структура документирана информация, наличието или отсъствието на основни детайли оказва пряко влияние върху легален статутдокумент. С други думи, документът трябва да бъде правилно съставен, неговата автентичност се потвърждава със сертификат, тоест със съответните данни (в зависимост от вида на документа - подпис, дата, печат за одобрение на документа, отпечатък на печат и др.). Например задължителната индикация датисъздаването на официални документи е необходимо за правна оценкасъдържащата се в тях информация, както и за оценка на отношения, възникващи, променящи се или прекратяващи се във връзка с изразяването в документа на волята на органа на управление. Ако датата в документа се измести поне с един ден, това може да стане основание за признаване на фактическите отношения за незаконосъобразни, дори ако те са формирани въз основа на информация, която има правен смисъл. По специален начинакредитивни писма официален документслед подписване е изявление.Този реквизит разрешава разширяването на документа до подчинени органи, длъжностни лица или граждани.
На теория и практика управленски записинаскоро започнаха да разделят понятията "юридическа сила" и "правно значение" на документа. В настоящия GOST на термини и дефиниции в областта на деловодството и архивирането правна сила на документсе счита за „свойството на официален документ да се обажда правни последици". Това означава способността чрез документи да се изпълняват императивните заповеди на властите и длъжностните лица. В този случай се предполага, че правна силане всички документи притежават, а само тези видове, които съдържат правни разпоредби, задължителни за многократна употреба и като правило предназначени за широк кръг от организации и лица. Те включват на първо място законодателни и други регулаторни правни актове.
Според същия GOST "правното значение на документ" е "свойството на документ да служи като потвърждение на бизнес дейност или лични събития" 1. За разлика от понятието "юридическа сила на документ", което отдавна е включено в управленския лексикон, това понятие е сравнително ново. Използването му се дължи преди всичко на нарастващото използване на електронни документи и системи. електронно управление на документи... Факт е, че наличието в електронния документ на съответния електронен подписвъпреки че това означава, че такъв документ има юридическа сила, обаче не е факт, че този документможе да бъде истинско доказателство, ако бъде предоставено на друг орган или лице. Само след проверка на електронния подпис и установяване на неговата автентичност, този документ може да действа като доказателство.
Разбира се, терминът, понятието и определението за правно значение са напълно приложими не само за електронните, но и за „традиционните“ документи.
Говорейки за правната сила и правното значение на документа, е необходимо да се вземат предвид, освен наличието на съответния сертификат, още два фактора, а именно:
- 1) документът трябва да се основава относно действащото законодателство,което прави документа безспорен и задължителен за кръга от лица, които ще основават действията си върху него;
- 2) правната сила и значението на документа зависят от функциите, правата, задълженията, т.е. от компетентността на органа на управление или длъжностно лице.С други думи, документ, издаден от некомпетентно, неупълномощено лице или съставен без предварително съгласие, няма да се счита за законен. Например, преди време един от руските губернатори подписа указ за награждаване с ордена на труда, честта, доблестта на над 30 изтъкнати жители на региона. Скоро обаче стана ясно, че губернаторът е превишил правомощията си, тъй като проектът на ордена, разработен и одобрен в региона, е изготвен без одобрението му от Хералдическата комисия към президента на Руската федерация. В резултат на това документът, подписан от губернатора, първоначално нямаше правна сила, а самата процедура за връчване на този орден се оказа нелегитимна.
Правна силае свойство на официален документ, съобщен му действащото законодателство, компетентността на издаващия орган и установен редклирънс. Липсата на необходимите детайли или техният неправилен дизайн може да доведе до факта, че документът няма да има юридическа сила (например няма подпис или дата). Ако не съдържа заглавие на текста или бележка за художника, това само ще доведе до определени трудности при работата с документа, но няма да повлияе на правното му значение.
Задължителните реквизити, които осигуряват правната сила на документите са:
името на организацията (служебно лице) - авторът на документа;
наименование на вида на документа; дата на документа;
регистрационен номер;
печат за одобрение на документа;
текст; подпис;
Подписът е задължителен атрибут на всеки документ. Длъжностно лице, полагащо подпис в документ, поема отговорност за: автентичността на документа; за всички възможни последици от изпълнението (влизането в сила) на документа. Правото на подпис се предоставя на определени лица и може да бъде закрепено: в устава на предприятието; в правилника за предприятието (за структурното звено); в инструкциите за деловодство; в длъжностната характеристика на служителя; в заповедта за разпределение на задълженията. Документите на организацията се подписват от директора или негови заместници. Документация структурни звенаподписани от техните лидери. По редица въпроси други служители, например водещи специалисти на предприятието, могат да имат право да подписват. Подписът се поставя върху първия екземпляр на документа, ако е необходимо - върху други копия, например при сключване на споразумение.
Датата на документа е един от най-важните детайли на документа. Липсата на дата в документа го прави невалиден.
Печатът е правно значима собственост и се използва за удостоверяване на подписа на длъжностно лице върху най-важните (или финансови) документи.
Печатът показва: автентичността на документа за принадлежността на документа към организацията, посочена на печата. Печатът се поставя върху документи, чието публикуване включва:
- - всякакви правни последици, например създаване, реорганизация на предприятие;
- - материални последици, като прехвърляне материални ценности, удостоверяване на правото на организация или физическо лице върху нещо.
