În fiecare zi, arhiva de date a oricărei organizații crește. Unele documente au o perpetuă valoare informativă, în timp ce altele își pierd rapid valoarea practică.
Cât timp și ce documente trebuie păstrate, ce metodă de eliminare este prevăzută pentru anumite tipuri de documente? Acestea și alte aspecte sunt clar considerate și explicate de legislația existentă. Selectarea documentelor supuse depozitării de stat sau stabilirea termenelor de conservare a acestora se bazează pe datele unei evaluări de expertiză a documentelor.
Perioade generale de păstrare a documentației
Pentru tip diferit documentația a fost elaborată pentru anumite perioade de depozitare:
- temporar - până la 10 ani;
- pe termen lung - mai mult de 10 ani;
- constant.
Cazurile de periodice de conservare pe termen lung și permanent, la finalizare, sunt transferate la depozitarea unităților speciale (timp de 2 ani în scop de referință). Apoi mergeți la secțiune documente de arhivă.
Perioada de stocare a datelor nu depinde de suportul de stocare (electronic, hârtie). Valoarea unui document este afectată de informațiile pe care le conține.
Numit expertiza speciala, ceea ce determină necesitatea utilizării ulterioare a cazului. Desemnați documente care pot fi folosite în interesul (sau împotriva) statului, societății, științei, indivizilor etc.
Principalele obiective ale examinării valorii documentelor
În munca de birou a unei organizații sau întreprinderi, în arhivele statului, nu se poate face fără o evaluare specializată a documentelor.
Scopul principal al examenului:
- Determinarea sau modificarea perioadei de stocare ulterioară a unui document.
- Selectarea documentelor de distrus care nu au valoare sau conținutul practic al informațiilor din acestea și-a pierdut relevanța.
- Determinarea perioadei de păstrare a documentelor care nu au valoare științifică sau istorică, dar au semnificație practică.
- Evaluarea documentatiei care are:
- politic;
- economic;
- științific;
- valori culturale și de altă natură
Problemele de păstrare, completare, contabilizare și atribuire ulterioară a documentelor sunt reglementate de Legea arhivelor.
În procesul activității de expertiză, a lista aprobata din 12 secțiuni de documente standard (cu indicarea clară a perioadei de păstrare a acestora), care au apărut ca urmare a activităților funcționale ale structurilor statului, instituțiilor, întreprinderilor etc.
Secțiunile I și IV
Din lista stabilită, secțiunile I și IV sunt de mare interes. Păstrarea înregistrărilor și stocarea acesteia în ambele zone sunt strâns legate între ele. La urma urmei, taxele contabile suplimentare depind de executarea corectă și păstrarea dosarelor de personal.
Contabilitatea documentelor de personal (I)
Originalele și copiile trebuie păstrate. documentele de personal organizatii.
Perioada de păstrare a evidenței:
- 1 an:
- jurnalele care reflectă contabilizarea timpului de lucru (diagrame, foi de pontaj);
- datele persoanelor neangajate;
- programele de vacanță.
- 3 ani:
- acreditările documentelor care confirmă activitatea munciiși vechimea în muncă a salariatului;
- evidența disciplinei muncii;
- 5 ani:
- acte, reglementări, rapoarte de siguranță;
- extrase privind îmbunătățirea condițiilor de muncă și protecția muncii;
- documente care confirmă familiarizarea, instruirea, certificarea angajaților privind siguranța și respectarea acesteia;
- date de călătorie;
- 75 de ani:
- caracteristicile și cardurile personale ale angajaților;
- contractele de munca ale angajatilor;
- 50 de ani (la cererea proprietarului):
- documente personale, originale (certificate, diplome, cărți de muncă, certificate etc.);
- in mod constant:
- contracte colective;
- treburile personale ale liderilor.
Documente contabile (IV)
La documente contabilitate structura statului aplica conditii separate si timpii de depozitare.
Documentația primară, datele registrelor contabile, bilanțurile, rapoartele după prelucrare sunt în mod necesar stocate în camera speciala(cabinet închis) înainte de a le transfera în arhiva organizației. Formele de raportare strictă sunt depozitate în seifuri sau dulapuri metalice. Responsabilitatea pentru siguranța cazurilor revine unei persoane autorizate de contabilul șef.
În caz de pierdere, deteriorare, transfer neautorizat de documente contabile, conducătorul întreprinderii trebuie să sesizeze organele de drept.
Retragerea (în special distrugerea) documentației are loc în conformitate cu cerințele stabilite de legislația în vigoare.
Perioade comune de depozitare:
- documente primare, forme - minim 3 ani;
- documente de numerar supuse monitorizarea financiară(informații privind tranzacțiile financiare), – 5 ani;
- decontare si salarii - 75 de ani (daca nu exista cont personal).
Retragerea cazurilor la sfarsitul perioadei de depozitare nu este permisa, fara audit de catre serviciul fiscal pentru perioada specificata.
Decizia de a distruge sau de a transfera cazurile la secția de arhivă este luată de o comisie specială.
Datele detaliate referitoare la fiecare articol din lista de documente standard pot fi luate în considerare în detaliu în tabelul generat și aprobat.
| Tip de document | Termen de valabilitate | Notă |
| Comenzi, comenzi; documente (certificate, rezumate, informații, rapoarte etc.) către acestea: | ||
| după activitatea de bază | în mod constant | trimis spre informare – până trece nevoia |
| de către personal | 75 de ani | EPC. Cu privire la acordarea de concedii regulate și de studii, taxă, penalități, călătorii de afaceri interne pe termen scurt - 5 ani |
| pe probleme administrative și economice | 5 ani | |
| Bilante si rapoarte contabile; documente (anexe la bilanţ, note explicative, formulare de specialitate) la acestea: | ||
| anual consolidat | în mod constant | |
| anual | în mod constant | |
| trimestrial | 5 ani | |
| perioadă | 1 an | în lipsa trimestriale – în mod constant |
| transmisie, separare, bilanţuri de lichidare; cereri, note explicative lor |
în mod constant | |
| documente analitice (tabele, note, rapoarte) la anual bilanţuri şi rapoarte |
În mod constant | |
| scrisoare de aprobare și clarificarea bilanțurilor și rapoartelor |
5 ani | |
| documente (protocoale, acte, concluzii) în considerare și aprobarea bilanțurilor și rapoartelor |
în mod constant | trimestrial - 5 ani |
| mesaje (dovezi) despre înregistrare fiscală corpuri |
5 ani de la radiere | |
| rapoarte de transfer de numerar sume pentru stat şi asigurare non-statala (pensie, medical, sociale, angajare) |
în mod constant | |
| Rapoarte fiscale: | ||
| anual | în mod constant | |
| trimestrial | 5 ani | în lipsa anuală – în mod constant |
| perioadă | 1 an | în lipsa trimestriale - 5 ani |
| documente (calcule, certificate, tabele, informații) la acumulat și sume transferate impozite în bugete la toate nivelurile. Corespondență despre dezacorduri probleme fiscale, colectarea accizelor și a altor impozite |
5 ani | EPC |
| documente (calcule, informații, declarații, decizii, liste, declaraţii, corespondenţă) despre scutire de plata taxe, beneficii, împrumuturi, amânări sau refuzul acestuia pentru impozite, accize si alte taxe |
5 ani | EPC |
| documente de depunere a impozitului venituri la bugetele diverselor fonduri de nivel și extrabugetare, datorii asupra lor |
5 ani | |
| Rapoarte de execuție estimare a costurilor: | ||
| anual consolidat | În mod constant | |
| anual | În mod constant | |
| trimestrial | 5 ani | în lipsa anuală – în mod constant |
| Alte documentații privind desfășurarea activităților de producție și economice | ||
| sintetice, analitice, conturi materiale de contabilitate contabilitate |
5 ani | |
| documente (planuri, rapoarte, protocoale, acte, certificate, memorii, corespondență) despre efectuarea de audituri documentare financiar si economic Activități, munca de control si audit, inclusiv verificarea casei de marcat, corectitudinea impozitelor şi alții |
5 ani | în caz de dispute, neînțelegeri, cauze investigative și judiciare, acestea sunt păstrate până la luarea unei decizii definitive. |
| registre contabile (registru general, jurnale de ordine tabele de dezvoltare etc.) |
5 ani | |
| documente și aplicații primare la ei, fixând faptul tranzacție de afaceri și a oferit baza pentru înregistrări contabile (numerar, documente bancare, taloane carnete de cecuri bancare, comenzi, foi de pontaj, avize bancare și cerințele de transfer, acționează asupra acceptarea, livrarea, înstrăinarea proprietății și materiale, chitanțe, rădăcini lor, facturi, borderouri și rapoarte anticipate etc.). Documente privind acceptarea completate lucrări (acte, certificate) |
5 ani | sub rezerva finalizării auditului (verificării). În caz de dispute, neînțelegeri, cauze investigative și judiciare, acestea sunt păstrate până la luarea unei decizii definitive. |
| documente (acte, informații, corespondenţă) despre decontări reciproce şi transferuri între organizații |
5 ani | |
| corespondenta despre financiar si economic activități (cu privire la contabilitatea fondurilor, pe penalități, amenzi, acceptare, livrare, retragere bunuri materiale si etc.) |
||
| eliberarea și returnarea corespondenței împrumuturi |
5 ani | |
| documente (certificate, acte, obligaţii, corespondenţă) despre conturi de încasat și de plătit datorii, lipsuri, delapidare, furt |
5 ani | |
| scrisori de garanție | 5 ani | |
| documente (protocoale, acte, calcule, concluzii) privind reevaluarea mijloace fixe, determinante amortizarea mijloacelor fixe, evaluare valoarea proprietatii organizatiei |
în mod constant | |
| documente (cereri, instrucțiuni, diagrame, acte) privind plata, schimbul, acceptarea si transferul facturilor |
în mod constant | |
| contracte, acorduri (credit, afaceri, operaționale) contracte de proprietate asigurare, cu auditori (firme de audit) |
5 ani de la expirarea contractului (acordului). EPC | |
| acorduri de răspundere | 5 ani de la concedierea persoanei responsabile financiar | |
| documente (procese verbale ale ședințelor comisioane de inventar, extrase de cont) privind inventarul active fixe, proprietăți, cladiri si structuri, articole de inventar |
5 ani | sub rezerva finalizării auditului (verificării). În caz de dispute, neînțelegeri, cauze investigative și judiciare, acestea sunt păstrate până la luarea unei decizii definitive. |
| documente (facturi, certificate, corespondenţă etc.) pe plan financiar caritabil Activități |
5 ani | EPC |
| Contabilitatea personalului, salariile etc. | ||
| conturile personale ale angajaților | 75 de ani | EPC |
| reglementări privind sporurile angajaților | 5 ani | EPC. Aceste documente se păstrează timp de cinci ani după ce au fost înlocuite cu altele noi. |
| documente (decontare consolidată extrase (de decontare și de plată). (tabulagrame) pentru emitere salarii, beneficii, taxe, asistență financiarăși alte plăți; procura pentru primind sume de baniși articole de inventar, inclusiv anulate Împuternicire) |
5 ani | Perioada de valabilitate este de 5 ani, sub rezerva finalizării auditului (verificării). În cazul unor dispute, neînțelegeri, cauze investigative și judiciare, acestea rămân până la luarea unei decizii definitive. La În lipsa conturilor personale, aceste documente (cu excepția împuternicirilor) sunt păstrate timp de 75 de ani. |
| corespondenta salariala taxe; informații, informații despre total veniturile angajaților pe an și plata taxe; informatii privind contabilitatea fondurilor, limite salariile și controlul asupra acestora repartizare, pe decontari pt supracheltuieli și restanțe salarii, deduceri din salarii, din fonduri asigurări sociale, o plata concediilor si concediilor indemnizații; documente (copii ale rapoartelor, declarații, liste de angajați, referințe, extrase din protocoale, concluzii) privind plata prestațiilor, plata concediului medical |
5 ani | |
| documente (declarații, decizii, certificate, corespondență) despre plată vacante de studii |
până la sfârșitul nevoii, dar nu mai puțin de 5 ani | |
| Cărți, reviste, carduri de contabilitate: | ||
| hârtii valoroase | în mod constant | |
| mijloace fixe (cladiri, structuri) | 5 ani de la lichidarea mijloacelor fixe, sub rezerva finalizării auditului (auditului) | |
| încasări și cheltuieli în numerar documente (facturi, plata Comenzi) |
||
| proprietate economică; auxiliar, control (transport, marfă, greutate si etc.) |
5 ani sub rezerva finalizării auditului (audit) | |
| salariile depuse taxe |
5 ani sub rezerva finalizării auditului (audit) | |
| vânzarea de bunuri, lucrări, servicii, impozabile și neimpozabile taxa pe valoare adaugata |
||
| deponenţilor sume; împuterniciri |
5 ani de la data ultimei înscrieri, sub rezerva finalizării verificării (revizuirii) | |
În forumurile de contabilitate, există adesea dispute cu privire la modul de stocare corect a facturilor primite de la furnizori. Unii contribuabili susțin că acestea documente fiscale ar trebui să fie stocate strict în ordine cronologică separat de alte „primare”. Alții nu sunt de acord cu ei, considerând că este mult mai convenabil să fixați facturile cu facturile originale (acte de muncă efectuate). Cineva este de părere că facturile ar trebui să fie stocate în ordinea în care sunt reflectate în carnetul de achiziții, o altă variantă este pentru fiecare contraparte separat. În general, opiniile diferă în această problemă. În acest articol, vom lua în considerare procedura de stocare a facturilor, prevăzută de documentele de reglementare, și vom afla dacă există responsabilitatea pentru abaterea de la aceste reguli.
Analizăm „normativul”
Singurul document care stabilește procedura de stocare a facturilor este Regulile pentru menținerea registrelor facturilor primite și emise, registrelor de cumpărături și registrelor de vânzări la calcularea taxei pe valoarea adăugată, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 2 decembrie 2000. N 914 (denumite în continuare Reguli). Aceste Reguli determină procedura de conduită de către cumpărători și vânzători de bunuri (muncă efectuată, servicii prestate), drepturi de proprietate- plătitori de TVA registre ale facturilor primite și emise, registre de cumpărături și registre de vânzări la calcularea TVA-ului, precum și proiecta foi suplimentare cărți de cumpărare și foi suplimentare ale carnetului de vânzări.
În special, paragraful 1 al părții 1 din Reguli stabilește: cumpărătorii păstrează un jurnal al primite de la vânzători facturile originale în care sunt depozitate, iar vânzătorii păstrează un jurnal al facturilor emise cumpărătorilor, în care sunt stocate cele doua copii ale acestora. Acest paragraf indică faptul că facturile primite (mai mult, originalele) sunt stocate în jurnalul contabil.
Nu există și nu pot exista indicii că un alt „document primar” este depus împreună cu acestea, deoarece scopurile întocmirii acestor documente sunt diferite. După cum știți, o factură este un document care servește drept bază pentru ca cumpărătorul să accepte bunurile (lucrări, servicii) prezentate de vânzător, drepturile de proprietate ale sumelor fiscale pentru deducere în modul prevăzut de cap. 21 din Codul Fiscal al Federației Ruse (clauza 1 a articolului 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Foaia de parcurs stă la baza acceptării bunurilor (lucrări, servicii) în contabilitate, precum și pentru anularea acestora în caz de vânzare.<1>). Actul de muncă efectuat confirmă costurile organizației comerciale în scopuri fiscale. Concluzie: facturile trebuie păstrate separat de alte documente.
<1>Aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 25 decembrie 1998 N 132.
Mai departe. Cumpărătorii păstrează evidența facturilor pe măsură ce sunt primite de la vânzători, iar vânzătorii păstrează evidența facturilor emise cumpărătorilor în ordine cronologică (clauza 2 din Reguli). Și aici totul este clar: facturile de la furnizori trebuie păstrate în ordinea în care ajung (sau în care sunt reflectate în registru).
Jurnalele facturilor primite și emise trebuie să fie dantelate și paginile lor numerotate(clauza 6 din Regulament). Din această formulare, nu este în totalitate clar care este jurnalul contabil: fie este un fel de registru în care se înregistrează (enumeră) facturile „încasate” (și tocmai acesta trebuie să fie dantelat și numerotat), fie este facturile însele primite de la furnizori. De menționat că în Procedura existentă anterior de ținere a jurnalelor contabile ale facturilor pentru decontări de TVA<2>acest lucru s-a discutat mai concret: facturile din jurnalele contabile trebuie depuse și numerotate. Potrivit autorului, odată cu modificarea redactării, esența nu s-a schimbat. Iar facturile, pentru a le asigura siguranța, sunt supuse unei stricte contabilități (adică trebuie să fie numerotate și dantelate).
<2>Aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 1996 N 914. A pierdut forța la 1 ianuarie 2001.
Alte instrucțiuni privind procedura de stocare a facturilor în Reguli, precum și în altele documente normative, Nu. Este prevăzut pentru ei termen minim depozitare. Subparagraful 8 al paragrafului 1 al art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse stabilit cerinta generala la perioada în care contribuabilul este obligat să asigure siguranța datelor contabile fiscale și a altor documente necesare calculării și plății impozitelor, iar această perioadă este egală cu patru ani. În plus, clauza 368 din Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în cursul activităților agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, indicând termenii de depozitare<3>se confirma ca perioada de pastrare a facturii este de patru ani. Rețineți că pentru păstrarea carnetului de achiziții și a cărții de vânzări se stabilește o perioadă diferită - cinci ani (clauzele 15, 27 din Reguli).
<3>Aprobat prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 N 558. Documentul începe să fie valabil de la 1 octombrie 2010.
O mulțime de opțiuni
După cum sa menționat deja, în practică, contabilii nu respectă întotdeauna Regulile descrise mai sus, argumentând acest lucru după cum urmează.
- Este mai convenabil atunci când documentele (factura, borderoul) sunt stocate împreună. Într-adevăr, atunci când o contraparte cere să trimită, de exemplu, copii ale documentelor prin fax, sau „primar” a fost nevoie de conducerea organizației în scopuri de management, mai ușor și mai rapid de găsit documentele necesare dacă zac împreună. Cu toate acestea, această opțiune de stocare a documentelor pare greșită autorului articolului. Există o ieșire: contabilul poate face fotocopii ale facturilor atașându-le împreună cu avizele de însoțire (Formular N TORG-12) sau acte de muncă efectuate în jurnalul-comanda corespunzător. Iar documentul fiscal original, așa cum era de așteptat, va fi atașat la registrul de facturi. Această opțiune poate fi folosită de o organizație al cărei flux de lucru este nesemnificativ. La în număr mare documentele „primite”, desigur, nu sunt o opțiune.
Dublarea documentelor trebuie utilizată dacă în contabilitate apar formulare stricte de raportare. de exemplu, BSO conform cheltuieli de calatorie sprijinit de obicei de raport prealabil(confirmarea legitimității cheltuielilor cu impozitul pe venit). În acest caz, o copie a acestuia este atașată la folderul cu facturile primite. Rețineți că nu are o importanță fundamentală locul în care va fi stocat originalul și unde va fi stocată o copie a BSO (paragraful 2, clauza 5 din Reguli). Însă este oportun să se facă o notă pe fotocopia formularului (biletul de cale ferată în original se anexează la raportul de avans N XX din data XX.XX.XXXX).
- Este mai convenabil atunci când documentele primare sunt stocate (plasate) în seturi pentru fiecare contraparte. de exemplu, contabilii unor organizații țin evidența contrapărților „primare” în ordine alfabetică. Aceasta are și avantajele sale: este mai ușor să găsești documente și, dacă este necesar, să reconciliezi decontările cu furnizorii.
- Este mai practic dacă facturile sunt stocate în ordinea în care apar în carnetul de achiziții. Acesta este poate cel mai eficient mod de a stoca documente din punct de vedere al productivității. În acest caz, este mai ușor atât pentru personalul contabil, cât și pentru autoritățile de reglementare să găsească documentul necesar pentru a verifica corectitudinea calculării bazei de impozitare a TVA (validitatea deducere fiscală). Acest lucru este util mai ales atunci când perioada de deducere a TVA nu coincide cu data primirii facturii de la furnizor (de exemplu, în timpul operațiunilor de export).
Combinație de moduri
Întrebările despre cum să stocați facturile apar adesea de la vânzători care combină două regimuri fiscale (de exemplu, mod comun impozitare si un regim special sub forma UTII). În acest caz, potrivit autorului, contabilul unei organizații comerciale în legătură cu facturile aferente activităților impozitate în temeiul TSNO ar trebui să utilizeze procedura descrisă mai sus, iar în ceea ce privește facturile cu „regim special”, le poate ține fixate pe o altă „ primar". Cert este că procedura specificată în Reguli se aplică doar plătitorilor de TVA. Întrucât organizația transferată la plata UTII nu este plătitoare de TVA, respectiv, și nu trebuie să respecte Regulile.
Trebuie să conectez facturile?
Răspunsul la această întrebare trebuie abordat din punct de vedere practic. Documentul normativ prevede: registrele contabile ale facturilor primite și emise trebuie să fie dantelate, iar paginile acestora numerotate. Și este corect. Totuși, perioada de păstrare a acestor documente fiscale este destul de lungă, iar în această perioadă atât personalul contabil, cât și managerii se pot schimba întreprindere comercială. Pe de altă parte, în procesul de activitate, un contabil se confruntă adesea cu nevoia de a copia un anumit document (inclusiv la cererea taxei), iar atunci când sunt cusute într-un dosar gros, este incomod să facă acest lucru .
În plus, atragem atenția cititorului asupra următoarelor. La arhivarea documentelor, o persoană direct implicată în aceasta trebuie să fie extrem de atentă în acțiunile sale pentru a nu deteriora informațiile conținute în factură (de exemplu, nu perforați datele privind numărul facturii și data emiterii cu un perforator), din moment ce lipsa detaliile cerute de pe factură poate servi drept bază pentru refuzul de a accepta sume de impozit pentru deducere de către inspectorii fiscali.
Formăm un jurnal contabil
Documentele de reglementare nu precizează pentru ce perioadă de timp trebuie format jurnalul contabil al facturii. Și dacă da, atunci în funcție de numărul de documente și de dorința contabilului, acesta poate fi un sfert, lună, deceniu sau alt interval de timp (este recomandabil să îl setați documente interne).
În plus, la nivel legislativ, nici forma revistei nu este aprobată, așa că organizația comercială ar trebui să o aprobe singură. Dacă contabilitatea este ținută folosind un produs software, atunci cel mai probabil programul vă va permite să tipăriți un fel de registru al tuturor facturilor primite. de exemplu, în programul 1C, la generarea unui carnet de achiziții, există o bifă „Jurnalul facturilor primite”.
Când se formează, conținutul cărții de cumpărături este practic duplicat. La retragere acest registru pentru a imprima, poate fi necesar să-l corectați manual (de exemplu, salvându-l pentru aceasta în Excel). Apropo, organizațiile care țin evidența manual, atunci când elaborează un registru al facturilor primite, pot lua ca bază exact registrul care include următoarele coloane: număr de serie, data si numarul facturii, numele contrapartidei, valoarea bunurilor de valoare primite, inclusiv TVA.
Diviziuni separate
Pentru întreprinderile cu subdiviziuni separate, procedura de stocare, precum și modalitatea de transfer a secțiunilor din registrul facturilor primite și emise, carnetelor de cumpărare și carnetelor de vânzări nu sunt definite la nivel legislativ. Deci, să ne uităm la reguli. legislatia fiscala si explicatii ale specialistilor din diverse departamente.
În conformitate cu art. 143 din Codul fiscal al Federației Ruse, organizațiile și întreprinzătorii individuali sunt recunoscuți ca plătitori de TVA. De asemenea, obligația de a plăti impozit în conformitate cu alin.2 al art. 174 din Codul fiscal al Federației Ruse trebuie să fie executat de către contribuabil la locul înregistrării sale la organul fiscal. Organizațiile cu subdiviziuni separate plătesc impozitul la nivel central, fără a-l distribui între aceste unități structurale (Scrisoarea Ministerului Fiscal al Rusiei din 04.11.2002 N VG-6-03 / [email protected]). Raportarea este, de asemenea, transmisă numai la locația organizației-mamă (clauza 5, articolul 174 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Jurnalele facturilor primite și emise, cărțile de cumpărare și cărțile de vânzări sunt păstrate diviziuni structurale sub formă de secţiuni ale revistelor contabile unificate, cărți unificate de achiziții și vânzări ale organizației (Scrisoarea Ministerului Taxelor din Rusia din 21.05.2001 N VG-6-03 / 404).
Pentru perioada fiscală de raportare, subdiviziuni separate depun documentele specificate pentru înregistrarea registrelor unificate de facturi primite și emise, registrele de cumpărături și vânzări ale contribuabilului și pentru întocmirea deconturilor de TVA.
Procedura de emitere a facturilor, registrelor de cumpărături și vânzări, precum și transferul acestora dintr-o subdiviziune separată la organizația-mamă, trebuie să se reflecte în politica contabilă a organizației în scopuri fiscale.
Moment cheie. Procedura de transfer a facturilor, a registrelor de achiziții și a registrelor de vânzări dintr-o subdiviziune separată către organizația-mamă ar trebui să se reflecte în politica contabilă a organizației în scopuri fiscale.
- sunt transferate originalele facturilor emise și primite, secțiunea originală a registrului unificat de vânzări și secțiunea originală a registrului unificat de achiziții. Se aprobă termenul de transfer al documentelor și funcția de responsabil cu transferul datelor;
- sunt transferate copii ale facturilor emise și primite, copii ale secțiunii din registrul unificat de vânzări și ale secțiunii din registrul unificat de achiziții (originalele sunt stocate într-o subdiviziune separată). Se aprobă termenul de transfer al documentelor și funcția de responsabil cu transferul datelor;
- datele privind facturile emise și primite sunt transmise în orice altă formă care permite organizației-mamă să emită jurnal unificate de facturi emise și primite, un registru unificat de vânzări și un registru unificat de achiziții (de exemplu, prin comunicare electronică). Se aprobă termenul de transfer și funcția persoanei responsabile cu transferul datelor.
Astfel, locul de depozitare a facturilor originale poate fi stabilit de către companie în mod independent în conformitate cu ordinea stabilităîn politicile contabile.
Vă rugăm să rețineți că potrivit art. 93 Codul Fiscal al Federației Ruse executiv Autoritatea fiscală care efectuează controlul fiscal are dreptul de a cere persoanei auditate documentele necesare auditului, notificând acestei persoane o cerere de depunere a documentelor. Documentele care au fost solicitate în cadrul unui control fiscal se depun în termen de 10 zile de la data primirii cererii relevante sub formă de copii certificate de persoana auditată.
Prin urmare, o organizație care a ales opțiunea de stocare a facturilor la locația subdiviziunilor sale separate situate în altă regiune ar trebui să țină cont de faptul că îndeplinirea cerinței autorității fiscale de a prezenta aceste documente către acest caz ea poate petrece mult timp.
Și cum rămâne cu responsabilitatea?
O încălcare gravă de către o organizație a regulilor de contabilizare a veniturilor și (sau) cheltuielilor și (sau) a obiectelor de impozitare prevede impunerea de amendă administrativă conform art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse. Ce înțeleg legiuitorii prin încălcare gravă? În conformitate cu paragraful 3 al art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse, sub încălcarea gravă a regulilor de contabilizare a veniturilor și cheltuielilor și a obiectelor de impozitare în sensul Acest articolînseamnă absența documentelor primare, sau absența facturilor, sau a registrelor contabile sau contabile fiscale, sistematică (de două sau de mai multe ori în timpul an calendaristic) reflectarea intempestivă sau incorectă asupra conturilor contabile, în registrele contabile fiscale și în raportarea tranzacțiilor comerciale, Bani, valori materiale, active necorporaleși investițiile financiare ale contribuabilului. Încălcările procedurii de păstrare a documentelor fiscale nu sunt menționate în textul acestui articol și, în consecință, măsura răspunderii nu este definită. În plus, astfel de acțiuni ale contribuabilului nu pot constitui un motiv pentru refuzul aplicării deducerii TVA-ului.
Există exemple judecăți confirmând această concluzie (a se vedea, de exemplu, Rezoluția celui de-al nouălea arbitraj Curtea de Apel din 24.09.2008 N 09AP-11381/2008-AK<4>).
<4>Decretul FAS MO din 16 decembrie 2008 N KA-A40 / 11617-08 Decret Curtea de Arbitraj Moscova acest caz lăsat neschimbat.
V recurs organul fiscal a arătat că, în conformitate cu alin. 6 din Reguli, registrele facturilor primite și emise trebuie să fie dantelate, iar paginile acestora să fie numerotate. În cadrul măsurilor de control fiscal s-a stabilit că jurnalele de contabilitate prezentate pentru facturile primite și emise nu au fost dantelate și numerotate, adică au fost întocmite cu încălcarea ordinului.
Instanța a reținut că argumentul menționat al organului fiscal nu corespunde circumstante reale, și, de asemenea, nu poate constitui temeiul refuzului contribuabilului în aplicarea deducerii impozitului pe TVA. Normele legislației fiscale, în special paragraful 2 al art. 93 din Codul fiscal al Federației Ruse prevede depunerea documentelor către organul fiscal sub formă de copii certificate. Având în vedere cele de mai sus, pe baza copiilor depuse de pe registrele facturilor primite și emise, organul fiscal nu a putut trage nicio concluzie cu privire la executarea incorectă a originalelor documentelor menționate, care au fost întocmite de reclamantă în respectarea deplină a cerințelor legii. Organizația a depus la organul fiscal un pachet complet de documente care îndeplinesc cerințele art. Artă. 169 și 172 din Codul Fiscal al Federației Ruse, confirmând achiziția de bunuri (lucrări, servicii), plata acestora (inclusiv TVA) și acceptarea lor în contabilitate. În virtutea art. 172 din Codul fiscal al Federației Ruse, chiar dacă organizația nu a depus la organul fiscal sau nu a depus în forma corespunzătoare registrele facturilor primite și emise, nu poate fi privată de dreptul de a aplica deduceri fiscale.
* * *
Să rezumam. Toate opțiunile de stocare a facturilor au adepții și adepții lor. După cum se poate vedea din articol, legislația Federației Ruse nu prevede răspunderea pentru abaterea contribuabililor de la aceste reguli. Și dacă da, atunci organizația comercială va decide singură metoda de stocare a datelor documentelor fiscale. Din experiența practică, observăm că de obicei nu există pretenții din partea autorităților de reglementare cu privire la stocarea facturilor. Principala cerință a inspectorilor (inspectori fiscali, auditori) este capacitatea de a găsi rapid un document fiscal executat corespunzător. Adică, dacă o organizație comercială, din motive de economisire a timpului de lucru, a decis să stocheze facturile într-un mod diferit decât cel descris în prima parte a acestui articol, nu este nimic greșit în asta. Cu toate acestea, recomandăm ca după sfârșitul anului calendaristic, registrele facturilor primite și emise să fie aduse în conformitate cu Regulile.
S.V. Manohova
Editor de reviste
„Comerț:
Contabilitate
si impozitare"
Conosament (TTN) concepute pentru a înregistra mișcarea articolelor de inventar și plățile pentru transportul acestora Cu mașina. Conosamentul pentru transportul rutier de mărfuri se întocmește de către expeditor pentru fiecare destinatar separat pentru fiecare călătorie a autoturismului de la umplere obligatorie toate recuzita.
Formular de conosament
Conform clauzei 1.2. Decretele Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 28 noiembrie 1997 N 78, atunci când transportă mărfuri, organizațiile de transport cu motor trebuie să întocmească o scrisoare de parcurs sub forma nr. 1-T.
Formularul conosamentului este format din două secțiuni:
1. Marfă, care determină relația dintre expeditori și destinatari și servește la anularea articolelor de inventar de la expeditori și la valorificarea acestora de la destinatari.
2. Transport, care determină relația expeditorilor clienților de transport auto cu organizațiile - proprietarii de vehicule care au efectuat transportul mărfurilor și servește la contabilizarea lucrărilor de transport și a decontărilor expeditorilor sau destinatarilor cu organizațiile - proprietarii de vehicule pentru serviciile prestate. furnizate acestora pentru transportul mărfurilor.
Emiterea unui conosament
Întocmirea unui conosament
Expeditorul este obligat să întocmească borderouri pentru fiecare călătorie a autoturismului. Nu contează, însă, dacă vehicul cu motor proprietatea expeditorului sau a folosit serviciile unui terț pentru a presta servicii de transport cu motor.
În completarea scrisorii de trăsură sunt implicați expeditorul-vânzător, destinatarul-cumpărător și transportatorul.
Avizul de trăsură (TTN) se eliberează în patru exemplare:
- prima - rămâne la expeditor și este destinată radierii obiectelor de inventar;
- al doilea, al treilea și al patrulea exemplar, certificat prin semnăturile și sigiliile (ștampilele) expeditorului și semnătura șoferului, se predau conducătorului auto;
- cel de-al doilea - se preda de sofer destinatarului si este destinat afisarii obiectelor de inventar de la destinatar;
- al treilea și al patrulea exemplar, certificat prin semnăturile și sigiliile (ștampilelor) destinatarului, se predau organizației - proprietarului vehiculului.
A treia copie, care servește drept bază pentru decontări, este atașată de către organizație - proprietarul vehiculului la factura de transport și trimisă plătitorului - clientul vehiculului, iar al patrulea este atașată la scrisoarea de transport și servește ca bază de contabilitate pentru munca de transport și șofer salarizare.
Completarea conosamentului
Când mărfurile sunt expediate, vânzătorul-expeditorul întocmește o scrisoare de parcurs sub forma N 1-T în patru exemplare.
Tabelul secțiunii de produse reflectă date despre produs și costul acestuia (pe unitate și total), unitatea de măsură, numărul de locuri, tipul de ambalaj etc.
în care:
Coloana 2 „Numărul listei de prețuri și completările la aceasta”, coloana 3 „Numărul articolului sau lista de prețuri” se completează dacă organizația de vânzare aprobă prețurile pentru mărfuri într-o listă specială de prețuri și atribuie un anumit articol mărfurilor. Cu toate acestea, aceste câmpuri nu sunt obligatorii.
În coloana 5 „Preț, frec. poliţist." se indica pretul bunurilor, tinand cont de accize, TVA (daca bunurile sunt supuse acestor taxe).
Coloana 10 „Masa, t” indică masa brută a încărcăturii în tone (a tuturor mărfurilor în cantitatea din acest rând).
Coloana 11 „Suma, frec. kop.” contează ca coloana 4 înmulțită cu coloana 5.
Rândul „Markup,%” indică procentul din markup stabilit de organizația vânzătoare. Această coloană este completată numai de organizațiile comerciale.
Din partea expeditorului, documentul este semnat de persoanele responsabile cu eliberarea mărfurilor și se aplică un sigiliu.
De regulă, la document este atașată și o factură sub forma N TORG-12.
În tabelul „Operațiuni de încărcare și descărcare” al secțiunii de transport, expeditorul introduce date despre modalitatea de încărcare (manuală) și ora de sosire pentru încărcarea și plecarea mașinii.
Ora sosirii este determinată de momentul în care șoferul expeditor prezintă scrisoarea de transport la punctul de control.
Ora plecării se notează în momentul semnării foii de parcurs și transferării acesteia către expeditor.
La acceptarea mărfii spre livrare, expeditorul își înscrie datele în primele trei exemplare ale avizului de însoțire sub tabelul secției transport. Prima copie a conosamentului rămâne la furnizor. Acesta servește drept bază pentru anularea mărfurilor. Copiile rămase sunt predate șoferului.
Dacă în timpul livrării mărfurilor către destinatar nu s-au constatat discrepanțe sau abateri în ceea ce privește cantitatea și calitatea mărfurilor specificate în documente, atunci se pun liniuțe în câmpurile corespunzătoare din scrisoarea de trăsură.
În plus, destinatarul semnează și sigilează în secțiunea de mărfuri din scrisoarea de trăsură și completează, de asemenea, partea sa din tabelul „Operațiuni de încărcare și descărcare” din secțiunea de transport: metoda de descărcare, ora sosirii mașinii pentru descărcare. și plecarea acestuia din depozitul destinatarului după descărcare.
A doua copie a conosamentului (și documentele anexate) rămâne la cumpărător și servește drept bază pentru depunerea mărfurilor.
Șoferul livrează al treilea și al patrulea exemplar al conosamentului companiei sale de transport.
În același timp, coloanele 20-44 sunt completate de către șofer și contabil organizarea transportului. Aici puteți vedea kilometrajul parcurs de mașină, timpul de inactivitate, tarifele de transport etc.
Pe baza datelor indicate în aceste coloane se calculează costul serviciilor de transport și al șoferului.
Coloana 26 „Pentru servicii de transport de la client” indică cost total servicii de transport.
Coloana 27 „Pentru serviciile de transport datorate șoferului” indică cuantumul salariilor acumulate conducătorului auto pentru transportul mărfurilor.
Societatea de transport auto, după ce a specificat în conosament datele necesare achitării serviciilor de transport (distanță de transport, costul serviciilor, timp nefuncțional la încărcare și descărcare etc.), transmite o (a treime) copie a conosamentului și o factură pentru plata serviciilor de transport către clientul serviciilor de transport .
Pe baza copiei rămase (a patra) a TTN și a foii de parcurs, compania de transport auto taxează salariile conducător auto.
TTN pentru livrarea în tranzit
Comerțul de tranzit constă în două tranzacții independente una de cealaltă: o societate comercială încheie un contract de vânzare de mărfuri cu un furnizor, pe baza căruia se obligă să plătească pentru bunurile achiziționate, iar furnizorul - să expedieze mărfurile către depozit indicat de organizația comercială și contract separat cu cumpărătorul mărfurilor, în baza căruia acesta se obligă să livreze marfa contra cost.
În acest caz, societatea comercială din primul contract va acționa ca cumpărător de bunuri, iar în al doilea - vânzătorul său.
În acest caz, liniile de transport mărfuri sunt completate după cum urmează.
Linia „Plătitor” indică societatea comercială.
Pe cine să pună în rândul „Expeditor” depinde de momentul transferului dreptului de proprietate.
Dacă o societate comercială a devenit proprietara ei în momentul trimiterii mărfurilor, atunci aceasta va fi indicată în acest rând. Dacă furnizorul rămâne proprietar după expediere, furnizorul va fi listat în linia Expeditor.
Completarea rândului „Destinatar” depinde de cine primește efectiv mărfurile la depozitul cumpărătorului final.
Dacă cumpărătorul însuși face acest lucru, atunci trebuie să specificați acest lucru.
Dacă descărcarea este efectuată de un reprezentant societate comercială, atunci numele, adresa și numărul de telefon al societății comerciale trebuie indicate ca destinatar.
În orice caz, adresa furnizorului trebuie să fie în câmpul Punct de încărcare, iar adresa cumpărătorului final în câmpul Punct de descărcare.
Perioada de valabilitate a scrisorilor de trăsură
Perioada de stocare a înregistrărilor primare este de cel puțin cinci ani.
Mai aveți întrebări despre contabilitate și taxe? Întrebați-i pe forumul de contabilitate.
Conosament (TTN, formular 1-T): detalii pentru un contabil
- Acord de expediere de marfă pentru transport în Rusia: documente și contabilitate
..." în scrisoarea de parcurs din secțiunea mărfuri? Care este procedura de întocmire a unei scrisori de parcurs pentru tranzit ...
- Când pot refuza deducerea TVA în lipsa TTN?
În ce cazuri aveți nevoie de o scrisoare de trăsură (denumită în continuare TTN)? Prin... buget? În ce cazuri aveți nevoie de o scrisoare de trăsură (denumită în continuare TTN)? Potrivit ... clientului de transport, absența unei scrisori de trăsură în formularul nr. 1-T nu ...
- Este posibil să utilizați o semnătură digitală electronică și o semnătură fax la întocmirea documentelor contabile?
Semnături la emiterea scrisorilor de trăsură (bilete de trăsură), sub rezerva anumite condiții(considerat... în opinia noastră, în scrisorile de trăsură (bilele de trăsură) se poate folosi și un facsimil ... este recomandabil să se stabilească un facsimil la emiterea scrisorilor de trăsură (bilele de trăsură) într-un act local...
- Este necesar să se verifice atribuțiile persoanelor care au semnat documentele primare din partea contrapărților?
Și regulile pentru transportul mărfurilor (bile de parcurs, scrisoare de parcurs, scrisoare de transport feroviar). Detașarea mărfurilor primite ... în special, circulația mărfurilor poate fi emisă prin scrisoare de parcurs (TTN) (formular N 1-T ...
Obligațiile contribuabililor (plătitorii de taxe)
1. Contribuabilii sunt obligati:
8) în termen de patru ani, să asigure siguranța datelor contabile și a altor documente necesare calculării și plății impozitelor, precum și a documentelor care confirmă veniturile primite (pentru organizații - și cheltuielile efectuate) și impozitele plătite (reținute);
. Audit fiscal pe terenÎn cazul în care funcționarii care efectuează controlul au temeiuri suficiente să creadă că documentele care atestă săvârșirea infracțiunilor pot fi distruse, ascunse, schimbate sau înlocuite, aceste documente se ridică în modul prevăzut de art. 94 din prezentul cod, potrivit unui act. întocmit de aceşti funcţionari. Actul privind sechestrul înscrisurilor trebuie să justifice necesitatea sechestrului și să furnizeze o listă a documentelor ce urmează a fi ridicate. Contribuabilul are dreptul, la ridicarea documentelor, să facă observații care trebuie incluse în act la cererea sa. Documentele sechestrate trebuie să fie numerotate, dantelate și aplicate cu sigiliul sau semnătura contribuabilului (agent fiscal, plătitor de taxe). În cazul refuzului contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei) de a aplica cu sigiliu sau semnătură documentele sechestrate, se face o notă specială în acest sens. O copie a actului privind sechestrul documentelor este transferată contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei).
. Sechestrul de documente și obiecte(1) Sechestrarea documentelor și obiectelor se efectuează pe baza unei decizii motivate a funcționarului organului fiscal care efectuează controlul fiscal la fața locului.
Decizia specificată este supusă aprobării de către șeful (adjunctul său) al autorității fiscale care a luat decizia de a efectua un control fiscal.
2. Nu este permisă sechestrarea de documente și obiecte pe timp de noapte.
3. Sechestrarea înscrisurilor și a obiectelor se efectuează în prezența martorilor și a persoanelor de la care se ridică înscrisuri și obiecte. V cazurile necesare un specialist este invitat să participe la producția excavației.
Înainte de începerea sechestrului, un funcționar al organului fiscal va prezenta o rezoluție cu privire la sechestru și va explica persoanelor prezente drepturile și obligațiile lor.
4. Un funcționar al organului fiscal propune persoanei de la care se efectuează sechestrul de documente și obiecte să le predea de bunăvoie, iar în caz de refuz, sechestrul se face cu forța.
În cazul în care persoana de la care se efectuează sechestrul refuză să deschidă incinta sau alte locuri în care se pot afla documentele și obiectele care fac obiectul sechestrului, funcționarul organului fiscal are dreptul să facă acest lucru în mod independent, evitând producerea unor pagube inutile. încuietori, uși și alte obiecte.
5. Documentele și obiectele care nu au legătură cu obiectul unui control fiscal nu sunt supuse sechestrului.
6. La prezentarea sechestrului, sechestrului de înscrisuri și obiecte se întocmește un proces-verbal cu respectarea cerințelor prevăzute la articolul 99 din prezentul cod și prezentul articol.
7. Documentele și obiectele sechestrate sunt enumerate și descrise în procesul-verbal de sechestru sau în descrierile anexate acestuia cu indicarea exactă a denumirii, cantității și a caracteristicilor individuale ale bunurilor și, dacă este posibil, a valorii bunurilor.
8. În cazurile în care nu există suficiente copii ale documentelor persoanei auditate pentru a efectua măsurile de control fiscal, iar organele fiscale au motive suficiente să creadă că documentele originale pot fi distruse, ascunse, corectate sau înlocuite, un funcționar al organul fiscal are dreptul de a sechestra documentele originale în modul prevăzut în prezentul articol.
La ridicarea unor astfel de documente se fac copii ale acestora, care sunt certificate de un funcționar al organului fiscal și transferate persoanei de la care sunt ridicate. În cazul în care este imposibil să se efectueze sau să transfere copiile efectuate concomitent cu sechestrul documentelor, organul fiscal le transmite persoanei de la care au fost ridicate actele în termen de cinci zile de la sechestru.
9. Toate documentele și obiectele sechestrate sunt prezentate martorilor și altor persoane care participă la sechestru și, dacă este necesar, sunt ambalate la locul sechestrului.
Documentele sechestrate trebuie să fie numerotate, dantelate și aplicate cu sigiliul sau semnătura contribuabilului (agent fiscal, plătitor de taxe). În cazul refuzului contribuabilului (agent fiscal, plătitor al taxei) de a aplica cu sigiliu sau semnătură actele sechestrate, se face o mențiune specială despre aceasta în procesul-verbal de sechestru.
10. O copie a procesului-verbal de sechestru de înscrisuri și obiecte se predă contra primire sau se transmite persoanei de la care au fost ridicate aceste documente și obiecte.
Și studiem regulile pentru calcularea perioadei de stocare a documentelor în contabilitate și contabilitate fiscală, incl. ia in calcul timpul termen de prescripție. Să luăm în considerare excepții de la această regulă, de exemplu: caracteristicile facturilor, documentele privind pierderile primite anterior, documentele pentru achiziționarea de proprietăți de valoare cu o perioadă lungă de amortizare (cladiri - 31 de ani etc.). Să ne dăm seama când este posibilă distrugerea documentelor pentru care Lista aprobată prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 stabilește cerința „supus verificării (auditului)”. Veți înțelege cum să vă comportați atunci când autoritățile fiscale cer documente care au expirat, precum și documente care au fost avariate de incendiu sau inundații. Veți putea evalua riscurile penalităților.
Cerinţă legislatia actuala este de așa natură încât fiecare operațiune din viața organizației trebuie să fie însoțită de documente justificative (și adesea nu una, ci mai multe). Drept urmare, se acumulează atât de mult încât pur și simplu nu există unde să le pui, iar depozitarea lor pentru o lungă perioadă de timp este costisitoare. Fiecare dintre documentele contabile are propriile perioade de păstrare, statutar legislație. După expirarea acestor termeni, organizația are dreptul de a distruge documentele. Dacă, totuși, se ia o astfel de decizie, este necesar să se aleagă pe acelea dintre ele, a căror distrugere nu va implica probleme în timpul eventualelor verificări.
Să aruncăm o privire asupra cerințelor pe care legea le impune cu privire la perioada de păstrare a documentelor contabile și fiscale. Din regula generala sunt o multime de exceptii, si sunt de cel mai mare interes, pentru ca. nu toți experții știu despre ele.
Regula generală pentru păstrarea...
...documente contabile
O înregistrare în contabilitate nu se poate face fără înregistrare documentele contabile primare, care, de regulă, trebuie păstrate cel puțin cinci ani după anul de raportare sau după anul în care au fost utilizate pentru raportare (articolul 29 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, în continuare - Legea nr. 402-FZ).
Totodată, este necesar să ne concentrăm asupra perioadelor de păstrare a documentelor, determinate chiar de Legea nr. 402-FZ, în cazul în care această perioadă este mai mare.
De exemplu, pentru a menține integritatea anuală situațiile financiare prescris în mod constant, trimestrial - timp de 5 ani și lunar - timp de 1 an (Articolul 351 din Listă). Perioada de valabilitate permanentă necesară documente (procese verbale, acte, concluzii) privind examinarea și aprobarea situațiilor financiare (Articolul 355 din Listă).
Documente (calcule, rezumate, certificate, tabele, informații, corespondență) privind calculul și transferul impozitelor la bugetul tuturor nivelurilor și a fondurilor extrabugetare toate nivelurile trebuie să fie stocate timp de 5 ani (articolul 382 din listă), precum și declaratiilor fiscale entitati legale pentru toate taxele (articolul 392 din Listă). Potrivit art. 658 din Lista i> carduri personale ale salariatilor.
După cum puteți vedea, intervalul de timp este lung. Iar calculul se efectuează de la 1 ianuarie a anului următor celui în care documentele au fost utilizate pentru întocmirea situațiilor contabile (financiare) pentru ultima dată (partea 2 a articolului 29 din Legea nr. 402-FZ).
Exemplul 1
Restrângeți afișarea
V caz general, dacă termenul de păstrare este prescris de 5 ani, iar documentul a fost întocmit, să zicem, în luna mai 2014, atunci perioada de păstrare a acestuia va începe să se calculeze de la 1 ianuarie 2015 și se va încheia la 31 decembrie 2019.
...perioada de păstrare a documentelor fiscale
Contabilitatea fiscală se efectuează pe baza datelor din documentele primare (articolul 313 din Codul fiscal al Federației Ruse). Confirmarea datelor contabile fiscale poate fi nu numai documente contabile primare, ci și registre de contabilitate fiscală analitică, calcule ale bazei de impozitare.
În virtutea paragrafului 1 al art. 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, costurile justificate sunt recunoscute drept cheltuieli (și în cazurile prevăzute la articolul 265 din Codul fiscal al Federației Ruse, pierderi), confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația din Federația Rusă. Federația Rusă.
Mai mult, contribuabilul trebuie asigura securitatea datelor contabile fiscale și a documentelor care servesc drept bază pentru calcularea și plata impozitelor , incl. confirmarea primirii veniturilor și cheltuielilor efectuate, timp de cel puțin patru ani (semnătura 8, clauza 1, articolul 23 din Codul fiscal al Federației Ruse). Aici în legislație nu există nicio referire la Listă. Dar departamentul financiar se referă adesea la aceasta atunci când ia în considerare această problemă (de exemplu, într-o scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 26 aprilie 2011 nr. 03-03-06 / 1/270).
Documentele contabile primare numite sunt necesare organelor fiscale în vederea monitorizării respectării de către contribuabili a legislației privind impozitele și taxele, inclusiv în timpul controalelor fiscale.
Distrugerea documentelor
Din cele de mai sus, se poate concluziona că atunci când se ia o decizie privind distrugerea documentelor cu o perioadă de depozitare expirată, ar trebui să ne ghidăm cel puțin:
- Lista Ministerului Culturii,
- dreptul contabil şi
- Codul fiscal al Federației Ruse.
Mai mult, este necesar să se evalueze corect termenii de păstrare a fiecăruia dintre documentele care urmează să fie distruse, pentru a nu avea probleme pe viitor când autoritățile de control le cer brusc să le furnizeze unele dintre documentele deja distruse.
Pentru a face acest lucru, organizația creează comisie de experti, care verifică arhiva documentelor. Este creat prin ordin (instrucțiune) șefului organizației. Mai mult, nu este obligatoriu să emiti un astfel de ordin anual, este suficient să o faci o dată, iar pe viitor să schimbi componența membrilor doar dacă unul dintre ei renunță.
În procesul lucrărilor sale, comisia întocmește un act cu o listă de documente care urmează să fie distruse. Când actul este gata, acesta este aprobat de șeful organizației. Pe baza acesteia, documentele primare sunt distruse.
În același timp, este mai convenabil acte individualeîn grupuri de documente distruse în diferite moduri: folosind un tocător, foc și reciclare. Cele mai „valoroase” documente care conțin informații confidențiale (de obicei sunt o minoritate) sunt cel mai bine distruse independent și iremediabil (de exemplu, prin ardere sau mărunțire), iar cea mai mare parte poate fi reciclată.
După ce a efectuat distrugerea și a semnat documentele despre aceasta, organizația poate considera că și-a îndeplinit obligațiile prevăzute de lege și deține documente care confirmă fapta procedurii.
Excepții de la regula generală
Conosament și factură
Să începem cu un exemplu aparent simplu. Să presupunem că o organizație a achiziționat un material și a primit un bon de livrare și o factură de la un furnizor în martie 2014. În aceeași lună, materialul a fost creditat în depozit și apoi dat în producție.
Documente de înregistrare a facturilor întocmite pe pe suport de carton sau în în format electronic, sunt stocate în organizație timp de cel puțin patru ani de la data ultimei înscrieri (clauza 24 secțiunea II din Anexa nr. 4, clauza 22 secțiunea II din Anexa nr. 5 și clauza 13 secțiunea II din Anexa nr. 3 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137 „Cu privire la formularele și regulile pentru completarea (întreținerea) documentelor utilizate în calculele taxei pe valoarea adăugată”).
Numărătoarea inversă a perioadei de stocare pentru o factură în sprijinul deducerii taxei TVA începe după perioada de raportare (taxă) în care documentul a fost utilizat pentru ultima dată. Reamintim că TVA-ul se calculează trimestrial, iar factura din martie este inclusă în calculul TVA pentru trimestrul I 2014. Prin urmare, în acest caz, perioada de depozitare poate începe de la 04/01/2014, urmând să se încheie după 4 ani, adică 31.03.2018. Dar la mijlocul anului documentele nu sunt distruse, ci păstrate până la sfârșitul anului (adică până la 31 decembrie 2018) și abia atunci se reflectă în actul de distrugere.
Trebuie avut în vedere faptul că o deducere de TVA poate fi făcută pentru bunurile achiziționate numai după ce acestea sunt înregistrate (clauza 1, articolul 172 și articolul 171 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, este important să păstrați și documentul care confirmă faptul achiziției acestora - factura - pentru perioada calculată mai sus pentru factură (până la 31.12.2018).
În scopuri contabile, o scrisoare de trăsură (utilizată de obicei pentru formă unificată Nr. TORG-12) este documentul contabil primar, iar perioada de păstrare a acestuia este de cel puțin cinci ani. Prin urmare, pentru contabilitate acest exemplu durata sa de valabilitate este mai lungă. Perioada de stocare începe să conteze după anul în care a fost utilizată pentru raportare, adică de la 01.01.2015, și se termină la 31.12.2019.
După cum puteți vedea, un document (factură) poate avea mai multe funcții, fiecare fiind supusă propriilor reguli, astfel încât perioadele de stocare a acestora pot varia (în acest caz, în scopuri contabile fiscale - 31.12.2018 și pt. scopuri contabile - 31.12.2019) . Apoi alegem maximul dintre ele - 31.12.2019.
S-ar părea că totul este clar. Dar situația se poate complica.
Perioada de păstrare a avizului de însoțire și a facturii, dacă dreptul la deducere fiscală a fost folosit ulterior
Este posibil ca contribuabilul să nu aibă vânzări într-un anumit trimestru (perioada fiscală cu TVA). Ca urmare, nu există sume de TVA acumulat, dar există sume pentru acceptarea TVA pentru deducere, de exemplu, sume de TVA cu chirie, materiale achiziționate etc.
Opinia oficială a autorităților fiscale este că este imposibil să se accepte TVA-ul deductibil în perioada în care contribuabilul nu are vânzări (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 14 decembrie 2011 Nr. 03-07-14 / 124 ).
Deși în corectitudine, observăm că în scrisoarea Serviciului Federal de Taxe al Federației Ruse din 28 februarie 2012 Nr. ED-3-3 / [email protected] exprimat opinia contrară. Îi face eco și decizia Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 03.05.2006 nr. 14996/05 (se precizează că vânzarea de bunuri (lucrări, servicii) nu este, în virtutea legii, o condiția aplicării unei deduceri fiscale) și decizia Curții a X-a de Arbitraj de Apel din data de 12.07.2012 în dosarul nr. A41-41514/11. Dar, în acest caz, organizația nu poate evita un control fiscal, deoarece la sfârșitul perioadei fiscale (trimestru) în decontul de TVA, acesta va reflecta suma TVA calculată pentru rambursare din buget.
Nu vrei un control fiscal? Ce să fac? Reamintim că deducerea fiscală pentru TVA este un drept al contribuabilului, și nu o obligație. Și poate exercita acest drept în termen de trei ani de la încheierea perioadei fiscale relevante (clauza 2 a articolului 173 din Codul fiscal al Federației Ruse și scrisoarea Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 aprilie 2009 nr. 03). -07-08 / 105).
Cu alte cuvinte, dacă folosiți condițiile exemplului, organizația poate aplica deducerea de TVA pe factura primită în termen de trei ani începând cu 04/01/2014, de exemplu, un an mai târziu, în primul trimestru al anului 2015. Ca urmare a acestei operațiuni, perioadele de păstrare a documentelor ar trebui, de asemenea, să fie mutate înapoi cu un an:
- conform facturii din data de martie 2014 - de la 31.12.2018 la 31.12.2019;
- conform avizului de trasura - de la 31.12.2019 la 31.12.2020.
Dacă am fi folosit dreptul de a deduce TVA chiar mai târziu, de exemplu, în al treilea trimestru din 2016, atunci:
- factura ar trebui păstrată până la 31.12.2020;
- si scrisoarea de trasura - pana la 31.12.2021.
Dacă factura este primită mai târziu decât mărfurile și factura
Aceeași situație în ceea ce privește calculul perioadei de păstrare a documentelor va apărea și pentru organizație atunci când aceasta primește o factură pentru produsul achiziționat (serviciu, lucrare) într-o perioadă fiscală ulterioară perioadei de primire a produsului în sine și a avizului de însoțire. Dar, în același timp, o condiție importantă pentru deducere este confirmarea faptului ulterioar de primire a facturii - poate fi un plic cu ștampilă poștală.
Se amână și condițiile de păstrare a documentelor primare, confirmând în acest caz faptul primirii materialului (de exemplu, o factură). La urma urmei, una dintre condițiile pentru deducerea impozitului pentru TVA, așa cum spuneam mai sus, este faptul că materialul este înregistrat.
Dacă materialul achiziţionat este dat în producţie pentru anul următor
Să presupunem că organizația a achiziționat materialul în martie 2014 (ca în primul nostru exemplu, cel mai simplu), a primit factura și factura în același timp, dar a dat materialul producției în anul următor - în ianuarie 2015. Apoi ar trebui de asemenea modificate termenii de păstrare a documentului primar (aviz de trăsură). timp de un an - în contabilitate și contabilitate fiscală.
În acest caz, deducerea taxei TVA a fost făcută mai devreme. Iar perioada de stocare a facturii este socotită din martie 2014. Faptul că materialul a fost transferat în producție în mai mult de întâlniri târzii, se reflectă doar în proces de fabricație, și nu la confirmarea dreptului de deducere a TVA.
Dacă materialul este primit dar nu este plătit
Se mai intampla ca materialul sa fi fost livrat impreuna cu toate documentele (factura de transport, factura), dar a ramas neplatit.
După expirarea termenului de prescripție (trei ani), datoria este anulată. Atunci perioada de stocare a facturilor se calculează de la sfârșitul anului în care a fost anulată datoria - în general, șapte ani (trei ani termen de prescripție plus patru ani conform normelor contabile fiscale). În caz contrar, nu va exista nimic care să confirme valoarea datoriei și data la care a apărut datoria (decizii ale Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din 08 noiembrie 2012 în cazul nr. A11-2321 / 2011 și Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Volga din data de 03 octombrie 2012 în dosarul Nr. A72-7995 / 2011).
Dar nu uitați că înainte de situațiile financiare anuale se efectuează un inventar, inclusiv datorii. În cazul semnării actului de împăcare cu furnizorul, termenul de prescripție începe să conteze din nou, adică de la data semnării actului. Ca urmare, se poate deplasa anual si astfel sa dureze la nesfarsit, acelasi lucru se intampla si cu perioada de pastrare a documentelor (factura si factura).
Organizația care a expediat mărfurile, dar nu a primit plata, are o situație similară - o „imagine în oglindă”. Și ea va trebui să păstreze documentele „pe termen nelimitat” atunci când semnează actele anuale de împăcare. În plus, pot exista controale de către autoritățile fiscale.
Achiziția unui mijloc fix (depreciere)
Organizația a achiziționat proprietăți valoroase cu o durată lungă de valabilitate, cum ar fi o clădire și utilizare benefică 31 de ani. În această perioadă se va percepe amortizarea acestui mijloc fix, ceea ce înseamnă că actul de acceptare şi transfer şi alte documente legate de cumpărarea imobilului trebuie păstrate pt aceasta perioadași numai după încheierea sa va începe numărătoarea inversă a perioadei de patru ani pentru stocarea documentelor conform Codului fiscal al Federației Ruse. . Ca urmare, perioada de păstrare a documentelor va fi de 35 de ani.
În caz contrar, va fi dificil să se dovedească fezabilitatea economică a cheltuielilor, precum și datele privind mijlocul fix (termenii de punere în funcțiune, costul inițial, amortizarea) în timpul unui audit efectuat de biroul fiscal (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Moscovei). Sector din 11 martie 2009, Nr. KA-A40 / 1255- 09 în dosarul Nr. А40-32554/08-129-101).
Documente privind pierderile suferite și cheltuielile amânate
Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 02.08.2011 nr. 03-02-07 / 1-272 precizează: în conformitate cu paragraful 4 al art. 283 din Codul fiscal al Federației Ruse, contribuabilul este obligat păstrează documentele care confirmă valoarea pierderii suferite pe toată perioada în care aceasta reduce baza de impozitare perioada fiscală curentă pentru suma pierderilor primite anterior. Și această perioadă este de 10 ani de la perioada fiscală în care a fost primită această pierdere (clauza 2, articolul 283 din Codul Fiscal al Federației Ruse).
Pierderea este dezvăluită la întreprindere la sfârșitul anului (perioada fiscală) și este calculată ca diferență între toate veniturile și cheltuielile suportate de organizație în ultimul an. Prin urmare, trebuie să păstreze toate documentele privind cheltuielile efectuate, precum și veniturile primite pentru anul (perioada fiscală) în care a fost încasată pierderea.
Potrivit autorităților de reglementare, în acest caz, la perioada de depozitare stabilită, prevăzută la sub. 8 p. 1 art. 23 din Codul fiscal al Federației Ruse. Baza este presupunerea că perioada de păstrare de 4 ani ar trebui socotită nu din momentul întocmirii documentelor, ci de la sfârșitul perioadei fiscale în care s-a luat în considerare pierderea corespunzătoare. Dacă acest lucru nu se face, atunci transferul pierderilor va fi considerat ilegal.
O astfel de abordare poate fi găsită în hotărârile judecătorești, de exemplu, în deciziile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 2 martie 2006, 26 februarie 2006 Nr. KA32-A40 / 785-06 și Prezidiul Supremului Curtea de Arbitraj a Federației Ruse din 24 iulie 2012 Nr. 3546/12. Mai este altul practica de arbitraj, care nu este de acord cu acest punct de vedere: hotărârile FAS din raionul Caucaz de Nord din 25 septembrie 2009 în dosarul nr. A32-8964 / 2007-12 / 190 și FAS Districtul de Nord-Vest din 22 noiembrie 2004 în dosarul nr.А56-10982/04.
Aveți două opțiuni: stocați documentele la maximum sau fiți pregătiți pentru bătălii tribunale, al cărui rezultat nu este garantat.
Lipsa actelor ca urmare a incendiilor, inundatiilor, furtului
Organizația trebuie să ofere conditii sigure păstrarea documentelor contabile și protecția acestora împotriva modificărilor (art. 29 din Legea nr. 402-FZ). Dar ce să faci dacă documentele lipsesc din cauza incendiului (inundare, furt), iar organele fiscale au primit o cerere de depunere a acestora?
Departamentul financiar crede că acestea trebuie restaurate (Scrisoarea nr. 03-02-07/1/21191 din 07.06.2013). Există hotărâri judecătorești cu o poziție similară (decizia Curții a IX-a de Arbitraj de Apel din 13 octombrie 2010 Nr. 09AP-24752 / 2010-AK, Nr. 09AP-25298 / 2010-AK în dosarul Nr. A40-4800 / 10 -115-55), unde instanța a ajuns la concluzia că conducătorul organizației trebuie să ia măsuri pentru refacerea acelor documente primare care sunt supuse restaurării și păstrării în termenul stabilit de lege.
Totodată, în decizia Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga-Vyatka din 30 iulie 2007 în dosarul nr. A28-1129 / 2007-3 / 21, instanța a concluzionat că organizația nu putea furniza documente distruse de incendiu, solicitat ulterior de organul fiscal, deoarece nu a avut oportunitate reală fă-o în potriveste ora. Administrației fiscale i s-a refuzat recuperarea penalităților.
Există și alte cazuri în care judecătorii au luat partea contribuabililor (deciziile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 25 iunie 2010 nr. KA-A40 / 6480-10, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Volga din 25 iunie 2010). în dosarul nr. A55-967 / 2011).
Cu toate acestea, dacă contribuabilul nu poate confirma că nu deținea niciun document la momentul primirii cererii, atunci o amendă nu poate fi evitată (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 28 aprilie 2009 nr. KA-A40). / 3228-09). Orice documente de la autoritățile competente care confirmă fapta inundației (proces de inundație și/sau certificat de la organizația de service), incendiu (raport de incendiu primit de la serviciul de pompieri), jaf, efractie (certificat de politie), etc.
Instanțele consideră amenda justificată și în cazurile în care, după pierderea documentelor, contribuabilul nu a luat măsuri pentru refacerea acestora (Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Urali din 28 aprilie 2010 nr. Ф09-2782 / 10-). С2).
Documente distruse, dar a venit cererea
Poate apărea o situație când organizația a cântărit toate argumentele pro și contra, a decis să distrugă documentele, completând totul în mod corespunzător, iar autoritatea fiscală solicită depunerea acestora.
Instanțele sunt adesea de partea contribuabilului.
Practica de arbitraj
Restrângeți afișarea
În decizia Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Urali din 14 octombrie 2011 nr. F09-6531 / 11 în cazul nr. A07-18923 / 2010 (hotărârea Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 2 decembrie 2011 nr. . VAS-15006 / 11), instanța a constatat că societatea nu a depus documente contabile primare din cauza distrugerii de drept a acestora. Organele fiscale nu au motive să aplice metoda de calcul stabilită la alin. 7 al art. 166 din Codul fiscal al Federației Ruse pentru a determina deducerea fiscală, care este posibilă numai dacă sunt disponibile documente specifice (articolele 171, 172 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Practica de arbitraj
Restrângeți afișarea
Instanța a apreciat că absența documentelor contabile primare care să confirme costul inițial al mijloacelor fixe, din cauza distrugerii acestora, întrucât perioada de păstrare a acestor documente a expirat, nu poate constitui un temei pentru refuzul de contabilizare a valorii reziduale a acestor mijloace fixe, deoarece parte din costuri (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 11.03 .2009 Nr. KA-A40/1255-09 în dosarul Nr. A40-32554/08-129-101).
Practica de arbitraj
Restrângeți afișarea
Inspectoratul Fiscal a cerut companiei să plătească taxe suplimentare din cauza nedepunerii documente necesare pentru anularea combustibilului. Unele dintre documente, în opinia lor, au fost executate incorect, cealaltă parte a fost distrusă. Autoritățile fiscale au indicat că documentele trebuiau păstrate cel puțin 5 ani în conformitate cu standardele contabile.
Dar arbitrii au avut propria lor viziune asupra acestei situații. Aceștia s-au pronunțat în favoarea companiei, indicând că anulează combustibil și lubrifianți pe baza normelor stabilite și pe baza actelor lunare. În speță, judecătorii nu au considerat prezența viciilor la completarea foilor de parcurs, precum și absența unor documente drept motiv pentru recunoașterea nelegalității radierii la prețul de cost a costurilor combustibililor și lubrifianților (decrete de Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest din 16.06.2000 Nr. A56-31018 / 99 și din 08.07.2002 Nr. A56-8533/02).
Verificați starea
Aș dori să atrag atenția asupra unui alt punct important. În Lista Ministerului Culturii al Federației Ruse pentru unele documente, perioada de depozitare începe să fie socotită „sub rezerva unei inspecții (audit)”. De exemplu, documentele primare nu pot fi distruse fără verificare (articolul 362 din Listă).
Fragment de document
Restrângeți afișarea
Lista documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților organelor de stat, guvernelor locale și organizațiilor, indicând perioadele de depozitare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558)
În acest caz, vorbim de controale fiscale. Ele sunt menționate la art. 87 din Codul fiscal al Federației Ruse. Pe baza rezultatelor atât ale unui audit fiscal la fața locului, cât și ale unui control fiscal de birou, autoritatea fiscală întocmește un raport de audit (procedura și termenii pentru întocmirea acestuia sunt specificate la articolul 100 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dacă sunt depistate încălcări și contribuabilul este de acord cu acestea, acesta din urmă face modificările corespunzătoare în contabilitate: face taxe suplimentare, plătește penalități și amenzi etc.
În plus, va fi efectuat un audit de birou dacă contribuabilul depune o declarație actualizată pentru perioadele fiscale anterioare ultimilor trei ani.
Dar, după cum știți, termenul de prescripție este de trei ani (Clauza 1, articolul 113 din Codul fiscal al Federației Ruse). În acest termen, organele fiscale pot depune reclamații și pot aplica sancțiuni. Dacă se constată încălcări pentru perioade anterioare, amenzile nu pot fi colectate de la contribuabil.
În același timp, Codul Fiscal al Federației Ruse nu impune distrugerea documentelor, departamentul financiar indică faptul că distrugerea documentelor cu o perioadă de depozitare expirată este dreptul contribuabilului. Și auditul autorităților fiscale poate să nu aibă loc deloc.
Cum ar trebui să procedeze organizațiile? În primul rând, din hotărârile judecătorești de mai sus reiese că în cazurile în care contribuabilul nu a putut furniza documente expirate la cererea autorităților de control din cauza distrugerii acestora, instanțele au luat partea contribuabilului. Desigur, în aceste situații, acesta din urmă trebuie să conducă în mod competent procedura de distrugere în sine (documentează-o corect). În cazul solicitării de documente legal distruse, acest lucru devine fundamental.
În al doilea rând, pentru încălcarea condițiilor de stocare a documentelor stabilite în Lista Ministerului Culturii al Federației Ruse, oficiu fiscal nu poate fi amendat.
Se dovedește că, dacă documentele contabile/fiscale sunt distruse din cauza expirării perioadelor lor de păstrare, atunci sancțiunile autorităților fiscale ale organizației nu amenință, chiar dacă aceste documente nu au trecut controlul fiscal. Până la urmă, după cum ne amintim, chiar și perioadele standard de păstrare pentru documentele contabile și fiscale (cinci ani și patru ani) sunt mai lungi decât perioada de prescripție (trei ani), ca să nu mai vorbim de alte caracteristici și excepții atunci când perioadele standard de păstrare cresc.
O responsabilitate
Doresc să atrag atenția cititorilor asupra sancțiunilor care pot fi aplicate contribuabilului în lipsa documentelor primare. Luați în considerare cele mai comune.
Dacă documentele primare sunt distruse după perioada de păstrare specificată - ei bine, puteți dormi liniștit. Dar uneori, la calcularea termenului, ei sunt ghidați reguli generale(prevăzute în Legea nr. 209-FZ, Codul Fiscal al Federației Ruse și Lista Ministerului Culturii al Federației Ruse) și uită de „rezervele” speciale, distrugând astfel documentele care mai trebuiau stocate. Și aici apar adesea problemele.
Nedepunerea în termenul stabilit de către contribuabil în autoritățile fiscale documente sau alte informații prevăzute de Codul Fiscal al Federației Ruse și alte acte legislative privind impozitele și taxele, implică aplicarea răspunderii conform art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse:
- dacă aceste documente nu conțin semne de infracțiuni fiscale prevăzute la art. 119 și 129.4 din Codul fiscal al Federației Ruse, atunci amenda va fi de 200 de ruble. pentru fiecare document nedepus (articolul 119 se referă la depunerea declarațiilor fiscale, iar articolul 129.4 se referă la notificările tranzacțiilor controlate);
- dacă organizația refuză să furnizeze documentele pe care le deține sau le prezintă informații în mod deliberat false și un astfel de act nu are legătură cu art. 135.1 din Codul fiscal al Federației Ruse (nedepunerea certificatelor / extraselor privind tranzacțiile și conturile de către bancă), atunci valoarea amenzii va fi de 10.000 de ruble.
Evită cu siguranță să fii tras la răspundere în temeiul art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse este posibil dacă perioada de păstrare a documentelor solicitate de autoritățile fiscale a expirat și, la momentul solicitării, acestea au fost deja distruse de organizație, dar acest lucru va trebui în continuare dovedit ( vezi rezoluțiile Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Urali din 17 noiembrie 2009 Nr. F09-8891 / 09-SZ în cazul nr. . A05-8773 / 2008 (prin decizia Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 13 octombrie 2009 Nr. VAC -13307/09, s-a refuzat transferarea acestui caz la Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj a Rusiei Federaţie)).
Dacă în timpul inspecției inspectorii descoperă absența (sau sunt distruși) documentelor primare, facturilor, registrelor contabile sau fiscale, atunci compania poate fi amendată cu o sumă (articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse):
- 10 000 de ruble. - dacă încălcarea a fost săvârșită într-o perioadă fiscală;
- 30 000 de ruble. – dacă încălcarea a fost săvârșită în mai mult de o perioadă fiscală.
Dacă, în același timp, se constată o subestimare a bazei de impozitare, atunci compania va primi o amendă în valoare de 20% din valoarea impozitului neplătit, dar nu mai puțin de 40.000 de ruble. (Clauza 3, articolul 120 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Nu pot exista două măsuri de obligație fiscală pentru aceeași infracțiune, astfel încât organizația poate fi pedepsită fie conform art. 126 din Codul fiscal al Federației Ruse sau conform art. 120 din Codul fiscal al Federației Ruse. Aceste penalități nu vor fi cumulative.
Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse conține, de asemenea, o serie de prevederi privind amenzile pentru încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor. Valoarea amenzii depinde de tipul de încălcare.
Articolul 13.25 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse prevede sancțiuni pentru încălcarea condițiilor de depozitare a documentelor, obligația de păstrare, care este prevăzută de legislația privind SA, SRL, privind statul și municipalitatea. întreprinderi unitare, privind fondurile de pensii și de investiții, precum și cele de reglementare acte juridice. Se pare că aici vorbim în primul rând despre stocare. documente corporative, aparând în această grupă de acte juridice normative, în care nu se încadrează majoritatea documentelor contabile.
Dar aceasta include, de exemplu, bilanţurile SA, situaţiile lor de profit şi pierdere, rapoarte de audit(clauza 2.1.10 din Regulamentul privind procedura și termenele de păstrare a documentelor societățile pe acțiuni, aprobat prin Decretul Comisiei Federale pentru Valori Mobiliare din Rusia din 16 iulie 2003 Nr. 03-33/ps).
Sul documente SRL, pentru a cărui pierdere se poate aplica articolul 13.25 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse, este ușor diferit. Este enumerată în art. 50 din Legea federală din 8 februarie 1998 nr. 14-FZ „Cu privire la societățile cu răspundere limitată”. Este de remarcat faptul că, printre altele, se spune că SRL este obligat să păstreze „alte documente prevăzute pentru legi federale si alte acte juridice Federația Rusă, statutul societății, documentele interne ale societății, deciziile intalnire generala membri ai societății, consiliul de administrație (consiliul de supraveghere) al societății și organele executive societate." Evident, acestea includ situațiile financiare.
Cuantumul amenzilor prevăzute la art. 13.25 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse sunt:
- de la 2500 la 5000 de ruble. - pentru funcționari;
- de la 200.000 la 300.000 de ruble. - pentru persoane juridice.
Aplicarea acestui articol este puțin probabilă în absența documentelor primare, deși această posibilitate nu poate fi exclusă complet.
Dacă încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor a dus la o denaturare a sumelor impozitelor și taxelor percepute cu cel puțin 10%, atunci oficialilor vinovați vor fi impuse sancțiuni în valoare de 2.000 de ruble. până la 3000 de ruble. (Articolul 15.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
Dacă, conform Codului Fiscal al Federației Ruse (articolele 120 și 126), persoanele juridice sunt pedepsite, atunci pentru aceeași infracțiune funcționarul vinovat poate fi amendat conform art. 15.11 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, dar o singură dată (conform părții 5 a articolului 4.1 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse de două ori pentru același abatere administrativă nimeni nu poate fi tras la răspundere).