Документооборот в органите на изпълнителната власт. Служебна работа в държавни и общински органи

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДЕРА ПО ХУМАНИТАРНИ ДИСЦИПЛИНИ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема „Организация на деловодството в органите държавна власти местно управление»

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е.Ю.

Кемерово 2010г

Въведение

Заключение

Въведение

Необходимостта от автоматизиране на офис процеси и организиране на електронно управление на документи днес се признава от държавните органи и местните власти в почти всички региони на Руската федерация. Но заедно с разбирането на такава необходимост възникват редица въпроси, без да се получат отговори, на които е невъзможно да се пристъпи към практическото изпълнение на проекти.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средстваъпгрейд първо, какво може да чака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

Всъщност всички тези въпроси се отнасят до изграждането на компетентен план за изпълнение на проекта за няколко години напред, като се вземат предвид планираното финансиране, производствените нужди, техническо оборудване и планираната модернизация на техническия парк.

Работата на инженери, дизайнери, ръководители на производство прекарва много време в изучаване, анализиране и съставяне на различна документация. Особено големи трудности възникват, като правило, при развитието производствени документи, което се дължи преди всичко на липсата специални знанияпри компилаторите. Премахването на непродуктивните времеви разходи в процесите на съставяне и използване на документи изисква разумна комбинация от формализиране и креативност, а това, според авторите, изисква, от една страна, запознаване на съставителите на документи с най-много общи законивъзприемане на документи, от друга - и това е основната задача - формулирането и систематизирането Общи правилаи норми за изготвяне на основни документи.

Целта на контролната работа е да се проучат теоретичните основи на организацията на деловодството в държавните органи и местното самоуправление.

Съгласно целта на контролната работа бяха поставени следните задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

1. Документопотокът като основа на дейността на органа

офис работа в федерален орган Изпълнителна властсе извършва в съответствие с Правилника за деловодството във федералните органи на изпълнителната власт, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Бородина В.В. Офис работа в системата контролирани от правителството. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 154C Въз основа на тези правила федералният изпълнителен орган, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивното дело, издава инструкция за деловодството. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Документите се съставят на формуляри (стандартни листове хартия А4 или А5) или под формата на електронни документи и трябва да имат определен състав от детайли, тяхното местоположение и изпълнение. Образците на формуляри се утвърждават със заповед на ръководителя на изпълнителния орган.

Всички документи са разделени на входящи, изходящи и вътрешни. Входящите документи преминават през първична обработка, регистрация, предварително разглеждане в деловодството, прехвърлят се на ръководството за разглеждане и след това стигат до изпълнителите. След изпълнение документите се поставят във файлове.

Всеки орган формира свой документален фонд. Номенклатурата на досиетата на органа се съгласува с експертно-проверителната комисия на съответния федерален държавен архив. Дела на постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива. Постановлението установява реда за справяне с електронни документи.

Терминът "работен поток" в момента се използва изключително широко и се среща в описанието на почти всяка информационна система. Автоматизацията на работния процес се изпълнява от много системи и всяка от тях твърди, че е „интегриран подход към автоматизацията на работния процес“. В същото време разнообразието от системи е най-широко: от системи за складово счетоводство до софтуер за управление на технологични процеси.

В този документ термините "докумен поток", "офис работа" и т.н. разглеждат изключително в контекста на организацията на работата на публичните органи и местното самоуправление. Съответно, термините се тълкуват изключително с използването на национални разпоредби, приложими към работата на държавните органи.

Според дефиницията (GOST R 51141-98), работният поток е "движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането", тоест пълният жизнен цикъл на целия набор от документи в организацията, преди да бъдат прехвърлени в архива или за унищожаване.

Офисната работа или "документална подкрепа за управлението", според същия източник, означава "отрасъл на дейност, който осигурява документация и организация на работата с официални документи". Тоест делото в офиса е набор от организационни механизми за поддържане и контрол на работния поток на официални документи. Въпреки това, в " Инструкция за моделаотносно деловодството във федералните органи на изпълнителната власт" от 27 ноември 2000 г., функциите на офиса вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това ни позволява да твърдим, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и също проекти на документи.

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление

В Русия, в национален мащаб, единна технология за работа с документи за управление, т.нар държавна системаподдръжка на управление на документацията (GS DOW). Руската документация няма аналози в други страни нито по отношение на детайлността на разработката на технологията за работа с документи, нито по отношение на мащаба на разпространение. И ако на Запад развитието на автоматизацията на офиса стимулира развитието на технологиите за управление на документи, то в Русия, като правило, говорим за автоматизация на традиционно установената технология на работния процес в офиса.

Какви са характеристиките на руски модел„Офис работа? Има три най-поразителни предимства: Spivak V.A. Документиране на управленски дейности. [Текст] / V.A. Spivak. - Издател: Петър, 2008. - 98C.

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

За разлика от западните методи за работа с документи, в руска практикаДокументът се поставя под контрол в момента на получаването му от органа. Вътрешните или изходящите документи попадат в полето на контрол веднага след „раждането” – тоест одобрението. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътят на всеки документ, получен от държавен орган и орган на местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

Максималната централизация на контрола върху документопотока предполага, че документът първо трябва да бъде докладван на ръководството и едва след това, като се вземат решения в съответствие с йерархията на услугите, той се спуска до преките изпълнители.

Друга важна характеристика на "руския модел" е наличието на унифицирани и подробни правила за работа с управленски документи в организациите, независимо от сферата им на дейност. Всички дейности на деловодните служби - експедиции, служби, контролни групи - са регламентирани в съответствие с правилата за попълване на регистрационни дневници, картотеки и отчетни форми.

В контекста на съществуването в органите на такава подробна регулация на документооборота, въвеждането без адаптация на принципно нова технология на един или друг чужд софтуер е нереалистично. В този случай можем да говорим за автоматизация на традиционната офис работа с помощта на съвременни информационни технологии.

Традиционната документация включва поддържането на много дневници и/или картотеки, които обслужват хартиени документи. И именно поддръжката на тези картотеки е основният обект на автоматизацията на офиса. В същото време нищо не пречи да включите в автоматизираната система възможността за свързване на картата с електронното изображение на самия документ (текст и дори изображение, звук и видео). Така се създават технологични условия за преминаване към електронно управление на документи. Преходът към електронен документооборот от своя страна създава предпоставките за формирането електронни архивис ефективни механизми за справочна и аналитична работа по разнообразни документи в различни форми на представяне.

От друга страна, използването на компютърна мрежа създава условия за децентрализация на изпълнението на различни офис функции при запазване на централизиран контрол върху документопотока. Можете например да разрешите разделения и дори отделни служителиизвършват независима регистрация на документи и в същото време централизирано контролират преминаването им. Освен това наличието на мрежа, свързваща териториално отдалечени органи, позволява централизиран контрол върху документооборота, което е невъзможно да се реализира в рамките на чисто хартиената технология.

Руският модел на работния процес не само е напълно съвместим с съвременни подходидо управленските процеси, но и значително превъзхожда западните модели на управление на документи. В крайна сметка в руския модел загубата на документи може да възникне само поради пряко нарушение на инструкциите за работа в офиса.

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес

Необходимостта от автоматизиране на работния процес на държавните органи и местното самоуправление вече е очевидна за всички.

Офисната работа с хартиени дневници и картотеки е несъвместима с изискванията за подобряване на ефективността на работата на държавните служители по няколко причини.

Информацията за документите и хода на тяхното изпълнение се разпространява между системата от картотеки на организацията и нейните структурни подразделения. Следователно получаването на информация за работата с документи в предприятието изисква търсене и обработка на данни от хетерогенни и децентрализирани файлови шкафове.

Картотеките с документи обикновено са отделени от изпълнителите. Те съдържат непълна и неоперативна информация за състоянието на документите.

Възпроизвеждането и движението на голям брой хартиени документи, поддържането на многобройни и дублиращи се дневници и картотеки води до големи количества непродуктивни разходи за труд.

Въпреки това кардиналните, революционни подходи към работния процес на държавните органи и местното самоуправление са много опасни. Това може да доведе не само до забавяне на изпълнението, но и до сериозни проблеми в управлението.

Microsoft заедно с партньори предлага две поетапни софтуерни и методически решения в областта на организацията на документопотока на публичните органи и местното самоуправление: Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В.В. Бородин. Издателство: РАГС, 2008г. -184С.

Автоматизирана офис работа за хартиен работен поток;

Електронен документооборот и деловодство.

Такъв поетапен подход ще позволи постепенно да се повиши ефективността на работата на органа, като се елиминира възможността за дезорганизация на дейността му. Автоматизираната офис работа за хартиен работен поток е в краткосрочен план основният подход за автоматизация на работния процес в публичните органи и местните власти.

Документите, обработвани от органа, включително тези, предадени с помощта на компютърни технологии, имат две форми – традиционно хартиена и електронна. Тази симбиоза е резултат от модерни съоръженияподготовката на документи предполага електронна форма на съхранение на документи, и нормативна базаи установени правила за обръщение – хартия. Също така най-важният аргумент в полза на запазването хартиени носителидокументи е ненадминато удобство при работа с тях. Правилата и навиците се променят много по-бавно от възможностите на съвременните информационни технологии.

В публичните органи и местното самоуправление, очевидно, дълго време при обработка на документи в в електронен форматтранзакции, които изискват създаването на техните хартиени копия, ще бъдат запазени. По правило мениджърите предпочитат да работят с документи в хартиена форма. Освен това, докато обменът на официални документи между властите и предаването им в държавните архиви се извършва и на хартиен носител.

Електронният документооборот и деловодството (EDD) е технологичен отговор на съвременните изисквания на настоящата политическа и икономическа ситуация за ефективност руски властидържавна власт и местна власт. EDD се подкрепя и от опита от прилагането му в западните държавни органи и примери за работа в големи, прогресивни руски търговски структури.

4. Системно организиране електронно управление на документи

Както бе споменато по-горе, електронното управление на документи е набор от нови технологии за работа с документи. Приложените технологии позволяват да се организира "безпроблемно" взаимодействие на системите за осигуряване различни операцииобработка на документи. На първо място, такива технологии включват: Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 68С.

Технологии за разпознаване на текст, които превръщат входящите документи на хартия в напълно електронна форма на представяне;

Електронен аналог на саморъчен подпис;

Средства за предаване на данни;

Средства за съхранение на електронна информация.

Тези технологии позволяват на подсистемите, изпълняващи различни функции, да се допълват органично. Подобно взаимодействие може драстично да повиши ефективността на държавните служители при работа с документи.

Електронното управление на документи ви позволява да създадете единно информационно пространство в органа, интегрирайки всички документални системи в информационния възел. Интеграцията се извършва без загуба на качество на работа с документи, като се запазват традициите Руска офис работа. Основата на такава интеграция е надеждно съхранение на документи и системи за работен поток, които взаимодействат с него. Всички обработени документи се съхраняват в едно хранилище, което позволява оптимално търсене и подбор на информация при изготвяне на материали. В момента в повечето органи на управление и местно самоуправление много операции вече се извършват с помощта на компютърни технологии. Задачата на автоматизираната система е да организира ефективна колективна работа по текстовете на документи и да осигури на всеки държавен служител богато информационно пространство за осигуряване на дейността му.

5. Работен процес на официални документи

Основната цел при развитието на технологиите за електронно управление на документи беше постигането на максимална приемственост на правилата и техниките за управление на документи на хартиен носител и деловодство на дневник, което позволява да се осигури безболезнен преход от традиционни към съвременни технологии.

Системата за управление на документацията обработва документи, съхранявани в едно хранилище на документи на органа. Това ви позволява да включите документи, обработвани от официалното управление на документи, в единно информационно пространство на органа.

Технологията за електронно управление на документи се поддържа от следното функционалностсистеми: M.I. Басаков. Офис работа. Учебно ръководство за студенти образователни институциисреден професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. -95С.

Регистриране в автоматизиран режим на входящи документи, предавани по електронна поща или през интернет портала, включително снабдени с електронни цифров подпис(EDS) и криптозащита;

сканиране и разпознаване на хартиени документи с помощта на вградена OCR технология;

Прикачване към регистрационната карта (RC) на електронно изображение на документа под формата на файл (файлове) от произволен формат;

разграничаване на правата за достъп до прикачени файлове на електронно изображение на документ;

Осигуряване на всяко длъжностно лице – участник в деловодството – на своя личен виртуален кабинет, което гарантира, че длъжностното лице има достъп само до документи, свързани с неговата компетентност;

Осигуряване на процеса на одобрение (визиране) на проектодокументи;

пълнотекстово и атрибутивно търсене на електронни документи, включително дистанционно пълнотекстово търсене;

Изпращане на електронни изходящи документи по електронна поща или публикуване в интернет портала на органа (с помощта на електронна поща, поддържащ MAPI), защитен от EDS и криптиран с помощта на сертифицирани инструменти;

Образуване и изпълнение на делата, т.е. групиране на изпълнените документи по дела в съответствие с номенклатурата на делата и систематизиране на документите по делото;

Архивно съхранение на електронни документи, дела на органа.

Основната счетоводна единица в системата е RC на документа, чиято пълнота на детайлите предоставя възможност за генериране на статистически и аналитични отчети за различни информационни отрязъци, лекота на търсене.

В същото време основният набор от данни на РК може да бъде разширен с произволен набор от допълнителни данни, определени за всяка група документи. Според допълнителните данни на Република Казахстан е възможно, наред с основните данни, да се търсят и избират данни при генериране на отчети. При получаване на електронен входящ документ регистрацията му се извършва автоматично. За документа, получен в резултат на обмена между двете EDD системи, повечето от детайлите на RK се генерират автоматично. Електронното изображение на документа е прикрепено към АС. В същото време се проверява самоличността на документа, предоставен с EDS и криптозащита. Ако входящият документ пристигне на хартиен носител, OCR пакетът се извиква от системната среда и при получаване на електронното му изображение се връща в системата за управление на офиса с едновременно прикачване на документа към АС. Потребителят на системата, който е прикачил файла с документа, задава правата за достъп до файла на ниво секретност, както и защита (отмяна на защита) от редактиране.

Ако е необходимо да се преведе сравнително голям обем хартиени документи, предназначени за изпълнение и съхранение в електронна форма, се предлага да се използва опцията „Регистрация на поток“. В този случай, след въвеждане на регистрационните данни за документа в Република Казахстан, потребителят на автоматизираната работна станция (AWS) за инлайн регистрация отпечатва на първия лист от баркода, който съответства на вътрешния системен номер, определен от системата към регистрирания документ. След това документите в произволен ред от различни работни станции за регистрация на потоци пристигат на работната станция за сканиране, оборудвана с високоскоростен скенер. Сканирани електронни изображения на документи влизат в базата данни и благодарение на технологията за извличане на баркод се прикачват към съответните регистрационни карти на документи.

След регистрацията АС с приложения документ се изпраща по мрежата до длъжностното лице, отговорно за вземане на решение за изпълнение на документа, а след това до изпълнителите на документа в съответствие с подробностите на резолюцията. В същото време всеки ръководител или изпълнител е надарен с определени права, които позволяват да се осигури организацията на работата с документи възможно най-близо до традиционната работа на маса, на която документи, които са от компетентността само на този служител и които или чакат началото на изпълнението (в папката Получени), са подредени в папки, или са приети от служителя за изпълнение (в папката При изпълнение), или се прехвърлят на подчинени с посочване на крайния срок за изпълнение (в Включено контролна папка).

При работа с електронни документи се осигурява комбинирано пълнотекстово и атрибутивно търсене на необходимия документ, включително чрез уеб достъп до документната база данни на системата.

Файлове с текстове (изображения) на изходящи и вътрешни документипо стандартна технология също са прикрепени към RK. Изходящ документ, придружени от реквизитите на РК, могат да бъдат защитени с ЕЦП, криптирани и предадени на адресата.

По този начин, във връзка с възможността за регистриране на документи, получени по комуникационни линии, се осигурява корпоративно електронно управление на документи. Изпълнените документи се оформят в дела и се предават в архивно съхранение.

6. Автоматизиране на обмена на документи между органи

В момента в много държавни органимощност, която вече се използва от наследени автоматизирани системиуправление на документи. Те са изградени на различна софтуерна и хардуерна база. Някои от тях, доставени от партньори на Microsoft (включително описаната по-горе система Delo на компанията Electronic Office Systems), са реализирани на базата на съвременни технологии. Също така значителен брой системи от предишни поколения, базирани на MS DOS и други платформи, все още работят. Обединяването на системите във всички държавни органи в обозримо бъдеще е невъзможно както от политически (правата на субектите на федерацията и местните власти), така и от практически съображения. Внедряването и особено подмяната на операционни системи е доста дълъг, труден и скъп процес.

В тази ситуация естественото решение е да се разработи такъв инструмент за междуведомствен обмен на документи, който лесно да се адаптира към различни формати на входящи/изходящи съобщения и да позволява свързване на различни системи.

Обменът на електронни документи трябва да бъде правилно осигурен. Трябва да бъдат предоставени документи електронен подписгарантиране на авторството и неизменността на съдържанието на документа, и в отделни случаи- затворен чрез криптографски средства от неоторизиран достъп.

Всяка организация има много кореспондентски организации, с които се обменят документи, и всички могат да имат различни формати на съобщения и дори мрежи. Неуместно е да се натоварват системите на отделните организации с функцията за постоянна поддръжка на сервизна информация, необходима за организиране на обмена. Логично е обменът на документи да се изгражда не на принципа „всеки с всеки“, а на принципа „звезда“ – на базата на Центрове за обмен на документи (ЦОД).

Центровете за данни могат да изпълняват следния набор от функции: . Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 127 с.

Преобразуване и съгласуване на формати на входящи-изходящи документи;

Поддръжка на адресни бази данни и изчисляване на маршрути за доставка на документи;

Гарантирана доставка на документи;

Допълнително архивиране на документи;

Поддръжка и синхронизация на директории.

Центровете за съобщения могат също да поемат ролята на CA, които поддържат инфраструктура с частен и публичен ключ, процедури за удостоверяване за организации, участващи в обмена.

За интеграция с центъра за данни, наследените корпоративни системи, ако е необходимо, могат да бъдат допълнени със специални интерфейсни модули, които осигуряват предварително конвертиране на формат и процедури за обмен с центъра за данни.

7. EDD системи за органи на различни нива

Решение за общински и други власти с малък обем работа. Тази категория може да бъде класифицирана общински структуриуправление с малък документооборот, които нямат достатъчна техническа база за внедряване на пълноценна EDD система. За тях може да се препоръча еднопотребителско решение, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с по-висша организация - директно или чрез центъра за данни. Потребителят на такова решение обикновено е служител, отговорен за работата в офиса на организацията. В същото време се работи с хартиени документи, но системата поддържа регистрация на входящи / изходящи документи, регистрация на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. В в големи количестваслужителите могат също да водят записи за движението на хартиени оригинали. Документите, получени в електронен вид от по-висша организация, незабавно се регистрират, разпечатват и започват да се изпълняват преди пристигането на хартиените оригинали. Организацията майка автоматично получава известие, че документът е регистриран. Това решение позволява:. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 154С.

Ускоряване на обмена на входящи/изходящи документи с по-висша организация;

Намалете броя на „изгубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно.

8. Решение за местна властсамоуправление

Тази категория може условно да включва общински управленски структури, които имат среден обем на документооборота от 3000 до 10 000 документа годишно, офиса или секретариата като структурно обособено звено и работят не само с документи от организации, но и с писма и жалби от граждани. и предприятия. Такива организации обикновено разполагат с достатъчен парк от персонални компютри, свързани към локална мрежа. За тях може да се препоръча многопотребителско решение с брой работни места от 5 до 20, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с висши и по-ниски организации (директно или чрез център за данни), комуникация с портал за информиране и получаване на заявления от граждани и организации и възможност за отдалечен достъп до Интернет достъп до системните данни на EDD. Системата трябва да осигурява регистрация на входящи/изходящи документи, отчитане на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. Трябва да се води и запис за движението на хартиените оригинали.

Потребителите на такова решение обикновено са не само офис персонал, но и редица служители на функционални отдели. Тъй като повечето от служителите на такива организации разполагат с персонални компютри, в рамките на подобно решение работата с част от документите може да се организира основно или изключително в електронен вид. Входящите документи на хартиен носител могат да бъдат дигитализирани, а цялата по-нататъшна работа с тях вече може да се извършва по електронен път. Процесът на изпълнение на документи (налагане и изпълнение на решения) може да бъде организиран и в електронен вид.

Ако организацията има постоянно наличен канал в Интернет, отдалечен достъп до системата EDD може да бъде организиран чрез уеб интерфейс, който ви позволява да контролирате напредъка на работата като длъжностни лицадалеч и висши организации.

Това решение позволява: Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2008. -84С.

