Поняття "уніфікована система документації". Розробка уніфікованих систем документації – новий етап уніфікації та стандартизації документів. Характеристика уніфікованих систем документації. Державні стандарти на уніфіковані системи. Досвід міжнародної стандартизації документів.
Основним напрямом удосконалення роботи з документами є уніфікація та стандартизація.
Результатом роботи з уніфікації та стандартизації документів можуть бути як стандартина окремі документи (наприклад, звіт про науково-дослідну роботу) або на окремі види продукції (наприклад, обкладинка справ тривалих термінів зберігання), і на уніфіковані системи документації.
Уніфікована система документації(УСД) - це система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності (ГОСТ Р 51141-98).
Уніфікація документів провадиться з метоюскорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності документів, типізації їх форм, встановлення одноманітних вимог до оформлення документів, створюваних при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження трудових, тимчасових та матеріальних витрат на підготовку та обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, створюваних у різних галузяхдіяльності.
Уніфіковані системи документації поділяються на 3 категорії:
1) загальноросійські – ОКУД;
2) галузеві (відомчі) - податкової документації ІФНС;
3) організацій та підприємств – табель та альбом уніфікованих форм документів.
Табель уніфікованих форм документів– це перелік дозволених для застосування уніфікованих форм документів. Він розробляється з метою скорочення кількості застосовуваних в організації форм документів та впорядкування технології їх підготовки та застосування, а також дає можливість швидкого пошуку необхідних форм документів.
p align="justify"> Основним документом загальноросійської уніфікованої системи документації є ОКУД від 30.12.1993 № 299 - класифікатор охоплює уніфіковані системи документації та форми документів, дозволені до застосування в народному господарстві. ОКУД включає найменування цифр форм документів та коду документа з 8 цифр (клас форм, н-р, ОРД; підклас форм – документи про прийом на роботу; реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу + контрольне число).
В даний час розроблені та діють наступні 9 УСД:
уніфікована система організаційно-розпорядчої документації; 02
уніфікована система первинної облікової документації; 03
уніфікована система банківської документації; 04
уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установта організацій; 05
уніфікована система звітно-статистичної документації; 06
уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств; 07
уніфікована система документації з праці; 08
уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації; 09
уніфікована система зовнішньоторговельної документації. 10
На кожну уніфіковану систему документації розроблено державний стандарт. Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства),здійснюють координацію у тій чи іншій галузі діяльності. Так, Міністерство фінансів РФ є відповідальним за бухгалтерську документацію, Росархів РФ – за організаційно-розпорядчі документи.
Цими ж міністерствами та відомствами затверджуються уніфіковані форми документів, що входять до УСД.
Уніфікована форма документа (УФД) - це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності завдань і розміщених у порядку на носії інформації.
Реквізит документа - це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа, наприклад, підпис, друк, текст тощо.
Набір реквізитів офіційного письмового документа, що розташовані у певній послідовності, називається формуляром документа.
Для кожного виду документа (наказу, акту, листа тощо) характерний свій набір реквізитів. Проте уніфікація документіву кожній системіздійснювалася шляхом побудови формуляра-зразкадокументів для конкретної системи документації та встановлення на його основі оптимального складу реквізитів для даної системи документації, окремих видівдокументів, конкретного документа тощо. Формуляр-зразокдокумента є «модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити».
Таким чином, у кожній уніфікованій системі є формуляр-зразок, з урахуванням якого розробляються єдині форми документів, єдині вимоги до оформлення реквізитів документів. В УСД також мають бути розроблені уніфіковані форми документів, що застосовуються у цій системі.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) є системою документації, що застосовується у будь-якій організації, установі, підприємстві.
Застосування УСОРД регламентується ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
ГОСТ поширюється на організаційно-розпорядчі документи, передбачені УСОРД (далі - документи), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи, які фіксують вирішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності :
федеральних органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державну національну мову, органів місцевого самоврядування;
підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми виду діяльності.
Цей стандарт встановлює:
склад реквізитів;
вимоги до оформлення реквізитів;
вимоги до бланків та оформлення документів;
вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання бланків із відтворенням Державного герба Російської Федерації, гербів суб'єктів Російської Федерації.
Міжнародна стандартизація– це сукупність міжнародних організацій із стандартизації та продуктів їх діяльності – стандартів, рекомендацій, технічних звітів та іншої науково-технічної продукції. Таких організацій три: Міжнародна організація стандартизації – ІСО (ISO), Міжнародна електротехнічна комісія – МЕК (IEC), міжнародний союз електрозв'язку – МСЕ (ITU).
Міжнародна організація зі стандартизації – найбільша та авторитетна з вищеназваних. Міжнародна організація зі стандартизації створена у 1946м. 25 національними організаціями зі стандартизації. Фактично її робота розпочалася з 1947р.. Двічі представник Держстандарту обирався головою організації ISO (ISO) – Internanional Standard Organization.
ISO визначає свої завдання таким чином: сприяння розвитку стандартизації та суміжних видів діяльності у світі з метою забезпечення міжнародного обміну товарами та послугами. А також розвитку співробітництва в інтелектуальній, науково-технічній та економічній галузях. В останні роки ISO приділяє багато уваги стандартизації систем якості. Практичним результатом зусиль діяльності цієї організації є розробка та видання міжнародних стандартів. При розробці ІСО враховує очікування всіх зацікавлених сторін – виробника продукції (послуг), споживачів, урядових кіл, науково-технічних та громадських організацій.
В російської системістандартизації знайшли застосування близько половини міжнародних стандартів ISO.
Міжнародні стандарти ISO не мають статусу обов'язкових для всіх країн-учасниць. Будь-яка країна світу має право застосовувати або не застосовувати їх. У Росії її прийнято такий порядок запровадження міжнародних стандартів:
пряме застосування міжнародного стандарту без включення додаткових вимог;
використання автентичного тексту міжнародного стандартуз додатковими вимогами, що відбивають потреби народного господарства.
Вступ
Найбільш ефективним способомстворення раціональних норм документування є уніфікація та стандартизація документів.
