Fiecare întreprindere care se respectă are un jurnal de înregistrare contracte de munca, un exemplu din care este prezentat mai jos. De ce este necesară această formă de control al documentației și cum să lucrați cu ea - acestea sunt întrebările care trebuie luate în considerare în acest articol.
Cartea de contracte de munca
Legislația rusă nu includea executarea și menținerea unui registru al contractelor de muncă în obligațiile angajatorului. Aceasta este o chestiune voluntară și nu este supusă controlului organelor de control. Dar, după cum a arătat practica, pentru un flux de lucru mai sistematic, prezența unei cărți de contabilitate pentru aceste documente este pur și simplu necesară.
Inregistrarea si mentinerea unui jurnal de contabilitate a contractelor de munca incheiate si acorduri suplimentare acestora crește volumul de muncă al specialistului de personal. Dar avantajele de a avea o carte de înregistrare a contractelor de muncă în fluxul de lucru al întreprinderii sunt mult mai mari decât inconvenientele:
- După cum sa menționat mai devreme, registrul ajută la punerea în ordine și la sistematizarea deținuților cu angajații. Și, după cum știți, ordinea în documente înseamnă ordine în afaceri;
- Căutarea este mult mai ușoară informatie necesara referitoare la contracte. Cu acest sistem de înregistrare în vigoare, nu trebuie să căutați printre munți de documente pentru a obține informațiile necesare;
- Eliberarea de certificate angajaților pensionari, compilarea răspunsurilor la diferite tipuri de întrebări despre perioadele și natura muncii angajaților - aceasta este o listă incompletă a acelor acțiuni ale ofițerului de personal, în care jurnalul contabil va fi un asistent de neprețuit;
- Menținerea acestui sistem de înregistrare poate ajuta în caz de litigiu. dispută între angajat si angajator, precum și soluționarea conflictului prin ordonanța preliminară.
Reguli pentru ținerea unui registru al contractelor de muncă - eșantion
După cum sa menționat deja, păstrarea unui document de înregistrare a contractelor de muncă nu este obligatorie. Dar, dacă angajatorul a atribuit această funcție departamentului de personal, atunci trebuie respectate câteva reguli:
- Registrul contractelor de muncă și al acordurilor adiționale la acestea se ține pe hârtie. Nu este permisă duplicarea acest document v versiune electronica(de obicei în Excel);
- Versiunea scrisă de mână poate fi creată din orice suport de hârtie o dimensiune convenabilă cu o copertă rigidă, calitatea și cantitatea necesară de foi. De asemenea, acest document poate fi achiziționat gata făcut - unele organizații sunt specializate în elaborarea și distribuirea de formulare de documente pentru ofițerii de personal;
- O condiție prealabilă pentru executarea acestui document este sigilarea. Toate foile sunt numerotate, cusute și fixate cu un sigiliu. Efectuarea acestor acțiuni este consemnată pe autocolant și certificată de sigiliul organizației. Acest eveniment protejați documentul de interferența neautorizată a unei persoane în informațiile introduse;
- Pagina de titlu este completată într-un mod special. Trebuie să reflecte numele complet al organizației, numele documentului și informații despre data înființării jurnalului și sfârșitul acestuia;
- Pe pagina următoare, o coloană separată evidențiază informații despre specialistul responsabil cu sistemul de înregistrare. Este necesar să se indice numele de familie, prenumele, patronimul, funcția, temeiul apariției acestor obligații (comandă, comandă etc.). Întrucât specialistul responsabil cu acest sistem de înregistrare se poate modifica, este indicat să aranjați informațiile introduse sub formă de tabel;
- Când se comit erori, informațiile incorecte sunt tăiate cu atenție, marcând „eronat”, apoi datele corecte sunt scrise marcate „verificați corectate” și semnate. Nu folosiți un corector sau nuanțați datele incorecte!
Eșantion Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă
Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă - formular
Din cauza faptului că nu există obligații de ținere a evidenței contractelor de muncă, legea nu prevedea o structură pentru efectuarea înscrierilor în registre. Fiecare angajator alege forma de reflecție informațională care îi este convenabilă. Dar, în general, graficele sunt aceleași. Informațiile introduse reflectă:
- numărul de ordine al înregistrării;
- data documentului semnat;
- numărul contractului atribuit;
- unitatea structurală a salariatului;
- durata contractului de munca;
- natura locului de muncă (temporar sau principal);
- informații despre acorduri suplimentare;
- note.
Acest sistem de intrare este convenabil. A fost testat în funcționare și a primit feedback pozitiv de la specialiști.
Datorită faptului că legislația noastră avansează cu salturi, cel mai probabil sistemul de contabilizare a contractelor de muncă va fi introdus în mod obligatoriu. Pentru acele organizații în care registrele de înregistrare a contractelor de muncă și a acordurilor adiționale la acestea sunt deja menținute, această inovație nu va crea probleme suplimentare.
Serviciul de personal trebuie să țină evidența contractelor de muncă încheiate. Nu este cerinta obligatorie dreptul muncii, cu toate acestea, un registru al contractelor de muncă poate facilita foarte mult munca de personal. În același timp, este recomandabil să se țină registre separate de înregistrare a contractelor de muncă pentru lucrătorii străini sau pentru lucrătorii cu fracțiune de normă. Pentru informații despre modul de înregistrare a contractelor de muncă și procedura de eliberare a documentelor contabile, citiți articolul.
Din articol vei afla:
Întocmirea unui contract de muncă în momentul aplicării pentru un loc de muncă
Un contract de muncă este un document obligatoriu care trebuie întocmit când angajarea unui nou angajat. Acest document descrie toate prevederile principale pe care se construiesc relatiile de munca dintre angajat si organizatie.
Fiți atenți! Încheierea unui contract de muncă nu este un drept, ci o obligație a angajatorului. Necompletarea documentului va duce la răspundere administrativă.
Da, parte 4 articolele 5.27 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse Pedepsele pentru această infracțiune sunt următoarele. Un funcționar care se face vinovat că nu a semnat un document poate fi amendat cu această sumă de la 10.000 la 20.000 de cârme . Pentru o organizație, cuantumul amenzii va fi de la 50.000 până la 100.000 de ruble.
Rețineți că un contract de muncă scris trebuie încheiat indiferent de tip relaţiile de muncă va avea loc. Deci, un contract de muncă se încheie la înregistrarea unui raport de muncă:
- Pentru perioada nedefinita;
- pe o anumită perioadă de timp (contract de muncă pe durată determinată);
- să efectueze muncă sezonieră;
- pentru munca cu fracțiune de normă, atât externă cât și internă;
- pentru muncă pe termen scurt, pe o perioadă de până la două luni.
Cu alte cuvinte, dacă există un raport de muncă între părți, trebuie încheiat un acord în fara esec.
Rețineți că în cazuri individualeîntre părți este contract civil. În acest caz, nu va exista niciun raport de muncă între părți. Dar trebuie să înțelegem clar ce fel de relație are de fapt între părți. Adevărul este că actuala legislatură prevede o specială responsabilitatea administrativă pentru executarea unui contract de drept civil în locul unui contract de muncă.
Ce răspundere amenință în caz de încălcare:
Amenință și această infracțiune oficial o amendă de la 10.000 până la 20.000 cârme . Organizația poate fi amendată cu până la 50.000 până la 100.000 de ruble . Prin urmare, ar trebui să fiți atenți la formalizarea relațiilor cu persoana care va efectua anumite lucrări.
Între timp, dacă de fapt există raporturi de drept civilși a fost încheiat un acord corespunzător, de exemplu, un contract sau prestarea de servicii, acesta trebuie înregistrat într-un jurnal special separat. Pentru aceste tipuri de acorduri, jurnalul de înregistrare a contractului de muncă (mai jos este prezentat un exemplu) nu va funcționa. Folosiți o revistă specială pentru ei.
Rețineți că înregistrarea ACP în registrul contractelor de muncă va fi una dintre confirmările că există de fapt un raport de muncă între părți. Prin urmare, vă recomandăm insistent utilizarea unui formular special pentru acest tip de document.
Răspunsuri la întrebările ofițerilor de personal și ale HR-ului între orele 12.00 și 14.00, 3 aprilie:
- La distanta. Cum să aranjezi, să plătești și să controlezi munca și ce să faci cu cei care nu pot fi transferați (simplu)?
- Reducerea personalului. Cinci lecții din criza trecută de luat în considerare de data aceasta.
- Lucru cu fracțiune de normă. Cum se transferă și ce să facă cu angajații care refuză?
În ce cazuri se va încheia un acord suplimentar la un contract de muncă
Contractul de munca contine conditii speciale obligatorii si suplimentare agreate de parti la angajare. Între timp, în proces activitatea muncii aceste condiții pot fi modificate. De exemplu, un angajat poate fi transferat într-o altă poziție. Sau organizația poate avea o creștere salarială.
Orice modificare a termenilor contractului va necesita încheierea unui acord suplimentar. Acest acord ar trebui să reflecte condițiile care vor fi modificate. Acordul se întocmește și în două exemplare, dintre care unul este transferat angajatului, iar celălalt rămâne pentru păstrare în organizație.
În cazul în care o companie menține un jurnal special pentru înregistrarea acordurilor, ar trebui să furnizeze o coloană separată în care se vor reflecta informațiile despre acordurile suplimentare. Acest lucru va ajuta la structurarea datelor și la utilizarea eficientă a timpului de lucru.
Vedeți documentele conexe:
Inregistrarea contractelor de munca si a contractelor aditionale
Angajatorul nu are obligația directă de a ține un registru al contractelor de muncă. Între timp, în practică, un astfel de jurnal este ținut de aproape toți servicii de personal organizatii. Acest lucru facilitează munca personalului și căutarea de informații despre un anumit contract. În plus, documentului i se atribuie propriul număr, care se reflectă și în jurnalul de înregistrare.
Rețineți că mulți angajatori țin și un registru special de angajare. Acest formular este, de asemenea, foarte convenabil în munca practică, deoarece vă permite să determinați rapid data angajării unui angajat și alte informații. În cazul în care se încheie un contract de muncă pe durată determinată, un astfel de jurnal reflectă și data încheierii acestuia.
Curtea Supremă a Federației Ruse a declarat călocul de muncă ar trebui considerat o organizație situată într-o anumită zonă, reprezentanța sa, sucursala, o altă subdiviziune structurală separată
Este important ca un ofițer de personal să cunoască data de încheiere a unui contract de muncă pe durată determinată. Acest lucru se explică prin faptul că angajatorul trebuie neapărat să avertizeze angajatul în scris timp de trei zile calendaristice că în curând va fi concediat. Această regulă este stabilită partea 1 a articolului 79 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Se face excepție numai în cazul situațiilor în care se încheie un contract de muncă pe durată determinată pe durata îndeplinirii atribuțiilor de serviciu de salariat absent. În acest caz raportul de muncă înceteazăîn ziua în care angajatul principal începe lucrul.
În acest sens, pentru a respecta cerințele legislației muncii, ofițerul de personal trebuie să urmărească datele încetării unei relații pe durată determinată. Și în aceasta va fi ajutat de un jurnal special, care va indica data angajării și data expirării contractului (pentru relații urgente).
Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă și a acordurilor adiționale
Deci, angajatorul stabilește independent dacă va ține sau nu un registru special al contractelor de muncă. Păstrarea unor astfel de jurnale este o recomandare, nu o cerință.
Te rog noteaza asta formă unificată nu există un astfel de jurnal. Prin urmare, fiecare organizație poate elabora un astfel de document, ținând cont de nevoile practice.
De asemenea, recomandăm ca, pe lângă jurnalul în care se vor înregistra direct contractele de muncă, să se păstreze un formular separat de înregistrare pentru înregistrarea contractelor privind răspunderea materială a angajaților. Amintiți-vă că pentru a încredința angajatului cu plin răspundere cu acesta trebuie încheiat un contract separat.
Și pentru a ține evidența corespunzătoare a unor astfel de contracte, va fi necesar formă specială. În munca practică, vă sugerăm să folosiți documentul elaborat de noi.
Registrul contractelor de munca: perioada de pastrare
Deoarece am anulat deja registrul contractelor de muncă (mai jos este prezentat un exemplu), acesta are un caracter consultativ. Angajatorul, la discreția sa, decide asupra necesității menținerii unui astfel de document. Între timp, dacă un astfel de jurnal este ținut într-o organizație, este necesar să se respecte perioada de păstrare a acestuia.
Această perioadă este stabilită paragraful 695 din Lista managerilor tipici documente de arhivă generate în cursul activităţii agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558.
Un astfel de jurnal trebuie păstrat în organizație timp de 75 de ani.
Serviciul de personal este obligat să țină un registru al contractelor de muncă și al acordurilor adiționale la contractul de muncă. Este necesar să se țină două jurnale sau informațiile pot fi rezumate într-unul singur? Sunt necesare aceste documente? Există un model universal? Veți găsi răspunsuri la aceste și alte întrebări în articolul nostru.
Jurnalul contractelor de muncă
Registrul contractelor de muncă nu este un document obligatoriu. Dreptul muncii nu obligă angajatorii să o efectueze. Cu toate acestea, în unele cazuri, păstrarea unui astfel de jurnal poate fi utilă angajatorului însuși.
Exemplu.
Organizația încheie contracte de muncă pe durată determinată cu angajații. Dacă departamentul de personal ține o evidență a contractelor de muncă, atunci aceasta simplifică sarcina de monitorizare a duratei acestor contracte. Iar aceasta, la rândul său, minimizează riscurile asociate transformării unui contract de muncă pe durată determinată într-un contract încheiat pe perioadă nedeterminată.
Cum se umple revista: eșantion
Forma registrului contractelor de muncă este arbitrară. Fiecare angajator decide singur ce câmpuri, rubrici și detalii să includă în el. În opinia noastră, este recomandabil să reflectăm în jurnal, în special:
- data si numarul contractului de munca incheiat;
- numele, numele și patronimul salariatului;
- subdiviziune structurală;
- poziția deținută;
- tipul și natura lucrării;
- termenul contractului de muncă, cu indicarea datei încetării acestuia (pentru contractele de muncă pe durată determinată);
- un loc unde angajatul să semneze la primirea copiei sale de pe contractul de muncă.
Nu este necesar să includeți toate cele de mai sus în jurnal. Includeți doar ceea ce aveți nevoie. De exemplu, un eșantion de jurnal ar putea arăta astfel:
De asemenea, puteți da un exemplu de registru completat al contractelor de muncă. În practică, jurnalul ar putea arăta astfel: 
Ține minte că nimeni nu interzice unui angajator să țină un registru al contractelor de muncă în în format electronic(chiar și în format excel). Cu toate acestea, în acest caz, nu se vor putea primi semnături ale angajaților la primirea contractelor de muncă.
Sfat: numere și cusătură jurnalele de hârtie ale contractelor. Este o practică normală să păstrați o astfel de documentație. Rețineți că informațiile conținute în jurnal sunt date personale. Prin urmare, vă recomandăm să luați în considerare cu atenție stocarea jurnalului. Perioada de valabilitate - 75 de ani (articolul 22.1 lege federala din 22 octombrie 2004 Nr. 125-FZ).
Jurnalul acordurilor adiționale la contractele de muncă
De asemenea, nu există cerințe pentru menținerea unui registru al acordurilor suplimentare la contractele de muncă de către legislația Federației Ruse. Adică este și opțional document de personal. Cu toate acestea, păstrarea acestui jurnal poate fi utilă și pentru angajator. La urma urmei, dacă ții un astfel de jurnal, poți urmări, de exemplu, ce clauze ale contractelor de muncă au fost modificate. Pentru astfel de informații, puteți furniza o coloană specială, de exemplu.
Multe companii înregistrează contractele de muncă încheiate cu angajații într-un jurnal special. Despre nuanțele și subtilitățile completării registrului de contracte de muncă vom vorbi în articol.
Din articol vei afla:
Conditii care trebuie incluse intr-un contract de munca
Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă și a acordurilor adiționale
Deci, angajatorul stabilește în mod independent dacă va păstra un jurnal special de înregistrare TD sau nu. Păstrarea unor astfel de jurnale este o recomandare, nu o cerință.
Vă rugăm să rețineți că nu există o formă unificată a unui astfel de jurnal. Prin urmare, fiecare organizație poate elabora un astfel de document, ținând cont de nevoile practice.
De asemenea, recomandăm ca, pe lângă jurnalul în care vor fi înregistrate direct TD-urile, să fie păstrat un formular de înregistrare separat pentru a contabiliza contractele privind răspunderea materială a angajaților. Amintiți-vă că pentru a impune răspunderea integrală a angajatului, trebuie încheiat un TD separat cu acesta.
Și pentru a păstra înregistrări adecvate ale acestor TD, va fi necesar un formular special.
Registrul contractelor de munca: perioada de pastrare
După cum am menționat deja, registrul TD are un caracter consultativ. Angajatorul, la discreția sa, decide asupra necesității menținerii unui astfel de document. Între timp, dacă un astfel de jurnal este ținut într-o organizație, este necesar să se respecte termenul limită pentru acesta depozitare.
O astfel de perioadă este stabilită de paragraful 695 din Lista documentelor de arhivă manageriale tipice generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, indicând perioadele de depozitare, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din august. 25, 2010 Nr. 558.
Un astfel de jurnal trebuie păstrat în organizație timp de 75 de ani.
Deoarece, așa cum am menționat mai sus, nu există o formă unificată a jurnalului, angajatorul poate determina în mod independent structura documentului. Și includeți în el introducerea informațiilor pe care le consideră relevante.
De asemenea, ar trebui să furnizați o secțiune specială care va indica informații despre angajatul responsabil cu menținerea acestui jurnal.
Contabilitatea personalului din cadrul organizaţiei presupune un numar mare de documente, a căror sistematizare este pur și simplu necesară pentru a asigura buna funcționare a unității și siguranța informațiilor.
Registrul contractelor de munca se refera la documentatia contabila recomandata.
Întreținerea acestuia va oferi angajatorului un serviciu de neprețuit în timpul controalelor inspectoratul munciiși întreprinderile-mamă și va servi, de asemenea, ca dovadă clară a legalității înregistrării raporturilor de muncă în cazul unui proces.
Perioada de păstrare a revistei a fost desemnată ca fiind de 75 de ani.
Fixarea contractelor în carnetul de înregistrare (Ordinul Administrației Principale Arhivistice Nr. 33 „Sistemul de stat al instituțiilor de învățământ preșcolar” 1988/25/05 p. 3.2.1.2) întărește contractele/contractele legale de muncă (se aplică data și numărul de înregistrare). ).
Din acest motiv, jurnalul poate servi ca argument în litigii de muncaîntre angajat și manager.
Este necesar să se conducă și de ce este necesar?
Păstrarea unui jurnal de bord este voluntară. Cartea de cont nu este definită ca document obligatoriu Prin ordinul Ministerului Culturii nr.558 25.2010 ediția 16.2016, prin care se indică necesitatea păstrării contractelor de muncă (p. 657), fără a se concentra asupra modului în care sunt înregistrate și salvate.
Registrul contractelor de muncă este extrem de convenabil și util pentru angajator însuși:
- efectuarea de înscrieri în ordine cronologică, ceea ce facilitează căutarea informațiilor necesare (de exemplu, la eliberarea unui certificat unui angajat care pleacă);
- la înregistrare, contractul dobândește forță juridică (număr de înregistrareși data);
- o indicare a folderului (numărul cazului) în care este stocat contractul înregistrat;
- duplicarea informațiilor, ceea ce sporește garanția siguranței acestora.
Jurnalul de înregistrare poate servi drept argument în instanță în cazul acuzației de încălcare a legii (de exemplu, Codul Muncii al art. 67 privind obligația de a încheia un contract în termen de 3 zile) și dovadă a chiriașului care respectă legea.
Grafice, dificultăți de numerotare
Jurnalul de înregistrare poate fi tradițional și electronic. aspect de hârtie mai popular și de încredere (este imposibil să schimbi informațiile). Inainte de utilizare, acesta trebuie cusut si numerotat paginat. Conținutul revistei nu este definit de niciun document de reglementare.
- numărul de ordine al înregistrării/angajatului;
- numărul contractului, data semnării;
- departament și post;
- numărul și data ordinului de muncă;
- numărul comenzii de reziliere a contractului și data;
- motive de reziliere;
- tip de contract (perpetuu, pe termen determinat cu specificare);
- tipul de angajare (post principal sau job part-time);
- eliberarea celui de-al 2-lea exemplar în mână (două subparagrafe: data și semnătura salariatului);
- acorduri suplimentare (numărul documentului, numărul și numărul comenzii);
- note.
Graficele și locația lor se pot schimba. Este recomandabil să includeți coloana „Număr dosar pentru depunerea documentului” sau folosiți în acest scop coloana „Note”.
Pentru a evita confuzia cu numerotarea, trebuie amintit că „numărul p/p” înseamnă doar numărul de înregistrare.
Numărul contractului și numărul de acorduri suplimentare sunt introduse în coloane separate care pot fi plasate una lângă alta, ceea ce va facilita căutarea informațiilor necesare și va reduce oboseala ochilor.
Sau în note (lângă coloana acordurilor adiționale) introduceți sintagma „la contractul nr. XX”. Uneori păstrarea diverselor reviste pentru contracte și plăți suplimentare devine cea mai bună soluție.
Alternativ, numerotarea contractelor înregistrate poate fi reluată în fiecare an, ceea ce va reduce numărul de cifre din prima coloană și va ajuta la evitarea erorilor și a confuziei.
Prezența unui registru în formă electronică simplifică întreținerea acestuia, dar crește riscul de a face corecturi și fapte dubioase.
Trebuie avut grijă în prealabil pentru a bloca funcția de corectare a informațiilor, ceea ce va exclude interferența și manipularea informațiilor terților.