Când concediezi un casier, ce acte să întocmești. Cum se creează un comitet de inventariere

Postat pe site 12.11.2012

În prezent, nu există o procedură legală pentru transferul cauzelor la eliberarea din funcție a unui contabil. Actualitatea de a avea reglementarea relevantă ca document intern este fără îndoială, mai ales dacă asigurătorul are separat unități structurale. Volumul problemelor ridicate în timpul transferului de dosare depinde de competențele conferite sucursalei și de funcțiile atribuite contabilului. Șeful filialei trebuie să creeze condiții pentru desfășurarea activităților de transfer de dosare.

Multe organizații de asigurări au divizii structurale separate în care funcționează serviciul de contabilitate. Concedierea unui contabil poate cauza un eșec în activitatea nu numai a sucursalei, ci și a organizației-mamă. Pentru a minimiza posibilul Consecințe negative, asiguratorul trebuie sa aranjeze transferul cazurilor, chiar daca la momentul concedierii fostului contabil nu i s-a gasit un inlocuitor. Reglementarea acțiunilor asigurătorului va ajuta la simplificarea procedurii de transfer a cazurilor și la controlul acesteia.
Legislatura actuală nu prevede nicio procedură pentru eliberarea din funcție a contabilului șef al organizației și cu atât mai mult a contabilului sucursalei. organizatie de asigurari dezvoltă și aprobă în mod independent o astfel de procedură. De obicei, include următorii pași:
1. Emiterea unui ordin de acceptare și transfer de dosare.
2. Efectuarea unui inventar al activelor, pasivelor și formularelor stricte de raportare.
3. Verificarea stării contului.
4. Transferul direct de cazuri.
5. Înregistrarea și semnarea actului de acceptare și transfer de cauze.
Dacă în momentul transferului cazurilor la serviciu este angajat un nou contabil, atunci cazurile sunt acceptate de acesta. Dacă nu se găsește un înlocuitor, atunci cazurile pot fi transferate unui alt angajat, căruia îi este atribuită temporar responsabilitatea de întreținere. contabilitate, sau directorul sucursalei cu atribuirea de atribuții corespunzătoare acestuia. Ulterior, atunci când este angajat un nou contabil, cazurile relevante trebuie să fie transferate acestuia de către angajații specificati. Mai mult, transferul cazurilor trebuie efectuat în ziua în care este angajat noul contabil.
În cazul în care transferul dosarelor nu a fost organizat, este în interesul contabilului nou angajat să întocmească un inventar al documentelor disponibile și un bilanț, fixând soldurile conturilor la momentul în care a început să-și exercite atribuțiile. .

Ordin de acceptare-transfer cazuri
Transferul cazurilor se efectuează pe baza ordinului șefului organizației. În cazul în care transferul cazurilor se efectuează într-o sucursală, atunci ordinul poate fi emis de organizația principală sau sucursala asigurătorului.
Comanda ar trebui să indice:
- motivul acceptării și transferului cauzelor;
- momentul primirii și transferului dosarelor și perioada pentru care se efectuează acceptarea și transferul dosarelor;
- persoana responsabilă de transferul cazurilor (contabil de plecare) și de acceptarea acestora;
- componența comisiei și a președintelui acesteia;
- termene de întocmire a unui act de acceptare și transfer de cauze.
Termenul de transfer al dosarelor trebuie stabilit cel târziu la data revocarii contabilului care transferă dosare. Ca regulă generală, dacă pleacă un contabil propria voinţă, contractul de muncă poate înceta după două săptămâni din ziua următoare zilei de depunere a cererii de concediere. În acest caz, transferul cazurilor poate dura două săptămâni. Cu toate acestea, Codul Muncii al Federației Ruse prevede posibilitatea rezilierii contractului înainte de expirarea unei perioade de două săptămâni, dacă părțile ajung la acordul relevant (articolul 80 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Este important să se acorde atenție faptului că șeful organizației (directorul de sucursală) nu are dreptul să refuze semnarea scrisorii de demisie, explicând acest lucru prin lipsa unui act de acceptare și transfer de cazuri. În cazul în care contabilul demisionar refuză să transfere cazuri, conducătorul are dreptul să îi aplice o sancțiune disciplinară în temeiul art. 192 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Dacă urmează să fie transferată o cantitate mare de documente, atunci se creează o comisie pentru transferul cazurilor. Comisia poate include angajați ai departamentului de contabilitate al sediului central, servicii control intern(audit), servicii de securitate etc.
Dacă numărul de documente este mic, atunci transferul cazurilor se poate efectua cu implicarea unui specialist de la sediul central (de exemplu, un ofițer de audit intern), sau din propria sucursală, sau din altă sucursală (ca un regulă, se acordă preferință unei ramuri a mai multor nivel inalt sau ramură prin apropiere teritorială).

Inventarierea activelor, pasivelor și formularelor stricte de raportare
Dacă se efectuează un inventar în timpul transferului de cazuri ar trebui să fie decis de șeful organizației sau stabilit printr-un document care reglementează o astfel de procedură. Totuși, dacă contabilul este o persoană responsabilă financiar, un inventar la schimbarea lui este o procedură obligatorie. Deci, atunci când se combină poziția unui contabil și a unui casier, se efectuează în mod necesar un inventar al casieriei, atunci când contabilul menține documentația personalului - un inventar al cărților de muncă, când contabilul stochează forme de raportare strictă - un inventar al casierie; dacă contabilul este responsabil pentru depozitarea proprietății, atunci trebuie efectuat un inventar al mijloacelor fixe și al materialelor. În plus, la concedierea unui contabil, se recomandă efectuarea unui inventar al decontărilor cu contrapărțile, precum și al impozitelor și al primelor de asigurare.
Actele de inventar și evidențele de inventar sunt întocmite conform formelor unificate aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18 august 1998 nr. 88.
Inventar Baniși documente monetare se intocmeste printr-un act in forma nr.15-INV. În timpul inventarierii, prezența registrelor de casă, a jurnalului unui casier-operator, benzi de control, rapoarte Z, ordine pentru eliberarea de avansuri, rapoarte anticipate a emis chitanțe în formularul nr. A-7.
Un inventar al formularelor stricte de raportare, inclusiv chitanțele în formularul nr. A-7 și formularele albe ale carnetelor de muncă, se întocmește printr-un act în formularul nr. 16-INV. Se verifică prezența formelor curate și deteriorate de raportare strictă, facturi, acte de acceptare și transfer, distrugere și retragere din circulație a chitanțelor, registrelor de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă.
Inventarul carnetelor de cecuri se întocmește printr-un act sub orice formă, care indică numărul de cecuri și taloane la acestea, precum și numărul de cecuri uzate, stricate, neutilizate. Pe parcursul inventarierii, se pot trimite cereri către bănci pentru carnetele de cecuri emise la sucursală. Dacă în carnet se găsesc cecuri lipsă, se solicită explicații de la contabil.
Un inventar al decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori se întocmește printr-un act în formularul nr. INV-17 și un certificat la acesta. O atenție deosebită trebuie acordată validității apariției datoriilor în temeiul creanțelor subrogative, precum și prezenței datoriilor neperformante. Existența contractelor, a actelor de muncă efectuate, a reconciliărilor decontărilor cu contrapărțile și autoritățile fiscale etc. Pentru a confirma absența sau prezența datoriilor de la autoritățile fiscale și de la fondurile nebugetare, se poate solicita o adeverință privind starea plăților pentru impozite și prime de asigurare.
Persoanele responsabile trebuie să confirme soldurile de numerar neutilizate pentru sumele contabile prin formare notificareîn acord sau dezacord cu suma ce li se cuvine. În caz de neconcordanțe, contabilul, casierul și persoana responsabilă trebuie să dea explicații. Inventarul formelor de politici se întocmește sub orice formă. În timpul inventarierii se înregistrează numerele de formulare, indicând formularele neutilizate și deteriorate. Facturile, actele de acceptare și transfer, actele de distrugere și retragere din circulație a formularelor sunt supuse verificării.
Actele de inventariere și listele de inventariere sunt semnate de părțile care primesc și transferă, precum și de persoanele responsabile financiar și de alte persoane care participă la transferul cauzelor. Actului de acceptare și transfer se anexează actele și inventarele specificate.
Dacă nu se efectuează un inventar în timpul transferului de cazuri, atunci este recomandabil să atașați actele ultimului inventar la actul de acceptare și transfer de cazuri.
În cazul unui deficit de proprietăți, fonduri, forme de raportare strictă, deciziile privind acțiunile ulterioare ar trebui luate de către șef.
La sfârșitul inventarierii, începe direct transferul cauzelor, timp în care, printre altele, rămășițele din următoarele urmează să fie transferate persoanei nou numite:
- numerar și documente bănești (dacă contabilul pensionar a îndeplinit funcțiile de casier);
- formulare stricte de raportare (dacă contabilul demisionat era o persoană responsabilă financiar).
Acest transfer se face acte separate care sunt atașate act general predarea dosarelor.
Trebuie remarcat faptul că, în momentul transferului de fonduri și al formularelor stricte de raportare, partea care primește trebuie să aibă un acord privind răspundere.

Verificarea stării contului
Se poate efectua o verificare selectivă a reflectării datelor asupra conturilor contabilității sintetice și analitice. Criteriul de verificare selectivă poate fi suma pentru care a fost efectuată tranzacția comercială. în care Atentie speciala ar trebui acordată momentul calculării primei de asigurare și remunerarea agenților, repartizarea primelor pe tip de asigurare, precum și datorii restante și sume contabile.
Dacă ramura perioadă lungă de timp audit, audit, audit fiscal, audit de către autoritatea de supraveghere a asigurărilor etc., atunci auditul situației contabile ar trebui să fie mai complet. Documentele contabile primare trebuie verificate nu numai pentru corectitudinea executării lor, ci și pentru prezența semnăturilor în ele. Persoane autorizate. În lipsa semnăturilor pe documentele de cheltuieli, acestea trebuie restaurate. În cazul refuzului semnării documentului, se întocmește act.
De asemenea, este supusă verificării și procedura de păstrare a documentelor și înregistrărilor contabile. În special, documentele contabile primare, registrele contabile, situațiile contabile (financiare), documentele de politică contabilă, standardele și alte documente legate de organizarea și întreținerea contabilității, inclusiv instrumente care asigură reproducerea; documente electronice, precum și autentificarea semnatura electronica. Documentația primară pentru perioada de raportare este depusă în mape conform nomenclatorului cazurilor, iar documentele din perioadele anterioare sunt cusute și arhivate. Organizația trebuie să ofere conditii sigure păstrarea documentelor contabile și protecția acestora împotriva modificărilor.
De regulă, verificarea se efectuează asupra operațiunilor contabile efectuate de la ultimul transfer de dosare. Deci, dacă contabilul care demisionează a lucrat în organizație mai mult de cinci ani, atunci perioada de verificare poate acoperi cinci ani anteriori anului de raportare, deoarece aceasta este perioada stabilită pentru stocarea majorității documentelor contabile primare și a registrelor contabile. Dacă contabilul care se pensionează a lucrat în organizație doar un an, atunci perioada de audit poate acoperi exact această perioadă. În acest caz, actele anterioare de acceptare și transfer de cazuri trebuie transferate noului contabil. Se recomandă verificarea dacă s-au efectuat înregistrări corective pentru încălcările constatate și consemnate în actul de acceptare și transfer de cazuri al anteriorului contabil. Dacă nu, atunci comentariile adecvate ar trebui incluse în actul de acceptare și transfer de cazuri.
La discreția șefului organizației, se poate stabili o perioadă diferită pentru verificarea stării contabilității. Totodată, pot fi luate în considerare ultimele verificări efectuate de autoritățile de reglementare, sau de auditori independenți, sau de serviciul de control intern (audit, audit).
La momentul transferului cazurilor, toate procesele contabile pentru perioada trecută trebuie să fie finalizate, trebuie să fie întocmite înregistrări în contabilitate, registrele tipărite și documentele primare depuse. Cu toate acestea, este posibil ca la data transferului cazurilor să nu fie toate Documente necesare. De exemplu, acumularea primelor de asigurare în contabilitate se bazează pe raportarea operațională, dar, în același timp, nu există contracte de asigurare originale, acte de muncă efectuate semnate etc. În acest caz, comentariile relevante ar trebui incluse în actul de acceptare și transfer de cazuri (în textul actului în sine sau sub forma unei anexe la acesta). În plus, toate încălcările, inexactitățile și discrepanțe între conturi și documente primare. Dacă formarea de date nesigure este asociată cu o indicare directă a șefului unei astfel de proceduri contabile, atunci la actul de acceptare (neacceptare) a datelor conținute în contabilitatea primară trebuie atașat un ordin scris al șefului. documente, sau pe reflectarea (nereflexia) obiectelor contabile. În acest caz, managerul este responsabil pentru informațiile create (clauza 8, articolul 7 lege federala din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”). De asemenea, actul ar trebui să indice absența documentelor contabile primare și a altor documente justificative.

Actul de acceptare și transfer de cazuri
Asigurătorul dezvoltă în mod independent forma actului. Ar trebui să includă cât mai multe informații colectate și prelucrate în timpul transferului de cazuri.
Actul de acceptare și transfer de cazuri trebuie să includă:
- detalii generale (data transferului dosarelor; perioada pentru care s-a efectuat transferul cauzelor; data și numărul ordinului în baza căruia se efectuează transferul cauzelor; semnăturile persoanelor care acceptă și transferă cauzele, ca precum și membrii și președintele comisiei);
- caracteristicile contabilitatii.
Caracteristicile contabilității pot include următoarele secțiuni:
1. caracteristici generale contabilitate (starea registrelor de contabilitate sintetică și analitică, prezența discrepanțelor în acestea, data la care se completează Registrul general).
2. Starea casei de marcat și a contabilității de casă (prezența unui casier și a unui acord privind răspunderea individuală deplină, prezența unei case de marcat și a documentelor pentru acesta și întreținerea acesteia, prezența benzilor de control și a unui jurnal al casierului-operator , rezultatele unui inventar de numerar, formulare stricte de raportare și carnete de cecuri , conturi bancare deschise și corespondența soldurilor acestora cu cele mai recente extrase de cont bancar, disponibilitatea notificărilor de la autoritățile fiscale despre deschiderea conturilor bancare).
3. Starea contabilității decontărilor (prezența datoriilor restante și neperformante, a soldurilor sumelor contabile, disponibilitatea actelor de reconciliere a decontărilor reciproce, a rezultatelor inventarului, prezența actelor de reconciliere cu organele fiscale).
4. Starea contabilității mijloacelor fixe și materialelor (rezultatele inventarului).
5. Starea de înregistrare a formularelor de poliță de asigurare (rezultatele inventarierii formularelor de poliță, disponibilitatea documentelor).
6. Depozitarea documentelor (asigurarea păstrării corespunzătoare a documentelor și formularelor de poliță, prezența inventarelor dosarelor, corectitudinea sechestrului și distrugerii documentelor, prezența formularelor furate și a inventarelor lipsă).
7. Solduri de cont (prezența unui bilanţ semnat de contabilul demisionar și șeful).
8. Inventarul documentelor transferate (numărul de cazuri transferate cu indicarea nomenclaturii acestora).
9. Altele (numar de chei transferate din seif si chei electronice din programul Client-Banca, timbre si sigilii, imputerniciri, carnete de munca).
La act se anexează un inventar de cazuri, acte de inventariere și inventariere, acte de acceptare și transfer de fonduri, forme de strictă răspundere, carnete de cecuri, sigilii și ștampile, chei, bilanțuri (generale și pe conturile 50, 51, 52). , 71, 73 ), copii ale extraselor bancare, o copie a fișei de inserare a cărții de casă, copii ale reconciliărilor decontărilor cu organele fiscale, note explicative oficiali si etc.
Cantitatea de informații incluse în act poate fi specificată, redusă sau completată în funcție de conditii specifice. Actul de acceptare și transmitere a cauzelor se întocmește în trei exemplare: primul - pentru partea care cedează, al doilea - pentru partea care primește, al treilea - pentru organizația-mamă.
În cazul în care părțile nu sunt de acord cu rezultatele rezumate în act, acestea pot formula rezerve motivate la acesta. Refuzul contabilului demisionar de a semna actul și de a da explicații în timpul transferului de cazuri se consemnează în actul de transfer și acceptare.
La finalizarea transferului de cazuri, se eliberează noi carduri bancare în toate băncile unde sunt deschise conturi. Contabilul demisionar este interesat în primul rând de acest lucru pentru a preveni posibilitatea falsificării semnăturii sale în documente financiare. Vă rugăm să rețineți că emiterea de noi carduri bancare poate avea loc mai devreme, de exemplu, după un inventar al casei de marcat.
De asemenea, este necesar să se înlăture împuternicirile eliberate contabilului și să se facă modificări în toate documentele în care contabilul demisionat este numit ca persoană responsabilă sau membru al comisiei.

concluzii
Toate părțile implicate în transferul de cazuri sunt interesate de transfer - atât organizația, cât și contabilul demisionar, cât și contabilul nou numit. Înregistrarea actului de acceptare și transfer de cauze va permite să se facă distincția între responsabilitățile părților care primesc și cele care au transferat.
Deoarece în timpul transferului de cazuri, de regulă, fostul contabil nu a demisionat încă, iar noul contabil a fost deja angajat, puterile acestora ar trebui să fie clar împărțite și documentate pentru perioadă de tranziție. Procesul de recomandare este determinat de organizație, dar poate fi supus modificărilor de către părțile implicate.

A.A. Kvarandzia, redactor-șef al revistei „Impozitare, contabilitate și raportare într-o companie de asigurări”

Componența comisiei de inventariere poate include orice angajați ai organizației. Comisia este formată din cel puțin trei persoane - personal contabil, tehnic și alți specialiști clauza 2.3.

Președintele, de regulă, este numit de șeful adjunct al organizației sau de contabilul șef.

Componența comisiei și președintele acesteia se aprobă de către șeful organizației pe inventar. De asemenea, puteti numi o comisie permanenta de inventariere, pentru aceasta emitere o comanda sub orice forma.

Exemplu. Ordin privind crearea unei comisii de inventariere

OOO "Alfa"
ORDIN
privind constituirea unei comisii de inventariere

Pentru a efectua inventare programate și neprogramate, creați un comision de inventar permanent din 16.01.2020 format din:

Președintele Comisiei - Contabil șef Nikanorov E.A. membrii comisiei: - manager Potapov A.S. - contabil Petrova E.P. - avocat Karamzin K.N.

Manager general Ivanov Ivanov I.I.

Familiarizat cu comanda:

Contabil șef Nikanorova Nikanorova E.A.

15.01.2020

Manager Potapov Potapov A.S.

15.01.2020

Contabil Petrova Petrova E.P.

15.01.2020

Avocat Karamzin Karamzin K.N.

15.01.2020

În timpul inventarierii, membrii comisiei recalculează proprietatea și îi determină starea calitativă. Datele obținute sunt introduse în listele de inventar. clauza 2.7 din Ghidul pentru inventariere.

Persoanele responsabile financiar sunt obligate să fie prezente la inventarierea bunurilor care le sunt încredințate, dar nu sunt incluse în comisia de inventariere.

Vă rugăm să clarificați procedura de transfer a cazurilor la concedierea unui casier. În organizația noastră bugetară, casierul demisionează pe 15 iunie de bunăvoie. Noul casier va începe să-și îndeplinească atribuțiile abia pe 16 iunie. Cum să întocmești corect un inventar al casieriei și să transferi cazurile de la o casierie la alta în această situație?

Răspuns

În primul rând, observăm că în prezent nu există o reglementare specială instrument juridic, care ar reglementa transferul cazurilor de la un casier (un angajat care își îndeplinește funcțiile) la altul. În acest sens, regulile relevante, inclusiv regulile documentație cazuri de transfer, organizațiile trebuie să se dezvolte independent, ghidate de Cerințe generale acte juridice normative care reglementează procedura de efectuare a contabilității pe teritoriul Federației Ruse.

Este recomandabil să se consolideze procedura dezvoltată de către intern act local, de exemplu, ar putea fi „Instrucțiune privind procedura de transfer a cazurilor la schimbarea casieriei”. Cu titlu orientativ, puteți folosi Instrucțiunea privind procedura de acceptare și predare a cazurilor de către contabilii șefi (contabilii seniori în calitate de contabili șefi), direcțiile de contabilitate centralizată (departamentele de contabilitate), instituțiile, întreprinderile și organizațiile Ministerului Sănătății URSS, aprobate. de către Ministerul Sănătății al URSS la 28 mai 1979 N 25-12 / 38. De exemplu, o organizație poate prevedea ca primirea și livrarea cazurilor de către casier să fie efectuate pe baza ordinului relevant al șefului (indicând termenul limită pentru acceptarea și livrarea cazurilor) și să fie întocmit printr-un act de verificarea casieriei (formularul este arbitrar, dar este recomandabil să îl întocmești ținând cont de cerințele pentru detaliile documentului contabil primar și procedura de întocmire a acestuia, prevăzute de Legea federală din 6 decembrie 2011 N 402-FZ „Cu privire la contabilitate” (în continuare - Legea N 402-FZ)).

La compilarea propriilor documente, vă recomandăm, de asemenea, să utilizați regulile de prelucrare a documentelor prezentate în „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare.

Încă o dată, procedura propusă este un exemplu de formalizare a transferului de cazuri, organizația nu este deloc obligată să o urmeze, în plus, chiar dacă transferul de cazuri nu este deloc formalizat prin niciun document, nu vor exista încălcări ale Legea.

De asemenea, trebuie remarcat faptul că un angajat care îndeplinește funcția de muncă de casier este o persoană responsabilă din punct de vedere financiar cu care poate fi încheiat un acord de răspundere integrală (Codul Muncii al Federației Ruse și Lista posturilor și lucrărilor înlocuite sau efectuate de angajați cu pe care angajatorul poate încheia acorduri scrise privind răspunderea individuală deplină pentru lipsa bunurilor încredințate, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 31 decembrie 2002 N 85). În acest sens, considerăm că este necesar să reținem următoarele.

Punctul 27 din Regulamentul privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă(aprobat de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 N 34n) stabilește necesitatea unui inventar la schimbarea persoanelor responsabile financiar.

Prin urmare, deși punctul 3.39 din Ghidul pentru inventarierea proprietății și obligații financiare(aprobat de Ministerul Finanțelor al Federației Ruse din 13 iunie 1995 N 49, în continuare - Instrucțiuni) în legătură cu procedura de efectuare a inventarierii casei de casă, se referă la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar care a devenit invalidă, considerăm că la schimbarea casieriei, mai este necesară efectuarea unui inventariere a casei de marcat. În acest sens, considerăm că este necesar să ne ghidăm după secțiunea 2 „Reguli generale pentru efectuarea unui inventar” din Ghid.

Reamintim că, pentru a efectua un inventar în organizație, este creată o comisie permanentă de inventariere, care include reprezentanți ai administrației organizației, angajați serviciu de contabilitate, reprezentanți ai serviciului de audit intern al organizației, alți specialiști (ingineri, economiști, tehnicieni etc.) (clauza 2.2 și clauza 2.3 din Ghid). Compoziția personală comisiile de inventariere permanente și de lucru sunt aprobate de șeful organizației prin ordin întocmit în formularul N INV-22 (aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 N 88) sau în orice formă care indică detaliile necesare cuprinse în Legea N 402-FZ.

Pe lângă componența comisiei, ordinul mai indică:

Motivul inventarierii acest caz- schimbarea casieriei);

Proprietatea supusă auditului (în acest caz, numerar; observăm că, în conformitate cu clauza 1.2 din Ghid, numerarul este clasificat drept proprietate);

Data de început și de încheiere a inventarului.

Comanda se inregistreaza in jurnalul de contabilitate si control asupra executarii comenzilor de inventariere.

În baza clauzei 2.4 din Ghid, înainte de începerea auditului, comisia de inventariere ar trebui să primească cele mai recente documente de încasări și cheltuieli sau rapoarte privind mișcarea activelor materiale și a numerarului la momentul inventarierii. Președintele comisiei de inventariere aprobă toate documentele de intrare și de ieșire anexate registrelor (rapoartelor), indicând „înainte de inventarierea la „...” (data)”, care ar trebui să servească drept bază pentru ca departamentul de contabilitate să stabilească soldul. de proprietate până la începutul inventarului conform acreditărilor. Persoana responsabilă financiar (casierul) dă o chitanță prin care, până la începutul inventarierii, toate consumabilele și documente de primire proprietatea a fost predată la contabilitate sau trecută în comisie, iar toate valorile care intrau în responsabilitatea sa au fost valorificate, iar cele care au fost pensionate au fost anulate drept cheltuieli.

Verificarea prezenței efective a proprietății în casa de marcat se efectuează atunci când participare obligatorie casierul care preda cazurile (clauza 2.8 din Ghid).

În timpul inventarierii sunt verificate toate documentele legate de activitățile angajatului în calitate de casier: carnet de casă, rapoarte de casierie, ordine de credit și debit etc., precum și disponibilitatea efectivă a numerarului disponibil la momentul registrului de casă de cecuri) .

Conform clauzei 2.5 din Ghid, informațiile despre disponibilitatea reală a proprietății (inclusiv fonduri) sunt înregistrate în registrele de inventar sau rapoartele de inventar (în acest caz, acestea sunt elaborate de organizație în mod independent, indicând detaliile cuprinse în Legea N 402-FZ). ).

Rezultatele inventarului sunt reflectate în actul de inventariere a numerarului (în forma N INV-15, aprobată de Comitetul de Stat pentru Statistică al Rusiei din 18.08.1998 N 88, sau în formularul elaborat independent, indicând detaliile din Legea N 402-FZ). Se întocmește, de asemenea, o evidență a rezultatelor identificate de inventar (conform formularului N INV-26, aprobat de Comitetul de Stat de Statistică al Rusiei din 27 martie 2000 N 26, sau un formular auto-elaborat care indică detaliile din Legea N 402-FZ).

Când identificați surplusuri sau lipsuri, trebuie să obțineți de la casierie explicatii scrise despre cauzele lor. În cazul în care casieria refuză să dea comentarii adecvate, se recomandă întocmirea unui act privind refuzul salariatului de a oferi explicații. Casiera trebuie să fie familiarizată cu actul împotriva semnăturii. În cazul în care angajatul refuză să semneze actul, acest fapt ar trebui, de asemenea, înregistrat.

Rețineți că, în sensul clauzei 2.10 din Ghid, ambele persoane responsabile din punct de vedere financiar ar trebui să participe la inventar atunci când schimbă persoane responsabile din punct de vedere financiar: ca angajat care livrează valori materialeși lucrătorul care le primește. În acest sens, considerăm că dacă la momentul începerii inventarierii cu un nou casier nu a fost încă încheiat un contract de muncă, numărarea valorilor în casa de marcat, care se încheie cu semnarea actului de inventariere de către angajatul care pleacă, poate fi efectuată fără participarea unei noi persoane responsabile din punct de vedere financiar. In acest caz, actul de inventariere poate fi semnat de un nou casier atunci cand acesta accepta bunuri de valoare de la comisia de inventariere dupa inregistrare. relaţiile de muncă cu un nou angajat, având în vedere că clauza 2.12 din Ghid permite un inventar al proprietății în câteva zile.

Răspuns pregătit:

Expert service Consultanta juridica GARANȚIE

Erin Pavel

Controlul calității răspunsului:

Referent al Serviciului de Consultanta Juridica GARANT

Barseghyan Artem

Materialul a fost pregătit pe baza unei consultări scrise individuale furnizate ca parte a serviciului de Consultanță juridică.

Multe: casieria poate accepta plata integrală pentru cumpărături, dar nu toate articolele sunt reflectate în chitanță și diferența este luată pentru el. Sau pentru a efectua o retur fictiv de bunuri de la cumpărător și, de asemenea, să vă atribuiți această sumă. Dacă angajatorul are motive serioase să se îndoiască de integritatea casierului, atunci el poate iniția concedierea pentru pierderea încrederii.

Despre lipsa identificată întocmește un memoriu sau act

Cea mai mare situație în care un angajator inițiază o procedură de concediere pentru pierderea încrederii este lipsa constantă de numerar la îndemână.

Pentru început, faptul unei lipsuri trebuie consemnat într-un act întocmit de mai mulți angajați, sau într-un memoriu adresat persoanei imediate sau companiei. Aceste documente pot fi întocmite atât în ​​formă scrisă de mână, cât și tipărită. În acest caz, trebuie urmat GOST R 6.30-2003. Deși acest document nu este normativ act juridic, îl puteți folosi pentru a crea documente coerente în întreaga organizație.

Este recomandabil să se stabilească următoarele în act sau memorandum:

a) numele, prenumele, patronimul salariatului care a intocmit actul, functia acestuia;

b) împrejurările în care s-a dezvăluit lipsa de bani, de exemplu, enumerați persoanele prezente la depistarea deficitului, descrieți starea încăperii în care se află casieria (dacă alarma este pornită, ferestrele sunt închis sau deschis etc.);

c) data și ora la care a fost întocmit documentul. Este important de reținut că, de îndată ce acest document ajunge la supervizorul imediat, începe numărătoarea inversă a perioadei lunare în care angajatul poate fi concediat. Acest lucru este prevăzut de Partea 3 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse și sub. „b” alin.34 din rezoluția Plenului Forțelor Armate RF din 17 martie 2004 nr.2.

Astfel, actul sau memoriul va reflecta faptul lipsei de bani și va servi și ca bază pentru demararea unei anchete interne.

Valoarea prejudiciului este determinată în timpul inventarierii

Pe baza unui act sau a unui memoriu, angajatorul trebuie să efectueze un audit (partea 1 a articolului 247 din Codul Muncii al Federației Ruse). Este mai bine să nu o amânați, deoarece, după cum s-a menționat mai sus, angajatorul are la dispoziție 1 lună de la data descoperirii încălcării pentru a concedia angajatul pentru pierderea încrederii (partea 3 a articolului 193 din Codul muncii al Rusiei). Federaţie). În plus, va dura timp pentru a primi explicații și pentru a întocmi documentele de personal.

Mărimea penuriei este determinată de inventarul proprietății. Este obligatoriu în caz de furt și abuz (alineatul 5, clauza 27 din Regulamentul de contabilitate în Federația Rusă, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 nr. 34n).

Procedura de inventariere este consacrată în Ghidul pentru inventarierea proprietăților și pasivelor, aprobat prin ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 13 iunie 1995 nr. 49 (în continuare - Ghidul pentru inventar).

Principalele etape ale inventarierii sunt următoarele.

Formarea comisiei. Angajatorul emite un ordin de efectuare a unui inventar și aprobă componența comisiei, care poate include, de exemplu, un contabil, un angajat al departamentului de audit. Ordinea este mai bună în formularul nr. INV-22 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 nr. 88).

Facerea inventarului. Comisia desemnată de angajator efectuează un inventar. În același timp, este necesar să se controleze ca la aceasta să ia parte toți membrii săi și lucrătorul material, în a cărui administrare se află proprietatea inspectată. În practică, angajații pot lipsi din cauza unei boli, vacanțe sau călătorii de afaceri. În acest caz, este mai bine să amânați testul pentru o altă zi. În caz contrar, există o mare probabilitate ca rezultatele inventarului să fie invalidate.

Înregistrarea rezultatelor inventarului. După efectuarea verificării, membrii comisiei întocmesc rezultatele inventarierii. De exemplu, dacă verificarea prezenței efective a banilor în casa de marcat a trecut, atunci se întocmește un act în formularul nr. INV-15 (aprobat prin rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Federației Ruse din 18.08. 1998 nr. 88). În cazul verificării altor bunuri, rezultatele inventarierii vor fi întocmite în alt mod. document unificat. De regula generala actul se intocmeste in doua exemplare.

Astfel, inventarul va permite angajatorului mărimea penuriei, și, în consecință, suma de recuperat de la salariat dacă se dovedește vinovăția acestuia.

Examinați documentele și faptele

Este imposibil să concediezi imediat un angajat pentru lipsa de bani în casa de marcat. După inventariere, trebuie să continuați verificarea pentru a determina alte circumstanțe pentru pierderea de fonduri și pentru a stabili vinovăția angajatului în cazul furtului. În acest scop, se înființează o comisie care va stabili, în special, următoarele:

• data furtului;
• un angajat ale cărui atribuții includ lucrul cu numerar la un anumit loc de muncă;
• prezența în contractul de muncă a salariatului și (sau) a acestuia Descrierea postului funcții de deservire a valorilor monetare;
• coinciderea zilei pierderii banilor cu ziua de lucru a salariatului pe baza foii de pontaj sau a sistemului de acces automat;
• disponibilitatea accesului la casieria altor persoane;
• respectarea de către angajator a condițiilor care împiedică încălcarea regulilor de lucru cu casa de marcat. De exemplu, prezența unei alarme în cameră și locuri potrivite pentru depozitarea banilor;
• cunoasterea angajatului contra semnatura cu documente interne care reglementează munca cu casieria;
• prezența/absența răspunderii individuale integrale;
• dovezi care indică faptul că furtul a fost comis de un anumit angajat, de exemplu, filmări video.

După anchetă, comisia întocmește un document final, de exemplu, un protocol. Este important să nu uitați să atașați materialele de inventar.

Protocolul ar trebui să includă, în special:

a) dovezi ale vinovăției salariatului în cazul furtului, de exemplu, filmări video;

b) o clauză specifică a contractului de muncă, fișa postului, pe care salariatul a încălcat-o;

c) informații conform cărora funcția salariatului sau munca prestată de acesta este prevăzută de Lista aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Federației Ruse din 31 decembrie 2002 nr. 85;

d) o indicație a secțiunii, clauzei contractului de muncă, fișa postului și alte documente care descriu atribuții care să confirme că funcțiile angajatului includ lucrul cu valori bănești. Desigur, angajatul trebuie să fie familiarizat cu toate aceste documente în scris.

Combinația acestor fapte va permite angajatorului să concedieze angajatul pentru pierderea încrederii.

In protocol, sub forma unei incheieri, este indicat sa ii propun conducatorului societatii incetarea contractului de munca cu salariatul.

Dacă angajatul dorește să se familiarizeze cu materialele auditului, atunci acestea vor trebui furnizate (partea 3 a articolului 247 din Codul Muncii al Federației Ruse). Cel mai probabil, el vă va cere să faceți copii ale acestora. Nu este necesar să se împiedice salariatul să facă acest lucru, deoarece, în virtutea art. 62 din Codul Muncii al Federației Ruse, are dreptul de a solicita copii ale documentelor legate de muncă.

Angajatul este obligat să explice

Dacă concluziile comisiei dovedesc în mod convingător că casierul nu numai că a săvârșit acțiuni care dau dreptul de a-și pierde încrederea în el, ci a cauzat și un prejudiciu, atunci angajatorul are dreptul de a decide asupra concedierii.

Pentru a concedia un salariat în conformitate cu paragraful 7 din partea 1 a art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse, este necesar să se efectueze o serie de măsuri obligatorii legate de respectarea procedurii de aplicare a sancțiunilor disciplinare (clauza 47 din Rezoluția Plenului Forțelor Armate RF din 17 martie 2004 nr. . 2).

Solicitarea unei note explicative. Solicitarea unei explicații este necesară în temeiul părții 1 a art. 193 și partea a 2-a a art. 247 din Codul Muncii al Federației Ruse. Ambele norme prevăd o cerere de explicație din partea salariatului pentru clarificarea cauzelor incidentului: în primul caz, din cauza regula generala, iar în al doilea - să se determine împrejurările producerii prejudiciului.

Cu toate acestea, acest lucru nu înseamnă că angajatul trebuie să primească două explicații. Ambele norme (atât articolul 193, cât și articolul 247 din Codul Muncii al Federației Ruse) se repetă de fapt. Acestea au ca scop asigurarea faptului că angajatul poate explica situația, poate aduce argumente și dovezi de nevinovăție.

Astfel, o singură cerere este suficientă și este oportun să o emiteți în scris.

În primul rând, vă va permite să formulați clar revendicări împotriva angajatului. Mai târziu, nu se va putea plânge de faptul că nu a înțeles pe ce fapt ar trebui să se explice. In al doilea rand, cu ajutorul acestui document, angajatorului ii va fi usor, daca este cazul, sa faca dovada indeplinirii obligatiei la cererea unei explicatii.

Adesea se fac două copii ale cererii, dintre care una este înmânată angajatului, iar acesta semnează pe copia angajatorului pentru a confirma faptul primirii acesteia.

Există posibilitatea ca angajatul să refuze să primească cererea sau să o semneze. În acest caz, este mai bine să întocmiți un act și să stabiliți data cererii de explicație.

Adesea, angajații interferează cu acțiunile angajatorilor din cauza concedierii în conflict. De exemplu, unul dintre cele mai populare trucuri ale angajaților este să se îmbolnăvească într-o perioadă neplăcută pentru ei. Dar acest lucru nu-l împiedică pe angajator să ia măsurile necesare. La urma urmei, o cerere de explicație poate fi trimisă prin scrisoare cu confirmare de primire, iar talonul de notificare va confirma că angajatorul a respectat cerințele legii, adică a cerut o explicație.

Obține o explicație. Angajatului i se acordă 2 zile lucrătoare pentru a oferi o explicație asupra faptului încălcării (partea 1 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Vă rugăm să rețineți că, dacă organizația a efectuat un inventar, atunci angajatul ar putea deja să ofere o explicație pentru faptul încălcării. În formularele Nr. INV-15 și Nr. INV-16, aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 18 august 1998 Nr. 88, sunt prevăzute coloane speciale pentru aceasta. O astfel de explicație este suficientă și nu este necesar să o ceri angajatului a doua oară.

Dacă angajatul consideră că este necesar să explice în continuare incidentul și să scrie o nouă notă explicativă, atunci aceasta trebuie acceptată. Este posibil ca în urma inventarierii, verificările ulterioare să scoată la iveală fapte noi pe care ar dori să le clarifice.

După primirea notei explicative, citiți cu atenție conținutul acesteia. Ar trebui să precizeze esența infracțiunii și să descrie condițiile pentru săvârșirea acesteia. În virtutea h. 5 Articolul. 192 din Codul Muncii al Federației Ruse în viitor, aceste informații vor trebui luate în considerare atunci când se ia o decizie de concediere a unui casier. Angajatorul va trebui să țină cont de gravitatea abaterii și de condițiile în care a fost săvârșită.

Dacă angajatul refuză să explice, atunci trebuie să întocmiți un act. Poate fi emis după 2 zile lucrătoare de la solicitarea unei explicații cu privire la faptul încălcării (partea 1 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Nu trebuie să mai așteptați. În ciuda lipsei de explicații, angajatorul în baza părții 2 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse are dreptul de a trece la pasul următor - emiterea unui ordin de concediere a casieriei.

Emiterea ordinului de concediere

Pentru a oficializa concedierea casierului, trebuie să emiteți un ordin (partea 1 a articolului 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Anterior, în baza părții 6 a art. 193 din Codul Muncii al Federației Ruse emis comanda suplimentara- despre aplicație acțiune disciplinară. Acum nu trebuie să faci asta.

În primul rând, aplicarea pedepsei este dovedită prin ordonanța de concediere și, prin urmare, este suficientă (scrisoarea Rostrud din 06.01.2011 nr. 1493-6-1). În al doilea rând, utilizarea a două ordine în caz de litigiu poate induce în eroare instanța, care poate decide că salariatul a fost pedepsit de două ori. Deci, într-un caz, prezența a două ordine a devenit unul dintre motivele pentru care instanța a decis că angajatul a fost concediat cu încălcări ( hotărâre în apel Forțele Armate RF din 9 noiembrie 2012 Nr. 60-APG12-7).

Pentru a întocmi un ordin de încetare a unui contract de muncă, este mai bine să utilizați formularul nr. T-8 (aprobat prin rezoluția Comitetului de stat de statistică din Rusia din 01/05/2004 nr. 1). Este important să ne amintim că trebuie să fie publicat în cel mult o lună din ziua în care a fost descoperită abaterea (partea 3 a articolului 193 din Codul Muncii al Federației Ruse). Totuși, concediul de odihnă a unui salariat sau boala acestuia crește această perioadă cu perioada de absență a celui vinovat.

În ordin, este important să reflectăm cât mai complet și corect posibil documentele care au stat la baza deciziei de concediere: acte, o notă explicativă, protocoale de cercetare și alte documente. Pentru aceasta este destinată linia „bază (document, număr, dată)”.

Pe comandă, trebuie să obțineți semnătura angajatului (partea 2 a articolului 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă acest lucru nu reușește, atunci este suficient să scrieți pe comandă: „Angajatul a refuzat să se familiarizeze cu ordinul împotriva semnăturii” sau „Este imposibil de adus în atenția angajatului”. În continuare, angajatul care a făcut această înregistrare pune data și semnează. Uneori, în cazul refuzului de a se familiariza cu ordinul, angajatorii întocmesc un act. Descrie situația și înregistrează numele, prenumele, funcțiile celor care au fost prezenți în același timp. Întocmirea unui astfel de document nu va fi o încălcare a legii, deoarece nu există nicio interdicție. După întocmirea actului, detaliile acestuia (data și numărul) sunt indicate pe ordin, pe care angajatul concediat a refuzat să îl semneze.

O înscriere despre concediere „sub articol” se face în carnetul de muncă

Procedura de concediere a unui casier se finalizează prin completarea a două documente: un angajat și cardul său personal.

Într-un card personal de la un angajat, trebuie să obțineți o semnătură în secțiune. XI pe pagina a patra a formularului nr. T-2, apoi transferați formularul în arhivă pentru 75 de ani. O astfel de perioadă este prevăzută de Lista managementului tipic documente de arhivă generate în cursul activităţii agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare (aprobat prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).

Se face o înregistrare în registrul de lucru: Contract de muncaîncetat în legătură cu săvârșirea unor fapte vinovate de către un angajat care deservește în mod direct valorile bănești, motivând pierderea încrederii în el de către angajator, articolul 81 paragraful 7 prima parte Codul Muncii Federația Rusă. După aceea, angajatul care este responsabil de lucrul cu carnetele de muncă semnează și ștampilează angajatorul. Vă rugăm să rețineți că imprimarea departamentului de personal în acest caz nu va funcționa.

Este important să nu uitați să înregistrați transferul către angajat în cartea de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserările în ele cartea de munca. O astfel de regulă este stabilită de alin. 3 p. 41 din Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225).

Întrucât o înregistrare a concedierii din cauza pierderii încrederii va discredita angajatul în ochii viitorului angajator, este foarte probabil ca angajatul să nu pară să primească o carte de muncă. În acest caz, trebuie să-i trimiteți o scrisoare în aceeași zi (ultima zi de muncă) despre necesitatea de a vă prezenta pentru o carte sau de acord să o trimiteți prin poștă (partea 6 a articolului 84.1 din Codul Muncii al Rusiei). Federaţie). Este mai bine să emiteți o astfel de scrisoare prin scrisoare recomandată cu o descriere a atașamentului. Astfel, în cazul unor reclamații din partea inspectorilor sau a angajatului însuși, angajatorul va putea confirma că a respectat cerințele legii. După trimiterea scrisorii, angajatorul nu va fi responsabil pentru întârzierea eliberării carnetului de muncă.

A. Petrov,
consilier juridic Departamentul legal Grup de retail inventiv