Уніфікація у документознавстві розглядається як скорочення вихідної кількості форм документів та приведення їх до одноманітних правил оформлення.
Стандартизація - це процес встановлення та застосування стандартів, під якими розуміється “зразок, зразок, модель, прийняті за вихідні для зіставлення з ними інших подібних об'єктів. Стандарт як нормативно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, вимог до об'єкта стандартизації та затверджується компетентним органом” (ГОСТ 6.10.1-88). У Росії її діяльність зі стандартизації координується Комітетом Російської Федерації зі стандартизації, метрології і сертифікації (нині комітет входить у складі Міністерства промисловості та торгівлі РФ). Застосування стандартів сприяє поліпшенню якості виробу (документу).
Стандартизація – складний процес, до складу якого входять такі елементи, як типізація та уніфікація. З одного боку, це методи стандартизації, які можуть здійснюватися як самостійні види роботи. У документознавстві типізація використовується створення типових форм документів і типових текстів, т. е. зразків чи еталонів, основі яких створюються конкретні документи. Типовий текст - це текст-зразок, на основі якого створюються надалі тексти аналогічного змісту. Типова форма – затверджена певним компетентним органом державної владиформа документа, що використовується для збирання та представлення будь-яких даних у найрізноманітніших сферах управлінської діяльності.
У документознавстві уніфікація та стандартизація розглядаються як процес встановлення одноманітності у процесах створення та оформлення документів. Проте між цими двома поняттями не можна встановити знак рівності. Стандартизація документів – найвищий ступінь їх уніфікації, доведення її результатів до рівня обов'язкової правової норми.
Вимоги стандарту мають обов'язковий характер у межах його поширення. Тому уніфікація зазвичай проводиться як попередній етапстандартизації, але можливо і самостійним видомдіяльності. Результатом роботи з уніфікації та стандартизації документів можуть бути стандарти як на окремі документи (наприклад, звіт про науково-дослідну роботу, на обкладинку справ постійного зберігання), на окремі види продукції (наприклад, формати паперу), так і на уніфіковані системи документації. Стандартизація – закріплення результатів уніфікації у нормативно-технічних документах – стандартах. Стандартизація може проводитись на державному рівні, на галузевому рівніта на рівні підприємства.
Система документації - сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог щодо їх оформлення (ГОСТ Р 51141-98). Система документації складається в процесі реалізації в органах влади та управління, в установах, організаціях та підприємствах тієї чи іншої управлінської функції; склад документів, що до неї входять, призначений для документування певних видів діяльності, наприклад, планування, фінансування, обліку. Системи документації класифікують за галузями діяльності та крім типових систем документації виділяють також системи документації з охорони здоров'я, освіти (загальної та спеціальної), нотаріальні, судові та ін.
Глава 1. Призначення та склад уніфікованої системи документації
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.
Безпосередні розробники конкретних форм документів та систем документації - міністерства (відомства), які здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності. Ними ж затверджуються уніфіковані форми документів. Так, міністерство фінансів відповідає за бухгалтерські документи, міністерство охорони здоров'я РФ - за медичні, Державний комітетРФ за статистикою - за форми первинної облікової та статистичної документації, Росархів РФ - за систему організаційно-розпорядчої документації.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їхньої комп'ютерної обробки. Вони є обов'язковими для застосування у всіх установах, організаціях та на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.
Таким чином, уніфіковані системи документації - це приведений до максимально можливої одноманітності форми документів, об'єднані в основні загальноуправлінські функціональні системи та призначені для використання всіма організаціями, незалежно від рівня управління та форми власності, що застосовують як традиційні, так і змішані, з використанням комп'ютерних технологій, методи опрацювання документної інформації.
Уніфіковані системи управлінської документаціїрозробляються на основі:
Єдиноманіття побудови форм документів;
Регламентації змісту документів, що входять до кожної системи;
Винятки з документів даних, що дублюються, домагаючись одноразовості введення інформації в процесі вирішення управлінського завдання;
Скорочення кількості традиційно включаються до них даних, які використовуються під час вирішення конкретних управлінських завдань;
Єдності застосовуваної термінології та умовних позначень, домагаючись сумісності показників як на різних рівнях управління, а й у різних системах документації на основі єдності алгоритмів формування документів та показників у них;
Визначення сукупності реквізитів та показників для кожного виду документа та створення єдиних моделей їх побудови, орієнтованих на комп'ютерну обробку, але придатних і до сприйняття людиною;
Встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації та конкретизованих у разі наявності специфічних особливостей.
До теперішнього часу на загальноуправлінському рівні уніфіковано було понад три з половиною тисячі (3500) форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених 1993 р. до Загальноросійського класифікатора управлінської документації (ОКУД). Кожен із документів отримав кодове позначення, що визначає його приналежність до однієї із систем документації та місце у цій системі. Код форми підтверджує саме його право існування і відповідність затвердженому зразком-эталону.
Обов'язкові до застосування такі загальноросійські уніфіковані системи управлінської документації, що включають комплекси документів, згруповані за завданнями.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:
- документація щодо створення організації, підприємства;
- документація щодо реорганізації організації, підприємства;
- документація щодо ліквідації організації, підприємства;
- документація з приватизації державних та муніципальних організацій, підприємств;
- документація з розпорядчої діяльностіорганізації, підприємства;
- документація щодо організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;
- документація з оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;
- документація з кадрів.
Розділ 2.Характеристикауніфікованої системи документації
Уніфікована система документації (УСД) створюється за єдиними правилами і вимогами і має містити інформацію, необхідну управління у певній сфері діяльності.
Зазвичай вона складається з одного-двох державних стандартів, сукупності взаємопов'язаних загальноросійських уніфікованих форм, що забезпечують документоване представлення даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних документівз їхньої розробки, ведення та застосування. Безпосередніми розробниками конкретних форм документів та систем документації є міністерства (відомства), які здійснюють координацію тієї чи іншої галузі діяльності.
Особливість документів за особовим складом – їх одночасна уніфікація у складі двох уніфікованих систем документації: організаційно-розпорядчої та первинної облікової. Наказ з особового складу можна розглядати як документ розпорядчої дії, що підтверджує наявність юридичного фактувиникнення (зміни, припинення та ін) трудового договору. Проте цей наказ реєструє факт виникнення (розірвання) трудових правовідносин, і в цьому випадку він є первинним обліковим документом, що є підставою для створення інших облікових документів.
Оскільки єдиного відомства, яке координувало б кадрову діяльність, будь-коли існувало, то відомство, яке здійснює уніфікацію організаційно-розпорядчої документації (Главархів), підготувало систему документації з особового складу, а органи статистики - форми документів з обліку особового складу. Перша система використовувалася в органах влади та управління, друга - в організаціях будівництва та промисловості.
На сьогоднішній день ця історично сформована особливість зберігається: частина установ та організацій веде облік особового складу у текстових формах документів, а інша – у табличних. Тому працівник кадрової служби повинен знати чинні вимоги до оформлення кадрових документівта вміти використовувати їх у практичній діяльності.
Порядок оформлення документів, що входять до системи організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків та текстів визначено ГОСТом Р 6.30-97. За вимогами, закладеними у цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переведення, звільнення та ін., а також протоколи, листи, доповідні та пояснювальні записки.
Крім державного стандарту, до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації входить альбом уніфікованих форм документів, створений у розвиток вимог стандарту та містить конкретні форми документів (структура та штатна чисельність, штатний розклад, графік відпусток та ін.). Альбом містить приклади оформлення всіх кадрових документів, а для складних та об'ємних документів (положення, посадова інструкція) - не тільки склад та розташування обов'язкових реквізитів, а й обов'язкову структуру тексту.
НИИстатинформ Держкомстату Росії розроблено альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, що включає 6 форм з обліку особового складу та 7 форм з обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці, у тому числі форми наказів (розпоряджень) про прикмети, переведення, звільнення.
Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях (утв. постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 № 162, з ізм. І доп.) встановлює значення трудової книжкияк основного документа про трудової діяльностіпрацівника, закріплює порядок її оформлення, видачі, обліку та ведення, правила видачі вкладиша та дубліката трудової книжки. Інструкція відноситься до тих нормативним актам, які повною мірою регламентують порядок отримання та ведення трудової книжки, та є незамінним довідковим посібникому діяльності спеціаліста кадрової служби.
У практичній роботі зі створення та оформлення документів все більшого значення набуває кодування техніко-економічної та соціальної інформації.
Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів дозволяє кодувати анкетно-біографічні дані про працівників, відомості про освіту, посаду та ін Класифікатор призначений для вирішення завдань, пов'язаних: з оцінкою чисельності робітників і службовців; обліком складу та розподілом кадрів за категоріями персоналу, рівнем кваліфікації, ступенем механізації та умовами праці; забезпеченням зайнятості; організацією заробітної плати робітників та службовців, нарахуванням пенсій; визначенням додаткової потреби у кадрах та інших. Класифікатор використовується під час заповнення низки облікових форм (наприклад, Т-2), які у діяльності кадрової служби.
Тим же цілям служить Загальноросійський класифікатор спеціальностей освіти (ОКСО).
Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД) є основою для кодування документів в інформаційно-пошукових системах. ОКУД призначений для вирішення завдань реєстрації уніфікованих форм документів, їх обліку, скорочення застосовуваних форм документів, а також для контролю за складом документів і виключення дублювання уніфікованих форм. Об'єктами класифікації в ОКУД є уніфіковані форми дев'яти діючих нині уніфікованих систем документації, у тому числі організаційно-розпорядчої, первинно-облікової документації та документації праці, що використовуються для документування кадрової діяльності.
До останніх відносяться документи щодо прийому, перекладу, звільнення працівників, оформлення відпусток, заохочень та стягнень. Код ОКУД повинен проставлятися на кожній уніфікованій формі. Знову розроблювані форми підлягають реєстрації шляхом включення до ОКУД.
У складі уніфікованих систем документації є елементи дублювання. Наприклад, наказ про прийом на роботу віднесено до організаційно-розпорядчої документації та в ОКУД має код 0281151, а форма Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийом на роботу" відноситься до системи первинної облікової документації (код 0301006).
До нормативних документів відносяться і Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування та обліку кадрів. Трудовитрати працівників кадрових служб, пов'язані з підготовкою та обробкою кадрової документації, впливають на штатну чисельність кадрових служб. З допомогою нормативів можна обґрунтувати необхідну чисельність працівників кадрових служб, оскільки сумарна трудомісткість виконуваних робіт - одне з складових частинформули розрахунку штатної чисельності, включеної до Укрупнених нормативів. Але основне значення цього документа – регламентація складу кадрових документів, а також послідовності виконуваних операцій:
при оформленні документів при прийомі на роботу та звільнення робітників та службовців;
оформлення та обліку трудових книжок;
оформлення документів з обліку руху кадрів;
складанні статистичної звітності з обліку особового складу;
складання довідок, розроблення планів та виконання інших робіт;
роботі з табельного обліку;
роботі бюро перепусток;
роботі військово-облікового столу.
Висновок
Уніфікація документів полягає у встановленні одноманітності складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій та завдань.
Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісностірізних систем документації за однойменними та суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
Робота з уніфікації включає: розробку УСД, що здійснюється міністерствами та відомствами, відповідальними за відповідні системи документації; використання міжгалузевих (міжвідомчих) УСД у республіканських та галузевих УСД: використання розроблених ОКТЕІ; ведення УСД та ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їх подальший розвиток; розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не увійшли до УСД, а також їх державну реєстрацію; розробку галузевих класифікаторів техніко- економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.
Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію робіт та контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД та ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація щодо впровадження та ведення УСД та ОКТЕІ у галузі.
Уніфікацію та стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один із факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів – це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів одноманітності на основі встановлення раціональної кількості їх форм та типізація їх побудови.
Вона застосовується не лише до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.
Основними засадами уніфікації документів є:
1) Уніфікація від загального до часткового. Полягає у побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації та встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа тощо;
2) Одноманітність форм документів та правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретизації документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій та умовних скорочень;
3) Комплексність уніфікації. Під час її проведення повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини та параметри технічних засобів;
4) Інформативність. Означає включення до документів лише тих реквізитів, які необхідні для вирішення конкретних завдань, для пошуку та підтвердження юридичної силидокумента;
5) Скорочення кількості видів документів. Досягається з допомогою вдосконалення методів управління, наприклад, у бік повсюдного застосування оргтехніки; стабільність вимог до документів (встановлені державними та галузевими стандартами);
6) Поєднання з діючими системами класифікації та кодування техніко-економічної інформації; економічність. Досягається за рахунок обґрунтованого включеннядокументів у систему документації, широкого застосування бланків, раціонального компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів.
Список використаних джерел та літератури
I. Джерела
- ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Видавництво стандартів, 2003.
- Державна системадокументаційного забезпечення управління: Основні положення: Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення. - М.: Видавництво стандартів, 1991.
- ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М: Видавництво стандартів, 1998.
- Загальноросійський класифікатор управлінської документації. Затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 N 299. - М: Держстандарт, 1993.
ІІ.Література
- Андрєєва, В.І. Діловодство. Навч. посібник/В.І. Андрєєва. Вид. 6-те, перероб. та дод. - М: ЗАТ "Бізнес-школа "Інтел-Синтез", 2000 - 187 с.
- Басаков М.І. Діловодство (документаційне забезпечення управління): Навчальний посібник. – М.: ІКЦ «Маркетинг», 2003 – 336 с. ГОСТ Р 6.30-03 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М., 2003
В результаті багаторічних зусиль з удосконалення документації було уніфіковано понад 35000 форм планових, облікових, фінансових та інших документів, зведених у Загальноросійський класифікатор управлінської документації(ЗКУД).
Кожен із документів отримав кодове позначення, яке визначається приналежністю до однієї з уніфікованих систем документації та місцем документа всередині цієї системи. Це кодове позначення підтверджує саме його право існування та відповідність затвердженому для обов'язкового застосування зразком-эталону.
Коди форм по ОКУД проставляються у верхній частині документа, однак точного єдиного місця для всіх форм не визначено: оскільки у листі код форми традиційно вказується після адресних даних над індексом.
Уніфіковані системи управлінської документації розроблені на основі:
Ø одноманітності побудови форм документів; регламентації змісту документів, що входять до кожної системи; виключення з документів даних, що дублюються, а також традиційно включаються в них даних, але не використовуються при вирішенні конкретних завдань, з метою одноразовості введення інформації в процесі вирішення управлінського завдання;
Ø єдності застосовуваної термінології та умовних позначень з метою сумісності показників при переході з одного рівня управління на інший та від однієї системи до іншої на основі уніфікації алгоритмів формування показників та документів;
визначення сукупності реквізитів та показників для кожного виду документів та створення єдиних моделей побудови сукупності їх видів, придатних як до машинної обробки, так і для сприйняття їх людиною;
Ø встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних для всіх систем документації та конкретизованих у випадках наявності специфічних особливостей.
Уніфіковані системи документації(УСД) - сукупність форм документів, створених за єдиними правилами та вимогами, що функціонують у певній сфері діяльності(Управління, фінанси тощо). УСД необхіднідля скорочення обсягів документів та зниження витрат на складання та обробку документів
ü уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД);
ü уніфікована система первинної облікової документації (УСПУД);
ü уніфікована система банківської документації (УСБД);
ü уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій (УСФУОБД);
ü уніфікована система звітно-статистичної документації (УСОСД);
ü уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств (УСВОБД);
ü уніфікована система документації праці (УСДТ);
ü уніфікована система документації Пенсійного фонду РФ (УСДПФ РФ)
ü уніфікована система зовнішньоторговельної документації (УСВД)
Уніфікована система документації(УСД) - це система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Розробка уніфікованих систем документації пов'язані з автоматизацією процесів управління, процедур створення, оформлення, передачі документів. До складу уніфікованої системи документації входять один-два державні стандарти, на основі яких розробляються уніфіковані форми документів, а також інструктивні та методичні матеріали щодо їх впровадження та застосування.
Результатом роботи з уніфікації документів можуть бути:
Ø загальноросійські уніфіковані форми;
Ø галузеві уніфіковані форми;
уніфіковані форми документів підприємства.
В даний час у Росії відповідно до Постанови Держстандарту № 299 від 30.12.93 розроблені такі уніфіковані системи управлінської документації, що включають комплекси документів:
На кожну уніфіковану систему документації розроблено державний стандарт . Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства), які здійснюють координацію у тій чи іншій галузі діяльності. Так, Міністерство фінансів РФ є відповідальним за бухгалтерську документацію, Росархів РФ – за організаційно-розпорядчі документи. Цими ж міністерствами та відомствами затверджуються уніфіковані форми документів, що входять до уніфікованої системи документації (УСД).
Уніфікована форма документу(УФД) - це сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності завдань і розміщених у порядку на носії інформації.
Реквізит документа - це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа, наприклад, підпис, друк, текст і т.д.
Набір реквізитів офіційного письмового документа, розміщених у певній послідовності, називається формуляром документа .
Всі уніфіковані системи включають комплекси зразків бланків конкретних документів, оновлюваних у міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення та застосування цих документів . Майже всі уніфіковані форми документів пристосовані до двох варіантів використання як зразки:
· Для створення комп'ютерних шаблонів;
· Створення бланків на папері для їх швидкого рукописного заповнення.
Застосування документів, що увійшли до УСД, в принципі, обов'язково, відповідальність за це повинні нести як керівники міністерств та відомств , так і керівники об'єднань, організацій та підприємств . Державний наглядза дотриманням вимог УСД у держсекторі покладено на органи стандартизації та метрології, а в недержавному секторі – на місцеві органивиконавчої влади.
На кожну уніфіковану систему розроблено національний стандарт. Розробниками УСД є відповідні міністерства (відомства), які здійснюють координацію у тій чи іншій галузі діяльності: Міністерство фінансів РФ – за бухгалтерську документацію, Росархів РФ – за організаційно-розпорядчу документацію.
Цими ж міністерствами та відомствами затверджуються уніфіковані форми документів, що входять до УСД. Вони розробляють та затверджують уніфіковані форми документів, обов'язково враховуючи можливість їхньої комп'ютерної обробки.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів є обов'язковими для застосування у всіх установах, організаціях та підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.
Контрольні питання
1. Які основні цілі уніфікації документів?
2. Що враховується під час проведення уніфікації документів?
3. Що розуміємо під системою документації?
4. Які бувають системи документації?
5. У чому особливість УСОРД?
6. Що таке стандарт і які види стандартів застосовуються нашій країні?
7. Що входить до комплексу нормативних документів зі стандартизації?
8. Хто розробляє та затверджує нормативні документи зі стандартизації та хто здійснює контроль та нагляд за дотриманням їх вимог?
9. Що являє собою УСД і які УСД, що діють у нашій країні, ви знаєте?
10. Що розуміємо під реквізитом документа?
12. Яким нормативним документомрегламентується застосування УСОРД?
Сукупність документів, взаємозалежних за ознаками проходження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, називається системою документації.
УСД- Система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Метою створення УСД є визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-економічних та соціальних показників у них.
Основними завданнями створення УСД є:
1) встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження та реєстрації уніфікованих форм документів;
2) упорядкування інформаційних потоків у народному господарстві, забезпечення взаємодії автоматизованих системобробки даних на основі широкого застосування сучасних засобівзв'язку, обчислювальної та організаційної техніки;
3) виключення форм документів, що дають можливість збору, передачі та обробки інформації, що не викликається дійсними потребами управління, скорочення кількості документів.
Згідно Загальноросійському класифікаторууправлінської документації ОК 011-93 (утв. Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 № 299) нині діє дев'ять уніфікованих систем документації:
I. уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
ІІ. уніфікована система первинної облікової документації;
ІІІ. уніфікована система банківської документації;
IV. уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій;
V. уніфікована система звітно-статистичної документації;
VI. уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
VII. уніфікована система документації з праці;
VIII. уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;
IX. уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
(I-II)Під рухом кадрів фахівці розуміють:
· прийом на роботу;
· Переведення на іншу роботу;
· Звільнення;
· Надання відпусток;
· Відрядження.
До складу кадрової документації входять такі документи:
1) трудовий договір (договор);
2) наказ (розпорядження) про прийом працювати (форма № Т-1, Т-1а);
3) особиста картка (форма № Т-2, Т-2ГС);
4) штатний розклад (форма № Т-3);
5) облікова картка науковця (форма № Т-4);
6) наказ (розпорядження) про переведення в іншу роботу (форма № Т-5, Т-5а);
7) наказ (розпорядження) щодо надання відпустки (форма № Т-6, Т-6а);
8) графіки відпусток (форма № Т-7);
9) наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма № Т-8, Т-8а);
10) наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження (форма №Т-9, Т-9а);
11) посвідчення про відрядження(Форма №Т-10);
12) службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання (форма №Т-10а);
13) табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12);
14) табель обліку використання робочого дня (форма № Т-13);
15) особисті заяви працівників підприємства;
16) доповідні записки та акти.
Уніфікація -скорочення невиправданого різноманіття різновидів документів, приведення їх до одноманітності форм, структури, мовних конструкцій, операцій із складання, обробці, обліку, хранению. Уніфікація – це встановлення максимально одноманітного набору реквізитів, формату паперу та фіксації реквізитів на папері.
З метою скорочення кількості застосовуваних у діяльності установ, організацій та підприємств документів, типізації їх форми, зниження трудових, тимчасових та матеріальних витрат на їх підготовку та обробку, а також з метою досягнення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних у народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів та створення уніфікованих систем документації (УСД).
ІІІ. Уніфікована система банківської документації:
· Платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки;
· Документація з контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових ресурсів;
· Документація по операціях банків, пов'язана з міжнародними розрахунками;
· Вихідна документація банків;
· Документація по депозитарних операціях банків;
· Платіжна документація за безготівковими розрахунками через банки - внутрішньобанківські форми документів;
· Документація по емісійно-касових та бюджетних операціях банків - внутрішньобанківські форми документів;
· Документація з контролю за витрачанням коштів на оплату праці та виплати соціально-трудових пільг - внутрішньобанківські форми документів;
· Документація по грошовому обігу;
· Документація по кредитних операціях банків;
· Бухгалтерська документація.
IV. Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій:
· Фінансова документація;
· Звітна бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій.
V. Уніфікована система звітно-статистичної документації:
· Документація зі статистики національних рахунків та економічних балансів;
· Документація зі статистики науково-технічного потенціалу та інноваційного прогресу;
· Документація зі статистики праці;
· Документація зі статистики матеріальних ресурсів;
· Документація зі статистики фінансів;
· Документація із соціальної статистики;
· Документація зі статистики промисловості;
· Документація зі статистики сільського господарства та заготівель сільськогосподарської продукції;
· Документація за статистикою капітального будівництва;
· Документація зі статистики зовнішньоекономічних зв'язків;
· Документація зі статистики споживчого ринку та його інфраструктури;
· Документація зі статистики транспорту та зв'язку;
· Документація зі статистики спостереження та реєстрації зміни цін і тарифів.
Лекція від 24.11.2016
VI. Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
· Звітна бухгалтерська документація;
· Регістри бухгалтерського обліку;
· Первинна облікова документація.
VII. Уніфікована система документації праці:
· Документація за станом ринку праці;
· Документація по трудовим відносинам;
· Документація з підвищення кваліфікації працівників органів праці;
· Документація з охорони праці;
· Документація по мінімальним споживчим бюджетам;
· Документація за зверненнями до органів праці.
VIII.Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації:
· Документація з обліку та розподілу коштів;
· Документація з планово-економічної діяльності;
· Документація з контрольно-перевірочної діяльності.
Подібна інформація.
Система документації - сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиним вимогам щодо їх оформлення.
Основним напрямом удосконалення документів є їхня уніфікація та стандартизація.
З метою скорочення кількості документів, що застосовуються в управлінській діяльності, з метою типізації їх форм, зниження трудових та матеріальних витрат на їх підготовку та оформлення, з метою досягнення однаковості інформаційних баз проводяться роботи з уніфікації документів, створення уніфікованих систем документації (УСД).
В основі створення уніфікованих систем документації лежить однаковість складу та форми управлінських документів:
уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
Уніфікована система банківської документації;
Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій;
Уніфікована система звітно-статистичної документації;
Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
Уніфікована система документації праці;
Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
Формою юридичного закріплення уніфікації документів є стандартизація службових документів.
Стандартизація в галузі документознавства означає встановлення загальнодержавних форм та вимог до документів, обов'язкових для використання усіма організаціями. Застосування стандартів підвищує культуру сучасної управлінської діяльності.
Уніфікація та стандартизація службових документів створює можливість складання типових (трафаретних) текстів для документів, що містять ідентичну та повторювану інформацію.
12. Етапи та методи уніфікації управлінських документів. Основні форми подання уніфікованих текстів: текстовий, трафаретний, таблиця, анкета
текстом офіційного документа називається інформація, зафіксована будь-яким типом листи або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації.
Головна мета уніфікації текстів полягає у вдосконаленні управлінської документації, у прискоренні прийняття оптимальних управлінських рішень, отже у підвищенні загалом ефективності всього процесу управління.
Уніфікація текстів дозволяє:
1. Вирішувати завдання упорядкування складу документів організації, що фіксують виконання однотипних функцій.
2. Зменшувати витрати на створення документів. Зокрема, встановлено, що час на складання та редагування уніфікованого тексту скорочується у 3-5 разів. Таким чином, підвищується продуктивність праці, оперативність робіт у сфері управління, попереджається можливість пропуску необхідних елементів інформації.
3. Заощаджувати час та зусилля, необхідні для читання, знайомства з документом, оскільки в уніфікованому тексті автор документа може відразу ж виділити ключову інформацію. За деякими даними, уніфікований текст сприймається майже значно інтенсивніше, ніж неуніфікований.
4. Уніфіковані шаблони текстів документів легко використовувати у комп'ютерних автоматизованих системах діловодства.
Існує ряд передумов, необхідних для уніфікації текстів документів:
Ø насамперед, це велика кількістьоднотипних виробничих
та управлінських операцій. Справа в тому, що процес управління полягає
Ø з однотипних функцій, документування яких супроводжується появою множини однотипних документів. В свою чергу, подібного родудокументи породжують стійкі мовні конструкції, що повторюються. У результаті кількість мовних засобів управлінських документів обмежена (дві третини слів та висловів у них повторюються);
Ø лексика управлінських документів залежить від законодавчих та
нормативних актів органів влади та управління та пов'язана з необхідністю перенесення до документів точних юридичних формулювань;
Ø офіційні, службові документи насичені спеціальною термінологією;
Ø їм характерна нейтральність лексики;
нарешті, тексти окремих груп документів мають однотипну структуру.
Уніфікація текстів полягає у встановленні єдиної форми мовного вираження, що найбільш точно передає зміст управлінських ситуацій, що регулярно повторюються, або дій.
Основним методомуніфікації текстів службових документів є виділення постійної та змінної інформації. Постійною інформацією є інформація, що повторюється у всіх документах, створюваних в аналогічних управлінських ситуаціях, змінною інформацією є інформація, що дозволяє відрізняти повторювані управлінські ситуації одну від іншої.
Постійна інформація фіксується в уніфікованій формі документа, становлячи постійну, повторювану частину тексту. В уніфікованій формі документа має бути передбачене вільне місце для запису зміною, нової інформації.
Щоб можна було відокремити постійну інформацію від змінної, необхідно мати хоча б кілька документів одного різновиду та одного призначення, створених в аналогічних управлінських ситуаціях.
Тільки аналіз конкретних документів дає підставу для поділу інформації на постійну та змінну.
Метод уніфікації тестів має два різновиди – уніфікацію змісту та формальну уніфікацію.
Виділяються такі види уніфікації та стандартизації тексту службових документів:
1. стандартизація мовних одиниць, законодавче закріплення їх у
ГОСТах (діловиробні терміни, галузеві терміни, найменування об'єктів, виробів, лексичні та графічні скорочення);
2. розробка єдиних форм представлення текстів документів (наприклад, уніфіковані тексти з постійною інформацією на бланку документа);
3. формалізація мовних засобів (тобто. обмеження використання елементів природної мови рахунок вживання штучних мовних
засобів: кодів, умовних позначень, графічних елементів та ін.). Пов'язано це насамперед із використанням комп'ютерних технологій;
4. рубрикація, тобто. членування тексту деякі складові частини і графічне відділення їх друг від друга. Найпростішою рубрикою є абзац. Залежно від обсягу, тематики, призначення тексту, рубрикація може ускладнюватися. Зокрема тексти складних документів поділяються на розділи, параграфи, пункти, підпункти, що нумеруються арабськими цифрами. Номери найбільших частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу використовуються дві цифри, на третій - три і т.д.
Наприклад:
2.2.2. і т.д.
Уніфікований текст документа може бути представлений в уніфікованій формі документа у вигляді трафарету, анкети або таблиці. Визначальним у виборі форми представлення тексту є характер інформації, що міститься у тексті документа.
Типові тексти.
Управлінська діяльність включає чимало типових ситуацій, що часто повторюються, при документуванні яких у різних організаціях створюються документи з однаковим змістом. Тому стала вельми поширеною у практиці отримали уніфіковані тексти документів – типові.
Типові тексти зазвичай розробляються для багатосторінкових документів, що включають єдині формимовного висловлювання, які пройшли тривалу апробацію практично і тому найточніше передають зміст певних дійабо ситуацій, наприклад, для положень, інструкцій, правил, регламентів тощо.
Більшість тексту є типовою в таких документах, як посадова інструкція, положення про структурному підрозділіорганізації, правила внутрішнього трудового порядку.
Типові частини тексту можуть включатися навіть у такі документи, які є індивідуальними. Наприклад, у трудовому договорі, що укладається з працівником при вступі його на роботу, крім індивідуальних відомостей та умов міститься чимало типової інформації, яка вноситься до інших трудові договорищо дозволяє розробляти типові формицих документів.
Трафаретні тексти
Трафаретні тексти створюються для невеликих за обсягом документів, що багаторазово складаються протягом календарного рокуабо періодично рік у рік. Трафаретні тексти рекомендується створювати груп документів з ідентичними діями. У закладах трафаретні тексти документів оформлюються як збірника.
Трафарет– це стандартний аркуш паперу, на який поліграфічним способом нанесено постійну інформацію та залишено місце для змінної інформації.
Текст-трафарет- Форма подання тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для внесення змінної інформації, що характеризує конкретну управлінську ситуацію.
Трафарети визначають склад інформації документів, її послідовність та закріплюють стійкі словесні формулювання.
У тексті-трафареті зберігається граматична структура тексту, це граматично зв'язний текст, побудований за нормами ділового письмового мовлення.
Форма подання уніфікованого тексту як трафарету вбирається тоді, коли основним змістом документа є інформація про управлінські дії. У вигляді трафарету розробляються уніфіковані тексти наказів, розпоряджень, вказівок, протоколів, актів, договорів, контрактів, угод, доповідних та службових записок, листів, довідок та ін. Текст-трафарет може містити підказки у вигляді підрядкових пояснень про характер інформації, яку слід вносити в прогалини.
Зміст документів визначається складом та значенням показників та реквізитів, які до нього входять. З одного боку, показники та реквізити можуть бути різними, що не виключає можливості пред'явлення до них загальних вимог. З іншого боку, велика кількість показників і реквізитів навіть у різних документівбуває однаковими. Трафаретні документи значно скорочують час на складання документів, оскільки увага виконавця обмежена лише запровадженням змінної конкретної частини інформації, місце якої визначено. Фактично він заповнює вже складений документ, що виключає стадію чернетки.
Схематично методика розробки трафаретних текстів зводиться до наступного:
Ø виявлення типових управлінських завдань;
Ø збір інформації, необхідної та формованої у процесі вирішення управлінських завдань;
складання проекту уніфікованого тексту документа, що відображає виявлену типову ситуацію;
узгодження проекту з фахівцями, які складають документи або працюють з ними (при цьому особливу увагуслід звертати на вживання професійних термінів);
Ø остаточне редагування проекту та оформлення відповідно до вимог ГОСТів.
У комп'ютерних програмах, призначених для набору та оформлення текстів (текстових редакторах), типові (трафаретні) форми документів називаються «template» та перекладаються словом «шаблон», прикладом трафаретного документа є будь-який бланк організації.
Таблиця
Найбільш короткою та наочною формою викладу інформації в документі є таблиці.
У таблицю, як правило, включаються відомості про декілька об'єктів, що характеризуються за різними ознаками.
Таблиця– перелік відомостей, числових даних наведених у певну систему та рознесених за графами.
У таблиці стала інформація представлена найменуванням ознак, якими описується кілька об'єктів, записаних у крайній лівої графі таблиці – боковині. Змінна інформація таблиці записується в осередки, утворені перерахуванням горизонтальних і вертикальних рядків і граф.
Форма таблиці, як правило, застосовується при викладі цифрової інформації у звітно-статистичних, бухгалтерських, банківських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
Таблиці нумерують. Нумерація таблиць проводиться так: якщо таблиця в тексті не одна, вона повинна бути позначена «Таблиця 1».
Таблиці можуть бути різного ступеня складності, заголовки граф таблиці можуть містити кілька рівнів числення, тобто включати підзаголовки.
Заголовки таблиці мають бути короткими, чіткими. Головки таблиці рекомендується відокремлювати від решти жирної межею. Заголовки граф і рядків пишуться з великої літери, підзаголовки, якщо вони не мають самостійного значення, з малої. Підзаголовки граф та рядків граматично мають бути узгоджені із заголовками. Крапка як розділовий знак при оформленні таблиць не ставиться. Винятком є випадок із написанням скорочених слів.
Допускається перенесення таблиці з великою кількістю рядків іншу сторінку. Щоб не переносити на нову сторінку заголовку, що займає багато місця, графи таблиці нумерують і на кожну наступну сторінку переноситься тільки рядок з номерами граф. Над наступною частиною у разі пишуть слова «Продовження таблиці…», «Закінчення таблиці…». Не допускається вводити в таблицю графу номер по порядку. У разі потреби нумерувати рядки їх порядкові номериставлять перед заголовками рядків, у боковині, а після цифри, що позначає номер рядка, ставиться крапка.
Числові значення показників, наведені у графах, проставляються лише на рівні останнього рядка найменування показників. Словесна характеристика показників, на відміну від цифрової, має починатися лише на рівні першого рядка найменування показника. За відсутності даних у відповідних графах обов'язково проставляється прочерк.
Слова, що повторюються, у заголовках рядків, якщо таблиця не розділена горизонтальними лініями, можуть замінюватися лапками. Цифри, що повторюються, і позначення в графах таблиці лапками не замінюються.
За наявності невеликого за обсягом цифрового матеріалу, який недоцільно оформляти таблицею, його дають як виведення. У висновку, на відміну від таблиці, колонки мають бути розділені не лініями, а крапками. Наприклад:
«При підвісці низьковольтних проводів на переходах та по рівній трасі без переходів застосовувати до норм коефіцієнти:
витрати праці та заробітня плата.......... …………………………………. 1,8
машини та матеріали.................................... …………………………… …….. 2,0».
4. Анкета
Анкета- Форма представлення тексту, в якому дається характеристика одного об'єкта за певними ознаками. Змістовна частина документа як анкети має постійну і змінну інформацію. Постійна інформація - найменування ознак, змінна – їхні показники. Анкета зазвичай містить такі варіанти викладу інформації:
Ø питання та місця у відповідь для відповідей;
Ø питання та варіанти відповідей для вибору;
Ø місця у відповідь для інформації, що вноситься анкетованим додатково на його розсуд.
У тексті-анкеті постійна інформація виражається іменником у називному відмінку або словосполученням, опорним словом, яким є іменник у називному відмінку. Змінна інформація може записуватися також словосполученням з іменником у називному відмінку, дієсловом (має, не має тощо), чисельним (частіше в цифровій формі) або словами «так», «ні».
Анкетна форма змістовної частини документа особливо й у кадрової документації й у документації маркетингових служб, вивчають, наприклад, споживчий попит продукції, що випускається даним підприємством.
Таблиці з інформацією текстового характеру складаються безпосередньо в текстовому редакторі MS Word. Якщо ж таблиці містять змінні цифрові величини і потрібно перерахунок цифрових даних, використовується програма - електронні таблиці MS Excel або база даних MS Access. Дані з цих програм імпортуються в MS Word із збереженням зв'язків з відповідною вихідною програмою, що дає змогу оновлювати та редагувати вставлені в документ дані. Оформлення таблиці регламентує ГОСТ Р-1.5-92.
13. Правила оформлення машинописного тексту. Особливості уніфікації текстів документів з урахуванням застосування автоматизованих систем
З метою економного розміщення реквізитів щодо один одного та їх складових частин (рядків) між собою рекомендуються наступні поєднання міжрядкових інтервалів залежно від формату документа:
* Тексти документів, що готуються до видання друкарським способом, друкуються через два інтервали.
** У дужках наведено значення інтервалів, які допускаються поряд із основними. Інтервали, зазначені першими, - краще.
ГОСТ Р 6.30-2003 базується на підготовці документів за допомогою друкувальних пристроїв та засобів обчислювальної техніки.
Крок листа (розмір друкованого знака) та міжрядковий інтервал встановлені ГОСТ 6.10.5-87, у міліметрах: 2,6 – крок листа; 4,25 – міжрядковий інтервал.
Для чіткого визначення початків друку того чи іншого реквізиту рекомендуються 8 положень друкуючого пристрою, що обчислюються кількістю друкованих знаків (ударів клавіші), починаючи від лівого поля формуляра.
Від 0-го положення (межа лівого поля) друкують значну кількість реквізитів листа: дату вихідного документа; посилання на індекс вхідного документа; заголовок до тексту; текст (якщо складається з одного абзацу); найменування посади у реквізиті «підпис»; гриф візування; прізвище виконавця та номер його телефону; позначку про виконання документа та направлення його у справу.
Від 1-го положення (5 знаків від межі лівого поля) друкують початок абзаців у тексті; позначку про наявність програми.
Від 2-го положення (16 знаків від межі лівого поля) друкують індекс вихідного документа; дату в реквізиті «посилання на індекс та дату вхідного документа».
Від 3-го положення табулятора (24 знаки від межі лівого поля) друкують розшифровку підпису виконавця про реквізит «Відмітка про виконання документа та направлення його у справу».
Від 4-го положення (32 знаки від межі лівого поля) друкують номер сторінки в багатосторінкових документах, реквізит "Адресат", ідентифікатор електронної копії документа.
Від 5-го положення (48 знаків від межі лівого поля) друкують розшифровку підпису у реквізиті «підпис».
З 6-го положення (56 знаків від межі лівого поля) друкують слово «копія».
При складанні листа з використанням персонального комп'ютера можуть не співпадати з розмірами друкованих знаків, що використовувалися в машинках. У зв'язку з цим п'ять стандартних положень із семи слід вважати орієнтирами при оформленні документа. Нульове та перше положення залишаються обов'язковими.
При розміщенні багаторядкових реквізитів у межах виділеної формуляром площі слід використовувати рядки повної довжини. Початок кожного нового рядка має бути вирівняно по вертикалі.
Довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) -28 друкованих знаків. Як виняток, якщо, зокрема, заголовок до тексту (реквізит 18, с. 32) поздовжнього бланка перевищує 150 знаків, його рядок допускається продовжувати до межі правого поля або переносити на наступний рядок.
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 не обумовлює види шрифтів, якими слід користуватися при підготовці тексту документів за допомогою персонального комп'ютера. Основні вимоги до шрифтів зводиться до того, щоб вони добре читалися.
Правила листа текстового матеріалу
Тексти документів, що готуються до видання друкарським методам, друкують через два міжрядкові інтервали. Машинописна сторінка складається з 28-30 рядків.
Допускається лист через один інтервал. У цьому випадку між абзацами робиться два інтервали. При друкуванні через один інтервал машинописна сторінка складається з 53 – 58 рядків.
При друкуванні через півтора інтервали машинописна сторінка складається з
38 рядків.
Робочий рядок стандартної машинописної сторінки складається із 64 ударів.
Перший рядок кожного абзацу друкують, відступивши п'ять ударів від межі лівого поля.
Нумерація сторінок починається із другої. Номер сторінки проставляють посередині верхнього поля аркуша. Від верхнього зрізу паперу до номера сторінки два інтервали, від номера сторінки до тексту теж два інтервали.
Номер сторінки встановлюється лише однією цифрою без будь-яких додаткових знаків.
відривати один рядок тексту або слово від попереднього абзацу;
Ø починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на іншій сторінці;
Ø починати в кінці рядка слово з перенесенням, краще перенести це слово на нову сторінку.
Текст може поділятися на складові: глави, пункти, підпункти. Кожна складова частина повинна мати номер. Нумерація провадиться арабськими цифрами. Номер кожної складової частини повинен включати всі номери відповідних складових частин більш високих ступенів поділу.