Bejelentési űrlap egy alkalmazott számára. Hogyan kell helyesen írni egy jelentést

A bennfentes információk terjesztése speciális információk és referenciadokumentumok segítségével történik, amelyek egyik fajtája a memorandum. Magasabb pozíciót betöltő személyeknek szól, hogy tájékozódjanak bizonyos tényekről, hogy egy bizonyos döntés meghozatalára ösztönözzék őket.

A memorandum, mint belső dokumentum, rendeltetésétől függően bizonyos megfogalmazási elvekkel rendelkezik. Eláruljuk, hogy bizonyos munkahelyzetekben pontosan hogyan kell a jelentéseket elkészíteni.

Emberi Erőforrások Minisztériuma
vezérigazgatónak
OOO "Omega"
N.V. Groscsenko

1. ÜZENET

A munkafegyelem megsértéséről (kerülés)

Ezúton felhívom a vezetőség figyelmét, hogy tegnapelőtt, 2016.11.04-én Tatyana Olegovna Valeryeva, a személyzeti osztály munkatársa súlyosan megsértette a munkafegyelmet. A 14:00-kor véget ért ebédszünet után nem tért vissza hozzá munkahelyés a munkanap végéig (14:00-18:00) távol volt. Felmentő iratok és kielégítő magyarázatok távollétére T.O. Valerieva a következő két napban nem adta meg.

A munkafegyelem durva megsértésével kapcsolatban javaslom kihirdetni T.O. Valeriy megrovása a személyi kártya megadásával.

A személyzeti osztály vezetője (aláírás) R.V. Szuharevszkij

Feljegyzés arról, hogy a munkavállaló nem teljesítette kötelességeit

Ennek a dokumentumnak az a célja, hogy átadja a vezetőségnek azokat az információkat, amelyeket az alkalmazott helytelenül szakmai feladatait teljesítette vagy egyáltalán nem teljesítette. A dokumentum fegyelmi eljárásra irányuló kérelemmel zárul. Ilyen bejelentés nélkül a munkavállalóval szembeni szankciók ésszerűtlennek minősülhetnek.

A meg nem felelésről szóló feljegyzés minta hivatalos feladatokat

FÁJLOK

Metrológiai Tanszék
vezérigazgatónak
Rosmashinstroy LLC
Radkovszkij K.L.

2. ÜZENET

A feladatellátás elmulasztásáról

Jelen dokumentummal felhívom a figyelmüket arra, hogy a mérésügyi osztály mérnöke, Anton Petrovich Raisfader megsértette a villamosenergia-mérő készülékek ellenőrzési ütemtervét (nem ellenőrizte a jóváhagyott ütemterv végrehajtását), ami miatt pénzbírságot szabtak ki a szervezet állami felügyelő mérőberendezések vezérlése.

Az elkövetett jogsértéssel kapcsolatban javaslom A.P. Ricefader megrovásban részesült a személyes kártyáján, és nem kapott bónuszt a következő hónap munkaeredményei alapján.

Metrológus főorvos (aláírás) P.K. Zseltkovszkij

Feljegyzés az alkalmazottak helytelen magatartásáról

Az ilyen típusú memorandum tájékoztatja a feletteseket a munkahelyen tapasztalható elfogadhatatlan sértő magatartásról. A javasolt befolyásoló intézkedéseknek nemcsak a tettes megbüntetésének követelményére kell irányulniuk, hanem annak megakadályozására is. hasonló helyzetek további.

Példa egy memorandumra egy alkalmazott elfogadhatatlan viselkedéséről

FÁJLOK

Adminisztrációs részleg
vezérigazgatónak
Prosperity LLC
Giatsintova A.V.

3. ÜZENET

Az alkalmazottak helytelen viselkedéséről

Felhívjuk figyelmüket, hogy 2016. augusztus 24-én Zaikovsky V.I. Helytelen magatartást engedélyeztek Antonina Pavlovna Finogenova közigazgatási és gazdasági osztályvezető-helyettessel szemben. Zaikovsky V.I. tapintatlan megjegyzést tett arról kinézet A.P. Finogenova, sértő, obszcén nyelvezetet hozzátéve. Meg kell jegyezni, hogy V. I. Zaikovsky nem ez az első durva kijelentése. osztály dolgozóinak, ami megzavarja a munkakörnyezetet, konfliktushelyzeteket gerjeszt.

Kérem Zaikovsky V.I. fegyelmi felelősségre vonás a helytelen munkahelyi magatartásért.

Az igazgatási és gazdasági osztály vezetője (aláírás) Neklyuev M.L.

Első pillantásra úgy tűnik, nincs lényeges különbség a kézbesítés, a feljegyzés és a magyarázó megjegyzések között, mert. ezek a dokumentumok céljukat tekintve hasonlóak – mind tájékoztató jellegűek. Mindazonáltal ezek különböző dokumentumok, amelyek tartalma, célzása és összeállítási céljai eltérőek. Ráadásul nem utasításokat tartalmaznak, hanem olyan információkat, amelyek a címzettet a vizsgált kérdésben végső döntés meghozatalára késztetik.

Milyen jellemzői vannak egy szolgáltatásnak, feljegyzésnek, magyarázó jegyzetnek? Az egyes dokumentumok helyes formázása papíralapú? Ezekre és más kérdésekre igyekszünk gyakorlati oldalról válaszolni.

MEMORANDUM

memorandum(OKUD szerinti 0286041 kód) tájékoztató és referencia dokumentum a vezetőnek, osztályvezetőnek, egyéb felhatalmazott személyek. Részletesen ismerteti az összeállító következtetéseivel és javaslataival kapcsolatos kérdéseket, és célja, hogy a vezetést egy bizonyos döntés meghozatalára ösztönözze.

