. – М.: Статистика, 2009. – 548 с.
2.Діловодство (Організація та технології документаційного забезпечення управління): Підручник/Кузнєцова Т.В., Санкіна Л.В., Бикова Т.А. та ін.; За ред. Т.В.Кузнєцової. М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2011. – 284 с.
3.Документи та діловодство / Под ред. Т.В. Кузнєцової, М.Т. Лихачова, А.Л. Райхцаума та А.В. Соколова. – М.: Академія, 2009. – 188 с.
4.Долинська, В.М., Скрипкін, А.П. Документаційне забезпечення діяльності організації. Навчальний посібник. – Азов: АІЕУ, 2008. – 320 с.
5.Замицкова, О. І. Діловодство: Навчальний посібник. /О.І.Замицкова. – Ростов н/Д: Фенікс, 2011. – 346 с.
6.Кудряєв, В.А. Організація роботи із документами. – М.: ІНФРА-М, 2010. – 512 с.
7.Кудряєв, В. А. Організація діяльності служби діловодства / В. А. Кудряєв // Діловодство. – 2009. – № 3. – С. 65-68.
8.Кузнєцов, С. Л. Автоматизація роботи з документами. Нова техніка для офісу / С.Л.Кузнєцов // Діловодство. – 2009. – № 1. – С. 53-56.
9.Кузнєцов, С. Л. Новини автоматизації діловодства / С. Л. Кузнєцов // Діловодство. – 2009. – № 4. – С. 31-35.
10.Лукіна, Л. Організація діловодства та документообігу ДНЗ: методичні рекомендації / Л. Лукіна. – М.: Сфера ТЦ, 2009. – 218 с.
11.Сологуб, О.П. Діловодство: складання, редагування та обробка документів: Навчальний посібник / О.П.Сологуб. – М.: Омега-Л, 2009. – 254 с.
12.Максимович, Г. Ю., Берестова, В. І. Роль документознавця на початкових етапах розробки автоматизованої інформаційної системи/Г.Ю.Максимович, В.І.Берестова // Діловодство. – 2008. – № 2. – С. 67-70.
13.Москова, П. Дорогою до електронного документообігу /П.Московая// Діловодство. – 2009. – N 4. – С. 65-66.
14.Москова, П. Електронний документообіг - правильне рішення / П.Москова // Діловодство. – 2008. – N 6. – С. 50-51.
15.Назаренко, О.Б. Як вибрати довідково-правову систему /О.Б.Назаренко//Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2009. – № 2. – С. 23-28.
16.Сокова, А. Н. Перспективи розвитку правил оформлення управлінських документів / А. Н. Сокова // Діловодство. – 2009. – N 2. – С. 4-7.
17.Співак, В.А. Діловодство / В.А. Співак. – СПб.: Пітер, 2011. – 512 с.
18.Тихонов, В.І., Юшин, І.Ф. Електронні архівита електронний документообіг / В.І.Тихонов, І.Ф.Юшин // Вітчизняні архіви. – 2010. – № 2. – С. 19-20.
19.Управлінська документація / Под ред. Т.В. Кузнєцової та В.І. Лосєва. – СПб.: Пітер, 2008. – 484 с.
20.Янкова, В.Ф. Регламентація ДОП відповідно до ГОСТ Р ИСО 22310 - 2009 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Інформація та документація. Керівництво для розробників стандартів, що встановлюють вимоги до управління документами »/ В. Ф. Янкова // Довідник секретаря та офіс-менеджера. – 2010. – № 6. – С.5-10.
Репетиторство
Потрібна допомога з вивчення якоїсь теми?
Наші фахівці проконсультують або нададуть репетиторські послуги з цікавої для вас тематики.
Надішліть заявкуіз зазначенням теми прямо зараз, щоб дізнатися про можливість отримання консультації.