Нов нормативен документ: Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи в архивите на организациите. Нови правила за архивите: какво се промени? Раздел IV

На 21 септември започват да действат Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи Архивен фонд Руска федерацияи други архивни документи в телата държавна власт, органи местно управлениеи организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526; по-долу - новите Правила).

Какво ви ръководеше преди пускането на новите Правила?

Преди утвърждаването на новите Правила архивите на държавните органи, местните власти, организациите (наричани по-долу архиви на организации) се ръководеха в своята работа от Основните правила за работа на архивите на организации, а някои архиви на организации, използвани напълно стар документ- Основни правила на работа ведомствени архиви. И двата документа не са нормативни, но определят статута си като нормативни методически документ. В същото време Основните правила от 1985 г. наистина имаха статут на нормативен документ, тъй като бяха одобрени със заповедта на Главния архив, а Основните правила от 2002 г. не бяха одобрени от Федералните архиви, следователно те нямаха статут на нормативен документ.

Поради каква причина, при наличието на Основните правила от 2002 г., се наложи да се разработи нов, освен това регулаторен документ за организацията съхранение на документив архивите на организациите?

Факт е, че през 2004 г. беше приет Федерален закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация“ (наричан по-нататък - Федерален закон № 125-FZ), който въведе много новости в организацията на архивиране в страната:

извличане

от федерален закон№ 125-FZ

Член 13. Създаване на архиви

1. Държавни органи, местни власти общински райони градски квартал необходими за създаване на архивиза съхранение, придобиване, отчитане и използване на архивни документи, формирани в хода на дейността им.

2. Организации и граждани правото на създаване на архивис цел съхраняване на архивни документи, формирани в хода на дейността им, включително с цел съхраняване и използване на архивни документи, които не са държавна или общинска собственост.

Член 17 Задължения правителствени агенции, местни власти, организации и граждани, участващи в предприемаческа дейностбез образование юридическо лице, за да се гарантира безопасността на архивните документи

1. Държавни органи, органи на местно самоуправление, организации и граждани, занимаващи се с предприемаческа дейност без образуване на юридическо лице, са длъжни да осигурят безопасността на архивните документи, включително документи за персонала, през периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други регулаторни правни актовеРуската федерация, както и списъци с документи […]

Също така, този федерален закон въведе понятието собственост върху архивни документи (документите могат да бъдат в държавна (федерална, собственост на съставните образувания на Руската федерация), общински, частна собственост(неправителствени организации и физически лица)).

Освен това със Заповед на Министерството на културата на Русия от 18 януари 2007 г. № 19 са одобрени Правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки, организации руска академияНауки (по-нататък - Правилника от 2007 г.).

Тези две обстоятелства, както и фактът, че Основните правила нямаха статут на нормативен документ, ни принудиха да се обърнем към разработването на нормативен документ, който определя реда за съхранение на документи в архивите на организациите.

„Какви ще бъдат коментарите?“

При разработването на проекта за нови Правила документът беше два пъти широко обсъждан сред архивистите:

за първи път - от служители на органите за управление на архивите в съставните образувания на Руската федерация, държавни и общински архиви;
втори път - служители на федералните органи Изпълнителна власт.

Само от държавни и общински архиви дойдоха над 400 забележки. Всички получени коментари бяха внимателно обмислени и финален етап- временна работна група, включваща специалисти от Федералния архив и VNIIDAD. Трябва да се отбележи, че много коментари бяха предизвикани от желанието на архивистите да опишат възможно най-подробно отделните процеси на архивни технологии, използвани за осигуряване на безопасността, счетоводството, съставянето и използването на документите в архивите на организации, които в принцип, беше невъзможно да се направи, предвид статута на новите Правила като нормативен документ.

В същото време някои забележки бяха от основополагащ характер, например забележката, че в раздел „Сглобяване“ на проекта на нови правила въпросът за проверката на стойността на документите не е последователно поставен, по-специално поради фактът, че разпоредбите, свързани с номенклатурата на делата, бяха изключени. Като се има предвид, че в момента формата на номенклатурата на делата на организацията и процедурата за нейното разработване са посочени само в методически документ - Методически препоръки за разработване на инструкции за деловодство в федерални органиизпълнителната власт, при финализиране на проекта на новия правилник, беше решено да се включат в раздел „Опаковка“ основните разпоредби относно номенклатурата на делата, включително формата на номенклатурата на делата (обобщение и структурна единица).

Назначаване на нови Правила

Новите Правила са предназначени за държавни органи, местни власти, организации, които създават архиви за съхранение, комплектуване, отчитане и използване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност.

Те не се прилагат за организацията на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи, съдържащи информация, представляваща държавна тайна.

Новите Правила са нормативен документ. Техен регулаторен статусопределя по-строги изисквания към тяхното съдържание. Издадените по-рано правила (вижте по-горе) включваха не само норми (правила, изисквания), но и препоръки, методи за това как тези норми трябва да се прилагат. Всички разпоредби от препоръчителен, методически и описателен характер са изключени от новите Правила. Именно в тази част проектът на тези Правила по време на обсъждането беше критикуван от архивисти, които непрекъснато казваха, че Правилникът трябва да бъде детайлизиран и да съдържа не само самите правила, но и механизма за тяхното прилагане.