Ускоряване на обмена на документи с висши и по-ниски организации;

Намаляване на тежестта върху офис персонала чрез прехвърляне на част от функциите към отделите;

Повишаване на ефективността на контрола върху изпълнението на документи;

Организиране на ефективна система за съхранение на свързани документи;

Намалете времето за търсене на необходимите документи;

Намаляване на броя на „загубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно;

Ускоряване и по-ефективна работа на служителите при изпълнение на документи;

Намаляване на разходите за работа с подадени жалби от граждани и организации електронна форма(през портала);

Осигурете контрол върху изпълнението важни документиот висши организации.

Да развива и поддържа портала, както и да организира отдалечен достъп до Интернет до системните данни EDD, набор от интернет технологии от Microsoft (Internet Information Services, ASP технология, Microsoft Index Server) и API, предоставен от системата Delo-Enterprise за публикуване документи могат да се използват директно от базата.

автоматизация на работния процес

Заключение

Характеристика на офисната работа и работния процес в публичните органи или местното самоуправление, като система за документална поддръжка на управлението, е 100% отражение на управленските процеси в документална форма. Поради това процесите на деловодство и документооборот придобиват самостоятелен характер и изискват собствена система за управление.

В момента процесът на въвеждане на компютърни технологии и мрежи в публични институции, като в много от тях постигнатото до момента ниво е достатъчно за внедряване на съвременни технологии за работа с документи. Но освен компютри и мрежи, това изисква набор от съвременни софтуерни решения.

Руската федерация напълно осъзнава важността на това направление, което е отразено във Федералната целева програма „Електронна Русия“ като цяло и в редица нейни специфични дейности.

Крайният резултат от административната дейност на държавния апарат зависи от множество междинни звена, едно от които е бизнес-производство, което позволява ефективност и гъвкавост при вземане на решения. Case-work координира всички етапи на работа - от проектиране до практическо изпълнение на решенията. Процесът на управление включва следните основни типични документирани операции:

Събиране и обработка на документална информация; подготовка на решение;

вземане на решения и документиране; внасяне на решения до изпълнителите;

Изпълнение на решението; контрол на изпълнението; събиране на информация за изпълнението;

Пренос на информация чрез вертикални и хоризонтални връзки; съхранение и извличане на информация.

Административният апарат осъществява функциите си предимно чрез универсални и упълномощени организационни и административни документисъздадени в обръщение независимо от спецификата на дейностите във всички сектори на икономиката и публичната администрация. Ако вземем предвид, че повече от 14 милиона души са заети в административния апарат, а годишният документооборот в страната е приблизително 60 милиарда листа и продължава да расте, то няма съмнение, че ефективното регулаторно регулиране на този процес има голямо значение. Като едно от средствата за регулиране на документооборота, документацията държавни стандарти, общосъюзни класификатори и унифицирани системидокументация. Тези и други стандарти са признати за стабилизиране на документооборота в страната през целия технологичен цикъл, за създаване на оптимална технология за управление на документооборота на всяка административна единица.

Списък на използваната литература

1. М.И. Басаков. Офис работа. Учебник за ученици от образователни институции от средно професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. - 336с.

2. Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 376s.

3. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М.В. Кирсанов. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 256с.- (Висше образование)

4. Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И.Н. Кузнецов. - М.: Юраит, 2008. - 576с.

5. Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 256s.

6. Държавна система за документално обезпечаване на управлението. Общи изискваниякъм услуги за поддръжка на документи и документи. - М., 1991

Хоствано на Allbest.ru

...

Подобни документи

Изучаването на правомощията на държавната власт и местното самоуправление в съвременна Русия. Методи за изпълнение от общинските органи на определени държавни правомощия. Отношения между местните власти и държавните власти.

курсова работа, добавена на 04.05.2010 г

Теоретични аспектиорганизация на документационно осигуряване за управление в здравно заведение. Разлики между офис работа и управление на документи. Западни системи за автоматизация на офиси в Русия. Анализ на документалния оборот на болницата.

дисертация, добавена на 01.06.2013г

Изследване на характеристиките на управлението на персонала във Волгоградския отдел на Министерството на горивата, енергетиката и тарифното регулиране. Подобряване на правната рамка за управление на персонала в публичните органи.

дисертация, добавена на 08.04.2014г

Характеристики на администрацията на селското селище Сушчевски в Костромска област. Правни основи на организацията на местното самоуправление. Връзката на местните власти с публичните власти. Управление на административния персонал.

доклад за практиката, добавен на 07/09/2009

Анализ на местното самоуправление, определяне на неговото място и роля в системата на публичната администрация. Основните проблеми в областта на взаимодействието между местните власти. Характеристики на взаимодействието на властите в община Сургут.

дисертация, добавена на 22.08.2011г

Концепцията и значението на деловодството в дейността на предприятието, принципите и ролята на автоматизацията. Задачи на службата за управление на документи. Технологии за внедряване на системи за електронно управление на документи, използвани софтуерни средства.

курсова работа, добавена на 10.01.2015

Консултиране на персонал: концепция, същност и съдържание. Развитие на персоналното консултиране в Русия. Аутсорсингът като метод за консултиране. Оптимизиране на административните и управленски процеси в публичните органи и местното самоуправление в Руската федерация.

курсова работа, добавена на 26.06.2013

Описания на приложението на компютърните технологии за подобряване на процесите на управление на документацията. Характеристики на деловодството на Астраханската държавна консерватория. Анализ на документооборота, организация на работа с документи.

дисертация, добавена на 12.12.2011г

Същност организационна структурапублични органи, принципи и подходи за неговото формиране, особености и критерии за оценка на ефективността. Препоръки за подобряване на организационната структура на Изпълнителния комитет на даден регион.

дисертация, добавена на 08.04.2015г

Документиране на управленските дейности. Държавна система от предучилищни образователни институции. Бизнес и комерсиално писане. Организация на работа с документи. Автоматизиране на процесите на документационно осигуряване на управлението. Историята на компютъризацията на деловодството.

(в червено. Постановления на правителството на Руската федерация от 07.09.2011 г. № 751, от 26.04.2016 г. № 356)

I. Общи положения

Тези правила установяват унифицирана процедура за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт.

Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Федералният изпълнителен орган въз основа на тези правила, като взема предвид условията и спецификата на своята дейност, разработва инструкция за деловодството, одобрена от ръководителя на федералния изпълнителен орган в съгласие с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането. .

II. Термини и определения
()

За целите на настоящите Правила се използват следните термини и дефиниции:

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"документация" - фиксиране на информация върху материални носители в своевременно;

"бумащина" - дейност, която осигурява създаването на официални документи и организацията на работа с тях във федералните органи на изпълнителната власт;

"документ" - официален документ, създаден от държавен орган, орган на местното самоуправление, правен или индивидуалениздадени по установения ред и включени в документооборота на федералния изпълнителен орган;

"докумен поток" - движението на документи от момента на тяхното създаване или получаване до приключване на изпълнението, поставяне във файла и (или) изпращане;

„Реквизит за документ“ – елемент от документа, необходим за неговото проектиране и организация на работа с него;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"оригинален документ" - първото или единственото копие на документа;

"копие на документ" - документ, който възпроизвежда изцяло информацията на оригиналния документ и неговите външни белези, който няма юридическа сила;

"регистрация на документ" - присвояване на регистрационен номер на документ, въвеждане на информация за документа в регистрационно-счетоводната форма;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"номенклатура на делата" - систематизиран списък на заглавията на делата с посочване на сроковете на тяхното съхранение;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

„кейс” – комплект документи или отделен документотнасящи се до един въпрос или област на дейност на федералния изпълнителен орган;

"Служба за управление на офис" - структурно звено, на което са възложени функциите по водене на деловодство, както и лица, отговорни за поддържането на офис работата в други структурни подразделения;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

"електронно копие на документ" - копие на документ, създадено в електронен вид;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

параграф е невалиден. - ;

"система за електронно управление на документи" - автоматизирана информационна система, която осигурява създаването на електронни документи и електронни копия на документи, управлението им, тяхното съхранение и достъп до тях, както и регистрирането на документи;

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

„електронно управление на документи“ – управление на документи с помощта на информационна система.

()

Други понятия, използвани в тези правила, съответстват на понятията, определени в законодателството на Руската федерация.

(параграфът е въведен с Постановление на правителството на Руската федерация от 7 септември 2011 г. № 751)

III. Създаване на документи във федералния изпълнителен орган
Документите, създадени от федералния изпълнителен орган, се съставят на бланки, на стандартни листове хартия A4 (210 x 297 mm) или A5 (148 x 210 mm) или под формата на електронни документи и трябва да имат определен състав от детайли, тяхното местоположение и изпълнение.

Формулярите на федералния изпълнителен орган се разработват въз основа на ъгловата или надлъжната версия на местоположението на детайлите. При ъгловата версия детайлите на формуляра се намират в горния ляв ъгъл на листа. В надлъжната версия детайлите на формуляра са разположени в средата на листа по горното поле.

При създаване на електронни документи в системата за електронно управление на документи се използват шаблони за електронни документи.

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Всеки лист от документ, изготвен както на бланка, така и на стандартен лист хартия, трябва да има полета най-малко 20 мм - отляво, 10 мм - отдясно, 20 мм - отгоре и 20 мм - отдолу.

Образци на формуляри и електронни шаблони на документи се одобряват от ръководителя на федералния изпълнителен орган.

(стр. 8 с поправките. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Подробностите за документите, създадени в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, са:

а) държавният герб на Руската федерация;

б) името на федералния изпълнителен орган;

в) името на структурното подразделение на федералния изпълнителен орган;

г) наименование на длъжността;

д) справочни данни за федералния изпълнителен орган;

е) наименование на вида на документа;

ж) дата на документа;

з) регистрационен номердокумент;

к) място на съставяне (публикуване) на документа;

к) печат за ограничение на достъпа до документа;

л) адресат;

м) печат за одобрение на документа;

н) указания за изпълнение на документа (резолюция);

н) заглавие на текста;

п) текста на документа;

в) знак за контрол;

r) бележка за заявлението;

т) подпис;

т) знак за електронен подпис;

x) печат за одобрение на документ;

з) печат;

w) знак върху заверката на копието;

w) бележка за изпълнителя;

д) бележка за изпълнението на документа и изпращането му по делото;

й) бележка за получаване на документа;

(стр. 9 с измененията. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Съставът на детайлите на документа се определя от неговия вид и предназначение.

Одобрението на документа във федералния изпълнителен орган се издава с виза на упълномощено длъжностно лице на федералния изпълнителен орган. Одобряването на документ, създаден във федерален изпълнителен орган с други държавни органи и организации, се формализира с печат (лист) за одобрение, протокол или писмо за одобрение.

IV. Изисквания за организацията на документооборота във федералния изпълнителен орган
В документопотока на федералния изпълнителен орган се разграничават следните документи:

а) входяща документация (входяща);

б) изпратена документация (изходяща);

в) вътрешна документация.

Във федералния изпълнителен орган доставката и изпращането на документи се извършва чрез пощенски комуникации, куриерски комуникации и телекомуникации.

Документите, получени от федералния изпълнителен орган, се подлагат на първична обработка, регистрация, предварително разглеждане, прехвърлят се на управление за разглеждане, се прехвърлят на изпълнителите и след изпълнение се поставят във файлове.

Първичната обработка на входящите документи включва проверка на коректността на доставката на документи и наличността на документи и приложения към тях, както и разпределянето на документи в регистрирани и неподлежащи на регистрация.

Регистрацията на получените и създадени документи се извършва в деня на получаване, създаване (подписване или одобрение) или на следващия работен ден, освен ако законодателството на Руската федерация не предвижда друго.

(стр. 16 с измененията. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Загубена сила. - Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356.

Регистрираните документи се прехвърлят от службата по деловодство за разглеждане на ръководителя на федералния изпълнителен орган или по решение на ръководителя на федералния изпълнителен орган на други длъжностни лица на федералния изпълнителен орган.

Документите или техните копия с указания за изпълнение (решения) се предават от службата по деловодство на изпълнителите.

(параграф 18, както е изменен. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Оригиналът на документа се изпраща до структурното подразделение на федералния изпълнителен орган, отговорен за изпълнението на документа. Ако има няколко изпълнители, оригиналният документ се прехвърля на структурното звено, което е отговорен изпълнител, останалите звена получават копие от документа.

При предоставяне на изпълнителя на възможност за достъп до електронно копие на документа в системата за електронно управление на документи, оригиналният документ може да остане в службата за архивиране, ако това е установено от инструкциите за водене на документация във федералния изпълнителен орган.

(параграфът е въведен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Документи след подписването им от ръководителя на федералния изпълнителен орган или други упълномощено лицесе прехвърлят в деловодството за регистрация и изпращане.

(параграф 20, както е изменен. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Службата за управление на записи проверява коректността на документа, пълнотата на документа и съответствието на броя на копията на документа с пощенския списък. Неправилно оформените документи се връщат на изпълнителя.

Документите трябва да бъдат изпратени в деня на регистрацията им или на следващия работен ден.

Прехвърлянето на документи между структурните подразделения на федералния изпълнителен орган се извършва чрез деловодната служба.

Във федералния изпълнителен орган службата за управление на документацията води записи на входящи, създадени и изпратени документи. Данните за броя на документите се обобщават, анализират от службата за съхранение и се предоставят на ръководителя на федералния изпълнителен орган по предписания от него начин.

За записване и търсене на документи в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган се използва задължителна информация за документи в съответствие с приложението. Допълнителна информация за документи може да се използва в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

V. Документален фонд на федералния изпълнителен орган
Федерален изпълнителен орган:

а) формира документалния си фонд от документите, образувани в хода на дейността му;

б) разработва и одобрява, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането, списък на документите, генерирани в хода на неговата дейност, както и в хода на дейността на подчинените му организации, като се посочват периодите на съхранение ;

в) разработва и одобрява албум с шаблони унифицирани формидокументи, създадени от федералния изпълнителен орган.

(стр. "в" е въведен с Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Формирането на документалния фонд на федералния изпълнителен орган се извършва от службата за управление на документацията чрез съставяне на номенклатура на делата, формиране и обработване на дела, осигуряване на тяхната безопасност, записване и прехвърляне на дела в архива на федералния изпълнителен орган.

Номенклатура на делата на федералния изпълнителен орган:

а) съставя се от службата по деловодство въз основа на номенклатурите на делата на структурните поделения;

б) се одобрява след съгласуването му с централната експертна комисияна федералния изпълнителен орган от ръководителя на федералния изпълнителен орган не по-късно от края на текущата година и влиза в сила от 1 януари на следващата година;

в) веднъж на всеки 5 години се съгласува с експертната и проверяваща комисия на федералния държавен архив, на която документите, формирани в хода на дейността на федералния изпълнителен орган, се прехвърлят за постоянно съхранение Архивен фондРуска федерация;

г) в случай на промяна в функциите и структурата на федералния изпълнителен орган той подлежи на съгласуване с експертната и проверяваща комисия на федералния държавен архив.

Имената на разделите от номенклатурата на делата на федералния изпълнителен орган са имената на структурните подразделения на федералния изпълнителен орган.

Делата се формират в съответствие с номенклатурата на делата, както и при спазване на принципите на систематизиране на документите и тяхното разпределение (групиране) за случаи на постоянно, временно (над 10 години) съхранение, включително дела за персонал, и за дела на временно (до 10 години включително) съхранение.

Делата от датата на образуването им до предаването им в архива на федералния изпълнителен орган или за унищожаване се съхраняват в структурни звена на мястото на образуването им.

Случаите се издават за временно ползване на служители на структурни подразделения за срок, определен от ръководителя на федералния изпълнителен орган, и след изтичането му подлежат на връщане.

Делата се издават на други държавни органи и организации въз основа на техни писмени искания с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган или негов заместник, отговарящ за деловодството.

Изтеглянето на документи от досиета за постоянно съхранение се допуска в изключителни случаи и се извършва с разрешение на ръководителя на федералния изпълнителен орган, оставяйки в досието копие от документа, заверено по предписания начин, и акт за мотивите. за издаване на оригинала.

Дела с постоянни и временни (над 10 години) срокове на съхранение се прехвърлят в архива на федералния изпълнителен орган не по-рано от 1 година и не по-късно от 3 години след приключване на делата от службата за управление на документацията. Прехвърлянето на досиета в архива на федералния изпълнителен орган се извършва въз основа на описи на дела за постоянно и временно (над 10 години) съхранение и досиета на персонала, формирани в структурните подразделения на федералния изпълнителен орган. Случаите с временен (до 10 години включително) срок на съхранение не се прехвърлят в архива на федералния изпълнителен орган и подлежат на унищожаване по предписания начин след изтичане на срока на съхранение.

(стр. 34 с измененията. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Основата за съставяне на описи на делата на постоянно и временно (над 10 години) съхранение е номенклатурата на делата.

Забележка.
За въпроси относно съставянето на номенклатурата на делата и описите на делата, образуването и изпълнението на делата, както и унищожаването на делата за временно съхранение вижте „Основни правила за функциониране на архивите на организациите“ (одобрени с решението). на Колегиума на федералните архиви от 6 февруари 2002 г.), утвърдени Правила за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт. Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477, Правила за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи от Архивния фонд на Руската федерация и др. архивни документив публични органи, местни власти и организации, утвърдени. Заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526.

Редът за съставяне на номенклатурата на делата и описите на делата, образуването и регистрирането на делата, както и унищожаването на делата за временно съхранение във федералния изпълнителен орган се определя от федералния изпълнителен орган в областта на архивирането.

VI. Характеристики на работата с електронни документи във федералния изпълнителен орган
(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)
Електронните документи се създават, обработват и съхраняват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

Електронният документ трябва да бъде Общи правиладеловодство и да разполагат с данни за подобен документ на хартиен носител, с изключение на данните "Държавен герб на Руската федерация".

Федералният изпълнителен орган използва електронни документи (без предварителна документация на хартиен носител) и електронни копия на документи.

Съставът на електронните документи, създадени във федералния изпълнителен орган, се установява от списъка с документи, чието създаване, съхранение и използване се извършва изключително под формата на електронни документи при организиране на вътрешните дейности на федералния изпълнителен орган, разработен на на базата на препоръките на Федералната архивна агенция.

Списъкът с документи, чието създаване, съхранение и използване се извършва изключително под формата на електронни документи при организиране на вътрешните дейности на федералния изпълнителен орган, се одобрява от ръководителя на този федерален изпълнителен орган в съгласие с Федералния архив. агенция.

Електронните документи, изпратени до държавните органи и местните власти, се подписват с усъвършенстван квалифициран електронен подпис на длъжностно лице на федералния изпълнителен орган в съответствие с Федералния закон „За електронния подпис“.

В системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган могат да се използват методи за потвърждаване на действия с електронни документи, при които се използват други видове електронни подписи в съответствие с Федералния закон "За електронния подпис".

Получаването и изпращането на електронни документи се извършват от деловодната служба.

След получаване на електронни документи, подписани с електронен подпис, службата по деловодство проверява валидността на електронния подпис.

След като електронните документи бъдат включени в системата за електронно управление на документи, се генерират регистрационни и счетоводни данни за документа, които осигуряват управление на документа, включително неговото търсене, достъп до документа, контрол, съхранение, използване и други данни.

Документите, създадени във федералния изпълнителен орган и (или) получени от федералния изпълнителен орган на хартиен носител, се регистрират в системата за електронно управление на документи със създаването на електронно копие на такъв документ в нея.

Регистрацията и отчитането на електронни документи се извършват в системата за електронно управление на документи на федералния изпълнителен орган.

Електронните документи се оформят в електронни файлове в съответствие с номенклатурата на делата.

В номенклатурата на делата е посочено, че делото се води в електронен вид, което се отбелязва в заглавието на делото или в графа „Забележка“.

Електронните документи след тяхното изпълнение или изпращане подлежат на съхранение по установения ред в информационните системи на федералния изпълнителен орган за периодите, предвидени за подобни документи на хартиен носител.

След изтичане на сроковете, установени за съхранение на електронни документи, те подлежат на унищожаване въз основа на акт, одобрен от ръководителя на федералния изпълнителен орган.

Приложение
към Бизнес правилата
във федералните агенции
Изпълнителна власт

Списък на необходимата информация за документи,
използвани за целите на счетоводството и търсенето на документи
в системите за електронно управление на документи
федерални изпълнителни органи

(в червено. Постановление на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. № 356)

Длъжност, фамилия и инициали на лицето, подписало документа

Име на типа документ

Дата на документа

Регистрационен номер на документа

Дата на получаване на документа

Регистрационен номер на входящия документ

Информация относно свързани документи(име на вида на документа, дата, регистрационен номер, вид комуникация)

Заглавие на текста обобщениедокумент)

Индекс на делата по номенклатура на делата

Информация за препращане на документи

Брой листове на основния документ

Бележка за кандидатстване (брой заявления, общ брой листове за кандидатстване)

Инструкции за изпълнение на документа (изпълнител, заповед, дата на изпълнение)

Отметка

Лента за ограничаване на достъпа

Информация за електронния подпис

Проверка на електронен подпис

Подразделение - отговорен изпълнител на документа

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДЕРА ПО ХУМАНИТАРНИ ДИСЦИПЛИНИ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема "Организация на деловодството в публичните органи и местното самоуправление"

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е.Ю.

Проверено:

Кемерово, 2010 г

Въведение…………………………………………………………………………………..….3

1. Документопотокът като основа на дейността на органа……………..5

2. Руският модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление…………………………………………………….…..7

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес………………………………10

4. Системи за организиране на електронно управление на документи…………………..12

5. Работен процес на официални документи………………………………..14

6. Автоматизиране на обмена на документи между органите……………18

7. EDD системи за органи на различни нива………………………………….20

8. Решение за местното самоуправление…………………………………21

Заключение……………………………………………………………………………………23

Списък на използваната литература……………………………………………………..25

Въведение.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средства трябва да бъде надградено на първо място и кое може да изчака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

работа на инженери, дизайнери, ръководители на производството

много време се отделя на изучаване, анализ и компилиране на различни

документация. Особено големи трудности възникват, като правило, когато

разработване на производствени документи, което се дължи преди всичко на липсата на специални познания на съставителите. Премахването на непродуктивното време, прекарано в процесите на съставяне и използване на документи, изисква разумна комбинация от формализиране и креативност, а това, според авторите, изисква, от една страна,

запознаване на съставителите на документи с най-общите закономерности на възприемане на документи, от друга страна, и това е основната задача - формулирането и систематизирането на общи правила и норми за изготвяне на основни документи.

целконтролната работа е изучаване на теоретичните основи на организацията на деловодството в държавните органи и местното самоуправление.

Според целта на контрола в работата, следното задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

1. Документопотокът като основа на дейността на органа.

Служебната работа във федералния изпълнителен орган се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Въз основа на тези правила, федералният изпълнителен орган съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането издава бизнес ръководство. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Всеки орган формира свой документален фонд. Номенклатурата на досиетата на органа се съгласува с експертно-проверителната комисия на съответния федерален държавен архив. Дела на постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива. Решението установява реда за работа с електронни документи.

Офисната работа или „документално управление“ според същия източник означава „отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи“. Тоест деловодството е съвкупност от организационни механизми за поддържане и контрол на работния процес на официални документи. Въпреки това, в „Стандартните инструкции за работа в офиса във федералните изпълнителни органи“ от 27 ноември 2000 г., функциите по деловодството вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това предполага, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и проекти на документи.

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление.

В Русия в национален мащаб е разработена единна технология за работа с управленски документи, така наречената държавна система за документална поддръжка на управлението (GS DOW). Руската документация няма аналози в други страни нито по отношение на детайлността на разработката на технологията за работа с документи, нито по отношение на мащаба на разпространение. И ако на Запад развитието на автоматизацията на офиса стимулира развитието на технологиите за управление на документи, то в Русия, като правило, говорим за автоматизация на традиционно установената технология на работния процес в офиса.

Какви са характеристиките на "руския модел" на работа в офиса? Има три най-поразителни предимства:

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

За разлика от западните методи за работа с документи, в руската практика документът се поставя под контрол в момента, в който е получен от органа. Вътрешните или изходящите документи попадат в полето на контрол веднага след „раждането” – тоест одобрението. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътя на всеки документ, получен от държавен орган и местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

ВЪВЕДЕНИЕ

1.1 Концепцията за документационно осигуряване на ръководството и общинските власти

1.2 Характеристики на документационното осигуряване за управление в общинските власти

1.3 Характеристики на организацията на документопотока на местните власти

ГЛАВА 2

2.1 Историческа справка за създаването на администрацията на район Болховски

2.2 Организация на работата с документи на администрацията на район Болховски

2.3 Класификация на официалните документи на администрацията на район Болховски

2.4 Развитие за подобряване на работата в офиса
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНАТА ЛИТЕРАТУРА
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВЪВЕДЕНИЕ
Уместност: Документите записват всяка стъпка от живота ни, от момента на раждане, приемане в училище, след това до специално средно или висше образователна институция, да работиш. Те записаха брак и развод, напускане на човек от живота. Подготовката, изпълнението на документи и организацията на работата с тях се уреждат от нормативни и подзаконови и методически актове, чието познаване и изпълнение са задължителни за всеки, който работи с документи.
Организацията и воденето на записи изискват професионални знания и умения. Документите отразяват и отчитат дейността на институциите. Следователно поддържането на много документи е предписано от закона. Когато проверяват работата на институция, извършвайки одит, те проверяват преди всичко документите, в които са записани дейностите на организацията. Оперативната работа с документи е много важна: регистрирайте се навреме, предайте на ръководството за разглеждане, получете ясна резолюция, прехвърлете незабавно на изпълнителя, организирайте контрол и изберете необходимата информация. Всички тези прости стъпкив съвременните условия на пазарни отношения и конкуренция те могат да станат решаващи при установяване на бизнес отношения с други организации и институции. Почти всички специалисти в областта на управлението са ангажирани с подготовката и изпълнението на документи. Следователно всеки мениджър трябва да познава изискванията за изготвяне и изпълнение на официални документи.
Така че днес подобряването на управлението на производствените и икономически системи, повишаването на нивото на организация и ефективността на управленската работа до голяма степен зависят от това колко рационално е организирана документацията в местните власти.
Обект на финалната квалификационна работа е деловодството на общинските органи на администрацията на район Болховски.
Предмет на изследването са особеностите на деловодството в общинските власти на примера на местната администрация на район Болховски.
Целта е да се проучи и анализира организацията на управлението на документите в общинските органи на администрацията на район Болховски.
Поставената от нас цел формира следните задачи:
1. Анализирайте понятията "документарно управление" и "общински органи".
2. Да се идентифицират характеристиките на документационното осигуряване на управление в общинските власти.
3. Помислете за класификацията на документите на местните власти.
4. Опишете организацията на работния процес на местните власти.

Организацията на деловодството в общинските власти е съобразена с общите изисквания и стандарти на деловодството. Офисната работа като цяло и конкретно в местните власти не стои на едно място, а се подобрява всеки ден, променяйки стандартите и методите на организация.
В дипломната работа нормативната и методологическа рамка е представена във формата:
1. Закони: „За основни принципиорганизации на местното самоуправление в Руската федерация”; Конституцията на Руската федерация; „За счетоводството“.
2. Държавни стандарти: GOST R51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения“; OST 2479-2481 - Бизнес писма OST 1780 - телефонни съобщения OST 1781 - протоколи от срещи OST 1782 - известия за срещи; Единна държавна регистрационна система: основни положения; GOST R 6.30-2003 Единна система от организационна и административна документация: Изисквания към документацията; Държавна система за документационна поддръжка за управление. Основни разпоредби. Общи изисквания към услугите за поддръжка на документи и документи.
3. Държавни инструкции, наредби, правила: Стандартна наредба за водене на деловодство по предложения, молби и жалби на граждани в държавни органи, предприятия, институции и организации.; Основни правила за работа на архивите на организациите; Основни правила за работата на държавните архиви на СССР; Основни правила за работата на държавните архиви на Руската федерация; Инструкции за счетоводство v бюджетни институции; Примерни инструкции за работа в офиса в местните власти на Алтайския край; Устав, инструкции за работа в офиса и длъжностни характеристикиАдминистрация на Зудиловския селски съвет на Первомайския район на Алтайския край.

Системата от принципи, научни методи и различни характеристики, характеризиращи отделните етапи на работа с документи (групи - при регистриране на документи, категории - когато се изпълняват), формират научната основа на съвременната организация на документалното осигуряване на управление в общинските власти. Научна основатази работа е представена във формата:
Методическата основа на изследването е принципът на историзма, който помага да се проследят промените в работата с документи в миналото, настоящето и началото на бъдещето.
В методологията на изследване на дипломната работа е използван структурно-функционален подход, който даде възможност да се проучи структурата и функционирането на документационното осигуряване на управление в общинските власти. Типологичният метод е и метод за изследване на данни за дипломната работа. В резултат на типологията са формирани статистически стабилни групи от признаци, които създават модел за организиране на офис работата в областта на общинско управление.
Емпиричната основа е наблюдението и анализа на организацията на деловодството в администрацията на район Болховски. Тоест базата данни включва документи, издадени от администрацията на район Болховски: организационни (устав, длъжностни характеристики, инструкции за работа в офиса); административни (укази, заповеди, решения); информация и справка (удостоверения, актове, писма, телеграми, телефонни съобщения и факсове).
Методи на изследване: обобщен анализ, синтез, сравнителен метод, наблюдение.
изследване:
1. Извършен е цялостен анализ на организацията на документационното осигуряване в общинските власти. Разгледани са дефинициите за общински органи и документационно обезпечаване на управлението, както и е разкрита системата за организация на документационно обезпечаване на управлението в общинските органи.
2. Разкрива се същността и особеностите на деловодството в местните власти. Описани са класификацията на деловодството и характеристиките на организацията на работния процес в местните власти.
3. Теоретични и практически данни бяха проучени на примера на администрацията на район Болховски. Описана е структурата на администрацията на селския съвет и се характеризират особеностите на организацията на документационна поддръжка за администрацията на район Болховски.
Тезасе състои от въведение, три глави, шест параграфа, заключение, библиография и приложения. Общият обем на работата е ………….. страници с машинописен текст.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА УПРАВЛЕНИЕ В ОБЩИНСКИТЕ ОРГАНИ

1.1 Концепцията за общинските органи и управление на документацията
Общинските власти се избират пряко от населението и (или) се формират от представителен орган общинаоргани със собствени правомощия да решават проблеми местно значение.
Общинските власти могат да бъдат определени като местно самоуправление.

Органите на местно самоуправление са органи на самоуправляващи се териториални общности, които всъщност са общини. Тези органи се формират пряко от населението или от представители на населението (представителен орган) и отговарят за неправилното упражняване на правомощията си, преди всичко пред жителите на общината. Те имат специално място в демократичната система на управление на обществото и държавата и то се обуславя преди всичко от факта, че наличието на органи на самоуправление осигурява такава децентрализация на системата на управление, което прави тази система най-подходящи за осигуряване на интересите на населението на място, като се вземат предвид историческите и други местни традиции. С помощта на органите на местното самоуправление се осъществява организацията на местните власти, осигурява се независимото решаване на въпросите на местния живот от гражданите, организационната изолация на управлението на местните дела в системата за управление на обществото и държавата .

Органите на местно самоуправление не са неразделна част от механизма за управление на държавата. Съгласно Конституцията на Руската федерация (член 12) те не са включени в системата на държавните органи, поради което представляват независима форма на хората, упражняващи своята власт. Същевременно, не като публични органи, органите на местно самоуправление извършват дейности, които имат властен характер, тъй като са една от формите за реализиране на властта на хората. Следователно решенията, взети от тях в рамките на техните правомощия, са задължителни на територията на местното самоуправление за всички организации, длъжностни лица, граждани, обществени сдружения. Предоставянето на органите на местно самоуправление с отделни държавни правомощия се извършва само от федералния закон и законите на субектите на федерацията. Те също така определят условията, както и реда за държавен контрол върху изпълнението от местните власти на определени държавни правомощия. В същото време не се допуска упражняването на местно самоуправление от държавни органи и държавни служители. Решенията на органите на местно самоуправление могат да бъдат отменени от органите, които са ги приели, или обявени за невалидни със съдебно решение.

В съответствие с чл. 131 от Конституцията на Руската федерация структурата на органите на местно самоуправление се определя от населението самостоятелно. Населението може да одобри структурата на органите на местно самоуправление на местен референдум. Решението за структурата на органите на местно самоуправление може да се вземе от представителния орган на общината и да бъде записано в устава на общината. Федералният закон от 28 август 1995 г. "За общите принципи на организацията на местното самоуправление в Руската федерация" предвижда само един задължителен орган на местно самоуправление, който трябва да бъде във всяка община: представителен органместно управление. Федералният закон от 6 октомври 2003 г. "За общите принципи на организацията на местното самоуправление в Руската федерация" решава по нов начин въпроса за присъствието на органи на местно самоуправление в структурата свързващи тела, като отделя много повече внимание на правното регулиране на формирането и дейността на местните власти, отколкото на Федералния закон от 1995 г.

Структурата на органите на местното самоуправление се състои от представителния орган на общината, общинския ръководител, местната администрация, контролен органобщинско образувание, други органи на местното самоуправление, предвидени в устава на общинското образувание, които имат свои правомощия за решаване на въпроси от местно значение. Редът за образуване, правомощия, мандат, отчетност, отчетност на местните власти, както и други въпроси на организацията и дейността на тези органи се определят с устава на общината. Участието на държавни органи и техните длъжностни лица във формирането на органите на местното самоуправление, назначаването и освобождаването на длъжностни лица от местното самоуправление се допуска само в случаи и по начина законоустановен. Промяна в структурата на органите на местно самоуправление се извършва само чрез изменение на устава на общината. Решението на представителния орган на общинското формирование за промяна в структурата на органите на местно самоуправление влиза в сила не по-рано от изтичане на мандата на представителния орган на общинското формирование, който е взел това решение. Финансирането на разходите за издръжка на органите на местното самоуправление се извършва изключително за сметка на собствените приходи на бюджетите на съответните общини.

Функциите на местното самоуправление се определят от неговата същност, място в системата на демокрацията, онези задачи и цели, към които е насочена общинската дейност. Като основни направления се разбират функциите на местното самоуправление общински дейности. Функциите на местното самоуправление се отличават с определена стабилност и стабилност, тъй като проявяват постоянно, целенасочено въздействие на населението, органите на местно самоуправление върху общинските отношения с цел най-ефективното решаване на въпроси от местно значение. Заедно те показват възможностите и ефективността на системата на местното самоуправление, характеризирайки социалното предназначение на местното самоуправление (собствено) и процеса на неговото осъществяване (съществуващо). Като се има предвид ролята на местното самоуправление в организирането и упражняването на властта на хората, решаваните задачи в процеса на общинската дейност и правомощията на местното самоуправление, могат да се разграничат следните основни функции:

1. осигуряване участието на населението при решаване на въпроси от местно значение;

2. контрол общинска собственост, финансови средства на местното самоуправление;

3. осигуряване на интегрираното развитие на територията на общината;

4. осигуряване на задоволяване потребностите на населението от социално-културни, битови и други жизненоважни услуги;

5. опазване на обществения ред;

6. представителство и защита на интересите и правата на местното самоуправление, гарантирани от Конституцията на Руската федерация и федералните закони.

Според Конституцията на Руската федерация местното самоуправление в Руската федерация се осъществява по различни начини организационни формиах (ст. 130). Заедно тези форми образуват система на местно самоуправление в рамките на съответните общини, чрез която се осигурява решаването на въпроси от местно значение, местния живот. Единството на системата на местното самоуправление се дължи на факта, че тя се основава на демократични принципиорганизация на местното самоуправление в Руската федерация, се изгражда, като се вземат предвид ролята и функциите на местното самоуправление в обществото и държавата, както и историческите и други местни традиции и се определя от населението на съответните общини независимо. Единството на тази система се проявява в разграничаването на субектите на юрисдикция и правомощия между различните форми на нейното прилагане, както и в това, че всички нейни организационни форми са в тясна взаимовръзка, взаимодействие и взаимозависимост. В рамките на тази взаимовръзка и взаимозависимост някои форми произлизат от други или са свързани чрез взаимоотношения на лидерство, отчетност и отговорност или отчетност и отчетност. Федералният закон установява формите на взаимодействие общински районс градски и селски населени места, които са част от общинския район; допуска образуването на представителен орган на общинския район от представители на съответните органи на местно самоуправление на населените места. Федералният закон предвижда развитието на междуобщинското сътрудничество. Общинските образувания могат да образуват междуобщински сдружения, да създават стопански дружества и други междуобщински организации. Понятието "система на местно самоуправление" се използва за характеризиране на обществено-властната организация и формите на дейност на населението, образуваните от тях органи за решаване на въпроси от местно значение в общината.

Законът установява няколко групи организационни форми, чрез които се осъществява местното самоуправление в Руската федерация.

Първата група включва формите на пряко осъществяване на местното самоуправление от населението.Пряката демокрация в системата на местното самоуправление се осъществява чрез различни форми на пряко изразяване на волята на населението или неговите отделни групи, живеещи в границите. на области, градове, области в градове, населени места, селски населени места, в които се упражнява местно самоуправление. Той играе особена роля в неговото осъществяване, което се обуславя преди всичко от факта, че чрез такива форми на пряка демокрация като избори, обществени събрания и редица други се формира и функционират всички най-важни звена на местното самоуправление. държавна система - нейните органи са осигурени. Имайки предвид това, можем да кажем, че в практиката на местното самоуправление формите на пряка и представителна демокрация се преплитат, взаимно се допълват. Освен това ролята на пряката демокрация при осъществяването на местното самоуправление се определя от факта, че някои от нейните форми (местни референдуми, събирания на граждани и други) са включени в системата на местното самоуправление като неразделна част. от него.

Втората група се състои от органи и длъжностни лица на местното самоуправление, на които е възложена основната ежедневна работа по осъществяване на местното самоуправление на територията на съответните общини. Органите на местното самоуправление са една от основите на демократичната система на публичната администрация, която позволява да се демократизира административният апарат и да се решава местни проблемис много по-голяма ефективност в сравнение с централизирана система за управление; гарантира, че при провеждането се вземат предвид интересите на малките общности публична политика; оптимално съчетаване на интересите и правата на човек и интересите на регионите и държавата като цяло.

Третата група включва формите на участие на населението в местното самоуправление, в които централно място заема териториалното обществено самоуправление. Множество разнообразни форми на участие на населението в осъществяването на местното самоуправление служат като масова подкрепа на местното самоуправление, укрепват връзките му с населението. Тяхната дейност проявява пряка гражданска инициатива на населението, подхранвана от стабилните интереси на различни социални групи. Те трансформират тези интереси и традиции в активно гражданско поведение, практическа работа.

Правна регулацияместното самоуправление в Русия принадлежи към субектите на юрисдикцията на субектите на федерацията. Съвместната юрисдикция на Федерацията и съставните образувания на Руската федерация включва само установяването на общи принципи за системата на местното самоуправление. В съответствие с това Федерацията има право да издава закони за общите принципи на местното самоуправление и го прави. Местното самоуправление се регулира подробно от законите на съставните образувания на Руската федерация и уставите на самите общини. Правното регулиране не се ограничава само до принципи. Правната основа на местното самоуправление е комбинация от различни регулаторни правни актове и отделни лица правни разпоредбирегулиране на въпросите на местното самоуправление. част правно основаниеместното самоуправление в Русия включва преди всичко някои международни правни норми, съдържащи се в актовете международно право.Това са общопризнати принципи и норми на международното право, както и международни договориратифицирани от държавата. Съставът на правната основа на местното самоуправление в Русия включва и разпоредбите, съдържащи се в други правни актове. Това е Конституцията на Руската федерация (член 12, глава 8 и др.); основни закони (конституции, харти) на съставните образувания на Руската федерация; рамкови федерални закони (за общите принципи на организацията на местното самоуправление, 1995 г.); федерални закони, издадени при разработването на рамкови закони и регулиращи основата на отделните аспекти на местното самоуправление в федерално ниво(О финансови основиместно самоуправление, 1997, на осн общинска служба, 1998 и др.); укази на президента на Руската федерация (например за одобряване на основните разпоредби на държавната политика в областта на развитието на местното самоуправление, 1999 г.); Постановления на правителството на Руската федерация (напр федерален регистъробщини, 1998 г.); постановления Конституционен съдРуската федерация (Съдът посочи например, че субектите на федерацията нямат право да заменят органите на местно самоуправление чрез създаване на органи на местно самоуправление на субекта на федерацията); закони на съставните образувания на Федерацията за местното самоуправление (такива закони или закони с подобно име са приети във всички съставни образувания на Руската федерация); устави на общините; някои други правни актовеконкретна община. Правната рамка на местното самоуправление може да включва разпоредбите на федерални правни актове и актове на съставните образувания на Руската федерация, които обикновено се отнасят до други области на регулиране, но включват определени норми, засягащи въпроси на местното самоуправление (напр. закони за образованието, за библиотечното дело, за реда за приватизация на държавно и общинска собственост, за червата и други). Специално място сред източниците на общинското право заемат уставите на общините и Европейската харта за местно самоуправление от 1985 г. Хартата е учредителният документ на общината, който има за това образованиевсеобхватен характер, който е в основата на общинското нормотворчество и се характеризира със специална (сложна) процедура за приемане и изменение.

Хартата е основният акт, уреждащ въпросите на местното самоуправление в рамките на една община. Приема се или от представителен орган, или от местен референдум. В съответствие със законите на съставните образувания на Руската федерация, уставът на общинското образувание трябва да отразява: границите и състава на територията; въпроси от местно значение, свързани с юрисдикцията на общината; реда за участие на местното население при решаването на тези въпроси; структурата и реда за образуване на органите на местното самоуправление и неговите длъжностни лица; имена на изборни органи и длъжностни лица; техния мандат; видове, ред за приемане и влизане в сила на нормативни правни актове на местните власти; гаранции за права, основания и видове отговорност на органи и длъжностни лица (отнемане, изразяване на недоверие, предсрочно прекратяванеправомощия и др.) въпроси на общинската служба; реда за владение, ползване и разпореждане с общинска собственост; характеристики на организацията на местното самоуправление в райони с гъсто население от етнически групи, казаците, като се вземат предвид исторически и други традиции. Уставите на общините се подчиняват на държавна регистрация. В допълнение към уставите, правната рамка на дадена община включва подзаконови нормативни актове, приети от органи и длъжностни лица на местното самоуправление. Те могат да включват правилник за работата на местните представителни органи, решения на представителни органи на местното самоуправление (например за установяване на местни данъци и такси), разпоредби за териториално обществено самоуправление в общините. При регулиране на правомощията на общинските органи се използва принципът на субсидиарност, приложим към разграничаването на юрисдикцията на държавата (РФ) и държавни образувания(субекти на Руската федерация), от една страна, и общините, от друга, това означава: въпросите, които могат да бъдат решени на по-ниско ниво, не трябва да се прехвърлят на горното ниво; общинските властипрехвърлят се задачи, с които гражданските сдружения не могат да се справят чрез използването на самоорганизация, други форми на пряка демокрация.

Концепцията за правомощията на местното самоуправление характеризира неговите възможности и отговорности във всяка една от областите на юрисдикция. В своята съвкупност субектите на юрисдикция и правомощия са от компетентността на местното самоуправление.

Субекти, носители на власт са местните власти, техните длъжностни лица и определена категория граждани - избиратели. Всеки от тези три елемента има своя собствена компетентност (например представителен орган - в областта на бюджета, ръководител на община - в областта на управлението, граждани - определяне на състава на избраните или тяхното предсрочно отзоваване), но при съчетаването им, отчитайки субектите на юрисдикция, възниква ново качество, което не е присъщо на нито един от елементите поотделно, компетентност на общината. Списъкът с юрисдикции, даден по-горе, показва, че местното самоуправление има значителни компетенции в различни области. Предметът на юрисдикцията и властта се сливат в конкретно събитие, възлизащо на това събитиекомпетентността на местното самоуправление и по-конкретната компетентност на органа (например ръководителя на администрацията на общината), който изпълнява задачата. Общи положенияпо предметите на юрисдикция на общината получават своята конкретизация в правомощията, съставляващи наред с първата компетентност на общината, която се развива в правомощията на нейните органи и длъжностни лица.

Офисната дейност е отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи. В процеса на дейност на всяко предприятие, организация или институция се вземат управленски решения по различни въпроси. В същото време необходимата информация за вземане на решения и самите решения могат да бъдат представени под формата на документи. Следователно офисната работа се нарича още управленска документация. Ефективността на управлението, рентабилността, ефективността, културата на работа на управленските служители зависят от организацията на работата в офиса. Разработването на нови информационни технологии в управлението, нови офис програми се осъществява на базата на традиционните правила за работа в офиса. Офисната дейност се състои от два неразривно свързани компонента: документация и организация на работата с документи.

Всички операции с документи са регламентирани от нормативната и методическата рамка на деловодството. Той управлява:
- правила за документиране;
- правила за работа с документи;
- осигуряване на безопасността на документите;
- реда за предаване на документи за архивно съхранение;
- работа на службата за деловодство (функции, структура);
- въвеждане на нови информационни технологии;
- работа с документи, които имат печат за ограничение на достъпа;
- правни аспекти, свързани с документи и други въпроси.

Въпросите за документационна поддръжка на управлението се регулират от:
- законите на Руската федерация;
- държавни и отраслови стандарти;
- общоруски класификатори;
- състояние и индустриални насокиофис работа;
- инструкции за деловодството на определена организация.

Управлението на документацията изпълнява редица от следните функции.

Създаване на формуляри и реквизити на документи. След като съставите текста на документа, той трябва да бъде правилно форматиран, така че да има правна сила. Процедурата за издаване на официални документи се определя от GOST R6.30-2003 Изисквания за изпълнение на документи, който определя правилата за издаване на всеки елемент от документа. Документът се състои от редица съставни елементи, които се наричат детайли. Тъй като се появи професионалният термин реквизит, ще разкрием съдържанието му. В GOST 351141-98 за термини и дефиниции реквизитът на документ се нарича „задължителен елемент при изпълнението на официален документ“. Различните документи се състоят от различен набор от детайли. Броят на детайлите, характеризиращи документите, се определя от целите на създаването на документа, неговата цел, изискванията за съдържание и форма този документ, начин за документиране. В допълнение към реквизитите, документът може да се характеризира и с такива характеристики като оригиналност и номер на копие, автентичност и фалшификация, физическо състояние на документа, хартиен формат и метод на изработка на документа. Много документи имат строго ограничен брой подробности. Липсата или неправилното посочване на каквото и да е реквизит в официален документправи документа невалиден. За редица документи, издадени от публични органи и публична администрация, съставът на детайлите на документите е установен в законодателни и регламенти. Документите, чиято форма не е предоставена, трябва да съдържат следното необходими подробности:
а) името на документа;
б) датата на изготвяне на документа;
в) името на организацията, от името на която е съставен документът;
г) съдържанието на стопанската сделка;
д) инструменти за измерване на икономически транзакции във физическо и парично изражение;
е) имената на длъжностите на лицата, отговорни за стопанската сделка и коректността на нейното изпълнение;
ж) лични подписи на посочените лица.

Съвкупността от детайли, съставляващи документа, се нарича форма на документ. Формуляр, характерен за определен вид документ, например заповед, акт, се нарича стандартен формуляр.Стандартният формуляр се характеризира с определен брой детайли, подредени в строга последователност. Когато през 20-те години на миналия век започва работата по уеднаквяването и стандартизирането на документите у нас, се разработват първите държавни стандарти за документи по отношение на тяхната форма и разположение на детайлите. Тези стандарти са били в сила до началото на 40-те години на миналия век. Отново работата по стандартизацията на документи се възобнови през 60-те години на миналия век. През 1965-1975г. са разработени стандарти, които установяват изисквания към отделните документационни системи, използвани в областта на управлението (външнотърговски, вътрешнотърговски, организационно-административни, първични, счетоводни).

Организация на деловодството в публичните органи и местното самоуправление

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема "Организация на деловодството в публичните органи и местното самоуправление"

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е. Ю.

Проверено:

Кемерово, 2010 г

Въведение……………………………………………………………………..…. 3

1. Документопотокът като основа на дейността на органа………………. 5

2. Руският модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление…………………………………………………………….….. 7

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес………………………………10

4. Системи за организиране на електронно управление на документи………………….. 12

6. Автоматизиране на обмена на документи между органите……………18

7. EDD системи за органи на различни нива………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………20

8. Решение за местното самоуправление……………………………………….. 21

Заключение……………………………………………………………………………………23

Списък на използваната литература…………………………………………………….. 25

Въведение.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средства трябва да бъде надградено на първо място и кое може да изчака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

планираната модернизация на техническия парк.

много време се отделя на изучаване, анализ и компилиране на различни

документация. Особено големи трудности възникват, като правило, когато

Според целта на контрола в работата, следното задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

RF от 15 юни 2009 г. № 477. Въз основа на тези правила федералният изпълнителен орган, съгласувано с федералния орган на изпълнителната власт в областта на архивирането, издава инструкция за деловодството. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Всеки орган формира свой документален фонд. Номенклатурата на досиетата на органа се съгласува с експертно-проверителната комисия на съответния федерален държавен архив. Дела на постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива. Решението установява реда за работа с електронни документи.

"документопоток", "делопроизводство" и др. се разглеждат изключително в контекста на организиране на работата на публичните органи и местното самоуправление. Съответно, термините се тълкуват изключително с използването на национални разпоредби, приложими към работата на държавните органи.

Офисната работа или „документално управление“ според същия източник означава „отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи“. Тоест деловодството е съвкупност от организационни механизми за поддържане и контрол на работния процес на официални документи. Въпреки това, в "Стандартни инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи" от 27 ноември 2000 г., функциите на деловодството вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това предполага, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и проекти на документи.

Какви са характеристиките на "руския модел" на работа в офиса? Има три най-поразителни предимства:

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

контрол непосредствено след "раждането" - тоест утвърждаване. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътя на всеки документ, получен от държавен орган и местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

може да говори за автоматизация на традиционната офис работа с помощта на съвременни информационни технологии.

офис работа. В същото време нищо не пречи да включите в автоматизираната система възможността за свързване на картата с електронното изображение на самия документ (текст и дори изображение, звук и видео). Така се създават технологични условия за преминаване към електронно управление на документи. Преходът към електронно управление на документи от своя страна създава предпоставки за формиране на електронни архиви с ефективни механизми за справочно-аналитична работа по разнообразни документи в различни форми на представяне.

От друга страна, използването на компютърна мрежа създава условия за децентрализация на изпълнението на различни офис функции при запазване на централизиран контрол върху документопотока. Можете например да разрешите на отдели и дори отделни служители да регистрират самостоятелно документи и в същото време централизирано да контролират преминаването им. Освен това наличието на мрежа, свързваща териториално отдалечени органи, позволява централизиран контрол върху документооборота, което е невъзможно да се реализира в рамките на чисто хартиената технология.

модели, загубата на документи може да възникне само поради пряко нарушение на инструкциите за работа в офиса.

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес.

и обработка на данни от хетерогенни и децентрализирани архивни шкафове.

проблеми с управлението.

Microsoft, заедно с партньори, предлага двуфазни софтуерни и методологични решения в областта на организиране на документопоток за публични органи и местни власти:

Електронен документооборот и деловодство.

е в краткосрочен план основният подход за автоматизиране на работния процес в публичните органи и местното самоуправление.

Документите, обработвани от органа, включително тези, предадени с помощта на компютърни технологии, имат две форми – традиционно хартиена и електронна. Такава симбиоза е следствие от факта, че съвременните средства за изготвяне на документи предполагат електронна форма за съхранение на документи, докато нормативната рамка и установените правила за обръщение са на хартиен носител. Също така, най-важният аргумент в полза на спестяването на хартиени документи е ненадминатото удобство при работа с тях. Правилата и навиците се променят много по-бавно от възможностите на съвременните информационни технологии.

В публичните органи и местното самоуправление, очевидно, за дълго време, когато обработват документи в електронен вид, операциите, изискващи създаване на техните хартиени копия, ще бъдат запазени. По правило мениджърите предпочитат да работят с документи на хартиен носител. Освен това, докато обменът на официални документи между властите и предаването им в държавните архиви се извършва и на хартиен носител.

Електронният документооборот и деловодството (EDD) е технологичен отговор на съвременните изисквания, наложени от настоящата политическа и икономическа ситуация върху ефективността на руските държавни органи и местното самоуправление. EDD се подкрепя и от опита от прилагането му в западните държавни органи и примери за работа в големи, прогресивни руски търговски структури.

4. Системи, които организират електронно управление на документи.

Както бе споменато по-горе, електронното управление на документи е набор от нови технологии за работа с документи. Приложените технологии позволяват организиране на "безпроблемно" взаимодействие на системите, осигуряващи различни операции по обработка на документи. На първо място, тези технологии включват:

Електронен аналог на саморъчен подпис;

Средства за предаване на данни;

Средства за съхранение на електронна информация.

Електронното управление на документи ви позволява да създадете единно информационно пространство в органа, интегрирайки всички документални системи в информационния възел. Интеграцията се извършва без загуба на качеството на работа с документи, като се запазват традициите на руската офис работа. Основата на такава интеграция е надеждно съхранение на документи и системи за управление на документи, които взаимодействат с него. Всички обработени документи се съхраняват в едно хранилище, което позволява оптимално търсене и подбор на информация при изготвяне на материали. В момента в повечето органи на управление и местно самоуправление много операции вече се извършват с помощта на компютърни технологии. Задачата на автоматизираната система е да организира ефективна колективна работа по текстовете на документи и да осигури на всеки държавен служител богато информационно пространство за осигуряване на дейността му.

5. Работен процес на официални документи.

Технологията за електронно управление на документи се поддържа от следната функционалност на системата:

сканиране и разпознаване на хартиени документи с помощта на вградена OCR технология;

Осигуряване на процеса на одобрение (визиране) на проектодокументи;

използване на сертифицирани средства;

Оформяне и изпълнение на делата, тоест групиране на изпълнените документи в дела в съответствие с номенклатурата на делата и систематизиране на документите по делото;

Архивно съхранение на електронни документи, дела на органа.

В същото време основният набор от данни на РК може да бъде разширен с произволен набор от допълнителни данни, определени за всяка група документи. Според допълнителните данни на Република Казахстан е възможно, наред с основните данни, да се търсят и избират данни при генериране на отчети. При получаване на електронен входящ документ регистрацията му се извършва автоматично. За документа, получен в резултат на обмена между двете EDD системи, повечето от детайлите на RK се генерират автоматично. Електронното изображение на документа е прикрепено към АС. В същото време се проверява самоличността на документа, предоставен с EDS и криптозащита. Ако входящият документ пристигне на хартиен носител, системата осигурява извикване към пакета за оптично разпознаване на текст и при получаване на електронното му изображение се връща в системата за управление на офиса с едновременното прикачване на документа към АС. Потребителят на системата, който е прикачил файла с документа, задава правата за достъп до файла на ниво секретност, както и защита (отмяна на защита) от редактиране.

Файлове с текстове (изображения) на изходящи и вътрешни документи също се прикачват към AC по стандартна технология. Изходящият документ, придружен от реквизитите на Република Казахстан, може да бъде защитен с ЕЦП, криптиран и прехвърлен на адресата.

6. Автоматизиране на обмена на документи между органи.

Понастоящем старите автоматизирани системи за управление на документи вече се използват в много публични органи. Те са изградени на различна софтуерна и хардуерна база. Някои от тях, доставени от партньори на Microsoft (включително описаната по-горе система Delo на компанията Electronic Office Systems), са реализирани на базата на съвременни технологии. Също така значителен брой системи от предишни поколения, базирани на MS DOS и други платформи, все още работят. Обединяването на системите във всички държавни органи в обозримо бъдеще е невъзможно както от политически (правата на субектите на федерацията и местните власти), така и от практически съображения. Внедряването и особено подмяната на операционни системи е доста дълъг, труден и скъп процес.

и би позволило свързване на различни системи.

Обменът на електронни документи трябва да бъде правилно осигурен. Документите трябва да бъдат снабдени с електронен подпис, който гарантира авторството и неизменността на съдържанието на документа, а в някои случаи - затворен чрез криптографски средства от неоторизиран достъп.

Центровете за данни могат да изпълняват следния набор от функции:

Преобразуване и съгласуване на формати на входящи-изходящи документи;

Поддръжка на адресни бази данни и изчисляване на маршрути за доставка на документи;

Гарантирана доставка на документи;

Поддръжка и синхронизация на директории.

7. EDD системи за органи на различни нива.

Решение за общински и други органи с малък обем на документопоток Тази категория може условно да включва общински управленски структури с малък документооборот, които нямат достатъчна техническа база за внедряване на пълноценна система за EDD. За тях може да се препоръча еднопотребителско решение, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с по-висша организация - директно или чрез центъра за данни. Потребителят на такова решение обикновено е служител, отговорен за работата в офиса на организацията. В същото време се работи с хартиени документи, но системата поддържа регистрация на входящи / изходящи документи, регистрация на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. При голям брой служители може да се води и запис на движението на хартиени оригинали. Документите, получени в електронен вид от по-висша организация, незабавно се регистрират, разпечатват и започват да се изпълняват преди пристигането на хартиените оригинали. Организацията майка автоматично получава известие, че документът е регистриран. Това решение позволява:

Ускоряване на обмена на входящи/изходящи документи с по-висша организация;

Намалете броя на „изгубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно.

8. Решение за местната власт.

разделение и работа не само с документи от организации, но и с писма и жалби от граждани и предприятия. Такива организации обикновено разполагат с достатъчен парк от персонални компютри, свързани към локална мрежа. За тях може да се препоръча многопотребителско решение с брой работни места от 5 до 20, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с висши и по-ниски организации (директно или чрез център за данни), комуникация с портал за информиране и получаване на заявления от граждани и организации и възможност за отдалечен достъп до Интернет достъп до системните данни на EDD. Системата трябва да осигурява регистрация на входящи/изходящи документи, отчитане на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. Трябва да се води и запис за движението на хартиените оригинали.

Ако организацията има постоянно наличен канал в Интернет, отдалечен достъп до системата EDD може да бъде организиран чрез уеб интерфейс, който ви позволява да контролирате напредъка на работата както за служители, които са настрани, така и за по-висши организации.

Това решение позволява:

Намаляване на тежестта върху офис персонала чрез прехвърляне на част от функциите към отделите;

Повишаване на ефективността на контрола върху изпълнението на документи;

Организиране на ефективна система за съхранение на свързани документи;

Намалете времето за търсене на необходимите документи;

Намаляване на броя на „загубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно;

Ускоряване и по-ефективна работа на служителите при изпълнение на документи;

Намаляване на разходите за работа с жалби от граждани и организации, подадени по електронен път (чрез портала);

Заключение.

В момента процесът на въвеждане на компютърни технологии и мрежи в публичните институции тече активно, като в много от тях постигнатото до момента ниво е достатъчно за внедряване на съвременни технологии за работа с документи. Но освен компютри и мрежи, това изисква набор от съвременни софтуерни решения.

вземане на решения и документиране; внасяне на решения до изпълнителите;

Изпълнение на решението; контрол на изпълнението; събиране на информация за изпълнението;

Пренос на информация чрез вертикални и хоризонтални връзки; съхранение и извличане на информация.

Управленският апарат осъществява функциите си основно чрез универсални и упълномощени организационно-административни документи, създадени, циркулиращи независимо от спецификата на дейността във всички сектори на националната икономика и публичната администрация. Ако вземем предвид, че в административния апарат са заети над 14 милиона души, а годишният документооборот в страната е приблизително 60 милиарда листа и продължава да расте, то няма съмнение, че ефективното регулаторно регулиране на този процес е от голямо значение. Държавните стандарти на документи, общосъюзните класификатори и единните системи за документация действат като едно от средствата за регулиране на документооборота. Тези и други стандарти са признати за стабилизиране на документопотока в страната през целия технологичен цикъл, за създаване на оптимална технология за управление на документооборота на всеки

звено за управление.

Списък на използваната литература:

2. Бородина В. В. Деловодство в системата на публичната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008. - 376с.

3. Кирсанова М. В. Службата в държавните органи и местното самоуправление: учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 256 с. - (висше образование)

4. Кузнецов И. Н. Управление на документацията и деловодство. [Текст] / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2008. – 576с.

5. Спивак В. А. Документация на управленските дейности. [Текст] / В. А. Спивак. - Издателство: Петър, 2008. - 256с.

Държавна система за документационна поддръжка за управление. Общи изисквания към услугите за поддръжка на документи и документи. - М., 1991

Бородина В. В. Служебна работа в системата на публичната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008. - 154С

Спивак В. А. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В. А. Спивак. - Издателство: Петър, 2008. - 98С.

Бородина В. В. Служебна работа в системата на публичната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008. -184С.

Спивак В. А. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В. А. Спивак. - Издателство: Петър, 2008. - 68С.

М. И. Басаков. Офис работа. Учебник за ученици от образователни институции от средно професионално образование. [Текст] / Басаков М. И. Издателство: Маркетинг, 2002. -95С.

Кирсанова М. В. Служебната работа в държавните органи и местното самоуправление: учебник. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издателство: Инфра-М:, 2004. - 127С.

Кирсанова М. В. Служебната работа в държавните органи и местното самоуправление: учебник. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 154С.

Документооборот в органите на изпълнителната власт. Служебна работа в държавни и общински органи

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Подобни документи

I. Общи положения

II. Термини и определения ()

III. Създаване на документи във федералния изпълнителен орган

IV. Изисквания за организацията на документооборота във федералния изпълнителен орган

V. Документален фонд на федералния изпълнителен орган

II. Термини и определения
()