Започването на издаване на заповедта приключва. Поръчки в организацията: видове и конструктивни характеристики

На етапа на подготовка на Поръчката се извършват следните операции

• изготвяне на проекта на Заповед;
• изготвяне на Заповедта.

Изготвянето и изпълнението на проекти на заповеди се извършва от длъжностни лица - ръководители на отдели (специалисти) от името на ръководителя на предприятието.

1. Изготвяне на проекта на Заповед

При изготвяне на проект за заповед въпросът се проучва и се изготвя текстът на проекта за заповед.

Текстът на заповедта по правило се състои от две части: констативен и административен.

В констатативната част те посочват основанията (факти, събития, документи и др.) и мотивират за целите на издаване на Заповедта.

Посочената част от Заповедта се пропуска, ако нейната административна част не се нуждае от изясняване (т.е. причината за издаване на Заповедта е очевидна).

Констатителната част на Заповедта се отделя от административната с разделителната дума "ПОРЪЧВАМ:", която се отпечатва на отделен ред от нулевата позиция на табулатора, с главни букви с двоеточие, без интервал и кавички.

В административната част на Заповедта се посочва „на кого“ (изпълнителят или структурното звено – отговорните за изпълнението), „какво да се направи“ (посочват се конкретната работа), „до коя дата“ (сроковете за нейната завършване). Ако инструкцията на изпълнителя е дадена за постоянно, тогава срокът за изпълнение може да липсва.

Административната част на текста на заповедта, като правило, е разделена на параграфи, които са номерирани с арабски цифри. Последният параграф посочва лицето или структурното звено, на което е възложен контрол върху изпълнението на Поръчката като цяло.

При необходимост в отделен параграф в края на Заповедта се изброяват издадените преди това документи (Заповеди, Решения и др.) или части от тях, които се отменят, променят или допълват с настоящата Заповед.

Отделни задачи (например задача, съдържаща цифрови данни) или въведени в сила чрез поръчка регламенти(Инструкции, Правила, Правила и др.), като правило, се съставят под формата на Приложение към Заповедта с препратка към тях в съответните параграфи на Заповедта. На първия лист от Приложението в горния десен ъгъл е направен надпис: „Приложение към заповедта на Ръководителя на АД „ФИРМА” от 00.00.00 г. № 000”.

Страниците на Заповедта и Заявленията са номерирани като един документ.

2. Регистрация на проекта на Заповед

Изпълнението на проекта за поръчка се състои в поставяне на строго определени места на формуляр или стандартен лист с необходимия (определен за този тип документ) набор от данни (съгласно GOST 6.38-90). На този етап към проекта на заповед се прилагат следните данни:

• емблемата на организацията;
• организационен код според OKPO;
• код на документа по ОКУД;
• име на компания;
• наименование на вида на документа;
• място на съставяне или публикуване;
• заглавие на текста;
• текст;
• знак за наличието на заявлението;
• име на изпълнителя и телефонен номер.

Поръчките за основната дейност (първият лист) се съставят по правило на общата бланка на предприятието.

Подписване на заповедта

• одобряване на проекта за заповед;
• прехвърляне на проекта на Заповед към службата DOW;
• проверка на правилното изпълнение на проекта на Заповед;
• коригиране на проекта на Заповед;
• полагане на реквизит „печат за ограничаване на достъпа до документа“;
• подписване на проекта за заповед.

3. Одобряване на проекта за заповед

Подписването на проекта на Заповед започва с неговото одобрение. Длъжностното лице, изготвящо проекта за заповед, го съгласува със:

• ръководители на структурни поделения;
• адвокат;
• главен счетоводител;
• други заинтересовани длъжностни лица.

Такова одобрение се извършва под формата на залепване на необходимата "виза" на строго определено място Обща формаили стандартен лист, на който е съставен проектът на Заповедта (наричан по-нататък „Върху Формуляра за поръчка“). Ако по време на координацията възникнат коментари, те се посочват или в самата виза (ако коментарът е кратък), или на отделен лист с подходяща бележка във формуляра за поръчка („Коментарите са приложени“ до визата). Визите се събират на последната страница на проектната заповед.

4. Прехвърляне на проекта на поръчка към службата DOW

След приключване на одобрението, проектът на Заповед се предава от Длъжностното лице, което го е подготвило, в службата DOW за подписване от Ръководителя на предприятието (или негов заместник, който има съответните права - по-нататък "негов заместник").

5. Проверка на коректността на изпълнение на проекта на Заповед

Преди да прехвърли проекта на заповед за подпис на ръководителя на предприятието (негов заместник), служителят на службата DOW проверява правилността на нейното изпълнение в съответствие с текущите държавни стандартипо организационно-административна документация. Неправилно изпълнен проект на Заповед се връща на Длъжностното лице, което я е подготвило за преработка.

6. Поправка на проекта на Заповед

Ръководителят на предприятието (негов заместник) може да прави промени и допълнения в проекта на заповед, получен от специалиста на службата DOW за подписване. Подобни промени и допълнения стават неразделна част от проекта на Заповед и не нарушават нейната законова сила.

7. Поставяне на реквизит „Печат за ограничаване на достъпа до документа“

Ако проектът за заповед съдържа информация, включена в Списъка на информацията, съставляваща търговска тайнапредприятие, върху проекта на Заповедта, Ръководителят (неговият заместник) поставя реквизита "печат за ограничаване на достъпа до документа".

8. Подписване на проекта на Заповед

Заповедта се подписва (поставя нужния „подпис“ върху Формуляра за поръчка) от ръководителя на предприятието (или негов заместник, който има съответните права). Първият екземпляр на Заповедта е подписан (оригинал). Заповедта влиза в сила от момента на подписването й, освен ако в текста й не е посочено друго.

Регистрация на поръчка

На този етап се извършват технологични операции, свързани с:

• регистрация на Заповедта;
• поставяне на нужния "Марка за контрол".

9. Регистрация на Поръчката

Напълно подготвена, изпълнена и подписана поръчка, преди да бъде предадена на Изпълнителя за работа (изпълнение), се регистрира от специалисти на службата DOW. Регистрацията е необходима, за да се гарантира безопасността на документите, тяхното бързо търсене, отчитане и контрол. Има няколко форми на регистрация на документи: централизирана, децентрализирана и смесена (в този материалНяма да се спираме на техните подробни характеристики).

Регистрацията на поръчка е фиксиране на факта на нейното създаване чрез поставяне върху нея на детайлите "индекс" и "дата" (на формуляра за поръчка) с последващо записване необходимата информацияза Поръчката в регистрационни форми (списания и/или карти).

Заповедта се регистрира само веднъж - в деня на подписването й. При прехвърляне на регистрирана поръчка от едно структурно звено на предприятието в друго, тя не се пререгистрира.

Необходимата "дата" се поставя върху Поръчката след подписването й (от специалисти на служба DOW).

Необходимият "индекс" на заповедта, като правило, са арабски цифри без азбучни знаци, поставени в хронологичен ред (проста серийна номерация) от началото Календарна година. Този реквизит се поставя върху заповедта (на формуляра за поръчка) от специалисти на съответните структурни подразделения (службата на предучилищното образователно заведение, структурното подразделение, чийто ръководител е изготвил проекта на заповед), в зависимост от формата на регистрация на документите, приета в предприятието.

Индекси не се прилагат към приложенията към заповедта.

Поръчките за основна дейност се регистрират в отделни регистрационни форми (Дневници за регистрация на поръчки за основна дейност). Формата на регистрационния дневник не е регламентирана, тоест оптималният състав и подреждане на регистрационните колони (подробности) се определя от службата DOW на предприятието по своя преценка. Формата и процедурата за поддържане на такива дневници са определени в разработваните от предприятието „Инструкции за водене на дневник (карти) за регистриране на поръчки за основни дейности“. Като правило във формуляри за регистрация се използват следните полета за регистрация:

• индекс и дата;
• автор (разработчик);
• кой е подписал;
• заглавие и/или обобщение;
• приложения;
• резолюция (съдържание на поръчката, изпълнител, автор на поръчката, дата);
• разписка от изпълнителя за получаване на поръчката;
• срок на изпълнение;
• знак за контрол;
• напредък на изпълнение;
• бележка за изпълнение;
• номер на делото;
• прехвърляне на данни към машинен носител

Ако Поръчката съдържа информация, включена в Списъка на информацията, представляваща търговска тайна на предприятието, Поръчката се регистрира в специална счетоводна (регистрационна) форма. Технологията за предаване на документи, съдържащи търговски тайни в предприятието, не се разглежда в този материал.

10. Поставяне на нужния "Марка за контрол"

Регистрацията на Поръчката може да се счита за начален етап на контрол върху нейното изпълнение. След като ръководителят (неговият заместник) на предприятието е посочил, че поръчката ще бъде поставена под контрол, специалистът на предучилищното образователно заведение поставя необходимата „маркировка за контрол“ в лявото поле на заповедта срещу необходимото „заглавие към текста“ (по-рядко - срещу контролираните точки от тази заповед).

Изпълнение и контрол по изпълнение на поръчката

На този етап се извършват технологични операции, свързани с:

• възпроизвеждане на поръчката;
• заверка на дублирани копия на Заповедта;
• разпространение на Поръчката (копия) на изпълнители;
• подаване на Заповед за контрол;
• проверка на навременното получаване на Заповедта (копия) от изпълнителите;
• изпълнение на Поръчката;
• проверка и регулиране на изпълнението на Поръчката;
• докладва на ръководителя на предприятието за изпълнението на заповедта;
• съгласни за промяна на условията и реда за изпълнение на Поръчката;
• промяна на условията и реда за изпълнение на Поръчката;
• приключване на изпълнението на поръчката.

Заповедта, подписана от Ръководителя (негов заместник) и регистрирана от специалистите на службата DOW, се предава на посочените в нея Изпълнители срещу разписка за работа по нейното изпълнение.

11. Възпроизвеждане на поръчката

Ако в Поръчката са посочени няколко Изпълнители, за да се осигури бързото изпълнение на Поръчката, е разрешено да се възпроизвежда в необходимия брой копия. Необходимостта от възпроизвеждане на Поръчката и броя на копията (списък с пощенски адреси) се определят от лицето, организиращо нейното изпълнение (Отговорен изпълнител). В пощенския списък се посочва името на поръчката, името на изпълнителя, структурната единица, броят на прехвърлените копия, датата. Това е отговорност на изпълнителна власткойто подготви тази заповед.

12. Заверка на дублирани копия на Заповедта

Репликираните копия на Заповедта са заверени от специалисти на служба DOW. За заверка на копие от Заповедта специалист от службата DOW поставя върху Формуляра на Заповедта, върху който е издаден всеки екземпляр от Заповедта, реквизита „заверка на копието“.

Всички възпроизведени и заверени копия на Поръчката или се предават от специалистите на служба DOW на Отговорния изпълнител за самостоятелно разпространение на Изпълнителите, или специалистите на услугата DOW сами ги разпределят на всеки Изпълнител. Копия от Поръчката се предават на Изпълнителите под личен подпис, който се поставя от тях в пощенския списък (обикновено на гърба на последната страница на оригиналната Поръчка). В първия случай се подписва Отговорният изпълнител, като се посочва броят на получените екземпляри, във втория случай се подписват всички Изпълнители, получили екземпляр от Заповедта.

Обработката на Поръчки и предаването им за работа (изпълнение) на Изпълнителите трябва да се извърши в рамките на един работен ден от момента на получаването им след подписване в услугата DOW.

14. Постановление на Заповедта за контрол

Изпълнението на всички регистрирани Поръчки подлежи на контрол.

Отговорник за организиране на контрол върху изпълнението на заповедта е ръководителят (негов заместник) на предприятието. Основната цел на организацията на контрола е да осигури навременно и качествено изпълнение на Поръчката. Контролът по изпълнението на Заповедта се осъществява от специалисти на службата DOW и длъжностното лице, изготвило тази Заповед.

За да поставят поръчката под контрол, специалистите на предучилищното образователно заведение попълват съответните колони в регистрационните форми (списания и/или карти).

15. Проверка на навременното получаване на Поръчката (копия) от изпълнителите

Ако разпространението на поръчката (нейните копия) до Изпълнителите е извършено независимо от Отговорния изпълнител, тогава специалистите на службата DOW трябва да проверят навременното им получаване от Изпълнителите, за да започнат работа по изпълнението на инструкциите, записани в то.

16. Изпълнение на Поръчката

Извършване на конкретна работа от Изпълнителя в изпълнение на заданието (задачата), записана в Поръчката.

17. Проверка и регламентиране на изпълнението на Поръчката

Отговорният изпълнител самостоятелно лично контролира хода на изпълнение на Поръчката.

Специалисти от служба DOW контролират срока за изпълнение на Поръчката. Срокът за изпълнение на Поръчката е периодът от време, определен за изпълнение на Поръчката, или календарната дата, за която е насрочено изпълнението. Условията за изпълнение на Поръчката могат да бъдат стандартни или индивидуални.

Типичните срокове за изпълнение на документите се определят с актове върховни органи държавна власти управление. Отпускат се 10 дни за разглеждане и отчитане на изпълнението на Поръчки по стандартни срокове за изпълнение, ако срокът за изпълнение не е посочен в Поръчката.

Индивидуалните срокове за изпълнение се посочват от автора на Заповедта в нейния текст или се определят от ръководителя (негов заместник) на предприятието. Типичните и индивидуалните термини се изчисляват в календарни дниот момента на подписване (влизане в сила) на Заповедта. Ако индивидуален срокизпълнението на Поръчката се различава от стандартното, тогава индивидуалният срок се счита за време за изпълнение. Ако е необходимо да се изпълнят точките от Поръчката в различно време, всеки артикул има свой краен срок за изпълнение.

Следенето на хода на изпълнение на Поръчката се извършва ежедневно, ако е било преди дата на падежаизпълнение се оставя от 1 до 5 дни, и два пъти през периода - ако са останали от 5 до 10 дни преди крайния срок за изпълнение.

18. Докладва до Ръководителя на предприятието за изпълнението на Заповедта

Отговорният изпълнител и специалистите на службата DOW, въз основа на резултатите от контрола, информират ръководителя (неговия заместник) на предприятието за хода на изпълнението на поръчката, постигнатите резултати и възникналите обстоятелства, които възпрепятстват изпълнението. на Заповедта в срок.

19. Съгласуване на промените в сроковете и реда за изпълнение на Поръчката

V необходими случаиРъководителят (неговият заместник) на предприятието и отговорният изпълнител ще се договорят за промяна на времето и процедурата за изпълнение на поръчката. Основа за това е меморандумът на отговорния изпълнителен директор с мотивацията за необходимостта от подобни промени. Решението за промяна на времето и процедурата за изпълнение на поръчката се отразява в решението на ръководителя (неговия заместник) на предприятието.

Промяната на условията и реда за изпълнение на Поръчката трябва да се извърши най-малко два дни преди изтичането на Поръчката.

20. Промяна на условията и реда за изпълнение на Поръчката

Въз основа на решение на ръководителя (неговия заместник) на предприятието, специалистите на службата DOW променят условията и реда за изпълнение на поръчката, като правят необходимите корекции в съответните графи в регистрационните формуляри (списания и/или карти).

21. Приключване на изпълнението на Поръчката

Заповедта се счита за изпълнена, ако предвидените в нея мерки са действително изпълнени (изпълнена е конкретна задача, изготвен е писмен отговор и др.) или е съставен друг документ за нейното изпълнение.

Прехвърляне на изпълнената заповед към делото

На този етап се извършват технологични операции, свързани с:

• връщане на изпълнената Поръчка към службата DOW;
• протокол за изпълнение на Поръчката;
• снемане от контрол на изпълнената Заповед и завеждането й по делото.

22. Връщане на изпълнената Поръчка към услугата DOW

Регистрираната от специалистите на служба DOW заповед, след изпълнение, трябва да бъде върната от изпълнителния директор на служба DOW за завеждане на делото (формиране на дела).

23. Протокол за изпълнение на Заповедта

Резултатът от изпълнението на Поръчката се представя в писмен доклад или се отбелязва в кратка формавърху самата поръчка (Отговорният изпълнител и/или специалистите на услугата DOW попълват полето " кратка информацияза изпълнението на „реквизита“ маркировка за изпълнението на документа и изпращането му до делото"). Освен това специалистите от службата DOW правят необходимите бележки (записи) в съответните колони на регистрационните формуляри ( списания и/или карти).

24. Отстраняване на изпълнената Поръчка от контрол и вписване във файла

Поръчката се отстранява от контрол след нейното изпълнение. Ако необходимостта от изпълнение на поръчката е изчезнала, тя се отстранява от контрол от лицето, което я е поставило под контрол. В същото време специалистите на предучилищното образователно заведение правят необходимите бележки (записи) в съответните колони на регистрационните формуляри (списания и/или карти).

Подаване на заповед по дело (формиране на дела) е групиране на изпълнени нареждания в дела в съответствие с Номенклатурата на делата на предприятието. Формирането на дела се извършва от специалист в службата на предучилищното образователно заведение под прякото ръководство на ръководителя на предприятието.

На подадената по делото бланка на заповедта специалистите от служба DOW поставят реквизита „отметка за изпълнение на документа и изпращането му по делото“ и правят необходимите бележки (записи) в съответните колони на регистрационни формуляри (списания и/или карти).

При създаването на случаи трябва да се спазват следните изисквания:

• в касата се поставят само изпълнени и коректно изпълнени Поръчки;
• Заповедите за основни дейности са групирани отделно от Заповедите за персонал;
• като правило заповедите от една година се групират в делото (с изключение на преминаващите);
• един (оригинал) екземпляр от Заповедта е включен в делото;
• Поръчките в рамките на делото се подреждат в цифрова (във нарастващ ред на регистрационните им (последователни) номера) последователност;
• Приложенията (документът е обозначен с „Приложение”) към Заповедта се съхраняват във файла заедно със съответната Заповед;
• документите за Заповедите се групират и архивират отделно и се съхраняват от лицето, изготвило проектите им;
• Заповедите, съдържащи информация, включена в Списъка на информацията, представляваща търговска тайна на предприятието, се групират и се съхраняват в отделен файл.

Когато страстите бушуваха около съгласуването на спорни точки, когато всички думи и препинателни знаци бяха проверени, когато адвокатът неохотно одобри проекта, съгласуван от всички, когато мениджърът най-накрая имаше няколко минути да се запознае с резултата от работата на най-добрите умове на компанията и той, доволен от тези резултати, размахателно постави подписа си под документа, поръчката попада в ръцете на секретаря. От този момент нататък цялата му бъдеща съдба губи всякаква непредсказуемост или променливост. То ще следва строго установен курс, ще издържи на процедурите, предвидени предварително от неоспоримите инструкции за работа в офиса, и ще се съхранява при братята в строго договорена папка. Защото от момента на подписване на заповедта влизат в действие лостове, наречени "техническа поддръжка за преминаване на административния документ".

Регистрация или създаване на системи за извличане на информация административни документи

Подписаната поръчка следва да бъде регистрирана, т.е. въведете определена информация за документа в информационно-справочната система: дата, сериен номер, резюме. Поръчките за основни дейности се записват чрез брутна номерация през календарната година. Дълго време за процеса на регистрация се използваха книги за поръчки, които трябваше да бъдат зашити със задължително номериране на листовете, за да се избегнат всякакви измами.

Днес обаче класическите книги отстъпват място на електронните справочници. Дори ако имате традиционна (ръкописна) регистрация на поръчки, препоръчвам да дублирате счетоводството в в електронен формат, благодарение на което чрез едновременно натискане на бутоните "CTRL" и "F" е възможно за броени минути да намерите всяка поръчка за всяка заявка, което е особено важно, когато се изисква от секретаря да намери "някаква поръчка" без посочване на дата, номер, условно свързани с един или друг въпрос.

Освен това електронното счетоводство улеснява преобразуването на въведената през годината информация във вътрешен опис на документите при изготвяне на заповеди за предаване в архивно съхранение.

Много поръчки могат да допълват, както и да отменят, изцяло или частично, ефекта на издадени по-рано поръчки. Следователно, в допълнение към детайлите на самата поръчка, регистрационната форма трябва да бъде попълнена с подходящи марки в съществуващите записи (Пример 1).

Пример 1

Осъществяване на сметка в регистъра на поръчките

			Забележка
		Относно състава на тарифната комисия	Загубена сила. Вижте заповед 45 от 2011 г
		За утвърждаване на Правилника за архива	Направени са промени. Виж заповед 77 от 2011 г.; заповед 104 от 2011г
		За изменения № 2 в Правилника за архива

Правилното формиране на електронни версии на документи също допринася за ефективно търсене на поръчка в бъдеще. За целта задължете всички изпълнители да ви изпратят електронен вариант на поръчката заедно с хартиения вариант с всички приложения. Формирането на електронни папки с поръчки се извършва класически: създайте различни папки за поръчки от различни години, а също така поставете файл с опис на поръчките във всяка папка.

Забележка.Когато наименувате файла с електронната версия на поръчката, стриктно се придържайте към същия шаблон. Препоръчвам ви винаги да започвате името на файла с номера на поръчката. В същото време се уверете, че номерът съдържа строго определен брой цифри: една цифра повече, отколкото се съдържа в номера на последната поръчка през предходната година. Например, ако миналата година номерът на последната поръчка се състоеше от две цифри (например 56), тогава имената на файловете за тазгодишните поръчки трябва да съдържат 2 + 1 цифри, т.е. 001, 016, 089. Ако миналата година сте регистрирали последната поръчка с трицифрено число, то тази година списъкът с файлове с поръчки трябва да изглежда така: 0001, 0016, 0156. В противен случай някои програми може да сортират поръчките в по свой собствен начин, поставяйки след 1 не 2, а 11. Когато записвате прикачени файлове към поръчка, името на файла трябва да започва с число, подобно на самата поръчка. Например, ако поръчката е запазена като "0034.doc", тогава файлът с приложението може да изглежда така: "0034 приложение 1.doc" или "0034 инструкция за OT.doc". Дали да дешифрирате или не съдържанието на поръчката или приложението в името на файла, зависи от вас.

В допълнение към електронната версия във формат Word, за удобство, можете да запазите сканирано копие на поръчката във формат jpg или pdf, което е особено важно за компании с широка регионална мрежа: наличието на сканирано копие ви позволява да откажете да изпраща копия от подписани от ръководителя заповеди до отдалечени отдели на хартиен носител. Когато запазвате сканирано копие, използвайте името на основния документ за името на файла. Например, ако поръчката е запазена като "0034.doc", нейното сканирано копие трябва да бъде запазено като "0034.pdf" или "0034.jpg"

Всяка промяна в установения ред на думи и цифри в името на файла може да доведе до объркване, което затруднява намирането му изискуем документ.

Списъкът на файловете с нареждания в електронен вид, при спазване на принципа за еднообразие, е даден в Пример 2. Поръчките са подредени по ред. Наличието на приложение в поръчката е очевидно.

Пример 2

Списък на файловете със заповеди в електронен вид, при спазване на принципа на еднаквост

Ако не се спазва принципът на еднородност, програмата не може да сортира поръчките по ред (Пример 3). Приложенията трябва да се търсят в целия списък. Намирането на точния документ в пълен размер е трудно.

Пример 3

Списък на файловете със заповеди в електронен вид при неспазване на принципа на еднородност

Подписаната и регистрирана заповед, включително всички посочени в нея заявления, трябва да се доведе до знанието на заинтересовани страни.

Днес все повече компании преминават към електронно управление на документи или използват определени технически средстваза размяна на документи, вкл. за изпращане на инструкции за управление, като електронна поща, общ портал и др.

Има обаче и такива, които по силата на установената практика продължават да качват заповеди на информационни щандове или да дават на изпълнителите копие на хартиен носител. Изборът на формата за запознаване с административната документация зависи от размера на фирмата, нейното териториално разпределение, навиците на мениджъра и др. Във всеки случай формата и процедурата за изпращане на поръчки (инструкции) трябва да бъдат фиксирани в инструкциите за работа в офиса и да отговарят на изискванията за експедитивност.

Раздаването на документа на изпълнителите се извършва по списък, изготвен от инициатора на поръчката. Такъв списък трябва да съдържа всички лица, пряко или косвено участващи в изпълнението на поръчката. Пощенският списък, заедно с информацията за инициатора и одобряващите, трябва да бъде включен в списъка с необходимите технически подробности при изготвянето на документа.

Пример 4

Примерна регистрация на техническа информация за административен документ

(като правило се съставя на обратната страна на последния лист от административния документ)

Подготвена поръчка

Длъжност личен подпис I.O. Фамилия

Вр.тел 00-00

СЪГЛАСНО:

Позиция на заеманата длъжност

куратор на дейността,

описани в поръчката (обикновено

измежду заместник-ръководителя на организацията) личен подпис I.O. Фамилия

Главен счетоводител

(ако поръчката съдържа финансови въпроси) личен подпис

Специалист по правни услуги личен подпис I.O. Фамилия

Други лидери

Запознат с поръчката*:

Длъжност личен подпис I.O. Фамилия

Изпратена поръчкаНа електронна поща: имена на длъжности, поделения.

* Разрешено е съставянето на „Опознавателна ведомост за поръчка” като самостоятелен документ.

В редица организации те се ограничават до фразата „секретар да донесе заповедта на вниманието на заинтересованите страни“, което е категорично погрешно, т.к. секретарят поради различни обстоятелства може да не познава всички участници, участващи в изпълнението на определени бизнес процеси.

Когато изпращате поръчка по имейл (Пример 5), обърнете специално внимание да се уверите, че всички файлове, свързани с поръчката, са прикачени към имейла.

Пример 5

Изпращане на поръчка по имейл

Когато изпращате поръчка по имейл, винаги започвайте да попълвате колоната „Тема“ по един шаблон: следете броя на интервалите, не редувайте думи, знаци и т.н. Всичко това ще позволи в бъдеще бързо да се търси необходимата пратка.

Ако колоната „Тема“ в имейл съобщението е форматирана правилно, тогава, когато списъкът се генерира за тази колона, всички поръчки ще бъдат показани по ред.

В погрешнопри създаване на списък за тази колона, поръчките ще се показват разпръснати с други изпратени електронни съобщения, а самият ред на поръчките ще бъде нарушен.

V големи компании, особено при обширна клонова мрежа, е препоръчително да се компилирате пощенски списъци, формирайки ги според най-често срещаните признаци, например „Клонове“, „Началници на отдели“ и др. (Пример 5). В допълнение към непосредствените ръководители, тези списъци трябва да включват имейл адресите на депутати или други резервни копия в случай на отсъствие (ваканция, болест, командировка и др.) на основния служител.

Запознаване. Споделяме области на отговорност

Навременността и качеството на изпълнение на волята на ръководството до голяма степен зависят от навременното запознаване на изпълнителя с поръчката. На този етап е важно подписаният документ да бъде незабавно представен на вниманието на изпълнителите по начина, установен от компанията: публикуван на публичен ресурс, изпратен по електронна поща, прехвърлен под формата на хартиено копие. Това задължение, като правило, се възлага на секретаря или съответния служител на службата DOW, чиито функции включват заповед за деловодство.

Но понякога служителите, които водят активна кореспонденция, не обръщат веднага внимание на имейла, получен от секретаря. Мнозина смятат, че отговорността на изпълнителя идва само след запознаване "под подпис" със съдържанието на поръчката. Но какво ще стане, ако изпълнителят е отсъствал от работното място в момента на изпращане на поръчката? Кой е виновен за пропуснатите срокове? Отговорът на този въпрос зависи от инсталираната във фирмата система за запознаване с документи, предписана в инструкциите за работа в офиса. Следователно, n запишете отговорността на всеки участник в инструкциите за водене на деловодство.

В много малки фирми отговорността за навременното запознаване на изпълнителите с административната документация се носи от секретаря. Възможни са обаче и други опции. Например, отговорността може да премине от секретаря към изпълнителя в момента на предаване на електронното съобщение до адресата. Отговорността може да бъде изцяло възложена и на ръководителите на отдели, които не само са длъжни редовно да преглеждат независимо информацията, публикувана в общия портал, или своевременно да се запознават със съдържанието на входящите електронни съобщения, но и да довеждат до вниманието на обикновените служители на отделите, поверени им заповедите на ръководството на компанията.

Освен това от ръководителите на отдели и други ключови служители следва да се изисква да предоставят на своите заместници право на достъп до официалната им електронна поща или да гарантират, че кореспонденцията се препраща на отговорния служител за периода на отсъствие. Този постулат е особено актуален в големите компании, където секретарят не може да проследи движенията и отпуските на многобройния персонал.

Въпреки новите технологии, все още е уместно да се потвърди фактът на запознаване с поръчката с личния подпис на изпълнителя. За малки компании събирането на подписи на изпълнители може да се извърши на гърба на последния лист на поръчката, в големите компании е по-целесъобразно да се състави „Опознавателен лист“, в който всички подробности за поръчката ( дата, номер, резюме) трябва да бъдат въведени.

Поправете в инструкциите за офис работа, че в случай на електронно разпространение на административни документи, датата на запознаване на изпълнителя с поръчката трябва да се счита за дата на изпращане на електронното съобщение, а не за дата на подписване на листа за запознаване.

В случай на съставяне на опознавателен лист като самостоятелен документ, оригиналната заповед се вписва във файла веднага след изпращането й, а копие от заповедта се закрепва в опознавателния лист. Калъфът с копия може да се използва в текущата работа. Това ви позволява да гарантирате безопасността на оригиналната поръчка, което е особено важно в големи и/или географски разпръснати организации.

Текущо съхранение и прехвърляне на поръчки в архива

Заповедите се подават в делото с всички заявления, посочени в текста на заповедта. В същото време трябва внимателно да проверите наличието на всички подписи както в колоната „Споразумение“, така и в приложенията.

Основанията, довели до издаване на заповед за основната дейност, както и материалите за нейното изпълнение се оформят отделно.

Тъй като документите се натрупват в папката, препоръчително е да отпечатате този, който имате електронна версиясчетоводни нареждания и подаване като информатор за търсене.

По правило поръчките за основни дейности са най-търсени през първите две години. Трябва да се помни, че за да се гарантира безопасността на оригиналните поръчки, не трябва да напускате помещенията, създадени за тяхното съхранение. За работа се издават копия или извлечения от заповеди. Сканираните копия на поръчки стават все по-популярни.

Процедурата по издаване на заповед включва осем последователни стъпки – от иницииране на процеса до довеждане на текста на документа до изпълнителите. Инструкция стъпка по стъпкаи правилата за издаване на заповеди са дадени в този член.

От статията ще научите:

Процедура за издаване на заповед

Процедурата за изготвяне и издаване на всеки административен документ се състои от осем етапа. V тази статияще ги разгледаме всички на примера за издаване на заповед.

Осем стъпки за издаване на поръчка:

1. Започване на процеса на публикуване.
2. Събиране на информация за изготвяне на проектодокумент.
3. Подготовка на проекта.
4. Съгласуване и одобряване на проектодокумента.
5. Извършване на корекции в проекта въз основа на коментарите на одобряващите.
6. Подписване и одобрение от ръководителя.
7. Регистрация от отдел DOW.
8. Донасяне на текста до изпълнителите.

Всички горепосочени стъпки трябва да се извършват последователно, без да пропускате нито една. Изключение прави петата стъпка, която, ако няма коментари, може да бъде пропусната. Нека разгледаме всяка стъпка по-подробно.

Започване на процеса по издаване на заповед

Процедурата по подготовка на проекта може да започне поради следните причини:

• Преди това беше разработен план за издаване на административни документи;
• Ръководството на предприятието даде заповед за изготвяне на проекта;
• Ръководителят на структурното звено или отделен специалист пое инициативата за изготвяне на проект на документ.

Формата на обосновка за необходимостта от издаване на административен документ може да бъде докладна или бележка, аналитична или информационна справка, акт, официално писмо, предложение, заключение и др. Те стартират процеса на подготовка на проекта.

Събиране и анализ на информация за изготвяне на проект на заповед

За разработване на разумно и обосновано управленско решение е необходима обективна, уместна и изчерпателна информация по този въпрос. За целта се събират и анализират необходимите данни.

Необходимите данни могат да бъдат получени от следните източници:

1. релевантно нормативни документии законодателни актове;
2. актуална фирмена документация;
3. входяща документация от други фирми;
4. архивна документация;
5. публикации в отворени информационни източници;
6. теоретични данни от изследователски материали.

Управленското решение се взема въз основа на резултатите от анализа на събраната информация.

По правило на този етап се разглеждат няколко решения и след получаване на допълнителна информация и цялостна оценка на опциите се избира едно, най-приемливото.

Прочетете също:

Процедурата за изготвяне и издаване на заповед

Изготвяне на проект на заповед

Веднага трябва да се подчертае, че на този етап се подготвя проектът, а не окончателният документ. Проектът няма правна силаи не е заповед. За да станете такъв, трябва да бъде договорено, подписано и регистрирано, това ще бъде обсъдено по-късно.

Разработването на проекта за поръчка се извършва от специалист или няколко специалисти от различни отдели. В случай, че проектът на административен документ се отнася до няколко структурни поделения, тогава ръководството може да създаде временна комисия или работна група за разработване на проекта.

При съставянето на проект на административен документ трябва да се ръководите от изискванията, посочени в GOST R 6.30-2003. Срокът на действие на тази наредба е удължен до 01.07.2018 г.

За отпечатване на проектодокумента се използват стандартни формуляри А4. Според общоприетото правило за поръчкиразработете специални формуляри, съдържащи следните подробности:

За държавни предприятия- гербът на Руската федерация или гербът на субекта на федерацията.

За всички останали фирми - лого или регистрирана търговска марка;

Име на компания. Ако има съкратена версия, тя се дава под пълната;

Основните данни на предприятието са сетълмент банка, юридически адрес, имейл, OKPO, KPP кодове;

Регистрационен номер на дружеството по ППЗН и неговия ТИН;

Не забравяйте да осигурите място за изработка необходими подробностибизнес хартия - регистрационен номери дати.

За формуляра се използва лист стандартен формат А4. Текстовите граници в горната и долната част са 20 мм, вдясно е 10 мм, а отляво е 30 мм.

За изпълнение на стандартни административни документи често се използва стандартният формуляр No Т-1.

Заглавка на поръчката

Във всички проекти поръчкитрябва да присъства заглавието на бъдещия документ. Заглавието включва съдържанието на поръчката в кратка форма. Формулира се в предлога и отговаря на въпроса: "За какво? (За кого?)". Например „За процедурата за извършване на мерки за ремонт на транспортния отдел“ или „За провеждане на допълнителни обучения за служители на Communication Technologies LLC“ или „За прилагането на концепцията за подобряване на работата по прехвърляне на дела в архива“ , и т.н.

На бележка

1. Заглавието се отпечатва без отстъп на абзац и без кавички.
2. Заглавието започва с главна буква и не завършва с точка.
3. Дължината на заглавието не може да надвишава 5 реда от 150 знака.
4. Разстоянието между заглавните редове е единично.

Характеристики на дизайна на проектната поръчка

Текстът на документа е посочен от първо лице, в единствено число („Поръчвам“).

Блок на изявление (преамбюл)

Този блок дава обосновка за действията, предписани за изпълнение. Тя може да бъде от два вида:

Основа за изготвянето и публикуването на документа беше законодателната или нормативен акт висш органили бизнес документ, публикуван по-рано в това предприятие. В този случай трябва да посочите името на този документ, неговия номер и дата. В този случай посочващият блок на поръчката ще започва с думите:

• „В изпълнение на (заповед, заповед, решение”);
• „Въз основа (решение, резолюция)“;
• „В съответствие с (указ, решение и т.н.).

Инициативата беше в основата на издаването на заповедта. изпълнителен директор, ръководителят на структурното звено или отделен специалист. В този случай е необходимо да се формулират целите и задачите на действията, предписани от заповедта, или да се посочат фактите или събитията, довели до приемането му. В този случай посочващият блок ще започне с думите:

• „За целите на (подобряване, оптимизиране и др.)“;
• „Във връзка (при необходимост)“.

Доста чести са ситуациите, когато предписаните действия не се нуждаят от обяснение и обосновка. Например предложение за работа. В такива случаи констатативната част отсъства.

Административен блок

Този блок започва с думата "ПОРЪЧАЙ". Тази дума се отпечатва на нов ред с главни букви.

Като правило този списък съдържа няколко елемента: по един елемент за всяко действие. Тук те посочват сроковеизпълнение и лицето, което е назначено отговорно за изпълнението. Близо до всеки артикул трябва да се посочат фамилията и инициалите на конкретни изпълнители.

Дата на публикуване и одобрение на поръчката

Одобряване на проекта за заповед

Тази стъпка включва съгласуване на текста на документа с ръководителите на отдели, чиито интереси засяга. Това може да бъде отдел персонал, счетоводство, планиране или правен отдел. За тази процедура документът предвижда необходимата „виза за одобрение на документи“.

Подписване на заповедта

След като проектът бъде одобрен и всички визи са залепени, той се прехвърля, за да не се подписва от Генералния директор. Понякога визи за одобрение не се поставят на гърба на последния лист от проекта, а на отделна хартия. В този случай тя трябва да бъде представена и на директора за подпис.

Подписът на главния изпълнителен директор е приложен към проекта правна силаи го превръща в поръчка, които трябва да бъдат регистрирани.

Регистрация на поръчка

Удостоверенията за документ, които записват факта на неговото създаване, се регистрират според установен ред. Тази процедуранеобходими за последващо осчетоводяване на стопански книжа, организация справочна работаи да улесни намирането на правилните данни.

Процедурата по регистрация се извършва по един от трите начина:

с дневникова форма на регистрация - прави се вписване в дневника;

с карта форма на регистрация - прави се вписване в регистрационната и контролна карта;

с автоматизирана регистрационна форма - в системата се въвежда информация за документа електронно управление на документи.

Донасяне на поръчката на изпълнителите

Предоставянето на делови документи на изпълнителите се извършва чрез копиране и изпращане по пощата или прехвърляне на изпълнителите във възможно най-кратък срок. На практика това се случва по следния начин - от документа се правят необходимия брой копия, които след това се разпространяват от структурни подразделения. След това те се предават на преките изпълнители срещу подпис.

След това заповедта влиза в сила.

Регистрация на документ – това е запис на идентификационни данни за документ в предписаната форма, фиксиращ факта на неговото създаване, изпращане или получаване.

В нашия случай Регистрацияще запише създаването документ. Трябва да се отбележи, че регистрацията е необходима и за по-нататъшно отчитане на документи и организация на справочната работа.

Регистрацияможе да се направи по един от трите начина:

запис на документа в хартиен дневник (формуляр за регистрация на списание);

запис в хартиена регистрационна и контролна карта (формуляр за регистрационна карта);

Въвеждане на информация за документа в системата за офис автоматизация и електронно управление на документи (автоматизирана регистрационна форма).

Трябва да се отбележи, че в момента е целесъобразно да се , тъй като има много предимства пред списанието и картовите форми на регистрация. Да назовем някои от тези предимства:

· бързо търсенедокументи за всякакви детайли или детайли;

автоматично генериране на справки, резюмета, провеждане на справочна и аналитична работа по документи;

автоматичен контрол върху изпълнението на инструкции (документи);

Възможност за едновременно регистриране на документи на няколко работни места и други.

И автоматизирана регистрация на документивъзможно без въвеждането на специализиран софтуер в предприятието.

В повечето малки компании се извършва с помощта на MS Excel чрез попълване на обикновена таблица.

При регистрацията на документа се присвоява регистрационен номер и дата на документа. . Датата на поръчката и поръчката трябва да бъде датата на подписване, от което можем да заключим, че заповеди и директивитрябва да бъдат регистрирани в деня на подписването им.

Регистрацията на документи се извършва в групи, в зависимост от наименованието на вида на документа. Освен това заповедите (както и заповедите) за основната дейност, за персонала и за административни и икономически въпроси се записват отделно. Това означава, че горните подвидове заповеди и инструкции ще имат не обща, а отделна номерация.

Сега ще дадем изискванията за регистрация на регистрационния номер и датата на документа, залегнали в GOST R 6.30-2003.

Фрагмент от документа

Фрагмент от документа

Обикновено цифровият метод се използва за издаване на датата на поръчката и поръчката, например 02/05/2007 (вижте Пример 6).

Подписано от ръководителя и регистрирано поръчка с лист за одобрение