Структура и съдържание на новите Правила

Новите правила се състоят от седем раздела:

Общи положения.
Организация на съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията.
Отчитане на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията.
Попълване на архива с документи от Архивния фонд на Руската федерация и др архивни документи.
Организиране на използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи на организацията.
Прехвърляне на документи на организацията за съхранение в държавния (общински) архив.
Прехвърляне на документи по време на реорганизация или ликвидация на организацията, смяна на ръководителя на архива на организацията.

В приложенията към новите Правила се предоставят счетоводни и други форми на документи, използвани в архивите на организациите.

Последователността на основните раздели на тези правила съответства на Федерален закон № 125-FZ и Правилата от 2007 г., въпреки че, както много експерти отбелязаха на етапа на обсъждане, би било по-логично да се започне с придобиването и да се завърши с употребата.

Разделите на новите Правила отразяват основните функции на архива на организацията:

организация на съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи;
счетоводство на документи;
попълване на архива на организацията с документи;
организация на използването на архивни документи;
предаване на документи за съхранение в държавния (общински) архив.

Освен това новите Правила включват раздел „Прехвърляне на документи в случай на реорганизация или ликвидация на организация, смяна на ръководителя на архива на организация“.

Забележка

За разлика от Основния правилник от 2002 г. Правилник № 526 не съдържа разпоредби, отнасящи се до организационните аспекти на дейността на самия архив (не са определени целите и задачите на архива, неговите функции, права и др.). Основната им цел е да установят изисквания за организиране на процесите на архивно съхранение на документи от комплектуването на архива на организацията с документи до организацията на използването на документите.

Нека разгледаме разделите по-подробно.

Раздел I. Общи положения

Определя правни основанияразработването и обхвата на документа, а също така съдържа разпоредби, които определят някои от организационните основи за дейността на архива на организацията.

Новите правила се прилагат за държавни органи, местни власти и организации - източници на придобиване на държавни и общински архиви, в хода на които се формират документи на Архивния фонд на Руската федерация (по-нататък - организации). Разпоредбите на тези правила могат да се използват и от други държавни и недържавни организации, в чиято дейност не се формират документи на Архивния фонд на Руската федерация.

Въз основа на разпоредбите на Федерален закон № 125-FZ, новите правила гласи, че държавните органи, органите на местното самоуправление на общински район, градски район и вътрешноградски район са длъжни да създават архиви за съхранение, придобиване, отчитане и използване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност. Задачите и функциите на архива (централния архив) на държавен орган, орган на местно самоуправление, организация - източник на придобиване на държавния, общинския архив се определят с правилник, утвърден от ръководителя на организацията.

Забележка

Новите правила не се прилагат за организацията на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи, съдържащи информация, представляваща държавна тайна.

Раздел II. Организация на съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията

Дефинира понятието архивен фонд на организацията и видовете архивни фондове на организацията.

Архивният фонд на организацията е част от документалния фонд, включващ документи на Архивния фонд на Руската федерация, документи за персонала и документи за временно (над 10 години) съхранение, включени в архива. Архивният фонд подлежи на съхранение в архива на организацията.

Видове архивни фондове на организацията:

архивен фонд на организацията, състоящ се от документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи;
съвместен архивен фонд, състоящ се от документи на Архивния фонд на Руската федерация, образувани в хода на дейността на две или повече организации, и други архивни документи, които имат исторически и / или логически обусловени връзки помежду си;
архивна сбирка, състояща се от отделни архивни документи с различен произход, обединени по една или повече характеристики (тематични, авторски, специфични, предметни и др.).

Съхранение хартиени документи. В клауза 2.9 от новите правила се подчертава: архивните документи се съхраняват систематично в рамките на архивния фонд.Единицата за систематизиране на документи от архивния фонд в архива на организацията е единицата за съхранение. Правилата определят и признаците за систематизиране на складовите единици на архивния фонд:

структурни (принадлежност на складови единици към структурни подразделения на организацията);
хронологичен (по периоди или дати, към които принадлежат единиците за съхранение);
функционални, секторни, тематични, предметно-въпросни (като се вземат предвид функциите на организацията, теми или въпроси, свързани със съдържанието на единиците за съхранение);
поименни (според деловодната форма - видове и разновидности на документи);
кореспондент (за организации, в резултат на кореспонденция, с които са формирани единици за съхранение);
географски (според определени територии, селищаи други географски обекти, с които е свързано съдържанието на документи, техните автори, кореспонденти);
авторски (по имената на организации или имената на граждани, които са автори на документи).

Установени са изисквания за осигуряване на безопасността на документите (нормативни (оптимални) условия за съхранение на документи; рационално поставяне на документи в архива; проверка на наличността и състоянието на документите, процедурата за търсене на документи), в т.ч. характеристики на съхранение на електронни документи

Съхранение на електронни документи.Правилата определят задължителните условия за съхранение на такива документи:

наличието в архива на организацията на най-малко две копия от всяка единица за съхранение на електронни документи (основните и работните копия трябва да се намират на различни физически устройства);
наличие на технически и софтуерни инструменти, предназначени за възпроизвеждане, копиране, конвертиране и мигриране на електронни документи, контрол на техните физически и техническо състояние;
осигуряване на режима на съхранение на електронни документи, с изключение на загуба, неразрешено разпространение, унищожаване или изкривяване на информация.

Форматът на текстовите електронни документи, прехвърлени за съхранение в архива на организацията - източник на придобиване на държавните и общинските архиви - PDF / A.

Правилата предвиждат, че в случай на промяна в софтуерната и хардуерната среда и остаряване на компютърните формати, повреда на носителя, архивът на организацията извършва работа по конвертиране на електронни документи в нови формати и/или на нов носител.

В допълнение към разгледаните разпоредби, този раздел установява процедурата за проверка на наличността и състоянието на архивните документи (клауза 2.39-2.43), организиране на търсенето на неоткрити документи (клауза 2.44), процедурата за издаване на документи от архива (клауза 2.45 -2.48), както и процедурата, осигуряваща безопасността на архивните документи по време на извънредни ситуации(Раздел 2.49).

Проверка на наличността и състоянието на хартиените документи. Провежда се в архива на организацията от комисия или най-малко двама служители най-малко веднъж на 10 години, електронни документи - най-малко веднъж на 5 години.

Съгласно клауза 2.11.5 от заповедта от 2007 г., извънредни еднократни проверки на наличността и състоянието на всички документи от архива на организацията или техните отделни части(групи) се провеждат:

кога природни бедствия, масови движения и други обстоятелства, в резултат на които архивните документи могат да бъдат загубени или повредени,
при смяна на ръководителите на архиви.

Въз основа на резултатите от ревизията се съставят следните актове:

проверка наличността и състоянието на архивните документи (приложение No 3);
за технически грешки в счетоводни документи (ако има такива) (приложение No 4);
за откриване на документи (несвързани с този фонд, неотчетени) (Приложение № 5).

Редът за издаване на документи от архива.Документите се издават въз основа на писменото разрешение на ръководителя на архива на организацията или неговия заместник (ако архивът е институция), ръководителя на структурното звено на организацията (ако архивът е структурно звено):

служители на структурните подразделения на организацията;
съдебни, правоприлагащи и други упълномощени органи v своевременно;
други потребители при писмено искане.

Срокът за издаване на документи от архива не трябва да надвишава:

един месец - за ползване от служители на организацията и други потребители;
шест месеца - на съдебни, правоприлагащи и други упълномощени органи.

Възможно е удължаване на срока за издаване на документи - с разрешение на ръководителя на организацията въз основа на писмено потвърждение на потребителя за съхраняване/съхранение на документи.

Електронните документи се издават от архива под формата на електронни копия или копия на хартиен носител.

Не се издават документи от архива:

ако има фонд за ползване;
в лошо физическо състояние.

Раздел III. Отчитане на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията

Посветен на въпроси няколко документа на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи ворганизации.

Както е установено в параграф 3.1 от новите правила, всички документи, съхранявани в архива на организацията, включително документи за персонал, копия на документи от фонда за използване (ако има такива) и описи на дела и документи, подлежат на счетоводство.

Основните отчетни единици на архивните документи са:

На всяка единица за съхранение е присвоен номер на сметка, която е част от архивния шифър.

Нашият речник

Архивен шифър- обозначението, нанесено в долния ляв ъгъл на всяка складова единица за осигуряване на отчетност и идентификация - се състои от: номер на архивния фонд; номера на описа на делата, документите; номер на единица за съхранение.

Архивният шифър на електронните документи, съхранявани на отделен електронен носител, е посочен на листовката, приложена към носителя. Архивен шифър на електронни документи, съхранявани в информационна системаархив, е част от мета описанието (задължителен елемент на описание) на контейнера за електронни документи.

Информацията за отчетните звена на архива е отразена в счетоводните документи. Нова разпоредба на Правилата в организацията на счетоводството на документи е разпоредбата за разпределяне на две групи счетоводни документи в архива на организацията: основни (задължителни) и спомагателни.

Съставът на основните (задължителни) счетоводни документи на архива на организацията включва:

книга за счетоводство за приемане и разпореждане с дела, документи (приложение No 11);
списък на фондовете (приложение No 12);
фондов лист (приложение No 13);
опис на дела, документи (приложения No 14-16);
регистър на материалните запаси (приложение No 19).

Формуляри на описи на електронните дела са дадени в приложения No 17, 18 от новите Правила.

Съставът на спомагателните счетоводни документи не е регламентиран, всеки архив има право да използва като помощни онези счетоводни формуляри, които са му необходими поради спецификата на съхраняваните документи или по други причини.

Правилата също така установяват, че архивът на организацията може да съхранява записи в автоматизиран режим, използвайки счетоводни бази данни (БД) (виж клауза 3.13). Счетоводните бази данни на архива на организацията - източник на комплектуване на държавния (общински) архив трябва да са съвместими със съответните счетоводни бази данни на държавни (общински) архиви и органи за управление на архивите.

Раздел IV. Попълване на архива с документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи

посветен въпроси за попълване на архива на организацията с документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи. Придобиването на архива на организацията е систематично попълване на архива с документи на структурните подразделения на организацията.

Установено е, че документите на Архивния фонд на Руската федерация и документи с временно (над 10 години) срокове на съхранение, в т.ч. документите за персонала се прехвърлят в архива на организацията не по-рано от една година и не по-късно от три години след приключване на делата в деловодството. Изключение правят документите за личния състав на държавните граждански и общински служители, освободени от служба - те се прехвърлят в архива на организацията след 10 години от датата на уволнение на служителите.