A "memorandum" definíciói mint független fogalom nem a törvényben.

A feljegyzés mind a vezető írásbeli vagy szóbeli utasítására, mind a munkavállalók kezdeményezésére készül (például olyan esetekben, amikor valamely termelési vagy gazdasági kérdés megoldása érdekében szükségessé válik a írás felső vezetés). Egy ilyen dokumentum segítségével javaslatot tehet a technikai oldal javítására termelési folyamatok, kifejezni egyet nem értését a felettes vezető által hozott döntéssel, valamint véleményt nyilvánítani a kollégákkal való nézeteltérés esetén. Ezért a memorandum elkészítésekor mindenekelőtt fontos, hogy a szerző közérthetően fogalmazza meg álláspontját, majd meggyőző érveket adjon fel annak mellett.

A feljegyzések típusai

• kezdeményezésre;
• információs;
• jelentés.

Kezdeményezés memorandumot készítenek, hogy a címzettet elfogadásra ösztönözzék határozott döntés, ezért a feljegyzés szövege a tényeket rögzíti, konkrét javaslatokat, ajánlásokat vagy következtetéseket tartalmaz.

Tájékoztató rendszeresen készül egy feljegyzés, amely információkat tartalmaz a munkavégzés részleteiről, eredményeiről vagy módszereiről.

Jelentés a memorandum tájékoztat a munka befejezéséről, annak szakaszáról, az utasítások, parancsok végrehajtásáról stb.

attól függően a címzetttől A jelentések a következőkre oszlanak:

• külsőre;
• belső.

Külső memorandum egy adott intézmény vezetőjének címezve, kiadva közös forma szervezet, amelyet a vezető ír alá, és általában a következő adatokat tartalmazza:

• cégnév;
• dátum;
• index;
• összeállítás helye;
• címzett;
• a szöveg címe;
• szöveg;
• vezető aláírása;
• művész neve, telefonszáma.

Külső feljegyzés kerül benyújtásra a szülői szervezet vezetőjének (1. példa).

1. példa

Külső memorandum

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

További vonzásról

munkaerő-források

Kedves Andrej Vasziljevics!

A moszkvai fióktelep adminisztratív apparátusának kialakításának szakaszában hiányzó jelöltek miatt szükséges munkaerő-források további forrásból 2014.04.14-ig. Az új jelöltekkel 2014.04.21-ig kell interjút tartani.

A kiegészítő szolgáltatások költségeinek kifizetése a 2014. február 14-én kelt 04/56 számú Szolgáltatási szerződés 4.5 pontja szerint történik.

Emberi Erőforrás osztály vezetője Semenov BAN BEN. Semenov

számú ügyben a 03-13

Odincov 2014.02.10

Belső memorandum az intézményen kívülre küldve, például egy magasabb szervezetnek, szabványos A4-es papírlapra készítve, de minden szükséges adatot feltüntetve, a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek” szerint. egységes rendszer szervezeti és adminisztratív dokumentációt. A dokumentumok elkészítésének követelményei” (2. példa).

NAK NEK szükséges részleteket A belső memorandum tartalmazza:

• Név szerkezeti egység;
• a dokumentum típusának neve (MEMÓRIA);
• dátum;
• regisztráció (kimenő szám);
• a szöveg címe;
• szöveg;
• a kérelem jelenlétére vonatkozó jelölés (ha van);
• rendeltetési hely;
• a fordító aláírása (a pozíció, kezdőbetűk, vezetéknév feltüntetésével).

2. példa

Belső memorandum

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

A menedzser által elkövetett hiányzásokról

értékesítési osztály

Felhívjuk figyelmüket, hogy ma, 2014.04.07-én Petrova Valentina Ivanovna értékesítési vezető egész munkanapon 10:00 és 18:30 között távol volt a munkahelyéről.

V. I. Petrova távolmaradása okainak megalapozottságát igazoló információkat vagy dokumentumokat nem nyújtottak be.

Az elkövetett jogsértéssel összefüggésben javaslom Petrov V.I. sétára.

Értékesítési Osztály vezetője Ignatiev O.A. Ignatiev

A 02-10. számú ügyben

Sidorova 2014.04.07

A jelentés részleteinek regisztrációja

A feljegyzés készítésekor mind a szögletes (3. példa), mind a fejlécrész részleteinek hosszirányú elrendezését (4. példa) alkalmazzuk.

3. példa

Részletek szögletes elrendezése a memorandumban

Név

szerkezeti egység Rendeltetési hely

MEMORANDUM

______________ № ________

fejléc

4. példa

A részletek hosszirányú elrendezése a memorandumban

A szerkezeti egység neve

MEMORANDUM

_____________ № _________

fejléc

Dokumentumtípus neve nagybetűkkel írják (MEMORY), és a bal margó közepén vagy a szélétől lehet elhelyezni.

dátumés szoba a memorandumok egy sorba vannak írva. A dátum arab számokkal van írva ( 21.04.2014 ) vagy alfanumerikusan ( 2014. április 21.).

jegyzet

A külső feljegyzés kelte a jóváhagyásának és a címzettnek történő megküldésének időpontja, a belső feljegyzés kelte - összeállítás és aláírás dátuma.

Regisztrációs szám belső emlékeztetőn vagy az összeállítás helyén, vagy az átvétel helyén kerül elhelyezésre - a szervezetben működő iratnyilvántartási rendszertől függően.