Удостоверителен печат - някои документи придобиват законна сила едва от момента, в който са одобрени от ръководителя или по-висшестоящия орган. Печатът за одобрение е реквизит на официален документ, даващ нормативен или правен характернеговото съдържание. На задължително одобрение подлежат: устав, правилник за предприятията (клоновете); щатни маси; актове на проверки, актове за приемане и предаване; длъжностни характеристики; разчети, бизнес планове, отчети и др. П.
Регистрационният номер е допълнителна гаранцияавтентичността на документа. Показва, че документът е преминал всички етапи на обработка, регистриран е и по този начин е официален документ на предприятието. За придаване на юридическа сила на електронен документ се използва електронен цифров подпис. Електронен документ се признава за правно значим само с положителен резултат от проверката на автентичността на електронния цифров подпис.
Електронен цифров подпис (ЕЦП) - необходимостта от електронен документ, предназначен да защити този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частен ключелектронен цифров подпис и ви позволява да идентифицирате собственика на сертификата за ключа за подпис, както и да установите липсата на изкривяване на информацията в електронен документ. ЕЦП в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в хартиен документ при следните условия:
- - сертификатът за ключ за подпис, издаден от удостоверителния център, е валиден към момента на подписване на електронния документ; е потвърдена автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
- - се използва електронен цифров подпис в съответствие с неговата информация, посочена в сертификата за ключ за подпис. Благодарение на тази технология се получава електронен документ: с юридическа сила; потвърждаване на авторството на документа; потвърждаване на липсата на изкривяване на информацията в документа. За да има копие от хартиен документ юридическата сила на оригинала, то трябва да бъде заверено по установения ред. За целта се поставя необходимата "маркировка за заверка на копие", която съдържа: удостоверителен надпис "Вярно"; длъжността на лицето, заверило копието; неговия подпис; дата на сертифициране;
- - печат (за най-важните или външни документи). Заверката се извършва от самата фирма или при необходимост от нотариус.
В съответствие с нормативни правни актове или по споразумение на страните, хартиен документ с печат, когато се преобразува в електронен документ, може да бъде заверен с електронния цифров подпис на длъжностно лице. Бизнесът има право да сертифицира:
- - копия от документи, представени от гражданите при кандидатстване за работа, обучение;
- - копия от документи за решение социални проблемиработници. В предприятието копията се заверяват от: ръководителя на организацията; длъжностно лице (ръководител на отдела за персонал).
Концепцията за правното значение на документа първоначално във формулировката "правно значение" се появява във връзка с развитието на системите за електронно управление на документи и възможността за създаване, съхранение и използване електронни документи, еквивалентни на официални документи на хартия. Използването на това понятие без ясното му определение обаче повдига редица въпроси, свързани както с тълкуването на самото понятие, така и с определянето на неговото място в концептуалната база на управлението на архивите. Нека припомним, че терминът "юридическа сила на документ" е по-познат и разбираем за повечето специалисти.
Понятията за юридическа сила и правно значение на документ в нормативната уредба
За първи път концепцията за правното значение на документа (в текста "правното значение на документа") беше отбелязана във Федералния закон от 10.01.2002 г. № 1-FZ "За електронния цифров подпис", където в чл. 4 „Условия за признаване на еквивалентността на електронен цифров подпис и ръкописен подпис” е установено, както следва:
„един. Електронен цифров подпис в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в хартиен документ, при условие че са изпълнени следните условия:
сертификатът за ключов подпис, свързан с този електронен цифров подпис, не е станал невалиден (валиден) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ, ако има доказателства, определящи момента на подписване;
- е потвърдена автентичността на електронния цифров подпис в електронния документ;
- се използва електронен цифров подпис в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.
2. Участник в информационната система може едновременно да бъде собственик на произволен брой сертификати за ключове за подпис. В този случай електронен документ с електронен цифров подпис има правно значение при осъществяването на отношенията, посочени в сертификата за ключ за подпис.
Прави впечатление, че, както следва от съдържанието на статията, самият факт на удостоверяване на електронен документ с електронен подпис не означава, че документът придобива правно значение; той го придобива само ако има някакво допълнително условие, а именно: документ с електронен подпис се използва само за осъществяване на отношенията, посочени в сертификата за ключ за подпис.
Подобна разпоредба се съдържа в члена на закона, който установява изискванията за сертификата за ключ за подпис: сертификатът трябва да съдържа информация за връзката, при изпълнението на която електронен документ с електронен цифров подпис ще има правна стойност.
Федерален закон от 10.01.2002 г. № 1-FZ „За електронните цифрови подписи“ е валиден до 01.07.2012 г. Има ли подобни или подобни разпоредби във вече приетия и действащ Федерален закон от 06.04.2011 № 63-FZ „За електронните подписи“? Анализът на текста на закона показва, че новият закон не съдържа понятията „юридическа стойност на документ” или „юридическа стойност на документ”, а се използва понятието „юридическа сила на документ”.
По-специално, в чл. 4 „Принципи за използване на електронен подпис“, един от принципите е принципът на „недопустимостта на разпознаване на електронен подпис и (или) електронен документ, подписан от него неприложимсамо на основание, че такъв електронен подпис не е създаден със собствена ръка, а с помощта на средства за електронен подпис за автоматично създаване и (или) автоматична проверка на електронните подписи в информационна система».
Имайте предвид, че в в такъв случайне се поставят допълнителни условия или изисквания, при наличието на които електронен документ се счита за валиден, с изключение на наличието на електронен подпис.
Друг член от закона (чл. 7 „Разпознаване на електронни подписи, създадени в съответствие с чуждо правои международни стандарти„) Установява се: „Електронен подпис и подписан от него електронен документ не могат да се считат неприложимсамо на основание, че удостоверението за ключа за проверка на електронния подпис е издадено в съответствие с нормите на чуждото право”. И в този случай говорим за правната сила на документа, а правната сила на документа е свързана с наличието на електронен подпис.
Така виждаме, че в един случай (Законът „За електронния цифров подпис“ от 2002 г.) се използва понятието правно значениедокумент, в друг (Закон „За електронния подпис“ 2011) – понятието правна сила на документ.
Трябва да се отбележи, че понятието за правна сила на документ е понятие, което отдавна съществува и е познато на всички специалисти, чието значение се определя от GOST R 51141-98 * GOST R 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения: „юридическата сила на документа е свойство на официален документ, съобщено му от действащото законодателство, компетентността на издаващия орган и установения ред за регистрация.
Понятието за правно значение (значимост) на документ е сравнително ново понятие, което се използва широко през последните 5-10 години. Трябва да се отбележи, че това понятие, първо, се прилага, като правило, не към документ като цяло, а към електронен документ, и второ, наред с това понятие, понятието "правно значим електронен документооборот" също е използвани (тази концепция се използва широко както от разработчиците на системи за електронно управление на документи, така и от потребителите на тези системи).
Ако понятието за юридическа сила има установено от стандартадефиниция, понятието за правно значение на документ (работа) няма такова определение, което, разбира се, създава определени трудности при използването на тези понятия. Често, дори в специалната литература, тези понятия се използват като синоними. Така е?
Правна сила на документа
Както следва от горната дефиниция на тази концепция, залегнал в GOST R 51141-98, е възможно да се каже, че документът има юридическа сила, ако документът отговаря на три изисквания: отговаря на законодателството, издаден от орган (лице) със съответния орган, съставен в съответствие с установени правила... Ако даден документ отговаря на всички изброени изисквания, той има юридическа сила, с други думи, той е вярно потвърждение на информацията за обективната реалност, записана в него.
Важно е да знаете!
Правно обвързващ документ е документ, който може да породи определени правни последици.
Въпреки факта, че понятието правна сила има определение, залегнало в стандарта, естеството на това понятие практически не е проучено, което, разбира се, не добавя яснота, а напротив, води до цяла линиявъпроси.
На първо място, формулировката, дадена в определението на понятието "юридическа сила", изисква пояснение: "собствеността на официален документ, съобщен му от действащото законодателство ...". Какво трябва да се разбира под това свойство на документ, което му се съобщава от законодателството, и можем ли винаги, създавайки документ, да разчитаме на нормите, залегнали в законодателството? Известно е, че в отделни случаив законодателството има само индикации, че определени ситуации изискват документиране, без да се уточнява вида или вида на документа, който трябва да бъде създаден в тази ситуация, и без да се установяват каквито и да било изисквания към съдържанието и дизайна на документа. Има много такива разпоредби, например в Кодекс на труда Руска федерация... Ето няколко примера:
„С писмено съгласие на работника или служителя може да му бъде възложено да изпълнява през установената продължителност на работния ден (смяна) наред с работата, посочена в трудовия договор, допълнителна работаза друга или същата професия (позиция) срещу допълнително заплащане ...“(Чл. 60.2.).
„Служителят има право предсрочно да откаже да извършва допълнителна работа, а работодателят - да отмени предсрочно поръчката за нейното изпълнение, като предупреди другата страна за това в писанене по-късно от три работни дни"(пак там.).
„По искане на лицето, на което е отказано задържане трудов договор, работодателят е длъжен да информира писмено причината за отказа“(чл. 64).
"С писмено съгласие", "писмено" и други подобни формулировки само казват, че ситуацията трябва да бъде документирана, но не се определя видът на създавания документ.
В същото време в законодателството има много норми, които определят вида на създавания документ и в някои случаи установяват изисквания за съдържанието и дизайна на документа. Ето само един пример: Федералният закон от 26 декември 1995 г. № 208-FZ "За акционерните дружества" изброява не само видовете документи, които трябва да отразяват дейността на управителните органи акционерно дружество, но също така установява набор от изисквания за процедурата за изготвяне и изпълнение на тези документи, тяхното съдържание, например:
„Чл.63. Протокол обща срещаакционери
1. Протоколът от общото събрание на акционерите се съставя не по-късно от 15 дни след приключване на общото събрание на акционерите в два екземпляра. И двата екземпляра се подписват от председателя на общото събрание на акционерите и от секретаря на общото събрание на акционерите.
2. В протокола от общото събрание на акционерите се посочва:
- място и час на общото събрание на акционерите;
- общия брой на гласовете, притежавани от акционери, които притежават акциите с право на глас на дружеството;
- броя на гласовете, притежавани от акционерите, участващи в събранието;
- председател (президиум) и секретар на събранието, дневен ред на събранието.
Протоколът от общото събрание на акционерите на дружеството трябва да съдържа основните положения на изказванията, въпросите, поставени на гласуване, и резултатите от гласуването по тях, решенията, взети от събранието.
Същото ясно и определени нормисъдържащи се в закона и във връзка с други документи.
Приведените примери показват, че изискванията към документите, установени от действащото законодателство, могат да бъдат формулирани както като изисквания за задължително документиране на ситуацията (без уточняване на вида на документа, конструктивните особености и изискванията към съдържанието), така и като ясни правила, които определят вида на документ (видове документи), съставянето му и в някои случаи регистрация.
Имайки предвид същността на понятието "юридическа сила", трябва да отбележим още една несигурност, която съществува във връзка с това понятие: необходимо ли е да има и трите условия, за да придобие юридическа сила документ (което означава признаците, подчертани в определението: съответствие със законодателство, компетентен орган или лице, правила за регистрация). Известно е, че далеч от всички документи законодателството е установило някакви изисквания: има голям бройвидове и разновидности на документи, по отношение на които законодателството не установява никакви норми, а можем да говорим само за правилата, определени от традицията (практиката на документиране) или по споразумение на страните.
Прилагането на принципа на споразумение между страните при документиране е пряко предвидено от Федералния закон от 27.07.2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационни технологиии относно защитата на информацията "(клауза 1 от член 11,):" Законодателството на Руската федерация или споразумението на страните може да установява изисквания за документиране на информация. " По този начин законът предвижда възможност за прилагане на приетите от страните правила за обмен на информация при документиране.
Други две особености, изтъкнати в дефиницията на понятието "юридическа сила на документ" (свойството на официален документ, съобщено му... от компетентността на издаващия орган и установения ред за регистрация), не повдигат съмнения. Компетентността на органа (служебното лице), който е издал (подписал, одобрил) документа, се определя от правомощията, които са дадени на съответния орган или лице и са залегнали в организационни, правни, административни или други документи, например в правомощия на адвокат.
Компетентността на управителните органи (общо събрание на акционерите, съвет на директорите, надзорен съвет), ръководителят на организацията, изпълняващ изпълнителни и административни функции, се определя от устава на организацията или от правилника за организацията. Компетентността на другите длъжностни лица се установява със заповед на ръководителя за делегиране на правомощия (право на подпис), пълномощни, дадени от ръководителя на организацията, както и с разпоредбите за поделенията, длъжностните характеристики.
Ако при подписване или одобряване на документ длъжностно лице е превишило предоставените му правомощия, документът няма юридическа сила и е невалиден.
Последното условие, което се изисква, за да има юридическа сила документът, е съответствието установен редрегистрация или установената форма на документа. Но ако изискванията за съдържанието и дизайна на документа са установени със закон или друг регулаторен правен акт, тогава спазвайки първото изискване, ние едновременно ще спазим последното условие, необходимо за придаване на юридическа сила на документа - съответствие с правилата за проектиране. Друг е въпросът, ако в законодателството няма такива правила: тогава те са установени в местни наредби (правила, наредби, инструкции) или се приемат по споразумение на страните - участници в обмена на информация.
Има още едно обстоятелство, което също изисква да се вземе предвид във връзка с понятието „юридическа сила на документа”. Представителите на правната наука свързват понятието правна сила на документ само с определена категория документи - законодателни и други регулаторни правни актове. Да дадем за пример следното решение: „На мястото на нормативен акт в регулаторна рамкапосочва правната му сила – свойството на акт да поражда определени правни последици. Правната сила на акта зависи от позицията на органа, издал този акт в системата на държавните органи и неговата компетентност“ (Антипова Т. В. Правила за прилагане на нормативните правни актове // Право и икономика. 2004. № 11 ( 201). стр. 4.)
Следователно федералният закон има по-голяма юридическа сила от закона на съставното образувание на Руската федерация, постановлението на правителството на Руската федерация има по-голяма юридическа сила от решението на федералния орган Изпълнителна власт... Най-високата юридическа сила има Конституцията на Руската федерация.
Ясно е, че когато имаме предвид регулаторни правна рамка, който има йерархична структура, която реално отразява йерархията на властите, понятието за правна сила на акта наистина придобива друго много важно и много специфично свойство: силата на акта.
По-специално, това свойство на акта се проявява във факта, че ако един и същ въпрос е уреден с различни нормативни правни актове, тогава нормата на акт, издаден от орган, който заема по-високо място в йерархията на властите, т.е. заемащи по-високо място в йерархията на актовете и съответно имащи по-висока правна сила.
Спорът за това дали е легитимно обвързването на правната сила само с нормативни правни актове е въпрос, който се нуждае от по-задълбочено проучване.
Ако приемем тази гледна точка, тогава заповедта на организацията, която одобрява всеки документ (правила, разпоредби, инструкции), има определена правна сила, тъй като принадлежи към категорията на нормативните правни актове, а заповедта на организацията, на което са дадени конкретни указания, няма юридическа сила, тъй като е необичайно.
Ако приемем позицията, че правната сила на документа е свойството на документа да поражда определени правни последици, то според нас е неуместно това свойство да се свързва само с нормативни правни актове. Правните последици, според нас, могат да доведат до много документи, които не принадлежат към категорията на нормативните правни актове, при условие че са издадени в съответствие с правилата, за които говорихме по-горе.
Един прост пример: всеки подписан от страните договор поражда правни последици, както при изпълнение, така и при неизпълнение (разбира се, във всеки отделен случай те ще бъдат различни). Правни последици пораждат и постигнатите в преговорите споразумения и залегнали в подписания от страните протокол. Офертно писмо ( търговско предложение) може да породи и правни последици.
Разбира се, в зависимост от вида на документа и документираната ситуация, степента (качеството) на тези последици може да бъде различна, от задължението или правото на извършване на определени действияпреди разрешаването на последствията в съдебна процедура... Дори документ на частно лице, например жалба на гражданин до държавен орган, поражда правни последици, тъй като в съответствие с действащото законодателство всяка жалба трябва да бъде разгледана и на всяка жалба трябва да се отговори по същество - и това също е в случая правни последици.
От каквато и позиция да не подходим към концепцията за правната сила на документ и каквито и аспекти на това понятие да не са проучени, едно е ясно: юридическата сила е това, което е присъщо на самия документ.
Забележка!
Документът или има юридическа сила, или няма такава, съответно в последния случай документът не може да породи правни последици.
Например, ако заместник-ръководителят на организацията, в съответствие със заповедта за назначаване на временно изпълняващ длъжността генерален директор за периода от 1 юни до 15 юни 2011 г., е действал като генерален директор, издадената от него заповед на 16 юни , 2011 г., тоест след освобождаването на генералния директор от ваканция няма да има законна сила, тъй като правомощията, които дават право на заместник-генералния директор да издава заповеди, приключиха на 15 юни 2011 г.
Правно значение на електронен документ
За да разберем какво е "правното значение на електронния документ", нека се запитаме защо това понятие възникна точно когато започнахме активно да работим с електронни документи и когато стана възможно да се удостовери електронен документ с електронен подпис и, съответно предпоставките за преминаване към безхартиен документооборот, тоест изключване в определени случаи на хартиен документ от обмен на информация. Защо при работа с документи на хартиен носител можехме да минем с понятието „юридическа сила на документа“ и то ни беше достатъчно? Очевидно отговорът на този въпрос е, че хартиен документ е самостоятелен физически обект, контрол върху който можем да упражняваме директно, проследявайки движението на този обект в процеса на неговата подготовка или изпълнение.
Разбира се, хартиен документ не съществува сам по себе си: в процеса на подготовка той може да бъде свързан с други документи (например документи, които инициират публикуването на този документ или служат като основа за неговото публикуване, с предварително подготвени проекти, и др.); след изготвяне или публикуване на документ, той може да се премести в друга система за управление на документи или да бъде поставен във файла и да попадне в документалния фонд, но при всички случаи документът на хартиен носител е обект, визуално възприеман и контролиран от нас.
Връзката между субекта, извършващ документацията (автора на документа) и самия документ в този случай може да бъде представена графично, както следва:
Съвсем различна ситуация се развива в случая на електронен документ, тъй като електронен документ се създава с помощта на информационна система, прехвърля се от една информационна система в друга, съхранява се в информационна система, тоест съществува за времето на нейното действие. жизнен цикълв информационната система - системата за електронно управление на документи (ЕДО). Визуално възприемаме електронен документ чрез представянето му в разбираема от човека форма като видеограма на екрана на монитора или като разпечатка на хартия. Контролът върху документа през целия период на неговото съществуване се осъществява от EDMS. В тази връзка връзката между автора на електронния документ и самия документ изглежда по различен начин:
Фактът, че съществуването на електронен документ е осигурено от информационна система - EDMS, и човек не може директно да управлява електронен документ, тъй като преди това е управлявал документ на хартиен носител, повдига редица допълнителни въпроси, чието решение е необходимо. за определяне на мястото на електронните документи в социалната система.комуникации и по-специално признаване на статута на официален документ за електронен документ и най-важното, възможността за използване на електронни документи като доказателство, включително в съда.
Подписани са препоръките на Икономическата комисия на ООН за Европа относно оперативната съвместимост цифрови документи(Препоръка № 37: Препоръка за оперативна съвместимост на подписаните цифрови документи / UNECE, 2010. стр. 18) подчертава, че има много прилики между цифровите и хартиените документи, но има и редица важни разлики между тях, по-специално „ Подписаните хартиени документи по правило съдържат ръкописния подпис на подписващия, докато цифровият подпис под електронен документ няма графична форма. Обикновено само компютърна програма е в състояние да извърши сложните математически изчисления, необходими за проверка на цифров подпис."
Правният режим на електронния подпис в нашата страна е установен от Федералния закон от 06.04.2011 г. № 63-FZ „За електронния подпис“, който (член 6) определя условията за признаване на електронни документи, подписани с електронен подпис като еквивалентни на подписани документи на хартиен носител саморъчен подпис... Тези условия се различават в зависимост от това с кой електронен подпис е подписан документът и са както следва:
„един. Информация в електронна формаподписан с квалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, освен ако федерални закониили приетите в съответствие с тях нормативни правни актове установяват изискването за необходимостта от съставяне на документ изключително на хартиен носител.
2. Информацията в електронна форма, подписана с обикновен електронен подпис или неквалифициран електронен подпис, се признава за електронен документ, еквивалентен на хартиен документ, подписан с ръкописен подпис, в случаи, установени от федерални закони, регулаторни правни актове, приети в съответствие с тях, или споразумение между участниците електронно взаимодействие... Нормативните правни актове и споразумения между участниците в електронното взаимодействие, установяващи случаи на признаване на електронни документи, подписани с неквалифициран електронен подпис, като еквивалентни на хартиени документи, подписани с ръкописен подпис, трябва да предвиждат процедурата за проверка на електронния подпис...“.
Освен това законът (чл. 11) установява процедурата за признаване на квалифициран електронен подпис, която включва редица условия, едно от които е положителен резултат от проверка на собствеността на собственика. квалифициран сертификатквалифициран електронен подпис, с помощта на който се подписва електронният документ, и се потвърждава липсата на промени в този документ след подписването му.
От горните разпоредби на закона следва, че самата възможност за използване на един или друг вид електронен подпис за подписване на електронни документи трябва да бъде установена с нормативни правни актове или по споразумение на страните (в случай на използване на неквалифициран или обикновен електронен подпис). подпис) и при получаване на електронен документ, подписан с електронен подпис, е задължителна процедура за проверка, която трябва да потвърди (или да не потвърди) собствеността на собственика на квалифицирания сертификат за квалифициран електронен подпис и липсата на изкривявания в подписания електронен документ.
Представете си ситуация: създадохме вътрешен електронен документ, подписахме го с неквалифициран или прост електронен подпис (в съответствие с установената процедура в организацията), следователно имаме право да считаме, че този електронен документ има юридическа сила. Ако същият електронен документ трябва да бъде прехвърлен на контрагента или представен като доказателство пред съда, ще трябва да предприемем редица допълнителни действия: или да подпишем документа с квалифициран подпис, ако имаме електронен подпис за вида на отношения, които се изпълняват, или да се ръководи от споразумение между страните, даващо право на ползване даден изгледелектронен подпис при обмен на документи (ако има такова споразумение), или (ако говорим за използване на този документ като съдебни доказателства) представя вътрешните нормативен документ, установяваща процедурата за подписване на електронни документи от този вид и потвърждаваща, че документът е правно обвързващ. И само ако документът отговаря на всички съществуващи условия, ще бъде възможно да се счита, че е правно значим документ.
По този начин по отношение на електронен документ трябва да се признае, че фактът на подписване на електронен документ с установения вид електронен подпис означава, че този документ има юридическа сила, но това не означава, че този документ може да бъде истинско доказателство, ако това документът трябва да бъде представен на контрагент или друг орган или лице. Ще бъде възможно да се каже, че този документ може да действа като доказателство, поне след проверка на електронния подпис и получаване на положителен резултат и евентуално след предприемане на други допълнителни действия, например подаване на споразумение, сключено от страните за обмен на информация.
От горното можем да заключим: правно значим документ е документ, който може да служи като доказателство (потвърждение) за стопанска или друга дейност, с други думи, това е документ, чието съдържание може да се възприеме като истинско. Защо не използвахме понятието правно значение при работа с документи на хартиен носител? Отговорът е очевиден: всеки документ на хартиен носител, който има юридическа сила, е в същото време и правно значим документ. Разбира се, при работа с документи на хартиен носител възникнаха ситуации, които изискваха проверка на автентичността на документа, следователно, в този случай, с положителен резултат, може да се каже, че документът е правно значим или ако автентичността на документа не се потвърждава, че документът не е правно значим документ, а е фалшификат, фалшив документ. Както виждаме, по отношение на хартиените документи, понятието „истински документ“ (т.е. документ, информация за автора, времето и мястото на създаване на който, съдържаща се в самия документ или идентифицирана по друг начин, потвърждава надеждността на неговия произход (GOST R 51141 -98. Офисна работа и архивиране. Термини и определения) и "правно значим документ" могат да се считат за синоними.
В заключение, нека се обърнем към GOST R ISO 15489-1-2007 (Вижте: GOST R ISO 15489-1-2007. Система от стандарти за информация, библиотечно дело и издателска дейност. Управление на документи. Общи изисквания), който определя изискванията към електронните документи. Стандартът установява (клауза 7, клаузи 7.2.1.-7.2.5.), че принципите на политиката, процедурите и практиките за управление на записи трябва да гарантират създаването на автентични документи с определени характеристики, а именно: автентичност, цялост, надеждност, годност за ползване...
Съгласно GOST R ISO 15489-1-2007 документът е автентичен, ако отговаря на установените правила, създаден или изпратен от упълномощено за това лице, създаден или изпратен в момента, посочен в документа. Достоверен е документ, чието съдържание може да се счита за пълно и точно представяне на транзакциите, дейностите или фактите, които трябва да бъдат потвърдени, и на който може да се има доверие при последващи транзакции или в последващи дейности. Целостта на документа се определя от неговата пълнота и неизменност.
За да се гарантира целостта на документа, всички промени в документа трябва да бъдат разрешени в съответствие с установените правила и процедури. Всички разрешени промени трябва да бъдат записани и наблюдавани.
Използваем документ е документ, който може да бъде намерен (което означава, в информационна система), възпроизведен и интерпретиран. Когато се възпроизвеждат, връзките между документите трябва да бъдат запазени, като се фиксира последователността на действията, връзките с бизнес дейности или операции, при които тези документи са създадени и приложени.
Формулираните в стандарта изисквания, на които трябва да отговарят електронните документи, не са пряко свързани с правната сила на документа (както вече отбелязахме, за да даде правна сила, документът трябва да бъде подписан упълномощен орган(лице) с установения вид електронен подпис), но са най-пряко свързани с правното значение на електронен документ, тъй като само електронен документ, който е автентичен, надежден, пълен и подходящ за използване, може да се счита за правно значим.
V.F. Янкова, зам. Директор на ВНИИДАД, канд. ист. науки
Носителят на информация е документ. Всеки документ за управлениее носител на информация, използва се за нейното събиране, анализиране, разработване и приемане на управленски решения, като я довежда до непосредствените изпълнители, заинтересовани организации или граждани. Основното изискване към документите за управление е формалност, надеждност, обективност. Това изискване се изпълнява, когато документът е надарен с правна сила, тоест условието, при което информацията на документа може да се използва в областта на управлението, без съмнение относно неговата надеждност за извършване на каквито и да било действия. Към настоящия момент безспорността и обвързването на документа се определя и от понятието "юридическа сила на документа".
За управленските дейности правната сила на документите е изключително важна, тъй като те служат като начин за доказване на съдържащата се в тях информация и представляват една от формите на право. Правната сила на документа се разбира като безспорност и авторитет, основан на законодателството. Правната сила на документа предполага неговото задължение за тези, към които е адресиран, или за кръга от участници в управлението (органи на управление, техните структурни подразделения, обществени организации, длъжностни лица, държавни служители и граждани), които се ръководят от този документ и базират дейността си на него или се въздържат от него.
Някои документи, например правни актове на федерални органи на представителна и изпълнителна власт, съдебни, прокурорски, нотариални и арбитражни актове, договорна документация, първоначално имат правна функция, установяват, консолидират и променят правни норми и правоотношения или прекратяват действието им. Други документи се надяват на правна функция, ако се използват като доказателство в съд, следствени и прокуратури, нотариуси, арбитраж и др. В управленските дейности правната сила на документа гарантира неговата официалност за служителите, като дадена система, и всички други структури, с които е свързан.
Правна сила на документа- Това е имот, съобщен му от действащото законодателство, компетентността на органа, който го е издал и установения ред за регистрация.
От това определение следва, че управляващият орган или длъжностното лице, издаващо документа, трябва:
Спазвайте действащото законодателство при изготвянето му;
Публикуват документи само в рамките на своята компетентност;
Спазвайте националните правила за подготовка и изпълнение на документи, които са в сила към определено време.
Така правната сила на документа се определя както от съдържанието, така и от формата на документа. За определени видове документи действащите правила за регистрация са разработили изисквания за данните, които удостоверяват тяхната юридическа сила.
Да даде на документа юридическо лице. сили са необходими следа. реквизити:
Името на вида на документа;
Дата на документа;
рег. номер на документ;
Подпис;
Подпис за одобрение;
Шията на споразумението;
Законови актове, определящи реда за заверка на електронни документи .
И така, на електронен документ се дава юридическа сила:
Необходими детайли;
Потвърждение на пълномощията на създателя;
Съединение необходими подробностиустановени със следните нормативни актове:
Федерални закони:
FZ "За информацията, информатизацията и защитата на информацията"... Той не само дава дефиниции на най-важните понятия в областта на информацията, но и дефинира целите за защита на информацията, както и заплахата от информация. Този закон определя документ-tir-e като предпоставка за включване на информация в информацията. ресурси. В съответствие със закона, юрид. силата на документа, съхраняван, обработван и предаван с помощта на автоматична машина. информация и телекомуникации. системи могат да бъдат потвърдени ел. подпис.
V Закон на Руската федерация „За комуникациите„Отчасти бяха отразени въпросите за електронната документация и организацията на работата с електронните документи. Законът гласи, че развитието и осигуряването на стабилна и качествена работа на комуникацията е най-важното условие за развитието на обществото и дейността на Това средство за комуникация, заедно със средствата на изчислителната техника, представляват техническата основа за осигуряване на процеса на събиране, обработка, натрупване и разпространение на информация.
Законът на Руската федерация „Засъстояние тайно „въведе дефиниция на още 2 понятия, свързани с проблематиката на тази тема: за методите и средствата за защита на секретна информация; за държавните програми и дейности в областта на защитата на държавната тайна.
Законът урежда дейността на организациите, които предоставят услуги за разпространение на интегрирани автоматизирани системи за управление на офиса (IADS), които включват подсистема за защита на информацията. Лиценз за извършване на тези работи се издава въз основа на резултатите от специална проверка на организацията и държавата. сертифициране на своите ръководители, отговорни за защитата на информацията, като организацията трябва да отговаря на редица изисквания.
Федерален закон "За архивното дело в Руската федерация"посочва, че ел. Документи могат да бъдат отнесени към състава на арх. фонд на Руската федерация. Нормативните актове ар-х. отдели само най-общо се отнасят до въпросите за приемане за съхранение, съхранение, отчитане и описание на електрон. док. Въпросите за създаване и използване на електронни документи се решават от някои други отдели самостоятелно.
Създаване на електрон. правителство всъщност е основната цел на ФТП „Електрон. Русия ”, във връзка с което някои разпоредби на програмата са посветени на организацията на електронно управление на документи.
Резолюции федерални органиизпълнителна власт и GOST:
Госкомстат на Русия от 05.01.2004 N 1 „За одобрение унифицирани формипървична счетоводна документация за отчитане на труда и възнагражденията“;
GOST R 6.30-2003"Единни системидокументация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“, в съответствие с които се съставят документите.
За електронни документи, GOST 6.10.4-84 „Единни системи за документация.Придаване на юридическа сила на документи на машинен носител и машинно-класирана машина, създадени с помощта на компютърни технологии. Основни разпоредби. „Този стандарт установява изискванията за състава и съдържанието на детайлите, които придават правна сила на електронния документ, както и реда за извършване на промени в тях.
За електронни съобщения - GOST R 53898-2010 „Системи за електронно управление на документи. Взаимодействие на системите за управление на документи. Изисквания за имейл". Стандартът определя формата, състава и съдържанието на електронното съобщение.
Електронният документ трябва да съдържа:
Регистрационен номер;
Дата на Регистрация;
Подпис (код) на лицето, отговорно за правилното изготвяне на документа или одобрило документа;
Името на организацията - създател на документа;
Местоположението на организацията - създател на документа или пощенски адрес.
Възможно е да се използват допълнителни подробности, основното е, че задължителните могат да бъдат еднозначно идентифицирани.
Автентичност и автентичност
Най-лесният начин е да се гарантира автентичността на електронен документ с помощта на електронен цифров подпис (ЕП). При преценка на доказателствената сила на електронен документ съдът взема предвид преди всичко надеждността на методите за формиране, съхранение, предаване и идентифициране на автора. За това освен ЕР е важно надеждна системаобработка на електронни документи (доверено съхранение).
Една от целите на управленската документация е доказателството за дейността на организацията. Само с цел, понякога, да се аргументира действие или решение, да се докаже някое събитие от живота на компанията и се води документацията. Но не всеки документ може да стане доказателство, а само този, който има така наречената законна сила. Каква е юридическата сила на един документ и как да го постигнем, разбираме статията.
Правна сила на документа
Правна сила на документ: свойството на официален документ да предизвиква правни последици. Това определение дава.
С други думи, правно значим документ може да бъде представен в съда като доказателство, той може да бъде приложен към договора, може да бъде представен при всяка проверка. Сега нека видим как да разграничим документи, които са правно обвързващи от тези, които не са.
Реквизити, даващи правно действие
Основните реквизити ("първа поръчка"), които придават на документа юридическа сила, са подписът и.
Право има само длъжностно лице, което има право да подпише какъвто и да е документ. Така например главният изпълнителен директор може да подпише всеки документ в своята компания. Директорът по човешки ресурси може да подпише всички или част от кадровите документи, но само ако има пълномощно за това. От същия се издава и подписва пълномощно генерален директор... Ръководителят на отдела може да подписва например инструкции, които важат само за неговия отдел. Но правото да направи това отново му беше дадено от първия човек на компанията. Същото важи и за изявлението.
Един документ може да бъде подписан или подпечатан с одобрение.
Реквизитът за "втори ред", от който може да зависи и правната сила на документа, са регистрационните данни на документа (,). Това включва и формата на документ, който, въпреки че не е свойство сам по себе си, съчетава няколко наведнъж. В този случай имайте предвид: без печат за подпис/одобрение, документът, въпреки че е регистриран и отпечатан на формуляр, няма да има юридическа сила.
Правна сила на копие от документ
Сам по себе си той няма юридическа сила. Всичко се променя, ако поставите знак за потвърждение на копието. Марката означава, че това конкретно копие е абсолютно еквивалентно на оригинала и има конкретно лице, което носи отговорност за това - той подписва марката.
Правна сила на електронен документ
Един недвусмислен и непоклатим електронен документ има юридическа сила само в един случай: ако е подписан със засилен квалифициран подпис на длъжностно лице. Тези подписи се регистрират в специално оторизирани центрове за сертифициране.
На ниво организация можете да издадете съответния локален нормативен акт, установяват, че извършеното действие от партидата на служителя има законна сила. Например, ако служител приеме задача в EDMS, след като предварително е влязъл в системата, използвайки своето потребителско име и парола. Но това е само в рамките на компанията: във външната среда е малко вероятно да се докаже, че това конкретно действие е извършено от този конкретен човек.
Заключаваме: само оригинали на хартиени документи и техните заверени копия, както и електронни документи, подписани с разширен квалифициран електронен подпис, са правно обвързващи.