Въз основа на документираната информация, която идва до тях.
Регистърът съдържа списъци на данъкоплатци, данъчни агенти и физически лица. Документирана информация за тях се получава от данъчните органи от различни органи по държавна регистрация, органи по настойничество и настойничество, нотариуси и други органи и институции.
В зависимост от начина на обработка на информацията тя се разделя на документирана и недокументирана. Документираната информация включва всички документи (включително перфоленти, магнитни ленти, перфокарти, магнитни дискове), указващи бизнес транзакции. Документираната информация се основава на оперативни, счетоводни, финансови и статистически данни. Предоставя се различно в зависимост от нивото на управление и вида на вземаните решения, тъй като за всяко ниво на управление съставът и количеството на необходимата информация са предварително определени. Обикновено предоставянето на управленския персонал на съответната информация зависи от разпределението на функциите между изпълнителите. За тази цел се разработват длъжностни характеристики за всеки ръководител, в които са посочени функциите, които той изпълнява. Въз основа на длъжностните характеристики се определя количеството информация, което е необходимо за изпълнение на конкретни дейности и приемане на определени управленски решения.
Средства за документиране на информация
Реквизитът служи за ускоряване на предаването на документирана информация по електронни комуникационни канали и намаляване на броя на възможни грешкипроизтичащи от трансфера на данни и трудни за възприемане имена на организации. Кодът е елемент от електронната идентификация на документа.
Кодът на организацията - авторът на документа (авторът на документа - физическото или юридическото лице, създало документа) служи за ускоряване на предаването на документирана информация по електронни комуникационни канали и намаляване на броя на възможните грешки, които възникват при прехвърляне на дълги и трудни за възприемане имена на организации. Кодът е елемент от електронната идентификация на документа.
Целта на ограничаването на достъпа до информацията, съдържаща се в документ, е да се защити патентована или търговска документирана информация, чието неправилно боравене може да причини щети на неговия собственик, собственик, потребител или друго лице. Достъпът до такава информация обаче може да бъде ограничен до нейния собственик само на законово основание. Документираната информация с ограничен достъп при условията на нейния правен режим в съответствие с Федералния закон за информацията, информатизацията и защитата на информацията се разделя на информация, класифицирана като държавна тайна и поверителна.
ДОКУМЕНТИРАНА ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - информация, записана на материален носител
ИНФОРМАЦИЯ ЗА ОГРАНИЧЕН ДОСТЪП - документирана информация, до която се предоставя само специално разрешен достъп.
Данни - документирана информация, циркулираща в процеса на нейната обработка на електронни компютри (Закон на Република Беларус за информатизацията).
Документирана информация - информация, съставена по предписания начин и фиксирана върху материален носител, който осигурява предаването й във времето и пространството (STB 982-94).
Независимо от това, независимо дали говорим за хартиен предмет с фиксиран върху него текст, или за електронни носители на текстова информация, която може да бъде възпроизведена визуално и материално, имаме в широк смисъл документ с информация под формата на текст. Това обстоятелство получи пряко законодателно потвърждение във Федералния закон за информацията, информатизацията и защитата на информацията от 20 февруари 1995 г. в чл. 2 от който е записано, че документирана информация (документ) е информация, записана на материален носител с данни, позволяващи тя да бъде идентифицирана.
Законът дефинира основните си понятия, както следва - документирана информация и информационни ресурси
Документирането на информацията - предпоставка за включване на информация в информационните ресурси - в съответствие с разпоредбите на закона трябва да се извършва по начина, установен от държавните органи, отговарящи за организирането на деловодството, стандартизирането на документи и сигурността на Руската федерация.
Субекти, представляващи в без провалдокументирана информация на публични органи и организации, да не губят правата си върху тези документи и да използват информацията, съдържаща се в тях.
Документираната информация, предоставена на публични органи и организации от юридически лица, независимо от тяхната организационно-правна форма и форми на собственост, както и от граждани, формира информационни ресурси, които са съвместна собственост на държавата и субектите, които предоставят тази информация.
Гражданите, публичните органи, местните власти, организациите и обществените сдружения са длъжни да предоставят документирана информация на органите и организациите, отговорни за формирането и използването на държавните информационни ресурси.
Въпреки факта, че поверителността е синоним на поверителността, терминът е широко използван изключително за обозначаване на ограничени информационни ресурси, които не са класифицирани като държавна тайна. Поверителността отразява ограничението, което собственикът на информацията налага за достъп до нея от други лица, т.е. собственически комплекти правен режимтази информация в съответствие със закона. В същото време учредителните документи, уставите на бизнес структури, финансовата документация, информацията за заплатите на персонала и друга документирана информация, изисквана от правоприлагащите и данъчните държавни агенции, не могат да бъдат класифицирани като поверителни документи.
Работният поток като обект на защита е подреден набор (мрежа) от канали за обективно, разрешено разпространение на поверителна документирана информация (документи) в процеса на управление и производствени дейности на потребителите (потребителите) на тази информация. Основната характеристика на движението на информацията е технологичната сложност, тоест обединяването на задачи, които осигуряват управление, офис работа и пощенски функции. Работният поток отразява целия жизнен цикъл на един документ.
Сигурен работен поток (документопоток) се разбира като контролирано движение на поверителна документирана информация през регламентирани точки за получаване, обработка, преглед, изпълнение, използване и съхранение при тежки условия на организационна и технологична сигурност както на носителя на информация, така и на самата информация.
Посочено технологична системасе отнася не само за управление (бизнес), но и за проектни, технологични, научно-технически и други подобни документи, публикации, нормативни материали, съхранявани в специални библиотеки, информационни центрове, ведомствени архиви, документирана информация, записана на всякакъв вид информационни носители.
Традиционната система за офис работа) се основава на ръчни методи за работа с документи и е най-универсалната. Той осигурява надеждна и дългосрочна защита на документираната информация както в нормални, така и в екстремни ситуации. В тази връзка етапите на защитен работен процес в повечето случаи се осъществяват технологично чрез методи и средства на традиционна, а не на автоматизирана система за обработка и съхранение на поверителни документи. Системата еднакво ефективно обработва както традиционни (хартиени), така и машинно четими, факсимилни и електронни документи. Сложността на много технически и формално-логически процедури и операции обикновено се намалява поради включването на организационни и компютърни технологии в технологичния процес.
Всички видове носители на поверителна документирана информация трябва да бъдат взети предвид преди изготвянето на проект, опции и проект на бъдещ документ. В този случай се спазват следните условия за защита на информацията
Третата особеност е, че нито един проект на конфиденциален документ не може да бъде направен на базата на проект и да придобие статут на законово документирана информация без санкцията (писменото разрешение) на упълномощено длъжностно лице на дружеството.
ОФИС ПРОИЗВОДСТВО - дейност, обхващаща изготвянето на документи и организацията на работата с тях, съвкупност от офис операции, извършвани от административен и управленски персонал при изпълнение на възложените му функции. Операциите по водене на записи включват методи за обработка на документирана информация, съставяне, получаване, прехвърляне, регистриране, потвърждаване, подписване, дублиране, изпълнение, изпращане, контролиране, съхраняване и унищожаване на документи.
Класификация на информацията
Информацията може да бъде класифицирана по различни начини. IN информационното правоОсновните критерии, по които информацията се класифицира, се считат за два:
а) по ролята, в която информацията действа в правната система - правна и неправна информация (информация, която е обект на правоотношения);
б) по ниво на достъп до информация - отворена информацияи информация с ограничен достъп (държавна тайна и поверителна).
При класифициране на информацията според нейната роли в правната системапод правна информацияпредполагат целия набор от нормативни правни актове и тясно свързани справочни, нормативни, технически и научни материали, които са създадени в резултат на законотворческа, правоприлагаща и правоприлагаща дейност.
Нормативна правна информация се създава в процеса на законотворчество и се съдържа в нормативни правни актове.
Нормативният правен акт е официален писмен документ, приет (издаден) в определена форма от законодателен орган в рамките на неговата компетентност и има за цел да установи, промени или отмени правни разпоредби. Той може да бъде или постоянен, или временен акт, предназначен за изчистване задайте време, определени от конкретна дата или настъпване на събитие.
Нормативните правни актове у нас включват закони, президентски укази, правителствени постановления и др регламентиправителствени агенции.
Важна характеристика на системата от нормативни правни актове е нейната йерархична структура, според която всеки акт заема свое стъпало по йерархическата стълбица и е в подчинение на други актове, тоест съотношението на актовете се характеризира с върховенството на някои действа над другите.
Мястото на нормативния акт в системата се посочва от неговата правна сила – свойството на акта да поражда определени правни последици. Правна силаакт зависи от позицията на органа, издал този акт в системата на държавните органи и неговата компетентност. Следователно актовете на висшите органи имат по-голямо правна силавъв връзка с действията на низшите органи. Следователно актовете на по-нисшите държавни органи трябва да съответстват на актовете на висшите органи и не могат да им противоречат.
Нека разгледаме по-подробно видовете регулаторни правни актове на Руската федерация и тяхното място в йерархичната система.
Закон - нормативен правен акт, приет от орган законодателен органили директно от народа чрез референдум, който има най-висока юридическа сила и съдържа първични правни норми за уреждане на най-значимите връзки с обществеността. Законите на Руската федерация са разделени на:
Конституцията на Руската федерация;
Федерален конституционни закони;
Федерални закони (включително кодекси).
Конституцията на Руската федерация, приета с народно гласуване, има най-висока юридическа сила. Конституцията на Руската федерация е основният закон и правната основа на законодателството на Руската федерация.
В съответствие с Конституцията и по предвидени от нея въпроси се приемат федерални конституционни закони. Те са посветени на правните основи на общественото и държавното устройство.
Федералните конституционни закони не могат да противоречат на Конституцията на Руската федерация.
Федералните закони са актове на действащото законодателство, които регулират отношенията в различни сфери на обществото: в икономиката, политиката, културата, финансите и др. В правната литература, законодателни актовенаричани още обикновени закони.
Федералните закони не могат да противоречат не само на Конституцията на Руската федерация, но и на федералните конституционни закони.
Сред законите важно място заемат кодифицираните актове - кодекси.
Кодексът е единен, логически и правно последователен закон, който осигурява обобщена и системна уредба на определена група обществени отношения.
В Русия са приети кодекси и са в сила в почти всички основни области на законодателството: Гражданския кодекс на Руската федерация, Наказателният кодекс на Руската федерация, Данъчния кодекс на Руската федерация, Арбитражът процесуален кодексРуската федерация, Наказателно-процесуалният кодекс на Руската федерация и др.
Кодексът, тъй като е федерален закон, формално има същата правна сила като другите закони. Въпреки това, по същество, отрасловият кодекс ръководи съответния отрасъл на законодателството и заема централно място в системата от закони, регулиращи тази област на обществените отношения. Всички други закони и други разпоредби на тази индустрия са групирани около него. Някои кодекси съдържат пряка индикация, че правните норми, уреждащи тази област на обществените отношения, не могат да противоречат на нормите, установени от кодекса.
Така например в параграф 2 на чл. 3 от Гражданския кодекс на Руската федерация закрепва правилото, според което нормите гражданско правосъдържащи се в други закони, трябва да отговарят на този кодекс. Подобна разпоредба се съдържа в чл. 1 от Данъчния кодекс на Руската федерация - федералните закони за данъците и таксите се приемат в съответствие с този кодекс.
Законите включват също конституциите на републиките, които са част от Руската федерация, уставите на други субекти на Руската федерация, както и приетите закони законодателни органисубекти на Руската федерация. Тези нормативни актове разширяват действието си на територията на съставната единица на Руската федерация, която ги е приела.
Подзаконовите нормативни актове са нормативни правни актове, издадени въз основа и по силата на закони от публичен орган в рамките на неговата компетентност.
Те могат да определят нормите на законите или да установяват нови норми, но в същото време трябва да се съобразяват със законите, а не да им противоречат. Подзаконовите актове са средство за прилагане на законодателни норми. Те от своя страна също се подреждат в йерархична система в зависимост от длъжността и компетентността на органа, издал подзаконовия нормативен акт. Водещата роля в системата на подзаконовите актове на Руската федерация принадлежи на актовете на президента на Руската федерация.
Актовете на президента на Руската федерация се приемат под формата на укази и заповеди и не могат да противоречат на Конституцията на Руската федерация и законите на Руската федерация. Нормативните правни актове на президента се приемат по правило под формата на укази.
Актовете на правителството на Руската федерация се приемат под формата на решения и заповеди, които не могат да противоречат на Конституцията на Руската федерация, законите на Руската федерация, актовете на президента на Руската федерация. Актовете на правителството на Руската федерация имат по-голяма сила по отношение на актовете федерални органи Изпълнителна власти действа местни власти. Нормативните правни актове на правителството се приемат по правило под формата на резолюции.
Актовете на федералните изпълнителни органи (т.нар. ведомствени актове) могат да се издават въз основа и в изпълнение на Конституцията на Руската федерация, законите на Руската федерация, указите на президента на Руската федерация и резолюциите на Руската федерация. Правителството на Руската федерация. Такива актове например включват заповеди, инструкции и др.
Следващите стъпки в йерархията на нормативните правни актове са заети от нормативни правни документисубекти на Руската федерация и общини.
важно мястов руската правна система е заета от международни и вътрешни договори.
Международен договор е споразумение, сключено от Руската федерация с от чужда държава(или държави) или с международна организация и се управляват от международното право. Международен договор урежда отношенията на Руската федерация с чужда държава или международна организация.
В съответствие с Конституцията на Руската федерация (член 15), международните договори на Руската федерация са интегрална частнея легална система. Ако международен договорРуската федерация има други правила освен законоустановен, тогава се прилагат правилата на международния договор.
Вътрешният договор урежда отношенията между Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация, както и между различни съставни образувания на Руската федерация по въпроси от взаимен интерес за страните (разграничаване на юрисдикцията и правомощията между Руската федерация и учредителя). субекти на Руската федерация, съвместни дейности в икономическата област и др.).
Освен нормативни правни актове съществуват и други правни актове, които пораждат определени правни последици, но не съдържат правни норми.
ДА СЕ ненормативни правна информация може да се припише:
Правоприлагащи актове, съдържащи информация относно прилагането на закона;
Актове за официално тълкуване, даващи разяснения на нормативна правна информация.
Изпълнителните актове са правни актове, приети от упълномощени държавни органи или длъжностни лица, които съдържат предписания, задължителни за определен кръг от хора по конкретни въпроси (решение за изграждане на завод, за присвояване на титли, по въпроси на персонала, съдебно решение по конкретно дело, и др.).
За разлика от нормативната правна информация, правоприлагащите актове съдържат информация, която не е адресирана до никое лице, орган или организация. Те могат да се отнасят до индивидуално определен, специфичен предмет на правоотношение, уредено с този закон (например заповед за назначаване на длъжност, протокол за административно нарушение), или имат определен общ характер, създавайки верига от правоотношения, в които участват много субекти във връзка с изпълнението на конкретна инструкция (решение за реконструкция на сградата на библиотеката, за създаване на архивен фонд). Правоприложните актове са валидни само в рамките на конкретен случай и губят силата си с прекратяването на отношенията, които уреждат.
Актовете за официално тълкуване са официални правни актове, обяснявайки истинския смисъл и смисъл на върховенството на закона и действайки в единство със самото това правило.
С други думи, това са актове, в които се дава официално обяснение на съществуващи правни норми, но не се установяват нови норми.
Актовете за тълкуване включват решения на Конституционния съд на Руската федерация, ръководни разяснения на Пленума върховен съдРФ, Пленум на Върховния Арбитражен съд RF и др.
Ненормативна правна информация включва също съдебна, наказателна, прокурорска и друга статистика, коментари по законодателство, законопроекти и други проекти на нормативни правни актове, информация за гражданскоправни отношения, оперативно-издирвателна информация и друга информация и материали.
от ниво на достъпинформацията се разделя на публична и информация с ограничен достъп (поверителна).
Съгласно Федералния закон от 06 юли 2006 г. № 149-FZ „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“:
поверителността на информацията е задължително изискване за лице, което има достъп до определена информация, да не прехвърля такава информация на трети лица без съгласието на нейния собственик.
Според вида на информацията с ограничен достъп се разграничават държавни тайни и поверителна информация.
държавна тайна- това е информация, защитена от държавата в областта на нейната военна, външна политика, икономическа, разузнавателна, контраразузнавателна и оперативно-издирвателна дейност, чието разпространение може да навреди на сигурността на Руската федерация.
Съгласно гореспоменатия Указ на президента на Руската федерация № 188 до конфиденциална информация(за поверителна информация) ) свързани:
информация за факти, събития и обстоятелства поверителностгражданин, който позволява да се идентифицира неговата личност (лични данни), с изключение на информация, която се разпространява в медиите в случаите, установени от федералните закони;
информация, представляваща тайната на разследването и съдебното производство, както и информация за защитени лица и мерки за държавна защита, извършени в съответствие с Федералния закон от 20 август 2004 г. N 119-FZ „За държавна закрила на жертви, свидетели и други Участници в наказателни производства“ и други нормативни правни актовеРуска федерация;
официална информация, достъпът до която е ограничен от публичните органи в съответствие с Граждански кодексРуската федерация и федералните закони ( служебна тайна);
информация, свързана с професионални дейности, достъпът до която е ограничен в съответствие с Конституцията на Руската федерация и федералните закони (медицински, нотариални, привилегия адвокат-клиент, тайна на кореспонденция, телефонни разговори, пощенски пратки, телеграфни или други съобщения и др.);
информация, свързана с търговски дейности, достъпът до която е ограничен в съответствие с Гражданския кодекс на Руската федерация и федералните закони ( търговска тайна);
информация за същността на изобретение, полезен модел или промишлен дизайн преди официалното публикуване на информация за тях.
Информацията е официално или търговска тайна в случаите, когато информацията има реална или потенциална търговска стойност поради неизвестност на трети лица, тя не е свободно достъпна на правно основание и собственикът на информацията взема мерки за защита на нейната поверителност. Информацията, която не може да представлява служебна или търговска тайна, се определя със закон и други правни актове.
Съгласно параграф 11 на чл. 2 от Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ от 27 юли 2006 г. № 149-FZ, документирана информация е информация, записана на материален носител чрез документиране на информация с подробности, които позволяват да се определи такава информация или, в случаите, установени от законодателството на Руската федерация, неговият материален носител.
Помислете за правилата, които установяват процедурата за документиране на информация.В част 2 на чл. 11 от Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“ отбелязва, че документирането на информацията се извършва по начина, установен от правителството на Руската федерация. Правила за деловодството и документооборота, установени от други държавни органи, органи местно управлениев рамките на своята компетентност трябва да спазват изискванията, установени от правителството на Руската федерация по отношение на деловодството и документооборота за федералните органи на изпълнителната власт.
IN общ случайза решаване на проблеми като
Регистрация на формуляри на документи,
Рационализиране на информационните потоци в националната икономика;
Намаляване на броя на използваните формуляри,
Изключения от обращение на нестандартизирани форми на документи,
Осигуряване на счетоводство и систематизиране на унифицирани форми на документи въз основа на тяхната регистрация,
Контрол върху състава на формулярите на документи и избягване на дублиране на информацията, използвана в управление,
Рационална организация на контрола върху използването на унифицирани форми на документи,
използва се общоруският класификатор управленска документация(OKUD). OKUD е съставна частЕдинна система за класификация и кодиране на техническата, икономическата и социалната информация и обхваща единни системи за документация и форми на документи, разрешени за използване в националната икономика. Обектите на класификация в OKUD са общоруски (междуотраслови, междуведомствени) унифицирани формидокументи, одобрени от министерствата (ведомствата) на Руската федерация - разработчици на единни документационни системи.
Организационни и административни документи, свързани с Единната система за организационна и административна документация (решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма и др., включени в ОКУД за клас 0200000) са предмет на Държавен стандартРуската федерация GOST R 6.30-2003 Единни системи за документация „Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация. Стандартът установява състава на детайлите на документите, изискванията за дизайна на детайлите на документите, изискванията за формуляри на документи, включително формуляри на документи с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация.
Общи изискванияза функционирането на службите за документална поддръжка на управлението, документиране на управленските дейности и организация на работата с документи във федералните органи на изпълнителната власт, установява Стандартната инструкция за деловодството във федералните органи на изпълнителната власт. Стандартната инструкция е разработена с цел подобряване на документационното осигуряване на управлението и повишаване на неговата ефективност чрез унифициране на състава и формите на управленските документи, технологиите за работа с тях и осигуряване на контрол върху изпълнението на документите. Разпоредбите на Примерните инструкции се прилагат за организацията на работа с документи, независимо от вида на носителя, включително тяхното изготвяне, регистриране, отчитане и контрол на изпълнението, извършвани с помощта на автоматизирани (компютърни) технологии.
Например, когато подготвяте документи, Стандартните инструкции препоръчват използването текстов редакторДума за Версии на Windowsот 6.0 и нагоре. Също така се препоръчва използването на шрифтове Times New Roman № 12 за дизайн на таблични материали, № 13, 14, 15 - за целия текст.
Образцовата инструкция урежда изискванията за изготвяне и представяне на законопроекти и подзаконови актове. IN стандартна инструкцияособеностите на подготовката и дизайна определени видоведокументи на федералните органи на изпълнителната власт: заповед, заповед, наредба, правила, инструкция, протокол, официално писмо, както и правилата за обработка на документи. Същата инструкция урежда организацията на документооборота и изпълнението на документи, система за търсенепо документи, контрол по изпълнение на документи, организация на документите в деловодството и реда за предаване на документи за съхранение в архива.
Беше одобрена инструкцията за установяване на системата за деловодство, процедурата за работа с документи, основните правила за тяхното изготвяне и изпълнение, процедурата за разглеждане на жалби на граждани в централния офис и подразделенията, пряко подчинени на Министерството на вътрешните работи на Русия. със заповед на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация от 4 декември 2006 г. „За документална поддръжка на управлението в системата на органите на вътрешните работи на Руската федерация“ (изменена със заповедите на Министерството на вътрешните работи на Руската федерация). Федерация от 2 април 2007 г. N 318, от 21 ноември 2008 г. N 1006, от 9 декември 2008 г. N 1075).
Съгласно част 3 на чл. 11 от Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“, електронно съобщение, подписано с електронен цифров подпис или друг аналог на ръкописен подпис, се признава като електронен документ, еквивалентен на подписан документ. саморъчен подпис, в случаите, когато федералните закони или други регулаторни правни актове не установяват или предполагат изискване за изготвяне на такъв документ на хартиен носител.
Помислете за собствеността върху отделни документии отделни масиви от документи, документи и масиви от документи в информационните системи. В част 1 на чл. 13 от Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията" гласи, че информационните системи включват:
1) държавни информационни системи - федерални информационни системи и регионални информационни системи, създадени въз основа на федерални закони, закони на съставните образувания на Руската федерация, съответно въз основа на правни актове на държавни органи;
2) общински информационни системи, създадени въз основа на решение на орган на местната власт;
3) други информационни системи.
Физически и юридически лица са собственици на онези документи, масиви от документи, които са създадени за тяхна сметка, придобити от тях на правни основанияполучени чрез дарение или наследство.
Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация са собственици на информационни ресурси, създадени, придобити, натрупани за сметка на средства федерален бюджет, бюджети на съставни образувания на Руската федерация, както и тези, получени чрез други законоустановенначини.
Държавата има право да изкупува обратно документирана информация от физически и юридически лица, ако тази информация е класифицирана като държавна тайна. В същото време собственикът на информационни ресурси, съдържащи информация, класифицирана като държавна тайна, има право да се разпорежда с това имущество само с разрешение на съответните държавни органи.
Държавните информационни системи са създадени, като се вземат предвид изискванията, предвидени от Федералния закон от 21 юли 2005 г. N 94-FZ „За подаване на поръчки за доставка на стоки, извършване на работа, предоставяне на услуги за държавни и общински нужди“.
Информационните ресурси, които са собственост на организациите, са включени в тяхната собственост в съответствие с гражданското законодателство на Руската федерация. Информационните ресурси, които са собственост на държавата, са под юрисдикцията на държавни органи и организации в съответствие с тяхната компетентност, подлежат на отчитане и защита като част от държавната собственост. Информационните ресурси могат да бъдат стока, с изключение на случаите, предвидени от законодателството на Руската федерация.
Собственикът на информационни ресурси има всички права, предвидени от законодателството на Руската федерация, включително правото да:
Назначете лице, което управлява информационните ресурси или оперативно управлениетях;
установява в рамките на своята компетентност режима и правилата за обработка, защита на информационните ресурси и достъп до тях;
Определете условията за разпореждане с документи, когато те се копират и разпространяват.
Собствеността върху съоръженията за обработка на информация не създава собственост върху информационните ресурси, притежавани от други собственици. Документите, обработвани като част от предоставянето на услуги или във връзка с тези съоръжения за обработка, принадлежат на техния собственик. Собствеността и режимът на създадените в този случай деривативни продукти се уреждат от договора.
Формирането на държавни информационни ресурси се извършва от граждани, държавни органи, местни власти, организации и обществени сдружения. Федералните органи на държавната власт, органи на държавната власт на съставните образувания на Руската федерация формират държавните информационни ресурси под тяхна юрисдикция и осигуряват използването им в съответствие с установената компетентност.
Разгледайте категориите информация според нивото на достъп до нея.Съгласно част 1 на чл. 7 от Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията", обществената информация включва общоизвестна информация и друга информация, достъпът до която не е ограничен.
Част 4 на чл. 8 от посочения федерален, достъп до:
1) нормативни правни актове, засягащи правата, свободите и задълженията на човек и гражданин, както и установяване на правния статут на организациите и правомощията на държавни органи, органи на местно самоуправление;
2) информация за състоянието на околната среда;
3) информация за дейността на държавните органи и органите на местно самоуправление, както и за използването на бюджетни средства (с изключение на информация, представляваща държавна или служебна тайна);
4) информация, натрупана в откритите фондове на библиотеки, музеи и архиви, както и в държавни, общински и други информационни системи, създадени или предназначени да предоставят на граждани (физически лица) и организации такава информация;
5) друга информация, недопустимостта на ограничаване на достъпа до която е установена от федералните закони.
Класифицирането на информацията като държавна тайна се извършва в съответствие със Закона на Руската федерация „За държавните тайни“ от 21 юли 1993 г. № 5485-1. Класифицирането на информацията като поверителна се извършва в съответствие с процедурата, установена от законодателството на Руската федерация, с изключение на случаите, предвидени в член 11 от Федералния закон „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“.
В съответствие с чл. 11 от посочения Федерален закон, списъците с лични данни, включени във федералните информационни ресурси, съвместно управляваните информационни ресурси, информационните ресурси на съставните образувания на Руската федерация, информационните ресурси на органите на местното самоуправление, както и тези, получени и събрани от неправителствени организации, трябва да бъдат фиксирани на ниво федерален закон. Съгласно този член личните данни се класифицират като поверителна информация. Не е разрешено събирането, съхраняването, използването и разпространението на информация за личния живот, както и на информация, която нарушава лични тайни, семейни тайни, поверителността на кореспонденцията, телефонните разговори, пощенските, телеграфните и други съобщения на физическо лице без неговото съгласие, освен въз основа на съдебно решение.
Личните данни не могат да се използват с цел причиняване на собственост и морални щетиграждани, трудности при упражняване на правата и свободите на гражданите на Руската федерация. Ограничаването на правата на гражданите на Руската федерация въз основа на използването на информация за техния социален произход, расова, национална, езикова, религиозна и партийна принадлежност е забранено и наказуемо в съответствие със закона.
Юридически и физически лица, които в съответствие с правомощията си притежават информация за граждани, получават и я използват, носят отговорност в съответствие със законодателството на Руската федерация за нарушаване на режима на защита, обработката и процедурата за използване на тази информация.
Отговорността за незаконните дейности на държавни органи и организации за събиране на лични данни е установена в глава 15 от Федералния закон „За личните данни“ № 152 FZ.
Помислете за поръчката правна защитаинформация.В съответствие с част 1 чл. 16 от Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията" защитата на информацията е приемането на правни, организационни и технически мерки, насочени към:
1) осигуряване на защита на информацията от неоторизиран достъп, унищожаване, модифициране, блокиране, копиране, предоставяне, разпространение, както и от други незаконни действия във връзка с такава информация;
2) спазване на поверителността на информацията с ограничен достъп,
3) реализиране на правото на достъп до информация.
Съгласно част 2 на чл. 16 от това федерално държавно регулиране на отношенията в областта на защитата на информацията се осъществява чрез установяване на изисквания за защита на информацията, както и отговорност за нарушаване на законодателството на Руската федерация относно информацията, информационните технологии и защитата на информацията.
Собственикът на информацията, операторът на информационната система, в случаите, установени от законодателството на Руската федерация, са длъжни да гарантират:
1) предотвратяване на неоторизиран достъп до информация и (или) нейното предаване на лица, които нямат право на достъп до информация;
2) своевременно установяване на факти за неоторизиран достъп до информация;
3) предотвратяване на възможността от неблагоприятни последици от нарушаване на процедурата за достъп до информация;
4) предотвратяване на въздействие върху техническите средства за обработка на информация, в резултат на което се нарушава тяхното функциониране;
5) възможността за незабавно възстановяване на информация, променена или унищожена поради неоторизиран достъп до нея;
6) постоянен мониторинг на осигуряването на нивото на информационна сигурност.
Държавните органи и организации, отговарящи за формирането и използването на информационните ресурси, които подлежат на защита, както и органите и организациите, които разработват и прилагат информационни системи и информационни технологии за формиране и използване на информационни ресурси с ограничен достъп, се ръководят в своята дейност от законодателството на Руската федерация.
Организациите, които обработват информация с ограничен достъп, която е собственост на държавата, създават специални услуги, които осигуряват защитата на информацията. Собственикът на информационни ресурси или упълномощени от него лица имат право да упражняват контрол върху изпълнението на изискванията за защита на информацията и да забранят или преустановят обработката на информация в случай на неспазване на тези изисквания. Собственикът или притежателят на документирана информация има право да се обърне към държавни органи за оценка на правилността на прилагането на нормите и изискванията за защита на неговата информация в информационните системи.
Задължително копие на документ като вид документирана информация.Държавната политика в областта на формирането на законен депозит на документи като ресурсна база за придобиване на пълен национален библиотечно-информационен фонд от документи на Руската федерация и развитието на държавната библиографска система се определя от Федералния закон „ За законния депозит на документи“ от 29 декември 1994 г. № 77-FZ.
Ето списък на термините, съдържащи се в чл. 1 от гореспоменатия федерален закон.
Необходими копия на документи(задължително копие) - копия от различни видове репликирани документи, които трябва да бъдат предадени от производителите на съответните организации по начина и в количеството, определени от този федерален закон.
документ- материален носител със записана върху него информация под формата на текст, звукозапис (фонограма), изображение или комбинация от тях, предназначени за предаване във времето и пространството за обществено ползване и съхранение.
екземпляр- образец на тиражирания документ, идентичен с оригинала.
Система за законен депозит- набор от видове задължително депозит, както и установен редтяхното събиране, разпространение и използване.
Задължително безплатно копие- копия от различни видове документи, подлежащи на безвъзмездно прехвърляне от техните производители на съответните организации по начина и в количеството, определени от Федералния закон
Задължително платено копие- копия от различни видове документи, които се прехвърлят срещу заплащане от техните производители на съответните организации по начина и в количеството, определени от Федералния закон.
Задължително безплатно федерално копие- копия на различни видове документи, произведени на територията на Руската федерация, извън нея по поръчка на организации и лица под юрисдикцията на Руската федерация, както и документи, внесени за публично разпространение на територията на Руската федерация, които са подлежат на безвъзмездно прехвърляне от техните производители на съответните организации по начина и в количеството, определени от Федералния закон.
Правно копиена съставно образувание на Руската федерация - копия от различни видове документи, произведени на териториите на съставните образувания на Руската федерация, които подлежат на прехвърляне от техните производители на съответните организации по начина и в количеството, определени от Федералния закон .
Задължително безплатно копие на общината- копия от различни видове документи, направени на територията на града, областта, които подлежат на безвъзмездно прехвърляне от техните производители на съответните организации по начина и в количеството, определени от Федералния закон
Производител на документи- юридическо лице, независимо от неговата организационно-правна форма и форма на собственост, или физическо лице, занимаващо се с предприемаческа дейност без образуване на юридическо лице, изготвяне, публикуване (издаване) и разпространение (прехвърляне, предаване) на задължителен депозит (издател, редакция) офис на средствата за масова информация, производител на фонограми, производител на аудиовизуални продукти, организация за производство на телевизионни и радиопродукти и организация за телевизионно и радиоразпръскване, организации, занимаващи се с научноизследователска, развойна и технологична работа, и други лица, участващи в подготовката , публикуване (издаване) и разпространение (прехвърляне, предаване) на задължителен депозит).
Получател на документи- юридическо лице, надарено с право да получава, съхранява и публично използва задължително депозит на безвъзмездна или възмездна основа.
Националният библиотечно-информационен фонд на документите на Руската федерация- сборник от всички видове задължителен депозит, попълнен на базата на задължителен безплатен екземпляр, разпространяван между книжни палати, библиотеки, органи на научна и техническа информация, предназначен за постоянно съхранение и обществено ползване.
Съгласно чл. 3 от споменатия федерален закон, действието му се разпростира върху производителите и получателите на задължително копие, включително организации, разпространяващи задължително копие.
Целите на формиране на система за легално свободно копие в съответствие с чл. 4 от този федерален закон са:
Придобиване на пълен национален библиотечно-информационен фонд от документи на Руската федерация като част от света културно наследство;
Внедряване на държавно библиографско счетоводство;
Организиране на постоянното му съхранение в националните архиви на документи на Руската федерация;
Използването му в информационно-библиографското и библиотечно обслужване на потребителите;
Държавна регистрация(библиографски и статистически) на вътрешни документи, изготвяне на държавна библиографска (актуална и ретроспективна) и статистическа информация;
Изготвяне и издаване на национални и регионални консолидирани каталози, сигнална и справочна информация;
Информиране на обществеността за документи от всякакъв вид;
Формиране на комплект местни документии краеведски фондове.
Целите на формирането на задължително платено копие включват:
Набавяне на фондове на библиотеки и органи на научно-техническа информация с битови документи;
Равномерно разпределение на задължителния депозит между получателите на вътрешни документи на територията на Руската федерация;
Пълнота и ефективност на доставката на вътрешни документи до получателите.
В съответствие с чл. 5 от споменатия федерален закон, следните видове документи са включени в задължителното безплатно копие и задължителното платено копие:
публикации (текстови, музикални, картографски, художествени публикации)- публикации, преминали редакционна и издателска обработка, отпечатани самостоятелно, с изходна информация;
публикации за слепи и с увредено зрение- публикации, произведени на релефно-точков брайлово писмо, релефно-графични публикации, "говорещи книги", публикации с голям шрифт за хора с увредено зрение, електронни публикации за слепи (адаптирани публикации за четене от хора с увредено зрение, използващи брайлов дисплей и синтезатор на реч );
официални документи- документи, приети от законодателната, изпълнителната и Съдебенкоито имат задължителен, консултативен или информационен характер;
аудиовизуална продукция- филмови, видео, фоно, фото продукти и техните комбинации, създадени и възпроизвеждани на всякакъв вид носител;
електронни издания- програми за електронни компютрии бази данни, както и електронни документи, които са претърпели редакционна и издателска обработка, извеждащи, тиражирани и разпространявани на машинно четим носител;
непубликувани документи- документи, съдържащи резултатите от научноизследователска, развойна и технологична работа (дисертации, доклади за научноизследователска, развойна и технологична работа, депозирани научни разработки, алгоритми и програми);
патентни документи- описания на патенти и заявки за обекти на индустриална собственост.
Федералният закон "За законния депозит на документи" урежда правата и задълженията на производителите на документи, както и задълженията на получателя на задължителното депозиране на документи.
Съгласно чл. 10 от посочения Федерален закон производителите на документи доставят едно задължително безплатно копие на непубликувани документи, в зависимост от вида им, на съответните органи за научна и техническа информация и библиотеки. Производителите на документи доставят задължително безплатно копие до Всеруския научно-технически информационен център на федералния изпълнителен орган по промишлеността, науката и технологиите:
Доклади за научноизследователска и развойна дейност в срок до тридесет дни от датата на одобрението им;
Алгоритми и програми в рамките на тридесет дни от датата на приключване на разработването им;
Дисертации в рамките на тридесет дни от датата на защитата им и присъждането на научна степен.
Производителите на документи доставят на Руската държавна библиотека задължително безплатно копие на дисертации в рамките на тридесет дни след защитата им и присъждането на научна степен във всички области на знанието (с изключение на медицината и фармацевтиката); към Държавната централна научна медицинска библиотека – задължително безплатно копие на дисертации по медицина и фармация.
Производителите на документи в десетдневен срок предоставят на Института за научна информация за социални науки на Руската академия на науките задължително безплатно копие на депозирания научни трудовев социалните науки, след като съответният учен или редакционна и издателска колегия вземе решение за депозиране.
Производителите на документи в срок от десет дни предоставят на Всеруския институт за научна и техническа информация на Руската академия на науките задължително безплатно копие на депозираните научни статии в областта на естествените, точните науки и технологиите, след като решението за депозирането бъде взето от съответния учен или редакционно-издателски съвет.
Държавните органи на Руската федерация и държавните органи на съставните образувания на Руската федерация в съответствие с чл. 11 от споменатия федерален закон се доставят в Парламентарната библиотека на Руската федерация след одобрение и регистрация (постановка регистрационен номерИ официален печат) две задължителни безплатни копия на официални документи, които са включени в пощенските списъци на некласифицирани документи.
Съгласно чл. 13 от същия федерален закон, производителите на документи доставят на Интегрирания междуотраслов изследователски институт едно задължително безплатно копие на програми за електронни компютри и бази данни, които са част от електронни публикации като независими публикации.
Независимо от вида на информационните ресурси, тяхното формиране започва с придаване на информацията под формата на документ, което прави възможно включването й в състава на информационните ресурси.
В съответствие с член 2 от Федералния закон "За информацията, информационните технологии и защитата на информацията" документирана информация - това е информация, записана на материален носител чрез документиране на информация с подробности, които позволяват да се определи такава информация или, в случаите, установени от законодателството на Руската федерация, неговия материален носител.
Думата "документ" идва от думата documentum, което означава "доказателство" на латински. Терминологичният речник по теория и практика на научната информация от 1964 г. определя "документа" като материален обект, съдържащ информация във фиксирана форма.
Всеки документ се състои от три елемента: съдържанието на информацията, формата на представяне на информацията и носителя на информация.
Изучаването на развитието на методите за документиране и носители на информация се извършва от научната дисциплина – документознание. Тази наука изследва процесите на офис работа, управление на документи, архивиране. Освен това основното внимание на управлението на документи традиционно е насочено към регулиране на формата на традиционен документ, фиксиране на неговите детайли.
Процесът на документиране на информация включва етапите на фиксиране на информация върху документален носител и определяне на детайлите, които позволяват да се идентифицира информацията.. Има достатъчно голям бройначини, по които информацията може да бъде уловена. Обикновено те могат да бъдат разделени на два класа:
Записаната информация е достъпна за възприемане от човешките сетива без използване на допълнителни технически устройства- т.нар. хартиен документ»;
· записаната информация е достъпна за възприемане само чрез използването на технически средства – електронен документ, аудиоинформация, видео информация, кодирана информация и др.
Концепцията за идентификация означава установяване на съвпадение, идентичност. Идентичен от своя страна означава идентичен, напълно идентичен. Задачата за идентифициране на детайлите на информацията, съдържаща се в документа, е да се гарантира, че оригиналното съдържание на документа остава идентично със съдържанието на документа, получен от потребителя, и, ако е необходимо, да се установи фактът на тази самоличност, включително по време на съдебния процес.
Във федералните органи на изпълнителната власт документирането на информация се извършва по начина, определен от правителството на Руската федерация. Правилата за деловодство и документооборот, установени от други държавни органи, местни власти в рамките на тяхната компетентност, трябва да отговарят на изискванията, установени от правителството на Руската федерация по отношение на деловодството и документооборота за федералните органи на изпълнителната власт.
Държавният орган, който осъществява нормативно-методическо регулиране на документирането на информация е федерална агенцияпо техническо регулиране и метрология, в която се преобразува Държавният комитет на Руската федерация по стандартизация и метрология (Госстандарт). Въпросите за стандартизация на документацията се уреждат от Федералния закон от 27 декември 2002 г. № 184-FZ „За технически регламент". Междусекторното методологическо ръководство за поддържане на документация в организации на Руската федерация се поддържа от Федералната архивна агенция. Секторното методическо ръководство за документационно осигуряване се осъществява от всяко министерство самостоятелно, въз основа на препоръките на Федералната архивна агенция.
Документирана информация може да бъде предоставена в в електронен формати се съхраняват в автоматизирани информационни системи. В този случай процесът на идентифициране на информация има някои особености, а именно, че надеждността на тази информация трябва да бъде удостоверена от собственика на автоматизираната информационна система или имащ право да го направи. официален.
За определяне на идентичността на документ, освен заверката му от длъжностно лице, могат да се използват специални технически средства. Законно, за такава идентификация, използването на електронни цифров подпис. По този начин електронно съобщение, подписано с електронен цифров подпис или друг аналог на ръкописен подпис, се признава като електронен документ, еквивалентен на документ, подписан с ръкописен подпис, в случаите, когато федералните закони или други регулаторни правни актове не установяват или предполагат изискване за съставяне на такъв документ на хартиен носител.
Документирането на информация е предпоставкавключване на информация в информационните ресурси. Тъй като основното количество информация се съдържа в информационните ресурси, тази разпоредба е основна за формирането на работния процес.
Информационните ресурси са обекти на взаимоотношения между физически, юридически лица, държавата, представляват информационните ресурси на Русия и са защитени от закона заедно с други ресурси. Правна регулацияинформационните ресурси се определя от правилата, които установяват:
процедурата за документиране на информация;
собственост върху отделни документи и отделни масиви от документи, документи и масиви от документи в информационни системи;
реда за правна защита на информацията.
Информационните ресурси се създават от държавни органи на всички нива, всякакви стопански субекти, институции, обществени сдружения и отделни граждани. Всяко от тези образувания формира информационни ресурси за различните си цели – производствени, управленски, научни, образователни и др. В същото време информационните ресурси се различават значително по обем - от няколко справочника до огромни библиотечни колекции и системи от бази данни, както и по начина на организиране и представяне на информацията.
Информационните ресурси могат да бъдат държавни и недържавни.
Руската федерация, съставните образувания на Руската федерация и общините са собственици на информационни ресурси, създадени, придобити, натрупани за сметка на федералния бюджет, бюджетите на съставните образувания на Руската федерация, местните бюджети, както и получени с други средства. Държавните информационни ресурси от името на Руската федерация, субекта на Руската федерация и общината се управляват от държавни органии органите на местното самоуправление в рамките на техните правомощия, установени със съответните нормативни правни актове.
Държавата има право да използва и/или изкупува документи, електронни документи и/или информационни ресурси с ограничен достъп, принадлежащи на физически и юридически лица, ако тази информация е класифицирана като държавна тайна или в други случаи, установени със закон. Собственикът на информационни ресурси, съдържащи информация, класифицирана като държавна тайна, има право да използва съдържанието на информацията, показана в тези информационни ресурси, с разрешение на съответните държавни органи.
Създаването на информационен ресурс от всякакъв вид започва с придаване на форма на информацията документ. Документираната информация от своя страна можеда бъдат включени във всяка информационна база.
Регулаторна подкрепа
Съгласно разпоредбите на Федерален закон № 149, документираната информация е фиксиранана материален носител. Определени реквизити се използват за идентифициране на данните или техния източник.
Думата "документ" има латински корени. В превод означава "доказателство". В терминологичния речник на теорията и практиката от 1964 г. думата "документ" се определя като материален обект, който съдържа информация във фиксирана форма.
Теоретична база
Във всеки документ има 3 елемента: съдържанието на информацията, формите на тяхното предоставяне и носителя на документирана информация.
Изучаването на методите за фиксиране на данни и знаците на техните носители се извършва в рамките на такава дисциплина като управление на документи. Това научно направление изследва процесите на архивиране, офис работа, работен процес. Основното внимание се отделя на регулирането на формата на традиционните документи, фиксиране на техните детайли.
Характеристики на фиксиране на информация
Документираната информация е информация, съдържащи се на някакъв материален носител, по чиито детайли може да се идентифицира информация. В момента има много начини за консолидиране на информация. Обикновено те са разделени на няколко класа.
Документите на хартиен носител са носители на информация, достъпна за възприемане без използване на допълнителни технически средства. Този метод на документиране се счита за най-често срещаният.
Напоследък обаче медиите, информация от които може да се получи само с помощта на технически средства, придобиват все по-голямо разпространение. Това могат да бъдат електронни документи, видео, аудио записи (файлове), кодирана информация и др.
Идентификация
Предпоставка за работа с данни е наличието на детайли, чрез които се документирана информация.
Определянето на източника на данни е необходимо, за да се съпостави оригиналното съдържание на носителя със съдържанието на документа, получен от потребителя. При необходимост в процеса на изучаване на информацията се установява фактът на идентичност, съвпадение на данните.
Регулаторна регулация
Правен режим на документираната информация, процедурата за фиксиране на информация от федерална изпълнителни структуриустановено от правителството. Правила за документооборота, деловодството, утвърдени от други държавни органи, органи териториално самоуправлениев рамките на тяхната компетентност, не трябва да противоречат на разпоредбите на правителствените разпоредби.
Държавната структура, която осъществява нормативно-методическо регулиране документирана информация еФедерална агенция за техническо регулиране и метрология. Преди това тези функции се изпълняваха от Госстандарт. По време на реформите тя е преобразувана в Агенция.
Въпросите, свързани със стандартизацията на документите, се уреждат от разпоредбите на Федералния закон № 184 "За техническото регулиране". Междусекторното лидерство в организациите е от компетентността на Федералната архивна агенция. Секторното управление на документационното осигуряване се осъществява от съответните министерства, като се вземат предвид препоръките на Агенция „Архиви“.
Специфика на идентификацията
Има няколко начина за съхранение документирана информация. Определениеконкретната опция зависи от спецификата на индустрията, в която се използва информацията.
Данните могат да бъдат представени в електронна формаи се съхраняват в специализирани бази данни. В такава ситуация идентификацията има някои особености. Те се състоят във факта, че надеждността на информацията трябва да бъде потвърдена от собственика на базата данни или от упълномощено длъжностно лице.
Има и други начини за валидиране документирана информация. Тази информациямогат да бъдат удостоверени по-специално с цифров подпис. Електронен документ, потвърден електронен подписили аналог на ръчно рисувана живопис, се признава за еквивалентен на хартия. Могат да се задават изключения федерални закониили други разпоредби.
Информационни ресурси
Те се считат за обекти на отношения между юридически лица, граждани и държава. Съществуващият осигурява защита на данните.
Нормативното регулиране се осъществява чрез законови разпоредби, фиксиращи:
- Правила за документиране на информация.
- Собственост на документи и техните масиви, включително в информационни системи.
- Категория данни според нивото на достъп до тях.
- Процедурата за осигуряване на защита на информацията.
Информационните ресурси се създават от държавни органи от всякакво ниво, стопански субекти, обществени сдружения, институции, физически лица. Всеки субект формира този или онзи ресурс за свои собствени цели и употреби документирана информация. Товамогат да бъдат промишлени, управленски, образователни, научни цели.
Информационните ресурси се различават значително един от друг по обем. Някои са представени от няколко справочника, други - от големи библиотечни фондове. Освен това има класификация според метода на организация и реда, в който се предоставят данните.
Държавни информационни ресурси
Руската федерация, регионите и общините са собственици на документирана информация. Тезиинформацията се натрупва, създава, придобива основно за сметка на бюджетни средства.
Държавните информационни ресурси се управляват от държавни органи и структури на териториално самоуправление в рамките на предоставените им правомощия.
Държавата има право да използва, изкупува документирана информация. Товавъзможността се реализира в случаите, когато информация, принадлежаща на други субекти (юридически лица или граждани), е класифицирана като държавна тайна, както и в други случаи, предвидени от закона.
Законно копие като вид документирана информация
Задължително се нарича копие от дублирания документ, което трябва да бъде предадено от производителя на съответната организация. Документът в този случай се признава за материален носител, съдържащ информация. Тя може да бъде представена под формата на текст, саундтрак, илюстрация или комбинация от тях. Копие е примерен документ, идентичен с оригинала.
За този сорт документирана информация правен режиме фиксиран във Федералния закон № 77. Нормативен актопределя публична политикаотносно създаването на законни екземпляри като ресурсна база за комплектуване на националния библиотечен фонд и развитието на библиографската система. Законът предвижда правилата за осигуряване на безопасността на носителите на информация, особеностите на тяхното обществено използване.
Получатели
Юридическите копия се разпространяват между юридически лица, които имат право да съхраняват, получават, предоставят информация за ползване безплатно или срещу заплащане. Получателите са:
- Книжна камара, Държавна, научно-техническа и национална РАН, Сибирски клон на РАН, Далекоизточна научна библиотека. Тези институции получават публикации.
- Руска библиотека за слепи. Тази институция получава публикации за хора с проблеми със зрението.
- Федерален институт по индустриална собственост. Този орган получава патентни електронни документи.
- Парламентарна библиотека. Съдържа официални документи.
- Федерален фонд за държавни стандарти, на общоруския класификатортехнически и икономически данни и регионални/международни правила, препоръки и стандартизационни норми на чужди държави.
Това не е целият списък с получатели. Има и специални институции, които получават видео и аудио информация, компютърни програми и др. В Руската федерация са създадени научно-технически центрове за съхраняване на документи в електронен вид. Те получават информация в посоки, които отговарят на тяхната спецификация.
Всички тези организации редовно публикуват информация за безплатния законен депозит, който са получили. Институциите формират национална библиотечна сбирка от документи.
Доставката на материали, тяхното централизирано разпространение, уведомяване на потребителите се извършва в сроковете, определени от законодателството и правилниците на съответните организации. Нарушаването на установените изисквания от страна на създателите на документи води до административна отговорност.
Документиране на информацията- това е задължителна процедура при включване на информация в информационните ресурси. Документът, който е дублиран от информационната система, става валиден, след като бъде подписан от длъжностно лице. Документите, които са в информационната система, могат да бъдат подписани с електронен цифров подпис. Правната сила на електронния цифров подпис се потвърждава, ако информационната система има софтуерно-хардуерен инструмент, който осигурява идентификация на подписа. Правото на идентифициране на подпис е разрешено само въз основа на лиценз. Идентифицирането чрез нелицензирани средства на електронен цифров подпис създава и.
Информационни ресурсиможе да бъде правителствен или неправителствен. Информационните процеси са средства за събиране, натрупване, обработка, съхраняване, разпространение и търсене на информация. Информационна система- организационно групиран набор от документи и информационни технологииизползване на методи на изчислителна комуникация и технологии, които реализират информационни процеси. Всички аспекти трябва да бъдат описани в политиката за сигурност на предприятието.
Юридически и физически лица са собственици на онези документи, които се продават за тяхна сметка, получени по метода на дарение или наследство. Държавата може да изкупува документирана информация от юридически и физически лица, ако тази информация е класифицирана като държавна тайна. Собственикът на информационни ресурси с държавна тайна може да се разпорежда само с разрешение на държавни органи. Те не губят правото на тази информация, те трябва да координират действията по отношение на тази информация.
Информационните ресурси могат да бъдат като стокасамо в случаите, предвидени в закона. Правото на обработка на информация не упражнява собственост върху тази информация. Информацията, която се обработва в хода на предоставяне на услуги или при споделяне, принадлежи на собственика. Всички аспекти на употреба трябва да бъдат посочени в договори или в съответните закони.
Начини за документиране
Метод на документиране – метод за организиране на информация на определен носител, който позволява информацията да се чете във времето.
Техническа документация- наричан още отпечатък на техническата мисъл. Технически документи - общото наименование на тези документи, които показват резултата от технологично и строително проектиране, проектиране и други работи по изграждането на сгради. Такива документи водят записи на трудовите процеси (чертежи, графики, изчисления и др.). Такава документация е свързана и с картография, геодезия, хидрометеорологично обслужване.
Текстова документация- вид документ, който съдържа звукова информация, записана от всякакъв вид букви. Този вид документация е най-разпространена.
Фотодокумент— вида на документа, реализиран по фотографския метод. Особеността на такъв документ е, че записват момента на събитието и имат висока точност. С помощта на микрофотокопиране се реализират копия на документи. Филмов документ- аудиовизуален документ, създаден по кинематографския метод. Такъв документ показва събития за определен период от време. фонодокумент— документ, който има аудио данни, фиксирани във времето.
Електронна документация- на специални материални носители информацията се записва със специални обозначения и само машините могат да анализират тази форма на четене. Днес материалите за документация могат да бъдат: хартия, дискове, филми, магнитни и електрически носители.
Последна документация- определя вида на документацията, в която четенето на информация е възможно само с помощта на специални технически средства. Това могат да бъдат магнитни карти, дискове, флаш памети и др.
Ред за документиране
Документираната информация се избира, компилира, обработва и предоставя с определени детайли, като се вземат предвид формата, източника и местоназначението на носителя. Документираната информация може да бъде във формата електронен документили да бъде фиксиран върху носача. Документирането на информацията е задължителна процедура за включване на информация в държавните информационни ресурси. Физическите и юридическите лица са длъжни по определен ред да предоставят документирана информация на определени държавни органи. органи за създаване на държавни информационни ресурси. Собствениците и притежателите на информационни ресурси, в рамките на своята правна рамка, трябва да предприемат необходимите мерки за защита на документираната информация.
Документирана информация с ограничен достъп
Разделени на информация държавна тайнаи поверителна информация. Забранено е приписването на информация с ограничен достъп:
- закони, актове, норми
- документи, съдържащи данни за критични ситуации (епидемия и др.)
- документи за дейността на държавата. тела
- документи от открити архиви и библиотеки