Ha a memorandumot figyelembe kell venni érdeklődőket, tedd rá vízum jóváhagyásaés a döntés meghozatala után felbontás vezető.

A határozat elfogadása a memorandum mérlegelésének utolsó szakasza.

jegyzet

A belső memorandumot figyelembe vevő vezető állásfoglalása lesz az alapja az esetleges intézkedések megtételének, okmányok kiállításának, rendezvények lebonyolításának.

fejléc a szöveghez röviden leírja a dokumentum tartalmát. Aszerint van megfogalmazva Általános szabályok fejlécek összeállítása dokumentumokhoz: elöljárószó használata o/oés például egy igei főnév az elöljáróban A hiányzásról Lazarenko O.O.

Szöveg A memorandum két vagy három szemantikai részből áll:

• az elsőben - megállapítvaalkatrészek- közölni kell azokat az okokat, tényeket vagy eseményeket, amelyek megírására okot adtak;
• a másodikban - elemző rész- tartalmazza a jelenlegi helyzet elemzését és a lehetséges megoldásokat;
• a harmadikban - összefoglaló rész- következtetéseket és javaslatokat tartalmaz a konkrét intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a készítő véleménye szerint meg kell tenni.

A memorandum második része hiányozhat. Ebben az esetben a memorandum szövege tartalmazza az összeállító indoklását, következtetéseit, javaslatait.

Ha a memorandumnak van melléklete, jelölje meg kbAlkalmazás aláírás előtt megtörtént.

A feljegyzés szövegében megnevezett alkalmazás jelenlétét a következőképpen kell megjelölni:

Felhasználás: 3 literhez. 1 példányban.

Ha a jegyzethez olyan alkalmazás tartozik, amely nincs megnevezve a szövegben, akkor tüntesse fel a nevét, a lapok és másolatok számát.

Melléklet: Szabályzat a Regionális Hitelosztályról 5 p. 1 példányban.

belső memorandum jel az összeállító (ha bemutatják az osztályvezetőnek) és az osztályvezető (ha bemutatják a szervezet vezetőjének); külső memorandum jelek A szervezet vezetője.

jegyzet

Ha a memorandum két vagy több oldalra készül, akkor a második és az azt követő oldalakat számozni kell. A sorozatszámok az oldal felső margójának jobb oldalán találhatók arab számokkal.

MEMO

Memo egyfajta jelentés. Ez egy írásos információs üzenet, amelyet széles körben használnak a különböző szintű és szervezeti és jogi formájú modern irányítási struktúrák gyakorlatában. A jegyzetek közvetlen kapcsolatot biztosítanak a felügyeleti objektumok között vízszintes szinten.

mellesleg

A feljegyzés olyan dokumentum, amelynek nincs hivatalos státusza. Az OKUD-ban nincs megadva.

A feljegyzések sokféle helyzetben készülnek. A dokumentum standard céljai közé tartozik:

• információkérés;
• utasítások kiadása;
• más üzenetet kísérő (kísérő megjegyzés);
• közlemények (közlemények).

A feljegyzés szövege javaslat, kérelem, pályázat formájában tartalmaz tájékoztatást az elkészítésének indokairól. Ezek lehetnek információk a személyzet mozgásáról, értekezletekről, a vállalati kultúra változásairól stb. A feljegyzések szabványos A4-es papírlapra készülnek.

A feljegyzést szakember vagy osztályvezető írja alá. A feljegyzés kelte annak összeállításának és aláírásának dátuma.

A jogszabály nem ír elő szigorú követelményeket az elkészítésére és végrehajtására vonatkozóan feljegyzések, ezért nyilvántartásuk rendjét a szervezet sajátosságait figyelembe véve a helyi normatív aktus például az irodai munkára vonatkozó utasításokban. A feljegyzés formátumának a belső kommunikációs folyamatok egyszerűsítését és felgyorsítását kell szolgálnia.

Az 5. példában egy emlékeztető mintát mutatunk be .

5. példa

Memo

2014.04.19-én szombaton 9:00-16:00 óráig a Sever LLC személyzeti osztályán, szerelési munkák riasztó beállításához.

Kérem Önt, hogy az Energoset cég alábbi munkatársai számára engedélyezze a munkavégzésre való betekintést:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Az AHO vezetője Szviridov N.N. Szviridov

számú ügyben a 02-14

Iljin 2014.04.16

MAGYARÁZÓ LEVÉL

Magyarázó levél- ez egy belső dokumentum, amely minden intézkedés, tény, esemény, incidens okait ismerteti, amelyet a szervezet alkalmazottja állított össze és egy magasabb tisztségviselő elé terjeszt.

Az Art. első része szerint 193. §-a alapján Orosz Föderáció a fegyelmi büntetés alkalmazása előtt a munkáltató köteles megkövetelni a munkavállalótól írásos magyarázatot. A munkavállaló a fegyelmi vétség elkövetésének okait és körülményeit magyarázó jegyzetben közli. Az indoklás alapján a vezető dönt a munkavállalóval szembeni fegyelmi eljárás alkalmazásáról. Ezen túlmenően ez a dokumentum az egyik alapja a kötelességszegés súlyosságának és a munkáltató által elkövetett körülményeinek értékelésének.

Az OKUD OK 011-93-ban ezt a dokumentumot csak egyszer említik - a munkafegyelem megsértésére vonatkozó magyarázó megjegyzést (0286091 kód), amely a 0286000 osztályba tartozik "A fegyelmi szankciók végrehajtásának dokumentációja".

A magyarázó megjegyzések típusai és jellemzőik

• tisztázásra külön rendelkezéseket elvégzett munka (projekt, jelentés, fejlesztés);
• szabályos helyzetek, fegyelemsértések, kötelességszegések stb. esetén készül.

A magyarázó megjegyzést a munkavállaló egy példányban, egy szabványos A4-es papírlapra írja fel kézzel, és annak címezi, aki azt kérte. Számítógépen is beírható a szervezet által elfogadott sablonos űrlap segítségével. A magyarázó jegyzet formája, valamint a végrehajtás módja (kézírásos vagy számítógépes) jogilag nem rögzített.

Indoklást szerkezeti egység vagy meghatározott tisztségviselő is készíthet.

Jegyzet bizonyítékként

A munkáltató saját kezűleg írt magyarázó megjegyzést kérve a munkavállalótól, ezzel megvédi magát a munkavállaló jogellenes cselekményeitől, amikor munkaügyi vita. Kizárja az eredeti dokumentum helyettesítését.

Ha a cég sablon űrlapokat használ, akkor a szöveg végére megjegyzést tehet:A magyarázatot személyesen, személyi számítógép segítségével állították össze. Dátum. Aláírás.

A memorandum egyes részleteinek regisztrációja

Az információk és a referenciadokumentumok egységesítése érdekében magyarázó megjegyzést kell készíteni és végrehajtani a GOST 6.30-2003 követelményeivel összhangban.

Dátum a magyarázó megjegyzés az összeállítás dátuma.

Szöveg A magyarázó megjegyzésnek tartalmaznia kell:

Az írást megalapozó tények leírása;

Érvek, amelyek megmagyarázzák a jelenlegi helyzetet.

A feljegyzés szövegének meggyőzőnek kell lennie, és megcáfolhatatlan bizonyítékot kell tartalmaznia.

Készítéskor aláírásokat feltüntetik a beosztást, a személyes aláírást, a kezdőbetűket és a vezetéknevet.

Mint alkalmazások dokumentumokra hivatkozni lehet a dokumentum kibocsátójának cselekedeteinek igazolására és bizonyos körülmények megerősítésére.

A szöveg felépítése szerint a magyarázó jegyzet abban különbözik a jelentéstől, hogy nem tartalmaz következtetéseket és javaslatokat (6. példa).

jegyzet

Ha a cég kidolgozta és jóváhagyta szabványos nyomtatványok-ban használt magyarázó megjegyzések különböző helyzetekben, ez nem jelenti azt, hogy az alkalmazottaknak a jóváhagyott nyomtatványok szerint feljegyzéseket kell készíteniük. Érvényes lehet egy nem hivatalos dokumentum is.

6. példa

Magyarázó levél

Alkalmaz fegyelmi eljárás
megrovás formájában Alexandrova ÉS.ÉS.

HR osztály adjon ki egy megbízást.
Smolkin 2014.04.17

az LLC "SV" igazgatója

A.V. Smolkin

MAGYARÁZÓ LEVÉL

14.04.2014 № 14

A munkából való távolmaradásról

Én, Alekszandrova Irina Igorevna könyvelő 2013. április 14-én 9:00 és 15:30 között személyes okok miatt távol voltam a munkahelyemről.

Nincsenek igazoló okmányaim.

Könyvelő Alexandrova I.I. Alexandrova

BEJEGYZÉSJELENTÉS, SZOLGÁLTATÁS, MAGYARÁZÓ MEGJEGYZÉSEK

A szervezet irodai szolgálatának egyik feladata az operatív keresés biztosítása szükséges információ az átadott dokumentumok végrehajtóhoz történő népszerűsítésével kapcsolatos. Az adatok kényelmesebb kereséséhez különféle regisztrációs űrlapokat használnak.

A jelentés, szolgáltatás, magyarázó megjegyzések funkcionális céljuk szerint bizonyos információk hordozói. Mivel a feljegyzésben megfogalmazott kérdéshez a szervezet vezetőjének vagy más felhatalmazott tisztségviselőjének állásfoglalása formájában meghozott írásbeli döntés szükséges, a dokumentumokat nyilvántartásba kell venni.

Emlékezzünk vissza, hogy a dokumentumok nyilvántartásának három formája van: magazin, kártya és automatizált. A szervezetnek joga van kiválasztani a leghatékonyabb és legmegfelelőbb regisztrációs formát.

▪ naplóbejegyzési űrlap - a leggyakoribb, de nem mindig kényelmes, mert a benne lévő összes dokumentum nyilvántartása időrendi sorrendben történik, és egy adott dokumentum keresésekor a szakembernek át kell néznie a folyóirat összes lapját. Az információkeresést tovább nehezíti, hogy egy kezdeményezési dokumentumot például az egyik folyóiratban, a rá adott választ pedig egy másikban lehet bejegyezni. A kötelező regisztrációs lapokat (magazinokat) a jogszabályok nem írják elő. Az ajánlott naplóforma a 7. példában látható.