Забележка

Случаите на периоди на временно съхранение (до 10 години включително), както отдавна е установено в практиката на архивите на организациите, не се прехвърлят в архива, те се съхраняват в структурните подразделения на организацията и след изтичане на сроковете на съхранение подлежат на унищожаване по предписания начин.

Новият Правилник гласи, че делата се прехвърлят в архива на организацията след проверка на стойността им. Поради тази причина този раздел установява процедурата за извършване на проверка на стойността на документите, подготовка на делата за предаване в архива на организацията, съставяне на описи на делата на структурните подразделения, въз основа на които делата се прехвърлят в архива на организацията, а също така подчертава, че преди проверка на стойността на документите по предписания начин е забранено унищожаването на документи.

Разпоредбите на раздела обръщат внимание на факта, че описи на случаи на постоянно съхранение и персонал, актове за унищожаване на документи се разглеждат на заседание експертна комисия(ЕО) организации, обикновено едновременно. Въз основа на резултатите от разглеждането ЕК координира описите на делата, документите за постоянно съхранение и персонала и действа по разпределянето на документи за унищожаване.

Организациите - източници на набавяне на държавния (общински) архив представят описи на досиета с документи с постоянен срок на съхранение и персонал (годишни раздели), съгласувани от ЕК на организацията, за разглеждане от експертно-проверителната комисия (ЕПК) на архивната институция :

постоянен срок на съхранение - за одобрение;
на персонала - по споразумение.

След инвентаризацията на делата документите се одобряват и съгласуват от ЕПК, тези описи и актът за разпределение за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение, се одобряват от ръководителя на организацията. Освен това, разпределените по акта за унищожаване случаи могат да бъдат унищожени.

Организации, чиято дейност не създава документи на Архивния фонд на Руската федерация, не трябва да координират описите на делата от персонала с ЕПК на архивната институция.

Забележка

Точка 4.13 от новите Правила установява, че електронните файлове с изтекли срокове на съхранение подлежат на разпределяне за унищожаване на общо основание, след което се унищожават физически или унищожават софтуерно и хардуерно със съответната забележка в акта.

Особено внимание в този раздел на Правилата е отделено на номенклатурата на делата на организацията. Според основните му принципи:

определя класификацията (групирането) на изпълнените документи във файлове (електронни файлове) и е основният счетоводен документ, отразяващ състава и организацията на документалния фонд на организацията;
е основата за съставяне на описи на делата, документи с постоянно и временно (над 10 години) срокове на съхранение, както и за отчитане на дела с временно (до 10 години включително) срокове на съхранение;
се разработва въз основа на стандартни, ведомствени и други списъци с документи, посочващи сроковете на съхранение, други нормативни правни актове, както и стандартни и примерни номенклатури на делата;
се съставя по предписаната форма (Приложение No 25) въз основа на номенклатурите на делата на структурни поделения (Приложение No 26).

Организациите - източници на придобиване на държавни (общински) архиви, веднъж на всеки пет години, съгласуват номенклатурата на делата с ЦИК (ЕК) на организацията и я предоставят за одобрение от съответния ЕПК или държавния (общински) архив, в съответствие с с предоставените му правомощия. Организации, чиято дейност не създава документи на Архивния фонд на Руската федерация, самостоятелно одобряват номенклатурата на делата.

Правилата определят реда обучениеза прехвърляне в архива на организацията на електронните документи. По-специално е предвидено, че се съставят отделни описи за единици за съхранение на електронни документи за постоянно съхранение, временни (над 10 години) срокове на съхранение, вкл. от персонала. Форми на описи на електронните дела, както вече казахме, са дадени в приложения No 17, 18 към новите Правила.

Раздел V. Организация на използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи на организацията

Този раздел установява правилата относно организацията на използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи на организацията. Основните разпоредби на Правилата в тази част са, както следва:

За ваша информация

Новите Правила определят формите на използване на архивните документи. Основните са:

информационна подкрепа на служителите на организацията;

изпълнение на потребителски заявки, вкл. запитвания на граждани от социално-правен характер;

издаване на документи и дела за временно ползване, предоставяне на копия от архивни документи по заявка на ползватели, в т.ч. под формата на електронни документи.

Особено внимание в новите Правила е отделено на организацията на работа с потребителски заявки. Дефиниран:

видове искания (тематичен и социално-правен характер);
изисквания за писмено искане (формата му, състава на информацията, която трябва да се съдържа в искането);
процедурата за работа със заявки (срокове за регистрация, разглеждане, пренасочване на неосновни заявки, подготовка на отговори на потребителски заявки под формата на архивна справка, архивен извлечение и архивно копие);
характеристики на организацията на работа със заявки, получени чрез интернет.

Новият Правилник определя случаите, в които архивът може да откаже издаване на архивни документи:

наличие на фонд за ползване;
лошо физическо състояние на документите;
документите не са преминали научно описание и технически проект (до приключване на тези работи);
ограничения за използване, установени от законодателството на Руската федерация или от инициатора на фонда.

Рраздел IV. Прехвърляне на документи на организацията за съхранение в държавния (общински) архив

Определя реда за прехвърляне на документи на организацията за съхранение в държавния (общински) архив. Този раздел установява, че:

организации - източници за придобиване на държавни (общински) архиви след изтичане на временното съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация в архива, организациите ги прехвърлят за постоянно съхранение в съответния държавен (общински) архив в съответствие с Правилата No 19;
Държавни и недържавни организации, които не са източници на придобиване на държавни (общински) архиви, могат да прехвърлят документи от Архивния фонд на Руската федерация, формирани в тяхната дейност, в държавни (общински) архиви въз основа на споразумения.

Новите Правила установяват реда за предаване на документи. Подчертават, че документите се предават за постоянно съхранение по ред със съответната научна справочна апаратура, а предаването на документи в държавния (общински) архив се оформя с акт за приемане и предаване на документи за съхранение (приложение No 30). ).

Раздел VII. Прехвърляне на документи по време на реорганизация или ликвидация на организацията, смяна на ръководителя на архива на организацията

Посочва реда прехвърляне на документи по време на реорганизация или ликвидация на организацията, смяна на ръководителя на архива на организацията. Този раздел установява, че прехвърлянето на документи на ликвидираната организация е отговорност на комисията, създадена за прехвърляне на дела и имущество.

При ликвидация на организации - източници на придобиване на държавни (общински) архиви, в ликвидационната комисия се включва представител на държавния (общински) архив.

При смяна на ръководителя на архива на организацията (лицето, отговорно за архива на организацията), приемането и предаването на документи от архива, счетоводството и научна референтна апаратуракъм тях се извършва по акт.

Резюме

1. Новите правила са сложни регламенти, обхващаща всички основни процеси, извършвани от архива на организацията:

организация на съхранение на документи,
архивиране на документи,
архивиране на документи
използване на архивни документи.

2. Тъй като тези Правила са нормативен документ, възможно е в процеса на прилагането му на практика да възникне нужда от методическо допълнение към документа (разработване на препоръки, насокипо Правилника като цяло или отделни секцииправила).

3. Основната принципна разлика между новите Правила и другите документи е, че тези Правила са нормативен документ. Основните правила от 2002 г. имат съвещателен характер, Основните правила от 1985 г. са регулаторен и методически документ. Поради тази причина новите Правила са много по-малки по обхват: съдържат само онези разпоредби (правила, изисквания), които трябва да се прилагат в без провал. Всичко останало – тоест как се прави – е на милостта на архивистите.

4. Можем да кажем, че изискванията са станали по-малко. Намален е броят на задължителните форми на документи. Преди това те бяха над 40: в Основните правила № 263 - 44 формуляра, в Основните правила - 48, сега в новите Правила - 30. Това означава, че архивите могат да използват собствени формуляри, ако е необходимо. На практика беше така.

5. Новите Правила са насочени предимно към организации, които са източници на придобиване на държавни и общински архиви, но това не е разписано директно в документа, така че би било по-правилно да се каже, че правилата са адресирани до организации, които имат своите собствен архив.

Одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 5 септември 1985 г. № 263 (по-нататък - Основните правила от 1985 г.). Всъщност те изгубиха силата си с публикуването на заповедта на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526, която одобри новите Правила, които разглеждаме в статията.

Офис работа и офис

Правилник за работа на архивите на организациите 2015г

Евгения Кожанова 15 февруари 2016 г. 13:58 ч

От септември 2015 г. влезе в сила заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 31 март 2015 г. № 526. Той утвърди „Правила за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавните органи, местните власти и организации“. По-нататък в текста на статията, за краткост, ще ги наречем " Правила-2015».

Струва си да се отбележи, че нямаше революция в архивирането с публикуването на Правилника-2015. Освен ако новите правила не са по-приятелски електронни документи... Говорим за състоянието на новите и стари правила за архивиране в тази статия. Правилата за работа на архивите на организациите 2015 можете да изтеглите и тук.

Нека си спомним как беше преди влизането в сила на заповедта: организациите работеха по два документа.

Първият от тях е Основните правила за работа на ведомствените архиви (одобрени със заповед на Главния архив на СССР от 5 септември 1985 г. N 263). Това беше единственият нормативен (тоест задължителен) документ за архивиране в Русия до 21.09.15.

В писмото на Федералната архивна агенция от 18 септември 2015 г. N 2 / 2133-A се посочва, че от момента на влизане в сила на Заповед № 526 „Основните правила за работа на ведомствените архиви не подлежат на прилагане“. Вече не можете да ги използвате.

Вторият е Основните правила за работа на архивите на организациите (одобрени с решение на Колегиума на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.). Това е методичен (по избор, но информативен) документ, който никой не е отменил, но можете и дори трябва да го използвате, т.к. в Правилника-2015 много въпроси, свързани с практическите действия за съхранение на документи в организациите, бяха оставени зад кулисите.

Така ни остават два работни документа: Правилата за 2015 г. и Основните правила. Те имат съвсем различен статус:

Основни правила – методически документ. Не е необходимо да го използвате, въпреки че в този случай създаването на архив в организация изглежда много трудно. Основните правила се одобряват само с решение на Колегиума на Росархива, което означава, че техният статут е много по-нисък от този на Правилника-2015.

Изтеглете Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни органи, местни власти и организации (PDF, 4,02 Mb).

На какво да разчитаме сега на терен регулиранеи методическо осигуряване на архивирането?

първо, на текущ документкойто носи нормативен характер: Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни органи, местни власти и организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526), който влезе в сила в края на септември м.г. По-нататък в статията ще го наречем Правила-2015.

и второ, на настоящия документ, който има методически характер:Основни правила за работа на архивите на организации (одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г., наричани по-долу Основните правила). Много практически въпроси, които са засегнати само от Правилника от 2015 г., са разгледани тук в някои подробности, например процедурата за разработване на номенклатура на делата.

Основните правила за работата на ведомствените архиви (одобрени със заповед на Главния архив на СССР от 05.09.1985 г. № 263), които дълго време поради възрастта не бяха съвсем работен документ, най-накрая бяха изпратени в кладенец -заслужена почивка и не подлежат на прилагане на територията на Руската федерация от момента на влизане в сила на Правилата -2015 г. (писмо на Федералния архив от 18 септември 2015 г. № 2/2133-A).

Трябва ли да се съхраняват документи?

Документите трябва да се съхраняват. Въпреки факта, че Правилата-2015 казват, че „организациите вдясно (ударението е добавено)да създават архиви с цел съхраняване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност...”, това право при по-внимателно разглеждане се превръща в реално задължение.

Първо, ако има организация, тогава има служители, което означава пълен набор от документи за персонала за всеки от тях.

Второ, ако има организация, тогава има и нейното данъчно счетоводство, също представено от хартиени или електронни документи.

Трето, трябва да се съхраняват поне всички изброени документи срокове. Източници на срок на годност - специални списъци:

Списък на стандартни управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение (одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558) ;
Списъкът на типичните архивни документи, генерирани в научните, техническите и производствени дейностиорганизации, посочващи периодите на съхранение (одобрени със заповед на Министерството на културата и масовите комуникации на Руската федерация от 31 юли 2007 г. № 1182).

Предназначен за използване както от правителствени, така и от неправителствени организации. Така се оказва, че всяка, дори най-малката и най-скромната компания, има набор от документи за архивно съхранение. И за тях трябва да се създадат условия, които отговарят на новия регулаторен документ: Правилника-2015. Липсата на структурни подразделения под наименованията "архив", "офис" по никакъв начин не засяга това задължение.

Съхранение на електронни документи

Нововъведението, което привлече вниманието на всички специалисти по деловодство и архивиране, е дългоочакваната процедура за съхранение на електронни документи, дадена в Правилника-2015. Имат предвид раздели 2.30-2.33. Преминаването към електронни документи в Правилника-2015 се извършва доста рязко, без никакви заглавия, веднага след съобщението, че е забранено да бъдете с мръсни обувки в архива.

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

2.30. Задължителни условиясъхранение на електронни документи са:

наличието в архива на организацията на най-малко две копия от всяка единица за съхранение на електронни документи (основните и работните копия трябва да се намират на различни физически устройства);

наличие на хардуер и софтуер, предназначени за възпроизвеждане, копиране, пренаписване на електронни документи, контрол на физическото и техническо състояние;

осигуряване на режима на съхранение на електронни документи, с изключение на загуба, неразрешено разпространение, унищожаване или изкривяване на информация.

Друго голямо нововъведение е определянето от Правилника за 2015 г. на формата за архивно съхранение на електронни документи:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

Правила за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни органи, местни власти и организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31.03. 2015 г. № 526, влязъл в сила на 21.09.2015 г.)

2.31. Прехвърлянето на текстови електронни документи за съхранение в архива на организация, която е източник на придобиване на държавни и общински архиви, се извършва във формат PDF/A.

PDF безспорно е универсален формат. PDF/Archives (PDF/A) е вариация на този формат, специално създаден за дългосрочно архивно съхранение на документи и залегнал в ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 „Управление на документи. Формат на електронен документ за дългосрочно съхранение. Но като всичко универсално, PDF не е перфектен. Документите за управление се чувстват страхотно в този формат, но организациите използват не само пакета Microsoft Office. Така например чертежи, направени във формат .dwg, се показват неправилно при конвертиране в .pdf. Поведението на електроника цифров подписпри конвертиране на документ в .pdf.

Процедурата за прехвърляне на електронни файлове и документи е описана в раздел 4.34 от Правилата. От текста следва следното:

първо, електронните документи могат да се прехвърлят в архива и да се съхраняват както на отделен физически носител, така и „чрез информационна и телекомуникационна мрежа“,
второ, описът на електронните дела и документи се съставя обаче в хартиена форма(тоест, дори ако формираме архив в EDMS, тогава описът ще трябва да бъде доставен лично на архивиста),
трето, „при получаване за архивно съхранение електронните файлове се заверяват електронен подписръководител на организацията или упълномощен от него официален". За хартиените документи не се изисква нищо подобно. Как да се съобразят с това изискване за организации, които създават електронни документи, но не използват ЕЦП, Правилата за 2015 г. не се споменават.

И накрая, „за бърз достъп до електронни документи за справка и търсене в архива се създава фонд за използване на електронни документи“ (параграф 2.33). Концепцията за фонд за ползване не се разкрива.

Счетоводство на документи

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

3.5. Архивът на организацията поддържа основните (задължителни) и спомагателни счетоводни документи. Съставът и формите на основните счетоводни документи се определят в съответствие с тези правила. Съставът и формите на подкрепящите счетоводни документи се определят от архива на организацията самостоятелно.

Основните правила обясняват защо се извършва счетоводството на архивни документи и каква е системата на счетоводните документи, ясно формулирайки нейната цел. Тези определения са изчезнали от Правилата за 2015 г. Нека ги запомним, за да разберем защо ще се занимаваме със счетоводство:

И основната промяна: списъкът на счетоводните документи на архива през 2015 г. беше намален с повече от половината, от 11 на 5 позиции. само:

счетоводна книга за приемане и разпореждане с дела, документи;
списък на фондовете;
фондов лист;
опис на дела, документи;
регистър на описанието.

Процедурата за съставяне и поддържане на счетоводни формуляри, макар и пестеливо, е описана в параграфи 3.7-3.11 от Правилника за 2015 г.

Останалото е по преценка на организацията. Ако е източник на придобиване на държавния (общински) архив, тогава трябва допълнително да се изготви паспорт на организация (клауза 3.12 от Правилата-2015). Ето линк към наредбата държавно счетоводстводокументи на Архивния фонд на Руската федерация от 1997 г. и одобри формата на архивния паспорт. Имайте предвид, че Основните правила предлагат форма, макар и почти идентична, но все пак по-„свежа“ от споменатите разпоредби. Поне отчитането в него започна с две хилядна, а не с деветдесетте.

Проверка на стойността на документите

Правила-2015 не донесоха нищо принципно ново в процедурата за провеждане на годишна проверка на стойността на документите. Само параграф 4.12 заслужава внимание:

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

4.12. Организации, чиято дейност не създава документи на Архивния фонд на Руската федерация, създават описи на дела от персонал и описи на дела с временни (над 10 години) периоди на съхранение и гарантират тяхната безопасност.

Тази разпоредба се отнася до разговора, че независимо от присъствието в организацията на архива и принадлежността му към броя на източниците на комплектуване на държавния (общински) архив, той е длъжен да се справя с неговите документи поне в минимална степен. В края на краищата, може би малко хора ще могат да съставят опис на случаите с временни (над 10 години) периоди на съхранение, без първо да съставят номенклатура на делата.

Номенклатура на делата

Те говорят много пестеливо за номенклатурата на делата, която Правилникът от 2015 г. нарича „основен счетоводен документ, отразяващ състава и организацията на документалния фонд на организацията“, и дори не му дават никакво разбираемо определение. От текста на документа следва само, че (стр. 4.14-4.18):

„номенклатурата на делата определя класификацията (групирането) на изпълнените документи в дела (електронни дела)“;
номенклатурата на делата се съставя по приложения образец;
номенклатурата на делата на организацията се съставя въз основа на номенклатурите на случаите на структурни подразделения (формулярът е приложен, но няма да е възможно да го намерите по съдържанието: съдържа две приложения с името „ Номенклатура на делата”; No 26 се отнася за структурни поделения);
номенклатурата на делата на организацията се разработва въз основа на стандартни, ведомствени и други списъци с документи, посочващи периодите на съхранение, други регулаторни правни актове, както и типични и примерни номенклатури на дела;
организации - източници на набавяне на държавни (общински) архиви ще го съгласуват със "съответния ЕПК или държавния (общински) архив, в съответствие с предоставените му правомощия";
организациите, които не са източници на придобиване на държавни (общински) архиви, сами съгласуват номенклатурата си на досиетата.

В Правилника за 2015 г. не се съдържа повече практическа информация относно разработването и поддържането на номенклатурата на делата на организацията. Трябва да се каже недвусмислено: без Основните правила обикновен чиновник, особено за първи път, няма да може да го състави.

Регистрация на делата

Фрагмент от документа

Свиване на шоуто

4.19. Завършени деловодни дела с постоянни и временни (над 10 години) периоди на съхранение, включително за персонал, след приключване Календарна година, в които са вписани, се подготвят за предаване в архива на организацията и подлежат на регистрация и описание.

В зависимост от сроковете на съхранение се извършва пълна или частична регистрация на делата. Пълен дизайнслучаите на постоянни и временни (над 10 години) периоди на съхранение и персонал са обект на.

Документацията включва:

завеждане или подвързване на документи по делото (неформатираните документи се съхраняват в затворени твърди папки или в кутии);

номериране на листовете на делото;

съставяне на доказателствен лист по делото (приложение No 8);

съставяне на вътрешен опис на документите по делото (приложение No 27);

дизайн на капака на кутията (Приложение No 28).

Подготовката на електронни файлове за прехвърляне в архива на организацията предвижда съставянето на опис на електронни файлове, документи (Приложения № 17, 18).

Какво включва частична регистрация на делата и как зависи от сроковете за съхранение на документите, не се съобщава.

Ако по-рано вътрешният опис е бил съставен само „в необходими случаи”(Основни правила, клауза 3.6.3.), тогава тази фраза беше премахната от Правилата-2015. Заглавието на формуляра за инвентаризация, представено в Приложение 27, не дава никакви препратки към периодите на съхранение.

Не трябва да се описват всички електронни казуси, а само тези, които имат временен (над 10 години) и постоянен срок на съхранение (формулярите за опис са съответно в приложения 17 и 18).

Изпълнение на заявки

В областта на изпълнението на заявки от организации и граждани, подадени в архива, има нововъведение: архивно удостоверение, извлечение и копие, съгласно новите правила, могат „да се издават в електронна формана електронни медии или изпратени чрез информационни и комуникационни мрежи. Такива сертификати, копия и извлечения се удостоверяват с „електронен подпис на ръководителя на организацията или друго упълномощено длъжностно лице“.

Приложения: формуляри на документи

По традиция Правилата-2015 завършват с набор от приложения – формуляри на документи, които придружават определени процеси за съхранение на документи.

Като цяло трябва да се каже, че, първо, има по-малко формуляри в Правилата-2015, отколкото в Основните правила, второ, сред тях има две приложения с еднакви имена, което е много неудобно, и трето, те се намират по ред на споменаване в текста (а не по важност или логическа последователност, както е в Основните правила). Някои приложения са променили имената, някои са променили леко формата. Обща препоръкаще бъде както следва: ако е необходимо да се изготви какъвто и да е документ за архивиране, архивистът трябва преди всичко да потърси формата му в Правилата-2015 и само ако в тях не е намерен необходимия формуляр, да се обърне към Основните правила .

По-долу са 3 списъка. Първият (под формата на таблица) са приложенията от Правилника за 2015 г. и съответните формуляри от Основните правила. Втората е новостите във формуляри, въведени през 2015 г. Третото са формуляри от Основните правила, които не са включени в Правилника-2015, но не са и отменени (както се казва, използвайте го за вашето здраве).

маса

Свиване на шоуто

Появи се отново и одобрено от Правилата-2015:

Опис на електронни файлове, документи с временни (над 10 години) срокове на съхранение;
Приложение към описа на електронни файлове със срокове за временно (над 10 години) съхранение;
Актът за приемане и предаване на архивни документи за съхранение (от организация на организация. - Забележка. изд.)
Описание на случаите;
Опис на електронни файлове, документи с приложение към описа на електронни файлове, документи.

Последните две формуляри са предназначени да заменят списъците за доставка и всъщност представляват актове за приемане и предаване на документи за съхранение в архива на организацията.

Опис на случаите на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и персонал на структурното звено на организацията (Приложение 12 от Основните правила);
Окончателен протокол и удостоверителен надпис (Приложение 13);
Заглавна страница на описа на документите за постоянно съхранение (приложение 14);
Заповед (изискване) за издаване на документи (Приложение 17);
Книга за издаване на документи (Приложение 19);
Опис на особено ценни дела (Приложение 23);
Книгата за отчитане на постъпването и разпореждането със осигурителния фонд и фонда за ползване (приложение 27);
Опис на осигурителния фонд (Приложение 28);
Паспорт на архива на организацията за съхранение управленска документация(Приложение 29);
Паспорт на организацията, съхраняваща документите на секторния фонд (Приложение 30);
Регистрационна карта на звеното за счетоводство на електронни документи (ЕД) (Приложение 31);
Закон за миграция и пренаписване на електронни документи (Приложение 32);
Дневник за получаване и разпореждане с електронни документи (Приложение 33);
Дневник за регистрация на миграции и пренаписване на електронни документи (Приложение 34);
Акт, описващ документи от личен произход (Приложение 38);
Акт за образуване на общ архивен фонд (приложение 39);
Журнал за регистрация на издадени екземпляри, извлечения, справки, тематични материали (Приложение 44);
Дневник за регистриране на посещения от ползватели на читалнята (Приложение 45);
Годишен работен план на архива (Приложение 46);
Карта за сметка за работа с организацията (Приложение 47);
Актът за приемане и предаване при смяна на ръководителя на архива (Приложение 48).

Очевидно е, че Правилата-2015 са предназначени за подготвен читател. Но в много случаи, за съжаление, с офис работа и архивиране в организацията се занимават или секретари, или (ако е необходимо) служители на различни отдели: счетоводители, служители по персонала, охрана на труда, адвокати и др. За тези невинни хора ще бъде много трудно да разберат какво се изисква от тях в областта на съхранението на документи.

Правилата-2015 предвиждат абсолютен минимум от мерки за гарантиране на съхранението на документи в организацията. Читателите на правилата ще трябва сами да потърсят информация как да приложат този минимум на практика в методически източници. По този начин Основните правила за работа на архивите на организации, въпреки техния незадължителен статут, с появата на Правилата-2015 ще бъдат търсени в офисите руски организациидори по-силен от преди.

На 21 септември 2015 г. влезе в сила заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 31 март 2015 г. № 526. Той утвърди „Правила за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавните органи, местните власти и организации“. По-нататък в текста на статията, за краткост, ще ги наречем "Правила-2015".

Струва си да се отбележи, че нямаше революция в архивирането с публикуването на Правилника-2015. Освен ако новите правила не са по-приятелски настроени към електронните документи... Говорим за състоянието на новите и старите правила за архивиране в тази статия. Правилата за работа на архивите на организациите 2015 можете да изтеглите и тук.

Преди и след

Нека си спомним как беше преди влизането в сила на заповедта: организациите работеха по два документа.

Така ни остават два работни документа: Правилата за 2015 г. и Основните правила. Те имат съвсем различен статус:

Правила-2015 е регулаторен документ. Той е задължителен за всички организации, независимо от предмета на дейност и форма на собственост.Одобрен е със заповед на Министерството на културата.

Офис работа и офис

Правилник за работа на архивите на организациите 2015г

Евгения Кожанова 15 февруари 2016 г. 13:58 ч

Нека си спомним как беше преди влизането в сила на заповедта: организациите работеха по два документа.

Така ни остават два работни документа: Правилата за 2015 г. и Основните правила. Те имат съвсем различен статус: