Процес управління характерний різноманітністю і повторюваністю робочих ситуацій і дій з їх вирішення. Звідси велика, часто невиправдана, різноманітність документів та необхідність їх уніфікації та стандартизації.
Суть уніфікації зводиться до скорочення та попередження невиправданого різноманіття документів, приведення до одноманітності їх форм, структури, мовних конструкцій та операцій з обробки, обліку та зберігання. Донедавна, наприклад, у поштовому зверненні в Росії налічувалося близько 20 типорозмірів конвертів, що відрізняються за габаритними розмірами, місцями розташування «вікон» для вказівки адреси та інших ознак. Зараз кількість типорозмірів помітно скоротилася, проте не настільки, щоб відмовитися від ручної обробки кореспонденції та перейти на автоматизоване сортування її за поштовими індексами.
Будь-який документ функціонує у створенні разом із іншими документами, створюють у сукупності документні освіти певного призначення (управлінські, бухгалтерські, звітно-статистичні, із соціального забезпечення та інших.). Подібні сукупності взаємозалежних документів називають системою документації. Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами та вимогами та застосовується у певній галузі діяльності, називають уніфікованою системою документації (УСД). Уніфікація документів забезпечує зниження трудомісткості обробки документів, досягнення їхньої інформаційної сумісності, ефективніше використання обчислювальної техніки.
Розробку УСД, у порядку, встановленому Урядом РФ, здійснюють федеральні структури управління відповідно до свого галузевого призначення. УСД одного призначення (наприклад, уніфіковані системи управлінської документації) зводяться до нормативного документа, званий Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД). Інші уніфіковані системи документації об'єднуються у галузеві класифікатори. Усі класифікатори уніфікованих систем документації входять до складу і є частинами Єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації, що охоплює уніфіковані системи документації та відповідні форми документів, дозволені до застосування у народному господарстві РФ.
Що стосується управлінської документації, яка нас цікавить насамперед, то згідно з Загальноросійським класифікатором ОК 011-93 в даний час в країні діють наступні УСД:
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (код 0200000);
Уніфікована система первинної облікової документації (код 0300000);
Уніфікована система банківської документації (код 0400000);
Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ та організацій (код 0500000);
Уніфікована система звітно-статистичної документації (код 0600000);
Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації (код 0700000);
Уніфікована система документації праці (код 0800000);
Уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації(код 0900000);
Уніфікована система зовнішньоторговельної документації (код 1000000);
У восьмизначному кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображено такі ознаки класифікації:
Перший та другий знаки (клас форм) – належність уніфікованої форми документа до відповідної уніфікованої системи документації (наприклад, 02 – уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
Третій та четвертий знаки (підклас форм) – спільність змісту безлічі форм документів та спрямованість їх використання (наприклад, 01 – документація з обліку та розподілу коштів);
П'ятий, шостий та сьомий знаки – реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу (наприклад, 004 – розрахункова відомість зі страхових внесків);
Восьмий знак – контрольне число.
Кодові позначення об'єктів ОКУД підлягають проставлянню у всіх уніфікованих формах документів.
Поряд із ОКУД назвемо інші класифікатори, з якими нам доведеться зіткнутися у процесі викладу матеріалу: Загальноросійський класифікаторпідприємств та організацій (ОКПО), Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (ОКСО), Загальноросійський класифікатор професій робітників, Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (код 0200000)
Знову розроблені уніфіковані форми документів підлягають реєстрації та подальшому включенню до ОКУД. На жаль, розділи ОКУД ведуться з недостатньою оперативністю - за рамками класифікатора в даний час залишилися деякі документи, які введені в дію Цивільним кодексом РФ. У той самий час у ньому зберігаються деякі форми, які використовуються практично.
Уніфікація ділових документів складає основі стандартної графічної моделі побудови документів. Модель являє собою конструкційну сітку з вертикальних і горизонтальних ліній, що перетинаються під прямим кутом, виконаних з певним кроком (2,6 мм по горизонталі і 4,25 мм по вертикалі. Допускається використовувати конструкційну сітку з кроком листа 2,54 мм і міжрядковим інтервалом 4, 24 мм). Конструкційна сітка (рис. 1.10) дозволяє за координатами точок перетину ліній визначити місця розміщення інформаційних елементів, з яких формується документ (адреса, дата, текст, підпис тощо).
На основі конструкційної сітки для безлічі документів, що використовуються в тій чи іншій сфері діяльності, створюється формуляр-зразок, що передбачає зони (комірки, прямокутники) розміщення інформаційних елементів документа, званих у діловодстві реквізитами. Конструкційна сітка дозволяє описувати документ у формалізованому вигляді. Вимоги до побудови формуляра-зразка ділових документів викладено у ГОСТ 6.10.5-87. У розробці уніфікованих систем документації у народному господарстві на основі викладеного підходу накопичено великий досвід.
До методів уніфікації управлінської документації відносяться також типізація, трафаретизація, подання документів в анкетній формі та складання документів за зразками. Типізація документів полягає у розробці для певної сфери використання універсальних документальних рішень, які при подальшому доопрацюванні під конкретні умови застосування стають чинними нормативними актами або керівними матеріалами конкретної організації. Наприклад, типовий договірпостачання товарів, типове положення про канцелярію організації, типові правилавнутрішнього трудового розпорядку тощо.
Трафаретизація документів зводиться до підготовки бланка документа із заздалегідь надрукованою частиною тексту та спеціально залишеними пробілами, що заповнюються упорядником документа при його остаточному оформленні. Трафаретні документи знаходять широке застосування у документації з особового складу (анкети, накази прийому працювати та інших.).
Подання документів в анкетній формі - спосіб просторової організації словесного матеріалу, при якому постійна інформація, як правило, наводиться у вигляді переліку питань, розташованих у лівій частині аркуша, рядками одна під одною. Змінна інформація як відповіді питання наноситься на вільному місці аркуша з його правого боку. Широке застосування анкети знаходять у техніці соціологічних досліджень, під час складання зведень, оформленні замовлень тощо.
Складання документів за зразками полягає у підготовці великої кількості документів у різних ділових ситуаціях за аналогією із запропонованими прикладами (заява, характеристика, пояснювальна записка, нотаріальнозавірювані документи та ін.).
Уніфікація в документуванні може бути як самостійною роботою, і етапом у роботі зі стандартизації.
Суть стандартизації у діловодстві полягає у розробці оптимальних правил та вимог щодо складання, оформлення, документообігу та архівного зберігання документів, прийнятих у встановленому порядкудля загального та багаторазового їх застосування на добровільних засадах. Прийняті в установленому порядку правила та вимоги можуть бути оформлені у вигляді національного стандарту Росії (ГОСТ Р) або стандарту організації (за традицією стандарти низових організацій, підприємств, фірм позначаються абревіатурою СТП – стандарт підприємства).
Результатом роботи з уніфікації та стандартизації можуть бути як стандарти на окремі види документів (наприклад, ГОСТ 7.32-91. Звіт про науково-дослідну роботу. Структура та правила оформлення)* або на їх елементи (наприклад, ГОСТ 9327-60. Папір споживчий). Формати), і уніфіковані системи документації, наприклад, уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД).
Національні стандарти (ГОСТ Р, і навіть дозволені застосування ГОСТ) діють біля Російської Федерації без будь-яких обмежень. Стандарти організацій (СТП) у Росії можуть розроблятися та застосовуватися організаціями у таких випадках:
Для забезпечення використання на підприємствах технічних регламентів РФ, ГОСТ Р, ГОСТ, міжнародних стандартів, національних стандартівзарубіжних країн, стандартів науково-технічних, інженерних товариств та різних громадських об'єднань, СТП інших організацій;
На створювані цьому підприємстві продукцію, послуги і виробничі процеси (роботи).
Національні стандарти та Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, у тому числі правила їх розробки та застосування, є національною системою стандартизації. Питання управління стандартизацією до, включаючи координацію діяльності федеральних органів управління, взаємодію Космосу з органами влади суб'єктів РФ, здійснює Федеральне агентство з технічного регулювання і метрології, утворене з урахуванням Держстандарту Росії.
Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче
Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.
Розміщено на http://www.allbest.ru/
Вступ
В останній третині XX століття, з початком широкомасштабного використання нових інформаційних технологій, постало питання необхідності уніфікації документованої інформації, насамперед у сфері управління. У 1971 р. було прийнято спеціальну постанову Уряду СРСР про прискорення робіт зі створення уніфікованих систем документації та класифікаторів техніко- економічної інформації. Їхня розробка велася на основі функціональних систем документації.
У нашій країні фактично вперше у вітчизняній та зарубіжній практицібуло створено систему документаційного забезпечення управління з метою встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності у масштабах держави. Вона отримала умовну назву ЄГСД-1973 (Єдина державна система діловодства).Загалом у Радянському Союзі було розроблено 16 уніфікованих систем документації.
Удосконалення системи управління громадським виробництвом – завжди у центрі уваги нашої держави. Сучасне виробництво характеризується високими темпами науково-технічного прогресу. Збільшуються його масштаби, ускладнюються господарські зв'язки. Усе це потребує постійного поліпшення діяльності апарату управління, вдосконалення його структури, підвищення технічної оснащеності управлінської праці.
Ефективна діяльність апарату управління нерозривно пов'язані з правильної організацією роботи з документами. Практично жодна технологічна функція управління, пов'язана з інформаційними джерелами, підготовкою та прийняттям рішень, не обходиться без документування – процесу створення, виконання та оформлення документів.
З документацією пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління: від технічних виконавців до керівників усіх ланок. Одні створюють документи, інші забезпечують їх оформлення та передачу, треті – керуються цими документами та на їх основі приймають рішення.
Поняття «документ» визначено Державним стандартом РФ на термінологію діловодства та архівної справи. Воно обов'язково для застосування у документації всіх видів: у підручниках, навчальних посібниках, технічній та довідковій літературі.
Документ - засіб закріплення у різний спосіб на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Отже, поняття «документ» похідно від розуміння як відомостей. Дані містять інформацію про якісь події, які вони відображають.
У повсякденній роботі підприємств створюються документи з різних питань виробничої, господарської, фінансової та суспільної діяльності. Це накази, рішення, листи, акти, договори, протоколи, заяви, телеграми, довідки та ін. Документи, що складаються на підприємствах, прийнято називати кореспонденцією.
Сукупність робіт, пов'язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком та зберіганням, називається діловодством.
Від правильної організації діловодства великою мірою залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах та в установах ведеться на основі Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), основні положення якої затверджено Постановою Державного комітетуРади Міністрів РФ.
Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання у роботі, позаяк у ній сформульовані єдині вимоги та рекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу, обліку та пошуку інформації, здійснення контролю над використанням документів та угруповання в справи.
Наукова організація діловодства та культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство має бути простим та оперативним. У ньому не може бути місця тягне і бюрократизму.
У сучасних умовах основне завдання - забезпечити подальший розвиток та підвищення ефективності автоматизованих системуправління та обчислювальних центрів, послідовно об'єднуючи їх у загальнодержавну систему збору та обробки інформації; розширити виробництво та застосування засобів оргтехніки для раціоналізації діловодства та покращення організації управлінської праці.
Вирішення цього завдання має обов'язково поєднуватися з упорядкуванням інформаційної бази, удосконаленням документаційних процесів. Найбільша ефективність від використання електронно-обчислювальної техніки може бути досягнута за умови впорядкування всієї вихідної інформації, масовим носієм якої є документація.
Підвищення ефективності управління виробництвом невіддільне від удосконалення документаційних процесів всіх рівнях управління, раціоналізації документообігу та наукової організації діловодства.
1. Уніфікація управлінських документів
Уніфікація- це приведення будь-яких об'єктів (у тому числі документів) до єдиної системи, форми, однаковості та скорочення вихідної множини цих об'єктів (наприклад, форм або видів документів, їх показників та реквізитів). Уніфікація обов'язково призводить до встановлення раціонального (на якийсь досить тривалий час) однаковості у будь-якій галузі діяльності, у тому числі й у документуванні.
Уніфікація документів- це приведення документів до єдиної системи, форми, одноманітності та скорочення вихідної множини форм або видів документів, їх показників та реквізитів. Уніфікація обов'язково призводить до встановлення раціонального на якийсь досить тривалий час одноманітності у документації. Іншими словами, суть уніфікації документів зводиться до скорочення їхнього невиправданого різноманіття шляхом встановлення раціонального складу форм документів, приведення їх до одноманітності через єдність структури, реквізитів, мовних конструкцій та операцій з обробки, обліку та зберігання документів. При уніфікації скорочення кількості видів та форм документів досягається за рахунок вилучення з документних ланцюжків сформованих у системі документації зайвих та дублюючих документів.
Управлінські документи, що використовуються в різних сферах і органах управління, повинні оформлятися однаково. Це дозволяє включати документи в єдину для країни систему діловодства, сприяє їх оперативній обробці та виконанню, скорочує витрати часу на роботу з документами не тільки діловодного персоналу, а й усіх працівників управлінського апарату – від керівників до пересічних працівників.
Уніфікація документів- це встановлення однаковості складу та форм управлінських документів, створюваних у процесі здійснення однотипних управлінських функцій та завдань, операцій з їх обробки, обліку та зберігання. Уніфікація дозволяє впорядкувати роботу з численними документами, спрощує та прискорює обмін діловою інформацією.
Уніфікація управлінських документів передбачає уніфікацію складу документів, створюваних при вирішенні управлінських завдань, та уніфікацію форм документів.
Уніфікація складу документіворганізації - це добір та закріплення комплексу документів, необхідних та достатніх для вирішення управлінських завдань (в результаті склад документів організації може бути значно скорочено).
Уніфікація форм документів- це відбір та закріплення в уніфікованих формах документів інформаційних показників та реквізитів, що відповідають призначенню документів, та встановлення єдиних вимогдо їх складання та оформлення.
Уніфікація у діловодстві може бути як самостійною роботою, так і етапом у роботі зі стандартизації.
Відповідно до статті 2 Федерального закону «Про технічне регулювання» від 27 грудня 2002 № 184-ФЗ, стандартизація - це «діяльність із встановлення правил та характеристик з метою їх добровільного багаторазового використання , спрямована на досягнення впорядкованості у сферах виробництва та обігу продукції та підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт чи послуг».
Відповідно до тієї ж статті « стандарт ... - це документ, в якому з метою добровільного багаторазового використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення та характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації та утилізації, виконання робіт чи надання послуг». Стандарт також може містити вимоги до термінології, символіки, упаковки, маркування або етикеток та правил їх нанесення.
Суть стандартизації полягає у розробці оптимальних правил і вимог щодо підготовки, оформлення, обліку та зберігання ділової документації, прийнятих у встановленому порядку та рекомендованих для загального та багаторазового їх застосування у діловодстві. Іншими словами, стандартизація документів - це встановлення єдиних і правил, що пред'являються документів з метою упорядкування управління. Стандартизація є результатом уніфікації, її найвищою формою.
Стандартизаціяозначає зведення в юридичну нормуосновних правил та вимогдо розробки та оформлення управлінських документів. Завдяки стандартизації величезна маса документів створюється за тими самими правилами, швидше і легше сприймається одержувачами.
Результатом робіт з уніфікації та стандартизації можуть бути як стандарти на окремі види документів (наприклад, ГОСТ 7.32-91. Звіт про науково-дослідну роботу. Структура та правила оформлення) або їх елементи (наприклад, ГОСТ 9327. Папір споживчий. Формати), так та на уніфіковані системи документації (наприклад, ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів). Уніфіковані системи документації складаються із сукупності взаємопов'язаних форм документів, що забезпечують документоване подання даних у певних видах управлінської та господарської діяльності.
2. Уніфікована система документації
Уніфікована система документації (УСД), згідно зі стандартизованим визначенням, - це «система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності». Як бачимо, це визначення відображає сутність двох понять: «системи документації» та «уніфікація документів».
Якщо система документації формується виходячи з потреб документування тієї чи іншої діяльності, то уніфікована система документації є результатом проведення уніфікації документів цієї системи: приведення документів до єдиної системи, форми, одноманітності та скорочення вихідної множини форм або видів документів, їх показників та реквізитів. Уніфікація обов'язково призводить до встановлення раціонального на якийсь досить тривалий час одноманітності у документуванні.
Уніфікована система документації сприяє:
1) скорочення витрат ручної праці в інформаційних процесах (в результаті від людини потрібно мінімум зусиль для заповнення чи прочитання документів);
2) широкому використанню електронно-обчислювальної техніки, оскільки уніфіковані форми документів зручні для електронної обробки (це досягається забезпеченням програмної, технічної та інформаційної сумісностідокументів, розробкою відповідних форм документів, класифікаторів, словників тощо);
3) упорядкування інформаційних потоків;
4) скорочення кількості документів;
5)подальшому вдосконаленню культури документа та в цілому інформаційної культури.
Все це разом узяте дозволяє підвищити ефективність управління, оскільки досягається велика оперативність у отриманні якісної інформації, знижується кількість помилок у документах, скорочуються ручні операції, підвищується творчий характер управлінської праці, зменшуються фінансові витрати на роботу з документами.
Сказане належить як до російської сфери роботи з документами. Так, згідно з проведеними в США дослідженнями, вартість індивідуально складеного та надрукованого службового листа досягала суми в 3 долари 75 центів, тоді як вартість складання листа-форми, тобто уніфікованого документа, дорівнювала лише 25 центів.
Стандартизація є формою юридичного закріплення результатів уніфікації. Тому УСД є комплексом державних стандартів, що визначають, по-перше, основні положення уніфікованої системи та, по-друге, єдину формувсіх документів, що до неї входять. Інакше кажучи, до складу уніфікованої системи документації (УСД) входять: 1) державні стандарти; 2) уніфіковані форми документів; 3) методичні вказівкищодо їх застосування. Ядро всієї УСД становлять уніфіковані форми документів.
Уніфікована форма документу- це «сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності завдань і розміщених у порядку на носії інформації» .
Залежно від рівня затвердження вони поділяються на такі категорії:
Загальноросійські;
Галузеві (відомчі);
Форми документів суб'єктів Федерації;
Форми документів об'єднань, підприємств, організацій.
Загальноросійські уніфіковані форми є міжгалузевими. Ці форми застосовуються для документування типових управлінських процесів, властивих усім організаціям, незалежно від видів діяльності та організаційно-правових форм. Ці форми затверджуються на федеральному рівні. Розробниками уніфікованих форм на загальноросійському рівні виступають Федеральне архівне агентство, Федеральна службаДержавної статистики, Мінфін Росії, Центральний банк Російської Федерації. Загальнодержавні уніфіковані форми документів є обов'язковими для застосування у всіх установах, організаціях, підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності. Прикладом уніфікованих форм документів на загальнодержавному рівні можуть бути уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджені постановою Державного комітету Російської Федерації зі статистики від 05 січня 2004 р. № 1.
Поряд із міжгалузевими системами документації існують форми документів, що відображають специфіку інформаційного забезпеченняконкретних галузей діяльності чи окремих організацій. Ця специфіка може бути двох видів: 1) особливі Додаткові вимогидо інформації на вирішення типових управлінських функцій, наприклад оформлення прийому, переміщення і звільнення кадрів освіти, охорони здоров'я тощо; 2) специфічна діяльність, для реалізації якої і була, власне, сформована та чи інша галузь діяльності та управління нею. Цей видспецифічної документації існує безумовно, оскільки у цих документах фіксується основна діяльність галузі, наприклад, документація з охорони здоров'я (рецепти, лікарняні листи, історії хвороб тощо); документація у архівній справі (описи справ, листи-завірителі, путівники тощо); документація геолого-розвідувального виробництва (карти, профілі, відносини свердловин тощо); навчальна документація (розклади, відомості успішності, програми курсів тощо). Питаннями визначення складу даної документації, її інформаційного наповнення, внутрішньої організаціїта оформлення займаються відомства та (або) інші організації, офіційно визначені головними у конкретній галузі діяльності, наприклад Російська державна бібліотека - для інших бібліотек країни. Галузеві форми документів мають нормативний характер у рамках адміністративної (відомчої) системи, наприклад, документація судова, нотаріальна та ін., або для всіх організацій, що займаються конкретною діяльністю, наприклад, документація страхова, медична та ін.
Форми документів суб'єктів Федерації затверджуються на рівні регіонів, областей, країв, республік, органів місцевого самоврядуваннята відображають специфіку документування діяльності цих утворень. Застосування таких форм поширюється на організації та установи, що у віданні відповідних суб'єктів РФ.
Форми документів об'єднань, підприємств, організацій розробляються, затверджуються та застосовуються на локальному рівні.
Уніфікація форми документів дозволяє поліпшити їхню якість, тому що зміст уніфікованої форми включає оптимальну кількість зіставних показників, необхідних реквізитів. Така форма раціональна за розташуванням реквізитів, передбачає зручні способи заповнення та складання. Використання практично уніфікованих форм дає значний ефект у результаті зниження витрат за складання, виготовлення, оформлення документів, їх передачу і обробку. Усе це дозволяє прискорити проходження документів у створенні, оптимізувати документообіг. Удосконалення змісту документів дозволяє покращити його якість, оптимізувати управлінські завдання за рахунок отримання необхідної та достатньої інформації.
Результати уніфікації складу документів одержують закріплення у Табелі форм документів, а результати уніфікації форм документів - у Альбомі форм документів.
З метою скорочення кількості застосовуваних форм документів на строго правової та функціональної основі у міністерствах, відомствах, конкретних організаціях за підсумками уніфікації розробляються Табелі уніфікованих форм документів.
Табель уніфікованих форм документів- це «перелік дозволених до застосування уніфікованих форм документів» .
Зразковий Табель форм - це єдиний нормативний документ, що є переліком уніфікованих форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій та завдань управлінської діяльності підприємства, з характеристикою їх юридичного статусу, основних етапів підготовки та проходження, подання та встановленої обов'язкової форми. Фактично, Табель є реальним способом упорядкувати процес документування чи складання документів, створити наочну схему фіксації у документах всіх видів діяльності. Табель встановлює жорсткі правила цієї фіксації щодо місця, часу, осіб, що приймають рішення, та документальної форми. До Табеля повинні включатися всі документи незалежно від того, ким і на якому носії вони виготовляються.
У поточній діяльності Табель форм документів виконує функцію довідника, що містить у впорядкованому вигляді форми документів, що використовуються організацією для документування власної управлінської діяльності, та що дозволяє здійснювати оперативний пошук необхідних форм документів із зазначенням усіх чи основних етапів підготовки та оформлення документа.
Табель форм документів призначений для:
Оптимізації складу застосовуваних у створенні форм документів та його закріплення у єдиному нормативному документі;
Класифікації застосовуваних у діяльності організації форм документів за функціями та напрямками діяльності;
уніфікації та нормативного закріплення процедури підготовки документів в організації;
уніфікації форм документів;
Упорядкування документальної бази організації з метою підвищення ефективності використання комп'ютерних інформаційних технологій в управлінській діяльності.
Правовою основою розробки Табеля уніфікованих форм документів є відповідний запис у Державній системі документаційного забезпечення управління (ДСДОУ): «склад управлінських документів, створюваних в організаціях, визначається їх компетенцією та функціями, порядком вирішення питань, обсягом та характером взаємозв'язків між організаціями та закріплюється ». Відповідно до ДСДОУ Табель форм документів має складатися у кожній організації. Застосування документів, які не вказані в Табелі, забороняється. У ДСДОУ наводиться зразкова формаТабелі уніфікованих форм документів організації. Він складається у вигляді таблиці. В основі схеми Табеля знаходиться класифікація функцій, що виконуються усіма підрозділами організації.
Поряд із розробкою Табеля форм документів доцільно розробляти Альбом форм документів, що містить форми документів, включені до Табеля, та закріплює результати проведеної уніфікації складу та форм документів організації. І Альбом, і Табель форм документів затверджуються керівником організації. За підсумками Альбома форм документів проектуються бланки документів.
Альбом форм документів містить уніфіковані форми документів, включені в Табель, та закріплює результати проведеної уніфікації складу та форм документів організації з функцій управління.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів розробляються з урахуванням можливості їхньої комп'ютерної обробки. Вони є обов'язковими для застосування у всіх установах, організаціях та на підприємствах незалежно від їх підпорядкованості та форми власності.
Альбом форм документів- Збірник еталонних уніфікованих форм документів, необхідних для документаційного забезпечення управління даної конкретної організації, установи, підприємства
Альбом форм документів в організації має бути представлений у двох варіантах:
Паперовий (еталонний зразок), що зберігається у Службі діловодства організації (у канцелярії);
Електронна копія, яка має бути на кожному автоматизованому робочому місці.
Характерними рисамиальбомів уніфікованих форм документів, включених до уніфікованих систем управлінської документації, є:
Одноманітність побудови форм та регламентації змісту документів, що входять до кожної системи; виключення з документів дубльованих даних, а також даних, що традиційно включаються в них, але не використовуються при вирішенні конкретних завдань, що дозволяє домагатися одноразовості введення інформації у процесі вирішення управлінського завдання;
Єдність застосовуваної термінології та умовних позначень, що дозволяє добиватися сумісності показників при переході з одного рівня управління на інший та від однієї системи до іншої на основі уніфікації алгоритмів формування показників та документів;
Певна кінцева сукупність реквізитів та показників для кожного виду документа та створення єдиних моделей побудови видів документів та конкретних форм;
Встановлення єдиних правил складання та оформлення реквізитів документів, загальних всім систем документації і конкретизованих у разі наявності специфічних особливостей.
Застосування Табеля та Альбому форм документів забезпечує:
Відповідність використовуваних форм документів розв'язуваним завданням;
Оперативність реалізації управлінських функцій;
Скорочення витрат робочого дня на складання, оформлення та обробку документів.
УСД позиціонуються органами стандартизації та розробниками як обов'язкові для будь-яких структур управління та організацій, які застосовують різні технології документаційного забезпечення управління (ДОУ).
Найбільшим за складом завдань і документів є комплекс нормативних документів(стандартів) та розроблених на їх основі уніфікованих систем управлінської документації, що включає кілька сотень форм документів.
Найбільш повне зведення уніфікованих систем управлінської документації та відповідних форм документів представлено в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації ОК 011-931 (ОКУД), де кожен вид документа отримав своє кодове позначення, що визначається приналежністю до однієї з УСД та місцем усередині цієї системи. Це кодове позначення підтверджує відповідність затвердженому обов'язкового застосування зразку-еталону.
Нині у Російської Федерації існують такі уніфіковані системи управлінської документації.
3. Уніфіковані системи документації
1. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації:
Документація щодо створення організації, підприємства;
Документація щодо реорганізації організації, підприємства;
Документація щодо ліквідації організації, підприємства;
Документація з приватизації державних та муніципальних організацій, підприємств;
Документація з розпорядчої діяльностіорганізації підприємства
Документація щодо організаційно-нормативного регулювання діяльності організації, підприємства;
Документація з оперативно-інформаційного регулювання діяльності організації, підприємства;
Документація щодо прийому на роботу;
Документація зі звільнення з роботи;
Документація щодо оформлення відпусток;
Документація щодо оформлення заохочень;
Документація щодо оформлення дисциплінарних стягнень.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) має особливе значення для діловодства . Більшістю документів цієї системи працюють практично всі діловодні служби незалежно від напряму діяльності організації та її організаційно-правової форми.
УСОРД включає державний стандарт, альбом уніфікованих форм документів та інструкції щодо їх заповнення та застосування
Державний стандарт на організаційно-розпорядчу документацію мав кілька редакцій, перша з яких введена в дію у 1972 р. Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65 затверджено ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», який набрав чинності з 01 липня 2003 р. У цьому стандарті встановлено основні правила оформлення документів, вимоги до змісту інформації бланка, порядок оформлення адресування, погодження, підписання, затвердження ОРД.
2. Уніфсистема первинної облікової документації:
Документація з обліку праці та її оплати;
Документація з обліку основних засобів та нематеріальних активів;
документація з обліку касових операцій;
Документація з обліку матеріалів; ментація з обліку результатів інвентаризації;
Документація з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів;
Документація з обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт;
Документація з обліку сільськогосподарської продукції та сировини;
документація з обліку руху зерна;
документація з обліку руху іншої продукції рослинництва;
документація з обліку руху тварин;
документація з обліку руху продукції тваринництва;
документація з обліку реалізації продукції;
Документація з обліку продукції, товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання;
Документація з обліку роботи будівельних машин та механізмів;
Документація з обліку робіт у автомобільному транспорті.
3. Уніфікована система банківської документації:
Платіжна документація за безготівковими розрахунками;
Документація з емісійно-касових та бюджетних операцій;
Документація з квитування авізо;
Документація щодо організації валютного регулювання та валютного контролю;
Документація з контролю розрахунків із застосуванням авізо між установами Банку Росії;
Документація щодо кредитних операцій банків;
Документація з грошового обігу;
документація банківської звітності;
Документація депозитарного обліку
4. Уніфікована система бюджетної фінансової, облікової та звітної документації:
Фінансова документація;
Документація з бюджетної звітності;
Документація з бюджетного обліку;
Документація щодо звітності про виконання федерального бюджету, що представляється в Уряд Російської Федерації;
Документація з фінансової звітності про виконання федерального бюджету для подання Рахункову палатуРосійської Федерації.
5. Уніфікована система звітно-статистичної документації:
Документація щодо інституційних перетворень в економіці, розвитку недержавного сектора;
Документація за макроекономічними показниками та економічними балансами;
Документація за доходами та рівнем життя населення;
Документація з науки та інновацій;
Документація за демографічними показниками та правопорушеннями;
Документація з економічної активності населення, оплати та умов праці працівників;
Документація з оптової торгівлі;
Документація з фінансів (державні фінанси та грошовий обіг, фінанси організації);
Документація з природним ресурсамта охорони довкілля, житлово-комунального господарства, охорони здоров'я, туризму та відпочинку, освіти та культури, платних послуг;
Документація із статистики промисловості;
Документація із сільського господарства;
Документація з будівництва;
Документація зовні економічної діяльності;
Документація з роздрібній торгівліта громадського харчування;
Документація з транспорту та зв'язку;
Документація за цінами та тарифами;
Документація з інвестицій.
6. Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств:
Звітна бухгалтерська документація;
Реєстри бухгалтерського обліку;
Первинна облікова документація;
Бланки суворої звітності.
7. Уніфікована система документації праці:
документація за станом ринку праці;
Документація із трудових відносин;
Документація щодо підвищення кваліфікації працівників органів праці;
документація з охорони праці;
Документація щодо мінімальних споживчих бюджетів;
Документація за зверненнями до органів праці.
8. Уніфікована система документації Пенсійного фонду РФ:
Документація з обліку та розподілу коштів;
Документація щодо планово-економічної діяльності;
Документація з контрольно-перевірочної діяльності.
9. Уніфікована система зовнішньоторговельної документації:
Оперативно-комерційна документація;
Товаросупровідна документація;
Розрахункова зовнішньоторговельна документація;
Страхова зовнішньоторговельна документація;
Документація, що оформляється при ввезенні (вивезенні);
Транспортна зовнішньоторговельна документація;
Експедиторська зовнішньоторговельна документація.
Усі уніфіковані системи включають стандарти, комплекти конкретних документів, оновлюваних у міру необхідності, а також нормативні та методичні матеріали щодо заповнення та застосування цих документів.
Однотипність значної кількості розв'язуваних завдань, однакові технології їх документування, повторюваність значного обсягу обов'язкової інформації дозволили у практичних цілях виділити ряд інших єдиних систем документації та базових вимог щодо їх застосування.
Першою з цих систем слід поставити Державну системустандартів та технічних умов(ДСС). Розроблена вперше у 1965 р. система включає державні стандарти, якими визначаються основні цілі та завдання стандартизації, організація та методика проведення робіт із стандартизації в країні; порядок розроблення, впровадження, обігу стандартів та іншої нормативно-технічної документації, внесення до них змін; організація державного наглядута відомчого контролю за їх використанням та дотриманням.
В рамках цієї системи визначено об'єкти стандартизації, категорії та види створюваних стандартів: державні, галузеві стандарти та технічні умови, стандарти конкретних підприємств, а також єдині правила побудови, змісту та викладу стандартів незалежно від їх виду та категорії, аж до метрологічного забезпечення та вимог безпеки, що містяться у стандартах та технологічних умовах.
У 1971 р. був розроблений основний комплекс більш ніж з 20 стандартів та керівних документів - Єдина система технологічної документації(ЄСТД). Основним він був названий тому, що у своєму складі міг вирішувати різні завдання у галузі оформлення та обігу технологічної документації як загального призначення, так і спеціалізованої за видами робіт на підприємствах та в організаціях незалежно від їх типу та характеру виробництва. Комплекс встановив загальні положеннята призначення єдиної системи, загальні вимоги, пов'язані з розробкою форм технологічних документів, виконанням бланків документів та оформленням технологічних документів, правила виконання основних написів, правила оформлення документів з урахуванням їхньої автоматизованої обробки, комплектність документів, термінологію, вимоги до складу застосовуваних у документах системи класифікаторів техніко-економічної інформації.
Схожа по побудові та змісту та Єдина система конструкторської документації(ЄСКД), що створювалася паралельно. Стандартизація конструкторської документації здійснюється у рамках міжнародних вимог ІСО/ТКЮ «Технічні креслення» та МЕК/ТКЗ «Графічні позначення».
Кожна з вищеназваних систем включає нормативні документи, що визначають порядок виготовлення та оформлення відповідних документів, організацію їх обліку, особливості зберігання.
Існують дві системи документації виробничого призначення: Єдина система проектної документаціїна капітальне будівництвота Єдина система технологічної підготовки виробництва (виробів машинобудування, приладобудування та засобів автоматизації).Близькі до них і Єдина система стандартів автоматизованих систем керування, Єдина система програмної документації, Єдина система зовнішньоторговельної документації.
Останніми роками активно поповнюється новими нормативними документами Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи(СІВІД), зокрема, нормативами з управління документами в умовах застосування комп'ютерних технологій.
Робота з уніфікації та стандартизації документів ведеться і за кордоном (у Бельгії, Великій Британії, Норвегії, Швеції, ФРН, Китайській Народній Республіці та інших країнах). У цій роботі беруть участь міжнародні організації, зокрема ІСО, ЄЕК та інші.
Уніфіковані системи документації безпосередньо пов'язані з класифікаторами техніко-економічної та соціальної інформації.
Висновок
Таким чином, уніфікація документів полягає у встановленні одноманітності складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів – це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти (ОСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних системдокументації за однойменними та суміжними функціями управління, більше ефективного використанняобчислювальної техніки.
Робота з уніфікації включає:
Розробку уніфікованої системи документознавства (УСД), що здійснюється міністерствами та відомствами, відповідальними за відповідні системи документації;
Впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД у межах республіканських та галузевих УСД;
Ведення УСД та Галузевого класифікатора техніко-економічної документації (ОКТЕІ) з метою підтримання достовірності інформації та її подальшого розвитку;
Розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не увійшли до УСД, а також їхню державну реєстрацію;
Розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.
уніфікація управлінський юридичний документація
Список використаної літератури
1. Березіна Н. М., Лисенко Л. М., Воронцова Є. П. Сучасне діловодство. 3-тє вид. - СПб.: Пітер, 2007. - 224 с.
2. Великий енциклопедичний словник. – М., 1991. – С. 526.
3. Букін В.П., Ордінарцев Н.П. Стандартизація та якість продукції: Навчальний посібник/ Під спільною редакцієюд.т.н., професора Г.П. Шликова. – Пенза: ЦНТІ, 2004. – 107 с.
4. ГОСТ 17914-72. Обкладинка справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги. – М., 1972.
5. ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівознавство. Терміни та визначення. -М., 1998.-С. 2, п. 34.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації . -М., 2003.-19 с.
7. Кірсанова М.В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. - 2-ге вид., испр. - М: ІНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2001. – 288с.
8. Крилова Г. Д. «Основи стандартизації, сертифікації, метрології». Підручник для вишів. М: Юніті-Дана. 1999 р.
9. Організація роботи з документами: Підручник/В.А. Кудряєв та ін. - М: ІНФРА-М, 1999, 575 с.
10. Румуніна Л. А. Діловодство: Підручник для студ. установ середовищ. проф. освіти, які навчаються за юридичними спеціальностями. -М.: Майстерність, 2002. – 208 с.
11. Шишкін І. Ф. «Метрологія, стандартизація та управління якістю». Підручник М: Видавництво стандартів. 1990р.
Розміщено на Allbest.ru
...Подібні документи
Вивчення загальних вимог щодо організаційно-розпорядчої документації. Принципи уніфікації та стандартизації управлінських документів. Правила оформлення реквізитів організаційно-правової, розпорядчої та інформаційно-довідкової документації.
реферат, доданий 17.05.2011
Загальні вимогидо організаційно-розпорядчої документації Уніфікація та стандартизація управлінської документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Реквізити організаційно-розпорядчих документів.
дипломна робота , доданий 10.02.2009
Система розпорядчої документації організації та її підготовка. Документообіг, основні етапи, бланки документів. Удосконалення системи уніфікації організаційно-розпорядчої документації у створенні з прикладу ТОВ "Універсал-Сервіс".
курсова робота , доданий 16.11.2014
Обґрунтування проблеми уніфікації та стандартизації управлінських документів як фактора підвищення продуктивності управлінської праці. Вивчення уніфікованих систем документації. Дослідження складу та розташування основних реквізитів документа.
реферат, доданий 07.04.2014
Інформаційне забезпечення управління. Уніфіковані форми документів як результат уніфікації та подальшого нормативного закріплення. Класифікація, кодування, раціоналізація документообігу. Технологія внесення змін до уніфікованих форм.
реферат, доданий 24.10.2013
Характеристика уніфікації та стандартизації управлінських документів. Концепція стандартизації, характеристика об'єктів стандартизації. Міжнародний та вітчизняний досвід у досліджуваній галузі. Уніфікація документів – приведення їх до єдиної системи, форми.
курсова робота , доданий 13.01.2011
Поняття та функціональні особливості, дослідження практичної організації заданої системи розпорядчої документації. Виявлення наявних недоліків та вироблення пропозицій щодо вдосконалення даного процесу, його інформаційні джерела.
презентація , доданий 23.02.2015
Уніфікація та стандартизація документів. ГОСТ Р6.30-2003: сфера застосування стандарту, види бланків. Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів Нормативно-методична основа діловодства. Договірно-правова документація.
навчальний посібник, доданий 07.04.2011
Властивості, загальні та спеціальні функції документів. Аналіз організаційно-розпорядчої документації ТОВ Атек. Мета та значення класифікації документів підприємства, їх розподіл за групами на основі змісту, форми складання та інших ознак.
курсова робота , доданий 24.01.2012
Особливості системи діловодства та уніфікація документів. Система наказного, колезького та міністерського листівництва у різні історичні періоди. Російські письменники XVIII-XX ст. Зразкові тексти концепції. Епоха радянської канцелярії.
Сукупність документів, взаємозалежних за ознаками проходження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до оформлення, називається системою документації.Уніфікована система документації(УСД) – система документації, створена за єдиними правилами та вимогами, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Метою створення УСДє визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємопов'язаних техніко-економічних та соціальних показників у них.
Основними завданнями створення УСД є: 1)встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження та реєстрації уніфікованих форм документів; 2) упорядкування інформаційних потоків у народному господарстві, забезпечення взаємодії автоматизованих систем обробки даних на основі широкого застосування сучасних засобівзв'язку, обчислювальної та організаційної техніки; 3) виключення форм документів, що дають можливість збору, передачі та обробки інформації, що не викликається дійсними потребами управління, скорочення кількості документів.
Відповідно до Загальноросійського класифікатора управлінської документації ОК 011-93 (утв. Постановою Держстандарту РФ від 30.12.1993 № 299) нині діє дев'ять уніфікованих систем документації:
1) уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
2) уніфікована система первинної облікової документації;
3) уніфікована система банківської документації;
4) уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установта організацій;
5) уніфікована система звітно-статистичної документації;
6) уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
7) уніфікована система документації з праці;
8) уніфікована система документації Пенсійного фонду Російської Федерації;
9) уніфікована система зовнішньоторговельної документації.
24. Оцінка якості продукції полягає у встановленні відповідності продукції певним вимогам. Ця відповідність визначається на основі зіставлення різними способами показників оцінюваної продукції з базовими, в результаті одержують:
1. Відбувається перевищує потрібний рівень;
2. Відповідає необхідному рівню;
3. Поступається необхідному рівню.
Результати оцінки можуть використовуватись:
1. Під час створення нової продукции;
2. При обґрунтуванні вимог, що закладаються в технічне завданнядля розробки продукції.
3. Під час розробки нормативних документів;
4. При заміні продукції;
5. При формуванні пропозиції щодо експорту та імпорту.
Загальна схема
Вибір базового зразка
Класифікація промислової продукції за ознаками її використання та класифікація показників якості продукції за властивостями, що характеризуються
Продукція, що споживається відноситься до першої категорії (це продукція, використання якої при її відмові або низькому значенні показників якості може призвести до катастрофічних наслідків).
Матеріал- Вихідний предмет праці, споживаний для виготовлення виробу.
Продукт- Матеріальний результат праці, що не є виробом і призначений для вживання та експлуатації продукції.
Виріб– одиниця продукту, кількість якої може нараховуватись у штуках.
Витратний виріб– одиниця продукції, яка нараховується за допомогою безперервних величин (кілограм, метр тощо), але при цьому обов'язково випускається у промисловій упаковці.
Класифікація показників якості продукції.
Існує розподіл показників якості продукції на дві групи:
1. поодинокі показники
2. комплексні показники
При цьому і ті, й інші можуть бути віднесені до оцінюваних показників та базових.
Усі показники є відносними, оскільки оцінка проводиться шляхом порівняння вимірюваного значення з деяким заздалегідь встановленим базовим.
Основні групи показників
1. Показники призначення: до них відносять показники, що характеризують багатофункціональні характеристики об'єкта, тобто. показники складу, структури, продуктивності.
2. Економічні показники: дана група показників характеризує відповідність виробу економічним вимогам, а також відповідність виробу можливостям інформаційної взаємодії з людиною.
3. Естетичні показники: характеризують інформаційну виразність, раціональність форм та цілісність композиції (подобається чи не подобається).
4. Ергономічні показники: характеризують зручність виконання та комфортність у використанні.
5. Економічні показники: ділять на три групи
Фізичні (рівень пиловиділення, електромагнітні коливання)
Хімічні (токсичні викиди)
Мікробіологічні (рівень патогенності мікроорганізмів, що виділяються під час різних синтезів).
6. Показники безпеки: діляться на
Механічні (рівень вібрації)
Термічні
Електричні
Пожежонебезпечні та вибухонебезпечні
Біологічні
7. Патентно-правові показники: дана група характеризує рівень патентної захищеності об'єкта.
8. Показники технологічності: дана група поділяється на основні показники та додаткові.
До основних відносять - трудомісткість, собівартість, матеріаломісткість.
До додаткових відносять - коефіцієнт використання матеріалу, ККД виробу.
9. Показники транспортабельності: габаритні розміри, маса, діапазон температур, вологість, трудомісткість робіт під час розвантаження та транспортування.
10. Сервісні показники: характеризують рівень та якість сервісного обслуговування, а також віддаленість сервісних центрів.
11. Показники надійності: надійність є одним із найголовніших якостей продукції, чим відповідальніша продукція, тим вищі вимоги надійності, що пред'являються до неї.
25. 4. Технічна основа метрологічного забезпечення. Елементи технічної основиМО. Їх зміст, значення й у формуванні технічної основи МО. Системи державних еталонів одиниць фізичних величин і передачі розмірів одиниць фізичних величин. Повірка та калібрування засобів вимірювання якелементи технічної основи МО. Система стандартних зразків складу та властивостей речовин та матеріалів. Система стандартних довідкових даних про фізичні константи та властивості речовин та матеріалів.
СТАНДАРТИЗАЦІЯ
1. Стандартизація є одним з ефективних засобів організації суспільних, виробничих та економічних відносину суспільстві. Визначення, дане Міжнародною організацією зі стандартизації (ІСО) та Міжнародною електротехнічною комісією (МЕК): Стандартизація- діяльність, спрямована на досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній галузі за допомогою встановлення положень для загального та багаторазового використання щодо реально існуючих або потенційних завдань. Найважливішими результатами такої діяльності є: підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню; -усунення бар'єрів у торгівлі; -сприяння науково-технічному прогресу та співпраці. -У 2002 р. було прийнято федеральний закон "Про технічне регулювання", в якому дано таке визначення стандартизації. Стандартизація– діяльність із встановлення правил і показників з метою їх добровільного багаторазового використання, спрямовану досягнення впорядкованості у сферах виробництва та обігу продукції і на підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт і услуг.Стандартизація здійснюється в целях :1. Підвищення рівня безпеки життя або здоров'я громадян, майна фізичних або юридичних осіб, екологічної безпеки, безпеки життя чи здоров'я тварин та рослин, сприяння дотриманню вимог технічних регламентів. Підвищення рівня безпеки об'єктів з урахуванням ризику виникнення надзвичайних ситуаційприродного та технічного характеру.3. 4. Забезпечення науково-технічного прогресу. Підвищення конкурентоспроможності продукції, робіт та услуг.5. Раціонального використання ресурсів.6. Технічної та інформаційної сумісності.7. 8. Сумісності результатів досліджень та вимірювань, технічних, економіко-статистичних даних. Взаємозамінність продукції. Взаємозамінність - це придатність одного виробу, процесу або послуги для використання замість іншого виробу, процесу або послуги з метою виконання одних і тих самих вимог. Для реалізації цілей вітчизняної стандартизації сформульовані основні завдання стандартизації :1. 2. Забезпечення взаєморозуміння між розробниками, виробниками, продавцями та споживачами. Встановлення вимог до якості продукції з урахуванням її безпеки. 4. Встановлення метрологічних норм і правил, вимог щодо сумісності, взаємозамінності, вимог до технологічних процесів. 5. Забезпечення питань стандартизації на всіх стадіях життєвого циклу продукції. Удосконалення системи інформаційного забезпечення в галузі стандартизації. Стандартизація як технічна наука базується на вихідних положеннях та принципах, які викладені в Федеральний законРФ від 27 грудня 2002 р. № 184-ФЗ та ГОСТ Р 1.0-2004. Стандартизація до. Основні положення .
Основні засади стандартизації:
1. Розробка документів зі стандартизації на основі консенсусу (згоди) всіх зацікавлених сторін; Доцільність розробки стандарту з погляду соціальної, технічної та економічної необхідності; 4. Пріоритет у розробці - це стандарти, що сприяють забезпеченню безпеки для життя, здоров'я людей та майна, охорони навколишнього середовища, що забезпечують сумісність та взаємозамінність продукції. Комплексність стандартизації взаємозалежних об'єктів;5. Встановлення вимог та їх однозначність до основних властивостей об'єкта стандартизації, які можна об'єктивно перевірені;6. Добровільне застосуваннястандартів;7. Максимальний облік розробки стандартів інтересів зацікавлених лиц;8. Використання міжнародних стандартів як основи розробки національних стандартів;9. Неприпустимість створення перешкод виробництву та обігу безпечної продукції, міжнародної торгівлі;10. Неприпустимість встановлення стандартів, що суперечать технічним регламентам.
2. Перерахуємо основні засади стандартизації.1. Принцип добровільності стандартів реалізується у процесі прийняття рішення щодо застосування стандарту. Якщо було прийнято рішення застосовувати будь-який стандарт, то суб'єкт господарювання зобов'язаний здійснювати свою діяльність таким чином, щоб вона повністю відповідала прийнятому стандарту. При розробці та затвердженні стандартів слід враховувати законні інтересизацікавлених лиц.3. За основу національних стандартів слід приймати Міжнародні стандарти. Цей принципможе не виконуватися, якщо застосування Міжнародних стандартів як основа національних визнано неможливим.4. Стандартизація не повинна перешкоджати нормальному товарообігу більше, ніж це необхідно для її здійснення. 6. Усі елементи системи, підданої стандартизації, мають бути сумісні. Всі прийняті стандарти мають бути максимально динамічними, тобто повинні своєчасно адаптуватися до досягнень науково-технічного прогресу. Стандартизація має бути ефективною, тобто стандартизація має давати або економічний, або соціальний ефект.8. 9. Стандарти не повинні суперечити один одному чи технічним регламентам, не повинні створювати бар'єрів у міжнародній торгівлі. Усі стандарти повинні бути чітко сформульовані і не повинні допускати двозначних трактувань. Стандарти для готової продукції мають бути безпосередньо пов'язані зі стандартами складових частинабо сировини, з якої дана продукціябула виготовлена.11. Стандартизація повинна проводитися таким чином, щоб виконання встановлених стандартівнадалі могло бути об'єктивно перевірено. Основними методами проведення стандартизації є: 1) упорядкування об'єктів стандартизації; 2) параметрична стандартизація; 3) випереджальна стандартизація; 4) ніфікація продукції;
3. У системі стандартизації істотне значення мають нормативи, що регламентують чисельне значення параметрів виробів, звані параметричні ряди. Такі стандарти визначають номенклатуру виробів одного й того самого призначення: ряд номінальних потужностей даного типу двигунів, ряд розмірів взуття певного фасону тощо Параметричні стандарти будуються на основі рядів бажаних чисел. Ці ряди повинні відповідати наступним вимогам: бути нескінченними як у бік малих, так і у бік великих чисел; · включати одиницю та всі значення кратні десяти. бути досить простими для запам'ятовування. Ряди бажаних чисел зазвичай є членами арифметичної чи геометричної прогресії. Прикладом параметричного ряду, побудованого за принципом арифметичної прогресії є ряд метричної різьби. Позитивною властивістю такого ряду є сталість різниці між сусідніми членами, а недоліком – нерівномірність, оскільки відношення сусідніх членів зменшується зі збільшенням значення члена такого ряду. Тому в області високих значень параметра невиправдано завищується кількість номіналів низки. Це змушує вдаватися до похідних рядів, наприклад, з використанням розривів ряду. Такий ряд метричної різьби: М1, М2, М3, М4, М5, М6, але М8, М10, М12 ... У геометричній прогресії цей недолік відсутній; відношення суміжних членів завжди і однаково знаменнику прогресії. Недоліком геометричної прогресії є те, що в загальному випадкуїї члени не кратні десяти і вимагають округлення. Недоліки рядів, побудованих на основі геометричної прогресії, менш істотні, ніж у арифметичної, тому згідно з рекомендаціями Міжнародної організації зі стандартизації (ІСО) діючий ГОСТ-8032-56 передбачає побудову параметричних рядів на основі геометричних прогресій. Такі ряди були розроблені в наприкінці XIXстоліття французьким офіцером Ш. Ренаром і отримали назву рядів Ренара. Ряди Ренара будуються зі знаменниками геометричної прогресії 
; 
;
; 
Перші чотири ряди є основними, ряд R80 – додатковим. Номінали рядів такі: R5 - 1,0; 1,6; 2,5; 4,0; 6,3; R10 - 1,0; 1,25; 1,6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6,3; 8,0; R20 - 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5.0; 5,6; 6,3; 7,1; 8,0; 9,0.
Аналогічно будуються ряди R40 і R80. Ряди Ренара мають такі особливості: - відносна різниця між членами ряду зберігається постійною і дорівнює знаменнику прогресії; кількість членів ряду дорівнює показнику кореня; кожен наступний ряд включає всі числа попереднього; безмежність досягається шляхом множення на 10, 100, 1000 або 0,1, 0,01, 0,001 і т.д.; добуток або приватне двох чисел ряду дає число, що входить до цього ряду. Слід зазначити, що, починаючи з ряду R10, у рядах кращих чисел є число 3.15, близьке p. Тому довжини кіл і площі кіл також можна з достатньою точністю висловити переважними числами. Застосування похідних рядів кращих чисел дозволяє досягти обмеження типорозмірів виробів та оптимального скорочення їхньої номенклатури. Останнє дозволяє спростити виробництво виробів, полегшує уніфікацію, скорочує номенклатуру запасних частин, тобто. Підвищує економічну ефективність виробництва. Побудова ряду параметрів для виробів вимагає опрацювання наступних питань: Вибір основних параметрів, які мають відображати основні технічні, експлуатаційні та технологічні властивості виробу. Головні параметри не повинні обмежувати можливість удосконалення та уніфікації виробу. Вибирається діапазон ряду, який охоплює загальний обсяг потреби у виробах цього виду. При цьому враховується досвід як вітчизняний, так і міжнародний, можливості агрегування, перспективи розвитку виробництва. Визначаються інтервали між членами низки (градація ряду). В окремих випадкахінтервали може бути різними, тобто. утворюється ряд змінної густоти. Виконується економічне обґрунтування вибору ряду з метою визначення вибору ряду з метою визначення оптимальної кількості типорозмірів, при яких витрати на виготовлення та експлуатацію будуть мінімальними.
Застосовуються також параметричні ряди, побудовані не так на основі арифметичних чи геометричних прогресій, але в іншій базі. Характерним прикладом можуть бути параметричні ряди частот обертання синхронних електричних машин і синхронних швидкостей асинхронних двигунів. Ці величини залежать від частоти мережі живлення і числа пар полюсів.
У ряді випадків можуть застосовуватися ряди кращих чисел, побудовані на основі геометричних прогресій, але від рядів Ренара. Такими є ряди номінальних опорів резисторів. Ці ряди позначаються EN, де N – число номінальних величин у кожному десятковому інтервалі, та становлять геометричні прогресії зі знаменником
Відповідно до рекомендацій Міжнародної електротехнічної комісії (МЕК) та діючих вітчизняних стандартів значення опорів резисторів з допуском ±5% і більше відповідає рядам Е3, Е6, Е12 та Е24, а з допуском менше ±5% - рядам Е48, Е96 та Е192. Номінальні напруження трифазного змінного струму в області низьких напруг представляють ряд із знаменником Ö3, що враховує співвідношення величин лінійних і фазних напруг при включенні за схемою ?зірка? або ?трикутник?.
15. Основна роль у розвитку інформаційного суспільства належить міжнародним стандартам, створюваним на основі шести принципів, визначених Світовою організацією торгівлі (СОТ): відкритість, прозорість, неупередженість та дотримання консенсусу, ефективність та доцільність, узгодженість та націленість на розвиток. У зв'язку з цим у Росії набувають особливої важливості та актуальності роботи з розвитку та вдосконалення вітчизняної нормативної бази в галузі інформаційних технологій та інформаційно-телекомунікаційних систем.
Створення та впровадження інформаційно-телекомунікаційних систем (ІС) різних рівнів та призначень на основі використання сучасних інформаційних технологій (ІТ), інтеграції інформаційних, обчислювальних, телекомунікаційних ресурсів та застосування технології відкритих систем – це складна, комплексна, міжгалузева, багатопланова та багатоаспектна проблема. У її вирішенні одне з ключових місць займає стандартизація в галузі ІТ та насамперед впровадження методів функціональної стандартизації. Ці методи дозволяють за допомогою функціональних стандартів та профілів (включаючи профілі на конкретні проекти ІС) ідентифікувати групи базових стандартів разом із факультативними можливостями, вимогами та параметрами, необхідними для виконання функцій, що реалізуються конкретними ІС у різних предметних сферах діяльності.
В даний час переважна більшість ІС всіх класів та призначень будуються на основі технології відкритих систем. Її суть полягає у використанні стандартних інтерфейсів між різнорідними апаратними та програмними компонентами систем. Технологія відкритих систем є основою створення інфраструктури всіх рівнів - від підприємства та галузі до національної інформаційної інфраструктури. Крім того, вона забезпечує інтеграцію зі світовим інформаційним простором і тим самим зі світовою економікою. Впровадження принципів відкритих систем на всіх етапах життєвого циклу проектування ІС базується на стандартизації інформаційних технологій, що є інтеграційним механізмом та потужним засобом управління процесами розвитку інформатизації.
Науково - технічна політика в галузі стандартизації інформаційних технологій та проектування систем у Росії полягає в наступному (див. схему):
I. створення необхідних актуалізованих основних базових національних стандартів та інших нормативних документів (шляхом прямого застосування міжнародних, регіональних та зарубіжних документів зі стандартизації), що визначають фундаментальні загальні процедури, положення та вимоги, які можуть бути використані в різних предметних сферах діяльності, причому в кожній з них можуть вибиратися власні факультативні параметри та вимоги з базових національних стандартів;
ІІ. розробка функціональних стандартів (профілів), що визначають відповідні підмножини або комплектації базових національних стандартів, що використовуються для забезпечення реалізацій конкретних процесів, функцій та завдань ІС, застосування конкретних факультативних параметрів з базових національних стандартів, а також є основою для розробки атестаційних тестів компонентів та засобів інформаційних систем.
С тандартизація у світі
На міжнародному рівні сформувалася потужна кооперація організацій, які розробляють стандарти в галузі ІТ, серед яких, насамперед, слід назвати ІСО (Міжнародну організацію зі стандартизації), МЕК (Міжнародну електротехнічну комісію) та МСЕ (Міжнародний союз електрозв'язку). Сектор МСЕ з телекомунікацій (МСЕ Т) є з 1993 р. правонаступником МККТТ (Міжнародний консультативний комітет з телеграфії та телефонії.). Інформаційні технології", основним завданням якого є розробка базових стандартів ІТ незалежно від їх конкретних застосувань. В останні роки ІСО/МЕК/СТК 1 активно взаємодіє з низкою технічних комітетів ІСО, включаючи:
ТК 46 "Інформація та документування";
ТК 68 "Банківська справа, захист та інші фінансові послуги";
ТК 130 "Графічна технологія";
ТК 154 "Процеси, елементи даних та документи у торгівлі";
ТК 171 "Прикладне подання документів";
ТК 176 "Управління якістю та забезпечення якості";
ТК 184 "Системи промислової автоматизації та їх інтеграція";
ТК 204 "Транспортні інформаційні та керуючі системи";
ТК 215 "Інформатика у охороні здоров'я".
Сьогодні більшість економічних суб'єктів розвинених країн спрямовує свою діяльність на розвиток процесно-орієнтованого управління всім циклом створення, експлуатації своєї продукції. Електронна підтримка процесів розробки виробу, його виробництва, збуту, експлуатації, сервісного обслуговування, модернізації та, зрештою, утилізації повинна здійснюватися на основі системного підходу. Такий підхід передбачається концепцією використання GALS-технологій, що активно розвивається (рис. 2).
У комплекс робіт з впровадження GALS-технологій включено:
– Розробка та впровадження технологій перекладу технічної експлуатаційної документаціїв електронний вигляд, що відповідає вимогам GALS-стандартів, на провідних підприємствах-експортерах
– Розробка та апробація на підприємствах електронної системиуправління даними про готовий продукт у процесі конструювання, розробки технологій та технологічної підготовки виробництва (РDМ-системи).
- Розробка та впровадження на підприємствах типових комп'ютерних систем управління якістю продукції; інтегрованих інформаційних систем електронного конструкторсько-технологічного та виробничого документообігу; систем інтегрованої підтримки продукції на всіх етапах її життєвого циклу.
 |
Рисунок 2 – Основні ідеї GALS-технологій
16. Для реалізації державної політикив галузі розвитку єдиної системи класифікації та кодування Уряд Російської Федерації затвердив ряд постанов, в яких описано відповідальність федеральних органів виконавчої владиза запровадження загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації.
Постановою Уряди РФ від 1 листопада 1999 року № 1212 було затверджено Положення «Про проведення робіт з розвитку єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації», в якому було визначено загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації. Дане Положення втратило чинність у зв'язку з виданням Постанови Уряду РФ від 10 листопада 2003 року № 677 «Про загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації в соціально-економічній галузі».
Нижче наведено актуальний перелікзагальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації та федеральних органів відповідальних за їх введення.
| Найменування загальноросійського класифікатора | Федеральний органвиконавчої влади, що забезпечує розробку, запровадження та застосування |
| Загальноросійський класифікатор стандартів (ОКС) | Ростехрегулювання |
| Загальноросійський класифікатор послуг населенню (ОКУН) | |
| Загальноросійський класифікатор інформації з соціальний захистнаселення (ОКІСЗН) | |
| Загальноросійський класифікатор продукції (ОКП) | |
| Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД) | |
| Загальноросійський класифікатор виробів та конструкторських документів (ЄСКД) | |
| Загальноросійський класифікатор основних фондів (ОКОФ) | |
| Загальноросійський класифікатор валют (ЗКВ) | |
| Загальноросійський класифікатор одиниць виміру (ОКЕІ) | |
| Загальноросійський класифікатор інформації про населення (ОКІН) | |
| Загальноросійський класифікатор деталей, що виготовляються зварюванням, пайкою, склеюванням та термічним різанням (ОКД) | |
| Загальноросійський технологічний класифікатор деталей машинобудування та приладобудування (ОТКД) | |
| Загальноросійський технологічний класифікатор складальних одиниць машинобудування та приладобудування (ОТКСЕ) | |
| Загальноросійський класифікатор країн світу (ОКСМ) | |
| Загальноросійський класифікатор інформації про загальноросійські класифікатори (ОКОК) | |
| Загальноросійський класифікатор органів державної владита управління (ОБКОГУ) | |
| Загальноросійський класифікатор об'єктів адміністративно-територіального поділу (ОКАТО) | Росстат |
| Загальноросійський класифікатор підприємств та організацій (ОКПО) | |
| Загальноросійський класифікатор форм власності (ОКФС) | |
| Загальноросійський класифікатор організаційно-правових форм (ОКОПФ) | |
| Загальноросійський класифікатор територій муніципальних утворень(ОКТМО) | |
| Загальноросійський класифікатор видів економічної діяльності, продукції та послуг (ОКДП) | Мінекономрозвитку Росії |
| Загальноросійський класифікатор економічних регіонів (ОКЕР) | |
| Загальноросійський класифікатор видів економічної діяльності (ЗКВЕД) | |
| Загальноросійський класифікатор спеціальностей з освіти (ОКСО) | Міносвіти Росії |
| Загальноросійський класифікатор спеціальностей вищої наукової кваліфікації (ОКСВНК) | |
| Загальноросійський класифікатор початкового професійної освіти(ВКНПО) | |
| Загальноросійський класифікатор занять (ОКЗ) | МОЗ соцрозвитку Росії |
| Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів (ОКПДТР) | |
| Загальноросійський класифікатор корисних копалин та підземних вод (ОКПІіПВ) | Росжелдор |
| Загальноросійський класифікатор видів вантажів, пакування та пакувальних матеріалів (ОКВГУМ) | |
| Загальноросійський класифікатор гідроенергетичних ресурсів (ОКГР) | Міненерго |
17. Найважливішими пріоритетними напрямками стандартизації у машинобудуванні є:
Комплексність нормативно-технічного забезпечення під час створення, освоєння та експлуатації нової техніки;
Удосконалення загальнотехнічних вимог на основі мінімізації їхньої кількості;
Оптимізація та системно-комплексне формування фонду документації зі стандартизації у промисловості;
Автоматизація інформаційного забезпечення робіт із стандартизації;
Удосконалення системи випробувань та сертифікації продукції машинобудування на основі розвитку її метрологічного забезпечення.
Фонд державних стандартів у машинобудуванні містить усі види стандартів: від стандартів на параметри, розміри, технічні вимоги до конкретних видів продукції до термінологічних. Вимоги до машинобудівної продукції містять стандарти низки загальнотехнічних систем, таких як Система стандартів безпеки праці (ССБТ), Основні норми взаємозамінності (ОНВЗ), надійність у техніці та ін. Наприклад, стандарти ОНВЗ, гармонізовані з міжнародними, встановлюють допуски, посадки, відхилення форми та розташування поверхонь, параметри різьблення, точність зубчастих передач та інші показники, що забезпечують взаємозамінність, без регламентації яких функціонування машинобудування та інших галузей промисловості було б практично неможливим.
В даний час російський фонднаціональних стандартів становить понад 5 тисяч документів та в основному задовольняє вимоги споживачів та виробників продукції машинобудування. За низкою критеріїв він перевершує національні фонди стандартів промислово розвинених країн, наприклад, Франції, Великобританії, США.
Прикладом практично повного охоплення продукції всесторонніми вимогами стандартів можуть бути такі її види, як метало- та деревообробне обладнання, лезовий, слюсарно-монтажний, абразивний та алмазний інструмент, технологічне оснащення та ін.
Раціональне конструювання, виготовлення та взаємозамінність машинобудівної продукції забезпечуються великою групою стандартів на вироби загальномашинобудівного застосування: кріпильні вироби, підшипники, гідро- та пневмоустрою, з'єднання трубопроводів, а також комплексом стандартів на основні норми взаємозамінності.
Росія є активним членом практично всіх технічних комітетів ISO з продукції машинобудування. Гармонізація вітчизняних та міжнародних стандартів перебуває в числі пріоритетних напрямківробіт Ростехрегулювання. Рівень гармонізації російських стандартівз міжнародними для машинобудівної продукції загалом становить 60%, а, по окремих видах техніки - до 75%. Рівень гармонізації стандартів за окремими областями машинобудування наступний: верстатоінструментальна промисловість – 74%, сільськогосподарське машинобудування – 61, автомобільна промисловість – 100, електротехніка – 35, приладобудування – 67%. Гармонізація проводиться з урахуванням вимог вітчизняної промисловості та російських умов експлуатації машин та механізмів. Ведеться велика робота з гармонізації російських стандартів із європейськими нормами.