7. példa

A jelentések és magyarázó jegyzetek jegyzékének töredéke

Dokumentum kelte	Regisztrációs szám	dokumentum típusa, összefoglaló	Ki írta alá a dokumentumot	Végrehajtó	Ahova áthelyezték	Átvételi elismervény (aláírás, dátum)	Jelölés a tokban lévő dokumentum irányán
07.04.2014	03-10/14	Shvets O.R. pénztáros nyaralásáról való visszahívásról.	Emberi Erőforrás osztály vezetője	Humán erőforrás osztály felügyelője	Emberi Erőforrások Minisztériuma	Smirnova V.A. 07.04.2014	A Smirnov 03-14 számú ügyben 2014.07.04

▪ Kártya regisztrációs űrlap a magazinhoz képest kényelmesebb és adaptáltabb. Az osztályozóban történő keresés során létrehozott dokumentumok nyilvántartási és ellenőrző kártyái lehetővé teszik az iratkeresés folyamatának optimalizálását és a regisztrációs folyamat időtartamának csökkentését. A kártyás regisztráció nyilvánvaló előnye, hogy egyszerre több alkalmazott is regisztrálhat;

▪ Automatizált (elektronikus) regisztrációs űrlap speciális használatát foglalja magában szoftver. A dokumentummal kapcsolatos információk az adatbázisban tárolt elektronikus regisztrációs és ellenőrző kártyára kerülnek. A regisztrációval egyidejűleg regisztrációs és ellenőrző kártya nyomtatható.

Jellemzően a jelentések és magyarázó megjegyzések összetett regisztrációs indexszel rendelkeznek, amely ugyanúgy van megfogalmazva, mint az index. kimenő dokumentum. Az iktatószám az ügy nómenklatúra szerinti mutatójából áll (beleértve a szerkezeti egység indexét és az ügyszámot ezen egység ügynómenklatúrája szerint), ill. sorozatszám dokumentumot egy naptári éven belül.

jegyzet

A dokumentumok nyilvántartásának és elszámolásának kérdéseit tükrözni kell az irodai munkára vonatkozó utasításokban. Az utasításoknak tartalmazniuk kell:

1) a nem nyilvántartott dokumentumok listája.

2) a nyilvántartott dokumentumcsoportok listája, minden csoportnál kötelező feltüntetni:

A regisztráció helye;

A regisztráció ideje és sorrendje;

Az iktatószám kialakításának szabálya;

A regisztrációs forma;

Az űrlapon feltüntetett adatok listája, kitöltésének szabályai;

Az iratok nyilvántartásba vétele utáni mozgásának elszámolásának szabályai;

A regisztráció elve (egyszeri vagy ismételt regisztráció egy dokumentum másik egységbe történő átvitelekor);

3) a dokumentumnak a szervezetben történő újbóli átvételének rendje (beérkező dokumentumok esetében).

Emlékezetek tárolási feltételei, szolgáltatás, magyarázó megjegyzések

A megőrzési időszakok a tipikus kezelési listában vannak beállítva levéltári dokumentumok tevékenység során keletkezik kormányzati szervek, szervek önkormányzatés szervezetek, feltüntetve a tárolási időtartamokat, az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. 08. 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyva. A meghatározott listának megfelelően a memorandumok tárolási időtartama 1 év, 3 ​​év, 5 év, 75 évre, véglegesen. A magyarázó megjegyzéseket folyamatosan meg kell őrizni.

A mi tanácsunk

A jegyzetek elkészítésekor egységes stílushoz kell ragaszkodni, a dokumentumok törzsszövegének meg kell felelnie az üzleti etikai szabályoknak és a dokumentumok lebonyolítására megállapított követelményeknek. Kellemetlen benyomást keltenek a pontatlanul megszerkesztett és nyelvtani hibákat tartalmazó dokumentumok. Ne siessen elküldeni a dokumentumot a címzettnek, hanem figyelmesen olvassa el, ha van, javítsa ki a nyelvtani vagy elírási hibákat.

A memorandum egy dokumentum, amelyet a szervezet vezetőjének, főkönyvelőjének vagy bármely más alkalmazottjának nevére állítanak ki.
A memorandum rendelkezik jogi hatályát, hiszen azzal a céllal állították össze, hogy a benne megfogalmazott problémával kapcsolatban intézkedjenek vagy bármilyen intézkedést megtegyenek.

A memorandumot helyesírásilag és jogilag is hozzáértően kell elkészíteni, részletesen le kell írni az aktuális problémát, és kívánatos, hogy ennek megoldására legyenek olyan intézkedések, amelyeket maga az összeállítója javasol.

A szervezet vagy osztály vezetőjének címzett memorandum az belső dokumentumés sima A4-es lapra rajzolható.

Ha a dokumentumot egy magasabb szervezetnek küldik el, akkor az automatikusan külsővé válik, és tovább készül fejléc.

A memorandum kiállításának szabályai

A memorandum fő célja nem csupán az, hogy a felsőbb vezetést megismertesse az aktuális problémával vagy a folyamatban lévő munka előrehaladásával.

És arra is, hogy ösztönözze a vezetőséget, hogy haladéktalanul tegyen intézkedéseket a jelenlegi helyzet megoldására.

A memorandumot OKUD formában kell elkészíteni, a 0286041 kód alatt.

Az emlékeztetők az információs komponenstől vagy a címzetttől (akinek a nevében írták) több osztályozásra vannak osztva.

1. Tehát az első besorolás szerint információszolgáltatás lesz, amely jelzi az elvégzett munka szakaszait, nehézségeit és jellemzőit.

Az ilyen jellegű jelentés készítőjének közérthető és szakszerű nyelven közölnie kell a hatóságokkal, hogy ez vagy az a projekt milyen fejlesztési szakaszban van, és mit tesznek a megvalósítása érdekében.

Az ilyen jelentéseket rendszeresen készítik, egészen a közelmúltig, egészen a projekt befejezéséig.

A feljegyzések közvetlenül összekapcsolják a szervezet vezetését a projektmenedzserekkel

Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtudja, mely területeken nincs elegendő forrás, melyikükben van túlzottság, és ennek megfelelően intézkedéseket hoz a projekt munkájának normalizálására.

A menedzsment, vagyis az erőforrások elosztásával kapcsolatos döntések meghozatala csak megbízható és időszerű információk alapján lehetséges. Ennek az információnak helyesnek kell lennie, és azonnal meg kell érkeznie. Ezt szolgálja hivatalos dokumentum"memorandum" néven, amelyről később fogsz tudni.

Mi ez a jegyzet?

A memorandum az információ „alulról felfelé” történő továbbításának szabványos formája – az alsóbb szintű alkalmazottaktól a menedzsmentig. A feljegyzések leírják a kritikus eseményeket, a folyamatban lévő tevékenységeket és a cég általános állapotát. A beszámolók alapján a vezető pontosabb elemzést készíthet a szervezet helyzetéről, megfelelő parancsokat adhat.

A jelentés elkészítése ötlete lehet mind a beosztottnak, mind a közvetlen vezetésnek. Ha a kezdeményezés a vezetéstől érkezik, akkor gyakran szóban adják a beosztotthoz a megbízást ennek a munkának a végrehajtására.

Vannak más típusú feljegyzések is az üzleti kommunikációhoz. Nem szabad összetéveszteni a jelentéssel, ezért vegye figyelembe népszerű típusaikat:

• Emlékeztető – információk továbbítására szolgál olyan részlegek vagy alkalmazottak között, akik nincsenek közvetlenül egymásnak alárendelve. Egyes együttműködési kérések vagy a szervezeten belüli folyamatban lévő események bejelentése ilyen módon is megfogalmazható, így ez a forma nem tekinthető feljegyzésnek.
• , amelyben a munkavállaló általában elmagyarázza a vezetőségnek tetteit, leggyakrabban azokat, amelyek a szervezet normál működésének megzavarásához vezettek. Ez szintén nem jelentés.

Az alábbiakban megtekinthet egy videót, amely elmagyarázza a jegyzetek és az emlékeztetők közötti különbséget:

Szem előtt kell tartani, hogy a memorandum komoly jogi dokumentum. Lehetséges, hogy a jövőben hivatkoznia kell rá, amikor pereskedés, ezért óvatosan kezelje a tartalmát.

A memorandum típusai

A riportok feltételes témakörök szerinti felosztása létezik, melynek hozzávetőleges iránya a címből kiderül:

• Jelentés. Leggyakrabban ilyen jelentéseket használnak. Összeállításukat előre szabályozza egy magasabb struktúra a rendszeresen egyszerű, de folyamatos monitorozást igénylő paraméterek szabályozására.
• Kezdeményezés. Azokban az esetekben, amikor a beosztottaknak javaslatuk van a vállalati folyamatok racionalizálására vagy optimalizálására, szabálytalanul kerülnek a vezetés elé.
• Tájékoztató. Azért írják őket, hogy értesítsék a feletteseket az osztály vagy vállalat jól bevált munkájában bekövetkezett drasztikus (gyakran negatív) változásokról. Ilyen esetekben általában gyors vezetői reakcióra van szükség, hogy ne legyen veszteség vagy esetleges nyereség kiesése.

A témától függetlenül a dokumentum lehet:

• Belső. Az intézményen belül felmerülő problémák megoldására belső jelentéseket használnak. A döntéseket mérlegelésük után hozzák meg saját alkalmazottak szervezetek.
• külső. Külső jelentés készül a saját intézményében zajló folyamatokba bevonni kívánt külső szervezet számára.

Az ilyen memorandumok összeállításának módját a továbbiakban megvizsgáljuk.

Hogyan írjunk belső memorandumot?

A belső jelentések általában sima papírlapokra készülnek. Felsoroljuk a szükséges alkatrészeket és feltüntetjük a hagyományos elhelyezkedésüket:

1. Kinek szól a jelentés (kinek kell döntenie) - a jobb felső sarokban, datív esetben.
2. Tájékoztatás a dokumentumot összeállító személyről az osztály (részleg) nélkülözhetetlen megjelölésével. A jobb oldalon, az előző rész alatt is datívusban van feltüntetve.
3. A dokumentum neve - "Memorandum" - a lap közepén (pont, kettőspont és egyéb írásjelek nem kerülnek a név után). Ha a riport témája szabványos (hiányzásról, ajánlatról, bónuszokról) - azonnal felteheti a cím alá.
4. Nyilvántartási szám és dátum (ha a belső irodai munka megköveteli).
5. Meg lehet említeni azokat az indítékokat, amelyek a feljegyzés elkészítését okozták.
6. A bekezdésből - állítás, vagyis a válaszadó szemszögéből bármely folyamatban kialakult helyzet megállapítása (tények, események, körülmények, kronológia, ok-okozati összefüggések).
7. Az új bekezdésből - analitika, vagyis a már meglévő, vagy a jövőben lehetséges problémák pontos leírása, ahogy az a beszélő előtt megjelenik (néha olyan potenciális lehetőségek is adottak, amelyek még nem használtak, de a javát szolgálhatják a szervezet).
8. Új sorból - ajánlások, vagyis a problémák kiküszöbölésének módjai vagy javaslatok a veszteségek minimalizálására, ha lehetetlen elkerülni bizonyos tényezők negatív hatását (vagy a fel nem használt erőforrások fejlesztésének legjobb módja).
9. Dátum, dátum, az előadó személyes adatai - aláírás, beosztás, kezdőbetűk (teljes név).

Egy üres dokumentum nyomtatvány letölthető.

Az alábbiakban egy ilyen memorandum legnépszerűbb formáit tekintjük át.

A munkafegyelem megsértéséről

Egy ilyen dokumentum nagyon komoly, mert az alapján lehet:

• kiadott (megrovás);
• alkalmazott lefokozása;
• a munkavállaló elbocsátására vonatkozó eljárást az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikke alapján indították el;
• nyílt tárgyalás.

Természetesen az ilyen információk belsőek, így az intézményen kívüli behatolásuk nem kívánatos.

A fő szövegnek egyértelműen és konkrétan jeleznie kell, hogy a munkavállaló miben volt hibás. Még jobb, ha közvetlenül hivatkoznak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének cikkeire és a munkavállaló által megsértett belső szabályokra.

A szöveg általában tartalmaz egy említést arról, hogy a munkavállaló magyarázó megjegyzésben magyarázatot adott viselkedésére, feltüntetve a dokumentum számát, dátumát és egyéb azonosítóit. Ha nincs ilyen magyarázat, akkor ezt is jelzik.

Letölthető a belső feljegyzés mintája, amely szerint a munkavállaló munkafegyelmet sértett, mert nem tartózkodott a munkahelyén.

A feladatellátás elmulasztásáról

Általános szabály, hogy a hivatali kötelezettségek elmulasztása miatt a munkavállalót fegyelmi felelősségre vonás formájában kell megbüntetni. Formái lehetnek:

• prémium nem fizetése;
• bírság;
• rendreutasítás;
• lefokozás.

A hivatali kötelezettségek elmulasztásáról szóló feljegyzés minta letöltését javasoljuk.

A munkavállalónak jogában áll perelni a munkáltatót, ha a büntetést méltánytalannak vagy túlzónak ítéli, ezért a jegyzőkönyv összeállításánál a megfogalmazás pontossága és a bemutatott követelmények ellenőrzése szükséges, például a belső munkarendre való hivatkozással. .

A bónuszokról

Ezt a jelentési formát olyan esetekben alkalmazzák, amikor a munkavállalót bónuszban részesítik. A főszövegben alá van írva, hogy melyik munkáért és mekkora összegben jár a bónusz. Letölthet egy mintát egy ilyen dokumentumból.

Hogyan írjunk külső jelentést?

Az ilyen dokumentumok céges fejléces papírra készülnek, a cég adatainak és elérhetőségeinek kötelező feltüntetésével. Az űrlapon található embléma segít a címzettnek gyorsan megérteni, kivel van dolga. Az okmány hitelességének igazolására a vállalkozás kék pecsétjét kell elhelyezni.

Mivel az üzleti papírokat a külvilág felé küldik, a kitöltési követelmények a következők:

1. A fogadó szervezet neve. Rövidítések és kihagyások nem megengedettek (jobbra fent).
2. Végrehajtó, akinek a dokumentumot elküldik (általában a "főigazgatónak" vagy valami hasonlónak) - az előző rész alatt.
3. A küldő szervezet neve, rövidítések és kihagyások nélkül is (balra fent).
4. A dokumentum teljes hivatalos címe (például egy alkalmazott üzleti útjáról szóló feljegyzés) a dokumentum közepén található.
5. Az üzleti formában megfogalmazott dolog lényege tömör és világos.
6. A küldő szervezet vezetőjének beosztása, aláírása és kezdőbetűi (az alsó rész közepén).
7. Az előadó adatai - beosztás, kezdőbetűk, elérhetőség (iroda) telefonszáma (az előző rész alatt).

Íme egy példa egy ilyen megjegyzésre:

5 követelmény a jelentési űrlapra

A memorandumnak nincs szigorúan kötelező forma Ez azonban egy irodai üzenet, ezért informális formátumban készült, amely a következő kötelező elemeket tartalmazza:

1. A szükséges információkat egyértelműen ki kell írni.
2. A durva hibák és fontos adatok kihagyása elfogadhatatlan, ellenkező esetben a jelentés a jövőben érvénytelenné válhat.
3. Az érzelmi értékelés és a leírt helyzethez való személyes hozzáállás általában nem fogadható el, mivel nem járul hozzá az elfogadáshoz közigazgatási határozat.
4. A körülmények leírásánál a helyzet minden lényeges részletét meg kell jelölni. A kisebb részletek elhagyhatók.
5. A dokumentum végén fel kell tüntetni az összeállító beosztását és teljes nevét.

Fentebb megismerkedhetett a riportok különböző típusaival, így most sokkal jobban megérti, hogyan kell összeállítani és mit kell beleírni. Ez különösen hasznos az alkalmazottak számára. közintézmények, melynek vezetői kötelesek feljegyzéseket írni.

Bármely vállalkozásnál találnak olyan alkalmazottat, aki nem tiszteli kollégáit, beosztottjait, sőt néha feletteseit. nem úgy mint fegyelmi vétségekés nem megfelelő teljesítmény kötelességei miatt néha nehéz megbüntetni a munkavállalót a helytelen viselkedésért, mivel a helytelen viselkedés normái gyakorlatilag nem találhatók meg az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében (a pedagógiai dolgozók kivételével).

Mivel a helytelen viselkedés fogalma, valamint az érte való büntetés alapvetően nincs előírva jogalkotási aktusok, ahhoz, hogy a munkavállaló helytelen magatartását minősíteni lehessen, és ezért büntetés kiszabható legyen, szükséges a fenti fogalmak bevezetése a szervezet helyi szabályozó dokumentumaiba.

Például be kollektív megállapodás vagy a belső munkaügyi szabályzatban.

A helytelen (unalmas) viselkedés a következő műveleteket foglalja magában:

• sértő megjegyzések a szervezet munkatársaira vagy ügyfeleire;
• trágár szavak használata emberekkel kapcsolatban vagy egyszerűen a köznyelvben;
• rögeszmés és durva viselkedés;
• obszcén gesztusok a szervezet munkatársai és ügyfelei felé stb.

Ez csak néhány fő jele az alkalmazottak helytelen viselkedésének.

Ez a lista szinte vég nélkül folytatható, minden a szervezet vállalati politikájától és tevékenységi körétől függ.

Milyen felelősséggel kell rendelkeznie a CTO-nak egy vállalatnál? lásd a linket.

A fenti akciókon kívül sok más is betudható ide, egészen a leleplező ruhák viseléséig, ha a cégnek szigorú öltözködési szabályzata van.

A helytelen magatartásra vonatkozó záradék beillesztése a szervezet egyik helyi szabályozási dokumentumába, valamint a munkavállaló megismertetése szükséges ahhoz, hogy a szervezet vezetőjének joga legyen megbüntetni azt a munkavállalót, aki ezt a kötelezettségszegést elkövette.

Okiratminta a büntetés alkalmazására vonatkozó indoklás elmulasztásáról.

Ki készít kötelezettségszegési feljegyzést?

Minden munkavállaló, aki egyidejűleg jelen volt, vagy akinek ezt a magatartást elküldték, jogosult feljegyzést készíteni a munkavállaló helytelen magatartásáról.

A fizetésből származó tartásdíj kiszámítása nem a legegyszerűbb eljárás. A gyermektartásdíj helyes kiszámításához lásd.

A feljegyzésen túlmenően a bizottság jelenlétében okirat is készülhet arról, hogy ez a munkavállaló helytelenül viselkedett a szervezet alkalmazottaival vagy üzleti partnereivel szemben.

Gyakran helytelen viselkedés, különösen valakivel kapcsolatos obszcén kijelentések kísérik alkoholos mérgezés. Tehát ebben az esetben, úgy tűnik, kötelességszegés, kétszer megbüntetheti a munkavállalót.

A munkavállaló ittas állapotú megjelenéséért és helytelen magatartásért. De csak azzal a feltétellel, hogy a helytelen viselkedés normáit és azok tilalmát a szervezet helyi szabályozási dokumentumai tartalmazzák.

Ebben az esetben feljegyzést vagy aktust készít egy bizottság, amely rögzíti a munkavállaló ittas állapotát.

Minta feljegyzés egy alkalmazott gagyi viselkedéséről

A dokumentumok összeállításának eljárása, amelyet a munkavállaló megengedett magának fakó viselkedés nem különbözik az összes többi feljegyzés és aktus előkészítésétől, amelyből a hatósági vizsgálat indul.

A belső vizsgálatot illetően ebben az ügyben nincs egyértelmű vélemény. De ha az ügy bíróságra kerül, akkor jelezni kell, sőt, kívánatos, hogy legyenek tanúk.

A hatósági vizsgálat folyamatban van általános rend törvényi előírásoknak megfelelően.

Mivel a magatartási normákat gyakran a belső munkaügyi szabályzat írja elő, ezek megszegése fegyelmi vétségnek tulajdonítható.

Munkavállalói felelősség

Általában azt a munkavállalót alkalmazzák, aki megengedte magának a helytelen (untalan) magatartást fegyelmi büntetés. Általában ez, súlyosságtól függően, megrovás vagy megjegyzés.

Melyek az anyagmérlegben megtérülő beruházások, és milyen esetekben veszik ezeket figyelembe? Erre a kérdésre van válasz.

Lehetetlen azonnal elbocsátani helytelen viselkedés miatt, mivel ez nem vonatkozik egyetlen komolyra.

De ha a munkavállaló már tudja, hogyan szabhat ki korábban fegyelmi szankciót egy évnél rövidebb időtartamra, akkor az elbocsátás teljesen lehetséges, még akkor is, ha az előző szankciót teljesen más szabálysértés miatt szabták ki.

A büntetés mellett a szerint Munka Törvénykönyve, v ez az eset szabályokat lehet alkalmazni Polgári törvénykönyv , személy- és méltóságsértés szempontjából, rágalmazás.

A bírósághoz fordulhatnak mind az érintett harmadik fél állampolgárok, akiket megsértettek¸, mind a szervezet közvetlen alkalmazottai.

Vannak precedensek, amikor nem egy konkrét alkalmazott ellen, hanem a szervezet egésze ellen indítottak pert, ha magas pozíciót töltött be az, aki megengedte magának a helytelen magatartást.

Hogyan kell dokumentálni az áru átvételét? Összeállítási szabályok és lásd a linket.

Ezenkívül az alkalmazottak egyetlen kiútja a bírósághoz fordulás abban az esetben, ha a szervezet vezetője durva és helytelen viselkedést engedett meg magának.

Mindenesetre manapság egyre több cég kezd odafigyelni a munkavállalói kommunikációnak erre a részére, mint a vállalkozás üzleti arculatának fontos elemére.

Ezért egyre gyakrabban írják elő az alkalmazottak egymás közötti, valamint a szervezet ügyfeleivel folytatott belső kommunikációjának normáit. helyi dokumentumokat egyre több helyet foglal el.

Bár itt sem szabad elragadni és szűk keretek közé szorítani a dolgozókat. Mert be hatályos jogszabályok korlátozások lehetnek. Ezt akkor is fontos megjegyezni, amikor egy szervezet öltözködési kódját állítjuk össze.

Ebből a videóból megtudhatja, hogyan írjon feljelentést egy alkalmazottról sértésért: